Bài giảng Quản lý thu và theo dõi nợ

Nội dung text: Bài giảng Quản lý thu và theo dõi nợ

1. LOGO LOGO QUẢN LÝ THU VÀ THEO DÕI NỢ
2. NỘI DUNG I. TẦM QUAN TRỌNG VÀ NỘI DUNG CÔNG TÁC THU VÀ THEO DÕI NỢ II. CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ IV. CÔNG TÁC KIỂM KÊ V. MỘT SỐ VẦN ĐỀ CẦN LƯU Ý TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU VÀ THEO DÕI NỢ
3. I - TẦM QUAN TRỌNG VÀ NỘI DUNG CÔNG TÁC THU VÀ THEO DÕI NỢ 1.Tầm quan trọng của thu và theo dõi nợ tiền điện: Là khâu cuối cùng của quá trinh kinh doanh điện năng. “Thu hoạch” kết quả SXKD. 2. Nội dung: Công tác thu và theo dõi nợ tiền điện bao gồm: • Tiền điện năng tác dụng. • Tiền điện phản kháng • Tiền thuế GTGT • Tiền lãi chậm trả hoặc do thu thừa tiền điện • Tiền bồi thường thiệt hại • Tiền vi phạm hợp đồng mua bán điện. (Ngoài ra còn có: Thuê bao MBA, Lệ phí đóng cắt) Như vậy công tác thu và theo dõi nợ tiền điện phải được hiểu theo nghĩa rộng chứ không chỉ là tiền điện năng tác dụng đơn thuần.
4. I - TẦM QUAN TRỌNG VÀ NỘI DUNG CÔNG TÁC THU VÀ THEO DÕI NỢ
5. I - TẦM QUAN TRỌNG VÀ NỘI DUNG CÔNG TÁC THU VÀ THEO DÕI NỢ Tiền thu được: là số tiền thực tế thu được từ ngày đầu tháng đến ngày cuối cùng theo lịch của tháng đó (không phân biệt kỳ phát hành hóa đơn). Tiền thu được bao gồm các loại: - Tiền bán điện năng tác dụng - Tiền bán công suất phản kháng - Tiền thuế GTGT - Tiền trả lãi do chậm trả tiền điện - Tiền bồi thường thiệt hại - Tiền phạt do vi phạm HĐMBĐ - Chi phí đóng cắt điện Số dư nợ: Là số tiền chưa thu được, khách hàng còn nợ (tại một thời điểm nhất định như: dư nợ cuối ngày, cuối tháng, cuối quý, cuối năm).
6. II - CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU II.1 TỔ CHỨC THỰC HIỆN THU:  Việc tổ chức thu tiền điện phải đảm bảo: - Thực hiện đúng phương thức thanh toán đã thỏa thuận trong HĐMBĐ: tại nhà, tại quầy, qua Ngân hàng - Tạo điều kiện cho khách hàng thanh toán theo mọi hình thức: tiền mặt (các loại tiền được phép lưu hành), tiền séc, - Căn cứ vào đặc điểm khu vực thu tiền của khách hàng, phải quy định thời gian tối đa cho phép TNV lưu giữ số hoá đơn và số tiền tương ứng. Thực hiện giao, nhận, thanh quyết toán số hoá đơn thu được với số hoá đơn đã nhận (đúng thời gian quy định) và báo cáo những biến động bất thường trong quá trình thực hiện thanh quyết toán đối với từng TNV. - Thực hiện đúng thời gian và số lần thu trong tháng theo hợp đồng đã ký kết hoặc đã thoả thuận với khách hàng.
7. II - CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU  Tổ chức thu theo nhiều hình thức: tại nhà, tại quầy, qua Ngân hàng, tổ chức khác thu hộ (Công tơ nạp thẻ) Mỗi hình thức có lợi thế riêng nếu biết cách khai thác hiệu quả thu sẽ cao. Tùy hình thức thu để có biện pháp quản lý phù hợp. 1. Thu tại nhà: Trực tiếp đến nhà khách hàng thu: Tiền mặt, POS. Điều kiện để thu tại nhà tốt là: phải biết đến nhà khách hàng đúng lúc. Có lịch thu tiền điện tối ưu. Lịch thu được lập trên cơ sở lịch ghi chỉ số, tiến độ in hoá đơn, số TNV Sao cho không để tồn đọng hoá đơn; đảm bảo ngày đến thu tại nhà khách hàng ít thay đổi , tiến độ thu và năng suất thu tối ưu. 2. Thu tại quầy: - Quầy cố định: Tổ chức thu quầy một cách khoa học để khách hàng thanh toán được nhanh chóng thuận tiện. - Quầy lưu động: Có biện pháp thông tin để khách hàng chủ động đến trả.
8. II - CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU 3. Thu qua Ngân hàng: - Khách hàng chủ động thanh toán; UNC, chuyển khoản, SEC, ATM, nộp tiền mặt vào quầy thu của Ngân hàng - Nhờ thu: Chủ nợ chủ động nhờ Ngân hàng thu hộ: Không cần chấp nhận và xác nhận trả. Cần lập chứng từ thanh toán kịp thời, chính xác. Theo dõi chặt chẽ các chứng từ chuyển tiền về: đúng thời hạn, đủ tiền 4. Tổ chức khác thu hộ: Hợp đồng với các tổ chức khác thu hộ tiền điện: Bưu điện, Cty chuyên làm dịch vụ thu nợ Quản lý tương tự như thu qua Ngân hàng. Cần lập lịch thu tiền và theo dõi tiến độ, kết quả thực hiện lịch thu.
9. II - CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU II.2. QUẢN LÝ HÓA ĐƠN: Yêu cầu: Hoá đơn tiền điện phải được quản lý chặt chẽ như tiền mặt. Khi giao nhận hoá đơn phải kiểm tra, ký nhận, quyết toán hóa đơn đã giao, số hóa đơn đã thu và số hóa đơn chưa thu. Quy định đối với trường hợp mất hoá đơn: Người quản lý, lưu trữ hoá đơn nếu để mất hoá đơn phải bồi thường, nếu xác định hoá đơn bị mất được KH xác nhận chưa thu tiền: báo cáo cơ quan thuế làm thủ tục in lại hoá đơn và đi thu. Khi nhận được báo cáo đã thu được tiền của khách hàng, đơn vị kiểm tra và có trách nhiệm hoàn trả số tiền thu được cho người đã nộp tiền bồi thường.
10. II - CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU 1. Nhận hoá đơn, bảng kê từ bộ phận lập hoá đơn: Khi nhận hoá đơn từ bộ phận lập hoá đơn phải cập nhật vào Sổ giao nhận hoá đơn : - Thống kê số seri hoá đơn, số hoá đơn và tổng số tiền theo từng lộ trình. - Ghi ngày nhận, ký vào sổ của bộ phận lập hoá đơn và yêu cầu bộ phận lập hoá đơn ký giao vào sổ của mình. - Theo dõi tiến độ nhận hoá đơn xem có phù hợp với lịch ghi chữ và sản xuất hoá đơn. - Cuối tháng cần tổng hợp số lộ trình, số hoá đơn và số tiền phải thu trên hoá đơn thực nhận trong tháng, đối chiếu số liệu trên với bộ phận lập hóa đơn.
11. II - CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU 2. Quản lý hoá đơn: - Đối chiếu số hoá đơn phát hành với bảng kê hoá đơn; phát hiện sai sót, báo cho bộ phận lập hoá đơn xử lý kịp thời. - Sắp xếp hoá đơn gọn gàng, khoa học. - Cất ở nơi an toàn (két sắt hoặc tủ có khoá); khô ráo. - In lưu bảng kê (thay thế cho liên 1). 3. Phân loại hoá đơn : - Phân loại theo khách hàng: Cá nhân; cơ quan, tổ chức - Phân loại theo các hình thức thu: Tại nhà, tại quầy, quan ngân hàng - Phân loại theo người đi thu: TNVLĐ, TNV thu qua ngân hàng, TNV tại quầy, Dịch vụ thu tiền
12. II - CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU II.3 GIAO THU VÀ QUYẾT TOÁN GIAO THU - TỔNG KẾT GIAO THU II.3.1. Giao nhận hoá đơn, bảng kê với người đi thu: Căn cứ vào Lịch thu tiền điện do Tổ trưởng lập để giao cho người đi thu : Cần cập nhật vào Sổ giao hoá đơn thu tiền điện. Có ký nhận. Cần theo dõi và báo cáo tổ trưởng tiến độ giao hoá đơn đi thu, đảm bảo giao thu hết hoá đơn phát hành trong tháng. Lưu ý: Cập nhật giao thu theo ngày giao, không theo TNV. Đối với Dịch vụ bán lẻ (đại lý) không được giao quá 85% số tiền ký quỹ.
13. II - CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU II.3.2. Quyết toán với TNV: Thực hiện hàng ngày : - Theo dõi tình hình thu, nộp và quyết toán của người đi thu (TNV): kiểm tra hoá đơn chưa thu, phiếu nộp tiền đã thu và ghi vào sổ “Theo dõi TNV về”. Tổng nhận (tiền, hoá đơn) = Tổng thu (tiền, đánh dấu bảng kê những hoá đơn thu được) + Tổng thất thu (tiền, hoá đơn) - Thống kê số hoá đơn đã thu, chưa thu được của khách hàng. - Đối chiếu số tiền đã thu được với số tiền đã nộp hàng ngày của từng TNV. Đảm bảo thu nộp và quyết toán đúng thời gian quy định.
14. II - CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU
15. II - CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU  Sổ quyết toán hóa đơn: Dùng để theo dõi tình hình đi thu của từng TNV trong tháng . Dùng để xác định số hóa đơn và số tiền đang lưu giữ tại TNV- làm cơ sở kiểm tra đột xuất. Dùng để tổng hợp kết quả thu, tính năng suất, tính ngày công theo định mức cho TNV. Chú ý: Trường hợp giao thu và quyết toán trên chương trình CMIS đảm bảo đúng với thực tế có thể lấy bảng tổng hợp giao thu trên chương trình CMIS thay thế cho sổ quyết toán hóa đơn. - Tổng hợp số thu của TNV - Đối chiếu với bộ phận công nợ. - Tổng hợp số nộp của TNV - Đối chiếu với bộ phận kế toán. Tổng hợp, phân tích tình hình thu theo từng TNV, từng hình thức thu, theo tiến độ phát hành hóa đơn
16. II - CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU II.3.3 Tổng kết giao thu: Cuối tháng - Đối chiếu với lịch thu - Đối chiếu thực tế giao với với bảng giao thu trên CT CMIS . - Tính năng suất TNV báo cáo Tổ trưởng. Tổng số tiền thu được trong tháng % tiền = x 100 Tổng số tiền nhận đi thu trong tháng Tính ngày công thực tế: Tổng số hoá đơn thu được Ntt = x 100 Định mức theo bậc thợ của TNV
17. II - CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU II.4. QUYẾT TOÁN TIỀN ĐIỆN VÀ BÁO CÁO THU II.4.1 Báo cáo tổng số tiền thu được hàng ngày, hàng tháng: - Tổng hợp số tiền thu được hàng ngày: số thu của các TNV, Thu tại quầy, Thu qua ngân hàng đối chiếu với các bộ phận liên quan. - Tổng hợp số thu cuối tháng. II.4.2 Quyết toán tiền điện Tùy từng đơn vị có thể giao cho bộ phận quản lý thu hoặc bộ phận công nợ “chấp bút” biên bản đối chiếu nhưng cả 2 bộ phận nêu trên cùng với bộ phận kế toán của đơn vị đều phải có trách nhiệm phối hợp thực hiện. Yêu cầu: Công tác quyết toán tiền điện cần phải kịp thời, chính xác rõ ràng, rành mạch và đúng quy định.
18. II - CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU Nội dung công tác quyết toán tiền điện các Điện lực: 1. Quyết toán phần phát sinh tiền điện 2. Quyết toán phần thu tiền điện 3. Quyết toán phần dư nợ tiền điện
19. II - CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU 1. Quyết toán phần phát sinh tiền điện: (doanh thu) Tổng phát sinh tiền điện tháng của toàn Điện lực: bằng tổng phát sinh của bảng kê phát sinh tiền điện của tháng đó + phát sinh truy thu – phát sinh thoái hoàn và phải khớp đúng với lượng hoá đơn phát hành trong tháng đó. Căn cứ bảng kê tiền điện, bảng kê huỷ bỏ, lập lại, truy thu và thoái hoàn. Phân biệt phát sinh tiền điện với số phát sinh phải thu; phát sinh tiền điện theo nghĩa hẹp và nghĩa rộng. Yêu cầu: Số doanh thu trên báo cáo thu phải bằng số doanh thu thực nhận thể hiện trong số giao nhận hóa đơn và bằng số doanh thu do bộ phận lập hoá đơn tổng hợp, đồng thời phải bằng số doanh thu chuyển phát sinh nợ trên chương trình quản lý công nợ. Doanh thu trên báo cáo Kinh doanh và báo cáo Kế toán phải bằng nhau.
20. II - CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU 2. Quyết toán phần thu tiền điện: (thu được) * Phân biệt tổng thu tại đơn vị và tổng thu của đơn vị: Tổng thu tại đơn vị: tổng số tiền thực thu tại đơn vị; có thể lớn hơn hoặc nhỏ hơn tổng thu của đơn vị. Tổng thu của đơn vị: là tổng số tiền do khách hàng của đơn vị trả. * Phân biệt tổng thu của đơn vị và tổng thu tiền điện của đơn vị: Tổng thu = Tổng thu tiền điện + Tổng thu công suất phản kháng + Thu khác Tổng thu tiền điện: Tổng số tiền trên các hoá đơn tiền điện khách hàng đã trả trong tháng. Tổng tiền điện Điện lực nộp về Công ty bao gồm: tiền điện được chuyển từ tài khoản của Điện lực về tài khoản Công ty và tiền điện khách hàng nộp vào tài khoản Công ty.
21. II - CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU Tổng thu tiền điện của Điện lực thu được trong tháng là cơ sở số liệu chấm xoá nợ cho khách hàng và đưa vào phần thu được báo cáo tổng quát tháng của Điện lực với Công ty Tổng thu của đơn vị: Số thu tiền mặt: là số tiền khách hàng trả bằng tiền mặt cho Điện lực (Nộp cho TNV, cho quầy) và phải bằng số tiền mặt được nộp vào tài khoản của Điện lực (do TNV, quầy thu nộp). Số thu qua ngân hàng: là số tiền khách hàng chuyển vào TK của Điện lực bằng nhiều hình thức: lệnh chuyển tiền, UNT, séc chuyển khoản, ATM Số các tổ chức khác thu hộ và chuyển cho đơn vị qua NH. Số tiền điện lực khác thu hộ là số tiền khách hàng của Điện lực được các Điện lực khác thu hộ. Thu hộ Điện lực khác là số tiền khách hàng của Điện lực khác nộp tiền mặt hoặc chuyển vào tài khoản của Điện lực.
22. II - CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU Thu tại điện Khách điện TT Các khoản lực hàng lực Tổng chuyển thu Tiền Qua vào khác thu mặt NH TK Cty thu hộ 5=1+2+3+4 1 2 3 4 I. Tiền điện 1 Cơ quan Tiền điện của khách hàng Tiền điện tự dùng 2 Tư gia Cộng tiền điện: II. Tiền mua CSPK III. Tiền thuê bao MBA IV. Phạt vi phạm Thu hộ đơn vị khác Tổng cộng:
23. II - CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU Tổng số thu của Điện lực = thu tiền điện + thu tiền mua CSPK + thu tiền thuê bao MBA + thu phạt vi phạm = phát sinh nợ trên tài khoản chuyên thu của Điện lực + Tồn quỹ TM cuối tháng - tồn quỹ TM đầu tháng + số Điện lực khác thu hộ - số thu hộ Điện lực khác. Yêu cầu: * Tổng số thu tiền điện, thu CSPK, thu TB MBA (nếu có) trên báo cáo phải bằng tổng các khoản thu này trong ct CMIS. * Số thu phạt vi phạm trên báo cáo phải bằng tổng các khoản phạt vi phạm được KH trả thể hiện trong sổ theo dõi. Lưu ý: Ngoài các khoản thu nêu trên, thu tại quầy còn có thu: Lệ phí đóng cắt điện - Số thu này trên báo cáo và nộp vào quỹ phải khớp với số trong Biên lai thu lệ phí.
24. II - CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU 3. Quyết toán phần dư nợ tiền điện : Thời điểm thực hiện: Cuối tháng Bộ phận công nợ có nhiệm vụ rút số dư nợ chính xác cho từng khách hàng. Bộ phận quản lý hóa đơn : kiểm kê thực tế hóa đơn so với số dư nợ do bộ phận công nợ cung cấp. Xác định số thừa, thiếu hóa đơn và nguyên nhân thừa thiếu. Bộ phận kế toán: rút số dư nợ TK phải thu khách hàng - tiểu khoản: nợ tiền điện: dư nợ TK phải thu tiền điện về nguyên tắc phải bằng với dư nợ chi tiết từng khách hàng do bộ phận công nợ theo dõi. Những trường hợp chênh lệch: 1- Người đi thu tiền nộp không chính xác. 2- Khách hàng trả trước trả thừa. Đồng thời tính toán và đối chiếu tổng dư nợ giữa các bộ phận liên quan.
25. II - CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU Công thức tính dư nợ : DCK = TPT - TTĐ Trong đó: • DCK : Số dư cuối kỳ (cuối tháng) • TPT : Tổng số tiền phải thu trong tháng. • TTĐ : Tổng số tiền thu được trong tháng. • TPT = DĐK + DT • DĐK: Dư nợ đầu kỳ (đầu tháng) = Dư nợ cuối kỳ (tháng) trước • DT: Doanh thu.
26. II - CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU II.5. TIẾP NHẬN Ý KIẾN CỦA TNV & KHÁCH HÀNG 1. Tiếp nhận ý kiến về tình hình lập hoá đơn, giá bán điện, thu tiền của TNV, ý kiến phản ánh của khách hàng: Mọi ý kiến phản ảnh cần được ghi đầy đủ cụ thể, kịp thời vào “Sổ tiếp nhận ý kiến phản ánh của TNV” và “Sổ tiếp nhận ý kiến phản ánh của khách hàng”. 2. Phối hợp với các bộ phận nghiệp vụ có liên quan giải quyết kịp thời những vướng mắc trong việc thanh toán tiền điện và ý kiến phản ánh của KH. - Giải quyết những trường hợp thuộc phạm vi trách nhiệm của mình. - Báo cáo lên cấp trên và chuyển các bộ phận có thẩm quyền những trường hợp còn lại. - Phối hợp giải quyết và theo dõi việc trả lời vướng mắc của khách hàng : đảm bảo giải quyết đúng hạn, đầy đủ rõ ràng những vấn đề khách hàng yêu cầu trên cơ sở các quy định của Nhà nước, của Tập đoàn, của Tổng công ty và của Công ty.
27. II - CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU 3. Kết quả xử lý phải được ghi vào sổ và thông báo lại cho TNV & khách hàng. * Cần giao tiếp nhận ý kiến cho người có tinh thần trách nhiệm. * Cần có quy đình về quy trình xử lý và quy trách nhiệm cá nhận cụ thể. Công tác này cần được Lãnh đạo các Điện lực quan tâm. Làm tốt công tác này là yếu tố quan trọng nhằm nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng và nâng cao hiệu quả KDĐN. - Kịp thời chấn chỉnh các sai sót trong quá trình: hợp đồng, áp giá, ghi chỉ số, lập hóa đơn - Kịp thời chấn chỉnh công tác tổ chức thu, giảm nợ xấu
28. II - CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU 3. Kết quả xử lý phải được ghi vào sổ và thông báo lại cho TNV & khách hàng. * Cần giao tiếp nhận ý kiến cho người có tinh thần trách nhiệm. * Cần có quy đình về quy trình xử lý và quy trách nhiệm cá nhận cụ thể. Công tác này cần được Lãnh đạo các Điện lực quan tâm. Làm tốt công tác này là yếu tố quan trọng nhằm nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng và nâng cao hiệu quả KDĐN. - Kịp thời chấn chỉnh các sai sót trong quá trình: hợp đồng, áp giá, ghi chỉ số, lập hóa đơn - Kịp thời chấn chỉnh công tác tổ chức thu, giảm nợ xấu
29. II - CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU II.6. LƯU TRỮ: Phải lưu trữ một cách khoa học toàn bộ các chứng từ, sổ sách.
30. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ Nhiệm vụ theo dõi nợ do bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán cùng thực hiện. Bộ phận kinh doanh: theo dõi chấm xoá nợ chi tiết từng KH. Bộ phận TCKT: theo dõi nợ tổng hợp, kiểm tra, đối chiếu công nợ hàng tháng, quý, năm với bộ phận kinh doanh. * Theo dõi nợ phải căn cứ vào các chứng từ theo quy định: bảng kê phát sinh nợ, chứng từ thanh toán. Công tác theo dõi nợ được thực hiện bằng chương trình CMIS.
31. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ Nhiệm vụ của bộ phận theo dõi nợ * Hàng ngày : 1. Thực hiện ghi nợ, xoá nợ cho từng khách hàng (CMIS) 2. Đối chiếu số đã gạt nợ với số thu 3. Lập danh sách khách hàng còn nợ tiền điện quá thời gian cho phép để chuyển bộ phận xử lý đòi nợ làm thủ tục tạm ngưng cấp điện * Tháng: 1. Thống kê số “ dư nợ, dư có” của khách hàng 2.Lập báo cáo thu, đối chiếu số thu với các bộ phận liên quan. * Quý, năm: 1.Đối chiếu công nợ với khách hàng 2.Đối chiếu số liệu với các bộ phận liên quan 3.Tính tỷ lệ thu.Tỷ lệ nợ nhiều tháng. 4.Thực hiện kiểm kê số dư tiền điện * Phân tích nguyên nhân số dư nợ tiền điện * Xử lý nợ khó đòi * Quản lý và lưu trữ chứng từ
32. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ III.1. THỰC HIỆN GHI NỢ, GHI CÓ CHO TỪNG KHÁCH HÀNG (CMIS) Ghi nợ: Phát hành hoá đơn qua chương trình công nợ Ghi có: Chấm xoá nợ cho khách hàng đã trả tiền III.1.1 Ghi nợ: Khi có hóa đơn tiền điện thực hiện ghi nợ cho khách hàng bằng đúng số tiền thể hiện trên hóa đơn. Chuyển phát sinh nợ (Phát hành hoá đơn): Chuyển doanh thu tiền điện từ phân hệ lập hoá đơn sang. Kiểm tra đảm bảo ghi nợ đầy đủ, chính xác chi tiết từng khách hàng.
33. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ Đồng thời đảm bảo: Tổng phát sinh nợ trong tháng (công nợ) (1) = Doanh thu tiền điện (số liệu của bộ phận lập hoá đơn) (2) = Tổng tiền trên các hoá đơn thực nhận trong tháng (Sổ giao nhận hoá đơn) (3) (1). Phát sinh nợ tiền điện của khách hàng kinh tế + phát sinh nợ tiền điện của khách hàng dân sự + phát sinh nợ tiền mua công suất phản kháng. (2). Phát sinh nguyên thuỷ (tại nhà + qua ngân hàng) + phát sinh truy thu - phát sinh thoái hoàn + phát sinh lập lại - phát sinh huỷ bỏ. (3). Hoá đơn thực nhận về (căn cứ vào sổ giao nhận hoá đơn với bộ phận sản xuất hoá đơn) = Tổng cộng số tiền trên các hoá đơn thực nhận về Điện lực = Tổng số tiền trên các hoá đơn thực nhận theo từng lộ trình, từng ngày - Số tiền trên các hoá đơn giao lại để điều chỉnh + Số tiền trên các hoá đơn đã điều chỉnh. (Quyết toán doanh thu cuối tháng).
34. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ (1)
35. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ (2)
36. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ (3) Sổ giao nhận hóa đơn
37. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ III.1.2 Ghi có: chấm xóa nợ Yêu cầu đối với việc chấm xoá nợ Phải gạt nợ đúng: - Khách hàng trả nợ - Số tiền - Ngày thu - Người thu - Phương thức thanh toán Có thể chấm xoá nợ nhiều cách: - Chấm nợ hoá đơn giao TNV: chấm theo biên bản giao thu, lộ trình. - Chấm nợ hoá đơn giao quầy - Chấm nợ thu quầy không giao hóa đơn - Chấm nợ thu qua ngân hàng, qua các nhà cung cấp dịch vụ thu khác
38. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ Xoá nợ: Khi KH trả tiền Căn cứ để xoá nợ: Các chứng từ xác nhận đã thu tiền của KH: - Bảng kê hoá đơn tiền điện đã thu (TNVLĐ, tại quầy) - Quyết toán thu của bộ phận QLHĐ và chứng từ chứng minh đã thu tiền: Giấy nộp tiền, xác nhận nộp tiền cho thủ quỹ. - Bảng kê và chứng từ chứng minh khách hàng đã trả tiền qua ngân hàng : Giấy báo có, lệnh chuyển tiền, bảng kê danh sách khách hàng trả tiền qua thẻ - Bảng kê và biên bản bù trừ; giấy báo thu hộ Định khoản chính xác: Đúng khách hàng, đúng khoản nợ.
39. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ III.2 HÀNG NGÀY, CUỐI THÁNG: phải đối chiếu số đã gạt nợ với số thu a) Đối chiếu theo từng TNV b) Đối chiếu theo hình thức thu c) Đối chiếu số thu theo ngày d) Đối chiếu số thu theo phương thức thanh toán: Tiền mặt, nhờ thu, UNC Ngoài ra, cần tổng hợp số thu theo sổ ghi chữ và lọc theo hình thức thu, loại khách hàng. Công tác đối chiếu này vừa đảm bảo tính chính xác của công tác chấm xóa nợ vừa phục vụ cho việc phân tích số thu để từ đó có biện pháp thu hiệu quả.
40. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ
41. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ
42. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ
43. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ
44. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ III.3 Lập danh sách khách hàng còn nợ tiền điện quá thời gian cho phép để chuyển bộ phận xử lý đòi nợ làm thủ tục tạm ngưng cấp điện Phải thực hiện đúng quy định: Thông báo thanh toán tiền điện, thông báo ngưng cấp điện, thông báo cắt điện ; lập lệnh đóng điện. Cần theo dõi, cập nhật tình hình thực hiện các loại “lệnh” trên : phản ánh được tình hình và kết quả thực hiện công tác “cắt điện đòi nợ”. Công tác này làm tốt sẽ giảm thiểu được “nợ xấu”.
45. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ III.4. Thống kê số “dư nợ, dư có” của khách hàng III.4.1. Rút số dư nợ: (CMIS)
46. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ
47. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ III.4.2 Liệt kê danh sách khách hàng có số “dư có” Khách hàng có số dư có: do khách hàng chuyển tiền nhiều hơn số tiền phải thanh toán
48. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ III.5. Đối chiếu công nợ với khách hàng và lập biên bản xác nhận nợ Đối tượng: Các khách hàng nợ lớn, nợ quá hạn, nợ dây dưa. Khách hàng có nhiều HĐMBĐ, thanh toán bằng nhiều hình thức và không thanh toán dứt điểm từng món.  Thời điểm đối chiếu bắt buộc: - Hàng quý: đối với khách hàng nợ ≥ 50 tr.đ. - Hàng năm: toàn bộ khách hàng ký HĐMBĐ ngoài mục đích sinh hoạt. Ngoài ra, bộ phận công nợ phải kịp thời đối chiếu công nợ đối với các khách hàng có quá trình thanh toán phức tạp, khách hàng ký mượn hóa đơn nhưng không thanh toán đúng thời hạn cho phép, khách hàng có dấu hiệu khó thu nợ (làm ăn thua lỗ, thay đổi nhân sự, thay đối địa chỉ trụ sở )
49. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ  Lập biên bản đối chiếu công nợ: Điều kiện: Đã cập nhật số liệu đầy đủ, chính xác, kịp thời. Lấy danh sách các khách hàng cần đối chiếu công nợ. In biên bản đối chiếu công nợ. Thực hiện việc đối chiếu với khách hàng: cần chuẩn bị các chứng từ cần thiết: biên bản ký nhận hoá đơn; chứng từ thanh toán Chú ý: Điền đầy đủ các thông tin vào biên bản đối chiếu - Yêu cầu khách hàng cam kết trả nợ, thời hạn trả, lấy chữ ký của người có thẩm quyền: Chủ tài khoản; kế toán trưởng. Ghi rõ họ tên và đóng dấu. Trường hợp chỉ có chữ ký của kế toán thanh toán (đối với các khách hàng có dư nợ không lớn) phải đóng dấu treo.
50. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ
51. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ
52. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ III.6. Phân tích nguyên nhân số dư nợ tiền điện : III.6.1. Lập báo cáo tình hình thanh toán và phân tích các loại thu, loại nợ nguyên nhân nợ, thời gian nợ, • Phân tích số thu: (Phần báo cáo thu trong CMIS)
53. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ • Nguyên nhân nợ: Cần nắm rõ nguyên nhân nợ Phải lưu lại các văn bản chứng minh nguyên nhân nợ • Thời gian nợ: phân tich số dư theo tuổi nợ ( CMIS)
54. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ III.6.2. Phân loại nợ
55. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ Theo thời hạn thanh toán: - Chưa đến hạn (vd: Nợ bơm nông nghiệp) - Trong thời hạn - Quá hạn: quá 15 ngày và 3 lần thông báo kể từ ngày nhận thông báo thanh toán tiền điện lần thứ nhất hoặc quá hạn thanh toán đã thỏa thuận.  Nợ quá hạn được phân loại theo khả năng thanh toán: - Nợ có khả năng đòi được - Nợ khó đòi: nợ đã đòi nhiều lần, bằng nhiều biện pháp nhưng không đòi được  Nợ khó đòi : phân loại theo điều kiện thanh lý: - Nợ không có khả năng thanh toán, đủ hồ sơ thanh lý (có bảng kê chi tiết khách hàng). - Nợ dây dưa (tạm thời khoanh nợ) không đủ hồ sơ thanh lý (có bảng kê chi tiết khách hàng). Thực hiện theo dõi và xử lý nợ khó đòi theo quy định của Nhà nước và Tập đoàn.
56. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ III.7. XỬ LÝ NỢ KHÓ ĐÒI III.7.1. Căn cứ xác định nợ khói đòi - Có đủ căn cứ chứng minh là khoản nợ phải thu: chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác. - Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi: + Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán từ ghi trên hợp đồng kinh tế, hoặc các cam kết nợ khác. + Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng ) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết.
57. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ III.7.2. Nguyên nhân nợ khó đòi: chủ quan và khách quan III.7.2.1 Nguyên nhân khách quan: - Các khách hàng kinh tế bị giải thể, phá sản, đã ngừng hoạt động và không còn khả năng thanh toán. - Các khách hàng dân sự đã chết, mất tích, chạy trốn, đi tù - Do thiên tai địch họa. III.7.2.2. Nguyên nhân chủ quan: - Do tham ô lợi dụng cố ý làm trái - Do vi phạm nguyên tắc chế độ tài chính - Khai khống và xác nhận nợ khống - Giả mạo giải thể để xù nợ - Do móc ngoặc cấu kết giữa chủ nợ và người mắc nợ - Nợ phát sinh không phù hợp với Hợp đồng kinh tế - Bảo lãnh không đúng thẩm quyền
58. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ III.7.3. Căn cứ để xử lý nợ khó đòi - Hồ sơ đề nghị thanh lý III.7.3.1 Căn cứ để xử lý nợ khó đòi: + Phải là nợ khó đòi do nguyên nhân khách quan + Phải có đủ hồ sơ đề nghị thanh lý. III.7.3.2 Hồ sơ đề nghị thanh lý gồm có: 1- Hợp đồng kinh tế, hoá đơn tiền điện của KH thuộc diện nợ khó đòi. 2- Cam kết nợ, đối chiếu công nợ, biên bản xác nhận nợ. 3- Báo cáo nguyên nhân không thu được - các văn bản chứng minh đã đòi nợ nhiều lần. 4- Các văn bản pháp lý minh chứng nguyên nhân khách quan của nợ khó đòi:
59. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ a) Đối với tổ chức kinh tế: + Khách nợ đã giải thể, phá sản: - Quyết định của Tòa án tuyên bố phá sản doanh nghiệp theo Luật phá sản - Quyết định của người có thẩm quyền về giải thể đối với doanh nghiệp nợ - Trường hợp tự giải thể thì có thông báo của đơn vị hoặc xác nhận của cơ quan quyết định thành lập đơn vị, tổ chức. - Đối với các HTX, Tổ hợp làm ăn thua lỗ tự tan rã: xác nhận của UBND cấp huyện, thị về việc HTX, tổ hợp tự tan rã không còn tồn tại BQL HTX và xác nhận hiện trạng tài sản của HTX. + Khách nợ đã ngừng hoạt động và không có khả năng chi trả: - Xác nhận của cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp hoặc tổ chức đăng ký kinh doanh về việc doanh nghiệp, tổ chức đã ngừng hoạt động không có khả năng thanh toán.
60. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ b) Đối với cá nhân phải có một trong các tài liệu sau: - Giấy chứng tử (bản sao) hoặc xác nhận của chính quyền địa phương đối với người nợ đã chết nhưng không có tài sản thừa kế để trả nợ. - Giấy xác nhận của chính quyền địa phương đối với người nợ còn sống hoặc đã mất tích nhưng không có khả năng trả nợ. Xác nhận “Đi khỏi địa phương” của UBND xã, phường. - Lệnh truy nã hoặc xác nhận của cơ quan pháp luật đối với người nợ đã bỏ trốn hoặc đang bị truy tố, đang thi hành án hoặc xác nhận của chính quyền địa phương về việc khách nợ hoặc người thừa kế không có khả năng chi trả. c) Đối với các trường hợp không có khả năng thanh toán do thiên tai, địch họa: - Biên bản xác nhận thiên tai, địch họa của chính quyền cấp xã và bảng kê tổng hợp do cấp Huyện lập.
61. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ III.7.4 Hồ sơ xử lý nợ gồm có: 1- Biên bản của Hội đồng xử lý nợ của doanh nghiệp. Trong đó ghi rõ giá trị của từng khoản nợ phải thu, giá trị nợ đã thu hồi được, giá trị thiệt hại thực tế (sau khi đã trừ đi các khoản thu hồi được). 2- Bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xóa để làm căn cứ hạch toán, biên bản đối chiếu nợ được chủ nợ và khách nợ xác nhận hoặc Bản thanh lý hợp đồng kinh tế hoặc xác nhận của cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp, tổ chức hoặc các tài liệu khách quan khác chứng minh được số nợ tồn đọng và các giấy tờ tài liệu liên quan. 3- Sổ kế toán, chứng từ, tài liệu chứng minh khoản nợ chưa thu hồi được, đến thời điểm xử lý nợ doanh nghiệp đang hạch toán nợ phải thu trên sổ kế toán của doanh nghiệp.
62. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ III.7.5 Thẩm quyền xử lý nợ  Người có thẩm quyền xử lý nợ là : - Hội đồng quản trị (đối với doanh nghiệp có Hội đồng quản trị) hoặc Hội đồng thành viên (đối với doanh nghiệp có Hội đồng thành viên); - Tổng giám đốc, Giám đốc (đối với doanh nghiệp không có Hội đồng quản trị hoặc Hội đồng thành viên) hoặc chủ doanh nghiệp  Người có thẩm quyền xử lý nợ phải : - Căn cứ vào Biên bản của Hội đồng xử lý, các bằng chứng liên quan đến các khoản nợ để quyết định xử lý những khoản nợ phải thu không thu hồi được. - Chịu trách nhiệm về quyết định của mình trước pháp luật, đồng thời thực hiện các biện pháp xử lý trách nhiệm theo chế độ hiện hành.
63. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ III.7.6 Theo dõi các khoản nợ đã thanh lý. Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xử lý, doanh nghiệp vẫn phải: - Theo dõi riêng trên sổ kế toán - Được phản ánh ở ngoài bảng cân đối kế toán - Thời hạn theo dõi tối thiểu là 10 năm, tối đa là 15 năm kể từ ngày thực hiện xử lý - Tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ. - Nếu thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, doanh nghiệp hạch toán vào thu nhập khác.
64. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ III.7.6 Theo dõi các khoản nợ đã thanh lý. Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xử lý, doanh nghiệp vẫn phải: - Theo dõi riêng trên sổ kế toán - Được phản ánh ở ngoài bảng cân đối kế toán - Thời hạn theo dõi tối thiểu là 10 năm, tối đa là 15 năm kể từ ngày thực hiện xử lý - Tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ. - Nếu thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, doanh nghiệp hạch toán vào thu nhập khác. III.8. Quản lý và lưu trữ chứng từ : Các chứng từ của quản lý công nợ phải được quản lý và lưu trữ như chứng từ kế toán. Đặc biệt lưu ý đến các chứng từ, văn bản liên quan đến nợ khó đòi.
65. IV. CÔNG TÁC KIỂM KÊ IV.1. Công tác chuẩn bị kiểm kê IV.1.1. Bộ phận quản lý thu: Tập hợp toàn bộ hóa đơn chưa thu về - không để người đi thu giữ. Sắp xếp hóa đơn nội dung thu; theo khối thu (hoặc theo loại khách hàng), lộ trình và theo từng khách hàng. Đối với những hóa đơn cho khách hàng mượn làm chứng từ thanh toán nhưng chưa nhận được tiền chuyển: phải có biên bản ký mượn và biên bản xác nhận khách hàng chưa làm thủ tục chuyển tiền hoặc xác nhận chừng từ đang trên đường đi. Việc sắp xếp các Biên bản mượn hóa đơn cũng theo như sắp xếp hóa đơn.
66. IV. CÔNG TÁC KIỂM KÊ IV.1.2. Bộ phận quản lý nợ : Phải hoàn tất việc chấm xóa nợ toàn bộ hóa đơn khách hàng đã thanh toán. Rút số dư nợ, dư có của khách hàng. Hoàn thành việc quyết toán tiền điện. In bảng kê chi tiết tồn nợ theo khối thu (hoặc theo loại khách hàng), theo lộ trình phù hợp với đặc điểm quản lý thu của đơn vị. In bảng kê chi tiết khách hàng trả trước, trả thừa. In danh sách TNV nộp thiếu, nộp thừa.
67. IV. CÔNG TÁC KIỂM KÊ IV.2. Thực hiện kiểm kê: IV.2.1. Thành lập tổ kiểm kê. IV.2.2 Phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên trong Tổ kiểm kê IV.2.3 Tiến hành kiểm kê: kiểm thực tế hóa đơn còn tồn tại thời điểm kiểm kê • Kiểm thực tế hóa đơn tồn trên từng bảng kê - Người thực hiện kiểm kê: đối chiếu từng hóa đơn thực tế với số nợ sổ sách đã được in trong bảng kê, xác định thừa thiếu - ghi chi tiết thừa thiếu (nếu có) - ghi ngày giờ kiểm kê và ký tên vào bảng kê. • Tập hợp các bảng kê hóa đơn đã kiểm theo khối thu (loại khách hàng) và theo phiên ghi để tiện cho việc tổng hợp.
68. IV. CÔNG TÁC KIỂM KÊ IV.3 Tổng hợp số liệu kiểm kê. Người được giao trách nhiệm tổng hợp phải: Thống kê toàn bộ các bảng kê hóa đơn. (Mẫu tổng hợp lộ trình) Tổng hợp kiểm kê (Mẫu tổng hợp kiểm kê) Tổng hợp số thừa thiếu. Lập bảng phân tích tuổi nợ. * Phân biệt dư nợ, dư có, tổng dư nợ trong báo cáo Tình hình thu và theo dõi nợ; tổng dư nợ phải thu do phòng Tài chính công ty tổng hợp Việc theo dõi, hạch toán số dư nợ thực hiện như sau: + Kế toán Điện lực: theo dõi tổng nợ phải thu: dư nợ đầu kỳ + phát sinh doanh thu trong kỳ (ghi nợ) Tổng tiền khách hàng trả (ghi có) Cuối tháng rút dư nợ. + Kinh doanh Điện lực (công nợ) Căn cứ hóa đơn phát hành ghi nợ cho khách hàng. Căn cứ chứng từ trả tiền để ghi có (gạt nợ) cho khách hàng. Cuối tháng tổng hợp Số phát sinh, số thu được, số dư nợ cuối tháng.
69. IV. CÔNG TÁC KIỂM KÊ Dư nợ cuối kỳ được tính theo công thức: Dư nợ đầu kỳ + doanh thu - thu được phải bằng Tổng dư nợ chi tiết từng khách hàng (In trong CMIS) - Số khách hàng trả trước, trả thừa và phải bằng số dư nợ kế toán Điện lực theo dõi. + Tài chính công ty: theo dõi số tổng: Số dư nợ phải thu của khách hàng = Số dư nợ đầu kỳ + phát sinh doanh thu Điện lực - số tiền khách hàng trả và đã được Điện lực chuyển về Công ty. Số dư nợ do tài chính theo dõi = số dư nợ Điện lực theo dõi + tiền tồn tại Điện lực.
70. IV. CÔNG TÁC KIỂM KÊ IV.4 Xác định nguyên nhân thừa, thiếu. IV.5 Lập biên bản và báo cáo kiểm kê (mẫu biên bản kiểm kê)  Báo cáo kiểm kê bao gồm: 1. Biên bản kiểm kê 2. Tổng hợp kiểm kê (dư nợ) 3. Tổng hợp khách hàng trả trước, trả thừa (dư có) 4. Tổng hợp số hóa đơn thiếu, thừa (nếu có) 5. Bảng phân tích tuổi nợ 6. Biên bản đối chiếu dư nợ 7. Giả trình nguyên nhân thừa, thiếu (nếu có) IV.6 Xử lý kết quả kiểm kê
71. V. MỘT SỐ VẦN ĐỀ CẦN LƯU Ý TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ THU VÀ THEO DÕI NỢ V.1 ĐỐI CHIẾU NỢ V.1.1 Đối chiếu số liệu tại Điện lực V.1.2 Đối chiếu số liệu giữa Điện lực với Công ty V.2. XỬ LÝ NHỮNG VƯỚNG MẮC, TỒN TẠI TRONG QUÁ TRÌNH THU TIỀN ĐIỆN V.2.1. Công tác tiếp nhận thông tin. V.2.2. Tổng hợp, phân tích thông tin. V.2.3 Xử lý thông tin. Trách nhiệm cá nhân . V.2.4 Báo cáo kết quả xử lý. Rút kinh nghiệm, khắc phúc tồn tại. Biện pháp cải tiến
72. LOGO LOGO