Bài giảng Công tác văn thư lưu trữ

Nội dung text: Bài giảng Công tác văn thư lưu trữ

1. CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ GVHD: SVTH:
2. Câu 1: Phân tích khái niệm, nội dung, yêu cầu, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư.
3. KHÁI NIỆM Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức).
4. NỘI DUNG Soạn thảo và ban hành văn bản: • Thảo văn bản: công chức, viên chức chuyên môn nghiệp vụ được giao theo dõi lĩnh vực gì phải có trách nhiệm theo dõi và soạn thảo văn bản lĩnh vực đó. • Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt: Phải được người có thẩm quyền xem xét, duyệt. Thủ tướng đơn vị, cá nhân soạn thảo xem xét, duyệt nội dung, ký tắt sau cùng nội dung. Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính, người đọc, quan sát đến xem xét duyệt thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản đến ký tắt vào phần sau cùng của thể thức văn bản. • Đánh máy văn bản, sao in văn bản • Hoàn thiện văn bản.
5. Quản lý và giải quyết văn bản: Quản lý và giải quyết văn bản đi: Quản lý và giải quyết văn bản do các cơ quan khác ban hành và gửi tới. Quản lý và giải quyết văn bản đến: Quản lý và giải quyết văn bản do cơ quan ban hành nhằm mục đích gửi cho các cơ quan khác. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: Xây dựng, ban hành danh mục hồ sơ Lập các loại Giao nộp hồ sơ Quản lý và sử dụng con dấu: Bảo quản các loại dấu Trực tiếp đóng dấu
6. YÊU CẦU Chính xác: Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản do đó cần phải: • Chính xác về nội dung văn bản: Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý Dẫn chứng hoặc trích dẫn trong văn bản phải hoàn toàn chính xác Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. • Chính xác về thể thức văn bản: Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành • Chính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ: Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản . Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong việc thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư.
7. Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuốc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan, giải quyết công việc chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa của những sự việc được nêu trong các văn bản. Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc về phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cơ cán bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải đảm bảo yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật quốc gia của Hội đồng Nhà nước (nay là Ủy ban thường vụ Quốc hội) và quy chế bảo vệ bí mật của Nhà nước của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ).
8. Hiện đại: Yêu cầu hiện đại hóa sử dụng phương tiện kỹ thuật vào quá trình làm việc đã trở thành tiền đề đảm bảo cho công tác văn thu ở các cơ quan có năng suất chất lượng cao. Hiện nay nhu cầu hiện đại hóa là nhu cầu cấp bách , nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mooic cơ quan. Cần tránh tư tưởng bảo thủ lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả công tác văn thư.
9. VỊ TRÍ Công tác văn thư được xác định là một hoạt động do văn phòng hay phòng hành chính của cơ quan quản lý. Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính là người được thủ trưởng cơ quan giao nhiệm vụ quản lý công tác văn thư; Ở những cơ quan không có văn phòng hoặc phòng hành chính thì có thể thành lập bộ phận văn thư hoặc cử người chuyên trách hay kiêm nhiệm công tác văn thư.
10. Ý NGHĨA • Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng. Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết, Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc, có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản hành chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý. • Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái pháp luật. • Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các băn bản giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác trong cơ quan. • Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.
11. Câu 2: Vai trò của công tác văn thư trong việc thực hiện chương trình tổng thể của cải cách thể chế hành chính nhà nước giai đoạn 2011 – 2020
12. Câu 3: Sơ đồ hóa hệ thống các cơ quan quản lý công tác văn thư ở Việt Nam.
13. BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC Phòng Văn thư Văn thư – lưu trữ Các trung – Lưu trữ Tỉnh tâm lưu trữ thuốc Văn Quốc gia và phòng Bộ, cơ đơn vị sự quan ngang Sở Nội Phòng Nội CC Văn phòng – Thống nghiệp thuộc Bộ, cơ quan vụ vụ kê kiểm nghiệm cục VTLTNN thuộc Chính phủ Công chức Chi cục Kho bảo quản tài chuyên trách VT-LT liệu lưu trữ cấp Xã VT-LT Phòng, Tổ, Kho lưu Kho lưu người làm CC, VC làm trữ trữ công tác VT- công tác VT- chuyên chuyên LT của cơ LT của cơ dụng cấp dụng cấp quan, đơn vị quan, đơn vị Huyện Tỉnh thuộc Tỉnh thuộc Huyện
14. Câu 4: Bằng phương pháp sơ đồ hãy mô tả trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ của công tác văn thư của cơ quan đơn vị.
15. Chung THỦ TRƯỞNG Riêng THỦ TRƯỞNG CVP/TPHC ĐƠN VỊ VĂN THƯ CC-VC Đối Đối Đối Đối với với với với việc văn việc văn quản lý bản lập bản đi con dấu đến hồ sơ
16. Trách nhiệm của Thủ trưởng CHUNG • Ra quyết định ban hành các văn bản; • Quyết định đầu tư thiết bị cơ sở vật chất cho cơ quan. RIÊNG • Thủ trưởng cơ quan ký tất cả các văn bản do cơ quan ban hành trên cơ sở không trái pháp luật; • Ủy quyền cho cấp phó ký thay, cán bộ dưới một cấp ký thừa lệnh những văn bản theo lĩnh vực phân công; • Cho ý kiến phân phối chỉ đạo các văn bản đến văn bản đi trong cơ quan; • Chỉ đạo, đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra việc nộp hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ văn bản của cơ quan.
17. TRÁCH NHIỆM CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG, TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH • Cho ý kiến phân phối đối với các văn bản đến theo sự phân công của thủ trưởng; • Giải quyết các văn bản đến có liên quan đến nhiệm vụ được giao; • Giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi tổng hợp, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến của các đơn vị cá nhân; • Chủ trì, tham gia soạn thảo văn bản có liên quan đến chức năng nhiệm vụ được giao; • Chịu trách nhiệm về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày • Tổ chức việc đánh máy in ấn sao chụp văn bản; • Ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan các văn bản theo • Ký trực tiếp các văn bản do
18. • Tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư; • Tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan các biện pháp để thực hiện triển khai các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư; • Chủ trì tổ chức việc kiểm tra đánh giá xếp loại công tác văn thư của cơ quan và của toàn ngành; • Tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan các biện pháp chỉ đạo, hướng dẫn lọc hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
19. TRÁCH NHIỆM CỦA TRÁCH NHIỆM CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ CC-VC NÓI CHUNG • Phân công cá nhân trong • Giải quyết kịp thời văn đơn vị giải quyết kịp thời bản đến theo sự phân các văn bản đến; công của thủ trưởng cơ • Đôn đốc cá nhân soạn quan đơn vị; thảo văn bản khi liên quan • Soạn thảo văn bản có đến nhiệm vụ được giao; liên quan đến nhiệm vụ được giao; • Tổ chức việc lập hồ sơ, • Lập hồ sơ liên quan đến lựa chọn hồ sơ để giao công việc do mình theo nộp vào lưu trữ cơ quan dõi, giải quyết, thống kê theo quy định. và giao nộp hồ sơ đó vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
20. ĐỐI VỚI VĂN ĐỐI VỚI VĂN BẢN ĐI BẢN ĐẾN • Tiếp nhận dự thảo văn bản, • Tiếp nhận tất cả các văn đánh máy, in ấn, hoàn thiện; bản đến cơ quan; • Giúp CVP/TPHC kiểm tra • Kiểm tra, phân loại, bóc hình thức, thể thức văn bản; bì, đóng dấu, đếm; • Trình ký văn bản; • Đăng ký; • Ghi số ngày tháng, đăng ký; • Trình văn bản đến để xin • Nhân bản, đóng dấu; ý kiến chỉ đạo; • Làm thủ tục phát hành, theo • Chuyển giao văn bản đến dõi việc phát hành văn bản; • Theo dõi tiến độ giải • Lưu và sử dụng, khai thác quyết văn bản đến các bản lưu văn bản
21. ĐỐI VỚI VIỆC LẬP ĐỐI VỚI VIỆC QUẢN LÝ HỒ SƠ CON DẤU • Chủ trì hoặc hướng dẫn đơn vị xây dựng danh mục hồ sơ của cơ quan; • Hướng dẫn các đơn vị cá • Bảo quản tất cả các loại nhân lọc các loại hồ sơ công dấu; việc, hồ sơ nguyên tắc; • Trực tiếp đóng dấu vào • Lọc các loại hồ sơ liên quan các loại văn bản và tài đến công việc của mình giao liệu khác. nộp vào lưu trữ; • Hướng dẫn các đơn vị cá nhân lựa chọn hồ sơ để giao nộp.