Bài giảng Vấn đề giao tiếp trong nội bộ - Mối quan hệ cấp dưới-cấp trên trong doanh nghiệp

Nội dung text: Bài giảng Vấn đề giao tiếp trong nội bộ - Mối quan hệ cấp dưới-cấp trên trong doanh nghiệp

1. MỐI QUAN HỆ CẤP DƯỚI – CẤP TRÊN TRONG DOANH NGHIỆP
2. 4.3. MỐI QUAN HỆ GIỮA CẤP DƯỚI VỚI CẤP TRÊN Quan niệm về mối quan hệ của cấp dưới đối với cấp trên phụ thuộc vào nhiều yếu tố: •Quốc tịch của doanh nghiệp (Việt Nam, Anh, Mỹ, Nhật ) •Loại hình doanh nghiệp (như DN Nhà nước, nước ngoài, liên doanh, dân doanh ) • Cá nhân người lãnh đạo cấp cao (là chủ sở hữu hay chỉ là người được bổ nhiệm, cử, thuê điều hành, quản lý). (Tình huống “nhạy cảm” hai chiều khi TGĐ là người ký hợp đồng với Hội đồng quản trị trong khi Giám đốc của một bộ phận lại là ngưòi liên quan của HĐQT). 2
3. 4.3.1 NHỮNG ĐIỀU CẤP DƯỚI NÊN THỰC HIỆN 3
4. Biết cách thể hiện vai trò của mình với cấp trên •Thể hiện tinh thần trách nhiệm, ý thức hoàn thành tốt các nhiệm vụ. •Khi mới vào làm việc, nên chịu khó tìm hiểu về nơi làm việc, như các mối quan hệ công việc, các tuyến báo cáo, phối hợp, vai trò của các chức danh liên quan. •Mặc dù giờ làm việc giới hạn, nhân viên mới nên dành thêm thời gian (ngoài giờ) đọc về DN, về bộ phận mình. Nếu không ảnh hưởng đến chi phí điện, điều hoà phát sinh hay trách nhiệm gia đình , nên dành thêm chút thời gian ở lại làm sau giờ cùng các đồng nghiệp “cao niên” hay cấp trên, vì khi mới vào làm, hiệu quả công việc còn chưa cao và phải học hỏi nhiều 4
5. Biết cách thể hiện vai trò của mình với cấp trên(tiếp) •Khi gặp khó khăn hay chưa rõ, như về phương tiện làm việc, phương pháp làm việc, lối tiếp cận, hiện trạng, tập quán trong quá khứ , nên chủ động hỏi ý kiến cấp trên. • Nên tìm hiểu mức độ mong đợi của cấp trên trong hoàn thành các nhiệm vụ được giao. Ví dụ, việc gửi đi một bức thư có thể bao gồm cả việc xác minh rằng đối tác đã nhận được bức thư đó, chứ không đơn thuần là chỉ nhận lại tờ biên nhận của lễ tân hay bảo vệ bên phía đối tác. •Với cấp trên quan tâm đến xây dựng năng lực cho cấp dưới, khi giao việc có thể rất ngắn gọn. Khi đócấp dưới nên tìm hiểu xem trước đây việc này được làm như thế nào, hồ sơ tài liệu lưu trữ ở đâu, để khai thác những gì đã có. 5
6. Biết cách thể hiện vai trò của mình với cấp trên(tiếp) • Phát huy các điểm mạnh của bản thân, như các mối quan hệ công việc cũ, quan hệ với các cơ quan chức năng, quan hệ mạng lưới trong quá khứ và tính hữu ích của chúng đối với công việc mới (Thể hiện các “giá trị gia tăng” của bản thân). •Khi cấp trên cần sự hỗ trợ thêm, như làm việc ngoài giờ, hay có các công việc mới từ trước đến nay chưa có ai làm, nếu nằm trong khả năng của bản thân, cấp dưới nên xung phong đảm nhận. •Làm hết sức mình hỗ trợ cấp trên trong việc thực hiện các nhiệm vụ bất thường hay đặc biệt quan trọng mà cấp trên được giao phó. 6
7. Tôn trọng và cư xử đúng mực với cấp trên •Khi được giao các nhiệm vụ bất thường, có thể ngoài phạm vi Mô tả công việc, nên nhiệt tình thực hiện; nếu cần, nên khéo léo hỏi (tìm hiểu) lý do tại sao mình được giao nhiệm vụ này (Tránh các biểu hiện vô tình, có thể bị đánh giálàsự thờ ơ hay thoái thác, không nhiệt tình ) •Tôn trọng cấp trên song tránh các hình thức xu nịnh •Nếu được cấp trên đặc biệt tín nhiệm (và đôi khi ưu ái), không nên “lạm dụng”, đặc biệt trước mặt các đồng nghiệp khác để “thể hiện” mình. 7
8. Làm tốt công việc của mình • Nghiêm túc thực hiện các trách nhiệm trong Mô tả chức danh hay Mô tả công việc. •Chủ động quản lý công việc của bản thân (từ lập kế hoạch đến thực hiện và tự giám sát). Cấp trên chỉ có vai trò định hướng, điều phối, tư vấn •Chủ động đề xuất việc cập nhật Mô tả công việc, nếu có những thay đổi đáng kể về phạm vi và cấp độ. 8
9. Làm tốt công việc của mình (tiếp) • Nên chủ động đặt ra các mục tiêu phát triển sự nghịêp cá nhân, để cấp trên biết và hậu thuẫn, tạo điều kiện, nếu DN chưa đưa vào áp dụng như một quy trình nội bộ. • Nên cố gắng để trở thành một ”chuyên gia” trong một lĩnh vực nào đó, dù là lĩnh vực hẹp, tại nơi làm việc. (Ví dụ: kỹ năng xử lý ảnh, thay đổi kích thước ảnh thẻ thành ảnh có kích thước nhỏ hơn, phù hợp cho việc chèn vào CV hay đăng hình đại diện trên một Diễn đàn nào đó). •Thường xuyên hỗ trợ, giúp đỡ các đồng nghiệp và cả cấp trên trong lĩnh vực hẹp này. Đây cũng là một ”tip” để nâng cao uy tín cá nhân và dành được sự mến mộ của mọi người. 9
10. Học cách quản lý từ dưới lên (Upward Management) •Cần hiểu rằng cấp trên không phải là “siêu nhân”, cũng có các mặt hạn chế. •Theo khả năng và phạm vi trách nhiệm, hỗ trợ cấp trên hoàn thành công việc. •Cóthể chủ động nêu các đề xuất hướng tới hoàn thiện công việc, tổ chức với cấp trên, song không nên đưa ra quá nhiều cùng một lúc. 10
11. Cố gắng hòa hợp trong công việc cùng với cấp trên • Nên nhớ rằng cấp trên cũng luôn cố gắng để hoàn thành nhiệm vụ được giao phó, song phong cách làm việc của cấp trên không nhất thiết phải làm vừa lòng mình (cấp dưới). Cấp dưới nên tìm những điểm mạnh trong phong cách quản lý của cấp trên để thừa nhận, tôn trọng và học tập. • Trong những trường hợp nhất định, nên đề xuất với cấp trên 2-3 phương án, cùng với các mặt tích cực và các mặt hạn chế của từng phương án. Khi cấp trên chọn phương án không phải phương án mà mình mong đợi hơn, hãy bằng lòng với quyết định của cấp trên. Cấp quản lý bao giờ cũng có những lý do để ra quyết định 11
12. 4.3.2 NHỮNG ĐIỀU CẦN TRÁNH ĐỐI VỚI CẤP DƯỚI •Không tuân thủ quy định của tổ chức. Nếu thấy có những bất hợp lý thì nên đề xuất thay đổi. •Giải quyết mâu thuẫn cá nhân trong giờ làm việc. •Sử dụng điện thoại (di động hay điện thoại bàn) quá nhiều trong giờ làm việc vào việc riêng. Nếu cần, nên giải quyết nhanh gọn; tập cách “cắt” những cú gọi đến của bạn bè vì lý do “chít chát”. •Lạm dụng việc nghỉốm. 12
13. 4.3.2 NHỮNG ĐIỀU CẦN TRÁNH ĐỐI VỚI CẤP DƯỚI (tiếp) •Không để ý đến cách ăn mặc, ngoại hình, vệ sinh cá nhân • Luôn miệng kêu ca phàn nàn: tạo ra cho bản thân hình ảnh không hay. Nếu là vì các yếu tố liên quan đến tổ chức, hãy chuẩn bị và góp ý kiến chính thức tại các dịp thích hợp (các cuộc họp, các buổi đánh giá công việc ). •Tuyệt đối tránh không nên ”nói xấu” cấp trên sau lưng, ngay cả khi tâm giao với những người bạn thân thiết nhất. Ai ai cũng có những điểm đặc thù, phong cách riêng. 13