Bài giảng Quản lý tích hợp chi phí – tiến độ dự án– phương pháp giá trị đạt được

Nội dung text: Bài giảng Quản lý tích hợp chi phí – tiến độ dự án– phương pháp giá trị đạt được

1. Chuyên đề 8: QUẢN LÝ TÍCH HỢP CHI PHÍ – TiẾN ĐỘ DỰ ÁN– PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRị ĐẠT ĐƯỢC (EARNED VALUE METHOD USING MS PROJECT) Tác giả: TS. Lương Đức Long Đại học Bách Khoa TPHCM Khoa Kỹ Thuật Xây Dựng. luongduclong@hcmut.edu.vn TS. LUONG DUC LONG 1
2. 1. Percent Complete Khi một cơng tác được tạo ra đầu tiên, % complete là 0%. Ngay khi ta nhập một thời lượng hồn thành thực tế (Actual duration), thời lượng cịn lại (remaining duration). MP 2007 sẽ tính tốn % hồn thành theo cơng thức sau: Percent Complete = (Actual Duration / Duration) * 100 TS. LUONG DUC LONG 2
3. 2. Physical % Complete ƒPhần trăm hồn thành vật lý (Physical % Complete) chỉ ra 1 giá trị phần trằm hồn thành mà cĩ thể dùng như một sự thay đổi trong cách tính tốn BCWP. BCWP = Giá trị đạt được ƒCách dùng: Chèn thêm cột Physical % Complete vào 1 khung nhìn Task, và nhập giá trị chính xác của % khối lượng cơng việc thực hiện. (Khơng giống như trong % Complete, % Khối lượng cơng việc trong trường Physical % Complete này là độc lập với tổng thời lượng cơng tác và độc lập với thời gian làm việc thực tế. TS. LUONG DUC LONG 3
4. ƒ Ta cũng cĩ thể set cho tất cả các cơng tác ngay từ ban đầu dùng physical% complete bằng cách sau: TS. LUONG DUC LONG 4
5. Cách dùng Physical % Complete trong MP2007 Vào từng cơng tác chọn hộp thoại Task Information chọn Advanced / chọn Physical % Complete TS. LUONG DUC LONG 5
6. Ví dụ: Một cơng tác xây dựng một bức tường gạch đábao gồm 100 viên đáxếp thành 5 hàng cao. Hàng đầu tiên (gồm 20 viên) cĩ thể được xây dựng trong 20 phút, nhưng hành thứ 2 chúng ta phải mất 25 phút để xây vì ta phải chuyển gạch đá lên cao. Tương tự, hàng thứ 3 sẽ mất 30 phút, hàng thứ 4 sẽ mất 35 phút, hàng thứ 5 mất 40 phút. Sau khi đặt xong 3 hàng thứ nhất, cơng tác đã hồn thành được 60% khối lượng (60 viên/100). Tuy nhiên ta chỉ sử dụng 75 phút (trên tổng số 150 phút, do đĩtheo thời gian làm việc thực tế, cơng tác chỉ 50% hồn thành). Chúng ta hãy sử dụng % Complete và Physical % Complete để nhập tiến trình thực tế này. Phụ thuộc vào giá trị % đạt được như thế nào theo thực tế , chúng sẽ tính tốn giá trị đạt được TS. LUONG DUC LONG 6
7. TS. LUONG DUC LONG 7
8. Save Baseline, và cập nhật %complete=50% và Physical % complete=60% cho cơng việc xây tường Đánh giá dự án nhanh hơn thực tế SV >0 TS. LUONG DUC LONG 8
9. Lưu ý: Trong MP2007,vì ta chọn chi phí cơng tác là Fixed Cost khơng phải là 1 dạng Resource, cho nên ta sẽ khơng cĩ biểu đồ phân bố chi phí cho Resource. TS. LUONG DUC LONG 9
10. 4. Lựa chọn loại cơng tác cho việc cập nhật ƒKhi ta nhập liệu vào MP, MP sẽ tính tốn theo cơng thức D * U = W (Duration * Units = Work) ƒLoại của cơng tác phải được thiết lập để cĩ những tính tốn lại đúng khi ta cập nhật thơng tin thực tế vào cơng tác. ƒKhi ta cập nhật cơng tác , thời gian thường thay đổi => Fixed Duration thì khơng phù hợp. a) Khi ta nhập vào một thời lượng mới, và muốn giữ nguyên số Units làm trên cơng tác => Fixed Units là phù hợp cho mục đích này. b) Ta cũng cĩ khi chọn Fixed Work, nếu muốn số lượng Units được tính lại khi thời lượng cơng tác thay đổi. TS. LUONG DUC LONG 10
11. Cách chọn loại cơng tác cho việc Update Chọn tất cả các cơng tác muốn cập nhật cĩ units khơng đổi. Click chuột phải => Task Information TS. LUONG DUC LONG 11
12. 5.Cập nhật cơng tác a. Update % Complete ƒTrong trường % Comp, nhậpphầntrăm hồn thành thựctếđãlàm cho cơng tác muốncậpnhật. ƒCách nhập: Chèn trường % Comp vào các view hiện hành và nhậpgiá trị vào. ƒKhi ta nhậpphầntrăm hồn thành của cơng tác. MP2003 tính tốn thờigianthựcsự cơng tác (Actual duration), và thờigiancịnlại (Remaining duration) của cơng tác dựa theo cơng thức sau: ƒRemaining Duration = Duration - Actual Duration ƒActual Duration = Duration * Percent Complete ƒRemaining Duration = Duration - Actual Duration. TS. LUONG DUC LONG 12
13. b. Update remaining duration ƒNếutanhậnthấymột cơng tác sẽ dùng nhiều hay ít thờigianhơn ước tính ban đầu, ta cĩ thể nhậpvàothờilượng cịn lạicủa cơng tác (Remaining duration) mộtgiátrị khác giá trị mặc định ban đầu. ƒCách nhập: Chèn trường Remaining duration vào các view và nhập giá trị vào. ƒMộtsự tính tốn sẽđượcthựchiệnlạichothờilượng cơng tác và phầntrăm hồn thành (Duration and %Comp)dựa theo cơng thức: ƒDuration = Remaining Duration + Actual Duration ƒ Percent Complete = Actual Duration / Duration TS. LUONG DUC LONG 13
14. c. Update an actual duration ƒ Trong trường Act.Dur (Actual Duration), nhậpthờilượng thựctếđãlàmchocơngtácmuốncậpnhật. ƒ Cách nhập: Chèn trường Remaining duration vào các view và nhậpgiátrị vào. ƒ Khi ta nhậpmộtthờigianthựctếđãlàm(actual duration). MP sẽ tính tốn percentage of completion và remaining duration Cơng thức tính tốn như sau: ƒ Percent Complete = Actual Duration / Duration ƒ Remaining Duration = Duration - Actual Duration. TS. LUONG DUC LONG 14
15. d. Update actual start and finish dates ƒViệcnhậpmột ngày bắt đầuthựctế và kết thúc thựctế cho 1 cơng tác sẽấn định khác biệt ngày bắt đầuvàkếtthúcthựctế với ngày bắt đầukếtthúckế hoạch ban đầu. ƒCách nhập: Chèn trường Actual Start và Actual Finish vào các view và nhậpgiátrị vào. ƒTuy nhiên, tiến độ cơ sở (Baseline Schedule) thì khơng ảnh hưởng bởinhững thay đổi này. Nếumuốnbiếtsự khác biệt, từ View trên thanh menu, ta chọn Table sau đĩchọn Variance. ƒNếutanhậpmột ngày kết thúc thựctế thì MP sẽ tínhtốncơng tác hồn thành 100%. TS. LUONG DUC LONG 15
16. Update actual start and finish dates ƒNếumộtsố cơng tác đã được bắt đầuvàkếtthúcđúng kế hoạch ban đầu, ta cĩ thể cậpnhật nhanh bằng cách chọn lựa các cơng tác này bằng cách giữ CTRL và chọncác cơng tác này. Sau đĩtrênTools menu, chọn Tracking, và chọn Update Project. Tiếptheochọn Update work as complete through và nhập ngày muốncậpnhật, sau đĩ chọn For/ Selected tasks. TS. LUONG DUC LONG 16
17. e. Update actual costs ƒActual Cost biểudiễnchi phíđãphải dùng cho phầnkhối lượng cơng việc đãthựchiện(baogồm chi phí tài nguyên, và các dạng chi phí khác). Microsoft Office Project 2003 tính tốn “Actual costs” như sau: ƒActual Cost = (Actual Work * Standard Rate) + (Actual Overtime Work * Overtime Rate) + Resource Per Use Costs + Task Fixed Cost ƒTa cĩ thể nhậpgiátrị “Actual Cost” hoặc để MP tự tính “Actual Cost”. Để nhập đượcgiátrị “Actual Cost”, trên Tools menu, chọn Options, chọn Calculation, chọn xố Actual costs are always calculated by Microsoft Office Project . ƒCách nhập: Chèn trường “actual cost” vào các view và nhậpgiátrị vào. TS. LUONG DUC LONG 17
18. Các trường hợp cập nhật cơng tác theo thời gian a. Cơng tác đã được làm như kế hoạch b. Cơng tác đang được làm chậm hơn kế hoạch TS. LUONG DUC LONG 18
19. c. Cơng tác làm lâu hơn hoặc nhanh hơn so với kế hoạch d. Cơng tác bắt đầu chậm hơn hoặc sớm hơn so e. Cơng tác kết thúc với kế hoạch chậm hơn hoặc sớm hơn so với kế hoạch TS. LUONG DUC LONG 19
20. Ví dụ kết hợp tình huống: Cơng tác dài 2 ngày. Tại ngày cập nhật sau 2 ngày so với thời điểm bắt đầu kế hoạch, cơng tác thực tế bắt đầu chậm hơn 1 ngày và thời gian cần thiết cịn lại ước lượng phải tăng lên từ 1 ngày thành 2 ngày. Sau đĩta nhập Remaining Duration là 2 ngày => % Complete cơng tác lúc đĩsẽ là 33% (tức là ta đã hồn thành 1 ngày của một cơng tác 3 ngày thay vì của 1 cơng tác 2 ngày) TS. LUONG DUC LONG 20
21. 5. A Case Study Thơng tin dự án: Phạm vi cơng việc bao gồm việc xây dựng một nhà chính, nhà phụ và vườn cảnh xung quanh. TS. LUONG DUC LONG 21
22. A Case Study ƒ1.Cơng việc tịa nhà chính: cĩ thể được chia thành những cơng việc nhỏ theo những đội cơng việc chính: xây dựng, thợ mộc/thợ đường ống và thợ sơn/ thợ điện. oCơng việc xây dựng cĩ thể được phân chia hơn thành: Mĩng, tường và mái. oCơng việc thợ mộc và thợ đường ống bao gồm cửa/cửa số (doors/windows) và xây tủ âm tường (built in cupboards-bic’s). oCơng việc thợ điện và thợ sơn bao gồm những việc hồn thiện. ƒ2. Nhà phụ: bao gồm nhà để xe (garage) và nhà kho (greenhouse). ƒ3.Vườn cảnh: bao gồm vườn cảnh (grounds) và hàng rào (fencing). TS. LUONG DUC LONG 22
23. Predecess Successor Resource ID Task Name Dur ors s (NC) Cost 1 Garage 3 days 12 2 2 9000 2 Greenhouse 2 days 1 11 2 2000 3 Foundations 1 day - 4 3 1000 4 Walls 3 days 3,12 5,6,7 4 12000 5 Roof 5 days 4 8,9 2 10000 6 Doors 3 days 4 9 2 6000 7 Plumbing 2 days 4 10 2 4000 8 Bic's 3 days 5 11 1 6000 9 Electrical 4 days 5,6 11 1 8000 10 Fittings 2 days 7 11 2 4000 11 Painting 2 days 8,9,10,2 6 6000 12 Road 2 days - 1,4,14 3 8000 13 Garden 4 days 14 2 8000 14 Fence 4 days 12 13 2 4000 TS. LUONG DUC LONG 23
24. Kết quả tổng hợp dự án- Chi phí 88000USD Biểu đồ phân bố nhân lực TS. LUONG DUC LONG 24
25. Biểu đồ phân bố chi phí dự án theo ngày Biểu đồ Gantt – Thời gian hồn thành 16d TS. LUONG DUC LONG 25
26. House 1.0.0 8000 Outbuilding Main house Grounds 1.1.0 1.2.0 1.3.0 $11000 $57000 $20000 Garage Greenhouse Civil Capenter Electrician Land Fence 1.1.1 1.1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.3.1 1.3.2 $11000 $2000 $23000 $16000 $18000 $16000 $4000 Foundation Doors Wirings Roads 1.2.1.1 1.2.2.1 1.2.3.1 1.3.1.1 Cơng tác $1000 $6000 $8000 $8000 trong Walls Plumbing Fittings Garden CPM 1.2.1.2 1.2.2.2 1.2.3.2 1.3.1.2 $12000 $4000 $4000 $8000 Foundation Bic’s Paintingv 1.2.1.3 1.2.2.3 1.2.3.3 $10000 $6000 $6000 TS. LUONG DUC LONG 26
27. Sau 8 đơn vị thời gian (ngày) làm việc, ta cĩ thơng tin thực tế dự án như sau: Act ID Act Costs Act Start Act Finish % Remaining complete Duration 1 11000 3 May 6 May 100% - 2 2000 7 may 8 May 100% - 3 2000 1 May 2 May 100% - 4 11500 4 May 6 May 100% - 5 7000 7 May (crash) 50% 2 6 4000 7 May - 66.6% - 7 2500 8 May - 50% - 8 0 - - - - 9 0 - - - - 10 1500 8 May - 50% - 11 0 - - - - 12 7000 2 May 3 May 100% - 13 3000 8 May - 25% - 14 3500 4 May 7 May 100% - TS. LUONG DUC LONG 27
28. Cập nhật thơng tin thực tế dự án (Updating actual information) Chọn View/ Gantt chart/ Table Tracking ta cập nhật thơng tin thực tế như sau: TS. LUONG DUC LONG 28
29. EAC cho cơng tác tổng hợp trong MP2007. MP 2007 dùng cơng thức để tính EAC cho cơng tác tổng hợp như sau: EAC=ACWP+ (BAC-BCWP)*ACWP/BCWP = $97,000.00 =55000+(88000-51000)*55000/51000 TS. LUONG DUC LONG 29
30. Đánh giá tình hình tổng thể của dự án TS. LUONG DUC LONG 30
31. Đánh giá tình hình tổng thể của dự án (tt) TS. LUONG DUC LONG 31