English for Business - Bài 13: Thuyết trình

Nội dung text: English for Business - Bài 13: Thuyết trình

1. Lesson 13: A presentation Bài 13: Thuyết trình Trần Hạnh và toàn Ban Tiếng Việt Đài Úc Châu xin thân chào bạn. Mời bạn theo dõi loạt bài ‘Tiếng Anh Thương mại’ do Sở Giáo dục Đa Văn hóa cho Người Lớn gọi tắt là AMES biên soạn tại thành phố Melbourne, nước Úc. Qua loạt bài gồm 26 bài học này, chúng tôi sẽ mời bạn đến thăm một cơ sở thương mại Phương Tây làm ăn phát đạt để bạn có dịp giao tiếp với những người nói Tiếng Anh. Mỗi bài đối thoại đề cập đến một phạm vi giao tiếp quan trọng trong doanh nghiệp. Xin bạn đừng lo lắng nếu không hiểu bài vào lúc đầu. Phần lớn đoạn hội thoại sẽ được lập lại, giải thích và thực tập ngay trong bài này hay trong những bài sau. Lâu lâu chúng tôi sẽ lập lại toàn bộ đoạn hội thoại và bạn hẳn sẽ ngạc nhiên không ít khi thấy mình chẳng những có thể hiểu được rất nhìều mà còn nói được nhiều câu tương tự đến như thế. Lesson 13: A presentation Bài 13: Thuyết trình Trong Bài 13 này, bạn sẽ tìm hiểu xem mình phải giới thiệu thuyết trình viên sao cho trang trọng. Bạn cũng sẽ học cách chuẩn bị bài thuyết trình và phải nói làm sao để người nghe biết bố cục của nó. Nào chúng ta bắt đầu nhé. Câu chuyện diễn ra vào sáng thứ Ba - Douglas, Caroline, Harvey và Victoria đang hội họp với Lian và Lok để cho họ biết quan hệ đối tác với Công ty Hale and Hearty Foods sẽ bao gồm những vấn đề gì. Douglas: Lian and Lok, I’d like to formally welcome you to this meeting and thank you for giving us your time today. Thưa ông Lok và bà Lian, thật hân hạnh được đón tiếp ông bà trong buổi họp này, xin cảm ơn ông bà đã dành thời giờ cho chúng tôi vào hôm nay.
2. Douglas: Now without further ado, I’ll hand you over to Harvey and Victoria who’ve been working around the clock to prepare this presentation for you. Bây giờ, để đi thẳng vào vấn đề, tôi xin nhường lời cho Harvey và Victoria là những người đã làm việc không ngừng trong suốt thời gian qua để chuẩn bị cho buổi thuyết trình này. Đây chỉ là cuộc họp có tầm cỡ nhỏ, song Douglas đã tiếp đón vợ chồng nhà Lee một cách trang trọng. Đây là phong cách làm việc của ông ta. Đôi khi, bạn phải căn cứ vào bản chất buổi họp và đối tượng tham dự để quyết định xem bạn phải ăn nói trang trọng hay xuề xoà. Thế nhưng, bạn cũng cần phải biết đối đáp theo kiểu nào để đạt hiệu quả cao nhất. Giá như đã quen với lối nói xuề xoà thì các bạn cứ làm như vậy nếu thấy phù hợp với hoàn cảnh. Sau đây là một số câu giới thiệu bạn có thể dùng trong những hoàn cảnh khác nhau. Trước tiên là theo lối xuề xoà: Male: Welcome to the meeting, everyone. Xin thân chào mọi người đến tham dự buổi họp. Kế tiếp là cách trang trọng: Male: Good morning ladies and gentlemen. On behalf of Smith and Co, may I welcome you to our annual convention. Kính thưa quý ông bà, tôi xin thay mặt Công ty Smith chào mừng quý vị đến tham dự hội nghị hàng năm. Theo lối xuề xòa: Male: Hello, everyone. Thanks for coming. Xin thân chào tất cả. Cám ơn quí vị đến tham dự.
3. And now I’ll introduce the first presenter. Và bây giờ tôi xin giới thiệu với quí vị thuyết trình viên đầu tiên. Theo cách trang trọng: English: And now, without further ado, I’ll hand you over to our first presenter, George David. Và bây giờ, để đi thẳng vào vấn đề, tôi xin nhường lời cho thuyết trình viên đầu tiên của chúng ta, George David. Theo lối xuề xoà: Male: And now, here’s our first presenter, George David. Và bây giờ xin giới thiệu thuyết trình viên đầu tiên, George David. Chúng ta thử tập nói những mẫu câu mang hình thức trang trọng sau đây. Mời bạn nghe và lập lại. Male: Good morning ladies and gentlemen. On behalf of the company. I’d like to welcome you. And now without further ado. I’ll hand you over to our first speaker. Mời bạn nghe và lập lại những kiểu nói xuề xòa sau đây: Male: Hello everyone. Thanks for coming. And now here’s our first presenter.
4. Lựa chọn phong cách ăn nói chỉ là một phần trong việc chuẩn bị cho buổi thuyết trình. Nếu muốn thuyết trình hiệu quả, xin bạn theo những lời căn dặn sau đây: 1. Xác định rõ mục tiêu chính của bài thuyết trình và phải làm sao để tất cả các phần trong bài đều phải hướng tới mục tiêu này. 2. Sắp xếp nội dung bài thuyết trình sao cho hợp lý. 3. Diễn tập trước cho nhuần nhuyễn. 4. Phải thuyết trình rõ ràng và dễ hiểu. 5. Ghi chép nội dung bài thuyết trình để khỏi bị lạc đề khi nói. Nhưng phải tránh trình bày theo lối 'trả bài' từ đầu đến cuối làm cho người nghe bị nhàm chán. 6. Sử dụng hình ảnh để bài thuyết trình thêm rõ ràng và có thêm tác động. 7. Nhớ kiểm tra các thiết bị cùng địa điểm thuyết trình trước. Phải biết cách sử dụng mọi thiết bị cần dùng. Nếu có thể, bạn hãy dượt thử với các thiết bị trước. 8. Hãy chuẩn bị một số phương án dự phòng để kịp ứng phó trong trường hợp thiết bị gặp trục trặc khi đang thuyết trình - chẳng hạn như in sẵn một số tờ rơi. 9. Nếu dùng hình ảnh cho bài thuyết trình thì bạn phải làm thế nào để mọi người có thể nhìn rõ những hình ảnh ấy. 10. Chuẩn bị trả lời trước một số câu hỏi có thể sẽ được đặt ra. 11. Tập thuyết trìn trước gương hoặc máy quay video. Làm như thế sẽ giúp bạn thấy được mình có cử chỉ gì làm người nghe chia trí hay không. Bạn cần ăn mặc cho phù hợp. Nếu không chắc, bạn cứ ăn mặc lịch sự một chút thì vẫn tốt hơn là quá thoải mái. Quí bạn đang theo dõi chương trình 'Tiếng Anh Thương mại' của Đài Úc Châu Lesson 13: A presentation Bài 13: Thuyết trình
5. Xin bạn lắng nghe những từ ngữ và cách diễn tả mới trong khi tiếp tục theo dõi bài hội thoại bằng cả tiếng Anh lẫn tiếng Việt. Harvey: Thanks, Douglas. As you know, I’m Harvey, Chief Purchasing Officer. Our aim today is to give you an idea of what a partnership with Hale and Hearty involves. Cảm ơn Douglas. Như quí vị biết, tôi là Harvey, Trưởng Phòng Thu Mua của công ty. Mục đích của chúng tôi hôm nay là trình bày cho quí vị biết quan hệ đối tác với Công ty Hale and Hearty Foods sẽ bao gồm những gì. Our presentation is in five parts. First, I’ll give you some background information on the company. Buổi thuyết trình của chúng tôi sẽ gồm năm phần. Trước tiên tôi sẽ cho quí vị biết qua một số thông tin cơ bản về công ty. Next, Victoria will take you through the marketing process. Kế tiếp, Victoria sẽ trình bày cho quí vị biết về phương pháp tiếp thị. Thirdly, I’ll talk projected figures and then Caroline will talk about what a partnership with Hale and Hearty entails. Sang phần thứ ba thì tôi sẽ nói về các số liệu dự kiến và rồi Caroline sẽ cho biết quan hệ đối tác với Công ty Hale và Hearty sẽ bao gồm những vấn đề gì. And finally we’ll have questions and answers but if you need to ask anything, feel free to interrupt. Và sau cùng chúng ta sẽ có phần hỏi đáp, thế nhưng nếu có thắc mắc, xin quí vị cứ vìệc ngắt lời.
6. Thế phải làm sao để đề ra mục tiêu chính? Trước tiên Harvey đã xác định mục tiêu chính một cách rõ ràng và đơn giản. Mời bạn nghe lại câu sau đây: Harvey: Our aim today is to give you an idea of what a partnership with Hale and Hearty involves. Mục đích của chúng tôi hôm nay là trình bày cho quí vị biết quan hệ đối tác với Công ty Hale and Hearty sẽ bao gồm những gì. Sau đây là một vài cách diễn đạt tương tự khác: Male: Today I’ll be showing you how our monthly quota could be improved. Hôm nay, tôi sẽ cho quý vị thấy, làm thế nào hạn ngạch (quota) hàng tháng của chúng tôi có thể gia tăng. Female: By the end of today’s talk you’ll know how we can place your company in a winning position. Sau buổi nói chuyện hôm nay, quý vị sẽ biết được làm thế nào chúng tôi có thể đem lại lợi thế cho công ty quí vị. This presentation will act as a springboard for a forum on cost-cutting. Bài thuyết trình này sẽ là khởi điểm cho cuộc bàn luận về cắt giảm chi phí. Nào chúng ta hãy tập nói những mẫu câu sau đây. Mời bạn nghe và lập lại. English Male: Our aim today is to give you an idea of what a partnership entails. English Male: Today I’ll be showing you how our monthly quota could be improved. English Female: By the end of today’s talk you’ll know how we can place your company in a winning position.
7. Kế tiếp, Harvey nói qua về bố cục của bài thuyết trình. Đây là bước đầu tiên trong một thể thức thuyết trình được xem là rất hiệu quả. Bạn hãy nói cho người nghe biết bạn sẽ nói về vấn đề gì. Sau khi nói xong vấn đề ấy, bạn hãy tóm tắt lại nội dung phần vừa được trình bày. Làm như thế sẽ khiến người nghe cảm thấy yên tâm và tin tưởng vào khả năng của diễn giả. Nên dùng máy chiếu trong buổi thuyết trình, hay phần mềm chuyên dùng cho thuyết trình, hoặc các tờ rơi để trình bày những điểm chính yếu. Xin bạn để ý xem Harvey phác thảo những điểm chính cho buổi thuyết trình như thế nào nhé. Harvey: Our presentation is in five parts. First, I’ll give you some background information on the company. Buổi thuyết trình của chúng tôi sẽ gồm năm phần. Trước tiên tôi xin cho quí vị biết qua một số thông tin cơ bản về công ty. Next, Victoria will take you through the marketing process. Kế tiếp, Victoria sẽ trình bày phương pháp tiếp thị. Thirdly, I’ll talk projected figures and then Caroline will talk about what a partnership with Hale and Hearty entails. Sang phần thứ ba thì tôi sẽ nói về các số liệu dự kiến và rồi Caroline sẽ cho biết quan hệ đối tác với Công ty Hale và Hearty sẽ bao gồm những vấn đề gì. And finally we’ll have questions and answers but if you need to ask anything, feel free to interrupt. Và sau cùng chúng ta sẽ có phần hỏi đáp, thế nhưng nếu có gì thắc mắc, xin quí vị cứ vìệc ngắt lời. Sau đây là một số từ Harvey đã dùng để giới thiệu bố cục của bài thuyết trình. Cũng cần lưu ý ở đây là khi giới thiệu những phần tuần tự của bài thuyết trình, bạn có thể nói "first" hoặc "firstly", “second” hoặc “secondly”, “third” hoặc “thirdly”.
8. English Male: First I’ll show you the figures. Trước tiên tôi sẽ trình bày các số liệu. Then I’ll talk about the market. Rồi tôi sẽ nói về vấn đề thị trường. Thirdly I’ll give you a demonstration of the product. Sang phần thứ ba tôi sẽ giới thiệu sản phẩm. After that I’ll take you through our future vision. Sau đó tôi sẽ trình bày dự tính tương lai của chúng tôi. And finally I’ll discuss the viability of the project. Và sau cùng tôi sẽ bàn về khả năng hiện thực của dự án này. Xin bạn để ý xem Harvey nói như thế nào khi anh khuyến khích mọi người nêu câu hỏi. Harvey: If you need to ask anything, feel free to interrupt. Nếu có gì thắc mắc, xin quí vị cứ vìệc ngắt lời. Trước khi kết thúc bài học hôm nay, chúng ta nên bàn qua về ngôn ngữ cử chỉ. Đối với người phương Tây, thuyết trình viên phải tự tin, hoạt bát và và biết chủ động. Sau đây là một số lời căn dặn về cung cách thuyết trình. • Bạn phải tạo một cung cách trông thật tự tin. • Bạn luôn nhìn vào mắt người nghe. Nếu có rất đông người nghe, bạn không cần phải nhìn vào từng người một nhưng nhớ là đừng có nhìn chăm chăm vào người nào đó hay một nhóm nhỏ mà phải nhìn bao quát hết cả khán giả. • Ngoại trừ lúc báo tin thảm họa nào đó, bạn nhớ mỉm cười - không những khi bắt đầu thuyết trình mà còn cả những lúc khác nữa nếu xét thấy phù hợp.
9. • Bạn cũng cần phải di chuyển trong phạm vi sân khấu dành cho diễn giả. Trong những hội trường lớn, cử chỉ linh động sẽ tạo sự chú ý cho người nghe và lôi cuốn cả những người ngồi phía xa. • Dùng hai cánh tay để phụ họa và tăng cường tác động cho lời nói. • Giọng nói phải tự nhiên và nhiệt tình. Và trước khi chia tay, chúng tôi xin gửi tặng bạn bài vè sau đây để giúp bạn học và thực tập với hy vọng bạn sẽ có thể nhớ được phần nào những gì đã học trong bài này trước khi chúng ta qua bài mới. English: Firstly, I’ll show it Next, I’ll tell it After that, I’ll take questions And finally, I’ll sell it. Firstly, I’ll show it Next, I’ll tell it After that, I’ll take questions And finally, I’ll sell it. Trần Hạnh mong gặp lại bạn trong Bài 14 để tiếp tục theo dõi chủ đề 'Thuyết trình' Xin bạn ghé lại website của Ban Tiếng Việt, Đài Úc Châu, theo địa chỉ www.bayvut.com để xem toàn văn bài học cùng bài tập cho buổi học hôm nay. Ngoài ra bạn cũng có thể học những loạt bài tiếng Anh chuyên đề khác. Tiếng Anh Thương mại là loạt bài do cơ quan AMES, tức Sở Giáo dục Đa Văn hóa cho Người Lớn ở Melbourne, nước Úc, biên soạn. Bạn có thể truy cập website của cơ quan này theo địa chỉ www.ames.net.au. Thay mặt toàn ban tiếng Việt Đài Úc Châu, Trần Hạnh thân ái chào tạm biệt END OF LESSON 13