›
›

Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán

pdf 57 trang hapham 360
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfbai_giang_he_thong_thong_tin_ke_toan.pdf

Nội dung text: Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán

  1. BÀI GIẢNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
  2. Chöông 1. keá toaùn moät heä thoáng thoâng tin trong doanh nghieäp Muïc tieâu 9Hieåu vai troø cuûa HTTTKT trong doanh nghieäp 9Nhöôïc ñieåm heä thoáng KT truyeàn thoáng vaø yeâu caàu öùng duïng CNTT vaøo HTTTKT 9Nguyeân taéc toå chöùc HTTTKT Chöông 1. Keá toùan moät heä thoáng 1 thoâng tin trong DN
  3. Chöông 1. keá toaùn moät heä thoáng thoâng tin trong doanh nghieäp I. Vai troø HTTT KT trong DN II. Heä thoáng keá toaùn truyeàn thoáng vaø nhöôïc ñieåm III. Söï keát hôïp cuûa coâng ngheä thoâng tin trong heä thoáng keá toaùn Chöông 1. Keá toùan moät heä thoáng 2 thoâng tin trong DN
  4. Chöông 1. keá toaùn moät heä thoáng thoâng tin trong doanh nghieäp I. Vai troø HTTT KT trong DN 1. Khaùi nieäm HTTT 2. Caùc loïai HTTT trong DN 3. Vai troø cuûa HTTT KT trong DN Chöông 1. Keá toùan moät heä thoáng 3 thoâng tin trong DN
  5. I.1.Khaùi nieäm Heä thoáng thoâng tin KN: Heä thoáng thoâng tin laø heä thoáng thu thaäp, xöû lyù, löu tröõ caùc döõ lieäu ñeå taïo thoâng tin höuõ ích cho ngöôøi söû duïng lieân quan Döõ lieäu Xöû lyù Thoâng tin thoâng tin Ng.Söû duïng ¾Thoâng tin: DL ñöôïc saép xeáp ¾Ví duï. Hoaït ñoäng xuaát kho 100 Sp laïi cho coù yù nghóa phuø hôïp vôùi laø thoâng tin vôùi thuû kho vaø keá toaùn vaät ngöôøi söû duïng tö. Laø döõ lieäu vôùi giaùm ñoác (caàn bieát toång vaät tö nhaäp, xuaát, toàn ¾Döõ lieäu: laø nhöõng söï kieän, con soá, hình aûnh chöa coù yù nghóa phuø hôïp vôùi ngöôøi söû ¾Vôùi ngöôøi naøy laø döõ lieäu, vôùi ngöôøi duïng khaùc laø thoâng tin Chöông 1. Keá toùan moät heä thoáng 4 thoâng tin trong DN
  6. I.1.Khaùi nieäm Heä thoáng thoâng tin Döõ lieäu Thoâng tin Xöû lyù thoâng tin Ng.Söû duïng ¾Xöû lyù thoâng tin laø quaù trình: ¾Ví duï. ƒThu thaäp D.lieäu Phieáu xuaát kho chuyeån veà phoøng keá ƒPhaân loaïi D.lieäu toaùn, ghi soå chi tieát vaät tö, toång hôïp baoù ƒToånghôïpD.lieäu caùo xuaát vaät tö, chuyeån baùo caùo cho ƒLöu tröõ giaùm ñoác . D.lieäu/thoâng tin ƒTruyeàn thoâng tin Thuû Xuaát Keá Xuaát Giaùm kho haøng A toaùn haøng A ñoác ¾Quaù trình xöû lyù thoâng tin taïo doøng Thoâng tin gì luaân chuyeån: thoâng tin: ¾Thoâng tin gì luaân Doøng thoâng tin Töø ñaâu tôùi ñaâu: chuyeån? ¾Theo höôùng naøo? Chöông 1. Keá toùan moät heä thoáng 5 thoâng tin trong DN
  7. I.1.Khaùi nieäm HTTT Caùc ñaëc tính cuûa HT thoâng tin 1. Muïc tieâu: Thoâng tin gì, cung caáp cho ai? Phaïm vi heä 2. Ñaàu vaøo (nguyeân lieäu): döõ lieäu lieân thoáng quan phuø hôïp 3. Qui trình xöû lyù 4. Caùc thieát bò xöû lyù (thu thaäp, tính toaùn, löu tröõ, truyeàn thoâng) thoâng tin. Löu yù: Caùc thieát bò ôû ñaây coù theå laø heä thoáng maùy tính ñieän töû, heä thoáng truyeàn thoâng, hoaëc coù theå chæ laø soå saùch giaáy tôø baèng tay. 5. Con ngöôøi tham gia xöû lyù thoâng tin 6.Moâi tröôøng heä thoáng : beân ngoaøi heä thoáng vaø thöôøng coù aûnh höôûng taùc ñoäng tôùi heä thoáng Chöông 1. Keá toùan moät heä thoáng 6 thoâng tin trong DN
  8. I.2. Caùc HT thoâng tin trong DN Phuï traùch Phuï traùch kinh doanh saûn xuaát Thoâng tin: Thoâng tin: 9SL baùn? HT TT Söï kieän HT 9SL baùn? 9Giaù baùn thò tröôøng baùn haøng TT SX 9Y/C chaát 9Doanh thu? löôïng, chi phí HT TT 9 . 9Quaûng caùo KT 9Khuyeán maõi 9 Thoâng tin: 9Lôïi nhuaän 9Ñaàu tö 9 . Phuï traùch DN Chöông 1. Keá toùan moät heä thoáng 7 thoâng tin trong DN
  9. ESS: Executive Support Systems- HT hoã trôï ñieàu haønh DSS: Decision Support systems- HT hoã trôï quyeát ñònh MIS: Management Information Systems-HT thoâng tin quaûn lyù TPS: Transaction Processing Systems-HT xöû lyù nghieäp vuï Caáp ñieàu haønh (caáp cao) ƒDöï baùo ƒKeá hoaïch hoaït ƒDöï baùo ngaân saùch 5 naêm ƒLaäp keá hoaïch ESS khuynh höôùng ñoäng 5 naêm ƒLaäp keá hoaïch lôïi nhuaän nguoàn nhaân löïc baùn haøng- 5 naêm Caáp ñoä quaûn lyù (caáp trung) MIS ƒQuaûn lyù baùn ƒKieån soaùt haøng ƒLaäp ngaân saùch haøng naêm ƒPhaân tích söï haøng toàn kho ƒKeáhoaïchÑaàutövoán phaân boá lao ñoäng ƒLaäp keá hoaïch ƒPhaân tích lôïi nhuaän- giaù caû ƒPhaân tích chi phí ƒPhaân tích saûn xuaát ƒPhaân tích chi phí hôïp ñoàng LÑ DSS baùn haøng Caáp ñoä hoaït ñoäng ƒXöû lyùñ.haøng ƒSöû duïng maùy ƒThu, chi ƒKT taøi chính ƒTuyeån duïng ƒX.ñònh giaù moùc ƒChính saùch ƒLaäp BC thueá ƒHuaán luyeän baùn ƒSöû duïng VL thanh toaùn cuï ƒ Kieåm toaùn ƒChính saùch TPSï ƒNgh.cöùu TT, ƒXN kho VL theå ƒv.v löông, thöôûng khuyeán maõi ƒv.v ƒv.v ƒv.v HT TT b.haøng HT TT Saûn xuaát HT TT taøi chính HT TT keá toaùn HT TT nhaân löïc & T.tröôøng Chöông 1. Keá toùan moät heä thoáng 8 thoâng tin trong DN
  10. Heä thoáng thoâng tin • Ngaøy nay trong ñieàu kieän xöû lyù baèng maùy caùc heä thoáng thoâng tin trong doanh nghieäp ñaõ tích hôïp vôùi nhau chung trong moät heä thoáng thoâng tin toaøn doanh nghieäp, ví duï heä thoáng ERP (enterprise resource planning), nhaèm giuùp doanh nghieäp: ƒ Töï ñoäng hoaù vaø tích hôïp nhöõng qui trình kinh doanh, saûn xuaát chính. ƒ Chia seû döõ lieäu, thoâng tin trong phaïm vi doanh nghieäp ƒ Cung caáp vaø truy vaán thoâng tin tröïc tuyeán Chöông 1. Keá toùan moät heä thoáng 9 thoâng tin trong DN
  11. Ví duï chöùc naêng heä thoáng thoâng tin ERP Khaùch haøng Keâá toaùn Ngöôøi baùn Laäp HÑ toång hôïp HÑ mua Phaûi thu Phaûi traû Thu tieàn Traû tieàn SX theo Y.C Hoaït ñoäng saûn xuaát Boå sung theo Y.C Xöû lyù baùn Xöû lyù haøng Kieåm mua haøng soaùt kho Toàn kho-Xuaát kho haøng Ñeà xuaát mua haøng Toàn kho-Nhaäp kho Thoáng ke Chöông 1. Keá toùan moät heä thoáng 10 thoângâ tin trong DN
  12. II.HTTT KEÁ TOÙAN TRUYEÀN THOÁNG 1. QUI TRÌNH XÖÛ LYÙ NGHIEÄP VUÏ Söï kieän kinh teá Chöùng töø goác á Phaân tích nghieäp vuï aûnh Soå nhaät kyù höôûng tình hình taøi chính theá naøo? Ghi cheùp ñeå löu tröõ döõ lieäu Soå taøi khoaûn veà ñoái töôïng bò aûnh höôûng Toång hôïp taïo thoâng tin truyeàn Baùo caùo ñaït tôùi ngöôøi söû duïng Chöông 1. Keá toùan moät heä thoáng 11 thoâng tin trong DN
  13. II.2 ÑAËC ÑIEÅM TOÅ CHÖÙC, XÖÛ LYÙ DÖÕ LIEÄU TRONG HTKT TRUYEÀN THOÁNG 1. Döõ lieäu: 9 Taäp trung caùc döõ lieäu lieân quan tình hình taøi chính 9 Löu tröõ: trong caùc soå keá toaùn rieâng bieät theo töøng ñoái töôïng keá toùan, truøng laép döõ lieäu 9 Chia seû DL Chöông 1. Keá toùan moät heä thoáng 12 thoâng tin trong DN
  14. II.2 ÑAËC ÑIEÅM TOÅ CHÖÙC DÖÕ LIEÄU TRONG HTKT TRUYEÀN THOÁNG 2. Qui trình xöû lyù: baèng caùc hình thöù soå phuø hôïp Söï kieän " " " " Thoâng tin kinh teá Chöùng töø Ghi Nhaät kyù Ghi soå TKù Baùo caùo Chöông 1. Keá toùan moät heä thoáng 13 thoâng tin trong DN
  15. Toå chöùc DL trong HTKT truyeàn thoáng DL A Phaàn noäi dung DL B xöû lyù 1 (vaät tö ) Ngöôøi DL A söû Phaàn noäi dung duïng xöû lyù 2 (kho ) DL C DL B Phaàn noäi dung xöû lyù 3 (toång DL C hôïp . ) DL D Chöông 1. Keá toùan moät heä thoáng 14 thoâng tin trong DN
  16. II.3. NHÖÔÏC ÑIEÅM CUÛA HTTTKT TRUYEÀN THOÁNG 1. Döõ lieäu löu tröõ truøng laép -> Ghi cheùp truøng laép -> Thay ñoåi HT khoù khaên, maát thôøi gian hôn 2. Döõ lieäu löu tröõ phaân taùn -> Chia seû thoâng tin, döõ lieäu khoù khaên Chöông 1. Keá toùan moät heä thoáng 15 thoâng tin trong DN
  17. II.3. NHÖÔÏC ÑIEÅM CUÛA HTTTKT TRUYEÀN THOÁNG 3. Thoâng tin cung caáp 9 Thoâng tin taøi chính 9 Möùc ñoä chi tieát cuûa thoâng tin 9 Thôøigiancungcaápthoângtin: chaäm, khoâng phaûn aùnh töùc thôøi tình hình 9 Khoù laäp caùc baùo caùo linh hoïat theo nhieàu tieâu thöùc khaùc nhau -> Khoâng ñaùp öùng ñöôïc thoâng tin cho nhieàu ñoái töôïng khaùc nhau 9 Thoâng tin phaûi do ngöôøi ghi cheùp döõ lieäu laäp Chöông 1. Keá toùan moät heä thoáng 16 thoâng tin trong DN
  18. IIISöï keát hôïp cuûa coâng ngheä thoâng tin trong HTKT • Coù 3 giai ñoïan trong quaù trình keát hôïp CNTT vaøo HTTTKT 9 Giai ñoïan1. nhöõng naêm ñaàu 1960s, caùc DN öùng duïng IT vaøo moät soá hoïat ñoäng tính toùan nhieàu VD tieàn löông, keá toaùn phaûi thu, phaûi traû ->hieäu quaû Heä QTSCDL phaân caáp vaø maïng ra ñôøi Tuy nhieân ñaëc tröng cuûa noù laø tính ñoäc laäp yeáu giöõa döõ lieäu vaø chöông trình xöû lyù Chöông 1. Keá toùan moät heä thoáng 17 thoâng tin trong DN
  19. III.Söï keát hôïp cuûa coâng ngheä thoâng tin trong HTKT 9 Giai ñoïan2. nhöõng naêm 1970s-1980s, Phaïm vi öùng duïng vaøo caùc öùng duïng KT môû roäng, cung caáp theâm moät soá thoâng tin 9 Phaïm vi öùng duïng vaøo KT môû roäng, cung caáp theâm moät soá thoâng tin höõu ích ngoøai thoâng tin truyeàn thoáng 9 ÖÙùng duïng vaøo moät soá vuøng xöû lyù khaùc marketing, SX 9 Chi phí daàu tö vaøo CNTT lôùn hôn hieäu quaû mang laïi 9 Ñoøi hoûi coù thieát keá moâ hình KT vaø döõ lieäu hieäu quaû 9 Heä QTCSDL quan heä ra ñôøi. Tính ñoäc laäp DL vaø chöông trình cao Chöông 1. Keá toùan moät heä thoáng 18 thoâng tin trong DN
  20. IIISöï keát hôïp cuûa coâng ngheä thoâng tin trong HTKT 9 Giai ñoïan3. Baét ñaàu cuoái 1980s, 9 Söû duïng phoå bieán heä quaûn trò CSDL quan heä 9 Nghieân cöùu ñöa ra khaùi nieäm roõ raøng moâ hình toå chöùc keá toùan 9 Maïng maùy tính ñöôïc aùp duïng phoå bieán Chöông 1. Keá toùan moät heä thoáng 19 thoâng tin trong DN
  21. IIISöï keát hôïp cuûa coâng ngheä thoâng tin trong HTKT • Caùc möùc ñoä öùng duïng CNTT trong keá toùan 1. Xöû lyù baùn thuû coâng: trôï giuùp cuûa caùc baûng tính Excel 9 Chöùng töø giaáy 9 Coù theå Töï ñoäng xöû lyù soá lieäu, taïo baùo caùo caàn thieát nhöng möùc ñoä giôùi haïn 9 Phuø hôïp DN nhoû, nhu caàu chia seû döõ lieäu giöõa caùc phaàn haønh keá toùan khoâng lôùn Chöông 1. Keá toùan moät heä thoáng 20 thoâng tin trong DN
  22. IIISöï keát hôïp cuûa coâng ngheä thoâng tin trong HTKT • Caùc möùc ñoä öùng duïng CNTT trong keá toùan 2. Töï ñoäng xöû lyù keá toùan 9 Chöùng töø giaáy, nhaäp lieäu chöùng töø hoaëc nhaäp DL ñeå in aán chöùng töø 9 Töï ñoäng xöû lyù soá lieäu, taïo baùo caùo caàn thieát 9 DL khoâng chia seû vôùi caùc boä phaän khaùc ngoøai phoøng keá toùan Chöông 1. Keá toùan moät heä thoáng 21 thoâng tin trong DN
  23. IIISöï keát hôïp cuûa coâng ngheä thoâng tin trong HTKT • Caùc möùc ñoä öùng duïng CNTT trong keá toùan 3. Töï ñoäng hoïat ñoäng quaûn lyù (ERP- Enterprise Resource Planning System) 9 Söû duïng maïng maùy tính xöû lyù 9 Tích hôïp caùc chöùc naêng keá toùan, marketing, nguoàn löïc nhaân söï , hoïat ñoäng kinh doanh, saûn xuaát vaø laäp keá hoïach. 9 Caùc phaàn meàm quaûn lyù ñeàu coù theå chia seû döõ lieäu -> Kt coù theå chia seû DL vôùi caùc phoøng ban, boä phaän khaùc Chöông 1. Keá toùan moät heä thoáng 22 thoâng tin trong DN
  24. IIISöï keát hôïp cuûa coâng ngheä thoâng tin trong HTKT • Caùc möùc ñoä öùng duïng CNTT trong keá toùan 3. Töï ñoäng hoïat ñoäng quaûn lyù (ERP- Enterprise Resource Planning System) 9 Söû duïng maïng maùy tính xöû lyù 9 Caùc phaàn meàm quaûn lyù ñeàu coù theå chia seû döõ lieäu -> Kt coù theå chia seû DL vôùi caùc phoøng ban, boä phaän khaùc 9 DL ñöôïc nhaäp töø nhieàu nguoàn khaùc nhau: caùc boä phaän, KT; Baèng heä thoáng nhaäp lieäu thoâng thöôøng hay maïng EDI; chöùng töø ñieän töû Chöông 1. Keá toùan moät heä thoáng 23 thoâng tin trong DN
  25. III. HT thoâng tin keá toaùn xöû lyù baèng maùy Söï kieän kinh teá Taïo caùc DL vaø ñöôïc ghi ban ñaàu treân chöùng töø Chöùng töø goác DL ñöôïc löu tröõ trong caùc taäp tin lieân quan Cô sôû döõ lieäu Ngöôøi söû duïng löïa choïn hay taïo baùo caùo veà thoâng tin yeâu caàu Baùo caùo Chöông 1. Keá toùan moät heä thoáng 24 thoâng tin trong DN
  26. Toå chöùc DL theo heä cô sôû döõ lieäu Chöông trình öùng duïng 1 Cô sôû döõ Heä quaûn Chöông Ngöôøi lieäu trò CSDL trình öùng söû (Data (DBMS) duïng 2 duïng base) Chöông trình öùng duïng 3 Chöông 1. Keá toùan moät heä thoáng 25 thoâng tin trong DN
  27. Chöông 2. HEÄ THOÁNG THOÂNG TIN KEÁ TOAÙN VAØ COÂNG NGHEÄ THOÂNG TIN Muïc tieâu 1. Hieåu nguyeân taéc toå chöùc döõ lieäu keá toaùn trong öùng duïng CNTT 2. AÛnh höôûng CNTT tôùi heä thoáng keá toaùn truyeàn thoáng C2.HTTTKT vaø CNTT 1
  28. Chöông 2. HEÄ THOÁNG THOÂNG TIN KEÁ TOAÙN VAØ COÂNG NGHEÄ THOÂNG TIN Noäi dung 1. Toå chöùc döõ lieäu vaø xöû lyù trong öùng duïng CNTT 2. AÛnh höôûng CNTT tôùi heä thoáng keá toaùn truyeàn thoáng C2.HTTTKT vaø CNTT 2
  29. Toå chöùc döõ lieäu trong CSDL ¾ Cô sôû döõ lieäu: Taát caû caùc DL ñöôïc löu tröõ vaø ñöôïc söõ duïng bôûi doanh nghieäp taïo thaønh CSDL cuûa DN. ƒ Tay: ƒ Maùy: ¾ Toå chöùc DL logic Vuøng Maåu Taäp CSDL Kyù töï DL tin tin C2.HTTTKT vaø CNTT 3
  30. Ví duï toå chöùc logic taäp tin döõ lieäu Vuøng döõ Taäp tin khaùch haøng lieäu Maõ KH Teân KH Ñòa chæ giôùi haïn Soá baùn chòu dö 301 ABC Co. Box 5 1,000 400 555 XYZ Co. Box 9 6,000 2,000 Giaù trò döõ 2 maåu tin lieäu C2.HTTTKT vaø CNTT 4
  31. So saùnh toå chöùc döõ lieäu tay-maùy • Ví duï: 2/1 kyù hôïp ñoàng soá 01 baùn chòu cho khaùch haøng A 300 Sl haøng hoùa CC, soá tieàn 10 trieäu ñoàng. Ngaøy 4/1 thöïc hieän hôïp ñoàng, ñôn vò ñaõ phaùt haønh hoùa ñôn 35 •Tay Baùn haøng Keá toaùn H.Ñoàng H oaù ñôn Phaûi thu khaùch haøng KH Tieàn Thöïc hieän Ghi cheùp Ghi cheùp Ghi cheùp A 10.000.000 HÑ 35 Theo doõi hôïp ñoàng Ghi cheùp Soå nhaät kyù baùn haøng Thöïc HÑ KH Tieàn hieän 01 A 10.000.000 HÑ 35 Ghi cheùp Soå caùi TK 131 C2.HTTTKT vaø CNTT 5
  32. So saùnh toå chöùc döõ lieäu tay-maùy Baùn haøng Maùy Xem H.Ñoàng Nhaäp lieäu KHAÙCH HAØNG KH Dö HÔÏP ÑOÀNG A HÑ KH MH TIEÀN HAØNG HOÙA 01 A CC MH SL BAÙN HAØNG SOÅ CAÙI HÑ H.ÑÔN KH MH SL 01 35 A CC TK SOÁ DÖ 131 Nhaäp lieäu Keá toaùn H oaù ñôn C2.HTTTKT vaø CNTT 6
  33. So saùnh toå chöùc döõ lieäu tay-maùy •Tay •Maùy ¾ Ghi cheùp döõ lieäu nhieàu ¾ Ghi cheùp moät laàn laàn ¾ Löu tröõ truøng laép, Coù theå ¾ Löu tröõ khoâng truøng laép, daãn tôùi maâu thuaãn döõ lieäu khoâng daãn tôùi maâu thuaãn döõ lieäu ¾ Khoâng chia seû döõ lieäu ¾ Chia seû döõ lieäu Khaùc nhau cô baûn laø do phöông phaùp toå chöùc caùc taäp tin trong cô sôû döõ lieäu C2.HTTTKT vaø CNTT 7
  34. .ToåchöùcDL theoheäcôsôûdöõlieäu Chöông trình öùng duïng 1 Cô sôû döõ Heä quaûn Chöông Ngöôøi lieäu trò CSDL trình öùng söû (Data (DBMS) duïng 2 duïng base) Chöông trình öùng duïng 3 C2.HTTTKT vaø CNTT 8
  35. ToåchöùcDL theoheäcôsôûdöõlieäu ¾ Heä quaûn trò CSDL: laø moät phaàn meàm quaûn lyù DL. Chöùc naêng: ƒ Toå chöùc döõ lieäu: Ñònh nghóa DL; Taïo caáu truùc DL; ƒ Quaûn trò döõ lieäu: 9Thay ñoåi döõ lieäu (caäp nhaät, theâm, boû maãu tin; Thay ñoåi caáu truùc DL) 9Truy vaán döõ lieäu, taïo thoâng tin, baùo caùo theo yeâu caàu ngöôøi söû duïng ¾ Coù nhieåu kieåu caáu truùc CSDL (moâ hình DL) ¾Caáu truùc phaân caáp hình caây ¾Caáu truùc maïng ¾Caáu truùc quan heä C2.HTTTKT vaø CNTT 9
  36. Ví duï caùch toå chöùc döõ lieäu theo caáu truùc quan heä- moâ hình lieân keát thöïc theå Nguoàn löïc Söï kieän Ñoái töôïng tham gia Ngöôøi baùn Haøng toàn kho Baùn haøng Khaùch haøng Tieàn Thu tieàn Thuû quyõ Moâ hình bao goàm 2 noäi dung: ƒThöïc theå, taäp thöïc theå trong CSDL ƒMoái quan heä giöõa caùc thöïc theå (taäp thöïc theå) trong CSDL veà maët logic C2.HTTTKT vaø CNTT 10
  37. Moâ hình moái lieân keát thöïc theå ¾ Thöïc theå laø moät ñoái töôïng, ¾ Caùc loaïi thuoäc tính cuûa thöïc moät söï kieän cuï theå caàn ghi theå nhaän DL trong heä thoáng. ƒ Thuoäc tính teân goïi. Coù theå coù 3 loaïi: 9 Ñeå phaân bieät: phaûi laø duy 9 Nguoàn löïc (Resources)Laø nhaát taøisaûncoùgiaùtròkinhteávôùi 9 Coøn goïi laø vuøng khoaù DN, thuoäc sôû höõu DN vaø chính ñöôïc DN söû duïng. ƒ Thuoäc tính moâ taû. Moâ taû thöïc theå. 9 Söï kieän (Events). Laø nhöõng ƒ Thuoäc tính lieân keát. hoaït ñoäng maø DN muoán thu thaäp thoâng tin cho vieäc laäp 9 Theå hieän moái lieân keát giöõa caùc taäp thöïc theå. keá hoaïch vaø kieåm soaùt 9 Coøn goïi laø vuøng khoaù lieân 9 Ñoái töôïng tham gia vaøo söï keát (khoaù du nhaäp). kieän C2.HTTTKT vaø CNTT 11
  38. Toå chöùc taäp tin döõ lieäu • Coù 2 kieåu taäp tin (file) duøng ñeå löu tröõ döõ lieäu ¾ Taäp tin chính (master file) 9 Löu tröõ nhöõng DL lieân quan tôùi caùc ñoái töôïng KT 9 Töông ñöông caùc taøi khoaûn trong soå caùi hay soå chi tieát trong HT keá toaùn truyeàn thoáng ¾ Taäp tin nghieäp vuï (transaction file) 9 Löu tröõ nhöõng DL lieân quan tôùi caùc hoïat ñoäng kinh doanh hay moät nghieäp vuï kinh teá . 9 Töông ñöông nhaät kyù trong HT keá toaùn truyeàn thoáng C2.HTTTKT vaø CNTT 12
  39. Ví duï toå chöùc döõ lieäu kieåu quan heä KHAÙCH HAØNG Costomer Relation MAÕ KH TEÂN KH ÑÒA CHÆ SOÁ DÖ 01 Nguyeãn Vaên A xxxx 300 02 cty TNHH Hoa Huyeàn xxxx 500 BAÙN HAØNG Sale Relation SOÁ HÑ MAÕ KH NGAØY BAÙN HAØNG ÑK THANH TOAÙN 101 01 15/09 1 102 02 20/9 2 103 01 25/10 1 CHI TIEÁT BAÙN HAØNG (Detail Sale Relation) SOÁ HÑ MAÕ HAØNG SOÁ LÖÔÏNG 101 216 100 101 218 200 101 217 150 102 218 420 103 216 300 103 217 200 HAØNG HOÙA -GIAÙ VOÁN(goods Relation) MAÕ HAØNGÕ TEÂN HAØNG HOÙA ÑÔN GÍA 216 Vaûi luïa 100,000 217 Vaaûi coton 40,000 218 Vaûi boá C2.HTTTKT vaø CNTT 20,000 13
  40. Cô sôû döõ lieäu quan heä ÑIEÀU KIEÄN THANH TOAÙN (Term payment relation) ÑK THANH TOAÙN MOÂ TAÛ 11/10, N30 2EOM HAØNG HOÙA - GIAÙ BAÙN (goods Relation) MAÕ HAØNGÕ ÑÔN GIAÙ BAÙN 216 120,000 217 60,000 218 40,000 C2.HTTTKT vaø CNTT 14
  41. Lieân keát giöõa caùc taäp thöïc theå • KHAÙCH HAØNG ( Maõ KH, teân, phaûi thu) • ÑAËT HAØNG (Soá ÑH, maõ KH, ng ÑH, ng GH) • CHI TIEÁT ÑAËT HAØNG (Soá ÑH, maõ haøng, ÑG baùn, soá löôïng) • HAØNG HOÙA (Maõ haøng, teân, ÑV tính, ÑG, SL toàn, Tieàn toàn) C2.HTTTKT vaø CNTT 15
  42. Phöông phaùp xöû lyù trong heä thoáng xöû lyù baèng maùy Coù 2 phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu: ƒ Xöû lyù theo loâ: 9 Batch Processing 9 Nhaäp lieäu ngay, Xöû lyù theo loâ: On-line Batch Processing ƒ Xöû lyù ngay theo thôøi gian thöïc : On-line Real time Processing C2.HTTTKT vaø CNTT 16
  43. Thu thaäp döõ lieäu ¾ Phöông phaùp thu thaäp döõ lieäu: 9 Baèng ghi nhôù, truyeàn mieäng tröïc tieáp 9 Chöùng töø 9 Nguoàn döõ lieäu töï ñoäng: Thieát bò POS ¾ Noäi dung thu thaäp thöôøng caùc noäi dung cô baûn 9 Noäi dung cô baûn hoaït ñoäng 9 Nguoàn löïc bò aûnh höôûng 9 Ngöôøi tham gia trong hoaït ñoäng 9 Caùc noäi dung chi tieát tuøy thuoäc vaøo yeâu caàu cuï theå löu tröõ phuïc vuï laäp baùo caùo cho ngöôøi söû duïng ¾ Döõ lieäu thu thaäp ñöôïc chuyeån vaøo löu tröõ ñeå xöû lyù C2.HTTTKT vaø CNTT 17
  44. Xöû lyù döõ lieäu ¾ Coù4 kieåuxöûlyùcôbaûn (vôùi taäp in chính) ¾ Coù 2 phöông phaùp xöû lyù 9 Caäp nhaät döõ lieäu (updating): caäp nhaät giaù trò môùi vaøo taäp tin chính 9 Xöû lyù theo loâ 9 Thay ñoåi döõ lieäu (changing): thay ñoåi giaù trò nhöõng thuoäc tính moâ taû. 9 Xöû lyù theo thôøi Ví duï: thay ñoåi ñiaï chæ khaùch haøng; gian thöïc giôùi haïn baùn chòu 9 Theâm môùi döõ lieäu (adding): theâm moät maåu tin môùi. Ví duï khai baùo theâm moät khaùch haøng 9 Boû döõ lieäu (deleting): ví duï boû moät maãu tin veà khaùch haøng do hoï khoâng coøn giao dòch vôùi doanh nghieäp C2.HTTTKT vaø CNTT 18
  45. Phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu Xöû lyù theo loâ -Batch Processing •TT chính    Taäp •Xöûlyùtaát hôïp Nhaäp loâ caû caùc loâ • In baùo caùc Löu DL trong •Caäp nhaät chöùng chöùng töø taäp tin taïm caùo Saép xeáp taäp tin töø chính thaønh taäp tin loâ C2.HTTTKT vaø CNTT 19
  46. Phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu Xöû lyù theo loâ On- line Batch Processing •TT chính    Xöû lyù • In baùo Löu DL taäp tin Nhaäp trong caùo nghieäp vuï taïm taäp tin Caäp nhaät ngay khi taïm xaåy ra taäp tin C2.HTTTKT vaø CNTTchính 20
  47. Phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu Xöû lyù ngay theo thôøi gian thöïc On- line Real time Processing •TT chính    Xöû lyù döõ lieäu • In baùo ngay khi xaåy caùo Nhaäp nghieäp ra vuï Caäp nhaät taäp ngay khi xaåy ra tin chính C2.HTTTKT vaø CNTT 21
  48. Ví duï xöû lyù DL theo loâ • Taäp tin tröôùc caäp nhaät • Taäp tin chính • Taäp tin nghieäp vuï TK Soá dö TK Soá tieàn 111 1.000.000 111 +2.700.000 112 600.000 111 -2.000.000 131 800.000 113 + 400.000 131 + 400.000 C2.HTTTKT vaø CNTT 22
  49. Ví duï xöû lyù DL theo loâ • Xöû lyù caäp nhaät taäp tin Böôùc Hoïat ñoäng xöû lyù • Taäp tin chính • Taäp tin nghieäp vuï 1 Ñoïc taäp tin ngh.vuï TK Soá dö TK Soá tieàn 2 Ñoïc taäp tin chính ï 111 +2.700.000 3 So saùnh,caäp nhaät TT chínhï 111 1.000.000 Ñoïc taäp tin ngh.vuï 4 111 3.700.000 5 So saùnh,caäp nhaät TT chínhï 111 -2.000.000 111 1.700.000 6 Ñoïc taäp tin ngh.vuï 7 So saùnh; Khoâng phuø hôïp; 113 + 400.000 Ghi 111 vaøo TT chínhï C2.HTTTKT vaø CNTT 23
  50. Ví duï xöû lyù DL theo loâ • Xöû lyù caäp nhaät taäp tin • Taäp tin chính • Taäp tin nghieäp vuï Böôùc Hoïat ñoäng xöû lyù TK Soá dö TK Soá tieàn 8 Ñoïc taäp tin chính ï 112 600.000 9 So saùnh; Khoâng phuø hôïp; Ghi 112 vaøo TT chínhï 10 Ñoïc taäp tin chính ï 131 800.000 11 So saùnh, 131>113 neân maåu tin Ngh.vuï 113 ghi vaøo TT DL sai soùt 12 Ñoïc taäp tin nghieäp vuï ï 131 + 400.000 13 So saùnh, phuø hôïp; caäp nhaät 131 1.200.000 131 14 Heát maåu tin TT ngh.vuï.Ghi 131 vaøo TT chính C2.HTTTKT vaø CNTT 24
  51. Ví duï xöû lyù DL theo loâ • Taäp tin sau caäp nhaät • Taäp tin chính • Taäp tin sai soùt TK Soá dö TK Soá tieàn 111 1.700.000 113 + 400.000 112 600.000 131 1.200.000 C2.HTTTKT vaø CNTT 25
  52. AÛnh höôûng CNTT tôùi heä thoáng keá toaùn 1. Döõ lieäu löu tröõ Tay Maùy 9 Dl taøi chính 9 Dl taøi chính & khoâng taøi chính 9 Phaân taùn, khoâng chia xeû 9 Taäp trung deã daøng chia 9 Theo töøng ñoái töôïng KT xeû chia xeû Dl ñaày ñuû soá PS, soá dö 9 Löu tröõ rieâng bieät soá dö 9 Maâu thuaãn DL, khoù thay theo ñoái töôïng Kt vaø soá ñoåi phaùt trieån HT PS theo nghieäp vuï 9 Khoâng Maâu thuaãn DL, C2.HTTTKT vaø CNTT 26
  53. AÛnh höôûng cuûa CNTT tôùi HTTTKT 2. Thoâng tin cung caáp Tay Maùy 9 Thoâng tin taøi chính 9 Thoâng tin taøi chính & khoâng taøi chính (hoaït ñoäng) 9 Chaäm, coùtheåmaâuthuaãn 9 Nhanh choùng, Khoâng bò thoâng tin maâu thuaãn DL 9 Baùo caùo do ngöôøi löu tröõ, 9 Baùo caùo coù theå do chính xöû lyù Dl laäp theo maãu ngöôøi söû duïng laäp neáu ñònh saün ñöôïc pheùp truy caäp DL khoâng caàn theo maãu C2.HTTTKT vaø CNTT ñònh saün 27
  54. AÛnh höôûng cuûa CNTT tôùi HTTTKT 3. Thao taùc Tay Maùy 9 9 Caàn söû duïng nhaät kyù Chæ caàn löu tröõ ban chung, nhaät kyù ñaëc ñaàu DL nghieäp vuï, bieät (Khoâng caàn söû duïng nhaät kyù ñaëc bieät ) 9 Coù theå khai baùo ñoái 9 Caàn khai baùo ñoái töôïng töôïng ngay khi ghi cheùp tröôùc khi nhaäp lieäu, löu löu tröõ Dl phaùt sinh môùi tröõ Dl phaùt sinh cho ñoái cho ñoái töôïng töôïng C2.HTTTKT vaø CNTT 28
  55. AÛnh höôûng cuûa CNTT tôùi HTTTKT 4. Kieåm soaùt heä thoáng keá toaùn Tay Maùy ¾ Kieåm soaùt hoaït ñoäng ¾ Kieåm soaùt hoïat ñoäng kinh doanh kinh doanh ¾ Kieåm soaùt hoaït ñoäng heä ¾ Kieåm soaùt hoïat ñoäng heä thoáng keá toaùn thoáng keá toaùn 9 Nguoàn soá lieäu 9 KS Chung: thieát laäp, truy 9 Ghi keùp caäp, löu tröõ 9 Kieåm keâ 9 KS öùng duïng 9 Baûng caân ñoái taøi ¾ Kieåm soaùt ñöôïc laäp trình khoaûn, baûng keâ chi töï ñoäng 9 tieát C2.HTTTKT vaø CNTT 29
  56. AÛnh höôûng cuûa CNTT tôùi HTTTKT 5. Nguyeân taéc ghi keùp C2.HTTTKT vaø CNTT 30
  57. Caâu hoûi • Caàn chuaån bò nhöõng thoâng tin gì ñeå toå chöùc döõ lieäu lieân quan tôùi hoaït ñoäng baùn haøng ? C2.HTTTKT vaø CNTT 31