Bài giảng Kỹ năng tổ chức sự kiện - Bài 2: Quan hệ công chúng

Nội dung text: Bài giảng Kỹ năng tổ chức sự kiện - Bài 2: Quan hệ công chúng

1. Kỹ năng tổ chức sự kiện PR Bài giảng 2: Quan hệ công chúng www.strategy.vn
2. Nội dung bài giảng . Khái niệm và các loại hình sự kiện. . Kỹ năng Tổ chức sự kiện PR. . 10 yếu tố thành công. . Quy trình tổ chức sự kiện PR. . Danh mục chuẩn bị tổ chức sự kiện. . Thông tin liên hệ www.strategy.vn
3. Khái niệm và các loại hình sự kiện www.strategy.vn
4. Theo kết quả nghiên cứu độc lập gần đây của Công ty FTA về ngành PR/Event tại Việt Nam www.strategy.vn
5. Khái niệm Sự kiện PR . FTA đã phỏng vấn trực tiếp 70 “đại gia”: • Pepsi, Unilever. • Tiger/Heineken. • Gillette, Kodak. • Philips Moris, Nestlé. • Dutch Lady, SonyEricsson. • Honda, Microsoft. • Vinamilk, Thiên Long, Kinh Đô www.strategy.vn
6. Khái niệm Sự kiện PR . Thì ngành PR/event ở Việt Nam đang tăng trưởng nhanh, ước tính trên 30%/năm. . Với hơn 20 công ty chuyên về PR/event và hàng trăm công ty quảng cáo làm “kèm”. . 66% các công ty trong nước tự làm và 77% công ty nước ngoài thuê làm các hoạt động PR/event. www.strategy.vn
7. Khái niệm Sự kiện PR . 15 năm gần đây là minh chứng cho sự tăng trưởng vượt bậc của lĩnh vực Tổ chức sự kiện. . Nếu chúng ta tính tổng số tiền bỏ vào ngành Tổ chức sự kiện trong 1 năm trên toàn thế giới thì con số có thể lên đến 500 tỷ đô la. www.strategy.vn
8. Sự kiện PR là gì ?  Khi nói đến tổ chức sự kiện, người ta thường nhớ đến các sự kiện quy mô như:  Thế vận hội Olympic.  World Cup.  Sea Games.  APEC.  Hoa hậu hoàn vũ.  Hoặc Lễ hội Sài Gòn 300 năm.  Festiva Huế www.strategy.vn
9. Sự kiện PR là gì ?  Trên thực tế, sự kiện có quy mô quốc tế và quốc gia không nhiều lắm, mà nên hiểu “sự kiện” một cách phổ biến:  Sắp xếp tổ chức một hội chợ triển lãm.  Hội thảo chuyên đề.  Lễ động thổ, lễ khánh thành.  Tiệc chiêu đãi.  Họp mặt đại lý.  Họp báo ra mắt sản phẩm  và nhiều hoạt động khác của doanh nghiệp. www.strategy.vn
10. Vậy Tổ chức sự kiện PR là: . Tổ chức sự kiện (event) là hoạt động góp phần “đánh bóng” thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua các hoạt động sự kiện thực tế nhằm chuyển tải thông điệp cần thiết của Doanh nghiệp. . Tổ chức sự kiện còn là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với khách hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp. www.strategy.vn
11. Mục tiêu . Tổ chức sự kiện là một công cụ của tiếp thị nhằm xây dựng và phát triển thương hiệu. . Tổ chức những sự kiện đặc biệt, công cụ phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị với mục đích là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty và uy tín của doanh nghiệp, uy tín của thương hiệu. www.strategy.vn
12. Mục tiêu . Người tổ chức sự kiện cần có những yếu tố sau: • Tri thức. • Kỹ năng. • Sức khoẻ. • Kinh nghiệm. www.strategy.vn
13. Mục tiêu . Tổ chức sự kiện: Nghề của những ý tưởng và cần những tố chất. • Nhanh nhạy, năng động, sáng tạo, có đầu óc tổ chức, biết cách xoay xở tình thế và ứng phó trong mọi tình huống , • Đó là những phẩm chất của những người làm công việc tổ chức sự kiện. www.strategy.vn
14. Phân loại sự kiện . Sự kiện tạm chia thành 2 nhóm, dựa trên tính chất về quy mô đối tượng khách tham gia: • Sự kiện trong nhà: Các hoạt động được tổ chức với nhóm nhỏ khách tham dự. • Sự kiện ngoài trời: Các hoạt động có tính quy mô hơn, với nhiều người tham dự. . Phân loại sự kiện chỉ mang tính chất tương đối, vì có những sự kiện có thể tổ chức cả trong nhà lẫn ngoài trời. www.strategy.vn
15. Phân loại sự kiện . Sự kiện trong nhà: • Khai trương, khánh thành. • Giới thiệu sản phẩm mới; hội nghị khách hàng. • Hội nghị, hội thảo, họp báo. • Trình diễn thời trang. • Kỷ niệm thành lập, nhận danh hiệu. • Tiệc chiêu đãi, tiệc trại (catering). • www.strategy.vn
16. Phân loại sự kiện . Sự kiện ngoài trời: • Động thổ, khởi công. • Hội chợ • Biểu diễn nghệ thuật. • Chương trình Team building, outing. • Tổ chức các trò chơi và cuộc thi (thể thao) ngoài trời. • www.strategy.vn
17. Kỹ năng Tổ chức sự kiện PR www.strategy.vn
18. Kỹ năng tổ chức sự kiện PR . Tổ chức sự kiện PR yêu cầu phải có một số kỹ năng nhất định. . Các kỹ năng ngoài việc đáp ứng cho nhu cầu công việc cũng rất cần cho bản thân trong cuộc sống. www.strategy.vn
19. Kỹ năng tổ chức sự kiện PR . Các kỹ năng cần thiết trong tổ chức sự kiện bao gồm: • Kỹ năng sáng tạo ý tưởng. • Kỹ năng tổ chức. • Khả năng xử lý tình huống. • Chịu áp lực công việc. • Kỹ năng kiểm soát. • Tính chi tiết. • Kỹ năng tạo mối quan hệ. www.strategy.vn
20. Kỹ năng sáng tạo, ý tưởng www.strategy.vn
21. Kỹ năng sáng tạo ý tưởng . "Ý tưởng là ưu tiên số 1" - đó là khẳng định của những ai làm event. Dự một lễ hội hoặc quảng cáo sản phẩm, bạn sẽ được tham gia nhiều trò chơi độc đáo, bất ngờ bởi cách tổ chức ấn tượng. . Muốn có được một chương trình event "độc nhất vô nhị" phải qua nhiều giai đoạn khá công phu chứ không đơn giản như người ta nhìn thấy bề ngoài. www.strategy.vn
22. Kỹ năng sáng tạo ý tưởng . Yêu cầu lớn nhất đối với event là phải nắm rõ ý tưởng xuyên suốt chương trình là gì? Đó là “sợi chỉ đỏ” hướng đạo Đối tượng là ai? Địa điểm tổ chức? . Việc tạo ra ý tưởng độc đáo là “quá trình” đòi hỏi luôn trao dồi, học hỏi liên tục và quan trọng là tinh thần làm việc theo nhóm, cùng Brainstorming để đưa ra ý tưởng. . Việc làm việc theo nhóm rất cần cho Tổ chức sự kiện. www.strategy.vn
23. Kỹ năng sáng tạo ý tưởng . 44% đặt yếu tố “sáng tạo” lên hàng đầu, sau đó đến “phục vụ khách hàng”, “kỹ năng truyền đạt thông tin”, “kỹ năng giải quyết vấn đề” cùng với yêu cầu “không đụng hàng”. www.strategy.vn
24. Kỹ năng sáng tạo ý tưởng . Toàn bộ câu chuyện của Sự kiện có thể chứa đựng nhiều thông điệp. . Hãy chọn lấy một điểm, nhấn trọng tâm vào đó và để cho người khác tự tìm lấy những thông điệp còn lại. . Để nội dung truyền tải của bạn trở nên cuốn hút, bạn cần xác định một điểm nổi bật để giới thiệu nó. Đó là điểm nhấn. www.strategy.vn
25. Kỹ năng sáng tạo ý tưởng Đặt tên Cho sự kiện hay chiến dịch là một trong các công việc quan trọng của tổ chức sự kiện thành công www.strategy.vn
26. Kỹ năng tổ chức www.strategy.vn
27. Kỹ năng tổ chức sự kiện PR . Dân trong nghề thường ví von tổ chức mỗi sự kiện như tham gia một trận đánh mà mình là người chỉ huy phối hợp nhiều thành viên. . Một sự kiện sẽ có rất nhiều công việc. Trong đó có rất nhiều công việc không tên, nên kỹ năng tổ chức rất quan trọng và cần thiết. . Do sự kiện là sự phối hợp nhiều người cùng tổ chức, nên vai trò Tổ chức và điều phối là rất cần thiết. www.strategy.vn
28. Kỹ năng tổ chức sự kiện PR . Nhà tổ chức sự kiện suy nghĩ: • Có hệ thống. • Có logic. • Có óc mường tượng. . Là rất cần thiết, nhằm tránh sai sót trong suốt quá trình triển khai sự kiện. www.strategy.vn
29. Kỹ năng xử lý tình huống www.strategy.vn
30. Kỹ năng xử lý tình huống . Tổ chức sự kiện là công việc của xử lý tình huống, cho dù tổ chức tài ba đến đâu thì thực tế vẫn phát sinh. . Phải tự đặt cho bản thân hàng nghìn câu hỏi cũng như tình huống có thể xảy ra để lên kế hoạch "tác chiến". . Không phải ngẫu nhiên khi người ta ví làm event như làm dâu trăm họ. "Trong một thời gian ngắn phải thiết kế ra một chương trình tương đối hoàn hảo. www.strategy.vn
31. Kỹ năng xử lý tình huống . Rủi ro có thể ập đến bất cứ lúc nào, chỉ khi nào kết thúc sự kiện mới hết lo. . Chuyện đi đêm, ngủ đêm tại hiện trường với những show quan trọng của Người tổ chức sự kiện gần như thường xuyên. . Khi có mặt tại hiện trường mới xử lý được các tình huống khẩn cấp, phát sinh. www.strategy.vn
32. Kỹ năng xử lý tình huống . Vô vàn sự cố không tên, không lường được có thể xuất hiện trong một chương trình từ những sai sót nhỏ như bỏ quên đĩa CD của khách hàng ở nhà, ca sĩ bỏ show, MC đến trễ, âm thanh ánh sáng trục trặc, thiếu ổ cắm điện, mưa, cúp điện bất ngờ . Rồi khách đến quá ít hoặc đến quá đông; đạo diễn bỗng dưng muốn cắt bớt một số chi tiết của chương trình www.strategy.vn
33. Kỹ năng xử lý tình huống . Chính vì vậy, Tổ chức sự kiện là người có “thần kinh thép” và linh hoạt trong việt xử lý phát sinh. . Kinh nghiệm cũng rất cần thiết đối với nghề tổ chức sự kiện, các trãi nghiệm sẽ hạn chế các rủi ro trong thực tế. www.strategy.vn
34. Kỹ năng chịu áp lực www.strategy.vn
35. Chịu áp lực công việc . Nhanh nhạy, năng động , đó là những phẩm chất của những người làm công việc tổ chức sự kiện (event) Làm dâu trăm họ”. . Áp lực công việc Người tổ chức event không chỉ lên chi tiết chương trình, liên hệ với các công ty cần thiết: ánh sáng, xe cộ, đặt món ăn, đón khách mà còn liên hệ với các khách mời để biết thông tin chính xác. www.strategy.vn
36. Chịu áp lực công việc . Vất vả hơn, họ phải bám sát chương trình từ đầu đến cuối. "Mọi thứ tưởng chừng đâu đã vào đấy nhưng thực sự không phải thế, đó chỉ mới bắt đầu. . Sau khi tiền trạm, bọn mình nhanh chóng thay đổi phương án và bám trụ với nó. Thế nhưng, chỉ một chút ảnh hưởng của thời tiết cũng có thể bắt đầu lại từ con số 0". www.strategy.vn
37. Chịu áp lực công việc . Thông thường các công việc sẽ được dồn vào thời gian trước khi diễn ra sự kiện, nên áp lực sẽ càng tăng cao. . Tuy nhiên áp lực nhất cho Người tổ chức sự kiện là không được sai sót – Nhưng bản chất con người là sai sót, nên áp lực càng đặt nặng. www.strategy.vn
38. Chịu áp lực công việc . Một số yêu cầu nhằm nâng cao sức chịu đựng và áp lực cho công việc: • Suy nghĩ và kiểm soát theo hệ thống. • Chia sẻ công việc cho các cộng sự - Biết cách phân công và hướng dẫn công việc hợp lý. • Biết thư giãn. • Biết kiểm soát cảm xúc, tránh nóng nảy. www.strategy.vn
39. Kỹ năng kiểm soát công việc www.strategy.vn
40. Kiểm soát công việc . Do tổ chức sự kiện là sự phối hợp, nên tính kiểm soát (không chỉ dành cho người quản lý mà còn dành cho cả cấp nhân viên) là rất cần thiết. . Kiểm soát từ trong nội bộ ra bên ngoài, chủ động kiểm soát cho đến kiểm soát các yếu tố không chủ động, khách quan bên ngoài. . Kiểm soát từ các việc lớn cho đến các công việc chi tiết nhằm tránh các rủi ro khi triển khai thực tế. www.strategy.vn
41. Kiểm soát công việc . Người đứng đầu 1 sự kiện sẽ có rất nhiều phối hợp nên cần phải có kỹ năng và chiến thuật kiểm soát từng công việc của từng thành viên. . Các yếu tố rèn luyện Kỹ năng kiểm soát: • Kinh nghiệm thực tế, sẽ làm cho các thành viên tin tưởng và hợp tác. • Xây dựng tính thân thiện, chia sẻ, hợp tác trong nhóm. • Xây dựng tinh thần đồng đội. www.strategy.vn
42. Kiểm soát công việc . Kỹ năng kiểm soát thường đến từ (tt): • Thảo luận và nêu chi tiết các việc phải chuẩn bị cho sự kiện. • Tính Hệ thống hoá cao sẽ làm cho công việc bớt sơ sót. • www.strategy.vn
43. Tính chi tiết www.strategy.vn
44. Tính Chi tiết . Chi tiết và chu đáo là yếu tố nhằm hạn chế các rủi ro trong quá trình triển khai sự kiện PR. . Event còn là "đi trước về sau". Bạn phải là người đến địa điểm tổ chức đầu tiên để chỉ đạo mọi thứ từ: Thiết kế từ âm thanh, ánh sáng cho đến cái nhỏ nhặt nhất là nhà vệ sinh www.strategy.vn
45. Tính Chi tiết . Chương trình kết thúc, bạn cũng là người ở lại "chiến trường" thu gom những cái "sáng tạo" của mọi người. . Đặc biệt, người làm event chỉ có thể nói "được", tuyệt đối không có từ "không" trong suốt quá trình sự kiện diễn ra. . Càng chi tiết càng tạo sự thành công cho sự kiện. . Lưu ý từng việc, càng chi tiết càng tốt. www.strategy.vn
46. Kỹ năng tạo mối quan hệ www.strategy.vn
47. Kỹ năng tạo mối quan hệ . Tạo mối quan hệ (networking) là yếu tố rất quan trọng trong tổ chức sự kiện PR. . Tạo mối quan hệ cần yếu tố quan tâm đến người khác. . Một số yếu tố cần quan tâm nhằm tạo dựng mối quan hệ: • Hãy nghĩ đến mối quan hệ cá nhân. • Tham gia vào những hiệp hội chuyên môn và trở thành một thành viên tích cực. www.strategy.vn
48. Kỹ năng tạo mối quan hệ . Một số yếu tố cần quan tâm nhằm tạo dựng mối quan hệ (tt): • Tiếp tục học hỏi. • Quảng bá và làm nổi bật những thành tích của bạn trong công ty. • Cập nhật sổ thông tin liên lạc của bạn một cách thường xuyên. • Sử dụng phương pháp tiếp thị trực tiếp cho lợi thế của bạn . Tạo mối quan hệ là một kỹ năng cả đời. www.strategy.vn
49. 10 yếu tố tổ chức thành công sự kiện PR www.strategy.vn
50. 10 bí quyết thành công . Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa bán hàng và tiếp thị. . Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp và chiến lược marketing, chiến lược thương hiệu. . Tổ chức sự kiện thành công cần phải xác định đối tượng khách hàng mục tiêu. . Đặt mục tiêu cụ thể cho sự kiện trước khi tổ chức. www.strategy.vn
51. 10 bí quyết thành công . Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng. . Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện thương mại chỉ cần diễn ra trong một vài ngày, có thể sự kiện phát động và sự kiện tổng kết. . Để sự kiện thành công cần phải có yếu tố quảng bá sự kiện, hình thức quảng bá có thể trực tiếp bằng gửi thư, email hoặc bằng quảng bá trên các phương tiện đại chúng. www.strategy.vn
52. 10 bí quyết thành công . Thiết lập và theo sát các mối liên hệ. Tổ chức sự kiện là chuỗi của các mối quan hệ từ khách hàng, đối tác, cơ quan công quyền, phương tiện truyền thông đại chúng và kể cả đối với nội bộ. . Nhân lực là yếu tố quan trọng đối với một sự kiện, một tập thể hợp tác, chia sẻ là yếu tố cơ bản và tiên quyết cho sự kiện thành công. www.strategy.vn
53. 10 bí quyết thành công . Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh. Không kể các sự kiện xã hội, tất cả các sự kiện mang tính thương mại đều phải đặt ra mục tiêu kinh doanh và đề ra các chỉ tiêu cụ thể. www.strategy.vn
54. Quy trình tổ chức sự kiện PR www.strategy.vn
55. Quy trình tổ chức sự kiện PR . Tổ chức sự kiện là công việc đòi hỏi tính chi tiết cao, yêu cầu các thành viên phải phối hợp tổ chức tốt. . Yếu tố xử lý sự vụ và kinh nghiệm tổ chức rất cần thiết trong quá trình triển khai sự kiện, vì luôn có nhiều vấn đề phát sinh xảy ra. . Người phụ trách tổ chức sự kiện đòi hỏi phải am hiểu và quản lý được quy trình làm việc. . Quy trình sau đây sẽ giúp hệ thống hóa tổ chức sự kiện nhằm tránh thiếu xót. www.strategy.vn
56. Quy trình tổ chức sự kiện PR Bước 1 – Xác định mục tiêu Định vị thương hiệu và yêu cầu của sự kiện Bước 2 – Xây dựng nội dung Bước 3 – So sánh với định hướng thương hiệu Bước 4 – Xây dựng chương Process Event trình triển khai Bước 5 – Chuẩn bị triển khai Bước 6 – Triển khai chương trình Bước 7 – Báo cáo tổng kết www.strategy.vn
57. Bước 1: Xác định mục tiêu www.strategy.vn
58. Xác định mục tiêu . Xác định đúng mục tiêu của sự kiện là yếu tố cốt lõi để tổ chức thành công. . Mục tiêu càng rõ ràng và được mọi người bên trong tổ chức cũng như các đối tác liên quan hiểu thấu đáo là bước đầu thành công của sự kiện. . Mục tiêu do nhà đầu từ, chủ doanh nghiệp đưa ra. www.strategy.vn
59. Xác định mục tiêu . Mục tiêu phải đo lường được và phù hợp với chiến lược thương hiệu và mục đích của sự kiện. . Nếu một sự kiện không gắn liền với Chiến lược thương hiệu sẽ không có tính hiệu quả cao, sự kiện là yếu tố cộng thêm để gia tăng uy tín thương hiệu, chính điều đó sự kiện phải đáp ứng được định vị thương hiệu, khách hàng mục tiêu www.strategy.vn
60. Bước 2: Xây dựng nội dung www.strategy.vn
61. Xây dựng nội dung . Xây dựng nội dung, ý tưởng là bước quan trọng tạo thành công cho 1 sự kiện. . Nội dung ý tưởng phải phù hợp với định hướng thương hiệu và đối tượng khách hàng mục tiêu. . Trong một thời gian ngắn phải thiết kế ra một chương trình khá hoàn hảo. Không chỉ đơn thuần là mình "lồng“ tên của công ty lên từng sản phẩm mà phải làm sao cho sản phẩm ấy được "sống" trong sự chiêm ngưỡng của khách hàng" www.strategy.vn
62. Xây dựng nội dung . Để nội dung, ý tưởng phù hợp phải xác định Đối tượng nhận thông điệp, từ đó xây dựng chương trình phù hợp. . Nội dung chương trình phải xác định được: • Thời gian tổ chức. • Địa điểm tổ chức. • Phương thức tổ chức. • Các thành phần tham gia. • Ngân sách www.strategy.vn
63. Bước 3: So sánh với định hướng thương hiệu www.strategy.vn
64. Định hướng thương hiệu . Sự kiện là một trong những công cụ nhằm xây dựng thương hiệu, chính vì điều đó trong suốt qua trình triển khai sự kiện phải luôn đáp ứng được các yêu cầu của Định vị, Tính cách thương hiệu www.strategy.vn
65. Định hướng thương hiệu . So sánh giữa nội dung với yêu cầu cần phải: • Thỏa mãn được yếu tố pháp lý, tức chính quyền cho phép tổ chức. • Thoả mãn mục tiêu của chủ đầu tư và chiến lược phát triển thương hiệu. www.strategy.vn
66. Định hướng thương hiệu . So sánh giữa nội dung với yêu cầu cần phải: • Phù hợp với văn hóa, tập quán vùng miền tại địa điểm tổ chức sự kiện. • Thoả mãn đối tượng nhận thông điệp của sự kiện (thu hút được số lượng bao nhiêu người - đối tượng cụ thể tham gia, chuyển tải được hình ảnh, thông điệp gì cho thương hiệu, cảm xúc của người tham gia vào event thế nào ) www.strategy.vn
67. Bước 4: Xây dựng chương trình triển khai www.strategy.vn
68. Xây dựng chương trình triển khai . Đối với chương trình triển khai càng chi tiết càng ít rủi ro trong thực tế. . Sử dụng Microsoft Project để theo dõi tiến độ chương trình. . Phân công trách nhiệm cụ thể và luôn theo sát để hỗ trợ các thành viên tham gia chương trình. www.strategy.vn
69. Xây dựng chương trình triển khai . Dự đoán tình huống có thể xảy ra để có thể xử lý tốt các sự cố xảy ra tại event. . Event muốn thu hút và gây ấn tượng mạnh với những người tham dự cần có những yếu tố sáng tạo và bất ngờ. . Sự phối hợp là yếu tố quan trọng đối với 1 sự kiện thành công, do đó cần phải xây dựng tổ chức gắn kết và chia sẻ. www.strategy.vn
70. Bước 5: Chuẩn bị triển khai www.strategy.vn
71. Chuẩn bị triển khai . Trước khi xây dựng kế hoạch. . Chuẩn bị thu thập và tổng hợp các thông tin liên quan đáp ứng cho việc xâu dựng ý tưởng. . Đặt ra các mục đích sự kiện, mục tiêu phải thực tế và khả quan. . Xây dựng ngân sách. . Lập kế hoạch hành động chi tiết. www.strategy.vn
72. Chuẩn bị triển khai . Lên kế hoạch nhân sự tham gia và chuẩn bị các nguồn nhân sự đáp ứng. . Chuẩn bị các điều kiện vật chất, vật dụng liên quan, . Chuẩn bị cho bước triển khai. . www.strategy.vn
73. Chuẩn bị . Có một lý thuyết chung ở Mỹ cho rằng cứ mỗi giờ sự kiện đòi hỏi phải mất từ 5 đến 10 giờ (có thể hơn) để lập kế hoạch tổ chức và chuẩn bị. . Kiểm tra việc hoàn tất trước ngày bắt đầu. . Xây dựng nội dung và phương án dự phòng. www.strategy.vn
74. Bước 6: Triển khai chương trình www.strategy.vn
75. Triển khai chương trình . Tất cả sự chuẩn bị của các bước trên sẽ được thể hiện trong ngày cuối cùng, thời điểm sự kiện xảy ra. . Tổ chức sự kiện không phải đến khi triển khai là hoàn tất sứ mệnh mà vẫn phải còn tiếp tục. www.strategy.vn
76. Triển khai chương trình . Trong suốt quá trình triển khai sự kiện cần phải lưu ý các vần đề sau: • Giữ mối liên hệ với các thành viên chủ chốt trong sự kiện. • Theo dõi và bám sát tại các địa điểm “nóng” (Nếu sự kiện tổ chức nhiều điểm). • Có tầm nhìn bao quát vừa bên trong và bên ngoài khu vực diễn ra sự kiện. www.strategy.vn
77. Bước 7: Báo cáo tổng kết www.strategy.vn
78. Báo cáo tổng kết . Báo cáo tổng kết nhằm rút ra kinh nghiệm cho các lần sau. . Cần phải họp các thành viên trong nhóm để cùng phản biện và đóng góp ý kiến. . Thông thường khen thưởng hoặc kỷ luật cũng cần nêu ra nhằm động viên các cá nhân xuất sắc. www.strategy.vn
79. Danh mục công việc www.strategy.vn
80. Danh mục công việc . Việc tổ chức sự kiện (Event Planning) chỉ là bề nổi của hoạt động Marketing, xây dựng thương hiệu và là công việc cũng góp phần quan trong trong sự thành công cũng như Sáng tạo sự kiện (Event Creating). . Việc trả lời các câu hỏi sau đây và điền thông tin thích hợp vào danh mục cần làm là bạn có được toàn cảnh về công việc tổ chức một sự kiện. . Các hạng mục công việc được nêu trong các phần sau: www.strategy.vn
81. Danh mục công việc . Xác định mục đích của sự kiện: Sự kiện sẽ tổ chức là để làm gì: • Ra mắt sản phẩm. • Hội nghị khách hàng. • Tổ chức họp báo • . Xác định mục đích nhằm có sự chuẩn bị phù hợp và chính xác cho sự kiện của mình. www.strategy.vn
82. Danh mục công việc . Xác định mục tiêu cần đạt được: Là mục tiêu bạn đề ra và mong muốn gặt hái sau sự kiện. • Chuyển tải thông tin. • Mở rộng thị trường, gia tăng doanh số. • Tìm kiếm khách hàng mục tiêu. • Hay chỉ đơn giản là Mở rộng mối quan hệ . Kế hoạch và ngân sách là căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc. www.strategy.vn
83. Danh mục công việc . Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu: • Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả khách hàng tiềm năng. • Một sự kiện dù quy mô tầm cỡ đến đâu, ấn tượng đến mức nào cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng mục tiêu. • Do đó phải xác định đúng đối tượng mục tiêu để làm việc tập trung và mang lại hiệu quả hơn. www.strategy.vn
84. Danh mục công việc . Xác định ngân sách: • Xác định ngân sách giúp chúng ta có kế hoạch đúng đắn và các giải pháp phù hợp hơn. • Xác định ngân sách để không lãng phí và mang lại hiệu quả cao nhất trên chi phí bỏ ra. . Thiết lập sơ bộ về thời gian, thời lượng của chương trình. . Thiết lập nhóm làm việc. www.strategy.vn
85. Danh mục công việc . Xác định địa điểm: • Tham quan các địa điểm. • Xem xét sức chứa dựa trên ước tính số lượng người tham gia . • Chọn địa điểm. • Khảo sát chi tiết địa điểm. • Ký hợp đồng địa điểm. • Theo dõi và hoàn tất việc lựa chọn địa điểm. www.strategy.vn
86. Danh mục công việc . Các yêu cầu chuẩn bị về nhân sự: • Trưởng Ban tổ chức. • Các nhân sự kiểm soát. • Thành phần khách mời. • MC: Người dẫn chương trình. • PG: Hướng dẫn, chào mừng khách mời. • Tiếp tân tại bàn: Đón khách, nhận Namecard, xác nhận khách mời. • www.strategy.vn
87. Danh mục công việc . Chuẩn bị cho thuyết trình: • Chọn chủ đề cho sự kiện. • Xác định người thuyết trình. • Phác thảo bài thuyết trình. • Trang phục cho người thuyết trình. • Quà tặng cho người thuyết trình. • Các phương tiện phục vụ thuyết trình www.strategy.vn
88. Danh mục công việc . Báo chí, các cơ quan truyền thông: • Mời đại diện báo chí. • Đại diện của đài truyền hình. • Phóng viên báo chí. • Phóng viên đài truyền hình. • Người quay phim, chụp hình . Người chuẩn bị trình chiếu trước, trong và sau buổi sự kiện. . Người xử lý các tình huống phát sinh. www.strategy.vn
89. Danh mục công việc . Các yêu cầu chuẩn bị về cơ sở vật chất, tài liệu: • Nội dung bài diễn văn (Thuyết trình). • Brochure cho khách tham dự. • Thư mời, thư cám ơn. • Thông cáo báo chí, quảng cáo để đăng trên các báo, website tài trợ • Trang phục: o Trang phục cho MC o Trang phục cho PG o Bangron cho PG www.strategy.vn
90. Danh mục công việc • Hệ thống âm thanh: o Máy chiếu. o Nhạc chờ. o Micro: Có dây, không dây, dự phòng. o Loa, ampli • Ánh sáng: Khảo sát địa điểm. Độ chói, quá tối hoặc quá sáng khi cần điều chỉnh. • Hình ảnh trình chiếu trước, trong và sau buổi sự kiện: Video, PowerPoint, Flash, thiết bị điều khiển từ xa. www.strategy.vn
91. Danh mục công việc . Trang trí: • Hoa trang trí tại địa điểm. • Hoa cài áo cho khách mời. • Thẻ đeo của ban tổ chức, thẻ dành cho khách mời. • Lẵng hoa chúc mừng trang trí. • Backdrop. • Bangron, banner chào mừng, giới thiệu chương trình, thành phần tham dự) www.strategy.vn
92. Danh mục công việc . Biển biểu hướng dẫn xung quanh địa điểm. . Bàn tiếp tân và khu vực bàn tiếp tân. . Sắp xếp sơ đồ bàn ghế trong hội trường (Nếu có) . Quà tặng: • Quà đơn vị tài trợ. • Quà cho đại biểu, báo chí. • Quà cho khách mời trong danh sách. • Quà cho khách vãng lai. www.strategy.vn
93. Danh mục công việc . Loại quà tặng: • Sản phẩm của Công ty. • Gói quà tặng riêng của Công ty • Voucher (Thẻ mua hàng, phiếu ưu đãi). • Hiện kim. • Kỷ niệm chương. • Cờ, giấy khen. • www.strategy.vn
94. Danh mục công việc . Teabreak: • Chọn cách phục vụ: Tập trung hoặc từng bàn. • Nước uống: Chọn loại nước uống. • Bánh ngọt ăn nhẹ. • Thức ăn nhẹ: Ăn nhẹ, đặt tiệc (Nếu là tiệc nơi khác thì phải có hướng dẫn chỉ đường). www.strategy.vn
95. Danh mục công việc . Quay phim, chụp hình: • Chuẩn bị máy chụp hình. • Chuẩn bị máy quay phim. • Người thực hiện . Bảng kế hoạch thời gian chương trình. . Bảng câu hỏi giao lưu dự kiến: Các tình huống phát sinh, người xử lý. www.strategy.vn
96. Danh mục công việc . Các yêu cầu chuẩn bị giấy phép có liên quan: • Văn hóa thông tin. • Giao thông, công chánh (Xin tuyến, bãi - bến đậu xe) • Cấp cứu, cứu hỏa. • Công an, dân phòng • Giấy phép tổ chức họp báo, biểu diễn. • Công ty bảo vệ. • Ủy ban www.strategy.vn
97. Danh mục công việc . Báo cáo kết quả sự kiện: • Số lượng khách tham dự. • Các đơn vị truyền thông. • Ngày giờ phát sóng, ngày ra báo. • Các chuyên mục khách hàng quan tâm. • Lượng hóa các phản hồi từ các bên tham gia • Đánh giá mức độ thành công của sự kiện. • Tác động doanh số sau sự kiện (cụ thể và lượng hóa). www.strategy.vn
98. Những sự cố trong tổ chức sự kiện . Brian Perkins: Tại Brussels, Bỉ, ở một triển lãm thủy sản của chúng tôi đã set up một bể chứa hơn 100 con lươn sống. Vào ngày khai mạc của triển lãm, vừa bước vào hội trường, một nhân viên bảo vệ vui mừng chạy đến và nói rằng "Ông Perkins ơi, lươn đã trốn thoát hết rồi!". Thật là xui xẻo, những con lương không biết bằng cách nào đó đã chui hết ra ngoài bể và bò đi khắp nơi trong khu vực triển lãm. Hầu hết chúng đã chết cứng và nhiệm vụ của chúng tôi là đi "triệu tập" chúng về. Cùng với các nhân viên bảo vệ, chúng tôi dò dẫm từng ngóc ngách, lật từng tấm thảm để tìm kiếm những con lươn đi lạc, chúng tôi phải lượm nó lên bằng tay để bỏ nó vào một chiếc bình. Suốt những ngày sau đó của triển lãm, chúng tôi vẫn phải tiếp tục công việc bất đắc dĩ này vì vẫn còn nhiều chú lươn lẩn khuất đâu đó mà đội tìm kiếm không nhìn thấy, và chỉ phát hiện ra khi nó đã chết thúi và bốc mùi hôi mà thôi. . Kristen Kain: Tại một triển lãm có hơn 130 nhà triển lãm và 1000 khách tham dự, chúng tôi có tiết mục mời khách hàng ăn popcorn vào giờ giải lao. Nhưng thật không may, các nhân viên khách sạn cho máy rang bắp vận hành ngay bên dưới máy cảm ứng khói, vì vậy chuông báo cháy vang lên và cả hội trường bỗng nhiên trống trơn chỉ sau vài giây! . Aimee Croke:Vài năm trước, trong khi chạy một sự kiện triển lãm bao gồm 800 người tham dự, 60 diễn giả và 150 người làm email marketing, một loạt xui xẻo đã xảy ra. Lúc đó đội ngũ Event của chúng tôi trên đường bay tới Miami - nơi tổ chức sự kiện thì bị phải hoãn chuyến bay vì bão tuyết quá lớn. Vậy là một mình tôi phải đơn lẻ "chiến đấu" với sự trợ giúp của một nhân viên bản địa. Nhưng rồi trước khi Event diễn ra cô này bị bệnh phải cấp cứu nằm viện và thế là mình tôi phải xoay sở đánh vật với tất cả mọi việc. Những tưởng điều tồi tệ nhất đã qua, ai ngờ thành phố Miami lại có sự cố phải cắt điện đột xuất, thế là sự kiện diễn ra mà không có âm thanh ánh sáng gì cả. May mà sàn triển lãm có rất nhiều cửa sổ, vì vậy mà Event cũng không phải diễn ra trong một quang cảnh tối tăm. . Kimberly Ritter-Videmschek: Ở Lousiana, nếu một công ty thuốc lá làm sự kiện, họ có quyền hút thuốc trong sảnh khách sạn. Chúng tôi tổ chức sự kiện ngay sau một công ty thuốc lá như vậy. Để khử mùi, nhân viên khách sạn bỏ cafe đã rang chín vào các lỗ thông hơi trong phòng, nhưng thay vì dùng hạt cafe họ lại dùng cafe xay nhuyễn. Hãy thử đoán xem chuyện gì xảy ra: Lỗ thông hơi đã thổi bột cafe bám đầy vào 120 chiếc khăn bàn trắng tinh của chúng tôi. . Francesca Pratt: Trong một sự kiện, chờ mãi mà chẳng thấy vị bác sĩ của chúng tôi ở đâu. Cuối cùng vào lúc 9 giờ sáng, ông ấy đến nơi tổ chức sự kiện với phần đầu bị tét và chảy máu, có vẻ ông này đã uống ngà ngà say và tự gây tai nạn. Ông ấy được thuê để hỗ trợ y tế cho những người tham gia, nhưng cuối cùng chính tôi phải đưa vị bác sĩ ấy đến bệnh viện để các nhân viên y tế khâu lại vết thương cho ông ta. Thật là hết biết. . Aileen Roberta Schlef: Trong những năm 1980, với sự hỗ trợ của quỹ di sản Hollywood, chúng tôi làm sự kiện gây quỹ đầu tiên trong công đồng người gốc Tây Ban Nha. Ở giải thưởng này chúng tôi vinh danh những người gốc Tây Ban Nha đã hoạt động tích cực trong cộng đồng như Cesar Romero, Elena Verdugo, Hector Elizondo, và Luis Avalos. Tôi đã đi đến một nhà máy thổi thủy tinh nổi tiếng và thiết kế một biểu trưng cho giải thưởng thật là đẹp bằng đá cẩm thạnh có mái vòm kính Bồ Đào Nha ở trên. Khi giải thưởng thứ 3 đã được trao ra, vòm kính nổ tung và tôi thấy máu trên tay Cesar Romero, Hector Elizondo. Luis Avalos bước vào và trao giải thưởng của mình cho người bị thương. Kể từ đó, sự kiện mất vui và việc công chiếu bộ phim cuối chương trình đã không diễn ra như dự định. Nhưng lúc tàn cuộc, tôi loáng thoáng nghe một người khách nói: "Dù sao cũng còn đỡ tệ hơn so với giải Oscar!" www.strategy.vn
99. Liên hệ . Giảng viên Vương Thanh Long. • Đại học Văn Lang, TP Hồ Chí Minh. • MBA of International American University (Hoa Kỳ) • Strategic Consultant: Marketing and Branding. • Email: long.vuong@vnstrategy.com • Website: www.vnstrategy.com www.strategy.vn