Bài giảng môn Nguyên lý kế toán - Chương 5+6: Quy trình kế toán - Hệ thống thông tin kế toán

Nội dung text: Bài giảng môn Nguyên lý kế toán - Chương 5+6: Quy trình kế toán - Hệ thống thông tin kế toán

1. Trường Đại học Mở TPHCM – Khoa Kế toán Kiểm toán Chương 5 + 6 Quy trình kế toán - Hệ thống thông tin kế toán 1 Mục tiêu Sau khi nghiên cứu xong chương này, bạn có thể: . Nêu các bước công việc trong một quy trình kế toán. . Giải thích vai trò và những yêu cầu của chứng từ kế toán. . Trình bày nội dung và kết cấu các loại sổ sách kế toán chủ yếu. . Trình bày mục đích, yêu cầu và nội dung tổ chức công tác kế toán trong một doanh nghiệp. . Trình bày những vấn đề cơ bản của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán 2 1
2. Tổng quan về quy trình kế toán Chứng từ kế toán Nội dung Hệ thống thông tin kế Sổ sách kế toán toán 3 Tổng quan về quy trình kế toán Hệ thống thông tin Quy trình xử lý thông tin Kiểm soát nội bộ và công tác kế toán 4 2
3. Hệ thống thông tin kế toán . Quá trình hoạt động của doanh nghiệp phát sinh các nghiệp vụ kinh tế (dữ liệu) . Kế toán thu thập, xử lý dữ liệu để tạo thành các thông tin hữu ích cho những người sử dụng Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận của hệ thống thông tin quản lý nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng để đưa ra các quyết định. 5 Quy trình xử lý dữ liệu Cung cấp thông tin Sổ kế Báo cáo tài chính toán Chứng Bảng CĐKT từ kế Báo cáo KQHĐKD toán Báo cáo LCTT Bản TMBCTC Kiểm soát các hoạt động 6 3
4. Kiểm soát nội bộ và công tác kế toán • Kiểm soát nội bộ là quá trình được thiết lập trong tổ chức, để đảm bảo đạt các mục tiêu của tổ chức: • Tính tin cậy của BCTC • Hiệu quả của các hoạt động • Việc tuân thủ các quy định 7 Chứng từ kế toán  Khái niệm  Vai trò của chứng từ  Phân loại chứng từ  Yêu cầu đối với chứng từ  Yếu tố của chứng từ  Lưu chuyển chứng từ 8 4
5. Khái niệm Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế toán. 9 Vai trò của chứng từ kế toán: – Là khâu ghi chép ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với chất lượng thông tin kế toán. – Là phương tiện truyền đạt thông tin phục vụ cho việc quản lý. – Là cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế. – Có ý nghĩa pháp lý trong việc giải quyết các vụ tranh chấp, kiện tụng 10 5
6. Phân loại chứng từ o Theo nội dung phản ảnh o Theo công dụng o Theo nguồn gốc o Chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp (chứng từ ghi sổ) 11 Phân loại chứng từ (tiếp) Theo nội dung phản ảnh Chứng từ về tiền • Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy tệ báo Có Chứng từ về hàng • Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho tồn kho Chứng từ về lao • Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền động và tiền lương lương Chứng từ về bán • Hoá đơn GTGT (hay Hoá đơn bán hàng) hàng Chứng từ về • biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh TSCĐ lý 12 6
7. Phân loại chứng từ (tiếp) • Chứng từ mệnh lệnh Phân loại theo công • Chứng từ chấp hành dụng của chứng từ • Chứng từ liên hợp Phân loại theo nguồn gốc của • Chứng từ bên trong chứng từ • Chứng từ bên ngoài 13 Phân loại chứng từ (tiếp) Chứng từ tổng Chứng từ gốc hợp Được lập ngay Tập hợp từ các khi nghiệp vụ chứng từ gốc kinh tế phát sinh cùng loại 14 7
8. Công ty TNHH Sunrise KCN Sóng Thần Ban hành theo TT 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của BTC 07 1 3 2015 14/07/0001 Nguyễn Ngọc Thịnh Cơ sở Tân Hưng Thanh toán tiền mua hàng 18.810.000 (Mười tám triệu tám trăm mười ngàn đồng) 1 hóa đơn GTGT 1 3 2015 Minh họa mẫu chứng từ Ví dụ 1 Cho biết chứng từ sau đây thuộc loại chứng từ nào theo các cách phân loại đã học: . Lập “Phiếu thu tiền mặt” để thu nợ khách hàng . Nhận “Hóa đơn bán hàng” từ người bán . Lập “Đơn đặt hàng” giao cho khách hàng 16 8
9. Yêu cầu đối với chứng từ • Phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, tính chính xác của số liệu. • Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố theo qui định. • Ghi chép trên chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, gạch bỏ phần còn trống. Không được tẩy xóa, sửa chữa trên các chứng từ. 17 1 2 Các 4 yếu 5 tố của chứng từ 9
10. Luân chuyển chứng từ Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. 19 Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán - Chứng từ được lập tại bộ phận phát sinh nghiệp vụ - Chứng từ được lập thành nhiều liên, trong đó thường có 1 liên để lưu trữ tại bộ phận lập - Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, chứng từ được lập trong máy tính và in ra 20 10
11. Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt - Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; - Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan; - Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. 21 Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán - Hoàn chỉnh chứng từ: Ghi giá vào các chứng từ cần tính giá; Phân loại chứng từ; Lập chứng từ tổng hợp hoặc lập định khoản kế toán trên chứng từ. - Sử dụng chứng từ đã hoàn chỉnh để ghi sổ kế toán phù hợp 22 11
12. Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán - Sau khi ghi sổ kế toán xong, chứng từ kế toán cần phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo quy định của Luật kế toán. - Khi cần thanh lý phải lập biên bản ghi lại những tài liệu đã được thanh lý. 23 Bài tập thực hành 1 • Hãy ghép cặp: 1. Thực hiện định khoản vào a. Chứng từ mệnh lệnh chứng từ trước khi ghi sổ 2. Phiếu chào hàng b. Chứng từ về lao động 3. Phiếu chi tiền mặt c. Phiếu nhập kho 4. Bảng chấm công d. Hóa đơn nhận từ bên bán 5. Chứng minh hàng mua đã e. Hoàn chỉnh chứng từ nhập kho 6. Hóa đơn giao cho khách f. Chứng từ chấp hành hàng g. Chứng từ bên trong 24 12
13. Phân loại sổ sách Khái niệm kế toán Sổ sách kế toán Các hình thức tổ Giới thiệu hình chức sổ sách kế thức nhật ký toán chung 25 Khái niệm . Sổ sách kế toán là nơi ghi chép và lưu giữ các nghiệp vụ. . Sổ sách kế toán cần được ghi chép dựa trên chứng từ kế toán . Sổ sách kế toán là căn cứ để lập báo cáo tài chính 26 13
14. Phân loại sổ sách kế toán Phân loại theo phương pháp ghi chép vào sổ kế toán . Sổ ghi theo trình tự thời gian là loại sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, giúp cho việc kiểm tra, tra cứu khi cần thiết. Thí dụ: Nhật ký. . Sổ ghi theo hệ thống là loại sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phân loại theo tài khoản tổng hợp và chi tiết, giúp kế toán lưu trữ thông tin và phản ảnh kiểm tra từng đối tượng kế toán. Ví dụ: Sổ cái, Sổ chi tiết . Sổ liên hợp: là loại sổ kết hợp vừa ghi theo trình tự thời gian, vừa ghi theo hệ thống trên cùng một trang sổ. 27 28 14
15. 29 Phân loại sổ sách kế toán (tiếp) Phân loại theo mức độ phản ảnh các đối tượng kế toán . Sổ tổng hợp là sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản. Thí dụ: Sổ cái. . Sổ chi tiết gồm các sổ, thẻ chi tiết được mở để phản ảnh một cách chi tiết hơn cho những số liệu đã được phản ảnh trên sổ tổng hợp. Thí dụ: Sổ chi tiết vật tư, . Sổ kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết. 30 15
16. 31 Phân loại sổ sách kế toán (tiếp) Phân loại theo cách tổ chức sổ . Sổ đóng thành quyển: Sổ cái, Nhật ký – Sổ cái . Sổ tờ rời: thẻ kho, thẻ TSCĐ, sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá . Sổ điện tử trong hệ thống kế toán xử lý bằng máy vi tính, các sổ kế toán được thiết kế dưới dạng các tập tin lưu trữ trong các đĩa từ, kế toán ghi sổ bằng cách nhập dữ liệu. 32 16
17. Các hình thức tổ chức sổ sách kế toán Hình thức kế toán là việc tổ chức hệ thống sổ sách kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ trong việc ghi chép, tổng hợp các số liệu từ chứng từ gốc để cung cấp các chỉ tiêu lập báo cáo kế toán: – Hình thức kế toán Nhật ký chung; – Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái; – Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; – Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ; – Hình thức kế toán trên máy vi tính. 33 Giới thiệu hình thức Nhật ký chung Chứng từ kế toán Sổ nhật ký SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán đặc biệt chi tiết Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản BÁO CÁO TÀI CHÍNH 34 17
18. Mẫu Sổ Nhật ký Chi tiền Chứng từ Ghi Có TK 111, ghi Nợ TK Diễn giải Số Ngày 112 152 642 Cộng C1 2.1 Chi Tiếp khách 800.000 N1 2.1 Mua NVL 500.000 T1 5.1 Nộp tiền vào NH 400.000 Cộng 35 Ví dụ 2 Cho biết những thông tin sau có thể tìm thấy trong sổ sách kế toán nào? a. Nghiệp vụ mua hàng theo hóa đơn số 0001234 ngày 11/11/2011 của công ty ABC b. Nghiệp vụ khấu hao TSCĐ trong tháng 11/20x1 của tài sản M. c. Nghiệp vụ kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ 36 18
19. Bài tập thực hành 2 Có một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty ABC trong tháng 4/20x1 như sau: 1. Ngày 10: Chủ sở hữu bổ sung vốn kinh doanh bằng TGNH là 600 triệu đồng. 2. Ngày 12: Vay ngắn hạn bằng tiền mặt là 100 triệu đồng 3. Ngày 15: Xuất kho hàng hóa với giá trị là 200 triệu đồng để bán cho khách hàng A với giá bán 260 triệu đồng, chưa thu tiền khách hàng A 4. Ngày 30: Trích khấu hao TSCĐ P là 1,6 triệu đồng. Yêu cầu: Hãy nêu tên chứng từ phát sinh cho từng nghiệp vụ và phản ánh tình hình trên vào sổ Nhật ký chung 37 Bài tập thực hành 2 (tiếp) SỐ NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ gốc Đã Số phát sinh Ngày Số ghi Số hiệu ghi Diễn giải TT Số Ngày sổ TK Nợ Có sổ dòng cái GBC 10.4 10.4 Nhận vốn góp 1 TGNH 600.000.000 11 600.000.000 “ “ “ “ 2 VG 19
20. Bài tập thực hành 2 (tiếp) Chứng từ gốc Đã Số phát sinh Ngày Số ghi Số hiệu ghi Diễn giải TT Số Ngày sổ TK Nợ Có sổ dòng cái Hệ thống thông tin kế toán • Ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán • Giới thiệu Hệ thống thông tin kế toán • Các phân hệ ứng dụng cơ bản của hệ thống thông tin kế toán • Vai trò của cơ sở dữ liệu • Vận hành hệ thống thông tin kế toán 40 20
21. Ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán Lợi ích: Các mức độ ứng dụng o Giảm bớt khối lượng công – Hệ thống xử lý bán thủ việc công với sự trợ giúp của các bảng tính Excel oTăng tốc độ xử lý – Hệ thống phần mềm kế o Giúp công tác kế toán toán dạng điều khiển bằng chuyển sang hướng trình bày trình đơn (Menu – Driven- và phân tích thông tin. Systems) – Hệ thống hoạch định nguồn lực toàn doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) 41 Minh họa Hệ thống xử lý bằng bảng tính Excel 42 21
22. Minh họa Hệ thống xử lý bằng bảng phần mềm kế toán 43 44 22
23. Hệ thống thông tin kế toán  Các phân hệ ứng dụng cơ bản  Vai trò của cơ sở dữ liệu  Vận hành hệ thống thông tin kế toán 45 Các phân hệ ứng dụng cơ bản . Phân hệ mua hàng . Phân hệ bán hàng . Phân hệ nhân sự . Phân hệ sổ cái Trong doanh nghiệp sản xuất, còn có thêm phân hệ sản xuất 46 23
24. Ví dụ 3 Giới thiệu Phân hệ bán hàng Phân hệ Chức năng Các bộ phận Các dữ liệu liên liên quan quan Bán hàng Xử lý đơn đặt hàng - Bộ phận bán - Dữ liệu khách khách hàng, chứng hàng hàng từ giao hàng và - Bộ phận giao - Dữ liệu bán hàng hóa đơn của đơn vị, hàng - Dữ liệu kho hàng theo dõi thu tiền và - Bộ phận kế - Dữ liệu sổ cái cập nhật kho. toán - Bộ phận kho 47 Vai trò của cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu giúp tránh được trùng lắp về nhập liệu, đảm bảo tính nhất quán về quản lý dữ liệu và giúp kết xuất dữ liệu từ nhiều nguồn với độ chính xác cao Tham vấn Xử lý Ra báo cáo 48 24
25. Vận hành hệ thống thông tin kế toán  Khai báo hệ thống  Quy trình vận hành • Nhập dữ liệu • Xử lý dữ liệu • Kết xuất báo cáo 49 Bài tập thực hành 2 (tiếp) SỐ NHẬT KÝ CHUNG Chứng từ gốc Đã Số phát sinh Ngày Số ghi Số hiệu ghi Diễn giải TT Số Ngày sổ TK Nợ Có sổ dòng cái GBC 10.4 10.4 Nhận vốn góp 1 TGNH 600.000.000 11 600.000.000 “ “ “ “ 2 VG 12.4 PT1 12.4 VAY BẰNG TIỀN 3 TM 100.000.00 4 VAY NỢ 100.000.000 5 6 25