Bài giảng Kế toán máy - Chương II: Xây dựng cơ sở dữ liệu cho một chương trình kế toán

Nội dung text: Bài giảng Kế toán máy - Chương II: Xây dựng cơ sở dữ liệu cho một chương trình kế toán

1. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng CHƯƠNG II XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CHO MỘT CHƯƠNG TRÌNH KẾ TOÁN MỤC TIÊU • Cung cấp kiến thức nhằm giúp sinh viên hiểu biết toàn diện về hệ thống bảng mã kế toán tại các doanh nghiệp. • Nắm vững yêu cầu, nguyên tắc thiết lập bảng mã kế toán nhằm nâng cao khả năng tiếp cận và quản lý các đối tượng kế toán tại các doanh nghiệp. • Tăng cường khả năng thực hành thiết kế bảng mã kế toán tại một số doanh nghiệp đặc trưng. SỐ TIẾT: 13 I. Hệ thống bảng mã kế toán I.1 Mục đích thiết lập hệ thống bảng mã kế toán Mục đích thiết lập hệ thống bảng mã kế toán: đăng ký, khai báo hệ thống các đối tượng kế toán cần theo dõi tại doanh nghiệp. Điều này tương ứng với việc mở sổ theo dõi các đối tượng kế toán trong kế toán thủ công. I.2 Một số vấn đề về mã hoá đối tượng kế toán trên máy vi tính * Mã hoá: là quá trình sử dụng một bộ các ký tự để nhận diện duy nhất các đối tượng cần quản lý. * Mục đích mã hoá đối tượng kế toán: - Tránh nhầm lẫn các đối tượng kế toán. - Truy cập dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng - Phân định và tổ chức các phần hành kế toán riêng biệt, rõ ràng một cách khoa học, tạo thuận lợi tốt nhất trong công tác đối chiếu, quản lý công nợ, xử lý thừa thiếu tiền vốn, vật tư, hàng hóa. Ngoài ra thông qua mã hóa, việc truy tìm số liệu sẽ khó khăn, chậm chạp nếu không nắm được bộ mã kế toán. Điều này, giúp ta bảo mật được thông tin cần quản lý đối với các đối tượng bên ngoài. * Yêu cầu mã hóa đối tượng kế toán Để công tác mã hóa các đối tượng kế toán mang tính khoa học, tạo thuận lợi cho việc quản lý dữ liệu, cập nhật số liệu và nhất là truy xuất thông tin, yêu cầu bộ mã được xây dựng phải đảm bảo các yếu tố: gọn, đủ, dễ nhớ, dễ bổ sung và nhất quán trong tên gọi các đối tượng được mã hóa. a. Có độ dài gọn và đủ: yêu cầu này đòi hỏi phải xác định phạm vi quản lý gồm bao nhiêu loại, mỗi loại có bao nhiêu đối tượng. Vì vậy, muốn xác định độ dài của bộ mã ta phải phân loại đối tượng. Trên cơ sở phân loại này, ta định ra độ dài của bộ mã gồm bao nhiêu ký tự là phù hợp. b. Dễ nhớ : Thông thường mã hóa là một loạt các ký hiệu khó nhớ, nhất là đơn vị SXKD có qui mô hoạt động lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và thường xuyên. Việc đặt mã số phải mang các đặc điểm nhằm giúp người quản lý gợi nhớ. Điều này sẽ giúp việc truy xuất thông tin thuận lợi và nhanh chóng. Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 14
2. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng c. Dễ bổ sung: yêu cầu này đòi hỏi bộ mã phải đủ dài để khi có bất kỳ phát sinh mới nào cũng có thể bổ sung vào bộ mã được. Điều này ngăn ngừa tình trạng bộ mã sẽ quá tải, không đủ chứa khi lượng vật tư, hàng hóa hoặc khách hàng tăng lên ngoài dự kiến. d. Tính nhất quán: Trong ghi chép tên khách hàng hoặc vật tư, hàng hóa, yêu cầu này đòi hỏi một khách hàng hoặc loại vật tư, hàng hóa chỉ được thống nhất một tên gọi. Một mặt hàng có nhiều tên gọi chắc chắn sẽ gây nhầm lẫn trong việc mã hóa, cập nhật và truy xuất dữ liệu. Nhất là khi bộ mã lớn khoản vài ngàn mẩu tin, thì việc một mặt hàng, hoặc khách hàng có nhiều tên gọi sẽ dẫn đến có nhiều mã số, và như vậy sẽ có nhiều kết quả cho cùng một đối tượng được quản lý, kết quả dễ bị sai lệch. II Hệ thống bảng mã kế toán trong các doanh nghiệp II.1 Khái niệm, nguyên tắc thiết lập bảng m㠛 Bảng mã (danh mục) là một khái niệm mới do yêu cầu của việc ứng dụng tin học. Ta cần lập bảng mã cho những nội dung cần quản lý theo tên, tên đối tượng kế toán bắt buộc phải thống nhất trong suốt quá trình làm việc. Các mã sẽ được dùng thay cho tên tương ứng trong các thao tác tìm kiếm và tính toán bởi mã ngắn gọn hơn, chính xác hơn dẫn tới việc thực hiện lưu trữ ít tốn chỗ hơn và thời gian xử lý ngắn hơn. Tuy vậy, chúng có yếu điểm là không quen thuộc đối với kế toán thủ công. Việc gán mã hiệu cho các đối tượng kế toán phải tuân theo những tiêu chuẩn nhất định. Khi mã hoá các đối tượng kế toán nếu tuân theo một tiêu chuẩn nhất định sẽ giúp cho việc quản lý các đối tượng kế toán chặt chẽ hơn, đảm bảo tính khoa học. Tiêu chuẩn quy định các ký tự phải thống nhất cho toàn bộ chương trình, và cho toàn bộ các đối tượng kế toán được mã hoá. Các tài khoản cấp I được thiết lập phải căn cứ vào hệ thống tài khoản do Bộ tài chính ban hành, tuỳ vào điều kiện thực tế của doanh nghiệp để có thể mở thêm các tài khoản cấp II, III, IV › Hệ thống các công cụ, đối tượng kế toán bao gồm hệ thống các tài khoản, danh mục khách hàng, danh mục vật tư hàng hoá, tài sản cố định, hệ thống kho, được mã hoá một cách khoa học. Các đối tượng này thường được thiết lập trực tiếp trên các bảng mã. Khi một chương trình kế toán máy mới đưa vào sử dụng, phải thiết lập các đối tượng kế toán phục vụ cho quá trình làm việc. Tuy nhiên, do những nguyên nhân khách quan hay chủ quan nên các đối tượng kế toán thường xuyên thay đổi. Vì vậy, các bảng mã kế toán bao giờ cũng được thiết kế linh hoạt cho phép kế toán viên có thể bổ sung, loại bỏ, sửa đổi một số nội dung liên quan đến các đối tượng kế toán cần quản lý. Mỗi một doanh nghiệp tuỳ vào đặc điểm sản phẩm, hàng hoá, vật tư; đặc điểm sản xuất kinh doanh, nhu cầu thông tin có thể có cách gán mã riêng. Tuy nhiên, trên thực tế, trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đều tồn tại những bảng mã cơ bản sau: - Bảng mã tài khoản dùng để khai báo mã hiệu và tên các tài khoản tương ứng. Việc gán mã cho một đối tượng kế toán trong bảng mã tài khoản có ý nghĩa tương tự như việc mở sổ kế toán để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến đối tượng kế toán đó. - Bảng mã chi tiết đơn vị, khách hàng dùng để khai báo, đăng ký, gán mã cho từng khách hàng, đơn vị nhằm mục đích mở sổ chi tiết theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến từng đơn vị, khách hàng. - Bảng mã vật tư, hàng hoá: dùng khai báo tên vật tư, hàng hoá, quy cách, đơn vị tính cho các loại vật tư, hàng hoá, thành phẩm cần theo dõi tại doanh nghiệp. Việc đăng ký mã hiệu cho vật tư, hàng hoá trong bảng mã vật tư, hàng hoá tương ứng với việc mở thẻ (sổ) chi tiết để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vật tư, hàng hoá, thành phẩm trong kế toán thủ công. Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 15
3. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng - Bảng mã kho: dùng khai báo, đăng ký mã tương ứng cho các kho phục vụ cho việc quản lý, theo dõi các kho trong doanh nghiệp. - Bảng mã TSCĐ: Việc đăng ký mã hiệu TSCĐ trong bảng mã TSCĐ tương ứng với việc mở thẻ (sổ) chi tiết TSCĐ để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến TSCĐ trong kế toán thủ công. V Nguyên tắc thiết lập bảng mã: + Mỗi một đối tượng kế toán được mã hoá bởi một mã hiệu trong một bảng mã. + Mã hiệu phải được dùng để thay thế cho tên của đối tượng đó trong suốt quá trình hạch toán. + Mã hiệu phải ngắn gọn, dễ nhớ. II.2 Nội dung, cấu trúc một số bảng mã kế toán cơ bản Việc mã hóa đối tượng kế toán trên máy vi tính rất đa dạng, tùy theo tính chất, đặc thù và công dụng của từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà chúng cần phải được thiết lập bộ mã riêng sao cho phù hợp. Sau đây là một số bộ mã kế toán cơ bản nhất trong công tác mã hóa kế toán trên máy của bất kỳ dạng nghiệp vụ nào. II.2.1 Bảng mã tài khoản Mục đích: Đăng ký các tài khoản sẽ được sử dụng chính thức tại doanh nghiệp để ghi trên chứng từ kế toán. Việc gán mã cho một đối tượng kế toán trong chương trình phần mềm kế toán có ý nghĩa tương tự như việc mở sổ kế toán để quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Bộ mã hệ thống tài khoản (còn gọi là danh mục tài khoản) được sử dụng để quản lý hệ thống các tài khoản, xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán. Hầu hết mọi thông tin kế toán đều được phản ánh trên tài khoản. Hệ thống tài khoản của các tổ chức cần được xây dựng dựa trên bộ mã chuẩn của Bộ tài chính ban hành. Bộ mã này đã được thiết kế rất khoa học và nó hầu như đáp ứng được yêu cầu quản lý kế toán về hệ thống tài khoản thống nhất hiện hành của hầu hết các doanh nghiệp. Tuy nhiên, do đặc điểm về qui mô hay đặc điểm quản lý, để phản ánh được toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của từng tổ chức, các doanh nghiệp được phép mở thêm các tiểu khoản trên cơ sở hệ thống tài khoản chuẩn. Do vậy các tài khoản mở rộng cũng cần được mã hóa sao cho dễ nhớ để kiểm tra và quan trọng là phải theo đúng nguyên tắc thiết lập mã tài khoản của Bộ đã ban hành. Theo qui tắc này, nếu là tài khoản cấp 1 ta thêm một chữ số để thiết lập tài khoản cấp 2, và thêm tiếp vào sau đó một chữ số để hình thành tài khoản cấp 3. Các ký tự số thêm vào của từng tài khoản được mở rộng phải đảm bảo theo thứ tự từ nhỏ đến lớn phù hợp với yêu cầu chi tiết cần quản lý. Khi đã mở các tài khoản chi tiết theo dõi cụ thể từng loại đối tượng kế toán, nghiệp vụ liên quan đến tài khoản chi tiết nào thì hạch toán vào tài khoản chi tiết đó, không được hạch toán vào tài khoản tổng hợp, nhưng khi tìm kiếm hoặc in sổ sách, người sử dụng có thể lọc theo cả tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết. Để tránh sai sót trong quá trình làm việc, cần đảm bảo nguyên tắc: các tài khoản theo dõi đối tượng kế toán khác nhau không được trùng mã hiệu. Sau khi tiến hành đăng ký các tài khoản cần thiết cho quá trình làm việc, cần tiến hành lưu file cơ sở dữ liệu để tránh bị sửa đổi. II.2.2 Bảng mã chi tiết đơn vị, khách hàng * Mục đích: dùng để mở các trang sổ chi tiết quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến từng khách hàng, đơn vị. Đơn vị hay khách hàng được quy định tuỳ thuộc vào tài khoản đó cần theo dõi chi tiết cho các đối tượng trong hay ngoài đơn vị. Khách hàng là những đối tượng bên ngoài doanh nghiệp có mối quan hệ mua bán với doanh nghiệp, bao gồm những đối tượng mua các sản phẩm của doanh Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 16
4. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng nghiệp hay nhà cung cấp nguyên vật liệu, hàng hoá cho doanh nghiệp Khách hàng có thể là một cá nhân, một tổ chức hay một doanh nghiệp. Khác với khách hàng, đơn vị là những bộ phận thuộc doanh nghiệp, nằm bên trong doanh nghiệp. *Bảng mã chi tiết khách hàng, đơn vị là bộ mã khá quan trọng và được sử dụng thường xuyên, phục vụ cho yêu cầu quản lý chi tiết công nợ khách hàng. Đối tượng khách hàng mã hóa ở đây bao gồm: công nợ với người ngoài xí nghiệp, công nợ nội bộ xí nghiệp (kể cả cấp trên và cấp dưới xí nghiệp). Theo mục đích và yêu cầu quản lý, xí nghiệp có thể xây dựng phần mềm kế toán quản lý công nợ theo các đặc điểm sau: - Quản lý công nợ tổng hợp thực hiện chung cho tất cả các khách hàng, có thể gọi là tổng hợp công nợ theo từng tài khoản. Dữ liệu thường được truy xuất vào cuối kỳ quyết toán (quý, năm) nhằm xác định được số nợ phải thu, phải trả của từng khách hàng cho từng tài khoản công nợ mà xí nghiệp đang quản lý. - Chi tiết công nợ khách hàng quản lý theo thời gian, phần này được thiết kế nhằm theo dõi công nợ riêng cho một khách hàng như một bảng liệt kê lý lịch công nợ giao dịch từ khi phát sinh đến khi kết thúc thanh lý. Nó giúp ta thuận tiện theo dõi và đối chiếu công nợ một cách thường xuyên. Thông tin có thể truy xuất trong suốt thời gian phát sinh công nợ đến thời điểm cần truy xuất, hoặc trong một giai đoạn bất kỳ nhất định nào đó của công nợ mà ta đang quản lý. Để dễ nhớ trong cập nhật và truy xuất thông tin về công nợ khách hàng, bộ mã khách hàng sẽ được xây dựng theo qui ước sau: - Bộ mã bao gồm một số ký tự mà độ dài của nó được xây dựng theo yêu cầu về qui mô quản lý của xí nghiệp. Ký tự đầu tiên thể hiện loại công nợ khách hàng đang theo dõi, chẳng hạn ta có thể đặt số 1 là loại đối tượng công nợ khách hàng nước ngoài, số 2 dành cho loại đối tượng công nợ trong nước và số 3 là loại công nợ dành cho nội bộ xí nghiệp. Ký tự thứ 2 thể hiện tên tắt của khách hàng. Các ký tự còn lại dùng chỉ thứ tự của khách hàng có cùng tên viết tắt Qua cách thiết kế mã số như trên cho thấy khi đọc mã số của một khách hàng ngay lập tức ta có thể hình dung được phần nào đối tượng đang được quản lý. Mỗi khách hàng được nhận diện bằng một mã hiệu gọi là mã khách hàng. Có nhiều phương pháp mã hoá khác nhau có thể áp dụng cho danh mục khách hàng. Tuỳ quy mô và phạm vi giao dịch mà quyết định phương pháp mã hoá cho phù hợp và hiệu quả. Có thể tham khảo cách xây dựng bộ mã khách hàng như sau: - Trong trường hợp lượng khách hàng lớn, có thể dùng phương pháp đánh số lần lượt, tăng dần theo phát sinh của khách hàng mới bắt đầu từ 1,2,3, Ưu điểm của phương pháp này là các khách hàng có tính tuần tự, hổ trợ người dùng nhanh chóng bằng cách khỏi cần gõ mã tiếp theo. Tuy nhiên, mã kiểu này không mang một ý nghĩa gợi nhớ. - Trong trường hợp lượng khách hàng không nhiều, có thể thực hiện mã hoá theo tên viết tắt hoặc ghép các chữ cái đầu trong tên của khách hàng. Cách mã hoá này mang tính gợi nhớ cao. - Cách mã hoá theo kiểu khối cũng có thể được sử dụng để mã hoá khách hàng, theo đó mã gồm hai khối: khối nhóm khách và khối số thứ tự tăng dần của khách trong mỗi nhóm. Việc tạo nhóm khách hàng có thể tiến hành theo tiêu thức địa lý hay theo tính chất tổ chức công việc. Hình thức mã hoá này cho khả năng lập nhóm và tổng hợp cao. * Một số điểm cần lưu ý khi thành lập mã khách hàng: - Không được sử dụng một mã cho hai khách hàng khác nhau. - Không được đưa một mã là thành phần của một mã khác vào sử dụng. - Nên mã hoá sao cho tất cả các mã khách đều có độ dài giống nhau. Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 17
5. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng Thông qua mã khách hàng ta có thể xem các báo cáo chi tiết phản ánh công nợ của từng khách hàng cũng như báo cáo tổng hợp phán ánh tình hình công nợ của toàn công ty. Chương trình kế toán sẽ tự động gộp theo danh mục khách hàng các phát sinh, số dư tài khoản để có các sổ tổng hợp phát sinh, số dư các tài khoản công nợ theo từng đối tượng, để cho ra các sổ tổng hợp công nợ. U Điều kiện để thiết lập bảng mã chi tiết đơn vị, khách hàng: Tất cả các tài khoản doanh nghiệp muốn sử dụng để theo dõi chi tiết đơn vị hay khách hàng đều phải được định nghĩa, thiết lập ở trong bảng mã tài khoản và có giá trị theo dõi chi tiết từng khách hàng, đơn vị. II.2.3 Bảng danh điểm vật tư, hàng hóa Mục đích: Dùng để cập nhật, xem, lưu giữ danh mục hàng hoá, vật tư cần theo dõi tại doanh nghiệp. Đăng ký một danh mục vật tư, hàng hoá tương ứng với việc mở thẻ kho cho vật tư, hàng hoá đó trong kế toán thủ công. Đặc tính của việc của việc quản lý vật tư, hàng hóa có liên quan đến quản lý kho hàng và sau đến là quản lý theo lô hàng. Như vậy khi thiết kế bộ mã vật tư hàng hóa phải đảm bảo sao cho khi đọc một mã số bất kỳ nào đó người quản lý có thể hình dung ra loại vật tư, hàng hóa đó đang nằm trong kho hàng nào. Yếu tố này cần thiết và quan trọng hơn khi đơn vị có loại vật tư hàng hóa cần theo dõi quản lý chi tiết. Cách xây dựng bộ mã vật tư hàng hóa cũng tương tự như mã khách hàng nhưng chi tiết hơn, nên đòi hỏi ký tự bộ mã phải nhiều hơn. Dưới đây là cách xây dựng bộ mã vật tư hàng hóa tiêu biểu. + Đầu tiên ta dùng ký tự đầu dạng chữ để chỉ mã cho hàng, sau đó cũng là một ký tự dạng chữ để chỉ khu vực kho, tiếp theo là hai ký tự dãy số hộc ngăn kéo chứa loại hàng hóa vật tư đó, sau cùng là các ký tự hỗn hợp biểu thị số thứ tự đăng ký của vật tư, hàng hóa đó. Trên đây, giới thiệu cách thiết kế một số bộ mã kế toán cơ bản rất thông dụng mà một vài cơ quan, xí nghiệp đã thực hiện để quản lý kế toán trên máy tính. Qua thực tế nó thể hiện được nét ưu điểm dễ sử dụng, dễ cập nhật, dễ truy xuất, dễ điều chỉnh và dễ quản lý. Tùy theo đặc điểm và điều kiện quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp, cách xây dựng bộ mã mang tính độc đáo riêng. Song bộ mã được xây dựng còn phải mang tính khoa học, tiện dụng, phục vụ tốt cho quá trình vận hành kế toán trên máy vi tính. * Cấu trúc của một bảng mã danh điểm vật tư, hàng hoá Tuỳ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhu cầu quản lý vật tư, hàng hoá để thiết lập bảng mã danh điểm vật tư, hàng hoá phù hợp. Các bảng mã vật tư ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh khác nhau sẽ có nội dung, cấu trúc khác nhau tuỳ theo đặc điểm sản xuất, nhu cầu quản lý của doanh nghiệp, nhưng thông thường cấu trúc của một bảng mã danh điểm vật tư, hàng hoá gồm các nội dung sau: - Tên vật tư, hàng hoá: dùng đăng ký chi tiết tên vật tư, hàng hoá cần theo dõi trong doanh nghiệp. - Mã vật tư: Mỗi vật tư đều đi liền với một mã. Độ dài mã vật tư được đăng ký tuỳ theo yêu cầu quản lý vật tư, hàng hoá của doanh nghiệp. Trong quá trình sản xuất kinh doanh, các vật tư, hàng hoá cần quản lý ở doanh nghiệp có thể thay đổi do nhiều nguyên nhân. Một số mặt hàng của doanh nghiệp bị thua lỗ trong nhiều kỳ và doanh nghiệp quyết định ngừng sản xuất kinh doanh mặt hàng này chuyển sang kinh doanh mặt hàng mới nên cần phải loại bỏ những mặt hàng cũ đã được mã hoá trong bảng mã vật tư, hàng hoá. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần bổ sung thêm vào bảng mã vật tư, hàng hoá những loại Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 18
6. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng vật tư, hàng hoá mới. Do vậy, việc thêm mới, sửa đổi, loại bỏ vật tư, hàng hoá là tất yếu và cần thiết. Một bảng mã vật tư, hàng hoá được lập trình sẽ cho phép kế toán sửa đổi nội dung, thêm mới, xoá bỏ vật tư, hàng hoá phù hợp với yêu cầu quản lý hiện tại của doanh nghiệp. Mặt khác, trong bảng mã danh điểm vật tư, các vật tư, hàng hoá được cập nhật thường xuyên và không theo thứ tự nhất định dẫn tới việc truy xuất thông tin sẽ khó khăn. Do vậy, cần tiến hành sắp xếp các vật tư, hàng hoá được đăng ký theo vần đầu tên vật tư, hàng hoá; hoặc theo loại vật tư, hàng hoá, II.2.4 Bảng mã chứng từ Đây là bộ mã quen thuộc nhất đối với người làm công tác kế toán. Về nguyên tắc, việc mã hóa thông tin trên máy tính cũng không khác nhiều so với việc mã hóa thủ công. Tuy nhiên cũng có một số điểm khác biệt : + Bộ mã chứng từ : Thường gồm ba vùng, số chứng từ, thời gian lập chứng từ (tháng và năm ), ký hiệu phân loại chứng từ. + Số chứng từ : Là số thứ tự đăng ký của chứng từ. +Thời gian lập chứng từ (tháng và năm): Thông thường chỉ cần ghi tháng phát sinh nghiệp vụ. +Ký hiệu phân loại chứng từ: Thường ta ký hiệu bằng các chữ cái đầu của loại chứng từ; chẳng hạn phiếu chi (PC), phiếu thu (PT), phiếu xuất kho (XK), kết chuyển công nợ (KCCN), kết chuyển giá thành (KCZ), khấu hao tài sản được ghi là KH. Điều này cũng thỏa mãn yêu cầu về tính dễ nhớ khi thực hiện truy cập thông tin đã được mã hóa. Ngoài ra khi truy xuất số liệu, máy có thể căn cứ vào số chứng từ đã được mã hóa để sắp xếp và phân loại theo thời gian và tính chất của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (PC, PT, KH, KC, TS ) nhằm thỏa mãn yêu cầu của người quản lý. III. Hướng dẫn thực hành III.1 Danh mục tài khoản Danh mục tài khoản của công ty ABC được xây dựng dựa theo hệ thống tài khoản được thống nhất theo qui định của chế độ kế toán Việt Nam. Các TK154, 621, 622, 627, mở thêm các tiểu khoản 154PXA, 154PXB, 621PXA, 621PXB, 622PXA, 622PXB, 6271C, 6271PXA, 6271PXB, để theo dõi, tập hợp chi phí và tính giá thành cho các sản phẩm ở phân xưởng A, B. III.2 Danh mục khách hàng, nhà cung cấp và các đối tượng công nợ Để phân biệt các khách hàng, nhà cung cấp và các đối tượng công nợ khác nhau sẽ sử dụng hệ thống mã hoá như sau: Đối tượng công nợ Cách mã hoá Khách hàng KH Nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ NB Nhân viên trong cty NV Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 19
7. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng III.3 Danh mục kho hàng Kho vật tư Cách mã hoá Kho hàng hoá KHH Kho thành phẩm KTP Kho nhiên liệu KNL Kho công cụ, dụng cụ KCC Kho vật liệu chính KVLC Kho đại lý KDLD1 Kho đại lý của khách hàng H1 KDLH1 Kho đại lý của khách hàng H3 KDLH3 III.4 Danh mục nhóm hàng hóa, vật tư Hàng hoá, vật tư Cách mã hóa Hàng hóa HH Thành phẩm TP Công cụ CC Nhiên liệu NL Phụ tùng PT Vật liệu chính VLC Vật liệu phụ VLP Danh mục hàng hóa, vật tư Hàng hóa, vật tư Cách mã hóa Hàng hóa HH* Thành phẩm TP* Công cụ CC* Nhiên liệu NL* Phụ tùng PT* Vật liệu chính VLC* Vật liệu phụ VLP* III.5 Danh mục tài sản cố định Tài sản cố định Cách mã hóa Nhà xưởng vật kiến trúc NXKT* Máy móc, thiết bị MMTB* Phương tiện vận tải, truyền dẫn PTVT* Thiết bị, dụng cụ quản lý TBQL* III.6 Trình tự cập nhật các danh mục Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 20
8. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng Danh mục Menu cập nhật Danh mục mã đơn vị cơ sở Hệ thống/ Danh mục từ điển và tham số tùy chọn/ Danh mục đơn vị cơ sở Lưu ý: trường hợp đơn vị có nhiều mã đơn vị cơ sở thì khi nhập liệu chương trình sẽ lưu chứng từ với mã đơn vị cơ sở hiện hành. Danh mục tiền tệ Hệ thống/ Danh mục từ điển và tham số tùy chọn/ Danh mục tiền tệ Danh mục tỷ giá qui đổi ngoại tệ Hệ thống/ Danh mục từ điển và tham số tùy chọn/ Tỷ giá qui đổi ngoại tệ Danh mục tài khoản Kế toán tổng hợp/ Danh mục tự điển và tham số tùy chọn/ Danh mục tài khoản Lưu ý: - Chia các tiểu khoản 621*, 622*, 627*, 154* theo phân xưởng - Khai báo các tk công nợ: 131, 141, 1388, 136, 331,336, 3388 - Khai báo phương pháp tính tỷ giá ghi sổ của các tài khoản có gốc ngoại tệ Danh mục tài khoản ngân hàng Kế toán tiền mặt, tiền gởi và tiền vay/ Danh mục từ điển/ Danh mục tài khoản ngân hàng Danh mục phân nhóm khách hàng Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Danh mục tự điển và tham số tùy chọn/ Danh mục khách hàng Danh mục khách hàng và nhà cung cấp Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Danh mục tự điển và tham số tùy chọn/ Danh mục khách hàng Lưu ý: cần phải nhập liệu đầy đủ tại các trường thông tin trong màn hình thêm mới khách hàng, nhà cung cấp để được thuận lợi khi cập nhật số liệu phát sinh. Danh mục kho hàng Kế toán hàng tồn kho/ Danh mục tự điển/ Danh mục kho hàng Lưu ý: - Trường hợp đơn vị có nhiều mã đơn vị cơ sở thì khi tạo các mã kho hàng thì chương trình ngầm định hiểu mã kho hàng này thuộc mã đơn vị cơ sở hiện hành. Khi nhập xuất hàng hoá vật tư thì chương trình chỉ hiện những kho thuộc mã đơn vị cơ sở hiện hành để người sử dụng chọn. - Nếu đơn vị có theo dõi tình hình nhập xuất tồn hàng hóa thành phẩm tại các khách hàng làm đại lý cho đơn vị thì cần phải tạo Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 21
9. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng các kho đại lý và khi tạo các kho này phải chọn là kho đại lý và nhập tài khoản hàng tồn kho tại các đại lý là 157- Hàng gởi đi bán. Khi xuất hàng gởi kho đại lý thì làm phiếu xuất điều chuyển Và khi xuất bán thì phải xuất bán từ các kho trên. Danh mục phân nhóm hàng hóa, vật tư Kế toán hàng tồn kho/ Danh mục từ điển/ Danh mục phân nhóm hàng hóa vật tư Danh mục hàng hoá, vật tư Kế toán hàng tồn kho/Danh mục tự điển/ Danh mục hàng hóa, vật tư Lưu ý: cần phải khai báo đầy đủ các chỉ tiêu trong màn hình thêm mới hàng hóa vật tư để thuận lợi trong quá trình cập nhật số liệu phát sinh. Danh mục tài sản cố định Kế toán TSCĐ/ Cập nhật số liệu/ Danh mục tài sản cố định Danh mục khế ước Kế toán tiền mặt, tiền gởi và tiền vay/ Danh mục từ điển/ Danh mục khế ước Danh mục hợp đồng bán Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Khai báo & cập nhật số liệu hợp đồng/ Danh mục hợp đồng bán Danh mục hợp đồng mua Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/ Khai báo & cập nhật số liệu hợp đồng/ Danh mục hợp đồng mua Danh mục khoản mục phí Kế toán chi phí và tính giá thành/ Báo cáo chi phí theo khoản mục phí/ Danh mục khoản mục phí Danh mục phân nhóm yếu tố chi phí Kế toán chi phí và tính giá thành/ Khai báo sp và ddđk sp sx liên tục/ Danh mục phân nhóm yếu tố chi phí Danh mục yếu tố chi phí Kế toán chi phí và tính giá thành/ Khai báo sp và ddđk sp sx liên tục/ Danh mục yếu tố chi phí Danh mục định mức nguyên vật liệu Kế toán chi phí và tính giá thành/ Khai báo sp và ddđk sp sx liên tục/ Nhập định mức nguyên vật liệu TÀI LIỆU THAM KHẢO: - Công ty tài chính kế toán FAST, 2005, Chương 2: Xây dựng danh mục trong Số liệu thực hành phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING, Trang 3-9. CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG II Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 22
10. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 1. Khái niệm cơ sở dữ liệu kế toán, các yếu tố cấu thành cơ sở dữ liệu của một chương trình kế toán? 2. Vì sao cần phải mã hoá các đối tượng kế toán? Yêu cầu mã hóa đối tượng kế toán 3. Mục đích thiết lập hệ thống bảng mã kế toán là gì? 4. Khi thiết lập bảng mã cần tuân theo những nguyên tắc nào? 5. Bảng mã tài khoản là gì? Trình bày những nội dung cơ bản của một bảng mã tài khoản. 6. Việc mở sổ chi tiết theo dõi từng đơn vị, khách hàng được thực hiện trong chương trình kế toán máy như thế nào? 7. Trình bày một số phương pháp mã hoá vật tư, hàng hoá tiêu biểu. Nêu ưu điểm của các phương pháp này. BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG II 1. Hãy thiết lập hệ thống đối tượng kế toán tại doanh nghiệp ABC 1.1 Đặc điểm công tác kế toán công ty ABC Cty ABC thực hiện chức năng sản xuất và kinh doanh hàng hóa, công ty gồm các bộ phận cơ bản sau: - Bộ phận sản xuất gồm 02 phân xưởng A và B thực hiện việc sản xuất 4 loại sản phẩm A, B, C, D. Trong đó: phân xưởng A sản xuất sản phẩm A, B và phân xưởng B sản xuất sản phẩm C, D. - 02 cửa hàng bán sản phẩm và các loại hàng hóa mua từ các nguồn khác nhau. - 01 khu văn phòng bao gồm các bộ phận quản lý kinh doanh và quản lý hành chính. - Cty có các kho: hàng hóa, nhiên liệu, thành phẩm, vật tư, CCLĐ - Chế độ kế toán áp dụng: QĐ 1141/1995/QĐ-CĐKT, QĐ 167/2000/QĐ-BTC được sửa đổi và bổ sung theo TT 89/2002/TT-BTC và TT 105/2003/TT-BTC. Báo cáo thuế: Thuế TNDN theo thông tư 128/2003/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung theo thông tư 88/2004/TT-BTC và TT128/2004/TT-BTC; Thuế GTGT theo thông tư 120/2003/TT- BTC được sửa đổi, bổ sung theo thông tư 84/2004/TT-BTC và TT127/2004/TT-BTC. - Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung - Cty ABC là đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Đồng tiền hạch toán là Đồng Việt nam và Công ty có giao dịch liên quan đến ngoại tệ là USD và EUR. - Chu kỳ sản xuất kinh doanh: Quý - Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp đánh giá hàng tồn kho: vật tư, thành phẩm đánh giá theo phương pháp giá trung bình hàng tháng; hàng hóa - theo phương pháp giá nhập trước xuất trước. - Phương pháp tính giá thành: theo định mức. - Đặc điểm quy trình sản xuất và tính giá thành: ƒ Công thức tính giá thành chung: Tổng giá thành = Chi phí SPDD đầu kỳ + Chi phí phát sinh trong kỳ - Chi phí SPDD cuối kỳ Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 23
11. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng ƒ Nguyên vật liệu xuất một lần ngay từ đầu quy trình, được tập hợp theo từng phân xưởng và phân bổ cho các sản phẩm nhập kho và sản phẩm dở dang theo tiêu thức kết hợp giữa định mức NVL với số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ. Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ = Số lượng sản phẩm nhập kho trong kỳ + Số lượng sản phẩm dở dang qui đổi cuối kỳ - Số lượng sản phẩm dở dang qui đổi đầu kỳ ƒ Chi phí nhân công được tập hợp theo phân xưởng và cuối kỳ chỉ phân bổ cho sản phẩm hoàn thành nhập kho theo tiêu thức kết hợp giữa định mức lương với số lượng sản phẩm nhập kho trong kỳ. ƒ Đối với chi phí sản xuất chung: chi phí phát sinh được tập hợp chung cho cả 2 phân xưởng, cuối kỳ phân bổ cho phân xưởng A và B (627_C => 627_PXA, PXB) theo tiêu thức nguyên vật liệu thực tế phát sinh tại từng phân xưởng (phát sinh C621/N154). Sau đó sẽ phân bổ cho các sản phẩm theo tiêu thức kết hợp giữa định mức lương với số lượng sản phẩm nhập kho trong kỳ (627_PXA, PXB => 154PXA, PXB) . ƒ Trị giá sản phẩm dở dang cuối kỳ được đánh giá theo phương pháp chi phí NVL trực tiếp. Số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ được kiểm kê và đánh giá với tỷ lệ hoàn thành là 100% (do NVL bỏ vào ngay từ đầu qui trình sản xuất). ƒ Dư cuối 154 = [Dư đầu 154 + Ps nợ 154 đ/ứng có 621)/(Số lượng SP nhập kho trong kỳ + Số lượng SP dở dang cuối kỳ )]*Số lượng SP dở dang cuối kỳ - Mọi giao dịch mua bán hàng hóa vật tư và thanh toán đều được theo dõi bằng hợp đồng. - Doanh nghiệp có theo dõi từng khế ước vay ngân hàng ACB. - Phương pháp tính tỷ giá ghi sổ trong các phát sinh liên quan đến ngoại tệ: trung bình tháng. - Cty ABC có mở 3 tài khoản tiền gởi (tiền gởi VNĐ, USD và EUR) và 1 tài khoản tiền vay VNĐ tại ngân hàng ACB. 1.2 Xây dựng các hệ thống danh mục 1.2.1 Danh mục tài khoản Danh mục tài khoản Mã TK Tk PP tính PP tính Bậc Loại Tài khoản Tên tài khoản ngoại TK mẹ công sổ TGGS TGGS TK TK tệ nợ cái nợ có 111 Tiền mặt 1 1 1111 Tiền mặt Việt Nam 111 2 1 1112 Tiền mặt ngoại tệ USD 111 2 1 1 1113 Vàng bạc, kim khí quý, đá quý 111 2 1 112 Tiền gửi ngân hàng 1 1 1121 Tiền VND gửi ngân hàng 112 2 1121ACB Tiền VND gửi ngân hàng ACB 1121 3 1 1122 Tiền ngoại tệ gửi ngân hàng USD 112 2 1 1122EUR Tiền ngoại tệ EUR gửi ngân hàng ACB EUR 1122 3 1 1 Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 24
12. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 1122USD Tiền ngoại tệ USD gửi ngân hàng ACB USD 1122 3 1 1 1123 Vàng bạc, kim khí quí đá quí 112 2 1 113 Tiền đang chuyển 1 1 1131 Tiền đang chuyển tiền Việt nam 113 2 1 1132 Tiền đang chuyển ngoại tệ USD 113 2 1 121 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn 1 1 1211 Đ.tư c.khoán ngan han: Cổ phiếu 121 2 12111 Cổ phiếu (MB vì mđ thương mại) 1211 3 1 12112 Cổ phiếu (MB vì mđ nắm giữ ĐT) 1211 3 1 12113 Cổ phiếu (tương đương tiền) 1211 3 1 1212 Đ.tư c.khoán ngan han: Trái phiếu 121 2 12121 Trái phiếu (MB vì mđ thương mại) 1212 3 1 12122 Trái phiếu (MB vì mđ nắm giữ ĐT) 1212 3 1 12123 Trái phiếu (tương đương tiền) 1212 3 1 128 Đầu tư ngắn hạn khác 1 1 1281 Đầu tư ngắn hạn khác: cho vay 128 2 1 1282 Đầu tư ngắn hạn khác 128 2 1 129 Dự phòng giảm giá đ/tư ngắn hạn 1 1 1 131 Phải thu của khách hàng 1 1 1 1311 PTKH: hoạt động SXKD 131 2 1 13111 PTKH: hoạt động SXKD 1311 3 1 1 13112 PTKH: hoạt động SXKD (USD) USD 1311 3 1 1 1 1312 PTKH: hoạt động đầu tư 131 2 1 13121 PTKH: hoạt động đầu tư 1312 3 1 1 13122 PTKH: hoạt động đầu tư (USD) USD 1312 3 1 1 1 1313 PTKH: hoạt động tài chính 131 2 1 13131 PTKH: H/động tài chính (VND) 1313 3 1 1 13132 PTKH: H/động tài chính (USD) USD 1313 3 1 1 1 133 Thuế GTGT được khấu trừ 1 1 1331 Thuế GTGT ĐKT của HH,DV 133 2 13311 Thuế GTGT ĐKT của HH,DV 1331 3 1 13312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 1331 3 1 13313 Thuế GTGT trả lại NCC, GGHM 1331 3 1 13314 Thuế GTGT được hoàn lại 1331 3 133141 Thuế GTGT đề nghị hoàn lại 13314 4 1 133142 Thuế GTGT thực tế được hoàn lại 13314 4 1 Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 25
13. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 133 2 1 136 Phải thu nội bộ 1 1 1361 Phải thu nội bộ: Vốn Kd tại các đơn vị 136 2 1 1368 Phải thu nội bộ khác 136 2 1 138 Phải thu khác 1 1 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 138 2 1 1388 Phải thu khác 138 2 0 1 13881 Phải thu khác: HĐSXKD 1388 3 1 1 13882 Phải thu khác: HĐ đầu tư 1388 3 1 1 13883 Phải thu khác: HĐ tài chính 1388 3 1 1 139 Dự phòng phải thu khó đòi 1 1 1 141 Tạm ứng 1 1 1 1 142 Chi phí trả trước 1 1 1421 Chi phí trả trứơc 142 2 1 1422 Chi phí chờ kết chuyển 142 2 14221 Chi phí bán hàng chờ kết chuyển 1422 3 1 14222 Chi phí quản lý chờ kết chuyển 1422 3 1 144 Thế chấp, ký cựơc, ký quỹ ngắn hạn 1 1 1 151 Hàng mua đang đi trên đừơng 1 1 1 152 Nguyên liệu, vật liệu 1 1 1521 Nguyên liệu, vật liệu chính 152 2 1 1522 Vật liệu phụ 152 2 1 1523 Nhiên liệu 152 2 1 1524 Phụ tùng 152 2 1 1526 Thiết bị XDCB 152 2 1 1528 Vật liệu khác 152 2 1 153 Công cụ, dụng cụ 1 1 1531 Công cụ, dụng cụ 153 2 1 1532 Bao bì luân chuyển 153 2 1 1533 Đồ dùng cho thuê 153 2 1 154 Chi phí SXKD dở dang 1 1 154PXA Chi phí SXKD dở dang PXA 154 2 1 154PXB Chi phí SXKD dở dang PXB 154 2 1 155 Thành phẩm 1 1 1 156 Hàng hóa 1 1 1 157 Hàng gửi đi bán 1 1 1 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 1 1 1 Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 26
14. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 161 Chi sự nghiệp 1 1 1611 Chi sự nghiệp: Năm trứơc 161 2 1 1612 Chi sự nghiệp: Năm nay 161 2 1 211 Tài sản cố định hữu hình 1 1 2112 Nhà cửa, vật kiến trúc 211 2 1 2113 Máy móc, thiết bị 211 2 1 2114 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 211 2 1 2115 Thiết bị, dụng cụ quản lý 211 2 1 2116 Cây lâu năm, súc vật l/v cho SP 211 2 1 2118 Tài sản cố định khác 211 2 1 212 TSCĐ thuê tài chính 1 1 1 213 TSCĐ vô hình 1 1 2131 Quyền sử dụng đất 213 2 1 2132 Quyền phát hành 213 2 1 2133 Bản quyền, bằng sáng chế 213 2 1 2134 Nhãn hiệu hàng hoá 213 2 1 2135 Phần mềm máy tính 213 2 1 2136 Giấy phép và giấy gp nhượng quyền 213 2 1 2138 TSCĐ vô hình khác 213 2 1 214 Hao mòn tài sản cố định 1 1 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 214 2 0 21412 Hao mòn nhà cửa, vật kiến trúc 214 3 1 21413 Hao mòn máy móc, thiết bị 214 3 1 21414 Hao mòn phương tiện vận tải 214 3 1 21415 Hao mòn dụng cụ, thiết bị quản lý 214 3 1 21416 Hao mòn CT, VN làm việc cho SP 214 3 1 21418 Hao mòn TSCĐ hữu hình khác 214 3 1 2142 Hao mòn TSCĐ đi thuê 214 2 1 2143 Hao mòn TSCĐ vô hình 214 2 1 221 Đầu tư chứng khoán dài hạn 1 1 2211 Đầu tư CK DH: Cổ phiếu 221 2 1 2212 Đầu tư CK DH: Trái phiếu 221 2 1 222 Góp vốn liên doanh 1 1 1 228 Đầu tư dài hạn khác 1 1 2281 Đầu tư dài hạn khác: chi tiết cho vay 228 2 1 2282 Đầu tư bất động sản 228 2 1 2283 Đầu tư góp vốn vào các đơn vị khác 228 2 1 Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 27
15. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 229 Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn 1 1 1 241 Xây dựng cơ bản dở dang 1 1 2411 XDCB dở dang: Mua sắm TSCĐ 241 2 1 2412 XDCB dở dang: Xây dựng cơ bản 241 2 1 2413 XDCB dở dang: Sửa chữa lớn TSCĐ 241 2 1 242 Chi phí trả trước dài hạn 1 1 1 244 Ký quỹ, ký cựơc dài hạn 1 1 1 311 Vay ngắn hạn 1 1 3111 Vay ngắn hạn VNĐ 311 2 1 3112 Vay ngắn hạn Ngoại tệ USD 311 2 1 1 315 Nợ/vay dài hạn đến hạn trả 1 1 3151 Chi trả nợ gốc vay 315 2 1 3152 Trả nợ thuê tài chính 315 2 1 331 Phải trả cho người bán 1 1 1 3311 PTNB: hoạt động SXKD 331 2 1 33111 PTNB: hoạt động SXKD (VND) 3311 3 1 1 33112 PTNB: hoạt động SXKD (USD) USD 3311 3 1 1 1 3312 PTNB: hoạt động đầu tư 331 2 1 33121 PTNB: hoạt động đầu tư (VND) 3312 3 1 1 33122 PTNB: hoạt động đầu tư (USD) USD 3312 3 1 1 1 3313 PTNB: hoạt động tài chính 331 2 1 33131 PTNB: H/động tài chính (VND) 3313 3 1 1 33132 PTNB: H/động tài chính (USD) USD 3313 3 1 1 1 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 1 1 3331 Thuế GTGT phải nộp 333 2 33311 Thuế GTGT đầu ra phải nộp 3331 3 1 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3331 3 1 33313 Thuế GTGT HBBTL, GGHB 3331 3 1 33314 Thuế GTGT đầu ra được giảm 3331 3 1 3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt 333 2 1 3333 Thuế xuất, nhập khẩu 333 2 33331 Thuế xuất khẩu 3333 3 1 33332 Thuế nhập khẩu 3333 3 1 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 333 2 1 3335 Thu trên vốn 333 2 1 3336 Thuế tài nguyên 333 2 1 3337 Thuế nhà đất,tiền thuê đất 333 2 Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 28
16. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 33371 Thuế nhà đất 3337 3 1 33372 Tiền thuê đất 3337 3 1 3338 Các loại thuế khác 333 2 1 3339 Phí, lệ phí, các khoản phải nộp khác 333 2 33391 Các khoản phụ thu 3339 3 1 33392 Các khoản phí, lệ phí 3339 3 1 33393 Các khoản phải nộp khác 3339 3 1 334 Phải trả công nhân viên 1 1 1 335 Chi phí phải trả 1 1 3351 Chi phí phải trả: phần lãi vay phải trả 335 2 1 3352 Chi phí phải trả khác 335 2 1 336 Phải trả nội bộ 1 1 1 337 Thanh toán theo tiến độ KH HĐ XD 1 1 1 338 Phải trả, phải nộp khác 1 1 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết 338 2 1 3382 Kinh phí công đoàn 338 2 1 3383 Bảo hiểm xã hội 338 2 1 3384 Bảo hiểm y tế 338 2 1 3387 Doanh thu chưa thực hiện 338 2 1 3388 Phải trả, phải nộp khác 338 2 0 1 33881 Phải trả, phải nộp khác: HĐSXKD 3388 3 1 1 33882 Phải trả, phải nộp khác: HĐ đầu tư 3388 3 1 1 33883 Phải trả, phải nộp khác: HĐ tài chính 3388 3 1 1 341 Vay dài hạn 1 1 1 342 Nợ dài hạn 1 1 3421 Nợ dài hạn: nợ vay 342 2 1 3422 Nợ dài hạn: nợ thuê tài chính 342 2 1 343 Trái phiếu phát hành 1 1 3431 Mệnh giá trái phiếu 343 2 1 3432 Chiết khấu trái phiếu 343 2 1 3433 Phụ trội trái phiếu 343 2 1 344 Nhận ký quỹ, ký cựơc dài hạn 1 1 1 411 Nguồn vốn kinh doanh 1 1 1 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản 1 1 1 413 Chênh lệch tỷ giá 1 1 1 414 Quỹ đầu tư phát triển 1 1 1 415 Quỹ dự phòng tài chính 1 1 1 Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 29
17. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 421 Lãi chưa phân phối 1 1 4211 Lãi năm trước 421 2 1 4212 Lãi năm nay 421 2 1 431 Quỹ khen thưởng, phúc lợi 1 1 4311 Quỹ khen thưởng 431 2 1 4312 Quỹ phúc lợi 431 2 1 4313 Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ 431 2 1 441 Nguồn vốn đầu tư XDCB 1 1 1 451 Quỹ quản lý của cấp trên 1 1 1 461 Nguồn kinh phí sự nghiệp 1 1 4611 Nguồn KP sự nghiệp: Năm trước 461 2 1 4612 Nguồn KP sự nghiệp: Năm nay 461 2 1 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ 1 1 1 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 1 1 5111 Doanh thu bán hàng hóa 511 2 51111 Doanh thu bán hàng hóa: nội địa 5111 3 1 51112 Doanh thu bán hàng hoá: xuất khấu 5111 3 1 5112 Doanh thu bán thành phẩm 511 2 51121 Doanh thu bán thành phẩm: Nội địa 5112 3 1 51122 Doanh thu bán thành phẩm: xuất khẩu 5112 3 1 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ 511 2 51131 Doanh thu bán dịch vụ: Nội địa 5113 3 1 51132 Doanh thu cung cấp dịch vụ: xuất khẩu 5113 3 1 5114 Doanh thu trợ cấp, trợ giá 511 2 51141 Doanh thu trợ giá: nội địa 5114 3 1 51142 Doanh thu trợ giá: xuất khẩu 5114 3 1 512 Doanh thu nội bộ 1 1 5121 Doanh thu bán hàng hóa nội bộ 512 2 1 5122 Doanh thu bán sản phẩm nội bộ 512 2 1 5123 Doanh thu dich vụ nội bộ 512 2 1 515 Doanh thu hoạt động tài chính 1 1 5151 Bán bất động sản đầu tư 515 2 1 5152 Lãi tiền cho vay, tiền gởi 515 2 1 5153 Chênh lệch lãi tỷ giá 515 2 1 5154 Cổ tức và lợi nhuận được chia 515 2 1 5155 Lãi do bán các loại chứng khoán 515 2 1 5156 Lãi bán ngoại tệ 515 2 1 Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 30
18. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 5157 Lãi bán hàng trả chậm 515 2 1 5158 Chiết khấu thanh toán được hưởng 515 2 1 5159 Lãi chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại 515 2 1 521 Chiết khấu thương mại 1 1 5211 Chiết khấu hàng hoá 521 2 1 5212 Chiết khấu thành phẩm 521 2 1 5213 Chiết khấu dịch vụ 521 2 1 531 Hàng bán bị trả lại 1 1 5311 Hàng bán bị trả lại: Hàng hóa 531 2 1 5312 Hàng bán bị trả lại: Thành phẩm 531 2 1 5313 Hàng bán bị trả lại: Dịch vụ 531 2 1 532 Giảm giá hàng bán 1 1 5321 Giảm giá hàng bán: Hàng hoá 532 2 1 5322 Giảm giá hàng bán: Thành phẩm 532 2 1 5323 Giảm giá hàng bán: Dịch vụ 532 2 1 611 Mua hàng 1 1 6111 Mua nguyên vật liệu 611 2 1 6112 Mua hàng hóa 611 2 1 621 Chi phí NVL trực tiếp 1 1 621C Chi phí NVL trực tiếp chung 621 2 1 621PXA Chi phí NVL trực tiếp PXA 621 2 1 621PXB Chi phí NVL trực tiếp PXB 621 2 1 622 Chi phí nhân công trực tiếp 1 1 622C Chi phí nhân công trực tiếp chung 622 2 1 622PXA Chi phí nhân công trực tiếp PXA 622 2 1 622PXB Chi phí nhân công trực tiếp PXB 622 2 1 627 Chi phí sản xuất chung 1 1 6271 Chi phí nhân viên phân xưởng 627 2 6271C Chi phí nhân viên phân xưởng chung 6271 3 1 6271PXA Chi phí nhân viên phân xưởng PXA 6271 3 1 6271PXB Chi phí nhân viên phân xưởng PXB 6271 3 1 6272 Chi phí vật liệu 627 2 6272C Chi phí vật liệu chung 6272 3 1 6272PXA Chi phí vật liệu chung PXA 6272 3 1 6272PXB Chi phí vật liệu chung PXB 6272 3 1 Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 31
19. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 6273 Chi phí công cụ dụng cụ 627 2 6273C Chi phí công cụ dụng cụ chung 6273 3 1 6273PXA Chi phí công cụ dụng cụ chung PXA 6273 3 1 6273PXB Chi phí công cụ dụng cụ chung PXB 6273 3 1 6274 Chi phí khấu hao TSCĐ 627 2 6274C Chi phí khấu hao TSCĐ chung 6274 3 1 6274PXA Chi phí khấu hao TSCĐ chung PXA 6274 3 1 6274PXB Chi phí khấu hao TSCĐ chung PXB 6274 3 1 6277 Chi phí dịch vụ mua ngoài 627 2 6277C Chi phí dịch vụ mua ngoài chung 6277 3 1 6277PXA Chi phí dịch vụ mua ngoài PXA 6277 3 1 6277PXB Chi phí dịch vụ mua ngoài PXB 6277 3 1 6278 Chi phí bằng tiền khác 627 2 6278C Chi phí bằng tiền khác chung 6278 3 1 6278PXA Chi phí bằng tiền khác chung PXA 6278 3 1 6278PXB Chi phí bằng tiền khác chung PXB 6278 3 1 631 Giá thành sản xuất 1 1 1 632 Giá vốn hàng bán 1 1 1 635 Chi phí tài chính 1 1 6351 Chênh lệch lỗ tỷ giá 635 2 1 6352 Chi phí lãi vay 635 2 1 6353 Chi phí liên quan đến bán bất động sản 635 2 1 6354 Lỗ chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại 635 2 1 6355 Lỗ do bán các loại chứng khoán 635 2 1 6356 Chi phí tài chính khác 635 2 1 641 Chi phí bán hàng 1 1 6411 Chi phí BH: Nhân viên 641 2 1 6412 Chi phí BH: Vật liệu, bao bì 641 2 1 6413 Chi phí BH: Dụng cụ, đồ dùng 641 2 1 6414 Chi phí BH: Khấu hao TSCĐ 641 2 1 6415 Chi phí BH: Bảo hành 641 2 1 6417 Chi Phí BH: DV Mua Ngoài 641 2 1 6418 Chi phí BH: Bằng tiền khác 641 2 1 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 1 1 Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 32
20. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 6421 Chi phí nhân niên quản lý 642 2 1 6422 Chi phí vật liệu quản lý 642 2 1 6423 Chi phí qlý: Đồ dùng văn phòng 642 2 1 6424 Chi phí qlý: Khấu hao TSCĐ 642 2 1 6425 Chi phi qlý: Thuế, phí và lệ phí 642 2 1 6426 Chi phí qlý: Dự phòng 642 2 1 6427 Chi phí qlý: Dịch vụ mua ngoài 642 2 1 6428 Chi phí bằng tiền khác 642 2 1 711 Thu nhập khác 1 1 7111 Thu nhập khác: được thưởng, bồi thường 711 2 1 7112 Thu nhập khác: thanh lý, nhượng bán TSCĐ 711 2 1 7113 Thu nhập khác 711 2 1 811 Chi phí khác 1 1 8111 Chi phí khác: BT, BP và CP khác 811 2 1 8112 Chi phí khác: TL, NB TSCĐ 811 2 1 8113 Chi phí khác 811 2 1 911 Xác định kết quả kinh doanh 1 1 1 N001 Tài sản thuê ngoài 1 1 1 N002 Vtư h.hóa giữ hộ, nhận gia công 1 1 1 N003 Hàng hóa nhận bán hộ, ký gửi 1 1 1 N004 Nợ khó đòi đã xử lý 1 1 1 N007 Ngoại tệ các loại 1 1 1 N008 Hạn mức kinh phí 1 1 N0081 Hạn mức kinh phí thuộc N_Sách TW N008 2 1 N0082 Hạn mức kinh phí thuộc N_Sách ĐP N008 2 1 N009 Nguồn vốn khấu hao cơ bản 1 1 1 1.2.2 Danh mục phân nhóm vật tư, hàng hoá Phân nhóm 1: Theo loại vật tư, hàng hoá, thành phẩm Phân nhóm 2: Theo nguồn gốc sản xuất Phân nhóm 3: Theo đặc điểm mặt hàng DANH MỤC PHÂN NHÓM VẬT TƯ, HÀNG HÓA Loại Mã Loại Mã Tên nhóm Tên nhóm nhóm nhóm nhóm nhóm 1 HH Hàng hoá 2 HQ Hàn Quốc 1 TP Thành phẩm 2 TQ Trung Quốc 1 CC Công cụ 2 N Nhật 1 NL Nhiên liệu 3 HDT Hàng điện tử Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 33
21. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 1 PT Phụ tùng 3 HCK Hàng cơ khí 1 VLC Vật liệu 3 HDM Hàng dệt may 1 VLP Vật tư DANH MỤC VẬT TƯ, HÀNG HÓA, THÀNH PHẨM PP Mã TK TK TK TK tính Loại STT vật Tên vật tư ĐVT doanh vật giá vốn giá vật tư tư thu hbbtl tư HTK 1 VLC1 Vật liệu chính VLC1 Kg 1521 TB 21 2 VLC2 Vật liệu chính VLC2 Kg 1521 TB 21 3 VLC3 Vật liệu chính VLC3 Kg 1521 TB 21 4 VLC4 Vật liệu chính VLC4 Kg 1521 TB 21 5 VLC5 Vật liệu chính VLC5 Kg 1521 TB 21 6 VLP1 Vật liệu phụ VLP1 Kg 1522 TB 21 7 VLP2 Vật liệu phụ VLP2 Kg 1522 TB 21 8 VLP3 Vật liệu phụ VLP3 Kg 1522 TB 21 9 VLP4 Vật liệu phụ VLP4 Kg 1522 TB 21 10 VLP5 Vật liệu phụ VLP5 Kg 1522 TB 21 11 NL1 Nhiên liệu NL1 Lít 1523 TB 22 12 PT1 Phụ tùng PT1 Chiếc 1524 TB 22 13 CC1 Công cụ CC1 cái 1531 TB 22 14 CC2 Công cụ CC2 cái 1531 TB 22 15 SPA Sản phẩm SPA cái 155 632 5112 5312 TB 51 16 SPB Sản phẩm SPB cái 155 632 5112 5312 TB 51 17 SPC Sản phẩm SPC cái 155 632 5112 5312 TB 51 18 SPD Sản phẩm SPD cái 155 632 5112 5312 TB 51 19 H1 Hàng H1 Kg 156 632 5111 5311 NTXT 61 20 H2 Hàng H2 mét 156 632 5111 5311 NTXT 61 21 H3 Hàng H3 cái 156 632 5111 5311 NTXT 61 22 H5 Hàng H5 cái 156 632 5111 5311 NTXT 61 Mã vật tư Tên vật tư Phân nhóm 1 Phân nhóm 2 Phân nhóm 3 H1 Hàng H1 HH HQ HDT H2 Hàng H2 HH TQ HDM H3 Hàng H3 HH N HCK H5 Hàng H5 HH HQ HDM DANH MỤC KHO HÀNG Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 34
22. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng Mã kho Tên kho KVLC Kho vật liệu chính KNL Kho nhiên liệu KCC Kho công cụ, dụng cụ, phụ tùng, vật liệu phụ KTP Kho thành phẩm KHH Kho hàng hoá KDLD1 Kho đại lý D1 KDLH1 Kho đại lý của khách hàng H1 KDLH3 Kho đại lý của khách hàng H3 1.2.3 Danh mục TSCĐ DANH MỤC LÝ DO TĂNG GIẢM TSCĐ Loại tăng giảm TS Mã tăng giảm TS Tên tăng giảm TS 1 (Tăng) MS Mua sắm 1 (Tăng) TĐ Trao đổi 2 (Giảm) NB Nhượng bán 2 (Giảm) TL Thanh lý DANH MỤC BỘ PHẬN SỬ DỤNG Mã bộ phận Tên bộ phận QL Bộ phận quản lý SX Bộ phận sản xuất DANH MỤC LOẠI TSCĐ Mã loại Tên loại L01 Nhà cửa, vật kiến trúc L02 Máy móc, thiết bị L03 Phương tiện vận tải, truyền dẫn Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 35
23. Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng L04 Thiết bị, dụng cụ quản lý L05 Tài sản cố định hữu hình khác L06 Tài sản cố định vô hình DANH MỤC PHÂN NHÓM TSCĐ Kiểu phân nhóm Mã nhóm Tên nhóm 1 PN01 Tài sản cố định NG >20 triệu 1 PN02 Tài sản cố định NG <= 20 triệu DANH MỤC NGUỒN VỐN Mã nguồn Tên nguồn vốn N1 Ngân sách nhà nước N2 Vốn tự có N3 Nguồn vốn liên doanh N4 Nguồn vốn khác 1.2.4 Danh mục khách hàng, nhà cung cấp và các đối tượng công nợ DANH MỤC PHÂN NHÓM KHÁCH HÀNG 1 MB Miền Bắc 1 MT Miền Trung 1 MN Miền Nam 2 HN Hà Nội 2 ĐN Thành phố Đà Nẵng 2 TPHCM Thành phố Hồ Chí Minh 2 QNGAI Quãng Ngãi 2 CANTHO TP Cần Thơ Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 36