Bài giảng Kế toán hành chính sự nghiệp - Phạm Thị Hoàng (Phần 2)

Nội dung text: Bài giảng Kế toán hành chính sự nghiệp - Phạm Thị Hoàng (Phần 2)

1. CHƯƠNG 4: KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN 4.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG 4.1.1. Khái niệm Các nghiệp vụ thanh toán của đơn vị HCSN phát sinh trong mối quan hệ giữa đơn vị với các đối tượng bên trong và bên ngoài nhằm giải quyết các quan hệ tài chính liên quan tới quá trình hình thành, sử dụng và thanh quyết toán kinh phí ngân sách Nhà nước tập trung và kinh phí khác. 4.1.2. Nội dung các nghiệp vụ thanh toán Các nghiệp vụ thanh toán trong đơn vị dự toán là những quan hệ thanh toán giữa đơn vị với Nhà nước, với các tổ chức, cá nhân bên ngoài về quan hệ mua, bán, dịch vụ, vật tư, sản phẩm, hàng hóa và các quan hệ thanh toán giữa đơn vị cấp trên, cấp dưới, với viên chức và các đối tượng khác trong đơn vị. * Các nghiệp vụ thanh toán nếu được phân loại theo đối tượng thanh toán: - Các khoản phải thu khách hàng. - Tạm ứng cho cán bộ, nhân viên của đơn vị. - Các khoản phải thanh toán cho người cung cấp. - Phải thanh toán cho công chức, viên chức và đối tượng khác. - Các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ phải nộp. - Các khoản phải nộp Nhà nước về thuế và lệ phí. - Kinh phí cấp cho cấp dưới - Thanh toán nội bộ cấp trên và cấp dưới. 4.1.3. Nguyên tắc kế toán thanh toán Để quản lý tốt các khoản phải thu và nợ phải trả, hạch toán các nghiệp vụ thanh toán cần tôn trọng các quy định sau: + Mọi khoản thanh toán của đơn vị phải được kế toán chi tiết từng nội dung thanh toán cho từng đối tượng và từng đợt thanh toán. + Kế toán phải theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải thu, nợ phải trả và thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, thu hồi nợ, tránh tình trạng chiếm dụng vốn, kinh phí. Đồng thời phải nghiêm chỉnh chấp hành kỷ luật thanh toán, kỷ luật thu nộp ngân sách, tránh gây tổn thất kinh phí cho Nhà nước. + Những khách nợ, chủ nợ mà đơn vị có quan hệ giao dịch thanh toán thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn kế toán cần phải lập bảng kê nợ, phải đối chiếu, xác nhận công 27
2. nợ cho nhau, và có kế hoạch thu hồi hoặc trả nợ kịp thời, tránh tình trạng kê đọng làm tổn thất kinh phí của nhà nước. + Trường hợp một đối tượng vừa là phải thu, vừa là phải trả, sau khi hai bên đối chiếu, xác nhận nợ có thể lập chứng từ để thanh toán bù trừ. + Các khoản phải thu và nợ phải trả bằng vàng, bạc, đá quý phải được kế toán chi tiết chi từng khoản con nợ và chủ nợ theo cả hai chiều số lượng và giá trị. 4.2. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU 4.2.1. Nội dung Theo tính chất và đối tượng thanh toán, các khoản phải thu gồm: - Các khoản phải thu của đơn vị sự nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp lao vụ, dịch vụ, nhượng bán, thanh lý TSCĐ - Các khoản phải thu của đơn vị sự nghiệp đối với Nhà nước theo các đơn đặt hàng. - Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý - Các khoản phải thu khác. 4.2.2. Tài khoản sử dụng TK 311 - Các khoản phải thu Kế toán sử dụng tài khoản 311 - Các khoản phải thu: Phản ánh các khoản phải thu và tình hình thanh toán các khoản phải thu của đơn vị với khách hàng, với các đơn vị, cá nhân trong và ngoài đơn vị. Kết cấu và nội dung phản ánh TK 311 như sau: Bên Nợ: - Các khoản phải thu với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa cung cấp dịch vụ , nhượng bán, thanh lý vật tư, TSCĐ - Thuế GTGT được khấu trừ đối với những hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế; các dự án viện trợ không hoàn lại được hoàn thuế GTGT. - Giá trị tài sản thiếu hụt chờ xử lý hoặc đã xử lý bắt bồi thường nhưng chưa thu được. - Các khoản chi hoạt động, chi dự án, chi theo dơn đặt hàng, chi đầu tư xây dựng cơ bản nhưng quyết toán không được duyệt bị xuất toán phải thu hồi - Số phải thu về cho mượn tạm thời về tiền, vật tư - Các khoản phải thu khác 28
3. Bên Có: - Số tiền đã thu của khách hàng - Số tiền ứng, trả trước của khách hàng - Số thuế GTGT đầu váo đã khấu trừ - Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ + Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn thuế + Số thuế GTGT đầu vào của hàng mua trả lại người bán, hoặc được giảm giá, được hưởng chiết khấu thương mại. - Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền. - Số tiền đã thu về bồi thường vật chất và các khoản nợ phải thu khác Số dư bên Nợ: - Các khoản nợ còn phải thu. - Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ và số thuế GTGT được hoàn lại nhưng Ngân sách chưa hoàn trả Tài khoản này có thể có số dư bên Có: Phản ánh số đã thu nhiều hơn số phải thu, khách hàng ứng trước tiền chưa nhận hàng. Tài khoản 311 chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2 - TK 3111: Phải thu của khách hàng - TK 3113: Thuế GTGT được khấu trừ: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ. Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 3 + TK 31131: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ + TK 31132: Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ - TK 3118: Phải thu khác 4.2.3. Kế toán các nghiệp vụ chủ yếu 1. Phản ánh doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hóa xuất bán, lao vụ, dịch vụ cung cấp, đã được xác định là tiêu thụ nhưng chưa thu được tiền. Nợ TK 311 (3111): Phải thu khách hàng Có TK 531: Thu từ hoạt động SXKD Có TK 333 (3331): thuế GTGT phải nộp (nếu có). 2. Xác định giảm giá hàng bán, chiết khấu thanh toán, hàng bán bị trả lại (nếu có) cho khách hàng bằng việc thanh toán bù trừ 29
4. Nợ TK 531: Thu từ hoạt động SXKD Nợ TK 333 (3331): thuế GTGT phải nộp (nếu có). Có TK 311 (3111): Phải thu của khách hàng 3. Nhận được tiền do khách hàng trả nợ Nợ TK 111, 112: Tiền mặt, TGNH Có TK 311 (3111): Phải thu của khách hàng 4. Trường hợp khách hàng ứng trước tiền hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc hợp đồng cung cấp lao vụ, dịch vụ ghi: - Khi nhận được tiền Nợ TK 111, 112: Tiền mặt, TGNH Có TK 311 (3111): Phải thu của khách hàng - Khi giao hàng cho người mua, đồng thời người mua chấp nhận, ghi: Nợ TK 311 (3111): Phải thu của người mua Có TK 531: Thu từ hoạt động SXKD Có TK 333 (3331) 5. Các khoản phải thu khác của viên chức, có thể trừ dần vào lương khi được phép của cấp có thẩm quyền Nợ TK 334 (334): Phải trả cho viên chức Có TK 311 (3118): Phải thu khác 6. Trường hợp vật tư, hàng hóa và số tiền mặt tồn quỹ phát hiện thiếu khi kiểm kê, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi: Nợ TK 311 (3118): Phải thu khác Có TK 111, 152, 153, 155 7. Trường hợp vay, mượn tiền, vật tư, hàng hoá. Nợ TK 311 (3118): Phải thu khác Có TK 111, 112, 152, 155 8. Những TSCĐ được đầu tư bằng nguồn vốn vay, bằng nguồn vốn kinh doanh, khi phát hiện thiếu, ghi: Nợ TK 214: Giá trị hao mòn Nợ TK 311 (3118): Giá trị còn lại Có TK 211, 213: Nguyên giá. 9. Cuối niên độ kế toán, sau khi xác nhận nợ, tiến hành lập chứng từ bù trừ giữa nợ 30
5. phải thu và nợ phải trả của cùng một đối tượng Nợ TK 331: Các khoản phải trả Có TK 311: Các khoản phải thu 10. Các khoản nợ phải thu vì lý do nào đã không đòi được, được cấp thẩm quyền cho quyết toán vào chi hoạt động hoặc chi dự án Nợ TK 661, 662 Có TK 311: Các khoản phải thu 11. Các khoản đã chi hoạt động hoặc chi dự án không được duyệt y phải thu hồi Nợ TK 311 (3118): Phải thu khác Có TK 661, 662 4.3. KẾ TOÁN TẠM ỨNG 4.3.1. Khái niệm và nguyên tắc quản lý Tiền tạm ứng là khoản tạm chi quỹ kinh phí, vốn nhằm thực hiện các hoạt động hành chính, sự nghiệp hoặc kinh doanh trong đơn vị. Số tiền tạm ứng có thể được sử dụng để chi tiêu cho các công vụ như: mua sắm văn phòng phẩm, chi trả công sửa chữa, chi mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ, chi công tác phí, chi nghiệp vụ phí, tạm ứng, chi thực hiện dự án, đề tài, chương trình nghiên cứu khoa học, nhu cầu cho tạm ứng, có thể bằng tiền hoặc tài sản tương đương tiền. Tiền tạm ứng được quản lý, chi tiêu, thanh toán hoàn ứng theo chế độ quy định, trên cơ sở nguyên tắc chung như sau: Chỉ được cấp chi tạm ứng trên cơ sở lệnh chi của thủ trưởng, kế toán trưởng trong đơn vị. Chỉ được cấp chi tạm ứng cho cán bộ, viên chức thuộc danh sách lương của đơn vị để đảm bảo khả năng hoàn ứng khi đến hạn. Tiền tạm ứng phải chi trên cơ sở chứng từ hợp lý, hợp lệ. Tiền tạm ứng phải được theo dõi: Sử dụng, thanh toán, đúng mục đích và đúng hạn. 4.3.2. Chứng từ kế toán Kế toán thanh toán căn cứ vào những chứng từ gốc như: - Giấy đề nghị tạm ứng: Dùng làm căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng. - Giấy thanh toán tạm ứng: là bảng kê khai thác các khoản đã tạm ứng và hoàn tạm ứng. 4.3.3. Tài khoản sử dụng 31
6. Kế toán sử dụng tài khoản 312 “Tạm ứng” - để phản ánh các khoản tạm ứng và tình hình thanh toán tạm ứng của công chức, viên chức trong nội bộ đơn vị. Kết cấu nội dung và cách ghi chép của TK 312 như sau: Bên Nợ: Các khoản tiền đã tạm ứng trong kỳ Bên Có: - Các khoản tạm ứng đã được thanh toán - Số tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc trừ vào lương Số dư bên Nợ: Số tiền tạm ứng chưa thanh toán. 4.3.4. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán tạm ứng 1. Xuất tiền hoặc vật tư tạm ứng cho viên chức, nhân viên. Nợ TK 312: Tạm ứng Có TK 111-Tiền mặt Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 152- Vật liệu Có TK 155- Sản phẩm, hàng hóa. 2. Thanh toán số chi tạm ứng trên cơ sở bảng thanh toán tạm ứng theo số thực chi do người nhận tạm ứng lập kèm theo chứng từ gốc. Nợ TK 152- Nguyên liệu, Vật liệu Nợ TK 155- Sản phẩm, hàng hóa. Nợ TK 241-Xây dựng cơ bản dở dang Nợ TK 611 - Chi hoạt động sự nghiệp Nợ TK 662 - Chi hoạt động dự án Nợ TK 631 - Chi hoạt động sản xuất kinh doanh Nợ TK 635 - Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có TK 312- Tạm ứng 3. Các khoản tạm ứng chi không hết, nhập lại quỹ hoặc trừ vào lương Nợ TK 111- Tiền mặt Nợ TK 334- Phải trả viên chức- trường hợp trừ vào lương Có TK 312- Tạm ứng 4. Trường hợp số thực chi đã được duyệt lớn hơn số đã tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người tạm ứng Nợ TK 152- Nguyên liệu, Vật liệu Nợ TK 153- Công cụ, dụng cụ 32
7. Nợ TK 155 - Sản phẩm, hàng hóa. Nợ TK 241- Xây dựng cơ bản dở dang Nợ TK 611 - Chi hoạt động sự nghiệp Nợ TK 662 - Chi hoạt động dự án Nợ TK 631 - Chi hoạt động sản xuất kinh doanh Nợ TK 635 - Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Có TK 111- Tiền mặt Có TK 312: Tạm ứng 4.4. KẾ TOÁN CHO VAY 4.4.1. Một số qui định 1. TK 313 “Cho vay” chỉ áp dụng ở những đơn vị HCSN có thực hiện dự án tín dụng cho vay vốn quay vòng. Việc cho vay, thu hồi nợ gốc, lãi suất cho vay phải tuân thủ những qui định, theo đúng mục tiêu của từng dự án. 2. TK 313 chỉ hạch toán phần nợ gốc, còn tiền lãi được hạch toán trên TK 5118 4.4.2. Tài khoản sử dụng TK 313- Cho vay Bên Nợ: - Số tiền đã cho vay Bên Có: - Số nợ gốc cho vay đã thu hồi - Số nợ gốc cho vay đã được nhà tài trợ cho phép xóa nợ Số dư Nợ: - Số tiền gốc cho vay chưa thu hồi, chưa xử lý. TK 313 có 3 TK cấp 2: - TK 3131: Cho vay trong hạn - TK 3132 - Cho vay quá hạn - TK 3133 - Khoanh nợ cho vay 4.4.3. Các nghiệp vụ kế toán chủ yếu 1. Khi nhận vốn tài trợ của nước ngoài để làm vốn quay vòng nhưng chưa hoàn tất thủ tục ghi thu, ghi chi ngân sách, ghi: Nợ TK 111, 112 33
8. Có TK 521 (5212- Tiền hàng viện trợ- Chi tiết nguồn vốn viện trợ cho vay quay vòng) - Khi có những chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về số tiền viện trợ không hoàn lại để làm vốn vay quay vòng, ghi: Nợ TK 521 (5212) Có TK 462 – Nguồn kinh phí dự án (Chi tiết nguồn vốn viện trợ cho vay quay vòng) 2. Trường hợp có đủ chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về số tiền viện trợ không hoàn lại để làm vốn vay quay vòng, khi tiếp nhận, ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 462 – Nguồn kinh phí dự án 3. Khi nhận tiền do ngân sách nhà nước cấp vốn đối ứng làm vốn cho vay, ghi: Nợ TK 112 Có TK 462 – Nguồn kinh phí dự án (Chi tiết nguồn vốn đối ứng cho vay quay vòng) 4. Khi xuất tiền cho vay theo hợp đồng, khế ước và chứng từ xuất tiền cho vay, ghi: Nợ TK 313: cho vay (TK 3131: cho vay trong hạn) Có TK 111, 112 5. Số tiền lãi về các khoản cho vay đã thu được, ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 511: các khoản thu (TK 5118: thu khác) 6. Số lãi đã hoàn tất thủ tục, được xử lý theo qui định tài chính, bổ sung các nguồn kinh phí, ghi: Nợ TK 511 (5118) Có TK 461: Nếu bố sung nguồn kinh phí hoạt động Có TK 462: Nếu bố sung nguồn kinh phí dự án. 7. Khi thu hồi các khoản cho vay trong hạn, ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 313 (3131) 8. Khi đến hạn trả nhưng các đối tượng vay chưa trả nợ và không gia hạn nợ thì khoản nợ vay được chuyển sang nợ quá hạn, ghi: Nợ TK 313: Cho vay (TK 3132: cho vay quá hạn) 34
9. Có TK 313: Cho vay (TK 3131: cho vay trong hạn) 9. Các khoản thiệt hại về vốn cho vay do khách quan, được nhà tài trợ chấp nhận chuyển sang khoanh nợ chờ xử lý, ghi: Nợ TK 313: Cho vay (TK 3133: khoanh nợ cho vay) Có TK 313: Cho vay (TK 3131: cho vay trong hạn) Có TK 313: Cho vay (TK 3132: cho vay dài hạn) 4.5. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ 4.5.1. Nội dung Các khoản phải trả trong đơn vị hành chính sự nghiệp thường phát sinh trong các quan hệ giao dịch giữa đơn vị với người bán vật tư, hàng hóa, dịch vụ, tài sản cố định, kinh phí tạm thu, tạm giữ Nội dung cụ thể các khoản phải trả gồm: - Các khoản nợ phải trả cho người bán, người cung cấp hàng hóa, dịch vụ, vật tư, người nhận thầu về XDCB, sửa chữa lớn. - Các khoản nợ vay, lãi về nợ vay phải trả. - Giá trị tài sản chưa xác định được nguyên nhân chờ giải quyết. - Các khoản phải trả khác như: phạt bồi thường vật chất. 4.5.2. Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng tài khoản 331 - Các khoản phải trả để theo dõi các khoản nợ phải trả, tình hình thanh toán các khoản nợ của đơn vị với người bán, người cung cấp lao vụ, dịch vụ, người cho vay người nhận thầu và các khoản phải trả khác do tạm giữ, tạm thu các quỹ tài chính phát sinh trong đơn vị Để theo dõi từng khoản nợ phải trả cho các đối tượng thanh toán tài khoản 331 chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2: + TK 3311 -Phải trả người cung cấp: Phản ánh các khoản nợ vay và tình hình thanh toán các khoản nợ vay của đơn vị. + TK 3312 -Phải trả nợ vay: Phản ánh các khoản nợ vay và tình hình thanh toán các khoản nợ vay của đơn vị. + TK 3318 -Các khoản phải trả khác: Phản ánh tình hình thanh toán các khoản phải trả ngoài nội dung phản ánh ở TK 3311 và 3312 4.5.3. Kế toán các nghiệp vụ chủ yếu 1. Mua vật tư, hàng hóa, nhận lao vụ, dịch vụ của người bán, người cung cấp, nhận 35
10. khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành của bên B nhưng chưa thanh toán. Căn cứ vào hóa đơn bán hàng và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 152, 155, 241, 211 Nợ TK 661, 662, 631, 635 Có TK 331 (3311): Phải trả người cung cấp. 2. Trường hợp mua TSCĐ thì đồng thời xác định nguồn kinh phí sử dụng mua TSCĐ để ghi tăng nguồn kinh phí hình thành TSCĐ. + Nếu TSCĐ mua để dùng cho hoạt động thường xuyên, dự án: Nợ TK 661, 662, 635 Nợ TK 431 Có TK 466: Nguồn kinh phí hình thành TSCĐ 3. Vay tiền nhập quỹ, hoặc mua vật tư, TSCĐ, thanh toán khối lượng XDCB hoàn thành. Nợ TK 152, 155, 241, 211 Có TK 331 (3312): Phải trả nợ vay 4. Đối với các khoản nợ vay về mua TSCĐ và đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng khi tiến hành trả nợ tiền vay, ghi: + Tiền gốc: ghi: Nợ TK 331 (3312): Có TK 111, 112: Đồng thời chuyển nguồn kinh phí đầu tư hoặc quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp thành nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ, ghi: Nợ TK 4314, 441: Có TK 466 + Chi tiền lãi ghi: Nợ TK 661: Chi hoạt động (Vay dùng chi sự nghiệp) Nợ TK 631: Chi phí sản xuất, kinh doanh (Vay để đầu tư sản xuất, cung ứng dịch vụ) Có TK 111, 112 5. Trong mọi trường hợp phát hiện vật tư, tài sản thừa phải xem xét nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời. + Trường hợp tài sản thừa chờ xử lý 36
11. Nợ TK 111, 112, 152, 155. Có TK 331 (3318): Các khoản phải trả khác Khi có quyết định xử lý tài sản thừa, căn cứ quyết định xử lý ghi: Nợ TK 331 (3318): Các khoản phải trả khác Có TK 152, 155 Có TK 331 (3311) Có TK 461, 462 Có TK 661, 662, 631 + Trường hợp tài sản thừa xác định được ngay nguyên nhân và đã có quyết định xử lý. Căn cứ vào từng quyết định xử lý cụ thể, kế toán ghi: Nợ TK 111,112,155. Có TK 461, 462 Có TK 661, 662, 631 6. Thanh toán các khoản phải trả cho người bán, người nhận thầu về XDCB Nợ TK 331 (3311): Phải trả cho người bán Có TK 111, 112 Có TK 441, 461, 462 (Khi rút dự toán trả trực tiếp) Đồng thời, ghi Có TK 008 Có TK 009 7. Trả nợ tiền vay bằng tiền mặt, TGNH Nợ TK 331 (3312): Phải trả nợ vay Có TK 111, 112: 8. Cuối niên độ kế toán sau khi xác nhận nợ, tiến hành lập bảng thanh toán bù trừ giữa nợ phải trả và nợ phải thu của cùng một đối tượng. Nợ TK 331: Các khoản phải trả Có TK 311: Các khoản phải thu 4.6. KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI VIÊN CHỨC VÀ CÁC ĐỐI TƯỢNG KHÁC Chi về quỹ tiền lương cho CBCNV, học bổng cho học sinh, sinh viên, phụ cấp cho hạ sĩ quan chiến sĩ, lương hưu cho cán bộ nghỉ hưu trong các đơn vị HCSN là khoản chi thường xuyên cơ bản trong toàn bộ các khoản chi tiêu chủ yếu bằng tiền mặt và có liên quan đến nhiều chính sách chế độ kinh phí. Do đó, khi kế toán thanh 37
12. toán lương cho CBNV và các đối tượng khác, cần phải đảm bảo thực hiện đầy đủ các nguyên tắc về quản lý tiền lương và quản lý tiền mặt. Ngoài chế độ tiền lương, công chức còn được hưởng chế độ BHXH theo quy định và các khoản chi trả trực tiếp khác. 4.6.1. Chứng từ kế toán thanh toán + Bảng chấm công + Bảng thanh toán tiền lương + Bảng thanh toán học bổng + Giấy báo làm việc ngoài giờ + Hợp đồng giao khoán công việc, sản phẩm ngoài giờ 4.6.2. Tài khoản sử dụng * TK 334 - Phải trả công chức, viên chức Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán với công chức, viên chức trong đơn vị HCSN về tiền lương và các khoản phải trả khác. * TK 335: Phải trả các đối tượng khác Phản ánh tình hình thanh toán với các đối tượng khác trong đơn vị ngoài số tiền viên chức nhà nước về các khoản như: Học bổng, sinh hoạt phí trả cho sinh viên, học sinh, tiền trợ cấp thanh toán với các đối tượng hưởng chính sách chế độ. 4.6.3. Các nghiệp vụ kế toán chủ yếu 1. Tính tiền lương, học bổng, sinh hoạt phí phải trả cho cán bộ, viên chức, học sinh và các đối tượng khác phát sinh trong kỳ ghi: Nợ TK 635: Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Nợ TK 631: Chi hoạt động SXKD Nợ TK 661: chi hoạt động Nợ TK 662: Chi dự án Nợ TK 241: XDCB dở dang Có TK 334: Phải trả viên chức. Có TK 335- Phải trả các đối tượng khác 2. Thanh toán tiền lương, tiền thưởng, học bổng, sinh hoạt phí cho cán bộ, viên chức, ghi. Nợ TK 334: Phải trả viên chức Nợ TK 335- Phải trả các đối tượng khác 38
13. Có TK 111: Tiền mặt (trả tại đơn vị) Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc (kho bạc chi trả trực tiếp) 3. Các khoản tiền tạm ứng, bồi thường được khấu trừ vào lương, sinh hoạt phí, học bổng, ghi: Nợ TK 334: Phải trả viên chức. Nợ TK 335- Phải trả các đối tượng khác Có TK 312: Tạm ứng Có TK 311 (3118): Các khoản phải thu 4. Khi có quyết định trích quỹ cơ quan để thưởng cho viên chức và đối tượng khác, ghi: + Phản ánh số trích quỹ để thưởng Nợ TK 431: Quỹ cơ quan Có TK 334: Phải trả viên chức Có TK 335- Phải trả các đối tượng khác + Khi chi thưởng cho viên chức và đối tượng khác, ghi: Nợ TK 334: Phải trả viên chức Nợ TK 335- Phải trả các đối tượng khác Có TK 111: Tiền mặt Có TK 531: Sản phẩm, hàng hóa (nếu được trả bằng hiện vật) 5. Số BHXH, BHYT viên chức phải nộp, tính trừ vào lượng, ghi: Nợ TK 334: Phải trả viên chức Có TK 332 (3321, 3322) Các khoản phải nộp theo lương 6. Số BHXH phải trả cho viên chức tại đơn vị theo chế độ quy định, ghi: Nợ TK 332 (3321): Các khoản phải nộp theo lương Có TK 334: Phải trả viên chức 7. Đối với các đơn vị chi trả trợ cấp cho các đối tượng chính sách, khi chi trả, ghi Nợ TK 334: Phải trả viên chức Có TK 111: Tiền mặt Cuối kỳ, sau khi chi trả xong kết chuyển số chi thực tế vào chi phí hoạt động, ghi: Nợ TK 661: Chi hoạt động Có TK 334: Phải trả viên chức 8. Các khoản thu nhập tăng thêm phải trả cho cán bộ công chức, viên chức và người 39
14. lao động từ chênh lệch thu > chi của người lao động, ghi: Nợ TK 661: Chi hoạt động Có TK 334: Phải trả viên chức 4.7. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 4.7.1. Nội dung Theo chế độ hiện hành, các khoản nộp theo lương trong đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm 24% BHXH tính trên lương cấp bậc trong đó 17% tính vào chi phí các hoạt động, 7% do người lao động đóng góp; 4.5% BHYT tính trên lương cấp bậc trong đó 3% tính vào chi phí các hoạt động và 1.5% do người lao động đóng góp; 2% BHTN tính trên lương cấp bậc trong đó tính vào chi các hoạt động, 1% do người lao động đóng góp; 2% KPCĐ tính vào chi phí hoạt động. 4.7.2. Chứng từ kế toán + Phiếu nghỉ hưởng BHXH + Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội 4.7.3. Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng tài khoản 332 “Các khoản phải nộp theo lương” để phản ánh tình hình trích, nộp và thanh toán BHXH, BHYT và KPCĐ của đơn vị với người lao động trong đơn vị và các cơ quan quản lý quỹ xã hội. 4.7.4. Kế toán các nghiệp vụ chủ yếu 1. Hàng tháng trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN tính vào các khoản chi, ghi: Nợ TK 611 - Chi hoạt động Nợ TK 662 - Chi dự án Nợ TK 631 - Chi hoạt động sản xuất kinh doanh Có TK: 332 - Các khoản phải nộp theo lương 2. Tính số bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của công chức, viên chức phải nộp vào tiền lương tháng, ghi: Nợ TK 334 - phải trả viên chức Có TK 332 - Các khoản phải nộp theo lương 3. Khi đơn vị chuyển tiền nộp BHXH, KPCĐ, BHTN hoặc mua thẻ BHYT, ghi: Nợ TK 332: Các khoản phải nộp theo lương Có TK 111: Tiền mặt Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc 40
15. Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động 4. Trường hợp nộp thẳng khi rút dự toán kinh phí thì ghi Có TK 008: dự toán chi hoạt động Có TK 009: dự toán chi chương trinh, dự án 5. Khi nhận được số tiền cơ quan BHXH cấp cho đơn vị để trả cho các đối tượng hưởng BHXH, ghi: Nợ TK 111: Tiền mặt Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 332- Các khoản phải nộp theo lương 6. Khi nhận giấy phạt nộp chậm số tiền BHXH phải nộp, ghi: Nợ TK 3118: Các khoản phải thu (chờ xử lý phạt nộp chậm) Nợ TK 661: Chi hoạt động (chi hoạt động nếu được phép ghi chi) Có TK 3321: Các khoản phải nộp theo lương 7. BHXH phải trả cho công chức, viên chức theo chế độ quy định, ghi: Nợ TK 332- Các khoản phải nộp theo lương (3321) Có TK 334: Phải trả viên chức 8. Khi chi trả BHXH cho viên chức trong đơn vị, ghi Nợ TK 334: Phải trả viên chức Có TK 111: Tiền mặt Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc 9. Trường hợp tiếp nhận KPCĐ do cơ quan công đoàn cấp trên cấp, ghi: Nợ TK 111: Tiền mặt Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc Có TK 332- Các khoản phải nộp theo lương 10. Khi chi tiêu KPCĐ cho các hoạt động công đoàn tại cơ sở, ghi: Nợ TK 332- Các khoản phải nộp theo lương Có TK 111: Tiền mặt Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng, kho bạc 4.8. KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NHÀ NƯỚC 4.8.1. Nội dung Trong đơn vị HCSN các khoản phải thanh toán với ngân sách Nhà nước theo nghĩa vụ tài chính bắt buộc bao gồm: 41
16. - Thanh toán với ngân sách Nhà nước về các loại thuế theo luật định. - Thanh toán các khoản phí và lệ phí, thu sự nghiệp theo quy định phải nộp cho Nhà nước - Các khoản phải nộp khác (nếu có). 4.8.2. Tài khoản sử dụng. Kế toán sử dụng TK 333: các khoản phải nộp nhà nước để phán ánh các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản khác phải nộp và tình hình nộp các khoản thuế, phí, lệ phí cho Nhà nước. TK 333 có các TK cấp 2 + TK 3331: Thuế GTGT phải nộp + TK 3332: Phí và lệ phí + TK 3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp. + TK 3337: Thuế khác ( thuế TTĐB, thuế XNK) + TK 3338: Các khoản phải nộp khác. 4.8.3. Các nghiệp vụ kế toán chủ yếu 4.8.3.1. Kế toán thanh toán với ngân sách Nhà nước về thuế GTGT Các đơn vị HCSN thuộc diện chịu thuế GTGT phải đăng ký kê khai, nộp thuế GTGT theo luật định và kế toán phải tuân thủ một số nguyên tắc sau: Đối với đơn vị áp dụng phương pháp khấu trừ: + Số tiền thu bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ, thanh lý, nhượng bán TSCĐ thuộc diện chịu thuế GTGT được phản ánh trên TK 531-Thu hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ - là số tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ chưa có thuế GTGT + Giá trị vật liệu, dụng cụ, hàng hóa, TCSĐ, dịch vụ mua vào dùng cho hoạt động SXKD chịu thuế GTGT là giá mua không có thuế GTGT Đối với đơn vị áp dụng phương pháp trực tiếp: Số tiền thu bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ, thanh lý, nhượng bán TSCĐ thuộc diện chịu thuế GTGT được phản ánh trên TK 531 “Thu hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ” là tổng giá thanh toán Tổng giá thanh toán = Giá bán + Thuế GTGT Giá trị vật liệu, dụng cụ, hàng hóa, TCSĐ, dịch vụ mua vào là tổng giá thanh toán có cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán) Số thuế GTGT phải nộp = GTGT x thuế suất (%) thuế GTGT 42
17. Giá trị gia tăng = Giá bán của hàng - Giá mua của hàng 4.8.4.2. Tài khoản sử dụng. Tài khoản này có 2 TK cấp 3 + TK 31131: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ. TK này phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của vật tư, hàng hóa, dịch vụ mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT. + TK 31132: Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ. TK này phản ánh thuế GTGT đầu vào của quá trình đầu tư, mua sắm TSCĐ thuộc nguồn vốn kinh doanh dùng vào hoạt độnh SXKD hàng hóa, dịch vị chịu thuế GTGT. - Tài khoản 3331 - Thuế GTGT phải nộp Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT phải nộp, số thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp vào NSNN của các đơn vị HCSN có hoạt động SXKD chịu thuế GTGT. TK 3331 chi tiết thành 2 tài khoản cấp 3 + TK 33311: Thuế GTGT đầu ra của hàng hóa, sản phẩm dịch vụ bán ra + TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu 4.8.4.3 Kế toán các nghiệp vụ chủ yếu a) Kế toán thuế GTGT đầu vào (Theo phương pháp khấu trừ) 1. Khi mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ, TSCĐ dùng vào hoạt động SXKD chịu thuế GTGT thì giá trị các loại vật tư, hàng hóa, dịch vụ, TSCĐ nhập kho là giá chưa có thuế chưa có thuế GTGT Nợ TK 152, 155: Giá thực tế nhập kho Nợ TK 631: Dùng ngay cho SXKD Nợ TK 211, 213: Nguyên giá TSCĐ dùng vào SXKD Nợ TK 311 (3113): Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112, 3311 Tổng giá thanh toán 2. Khi mua hàng hóa bán ngay cho khách hàng. Nợ TK 531: Phản ánh giá thực tế mua hàng Nợ TK 311 (3113): Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112, 331- Tổng giá thanh toán 3. Khi nhập khẩu hàng hóa, vật tư, TSCĐ thuộc diện chịu thuế GTGT dùng vào SXKD 43
18. + Khi nhận hàng nhập khẩu kế toán ghi theo tổng giá thanh toán Nợ TK 152, 153, 155, 211, 213 Có TK 3337 (chi tiết thuế nhập khẩu) Có TK 111, 112 + Đồng thời phản ánh thuế GTGT hàng hóa nhập khẩu phải nộp được khấu trừ. Nợ TK 311 (3113): Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 333 (33312): Thuế GTGT đầu ra phải nộp 4. Đối với hàng hóa, vật tư, dịch vụ, lao vụ dùng đồng thời cho SXKD và chi hoạt động thường xuyên, chi dự án, cho thực hiện đơn đặt hàng của Nhà nước. + Khi mua về nhập kho Nợ TK 152, 153, 155: Giá thực tế nhập kho Nợ TK 311 (3113): Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112, 331- Tổng giá thanh toán + Cuối kỳ, kế toán xác định thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và số không được khấu trừ Nợ TK 661: Thuế GTGT không được khấu trừ tính vào chi hoạt động Nợ TK 662: Thuế GTGT không được khấu trừ tính vào chi dự án Có TK 3113: Thuế GTGT được khấu trừ. b) Kế toán thuế GTGT đầu ra 1. Khi bán hàng hóa, dịch vụ thuộc diện chịu thuế GTGT, kế toán phải ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, thuế GTGT phải nộp và tổng giá thanh toán: Nợ TK 111, 112, 331: tổng giá thanh toán Có TK 333 (33311): Thuế GTGT đầu ra Có TK 531: Thu hoạt động sản xuất (giá bán chưa có thuế) 2. Khi phát sinh thu thanh lý, nhượng bán TSCĐ thuộc diện chịu thuế GTGT Nợ TK 111, 112, 331: tổng giá thanh toán Có TK 333 (33311): Thuế GTGT đầu ra Có TK 531: Thu hoạt động sản xuất (giá bán chưa có thuế) 3. Khi nhập khẩu vật tư, thiết bị, hàng hóa Nợ TK 152, 155, 531: Giá chưa có thuế GTGT Có TK 333 (3337): chi tiết thuế nhập khẩu Có TK 111, 112, 331 44
19. Đồng thời phản ánh số thuế GTGT phải nộp của hàng hóa nhập khẩu + Trường hợp nhập khẩu hàng hóa dùng cho hoạt động SXKD hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT khấu trừ Nợ TK 311 (3113): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 333 (33312): Thuế GTGT hàng nhập khẩu + Trường hợp nhập khẩu vật tư, hàng hóa, TSCĐ dùng vào hoạt động SXKD hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT hoặc hoạt động HCSN Nợ TK 152, 155, 211, 531, 661, 662 Có TK 333 (33312): Thuế GTGT hàng nhập khẩu 4. Xuất quỹ hoặc rút TGNH nộp thuế vào NSNN Nợ TK 333 (33312) Có TK 111, 112 5. Cuối kỳ, kế toán tính, xác định số thuế GTGT phải nộp + Nếu số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ số thuế GTGT đầu ra phát sinh thì số thuế GTGT đầu vào còn lại được khấu trừ tiếp vào kỳ tính thuế sau hoặc được xét hoàn thuế. - Đơn vị nhận tiền NSNN hoàn lại thuế GTGT đầu vào Nợ TK 111, 112 Có TK 311 (3113) - Đơn vị được giảm thuế GTGT + Nếu được giảm trừ vào số thuế GTGT phải nộp Nợ TK 333 (3331) Có TK 531, 511 (5118) + Nếu thuế GTGT được NSNN trả lại bằng tiền Nợ TK 111, 112 Có TK 531, 511 (5118) 4.8.3.2. Kế toán thuế thu nhập doanh nghiệp a) Nguyên tắc hạch toán 45
20. Các đơn vị HCSN có tổ chức hoạt động SXKD và có lãi là đối tượng chịu thuế TNDN theo quy định của luật thuế TNDN. Đơn vị phải kê khai thuế TNDN cho cơ quan thuế. Hàng tháng, quý đơn vị tiến hành tạm nộp số tiền thuế TNDN đầy đủ, đúng hạn vào NSNN theo thông báo nộp thuế của cơ quan thuế. b) Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng tài khoản 3334 -Thuế thu nhập doanh nghiệp: Phản ánh số thuế TNDN phải nộp và tình hình nộp TNDN vào NSNN của các đơn vị HCSN có tổ chức SXKD phải nộp thuế TNDN Kết cấu và nội dung TK 3334 như sau: Bên Nợ: - Số thuế TNDN đã nộp vào NSNN - Số thuế TNDN được giảm trừ vào số phải nộp - Số chênh lệch giữa số thuế TNDN phải nộp theo thông báo hàng quý của cơ quan thuế lớn hơn số thuế TNDN thực tế phải nộp khi báo cáo quyết toán thuế năm được duyệt. Bên Có: Số thuế TNDN phải nộp Số dư bên Có: Số thuế TNDN còn phải nộp vào NSNN Số dư bên Nợ: Số thuế TNDN đã nộp lớn hơn số phải nộp (số thuế nộp thừa) c) Kế toán các nghiệp vụ chủ yếu 1. Hàng tháng, quý căn cứ vào thông báo thuế của cơ quan thuế về số thuế TNDN phải nộp theo kế hoạch: Nợ TK 421: Chênh lệch thu chi chưa xử lý Có TK 333 (3334): Thuế TNDN phải nộp 2. Khi nộp thuế TNDN vào NSNN Nợ TK 333 (3334) Có TK 111, 112 3. Cuối năm, khi báo cáo quyết toán thuế được duyệt, xác định số thuế TNDN phải nộp + Trường hợp 1: Thuế TNDN phải nộp thực tế > số phải nộp theo thông báo hàng quý của cơ quan thuế, hạch toán số phải nộp thêm. Nợ TK 421: Chênh lệch thu chi chưa xử lý 46
21. Có TK 333 (3334): Thuế TNDN phải nộp + Trường hợp 2: Thuế TNDN phải nộp thực tế < số phải nộp theo thông báo hàng quý của cơ quan thuế, ghi: Nợ TK 333 (3334): Thuế TNDN phải nộp Có TK 421: Chênh lệch thu chi chưa xử lý 4. Trường hợp được giảm thuế TNDN Nợ TK 333 (3334): Thuế TNDN Có TK 421: Chênh lệch thu chi chưa xử lý 47