Bài giảng Nghiệp vụ công tác lưu trữ - Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ - Nguyễn Lệ Nhung

Nội dung text: Bài giảng Nghiệp vụ công tác lưu trữ - Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ - Nguyễn Lệ Nhung

1. CHƯƠNG VII CÔNG CỤ TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
2. CHƯƠNG VII CÔNG CỤ TRA TÌM TLLT I. Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng, yêu cầu của công cụ tra tìm TLLT II. Các loại công cụ tra tìm tài liệu chủ yếu trong các lưu trữ Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
3. I. Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng, yêu cầu của công cụ tra tìm TLLT 1. Khái niệm 2. Ý nghĩa, tác dụng 3. Yêu cầu đối với công cụ tra tìm TLLT Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
4. 1.Khái niệm • Công cụ tra tìm TLLT là phương tiện tra tìm TL và thông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
5. 2. Ý nghĩa, tác dụng • Để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của các kho lưu trữ • Chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu • Là phương tiện để thống kê thành phần, số lượng tài liệu trong các lưu trữ Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
6. 3. Yêu cầu đối với công cụ tra tìm TLLT • Phải giới thiệu chính xác nội dung tài liệu lưu trữ đang bảo quản trong kho lưu trữ. • Các loại công cụ tra tìm phải được xây dựng thống nhất về hình thức và nội dung. • Đảm bảo việc tra tìm, lựa chọn, tập hợp tài liệu nhanh chóng theo yêu cầu của độc giả. • Kết cấu của các loại công cụ tra tìm tài liệu phải đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
7. II. Các loại công cụ tra tìm tài liệu chủ yếu trong các lưu trữ 1. Mục lục hồ sơ 2. Các bộ thẻ tra tìm 3. Sách hướng dẫn nội dung TL kho lưu trữ 4. Bản sơ yếu TLLT 5. Cơ sở dữ liệu thông tin nội dung TLLT Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
8. 1. Mục lục hồ sơ a. T¸c dông: - Môc lôc hå s¬ giíi thiÖu thµnh phÇn, néi dung, chØ dÉn ®Þa chØ cña tµi liÖu. - Thèng kª sè lîng hå s¬ - Híng dÉn s¾p xÕp khoa häc HS - Cè ®Þnh ph¬ng ¸n ph©n lo¹i TL Nh vËy môc lôc hå s¬ võa lµ c«ng cô dïng ®Ó tra t×m, võa ®Ó thèng kª, võa ®Ó qu¶n lÝ tµi liÖu lu tr÷. Vì vậy, nó là CC chủ yếu trong các phòng (kho) LT. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
9. b. C¸c lo¹i môc lôc hå s¬: - Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi thiÖu toµn bé hå s¬ cña 01 ph«ng lu tr÷ - Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi thiÖu toµn bé hå s¬ cña mét ph«ng lu tr÷ theo thêi gian. - Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi thiÖu toµn bé hå s¬ cña mét ph«ng lu tr÷ theo c¬ cÊu tổ chức. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
10. c. Ph¬ng ph¸p lËp MLHS - §èi víi nh÷ng PLT cã khèi lîng TL Ýt ®îc chØnh lý 1 lÇn th× lËp 01 môc lôc hå s¬ - §èi víi nh÷ng PLT cã khèi lîng TL nhiÒu, chØnh lý thµnh nhiÒu ®ît, th× mçi ®ît ®îc lËp thµnh 1 MLHS - §èi víi nh÷ng ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng cßn ®ang ho¹t ®éng cã CCTC æn ®Þnh th× lËp MLHS cho tõng ®¬n vÞ tổ chức. - NÕu phßng, kho lu tr÷ nµo cã khèi lîng tµi liÖu mà độ mËt t¬ng ®èi lín th× cã thÓ lËp thµnh môc lôc hå s¬ riªng - Trong c¸c PLT nÕu cã các lo¹i h×nh TL kh¸c nhau => mçi lo¹i h×nh ®îc lËp thµnh MLHS riªng Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
11. * Lu ý - Trong trêng hîp 1 ph«ng lu tr÷ ®· ®îc lËp MLHS råi, nhng sau ®ã có 1 sè hå s¬ tµi liÖu cÇn bæ sung th× sÏ xö lý nh sau: + NÕu TL víi sè lîng Ýt th× cã thÓ bæ sung ®»ng sau môc lôc ®· lËp vµ ghi chó thªm ở phần “Chứng từ kết thúc của ML” + Nếu sè lîng hå s¬ nhiÒu vµ cã néi dung quan träng th× lËp MLHS míi - Môc lôc hå s¬ chØ lËp riªng cho tõng ph«ng lu tr÷, 1 quyÓn MLHS kh«ng cho phÐp thèng kª tµi liÖu cña nhiÒu ph«ng. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
12. d. CÊu t¹o môc lôc hå s¬: gåm 2 phÇn •PhÇn 1: phÇn b¶n kª tiªu ®Ò hå s¬ Ví dụ: MLHS của UBND xã Q.Thắng ( Giai đoạn I: 2000-2005) Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
13. Cặp Hồ Tiêu đề hồ sơ BD va KT Số THBQ Ghi hộp sơ số lượng chú số tờ (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) I. Khối tổng hợp O1 01 Tập Báo cáo và phương hướng 30/12/2000 50 VV công tác năm (2000-2005) 30/12/2005 II. Khối nội chính 05 50 Hồ sơ V/V tuyển quân đợt I .Năm 1/1/— 68 LD 2000 1/4/2000 III. Khối Nông - Lâm - Ngư 10 100 Tập văn bản V/V phát triển trồng cây 15/1— 159 LD CN lâu năm . Năm 2004 31/12/2004 IV. Khối quản lý đất đai, giao thông, thuỷ lợi, xây dựng cơ bản 15 150 Hồ sơ V/V XD h thống k mương. Năm 2/4/— 195 LD 2002 15/11/2002 V. Khối phân phối lưu thông 20Nguyễn 200Lệ NhungTập - văn bản V/V thu thuế . Năm 1/1— 45 LD 0912581997 2005 31/12/2005 VI. Khối Văn - Xã
14. * PhÇn 2: C«ng cô tra cøu của MLHS gåm: - Tê nhan ®Ò: ( Cßn gäi lµ tê ®Çu cña b¶n môc lôc) gåm: + Tªn kho lu tr÷: + Tªn ph«ng LT: + Sè ph«ng: + Sè môc lôc: Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
15. - Lời nãi ®Çu - Bản thèng kª ch÷ viÕt t¾t - Bản chØ dÉn - Mục lục của mục lục - PhÇn tæng kÕt môc lôc Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
16. 2. C¸c bé thÎ tra t×m tµi liÖu lu tr÷ a. Kh¸i niÖm C¸c bé thÎ lµ 1 lo¹i c«ng cô tra cøu th«ng tin vÒ tµi liÖu LT, ®îc ph©n lo¹i theo ngµnh ho¹t ®éng x· héi, chuyªn ®Ò, sù vËt, thêi gian, ®Þa d, t¸c gi¶ Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
17. b. T¸c dông - Dïng ®Ó giíi thiÖu thµnh phÇn vµ néi dung tµi liÖu lu tr÷ . Mçi bé thÎ cã thÓ giíi thiÖu vÒ mét ph«ng lu tr÷, mét sè ph«ng lu tr÷, 1 kho lu tr÷ hoÆc toµn bé tµi liÖu cña ph«ng lu tr÷ Quèc gia. ViÖc giíi thiÖu thµnh phÇn vµ néi dung tµi liÖu kh«ng phô thuéc vµo thêi gian s¶n sinh tµi liÖu, ph¬ng ¸n ph©n lo¹i TL cña tõng ph«ng còng nh ranh giíi gi÷a c¸c ph«ng LT. (Sự khác nhau với MLHS- Tính ưu việt của bộ thẻ) - C¸c bé thÎ gi¶i ®¸p nhanh chãng nh÷ng c©u hái vµ nh÷ng yªu cÇu cña ®éc gi¶ t×m hiÓu vÒ néi dung cña tµi liÖu lu tr÷. - C¸c bé thÎ dïng ®Ó chØ râ ®Þa chØ cña tõng hå s¬ b¶o qu¶n trong kho lu tr÷. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
18. c. C¸c lo¹i bé thÎ • Bé thÎ hÖ thèng • Bé thÎ sù vËt - Chuyªn ®Ò • Bé thÎ sù vËt • Bé thÎ thêi gian Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
19. * Bé thÎ hÖ thèng - Kh¸i niÖm: Bé thÎ hÖ thèng lµ c«ng cô tra t×m tµi liÖu lu tr÷ trong ®ã c¸c th«ng tin ®îc ph©n lo¹i theo ®Æc trng cña ngµnh ho¹t ®éng XH - T¸c dông: Cã kh¶ n¨ng giíi thiÖu néi dung tµi liÖu lu tr÷ kh«ng chØ trong ph¹m vi 1 ph«ng, 1 kho lu tr÷ c¬ quan, cña 1 trung t©m lu tr÷ Quèc gia, mà có thể giới thiệu nd TLLT của toµn bé ph«ng lu tr÷ Quèc gia. - Yªu cÇu: Ph¬ng ¸n ph©n lo¹i th«ng tin vµ hÖ thèng ký hiÖu ph¶i thèng nhÊt gi÷a c¸c trung t©m Lu tr÷ Quèc gia vµ kho lu tr÷ c¬ quan trong cả níc. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
20. - Ph¬ng ¸n ph©n lo¹i th«ng tin: theo tõng ngµnh ho¹t ®éng x· héi. Th«ng tin ®îc chia ra thµnh nhiÒu phÇn lín nhÊt, kh¸i qu¸t nhÊt. C¸c phÇn chñ yÕu ®îc s¾p xÕp theo trËt tù logic. Nh÷ng vÊn ®Ò cã tÝnh chÊt tæng hîp s¾p xÕp tríc ( phÇn nµy liªn quan ®Õn tÊt c¶ c¸c lÜnh vùc ho¹t ®éng x· héi). Nh÷ng phÇn cã tÝnh chÊt ®éc lËp th× xÕp sau - HÖ thèng ký hiÖu: Trong ph¬ng ¸n ph©n lo¹i th«ng tin HÖ thèng ký hiÖu có thể theo h×nh thøc thËp ph©n (từ 0-9), hoặc bách phân (từ 00-99)- hçn hîp ch÷ vµ sè. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
21. Ví dụ: Khung ph©n lo¹i thèng nhÊt th«ng tin tµi liÖu sau n¨m 1945 của các cơ quan NN 00. Nh÷ng vÊn ®Ò chung 01. Tæ chøc 02. Nh©n sù 03. Thi ®ua khen thëng 04. Hµnh chÝnh, V¨n th, Lu tr÷ 05. Qu©n sù 06. C«ng an 07. Ngo¹i giao 08. T ph¸p 09. Thanh tra 10. KiÓm s¸t Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
22. 11. Toµ ¸n 12. Biªn giíi 13. D©n téc, miÒn nói 14. T¤n gi¸o 15. C¸c tæ chøc chÝnh trÞ , chÝnh trÞ - x· héi 16. Lao ®éng - x· héi 17. gi¸o dôc 18. v¨n ho¸ - th«ng tin 19. thÓ dôc thÓ thao 20. y tÕ 21. B¶o hiÓm 22. qui ho¹ch - kÕ ho¹ch - ®Çu t Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
23. 23. thèng kª 24. d©n sè - KÕ ho¹ch ho¸ gia ®×nh 25. Dù tr÷ quèc gia 26. tµi chÝnh 27. VËt gi¸ 28. H¶i quan 29. Ng©n hµng 30. th¬ng m¹i 31. du lÞch 32. DÞch vô c«ng céng Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
24. 33. Bu ®iÖn 34. giao th«ng vËn t¶i 35. kiÕn tróc, x©y dùng 36. §Þa chÝnh 37. khÝ tîng thuû v¨n 38. khoa häc vµ c«ng nghÖ 39. m«i trêng 40. n«ng nghiÖp 41. l©m nghiÖp 42. Thuû lîi 43. Thuû s¶n 44. C«ng nghiÖp Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
25. Trong từng lĩnh vực hoạt động lớn thông tin TL LT được chia về các cấp độ nhỏ dần Ví dụ: 01. Tổ chức 01 02 14. Tæ chøc H§ND cÊp x· 01 02 14 02. BÇu H§ND/Chñ tÞch/ Phã Chñ tÞch H§ND cÊp x· 01 02 14 04. Kú häp, phiªn häp cña H§ND cÊp x· 01 02 14 06. Ho¹t ®éng cña Chñ tÞch/ Phã Chñ tÞch H§ND cÊp x· 01 02 14 08. Tæ chøc V¨n phßng vµ c¸c Ban cña H§ND cÊp x· (Chi tiÕt ho¸ theo b¶ng trî ký hiÖu §) Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
26. * Bé thÎ sù vËt - chuyªn ®Ò - Kh¸i niÖm: Lµ bé thÎ tra t×m néi dung tµi liÖu lu tr÷, trong ®ã c¸c th«ng tin ®îc ph©n lo¹i theo sù vËt- chuyªn ®Ò. C¸c th«ng tin ®îc s¾p xÕp theo trËt tù logic ph¸t triÓn cña sù vËt vµ chuyªn ®Ò ®ã. - T¸c dông: Bé thÎ sù vËt- chuyªn ®Ò giíi thiÖu néi dung cña tõng kho lu tr÷ hoÆc mét sè ph«ng lu tr÷. Nã kh«ng ®ßi hái tÝnh thèng nhÊt trong c¸c kho lu tr÷ kh¸c nhau trªn toµn quèc. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
27. - Ph¬ng ¸n ph©n lo¹i th«ng tin thêng cã c¸c lo¹i h×nh nh sau: + §èi víi nh÷ng sù vËt lµ c¸c sù kiÖn lÞch sö (mét cuéc khëi nghÜa, 1 §¶ng chÝnh trÞ, vv ) th× c¸c chuyªn ®Ò thµnh lËp theo ®Æc ®iÓm sù ph¸t triÓn cña c¸c sù kiÖn ®ã. + Đèi víi nh÷ng sù vËt lµ c¸c ngµnh khoa häc, c¸c ngµnh ho¹t ®éng x· héi th× c¸c chuyªn ®Ò ®îc lËp theo néi dung chuyªn m«n cña chóng. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
28. - Ký hiÖu cña bé thÎ sù vËt- chuyªn ®Ò: • Cã thÓ b»ng sè ¶ rËp hoÆc kÕt hîp ch÷ c¸i vµ sè ¶ rËp. • §Ò môc ký hiÖu b»ng ch÷ c¸i, tiểu ®Ò môc ký hiÖu b»ng sè thËp ph©n hoÆc b¸ch ph©n. • HÖ thèng ký hiÖu nµy kh«ng cÇn sù thèng nhÊt gi÷a c¸c kho lu tr÷. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
29. Ví dụ 1: Bé thÎ "MÆt trËn viÖt minh" cã c¸c th«ng tin sau. 1- Sù ra ®êi cña mÆt tr©n 2- Tæ chøc mÆt trËn 3- §Êu tranh chÝnh trÞ 4- §Êu tranh vò trang 5- Hå Chñ TÞch víi mÆt trËn. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
30. Ví dụ 2: Bé thÎ :"C©y l¬ng thùc" 1- C©y lóa 2- C©y ng« 3- C©y s¾n 4- C©y khoai lang Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
31. * Bé thÎ sù vËt - Kh¸i niÖm: Lµ bé thÎ tra t×m néi dung tµi liÖu lu tr÷, trong ®ã c¸c th«ng tin ®îc ph©n lo¹i theo sù vËt. Tªn gäi c¸c sù vËt ®îc s¾p xÕp theo thø tù vÇn ch÷ c¸i. - Ph¬ng ph¸p x©y dùng: C¨n cø vµo ®Æc ®iÓm cña tõng sù vËt, cã 2 lo¹i bé thÎ: Bé thÎ tªn ngêi vµ bé thÎ tªn ®Þa d Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
32. + Bé thÎ tªn ngêi: • Lµ c«ng cô tra t×m néi dung tµi liÖu lu tr÷, trong ®ã c¸c th«ng tin ®îc ph©n chia theo tõng c¸ nh©n; mçi lÜnh vùc ho¹t ®éng lµ mét ®Ò môc cña ph¬ng ¸n ph©n lo¹i. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
33. Ví dụ: Bé thÎ giíi thiÖu néi dung tµi liÖu cña nh÷ng nhµ y häc næi tiÕng cña ViÖt Nam 1- Ng÷ (§Æng V¨n) 2- Th¹ch (Ph¹m Ngäc) 3- Tïng (T«n ThÊt) vv. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
34. + Bé thÎ ®Þa d • Lµ c«ng cô tra t×m néi dung tµi liÖu lu tr÷, trong ®ã c¸c th«ng tin ®îc ph©n lo¹i theo tõng ®Þa danh (tªn ®Þa ph¬ng, tªn H¶i ®¶o, Tªn s«ng vv ). §îc s¾p xÕp theo vÇn ch÷ c¸i. • HÖ thèng ký hiÖu: ®îc ¸p dông b»ng ch÷ c¸i hoÆc sè. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
35. Ví dụ: Bé thÎ giíi thiÖu vÒ c¸c ®¶o cña ViÖt Nam. 1- B¹ch Long VÜ ( ®¶o) 2- C¸t Bµ ( ®¶o) 3- C«n ( ®¶o) 4- Hoµng Sa ( ®¶o) Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
36. * Bé thÎ thêi gian: • Kh¸i niÖm: Lµ bé thÎ tra t×m néi dung tµi liÖu lu tr÷, trong ®ã th«ng tin ®îc ph©n lo¹i theo ®Æc trng ®¬n vÞ thêi gian ( thÕ kû, thËp kû, n¨m, th¸ng) ®îc s¾p xÕp theo thêi gian. Tªn c¸c phÇn, ®Ò môc trong qu¸ tr×nh ph©n lo¹i th«ng tin lµ ®¬n vÞ thêi gian. • T¸c dông: Dïng ®Ó giíi thiÖu néi dung tµi liÖu vÒ nh÷ng vÊn ®Ò, nh÷ng sù vËt cã sè lîng tµi liÖu Ýt vµ s¶n sinh trong thêi gian dµi hµng mÊy tr¨m n¨m hoÆc mÊy chôc n¨m. • Ký hiÖu: thêng dïng b»ng sè La m· hoÆc sè ¶ rËp. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
37. Ví dụ: Bé thÎ giíi thiÖu c¸c b¶n ®å ViÖt Nam 1- B¶n ®å ViÖt Nam thÕ kû 18 2- B¶n ®å ViÖt Nam thÕ kû 19 3- B¶n ®å ViÖt Nam tõ n¨m 1900-n¨m 1945 4- B¶n ®å ViÖt Nam tõ n¨m 1945 ®Õn nay. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
38. c. Tra t×m vµ lùa chän tµi liÖu cho bé thÎ. • C¨n cø ®Ó tra t×m vµ lùa chän tµi liÖu cho bé thÎ • §èi tîng tra t×m vµ lùa chän tµi liÖu • Tiªu chuÈn lùa chän tµi liÖu cho bé thÎ • Yªu cÇu Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
39. d. M« t¶ tµi liÖu lªn thÎ Ký hiÖu th«ng tin:01.02.24 Sè ph«ng: 01; MLục: 03; ••••••••••••••••••••Hå s¬ : 02; tê sè : 01 Tªn ph«ng: Quốc Hội Níc ViÖt Nam d©n chñ Cộng hoµ Néi dung: Biªn b¶n cuéc häp toµn thÓ lÇn thø nhÊt ngµy 2/3/1946 cña Quèc héi níc ViÖt Nam D©n chñ céng hoµ kho¸ I bµn vÒ tổ chức bộ máy các cơ quan Nhà nước cấp TW §Æc ®iểm tµi liÖu: Bản gốc, viết tay; Thêi gian tµi liÖu: 2/3/1946; §Þa ®iÓm: Nhµ h¸t lín TP HN Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
40. e. S¾p xÕp vµ hiÖu ®Ýnh bé thÎ • S¾p xÕp bé thÎ • HiÖu ®Ýnh bé thÎ Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
41. 3. S¸ch híng dÉn néi dung tµi liÖu lu tr÷ a. Kh¸i niÖm: S¸ch híng dÉn néi dung tµi liÖu lu tr÷ lµ mét lo¹i h×nh c«ng cô tra cøu, nh»m giíi thiÖu kh¸i qu¸t néi dung tµi liÖu vµ 1 sè th«ng tin tra cøu chñ yÕu cña c¸c ph«ng ®îc b¶o qu¶n trong kho lu tr÷. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
42. b. T¸c dông - Lo¹i c«ng cô tra cøu nµy híng dÉn ®éc gi¶ kh¸i qu¸t néi dung tµi liÖu cña c¸c ph«ng ®îc b¶o qu¶n trong kho lu tr÷, trung t©m lu tr÷ Quèc gia. V× vËy, s¸ch híng dÉn cã t¸c dông th«ng tin néi dung tµi liÖu trong kho cho ®éc gi¶ vµ c¸c c¬ quan - Th«ng qua s¸ch híng dÉn, ®éc gi¶ cã thÓ ®Õn kho lu tr÷ ®ể yªu cÇu sö dông tµi liÖu cña ph«ng nµo. HoÆc ®éc gi¶ kh«ng ®Õn kho lu tr÷ cũng cã thÓ biÕt kh¸i qu¸t néi dung tµi liÖu lu tr÷. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
43. c. Ph¬ng ph¸p biªn so¹n - CÇn ph¶i cã ®Ò c¬ng ph©n lo¹i c¸c ph«ng lu tr÷ theo 1 thø tù l«gÝc. §Ò c¬ng ph©n lo¹i ®îc thµnh lËp theo ®Æc trng ngµnh ho¹t ®éng x· héi. Nh÷ng ph«ng thuéc vÒ mét ngµnh ho¹t ®éng ®îc s¾p xÕp vµ giíi thiÖu vµo mét ®Ò môc cña cuèn s¸ch. - §èi víi nh÷ng ph«ng Ltr÷ cã vÞ trÝ quan träng, néi dung tµi liÖu cã tÝnh chÊt tæng hîp thêng ®îc s¾p xÕp & vµ giíi thiÖu lªn ®Çu cuèn s¸ch Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
44. - Giíi thiÖu néi dung tµi liÖu tõng ph«ng lu tr÷ cô thÓ: cÇn giíi thiÖu vÒ tªn ph«ng; sè ph«ng; tãm t¾t lÞch sö ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng & lÞch sö ph«ng, trong ®ã nªu râ thêi gian thµnh lËp vµ gi¶i thÓ cña ®¬n vÞ h×nh thµnh ph«ng; chøc n¨ng nhiÖm vô chñ yÕu, quyÒn h¹n; khèi lîng tµi liÖu hiÖn cã ë ph«ng ®ã. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
45. - Tr×nh bµy c¸c c«ng cô tra cøu bæ trî cña cuèn s¸ch + Lời nãi ®Çu: trong ®ã nªu môc ®Ých, ý nghÜa cuốn s¸ch, kÕt cÊu c¸c phÇn cña nã. + Môc lôc tªn c¸c ph«ng lu tr÷ ®îc giíi thiÖu. + Môc lôc c¸c sù kiÖn lÞch sö mµ tµi liÖu ph¶n ¸nh. + Môc lôc c¸c nh©n vËt chñ yÕu ®îc nãi ®Õn trong cuèn sách. + Môc lôc cuèn s¸ch Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
46. Ví dụ: • Sách giới thiệu các phông trong TTLTQGI • Sách giới thiệu các phông trong TTLTQGII Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
47. * KÕt luËn • Ngoµi ba c«ng cô tra cøu: Môc lôc hå s¬; c¸c bé thÎ; s¸ch chØ dÉn néi dung tµi liÖu kho lu tr÷ lµ c¸c c«ng cô tra cøu chñ yÕu và phæ biÕn nêu trên, trong c¸c trung t©m lu tr÷ Quèc gia, phßng (kho) Lu tr÷ c¬ quan cã thÓ thµnh lËp thªm mét sè lo¹i c«ng cô tra cøu kh¸c nh: B¶n s¬ yÕu tµi liÖu lu tr÷; x©y dùng c¸c c¬ së d÷ liÖu th«ng tin néi dung tµi liÖu lu tr÷, • Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
48. Bài tập thực hành 1. Lấy 10 ví dụ minh họa để đăng ký vào 7 cột của MLHS ? 2. Nghiên cứu tài liệu trong phòng (kho) lưu trữ của cơ quan anh (chị) xem có thể lập được Bộ thẻ lưu trữ nào? Ví dụ minh họa? Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997