Bài giảng Kế toán máy - Phan Thị Thanh Huyền (Phần 2)

90 trang hapham 110

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Kế toán máy - Phan Thị Thanh Huyền (Phần 2)", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

bai_giang_ke_toan_may_phan_thi_thanh_huyen_phan_2.pdf

Nội dung text: Bài giảng Kế toán máy - Phan Thị Thanh Huyền (Phần 2)

3.4 Các phân hệ kế toán chủ yếu trong Fast Accounting 3.4.1 Phân hệ kế toán tổng hợp Các chức năng chính của phân hệ kế toán tổng hợp Phân hệ kế toán tổng hợp có thể dùng như một phân hệ cơ sở và độc lập hoặc liên kết thống nhất với tất cả các phân hệ khác của chương trình. Tại phân hệ kế toán tổng hợp ta có thể cập nhật các phiếu kế toán tổng quát, các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, các bút toán định kỳ và các bút toán điều chỉnh. Ngoài ra phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện tổng hợp số liệu từ tất cả các phân hệ khác. Phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện lên các sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế. Chøng tõ PhiÕu kÕ to¸n Bót to¸n kÕt chuyÓn tù ®éng Bót to¸n ph©n bæ tù ®éng ChuyÓn sè liÖu tõ c¸c ph©n hÖ kh¸c ChuyÓn sè liÖu sang C«ng nî ph¶i thu c¸c ph©n hÖ kh¸c C«ng nî ph¶i tr¶ Ph©n hÖ kÕ to¸n Vèn b»ng tiÒn tæng hîp B¸n hµng Mua hµng Hµng tån kho B¸o c¸o Sæ s¸ch kÕ to¸n Hình 3.3: Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán tổng hợp Hệ thống menu của phân hệ kế toán tổng hợp Các menu chính của phân hệ kế toán tổng hợp Cập nhật số liệu Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ 38
Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung theo QĐ 15/2006 và QĐ 48/2006 Sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ theo QĐ 15/2006 và QĐ 48/2006 Sổ kế toán dùng chung cho các hình thức sổ theo QĐ 15/2006 và QĐ 48/2006 Báo cáo tài chính theo QĐ 15/2006 Báo cáo tài chính theo QĐ 48/2006 Lọc tìm và tra cứu số liệu Danh mục từ điển In các danh mục từ điển. Hình 3.4: Màn hình phân hệ kế toán tổng hợp Khai báo các danh mục từ điển  Danh mục tài khoản  Danh mục tiểu khoản  Danh mục phân nhóm các tiểu khoản  Danh mục phân loại các tài khoản. Danh mục tài khoản 39
Phương án tổ chức danh mục tài khoản trong Fast Accounting Việc xây dựng hệ thống tài khoản (mở các tiểu khoản, tiết khoản) phụ thuộc vào 02 yếu tố: Thứ nhất: yêu cầu quản lý do doanh nghiệp đặt ra. Thứ hai: phương án tổ chức và khai thác thông tin của phần mềm kế toán được sử dụng. Trong Fast Accounting khi xây dựng hệ thống tài khoản cần lưu ý các điểm sau: Ta sẽ mở các tiểu khoản cho các đối tượng mà danh sách các đối tượng này ít thay đổi theo thời gian. Ví dụ: danh mục mã các khoản mục phí, danh mục các ngành hàng kinh doanh, danh mục các bộ phận hạch toán, các tài khoản ngân hàng, tài khoản tiền vay Đối với đối tượng mà danh sách các đối tượng này hay thay đổi theo thời gian thì không nên mở các tiểu khoản để theo dõi. Đối với các đối tượng này nên sử dụng các danh mục khác để theo dõi, ví dụ: danh mục vụ việc, danh mục sản phẩm, danh mục từ điển tự do Các thông tin về tài khoản Các thông tin phải khai báo khi xây dựng hệ thống tài khoản bao gồm: Hình 3.5: Màn hình khai báo thông tin về tài khoản Số (hiệu) tài khoản 40
Tên tài khoản Tên ngắn (tên rút gọn dùng để lên 1 số báo cáo) Tên 2 (tên tiếng anh) Tên ngắn 2 Mã ngoại tệ (loại tiền) Tài khoản mẹ Tk theo dõi công nợ Khai báo có hay không theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng phải thu hay phải trả. Các tài khoản được khai báo là công nợ phải thuộc danh sách các tài khoản công nợ được khai báo phần khai báo các tham số tùy chọn ở phân hệ hệ thống. 9) Tài khoản sổ cái Khai báo tài khoản là tài khoản sổ cái hay không phải là tài khoản sổ cái. Các tài khoản sổ cái là các tài khoản được sử dụng khi lên các báo cáo quyết toán như bảng cân đối kế toán, bảng báo cáo kết quả kinh doanh. Tính chất này của tài khoản còn phục vụ việc lên sổ cái của tài khoản và khi in ấn một số bảng biểu tổng hợp chương trình sẽ gộp số liệu của các tài khoản chi tiết hơn vào tài khoản sổ cái. 10) Loại tài khoản Loại tài khoản dùng để chia tài khoản theo tính chất của các tài khoản phục vụ cho việc phân tích số liệu kế toán. Loại của các tài khoản được chọn trong danh mục phân loại các tài khoản. 11) Phân xưởng 12) Bộ phận hạch toán 13) Phương pháp tính tỷ giá ghi sổ của tài khoản Nếu tài khoản có theo dõi số dư theo ngoại tệ thì phải khai báo phương pháp tính tỷ giá ghi sổ của tài khoản. Chương trình cho phép lựa chọn 1 trong các phương pháp sau: Không tính chênh lệch: chương trình sẽ không tạo các bút toán chênh lệch tỷ giá. Trung bình tháng 41
Đích danh (người sử dụng tự gõ tỷ giá ghi sổ) Nhập trước xuất trước Trung bình di động (ngày) Tỷ giá giao dịch: tỷ giá ghi sổ sẽ được chương trình tự động gán bằng tỷ giá giao dịch. Trong trường hợp này sẽ không có chênh lệch tỷ giá. Danh mục phân loại tài khoản Danh mục phân loại tài khoản đã được khai báo sẵn cho người sử dụng Hình 3.6: Màn hình khai báo danh mục phân loại tài khoản Cập nhật số dư đầu kỳ và kết chuyển số dư cuối năm Vào số dư đầu kỳ và đầu năm của các tài khoản Khi mới bắt đầu sử dụng chương trình ta nhập số dư đầu kỳ và đầu năm của các tài khoản. Cập nhật số dư đầu của các tài khoản được thực hiện ở menu “Kế toán tổng hợp / Vào số dư đầu kỳ của các tài khoản”. Khi cập nhật số dư đầu năm phải lưu ý các điểm sau: Khi nhập số dư của các tài khoản ngoại tệ thì phải nhập cả số dư ngoại tệ. Nếu sử dụng chương trình không phải bắt đầu từ đầu năm tài chính thì ngoài việc nhập số dư đầu kỳ còn phải nhập số dư đầu năm để có thể lên được bảng cân đối kế toán. Trong trường hợp này số dư đầu năm của các tài khoản công nợ được nhập cả dư nợ và dư có đồng thời trên một tài khoản. Đối với các tài khoản có theo dõi công nợ chi tiết thì số dư của các tài khoản này sẽ được chuyển sau khi vào số dư chi tiết của các đối tượng công nợ ở phân hệ kế toán công nợ phải thu và kế toán công nợ phải trả. Đối với các tài khoản hàng tồn kho người sử dụng phải nhập, chương trình không tự động chuyển từ số dư chi tiết của từng vật tư. 42
Hình 3.7: Màn hình cập nhật số dư đầu kỳ các tài khoản Kết chuyển số dư của các tài khoản, công nợ sang đầu năm sau Sau khi đã cập nhật xong số liệu của năm trước thì ta thực hiện kết chuyển số dư tài khoản và công nợ sang năm tiếp theo. Kết chuyển số dư của các tài khoản và công nợ sang đầu năm sau được thực hiện ở menu “Kế toán tổng hợp / Kết chuyển số dư tài khoản, công nợ sang năm sau”. Lưu ý là trong chức năng này chỉ thực hiện kết chuyển số dư tài khoản và số dư công nợ. Số dư của các đối tượng quản lý khác như số tồn kho, số dư vụ việc phải thực hiện kết chuyển ở các phân hệ quản lý tương ứng. Nếu sau khi đã kết chuyển số dư mà ta sửa lại số liệu ảnh hưởng đến số dư thì phải thực hiện kết chuyển lại. Cập nhật chứng từ đầu vào Menu "Cập nhật số liệu" trong phân hệ kế toán tổng hợp gồm có các menu con sau: 1) Phiếu kế toán 2) Bút toán phân bổ tự động 3) Khai báo các bút toán phân bổ tự động 4) Bút toán kết chuyển tự động 5) Khai báo các bút toán kết chuyển tự động 6) Bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ 7) Khai báo các tài khoản tính chênh lệch tỷ giá cuối kỳ 8) Vào số dư đầu kỳ của các tài khoản 9) Chuyển số dư tài khoản, công nợ sang năm sau. 43
Hình 3.8: Màn hình cập nhật chứng từ phân hệ kế toán tổng hợp 44
1) Cập nhật phiếu kế toán Các thông tin của phiếu kế toán Phiếu kế toán dùng để cập nhật các bút toán điều chỉnh, các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ Tại một số doanh nghiệp thì phiếu kế toán còn được dùng để nhập nhiều loại chứng từ khác do tính đặc thù về sự phân công công việc trong phòng kế toán. Phiếu kế toán có các thông tin sau. Hình 3.9: Phiếu kế toán Phần thông tin chung về chứng từ: Số chứng từ Ngày ht (hạch toán) Ngày lập ctừ Diễn giải chung: diễn giải này chỉ dùng để in chứng từ. Loại ngoại tệ Tỷ giá. Nếu đồng tiền giao dịch là đồng tiền hạch toán thì chương trình tự động gán tỷ giá bằng 1. Phần chi tiết hạch toán: Tk: Số hiệu tài khoản Tên tài khoản Mã khách: Trong trường hợp tài khoản là công nợ thì bắt buộc phải nhập mã khách. 45
Tên khách hàng Ps nợ xxx: phát sinh nợ theo đồng tiền giao dịch Ps có xxx: phát sinh có theo đồng tiền giao dịch Diễn giải: chi tiết cho từng hạch toán. Ps nợ yyy: phát sinh nợ theo đồng hạch toán. Nếu đồng tiền giao dịch trùng với đồng tiền hạch toán thì trường này bị ẩn đi. Ps có yyy: phát sinh có theo đồng hạch toán. Nếu đồng tiền giao dịch trùng với đồng tiền hạch toán thì trường này bị ẩn đi. Các trường tự do: các trường phục vụ quản trị nội bộ như mã vụ việc, mã sản phẩm Chương trình cho phép hạch toán nhiều nợ nhiều có trên cùng một chứng từ nhưng ta phải tách chúng thành các nhóm hạch toán đối ứng 1 nợ - nhiều có hoặc 1 có - nhiều nợ. Tương ứng với mỗi nhóm này ta phải mã hoá thành các nhóm định khoản khác nhau ở trường nhóm định khoản. Ví dụ ta có mã hoá từng nhóm định khoản khác nhau bằng cách đánh số: 1, 2, 3 Trong trường hợp chỉ có 1 nhóm định khoản thì không cần phải cập nhập trường nhóm định khoản (để trắng). 2) Tạo các bút toán kết chuyển tự động Cuối kỳ ta thường phải thực hiện các bút toán kết chuyển sau: Kết chuyển tài khoản giá vốn hàng bán vào tài khoản kết quả kinh doanh Kết chuyển tài khoản doanh thu vào tài khoản kết quả kinh doanh Kết chuyển tài khoản chi phí bán hàng vào tài khoản kết quả kinh doanh Kết chuyển tài khoản chi phí quản lý vào tài khoản kết quả kinh doanh Kết chuyển khác Số lượng các bút toán kết chuyển có thể là rất lớn (tới vài trăm) trong trường hợp quản lý chi tiết về chi phí và doanh thu theo loại hình kinh doanh và bộ phận kinh doanh. Ngoài ra trong trường hợp cần phải điều chỉnh lại số liệu gốc thì ta lại phải sửa lại các bút toán kết chuyển. Chính vì vậy khi thực hiện thủ công sẽ chiếm khá nhiều thời gian. 46
Trên cơ sở các bút toán kết chuyển nêu trên đều lặp lại giống nhau vào các cuối kỳ kế toán và cách lấy số liệu khá rõ ràng nên trong chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động sinh ra các bút toán kết chuyển cuối kỳ. Để thực hiện được việc kết chuyển tự động ta phải khai báo tài khoản “chuyển”, tài khoản “nhận” cho từng nhóm bút toán một và khai báo việc kết chuyển được thực hiện từ tài khoản ghi có sang tài khoản ghi nợ (ví dụ C642 - N911) hoặc ngược lại (ví dụ N511 - C911). Trong trường hợp kết chuyển được chi tiết hoá cho từng vụ việc thì khai báo là có kết chuyển theo vụ việc hay không. Chương trình cũng cho phép chỉ kết chuyển các phát sinh có vụ việc còn những phát sinh không có vụ việc thì không kết chuyển. Khi tạo bút toán kết chuyển Fast Accounting sẽ kết chuyển số tiền bằng tổng số phát sinh trừ tổng số giảm trừ trong kỳ. Để tiện dụng Fast Accounting cho phép các khả năng khai báo sau: Khai báo kết chuyển từ một tài khoản chi tiết này sang một tài khoản chi tiết khác. Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản chi tiết. Khi này Fast Accounting sẽ kết chuyển cho từng tài khoản chi tiết “chuyển” sang tài khoản “nhận”. Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản tổng hợp khác. Khi này Fast Accounting sẽ kết chuyển tương ứng cho từng cặp tài khoản chi tiết “chuyển - nhận” có “đuôi” tiểu khoản giống nhau. Khai báo các bút toán kết chuyển tự động Hình 3.10: Màn hình khai báo bút toán kết chuyển tự động 47
Thông tin Ghi chú Trình tự thực hiện các bút toán kết chuyển trong Stt trường hợp chương trình tự động thực hiện nhiều bút toán kết chuyển cùng 1 lúc. Tên bút toán sẽ được lưu trong phần diễn giải nội Tên bút toán dung phát sinh. Tài khoản ghi nợ Tài khoản sẽ hạch toán ghi nợ trong cặp bút toán k/c Tài khoản ghi có Tài khoản sẽ hạch toán ghi có trong cặp bút toán k/c 1 – K/c từ tài khoản ghi có sang tài khoản ghi nợ: chương trình sẽ tính tổng ps nợ trừ đi tổng ps có của tk ghi có và k/c sang tk ghi nợ. 2 – K/c từ tài khoản ghi nợ sang tài khoản ghi có: chương trình sẽ tính tổng ps có trừ đi tổng ps nợ của tk Loại kết chuyển ghi nợ và k/c sang tk ghi có. 3 – Tự động: chương trình sẽ tính tổng ps nợ trừ đi tổng ps có của tk ghi nợ và nếu hiệu số là dương thì tạo bút toán kết chuyển: ghi có của “tk ghi nợ” và ghi nợ của “tk ghi có” và ngược lại. Kết chuyển theo vụ Sử dụng trong trường hợp cần kết chuyển chi tiết việc theo từng vụ việc Kết chuyển theo bộ Sử dụng trong trường hợp cần kết chuyển chi tiết phận hạch toán theo từng bộ phận hạch toán Kết chuyển theo Sử dụng trong trường hợp tính giá thành theo sản sản phẩm phẩm Chỉ kết chuyển 0 – Không; 1 – Có phát sinh có mã vụ Chỉ kết chuyển các phát sinh có mã vụ việc, mã sản việc, sản phẩm, bộ phẩm, mã bộ phận hạch toán, còn các phát sinh khác 48
phận hạch toán. không kết chuyển mà để sẽ phân bổ sau. Tạo bút toán kết chuyển tự động Khi tạo bút toán kết chuyển tự động ta phải khai báo thêm thông tin về số chứng từ kết chuyển. Trước khi tạo bút toán ta phải đánh dấu các bút toán cần tạo. Chương trình cho phép tạo nhiều bút toán cùng một lúc. Bút toán kết chuyển tự động sau khi tạo có thể xóa đi tạo lại và in ra. 3)Báo cáo Chương trình cho phép lên báo cáo cả 4 hình thức ghi sổ: Nhật ký chung; Chứng từ ghi sổ; Nhật ký sổ cái; Nhật ký chứng từ. Ví dụ: Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Chương trình cung cấp các mẫu sổ sách sau theo hình thức nhật ký chung: Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký thu tiền Sổ nhật ký chi tiền Sổ nhật ký bán hàng Sổ nhật ký mua hàng Sổ cái của một tài khoản Sổ cái tài khoản (lên cho tất cả các tài khoản) Sổ chi tiết tài khoản Ngoài ra, để cho tiện lợi, ngay trong phần này chương trình còn cung cấp thêm các báo cáo sau: Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản Sổ tổng hợp chữ T (lên cho tất cả các tài khoản) Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản Bảng số dư cuối kỳ của các tài khoản Bảng số dư đầu kỳ của các tài khoản. *Một số lưu ý khi lên các báo cáo sổ sách theo hình thức nhật ký chung 49
Đối với nhật ký chung chương trình cho phép in toàn bộ các phát sinh hoặc chỉ in các phát sinh chưa in trong các nhật ký chuyên dùng. Đối với các nhật ký chuyên dùng chương trình cho phép khai báo các tài khoản để lọc vào nhật ký chuyên dùng. Sau khi số liệu được đưa ra màn hình để xem ta có thể lọc số liệu theo từng loại chứng từ hoặc cho từng loại ngoại tệ (sử dụng phím F10). Báo cáo tài chính Chương trình cung cấp các mẫu báo cáo tài chính theo QĐ 15 và QĐ 48 (bao gồm mẫu báo cáo năm, báo cáo giữa niên độ dạng đầy đủ và dạng tóm lược) sau: 1) Bảng cân đối kế toán 2) Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh 3) Báo cáo dòng tiền theo phương pháp trực tiếp 4) Báo cáo dòng tiền theo phương pháp gián tiếp 5) Thuyết minh báo cáo tài chính 6) Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước 7) Báo cáo thuế GTGT được khấu trừ, hoàn lại, miễn giảm 3.4.2 Phân hệ kế toán vốn bằng tiền Các chức năng chính của phân hệ kế toán vốn bằng tiền - Theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng - Theo dõi theo tiền VNĐ và ngoại tệ - Theo dõi tiền gửi, tiền vay tại nhiều ngân hàng khác nhau - Theo dõi số dư tức thời tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại từng tài khoản ở các ngân hàng - Theo dõi thanh toán thu chi theo khách hàng, hợp đồng, hoá đơn mua bán và theo các khoản mục chi phí - Theo dõi chi tiết tình hình vay tiền, tính lãi, trả nợ gốc, số dư theo từng khế ước vay tại các ngân hàng, các đối tượng cho vay khác - Theo dõi chi tiết tình hình cho vay, tạm ứng và tình hình thu hồi các khoản cho vay, thanh toán tạm ứng của từng đối tượng 50
Chøng tõ PhiÕu thu, phiÕu chi Sæ phô NH (B¸o cã, b¸o nî) Mua b¸n ngo¹i tÖ Sè liÖu chuyÓn tõ ChuyÓn sè liÖu sang c¸c ph©n hÖ kh¸c c¸c ph©n hÖ kh¸c Ph©n hÖ kÕ to¸n Vèn b»ng tiÒn KÕ to¸n tæng hîp C«ng nî ph¶i thu C«ng nî ph¶i tr¶ B¸o c¸o NhËt ký thu, nhËt ký chi Sæ quü, sæ ng©n hµng Sè d tiÒn mÆt, sè d ng©n hµng Dßng tiÒn Hình 3.11: Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán vốn bằng tiền 1)Hệ thống menu của phân hệ kế toán vốn bằng tiền Các menu chính của phân hệ kế toán vốn bằng tiền 1. Cập nhật số liệu 2. Cập nhật số dư đầu kỳ 3. Báo cáo tiền mặt, tiền gửi ngân hàng 4. Báo cáo tiền vay 5. Danh mục từ điển 6. In các danh mục từ điển. 51
Hình 3.12: Màn hình phân hệ kế toán Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay 2)Khai báo các danh mục từ điển: 1) Danh mục khế ước 2) Danh mục tài khoản lũy kế của kế ước 3) Danh mục tài khoản ngân hàng 4) Danh mục tài khoản kiểm tra chi âm 3)Cập nhật chứng từ đầu vào Các chứng từ đầu vào của kế toán tiền mặt và tiền gửi gồm có: 1) Giấy báo có (thu) của ngân hàng 2) Giấy báo nợ (chi) của ngân hàng 3) Phiếu thu tiền mặt 4) Phiếu chi tiền mặt. * Cập nhật phiếu thu tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng Các thông tin của phiếu thu tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng Màn hình nhập liệu: 52
Hình 3.13: Giấy báo Có (thu) của ngân hàng Phiếu thu tiền mặt và giấy báo có của ngân hàng bao gồm các thông tin sau: Phần thông tin chung về chứng từ: Loại phiếu thu. Phiếu thu được phân thành các loại sau: 1 - Thu tiền chi tiết cho các hoá đơn 2 - Thu của 1 khách hàng 3 - Thu của nhiều khách hàng 4 - Vay 5 - Chuyển tiền ngoại tệ 6 - Mua ngoại tệ 7 - Người mua trả tiền trước 9 - Thu khác. Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ (trường này được cập nhật trong trường hợp trong danh mục khách hàng không khai báo địa chỉ, ví dụ cho các khách lẻ). Người nộp tiền Lý do nộp (diễn giải chung) 53
Tài khoản nợ Số phiếu thu Ngày hạch toán Ngày lập phiếu thu Mã ngoại tệ Tỷ giá giao dịch Hạn thanh toán (sử dụng trong trường hợp vay tiền, loại phiếu thu = 4). Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp chi tiết thanh toán theo hoá đơn (loại phiếu thu bằng 1) Số hoá đơn Ngày hoá đơn Mã ngoại tệ Tài khoản có Số tiền trên hoá đơn Số tiền đã thu (không kể số tiền thu của phiếu thu hiện tại) Số tiền còn phải thu Số tiền thu lần này Số tiền thu lần này quy đổi ra đồng tiền ghi trên hoá đơn Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán) Số tiền thu lần này qui đổi ra đồng tiền hạch toán Các mã của các trường tự do Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp thu của 1 khách hàng (loại phiếu thu bằng 2) Tài khoản có Tên tài khoản có Phát sinh có theo đồng tiền giao dịch Tỷ giá ghi sổ Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán) 54
Phát sinh có theo đồng tiền hạch toán (theo tỷ giá giao dịch) Phát sinh có theo đồng tiền hạch toán (theo tỷ giá ghi sổ) Các mã của các trường tự do Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp thu của nhiều khách hàng (loại phiếu thu bằng 3) Tài khoản có Tên tài khoản có Mã khách Tên khách Phát sinh có theo đồng tiền giao dịch Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán) Phát sinh có theo đồng tiền hạch toán Các mã của các trường tự do Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp vay (loại phiếu thu bằng 4); nộp tiền vào ngân hàng, chuyển tiền từ ngân hàng khác đến (loại phiếu thu bằng 5); mua ngoại tệ (loại phiếu thu bằng 6); người mua trả tiền trước (loại phiếu thu bằng 7); khác (loại phiếu thu bằng 9) Tài khoản có Tên tài khoản có Phát sinh có theo đồng tiền giao dịch Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán) Phát sinh có theo đồng tiền hạch toán Các mã của các trường tự do Phần tính tổng của phiếu thu Tổng số tiền trên phiếu thu/giấy báo có Trạng thái của chứng từ: 0 – Lập chứng từ, 1 – Đã chuyển vào sổ cái Số HĐ: danh sách các hóa đơn trong trường hợp chỉ rõ thu tiền của các hóa đơn nào. * Lưu ý 55
Sau khi đã nhập số liệu ở phần chi tiết thì không được sửa loại phiếu thu nữa. Để sửa được loại phiếu thu phải xóa hết các dòng chi tiết. Cập nhật phiếu chi tiền mặt và giấy báo nợ của ngân hàng Các thông tin của phiếu chi tiền mặt và giấy báo nợ của ngân hàng Màn hình nhập liệu: Hình 3.14: Phiếu chi tiền mặt Phiếu chi tiền mặt và giấy báo nợ của ngân hàng có các thông tin sau: Phần thông tin chung về chứng từ: Loại phiếu chi. Có các loại phiếu chi sau: 1 - Chi trả chi tiết theo các hoá đơn 2 - Chi cho 1 khách hàng 3 - Chi cho nhiều khách hàng 4 - Chi cho vay, tạm ứng 5 - Chuyển/Nộp tiền ngoại tệ 7 - Trả trước cho người bán 8 - Chi thanh toán chi phí trực tiếp bằng tiền 9 - Chi khác. Mã khách hàng 56
Tên khách hàng Địa chỉ (trường này được cập nhật trong trường hợp trong danh mục khách hàng không khai báo địa chỉ, ví dụ cho các khách lẻ). Người nhận tiền Lý do chi (diễn giải chung) Tài khoản có Số phiếu chi Ngày hạch toán Ngày lập phiếu chi Mã ngoại tệ Tỷ giá ghi sổ (của tài khoản có) Hạn thanh toán (sử dụng trong trường hợp cho vay tiền hoặc tạm ứng, loại phiếu chi = 4). Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp chi tiết thanh toán theo hoá đơn (loại phiếu chi bằng 1) Số hoá đơn Ngày hoá đơn Mã ngoại tệ (trên hóa đơn) Tài khoản nợ (hạch toán công nợ khi mua hàng) Số tiền trên hoá đơn Số tiền đã trả (không kể số tiền trả trong phiếu chi hiện thời) Số tiền còn phải trả Số tiền trả lần này Số tiền trả lần này qui đổi ra đồng tiền ghi trên hoá đơn Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán) Số tiền trả lần này qui đổi ra đồng tiền hạch toán Các mã của các trường tự do. 57
Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp chi cho 1 khách hàng (loại phiếu chi bằng 2) Tài khoản nợ Tên tài khoản nợ Phát sinh nợ theo đồng tiền giao dịch Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán) Tỷ giá ghi sổ (tỷ giá ghi sổ của tài khoản nợ) Tiền hạch toán - theo tỷ giá ghi sổ của tài khoản có = ps nợ n.tệ * tggs của tk có. Phát sinh nợ theo đồng tiền hạch toán = ps nợ n.tệ * tggs của tài khoản nợ Các mã của các trường tự do. Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp chi cho nhiều khách hàng (loại phiếu chi bằng 3) Tài khoản nợ Tên tài khoản nợ Mã khách Tên khách Phát sinh nợ theo đồng tiền giao dịch Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán) Phát sinh nợ theo đồng tiền hạch toán Các mã của các trường tự do. Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp cho vay, chi cho tạm ứng (loại phiếu chi bằng 4); nộp tiền vào ngân hàng, chuyển tiền sang ngân hàng khác (loại phiếu chi bằng 5); bán ngoại tệ (loại phiếu chi bằng 6); trả trước cho người bán (loại phiếu chi bằng 7); chi khác (loại phiếu chi bằng 9) Tài khoản nợ Tên tài khoản nợ Phát sinh nợ theo đồng tiền giao dịch Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán) Phát sinh nợ theo đồng tiền hạch toán 58
Các mã của các trường tự do. Phần chi tiết hạch toán trong trường hợp chi thanh toán chi phí trực tiếp có thuế (loại phiếu chi bằng 8) Tài khoản nợ Tên tài khoản nợ Phát sinh nợ theo đồng tiền giao dịch Diễn giải (chi tiết cho từng hạch toán) Loại hóa đơn 0 - Không có hóa đơn 1 - Hóa đơn GTGT giá chưa bao gồm thuế 2 - Hóa đơn GTGT giá đã bao gồm thuế (tem, vé ) 3 - Hóa đơn trực tiếp được khấu trừ lùi 4 - Hoá đơn trực tiếp không được khấu trừ 5 – Nhiều hóa đơn: sử dụng trong trường hợp hạch toán chung trên 1 dòng tổng số tiền của nhiều hóa đơn. Mẫu báo cáo (mẫu báo cáo thuế đầu vào theo quy định của tổng cục thuế) Ngày hóa đơn Số seri Số hóa đơn Mã khách (nhà cung cấp) Tên khách (tên nhà cung cấp) Địa chỉ Mã số thuế (của nhà cung cấp) Hàng hóa, dịch vụ Mã thuế suất Thuế suất Tiền thuế theo đồng tiền giao dịch Tài khoản thuế 59
Cục thuế (trong trường hợp tài khoản thuế theo dõi như là tài khoản công nợ với đối tượng theo dõi công nợ phải thu là các cục thuế) Số tiền phải thanh toán theo đồng tiền giao dịch Phát sinh nợ theo đồng tiền hạch toán (theo tỷ giá giao dịch) Tiền thuế theo đồng tiền hạch toán (theo tỷ giá giao dịch) Số tiền phải thanh toán theo đồng tiền hạch toán (theo tỷ giá giao dịch) Ghi chú Các mã của các trường tự do. Lưu ý: Hạch toán tài khoản thuế trong phần nhập chi tiết thông tin về các hoá đơn thuế GTGT đầu vào sẽ được chuyển vào sổ cái. Phần tính tổng của phiếu chi Tổng tiền hàng, dịch vụ Tiền thuế Tổng số tiền trên phiếu chi/giấy báo nợ. Trạng thái của chứng từ: 0 – Lập chứng từ, 1 – Đã chuyển vào sổ cái. Số HĐ: danh sách các hóa đơn trong trường hợp chỉ rõ chi trả tiền cho các hóa đơn nào. * Lưu ý khi in Uỷ nhiệm chi trực tiếp từ chương trình Khi in UNC trực tiếp từ chương trình cần lưu ý là thông tin liên quan đến ngân hàng chuyển đi được lấy từ thông tin cập nhật trong danh mục ngân hàng của doanh nghiệp, còn thông tin liên quan đến ngân hàng nhận tiền được lấy từ thông tin khai báo về ngân hàng của khách hàng trong danh mục khách hàng. * Các lưu ý khi nhập phiếu chi có liên quan đến thuế GTGT đầu vào Chương trình cho phép nhập trực tiếp các thông tin liên quan đến hóa đơn thuế GTGT đầu vào để chuyển vào bảng kê báo cáo thuế về các hóa đơn thuế GTGT đầu vào. Việc nhập cập nhật các thông tin này được thực hiện đối với loại phiếu chi bằng 8 – chi thanh toán chi phí trực tiếp bằng tiền. Việc cập nhập thông tin về các hóa đơn thuế GTGT có thể thực hiện ở 2 nơi: trực tiếp tại tab hạch toán các chi tiết phát sinh hoặc tại tab các hóa đơn thuế GTGT. 60
Nếu nhập tại tab hạch toán thì thông tin sẽ tự động được chuyển sang tab các hóa đơn thuế GTGT. Việc nhập tại tab hạch toán được sử dụng khi cần hạch toán chi tiết tất cả các chứng từ gốc phát sinh. Còn việc nhập tại tab hóa đơn thuế GTGT được sử dụng khi chỉ cần hạch toán tổng hợp số chi phí phát sinh. Chương trình hỗ trợ việc tự động tính tiền thuế phụ thuộc vào loại hóa đơn thuế GTGT. Các hóa đơn được phân loại như sau: 1 - Hóa đơn GTGT giá chưa bao gồm thuế 2 - Hóa đơn GTGT giá đã bao gồm thuế (tem, vé ) 3 - Hóa đơn trực tiếp được khấu trừ lùi 4 - Hoá đơn trực tiếp không được khấu trừ 5 – Nhiều hóa đơn: sử dụng trong trường hợp hạch toán chung trên 1 dòng tổng số tiền của nhiều hóa đơn. Đối với hóa đơn loại 1 – hóa đơn thuế GTGT giá chưa bao gồm thuế thì ta nhập tiền hàng, thuế suất và chương trình sẽ tính ra số tiền thuế. Đối với hóa đơn loại 2 – hóa đơn thuế GTGT đã bao gồm thuế thì ta nhập tổng số tiền phải thanh toán, thuế suất và chương trình sẽ tự động tính ngược lại số tiền hàng và tiền thuế. Trong trường hợp phần hạch toán chỉ hạch toán số tổng phát sinh mà không chi tiết cho từng hóa đơn đầu vào thì tại trường loại hóa đơn ta chọn loại 5 – Nhiều hóa đơn. Trong trường hợp này các hóa đơn thuế GTGT được cập nhập ở tab hóa đơn thuế. Để cập nhập ta chuyển sang tab này và bấm vào nút “Sửa thông tin thuế”. Lưu ý là số liệu hạch toán liên quan đến thuế GTGT đầu vào để chuyển vào số cái được chương trình lấy từ tab hóa đơn thuế, vì vậy không cần phải hạch toán riêng 1 dòng hạch toán thuế ở tab hạch toán. Khi lưu chứng từ chương trình sẽ kiểm tra số tiền hàng (chi phí) và số tiền thuế GTGT nhập ở phần hạch toán chi tiết và phần hóa đơn thuế. Nếu có sự khác nhau về tiền thuế giữa 2 màn hình nhập liệu thì chương trình sẽ không cho lưu và yêu cầu điều chỉnh lại. Còn đối với trường hợp tiền hàng (chi phí) nếu có sự khác nhau thì chương trình sẽ cảnh báo để kiểm tra lại nếu cần thiết, tuy nhiên chương trình vẫn cho lưu (do có thể có một số chi phí không có hóa đơn thuế). 61
Các thông tin cập nhật về hóa đơn thuế đầu vào Các thông tin về hóa đơn thuế đầu vào cần cập nhập gồm có: Hình 3.15: Cập nhật hóa đơn thuế đầu vào củaPhiếu chi tiền mặt Mẫu báo cáo (mẫu báo cáo thuế đầu vào theo quy định của tổng cục thuế) Số hóa đơn Số seri Ngày hóa đơn Mã khách (nhà cung cấp) Tên khách (tên nhà cung cấp) Địa chỉ Mã số thuế (của nhà cung cấp) Hàng hóa, dịch vụ Tiền hàng theo đồng tiền giao dịch Tiền hàng theo đồng tiền hạch toán Mã thuế suất Thuế suất Tiền thuế theo đồng tiền giao dịch 62
Tiền thuế theo đồng tiền hạch toán Số tiền phải thanh toán theo đồng tiền hạch toán (theo tỷ giá giao dịch) Số tiền phải thanh toán theo đồng tiền giao dịch Tài khoản thuế Cục thuế (trong trường hợp tài khoản thuế theo dõi như là tài khoản công nợ với đối tượng theo dõi công nợ phải thu là các cục thuế) Ghi chú Các mã của các trường tự do. 4)Báo cáo về tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Trong Fast Accounting có các báo cáo sau về tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: 1. Sổ quỹ 2. Sổ quỹ in từng ngày 3. Sổ chi tiết của một tài khoản 4. Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản 5. Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng 6. Bảng cân đối phát sinh theo ngày của một tài khoản 7. Bảng cân đối phát sinh các tiểu khoản của một tài khoản 8. Báo cáo số dư tại quỹ và tại ngân hàng 9. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp 10. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp gián tiếp 11. Sổ nhật ký thu tiền 12. Sổ nhật ký chi tiền 13. Bảng kê chứng từ 14. Bảng kê chứng từ theo khách hàng, vụ việc, tiểu khoản và tài khoản đối ứng 15. Tổng hợp phát sinh theo khách hàng, vụ việc, tiểu khoản và tài khoản đối ứng. 3.4.3 Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu 63
Các chức năng chính của phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu - Cập nhật các hoá đơn bán hàng, bao gồm hoá đơn bán hàng hoá và hoá đơn bán dịch vụ. - Cập nhật danh mục giá bán của hàng hoá. - Cập nhật các phiếu nhập hàng bán bị trả lại và dịch vụ bị trả lại. - Cập nhật các hóa đơn giảm giá, bao gồm giảm giá dịch vụ và giảm giá hàng bán. - Cập nhật các chứng từ ghi nợ, ghi có, bù trừ công nợ. - Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng bán ra. - Theo dõi giá vốn, doanh thu, lợi nhuận theo từng mặt hàng, nhóm hàng. - Theo dõi bán hàng theo bộ phận, cửa hàng, nhân viên bán hàng, theo hợp đồng. - Tính thuế GTGT của hàng hoá bán ra. - Theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng công nợ của khách hàng. - Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu liên kết số liệu với kế toán tiền mặt, tiền gửi để có thể lên được các báo cáo công nợ và chuyển số liệu sang phân hệ kế toán tổng hợp và kế toán hàng tồn kho. Chøng tõ Ho¸ ®¬n b¸n hµng PhiÕu nhËp hµng bÞ tr¶ l¹i Chøng tõ ph¶i thu kh¸c Bót to¸n bï trõ c«ng nî Sè liÖu chuyÓn tõ ChuyÓn sè liÖu sang c¸c ph©n hÖ kh¸c Ph©n hÖ kÕ to¸n c¸c ph©n hÖ kh¸c B¸n hµng vµ KÕ to¸n tæng hîp TiÒn mÆt, tiÒn göi c«ng nî ph¶i thu KÕ to¸n tæng hîp B¸o c¸o B¸o c¸o b¸n hµng Sæ chi tiÕt c«ng nî B¶ng tæng hîp c«ng nî B.kª ho¸ ®¬n theo h¹n thanh to¸n Hình 3.16: Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu 64
Hệ thống menu của phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu Các menu chính của phân hệ kế toán công nợ phải thu: 1. Cập nhật số liệu 2. Báo cáo bán hàng 3. Báo cáo công nợ theo khách hàng. 4. Báo cáo công nợ theo hoá đơn 5. Báo cáo về hợp đồng, đơn hàng. 6. Danh mục từ điển 7. In các danh mục từ điển. 65
1) Khai báo các danh mục từ điển Hình 3.17: Màn hình phân hệ kế toán Bán hàng và công nợ phải thu Danh mục khách hàng và các đối tượng công nợ phải thu Danh mục khách hàng dùng để quản lý khách hàng và các đối tượng công nợ phải thu, phải trả (tk 131, 136, 1388, 141, 331, 336 và 3388 ). Lưu ý: Các nhà cung cấp và các đối tượng công nợ phải trả (tk 331, 336 và 3388) cũng được quản lý chung trong danh mục khách hàng. Các thông tin về khách hàng gồm có: Hình 3.18: Màn hình thông tin khách hàng Mã khách hàng Mã tra cứu 66
Tên khách hàng Tên tiếng Anh của khách hàng Địa chỉ của khách hàng Đối tác giao dịch Mã số thuế của khách hàng Tài khoản công nợ ngầm định Hạn thanh toán ngầm định Phân nhóm khách 1 Phân nhóm khách 2 Phân nhóm khách 3 Số điện thoại Số fax Địa chỉ e-mail Số tài khoản ngân hàng (dùng để in UNC trên máy và tham khảo) Tên ngân hàng Tỉnh thành Ghi chú Phân loại: khách hàng, người bán, nội bộ Các trường tự do. Để phân loại khách hàng có thể dùng danh mục phân nhóm các khách hàng. Fast Accounting có 03 trường để thực hiện việc phân nhóm khách hàng. Ví dụ, người sử dụng có thể dùng trường thứ nhất để phân loại khách hàng theo vùng địa lý, trường thứ 2 để phân loại khách hàng theo khách đại lý và khách lẻ, trường thứ 3 để phân nhóm khách hàng theo mức độ ưu tiên đối với khách hàng. Các thông tin về danh mục phân nhóm các khách hàng gồm có: Kiểu phân nhóm Mã nhóm Tên nhóm 67
Tên tiếng Anh của nhóm. Danh mục phân nhóm khách hàng Danh mục phân nhóm khách hàng được sử dụng để nhóm các khách hàng lại khi lên báo cáo. Các thông tin về danh mục phân nhóm khách hàng gồm có: Kiểu phân nhóm Mã nhóm khách hàng Tên nhóm khách hàng Tên tiếng anh nhóm khách hàng Danh mục nhân viên và bộ phận kinh doanh Danh mục nhân viên và bộ phận kinh doanh dùng để quản lý các nhân viên và bộ phận kinh doanh (bán hàng). Có thể sử dụng danh mục này để quản lý các đại lý bán hàng. Các thông tin về danh mục các nhân viên và bộ phận kinh doanh: Mã bộ phận Tên bộ phận Tên tiếng Anh của bộ phận Danh mục thuế suất thuế GTGT Các thông tin về danh mục thuế suất GTGT gồm có: Mã thuế suất Tên thuế suất Tên tiếng Anh của thuế suất Thuế suất Tài khoản thuế GTGT đầu ra (tk 33311) Tài khoản thuế GTGT đầu ra được giảm trừ (tk 33313). Các tài khoản thuế được khai báo để thực hiện tự động hoá việc hạch toán khi nhập các hoá đơn bán hàng, phiếu nhập hàng bán bị trả lại. 68
Danh mục giá bán Danh mục giá bán chỉ dùng để hỗ trợ việc cập nhật giá bán hàng hoá. Người sử dụng có quyền sửa đổi giá bán cho từng hoá đơn. Các thông tin về danh mục giá bán gồm có: Mã vật tư Ngày bắt đầu có hiệu lực Giá bán ngoại tệ Giá bán theo đồng tiền hạch toán Lưu ý là trong danh mục chỉ lưu giá bán cuối cùng cho từng mặt hàng. Trong trường hợp người sử dụng có hệ thống giá bán đặc thù thì phải báo cho Công ty Fast để thực hiện sửa đổi chương trình đáp ứng yêu cầu này. Danh mục thời hạn chiết khấu Danh mục thời hạn chiết khấu chỉ được dùng trong các màn hình nhập liệu liên quan đến mua bán vật tư, hàng hóa nhằm phục vụ lên các báo cáo công nợ theo mẫu qui định, tạm thời không tham gia xử lý, tính toán. Các thông tin về danh mục thời hạn chiết khấu gồm có: Mã chiết khấu Mã tra cứu Tên chiết khấu Tên 2 Hạn thanh toán: trường dự phòng Thanh toán trong vòng: trường dự phòng Tỷ lệ chiết khấu: trường dự phòng Stt sắp xếp Ghi chú 2) Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ và kết chuyển số dư công nợ sang năm sau Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ của các khách hàng 69
kỳ của khách hàng được cập nhật ở phần vào số dư công nợ đầu kỳ. Người sử dụng chỉ phải cập nhật số dư đầu kỳ 1 lần khi bắt đầu sử dụng Fast Accounting. Đối với các kỳ tiếp theo trong năm và của cả các năm sau số dư công nợ sẽ do chương trình tự động tính toán và kết chuyển. Lưu ý: đối với công nợ ngoại tệ thì khi cập nhập phải nhập cả tiền VNĐ được qui đổi. Sau khi cập nhật số dư công nợ đầu kỳ, chương trình sẽ chuyển số dư tổng hợp cho cả tài khoản công nợ sang phần số dư tài khoản đầu kỳ. Cập nhật số dư đầu kỳ của các hóa đơn Trường hợp người sử dụng có theo dõi chi tiết thanh toán theo từng hóa đơn thì ngoài việc cập nhật số dư công nợ đầu kỳ còn phải cập nhật số dư đầu kỳ chi tiết theo hóa đơn thông qua menu “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Vào số dư đầu kỳ của các hóa đơn”. Kết chuyển số dư công nợ cuối kỳ sang năm sau Số dư công nợ được kết chuyển sang năm tại menu “Kế toán tổng hợp/ Cập nhật số liệu/ Kết chuyển số dư tài khoản, công nợ sang năm sau”. 3) Cập nhật chứng từ đầu vào Cập nhật hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho Màn hình nhập liệu: Hình 3.19: Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho 70
Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho có các thông tin sau. Phần thông tin chung về chứng từ: Loại hóa đơn: 1 - Xuất bán cho khách hàng, 2 - Xuất bán nội bộ Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Mã số thuế Người mua hàng Diễn giải Mã nx (tk nợ) Bộ phận kinh doanh Nhóm hàng: tên của nhóm hàng hóa sẽ được ghi trên bảng kê hóa đơn thuế GTGT hàng hóa, dịch vụ bán ra. Ngày hạch toán Ngày lập hoá đơn Quyển số Số seri Số hóa đơn Mã ngoại tệ Tỷ giá Nút “Chọn HĐB”. Phần chi tiết các mặt hàng: Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Khuyến mãi Mã kho Số lượng tồn kho hiện thời 71
Số lượng xuất Đơn giá bán theo đồng tiền giao dịch Thành tiền theo đồng tiền giao dịch Đơn giá bán theo đồng tiền hạch toán Thành tiền theo đồng tiền hạch toán Tỷ lệ chiết khấu Giá trị chiết khấu theo đồng tiền giao dịch Giá trị chiết khấu theo đồng tiền hạch toán Tài khoản doanh thu Tài khoản hàng tồn kho Tài khoản giá vốn Tài khoản chiết khấu Tài khoản chi phí khuyến mãi Các mã của các trường tự do. Phần nhập thuế và tính tổng của hoá đơn Tổng số lượng hàng xuất bán Tổng tiền hàng Mã thuế suất GTGT Thuế suất GTGT Tài khoản thuế GTGT hàng bán ra Tài khoản đối ứng với tài khoản thuế Cục thuế Ghi chú Tiền chiết khấu Tiền sau chiết khấu Tiền thuế GTGT hàng bán ra Tổng thanh toán 72
Thời hạn thanh toán Thời hạn chiết khấu Trạng thái: 0 – Lập ctừ, 1 – Đã chuyển vào sổ kho, 2 – Đã chuyển vào sổ cái. Nút xem “Tổng tiền”. * Các lưu ý khi nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho Khi cập nhật các hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho cần lưu ý các vấn đề sau: Khi nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho thì chương trình sẽ xử lý cả 2 nghiệp vụ: bán hàng (tăng doanh số và công nợ phải thu) và xuất hàng từ kho (giảm hàng tồn kho và tăng giá vốn). Liên quan đến hạch toán tài khoản vật tư (tài khoản hàng tồn kho), tài khoản doanh thu, tài khoản giá vốn, tài khoản chiết khấu, tài khoản thuế thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo các tài khoản này cho từng mặt hàng trong phần danh mục hàng hoá vật tư ở phân hệ hàng tồn kho và khai báo hạch toán thuế trong phần danh mục thuế suất. Các thông tin liên quan đến hóa đơn và khách hàng sẽ được chuyển vào bảng kê hóa đơn đầu ra. Nếu khách hàng chưa có địa chỉ hoặc mã số thuế, khi lưu chứng từ chương trình sẽ bắt nhập thêm địa chỉ và mã số thuế. Nếu khách hàng là thường xuyên nhưng không có mã số thuế (ví dụ như cá nhân, văn phòng đại diện của công ty nước ngoài ), để tránh việc chương trình luôn hiện lên màn hình đòi nhập mã số thuế ta nên khai báo trong danh mục khách hàng:tại trường mã số thuế nhập một ký tự bất kỳ, ví dụ: ký tự " - ". Giá bán của mặt hàng sẽ được hổ trợ tự động lấy từ trong danh mục giá bán, nhưng khách hàng có thể thay đổi được. Khi lưu hóa đơn chương trình sẽ tự động lưu lại giá bán lần cuối cùng vào danh mục giá bán. Trong trường hợp doanh nghiệp có hệ thống giá bán thống nhất thì chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp. Chương trình cho phép sửa lại định khoản thuế, số tiền thuế. Để thực hiện các việc này chỉ việc đánh giấu vào các nút tương ứng: Sửa hạch toán thuế, Sửa tiền thuế. Chương trình cho phép nhập tỷ lệ chiết khấu và tiền chiết khấu cho từng mặt hàng. Trong trường hợp vật tư tính giá trung bình nhưng xuất với giá đích danh thì chọn nút đánh dấu xuất theo giá đích danh để cập nhật giá xuất. 73
Chương trình cho phép dùng phím F5 để xem các phiếu nhập kho cho mặt hàng ở dòng chi tiết hiện thời. Chương trình cho phép lấy số liệu từ phần cập nhật hợp đồng bán bằng cách “Chọn HĐB”, có thể điều chỉnh lại số liệu tuỳ ý. Cập nhật phiếu nhập hàng bán bị trả lại Khi phát sinh nghiệp vụ khách hàng trả lại hàng thì số liệu được nhập tại menu "Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Phiếu nhập hàng bán bị trả lại". Chương trình cho phép tra cứu lại hoá đơn đã xuất bán ra trước đó. Lúc này, trên bảng kê thuế GTGT đầu ra sẽ ghi âm doanh số và ghi âm số tiền thuế GTGT phải nộp. Số hóa đơn là số hóa đơn của người mua xuất trả lại, trường ghi chú sẽ ghi số hóa đơn của phiếu xuất bán số hàng đó. Thông tin của trường ghi chú sẽ được chuyển vào cột ghi chú của bảng kê hóa đơn đầu ra. Các thông tin liên quan đến phiếu nhập hàng bán bị trả lại cũng như cách thức nhập chứng từ này tương tự như nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho đã trình bày ở trên. Lưu ý: Nếu doanh nghiệp có theo dõi thanh toán chi tiết cho từng hóa đơn, chứng từ này được dùng để điều chỉnh số tiền còn phải thu của các hóa đơn bán hàng đã xuất ra khi lên các báo cáo chi tiết công nợ theo hóa đơn. Việc điều chỉnh này được thực hiện ở menu “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Phân bổ tiền hàng cho các hóa đơn”. 74
Hình 3.20: Phiếu nhập Hàng bán bị trả lại Cập nhật hóa đơn dịch vụ Việc cập hóa đơn dịch vụ cũng tương tự như việc cập nhật hóa đơn bán hàng nhưng không phải nhập chi tiết từng mặt hàng mà hạch toán trực tiếp vào các tài khoản doanh thu. Dưới đây trình bày một lưu ý quan trọng liên quan đến việc nhập thuế GTGT đầu ra trường hợp doanh thu của các công trình xây lắp được thực hiện trên địa bàn của các tỉnh/thành khác nhau. Hình 3.21: Hóa đơn dịch vụ Cập nhật dịch vụ bị trả lại Dịch vụ đã bán bị trả lại được nhập tại menu "Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Phiếu nhập dịch vụ bị trả lại". Liên quan đến thuế GTGT đầu ra thì chương trình cũng xử lý tương tự như phiếu “Phiếu nhập hàng bán bị trả lại”. 75
Hình 3.22: Phiếu nhập dịch vụ bị trả lại Cập nhật hóa đơn giảm giá Hóa đơn giảm giá cho khách hàng được cập nhật tại menu “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Hóa đơn giảm giá”. Trường hợp hóa đơn xuất cho khách hàng ghi số tiền lớn hơn số tiền hàng hóa, dịch vụ thực giao và đơn vị mua hàng yêu cầu xuất hóa đơn điều chỉnh thì chứng từ này cũng được cập nhật tại menu này. Liên quan đến thuế GTGT đầu ra (nếu có) thì trên bảng kê thuế GTGT đầu ra sẽ ghi âm doanh số và ghi âm số tiền thuế GTGT phải nộp. Số hóa đơn là số hóa đơn do đơn vị giảm giá xuất ra, còn trên cột ghi chú sẽ ghi số hóa đơn mà đơn vị đã xuất ra trước đó cho người mua. Thông tin trên cột ghi chú sẽ được chuyển vào cột ghi chú của bảng kê hóa đơn đầu ra. 76
Hình 3.23: Hóa đơn giảm giá Cập nhật phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ Loại chứng từ này được dùng để cập nhật các chứng từ phát sinh trong các trường hợp sau: - Điều chỉnh tăng các khoản công nợ, các khoản phải thu khác ngoài việc bán hàng hóa, dịch vụ thông thường (sử dụng loại chứng từ = 1 - Ghi tăng công nợ). - Điều chỉnh giảm các khoản nợ nhỏ do chênh lệch khi thanh toán, xóa nợ cho khách hàng (sử dụng loại chứng từ = 2 - Ghi giảm công nợ chi tiết theo hóa đơn, hoặc loại hóa đơn = 3 - Ghi giảm công nợ không chi tiết theo hóa đơn). - Cập nhật các bút toán xử lý giữa công nợ tạm ứng trước tiền hàng của khách hàng và công nợ bán hàng phải thu của khách hàng. - Cập nhật bút toán bù trừ công nợ giữa 2 tài khoản nhưng cùng 1 khách hàng. - Các trường hợp điều chỉnh khác 77
Lưu ý: 1. Màn hình nhập liệu “Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ” được dùng chung cho cả điều chỉnh tăng và điều chỉnh giảm các khoản công nợ phải thu nên khi nhập liệu phải chú ý các tài khoản ghi nợ, ghi có cho phù hợp. 2. Trường hợp hạch toán công nợ ngoại tệ liên quan đến tạm ứng trước tiền hàng và công nợ phải thu thì tài khoản ghi nợ sẽ là tài khoản công nợ trung gian – tạm ứng trước tiền hàng, tài khoản ghi có là tài khoản công nợ phải thu về bán hàng, tại trường tỷ giá sẽ cập nhật theo tỷ giá của phiếu thu (hoặc giấy báo có) được ghi nhận khi khách hàng ứng trước tiền hàng. Chương trình sẽ tự động hạch toán số tiền chênh lệch giữa tỷ giá trên hóa đơn và tỷ giá ghi nhận khi khách hàng ứng trước tiền hàng. Hình 3.24: Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ Cập nhật chứng từ bù trừ công nợ Chứng từ bù trừ công nợ được dùng để cập nhật các phát sinh bù trừ công nợ 2 khách hàng hoặc giữa 1 khách hàng và 1 nhà cung cấp. Trong trường hợp bù trừ công nợ giữa 2 tài khoản nhưng cùng 1 khách hàng thì có thể cập nhật ở phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ. 78
Hình 3.25: Chứng từ bù trừ công nợ 4) Báo cáo Báo cáo bán hàng và công nợ phải thu 1. Bảng kê hoá đơn bán hàng 2. Bảng kê hóa đơn bán hàng và dịch vụ 3. Bảng kê phiếu nhập hàng bán bị trả lại 4. Bảng kê hoá đơn của một mặt hàng 5. Bảng kê hoá đơn nhóm theo khách hàng 6. Bảng kê hoá đơn nhóm theo hợp đồng, vụ việc 7. Bảng kê hoá đơn nhóm theo dạng xuất bán 8. Bảng kê hoá đơn của một khách hàng 9. Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng 10. Báo cáo tổng hợp hàng bán bị trả lại 11. Báo cáo doanh số bán hàng theo khách hàng, hợp đồng, 12. Báo cáo bán hàng nhóm theo 2 chỉ tiêu 13. Báo cáo tổng hợp tiêu thụ theo giá bán 14. Danh mục giá bán 79
Báo cáo công nợ theo khách hàng Các báo cáo liên quan đến công nợ phải thu theo khách hàng gồm có: 1. Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng 2. Sổ đối chiếu công nợ 3. Sổ chi tiết công nợ lên cho tất cả các khách hàng 4. Sổ tổng hợp công nợ chữ T của một khách hàng 5. Bảng cân đối số phát sinh công nợ của các khách hàng trên một tài khoản 6. Bảng cân đối số phát sinh công nợ của các khách hàng trên nhiều tài khoản 7. Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ 8. Bảng tổng hợp số dư công nợ đầu kỳ Ngoài ra để tiện cho tra cứu còn có các báo cáo sau: 9. Sổ chi tiết của một tài khoản 10. Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản 11. Bảng kê chứng từ 12. Bảng kê chứng từ theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứng. 13. Tổng hợp số phát sinh theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứng. Báo cáo công nợ theo hóa đơn Bảng kê hoá đơn bán hàng và dịch vụ Hỏi số dư công nợ của một khách hàng Bảng kê công nợ phải thu theo hoá đơn Bảng kê chi tiết thu tiền của các hoá đơn Bảng kê chi tiết thu tiền của các hóa đơn có chênh lệch tỷ giá Bảng kê công nợ phải thu của các hoá đơn theo hạn thanh toán Sổ nhật ký thu tiền bán hàng Sổ nhật ký bán hàng 80
Báo cáo thuế GTGT hoá đơn hàng hoá, dịch vụ bán ra Bảng kê thuế GTGT hoá đơn hàng hoá, dịch vụ bán ra được lên ở phân hệ "Báo cáo thuế". 3.4.5 Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả Các chức năng chính của phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả - Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng mua vào theo mặt hàng, nhà cung cấp và đơn hàng/hợp đồng. - Tính thuế GTGT của hàng hoá mua vào. - Theo dõi các khoản phải trả và việc thanh toán cho các nhà cung cấp. - Cập nhật các phiếu nhập mua: nội địa, nhập khẩu, chi phí mua hàng, hoá đơn mua dịch vụ. - Cập nhật các phiếu xuất trả lại nhà cung cấp. - Cập nhật các chứng từ phải trả khác và chứng từ bù trừ công nợ. - Theo dõi theo VNĐ và ngoại tệ - Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả liên kết số liệu với phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi để có thể lên được các báo cáo công nợ và chuyển số liệu sang phân hệ kế toán tổng hợp, kế toán hàng tồn kho. 81
Chøng tõ Ho¸ ®¬n mua hµng Px tr¶ l¹i nhµ cung cÊp Chøng tõ ph¶i tr¶ kh¸c Bót to¸n bï trõ c«ng nî Sè liÖu chuyÓn tõ ChuyÓn sè liÖu sang c¸c ph©n hÖ kh¸c Ph©n hÖ kÕ to¸n c¸c ph©n hÖ kh¸c Mua hµng vµ KÕ to¸n hµng tån kho TiÒn mÆt, tiÒn göi c«ng nî ph¶i tr¶ KÕ to¸n tæng hîp B¸o c¸o B¸o c¸o vÒ hµng nhËp mua Sæ chi tiÕt c«ng nî B¶ng tæng hîp c«ng nî B.kª ho¸ ®¬n theo h¹n thanh to¸n Hình 3.26: Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả Hệ thống menu của phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả Các menu chính của phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả: 1) Cập nhật số liệu 2) Báo cáo hàng nhập mua 3) Báo cáo công nợ theo nhà cung cấp 4) Báo cáo công nợ theo hoá đơn 5) Báo cáo về hợp đồng, đơn hàng 6) Danh mục từ điển 7) In các danh mục từ điển. 82
1) Khai báo các danh mục từ điển Hình 3.27: Màn hình phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả Danh mục nhà cung cấp Danh mục nhà cung cấp được theo dõi chung với danh mục khách hàng và các đối tượng công nợ, phần này đã được trình bày ở mục Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu. Danh mục phân nhóm các nhà cung cấp Danh mục phân nhóm nhà cung cấp được theo dõi chung với danh mục phân nhóm khách hàng, phần này đã được trình bày ở mục Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu. Danh mục thuế suất thuế GTGT đầu vào Các thông tin về danh mục thuế suất thuế GTGT đầu vào gồm có: Mã thuế suất Tên thuế suất Tên tiếng Anh của thuế suất Thuế suất Tài khoản thuế GTGT trả lại nhà cung cấp (tk 13313) Tài khoản thuế GTGT đầu vào (tk 13311). 83
Các tài khoản thuế được khai báo để thực hiện tự động hoá việc hạch toán khi nhập các hoá đơn mua hàng, phiếu xuất trả lại nhà cung cấp. Danh mục thời hạn chiết khấu Danh mục thời hạn chiết khấu được theo dõi chung với danh mục thời hạn chiết khấu ở mục Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu. 2) Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ và kết chuyển số dư công nợ sang năm sau Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ của các nhà cung cấp Số dư đầu kỳ của nhà cung cấp được cập nhật ở phần vào số dự công nợ đầu kỳ. Người sử dụng chỉ phải cập nhật số dư đầu kỳ 1 lần khi bắt đầu sử dụng Fast Accounting. Đối với các kỳ tiếp theo trong năm và của cả các năm sau số dư công nợ sẽ do chương trình tự động tính toán và kết chuyển. Sau khi cập nhật số dư công nợ đầu kỳ, chương trình sẽ chuyển số dư tổng hợp của các tài khoản công nợ sang phần số dưcủa các tài khoản đầu kỳ. Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ của các hóa đơn Trường hợp người sử dụng có theo dõi chi tiết thanh toán theo từng hóa đơn thì ngoài việc cập nhật số dư công nợ đầu kỳ còn phải cập nhật số dư đầu kỳ chi tiết theo hóa đơn thông qua menu “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/ Cập nhật số liệu/ Vào số dư đầu kỳ của các hóa đơn”. Kết chuyển số dư công nợ sang năm sau Số dư công nợ được kết chuyển sang năm tại menu “Kế toán tổng hợp/ Cập nhật số liệu/ Kết chuyển số dư tài khoản, công nợ sang năm sau”. 3) Cập nhật chứng từ đầu vào Phân loại các chứng từ đầu vào Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả có các loại chứng từ đầu vào sau: 1. Phiếu nhập mua hàng 2. Phiếu nhập khẩu 3. Phiếu nhập chi phí mua hàng 4. Phiếu nhập xuất thẳng 5. Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp 6. Hóa đơn mua hàng (dịch vụ) 84
7. Phiếu thanh toán tạm ứng 8. Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ: dùng để hạch toán các bút toán (không liên quan đến hóa đơn) ghi tăng hoặc ghi giảm công nợ. 9. Chứng từ bù trừ công nợ: dùng để bù trừ công nợ giữa 2 nhà cung cấp và/hoặc khách hàng. Cập nhật phiếu nhập mua hàng nội địa và phiếu nhập khẩu Các thông tin của phiếu nhập mua hàng Hình 3.28:Phiếu nhập mua hàng 85
Hình 3.29: Màn hình nhập chi phí mua hàng Hình 3.30: Màn hình nhập hóa đơn thuế GTGT của người bán 86
Phiếu nhập mua hàng có các thông tin sau. Phần thông tin chung về chứng từ: Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ Mã số thuế Người giao hàng Diễn giải Mã nx (tk có) Ngày hạch toán Ngày lập phiếu nhập Quyển số Số phiếu nhập Mã ngoại tệ Tỷ giá Chọn HĐM Phần chi tiết các mặt hàng: Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Mã kho Số lượng tồn kho hiện thời Số lượng nhập Đơn giá nhập theo đồng tiền giao dịch Thành tiền theo đồng tiền giao dịch Đơn giá nhập theo đồng tiền hạch toán Thành tiền theo đồng tiền hạch toán 87
Tài khoản nợ Các mã của các trường tự do. Đối với các phiếu nhập khẩu thì có thêm các thông tin sau: Thuế suất thuế nhập khẩu Tiền thuế nhập khẩu theo đồng tiền giao dịch Thuế suất thuế tiêu thụ đặc biệt Tiền thuế tiêu thụ đặc biệt theo đồng tiền giao dịch Tiền thuế nhập khẩu theo đồng tiền hạch toán Tiền thuế tiêu thụ đặc biệt theo theo đồng tiền hạch toán. Phần thông tin chi phí mua hàng: Tổng chi phí mua hàng theo đồng tiền giao dịch Tổng chi phí mua hàng theo đồng tiền hạch toán Mặt hàng Chi phí nguyên tệ Chi phí theo đồng tiền hạch toán. Các thông tin về nhập các hóa đơn thuế giá trị gia tăng đầu vào: Mẫu báo cáo (Mã số của mẫu báo cáo do Bộ tài chính quy định. Ví dụ, mẫu 03, 04, 05 ) Số hoá đơn GTGT Số seri Ngày hoá đơn GTGT Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ Mã số thuế Mã kho Hàng hoá, dịch vụ Số lượng (đối với hàng nông lâm sản thu mua không có hóa đơn) 88
Đơn giá ngoại tệ Tiền hàng nguyên tệ Đơn giá vnđ Tiền hàng vnđ Mã thuế suất Thuế suất Tiền thuế nguyên tệ Tiền thuế vnđ Hạn TT Tk thuế Cục thuế Ghi chú Các mã của các trường tự do. Phần thông tin tổng hợp: Tổng số lượng vật tư nhập kho Tổng tiền hàng nhập kho Tổng chi phí mua hàng Tổng tiền thuế GTGT đầu vào Tổng thanh toán Thời hạn chiết khấu Đối với phiếu nhập khẩu thì có các thông tin sau: Tổng tiền hàng nhập kho Tổng chi phí mua hàng Tổng tiền hàng + tiền chi phí Tổng tiền thuế nhập khẩu Tổng tiền thuế tiêu thụ đặc biệt Tổng giá vốn = tổng tiền hàng + tiền chi phí + tiền thuế nhập khẩu + tiền thuế tiêu thụ đặc biệt 89
Tổng tiền thuế GTGT hàng nhập khẩu Tài khoản thuế nhập khẩu Tài khoản thuế tiêu thụ đặc biệt Tài khoản thuế GTGT hàng nhập khẩu Thời hạn chiết khấu. *Các lưu ý khi cập nhật phiếu nhập mua hàng và phiếu nhập khẩu Liên quan đến hạch toán tài khoản nợ (tài khoản vật tư) thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo tài khoản vật tư của mặt hàng trong danh mục hàng hoá, vật tư ở phân hệ kế toán hàng tồn kho. Khi tính thuế GTGT chương trình cho phép khai báo có hay không tính thuế chỉ gồm tiền hàng hay gồm cả chi phí. Chương trình cho phép lấy số liệu từ phần cập nhật hợp đồng mua bằng cách “Chọn HĐM”, có thể sửa lại số liệu tuỳ ý. Trong một số trường hợp đặc biệt, một số doanh nghiệp thường xuất hàng cho khách nhưng lại chỉ xuất hoá đơn vào cuối kỳ. Khi này khi nhập hàng về trong kỳ mà chưa có hoá đơn của nhà cung cấp thì phải tạo ra một kho tạm thời để nhập kho. Khi có hoá đơn của nhà cung cấp thì làm phiếu xuất kho từ kho tạm và làm phiếu nhập vào kho chính thức. Việc nhập xuất kho ở kho tạm được thực hiện ở phần quản lý hàng tồn kho. Để việc nhập xuất ở kho tạm không làm ảnh hưởng đến hạch toán thì ở phần tài khoản đối ứng phải nhập tài khoản là tài khoản kho. 90
Hình 3.31: Phiếu nhập khẩu Cập nhật phiếu nhập chi phí mua hàng Cách thức cập nhật chi phí mua hàng liên quan đến chứng từ chi phí mua hàng và cách tính giá hàng tồn kho. Dưới đây sẽ trình bày các phương án khác nhau trong việc cập nhật chi phí mua hàng. Chi phí mua hàng được tính ngoài và áp vào giá vốn sau đó nhập cùng với phiếu nhập mua trong đó giá vốn đã có tính chi phí mua hàng. Tổng chi phí mua hàng được nhập cùng với phiếu nhập mua. Trước tiên ta nhập tổng chi phí mua hàng. Tiếp theo chương trình hỗ trợ phân bổ chi phí mua hàng một cách tự động theo giá trị của các mặt hàng nhập mua, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số tiền phân bổ theo ý muốn. Chi phí mua hàng được nhập riêng như một chứng từ nhập mua. Chương trình hỗ trợ chọn phiếu nhập mua để phân bổ chi phí. Lúc này phần số lượng và đơn giá của từng mặt hàng để bằng không, còn trường tiền hàng thì nhập bằng số tiền chi phí được phân bổ cho từng mặt hàng. Chi phí mua hàng được nhập ở phần "Phiếu nhập chi phí mua hàng". Chương trình cho phép chỉ rõ chi phí gắn với phiếu nhập mua nào và phân bổ cho các mặt 91
hàng trong phiếu nhập mua đó. Chương trình hỗ trợ phân bổ chi phí mua hàng theo giá trị của các mặt hàng nhập mua, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số tiền phân bổ này theo ý muốn. Việc cập nhật riêng ở menu "Phiếu nhập chi phí mua hàng" áp dụng trong trường hợp hàng tồn kho được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước, khi ta phải chỉ rõ phiếu xuất kho được lấy ở phiếu nhập nào để có thể tính được giá. Tuy nhiên các phương pháp còn lại cũng có thể sử dụng phiếu này để cập nhật chi phí mua hàng. Hình 3.32: Phiếu nhập chi phí mua hàng Cập nhật các phiếu xuất trả lại hàng hoá, vật tư cho nhà cung cấp Khi phát sinh nghiệp vụ trả hàng lại nhà cung cấp, ta sẽ cập nhật phát sinh tại menu "Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp". Liên quan đến bảng kê thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, trường hợp này bảng kê thuế GTGT đầu vào sẽ ghi âm giá trị hàng mua vào và số tiền thuế GTGT được khấu trừ. Số hóa đơn là số hóa đơn của doanh nghiệp xuất trả lại cho nhà cung cấp, còn cột ghi chú sẽ ghi số hóa đơn mà nhà cung cấp đã xuất ra trước đó cho doanh nghiệp. 92
Hình 3.33: Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp Cập nhật các phiếu nhập xuất thẳng Phiếu nhập xuất thẳng được sử dụng trong các trường hợp sau: Vật tư mua vào được chuyển thẳng cho sản xuất/công trình mà không thông qua kho. Trường hợp này thường xảy ra đối với các doanh nghiệp ngành xây lắp. Vật tư mua và được xuất cho sản xuất theo đơn hàng Khi sử dụng chứng từ này thì chương trình sẽ tự động tạo ra luôn phiếu xuất. Hình 3.34: Phiếu nhập mua – xuất thẳng 93
Cập nhật hoá đơn mua dịch vụ Việc cập hóa đơn dịch vụ cũng tương tự như việc cập nhật phiếu nhập mua hàng nhưng không phải nhập chi tiết từng mặt hàng mà hạch toán trực tiếp vào các tài khoản chi phí. Hình 3.35: Hóa đơn mua hàng (dịch vụ) Cập nhật phiếu thanh toán tạm ứng Phiếu thanh toán tạm ứng dùng để cập nhật các chứng từ có liên quan đến việc nhân viên thanh toán các khoản tạm ứng trước đó. Phiếu thanh toán tạm ứng được cập nhật giống như phiếu chi tiền thanh toán cho các chi phí. Tham khảo các thông tin cần thiết được trình bày ở phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Hình 3.36: Phiếu thanh toán tạm ứng 94
4)Báo cáo hàng nhập mua và công nợ phải trả Báo cáo hàng nhập mua Các báo cáo liên quan đến hàng nhập mua gồm có: 1. Bảng kê phiếu nhập 2. Bảng kê hóa đơn mua hàng và dịch vụ 3. Bảng kê phiếu xuất trả lại nhà cung cấp 4. Bảng kê phiếu nhập nhóm theo nhà cung cấp 5. Bảng kê phiếu nhập nhóm theo vụ việc 6. Bảng kê phiếu nhập của một vật tư 7. Bảng kê phiếu nhập nhóm theo dạng nhập 8. Bảng kê phiếu nhập nhóm theo mặt hàng 9. Tổng hợp hàng nhập mua 10. Tổng hợp hàng xuất trả lại nhà cung cấp 11. Báo cáo giá trị hàng nhập theo khách hàng, vụ việc, mã nx 12. Báo cáo hàng nhập nhóm theo 2 chỉ tiêu. Báo cáo công nợ theo nhà cung cấp Các báo cáo liên quan đến công nợ phải trả theo nhà cung cấp gồm có: Sổ chi tiết công nợ của một nhà cung cấp Sổ đối chiếu công nợ Sổ chi tiết công nợ lên cho tất cả các nhà cung cấp Sổ tổng hợp công nợ chữ T của một khách hàng Bảng cân đối số phát sinh công nợ của các nhà cung cấp trên một tài khoản Bảng cân đối số phát sinh công nợ của các nhà cung cấp trên nhiều tài khoản Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ Bảng tổng hợp số dư công nợ đầu kỳ. Ngoài ra để tiện cho tra cứu còn có các báo cáo sau: Sổ chi tiết của một tài khoản 95
Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản Bảng kê chứng từ Bảng kê chứng từ theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứng Tổng hợp số phát sinh theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứng. Báo cáo công nợ phải trả theo hoá đơn Các báo cáo liên quan đến công nợ phải trả chi tiết theo hóa đơn gồm có: Bảng kê hoá đơn mua hàng và dịch vụ Hỏi số dư của một nhà cung cấp Bảng kê công nợ phải trả theo hoá đơn Bảng kê chi tiết trả tiền cho các hoá đơn Bảng kê chi tiết trả tiền cho các hóa đơn có chênh lệch tỷ giá Bảng kê công nợ phải trả cho các hoá đơn theo hạn thanh toán Sổ nhật ký mua hàng Sổ nhật ký chi trả tiền mua hàng. Báo cáo thuế GTGT hàng hoá, dịch vụ mua vào Bảng kê hóa đơn thuế GTGT hàng hoá, dịch vụ mua vào được lên ở phân hệ "Báo cáo thuế". 3.4.5 Phân hệ kế toán hàng tồn kho Các chức năng chính của phân hệ kế toán hàng tồn kho - Vào các phiếu nhập (nhập mua, nhập từ sản xuất và nhập khác) - Vào các phiếu xuất (xuất cho sản xuất, xuất điều chuyển kho và xuất khác) - Theo dõi tồn kho tức thời và tồn kho cuối kỳ - Tính giá vật tư tồn kho: giá trung bình tháng, giá trung bình ngày, giá NTXT hoặc giá đích danh - Cập nhật thông tin và phân loại danh điểm vật tư - Theo dõi theo VNĐ và ngoại tệ 96
- Phân hệ kế toán hàng tồn kho liên kết số liệu với phân hệ kế toán bán hàng, kế toán công nợ phải trả, kế toán công nợ phải thu, kế toán tổng hợp, kế toán chi phí giá thành. Chøng tõ NhËp tõ SX, nhËp kh¸c XuÊt cho sx, xuÊt ®iÒu chuyÓn, xuÊt kh¸c ChuyÓn sè liÖu sang Sã liÖu chuyÓn tõ c¸c ph©n hÖ kh¸c c¸c ph©n hÖ kh¸c Ph©n hÖ kÕ to¸n KÕ to¸n CF vµ gi¸ thµnh Mua hµng hµng tån kho KÕ to¸n tæng hîp B¸n hµng B¸o c¸o B¸o c¸o hµng nhËp B¸o c¸o hµng xuÊt B¸o c¸o hµng tån kho (ThÎ kho, Sæ chi tiÕt vËt t, Tæng hîp NXT) Hình 3.37: Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán hàng tồn kho Hệ thống menu của phân hệ kế toán hàng tồn kho Các menu chính của phân hệ kế toán hàng tồn kho: 1. Cập nhật số liệu 2. Báo cáo hàng nhập 3. Báo cáo hàng xuất 4. Báo cáo hàng tồn kho 5. Kiểm kê hàng tồn kho 6. Danh mục từ điển 7. In các danh mục từ điển 97
1) Khai báo các danh mục từ điển Hình 3.38: Phân hệ kế toán hàng tồn kho Danh mục vật tư Các thông tin về vật tư, hàng hoá gồm có: Hình 3.39: Màn hình thông tin vật tư 98
Mã vật tư Mã phụ Mã tra cứu Tên vật tư Tên tiếng Anh của vật tư Đơn vị tính Vật tư có theo dõi tồn kho hay không Cách tính giá hàng tồn kho: giá trung bình tháng, giá trung bình di động, giá nhập trước xuất trước, giá đích danh Loại vật tư: 21 - Nguyên vật liệu, 22 - Phụ tùng, công cụ lao động, 51 - Thành phẩm, 61 - Hàng hoá. Tài khoản kho: dùng để tự động hạch toán tk kho trong phiếu nhập/xuất Có/không cho phép sửa tài khoản kho: dùng trong trường hợp cùng một vật tư có thể nằm trên 2 tài khoản khác nhau thì phải cho phép sửa tài khoản kho Tài khoản doanh thu: dùng để tự động hạch toán tk doanh thu trong hóa đơn bán hàng Tài khoản doanh thu nội bộ: dùng để tự động hạch toán tk doanh thu nội bộ trong hóa đơn bán hàng Tài khoản chiết khấu: dùng để tự động hạch toán tk chiết khấu trong hóa đơn bán hàng Tài khoản giá vốn hàng bán: dùng để tự động hạch toán tk giá vốn trong hóa đơn bán hàng Tài khoản hàng bán bị trả lại: dùng để tự động hạch toán tk hàng bán bị trả lại phiếu nhập hàng bán bị trả lại Tài khoản chênh lệch tính giá hàng tồn kho: sử dụng khi tự động định khoản tiền chênh lệch của hàng tồn kho khi tính giá trung bình Tài khoản chi phí: dùng để tự động hạch toán tk chi phí trong phiếu xuất sử dụng Tài khoản sản phẩm dở dang: sử dụng để thực hiện các tính toán liên quan đến giá thành 99
Tài khoản chi phí khuyến mãi: dùng để tự động hạch toán tk chi phí khuyến mãi trong hóa đơn bán hàng. Phân nhóm vật tư 1 Phân nhóm vật tư 2 Phân nhóm vật tư 3 Số lượng tồn tối thiểu Số lượng tồn tối đa Ghi chú Các trường tự do. Danh mục nhóm vật tư, hàng hoá Để phân loại vật tư, hàng hoá ta dùng danh mục phân nhóm vật tư, hàng hoá. Fast Accounting có 03 trường để thực hiện việc phân nhóm cho các vật tư, hàng hoá. Ví dụ ta có thể phân nhóm 1 theo mục đích sử dụng, phân nhóm 2 theo nước sản xuất, nhóm 3 theo tính chất của hàng hóa vật tư. Các thông tin về danh mục phân nhóm vật tư, hàng hoá gồm có: Loại nhóm Mã nhóm Tên nhóm Tên tiếng Anh của nhóm. Danh mục kho hàng Các thông tin về kho hàng gồm có: Mã kho Tên kho Tên tiếng Anh của kho Loại kho: kho của công ty hay kho đại lý Tài khoản hàng gửi bán tại đại lý (trong trường hợp kho là kho đại lý). 2) Cập nhật tồn kho đầu kỳ và kết chuyển số tồn kho sang năm sau Cập nhật số tồn kho đầu kỳ 100
Số tồn kho đầu kỳ (số lượng và giá trị) của các mặt hàng ở các kho được cập nhật ở phần vào số tồn kho đầu kỳ. Người sử dụng chỉ phải cập nhật số tồn kho đầu kỳ 1 lần khi bắt đầu sử dụng Fast Accounting. Đối với các kỳ tiếp theo trong năm và của cả các năm sau số tồn kho sẽ do chương trình tự động tính toán và kết chuyển. Đối với các vật tư tính tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước thì phải nhập số tồn kho cho từng phiếu nhập ở cập nhật tồn kho nhập trước xuất trước và sau đó chương trình sẽ tự động tính và lưu tổng số tồn kho của từng vật tư ở các phiếu nhập. Hình 3.40: Màn hình Sửa số dư vật tư Cập nhật số tồn kho đầu kỳ của vật tư hàng hóa tính giá theo phương pháp NTXT Đối với các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước ta phải khai báo số tồn đầu (về số lượng và giá trị) của từng phiếu nhập mà chưa xuất hết. Trường hợp lần đầu tiên sử dụng chương trình, có thể coi toàn bộ số tồn kho đầu kỳ là một phiếu nhập chưa xuất hết và nhập một phiếu đầu kỳ duy nhất. Sau khi nhập tồn đầu của các phiếu nhập chương trình sẽ tự động cộng dồn và chuyển sang tồn đầu cho các kho và ta không phải nhập tổng số tồn kho (số tổng) nữa. 101
Hình 3.41: Màn hình Thêm số dư vật tư Kết chuyển số tồn kho cuối năm sang năm sau Sau khi đã cập nhật xong số liệu của năm trước, ta thực hiện kết chuyển số tồn kho sang năm sau. Kết chuyển số tồn kho sang đầu năm sau được thực hiện ở menu “Kế toán hàng tồn kho / Cập nhật số liệu/Kết chuyển tồn kho sang năm sau”. Nếu sau khi đã kết chuyển số tồn kho mà ta sửa lại số liệu của năm trước khi kết chuyển có ảnh hưởng đến số tồn kho thì phải thực hiện kết chuyển lại. 3) Cập nhật chứng từ đầu vào Các loại chứng từ đầu vào của phân hệ kế toán hàng tồn kho Trong phân hệ kế toán hàng tồn kho có 3 loại chứng từ: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Phiếu xuất điều chuyển 102
Hình 3.42: Màn hình cập nhật chứng từ phân hệ kế toán hàng tồn kho 103
Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho dùng để cập nhật các phiếu nhập thành phẩm từ sản xuất, nhập trả lại các NVL từ sản xuất, nhập khác. Các phiếu nhập mua được cập nhật ở phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả. Trong trường hợp điều chuyển kho qua 2 bước thì phiếu nhập điều chuyển được cập nhật ở menu này. Nếu thực hiện điều chuyển kho 1 bước thì phiếu nhập điều chuyển cập nhật ở menu phiếu xuất điều chuyển kho. Các thông tin của phiếu nhập kho Phiếu nhập kho có các thông tin sau: Hình 3.43: Phiếu nhập kho Phần thông tin chung về chứng từ: Mã giao dịch: 4 - Nhập từ sản xuất, 9 - Nhập khác Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ Ngựời giao hàng Diễn giải Số phiếu nhập 104
Ngày hạch toán Ngày lập phiếu nhập Mã ngoại tệ Tỷ giá Phần chi tiết các mặt hàng: Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Mã kho Số lượng tồn kho hiện thời Số lượng nhập Đơn giá nhập theo đồng tiền giao dịch Thành tiền theo đồng tiền giao dịch Đơn giá nhập theo đồng tiền hạch toán Thành tiền theo đồng tiền hạch toán Tài khoản nợ (tài khoản vật tư tồn kho) Tài khoản có Các mã của các trường tự do. Phần tính tổng của phiếu nhập Tổng số lượng vật tư nhập kho Tổng tiền hàng nhập kho Trạng thái: 0 – Lập chứng từ, 1 – Đã chuyển vào sổ kho, 2 – Đã chuyển vào sổ cái. 105
Các lưu ý khi cập nhật phiếu nhập kho Liên quan đến hạch toán tài khoản nợ (tài khoản vật tư) thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo tài khoản vật tư của mặt hàng trong danh mục hàng hoá, vật tư ở phân hệ kế toán hàng tồn kho. Trong một số trường hợp khi nhập kho có thể sẽ không biết giá mà sẽ nhập theo giá trung bình trong kỳ. Lúc này chỉ việc đánh dấu là phiếu nhập theo giá trung bình và khi tính giá trung bình chương trình sẽ tự động cập nhật giá trung bình cho các phiếu nhập kho này. Chương trình còn cho phép tra cứu giá của các phiếu xuất để cập nhật giá cho phiếu nhập (dùng phím F5). Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho dùng để cập nhật các phiếu xuất NVL, CCLĐ cho sản xuất, cho sử dụng và xuất khác. Xuất bán được cập nhật ở menu hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho tại phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu. Trong trường hợp điều chuyển kho qua 2 bước thì phiếu xuất điều chuyển được cập nhật ở menu này. Nếu thực hiện điều chuyển kho 1 bước thì phiếu xuất điều chuyển cập nhật ở menu phiếu xuất điều chuyển kho. Trong trường hợp nhập mua và xuất thẳng luôn thì sử dụng màn hình phiếu nhập xuất thẳng ở phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả. Các thông tin của phiếu xuất kho 106
Hình 3.44: Phiếu xuất kho Phần thông tin chung về chứng từ: Mã giao dịch: 4 - Xuất cho sản xuất, 9 - Xuất khác Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Người nhận hàng Diễn giải Số phiếu xuất Ngày hạch toán Ngày lập phiếu xuất Mã ngoại tệ Tỷ giá Phần chi tiết các mặt hàng: Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Mã kho Số lượng tồn kho hiện thời Số lượng xuất Đơn giá xuất theo đồng tiền giao dịch Thành tiền theo đồng tiền giao dịch Đơn giá xuất theo đồng tiền hạch toán Thành tiền theo đồng tiền hạch toán Tài khoản nợ Tài khoản có (tài khoản vật tư tồn kho) Các mã của các trường tự do. Phần tính tổng của phiếu xuất 107
Tổng số lượng vật tư xuất kho Tổng tiền hàng xuất kho Trạng thái: 0 – Lập chứng từ, 1 – Đã chuyển vào sổ kho, 2 – Đã chuyển vào sổ cái. Các lưu ý khi cập nhật phiếu xuất kho Liên quan đến hạch toán tài khoản có (tài khoản vật tư) và tài khoản nợ thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo tài khoản vật tư và tài khoản chi phí của mặt hàng trong danh mục hàng hoá, vật tư ở phân hệ kế toán hàng tồn kho. Trong một số trường hợp đối với các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình nhưng lại xuất theo giá đích danh thì ta phải đánh dấu là phiếu xuất kho theo giá đích danh. Cuối tháng, khi tính giá trung bình, chương trình sẽ không cập nhật giá lại giá cho các phiếu xuất này. Chương trình còn cho phép tra cứu giá của các phiếu nhập để cập nhật giá cho phiếu xuất (dùng phím F5). Khi cập nhật phiếu nhập xuất chương trình sẽ tính ngay số tồn kho tức thời. Trong phần “Khai báo tham số tùy chọn” ta có thể khai báo có/không hiện lên trường tồn kho tức thời trên các màn hình phiếu nhập xuất. Ngoài ra chương trình cho phép khai báo là có/không kiểm tra việc xuất âm và chỉ cảnh báo/không cho phép xuất kho nếu không đủ số lượng (xuất âm). Trong một số trường hợp đặc biệt vì một lý do nào đó, ví dụ mất điện đột ngột, thì số tồn kho tức thời có thể bị sai. Khi này ta phải chạy chức năng “Tính lại số lượng tồn kho tức thời” của chương trình. Phiếu xuất điều chuyển Trong trường hợp điều chuyển kho 1 bước thì phiếu xuất điều chuyển được cập nhật ở menu này. Khi này chương trình tự động tạo luôn phiếu nhập kho điều chuyển. Nếu thực hiện điều chuyển kho qua 2 bước thì phiếu xuất điều chuyển cập nhật ở menu phiếu xuất kho. Phiếu xuất điều chuyển kho có các thông tin sau: 108
Hình 3.45: Phiếu xuất điều chuyển kho Phần thông tin chung về chứng từ: Mã kho xuất Tên kho xuất Mã kho nhập Tên kho nhập Người nhận hàng Diễn giải Số phiếu xuất Ngày hạch toán Ngày lập phiếu xuất Mã ngoại tệ Tỷ giá Phần chi tiết các mặt hàng: Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính 109
Số lượng tồn kho hiện thời Số lượng xuất Đơn giá xuất theo đồng tiền giao dịch Thành tiền theo đồng tiền giao dịch Đơn giá xuất theo đồng tiền hạch toán Thành tiền theo đồng tiền hạch toán Tài khoản nợ Tài khoản có (tài khoản vật tư tồn kho) Các mã của các trường tự do. Phần tính tổng của phiếu xuất Tổng số lượng vật tư xuất kho Tổng tiền hàng xuất kho Trạng thái: 0 – Lập chứng từ, 1 – Đã chuyển vào sổ kho, 2 – Đã chuyển vào sổ cái. Tính giá và cập nhật giá hàng tồn kho Fast Accounting cho phép đánh giá hàng tồn kho theo 04 phương pháp khác nhau: Giá trung bình tháng, Giá trung bình di động (theo ngày), Giá đích danh Giá nhập trước xuất trước. Hơn thế nữa, đối với các vật tư khác nhau có thể chọn các phương pháp đánh giá hàng tồn kho khác nhau. Việc khai báo phương pháp tính giá của các vật tư tính giá được thực hiện ở phần khai báo các thông tin về vật tư. Dưới đây là các điểm cần lưu ý đối với từng phương pháp tính giá hàng tồn kho. * Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp giá trung bình tháng (kỳ) Giá xuất kho được tính vào cuối tháng hoặc cuối kỳ (quý, 6 tháng, 1 năm) sau khi ta đã cập nhật xong tất cả các chứng từ đầu vào của các hàng hóa vật tư. Giá này được tính và cập nhật cho các phiếu xuất, cập nhật vào giá vốn của các hoá đơn bán hàng và các phiếu nhập theo giá trung bình. 110
Chức năng tính giá trung bình được thực hiện ở menu “Tính đơn giá trung bình”. Chương trình cho phép tính giá trung bình di động, trung bình cho một tháng, một quý, 6 tháng hoặc cả năm tuỳ theo lựa chọn của người sử dụng. Các chi phí nhập mua, các điều chỉnh chỉ liên quan đến giá trị có thể được cập nhật như một bản ghi bình thường (có mã kho, mã vật tư) nhưng số lượng = 0. Chương trình tự động tính các chi phí này vào giá vốn của vật tư, hàng hoá. Nếu một vật tư tính giá trung bình như xuất ra theo giá đích danh thì phải đánh dấu vào phiếu xuất là xuất theo giá đích danh. Khi tính giá chương trình sẽ không áp giá cho phiếu xuất này và khi tính giá chương trình cũng trừ bớt đầu vào chính bằng phiếu xuất này. Trong trường hợp một vật tư có thể nằm ở nhiều kho thì có 02 khả năng xác định giá tồn kho: một giá trung bình chung cho toàn công ty (cho tất cả các kho) hoặc mỗi vật tư ở mỗi kho có một giá riêng. Ta có thể lựa chọn một trong 02 khả năng này và khai báo cho chương trình biết trong phần "Tham số tuỳ chọn ". Trường hợp sử dụng giá trung bình chung cho vật tư ở nhiều kho thì các phiếu nhập điều chuyển theo giá trung bình và các phiếu nhập khác theo giá trung bình sẽ không tham gia vào quá trình tính toán giá. Ngoài ra, chương trình cũng trừ đi về số lượng và giá trị đúng bằng tổng số lượng và giá trị của các phiếu xuất giá đích danh của các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình tháng. Nếu sử dụng giá chung thì khi lên báo cáo nhập xuất tồn cho toàn công ty sẽ không xuất hiện chênh lệch giữa “Giá trị tồn cuối tháng” và “Số lượng tồn cuối tháng* Đơn giá trung bình”. Nhưng khi lên báo cáo nhập xuất tồn cho một kho riêng biệt hoặc một nhóm kho thì có thể xảy ra chênh lệch và giá trị chênh lệch này có thể lớn nhỏ tuỳ theo biến động của giá nhập trong kỳ ở các kho và giá tồn đầu kỳ ở các kho. Vì vậy ta khi lên báo cáo nhập xuất tồn cho một kho hoặc một nhóm kho thì nếu chỉ in về mặt số lượng mà không in về mặt giá trị. Còn các báo cáo riêng về giá trị tồn cuối hoặc tổng nhập hoặc tổng xuất trong kỳ thì có thể cả về số lượng và giá trị. Một phương án khác để xử lý các chênh lệch là ta phải tạo các bút toán bù trừ chênh lệch. Việc này có thể thực hiện tự động bằng chương trình khi ta thực hiện tính giá trung bình. Khi tính giá trung bình cho từng vật tư ở từng kho thì có xảy ra các chệnh lệch do trong Fast Accounting đơn giá được lưu trữ chỉ có 02 chữ số sau dấu phẩy thập phân. Các chênh lệch này thường rất nhỏ, nhưng cũng có thể lớn nếu như số lượng nhập xuất tồn lớn. 111
Giá trị chênh lệch = (Giá trị tồn cuối tháng - Số lượng tồn cuối tháng* Đơn giá trung bình) có thể in ra và xử lý tuỳ theo ý của người sử dụng hoặc sẽ do chương trình tự động hạch toán bằng các phiếu xuất vào tài khoản chênh lệch. Đối với giá trung bình di động thì chương trình tính giá trung bình hàng ngày (trong cùng 1 ngày thì mỗi vật tư đều có một giá chung cho tất cả các phiếu xuất). Lưu ý quan trọng: Trong trường hợp tính giá trung bình cho từng kho mà có phiếu xuất điều chuyển theo giá trung bình theo 02 chiều từ kho A sang kho B và ngược lại từ kho B sang kho A hoặc từ kho A sang kho B, sau đó sang kho C và lại quay về kho A thì chương trình không tính được giá trung bình của một vật tư ở từng kho. Nhưng nếu chỉ có các điều chuyển một chiều từ kho A sang B rồi sang C nhưng không có điều chuyển ngược lại về A thì chương trình vẫn tính được giá trung bình của một vật tư cho từng kho. * Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp giá trung bình di động (theo ngày) Chương trình cho phép tính giá hàng tồn theo phương pháp trung bình di động theo ngày – mỗi ngày chương trình sẽ tính lại giá trung bình và các phiếu xuất trong ngày có cùng 1 giá xuất. Cách tính và các lưu ý đều giống như phương pháp giá trung bình tháng (kỳ) và có thể đọc ở mục trên. * Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp giá nhập trước xuất trước (NTXT) Giá NTXT được Fast Accounting tính cho các phiếu xuất bằng cách trừ dần từ các phiếu nhập theo nguyên tắc nhập trước xuất trước. Giá NTXT không được tính ngay khi làm phiếu xuất. Giá xuất NTXT chỉ được cập nhật khi ta chạy chức năng “Tính đơn giá NTXT”. Lưu ý là Fast Accounting chỉ đưa ra đơn giá xuất cuối cùng chứ không chỉ ra cho người sử dụng biết là phiếu xuất được xuất từ các phiếu nhập nào. Chức năng tính giá NTXT được thực hiện ở menu “Tính đơn giá nhập trước xuất trước”. Trong việc tính giá NTXT thì điều quan trọng là phải xác định phiếu nào trước và phiếu nào là sau. Trình tự trước sau trong Fast Accounting được xác định theo thứ tự ưu tiên như sau: Ngày của các phiếu xuất 112
Tính giá cho tất cả các phiếu xuất điều chuyển Tính giá cho các hoá đơn và các phiếu xuất khác Trong mỗi bước tính 2 và 3 thì do có nhiều kho khác nhau, nhiều loại chứng từ nhập xuất khác nhau với hệ thống đánh số khác nhau nên các tính toán lại được thực hiện theo ưu tiên sau: Số thứ tự ưu tiên của các kho Số chứng từ của các phiếu xuất Số thứ tự ưu tiên của các phiếu nhập Số chứng từ của các phiếu nhập. Lý do phải xét thứ tự ưu tiên như trên được giải thích như sau: Phiếu xuất điều chuyển được ưu tiên số 1 vì: Giá của phiếu xuất điều chuyển sẽ là giá nhập của kho đối ứng nên để phải tính trước thì mới tính tiếp cho các phiếu xuất khác. Trong Fast Accounting phiếu nhập điều chuyển có số chứng từ bằng số chứng từ của phiếu xuất điều chuyển vì vậy nó sẽ khác hệ thống đánh số của các phiếu nhập mua và nhập khác. Để giải quyết 02 vấn đề không rõ ràng trên trong Fast Accounting phiếu xuất điều chuyển được xếp ưu tiên số 1. Trong trường hợp có nhiều kho và có sự điều chuyển giữa các kho thì chương trình không thể nhận biết được chứng từ nào phát sinh trước vì chúng có thể được đánh số theo các hệ thống của từng kho. Để giải quyết vấn đề không rõ ràng này ta phải đánh số thứ tự ưu tiên cho các kho trong vấn đề điều chuyển. Ví dụ kho trung tâm là ưu tiên số 1, tiếp theo là các kho khác. Việc đánh số thứ tự ưu tiên cho các kho được thực hiện ở phần khai báo “Danh mục kho”. Có nhiều loại phiếu khác nhau và mỗi phiếu lại có thể có hệ thống đánh số chứng từ khác nhau. Ví dụ hệ thống đánh số hóa đơn khác với hệ thống đánh số của các phiếu xuất kho. Vì vậy để biết phiếu nào là trước hay là sau ta phải có đánh số thứ tự ưu tiên cho các chứng từ vật tư. Số thứ tự ưu tiên do Fast Accounting quy định và có thể xem ở trường Stt_NTXT trong phần khai báo về “Danh mục chứng từ”. Lưu ý quan trọng: Trong trường hợp phiếu nhập chi phí mua hàng được tính vào giá vốn thì phải chỉ rõ chi phí này được gán cho phiếu nhập nào để chương trình có thể tính được giá. Các phiếu nhập chi phí này được nhập ở mục phiếu nhập chi phí. Ngoài ra, các phiếu nhập chi phí phải cùng tháng với phiếu nhập mua. 113
* Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp giá đích danh Trong trường hợp này người sử dụng phải tự xác định và tự gõ giá xuất/giá vốn và chương trình không can thiệp gì cả. Chương trình chỉ dựa trên các giá do người sử dụng nhập vào để tính ra giá trị tồn kho. 4) Báo cáo hàng tồn kho Báo cáo hàng nhập Chương trình cung cấp các báo cáo sau về hàng nhập kho: Bảng kê phiếu nhập Bảng kê phiếu nhập của một mặt hàng, vật tư Bảng kê phiếu nhập nhóm theo nhà cung cấp Bảng kê phiếu nhập nhóm theo vụ việc Bảng kê phiếu nhập nhóm theo dạng nhập Bảng kê phiếu nhập nhóm theo mặt hàng Tổng hợp hàng nhập kho Báo cáo giá trị hàng nhập theo khách hàng, vụ việc, mã nhập xuất Báo cáo hàng nhập nhóm theo 2 chỉ tiêu Ngoài ra, cho tiện lợi, trong phần này chương trình còn cung cấp các báo cáo: Sổ chi tiết của một tài khoản Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản. Báo cáo hàng xuất Chương trình cung cấp các báo cáo sau về hàng xuất kho: Bảng kê phiếu xuất Bảng kê phiếu xuất của một mặt hàng, vật tư Bảng kê phiếu xuất nhóm theo khách hàng Bảng kê phiếu xuất nhóm theo vụ việc Bảng kê phiếu xuất nhóm theo dạng xuất Bảng kê phiếu xuất nhóm theo mặt hàng Tổng hợp hàng xuất kho 114
Báo cáo giá trị hàng xuất theo khách hàng, vụ việc, mã nhập xuất Báo cáo hàng xuất nhóm theo 2 chỉ tiêu Ngoài ra, cho tiện lợi, trong phần này chương trình còn cung cấp các báo cáo: Sổ chi tiết của một tài khoản Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản. Báo cáo hàng tồn kho Chương trình cung cấp các báo cáo sau về nhập xuất tồn kho: Thẻ kho / Sổ chi tiết vật tư Thẻ kho / Sổ chi tiết vật tư (lên cho tất cả các vật tư của một kho) Hỏi số tồn kho của một vật tư Tổng hợp nhập xuất tồn Báo cáo tồn kho Báo cáo tồn theo kho Báo cáo tồn kho đầu kỳ Báo cáo tồn kho theo phiếu nhập (giá NTXT) Báo cáo tồn kho dưới định mức min Báo cáo tồn kho trên định mức max Bảng giá trung bình tháng Ngoài ra, cho tiện lợi, trong phần này chương trình còn cung cấp các báo cáo: Sổ chi tiết của một tài khoản Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản. 115
3.4.6 Phân hệ kế toán tài sản cố định và công cụ lao động - Theo dõi tài sản cố định về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, nguồn vốn, bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng, nước sản xuất, ngày đưa vào sử dụng, - Theo dõi các thay đổi về tài sản như: tăng giảm giá trị, thôi tính khấu hao, giảm tài sản, điều chuyển tài sản giữa các bộ phận. - Tính khấu hao và lên bảng phân bổ khấu hao. - Tạo bút toán hạch toán phân bổ khấu hao TSCĐ. Hệ thống menu của phân hệ kế toán TSCĐ Các menu chính của phân hệ kế toán tài sản cố định: 1. Cập nhật số liệu 2. Báo cáo kiểm kê về tài sản cố định 3. Báo cáo tăng giảm tài sản 4. Báo cáo khấu hao và phân bổ khấu hao 5. Danh mục từ điển 6. In các danh mục từ điển. 1) Khai báo các danh mục từ điển Hình 3.46: Phân hệ kế toán Tài sản cố định 116
Danh mục nguồn vốn hình thành TSCĐ Các thông tin về nguồn vốn TSCĐ: Mã nguồn vốn của TSCĐ Tên nguồn vốn của TSCĐ Tên tiếng Anh của nguồn vốn TSCĐ Danh mục lý do tăng giảm TSCĐ Các thông tin về lý do tăng giảm TSCĐ: Loại tăng giảm tài sản: 1-Tăng, 2-Giảm. Mã lý do tăng giảm tài sản Tên lý do tăng giảm tài sản Tên tiếng Anh của lý do tăng giảm tài sản Danh mục nhóm tài sản Danh mục nhóm tài sản theo quy định của Bộ Tài chính gồm có các nhóm sau: Nhà cửa, vật kiến trúc Máy móc, thiết bị Phương tiện vận tải Thiết bị, dụng cụ quản lý Tài sản cố định hữu hình khác Danh mục phân nhóm TSCĐ Để phân loại các TSCĐ có thể dùng danh mục phân nhóm các TSCĐ. Fast Accounting có 03 trường để thực hiện việc phân nhóm các TSCĐ. Các thông tin về danh mục phân nhóm các TSCĐ gồm có: Kiểu phân nhóm Mã nhóm Tên nhóm Tên tiếng Anh của nhóm. Danh mục bộ phận sử dụng TSCĐ Các thông tin về bộ phận sử dụng TSCĐ: 117
Mã bộ phận Tên bộ phận Tên tiếng Anh của bộ phận Khai báo thông tin về tài sản Các thông tin chính về tài sản được Fast Accounting quản lý bao gồm: Hình 3.47: Màn hình khai báo thông tin TSCĐ Mã đơn vị cơ sở Mã tài sản (số thẻ) Tên tài sản Phân loại/nhóm tài sản (theo quy định của Bộ tài chính) Lý do tăng tài sản Ngày tăng tài sản Ngày bắt đầu tính khấu hao Số kỳ tính khấu hao Giá trị làm tròn: giá trị còn lại sau khi tính khấu hao lần cuối cùng, nếu giá trị còn lại này nhỏ hơn giá trị làm tròn thì cho giá trị còn lại này vào giá trị khấu hao của kỳ cuối cùng. 118
Bộ phận hạch toán (dùng trong trường hợp theo dõi hạch toán chi phí theo trường bộ phận, thường sử dụng ở phần tính giá thành sản phẩm) Bộ phận sử dụng Tài khoản TSCĐ (tk 211) Tài khoản hao mòn TSCĐ (tk 214) Tài khoản chi phí (các tiểu khoản tương ứng của các tài khoản 627, 641, 642) Phân nhóm 1, 2, 3. Các thông tin phụ: Tên tiếng Anh Số hiệu tài sản Thông số kỹ thuật Nước sản xuất Năm sản xuất Ngày đình chỉ sử dụng Lý do đình chỉ Ghi chú. Chi tiết về nguồn vốn: Nguồn vốn Ngày chứng từ Số chứng từ Nguyên giá Giá trị đã khấu hao Giá trị còn lại Giá trị khấu hao 1 kỳ (giá trị này người sử dụng có thể chỉnh sửa cho từng tháng/kỳ cụ thể) Diễn giải, ghi chú. Chi tiết về phụ tùng đi kèm: Tên phụ tùng 119
Đơn vị tính Số lượng Giá trị 120
Khai báo các thay đổi liên quan đến tài sản Điều chỉnh giá trị tài sản Trong trường hợp giá trị tài sản có thay đổi - tăng hoặc giảm thì ta phải thực hiện khai báo điều chỉnh giá trị tài sản. Các thông tin về điều chỉnh giá trị tài sản gồm: Năm Kỳ Ngày chứng từ Số chứng từ Nguồn vốn Lý do tăng/giảm Nguyên giá Giá trị đã khấu hao Giá trị còn lại Giá trị khấu hao kỳ Diễn giải, ghi chú. Khai báo thôi khấu hao tài sản Trong trường hợp thôi không tính khấu hao cho một tài sản nào đó thì ta thực hiện khai báo thôi khấu hao tài sản. Thông tin phải khai báo gồm: Tài sản Ngày thôi tính khấu hao. Lưu ý: Chỉ khai báo thôi khấu hao cho những tài sản không còn sử dụng nữa chờ thanh lý hoặc nhượng bán. Trường hợp tài sản tạm thôi tính khấu hao do sữa chữa, nâng cấp sau đó sử dụng lại thì sử dụng chức năng “Điều chỉnh khấu hao tháng”. Khai báo giảm tài sản Trong trường hợp giảm tài sản thì ta khai báo giảm tài sản. Thông tin phải khai báo bao gồm: 121
Tài sản Lý do giảm Ngày giảm Diễn giải, ghi chú. 122
Điều chuyển tài sản giữa các bộ phận Chương trình cho phép quản lý việc điều chuyển tài sản giữa các bộ phận. Các thông tin cần phải khai báo khi có sự điều chuyển tài sản giữa các bộ phận: Năm Kỳ Bộ phận sử dụng Tài khoản tài sản Tài khoản khấu hao Tài khoản chi phí. Khai báo hệ số phân bổ khấu hao theo vụ việc/công trình Chức năng dùng trong trường hợp khấu hao được phân bổ theo vụ việc, và phải khai báo hệ số phân bổ giá trị khấu hao cho từng vụ việc (công trình). Khai báo hệ số phân bổ khấu hao theo tài khoản/tiều khoản Chức năng dùng trong trường hợp khấu hao được phân bổ theo tài khoản, và ta phải khai báo hệ số phân bổ giá trị khấu hao cho từng tài khoản/tiểu khoản. 3) Tính khấu hao tháng và điều chỉnh khấu hao tháng Mỗi tháng ta phải tính một lần và chương trình sẽ lưu giá trị này trong tệp số liệu. Nếu có sự thay đổi gì thì phải tính lại. Giá trị khấu hao do máy tính ra dựa trên số liệu và cách tính đã khai báo ở phần thông tin về tài sản. Tuy nhiên giá trị này có thể thay đổi theo ý muốn của người sử dụng ở phần “Điều chỉnh khấu hao tháng". Việc điều chỉnh giá trị khấu hao có thể do giá trị còn lại rất nhỏ nên ta muốn chỉnh hết giá trị còn lại vào số khấu hao của tháng hiện thời. Fast Accounting cho phép tính khấu hao theo nguyên giá hoặc theo giá trị còn lại và có thể tính dựa trên khai báo số tháng mà tài sản sẽ khấu hao hết hoặc dựa trên tỷ lệ khấu hao tháng. Khai báo về cách thức tính này được thực hiện trong phần “Khai báo các tham số hệ thống”. Tạo bút toán phân bổ khấu hao TSCĐ Chương trình cho phép tự động tạo bút toán hạch toán phân bổ khấu hao để chuyển vào sổ cái. 123
Khi tạo bút toán cần phải khai báo các thông tin sau: Từ tháng Đến tháng Năm. 4) Các báo cáo về quản lý tài sản cố định Các báo cáo kiểm kê về TSCĐ Các báo cáo về kiểm kê TSCĐ gồm có: 1. Danh mục tài sản 2. Báo cáo chi tiết TSCĐ 3. Báo cáo chi tiết TSCĐ theo nguồn vốn 4. Báo cáo chi tiết TSCĐ theo bộ phận 5. Báo cáo chi tiết TSCĐ theo bộ phận – nguồn vốn 6. Báo cáo tổng hợp giá trị TSCĐ 7. Thẻ TSCĐ 8. Bảng tổng hợp TSCĐ theo nhóm tài sản và nguồn vốn 9. Bảng tổng hợp TSCĐ theo bộ phận sử dụng và nhóm tài sản 10. Bảng kê thông tin chung TSCĐ 11. Bảng kê thông tin chung TSCĐ theo nguồn vốn 12. Bảng kê TS hết khấu hao còn sử dụng 13. Bảng kê TS chuyển bộ phận sử dụng Các báo cáo tăng giảm TSCĐ Các báo cáo về tăng giảm TSCĐ gồm có: 1. Báo cáo chi tiết tăng TSCĐ 2. Báo cáo chi tiết tăng TSCĐ theo nguồn vốn 3. Báo cáo chi tiết tăng TSCĐ nhóm theo bộ phận 4. Báo cáo chi tiết tăng TSCĐ theo bộ phận – nguồn vốn 5. Báo cáo chi tiết giảm TSCĐ 124
6. Báo cáo chi tiết giảm TSCĐ theo bộ phận 7. Báo cáo tổng hợp tình hình tăng giảm TSCĐ 8. Báo cáo tổng hợp tình hình tăng giảm TSCĐ theo nguồn vốn. Báo cáo khấu hao và phân bổ khấu hao TSCĐ Các báo cáo về khấu hao và phân bổ TSCĐ gồm có: 1. Bảng tính khấu hao TSCĐ 2. Bảng tính khấu hao TSCĐ theo bộ phận 3. Bảng tính khấu hao TSCĐ theo nguồn vốn 4. Bảng tổng hợp trích khấu hao TSCĐ 5. Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ 6. Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ theo bộ phận. Quản lý công cụ dụng cụ lao động Do nhiều công cụ lao động có giá trị lớn và sử dụng trong nhiều năm nên cần phải có phân hệ riêng để quản lý chúng giống như TSCĐ. Trong Fast Accounting CCDC được quản lý giống như TSCĐ. Riêng về khai báo các phương pháp phân bổ thì ngoài phương pháp đường thẳng giống như TSCĐ còn có thêm phương pháp “Phân bổ 2 lần”. Theo phương pháp này thì phân bổ lần 1 sẽ rơi vào kỳ đầu tiên CCDC đưa vào sử dụng. Còn phân bổ lần 2 sẽ xảy ra tại 2 thời điểm: thời điểm CCDC bị khai báo hỏng (nếu có xảy ra hỏng) hoặc thời điểm kết thúc thời hạn phân bổ của CCDC (thời điểm này được tính bằng ngày đưa vào sử dụng CCDC cộng cho số kỳ (tháng) sử dụng của CCDC đó). 125
Hình 3.48: Phân hệ kế toán công cụ dụng cụ 126
TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Trần Thị Song Minh (2010), Giáo trình kế toán máy, Nxb Đại học Kinh tế quốc dân. [2] Nguyễn Văn Tân (2005), Giáo trình kế toán máy, Nxb Hà Nội [3] Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp (2011), Tài liệu hướng dẫn sử dụng Fast Accounting for Education 127