Các hệ thống quản lý môi trường ISO 14001

Nội dung text: Các hệ thống quản lý môi trường ISO 14001

1. Ban th− ký Uỷ hội sông Mê Công Ch−ơng trình đào tạo môi tr−ờng các hệ thống quản l ý môi tr−ờng iso 14001 Phnom Penh 10/2001
2. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 Mục lục bài 1. Giới thiệu các hệ thống quản lý môi tr−ờng 4 Hệ thống quản lý môi tr−ờng là gì? 4 ISO - Tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế 4 Nhóm tiêu chuẩn ISO 14000 6 Lợi ích và chi phí khi thực hiện ISO 14001 EMS 7 Tóm tắt những điểm cơ bản 9 bài 2 . các yêu cầu chung của ISO 14001 10 Cơ cấu ISO 14001 10 ISO 14001 – tóm tắt những nội dung cơ bản 11 Thực hiện đánh giá ban đầu một EMS 12 Một số điểm quan trọng của ISO 14001 13 Tóm tắt các điểm cơ bản 14 Bài 3 - 4.2 chính sách môi tr−ờng 15 Mục đích và những đặc tr−ng cơ bản của một chính sách môi tr−ờng 15 Giải thích chính sách môi tr−ờng ISO 14001 15 Tóm tắt các điểm cơ bản 18 bài 4 - 4.3.1 các khía cạnh môi tr−ờng 19 Định nghĩa của ISO 14001 về các khía cạnh và tác động môi tr−ờng 19 Xác định các khía cạnh và các tác động đến môi tr−ờng 19 Tại sao phải xác định các khía cạnh môi tr−ờng 20 Giải thích các thuật ngữ trong ISO 14001 20 Đánh giá rủi ro hoặc mức độ tác động 22 Tóm tắt các điểm cơ bản 23 bài 5 - 4.3.2 các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác 24 Tại sao các yêu cầu pháp lý lại quan trọng 24 Các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác bao gồm những gì 24 Theo dõi và duy trì nhận thức về các yêu cầu pháp lý 25 Tóm tắt các điểm cơ bản 25 bài 6 - 4.3.3 Các mục tiêu và chỉ tiêu môi tr−ờng 27 Định nghĩa các mục tiêu và chỉ tiêu môi tr−ờng 27 Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 1
3. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 Các thủ tục để thiết lập các mục tiêu và chỉ tiêu môi tr−ờng 29 Các chú ý khác về mục tiêu và chỉ tiêu 31 Tóm tắt các điểm cơ bản 31 bài 7 - 4.3.4 ch−ơng trình quản lý môi tr−ờng 32 Định nghĩa ch−ơng trình quản lý môi tr−ờng 32 Thực hiện một ch−ơng trình quản lý môi tr−ờng (EMP) 32 Lập kế hoạch ISO 14001 – một bức tranh tổng thể 33 Tóm tắt các điểm cơ bản 34 bài 8 - 4.4.1 cơ cấu tổ chức và trách nhiệm 35 Cơ cấu tổ chức và trách nhiệm 35 Giải thích mục 4.4.1 của ISO 14001 35 Các nguồn lực 36 Tóm tắt các điểm cơ bản 38 bài 9 - 4.4.2 đào tạo, nhận thức và năng lực 39 Mục đích và ích lợi của công tác đào tạo hiệu quả 39 Đào tạo, nhận thức và năng lực 41 Đào tạo ISO 14001 - điểm cốt yếu 42 Tóm tắt các điểm cơ bản 44 Bài 10. 4.4.3 phổ biến 45 Bản chất và mục đích của công tác phổ biến 45 Các yêu cầu ISO 14001 đối với công tác phổ biến bên trong và bên ngoài tổ chức .45 Tóm tắt các điểm cơ bản 49 bài 11 - 4.4.4 t− liệu hoá 50 Tóm tắt ISO 14001 4.4.4 50 Tóm tắt các điểm cơ bản 52 bài 12 - 4.4.5 kiểm soát tài liệu 53 Định nghĩa t− liệu hoá 53 Các chi tiết của việc kiểm soát tài liệu 54 Tóm tắt các điểm cơ bản 56 Bài 13 - 4.4.6 KIểM SOáT HOạT Đông 57 Định nghĩa kiểm soát hoạt động 57 Các yêu cầu của ISO 14001 về kiểm soát hoạt động 57 Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 2
4. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 Tóm tắt cơ bản về các thủ tục đ−ợc t− liệu hoá 58 Tóm tắt các điểm cơ bản 60 bài 14 - 4.4.7 chuẩn bị và đối phó với các tình huống khẩn cấp 61 Tầm quan trọng của công tác ngăn ngừa 61 Xác định các tình huống khẩn cấp tiềm ẩn 61 Kế hoạch đối phó với tình huống khẩn cấp 63 Tóm tắt các điểm cơ bản 64 bài 15 - 4.5.1 quan trắc và đo đạc 65 Mục đích của quan trắc và đo đạc 65 Nên quan trắc và/hoặc đo đạc những gì 65 Tóm tắt các điểm cơ bản 67 bài 16 - 4.5.2 sự không tuân thủ, hoạt động hiệu chỉnh và ngăn ngừa 68 Thế nào là không tuân thủ? 68 Thế nào là các hoạt động hiệu chỉnh và ngăn ngừa? 69 Ph−ơng pháp thực hiện hành động hiệu chỉnh và ngăn ngừa 70 Quan điểm của cơ quan có chức năng đối với việc không tuân thủ 70 Vài suy nghĩ cuối cùng đối với hành động không tuân thủ 71 Tóm tắt các điểm cơ bản 71 bài 17 - 4.5.3 hồ sơ 72 Mục đích của hồ sơ EMS 72 Tóm tắt các điểm cơ bản 74 bài 18 - 4.5.4 kiểm toán 75 Kiểm toán môi tr−ờng là gì? 75 Tóm tắt các điểm cơ bản 78 bài 19 - 4.6 rà soát công tác quản lý 79 Mục đích của rà soát công tác quản lý 79 Tóm tắt các điểm cơ bản 80 tài liệu tham khảo 82 Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 3
5. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 bài 1. Giới thiệu các hệ thống quản lý môi tr−ờng Hệ thống quản lý môi tr−ờng là gì? Mô tả (không chính thức) Một hệ thống quản lý môi tr−ờng (EMS) giống Định nghĩa chính thức chuẩn nh− hộp công cụ với một tập hợp hoàn chỉnh nhiều mực ISO 14001 dạng công cụ và ph−ơng tiện mà các tổ chức cần dùng để xây dựng và duy trì các chính sách và thủ Là một phần của hệ thống tục để quản lý hiệu quả và toàn diện các vấn đề quản lý bao gồm cơ cấu tổ môi tr−ờng. Các ví dụ về các loại công cụ để xây chức, quy trình lập kế hoạch, dựng và hỗ trợ một hệ thống quản lý môi tr−ờng trách nhiệm, các hoạt động, bao gồm: các thủ tục, quá trình và nguồn lực cho sự phát triển, thực hiện, ƒ Kiến thức và nhận thức về các vấn đề môi xem xét, duy trì và hoàn thiện tr−ờng, và các kế hoạch để giải quyết các chính sách môi tr−ờng. chúng; ƒ Các cán bộ đ−ợc đào tạo và có năng lực ở mọi cấp trong một tổ chức phải có vai trò và đ−ợc phân trách nhiệm rõ ràng để giải quyết các vấn đề môi tr−ờng; ƒ Phải có các thủ tục vận hành, phổ biến, báo cáo và ghi chép một cách nhất quán cho tất cả các hoạt động có tiềm năng gây tác động tới môi tr−ờng. Các thủ tục này phải đ−ợc thiết kế sao cho loại bỏ đ−ợc hoặc ít nhất là giảm thiểu các tác động đến môi tr−ờng; ƒ Theo dõi và ghi chép th−ờng xuyên công việc của các cá nhân, các phòng ban và các tác nghiệp; ƒ Phản ứng kịp thời và đúng đắn đối với các vấn đề môi tr−ờng, cần có những hoạt động sửa chữa kịp thời và tập trung vào những giải pháp tiếp theo để ngăn chặn sự tái diễn của các bất trắc này; ƒ Phổ biến (hai chiều) các thông tin cần thiết về các hoạt động và các vấn đề môi tr−ờng cả theo chiều sâu lẫn chiều rộng trong một tổ chức, và giữa tổ chức với ‘các bên liên quan’ khác. ISO - Tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế ISO đ−ợc thành lập năm 1947, trụ sở chính tại Geneva, Thuỵ sĩ. ISO hiện nay có 136 n−ớc thành viên, đại diện của mỗi n−ớc là một cơ quan Tiêu chuẩn Quốc gia, trong đó có 91 n−ớc là thành viên chính thức, 34 n−ớc là quan sát viên và 11 n−ớc là các thành viên không chính thức. Thái Lan (Viện Tiêu Chuẩn Công nghiệp Thái lan _ TISI) và Việt nam (Cục Tiêu chuẩn và Đo l−ờng chất l−ợng Việt Nam _ TCVN) là các thành viên chính thức của ISO. Campuchia (Cục Tiêu Chuẩn Công nghiệp _ ISC) là thành Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 4
6. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 viên không chính thức, có quyền cho phép các đại diện của mình tiếp nhận thông tin về dự thảo các tiêu chuẩn nh−ng không đ−ợc bỏ phiếu thông qua các tiêu chuẩn đó. Lào vẫn ch−a có đại diện trong ISO. Mục tiêu của ISO là thúc đẩy sự thống nhất và tiêu chuẩn hoá các tiêu chuẩn thiết kế và thực hiện trên toàn thế giới, với mục đích là cải thiện độ an toàn của việc ứng dụng các sản phẩm, và hỗ trợ cho sự trao đổi hàng hoá, dịch vụ giữa các quốc gia. Vì ISO mang tính đa quốc gia, nên tổ chức này cũng nỗ lực tăng c−ờng sự hợp tác trong các lĩnh vực tri thức, khoa học, kỹ thuật và kinh tế. ISO hoạt động thông qua gần 3.000 hội đồng kỹ thuật và các nhóm công tác với mục đích phát triển các chuẩn mực trong các lĩnh vực nh− sức khoẻ; an toàn; môi tr−ờng; chất l−ợng; công nghệ kỹ thuật và vật liệu; viễn thông; xây dựng; giao thông đ−ờng bộ, đ−ờng sắt, đ−ờng không và đ−ờng thuỷ. Riêng chuẩn mực về điện và kỹ thuật điện đ−ợc phát triển bởi IEC (Uỷ ban Kỹ thuật điện quốc tế). Mỗi một tiêu chuẩn ISO đ−ợc xây dựng bởi một uỷ ban gồm các chuyên gia từ các quốc gia thành viên ISO, và đ−ợc chuyển tới tất cả các thành viên ISO thông qua một chuỗi các dự thảo để lấy ý kiến góp ý. Khi đạt đ−ợc sự nhất trí tiêu chuẩn đó mới đ−ợc ban hành. Quá trình này mất khoảng vài năm. ISO không phải là chữ viết tắt của Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế, mà xuất phát từ tiếng Hylạp, ‘isos’ có nghĩa là đồng nhất (nh− trong các từ isobar - đẳng áp, isotherm - đẳng nhiệt, isosceles - tam giác cân, isotope - chất đồng vị, isometric - cùng khích th−ớc, isomer - chất đồng phân). Tổ chức ISO đ−ợc thành lập với mục đích là xây dựng các tiêu chuẩn hay việc áp dụng một cách nhất quán và bình đẳng các thủ tục. Sử dụng từ ‘ISO’ để tránh khả năng xuất hiện nhiều cách viết tắt khác nhau tên của tổ chức này khi dịch sang những ngôn ngữ khác nhau. Các tiêu chuẩn ISO ISO đã ban hành hơn 13.000 tiêu chuẩn tính đến cuối năm 2000. Hầu hết các tiêu chuẩn này áp dụng cho ngành sản xuất công nghiệp, dịch vụ, hay đo l−ờng. Một số các chuẩn mực đ−ợc biết đến liên quan tới: ƒ Tốc độ phim chụp (nh− ISO 100, 200, 400); ƒ Độ dầy và kích th−ớc thống nhất của thẻ điện thoại và thẻ tín dụng; ƒ Kích th−ớc và mẫu mã của công-ten-nơ chở hàng trên biển, đ−ờng sắt và đ−ờng bộ; ƒ Thiết kế xoáy trôn ốc tiêu chuẩn của đinh vít và bu lông có thể sử dụng trên toàn thế giới; ƒ Cỡ giấy tiêu chuẩn sử dụng trong văn phòng (ví dụ cỡ A4, cỡ leter, cỡ legal); ƒ Có số ISBN bên trong bìa tr−ớc của mỗi cuốn sách để mô tả cuốn sách theo chủ đề và từ khoá nhất định; đây là một quy định của ISO; ƒ Nhiều thủ tục lấy mẫu và phân tích môi tr−ờng. Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 5
7. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 Định nghĩa tiêu Chuẩn ISO Là thoả thuận đ−ợc chấp nhận bao gồm các tiêu chuẩn về kỹ thuật hoặc các tiêu chuẩn cụ thể khác đ−ợc áp dụng thống nhất nh− các quy định, h−ớng dẫn, hay định nghĩa cho các đặc tính để đảm bảo các vật liệu, sản phẩm, quy trình và dịch vụ đ−ợc thiết kế phù hợp với mục đích sử dụng của chúng. Hai nhóm Tiêu chuẩn ISO ban hành gần đây thể hiện sự khác biệt với các trọng tâm và thể thức của ISO truyền thống. Nhóm tiêu chuẩn ISO 9000 về Hệ thống Chất l−ợng đ−ợc ban hành vào năm 1987, và đ−ợc sửa đổi năm 1994 và 2000. Nhóm tiêu chuẩn Hệ thống Quản lý Môi tr−ờng ISO 14000 lần đầu tiên đ−ợc công bố năm 1996 và đ−ợc xem xét lại năm 2001. Cả hai nhóm tiêu chuẩn này có thể áp dụng cho tất cả các loại hình tổ chức, và chỉ rõ các yêu cầu cho khung hệ thống quản lý. Ng−ợc lại với các Tiêu chuẩn ISO truyền thống, cả hai nhóm tiêu chuẩn ISO 9000 và ISO 14000 không đ−a ra các tiêu chuẩn d−ới dạng con số cụ thể và định tính. Nhóm tiêu chuẩn ISO 14000 Có xấp xỉ 20 Tiêu chuẩn đ−ợc công bố chính thức hoặc d−ới dạng bản thảo trong nhóm tiêu chuẩn ISO14000. Bảng sau tóm tắt những đề mục cơ bản. ISO 14001 Hệ thống Quản lý Môi tr−ờng– Mô tả h−ớng dẫn sử dụng ISO 14004 Hệ thống Quản lý Môi tr−ờng – H−ớng dẫn chung về nguyên tắc, hệ thống và các kỹ thuật hỗ trợ. ISO 14010 H−ớng dẫn Kiểm toán Môi tr−ờng –Các nguyên tắc Chung ISO 14011 H−ớng dẫn Kiểm toán Môi tr−ờng –Các thủ tục kiểm toán - Kiểm toán Hệ thống Quản lý Môi tr−ờng ISO 14012 H−ớng dẫn Kiểm toán Môi tr−ờng – Tiêu chuẩn năng lực đối với các kiểm toán viên môi tr−ờng ISO 14020 – 14025 Nhãn mác và phát minh môi tr−ờng ISO 14031 Đánh giá hoạt động môi tr−ờng ISO 14040 – 14048 Đánh giá vòng đời ISO 14050 Từ vựng quản lý môi tr−ờng ISO 14061 Thông tin h−ớng dẫn các Tổ chức Lâm nghiệp sử dụng Tiêu chuẩn Hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 và ISO 14004 ISO Guide 64 H−ớng dẫn áp dụng các Tiêu chuẩn để đ−a các khía cạnh môi tr−ờng vào sản phẩm Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 6
8. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 Tiêu chuẩn Hệ thống Quản lý Môi tr−ờng ISO 14001 ISO 14001 là tiêu chuẩn duy nhất trong chuỗi ISO 14000 mà một công ty có thể đ−ợc ‘đăng ký’ (nghĩa là đ−ợc Công nhận) sau khi đ−ợc kiểm toán bởi một cơ quan độc lập và có uy tín. Cơ quan Chứng nhận phải đ−ợc uỷ nhiệm bởi cơ quan Tiêu chuẩn quốc gia của n−ớc đó. Tổ chức Diễn đàn Chứng nhận Quốc tế (IAF) luôn nỗ lực duy trì và tăng c−ờng sự thận trọng khi cấp các chứng nhận đăng ký ISO nhằm duy trì giá trị và danh tiếng của các chứng nhận này. Tính đến đầu năm 2001, gần 23.000 tổ chức đã đ−ợc công nhận đăng ký tiêu chuẩn ISO 14001 trên phạm vi toàn thế giới. Một số nhầm lẫn phổ biến về ISO 14001 ‘Bản chứng nhận ISO 14001’ đ−ợc cấp cho một tổ chức là một quan niệm sai lầm th−ờng thấy. Trên thực tế, ISO không cấp giấy chứng nhận. Thay vào đó, hệ thống quản lý môi tr−ờng của một tổ chức đ−ợc đánh giá trên cơ sở so sánh với các yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO 14001 và nếu thoả mãn các tiêu chuẩn này, tổ chức đó có thể là ‘đ−ợc chấp nhận/đ−ợc đăng ký tham gia Tiêu chuẩn ISO’. Thật không đúng nếu một công ty tuyên bố họ ‘đ−ợc ISO chứng nhận’. Sự đăng ký ISO 14001 không phải là một giấy chứng nhận đ−ợc ISO thông qua, và không ngụ ý rằng một sản phẩm hay dịch vụ đảm bảo về mặt môi tr−ờng, mặc dù rõ ràng đó là một trong các mục đích của việc thực hiện ISO 14001 EMS. ISO 14001 không phải là một Tiêu chuẩn mang tính pháp lý, nó là sự tham gia tự nguyện, mặc dù một số chính phủ có xu h−ớng kết hợp việc tuân thủ các Tiêu chuẩn ISO trong khung pháp lý. Các nội dung của Tiêu chuẩn ISO 14001 này không mô tả yêu cầu của quy trình thực hiện hay định rõ mức thải tối đa cho phép. Thực hiện Tiêu chuẩn này là để bổ sung và cải thiện ph−ơng pháp ‘điều khiển và kiểm soát’ mang tính mệnh lệnh theo kiểu truyền thống đối với việc tuân thủ nguyên tắc của môi tr−ờng bằng cách đ−a ra một ph−ơng pháp hệ thống h−ớng dẫn ng−ời thực hiện tự đ−a ra các mục tiêu và tự kiểm soát các b−ớc tiến triển để đạt đ−ợc những mục tiêu đó. Tất cả những mục tiêu đ−ợc cải thiện này ít nhất phải đáp ứng, hoặc là phải tốt hơn các Tiêu chuẩn hiện tại đ−ợc luật pháp n−ớc sở tại công nhận. Tuy nhiên, một chứng nhận ISO 14001 cấp cho một tổ chức không đảm bảo rằng tổ chức đó luôn tuân theo tất cả luật và quy định về môi tr−ờng, bởi vì đôi lúc việc xảy ra bất trắc và tình trạng khẩn cấp là không thể tránh khỏi. Lợi ích và chi phí khi thực hiện ISO 14001 EMS Lợi ích về hoạt động Theo lệ th−ờng giám đốc và các thành viên ban lãnh đạo của một công ty coi việc tuân thủ nguyên tắc bảo vệ môi tr−ờng nh− là một chi phí hoạt động, và không xem đó là một cơ hội để cải thiện hoạt động. Tuy nhiên, những công ty có tầm nhìn xa sẽ làm nhiều hơn là chỉ cố gắng thoát khỏi những rắc rối với thanh tra viên của Chính phủ, bởi vì thái độ này là tiêu cực, không sinh lợi và luôn căng thẳng. Một công ty tiên tiến nhận thấy rằng thực hiện một Hệ thống Quản lý Môi tr−ờng đáp ứng quy định của ISO Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 7
9. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 14001 giúp họ ‘luôn luôn đi tr−ớc’, và bằng cách đó sẽ tiết kiệm đ−ợc thời gian và công sức. Hoạt động thực tiễn luôn tuân thủ yêu cầu của ISO 14001 hỗ trợ cho công ty duy trì những tiêu chuẩn hoạt động cao, giảm những tai nạn và sự cố có thể xảy ra, và thể hiện ‘sự tích cực liên tục’ hay mối quan tâm thích đáng. Các nhà kiểm soát của Chính phủ và các quan toà nhận ra những nỗ lực đó và sẽ thông cảm nếu thỉnh thoảng có xảy ra những chệch h−ớng khỏi các hoạt động chuẩn mực. ISO 14001 EMS là một công cụ quản lý rủi ro, công cụ này giúp chỉ ra những lĩnh vực, các hoạt động và thiết bị dễ xảy ra bất trắc, và đ−a ra các giải pháp ngăn ngừa thích hợp. ‘Quản lý khủng hoảng’ khi tái diễn những bất trắc về môi tr−ờng đã trở nên lạc hậu. Lợi ích về thị tr−ờng và quan hệ cộng đồng Thực hiện và vận dụng tốt ISO 14001 EMS giúp cải thiện danh tiếng và hình ảnh của công ty tr−ớc công chúng. Quan chức Chính phủ, khách hàng, ng−ời dân trong khu vực, các tổ chức phi chính phủ (NGO), các nhà bảo hiểm, ng−ời cho vay, các bên liên quan, và các nhân viên đều đánh giá cao thái độ có trách nhiệm của một tổ chức đối với môi tr−ờng của quốc gia, khu vực và địa ph−ơng. Giấy chứng nhận ISO 14001 cũng đảm bảo thuận lợi cho tổ chức tham gia th−ơng mại quốc tế, mở cửa thị tr−ờng vì đó là bằng chứng về mối quan tâm của tổ chức đó tới quản lý môi tr−ờng. Sự ghi nhận đó tạo điều kiện cho các chiến l−ợc thị tr−ờng và mở rộng triển vọng đầu t− của công ty. Trong một cuộc nghiên cứu về việc đăng ký ISO 14001 của các công ty, ISO nhận thấy lợi thế cạnh tranh và áp lực từ phía khách hàng là động lực quan trọng khi công ty quyết định bắt đầu thực hiện ISO 14001. Khi một số đối thủ cạnh tranh trong một ngành công nghiệp nhận đ−ợc chứng nhận tham gia ISO 14001, những công ty ch−a có chứng nhận này rõ ràng ở thế bất lợi. Tham gia ISO còn giúp cho một công ty tổ chức tốt hơn các hoạt động về quản lý môi tr−ờng. Những thách thức trong thực hiện ISO 14001 EMS Quá trình phấn đấu đạt đ−ợc chứng nhận tham gia ISO 14001 có thể khó khăn và đòi hỏi nhiều cố gắng. Doanh nghiệp vẫn phải tiếp tục công việc th−ờng ngày trong khi phải có thêm nhiều nỗ lực để lập kế hoạch và thực hiện ISO 14001 của giám đốc và đội ngũ nhân viên, những ng−ời mà thời gian của họ bị lấp kín bởi công việc phát sinh hàng ngày. Nguồn nội lực (ví dụ: nhân sự, chuyên môn, thiết bị, vốn và thời gian) có thể là các yếu tố khiến cho các tổ chức phải cân nhắc liệu có nên theo đuổi việc đăng ký ISO 14001. Việc lập kế hoạch và thực hiện nỗ lực đăng ký ISO này có thể bớt căng thẳng khi có sự ủng hộ tích cực của Ban giám đốc. Trên thực tế nếu không có những lời động viên, cổ vũ từ các nhà lãnh đạo thì hành trình tới ISO 14001 chắc sẽ chỉ là một thử nghiệm về sự bền bỉ và thậm chí có thể bị đình trệ. Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 8
10. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 Tóm tắt những điểm cơ bản ƒ ISO – Tổ chức quốc tế về Chuẩn hoá công bố những yêu cầu kỹ thuật và tiêu chuẩn của hệ thống quản lý nhằm hỗ trợ cho th−ơng mại quốc tế; ƒ ISO bao gồm các cơ quan Tiêu chuẩn Quốc gia từ 136 n−ớc; ƒ ISO 14000 bao gồm các Tiêu chuẩn về hệ thống quản lý môi tr−ờng, kiểm toán môi tr−ờng, nhãn hiệu sinh thái, đánh giá hoạt động môi tr−ờng, và đánh giá chu trình quản lý; ƒ ISO 14001 là Tiêu chuẩn tự nguyện, tạo ra một khung tiêu chuẩn mà dựa vào đó EMS có thể đ−ợc đánh giá bởi một bên thứ ba độc lập có thẩm quyền; ƒ Lợi ích từ việc đăng ký ISO 14001 bao gồm: - Hoạt động môi tr−ờng đ−ợc cải thiện; - Tiết kiệm chi phí hoạt động; - Tăng c−ờng mối quan hệ với các chính phủ, khách hàng, bên cho vay, công ty bảo hiểm, các tổ chức phi chính phủ, cộng đồng địa ph−ơng, và các bên liên quan khác; - Có các cơ hội kinh doanh, đầu t−, thị tr−ờng mới; - Trợ giúp quá trình ra các quyết định liên quan đến vấn đề môi tr−ờng; - Tạo nên mối quan tâm và khuyến khích các nhân viên tham gia quản lý môi tr−ờng. Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 9
11. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 bài 2 . các yêu cầu chung của ISO 14001 Cơ cấu ISO 14001 ISO 14001 dựa trên nguyên tắc liên tục hoàn thiện bắt đầu với việc lập kế hoạch EMS và phát triển Định nghĩa Hệ thống Quản lý một chính sách môi tr−ờng, sau đó thông qua thực Môi tr−ờng (EMS) của ISO hiện và vận hành EMS để kiểm tra tính hiệu quả 14001 và sửa chữa sai sót của EMS, tiến hành kiểm tra Là một phần của hệ thống quản định kỳ công tác quản lý EMS trên cơ sở tính ổn định toàn diện và hiệu quả thực hiện EMS, điều lý tổng thể bao gồm cơ cấu tổ này dẫn đến thiết lập những mục tiêu mới và một chức, hoạt động lập kế hoạch, chu kỳ mới lại bắt đầu bằng việc lập kế hoạch. trách nhiệm, việc thực hiện, Nói cách khác, EMS vừa có cấu trúc chặt chẽ và các thủ tục , quá trình và nguồn ăn khớp với nhau, lại vừa có tính mềm dẻo để phát lực cho sự phát triển, thực hiện, triển và thích ứng với sự thay đổi của hoàn cảnh. Nói chung một hệ thống quản lý môi tr−ờng xem xét, duy trì và hoàn thiện (EMS) muốn hoạt động có hiểu quả phải dựa vào các chính sách môi tr−ờng. nhân lực và các nguồn lực khác. ISO 14001 gồm 17 phần, đ−ợc gọi là các hợp phần, tất cả các hợp phần liên quan chặt chẽ và phụ thuộc lẫn nhau. Trong ISO 14001 không có một hợp phần nào có thể tuỳ ý thực hiện hay bỏ qua không thực hiện; tất cả đều cần thiết và quan trọng nh− nhau. Những hợp phần này lần l−ợt là: • Chính sách môi tr−ờng; • Lập kế hoạch: - Các khía cạnh môi tr−ờng; - Pháp luật và những yêu cầu khác; - Mục tiêu và chỉ tiêu phấn đấu; - Các ch−ơng trình quản lý môi tr−ờng. • Thực hiện và vận hành: - Tổ chức và trách nhiệm; - Đào tạo, nhận thức và năng lực; - Truyền thông; - Tài liệu EMS; Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 10
12. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 - Kiểm soát tài liệu; - Kiểm soát hoạt động; - Đề phòng và đối phó với tr−ờng hợp khẩn cấp. • Hoạt động kiểm tra và hiệu chỉnh: - Quan trắc và đo l−ờng; - Hành động không tuân thủ, hiệu chỉnh và ngăn ngừa; - Các hồ sơ; - Kiểm toán EMS. • Rà soát công tác quản lý. ISO 14001 – tóm tắt những nội dung cơ bản Hành trình từ những ý t−ởng đến hoạt động cụ thể và đăng ký thành công ISO 14001 là không mấy khó khăn, nh−ng nó thực sự yêu cầu trọng tâm, có h−ớng dẫn và quan trọng nhất là sự cam kết. Đối với hầu hết các tổ chức, yêu cầu đầu tiên là phải xác định các khía cạnh môi tr−ờng, ISO 14001 đ−a ra các điều khoản cho tất cả các hoạt động, sản phẩm, hay dịch vụ của tổ chức có thể gây tác động đến môi tr−ờng. B−ớc tiếp theo là đánh giá những nguy cơ có liên quan đến môi tr−ờng từ mỗi khía cạnh và xác định những −u tiên hàng đầu. Yêu cầu khác của ISO 14001 là các tổ chức tham gia phải nắm vững tất cả luật lệ và quy tắc liên quan tới hoạt động môi tr−ờng và phải tuân thủ theo các luật lệ này. Tiếp theo, tổ chức đó phải thiết lập mục tiêu và chỉ tiêu để cải thiện hoạt động môi tr−ờng. Những mục tiêu và chỉ tiêu này cần nêu rõ những khía cạnh môi tr−ờng quan trọng nhất liên quan đến hoạt động của tổ chức dựa vào kết quả đánh giá rủi ro, những yêu cầu pháp luật phù hợp, và cân nhắc ý kiến của các nhóm quan tâm (nh− các nhóm cộng đồng ở địa ph−ơng, chính phủ, tổ chức phi chính phủ, và các bên liên quan khác). Một kế hoạch hành động, đ−ợc gọi là một ch−ơng trình quản lý môi tr−ờng trong ISO 14001, phải đ−ợc xây dựng để h−ớng cho tổ chức đó đạt đ−ợc mục tiêu và các chỉ tiêu đề ra, đồng thời đạt đ−ợc các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO - đó là liên tục cải thiện EMS và các hoạt động môi tr−ờng. Song song với các hoạt động trên, ban lãnh đạo của tổ chức cần phát triển và đ−a vào thực hiện một chính sách môi tr−ờng đáp ứng các tiêu chuẩn ISO 14001 và chính sách này chính là nền tảng cho EMS. Chính sách này phải phù hợp với văn hoá, đặc điểm, giá trị và mục tiêu của tổ chức, và đảm bảo tuân theo các quy định của ISO 14001. Các hoạt động đ−ợc đề cập ở trên đ−ợc xem là một phần của quá trình lập kế hoạch ISO 14001. Giai đoạn tiếp theo của quá trình này là thực hiện các yêu cầu trong Tiêu chuẩn ISO, mặc dù trên thực tế một số hoạt động tiếp theo này sẽ chồng chéo với các Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 11
13. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 b−ớc tr−ớc đó. Để thực hiện ch−ơng trình quản lý môi tr−ờng (nghĩa là đ−ợc thiết kế để đạt đ−ợc các mục tiêu và chỉ tiêu đ−ợc đ−a ra trong chính sách môi tr−ờng của tổ chức), tất cả nhân viên trong tổ chức phải đ−ợc giao trách nhiệm rõ ràng và phải bổ nhiệm một đại diện quản lý môi tr−ờng làm cầu nối với ban lãnh đạo cao nhất của tổ chức. Cần phải đánh giá và đáp ứng nhu cầu tăng c−ờng nhận thức và đào tạo; xem xét các kênh thông tin trong và ngoài tổ chức; và thực hiện t− liệu hoá các thủ tục hoạt động cơ bản. Để kết thúc giai đoạn thực hiện, một tổ chức phải đảm bảo sử dụng các công cụ kiểm soát hiệu quả để ngăn chặn ô nhiễm – các công cụ này phải kiểm soát đ−ợc cả mặt kỹ thuật và quy trình thực hiện – và tổ chức phải triển khai một kế hoạch hành động đối phó với những tình huống bất ngờ. Một yêu cầu khác của ISO 14001 là hành động hiệu chỉnh và kiểm tra tiếp diễn, bao gồm quan trắc và đo l−ờng những yếu tố môi tr−ờng quan trọng, ghi chép kết quả, và phải hiệu chỉnh và phản ứng kịp thời với những biến cố xảy ra. Phải kiểm toán th−ờng xuyên EMS để đảm bảo việc tuân thủ toàn diện tiêu chuẩn ISO 14001. Cuối cùng, ban lãnh đạo tổ chức, với cam kết liên tục cải thiện hoạt động môi tr−ờng, phải luôn theo dõi và thẩm định EMS, chủ yếu dựa vào các báo cáo kiểm toán và thông tin từ đại diện quản lý môi tr−ờng. Khi cần thiết, ban giám đốc điều hành phải thay đổi trọng tâm và những −u tiên của EMS, và đảm bảo nguồn lực phù hợp để thực hiện những thay đổi đó. Một EMS có thể có tính phối hợp khi đ−ợc tích hợp với các yếu tố khác của hệ thống quản lý của tổ chức, nh− kiểm soát chất l−ợng, tài chính, và lập kế hoạch kinh doanh chiến l−ợc. Thực tế, mục tiêu cơ bản của ISO 14001 là thúc đẩy các tổ chức đặt những quyết định liên quan tới môi tr−ờng có tầm quan trọng t−ơng đ−ơng với các trách nhiệm quản lý khác. Một tổ chức có thể quyết định thực hiện ISO 14001 EMS trên phạm vi toàn đơn vị kinh doanh, trong một điều kiện đơn lẻ, hoặc một khu vực vận hành đơn lẻ, miễn sao nó là một đơn vị độc lập. Thực hiện đánh giá ban đầu một EMS Mọi tổ chức đều ít nhiều đã xây dựng một hệ thống quản lý môi tr−ờng, nh−ng nội dung của các hoạt động quản lý môi tr−ờng này th−ờng rất đơn giản và sơ sài. B−ớc đầu tiên khi lập kế hoạch thực hiện ISO 14001 EMS là đánh giá những gì một tổ chức đã có liên quan đến quản lý môi tr−ờng. Quá trình này, gọi là đánh giá ban đầu, đ−ợc mô tả trong “ISO 14004 EMS - Những h−ớng dẫn tổng quan về Nguyên lý, Hệ thống, và Kỹ thuật áp dụng”, bao gồm những nhiệm vụ sau: 1. Xem xét các yêu cầu trong luật pháp và quy định liên quan đến hoạt động môi tr−ờng. Sự xem xét này không chỉ dừng lại ở việc xem xét các luật kiểm soát trực tiếp ô nhiễm và môi tr−ờng đối với tài sản, giao thông, vận chuyển hàng hoá, sinh thái bờ biển, sức khoẻ, và các đạo luật và quy định khác; Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 12
14. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 2. Đánh giá hoạt động môi tr−ờng hiện tại dựa trên cơ sở các yêu cầu pháp lý và quy định đã xác định ở trên, các bộ luật chỉ đạo và các văn bản h−ớng dẫn khác liên quan tới tổ chức, bao gồm các chính sách nội bộ của công ty, và các thủ tục; 3. Xác định xem các hoạt động, các sản phẩm, và các dịch vụ do tổ chức đảm nhiệm có gây ảnh h−ởng tới môi tr−ờng, và/ hoặc tạo ra những rủi ro pháp lý không; 4. Xác định các chính sách và thủ tục của các dịch vụ bên ngoài, các đối tác hợp đồng và các nhà cung cấp, và xem xét liệu họ có gây ra các trở ngại pháp lý về môi tr−ờng làm ảnh h−ởng đến tổ chức hay không; 5. Đánh giá xu h−ớng và kết quả của các sự kiện môi tr−ờng và những ‘thất bại xít xao’, các hoạt động điều tra giám sát, và hiệu quả của các ph−ơng pháp hiệu chỉnh và ngăn ngừa; 6. Nắm bắt đ−ợc ý kiến các nhóm quan tâm (ví dụ: các bên liên quan, cá nhân, nhóm, các hiệp hội có mối quan tâm chính đáng về hoạt động môi tr−ờng của tổ chức); 7. Đánh giá hệ thống quản lý nội bộ đang đ−ợc áp dụng xem ph−ơng thức quản lý tạo điều kiện hay ngăn cản hoạt động môi tr−ờng; 8. Thực hiện ‘phân tích chênh lệch’, tức là so sánh những gì hiện tại đang diễn ra và những yêu cầu của ISO 14001; 9. Xem xét các yêu cầu chuẩn mực mà các tổ chức khác hoạt động trong cùng lĩnh vực kinh doanh đã đạt đ−ợc và cả từ những ngành khác, nghĩa là cần phải học hỏi từ những cái tốt hơn; 10. Xây dựng các kế hoạch hành động để đạt đ−ợc các chuẩn mực đề ra, bao gồm xây dựng lịch trình, phân công trách nhiệm, phân tích nguồn lực cần thiết, và chuẩn bị phần th−ởng cho việc hoàn thành nhiệm vụ. Một số điểm quan trọng của ISO 14001 • Liên tục hoàn thiện là một khẩu hiệu của ISO 14001, chẳng hạn nh− ngăn chặn ô nhiễm (khác với việc khắc phục ô nhiễm sau khi đã xảy ra); • Các nhà quản lý cao nhất phải thể hiện vai trò lãnh đạo trong việc lập kế hoạch và thực hiện ISO 14001 EMS. Chỉ kêu gọi và cổ vũ thôi ch−a đủ, họ phải nói đi đôi với làm; • Ngoài ra, hoạt động môi tr−ờng cũng nh− thành công của EMS thực sự là trách nhiệm của MọI NGƯờI. Vì vậy, nhận thức đúng đắn, đào tạo đầy đủ, các kỹ năng nghề nghiệp và kiến thức cũng là những yếu tố quan trọng cho một EMS hiệu quả; • Tất cả các thành phần trong ISO 14001 là chìa khoá cho thành công của EMS. Một EMS với chỉ một yếu tố bị bỏ sót hay không đủ tiêu chuẩn cũng giống nh− một con tàu bị thủng một lỗ ở d−ới mặt n−ớc. Sớm muộn con tàu cũng sẽ chìm. Chỉ khi tất Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 13
15. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 cả các thành phần của Tiêu chuẩn ISO đ−ợc thực hiện tốt thì cả hệ thống mới hoạt động một cách hiệu quả; • Khi ISO 14001 EMS đ−ợc thực hiện, đó mới chỉ là điểm khởi đầu. Không có lùi b−ớc hay ngừng lại, phải luôn tạo ra những b−ớc tiến khi hành động. Tóm tắt các điểm cơ bản • Mục tiêu của ISO 14001 là liên tục hoàn thiện công tác quản lý môi tr−ờng thông qua một chu kỳ bao gồm: xây dựng chính sách, lập kế hoạch, thực hiện và vận hành, kiểm tra và khắc phục, và rà soát lại công tác quản lý; • Tất cả các thành phần của Tiêu chuẩn ISO đều quan trọng đối với một EMS hiệu quả; • Một số chủ đề cốt lõi của ISO 140001 là; − Ngăn chặn ô nhiễm; − Mọi ng−ời chia sẻ trách nhiệm trong công tác quản lý và hoạt động môi tr−ờng; − Ban lãnh đạo phải đi đầu bằng việc thể hiện mình là những tấm g−ơng tiêu biểu. • Tr−ớc khi cấp đăng ký ISO 14001 cho một tổ chức, phải tiến hành đánh giá ban đầu tình trạng hiện tại của Hệ thống quản lý môi tr−ờng (EMS) của tổ chức đó và so sánh với yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO. Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 14
16. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 Bài 3 - 4.2 chính sách môi tr−ờng Mục đích và những đặc tr−ng cơ bản của một chính sách môi tr−ờng Chính sách môi tr−ờng là nền tảng cho một hệ thống quản lý môi tr−ờng của một tổ chức. Để đảm bảo thực hiện ISO 14001, mọi quyết định và hành động của tổ chức phải nhất quán với các cam kết thực hiện ISO trong chính sách môi tr−ờng. Việc thực hiện EMS của tổ chức phải đ−ợc đánh giá bởi cơ quan cấp đăng ký ISO và đơn vị kiểm toán thứ ba độc lập dựa vào những nội dung của chính sách môi tr−ờng. CHíNH SáCH MÔI TRƯờng ISO 14001 4.2: Ban lãnh đạo phải xây dựng các chính sách môi tr−ờng cho tổ chức và đảm bảo rằng các chính sách này: • phù hợp với bản chất, quy mô, và những tác động lên môi tr−ờng của các hoạt động, sản phẩm, hay dịch vụ; • có các cam kết liên tục cải thiện và ngăn chặn ô nhiễm; • có các cam kết tuân thủ các điều luật và quy định về môi tr−ờng liên quan, và những yêu cầu khác mà tổ chức đăng ký; • đ−a ra khuôn khổ cho việc thiết lập và đánh giá các mục tiêu và chỉ tiêu về môi tr−ờng; • đ−ợc t− liệu hoá, thực hiện, duy trì, và thông tin tới tất cả các nhân viên; • phải công khai. Một chính sách môi tr−ờng cần phản ánh tầm nhìn, thái độ, mục đích, giá trị, và lợi ích của tổ chức trên cơ sở bảo vệ môi tr−ờng. Ban lãnh đạo nên nỗ lực hết sức cho việc hoạch định và triển khai chính sách môi tr−ờng, bởi vì chính sách này trở thành một quy tắc hoạt động mà tổ chức dựa vào đó để tồn tại và vận hành. Chính sách đó cần có tính thực tiễn và có tác dụng động viên, làm nền tảng và đ−ờng h−ớng cho việc đ−a ra các chính sách và hoạt động kĩ thuật và kinh doanh của tổ chức, đồng thời khuyến khích động viên toàn bộ nhân viên trong tổ chức tham gia hoạt động môi tr−ờng. Giải thích chính sách môi tr−ờng ISO 14001 Tiêu chuẩn ISO 14001 định rõ một số yêu cầu đối với nội dung, ý nghĩa, việc triển khai và thực hiện một chính sách về môi tr−ờng: Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 15
17. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 1. Ban lãnh đạo có trách nhiệm đối với việc hoạch định chính sách môi tr−ờng của tổ chức. Khi xem xét một chính sách môi tr−ờng mới đ−ợc soạn thảo, tối thiểu họ phải nghiên cứu kỹ l−ỡng, thông qua và cam kết tuân theo. Thông th−ờng một số nhà quản lý trong tổ chức sẽ chuẩn bị dự thảo các chính sách, sau đó chuyển cho các nhà quản lý cấp cao hơn để xem xét và chỉnh sửa. Tuy nhiên trách nhiệm cuối cùng để ban hành một chính sách thuộc về nhóm các nhà lãnh đạo cấp cao nhất của tổ chức. 2. Chính sách phải bao trùm mọi hoạt động của tổ chức, bao gồm mua nguyên liệu thô, vận chuyển nguyên liệu, đóng gói và vận chuyển sản phẩm, cũng nh− các hoạt động sản xuất có thể gây tác động tới môi tr−ờng; 3. Chính sách phải gồm ba cam kết quan trọng là những yêu cầu thiết yếu của ISO 14001: (i) Cam kết liên tục cải thiện EMS và hoạt động môi tr−ờng; (ii) Cam kết ngăn chặn ô nhiễm (nghĩa là thực hiện mọi biện pháp thích hợp để tránh gây ra hay ít nhất là giảm thiểu ô nhiễm); (iii) Cam kết tuân thủ điều luật và quy định t−ơng ứng về môi tr−ờng, và các yêu cầu khác mà tổ chức đó đã đăng ký. Điều này có nghĩa là tổ chức phải cam kết đáp ứng các tiêu chuẩn môi tr−ờng đã đ−ợc quy định trong pháp luật ở cấp địa ph−ơng, vùng và quốc gia. Ngoài ra, tổ chức cũng phải cam kết tuân thủ các quy định không có trong luật, nh− những cam kết về môi tr−ờng xuất phát do là thành viên của các hiệp hội công nghiệp, hiệp −ớc với chính phủ hoặc những bên liên quan khác, và chính sách và thủ tục trong nội bộ công ty. 4. Chính sách phải đ−a ra đ−ờng h−ớng và khuôn khổ để đạt đ−ợc những tiến bộ bằng cách xây dựng các mục tiêu và chỉ tiêu môi tr−ờng mới phù hợp hơn trong quá trình thực hiện và duy trì EMS. 5. Phải t− liệu hoá chính sách, điều này đ−ợc ISO nói rõ đó là ‘bằng văn bản’, và công việc này phải đ−ợc thực hiện hàng ngày khi vận hành EMS; 6. Chính sách phải đ−ợc duy trì, theo cách diễn đạt của ISO, nghĩa là luôn đ−ợc cập nhật, và phải phù hợp với các hoạt động và điều kiện hiện tại; 7. Chính sách phải đ−ợc phổ biến tới tất cả nhân viên. Điều này để chỉ những nỗ lực tích cực, và có mục đích của tổ chức, đứng đầu là ban lãnh đạo, để đảm bảo tất cả nhân viên biết đến, hiểu, ‘mua cổ phần’, và tuân theo các nguyên tắc, nội dung, và cam kết trong chính sách. Có thể sử dụng các ph−ơng pháp và kỹ thuật khác nhau để phổ biến nội bộ các chính sách môi tr−ờng và các nguyên lý cơ bản mà dựa vào đó các chính sách đ−ợc thiết lập; 8. Chính sách phải công khai, tức là dễ dàng tiếp cận đ−ợc khi mọi thành viên xã hội muốn tham khảo. ISO 14001 không ‘yêu cầu’ tổ chức phải tích cực công khai chính Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 16
18. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 sách của mình, nh−ng nếu chính sách đó đ−ợc phát triển một cách đúng đắn, công ty nên tự hào cho mọi ng−ời biết tới nh− là sự bày tỏ giá trị và những cam kết của mình. Ngoài những yêu cầu thiết yếu đối với chính sách môi tr−ờng đ−ợc tóm tắt ở trên, cũng cần đ−a vào chính sách những nghiên cứu khác nh−: • Nguyên lý phát triển bền vững, phục hồi tài nguyên, và bảo tồn đa dạng sinh học; • Cam kết sử dụng công nghệ và thiết bị làm giảm ô nhiễm một cách hiệu quả nhất, phù hợp với hoạt động kinh tế của doanh nghiệp (nghĩa là BEAT– Công nghệ có hiệu quả kinh tế cao nhất); • Sử dụng các chỉ số hoạt động môi tr−ờng để định tính sự tiến triển của các hoạt động; • ý t−ởng chu trình sản xuất - xem xét tác động gây ra trong suốt ‘chu trình sản xuất’ sản phẩm, điều này đòi hỏi tổ chức phải đánh giá tác động tích luỹ đối với môi tr−ờng ở mọi giai đoạn, từ thiết kế sản phẩm; mua nguyên vật liệu; chế biến thành thành phẩm; bao gói; vận chuyển; tiêu dùng; và tái sử dụng, tái chế, hoặc xử lý chất thải. Để thực hiện tiêu chuẩn ISO một cách hiệu quả, cần thiết phải phân chia trách nhiệm bao gồm triển khai, phê chuẩn, truyền thông, phổ biến, thực hiện, duy trì, và khi cần thiết phải rà soát lại chính sách về môi tr−ờng. Mặc dù chính sách môi tr−ờng là yếu tố đầu tiên của ISO 14001, tổ chức cũng không nên vội vàng trong việc hoàn chỉnh ngôn từ của chính sách này, công việc này nên đ−ợc thực hiện sau khi đã xác định phạm vi ảnh h−ởng của các hoạt động tới môi tr−ờng, và lập xong kế hoạch cũng nh− là hoàn thành b−ớc chuẩn bị ban đầu cho EMS. Điều này giúp đảm bảo chính sách đ−ợc ban hành sẽ xác thực và phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Chính sách môi tr−ờng - Ví dụ về một công ty lâm sản Chúng tôi cam kết thực hiện quản lý môi tr−ờng một cách trách nhiệm trong tất cả các hoạt động của công ty chúng tôi. Chúng tôi sẽ: • Tuân thủ yêu cầu của pháp luật • Chấp hành các yêu cầu khác về môi tr−ờng mà công ty đã cam kết • Thiết lập và rà soát các mục tiêu và chỉ tiêu môi tr−ờng để ngăn chặn ô nhiễm đảm bảo liên tục cải thiện các hoạt động môi tr−ờng do chúng tôi thực hiện. • Tạo cơ hội cho các nhóm lợi ích tham gia vào hoạt động quy hoạch rừng của công ty chúng tôi • Thực hiện quản lý rừng phải quan tâm đến các quá trình sinh thái, đa dạng sinh học và phải hỗ trợ việc sử dụng tổng hợp nguồn tài nguyên rừng • Tăng c−ờng nhận thức về môi tr−ờng trong tất cả các hoạt động của chúng tôi • Thông tin hoạt động môi tr−ờng tới Ban Giám Đốc, các bên liên quan, nhân viên, khách hàng, và các nhóm lợi ích khác. Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 17
19. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 Tóm tắt các điểm cơ bản • Chính sách môi tr−ờng của một tổ chức là nền tảng cho EMS; nó là một cơ sở dựa vào đó để định h−ớng và hiệu chỉnh tất cả các quyết định và hoạt động của doanh nghiệp; • Một chính sách môi tr−ờng phải chuyển tải đ−ợc thông tin về giá trị và cam kết của một tổ chức liên quan tới hoạt động môi tr−ờng; • Một chính sách cần rõ ràng, ngắn gọn, thực tế và có tác dụng khuyến khích, phản ánh đ−ợc nguyên tắc, giá trị và định h−ớng về môi tr−ờng của tổ chức; • Chính sách môi tr−ờng cần đ−ợc bổ sung bên cạnh các chính sách khác của tổ chức, nh− chính sách về chất l−ợng, sức khoẻ và an toàn, và các nguyên tắc kinh doanh cơ bản; • Phạm vi của chính sách phải bao trùm tất cả các lĩnh vực hoạt động của tổ chức, từ cung cấp nguyên liệu thô đến thành phẩm hay dịch vụ cuối cùng; • Chính sách phải đ−ợc ban lãnh đạo phê chuẩn và ủng hộ, họ chính là những ng−ời luôn đi đầu trong các hoạt động về môi tr−ờng; • Chính sách phải luôn đ−ợc cập nhật; • Mọi nhân viên phải nhận thức và hiểu đ−ợc rõ ràng nội dung và ý nghĩa của chính sách môi tr−ờng; • Để tăng c−ờng nhận thức về chính sách này, cần phải phổ biến rộng rãi trong tổ chức, và công khai với bên ngoài khi có yêu cầu, hoặc tốt hơn là nên tự nguyện phổ cập ra bên ngoài. Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 18
20. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 bài 4 - 4.3.1 các khía cạnh môi tr−ờng Định nghĩa của ISO 14001 về các khía cạnh và tác động môi tr−ờng Khía cạnh môi tr−ờng Theo ngôn ngữ của ISO 14001, một khía cạnh môi tr−ờng là bất kỳ một đặc tr−ng nào của các hoạt động, sản phẩm, hay dịch vụ của một tổ chức có thể ‘t−ơng tác’ với môi tr−ờng, hay nói cách khác, có thể gây ra tác động tới môi tr−ờng. Hoạt động là những gì tổ chức thực hiện trong quá trình sản xuất kinh doanh; sản phẩm là kết quả của quá trình chế biến sản xuất của doanh nghiệp; dịch vụ là các hoạt động đ−ợc tiến hành để hỗ trợ cho hoạt động sản xuất. Một tác động tới môi tr−ờng có thể là có lợi hoặc có hại. Một khía cạnh môi tr−ờng quan trọng là một khía cạnh gây ra tác động môi tr−ờng một cách đáng kể, hoặc có tiềm năng gây ra tác động đáng kể. Đáng kể là một thuật ngữ t−ơng đối, và nó đ−ợc xác định dựa vào việc đánh giá t−ơng đối rủi ro của các hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ. Các ví dụ về khía cạnh môi tr−ờng và các tác động môi tr−ờng tiềm ẩn đi liền với chúng đ−ợc liệt kê trong bảng d−ới đây. Tác động tới môi tr−ờng bao gồm các ảnh h−ởng lên không khí, n−ớc (n−ớc mặt và n−ớc ngầm), đất, thực vật, động vật, cộng đồng dân c− địa ph−ơng, phong tục văn hoá truyền thống, giá trị thẩm mỹ, hoạt động giải trí, và sự t−ơng tác giữa các yếu tố này. Các tác động có thể xảy ra theo mùa, theo khu vực, vùng, hay toàn cầu (ví dụ: ảnh h−ởng của m−a axit, các chất phá huỷ tầng ozôn, các tác động xuống hạ l−u sông Mê Công). ISO 14001 4.3.1 _ Các khía cạnh môi tr−ờng nói rằng: Tổ chức sẽ thiết lập và duy trì một/nhiều thủ tục để xác định các khía cạnh môi tr−ờng của các hoạt động, sản phẩm hay dịch vụ mà tổ chức có thể kiểm soát và có thể có ảnh h−ởng để xác định hoạt động, sản phẩm hay dịch vụ nào trong số đó có hay có thể có những tác động đáng kể tới môi tr−ờng. Tổ chức sẽ đảm bảo rằng các khía cạnh môi tr−ờng liên quan đến những tác động đáng kể này phải đ−ợc xét tới khi thiết lập các mục tiêu về môi tr−ờng. Tổ chức luôn đảm bảo thông tin này đ−ợc cập nhật. Xác định các khía cạnh và các tác động đến môi tr−ờng Khi xác định và đánh giá mức độ quan trọng của các khía cạnh môi tr−ờng, phải xem xét tất cả các thành phần trong bộ máy hoạt động của tổ chức, không chỉ là các hoạt động sản xuất trực tiếp. Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 19
21. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 Ví dụ, hầu hết các tiện nghi làm việc nh− văn phòng, căng tin, và nơi đỗ xe, tất cả đều có thể gây ra những tác động tới môi tr−ờng do hoạt động xử lý hay thải phế liệu. Đ−a nguyên liệu thô tới nơi sản xuất và vận chuyển sản phẩm, chất thải ra khỏi nơi sản xuất đều phải đ−ợc tính đến khi xác định các khía cạnh và các tác động tới môi tr−ờng. Kho chứa nhiên liệu và hoá chất; các hoạt động thí nghiệm; mua và l−u kho; bảo d−ỡng (ví dụ: hàn, sửa chữa xe, xây dựng, sơn ); nghiên cứu và thiết kế kỹ thuật; dịch vụ an ninh và bảo vệ; đối phó với các tr−ờng hợp khẩn cấp (ví dụ: cháy, rò khí, thiên tai); hay các hoàn cảnh bất trắc khác, ví dụ trong quá trình khởi động hay tắt máy; và các hoạt động liên quan tới nhà cung cấp và đối tác đều có các khía cạnh môi tr−ờng với các tác động thực tế hay tiềm ẩn tới môi tr−ờng. Có thể sử dụng các kỹ thuật khác nhau để lập một danh sách tổng hợp các khía cạnh và tác động tới môi tr−ờng của một ph−ơng tiện sản xuất nào đó. Thông th−ờng tốt nhất là mời mọi ng−ời ở càng nhiều lĩnh vực hoạt động tham gia càng tốt để đ−a ra các sáng kiến trong giai đoạn lập kế hoạch ban đầu. Ngay cả những cá nhân không liên quan nhiều đến sản xuất có thể đóng góp những đề xuất hữu ích, mà có thể những ng−ời đ−ợc coi là chuyên gia không để ý tới. Một ma trận các khía cạnh và tác động có thể đ−ợc thiết lập bao trùm toàn bộ các hoạt động, sản phẩm, và dịch vụ của một ph−ơng tiện sản xuất. Tại sao phải xác định các khía cạnh môi tr−ờng Xác định các khía cạnh môi tr−ờng là một trong những nhiệm vụ phải thực hiện đầu tiên khi lập kế hoạch EMS, bởi vì tìm ra ph−ơng pháp kiểm soát các khía cạnh quan trọng nhất là trọng tâm cơ bản trong giai đoạn đầu của công việc. ISO 14001 yêu cầu tổ chức phải triển khai các mục tiêu hoạt động môi tr−ờng nhằm đ−a ra các khía cạnh chủ yếu, để từ đó thiết lập một ma trận có tính hệ thống và toàn diện bao gồm các khía cạnh môi tr−ờng, và sau đó xác định các khía cạnh cần −u tiên; đây là những b−ớc đầu tiên cần thiết để đạt đ−ợc mục đích. Các công cụ kiểm soát hoạt động, nh− thiết bị, bảo d−ỡng, quy trình làm việc và các kỹ thuật công nghệ làm giảm ô nhiễm, phải đ−ợc tập trung vào các khía cạnh có nguy cơ rủi ro cao nhất (tức là quan trọng nhất). Công tác đào tạo nhân sự với mục tiêu để nâng cao kiến thức và kỹ năng cần thiết cho việc kiểm soát hiệu quả các quá trình sản xuất và đ−a ra các quyết định liên quan tới các lĩnh vực chủ chốt phụ thuộc vào việc xác định chính xác các khía cạnh môi tr−ờng quan trọng. Giải thích các thuật ngữ trong ISO 14001 Giới thiệu một vài thuật ngữ đ−ợc sử dụng phổ biến trong Tiêu chuẩn ISO 14001: • Thiết lập – theo ngôn ngữ ISO có nghĩa là phát triển, thực hiện, tạo dựng; • Duy trì – là đảm bảo cập nhật, hợp lý và chính xác; • Thủ tục – là một dãy các hoạt động cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả và nhất quán. Một số thủ tục ISO 14001 phải đ−ợc lập thành t− liệu; • Lập t− liệu – nghĩa là đ−ợc ghi chép trên giấy hay ghi d−ới dạng file điện tử. Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 20
22. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 Ngoài ra, các khía cạnh môi tr−ờng mà một tổ chức cần đặc biệt quan tâm là những khía cạnh mà tổ chức này có ảnh h−ởng tới và có thể kiểm soát đ−ợc. Điều này chỉ các hoạt động mà công tác quản lý công ty tác động tới bằng cách này hay cách khác. Ví dụ công tác quản lý có khả năng kiểm soát đối với: • Thiết kế sản phẩm và các quy trình; • Lựa chọn thiết bị và nơi lắp đặt; • Nguồn nguyên liệu thô; • Chất thải ra môi tr−ờng; • Lựa chọn đối tác và các nhà cung cấp ; • Hoạt động làm giảm phế thải. Công tác quản lý có thể không kiểm soát đ−ợc trực tiếp, nh−ng có thể gây ảnh h−ởng tới các hoạt động nh−: • Việc sử dụng nhiều hơn các nguyên vật liệu không gây tác hại cho môi tr−ờng; • Số l−ợng bao gói sử dụng cho thành phẩm, và cho nguyên liệu đầu vào; • Yêu cầu các cửa hàng lấy lại các công-ten-nơ rỗng để tái sử dụng hoặc tái chế. Khía cạnh môi tr−ờng Tác động môi tr−ờng Khai thác gỗ trong rừng Mất nơi c− trú cho động vật hoang dã và làm mất đa dạng sinh học Mất khả năng hấp thụ CO2 Gia tăng xói mòn và lắng đọng bùn cát ảnh h−ởng tới các dòng chảy có cá sinh sống Mất cộng đồng dân c− hay các di sản Những ảnh h−ởng về nhãn quan thẩm mỹ N−ớc thải từ nhà máy sản xuất ảnh h−ởng của chất rắn không tan, BOD, và các hoá giấy chất độc hại tới chất l−ợng n−ớc và việc sử dụng n−ớc. Khí thải từ xe cộ Giảm chất l−ợng không khí do chất thải dạng hạt nh− CO, PAH Dầu loang từ kho chứa và ống ô nhiễm đất dẫn Khả năng gây ô nhiễm mặt đất và mặt n−ớc Có hại tới động vật hoang dã Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 21
23. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 Đánh giá rủi ro hoặc mức độ tác động Có rất nhiều kỹ thuật cụ thể đ−ợc sử dụng để đánh giá rủi ro nhằm xác định mức độ quan trọng t−ơng đối của các khía cạnh môi tr−ờng. Nhìn chung, giải pháp đơn giản là tốt hơn cả. Định nghĩa cơ bản về rủi ro là: Rủi ro = Xác suất x Hậu quả Hay nói cách khác: Mức độ quan trọng = Tần số x Mức độ tác động Kết quả ( Quy mô / Mức độ nghiêm trọng ) của một tác động Thang kết quả tác động từ 1 đến 5 (1 là mức độ ảnh h−ởng thấp, 5 là gây hậu quả nghiêm trọng) có thể đ−ợc sử dụng để đánh giá độ lớn hay mức độ tác động của một khía cạnh môi tr−ờng đến môi tr−ờng và sức khoẻ của con ng−ời. Có thể sử dụng nhận định cá nhân dựa trên kiến thức hoặc khả năng phán đoán để ‘cho điểm’ từng tác động. Hình thức tổ chức là thảo luận theo từng nhóm nhỏ gồm các nhân viên từ các phòng ban khác nhau. Bên cạnh đó, cũng có thể sử dụng cùng thang điểm 5 bậc để đánh giá các tác động đến tài chính, sản xuất kinh doanh, và pháp luật ( nghĩa là, 1 là mức thấp về sai phạm pháp lý và các chi phí tài chính của tổ chức, 5 để chỉ hậu quả pháp lý nghiêm trọng và chi phí hoạt động vô cùng lớn). Các ảnh h−ởng đến hình ảnh và danh tiếng của tổ chức tr−ớc công chúng cũng cần đ−ợc đánh giá thông qua một thang điểm riêng biệt. Các loại điểm này (điểm đánh giá mức độ tác động đến môi tr−ờng và sức khoẻ, điểm đánh giá hậu quả tài chính và pháp luật, và điểm đánh giá ảnh h−ởng danh tiếng của tổ chức) đ−ợc cộng lại với nhau để tính toán hậu quả tổng thể của các tác động đến môi tr−ờng của mỗi khía cạnh môi tr−ờng đã đ−ợc xác định. Xác suất (Tần số/Khả năng xảy ra) của tác động T−ơng tự, xác suất xảy ra các tác động tới môi tr−ờng từ mỗi khía cạnh môi tr−ờng có thể đ−ợc xác định bằng việc sử dụng thang tỷ lệ từ 1 đến 5 (nghĩa là, 1 biểu thị xác suất rất thấp - sự kiện hiếm thấy; 5 để chỉ khả năng rất cao - xảy ra hàng ngày). Kết hợp với đánh giá này, quá trình góp phần giảm hoặc hàn gắn các tác động môi tr−ờng, nh− là kiểm soát chất thải hay các ph−ơng tiện đóng bao bì cũng cần phải đ−ợc quan tâm. Tỷ lệ này cũng chia làm 5 mức độ, nh−ng ng−ợc lại với các tỷ lệ khác, 1 biểu hiện cho mức độ kiểm soát lớn nhất, 5 là chỉ mức độ kiểm soát rất thấp hoặc không có hoạt động kiểm soát. Kết quả của hai nhân tố này cộng lại cho giá trị của xác suất xảy ra một tác động. Xác định các khía cạnh môi tr−ờng quan trọng Phép nhân ‘điểm’ của hậu quả với ‘điểm’ của xác suất xảy ra của mỗi khía cạnh môi tr−ờng sẽ cho ra một con số chỉ nguy cơ rủi ro t−ơng đối của khía cạnh môi tr−ờng đó. ISO 14001 không định rõ mức độ rủi ro mà tại đó một tổ chức phải có biện pháp ngăn chặn hay phải thiết lập các mục tiêu và chỉ tiêu cho hoạt động cải thiện tình hình. Quyết định này dành cho công tác quản lý. Mỗi tổ chức phải thiết lập tiêu chuẩn riêng cho mình về mức độ quan trọng của các tác động dựa trên việc xem xét một cách hệ Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 22
24. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 thống các khía cạnh môi tr−ờng của tổ chức đó và các tác động tiềm tàng và thực tế của chúng. Tóm tắt các điểm cơ bản • Một tổ chức nên có một thủ tục mang tính hệ thống để xác định các khía cạnh và tác động môi tr−ờng từ tất cả các hoạt động, sản phẩm, dịch vụ của tổ chức đó và thông tin này phải đ−ợc cập nhật; • Các khía cạnh môi tr−ờng phải bao trùm các điều kiện hoạt động bình th−ờng và bất th−ờng (nh− thời điểm bắt đầu và chấm dứt); các tình huống khẩn cấp; tất cả các thành phần cấu thành các hoạt động, bao gồm các dịch vụ hỗ trợ , duy trì, và l−u kho, chuyển giao, và vận chuyển vật liệu; và các tác động phụ từ các hoạt động tr−ớc đó; • Các tác động môi tr−ờng có thể bao gồm các ảnh h−ởng tới không khí, n−ớc, đất, con ng−ời, động vật, các giá trị văn hoá và thẩm mỹ; • Các khía cạnh môi tr−ờng quan trọng là các khía cạnh gây ra các tác động môi tr−ờng quan trọng; • Các khía cạnh môi tr−ờng quan trọng phải đ−ợc tổ chức xác định dựa vào một quy trình có hệ thống và lôgíc hợp lý; • Một công thức đánh giá mức độ quan trọng của một khía cạnh dựa trên nguy cơ rủi ro tới môi tr−ờng là: Rủi ro = Xác suất x Hậu quả • Các khía cạnh môi tr−ờng phải đ−ợc đánh giá cho mỗi thay đổi đối với các quá trình, các sản phẩm, việc lắp đặt, nguyên liệu, hoặc phế liệu; • Mặc dù không đ−ợc chỉ rõ trong Tiêu chuẩn ISO 14001, thông tin về các khía cạnh môi tr−ờng cùng các tác động và mức độ quan trọng của chúng cần phải đ−ơc t− liệu hoá, và tốt nhất là d−ới dạng ma trận. Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 23
25. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 bài 5 - 4.3.2 các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác Tại sao các yêu cầu pháp lý lại quan trọng Một trong các cam kết cơ bản một tổ chức phải đ−a vào trong chính sách môi tr−ờng là phải tuân thủ các điều luật và các quy định liên quan. Để đảm bảo cho việc tuân thủ, điều kiện tiên quyết là phải nhận thức đ−ợc các nghĩa vụ pháp lý và các quy định. Ngoài ra, luật định và các yêu cầu liên quan phải đ−ợc xem xét và phân tích khi tổ chức thiết lập các mục tiêu và chỉ tiêu môi tr−ờng. Bên cạnh các chi tiết cụ thể trong ISO 14001, không tuân thủ pháp luật, dù cố ý hay vô tình, đều gây tốn kém cho tổ chức cả về thời gian và tiền bạc, mất khả năng sản xuất, mất niềm tin của khách hàng, danh tiếng và các quan hệ xã hội khác. Nói cách khác, tuân thủ pháp luật và các quy định về môi tr−ờng là một việc đáng làm. Các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác bao gồm những gì Các yêu cầu pháp lý Bao gồm: • Các điều luật và quy định của quốc gia, khu vực/ tỉnh và của chính quyền địa ph−ơng liên quan đến các vấn đề môi tr−ờng và sinh thái; • Các giấy phép hoạt động, các phê chuẩn của chính phủ; • Các tiêu chuẩn và thông lệ quốc tế (Ví dụ: Hiệp định Kyoto về khí nhà kính; Công −ớc Montreal về các chất phá huỷ tầng ozôn; Công −ớc Basel về buôn bán các chất thải nguy hiểm toàn cầu; Công −ớc đa dạng sinh học; Công −ớc về buôn bán các loài động vật quý hiếm); • Các nghĩa vụ pháp lý đối với hợp đồng trong đó tổ chức là một bên ký kết. Các yêu cầu khác Bao gồm : • Các chính sách và các cam kết về môi tr−ờng của hiệp hội ngành mà tổ chức là thành viên; • Các bộ luật thực hiện của các ngành mà tổ chức có liên quan (ví dụ: giấy và bột giấy, khai mỏ, khí dầu, hoá chất hay sản xuất d−ợc phẩm); • Các hiệp định không có tính pháp lý ký kết với chính phủ và cộng đồng dân c−; • Các hiệp định tuân thủ tự nguyện với nhân dân địa ph−ơng và các tổ chức phi chính phủ (NGO); Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 24
26. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 • Các chính sách và thủ tục nội bộ, kể cả của công ty mẹ. Theo dõi và duy trì nhận thức về các yêu cầu pháp lý Theo dõi các yêu cầu pháp lý Có nhiều cách để nắm bắt và đảm bảo thực hiện các yêu cầu về pháp lý và các yêu cầu khác. Nhân viên phòng pháp chế của tổ chức có thể hỗ trợ nhiệm vụ này, ví dụ bằng cách nghiên cứu các văn bản pháp luật đ−ợc ban hành để cập nhật thông tin mới nhất về các điều luật, và nên ‘tham gia vào một chu trình’ để xem xét và góp ý cho các quy định pháp lý mà tr−ớc sau cũng sẽ đ−ợc ban hành. Nên sử dụng các dịch vụ của các cơ quan nghiên cứu pháp luật để nhận đ−ợc sự t− vấn pháp luật về các tham chiếu tới các điều luật và quy định liên quan đến hoạt động của tổ chức. Các hiệp hội ngành mà tổ chức có t− cách thành viên cũng có thể là nơi cung cấp những nguồn thông tin quý giá về các điều luật và quy định hiện hành có tác động tới từng loại hoạt động cụ thể mà họ tham gia, và về những thay đổi pháp luật tr−ớc mắt, sắp ban hành, và đang đ−ợc đề xuất. Các cơ quan Nhà n−ớc có thể công bố các thông cáo về các bộ luật mới hoặc có kế hoạch ban hành, và giải thích các điều luật và các quy định hiện hành. Và những mối liên hệ cá nhân th−ờng xuyên với những cán bộ chủ chốt trong các cơ quan chính phủ có thể giúp tổ chức ‘nhạy bén’ và l−ờng tr−ớc đ−ợc những đề xuất sắp tới của chính phủ. Tạo ra và duy trì nhận thức về pháp luật trong một tổ chức Khi đã thiết lập đ−ợc các kênh thông tin về các yêu cầu pháp lý và quy định liên quan đối với môi tr−ờng, cần phải có các thủ tục để sắp xếp các tài liệu, tóm tắt các phần cốt lõi theo ngôn ngữ phổ thông, và truyền đạt thông tin tới nhân viên trong tổ chức, là những ng−ời cần phải nhận thức về trách nhiệm của mình đối với việc duy trì việc tuân thủ pháp luật. Thông th−ờng đó là các uỷ viên quản trị cao cấp, các tr−ởng phòng, cán bộ phòng quản lý môi tr−ờng và chất thải, và có thể là các cán bộ chuyển/ nhận và đặt/ mua hàng, bồi d−ỡng, huấn luyện và cán bộ phòng nhân sự. Cần thực hiện việc đăng ký các nghĩa vụ pháp lý, cùng mối quan hệ với những hoạt động liên quan, các khía cạnh môi tr−ờng và các tác động môi tr−ờng, để khi các mục tiêu và chỉ tiêu môi tr−ờng đ−ợc thiết lập, việc tuân thủ pháp luật cũng đ−ợc quan tâm. Tóm tắt các điểm cơ bản • Chính sách Môi tr−ờng cam kết một tổ chức tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan đến môi tr−ờng; • Khi thiết lập các mục tiêu và chỉ tiêu môi tr−ờng, tổ chức phải xem xét tới luật pháp, quy định và các yêu cầu khác liên quan đến việc tuân thủ pháp luật về môi tr−ờng; Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 25
27. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 • Bởi vậy, tổ chức phải có một thủ tục để nhận diện, tiếp cận, và cập nhật các các yêu cầu pháp lý và luật định liên quan về môi tr−ờng, và các cam kết khác xuất phát từ t− cách thành viên trong các hiệp hội của ngành, các hiệp định với các nhóm lợi ích, và các hợp đồng có ảnh h−ởng tới môi tr−ờng; • Phải phân công trách nhiệm rõ ràng đối với việc duy trì đăng ký nghĩa vụ pháp lý và các yêu cầu khác; • Các điều luật cần đ−ợc tóm tắt theo các thuật ngữ phổ thông để truyền đạt tới nhân viên trong tổ chức mà công việc của họ có thể gây tác động tới môi tr−ờng, hoặc là những cá nhân mà bằng hành vi hay thiếu sót của mình dẫn tới việc tuân thủ hay vi phạm điều luật hay cam kết về môi tr−ờng. Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 26
28. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 bài 6 - 4.3.3 Các mục tiêu và chỉ tiêu môi tr−ờng Định nghĩa các mục tiêu và chỉ tiêu môi tr−ờng Mục tiêu môi tr−ờng Các mục tiêu môi tr−ờng là các mục tiêu, th−ờng định l−ợng đ−ợc, đ−ợc tổ chức đặt ra để tiến tới đạt đ−ợc các yêu cầu cải thiện liên tục và ngăn chặn ô nhiễm nh− đã cam kết trong chính sách môi tr−ờng. Khi thích hợp, nhiệm vụ để đạt đ−ợc một mục tiêu đ−ợc chia nhỏ và phân đều cho các phòng ban hay các lĩnh vực khác nhau của tổ chức nhằm đạt đ−ợc mục tiêu một cách toàn diện. Một số ví dụ cụ thể về các mục tiêu môi tr−ờng: • Giảm thải SO2 từ hoạt động sản xuất xuống còn khoảng 20% vào năm 2003; • Giảm l−ợng chất thải rắn trong đất xuống 25% trong vòng hai năm; • Giảm năng l−ợng sử dụng (ví dụ: điện, dầu, than đá, khí) với tỉ lệ 5% mỗi năm trong 5 năm tới; • Giảm l−ợng n−ớc sử dụng cho chế biến hay n−ớc làm lạnh khoảng 20% trong hai năm với việc sử dụng kỹ thuật tuần hoàn khép kín hoặc các biện pháp bảo toàn khác; • Giảm khối l−ợng thải của BOD, các chất rắn khó phân huỷ, kim loại, và các chất hữu cơ khó phân giải khoảng 5% mỗi năm trong năm năm tới; • Giảm l−ợng chất thải từ thức ăn của cá ở các trại nuôi cá khoảng 10% mỗi năm; • Hạn chế sử dụng loại thuốc bảo vệ thực vật và thuốc diệt cỏ trên đất nông nghiệp khoảng 5% mỗi năm cho đến khi hoàn toàn không sử dụng chúng; • Loại bỏ việc sử dụng các chất làm phá huỷ tầng ozon trong tất cả các hoạt động của công ty vào khoảng năm 2005; • Chuyển sang sử dụng loại sơn không có hại đến môi tr−ờng vào năm tới; • Thay thế các vật liệu thô gây độc cho cá bằng các vật liệu không độc vào năm tài chính sau; • Thực hiện ch−ơng trình huấn luyện nâng cao nhận thức pháp luật toàn diện tới các nhà quản lý cấp cao, các cấp tr−ởng phòng, các giám sát viên, và các quản đốc vào cuối năm. Đánh giá khả năng nhận thức và lĩnh hội của họ về các vấn đề pháp luật, và cần thay đổi nhiệm vụ cán bộ nếu thấy cần thiết; • Giảm thải chất phóng xạ từ các lò phản ứng xuống 20% vào năm 2003, và tiếp tục giảm khoảng 10% vào cuối năm 2005; Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 27
29. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 • Vào cuối năm tài chính tới, thiết kế và thử nghiệm trên thị tr−ờng loại bao bì sản phẩm có thể tái sử dụng; • Tái trồng những vùng rừng mà hoạt động khai thác xảy ra ch−a đến một năm bằng các loài có khả năng tạo ra đa dạng sinh học, giá trị động vật hoang dã, và các lợi ích th−ơng mại; • Chỉ khai thác gỗ ở các khu vực không có các loài động vật có ‘nguy cơ tuyệt chủng’; • Giảm thất thoát dầu nhiên liệu từ việc chảy tràn và rò rỉ từ các thùng trữ và đ−ờng ống dẫn dầu khoảng 50 thùng một năm; • Giảm khí thải hữu hình từ xe cộ và giảm l−ợng rò rỉ dầu thuỷ lực của các ph−ơng tiện xuống d−ới một / năm. ISO 14001 4.3.3 Các chỉ tiêu và mục tiêu nói rằng: Tổ chức sẽ thiết lập và duy trì các mục tiêu và chỉ tiêu môi tr−ờng đ−ợc t− liệu hoá ở mỗi cấp độ và chức năng t−ơng ứng trong tổ chức. Các mục tiêu và chỉ tiêu phải nhất quán với chính sách môi tr−ờng, trong đó có các cam kết ngăn chặn ô nhiễm. Khi thiết lập và rà soát các mục tiêu và chỉ tiêu môi tr−ờng một tổ chức sẽ phải cân nhắc: • Pháp luật và các yêu cầu khác; • Các khía cạnh môi tr−ờng quan trọng; • Các lựa chọn kỹ thuật; • Các yêu cầu về tài chính, hoạt động sản xuất kinh doanh; • Quan điểm của các nhóm lợi ích. Các chỉ tiêu môi tr−ờng Các chỉ tiêu môi tr−ờng là các yêu cầu hoạt động cụ thể và có thể định tính đ−ợc nhằm đạt đ−ợc một mục tiêu môi tr−ờng. Một mục tiêu có thể có quy mô bao trùm toàn bộ tổ chức hay từng phòng ban; các chỉ tiêu t−ơng ứng cũng dựa trên tổ chức hay phòng ban, nh−ng cũng có thể đ−ợc chia nhỏ hơn cho từng nhóm hay từng cá nhân. Khi một loạt các chỉ tiêu này đ−ợc hoàn thành thì sẽ dẫn đến đạt đ−ợc mục tiêu đề ra . Ví dụ: Mục tiêu môi tr−ờng: • Giảm chất thải rắn trong đất xuống 25% vào cuối năm 2003. Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 28
30. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 Chỉ tiêu môi tr−ờng: • Quan trắc các nguồn, loại, và số l−ợng chất thải rắn trong đất từ tất cả các lĩnh vực hoạt động của tổ chức trong vòng sáu tháng; • Xác định đ−ợc những biện pháp tốt nhất để giảm l−ợng chất thải rắn vào cuối quý I năm 2002; • Thiết lập các mục tiêu, chỉ tiêu, và kế hoạch giảm l−ợng chất thải rắn đối với mỗi lĩnh vực hoạt động vào khoảng cuối quý II năm 2002 nhằm đạt đ−ợc l−ợng giảm 25% vào cuối năm 2003; • Thực hiện các kế hoạch vào khoảng cuối quý III năm 2002; • Kiểm soát số l−ợng, loại, và nguồn chất thải rắn nạp vào bãi thải từ mỗi lĩnh vực hoạt động trong năm tới, thay đổi các tác nghiệp khi cần thiết nhằm đạt l−ợng giảm nh− mong muốn; • Xem xét mức độ tiến triển và thiết lập các mục tiêu và chỉ tiêu cho năm 2004 - 2005 vào cuối quý III năm 2003. Các thủ tục để thiết lập các mục tiêu và chỉ tiêu môi tr−ờng Cũng nh− các vấn đề khác trong ISO 14001, sự tham gia đầy đủ của các bên liên quan là yếu tố hàng đầu khi thiết lập các mục tiêu và chỉ tiêu môi tr−ờng. Nói cách khác, những ng−ời có trách nhiệm trong việc hoàn thành các mục tiêu và chỉ tiêu đều có điều kiện tham gia vào quá trình thiết lập các mục tiêu và chỉ tiêu đó. Giải pháp này giúp tạo ra ‘tính sở hữu’ cho các mục tiêu, và các mục tiêu này sẽ đ−ợc các phòng ban và cá nhân nhiệt tình ‘đ−a vào’ trong các nhiệm vụ của họ- vì họ chính là những ng−ời cần hoàn thành chúng. Mô tả chi tiết ISO 14001 Tiêu chuẩn ISO 14001 quy định một số tiêu chuẩn cần phải đ−ợc xem xét khi thiết lập các mục tiêu môi tr−ờng. Cụ thể là: • Chính sách môi tr−ờng cam kết đảm bảo cải thiện liên tục, ngăn chặn ô nhiễm, và tuân thủ pháp luật và các yêu cầu khác; • Tập trung kiểm soát các khía cạnh môi tr−ờng quan trọng (các hoạt động, sản phẩm, và các dịch vụ có tác động lớn nhất đối với môi tr−ờng) bởi vì làm giảm tầm quan trọng của các khía cạnh này (tức là: các rủi ro có liên hệ với chúng) tự động sẽ hạ thấp mức độ ảnh h−ởng; • Cân nhắc các lựa chọn kỹ thuật và các yêu cầu về tài chính, hoạt động sản xuất kinh doanh; có nghĩa là các chỉ tiêu và mục tiêu môi tr−ờng phải khả thi về mặt công nghệ, nằm trong giới hạn của hạn mức ngân sách cho phép, và nhất quán với các Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 29
31. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 chiến l−ợc hoạt động sản xuất kinh doanh. Nói cách khác, các chỉ tiêu và mục tiêu phải thực tế và khả thi, không phải là những giấc mơ hay −ớc muốn; • Quan điểm của các bên liên quan. Những ai có đủ t− cách là một bên liên quan? Bất kỳ một cá nhân, nhóm ng−ời, cơ quan, hay một cộng đồng có thể bị ảnh h−ởng bởi hay có lợi ích trong những hoạt động của tổ chức thực hiện EMS. Các bên liên quan có thể bao gồm : − Các quan chức nhà n−ớc, khu vực/ tỉnh, và chính quyền địa ph−ơng; − Các đại diện của cộng đồng địa ph−ơng; − Các nhóm xã hội và các bên liên quan khác; Các quan điểm của các bên liên quan cũng có vai trò giúp công ty hay tổ chức đ−a ra quyết định liên quan đến việc phổ biến rộng rãi các khía cạnh môi tr−ờng. Thu thập quan điểm của các bên liên quan Một số tổ chức có lập tr−ờng ‘thụ động’ đối với việc thu thập quan điểm của các bên liên quan cho rằng nếu không nhận đ−ợc những khiếu nại từ phía công chúng thì không có vấn đề gì. ISO 14001 mong rằng các tổ chức phải chủ động và tích cực thu nhận ý kiến của các bên liên quan. Đối với nhiều công ty, kiểu ‘tầm nhìn xa’ này đánh dấu sự thay đổi về triết lý từ quan điểm đối phó sang quan điểm chủ động và tích cực nhìn nhận vấn đề. Nhiều kỹ thuật đ−ợc sử dụng để thu thập quan điểm của các bên quan tâm, nh−ng nhìn chung, các cuộc gặp gỡ trực tiếp có thể thu đ−ợc các thông tin xác đáng và giá trị. Các cuộc gặp có thể d−ới dạng phỏng vấn, hội thảo nhóm, họp cộng đồng, các diễn đàn mở, các gian triển lãm ở các khu vực công cộng hoặc là bất cứ mô hình nào phù hợp với tổ chức và văn hoá địa ph−ơng. Những kĩ thuật kém hiệu quả hơn (nh−ng tốt hơn là không làm gì cả) là phỏng vấn qua điện thoại hay sử dụng các câu hỏi đã viết sẵn. Các nhân viên của công ty tham gia thu thập các thông tin phản hồi cần tránh bảo vệ, giải thích hay biện minh quan điểm của công ty. Do không có ‘lợi ích cá nhân’ nên nhóm trung lập thứ ba có thể thành công hơn các nhà quản lý hay nhân viên của tổ chức trong việc thu thập các thông tin có giá trị và không thành kiến. Lợi ích của việc lấy ý kiến các bên liên quan Bằng cách tích cực thu hút các yếu tố đầu vào cho các kế hoạch EMS từ các bên liên quan, một tổ chức thể hiện cam kết của mình đối với việc quản lý môi tr−ờng và mong muốn trở thành công dân g−ơng mẫu và có tinh thần hợp tác. Tiến hành điều tra định kỳ để lấy ý kiến của các nhóm liên quan tạo điều kiện cho tổ chức ‘nắm bắt kịp thời’ những biến chuyển trong cộng đồng rộng lớn hơn nơi mà tổ chức hoạt động và đối phó kịp thời với những thay đổi về giá trị, nhận thức, và kỳ vọng. Khó có thể xảy ra bùng nổ sự phản kháng đáng ngạc nhiên nào từ phía cộng đồng khi cộng đồng th−ờng xuyên đ−ợc thông báo và trao đổi thông tin với tổ chức thực hiện EMS. Quan trọng hơn cả phải nhận thức đ−ợc tất cả các bên liên quan đều mong muốn ý kiến của họ đ−ợc tôn Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 30
32. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 trọng và tiếng nói của họ đ−ợc lắng nghe. Nói cách khác, một lần nữa khẳng định việc tôn trọng và tích cực thu thập ý kiến của các bên liên quan là một việc nên làm. Các chú ý khác về mục tiêu và chỉ tiêu Có m−ời tr−ờng hợp khi Tiêu chuẩn ISO 14001 quy định rõ rằng một thủ tục, hay kết quả từ một thủ tục phải đ−ợc t− liệu hoá hay ghi chép, nghĩa là nó phải d−ới dạng văn bản, trên giấy hay d−ới dạng điện tử. Các mục tiêu và chỉ tiêu môi tr−ờng là một trong m−ời tr−ờng hợp yêu cầu về tài liệu đó. Các mục tiêu và chỉ tiêu phải đạt đ−ợc trong một khung thời gian định sẵn, đồng thời đòi hỏi tổ chức phải đạt tới một mức độ hoàn thiện mới trong hoạt động của mình. Ban quản trị có nghĩa vụ cung cấp các nguồn lực đầy đủ để tạo điều kiện cho nhân viên hoàn thành từng mục tiêu, mà các mục tiêu này cần đ−ợc rà soát th−ờng xuyên để liên tục đảm bảo mức −u tiên và độ t−ơng thích. Tóm tắt các điểm cơ bản • Thiết lập và thực hiện các mục tiêu và chỉ tiêu môi tr−ờng là biện pháp cơ bản để đảm bảo cải thiện liên tục và ngăn chặn ô nhiễm nh− yêu cầu của Chính sách Môi tr−ờng ISO 14001 mà tổ chức cam kết thực hiện; • Để đảm bảo tính hiệu quả, các mục tiêu và chỉ tiêu phải đ−ợc t− liệu hoá, cụ thể, đo l−ờng đ−ợc, và khả thi (nh−ng không quá dễ dàng), và đ−ợc cập nhật (có nghĩa là đ−ợc duy trì); • Các chỉ tiêu môi tr−ờng hỗ trợ cho việc hoàn thành các mục tiêu bằng cách chia nhỏ các mục tiêu thành các mục tiêu cụ thể hơn cho từng phòng ban, nhóm hay cá nhân để từ đó hoàn thành một mục tiêu; • Khi thiết lập các chỉ tiêu và mục tiêu, cần phải xét đến các yếu tố sau: các luật định và các yêu cầu có liên quan; các khía cạnh môi tr−ờng quan trọng; các lựa chọn kỹ thuật; các yêu cầu về kinh doanh, tài chính và hoạt động; và quan điểm của các bên liên quan; • Điều tra quan điểm các bên liên quan sẽ có lợi cho việc thu thập ý kiến của công chúng nhằm trợ giúp cho việc định hình các kế hoạch, mục tiêu và chỉ tiêu quản lý môi tr−ờng. Chúng cũng giúp cải thiện mối quan hệ với cộng đồng địa ph−ơng hay phạm vi rộng hơn thế nữa. Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 31
33. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 bài 7 - 4.3.4 ch−ơng trình quản lý môi tr−ờng Định nghĩa ch−ơng trình quản lý môi tr−ờng ISO 14001 sử dụng thuật ngữ Ch−ơng trình quản lý môi tr−ờng để chỉ kế hoạch hành động để đạt đ−ợc các chỉ tiêu và mục tiêu môi tr−ờng. Theo ngôn ngữ kinh doanh thông th−ờng, một kế hoạch hành động mô tả: • Làm thế nào để đạt đ−ợc các mục tiêu và chỉ tiêu; • Ai có trách nhiệm đạt đ−ợc các mục tiêu - ai sẽ thực hiện công việc này; • Ai có quyền quản lý và giám sát công việc và ai sẽ đ−ợc tính là tham gia vào việc hoàn thành các mục tiêu và các chỉ tiêu; • Nhiệm vụ cụ thể của từng ng−ời là gì; • Họ cần những nguồn lực gì (ví dụ: tiền bạc, thời gian, nhân sự, ph−ơng tiện); • Đo l−ờng mức độ tiến triển nh− thế nào (Tức là các chỉ số thực hiện cơ bản); • Khi nào các nhiệm vụ đ−ợc hoàn thành - lịch trình và thời điểm hoàn thành. Thực hiện một ch−ơng trình quản lý môi tr−ờng (EMP) Các ch−ơng trình quản lý môi tr−ờng là các biểu đồ và danh sách các việc thực tế cần làm, phân chia nhiệm vụ cần hoàn thành theo ngày, tuần, tháng, quý, và đôi khi là từng năm nhằm hoàn thành các mục tiêu và chỉ tiêu môi tr−ờng. Chúng bao gồm việc trả lời các câu hỏi chủ chốt của ISO 14001 EMS. Một ch−ơng trình quản lý môi tr−ờng còn bao gồm một danh sách kiểm tra đối chiếu để đo l−ờng tiến triển công việc. Một lần nữa khẳng định việc mời các bên liên quan tham gia xây dựng các chi tiết của ch−ơng trình (kế hoạch hành động) là một việc mà tổ chức nên làm, để vừa có lợi về khía cạnh chuyên môn, vừa đảm bảo các cam kết từ tất cả những ng−ời tham gia thực hiện ch−ơng trình. ISO 14001 4.3.4 CHƯƠNG trình QUản lý môi tr−ờng nói rằng: Tổ chức sẽ thiết lập và duy trì các ch−ơng trình nhằm đạt đ−ợc các mục tiêu và chỉ tiêu môi tr−ờng, bao gồm: (a) Định rõ trách nhiệm nhằm đạt đ−ợc các mục tiêu và chỉ tiêu ở mỗi cấp độ và chức năng của tổ chức. (b) Ph−ơng tiện và thời gian hoàn thành Nếu một dự án liên quan đến những chiến l−ợc phát triển mới, và các hoạt động, dịch vụ hay sản phẩm mới hoặc bị biến đổi, các ch−ơng trình sẽ đ−ợc điều chỉnh phần t−ơng ứng để đảm bảo rằng những dự án nh− vậy có áp dụng quản lý môi tr−ờng. Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 32
34. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 Để có tác dụng, EMP cần linh hoạt, không nên cứng nhắc. Chúng phải đ−ợc xem xét th−ờng xuyên và đ−ợc cập nhật (tức là đ−ợc duy trì - theo ngôn ngữ của ISO 14001) để phản ánh sự thay đổi về nhân sự, các −u tiên, lịch trình, ngân sách và, khi cần thiết, là các chỉ tiêu và mục tiêu. Điều chỉnh một EMP đôi khi là cần thiết khi nguyên liệu đầu vào thay đổi, hay một quá trình sản xuất hoặc xử lý chất thải hoặc thiết bị bị sửa đổi, hay bất cứ tại thời điểm nào có một sự thay đổi trong một khía cạnh môi tr−ờng liên quan. Cần phải th−ờng xuyên giám sát EMP để đảm bảo mức độ t−ơng thích liên tục. Các chỉ số thực hiện cơ bản (KPI) là định l−ợng mức độ tiến triển nhằm đạt đ−ợc các mục tiêu và chỉ tiêu môi tr−ờng, và KPI nên đ−ợc bao gồm trong mỗi Ch−ơng trình Quản lý Môi tr−ờng. Theo ISO 14004 (H−ớng dẫn tổng quan về các nguyên lý, hệ thống và hỗ trợ kỹ thuật cho EMS), KPI cần dựa trên các dữ liệu khách quan đ−ợc tạo bởi các kỹ thuật đáng tin cậy, và đ−ợc kiểm chứng bởi các thủ tục kiểm tra chất l−ợng và đảm bảo chất l−ợng. Một số KPI hay đ−ợc sử dụng: • L−ợng nguyên liệu đ−ợc sử dụng trên một đơn vị sản xuất; • Mức tiêu tốn năng l−ợng trên một đơn vị sản xuất; • Mức thải chất gây ô nhiễm hay l−ợng chất thải đ−ợc tính theo hàm l−ợng, hay tổng l−ợng chất thải trên ngày hay trên một đơn vị sản xuất; • L−ợng chất thải đ−ợc xử lý trên một đơn vị nguyên liệu đầu vào; • Tỷ lệ giảm tổng l−ợng chất thải hoặc từng loại chất thải cụ thể từ tất cả các lĩnh vực hoạt động hay từ mỗi lĩnh vực hoạt động riêng biệt của tổ chức; • Số vụ tai nạn, rắc rối hay những thất bại xít sao trong một khoảng thời gian nhất định; • Diện tích đất dành riêng cho động vật hoang dã, giải trí, hay các giá trị sinh học khác; • Số l−ợng cây thuộc nhiều loài khác nhau đ−ợc trồng để tái tạo rừng; • Số l−ợng loài động vật hoang dã hay cá sống trong khu vực bị ảnh h−ởng bởi các chất thải từ nhà máy; • Số lần trong năm không tuân thủ luật pháp và quy định; • Số nhân viên đ−ợc đào tạo đầy đủ, với khả năng nhận thức tốt về các vấn đề môi tr−ờng. Lập kế hoạch ISO 14001 – một bức tranh tổng thể Nói tóm lại, có bốn yếu tố khi lập kế hoạch ISO 14001 EMS. EMP (hay kế hoạch hành động) đ−ợc thiết kế nhằm đạt đ−ợc các chỉ tiêu và mục tiêu môi tr−ờng đ−ợc đề ra từ việc xem xét các khía cạnh môi tr−ờng quan trọng, pháp luật và các yêu cầu khác, quan điểm của các bên liên quan và các nhân tố khác (ví dụ: kỹ thuật, tài chính, hoạt động Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 33
35. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 sản xuất kinh doanh), tất cả đều h−ớng tới tuân thủ các cam kết trong chính sách môi tr−ờng của tổ chức. Tóm tắt các điểm cơ bản • EMP là các kế hoạch hành động cụ thể để đạt đ−ợc các mục tiêu và chỉ tiêu; • EMP định rõ trách nhiệm, lịch trình, và các nguồn lực cần thiết (tức là ai thực hiện, thực hiện nh− thế nào, bao giờ); • Các chỉ số hoạt động cơ bản (KPI) là các th−ớc đo định tính và cụ thể đ−ợc sử dụng để giám sát tiến độ của EMP h−ớng tới đạt đ−ợc các mục tiêu và chỉ tiêu; • EMP phải đ−ợc chỉnh sửa th−ờng xuyên và đ−ợc cập nhật để phản ánh đ−ợc tình trạng hiện thời. Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 34
36. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 bài 8 - 4.4.1 cơ cấu tổ chức và trách nhiệm Cơ cấu tổ chức và trách nhiệm Cơ cấu tổ chức vạch ra hệ thống thứ bậc và các mối quan hệ báo cáo giữa các chức năng và cấp độ khác nhau trong một tổ chức. Nhiệm vụ của mỗi cấp độ trách nhiệm và phạm vi chức năng có thể đ−ợc tóm tắt trong một biểu đồ tổ chức chi tiết hơn. Các định nghĩa Chức năng, Phạm vi chức năng – Phòng ban hay lĩnh vực trách nhiệm. Ví dụ: Tài chính, Môi tr−ờng, Tiếp thị, Bảo trì. Vai trò – Vị trí (chức danh) do một cá nhân nắm giữ và mối quan hệ của nó tới các vị trí khác trong tổ chức. Ví dụ: Chủ tịch, Tr−ởng ban, Đại diện quản lý môi tr−ờng, Giám đốc thu mua, Quản đốc bảo trì. Trách nhiệm – Các nhiệm vụ và bổn phận đ−ợc giao phó cho một cá nhân ở một vị trí nhất định. Ví dụ: lên lịch trình và h−ớng dẫn kiểm toán môi tr−ờng; báo cáo kết quả giám sát việc tuân thủ pháp luật tr−ớc chính quyền; quản lý đội phản ứng nhanh; đảm bảo việc bảo trì thiết bị th−ờng xuyên. Quyền hạn – Vai trò cụ thể của một ng−ời quyết định quyền lực và ảnh h−ởng của ng−ời đó. Quyền hạn cũng xuất phát từ tính cách và đặc thù cá nhân của mỗi ng−ời. Ví dụ: quyền yêu cầu báo cáo hoạt động môi tr−ờng; quyền giám sát nhân sự lấy mẫu hay phân tích mẫu; quyền kỷ luật nhân viên có hành vi sai trái. Giải thích mục 4.4.1 của ISO 14001 Mục 4.4.1 trong ISO 14001 định rõ rằng một tổ chức phải “định nghĩa, lập thành t− liệu, và phổ biến” vai trò, trách nhiệm, và quyền hạn trong EMS. Những thuật ngữ này có ý nghĩa gì?: Đ−ợc định nghĩa – Tổ chức hoàn thành việc xác định các vị trí nhân sự và mô tả trách nhiệm cần thiết cho việc lập kế hoạch, thực hiện và duy trì một cách có hiệu quả toàn bộ EMS. Đ−ợc t− liệu hoá – Các chi tiết về vai trò, trách nhiệm, và quyền hạn đ−ợc lập thành văn bản, ví dụ: bản mô tả công việc, biểu đồ tổ chức, thủ tục hoạt động, các th− báo, thông báo. Đ−ợc phổ biến – Vai trò, trách nhiệm, và quyền hạn đ−ợc mọi ng−ời biết đến và hiểu rõ – mọi ng−ời ở đây là những ng−ời trực tiếp tham gia EMS, và những ng−ời cần phải biết EMS hoạt động nh− thế nào, chính là tất cả mọi thành viên của tổ chức. Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 35
37. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 Tại sao điều này lại quan trọng? EMS là tất cả về con ng−ời, và vai trò và trách nhiệm của họ. Đó là các cá nhân, với t− cách là thành viên của một nhóm, là những ng−ời biến EMS thành hiện thực và vận hành EMS một cách hiệu quả. Con ng−ời phát huy khả năng cao nhất khi họ có: • Mục tiêu và trách nhiệm rõ ràng; • Quan hệ báo cáo và thông tin lên cấp trên, xuống cấp d−ới và ngang cấp phải đ−ợc thể hiện rõ ràng trong biểu đồ tổ chức; và • Đ−ợc cung cấp nguồn lực và hỗ trợ đúng đắn về mặt thời gian, thiết bị, ngân sách, và hợp tác của các đồng nghiệp khác. Trách nhiệm của ban quản lý Ban quản trị cao nhất có trách nhiệm: • Xây dựng chính sách môi tr−ờng cho tổ chức; • Thể hiện vai trò lãnh đạo trong việc thực hiện các cam kết cải thiện liên tục, ngăn chặn ô nhiễm, và tuân thủ luật pháp và quy định liên quan về môi tr−ờng; • Giao các nguồn lực phù hợp để thực hiện và duy trì EMS; • Khen th−ởng các thành tích hoạt động EMS; • Tiến hành rà soát th−ờng xuyên công tác quản lý của EMS; • Đ−a các nguyên tắc và hoạt động quản lý môi tr−ờng vào truyền thống của tổ chức. Các nguồn lực Nếu chỉ nói những lời lẽ hay và thể hiện thiện trí không đủ để đạt đ−ợc thành công trong việc thực hiện EMS. Ban quản lý phải giao phó và đảm bảo các nguồn lực đầy đủ sẵn có để tạo điều kiện cho các nhân viên trong tổ chức thực thi nhiệm vụ và duy trì các thủ tục cần thiết. Các nguồn lực bao gồm: • Yếu tố con ng−ời với quá trình đào tạo, kinh nghiệm, kỹ năng và năng lực phù hợp để thực thi trách nhiệm và nhiệm vụ của mình một cách có trách nhiệm và hiệu quả; • Thời gian để tiến hành lập kế hoạch, thực hiện, và vận hành EMS, bên cạnh các nhiệm vụ và trách nhiệm vẫn phải làm th−ờng xuyên; • Hỗ trợ tài chính thích đáng - phân bổ ngân sách - để hỗ trợ cho dự án, cải thiện thủ tục, đào tạo để theo kịp các b−ớc nh− kế hoạch đã đề ra; Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 36
38. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 • Các công cụ - thiết bị và ph−ơng tiện để đạt đ−ợc các mục tiêu và chỉ tiêu môi tr−ờng, và duy trì EMS. ISO 14001 4.4.1 cơ cấu tổ chức và trách nhiệm nói rằng: Vai trò, trách nhiệm, và quyền hạn cần đ−ợc xác định, t− liệu hoá, và phổ biến nhằm tạo điều kiện cho công tác quản lý có hiệu quả. Ban quản trị phải cung cấp các nguồn lực cần thiết để thực hiện và kiểm soát hệ thống quản lý môi tr−ờng. Các nguồn lực bao gồm nhân lực, kỹ năng chuyên môn, công nghệ và nguồn lực tài chính. Tổ chức sẽ đề cử các đại diện quản lý cụ thể (dù họ đang đảm đ−ơng bất cứ trách nhiệm nào) với vai trò, trách nhiệm, và quyền hạn rõ ràng để: (a) đảm bảo các yêu cầu EMS đ−ợc thiết lập, thực hiện và duy trì tuân theo Tiêu chuẩn quốc tế ISO 14001 (b) báo cáo việc thực hiện EMS tới ban lãnh đạo để rà soát, và làm cơ sở cho việc cải thiện EMS Trách nhiệm của đại diện Hệ thống quản lý môi tr−ờng Mỗi tổ chức khi thực hiện EMS để tuân thủ các chi tiết của ISO 14001 phải bổ nhiệm một hay nhiều đại diện của hệ thống quản lý môi tr−ờng (gọi là EMR). Cùng với sự hỗ trợ từ các thành viên khác trong tổ chức, nhiệm vụ của EMR là: • Đ−a ra h−ớng dẫn trợ giúp ban lãnh đạo trong việc lập kế hoạch, thực hiện, duy trì, và hoàn thiện EMS; • Giám sát việc thực hiện EMS cũng nh− các b−ớc tiến triển của nó; • Tìm ra các khiếm khuyết của EMS và đề xuất các hành động hiệu chỉnh và ngăn chặn khi cần thiết; • Báo cáo th−ờng xuyên về tiến độ và các vấn đề trong EMS tr−ớc ban lãnh đạo; • Đề xuất các thay đổi trong EMS với ban lãnh đạo. Các cấu thành của một EMS hiệu quả Mục tiêu và thông tin kế hoạch rõ ràng Nhân sự, trách nhiệm, nguồn lực, năng lực lãnh đạo và cơ cấu tổ chức đ−ợc sắp xếp hợp lý Sự lãnh đạo quyết đoán và hiệu quả của ban lãnh đạo và đại diện quản lý môi tr−ờng Phân cấp lãnh đạo và trách nhiệm trong cơ cấu tổ chức hợp lý, tức là mỗi ng−ời trong tổ chức đảm bảo hoàn thành vai trò và trách nhiệm của họ đối với EMS Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 37
39. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 Yêu cầu về Khả năng, Kỹ năng, và Tố chất của một đại diện Hệ thống quản lý môi tr−ờng (EMR) Đó là sự kết hợp giữa khả năng, kĩ năng và tính cách của một cá nhân để trở thành một EMR có năng lực. Cá nhân đ−ợc chọn phải: • Có kiến thức về các vấn đề môi tr−ờng nói chung và các vấn đề môi tr−ờng trong tổ chức nói riêng; • Tận tuỵ trong công tác cải thiện môi tr−ờng; • Đ−ợc coi trọng và có uy tín trong và ngoài tổ chức; • Có tầm nhìn, khả năng ngoại giao, kiên trì, thể lực tốt, quyền hạn, khả năng tổ chức, và động lực (cho bản thân và ng−ời khác). Tóm tắt các điểm cơ bản • Các thành viên trong tổ chức đóng vai trò quan trọng và đảm nhận trách nhiệm hoàn thành kế hoạch, thực hiện, duy trì và hoàn thiện EMS; • Cơ cấu vai trò, trách nhiệm, và quyền hạn phải đ−ợc xác định, phổ biến, và đ−ợc lĩnh hội rõ ràng; • Ban lãnh đạo phải là những tấm g−ơng đi tiên phong, và đảm bảo các nguồn lực sẵn có về nhân sự, thời gian, tài chính, và trang thiết bị; • Một EMR là trọng tâm của một EMS, và phải có quyền hạn thích hợp, có kinh nghiệm, kiến thức, uy tín, thời gian cá nhân và kỹ năng quản lý, khả năng tuyên truyền, và có t− chất lãnh đạo, h−ớng dẫn, khuyến khích các thành viên khác trong tổ chức; • Các EMR là đại diện của ban lãnh đạo đối với các hoạt động EMS hàng ngày, và là đại diện của các quản đốc điều hành, các giám sát viên, và các nhân viên tr−ớc ban lãnh đạo. Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 38
40. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 bài 9 - 4.4.2 đào tạo, nhận thức và năng lực Mục đích và ích lợi của công tác đào tạo hiệu quả Mục đích chính của công tác đào tạo đề cập trong ISO 14001 là tăng c−ờng nhận ISO 14001 4.4.2 đào tạo, nhận thức và năng lực của nhân viên về kiến thức và năng lực, nói rằng: thức và kỹ năng cần thiết để tiến hành lập kế hoạch, thực hiện, duy trì, vận Tổ chức sẽ xác định nhu cầu đào tạo. hành, và cải thiện EMS. Đảm bảo tất cả nhân viên mà công việc của họ có thể gây ra tác động đáng kể tới Các ch−ơng trình đào tạo th−ờng không môi tr−ờng đ−ợc tham dự các khoá đào đem lại kết quả nh− mong muốn do nhà tạo thích hợp. tài trợ không xác định rõ ràng mục đích Tổ chức sẽ thiết lập và duy trì các qui đào tạo, hoặc thậm chí không biết đ−ợc trình để đảm bảo các thành viên của tổ liệu nó có cần thiết hay không. Ch−ơng chức hay ng−ời làm công ở các phòng trình đào tạo cũng có thể thất bại bởi vì ban chức năng và cấp độ liên quan nhận không có đủ ủng hộ hay khuyến khích thức đ−ợc: trong việc ‘áp dụng vào thực tế’ từ phía các ng−ời phụ trách, đồng nghiệp, hay tổ (a) tầm quan trọng của việc tuân thủ các chức để áp dụng vào thực tế công việc thủ tục và chính sách về môi tr−ờng, các kiến thức, kỹ năng, hay các thao tác và các yêu cầu của EMS; máy móc mới mà các học viên tiếp thu (b) các tác động đáng kể tới môi tr−ờng, đ−ợc. Công tác đào tạo chỉ có hiệu quả thực tế hay tiềm tàng, xuất phát từ khi kiến thức học viên thu nhận đ−ợc từ các tác nghiệp của họ, và ích lợi cho khoá đào tạo đ−ợc áp dụng vào thực tế, môi tr−ờng từ sự cải thiện tốt hơn tạo nên sự khác biệt trong tác nghiệp của các hoạt động của chính bản thân họ; mỗi cá nhân, và có ảnh h−ởng tích cực tới phòng ban, ph−ơng tiện sản xuất, và (c) vai trò và trách nhiệm để đạt đ−ợc tổ chức của cá nhân đó; nếu không khoá việc tuân thủ chính sách và các thủ đào tạo coi nh− lãng phí. Thật không tục môi tr−ờng và các yêu cầu của may điều này lại là kết cục của rất nhiều EMS, kể cả yêu cầu về việc chuẩn nỗ lực đào tạo nhân sự. Kết quả là tổn bị và đối phó với các tình huống bất thất to lớn về thời gian, công sức, và tiền ngờ; bạc, và làm tăng sự thất vọng về hiệu (d) hậu quả có thể xảy ra nếu đi trệch quả của công tác đào tạo. h−ớng khỏi các thủ tục hoạt động đã đ−ợc thống nhất. Trong bài này sẽ không thực tiễn nếu quá đi sâu nghiên cứu đánh giá nhu cầu Các cá nhân, mà công việc của họ có thể đào tạo, thiết kế ch−ơng trình đào tạo, gây ra các tác động đáng kể tới môi truyền tải, hay đánh giá. Nh−ng phải tr−ờng, sẽ thể hiện đ−ợc khả năng của khẳng định rằng đây là những nội dung mình nếu họ có cơ sở giáo dục, đào tạo quan trọng đóng góp vào một công tác và kinh nghiệm phù hợp. đào tạo hiệu quả và có ý nghĩa áp dụng Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 39
41. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 thực tiễn. Xác định nhu cầu đào tạo ISO 14001 nói rằng một tổ chức phải xác định đ−ợc: • Các hoạt động có thể có tác động đáng kể tới môi tr−ờng; • Nhận thức, kiến thức, kỹ năng, và năng lực cần thiết để tiến hành các hoạt động này; • Ch−ơng trình đào tạo cần thiết để đạt đ−ợc yêu cầu về mức độ nhận thức, trình độ, kỹ năng và năng lực; Điều này ngụ ý rằng cần phải xác định rõ những kết quả đ−ợc mong muốn từ khoá đào tạo. Nói cách khác, bất cứ ai đề xuất tính cần thiết của một khoá đào tạo cần phải định rõ trình độ, kỹ năng, năng lực, và/hoặc thay đổi trong thái độ và cách c− xử cần thiết để đạt mức độ hoạt động mong muốn. ‘Chênh lệch đào tạo’ - sự khác biệt giữa tình trạng hiện thời và mức độ năng lực nh− mong muốn - phải đ−ợc bù đắp bởi ch−ơng trình giảng dạy hay truyền đạt kinh nghiệm phù hợp. Có sẵn các kỹ thuật khác nhau để tiến hành đánh giá nhu cầu đào tạo. Và tốt hơn cả là có sự tham gia của cả ng−ời bảo trợ ch−ơng trình (thông th−ờng là một đại diện quản lý), và một số đại diện học viên dự kiến ( tức là ‘nhóm mục đích’ hay chủ thể của đào tạo). Theo cách này, cả nhu cầu đề ra (đ−ợc xác định bởi ng−ời bảo trợ), và nhu cầu động lực (đ−ợc các học viên mong muốn) đều có thể đ−ợc đáp ứng. Một trong các thách thức chủ yếu đối với ng−ời thiết kế khoá học là phải thoả mãn cả hai nhu cầu này sau khi chúng đã đ−ợc xác định. Phân tích hoạt động (nhiệm vụ công việc) Đôi khi sẽ là có ích khi chia nhỏ công việc thành các trách nhiệm, hoạt động, và nhiệm vụ cấu thành nhằm xác định rõ trình độ, kỹ năng, và năng lực cụ thể theo yêu cầu. Phân tích hoạt động, còn gọi là phân tích nhiệm vụ công việc, là một ph−ơng pháp ‘chia tách’ một tổ chức thành các bộ phận cấu thành. Để đạt đ−ợc tính hiệu quả, b−ớc Phân tích hoạt động cần thiết phải có sự tham gia đầy đủ của những ng−ời mà công việc của họ đ−ợc phân tích. Quá trình này bao gồm việc phân tích từng b−ớc một loạt các nhiệm vụ cần thiết để tiến hành một mảng công việc nào đó. Các yêu cầu phân tích hoạt động của ISO 14001 tập trung vào các công việc liên quan đến các khía cạnh môi tr−ờng quan trọng, tức là, có tác động tới môi tr−ờng. Ví dụ nhân sự trong các bộ phận: • Phòng ban chịu trách nhiệm xử lý chất thải; • Bảo d−ỡng các thiết bị mà sự hỏng hóc của chúng sẽ gây ra các tác động tới môi tr−ờng; • Thanh tra việc ngăn chặn rò rỉ từ các thùng chứa chất hoá học, nhiên liệu, ống dẫn, van, máy bơm, và các vành lắp ráp; Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 40
42. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 • Lấy mẫu môi tr−ờng và phân tích trong phòng thí nghiệm; • Đối phó với tình trạng khẩn cấp; • Điều tra các sự cố môi tr−ờng; • Thực hiện các hoạt động hiệu chỉnh và ngăn chặn; • Xử lý các vật liệu nguy hiểm. Đào tạo, nhận thức và năng lực Đào tạo chỉ có tác dụng khi nó cải thiện nhận thức, kiến thức, và sự hiểu biết về môi tr−ờng, và kỹ năng của học viên khi họ trở lại công việc của mình. Nhìn chung, trên thực tế nâng cao kiến thức phù hợp, và biết cách áp dụng kiến thức đó vào thực tế, thì đồng thời cũng cải thiện trình độ nhận thức, ý thức, và khả năng. Chỉ khi nhận thức đ−ợc các thao tác công việc sử dụng để bảo vệ môi tr−ờng, ng−ời ta mới hành động một cách có ý thức và nhất quán để thực hiện các tác nghiệp này. Khi một ng−ời nhận thức đ−ợc tại sao một thủ tục lại quan trọng đối với môi tr−ờng đến vậy, họ càng dễ dàng tâm huyết thực hiện nó. Nhận thức là cơ sở của sự năng động, tự giác; bởi vì một khi các nhân viên đã có ý thức, thì không cần nhiều đến sự giám sát và quản lý từ phía ban lãnh đạo. B−ớc tiếp theo, bên cạnh trình độ, nhận thức, và sự hiểu biết, là năng lực - là một ng−ời thể hiện khả năng và óc suy xét để áp dụng vào thực tế các ph−ơng pháp và kỹ năng học đ−ợc, và liên tục thực hiện công việc của họ theo ph−ơng cách để tiến đến một mức độ cao hơn. Mục tiêu các ch−ơng trình đào tạo liên quan đến ISO 14001 là để nâng cao năng lực. Thiết kế một ch−ơng trình đào tạo ISO 14001 EMS Khi nhu cầu đào tạo đã đ−ợc xác định rõ ràng, có thể bắt đầu tiến hành thiết kế một ch−ơng trình đào tạo phù hợp. Các ch−ơng trình đào tạo ‘đã xếp tủ’ hay ‘đã lỗi thời’ khó có thể phù hợp khi không đáp ứng nhu cầu cụ thể của mỗi nhóm mục tiêu. Các học viên t−ơng lai nên sớm tham gia vào quá trình phát triển từng khoá học để đảm bảo mức độ phù hợp của nội dung và mô hình giảng dạy. Các mục tiêu học tập rõ ràng, ngắn gọn, và khi có thể các mục tiêu định l−ợng phải đ−ợc thiết lập riêng cho mỗi mảng đào tạo, bao gồm: • Mỗi học viên có khả năng làm đ−ợc gì khi khoá học kết thúc, đó chính là th−ớc đo mức độ hoàn thành nhiệm vụ dựa vào hoạt động; • Dự kiến họ sẽ hoàn thành nhiệm vụ trong điều kiện nào (tức là với thông tin cơ sở , công cụ, hay sự hỗ trợ nào); • Cấp độ hoạt động, kiến thức, kỹ năng, hay năng lực đòi hỏi. Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 41
43. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 Cần cẩn thận lựa chọn các học viên trong mỗi ch−ơng trình đào tạo để họ có đủ kiến thức cơ bản, kinh nghiệm, và kỹ năng cần thiết để tận dụng các thông tin mới thu đ−ợc, và cơ hội áp dụng các kỹ năng, tri thức mới khi họ trở lại công việc. Mỗi cá nhân khi tham gia vào các hội thảo, nghiên cứu chuyên đề, hoặc bất kỳ hình thức đào tạo nào mà không có kiến thức tr−ớc đó cũng nh− không có động lực học tập hay cơ hội áp dụng vào công việc sẽ làm chậm tiến độ khoá học và ảnh h−ởng các học viên khác. Đào tạo ISO 14001 - điểm cốt yếu Những yêu cầu có ảnh h−ởng đến tất cả mọi ng−ời Các thành viên trong một tổ chức thực hiện ISO 14001 EMS phải nhận thức đ−ợc và có khả năng thể hiện sự hiểu biết về: • Chính sách môi tr−ờng, và tất cả các thủ tục môi tr−ờng liên quan đến trách nhiệm công việc của họ; • Các yêu cầu của EMS, gồm cả việc đối phó với tình trạng khẩn cấp; • Các khía cạnh môi tr−ờng quan trọng và các tác động của chúng tới các lĩnh vực công việc; các mục tiêu và chỉ tiêu đ−ợc thiết lập để giải quyết các khía cạnh này; • Vai trò và trách nhiệm của họ trong (a) EMS, (b) đạt đ−ợc các mục tiêu và chỉ tiêu, và (c) đảm bảo việc tuân thủ luật pháp và các quy định; • Sự cần thiết luôn theo sát các thủ tục đã đ−ợc xác định mỗi khi có nguy cơ xảy ra tác động đáng kể đến môi tr−ờng; • Yêu cầu về năng lực của một cá nhân tham gia vào một hoạt động mà hoạt động này có thể gây tác động đến môi tr−ờng. Yêu cầu đối với từng vai trò và trách nhiệm cụ thể Những đối t−ợng sau cần đ−ợc đào tạo để đạt đ−ợc những mục đích cụ thể: • Ban lãnh đạo có vai trò nh− ‘ng−ời gìn giữ’ các chính sách môi tr−ờng (kể cả việc tuân thủ pháp luật); chỉ đạo thực hiện EMS; ng−ời cung cấp và phân bổ các nguồn lực; và nh− là ng−ời thẩm định tiến độ trong các buổi họp rà soát công tác quản lý; • Nhân viên có trách nhiệm nhận diện các khía cạnh môi tr−ờng và các tác động, cũng nh− tầm quan trọng của chúng; • Nhân viên có trách nhiệm đảm bảo việc tuân thủ luật pháp; • Nhân viên thực hiện sản xuất mà hoạt động của họ có khả năng gây ra tác động tới môi tr−ờng; • Thành viên đội phản ứng nhanh; Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 42
44. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 • Nhân viên xử lý vật liệu nguy hiểm; • Nhân viên có trách nhiệm giám sát việc tuân thủ các chính sách và điều luật môi tr−ờng; • Nhân viên xử lý chất thải; • Nhân viên tham gia xây dựng các văn bản hoạt động; • Nhân viên có trách nhiệm kiểm soát t− liệu và các bản ghi chép; • Thành viên nhóm kiểm tra nội bộ; • Các nhân viên mới và các nhà thầu. Nhân viên có trách nhiệm phân công, lập ch−ơng trình, hay thực hiện công tác đào tạo phải tuân theo các thủ tục để đảm bảo: • Cập nhật thời gian biểu và ch−ơng trình đào tạo về môi tr−ờng; • Duy trì việc theo dõi quá trình đào tạo mỗi nhân viên, và kết quả các bài kiểm tra để đánh giá trình độ, kỹ năng, hay năng lực (nh− là một bằng chứng rằng khoá đào tạo đã đ−ợc hoàn thành nh− mong muốn); • Xác định mức độ th−ờng xuyên của công tác cập nhật và cải thiện công tác đào tạo; • Đảm bảo rằng tất cả các nhân viên mới và các đối tác hợp đồng đ−ợc đào tạo nâng cao nhận thức về môi tr−ờng; • Xác định rõ chuyên môn và kinh nghiệm cần thiết cho mỗi vị trí có tác động đến môi tr−ờng; • Đánh giá hiệu quả đào tạo. Đánh giá đào tạo Rất hiếm khi công tác đánh giá hiệu quả của một ch−ơng trình đào tạo đ−ợc thực hiện; đánh giá một cách đúng đắn thì càng hiếm hơn. Trong bài này đi sâu chi tiết về các ph−ơng pháp đánh giá sẽ không mang tính thực tế, nh−ng chỉ cần nói rằng nếu không tiến hành đánh giá tỉ mỉ ý nghĩa của đào tạo bằng cách sử dụng các ph−ơng pháp khác nhau, thì rất có thể sự lãng phí về nỗ lực, thời gian, và chi phí sẽ gấp không biết bao nhiêu lần. Có thể sử dụng ít nhất năm mức độ đánh giá. Bắt đầu từ mức độ đơn giản nhất và ít thông tin nhất, và tiến tới mức độ quan trọng và phức tạp hơn, đó là: ƒ Tham gia – mức độ tham gia đào tạo của từng cá nhân và nhóm; ƒ Phản ứng – sự phản hồi ngay lập tức của các học viên tới khoá học, tức là ý kiến của họ về nội dung, cách thức, và ý nghĩa của khoá học đối với họ; Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 43
45. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 ƒ Học tập – Các học viên có thể nắm vững, hiểu, và áp dụng đ−ợc bao nhiêu phần tài liệu khi kết thúc khoá học; ƒ Chuyển giao – bao nhiêu kiến thức, kỹ năng, hành vi, thái độ, và năng lực đ−ợc chuyển tới công việc hàng ngày của học viên; ƒ Tác động – ảnh h−ởng ngắn và dài hạn của đào tạo tới các hoạt động trọng điểm và hoạt động môi tr−ờng của tổ chức. Với bất kỳ một cố gắng nào, các nhiệm vụ khó khăn nhất th−ờng đáng giá nhất. Mặc dù các tổ chức rất ít khi đánh giá ý nghĩa của công tác đào tạo tới hoạt động của tổ chức, mặc dù đây là mục đích cuối cùng của công tác đào tạo nếu nó muốn chứng minh ý nghĩa của thời gian, nỗ lực, và tiền bạc đã bỏ ra. EMS và hoạt động môi tr−ờng của một tổ chức cần tuân theo các b−ớc này. Tóm tắt các điểm cơ bản • ISO 14001 thiết lập một tiêu chuẩn cao với kỳ vọng là một tổ chức sẽ thực hiện công tác đào tạo phù hợp để phát triển nhận thức và năng lực của nhân viên để thực hiện tốt EMS, và vai trò của họ trong việc cải thiện hoạt động môi tr−ờng và ngăn chặn ô nhiễm; • Phải xác định cụ thể nhu cầu đào tạo đối với tất cả nhân viên mà công việc của họ có tác động tới môi tr−ờng, và phải tổ chức kịp các khoá đào tạo khi cần thiết; • Một giải pháp đánh giá nhu cầu đào tạo là sử dụng phân tích hoạt động (nhiệm vụ công việc); • Tất cả nhân viên, kể cả các nhân viên và các đối tác mới, cần đ−ợc nhận thức về các yêu cầu của chính sách môi tr−ờng, các khía cạnh môi tr−ờng quan trọng, các tác động môi tr−ờng thực tế và tiềm tàng, các thủ tục hoạt động thích hợp để ngăn chặn ô nhiễm, các yêu cầu của EMS, vai trò và trách nhiệm cụ thể trong EMS; • Chỉ những nhân viên thể hiện đ−ợc năng lực mới đ−ợc phép thực hiện những nhiệm vụ có thể gây tác động tới môi tr−ờng; • Các ch−ơng trình đào tạo phải liên tục, và phải có các khoá bồi d−ỡng cập nhật và nâng cao kỹ năng, đóng vai trò nh− là một động lực đảm bảo quá trình cải thiện liên tục; • Phải l−u giữ các bản ghi chép về các thông tin nh− ai đã đ−ợc đào tạo và đào tạo về lĩnh vực gì, và tới cấp độ kỹ năng và năng lực nào; • Các tổ chức nên đầu t− thời gian và công sức để đánh giá chi tiết hiệu quả của các ch−ơng trình đào tạo. Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 44
46. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 Bài 10. 4.4.3 phổ biến Bản chất và mục đích của công tác phổ biến Về bản chất, phổ biến đ−ợc thiết kế là để đạt đ−ợc sự hiểu biết chung về ý nghĩa của một thông điệp (thông tin, ý t−ởng, các ý kiến, các cảm giác) mà mỗi ng−ời có ý định truyền đạt chính xác theo cách mà họ muốn ng−ời khác nhận đ−ợc thông điệp đó. Phổ biến là một việc làm chủ động, không phải bị động, trong đó liên tiếp có sự trao đổi giữa các bên tham gia: 1. Thông điệp đ−ợc chuyển từ ng−ời gửi tới ng−ời nhận; 2. Diễn giải thông điệp từ ng−ời nhận trở lại tới ng−ời gửi; 3. Làm sáng tỏ từ phía ng−ời gửi tới ng−ời nhận; 4. Diễn giải lại thông điệp từ ng−ời nhận trở lại ng−ời gửi; 5. Xác nhận từ ng−ời gửi tới ng−ời nhận khẳng định thông điệp đã đ−ợc hiểu đúng, hay lặp lại b−ớc 4 cho đến khi đạt đ−ợc sự rõ ràng. Dựa trên mô tả này, các loại sau không phải là hình thức ‘phổ biến’ bất kể việc chúng đ−ợc sử dụng rất th−ờng xuyên nh− một ph−ơng tiện phổ biến hiệu quả: th− báo, các thông báo đ−ợc đ−a lên bảng tin, th− điện tử, thông tin qua điện thoại, các bài phát biểu, bài giảng, các chỉ dẫn và thông tin d−ới dạng văn bản. Chúng là tất cả các ph−ơng pháp truyền đạt ‘thông tin’, nh−ng chúng không có sự phản hồi và các b−ớc làm sáng tỏ cần thiết cho một hình thức ‘phổ biến’ thực sự. Các yêu cầu ISO 14001 đối với công tác phổ biến bên trong và bên ngoài tổ chức Phổ biến hiệu quả là nền tảng thiết yếu của một EMS. Phổ biến các thông tin liên quan về EMS có nghĩa là chia sẻ quyền hạn để thực hiện, duy trì, và cải thiện EMS. Những nhân viên có kiến thức và thông tin có thể là những thành viên tích cực của EMS. Ng−ợc lại, khi phổ biến không đầy đủ và bỏ sót các thông tin sẽ làm giảm hiệu quả của EMS. ISO 14001 4.4.3 PHổ biến nói rằng: Về khía cạnh môi tr−ờng và hệ thống quản lý môi tr−ờng, tổ chức sẽ thiết lập và duy trì thủ tục đối với: (a) phổ biến nội bộ giữa các cấp độ và chức năng trong tổ chức; và (b) tiếp nhận, lập t− liệu, và phản hồi tới việc phổ biến liên quan từ các nhóm lợi ích bên ngoài. Tổ chức sẽ cân nhắc quá trình đ−a các phổ biến từ bên ngoài vào các khía cạnh môi tr−ờng quan trọng của tổ chức, và ghi lại các quyết định. Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 45
47. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 Phổ biến nội bộ ISO 14001 yêu cầu cần có các thủ tục đ−ợc xác định rõ ràng để phổ biến về EMS trong và giữa các cấp độ trách nhiệm, trong và giữa các chức năng khác nhau (các phòng ban, các lĩnh vực hoạt động) trong tổ chức. Có nhiều lý do cơ bản cho việc tiến hành các hoạt động phổ biến đó; ví dụ: • Biểu thị cam kết của ban quản trị đối với việc bảo vệ môi tr−ờng, ngăn chặn ô nhiễm, tuân thủ pháp luật và các quy định, và liên tục hoàn thiện EMS; • Thúc đẩy các nhân viên cũng làm t−ơng tự; • Đối phó với các vấn đề về khía cạnh môi tr−ờng và các tác động của chúng; • Nâng cao nhận thức về chính sách môi tr−ờng, các mục tiêu và chỉ tiêu, các thủ tục vận hành, và EMS; • Nâng cao sự hiểu biết của các nhóm lợi ích trong và ngoài tổ chức về EMS và hoạt động môi tr−ờng của tổ chức; Một số các yêu cầu cụ thể và thực tế đối với phổ biến nội bộ trong ISO 14001 là: • Chính sách môi tr−ờng; • Yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác; • Các khía cạnh môi tr−ờng quan trọng và các tác động; • Các mục tiêu và chỉ tiêu về môi tr−ờng; • Thay đổi các hoạt động, sản phẩm, hay dịch vụ có tác động tới ch−ơng trình quản lý môi tr−ờng; • Vai trò và trách nhiệm trong EMS; • Các yêu cầu về đào tạo, nhận thức và năng lực; • Các thủ tục kiểm soát hoạt động và tài liệu có thể có tác động tới môi tr−ờng; • Hoạt động chuẩn bị và đối phó với tình trạng khẩn cấp; • Các yêu cầu và kết quả của việc giám sát và đo l−ờng; • Sự cố về môi tr−ờng; • Không tuân thủ luật pháp và các quy định; • Vi phạm các quy định của EMS; • Các hành động hiệu chỉnh và ngăn chặn, và theo dõi nhằm đảm bảo hiệu quả; Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 46
48. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 • Kết quả kiểm toán môi tr−ờng; • Thông tin về EMS tới ban quản trị cao nhất; • Kết quả rà soát công tác quản lý EMS; • Hiệu quả cuả EMS. Nói cách khác, mỗi yếu tố của ISO 14001 đều có nhu cầu phổ biến về các vấn đề có liên quan. Có nhiều cách để truyền đạt thông tin về các chủ đề này. Nh−ng phải l−u ý tất cả các hình thức sau đều không đ−ợc coi là ‘phổ biến’ nếu không có vòng phản hồi giữa ng−ời nhận và ng−ời gửi để xác nhận sự hiểu biết đúng đắn về thông tin đ−ợc phổ biến: • Hiển thị thông tin trên bảng thông báo hay các yết thị khác; • Các bài báo và thông báo trong bản tin, bảng thông báo, và các bản ghi nhớ của công ty; • Thông báo thông qua các b−u kiện; • Thông tin miệng hay d−ới dạng văn bản trong các cuộc họp của ban quản trị, đốc công, và tổ đội; • Thông tin trên mạng nội bộ; • Th− điện tử. Phổ biến với các bên quan tâm bên ngoài Theo ISO 14001, một tổ chức phải cởi mở tiếp nhận các thông tin về EMS của họ, hoặc về các vấn đề môi tr−ờng nói chung, từ các cá nhân, nhóm, cơ quan, và các tổ chức khác bên ngoài. Tất cả các thông tin đó cần phải đ−ợc t− liệu hoá (d−ới dạng văn bản), đ−ợc ghi chép (đ−ợc sắp xếp để đối chiếu sau này), và đ−ợc phản hồi kịp thời và chính xác. Nói cách khác theo ISO 14001, không một tổ chức nào biệt lập. Tất cả phải tự nguyện chia sẻ thông tin về EMS của họ và các khía cạnh môi tr−ờng, khi đ−ợc yêu cầu. Những công ty nào tự nguyện làm điều đó tr−ớc khi các bên liên quan yêu cầu sẽ dễ có khả năng giành đ−ợc niềm tin và ủng hỗ của công chúng hơn. ISO 14001 h−ớng tổ chức hoà nhập một cách đầy đủ với cộng đồng và các nền văn hoá nơi mà tổ chức đó hoạt động. Có thể thực hiện phổ biến tới các bên quan tâm bên ngoài nh−: • Các cá nhân; • Nhóm dân tộc; • Chính quyền địa ph−ơng, khu vực/ tỉnh, quốc gia; Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 47
49. Các hệ thống quản lý môi tr−ờng ISO 14001 • Ng− dân, nông dân, ng−ời khai thác gỗ, cán bộ lâm nghiệp; • Khách hàng; • Nhà cung cấp thiết bị, nguyên vật liệu, và dịch vụ cho tổ chức; • Các nhóm công chúng; • Đại diện du lịch, khách du lịch, nhóm giải trí, chủ đất và tài sản; • Các hiệp hội kinh doanh; • Các tổ chức môi tr−ờng và các tổ chức phi chính phủ khác (NGO); • Giảng viên và sinh viên các tr−ờng đại học, cao đẳng, và phổ thông; • Các hiệp hội mang tính cộng đồng; • Đại diện các hãng truyền thông – truyền hình, đài, báo; Tất cả đều đáng đ−ợc tổ chức phải l−u tâm nh− theo mong muốn của ISO 14001, và đ−ợc phải đ−ợc cập nhật thông tin th−ờng xuyên về các vấn đề nh−: • Chính sách môi tr−ờng, các khía cạnh môi tr−ờng quan trọng và các tác động, các chỉ tiêu và mục tiêu về môi tr−ờng; • Hoạt động môi tr−ờng so với các yêu cầu đ−ợc quy định, tức là tình trạng tuân thủ các yêu cầu pháp lý; • Các kế hoạch chuẩn bị và đối phó với các tình huống khẩn cấp cho cộng đồng địa ph−ơng; • Thiết bị kiểm soát ô nhiễm mới tại nhà máy; • Ch−ơng trình đo l−ờng và quan trắc môi tr−ờng; • Những ng−ời để liên lạc trong một tổ chức khi có những điều phàn nàn, điều quan tâm hoặc chất vấn. Phổ biến tới các nhóm quan tâm bên ngoài thậm chí còn có nhiều thách thức hơn so với phổ biến nội bộ, nh−ng các nỗ lực phổ biến ra bên ngoài là đáng làm vì nó sẽ đem lại sự tin t−ỏng từ phía công chúng, tô điểm hình ảnh và danh tiếng cho tổ chức. Có thể sử dụng một số cách để phổ biến tin ra bên ngoài nh−: • Báo cáo môi tr−ờng th−ờng niên của tổ chức; • Báo cáo tr−ớc chính quyền về việc tuân thủ và các vấn đề khác; • Bản tin của công ty; • Các bản tin hiệp hội công nghiệp; Uỷ hội sông Mê Công – Ch−ơng trình môi tr−ờng 48