Bảo quản tài liệu

Nội dung text: Bảo quản tài liệu

1. BẢO QUẢN TÀI LIỆU
2. I. KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA, NỘI DUNG CỦA C/TÁC BẢO QUẢN TLLT • Khái niệm Bảo quản TLLT là sử dụng một hệ thống các biện pháp KH-KT nhằm tạo ta các đ/kiện tốt nhất để bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ cho TL, nhằm phục vụ được tốt các y/cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
3. 2. Ý nghĩa • C/tác bảo quản TLLT có ý nghĩa rất quan trọng. Muốn gìn giữ TL lâu dài, vĩnh viễn để phục vụ mục đích phát triển xã hội thì cần có những biện pháp bảo quản an toàn TL khỏi sự phá hoại do tự nhiên hoặc do con người gây ra. • góp phần nâng cao nhận thức của người dân về ý nghĩa và tầm quan trọng của TLLT
4. 3. Nội dung bảo quản tài liệu • bao gồm xây dựng, cải tạo kho LT, xử lý kỹ thuật bảo quản; tổ chức TL trong kho; phục chế, tu sửa và làm phông bảo hiểm đối với những TL đã bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng • đề ra và thực hiện đúng các chế độ quy định, sử dụng các biện pháp KHKT nhằm ngăn chặn tác động của các nhân tố phá hoại TLLT, kể cả việc phòng kẻ địch phá hoại, lấy cắp TL • để hạn chế đến mức tối đa quá trình lão hoá tự nhiên của TL, kéo dài tuổi thọ của TL
5. II. CÁC NGUYÊN NHÂN GÂY HƯ HẠI TL 1. Vật liệu cấu thành tài liệu lưu trữ Giấy Mực 2. Điều kiện tự nhiên Nhiệt độ không khí Độ ẩm Ánh sáng Bụi Côn trùng và các loài gặm nhấm
6. 3. Điều kiện bảo quản và sử dụng TL - tài liệu sẽ bị phá huỷ bởi chính các chất cấu thành - điều kiện bảo quản TL và chế độ khai thác, sử dụng TL cũng là những nguyên nhân góp phần vào việc gây hư hại TL.
7. III. NHỮNG YÊU CẦU VỀ KHO TÀNG, TRANG THIẾT BỊ BẢO QUẢN TL 1. Yêu cầu về kho tàng Về địa điểm Về kỹ thuật xây dựng 2. Yêu cầu về trang thiết bị để bảo quản TLLT Giá Tủ Hộp, bìa, cặp đựng tài liệu Các trang thiết bị khác để bảo quản TLLT
8. 3.Các biện pháp kỹ thuật bảo quản TLLT • Nhiệt độ trong kho luôn được duy trì ở nhiệt độ từ 180C đến 220C a) Biện pháp phòng chống ẩm - Các phương pháp chống ẩm trong kho LT: + Thông gió: + Dùng chất hút ẩm + Bao gói cách ly độ ẩm
9. b) Biện pháp chống nấm mốc - Khái niệm về nấm mốc - Biện pháp phòng chống nấm mốc c) Biện pháp phòng chống côn trùng - Các loại côn trùng phá hoại tài liệu d) Phòng chống chuột đ) Phòng chống cháy
10. IV. CÁC PHƯƠNG PHÁP BẢO QUẢN TL 1. Phương án sắp xếp TL trong kho LT a) Sắp xếp TL theo HS b) Sắp xếp TL lên giá c) Sắp xếp giá trong kho d) Bảng chỉ dẫn nơi để TL
11. 2. Chế độ bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ + Quy chế kiểm tra định kỳ, đột xuất về chất lượng, số lượng của TLLT; + Quy chế vệ sinh + Quy chế phòng cháy, chữa cháy + Nội quy ra vào kho
12. 3. Chế độ sử dụng tài liệu - quy định về chế độ quản lý TL về chế độ xuất nhập TL, - nội quy ở phòng đọc, - quy định đưa ra trưng bày ở triển lãm. - Đặc biệt đối với các TL quý, hiếm thì các chế độ quản lý càng phải chặt chẽ.
13. V. TU BỔ, PHỤC CHẾ TÀI LIỆU 1. Khái niệm, ý nghĩa và nguyên tắc tu bổ, phục chế TL 1.1 Khái niệm - Tu bổ TL là việc thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ của TLLT đang có nguy cơ bị hư hỏng để phục vụ công tác khai thác và sử dụng TL. - Phục chế TL là việc thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm phục hồi lại những TL đã bị hư hỏng do tác động của các yếu tố tự nhiên và con người phục vụ cho c/tác khai thác và sử dụng TL.
14. 1.2 Ý nghĩa Tu bổ và phục chế TL có ý nghĩa quan trọng trong việc kéo dài tuổi thọ của những TL có nguy cơ hư hỏng, đặc biệt trong c/tác bảo quản TL ở một nước nhiệt đới gió mùa như nước ta.
15. 1.3 Yêu cầu • cần thực hiện một cách chính xác, cẩn thận và làm đúng các thao tác kỹ thuật nghiệp vụ. Bởi lẽ, những TL được mang ra tu bổ, phục chế chủ yếu là những TL mỏng, mủn và rất dễ bị rách nát do quá trình vận chuyển hoặc do các thao tác kỹ thuật tác động vào nó. • Tu bổ, phục chế cần được thực hiện kịp thời đối với các TL ở trong kho LT, tránh trường hợp để lâu, các TL bị hư hỏng sẽ làm ảnh hưởng đến những TL để gần nó.
16. Nguyên tắc • Tu bổ và phục chế TL cần tuân theo hai ng/tắc cơ bản sau: - Không làm sai lệch nội dung và hình thức so với nguyên trạng ban đầu của TL. Bản thân TL thường tự nó mang những dấu ấn của thời kỳ lịch sử sản sinh ra nó. - Đảm bảo tính chính xác của TL được tu bổ. Trong tu bổ và phục chế đôi khi phải dùng những hình thức lập luận và suy đoán những từ, câu đã bị mờ, ố qua thời gian.
17. 2. Quy trình tu bổ tài liệu 2.1 Kiểm tra lựa chọn tài liệu 2.2 Giao nhận tài liệu 2.3 Khi kiểm tra xác định thực trạng ban đầu của TL và quyết định biện pháp tu bổ 2.4 Tháo gỡ ghim, kẹp, chỉ khâu tài liệu 2.5 Bóc tài liệu dính bết 2.6 Làm phẳng tài liệu
18. 2.7 Tẩy các vết ố bẩn trên tài liệu 2.8 Khử nấm mốc 2.9 Khử axít 2.10 Vệ sinh tài liệu 2.11 Tu bổ tài liệu 2.12 Kiểm tra nghiệm thu 2.13 Bàn giao, vận chuyển và sắp xếp TL vào kho