Bài giảng Kỹ năng mềm - Kỹ năng thuyết trình - Trịnh Quang Trung

Nội dung text: Bài giảng Kỹ năng mềm - Kỹ năng thuyết trình - Trịnh Quang Trung

1. PETROVIETNAM UNIVERSITY FUNDAMENTAL SCIENCES DEPARTMENT KỸ NĂNG MỀM Trịnh Quang Trung, ph.D Email: trungtq@pvu.edu.vn Vung Tau, January 2013
2. Chương II KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH Trịnh Quang Trung 2 PetroVietnam University 2
3. MỘT SỐ PHẦN MỀM TẠO BÀI THUYẾT TRÌNH ❖ MS PowerPoint ❖ LectureMaker ❖UltraSlideshow ❖ Macromedia Flash Pro ❖ Google Docs Presentation ( ❖ SlideRocket ( ❖ Trịnh Quang Trung 3 PetroVietnam University
4. NỘI DUNG CHÍNH 1 GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀY 2 CÁCH XÂY DỰNG MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH LÀM THẾ NÀO ĐỂ TẠO ĐƯỢC MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH 3 ẤN TƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ 4 CÁC “BÍ QUYẾT” TRÌNH BÀY SLIDE 55 MỘT SỐ LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH 56 MỘT SỐ KỸ THUẬT THÔNG DỤNG TRÊN SLIDE Trịnh Quang Trung 4 PetroVietnam University
5. GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀY ❖ Thuyết trình là gì? ▪ Trình bày một cách hệ thống và sáng rõ một vấn đề trước đám đông. ▪ Trình bày giới hạn trong một khoảng thời gian ngắn. Trịnh Quang Trung 5 PetroVietnam University
6. GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀY ❖ Các dạng thuyết trình phổ biến: ▪ Báo cáo đề tài, luận văn tốt nghiệp ▪ Bài thuyết trình trong hội thảo, hội nghị ▪ Giới thiệu sản phẩm bán hàng ▪ Tổ chức cuộc họp ▪ . Trịnh Quang Trung 6 PetroVietnam University
7. GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀY ❖ Yêu cầu của bài thuyết trình: ▪ Thu hút được người nghe ▪ Hấp dẫn ▪ Bố cục chặt chẽ ▪ Dễ hiểu ▪ Nội dung truyền đạt rõ ràng ▪ Tập trung vào nội dung chính. Trịnh Quang Trung 7 PetroVietnam University
8. GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀY ❖ Các bước chuẩn bị: ▪ Xác định tình huống ▪ Xác định đối tượng người nghe ▪ Xác định rõ mục tiêu Trịnh Quang Trung 8 PetroVietnam University
9. Xác định tình huống ❖ Tại sao có buổi thuyết trình này? ❖ Cái gì được cung cấp cho người nghe? ❖ Kết quả buổi thuyết trình này như thế nào? Trịnh Quang Trung 9 PetroVietnam University
10. Xác định tình huống ❖ Giới hạn vấn đề: ▪ Phân biệt gốc rễ vấn đề ▪ Chi tiết hóa vấn đề bằng các thông số ▪ Đơn giản hóa tình huống ▪ Chia vấn đề thành những phần có thể thực hiện được Trịnh Quang Trung 10 PetroVietnam University
11. Xác định tình huống ❖ Đánh giá môi trường bên ngoài: ▪ Thông tin thường xuyên được cập nhật ▪ Những gì đang xảy ra ở lĩnh vực đang xét ▪ Những gì đang xảy ra ở lĩnh vực liên quan ▪ Sự ảnh hưởng ở phạm vi quốc gia, quốc tế Trịnh Quang Trung 11 PetroVietnam University
12. GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀY ❖ Các bước chuẩn bị: ▪ Xác định tình huống ▪ Xác định đối tượng người nghe ▪ Xác định rõ mục tiêu Trịnh Quang Trung 12 PetroVietnam University
13. Xác định đối tượng người nghe ❖ Ai làm người nghe? ❖ Quan tâm của người nghe? ❖ Kiến thức hiện tại của người nghe về chủ đề trình bày? Trịnh Quang Trung 13 PetroVietnam University
14. GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀY ❖ Các bước chuẩn bị: ▪ Xác định tình huống ▪ Xác định đối tượng người nghe ▪ Xác định rõ mục tiêu Trịnh Quang Trung 14 PetroVietnam University
15. Xác định rõ mục tiêu ❖ Vấn đề gì? ❖ Để làm gì? ❖ Khi nào? Ở đâu? Như thế nào? Trịnh Quang Trung 15 PetroVietnam University
16. NỘI DUNG CHÍNH 1 GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀY 2 CÁCH XÂY DỰNG MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH LÀM THẾ NÀO ĐỂ TẠO ĐƯỢC MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH 3 ẤN TƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ 4 CÁC “BÍ QUYẾT” TRÌNH BÀY SLIDE 55 MÔT SỐ LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH 56 MỘT SỐ KỸ THUẬT THÔNG DỤNG TRÊN SLIDE Trịnh Quang Trung 16 PetroVietnam University
17. Cấu trúc của một bài thuyết trình ❖ Phần mở đầu: ▪ Tiêu đề của báo cáo ▪ Thu hút, hấp dẫn, hàm chứa thông tin ▪ Nêu cấu trúc báo cáo ▪ Giới thiệu và mục tiêu ▪ Nội dung ▪ Kết luận ▪ Lời cám ơn Trịnh Quang Trung 17 PetroVietnam University
18. Cấu trúc của một bài thuyết trình ❖ Phần thân: Nội dung chính báo cáo ▪ Theo Tam đoạn luận và sử dụng sáng tạo các phương pháp để trình bày theo: • logic • theo thứ tự thời gian • từ tổng thể tới cái cụ thể • từ điều đã biết đến cái chưa biết • từ những điều đã được cập nhật tới những mâu thuẫn. Trịnh Quang Trung 18 PetroVietnam University
19. Cấu trúc của một bài thuyết trình ❖ Phần kết luận: ▪ Tóm tắt các kết quả đã đạt được ▪ Nêu ý nghĩa của kết quả ▪ Giải thích các ý nghĩa thực tiễn ▪ Nêu đề xuất ▪ Nêu vài điểm để thảo luận ▪ Những điều người nghe cần nhớ. Trịnh Quang Trung 19 PetroVietnam University
20. Hình thức của một bài thuyết trình ❖ Cỡ chữ: ▪ Tựa đề: cỡ chữ tối thiểu 32 pt (Tốt nhất từ 36-40) ▪ Nội dung: • Cỡ chữ tối thiểu: 22-24 pt • Không quá 8-10 dòng chữ viết / slides • Không nên dùng chữ có chân • In đậm/ nghiêng cho các phần nhấn mạnh. Trịnh Quang Trung 20 PetroVietnam University
21. Hình thức của một bài thuyết trình ❖ Màu sắc: Sử dụng màu sắc phù hợp: ▪ Màu đỏ và màu cam sẽ dễ thu hút sự chú ý nhưng khó giữ tập trung ▪ Màu xanh lá cây, xanh da trời và màu nâu là những màu dịu hơn ▪ Nên dùng màu sẫm trên nền trắng sẽ phù hợp cho quan sát khoảng cách xa (>6m). Trịnh Quang Trung 21 PetroVietnam University
22. Hình thức của một bài thuyết trình ❖ Trình bày trực quan ▪ Dữ liệu nên trình bày ở dạng khung và có cấu trúc ▪ Không nên dùng quá nhiều chữ ▪ Nên sử dụng Hình ảnh, Sơ đồ trực quan, dễ hiểu. Trịnh Quang Trung 22 PetroVietnam University
23. Hình thức của một bài thuyết trình ❖ Hình ảnh ▪ Nên dùng dạng *.jpg cho hình tĩnh ▪ Nên dùng dạng *.gif cho hình động ❖ Bảng và sơ đồ (chart) ▪ Nên làm tròn số để dễ đọc ▪ Nêu tóm tắt thông tin từ bảng hay sơ đồ. Trịnh Quang Trung 23 PetroVietnam University
24. Hình thức của một bài thuyết trình ❖ Đồ thị ▪ Dạng điểm -> số liệu có tính phân bố ▪ Dạng đường -> biểu hiện xu hướng liên tục ▪ Dạng cột (bar) -> tương quan, so sánh ▪ Dạng bánh (pie) -> tỉ lệ (%). Trịnh Quang Trung 24 PetroVietnam University
25. NỘI DUNG CHÍNH 1 GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀY 2 CÁCH XÂY DỰNG MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH LÀM THẾ NÀO ĐỂ TẠO ĐƯỢC MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH 3 ẤN TƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ 4 CÁC “BÍ QUYẾT” TRÌNH BÀY SLIDE 55 MÔT SỐ LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH 56 MỘT SỐ KỸ THUẬT THÔNG DỤNG TRÊN SLIDE Trịnh Quang Trung 25 PetroVietnam University
26. BÀI THUYẾT TRÌNH ẤN TƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ ❖ Yêu cầu: ▪ Ngắn gọn, xúc tích (không làm mất thời gian của người nghe) ▪ Hiểu người nghe là ai và tại sao họ tới đây ▪ Bài thuyết trình có cấu trúc tốt ▪ Bài thuyết trình lôi cuốn và hấp dẫn ▪ Nhấn mạnh những điểm quan trọng trong nội dung bài thuyết trình ▪ Tạo lập được mối quan hệ thân thiện với người nghe. Trịnh Quang Trung 26 PetroVietnam University
27. BÀI THUYẾT TRÌNH ẤN TƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ ❖ Cần thực hiện: ▪ Xây dựng kịch bản cho bài thuyết trình ▪ Thu hút sự chú ý của người nghe ▪ Hỏi đáp cùng người nghe. Trịnh Quang Trung 27 PetroVietnam University
28. NỘI DUNG CHÍNH 1 GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀY 2 CÁCH XÂY DỰNG MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH LÀM THẾ NÀO ĐỂ TẠO ĐƯỢC MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH 3 ẤN TƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ 4 CÁC “BÍ QUYẾT” TRÌNH BÀY SLIDE 55 MÔT SỐ LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH 56 MỘT SỐ KỸ THUẬT THÔNG DỤNG TRÊN SLIDE Trịnh Quang Trung 28 PetroVietnam University
29. CÁC “BÍ QUYẾT” TRÌNH BÀY SLIDE ❖ Xác định nội dung chính hay mục đích của bài thuyết trình: ▪ Sau 20 phút có thể quên 40% những gì nghe được, sau nửa ngày quên 60% và sau một tuần thì tới 90% nội dung có thể bị quên! (Nguồn Yale University) Trịnh Quang Trung 29 PetroVietnam University
30. CÁC “BÍ QUYẾT” TRÌNH BÀY SLIDE ❖ Tập trung thông tin: “Vì người nghe” ❖ Tạo sự tin tưởng ❖ Có sự dẫn dắt đi từ vấn đề này đến vấn đề tiếp theo. Trịnh Quang Trung 30 PetroVietnam University
31. CÁC “BÍ QUYẾT” TRÌNH BÀY SLIDE ❖ Phải để người nghe theo dõi nội dung dễ dàng nhất ▪ Theo trật tự thời gian ▪ Theo các vấn đề trái ngược ▪ Vấn đề - giải pháp ▪ Gợi ý – tranh luận ❖ Các số liệu phải rõ ràng và dễ hiểu Trịnh Quang Trung 31 PetroVietnam University
32. CÁC “BÍ QUYẾT” TRÌNH BÀY SLIDE ❖ Sử dụng từ ngữ dễ hiểu cho người nghe ❖ Tóm tắt nội dung ▪ Giúp người nghe nắm lại toàn bộ nội dung chính ▪ Ngắn gọn và đầy đủ ý nghĩa. Trịnh Quang Trung 32 PetroVietnam University
33. NỘI DUNG CHÍNH 1 GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀY 2 CÁCH XÂY DỰNG MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH LÀM THẾ NÀO ĐỂ TẠO ĐƯỢC MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH 3 ẤN TƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ 4 CÁC “BÍ QUYẾT” TRÌNH BÀY SLIDE 55 MÔT SỐ LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH 56 MỘT SỐ KỸ THUẬT THÔNG DỤNG TRÊN SLIDE Trịnh Quang Trung 33 PetroVietnam University
34. MỘT SỐ LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH ❖ Thời gian: ▪ Giành đủ thời gian cho các câu hỏi và nhận xét trong và sau thuyết trình ▪ Cần phân rõ thời gian cho từng nội dung, từng slide ▪ Phải thường xuyên kiểm soát thời gian để hoàn tất bài thuyết trình đúng giờ. Trịnh Quang Trung 34 PetroVietnam University
35. MỘT SỐ LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH ❖ Đặt trọng tâm vào điểm chính: ▪ Tập trung vào điểm chính, tránh sa đà vào chi tiết ▪ Tổng kết những điểm chính trước khi nói và sau khi kết thúc bài thuyết trình. Trịnh Quang Trung 35 PetroVietnam University
36. MỘT SỐ LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH ❖ Chiến lược trình bày: ▪ Bám sát theo nội dung và thời gian thuyết trình, tránh lạc đề ▪ Giữ đúng tiến độ ▪ Truyền tải thông tin đơn giản và trực tiếp ▪ Chuyển dần từ đơn giản đến phức tạp. Trịnh Quang Trung 36 PetroVietnam University
37. MỘT SỐ LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH ❖ Thuyết trình là NÓI chứ không phải đọc bài. ▪ Nói đủ lớn để mọi người nghe rõ, phát âm chuẩn xác, không nói quá nhanh hay quá chậm ▪ Thay đổi âm lượng, nhịp điệu, âm điệu của giọng nói. Tránh nói đều đều một cách buồn tẻ Trịnh Quang Trung 37 PetroVietnam University
38. NỘI DUNG CHÍNH 1 GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀY 2 CÁCH XÂY DỰNG MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH LÀM THẾ NÀO ĐỂ TẠO ĐƯỢC MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH 3 ẤN TƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ 4 CÁC “BÍ QUYẾT” TRÌNH BÀY SLIDE 55 MÔT SỐ LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH 56 MỘT SỐ KỸ THUẬT THÔNG DỤNG TRÊN SLIDE Trịnh Quang Trung 38 PetroVietnam University
39. MỘT SỐ KỸ THUẬT THÔNG DỤNG TRÊN SLIDE ❖ Tạo bài trình chiếu ❖ Làm việc với các đối tượng ❖Tạo hiệu ứng trình chiếu ❖ Đưa âm thanh, hình ảnh vào slide Trịnh Quang Trung 39 PetroVietnam University
40. Tạo bài trình chiếu ❖ Chuẩn bị: ▪ Lựa chọn nội dung thông tin cần thiết ▪ Chia nhỏ nội dung để thể hiện trong từng slide ▪ Lựa chọn các đối tượng Multimedia có thể có dùng để minh họa ▪ Chuẩn bị tài nguyên (văn bản, hình ảnh tĩnh, động, mô hình mô phỏng, âm thanh .) bằng các công cụ phần mềm khác. Trịnh Quang Trung 40 PetroVietnam University
41. Tạo bài trình chiếu ❖ Thực hiện : ▪ Tạo một tập tin PowerPoint để chuyển nội dung trên vào các slide ▪ Chọn bố cục (Layout), mẫu chung (Master, Template) cho các slide ▪ Tạo hiệu ứng cho các đối tượng trong mỗi slide và hiệu ứng giữa các slide ▪ Thiết lập cơ chế biểu diễn, trình diễn ▪ Duyệt lại nội dung, sửa chữa và hoàn chỉnh bài trình diễn. Trịnh Quang Trung 41 PetroVietnam University
42. Click to edit Master title style Thank you! Trịnh Quang Trung 42 PetroVietnam University 42