Bài giảng Nghiệp vụ luu trữ trong cơ quan, tổ chức doanh nghiệp - Nguyễn Lệ Nhung

Nội dung text: Bài giảng Nghiệp vụ luu trữ trong cơ quan, tổ chức doanh nghiệp - Nguyễn Lệ Nhung

1. Nghiệp vụ luu trữ trong cơ quan, tổ chức doanh nghiệp TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997
2. Thành phần tài liệu của doanh nghiệp • Điều lệ công ty; sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông; • Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm; các giấy phép và giấy chứng nhận khác; • Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty; • Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp; • Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán; • Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán độc lập; • Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hàng năm; • Các tài liệu khác theo quy định của pháp luật.
3. 1. Nghiệp vụ thu thập tài liệu - Thu thập tài liệu là toàn bộ những công việc có liên quan đến việc lựa chọn, tiếp nhận các tài liệu có giá trị vào lưu trữ - Mục đích của thu thập tài liệu: • Bảo đảm sự đầy đủ và chất lượng đối với tài liệu của cơ quan • Tạo tiền đề để thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tiếp theo.
4. 1. Nghiệp vụ thu thập tài liệu - Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ: • Xác định nguồn thu thập (Thu ở đâu?) • Xác định thành phần thu thập (Thu cái gì?) • Lập kế hoạch thu thập (Khi nào thu?) • Chuẩn bị điều kiện để tiếp nhận tài liệu
5. Yêu cầu đối với việc thu thập tài liệu • Cần được tiến hành thường niên • Cần có biên bản bàn giao tài liệu giữa bên giao và bên nhận • Tài liệu thu thập phải được lập hồ sơ
6. 2. Phân loại tài liệu - Phân loại tài liệu là phân chia tài liệu thành các nhóm từ nhóm lớn, nhóm nhỏ và nhóm nhỏ nhất (hồ sơ). - Mục đích của phân loại tài liệu: • Tổ chức sắp xếp khoa học tài liệu, tạo điều kiện khai thác thông tin phục vụ hoạt động của cơ quan thuận lợi, nhanh chóng • Có chế độ bảo quản tài liệu phù hợp • Hạn chế tình trạng trùng thừa tài liệu
7. 2. Phân loại tài liệu - Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ: • Lựa chọn cách thức phân loại tài liệu • Phân loại và sắp xếp tài liệu theo cách đã lựa chọn
8. Các cách phân loại tài liệu + Theo đơn vị tổ chức + Theo lĩnh vực (mặt) hoạt động + Theo thời gian
9. Cách phân loại tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức • Bước 1: Tài liệu được chia theo năm (dương lịch) • Bước 2: Tài liệu trong từng năm được chia theo các đơn vị tổ chức (phòng) • Bước 3: Tài liệu trong từng đơn vị được chia theo từng mảng hoạt động của đơn vị • Bước 4: Tài liệu trong từng mảng hoạt động tỉếp tục được phân chia đến hồ sơ
10. ví dụ: Các hồ sơ tài liệu được hình thành trong hoạt động của một cơ quan A 1.Hồ sơ về mua trang thiết bị văn 7. Hồ sơ về nâng lương cho cán bộ phòng năm 2008 năm 2008 2. Hồ sơ về thanh lý tài sản cơ quan 8. Hồ sơ quyết toán tài chính 2008 công trinh A năm 2008 3. Hồ sơ về sửa chữa trang thiết bị văn phòng 2008 9. Hồ sơ tổng kết công tác năm 2008 4. Hồ sơ về tuyển dụng cán bộ năm 200b 10. Tập báo cáo tài chính năm 5. Hồ sơ đấu thầu công trình A năm 2008 2008 11. Hồ sơ khen thưởng cán bộ 6. HỒ sơ về nộp thuế kinh doanh năm 12. Kế hoạch tài chính năm 2008 2008 13. Hồ sơ về thành lập Phòng Kinh doanh năm 2008
11. Yêu cầu đối với việc phân loại tài liệu • Sau khi phân loại, một hồ sơ (tài liệu) chỉ được bảo quản tại 1 địa chỉ • Hồ sơ tài liệu sau khi được phân loại phải được hệ thống hoá theo một trật tự logic theo các cách sau: + Theo vấn đề + Theo a,b,c + Theo địa dư + Theo tác giả ban hành văn bản
12. Ví dụ: tài liệu của Phòng Tổ chức cán bộ • Vấn đề về tổ chức bộ • Vấn đề về nhân sự máy • + Tuyển dụng + Thành lập tổ chức • + Bổ nhiệm, miễn + Giải thể, chia tách nhiệm • + Khen thưởng, kỷ luật • + Lương
13. 3. Xác định giá trị tài liệu - Xác định giá trị tài liệu là việc định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu - Mục đích của xác định giá trị tài liệu: • Lưu trữ được những tài liệu có giá trị phục vụ cho nhu cầu sử dụng thông tin của cơ quan • Loại hủy những tài liệu hết giá trị
14. 3. Xác định giá trị tài liệu - Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ: • Bám sát quy đinh của pháp luật và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để xác định giá trị tài liệu • Lập danh mục tài liệu hết giá trị • Tham mưu cho lãnh đạo thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu
15. Yêu cầu đối với việc xác định giá trị tài liệu • Xác định chính xác thời hạn bảo quản cho tài liệu • Xem xét tài liệu ở nhiều góc độ sử dụng khác nhau
16. Thời hạn bảo quản tài liệu • Vĩnh viễn • Có thời hạn: 5 năm; 10 năm; 20 năm; 50 năm đánh giá
17. 4. Tổ chức sử dụng tài liệu - Tổ chức sử dụng tài liệu là những hoạt động nhằm đáp ứng các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - Mục đích của tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: • Phát huy những giá trị thông tin trong tài liệu lưu trữ vào hoạt động hiện hành của cơ quan • Phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra các hoạt động đã qua của cơ quan
18. 4. Tổ chức sử dụng tài liệu - Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ: • Xây dựng thủ tục khai thác sử dụng • Xác định hình thức tổ chức khai thác sử dụng • Xây dựng các công cụ phục vụ khai thác sử dụng tài liệu • Phục vụ khai thác kịp thời các nhu cầu sử dụng tài liệu
19. Yêu cầu đối với việc tổ chức sử dụng tài liệu • Bảo đảm phục vụ nhanh chóng, chính xác, đầy đủ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu • Bảo vệ bí mật tài liệu lưu trữ • Giữ gìn an toàn tài liệu lưu trữ