Giải pháp phần mềm Kipos và việc ứng dụng trong quản lý thư viện

Nội dung text: Giải pháp phần mềm Kipos và việc ứng dụng trong quản lý thư viện

1. GIỚI THIỆU SẢN PHẨM - DỊCH VỤ GIẢI PHÁP PHẦN MỀM KIPOS VÀ VIỆC ỨNG DỤNG TRONG QUẢN LÝ THƯ VIỆN Nguyễn Hồng Vinh Phùng Th ị Ngân Công ty Phần mềm Quản lý hiện đại 1. Tổng quan nhanh chóng, dễ dàng. KIPOS đem đến Trong những năm gần đây, hệ thống cho thư viện một giải pháp tổng thể hoàn quản lý thư viện tích hợp đã được ứng chỉ nh, bao gồm: dụng, triển khai tại nhiều thư viện Việt - Giải pháp tự động hóa thư viện Nam, góp phần quản lý thư viện hiệu quả. (KIPOS.Automation); Tuy nhiên, với sự thay đổi nhanh chóng - Giải pháp thư viện số (KIPOS. của các sản phẩm công nghệ, các phần Digital); mềm thư viện trước đây vẫn quản lý theo phương thức truyền thống, chưa đáp ứng - Giải pháp cổng thông tin điện tử được yêu cầu thực tế của các thư viện. Do (KIPOS.WebPortal). đó, việc thay đổi phần mềm theo xu hướng 2. Các chức năng chính tự động hóa, xây dựng thư viện số trong 2.1. Quản lý thư viện truyền thống một hệ thống tổng thể là một xu hướng tất yếu đối với thư viện hiện đại. Hiện nay, Giải pháp Tự động hóa thư viện/Th ư có nhiều hệ thống phần mềm quản trị thư viện điện tử tích hợp (ILS)/Quản lý thư viện viện tích hợp do các công ty phần mềm (LMS), đều để chỉ các hệ thống phần mềm trong và ngoài nước cung cấp đã được ứng hỗ trợ công tác quản lý các tài liệu truyền dụng, triển khai và đem lại những lợi ích thống: sách, báo, tạp chí, vi phim, vật liệu thiết thực cho việc quản lý tài nguyên, tự hữu hình KIPOS.Automation bao gồm động hóa quy trình nghiệp vụ của thư viện năm phân hệ nghiệp vụ và một phân hệ tại Việt Nam. Trong số đó, KIPOS là một tích hợp thiết bị, để hỗ trợ quy trình quản trong những phần mềm trong nước với lý tài liệu truyền thống (Bảng 1). nhiều lợi thế về tiêu chuẩn, tính năng và KIPOS giúp các thư viện quản lý và dễ sử dụng. khai thác các nguồn tài nguyên truyền Giải pháp phần mềm thư viện tổng thống của mình một cách hiệu quả, nhanh thể KIPOS (Knowledge Information Portal chóng và dễ dàng hơn. Phần mềm KIPOS Solution) giú p cá c thư việ n quả n lý và khai cung cấp nhiều tính năng trong một giải thá c cá c nguồ n tà i nguyên (tà i liệ u truyề n pháp tích hợp, hỗ trợ đắc lực trong vấn đề thố ng, tà i liệ u số ) củ a mì nh mộ t cá ch tự động hóa thư viện (Hình 1). THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 3/2016 | 41
2. GIỚI THIỆU SẢN PHẨM - DỊCH VỤ Bảng 1. Các phân hệ hỗ trợ quy trình quản lý tài liệu truyền thống của KIPOS.Automation STT Phân hệ Mô tả Biên mục mô tả các tài liệu vật lý xếp giá của thư viện: 1 CATALOG - Biên mục tài liệu in, băng đĩa, mô hình Tuân thủ tiêu chuẩn MARC21, quy tắc biên mục Anh-Mỹ AACR2 Tra cứu mục lục công cộng trực tuyến tài liệu truyền thống, cung cấp các chức năng tìm kiếm tài liệu dựa 2 OPAC - Tra cứu trên dữ liệu thư mục: tìm lướt, tìm theo từ khóa, tìm kiếm nâng cao, tìm theo mã số kiểm soát. Quản lý kho tài liệu, quản lý hồ sơ và tài khoản bạn CIRCLULATION - 3 đọc, thiết lập các chính sách lưu thông, quản lý các Quản lý lưu thông giao dịch sử dụng tài liệu, tính phí Quản lý nguồn quỹ bổ sung, quản lý quá trình bổ ACQUISITIONS – 4 sung: nhận tặng biếu, đặt mua tài liệu, nhận và thanh Quản lý Bổ sung toán. SERIALS CONTROL Quản lý việc đặt và nhận báo, tạp chí. Tuân thủ tiêu 5 – Quản lý Ấn phẩm chuẩn MARC21 cho vốn tư liệu. định kỳ SIP2 Server - Dịch vụ Phần mềm dịch vụ cung cấp giao tiếp theo giao thức 6 tích hợp máy mượn SIP2 giữa hệ thống KIPOS với các thiết bị mượn trả trả tự động tự động. 42 | THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 3/2016
3. GIỚI THIỆU SẢN PHẨM - DỊCH VỤ Hình 1. Quy trình quản lý tài liệu truyền thống 2.2. Quản lý thư viện số hệ thống tìm kiếm thông tin - Information Th ư viện số là thư viện mà ở đó các bộ Retrieval System. KIPOS.Digital khởi dựng sưu tập được lưu trữ dưới dạng số và có với năm phân hệ nghiệp vụ chính và cho thể truy cập bằng máy tính. Nội dung số có đến hiện tại đã có bảy phân hệ (Bảng 2). thể được lưu trữ cục bộ hoặc truy cập từ xa Tuy nhiên số lượng các phân hệ có thể phát qua mạng máy tính. Th ư viện số là một loại sinh do đặc thù của loại đối tượng số. Bảng 2. Các phân hệ hỗ trợ quy trình quản lý tài liệu số của KIPOS.Digital STT Phân hệ Mô tả Công cụ quản lý không gian lưu trữ các thư mục tệp DIGITAL tin tài liệu từ xa với các chức năng chính: duyệt xem, 1 REPOSITORY -Quản tải lên, tải về, sửa chữa tệp tin nội dung, tạo ảnh đại lý kho tư liệu số diện DIGITAL OBJECT Hỗ trợ xây dựng các tài liệu số thông dụng: sách, tài liệu hỗn hợp, phim, âm thanh, ảnh, bản đồ Tuân thủ 2 CREATOR - tiêu chuẩn METS và sử dụng chuẩn MARC21 cho siêu Biên tập tài liệu số dữ liệu mô tả. Tra cứu mục lục trực tuyến tài liệu số, cung cấp các OPAC -Tra cứu mục chức năng tìm kiếm trên siêu dữ liệu mô tả của tài 3 lục tài liệu số liệu số, có thể tích hợp với giao diện tìm kiếm tài liệu truyền thống. THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 3/2016 | 43
4. GIỚI THIỆU SẢN PHẨM - DỊCH VỤ DIGITAL OBJECT Quản lý lưu thông tài liệu số: quản lý tài khoản bạn CIRCULATION - 4 đọc, thiết lập các chính sách truy cập, kiểm soát truy Quản lý lưu thông tài cập, tính phí. liệu số Công cụ trình duyệt tài liệu số công nghệ web tiêu DIGITAL OBJECT chuẩn METS. Trình diễn theo cấu trúc cây, duyệt tuần 5 NAVIGATOR - Trình tự, trình diễn nhiều loại tệp tin tài liệu: âm thanh, hình duyệt tài liệu số ảnh, văn bản Tùy biến theo các bộ sưu tập đặc biệt. E-JOURNAL - Phân Cung cấp các chức năng đặc biệt để phù hợp với đặc 6 hệ Quản lý báo, tạp thù tạp chí trong việc biên mục, biên tập, tra cứu và chí điện tử quản lý lưu thông FULLTEXT SEARCH Th ực hiện việc chỉ mục nội dung tài liệu số bao gồm ENGINE - Phân hệ mục lục, nội dung nhúng, nội dung tệp tin liên kết có 7 Máy tìm kiếm toàn thể thu hồi văn bản. Cung cấp chức năng tìm kiếm văn toàn văn trong giao diện OPAC. KIPOS.Digital cho phép quản lý một với nhiều công đoạn nghiệp vụ khác nhau cách hiệu quả và tiện lợi các bộ sưu tập số (Hình 2). Hình 2. Quy trình quản lý tài liệu số 44 | THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 3/2016
5. GIỚI THIỆU SẢN PHẨM - DỊCH VỤ 2.3. Cổng thông tin điện tử không cần sự can thiệp của các thủ thư. Máy KIPOS.WebPortal là giải pháp phần nhận trả sách 24/7 được lắp đặt bên ngoài mềm cổng thông tin điện tử thư viện, một cửa Th ư viện, giúp người dùng trả sách bất thành phần chính trong giải pháp thư viện kỳ thời gian nào, không lệ thuộc vào giờ tổng thể KIPOS, được tích hợp trong phiên làm việc của Th ư viện. Th ao tác trả sách tại bản 3.5 năm 2012 trở lên. Dựa trên KIPOS. máy rất đơn giản, nhanh và hiệu quả. Việc WebPortal, cổng thông tin điện tử cho thư đưa thiết bị hiện đại vào hoạt động phục vụ viện đang được xây dựng như một trung bạn đọc giúp người dùng có thể chủ động tâm tích hợp thông tin; là điểm truy cập ở mức cao nhất, do vậy tiết kiệm thời gian tập trung và duy nhất; tích hợp các kênh cho sinh viên. Bên cạnh hoạt động tự động thông tin các dịch vụ, ứng dụng phục vụ hóa giao dịch trong hoạt động phục vụ bạn tác nghiệp của thư viện. đọc, Th ư viện đã tiến hành số hóa nguồn tài nguyên và xây dựng thư viện số để hỗ KIPOS.WebPortal là một sản phẩm trợ tốt nhất cho việc nghiên cứu, giảng dạy hệ thống phần mềm, được phát triển trên và học tập của giảng viên và sinh viên trong một sản phẩm phần mềm cổng lõi (Portal trường. Điều này giúp khẳng định được vị core) - LegoWeb công nghệ Web Parts thế của thư viện trong quá trình đào tạo (một nền tảng công nghệ chuẩn cho cổng của nhà trường. thông tin điện tử), cho phép thực hiện trao đổi thông tin, dữ liệu với các hệ thống Cùng nằm trong hệ thống các trường thông tin, đồng thời thực hiện cung cấp và đại học, Viện Đại học Mở Hà Nội với đặc trao đổi thông tin với người sử dụng thông thù là cơ sở vật chất không tập trung, mỗi qua một phương thức thống nhất trên nền khoa đào tạo có một cơ sở vật chất, thư viện tảng Web tại bất kỳ thời điểm nào và từ bất được phân cấp thành Th ư viện của Viện và kỳ đâu. các Th ư viện Khoa, sinh viên trong trường cũng phân tán, việc quản lý hiệu quả Th ư 3. Ứng dụng phần mềm KIPOS trong viện trở nên khó khăn. Bên cạnh đó, trang hoạt động thư viện thiết bị cơ sở vật chất nghèo nàn, chưa đáp Hiện nay, KIPOS đang được triển khai ứng yêu cầu. Năm 2014, được sự quan tâm ứng dụng tại một số thư viện (Bảng 3) và lãnh đạo nhà trường, thư viện đã ứng dụng đem lại những kết quả khả quan. Trong đó, phần mềm KIPOS và đã có những bước Th ư viện Đại học Đại học Nha Trang là một chuyển biến đáng kể. Chỉ trong một năm trong những thư viện ứng dụng thành công thực hiện xây dựng thư viện số, Th ư viện phần mềm quản lý thư viện và trở thành đã tạo ra một nguồn lực thông tin lớn với một trong những thư viện hiện đại trong hơn 14.000 bản tài liệu in, gần 1.000 tài liệu việc ứng dụng công nghệ thông tin. Năm số. Giải pháp đem lại hiệu quả trong quản 2009, thư viện đã triển khai dự án xây dựng lý thư viện truyền thống và thư viện số chỉ thư viện hiện đại và ứng dụng phần mềm trong cùng một hệ thống. Đặc biệt, khắc KIPOS. Sau 5 năm thực hiện đề án, thư viện phục được sự chồng chéo trong quản lý đã có sự thay đổi đáng kể. Hiện nay, Th ư trước đó, phù hợp và đem lại hiệu quả ngay viện Đại học Nha Trang đã lắp đặt các thiết cả khi thư viện bị phân tách. Hơn thế, với bị tự tra cứu sách, tự mượn và trả sách mà đặc thù Viện Đại học Mở Hà Nội là một cơ THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 3/2016 | 45
6. GIỚI THIỆU SẢN PHẨM - DỊCH VỤ sở giáo dục đại học mở đa cấp, đa ngành, thuận lợi để có thể tới thư viện tra cứu, sử đa lĩnh vực, hình thức đào tạo từ xa chiếm dụng tài liệu. KIPOS với chức năng quản lý tới 60%. Chính vì vậy, nhu cầu bạn đọc tài liệu số đã giúp thư viện khắc phục khó cao, tuy nhiên bạn đọc lại phân tán không khăn này. STT Tên thư viện Địa chỉ website 1Th ư viện Đại học Nha Trang Th ư viện Viện Khoa học Tổ Chức 2 Nhà nước 3Th ư vện Đại học Y Khoa Vinh 4Th ư viện Đại học Hạ Long 5Th ư viện Viện Đại Học Mở Hà Nội 6Th ư viện tỉnh Vĩnh Phúc 7Th ư viện Bộ Tư pháp 8Th ư viện Đại học Mỏ Địa Chất 9Th ư viện Đại học Y Th ái Bình Kết luận chọn cho giải pháp phát triển phù hợp với thư viện của mình. Th ư viện ngày nay đóng một vai trò to lớn trong quá trình đổi mới giáo dục, đổi mới văn hóa- xã hội. Trong khi công TÀI LIỆU THAM KHẢO nghệ thông tin đang ngày càng phát triển 1. Nguyễn Quý Hoàn (2015). Một số thì việc tự động hóa và xây dựng thư viện thành tựu đạt được của Th ư viện Đại học số là một xu thế tất yếu. Bên cạnh đó, khi Nha Trang sau 5 năm thực hiện đổi mới theo hướng hiện đại. Hội nghị - Hội thảo Th ư mà công nghệ thay đổi từng ngày, các sản viện Đại học và Cao đẳng (2011-2015). Bộ phẩm phần mềm trước đây chưa thực sự Văn hóa, Th ể thao và Du lich, Hà Nội. đáp ứng được yêu cầu và không còn phù 2. Nguyễn Hồng Vinh (2010). Tạp chí hợp. Việc ứng dụng giải pháp tổng thể Th ư viện Việt Nam, số 2 (22), tr. 36-40. trong việc quản lý thư viện là điều cần 3. JEROME P. MCDONOUGH METS: thiết. Các sản phẩm công nghệ ra đời sau Standardized Encoding for Digital Library càng thể hiện sự ưu việt trong việc ứng Objects dụng công nghệ tiên tiến, hiện đại. Điều 4. đó giúp các thư viện có thêm nhiều sự lựa METSOverview.v2.html 46 | THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 3/2016