Giáo trình Chuyển dạng tài liệu

87 trang hapham 3280

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Chuyển dạng tài liệu", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

giao_trinh_chuyen_dang_tai_lieu.pdf

Nội dung text: Giáo trình Chuyển dạng tài liệu

GIÁO TRÌNH CHUYỂN DẠNG TÀI LIỆU
Mục lục Vi phim và vi phiếu Các nguồn thay thế sách hết bản và sách giòn bằng bản sao Sao âm bản phim có tính lịch sử Dễ dàng hơn với công nghệ số sự cần thiết của công tác bảo quản trong một thế giới số
Giới thiệu Trong khi người ta đang hô hào cổ vũ cho cuộc cách mạng số, bảo quản bằng microfilm vẫn thầm lặng khẳng định vai trò chiến lược chuyển dạng tài liệu để bảo quản được đánh giá cao và áp dụng rộng rãi. Tại sao vậy? Sự phổ dụng bền bỉ của việc bảo quản bằng vi phim chính là nhờ tính thực tiễn của nó. Không giống như dạng số, vi phim là sản phẩm của một loại công nghệ đã qua kiểm nghiệm và gần như ổn định, được điều chỉnh bởi những tiêu chuẩn quốc gia được xây dựng rất kỹ lưỡng. Khi được tạo ra và bảo quản theo những tiêu chuẩn này, vi phim có thể tự hào về tuổi thọ lên tới hơn 500 năm. Một điều cũng cần lưu ý là trong khi các dữ liệu số cần có một hệ thống truy hồi phức tạp để tiếp cận được kho dữ liệu này thì vi dạng (vi phim và vi thẻ) có thể đọc được bằng bắt thường nhờ sử dụng ánh sáng và phóng đại. Phải thừa nhận là khả năng truy cập đối với các loại vi dạng kém xa so với khả năng truy cập của công nghệ số. Tuy nhiên, vi dạng có thể nâng cao khả năng truy cập thông tin mà nếu không có nó sẽ không thể có bởi vì tài liệu gốc ở một nơi cách xa hoặc dẽ bị hỏng và/hoặc mất trong quá trình thao tác. Vi dạng cũng không quá đắt để sản xuất hoặc sao chép. Một dấu hiệu quan trọng khẳng định việc bảo quản bằng vi phim vẫn tiếp tục cần thiết chính là vì nó vẫn đang được ủng hộ trên toàn quốc. Viện Khoa học Nhân văn Quốc gia
Viện Khoa học Nhân văn Quốc gia (NEH) tiếp tục ủng hộ việc bảo quản những cuốn sách và ấn phẩm nhiều kỳ giấy giòn bằng vi phim thông qua Phòng Bảo quản và Truy cập. Năm 1998, Quốc hội Mỹ cho phép NEH triển khai một dự án kéo dài hai mươi năm nhằm bảo quản những nội dung học thuật của khoảng ba triệu cuốn sách giấy giòn thuộc các kho tài liệu nghiên cứu trên khắp nước Mỹ. Theo George Farr, Giám đốc Phòng Bảo quản và Truy cập của NEH, tới nay đã có 72 thư viện và hiệp hội thư viện thuộc 42 bang thamg gia vào nỗ lực hợp tác này. Khi dự án vẫn đang được tài trợ này kết thúc, sẽ có khoảng 862.418 tài liệu sẽ được chụp vào vi phim. Chất liệu phim Trải qua nhiều năm, các vi dạng thường xuất hiện dưới nhiều chất liệu phim khác nhau, bao gồm cellulose nitrate, cellulose acetate và polyester. Vi dạng chất liệu cellulose nitrate, cũng giống như các loại phim cellulose nitrate khác, khá dễ cháy, dễ thải ra những khí độc theo thời gian, và dễ bị phân huỷ tự nhiên. Cho đến đầu những năm 1950, người ta đã ngừng hoàn toàn việc sản xuất tất cả các phim chất liệu cellulose nitrate nhằm mục đích thương mại. Phim chất liệu cellulose acetate, được quảng cáo là loại phim an toàn và không cháy, sẽ tiếp tục thoái hoá tự nhiên theo thời gian. Quá trình thoái hoá bị đẩy nhanh khi phim chất liệu cellulose acetate không được bảo
quản hợp lý. Mặc dù rất nhiều vi phim acetate được sản xuất, loại phim này không được chấp nhận là phương tiện bảo quản vi dạng. Polyester là chất liệu phim duy nhất hiện được khuyến nghị sử dụng trong bảo quản bằng vi phim. Vừa bền vừa ổn định, phim polyester đen trắng có tuổi thọ lên tới trên 500 năm nếu bảo quản trong những điều kiện phù hợp. Các loại vi dạng Vi dạng xuất hiện dưới một số loại định dạng. Những định dạng quen thuộc nhất là loại phim cuộn 16mm hoặc 35mm và vi thẻ, trong đó vi thẻ trong giống như một tấm thẻ bằng nhựa. Phim cuộn, dù loại 16mm hay 35mm, đều có thể cắt thành những đoạn ngắn và bảo quản trong các "bao" sạch để tạo ra vi thẻ. Ba loại phim phổ biến nhất trong các bộ sưu tập vi dạng là: bạc gelatin, diazo và có lỗ. Phim chất liệu bạc gelatin (hay bạc halogen) Loại phim này dựa trên công nghệ tương tự với công nghệ ảnh đen trắng và loại vi dạng phù hợp nhất đối với mục đích lưu trữ. Hình ảnh được tạo ra bằng cách để các hợp chất bạc nhạy sáng trong chất bắt sáng trên phim ra ánh sáng. Hình ảnh cuối cùng được tráng bằng hoá chất, tuy nhiên những hoá chất có khả năng gây hại được rửa sạch trong quá trình xử lý. Bản phim bạc galetin gốc (master) hầu như luôn là ảnh âm bản, tuy nhiên có thể nhân thêm các dương bản hoặc âm bản khác. Mặt chứa chất bắt sáng của phim là mặt mờ, trong khi mặt không chứa chất
bắt sáng là mặt bóng. Các loại phim chất liệu bạc galetin hiện đại có tuổi thọ rất dài khi được bảo quản ở điều kiện phù hợp và sử dụng bình thường ở thư viện. Phim diazo Loại phim này chứa các muối diazonium trong lớp phủ ngoài kết hợp các nốt liên kết chất nhuộm nhằm tạo ra màu sắc mạnh và dày đặc. Đưa phim ra bức xạ cực tím (UV) sẽ làm cho các muối này phân rã và mất khả năng kết nối. Trong quá trình diazo, phim được đưa ra phóng xạ bằng cách in trực tiếp từ bản gốc. Các axít được sử dụng trong lớp phủ ngoài nhằm ngăn cản phản ứng liên kết bằng cách đặt vào chất kiềm mạnh (thường là a-mô-ni-ắc) và thuốc nhuộm hình thành trong những vùng không bị kiềm. Hình ảnh được sao trực tiếp từ bản gốc. Phim diazo có trên thị trường gồm nhiều loại mầu khác nhau, kể cả màu đen. Phim này có thể làm trên cả hai loại chất liệu acetate hoặc polyester, mặc dù polyester ngày càng phổ biến hơn nhờ sự ổn định và chống chịu được những tác nhân của môi trường. Khả năng chống mờ phim phụ thuộc vào việc lựa chọn muốn và nốt liên kết thuốc nhuộm; màu đen đòi hỏi kết hợp các thuốc nhuộm. Phim diazo màu đen đã được xử lý trông giống như phim bạc galetin nhưng bóng ở cả hai mặt. Phim diazo khá ổn định nhưng rốt cuộc vẫn bị mờ, ngay cả trong bóng tối. Phim càng mờ nhanh hơn khi để phim bị chiếu sáng kéo dài (chẳng hạn trong máy đọc phim). Phim có lỗ
Loại phim này tận dụng một thực tế là các muối diazonium tạo ra nitơ khi các muối này phân huỷ dưới bức xạ cực tím. Trong phim có lỗ, lớp muối diazonium phủ ngoài được kẹp giữa hai lớp nền. Phim được rọi sáng thông qua in trực tiếp từ bản gốc, và hình ảnh được tạo thành bằng cách hơ nóng tấm phim. Động tác này ngay lập tức làm mềm chất liệu nền và khiến cho nitơ lan rộng tạo thành những bong bóng (hoặc lỗ hổng) và những bong bóng này tồn tại khi phim được làm nguội. Thông thường, chất cảm quang còn dư sau đó được khắc phục bằng cách đặt phim dưới bức xạ cực tím, làm cho các muối diazonium phân huỷ hoàn toàn. Ánh sáng tình cờ chiếu qua các vùng trắng của phim nhưng bị phân tán và bị các bong bóng phản chiếu làm cho những vùng có lỗ hổng trở nên dày đặc. Hình ảnh sẽ luôn thể hiện những vùng hơi nổi lên. Chất liệu phim luôn làm bằng polyester bởi vì acetate không thể chịu được nhiệt sử dụng trong quá trình xử lý. Phim có lỗ dễ bị hỏng do sức ép cơ học vì sức ép này làm những bong bóng vỡ ra. Một đặc tính rất mong manh khác của phim có lỗ là sự dịch chuyển của các bong bóng. ở nhiệt độ cao chất liệu phim mềm đi cho phép khí chứa trong bóng bóng toả ra. Khi các bong bóng lớn lên, chúng bị tan đi, để lại những đốm phim trắng nơi mà hình ảnh trước đó vẫn còn nhìn thấy. Phim có lỗ có thể bị hư hỏng ở nhiệt độ dưới 167°F, mức nhiệt độ cho phép đối với các máy đọc phim theo Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ; vì vậy cần phải lưu tâm đặc biệt khi phim này được sử dụng bằng máy đọc phim. Các loại vi dạng khác
Trong những năm gần đây, giới bảo quan ngày càng quan tâm hơn đến các vi dạng màu và đều vi dạng có tông màu liên tục. Sau đây là tóm tắt về những loại vi dạng này. Vi phim màu và vi thẻ Mặc dù có nhiều khả năng ứng dụng đối với các vi dạng màu, việc sử dụng công nghệ này không thể thực sự được coi là chiến lược bảo quản bởi vì tuổi thọ của phim màu 35mm còn lâu mới đạt được mục tiêu bảo quản. Tuy nhiên, có một loại phim (dương bản) màu trong suốt là Ilfochrome được coi là khá hứa hẹn đối với công tác bảo quản. Không giống như các loại vi phim màu khác, những loại phim tạo ra hình ảnh trong quá trình xử lý, loại phim này có các lớp màu được đặt trực tiếp trên chất bắt sáng của phim. Kiểm nghiệm ở Viện Image Permanence Institute (Rochester, New York) chỉ ra rằng tuổi thọ của thuốc nhuộm rất cao - khoảng 300 đến 500 năm - khi phim được chiếu sáng. Tuy nhiên, nghiên cứu cũng cho thấy chất liệu nền polyester của phim có thể kém chống chịu được sự xuống cấp hơn so với một số chất liệu polyester khác. Nhưng ngay cả như vậy, tuổi thọ của chất liệu nền có cũng thể đạt tới 200 năm hoặc hơn. Chưa có kiểm nghiệm nào được thực hiện về độ ổn định sáng (vốn rất quan trọng để dự đoán độ bền khi sử dụng). Vi phim có tông màu liên tục Chụp vi phim đen trắng có chất lượng tạo ra được âm bản có độ tương phản cao và độ nét tuyệt vời đối với văn bản. Tiếc là, phim có độ tương phản cao thông thường không thể bắt được một dải rộng những tông
màu xám; vì vậy, những gì thu nhận được ở độ nét của văn bản sẽ mất khi tái tạo các ảnh chụp hoặc minh hoạ bán sắc. Vi phim có tông màu liên tục cố gắng tái tạo dải màu xám tối đa mà không làm mất độ nét của văn bản. Có rất nhiều các khác nhau để tạo ra vi phim có tông màu liên tục. Chẳng hạn, một nhà cung cấp vi phim bảo quản sử dụng phim Kodak 2470 để sao trực tiếp vi phim bạc galetin trong máy chụp và đặt phim trong một thời gian dài dưới các đèn halogen (thời gian có thể dao động). Một nhà cung cấp khác sử dụng phim Fuji SuperHR20 ở tốc độc màn chập bình thường và thu được sản phẩm có tông màu liên tục chủ nhiếu nhờ xử lý trong một máy tráng có độ tương phản thấp với tốc độ xử lý chậm hơn bình thường. Trong cả hai trường hợp, một khoảng rộng các tông màu xám có thể được bắt vào trong phim một cách hiệu quả. Người phụ trách Các tiêu chuẩn đối với vi dạng Các vi dạng sử dụng để bao quản thông tin lâu dài đòi hỏi phải được sản xuất cẩn thận, đồng thời phải được bảo quản và thao tác tốt trong những điều kiện môi trường có kiểm soát. Những người phụ trách và quản lý các kho tài liệu sử dụng vi dạng cần thiết lập những yêu cầu kỹ thuật để đảm bảo rằng các nhà cung cấp bán cho mình loại phim đáp ứng được các nhu cầu sử dụng và bảo quản của mình. Các tiêu chuẩn chung của Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ (ANSI)/Hiệp hội Quản lý Thông tin và Hình ảnh (AIIM), cùng các yêu cầu kỹ thuật do Nhóm Các thư viện Nghiên cứu (RLG) và Thư viện Quốc hội Mỹ xây dựng là những hướng dẫn bổ ích. Mỗi đơn vị sẽ có những yêu cầu kỹ thuật khác nhau, tuy
nhiên những yêu cầu này cần phải được nêu rõ trong hợp đồng và được theo dõi một cách có hệ thống nhằm bảo vệ chính những kho tài liệu cũng như lợi ích của đơn vị. Bộ tiêu chuẩn AIIM có thể tìm được trên mạng tại địa chỉ: Kiểm soát chất lượng Để đảm bảo rằng những yêu cầu cụ thể trong hợp đồng liên quan tới chất lượng phim đã được đáp ứng, nhà cung cấp vi phim cần kiểm tra thế hệ phim đầu tiên được xử lý, bao gồm: kiểm tra từng khuôn hình một để phát hiện lỗi chụp phim (ví dụ, các vấn đề về độ nét, những hình ảnh quá sáng hoặc thiếu sáng, v.v ), lỗi hiển thị (ví dụ, dấu vân tay, vết xước, v.v ), những trang bị thiếu, và số điểm ghép nối trên từng cuộn phim; kiểm tra độ phân giải sử dụng Chỉ mục Chất lượng hoặc phương pháp kiểm tra độ phân giải hệ thống mô tả trong tiêu chẩu ANSI/AIIM MS23-1998; các số độ mật độ, được hiểu theo những hướng dẫn trong Sổ tay Bảo quan Vi phim của RLG; và kiểm tra bằng giấy kiềm xanh để thử xem có chất thiosulfate dư không (xem tiêu chuẩn ANSI/NAPM IT9.1- 1996). Nhà cung cấp vi phim cũng cần lấy số đo mật độ phim trên tất cả các bản sao thế hệ hai hoặc thế hệ ba nhằm đảm bảo sự tuân thủ đối với các yêu cầu kỹ thuật, và đem tất cả các bản sao kiểm tra trong hộp sáng để xem độ rõ ràng và tương phản. Kết quả của toàn bộ việc kiểm tra chất lượng mà nhà cung cấp thực hiện cần được gửi lên cho đơn vị ký hợp đồng theo mẫu báo cáo chất lượng.
Trách nhiệm kiểm soát chất lượng không nên chỉ coi là việc của nhà cung cấp. Đơn vị cũng cần thực hiện việc kiểm tra riêng để khẳng định sự tuân thủ các yêu cầu đặt ra trong hợp đồng. Một hướng dẫn hữu dụng để thực hiện có thể tìm được tại Phụ lục 18 của Sổ tay Bảo quản Vi phim của RLG. Môi trường bảo quản Nhiệt độ và độ ẩm tương đối Nhìn chung, những yêu cầu đối với vi dạng giống như những yêu cầu đối với tài liệu ảnh khác. Độ ẩm tương đối quanh năm thấp hơn 50% là phù hợp đối với tất cả các loại phim. Đối với các phim bạc gelatin, độ ẩm tương đối không nên vượt quá 40% nhằm giảm thiểu nguy cơ tạo ra các vết ố rất nhỏ do ô-xy hoá bạc (đôi khi người ta gọi là "bệnh sởi"). Nhiệt độ không nên vượt quá 70oF; nhiệt độ càng thấp càng tốt. Phim gốc nên lưu trữ ở nhiệt độ cao nhất 65oF, độ ẩm tương đối cao nhất 35%, sai số ±5%. Các tiêu chuẩn ANSI/NAPM IT9.11-1993 và ANSI/PIMA IT9.2- 1998 có quy định về những điều kiện chính xác cho việc lưu giữ phim. Nếu duy trì được giữ nhiệt độ thấp khi lưu trữ các kho tài liệu, và nếu máy đọc phim được đặt ở bên ngoài khu vực kho, cần phải có thời gian điều hoà lại nhiệt độ để phim đang lạnh ấm dần lên trước khi đưa vào máy đọc. Đưa phim ngay từ nơi lạnh đến nơi ấm có thể làm cho nước tụ lại trên bề mặt phim.
Các hệ thống hút ẩm nên là loại máy hút làm lạnh. Các hệ thống làm khô có thể tạo ra các hạt bụi mịn có thể làm xước bề mặt phim. Các tủ dựng có hệ thống sấy khô không nên dùng cho các kho vi dạng; độ ẩm tương đối trong một hệ thống như vậy rất khó theo dõi và kiểm soát, và bụi có thể làm xước bề mặt phim. Nếu việc làm ẩm là cần thiết để làm ổn định những biến động trong môi trường lưu giữ, khí ẩm cần được phun từ một hệ thống có nguồn nước không nhiễm bẩn. Các chất khống chế ăn mòn được sử dụng trong rất nhiều hệ thống lớn có thể lưu lại các dư chất có phản ứng ngược trong các tài liệu thư viện và lưu trữ. Phim đặc biệt dễ nhạy cảm đối với các hư hỏng hoá học và ăn mòn từ nguồn hoá chất này. Các khay nước hoặc dung môi hoá học không nên sử dụng trong các chống ẩm. Cũng giống như trường hợp của di vật khảo cổ bằng giấy, phải kiểm soát được những biến động về nhiệt độ và độ ẩm tương đối mới bảo quản được lâu dài. Độ ẩm tưởng đối và nhiệt độ đối với các kho vi dạng đang sử dụng không nên dao động quá ±5%, và ±3% là thích hợp nhất. Bảo quản dưới nhiệt độ càng lạnh và kiểm soát được độ ẩm tương đối càng tốt thì tuổi thọ của phim càng dài. Ô nhiễm Các hạt bụi ô nhiễm trong không khí là nguồn dễ thấy nhất gây ra các vết xước và ăn mòn đối với vi phim. Các phim bạc galetin đặc biệt dễ gặp phải những tác hại này. Việc lau nhà, bao gồm cả hút bụi thường xuyên, trong khu vực kho và khu vực sử dụng là rất quan trọng.
Các chất gây ô nhiễm dạng khí, ví dụ như ô-xít lưu hình hoặc ô-xít nitơ, hơi sơn, a-mô-ni-ắc, peroxides, ô-zôn, và formaldehyde, làm hư hỏng cả chất liệu nền nhũ tương trên bề mặt. Những chất ô nhiễm này có thể tạo ra quá trình ô-xít hoá hoặc những tác động hãm gây ra những vết ố nhỏ trên phim bạc gelatin; vì vậy phải lưu ý để giảm nguy cơ tác động của những chất này. Không nên lưu trữ vi dạng ở gần các máy photocopy vì chúng có thể là nguồn tạo ra ô-zôn. Vi dạng cũng nên di rời khỏi những nơi đang được sơn; nên mở cửa và dùng quạt để gió lưu thông tốt, đồng thời nên để sơn bám chắc trong 3 tháng trước khi đưa phim quay trở lại. Không nên dùng giá gỗ hoặc tủ gỗ ở những nơi bảo quản các tài liệu vi dạng có giá trị lâu dài. Các phim diazo, phim có lỗ, phim bạc gelatin không nên cuộn vào trong cùng một cuộn, không nên bọc trong cùng một bao, hoặc (lý tưởng nhất) là không lưu trữ trong cùng một hộp. Hạn chế về không gian và việc truy cập thường khiến cho việc dành riêng tủ để lưu giữ các loại phim khác nhau là không thực tế, những lưu trong các cuộn riêng hoặc đặt trong các bao đựng thẻ riêng nên luôn được áp dụng. Ngoài ra, các phim có lỗ lâu năm có thể là một nguồn chứa axít gây hại. Những loại phim này nên được tách biệt hoàn toàn với những loại phim khác và nên được sắp xếp có hệ thống. Sao thành nhiều bản Mặc dù môi trường lưu giữ được kiểm soát hoàn hảo là lý tưởng, việc sao thành nhiều bản vi dạng là giải pháp thực dụng đối với việc bảo quản
tài liệu lưu trữ. Phần lớn các kho tài liệu phim có giá trị lâu dài sử dụng một hệ thống ba thế hệ phim để tạo ra sự linh hoạt trong các yêu cầu về lưu giữ. Bản gốc âm bản Nên tạo ra bản phim thế hệ đầu (hay bản gốc âm bản) trên phim âm bản bạc gelatin từ tài liệu gốc và xử lý theo các tiêu chuẩn được nêu trong bộ tiêu chuẩn ANSI/AIMM MS23-1998. Đây là bản sao để lưu trữ và được dùng để tạo ra một bản sao âm bản (xem phần dưới) để từ đó tạo ra thế hệ các bản sao sử dụng. Bản gốc âm bản cần được lưu giữ ở một một nơi khác nơi lưu giữ phim thế hệ hai và trong những điều kiện càng gần mức lý tưởng càng tốt. Có một số kho lưu trữ cho thuê không gian để lưu giữ vi phim. Nên lưu giữ tại những nơi này, nhưng người thuê phải chắc chắn rằng những điều kiện lưu giữ tại nơi lựa chọn phải đáp ứng những tiêu chuẩn của ANSI nêu trong tiêu chuẩn ANSI/NAPM IT9.11-1993. Chỉ sử dụng bản gốc âm bản lần tiếp theo để tạo ra bản sao âm bản bị mất do hư hỏng hoặc thảm hoạ. Bản sao âm bản (hay bản in từ bản gốc âm bản) Bản sao này luôn sử dụng loại phim bạc gelatin. Bản sao âm bản được sử dụng để tạo ra các bản sao để sử dụng (xem phần dưới) để truy cập kho tài liệu. Bản sao này cần được lưu giữ trong những điều kiện tốt nhất có thể, bởi vì nó đóng vai trò như một bản gốc đang dùng, nhằm bảo vệ bản gốc âm bản. Lý tưởng nhất là lưu giữ nó tách biệt về mặt vật lý với các bản sao để sử dụng.
Các bản sao sử dụng (hay các bản sao phục vụ) Bất cứ phương tiện lưu trữ hoặc định dạng nào đều có thể chấp nhận được, và các ảnh tạo ra có thể là dương bản hoặc âm bản. Việc lưu giữ và thao tác phù hợp sẽ kéo dài tuổi thọ của các bản sao sử dụng, nhờ đó mà bảo vệ được những thế hệ trước của vi dạng. Bao hộp đựng phim Việc bao bọc các phim polyester cẩn thất là rất quan trọng vì, với những công nghệ hiện có, rất khó có thể loại bỏ hoàn toàn các chất gây ô nhiễm dạng khí. (Tuy nhiên, các loại phim acetate lâu năm có thể thải ra khí axít axêtíc và vì vậy nên để thoáng khí hoặc bọc bằng giấy có lỗ thoát khí nhỏ. Nếu các bản gốc âm bản buộc phải lưu giữ trong môi trường khó kiểm soát, có thể đặt phim trong các hộp bằng sắc có nắp hoặc các hộp nhựa trơ về mặt hoá học. Tài liệu của Kodak số D-31, Lưu giữ và Bảo quản Vi phim (Công ty Kodak Eastman, Rochester, New York 14650) có thể cung cấp những chỉ dẫn có giá trị về việc sử dụng các hộp có nắp. Giải pháp này không phải là một liều thuốc tiên và cần phải sử dụng một cách thận trọng. Các hộp phù hợp phải đáp ứng được những yêu cầu về cấu tạo hoá học. Cũng cần phải kiểm tra phim thường định kỳ để đảm bảo rằng phim không bị xuống cấp. Hướng dẫn kiểm tra phim bạc gelatin có trong tiêu chuẩn ANSI/AIIM MS45-1990. Nếu không thấy xuống cấp, có thể bỏ phim trở lại trong hộp. Phương tiện tối ưu để lưu giữ phim gốc là sử dụng hộp đủ chất lượng bảo quản và đặt ở nơi có thể kiểm soát được nhiệt độ và độ ẩm tương đối.
Các bao hộp đựng phim nên được chọn theo những hướng dẫn đã được xây dựng trong lưu trữ và cần phải qua được tất cả các Kiểm tra Hoạt tính ảnh như Viện Bảo tồn ảnh (Image Permanence Institute). Trung tâm Bảo tồn Tài liệu Đông Bắc khuyến cáo rằng bao giấy nên được làm từ giấy chất lượng cao, không chứa than chì, có đệm và trung tính. Hộp đựng MicroChamber (do Công ty Conservation Resources International, Inc., Springfield, bang Virginia sản xuất) được làm từ giấy bồi tẩm zeolite có tác dụng trung hoà các chất ô nhiễm dạng khí. Sử dụng những hộp này có thể tăng đáng kể tuổi thọ của phim trong những môi trường bị ô nhiễm nặng do ô-zôn, peroxide, hoặc các hợp chất khác tấn công phim; loại hộp này cũng có thể giúp làm chậm quá trình xuống cấp do các hoá chất từ phim lâu năm không đủ chất lượng bảo quản thải ra. Nếu độ ẩm tương đối của môi trường bảo quản ổn định và dưới 50%, các bao đựng phim có đệm hiếm đặt ra nguy cơ đối với phim. Nên tránh sử dụng keo dính bất cứ khi nào có thể. Các loại nhựa an toàn như polyester, polyethylene, hoặc polypropylene có thể chấp nhận được, trừ polyvinylchloride (PVC) hay vinyl. Vi thẻ cần được bọc sao cho mặt phim chứa chất bắt sáng không chạm vào các mép trong của túi đựng để tránh trầy xước; điều này cũng giúp chống bị bám keo dính ở các mép gập của bao. Các cuộn vi phim cần được đóng từng hộp riêng, phim được đặt ở tư thế cuộn và được giữ bằng một thẻ đủ chất lượng bảo quản và được buộc bằng một sợi dây và dây thắt nút. Dây chun bằng cao su chứa dư chất lưu huỳnh là nguồn gây hại cho phim và chất cảm quang và vì thế không được sử dụng. Các tủ đựng bằng thép là phù hợp
nhất đối với việc lưu trữ phim, tuy nhiên các hộp đựng bằng nhựa trơ cũng có thể sử dụng trong nội bộ thư viện. Tấm phân cách và biển ký hiệu xếp giá không nên làm bằng chất liệu có độ pH trung tính. Không được ép vi phim khi xếp giá, và sử dụng tấm phân cách để chống quăn. Như đã nêu, các loại phim khác nhau cần được bảo quản trong các hộp đựng khác nhau để tránh các tương tác hoá học. Các hệ thống sắp đặt phim cần phải được thiết kế nhằm giảm thiểu thao tác và các tủ đựng cần phải dễ dàng cho việc định vị và truy xuất thông tin. Sự sút giảm chất lượng là không thể tránh khỏi đối với các kho tài liệu cũ, tuy nhiên tốc độ và mức độ giảm sút có thể kiểm soát được. Thao tác với phim Người sử dụng bao giờ cũng nên đeo găng tay khi thao tác với các bản gốc âm bản bởi vì các dầu chứa axít và vân tay có thể làm hỏng phim. Tất cả các phim đều nên cầm bằng mép hoặc đầu phim. Mỗi lần chỉ nên lấy một vi dạng ra khỏi vỏ bọc. Vi thẻ nên được đưa lại vào túi đựng ngay sau khi sử dụng; phim cuộn cũng nên bỏ lại vào hộp ngay lập tức. Ngoài ra, không nên cuộn phim quá chặt lên ống cuộn bởi vì điều này có thể gây xước phim. Giáo dục nhân viên và độc giả thao thác đúng cách đối với các vi dạng là rất quan trọng đối với tuổi thọ của phim. Thiết bị Sử dụng và bảo trì dễ dàng là yếu tố cần được quan tâm khi lựa chọn thiết bị. Các máy đọc vi dạng thường thải ra nhiệt; các tiêu chuẩn của ANSI quy định nhiệt độ trên mặt phim cao nhất cho phép là 167oF. Một
số phim diazo bị hỏng ở nhiệt độ này, và vì vậy tránh để các khu vực nhỏ của phim (ví dụ một khuôn hình) bị nóng quá lâu. Như đã đề cập ở trên, phim có lỗ có thể bị hỏng ở nhiệt độ dưới mức giới hạn nói trên của ANSI, vì vậy phim này cần phải quan tâm đặc biệt. Nên tắt các máy đọc vi dạng nếu bạn đọc không còn sử dụng máy. Kích thước ống kính của máy đọc phim cần phải tính đến các tỷ lệ thu nhỏ khi chụp phim. Trong chụp vi phim để bảo quản, hình ảnh thường được thu nhỏ khoảng từ 8 lần đến 14 lần, vì vậy độ phóng đại của ống kính cũng nên ở tỷ lệ tương tự. Các kính phóng to thu nhỏ cho phép thay đổi độ phóng đại hiện cũng có bán trên thị trường. Thiết bị cần được kiểm tra hàng tuần và được bảo trì hàng ngày. Thiết bị bám bụi bẩn sẽ làm giảm chất lượng hình ảnh. Nên giao hẳn trách nhiệm bảo trì máy cho một nhân viên và nhân viên này được đội ngũ kỹ thuật của nhà sản xuất đào tạo. Bụi trên các tấm kính sẽ phóng to bởi các ống kính của máy đọc. Bụi cũng có thể bám vào vi phim và có thể làm mờ đi các chi tiết, thậm chí làm hỏng phim. Nên dùng vải phủ bụi bất cứ khi nào máy đọc phim không sử dụng. Bụi bẩn có thể dầy lên ở mép của các tấm kính cũng tạo ra một nguồn có thể gây xước phim. Vì lý do này, các tấm kính và đỡ phim cần được lau chùi hàng ngày. Cũng nên thiết lập một lịch thường xuyên đối với việc lau ống kính, gương chiếu, và mặt mờ của màn hình hiển thị, nhưng công việc này cần được làm hết sức cẩn trọng vì các bộ phần này có thể dễ bị hư hỏng và/hoặc bị làm trông như bị vấy bẩn hoặc hoặc lấm chấm. Chỉ dẫn đối với việc bảo trì thiết bị vượt quá phạm vi của bài viết này. Các chỉ dẫn chung được đề
cập trong bài viết Vi dạng trong các Thư viện của tác giả Francis Spreitzer (xem danh mục tài liệu tham khảo dưới đây). Lên kế hoạch phòng thảm hoạ Lên kế hoạch phòng thảm hoạ cực kỳ quan trọng đối với các kho tài liệu vi dạng. Vi dạng rất dễ bị hư hỏng khi gặp nước. Vi dạng phải được bảo vệ trước nguy cơ lũ lụt hoặc vỡ ống nước. Một khi đã bị ướt, không được làm khô tài liệu ở dạng cuộn hoặc trong bao đựng vì nó sẽ dính với nhau và dính vào trong bao đựng. Vi dạng bị ướt phải được lấy ra khỏi bao đựng. Phim cuộn phải được tháo ra để làm khôn phim. Làm khô bằng không khí có thể chấp nhận được, nhưng hiệu quả nhất là trước đó tìm một hiệu xử lý phim có thể cung cấp dịch vụ này khi tình huống khẩn cấp xảy ra. Có thể làm khô vi thẻ bằng cách đặt mặt chứa chất bắt quang hướng lên trên theo một lớp đơn hoặc treo lên dây ở phần mép không có hình ảnh nào. Diazo dễ bị lấm tấm nước và vì vậy nên sử dụng nùi cao su hoặc tấm vải không có xơ để lau nước đọng trên phim. Các vi dạng bị ẩm không nên làm lạnh hoặc làm khô ở nhiệt độ thấp vì các lớp vi có thể rời nhau và khó có thể tránh được hư hỏng khi thao tác. Nếu không thể làm khô vi dạng ngay lập tức bằng không khí, cần ngâm vi dạng vào trong nước lạnh và sạch, sau đó gửi tới phòng ảnh để rửa và làm khô một cách an toàn. Phải ngăn không cho nấm mốc phát triển trên tất cả các loại phim. Phim diazo hoặc có lỗ bị mốc có thể lau bằng vải
không xơ hơi ẩm; nếu nấm nhiễm vào phim bạc gelatin, nên tìm kiếm sự giúp đỡ của những nhà chuyên môn. Lựa chọn nhà cung cấp vi dạng Các công ty chụp vi phim thương mại thường không phải là lựa chọn hiệu quả về mặt chi phí cho việc chuyển sách và tài liệu sang vi dạng. Như đã nêu ở trên, mỗi đơn vị cần phải xây dựng những tiêu chuẩn cho vi phim của mình, và những tiêu chuẩn này cần phải trở thành một phần trong hợp đồng cung cấp dịch vụ. Tới thăm công ty cung cấp vi dạng là một ý tưởng tốt dể đảm bảo rằng vấn đề kiểm soát môi trường, chống cháy, quản lý cơ sở vật chất và an ninh đáp ứng nhu cầu của các kho tài liệu sẽ được chụp phim. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc tránh hư hỏng đối tài liệu gốc, những tài liệu sau đó sẽ được trả về kho chứ không phải bỏ đi. Trong một số trường hợp, chọn một công ty cung cấp dịch vụ chụp phim đặc biệt là phù hợp. Nhiều tài liệu được chụp phim bởi vì nó quá dễ hỏng khi những nhà nghiên cứu sử dụng. Trong trường hợp đó, hoặc nếu đơn vị muốn giữ nguyên các tài liệu đã đóng bìa ở nguyên hình dáng ban đầu, thì nên cân nhắc lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ chụp phim đặc biệt. Các công ty chụp vi phim thương mại số lượng lớn thiếu thiết bị, thời gian và chuyên môn để có thể xử lý các tài liệu dễ hỏng mà không gây hư hại cho giấy sách ròn hoặc bìa sách đã xuống cấp. Chi phí cho dịch vụ đặc biệt có thể cao hơn, nhưng những tài liệu có tính khoả cổ có giá trị hoặc những tài liệu gốc khó chụp (ví dụ: những sách bộ đóng chặt
và mép đóng hẹp hoặc những tài liệu mờ hoặc không có độ tương phản phù hợp) có thể đòi hỏi phải chi tiêu như vậy. Nên liên hệ với một chuyên gia về bảo quản để xin tư vấn. Danh mục tài liệu tham khảo chọn lọc dành cho những người quản lý tài liệu vi dạng American National Standard for Imaging Materials Ammonia Processed Diazo Film Specifications for Stability, ANSI/NAPM IT9.5- 1996. American National Standard for Imaging Materials Processed Silver Gelatin Type Black and White Film Specifications for Stability, ANSI/NAPM IT9.1-1996. American National Standard for Imaging Media Photographic Processed Films, Plates, and Papers Filing Enclosures and Storage Containers, ANSI/PIMA IT9.2-1998. American National Standard for Imaging Media Processed Safety Photographic Films Storage, ANSI/NAPM IT9.11-1993.* Association for Information and Image Management. Practice for Operational Procedures/Inspection and Quality Control of First- Generation, Silver Gelatin Microfilm of Documents, ANSI/AIIM MS23- 1998 Revised.
Association for Information and Image Management. Recommended Practice for the Inspection of Stored Silver Gelatin Microforms for Evidence of Deterioration, ANSI/AIIM MS45-1990. Borck, Helga. "Preparing Material for Microfilming: A Bibliography." Microform Review 14 (Fall 1985): 241-43. Chace, Myron B. "Preservation Microfiche: A Matter of Standards." Library Resources & Technical Services 35.2 (April 1991): 186-90. Child, Margaret S. "The Future of Cooperative Preservation Microfilming." Library Resources & Technical Services 29.1 (Jan.- March 1985): 94-101. Cox, Richard J. "Selecting Historical Records for Microfilming: Some Suggested Procedures for Repositories." Library and Archival Security 9.2 (1989): 21-41. Diaz, A.J., ed. Microforms in Libraries: A Reader. Westport, CT: Microform Review, 1975, 443 pp. Elkington, Nancy E., ed. RLG Archives Microfilming Manual. Mountain View, CA: Research Libraries Group, 1994, 218 pp. Elkington, Nancy E., ed. RLG Preservation Microfilming Handbook. Mountain View, CA: Research Libraries Group, 1992, 203 pp.
Fox, Lisa L., ed. Preservation Microfilming: A Guide for Librarians and Archivists, 2nd ed. Chicago: American Library Association, 1996, 394 pp. Johnson, A.K A Guide for the Selection and Development of Local Government Records Storage Facilities. New York: NAGARA, 1989. Library of Congress. Specifications for the Microfilming of Manuscripts. Washington, DC: Library of Congress, 1980, 21 pp. McKern, Debra, and Sherry Byrne. ALA Target Packet for Use in Preservation Microfilming. Chicago: American Library Association, 1991. Preservation Microfilming: Planning & Production. Papers from the RTSD Preservation Microfilming Institute, New Haven, Conn., April 21- 23, 1988. Chicago: Association for Library Collections & Technical Services, ALA, 1989, 72 pp. RLIN Preservation Masterfile. A CD-ROM listing of microfilmed books and journals. Compiled from the RLIN database and others. Available from Chadwick-Healey, Inc. for $750 a year; updated twice annually. Recommended Practice for Operational Procedures/Inspection and Quality Control of Duplicate Microforms of Documents and from COM, ANSI/AIIM MS43-1998.
Recordak. Storage and Preservation of Microfilms. Kodak pamphlet no. P-108. Rochester, NY: Eastman Kodak Company, 1985. Reilly, James, et al. "Stability of Black-and-White Photographic Images, with Special Reference to Microfilm." Abbey Newsletter 12.5 (July 1988): 83-87. Saffady, William. Micrographic Systems. Silver Spring, MD: Association for Information and Image Management, 1990. Spreitzer, Francis, ed. Microforms in Libraries: A Manual for Evaluation and Management. Chicago: American Library Association, 1985, 63 pp. Spreitzer, Francis, ed. Selecting Microform Readers and Reader- Printers. Silver Spring, MD: AIIM, 1983. *American National Standards Institute, Inc., 11 West 42nd Street, New York, NY 10036, (212) 642-4900. AIIM International, 1100 Wayne Avenue, Suite 1100, Silver Spring, MD 20910-5603, (Toll Free) (888) 839-3165. Nguồn cung cấp thiết bị Danh sách này không chỉ giới hạn ở các nhà cung cấp được liệt kê, cũng không đưa ra sự bảo lãnh nào đối với các nhà cung cấp đó. Chúng tôi chỉ muốn đưa ra thông tin về một số nhà cung cấp và nhờ đó cơ quan bạn có
thể so sánh được giá cả và đánh giá đầy đủ các danh mục sản phẩm đang có trên thị trường. NEDCC có thể cung cấp một danh mục đầy đủ hơn về các nhà cung cấp. Tham khảo các tài liệu hướng dẫn của NEDCC trên Website hoặc liên hệ NEDCC để có được danh mục cập nhật nhất bằng văn bản. Conservation Resources International, Inc. 8000-H Forbes Place Springfield, VA 22151 Toll Free: (800) 634-6932 storage enclosures, reel tags, etc. Crowley Micrographics, Inc. 8601 Grovemont Circle Gaithersburg, MD 20877-4199 Telephone: (301) 330-0555 microfilm cameras, etc. The Foxx Group P.O. Box 401 Topsfield, MA 01983 Toll Free: (800) 992-5010 storage enclosures, reels, etc.
Gaylord Bros. Box 4901 Syracuse, NY 13221-4901 Toll Free: (800) 448-6160 storage enclosures, reel tags, etc. Gretag Macbeth 617 Little Britain Road New Windsor, NY 12553 Toll Free: (800) 622-2384 densitometers Keyan Industries, Inc. 8601 Grovemont Circle Gaithersburg, MD 20877-4199 Telephone: (301) 330-0476 quality control and inspection equipment Metric Splicer & Film Company, Inc. 3930 East Miraloma, Unit C Anaheim, CA 92806 Telephone: (714) 630-2999 ultrasonic splicers National Microsales Corp. 45 Seymour Street Stratford, CT 06615
Telephone: (203) 377-0479 microfilming equipment, including cameras, processors, etc. Neumade Products Corporation 30-40 Pecks Lane Newtown, CT 06470 Telephone: (203) 270-1100 winders, reels, and flanges Pohlig Bros., Inc. 8001 Greenpine Road Richmond, VA 23237 Telephone: (804) 275-9000 storage boxes for microfilm University Products 517 Main Street P.O. Box 101 Holyoke, MA 01041-0101 Toll Free: (800) 628-1912 storage enclosures, reel tags, etc. Danh sách này không chỉ giới hạn ở các nhà cung cấp
được liệt kê, cũng không đưa ra sự bảo lãnh nào đối với các nhà cung cấp đó. Chúng tôi chỉ muốn đưa ra thông tin về một số nhà cung cấp và nhờ đó cơ quan bạn có thể so sánh được giá cả và đánh giá đầy đủ các danh mục sản phẩm đang có trên thị trường. NEDCC có thể cung cấp một danh mục đầy đủ hơn về các nhà cung cấp. Tham khảo các tài liệu hướng dẫn của NEDCC trên Website hoặc liên hệ NEDCC để có được danh mục cập nhật nhất bằng văn bản. Acme Bookbinding Company 100 Cambridge Street Charlestown, MA 02129-1228 Telephone: (617) 242-1100 Fax: (617) 242-3764 Photocopy hai mặt trên giấy vĩnh cửu; đóng bìa theo tiêu chuẩn LBI; sao bằng in kẽm hoặc đóng bìa tài liệu gốc. Bridgeport National Bindery Inc. 662 Silver Street P.O. Box 289 Agawam, MA 01001-0289 Toll Free: (800) 223-5083
Telephone: (413) 789-1981 Fax: (413) 789-4007 E-mail: info@BNBindery.com E-mail:mailto:JNoyes@BNBindery.com Photocopy hai mặt trên giấy vĩnh cửu; đóng bìa theo tiêu chuẩn LBI; sao bằng in kẽm hoặc đóng bìa tài liệu gốc. Ocker and Trapp Library Bindery 17A Palisade Avenue P.O. Box 314 Emerson, NJ 07630 Telephone: (201)265-0262 Fax: (201) 265-0588 Photocopy hai mặt trên giấy vĩnh cửu; đóng bìa theo tiêu chuẩn LBI; sao bằng in kẽm hoặc đóng bìa tài liệu gốc. University Microfilms International 300 North Zeeb Rd. Ann Arbor, MI 48106 ATTN: Out-of-Print Books Toll Free: (800) 521-0600 Toll Free: (800) 343-5299 (Canada) Telephone: (313) 761-4700
collect from AK, HI, MI E-mail: library_sales@umi.com Photocopy hai mặt trên giấy vĩnh cửu; có trên 100.000 đầu sách hết bản; đóng bìa vải; hướng dẫn về tác giả tài liệu vi phim. University of Minnesota University Bindery 2818 Como Avenue SE Minneapolis, MN 55414 Telephone: (612) 626-1516 E-mail: flech001@maroon.tc.umn.edu Photocopy hai mặt trên giấy vĩnh cửu; đóng bìa theo tiêu chuẩn LBI. Có khả năng sao bằng in kẽm hoặc giữ lại bản gốc dưới nhiều định dạng khác nhau. Gary Albright - Chuyên gia cao cấp về bảo quản giấy và ảnh, Trung tâm Bảo quản Tư liệu Đông Bắc Các kho tài liệu âm bản phim ảnh đặt ra cho các cơ quan và những người phụ trách những kho tài liệu đó những vấn đề không giống như các kho tài liệu khác. Các âm
bản trên đĩa kính rất dễ bị vỡ, các âm bản trên chất liệu cellulose nitrate và các âm bản cellulose acetate sẽ tự phân huỷ theo thời gian, và các âm bản thì thường khó đọc và khó truy cập. Việc sao các âm bản phim là một giải pháp sẵn có thể giúp giải quyết những vấn đề này. Việc sao sâm bản có thể bảo quản được một tấm ảnh đang bị xuống cấp, bảo vệ âm bản khỏi bị thao tác quá nhiều, hoặc nâng cao khả năng tiếp cận của độc giả với kho tài liệu. Tuy nhiên, việc sao âm bản cũng có những hạn chế: mỗi thế hệ kế tiếp của hình ảnh đều giảm đi chất lượng và mức độ chi tiết. Vì vậy, điều quan trọng là các bản sao âm bản nên được in trên chất liệu ổn định và có chất lượng tái tạo hình ảnh cao nhất. Các bản sao âm bản nên được in trên phim polyester hiện đại và chúng nên có khoảng mật độ phim và độ chi tiết giống như bản gốc. Việc sao một kho phim âm bản là một quá trình phức tạp và tốn kém. Nhiều quyết định cần được đưa ra trước khi dự án sao âm bản được tiến hành. Thông tin dưới đây sẽ cung cấp một số chỉ dẫn cho việc những người quan tâm đến việc sao các âm bản phim có tính lịch sử. Sao cái gì - Những âm bản phim có dấu hiệu xuống cấp. Xuống cấp
này bao gồm các đặc điểm như vỡ, bong, mờ, bạc màu, cong, nổi bong bóng, tạo thành khe, hoặc có mùi nặng. - Những âm bản phim đặc biệt dễ bị xuống cấp. - Những âm bản phim nitrate. Các công ty bảo hiểm và Cơ quan phòng cháy chữa cháy thường có những quy định rất cụ thể và đòi hỏi nhiều chi phí đối với việc lưu trữ phim nitrate. Nếu không thể chấp hành được những quy định này, việc sao và bỏ đi bản gốc có thể là cần thiết. - Những âm bản phim gốc thường được sử dụng để in hoặc thường sử dụng. - Những âm bản phim có giá trị cao về mặt nội dung bên trong. Chuẩn bị để sao - Trong một kho tài liệu, đánh số âm bản và đánh số túi đựng liên tiếp và lưu giữ theo thứ tự đánh số. - Đánh số các âm bản gốc đối với mặt nền (không chưa chất cảm quang) ở khu vực đường viền không chứa ảnh sử dụng bút đánh dấu đầu nhọn dùng mực vĩnh cửu. Khi các hình ảnh được sao, những con số này cũng sẽ xuất hiện trên bản sao, không tốn thời gian đánh số lại lần
nữa. - Một số phim nitrate ở mép có ký hiệu "nitrate". Ký hiệu này cần được che lại để tránh ký hiệu này bị sao lên phim không phải là phim nitrate. Mô tả các lựa chọn đối với việc sao chụp Bản in và bản sao Cách đơn giản nhất để sao các âm bản phim là in âm bản phim đó ra và sau đó chụp lại bản in bằng một máy ảnh có định dạng lớn (10 cm x 12,5cm hoặc lớn hơn) để tạo ra một âm bản sao. Lợi ích của phương pháp này là chi phí và tiện lợi. Phần lớn các phòng tối hoặc các phòng làm ảnh ở địa phương có thể làm được công việc này mà không phải hoặt ít phải đầu tư thiết bị. Tiết kiệm hơn nữa là sử dụng những bản in đã có sẵn để sao. Nếu ở cơ quan không còn âm bản gốc nào, các bản in hiện có là giải pháp duy nhất. Bất lợi của phương pháp này là mất đi các chi tiết trong cả bản in lẫn âm bản sao. Bản in luôn luôn mất đi các chi tiết và có khoảng tông màu bị nén khi so với âm bản gốc, và chi tiết còn tiếp tục bị mất khi làm âm bản sao. Sao âm bản trực tiếp
Phim sao ảnh đen trắng chuyên nghiệp #SO-339 của Eastman Kodak được thiết kế để sao trực tiếp các âm bản. Đây là quá trình chỉ cần một bước là thu được một âm bản từ một âm bản. Phim sao có độ phân giải cao, giảm thiểu được độ mất các chi tiết ảnh trong quá trình sao chép. Độ tương phản cũng có thể điều chỉnh trong quá trình sao để cứu một số âm bản có vấn đề. Tuy nhiên, bởi vì phim nhạy cảm với màu xanh nên giảm thiểu việc sử dụng thuốc hãm màu có thể gây ra vấn đề. Loại phim này cũng có thể khó thao tác, nên việc tái tạo đúng tông màu cũng khó thực hiện được. Các âm bản sao trực tiếp bằng cách đặt tiếp xúc là các phim đặt ngược mặt, vì vậy hình ảnh có thể bị in ngược nếu thợ ảnh không hiểu về bản chất của chất liệu phim. Nếu các âm bản gốc bị bỏ đi, các âm bản sao trở thành các bản gốc. Đây là một bất lợi lớn bởi vì bất cứ khi nào cần đến một hình ảnh, người ta phải đem bản gốc ra để in, khiến chúng rốt cuộc có thể bị hỏng. Âm bản sao từ dương bản - Sao trực tiếp Âm bản gốc được đặt tiếp xúc trực tiếp lên phim để tạo ra một dương bản (một hình ảnh dương bản trên phim). Dương bản này sau đó được đặt trực tiếp lên phim để tạo ra âm bản sao. Quá trình này đem lại những tái tạo tông
màu ở mức chính xác nhất có thể. Các vấn đề đối với âm bản gốc thường có thể sửa được bằng việc sử dụng phim có lựa chọn và bộ lọc để giảm bớt chất hãm màu trong quá trình tạo ra dương bản. Những bất lợi của phương pháp này là chi phí sản xuất cao, độ phức tạo của quy trình và cần thêm kho để lưu nhiều bản sao. Tuy nhiên, phương pháp này đem lại hai bản sao mà chỉ tốn thêm khá ít chi phí; dương bản trở thành bản gốc và âm bản sao trở thành bản copy để sử dụng. Âm bản sao từ dương bản - Các hệ thống phim cuộn dài, định dạng thu nhỏ Các âm bản gốc được được sao lên phim cuộn 12,5cm/105mm, 70mm, hoặc 35mm sử dụng một máy ảnh để tạo ra một dương bản (một hình ảnh dương bản trên phim). Dương bản sau đó được đặt tiếp xúc trực tiếp lên phim để tạo ra âm bản sao. Hệ thống này đem lại sự tái tạo tông màu chính xác. Những vấn đề trên âm bản gốc cũng thường được chỉnh sửa nhờ sử dụng phim chọn lọc và dùng bộ lọc để giảm bớt chất hãm màu trong quá trình tạo dương bản. Những hệ thống này giúp cho việc truy cập vào các kho tài liệu thật là dễ dàng. Hệ thống này có năng lực sản suất cao và chi phí sản xuất thấp cũng như đòi hỏi ít diện tích lưu giữ hơn. Tuy nhiên, các
bản sao thu nhỏ kích thước này thường bị mất một số chi tiết của ảnh, tỷ lệ tuỳ theo mức độ thu nhỏ. Cũng như với hệ thống nói ở trên, hệ thống này đem lại hai bản sao; dương bản trở thành bản gốc và âm bản sao trở thành bản copy để sử dụng. Các hệ thống lưu trữ ảnh số Với những hệ thống này, hình ảnh được lưu giữ trên các đĩa quang dữ liệu số có thể đọc được trong các đầu đọc dùng ánh sáng laser. Các đầu đọc đĩa có thể kết nối giao diện với máy tính, cho phép tra chéo dễ dàng giữa hình ảnh và thông tin. Những hệ thống này các công cụ truy cập tuyệt vời nhưng không phải là công cụ bảo quản. Những tệp tin ảnh có độ phân giải cao tái tạo được hình ảnh ở chất lượng cao nhưng không thực tế lắm. Chúng khá đắt và đòi hỏi nhiều không gian hơn là phim ảnh và bởi vì kích thước tệp tin lớn sẽ tốn thời gian để truy cập. Các tệp tin ảnh có độ phân giải như màn hình hoặc chất lượng thấp hơn ít tốn kém hơn và không gây ra các vấn đề về truy cập hay lưu giữ; tuy nhiên, độ phân giải ảnh chỉ tạm được. Công nghệ đĩa quang hiện vẫn đang được ưa chuộng. Các nhà chuyên môn dự đoán rằng những đối mới về đĩa, phần cứng máy tính và thiết kế phần mềm mới để sử
dụng những phần cứng này đòi hỏi phải thay thế toàn hệ thống từ 3 đến 5 năm một lần. Chính vì vậy, ngân sách của đơn vị phải bao gồm cả những nguồn để không ngừng nâng cấp hệ thống bằng các phần mềm và phần cứng mới. Tới nay, cũng chưa có tiêu chuẩn nào được xây dựng để bảo đảm cho việc chuyển đổi thông tin từ thế hệ này sang thế hệ khác. Paul Conway - Trưởng phòng, Phòng Bảo quản, Thư viện Trường Đại học Yale Tóm tắt Bài viết này nhằm ba mục đích. Trước tiên, bài viết định nghĩa các công nghệ số dưới góc độ của truyền thông và mã hoá. Tiếp theo, bài viết trình bày những thành phần then chốt của một hệ thống công nghệ ảnh số (digital imaging system) và những bước quan trọng nhất trong quá trình tạo hình ảnh số. Cuối cùng, bài viết nêu ra một số vấn đề lớn cần phải lưu ý khi các thư viện và trung tâm lưu trữ chuyển từ quá trình thử nghiệm công nghệ số sang sử dụng nó như một công cụ để chuyển đổi cách thức hoạt động của mình.
Mục lục Những khái niệm cơ bản về kỹ thuật số Sản phẩm và quá trình tạo hình ảnh số Những vấn đề cần lưu ý Giới thiệu Chúng ta đang sống trong một thế giới số. Kỹ thuật số hiện hữu ở mọi nơi. Số bàn phím nhiều hơn cả số nhân viên văn phòng. Ai cũng có riêng một trang Web. Không còn ai phải đem theo tiền mặt. Những từ như "bitslag", "jitterati", "NIMQ" và "CGIJoe" xuất hiện trong những câu chuyện thường ngày. Những nhà tỷ phú công nghệ dường như sở hữu những bản sao kỹ thuật số của tất cả những kho tàng nghệ thuật. Đối với các thư viện và trung tâm lưu trữ, lo ngại dường như càng tăng lên rằng nếu chúng ta không áp dụng kỹ thuật số, không hoà mình vào kỹ thuật số, không tư duy kỹ thuật số thì chúng ta đang tự giam mình trong một bảo tàng giấy khổng lồ. Thế nhưng, thách thức lớn nhất mà chúng ta gặp phải có lẽ không phải là đi theo công nghệ số mà phải là xây dựng một ngôn ngữ chung để mô tả những biến đổi có tác động phi thường như vậy tới cuộc sống hàng ngày
của chúng ta. Một vốn từ chung là yếu tố then chốt để xây dựng một xã hội hành động và một tầm nhìn chung về tương lai giữa những người đang gánh trách nhiệm lưu giữ các nguồn lực văn hoá của đất nước. Jim Taylor và Watts Wacker chỉ ra rằng "Nếu nhìn lại lịch sử, giá trị thực sự đọng lại từ cuốn Những xu hướng lớn (Megatrends) của Naisbitt và Làn sóng thứ ba (Third Wave) của Toffler's hoá ra lại là từ ngữ chứ không phải thế giới quan". Không đâu mà từ ngữ lại đáng để bàn hơn là trong cách nhìn của chúng ta về vị trí của công tác bảo quản trong thế giới số mà chúng ta đang sống. Những khái niệm cơ bản về kỹ thuật số ở mức độ cơ bản nhất, các công nghệ số là một sự tiếp nối cách thức mà từ xưa đến nay chúng ta giao tiếp với nhau. Nhu cầu giao tiếp tạo ra động cơ và cơ sở hợp lý cho sự phát triển của đủ loại công nghệ. Thế giới số ngày nay gắn liền với việc sáng tạo, chia sẻ và sử dụng thông tin dưới dạng số. Thông tin số hoá là những dữ liệu được cấu trúc và xử lý, lưu trữ và nối mạng, được trả tiền và được bán. Thông tin nằm ở nhiều dạng khác nhau. Một trong những cách phân biệt các dạng này là phân biệt giữa thông tin tượng hình và thông tin mã hoá. Chúng ta hãy
mô tả điều này bằng cách nhìn vào rất nhiều cách biểu diễn chữ cái phổ biến nhất trong bảng chữ cái Latinh - chữ cái E - bắt đầu với những biểu tượng sơ khai của bảng chữ cái in. Một bài học lịch sử Thời kỳ từ phát minh của Guntenberg vào giữa thế kỷ 15 cho đến năm 1500 thường được gọi là sơ kỳ. Vào thời kỳ này, các nhà in và nhà làm sách phải tốn khá nhiều công sức để làm cho sản phẩm của mình - từ kiểu chữ, định dạng đến trình bày - có bề ngoài và cách sử dụng giống như những cuốn sách viết tay của những thế kỷ trước. Chỉ đến khi lý thuyết về bảng chữ cái và lý thuyết về sách xuất hiện vào khoảng thời kỳ mà tác phẩm cổ điển của Geofroy Tory được thể hiện trên cấu trúc bảng chữ cái Latinh, những nhà làm sách mới có thể bắt đầu tận dụng được phát kiến công nghệ của Gutenberg. Sơ đồ 1 là minh hoạ của chữ hoa "E" trong tác phẩm Champ Leury của Tory năm 1529 được viết nhằm phát triển lý thuyết về bảng chữ cái trên cơ sở các bộ phận của cơ thể người và những nguyên lý cơ bản của Ơ-clit (Euclid). ở đây, chữ cái "E" là một mẫu vẽ bằng mực trên giấy.
Thế giới được định hình bằng các chuỗi số 1 và số 0 vốn tồn tại đã từ rất lâu. ý tưởng về máy tính số bắt nguồn từ hơn 300 trước đây trong bộ óc đầy sáng tạo của nhà toán học người Đức Gottfried Wilhelm von Leibnitz. Năm 1679, Leibnitz tưởng tượng ra một thiết bị mà trong đó các con số nhị phân được thể hiện bằng những hạt nhỏ hình cầu, tuần hoàn trong một cỗ máy như kiểu máy trong trò chơi bắn đạn, được điều khiển bởi một dạng sơ khai của phiếu đục lỗ. Ông mô tả một hệ thống số hoàn chỉnh mà trong đó tất cả các phép tính đều có thể biểu diễn bằng những tập hợp của số 1 và số 0 - cách tiếp cận giống hệt cách mà các công nghệ số ngày nay đang sử dụng. Chúng ta đang sống trong kỷ nguyên sơ khai của kỹ thuật số - thời kỳ được đánh dấu bằng những nỗ lực thầm lặng nhằm làm tạo ra những sản phẩm kỹ thuật số có hình thức và tính năng giống như những sản phẩm công nghệ tương tự (analog) cùng loại. Nhưng chỉ khi nào chúng ta xây dựng được một lý thuyết về biểu diễn thông tin dạng số chúng ta mới có thể khai thác hết sáng tạo toán học của Leibnitz. Ngày nay, lý thuyết đó đang được hình thành. Sơ đồ 2 là một mẫu chữ tượng hình khác - chữ Braille. ở
đây chữ cái "e" được biểu diễn bằng những dấu chấm nổi to và nhỏ theo những đường kẻ có thể cảm nhận được. Cũng cần lưu ý rằng cùng một mẫu chữ có thể được hiểu hoặc là chữ "E" hoặc là số "5" tuỳ thuộc ngữ cảnh của mẫu chữ đó được sử dụng. Ngữ cảnh cũng là ý tưởng rất quan trọng đối với việc biểu diễn thông tin dưới dạng số. Đối với chữ Braille, nếu bạn biết ngữ cảnh và hiểu được mẫu chữ, việc giao tiếp sẽ nhanh chóng và hiệu quả. Ngôn ngữ Ký hiệu của Mỹ sử dụng dấu hiệu làm biểu tượng. Đó là ngôn ngữ mà người ta kết hợp hình dáng và cử chỉ của bàn tay để truyền đạt ý nghĩa. Hình dáng mà không có cử chỉ mới chỉ là một nửa của quá trình (truyền tin). Giao tiếp phụ thuộc vào việc cùng hiểu ý nghĩa của cả hai thành phần đó của ngôn ngữ. Sơ đồ 3 là sự thể hiện dưới dạng tĩnh của chữ cái "E". Tuy nhiên, trong hiệu lệnh bằng cờ, cách thức cử động lại chính là biểu tượng. Việc chuyển đổi từ một sự kết hợp giữa cờ và tay sang một sự kết hợp khác tạo ra một sự liên kết thông tin. Sơ đồ 4 là một hình thức biểu diễn khác dưới dạng tĩnh của chữ cái "E". Những lý thuyết về truyền thông kỹ thuật số đang hình thành vẫn chưa giải thích đầy đủ về những giác quan khác nhau mà chúng ta
thường sử dụng để giao tiếp trực tiếp - đó là những đặc điểm tinh tế của ngôn ngữ hành động, cử chỉ và giọng điệu. Và khi truyền thông kỹ thuật số càng trở nên tinh vi, sự phụ thuộc của nó vào máy móc là một trở ngại lớn. Mặc dù vậy, một số hình thức đầu tiên của truyền thông trực tiếp hiện đại qua những khoảng cách lớn lại mang đặc trưng của kỹ thuật số. Sơ đồ 5 là một ví dụ về Máy điện báo bằng hình ảnh của George Murray từng truyền tin từ Luân Đôn tới Deal bắt đầu từ năm 1794. Hệ thống này bao gồm các bục nổi được đặt đối xứng ngang nhau. Trên mỗi bục nổi này có một bảng lớn gồm sáu lỗ vòng tròn lớn có thể đóng bằng các các cửa sập bằng gỗ - khá là giống với các kiểu chữ Braille - do một nhân viên đã qua đào tạo điều khiển. Các báo cáo cho thấy một thông điệp có thể truyền dọc một chuỗi 15 trạm trong vòng vài phút. Nhưng hãy thử tưởng tượng xem cần tổng số bao nhiêu nhân viên hành chính để vận hành hệ thống như vậy! Con đường phát triển từ Điện báo Hình ảnh tới truyền thông kỹ thuật số hiện đại được đánh dấu bằng những chuyển đổi liên tiếp từ biểu tượng sang mã số. Samuel F.B. Morse phát minh ra mã số gồm các dấu chấm và gạch ngang làm ngôn ngữ cho máy điện báo của ông.
Radio - hay điện báo không dây - cũng bắt nguồn từ mong muốn mở rộng truyền thông kỹ thuật số của Morse tới những nơi mà đường dây không thể với tới được. ứng dụng đầu tiên của công nghệ tương tự sử dụng các sóng liên tục là việc truyền các dấu chấm và gạch ngang của tín hiệu Morse tới các tàu trên biển. Việc mã hoá chữ cái E bằng mã 01100101 trong bảng mã ASCII hiện nay bắt nguồn từ các lý thuyết của Leibnitz và công nghệ thực tiễn của Samuel Morse hơn là bắt nguồn từ công nghệ phát thanh và truyền hình. Mã hoá bằng số - một số khái niệm cơ bản Hệ thống kỹ thuật số (digital) sử dụng các con số để biểu diễn một đối tượng cụ thể hoặc một ý tưởng trừu tượng. Số hoá (digitization) là quá trình chuyển đối tượng hoặc ý tưởng đó thành một mã số. Giới hạn của công nghệ kỹ thuật số là hệ thống mã hoá chỉ sử dụng hai con số - số 1 và số 0 - vì vậy mà ta có khái niệm nhị phân (binary). Mỗi vị trí số trong hệ thống là một bit. Trong thế giới số bit là vật chất; chúng chiếm không gian; chúng cần thời gian để di chuyển từ vị trí này sang vị trí khác. Người ta có thể đếm và mô tả được một tập hợp các bit, giống bất cứ một thứ nào khác. Cách phổ biến nhất để đếm các bit trong một hệ thống là sử dụng "byte" hay tám bit, mặc
dù công nghệ máy tính đã không còn sử dụng byte như là một đối tượng độc lập từ hàng thập kỷ trước đây. - Kỹ thuật số (digital): sử dụng các con số để thể hiện các đối tượng khác nhau - Phân tích dữ liệu số (digitalize): xử lý tín hiệu điện tim, một cách điều trị bệnh tim - Số hoá (digital): chuyển một đơn vị đo lường tỷ biến sang một mô tả dưới dạng số - Nhị phân (binaray): một hệ thống số trong đó mỗi con số được biểu diễn bằng luỹ thừa của 2 chỉ sử dụng hai con số là 0 và 1. - Bit: con số nhị phân - Byte: 8 bit Một ảnh ánh xạ bit là một bức ảnh số được tạo bởi các dòng liên tục của các bit trong một khung lưới. Trong một bức ảnh số, một bit thường được coi là một điểm sáng (pixel), viết tắt của cụm từ "picture element". Giống như các đối tượng, các ảnh số được mô tả thông qua ba đặc trưng: độ phân giải, khoảng động và kích thước điểm sáng.
Thời gian gần đây, khái niệm thứ tư, giá trị tín tông màu (tonal value), được áp dụng để mô tả đặc trưng của một "ảnh số", một thuật ngữ gây nhầm lẫn về sự thể hiện dưới dạng số của một bức ảnh, ví dụ như ảnh chụp. Một ảnh ánh xạ bit là một kiểu trình bày mã hoá dạng số chứ không phải là một biểu tượng được mã hoá dạng số như là chữ cái mà chúng ta có thể nhận ra qua một bảng chữ cái. - Độ phân giải (resolution): số điểm sáng (cả chiều ngang và chiều dọc) làm nên một bức ảnh - Khoảng động (dynamic range): số màu hoặc hoặc sắc thái đậm nhạt có thể có trong một bức ảnh cụ thể - Kích thước điểm sáng (pixel size): phần của lưới điểm sáng mà một máy quét (scanner) có thể nhận biết và mã hoá được. - Tông màu (tone): mức độ mà một bức ảnh chuyển tải các khoảng độ chói của một cảnh gốc. Độ phân giải là số điểm sáng (hay số chấm) được sử dụng để mã hoá một đoạn 2,54 cm (1 inch) theo chiều ngang và/hoặc chiều đứng. Hãy quan sát một mẩu giấy kẻ dùng để vẽ biểu đồ. Số các khối nhỏ trong một inch liên tiếp hướng lên hoặc xuống của tờ giấy chính là độ phân giải.
Số điểm sáng trong một đoạn nhỏ càng nhiều thì độ phân giải càng lớn và các kiểu hình ảnh hiển thị càng chính xác hơn trên một bề mặt nào đó có thể biểu diễn được dưới dạng số. Mô tả một bức ảnh bằng 300 điểm chấm trên một inch (dots per inch - dpi) nghĩa là 300 điểm sáng được sử dụng để thể hiện mỗi inch chạy ngang trên bề mặt. Đôi khi người ta (nhầm lẫn) cho rằng một bức ảnh có 300 điểm sáng theo chiều ngang cũng sẽ được biểu diễn bởi 300 dòng theo chiều đứng. Cấu trúc thực tế của một khung lưới số phụ thuộc vào năng lực của thiết bị quét hình. Sơ đồ 6 là một chữ cái e cao 3 mm ở độ phân giải 600 dpi được quét từ vi phim âm bản tại Thư viện Đại học Yale. Lưu ý rằng mẫu chữ mã hoá bằng số chiếm khoảng 4900 bit trong máy tính so với 8 bit cần để dùng cho các biểu tượng mã hoá bằng của bảng mã ASCII. Khoảng động chỉ số lượng mầu hoặc các sắc thái đậm nhạt (shades of gray) có thể có trong một bức ảnh cụ thể. Khoảng động đôi khi còn được gọi là "độ sâu" và thường được thể hiện bằng số bit trên một điểm sáng. Trong chế độ quét ảnh lưỡng sắc, số màu sắc ứng với mỗi điểm sáng được làm tròn thành 0 (trắng) hoặc 1 (đen). Mỗi bit thông tin được dùng để mã hoá giá trị của điểm sáng đó.
Trong chế độ quét ảnh xám 8 bit, số bit của bức ảnh mẫu tương ứng với mỗi điểm sáng được làm tròn đến một trong số 256 giá trị, mỗi giá trị biểu diễn các mức độ sáng tăng dần liên tục. Để biểu diễn mỗi điểm sáng cần 8 bit thông tin. Trong chế độ quét ảnh đều màu, ba màu sắc của hệ màu được biểu diễn bằng một trong số 256 sắc thái phù hợp và được mã hoá bằng 24 bit (8 bit cho mỗi màu). Hai hệ màu nổi bật là Đỏ/Xanh da trời/Xanh nước biển dùng để chiếu trên màn hình và Lục lam/Đỏ tươi/Vàng dùng để in bằng kỹ thuật số. Kích thước điểm sáng là một đơn vị đo lường quan trọng dùng để đo khả năng của một phần cứng nào đó của máy quét trong việc thể hiện trọn vẹn các kiểu dáng một mặt phẳng. "Độ phân giải thực" của một máy quét là phần của mặt phẳng mà máy có thể nhận biết được. "Độ phân giải " của một máy quét là số điểm sáng trong mỗi inch liên tiếp của một dòng (array) khi không có sự hiệu chỉnh về quang học. Muốn có độ phân giải thực lớn hơn phải phụ thuộc kỹ thuật cơ khí và điện của một thiết bị nhất định. Đôi khi các nhà sản xuất máy quét sử dụng các giải pháp phần mềm (gọi là độ phân giải tổng hợp) để bù đắp cho sự hạn chế về độ phân giải thực. Điều quan trọng là nên thận trọng đối với các khẳng định của nhà sản xuất máy quét, thử nghiệm và đánh giá chất lượng tỉ mỷ trước
khi quyết định mua các thiết bị quét. Tái tạo tông màu chỉ mức độ mà một bức ảnh chuyển tải các khoảng chói của một cảnh gốc (hoặc của một bức ảnh được tái tạo lại trong trường hợp xử lý ảnh kỹ thuật số). Theo Reily và Frey, tông màu "là yếu tố chất lượng quan trọng nhất và duy nhất của bức ảnh". Tái tạo tông màu là quá trình khớp lại, điều chỉnh hoặc tăng cường các tông màu tương ứng với các tông màu của tài liệu gốc. Chính vì tất cả các thành phần khác nhau của một hệ thống công nghệ ảnh số tham gia vào tham gia vào quá trình tái tạo tông màu nên thường rất khó kiểm soát". Độ phân giải, khoảng động, độ phân giải thực và tông màu kết hợp với nhau tạo nên chất lượng của một bức ảnh. Khi được định nghĩa và đo lường cẩn thận, những thuật ngữ này có thể dùng để mô tả những đặc trưng của một bức ảnh, so sánh những đặc tính về chất lượng giữa hai hoặc nhiều bộ sưu tập ảnh và so sánh bức ảnh số với bản gốc của nó. Người ta cũng có thể kết hợp các giá trị của độ phân giải và khoảng động của một tấm ảnh nào đó để mô tả kích thước của một bức ảnh ở góc độ lượng dữ liệu cần thiết để thể hiện bức ảnh đó dưới dạng số. Mô tả các đối tượng số. Việc mô tả một bức ảnh hoặc một bộ sưu tập ảnh dưới góc độ chất lượng và số lượng
chỉ mới là một nửa của quá trình tạo hình ảnh số. Dữ liệu số để mô tả chính bản thân đối tượng đó cũng không kém phần quan trọng. Trong các hệ thống tạo hình ảnh số, những dữ liệu mô tả đó tồn tại dưới dạng liên kết của ít nhất ba thành phần. Thành phần thứ nhất là các dữ liệu mang tính kỹ thuật (thường được gọi là đầu ảnh (image header) mô tả định đạng của bức ảnh số và các phương thức dữ liệu số thô được nén để tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian truyền. Thành phần thứ hai là các dữ liệu mô tả những đặc tính của của đối tượng số (có thể bao gồm một hoặc nhiều bức ảnh số). Siêu dữ liệu là dữ liệu mô tả về dữ liệu và vì vậy về cơ bản nó được gắn với khả năng truy cập của một đối tượng nào đó. Nếu chỉ là những ánh xạ nhị phân đơn thuần, các ảnh số hoá rất vô vị và không thể tìm thấy được hoặc không hiểu được về chúng nếu không có các siêu dữ liệu ở mức độ nào đó. Thành phần mô tả thứ ba là thông tin mô tả các mối quan hệ giữa hai hoặc nhiều các đối tượng số khác nhau. Các chỉ mục có cấu trúc là một thành phần quan trọng đối với bất cứ hệ thống tạo hình ảnh kỹ thuật số nào mà nội dung của hệ thống về bản chất có trật tự thứ bậc (như các kho tài liệu lưu trữ, sách, tài liệu cắt báo
(scrapbooks), các bộ sưu tập ảnh bí mật và các loại tương tự). Hiếm có đối tượng số hoá nào mà không thể tăng cường khả năng truy cập thông qua việc sử dụng các chỉ mục có cấu trúc. Thông tin về cấu trúc có thể nằm ở các loại dữ liệu tách biệt (chẳng hạn ) hoặc được gắn trực tiếp vào chính bản thân siêu dữ liệu đó (chẳng hạn các đề mục môn loại có kiểm soát trong một bản ghi thư mục). Tóm lại, trung tâm của thế giới kỹ thuật số là truyền thông mà điều đó không thể diễn ra nếu thiếu đi một vốn từ chung và một hệ thống các biểu tượng chung. Tạo hình ảnh số là việc thể hiện thế giới mà chúng ta có thể cảm nhận (nhìn, sờ, nghe, ngửi và nếm) bằng những con số. Các bức ảnh dưới dạng ánh xạ bit chỉ là những bức ảnh thiếu thông minh. Tất cả ý nghĩa được bao hàm trong hệ thống công nghệ số bắt nguồn từ lớp trên của lớp mã hoá bằng con số mà đa phần phải do con người thực hiện chứ không phải máy móc. Và như vậy, suy cho cùng, tạo hình ảnh kỹ thuật số liên quan chủ yếu đến chúng ta nhiều hơn là liên quan đến những công cụ mà chúng ta sử dụng. Quá trình và sản phẩm tạo hình ảnh số Bây giờ chúng ta sẽ chuyển sang nghiên cứu về các quá trình tạo hình ảnh số và các sản phẩm của chúng qua
việc xem xét hai mô hình tổng quát. Mô hình quá trình tạo hình ảnh ở mức độ cơ bản nhất, việc chuyển dạng một cuốn sách, một tập bản thảo, một phim âm bản hoặc một cuộn vi phim không phức tạp và không lắt léo. Các đối tượng nguồn phù hợp cho việc chuyển dạng được lựa chọn và chuẩn bị để quét; việc chuyển dạng được thực hiện thông qua công nghệ quét hình chuyển các tín hiệu ánh sáng phản chiếu thành dữ liệu số; việc truy cập dữ liệu số này được thực hiện bằng cách thể hiện các dữ liệu số đã lưu trữ. Tuy nhiên, quá trình trông đơn giản này lại ẩn chứa đằng sau nó sự phức tạp đáng kể ở tất cả các giai đoạn của quá trình tạo ảnh. - Nguồn: Các thư viện và trung tâm lưu trữ có nhiều vô số các kho tài liệu phức tạp và đa dạng thích hợp để chuyển sang dữ liệu số. Các nguồn đa dạng về kích cỡ, định dạng, chất liệu và điều kiện bảo quản; các nguồn có thể chủ yếu dưới dạng chữ; tài liệu có thể có ảnh minh hoạ mà bản thân các ảnh minh hoạ này có thể rất đa dạng về tính chất. Các nguồn cũng có thể có những nội dung quan trọng được in màu. Không phải tất cả việc chuyển đổi dữ liệu sang dạng số đều được thực hiện từ những nguồn dữ liệu gốc. Việc sử
dụng phim làm trung gian ngày càng đóng vai trò quan trọng trong một hệ thống tạo hình ảnh số. Các dạng trung gian đa dạng về chủng loại, từ các tờ chiếu màu 35 mm (35 mm color slides) và vi phim có độ tương phản cao (high-contrast microfilm) đến các vi thẻ toàn cảnh (full-frame microfiche) và phim âm bản khổ lớn. Michael Ester đã từng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc nắm rõ các đặc điểm của các phim trung gian. "ảnh số chỉ có thể đẹp được như ảnh nguồn của nó mà thôi; nếu các chi tiết hoặc đường nét của hình ảnh không có trong ảnh trung gian, nó cũng sẽ không xuất hiện trong ảnh số". - Chuyển dạng: Con người và máy móc quan trọng như nhau trong việc chuyển dạng các tài liệu nguồn. Các cấu hình của thiết bị khá phức tạp và phát triển nhanh về mặt tính năng. Các cấu hình này gồm phần cứng, phần mềm, vi chương trình (phần mềm cấy trên con chip) và hệ thống lưu trữ. Các hệ thống tạo hình ảnh có sự khác nhau về độ tinh vi trong chế tạo, về chất lượng của các thiết bị cảm biến, về đặc tính của phần mềm được tạo ra để đơn giản hoá quá trình tạo ảnh và về tốc độ chuyển dạng một nguồn hoặc một tập hợp nguồn nhất định mà hệ thống có thể thực hiện được. Thử nghiệm các cấu hình thiết bị trước khi mua hoặc thuê là hết sức quan trọng. Một giải pháp tốt để hiểu xem các hệ thống hoạt động
như thế nào là đi thăm các thư viện, các trung tâm lưu trữ, các trung tâm dịch vụ hoặc các tổ chức khác có các hệ thống tương tự. Công việc chuyển dạng sang dữ liệu số đòi hỏi rất nhiều nhân lực. Hiện nay, chất lượng và khả năng truy cập của sản phẩm số hoá phụ thuộc nhiều vào các kỹ năng và năng lực mà con người sử dụng trong quá trình khảo sát, quét ảnh, xây dựng chỉ mục (indexing), và quản lý các tệp dữ liệu. Nếu nỗ lực đúng mức có thể thu nhận và duy trì những kỹ năng này ngay tại đơn vị. Tuy nhiên, so với trước đây, ngày nay việc ký hợp với các công ty chuyên về các dịch vụ chuyển dạng ảnh chất lượng cao linh hoạt hơn nhiều. Truy cập: Ở một mức độ trừu tượng nhất định, một sản phẩm số chỉ tồn tại nếu nó có thể tìm thấy và xem được. Các hệ thống truy cập sản phẩm số ít nhất cũng phức tạp chẳng kém các hệ thống hỗ trợ việc chuyển dạng. Các công nghệ nền (PC, Unix, Mac) khác nhau về tính năng; sự phù hợp của một cấu trúc mạng có thể tạo nên hoặc phá vỡ một hệ thống truy cập. Tương tự như vậy, công nghệ hiển thị (màn hình và máy in) là cực kỳ quan trọng để sử dụng tốt nhất sản phẩm số. Công nghệ là một trong những mắt xích yếu nhất trong
toàn bộ hệ thống. Công nghệ chuyển dạng giờ đây có khả năng tạo ra dữ liệu lớn hơn nhiều so với khả năng có thể hiển thị một cách hữu dụng của phần lớn các màn hình máy hính hiện nay. Sơ đồ 7 là một minh hoạ dạng biểu đồ của các thành phần trong mô hình xử lý. Quan trọng là cần nhận thấy rằng sự phức tạp của một hệ thống công nghệ ảnh số chỉ liên quan một phần đến sự phức tạp của các bộ phận đơn lẻ. Các thành phần của quá trình tương tác với nhau làm tăng thêm sự phức tạp. Mô hình sản phẩm ảnh số Quá trình tạo hình ảnh số tạo ra sản phẩm có những đặc trưng riêng khác với những đặc trưng của nguồn ảnh gốc. Thách thức lớn nhất trong việc tạo ra một sản phẩm ảnh số là dung hoà giữa ba vấn đề: các thuộc tính của nguồn; các khả năng của công nghệ chuyển dạng và những mục đích hoặc tính năng sử dụng của sản phẩm đầu cuối. Sơ đồ 8 là một giản đồ xác định những vấn đề và nêu ra một tập hợp các quan hệ có thể quản lý được nhằm tạo ra một sản phẩm ảnh số có đủ giá trị xứng đáng với chi phí và sự nỗ lực để đảm bảo việc bảo quản lâu dài.
Trong số 3 tập hợp các vấn đề (nguồn, công nghệ, mục đích sử dụng) trong hệ thống, khái niệm các mục đích sử dụng khác nhau có lẽ ít được nhất trí hơn cả. Một số nhà nghiên cứu trong lĩnh vực này đã bắt đầu khuyến cáo rằng chất lượng của sản phẩm đầu cuối có thể được tạo dựng theo cách nào đó thông qua việc tham khảo một trong ba mục đích mà sản phẩm có thể phục vụ người sử dụng cuối cùng. Bảo vệ tài liệu gốc. ứng dụng cơ bản nhất của công nghệ số vào thư viện hoặc trung tâm lưu trữ là nhằm tạo ra những bản sao dạng số có đủ chất lượng để có thể dùng tham khảo thay thế cho việc tra tìm cẩu thả các tài liệu gốc. Các tệp tin tham khảo là ảnh của các bộ sưu tập ảnh, các tập bài cắt báo dùng hoặc các tệp hồ sơ mỏng cho phép định danh từng tài liệu đơn lẻ cần nghiên cứu sâu hơn là các ví dụ của ứng dụng này. Các mục tiêu bảo quản do đó đã được đáp ứng vì những tài liệu gốc có thể được bảo vệ nhờ hạn chế việc tiếp cận chúng. Thể hiện bản gốc. Hệ thống công nghệ số có thể được xây dựng để hiển thị nội dung thông tin của những tài liệu gốc ở mức chi tiết mà hệ thống đó có thể sử dụng để khai thác phần lớn, nếu không nói là tất cả, tiềm năng nghiên cứu và học tập của các tài liệu gốc. Các hệ thống có độ
phân giải cao cố gắng thể hiện đầy đủ và hoàn chỉnh nội dung, cố gắng đạt được "sự thu nhận đầy đủ thông tin" dựa trên những tiêu chuẩn mới đưa ra và tốt nhất, là các hệ thống phù hợp với định nghĩa này. Các hệ thống ở mức chất lượng tầm trung này mở ra những hướng đi mới cho việc nghiên cứu và sử dụng đồng thời có khả năng tạo ra tác động có tính chuyển đổi trong sứ mệnh phục vụ của những người làm ra những sản phẩm đó. Vượt qua bản gốc. Trong một số ít các ứng dụng, công nghệ ảnh số hứa hẹn tạo ra sản phẩm có thể sử dụng cho những mục đích mà sử dụng tài liệu gốc không thể đạt được. Mảng ứng dụng này bao gồm cả công nghệ ảnh sử dụng chiếu sáng đặc biệt để vẽ ra những chi tiết bị mờ đi do thời gian, do sử dụng hoặc do tác hại của môi trường; công nghệ ảnh sử dụng các trung gian ảnh chuyên dụng; hoặc công nghệ ảnh có độ phân giải cao đến mức có thể tiến hành nghiên cứu những đặc điểm khảo cổ. Mỗi một trong những ứng dụng này đặt ra những đòi hỏi riêng biệt nhưng ngày càng khắt khe đối với công nghệ số. Trong mỗi trường hợp, việc sử dụng phim hoặc bản sao trên giấy làm trung gian để tiện cho quá trình quét ảnh là cần thiết và nên làm. Tóm lại, việc sắp xếp các tài liệu gốc (bao gồm cả việc tiến hành các biện pháp bảo
quản trước hoặc sau khi chuyển dạng) là một vấn đề hoàn toàn khác. Suy cho cùng, mục đích của sản phẩm số bị chi phối bỏi các mục tiêu tiếp cận tài liệu, trong khi đó việc bảo quản các tài liệu gốc cần được quyết định dựa trên nhu cầu bảo quản những nguồn tài liệu này. Những vấn đề đặt ra Tài liệu này đã nêu ra một số vấn đề những mà các thư viện viên và nhân viên lưu trữ phải vật lộn với chúng nếu muốn các dự án số hoá của họ có giá trị lâu dài. Sau đây là năm vấn đề vượt khỏi tầm những đặc trưng của công nghệ ảnh số. Công nghệ. Công nghệ ảnh số là con voi hay chỉ là cái đuôi con voi? Các công ty chào bán công nghệ ảnh số thường ưa dùng thuật ngữ "giải pháp" để mô tả giá trị các sản phẩm của họ. Thuật ngữ này hàm ý rằng khách hàng xác định vấn đề của mình và mua một giải pháp về công nghệ. Các công nghệ số là một tập hợp công cụ đưa ra rất nhiều lựa chọn và rất ít giải pháp. Có lẽ hợp lý hơn cả là nên phân biệt giữa các dự án công nghệ ảnh số nhằm thử nghiệm các năng lực của công nghệ (và kết quả là sự học hỏi) với những dự án làm thay đổi thực sự về chất các chiến lược
quản lý thông tin của chúng ta. Kiểm soát (Control). Liệu nó có phải là một từ bốn chữ cái (Ctrl)? Công nghệ số cơ bản là khá ổn định. Tuy nhiên, thị trường công nghệ ảnh số lớn, phức tạp và luôn trong quá trình phát triển không ngừng. Các thư viện và trung tâm lưu trữ chỉ chiếm một phần nhỏ trong thị trường này. Điều đó bắt buộc chúng ta phải tìm cách xác định những thành phần nào của công nghệ số mà chúng ta có thể kiểm soát, lĩnh vực nào mà chuyên môn của chúng ta là một trong rất nhiều ảnh hưởng quan trọng, và khi nào chúng ta chấp nhận các quá trình và sản phẩm của thế giới mà chúng ta đang sống. Lựa chọn. Các kho tài liệu số của chúng ta vô dụng hay hữu dụng? Lựa chọn là yếu tố trung tâm của các ứng dụng công nghệ số; việc lựa chọn công nghệ mới chỉ là bước khởi đầu. Lựa chọn nội dung cũng không kém phần quan trọng. Không giống như các chiến lược xây dựng kho tài liệu của các thư viện và trung tâm lưu trữ truyền thống, những chiến lược dẫn đến một quyết sách đối với việc thu nhận và một quyết sách khác đối với việc bảo quản
trong nhiều năm sau đó, việc lựa chọn trong thế giới số là một quá trình nhận định và đánh giá liên tục. Hầu như không có kho tài liệu số nào đảm bảo được các chi phí liên quan đến việc duy trì truy cập trong thời gian dài mà không tính đến giá trị và tính chất của việc sử dụng chúng. Chất lượng. Bạn có sẵn sàng và độc giả có trả chi phí cho chất lượng? Trong vòng 5 năm qua, các nhân viên thư viện và lưu trữ đã đạt được tiến bộ đáng kể trong việc xác định những kỳ vọng của họ đối với chất lượng của các sản phẩm công nghệ ảnh số được tạo thành từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau. Chất lượng là giá trị mà chúng ta gia tăng thêm vào các sản phẩm ảnh công nghệ số. Mặc dù vẫn còn tồn tại những vấn đề quan trọng về thước đo chất lượng, những trở ngại đối với việc đạt được chất lượng lại dường như không nằm ở chính bản thân công nghệ. Đúng hơn là chi phí để tạo ra và duy trì các sản phẩm số vẫn còn cao; người ta vẫn còn chưa chắc chắn là liệu các chi phí tổng thể để tạo ra một sản phẩm có giảm bớt đi không. Bảo quản. Có chương trình số hoá nào Không để bảo
quản hay không? Chi phí cao đồng nghĩa với nguy cơ thiệt hại cao. Công tác bảo quản trong thế giới số là biết cách điều chỉnh những khái niệm về bảo quản nhằm quản lý được nguy cơ trong bối cảnh công nghệ thay đổi nhanh chóng. Công nghệ ảnh số không chỉ là một lựa chọn chuyển tài liệu sang dạng khác. Công nghệ ảnh liên quan đến việc chuyển đổi khái niệm định dạng, chứ không chỉ nhằm tạo ra một bức tranh chính xác về một cuốn sách, một tài liệu, một tấm ảnh, hoặc một bản đồ lên một phương tiện khác. Cũng như việc sáng chế ra ống chân không mở ra một dạng truyền thông đại chúng hoàn toàn mới - phát thanh - thay vì chỉ đơn giản tạo ra khả năng truyền không dây thông điệp từ điểm này tới điểm kia, các công nghệ ảnh số tạo ra một dạng thông tin hoàn toàn mới. Paul Conway - Chủ nhiệm khoa bảo quản, Thư viện Đại học Yale Tóm tắt Bảo quản hiện nay vẫn còn là một khái niệm mơ hồ khi áp
dụng vào việc xây dựng các dự án và các kho tài liệu thư viện kỹ thuật số. Tài liệu kỹ thuật nêu nêu lên một khuôn khổ cho việc nhận thức về công tác bảo quản trong môi trường kĩ thuật số bằng cách tạo ra cầu nối giữa năm nguyên lý cơ bản của công tác bảo quản truyền thống là: tuổi thọ, lựa chọn, chất lượng, toàn vẹn và truy cập. Bài viết trình bày về sự mở rộng những mục đích của công tác bảo quản. Bài viết cũng mô tả quá trình chuyển đổi của nguyên lý bảo quản và nêu lên quan điểm khẳng định sự cần thiết của công tác bảo quản trong thế giới kỹ thuật số. Bài viết được bắt nguồn từ hai tài liệu: báo cáo “Công tác bảo quản trong thế giới kỹ thuật số” của tác giả, một loạt thuyết trình tại "School for Scanning” của NEDDC tuần tự từ 1996 đến 1999. Giới thiệu Bảo quản không chỉ dành cho các tài liệu bằng giấy. Chúng ta đều biết rằng công nghệ ảnh số, tự thân nó, không dễ đưa đáp ứng được những vấn đề đặt ra của công tác bảo quản. Thật vậy, xác định một cách đơn giản ý nghĩa của công tác bảo quản trong môi trưởng ảnh kỹ thuật số đã là một thách thức; đáp ứng được nội dung mà một định nghĩa như vậy có thể nêu ra còn khó khăn hơn nhiều. Thế giới kỹ thuật số đặt ra những thách thức lớn lao đối với việc bảo quản một cách hiệu quả nhưng cũng
không vì thế mà xoá đi nhu cầu đó. Khi một thư viện, một trung tâm lưu trữ, một hội sử học, một bảo tàng hoặc bất cứ một cơ quan văn hoá nào được giao một nhiệm vụ bảo quản, ngừng tiến hành việc thử nghiệm với công nghệ kỹ thuật số và quyết định dùng nó để cải tiến các dịch vụ hoặc thay đổi các hoạt động của mình thì cơ quan đó đã dấn thân vào đường mòn truyền thống của công tác bảo quản. Các công nghệ ảnh số đòi hỏi một sự đầu tư nguồn lực lớn trong bối cảnh ngân sách không thay đổi. Nguy cơ tổn thất cao hơn nhiều so với tất cả các chức năng khác của công tác bảo quản. Vòng xoay muôn thuở của sự phát triển sản phẩm kích thích nhận thức của chúng ta về sự cải tiến khiến cho nguy cơ ngày càng lớn hơn. Biết được rủi ro nằm ở đâu và tạo ra sự chung sức của cả cơ quan để giảm nhẹ nó chính là công tác bảo quản trong thế giới kĩ thuật số. Thay đổi mục đích của công tác bảo quản Thuật ngữ “bảo quản” là một cái ô che mà dưới đó là phần lớn các thủ thư, cán bộ lưu trữ tập hợp xung quanh tất cả những chính sách và giải pháp hành động, bao gồm cả các biện pháp bảo tồn. Từ lâu, trách nhiệm của cán bộ thư viện và lưu trữ - vàvcả các thư ký, lục sự đã từng làm trước họ - là tập hợp và sắp xếp tài liệu ghi lại hoạt động
của loại người vào những nơi có thể bảo vệ và sử dụng chúng. Lý luận về bảo quản với tư cách là một hành động phối hợp và có ý thức nhằm tăng khả năng gìn giữ những bằng chứng về cuộc sống, trí tuệ và thành tựu của loài người là một hiện tượng còn khá mới mẻ. Công tác bảo quản truyền thống được coi như là "trông giữ có trách nhiệm" chỉ thành công khi giá trị của những bằng chứng đó lớn hơn các chi phí lưu giữ chúng, khi mà bằng chứng đó ở dạng vật lý và khi mà vai trò của người sáng tạo ra bằng chứng, những người trông giữ bằng chứng và những người sử dụng bằng chứng củng cố lẫn nhau. Tinh thần cốt lõi của việc quản lý công tác bảo quản là phân bổ nguồn lực. Con người, kinh phí và tài liệu phải được thu nhận, được tổ chức và chuyển thành hoạt động nghiệp vụ nhằm chống lại sự xuống cấp hoặc nhằm tái tạo khả năng sử dụng của các nhóm tài liệu được lựa chọn. Công tác bảo quản phần lớn liên quan đến chứng tích được bao hàm trong gần như vô số các dạng và định dạng tài liệu khác nhau. Những người đảm nhận trách nhiệm đó đã từng phải xác định rằng một phần nhỏ nào đó trong biển thông tin rộng bao la được tổ chức thành những bộ sưu tập tài liệu, sách và "những thứ khác" phải giữ được giá trị nghiên cứu vượt qua thời gian và những ý đồ của những người sáng tạo hoặc xuất bản nó. Sự khác biệt giữa
giá trị của nội dung (thường là chữ viết và hình minh hoạ) với giá trị của chứng tích có trong đối tượng là trung tâm của quá trình ra quyết định mà bản thân quá trình này lại là yếu tố then chốt trong việc quản lý hiệu quả tài liệu của thư viện truyền thống cũng như thư viện kỹ thuật số. Chúng ta có thể phân biệt giữa ba ứng dụng công nghệ số khác nhau nhưng không loại trừ lẫn nhau, được xác định một phần bởi những mục đích khả thi mà sản phẩm phục vụ cho người sử dụng cuối cùng. + Bảo vệ bản gốc. ứng dụng phổ biến nhất của công nghệ kỹ thuật số trong các thư viện hoặc trung tâm lưu trữ là tạo ra các bản sao kỹ thuật số có đủ chất lượng để tham khảo thay cho việc lục tìm tuỳ tiện trong các nguồn tài liệu gốc. Các mục đích bảo quản được đáp ứng vì các tư liệu gốc được bảo vệ bằng cách hạn chế truy cập. Các tệp tin tham khảo là ảnh của các bộ sưu tập ảnh, các tập bài cắt báo dùng hoặc các tệp hồ sơ mỏng cho phép định danh từng tài liệu đơn lẻ cần nghiên cứu chi tiết hơn là các ví dụ của ứng dụng này. Thứ tự sắp xếp của một bộ sưu tập, một cuốn sách sẽ “đóng băng” giống như các hình ảnh của một cuốn vi phim được sắp xếp thành dẫy. ứng dụng của công nghệ này trong bảo quản đã trở thành một động lực buộc các trung tâm lưu trữ và thư viện tiến hành nhiều
thử nghiệm trên các khả năng của các phần cứng và phần mềm. + Thể hiện bản gốc. Hệ thống công nghệ số có thể được xây dựng để hiển thị nội dung thông tin của những tài liệu gốc ở mức chi tiết mà hệ thống đó có thể sử dụng để khai thác phần lớn, nếu không nói là tất cả, tiềm năng nghiên cứu và học tập của các tài liệu gốc. Các hệ thống có độ phân giải cao cố gắng thể hiện đầy đủ và hoàn chỉnh nội dung, cố gắng đạt được "sự thu nhận đầy đủ thông tin" dựa trên những tiêu chuẩn mới đưa ra và tốt nhất, là các hệ thống phù hợp với định nghĩa này. Các hệ thống ở mức chất lượng tầm trung này mở ra những hướng đi mới cho việc nghiên cứu và sử dụng đồng thời có khả năng tạo ra tác động có tính chuyển đổi trong sứ mệnh phục vụ của những người làm ra những sản phẩm đó. + Vượt qua bản gốc. Trong một số ít các ứng dụng, công nghệ ảnh số hứa hẹn tạo ra sản phẩm có thể sử dụng cho những mục đích mà sử dụng tài liệu gốc không thể đạt được. Mảng ứng dụng này bao gồm cả công nghệ ảnh sử dụng chiếu sáng đặc biệt để vẽ ra những chi tiết bị mờ đi do thời gian, do sử dụng hoặc do tác hại của môi trường; công nghệ ảnh sử dụng các trung gian ảnh chuyên dụng; hoặc công nghệ ảnh có độ phân giải cao đến mức có thể
tiến hành nghiên cứu những đặc điểm khảo cổ. Mỗi một ứng dụng này đặt ra những đòi hỏi khác nhau và ngày càng khắt khe đối với công nghệ số. Trong mỗi trường hợp, việc sử dụng phim hoặc bản sao trên giấy để thuận lợi cho quá trình quét ảnh có thể hoặc không cần thiết hoặc không khuyến khích. Tóm lại, việc sắp xếp các tài liệu gốc (bao gồm cả việc tiến hành các biện pháp bảo quản trước hoặc sau khi chuyển dạng) là một vấn đề hoàn toàn khác. Suy cho cùng, mục đích của sản phẩm số bị chi phối bởi các mục tiêu tiếp cận tài liệu, trong khi đó việc bảo quản các tài liệu gốc cần được quyết định dựa trên nhu cầu bảo quản những nguồn tài liệu này. Lãnh đạo trong quá trình chuyển đổi công tác bảo quản Bảo quản trong thế giới kỹ thuật là một trong những vấn đề trung tâm trong công tác lãnh đạo hiện nay. Một số cán bộ thư viện và lưu trữ dường như nghĩ rằng lãnh đạo trong các vấn đề công nghệ là vấn đề thiết lập sự kiểm soát thông qua việc áp dụng các tiêu chuẩn và hướng dẫn mang tính quy trình. Một số khác cho rằng sự thay đổi công nghệ nhanh chóng và tính phức tạp của công nghệ khiến cho cán bộ thư viện và lưu trữ không thể có ảnh hưởng gì đối với các bước tiến về công nghệ. Cả hai quan điểm này đều phiến diện. Những người hy vọng có thể kiểm soát
được việc ứng dụng công nghệ ảnh số trong các thư viện và trung tâm lưu trữ cho rằng chỉ cần có sự thuyết phục về tinh thần mà không cần đến một thị phần lớn. Những người thích “ngồi chờ và theo dõi” xem công nghệ ảnh số đem lại gì trước khi đưa ra những cam kết về mặt hành chính nhằm đảm bảo công tác bảo quản lâu dài, luôn lẩn tránh trách nhiệm làm rõ những khái niệm đang còn tranh cãi. Công tác bảo quản trong thế giới kĩ thuật số phải trở thành mục tiêu chung mà những người lãnh đạo và những người thừa hành cùng nhau đưa ra. Đó là trách nhiệm của chung của nhiều người thuộc nhiều cơ quan khác nhau thực hiện những vai trò khác nhau. Nhận thức về tác động của sự khác biệt về vai trò đối với bảo quản tài liệu kỹ thuật số này là hết sức quan trọng đối với việc xác định những khía cạnh nào trong công nghệ kĩ thuật số mà chúng ta có thể kiểm soát, những xu hướng nào chúng ta có thể tác động được, và những mặt nào chúng ta phải từ bỏ những mong đợi vô vọng đối với việc kiểm soát hay tác động. Trong hai thập kỉ qua, nội bộ những người trong nghề đã tạo được sự nhất trí về những nguyên tắc cơ bản trong công tác bảo quản để điều chỉnh việc quản lý các nguồn
lực sẵn có trong một chương trình bảo quản hoàn chỉnh. Những nguyên tắc cơ bản về bảo quản trong thế giới kĩ thuật số cũng giống như những nguyên tắc trong thế giới kỹ thuật tương tự (analog), và quan trọng nhất là những nguyên tắc này xác định ưu tiên cho việc kéo dài tuổi thọ sử dụng của các nguồn lực thông tin. Những nguyên tắc cơ bản này bao gồm: tuổi thọ, lựa chọn, chất lượng, toàn vẹn và truy cập. Sự chuyển đổi của nguyên tắc tuổi thọ Mối quan tâm cốt lõi của công tác bảo quản truyền thống là phương tiện lưu giữ thông tin. Ưu tiên cao nhất là kéo dài tuổi thọ của các văn bản, phim, băng từ bằng cách giữ ổn định cấu trúc của chúng và hạn chế các tác nhân bên trong cũng như bên ngoài gây xuống cấp tài liệu. Đối hạn chế tác nhân bên ngoài, người ta đưa ra các quy cách kĩ thuật đối với việc kiểm soát môi trường phù hợp, các hướng dẫn trong việc chăm sóc và xử lý sách, những quy trình khắc phục thảm hoạ. Những nỗ lực nhằm kiểm soát hoặc giảm nhẹ những tác nhân bên trong gây hư hỏng thể hiện ở các tiêu chuẩn đối với giấy kiềm, ở các vi phim lưu giữ có chất lượng, ở việc tiến hành khử axit hàng loạt, và ở những vật liệu từ tính tốt hơn. Nhưng ngày nay, với việc các cán bộ thư viện và lưu trữ đã xác định được những
vấn đề liên quan đến tuổi thọ của phương tiện lưu giữ, bản thân khái niệm thuần tuý về tuổi thọ cũng đang trở nên mờ nhạt với tư cách là một cơ sở lý luận của công tác bảo quản. Bảo quản tài liệu kỹ thuật số ít quan tâm tới tuổi thọ của đĩa quang hay các loại phương tiện lưu trữ mới hơn và dễ hỏng hơn. Khả năng tồn tại của các tệp tin ảnh kỹ thuật số phụ thuộc nhiều hơn vào tuổi thọ của hệ thống truy cập - một dây chuyền chỉ mạnh khi mắt xích yếu nhất của nó đủ mạnh. Những phương tiện lưu trữ quang học ngày nay chắc chắn sẽ có tuổi thọ lâu hơn rất nhiều so với khả năng của các hệ thông trong việc truy xuất và thể hiện dữ liệu được lưu giữ trên các phương tiện đó. Do chúng ta không bao giờ có thể biết chắc chắn khi nào thì nhà cung cấp không thể bảo trì hoặc hỗ trợ đối với một hệ thống, các thư viện cần phải sẵn sàng để chuyển đổi những dữ liệu ảnh có giá trị, những dữ liệu chỉ mục và phần mềm sang những thế hệ công nghệ tiếp theo. Các cán bộ thư viện có thể kiểm soát được tuổi thọ của các dữ liệu ảnh kĩ thật số thông qua việc lựa chọn, xử lý kỹ càng và lưu trữ trên trên những phương tiện lưu trữ bền và đã qua kiểm nghiệm. Họ có thể tác động đến tuổi thọ của thông tin bằng cách đảm bảo một nguồn kinh phí tại
chỗ luôn được cấp đều đặn ở mức độ phù hợp. Nhưng suy cho cùng, chúng ta không thể nào kiểm soát được sự phát triển của thị trường công nghệ ảnh, đặc biệt là hoạt động nghiên cứu và phát triển của các công ty có tác động to lớn đến tuổi thọ của các tệp tin ảnh kỹ thuật số mà chúng ta tạo ra ngày hôm nay. Sự chuyển đổi của nguyên tắc lựa chọn Công tác bảo quản gia tăng thêm giá trị thông qua việc lựa chọn. Lựa chọn liên quan đến việc xác định giá trị, nhận ra nó ở đâu đó, và sau đó đáp ứng các nhu cầu bảo quản nó theo cách thích hợp nhất đối với giá trị đó. Qua nhiều thập kỉ, hoạt động bảo quản đã phát triển từ chỗ cứu tài liệu khỏi bị lãng quên và xếp nó vào toà nhà bảo đảm an toàn tới việc cung cấp những điều kiện bảo quản tối tân hơn và nhận định giá trị kỹ càng hơn đối với các kho tài liệu đã sưu tập. Việc lựa chọn để bảo quản trong các thư viện từ lâu phần lớn được quyết định bởi nhu cầu sử dụng nguồn lực hạn chế của mình theo cách khôn ngoan nhất có thể, vì thế mới có châm ngôn rằng: "không tài liệu nào được bảo quản hai lần". Kết quả cuối cùng là hình thành một bộ sưu tập tài liệu đặc biệt "dạng ảo" không ngừng phát triển được bảo quản bằng những kỹ thuật khác nhau, đáng chú ý nhất là bằng chuyển dạng sang vi phim. Lựa
chọn có lẽ là thao tác khó nhất bởi vì nó việc lựa chọn ít thay đổi và được những người thực hiện coi là hoặc tách biệt hoàn toàn khỏi việc sử dụng hiện tại hoặc hoàn toàn quyết định bởi nhu cầu. Trong thế giới kỹ thuật số, việc lựa chọn không phải "chỉ một lần là xong" cho tới tận cuối chu kỳ sử dụng của tài liệu mà là một quá trình liên tục liên quan chặt chẽ tới việc sử dụng các file kỹ thuật số. Việc định giá trị áp dụng khi đưa ra quyết định chuyển các tài liệu từ giấy hoặc film sang ảnh kỹ thuật số chỉ có giá trị khi thực hiện trong khuôn khổ hệ thống ban đầu. Thực sự thì chính bộ sưu tập tài liệu quý hiếm các file dữ liệu số, mới giúp phân định được chi phí của một chiến lược chuyển đổi toàn diện. Việc ra quyết định bảo quản không thể diễn ra nếu không tính đến bối cảnh rộng hơn về mặt tri thức của các tệp dữ liệu số đang được lưu trữ ở nơi khác và việc kết hợp chúng phục vụ cho giảng dạy và học tập. Ngay cả khi biết rằng các quyết định lựa chọn không thể đưa ra mà không tính đến những yếu tố khác, các cán bộ thư viện và lưu trữ vẫn có thể chuyển những cuốn sách, bài báo, ảnh, phim hoặc các tài liệu khác từ giấy hoặc film sang dạng số. Chúng ta cũng có thể tác động tới giá trị trường tồn của các tệp tin ảnh số thông qua quyền quyết
định, với sự phối hợp chặt chẽ của các bộ phận liên quan, thời điểm nào cần chuyển dữ liệu hình ảnh để đưa vào các hệ thống truy cập và lưu trữ cho tương lai và khi nào thì một tệp dữ liệu số hết giá trị đối với cơ quan đang có trách nhiệm bảo quản nó. Điều mà chúng ta không thể kiểm soát được là những những nhận định liên tục về giá trị này có ảnh hưởng tới các khả năng tìm kiếm và sử dụng thông tin dưới dạng số của độc giả hay không. Sự chuyển đổi trong nguyên tắc chất lượng Đạt được chất lượng cao nhất ở mọi công việc thực hiện là phương châm quan trọng trong lĩnh vực bảo quản tới mức mà rất ít người nêu nguyên tắc cơ bản này ra một cách trực tiếp. Thay vào đó, các tài liệu về công tác bảo quản hướng tới kết quả công việc có chất lượng cao bằng cách nêu ra những tiêu chuẩn cho các biện pháp xử lý, các quá trình chuyển dạng tài liệu, và các biện pháp phòng ngừa. Việc đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng - hãy làm và làm đúng - bao trùm tất cả các hoạt động bảo quản, bao gồm các tiêu chuẩn đóng sách thư viện, các hướng dẫn làm phim lưu trữ, các quy trình xử lý để bảo tồn, danh mục các vật tư và nguyên liệu, và cả một mức chấp nhận sai sót (dung sai) thấp. Sự phát triển của việc bảo quản bằng vi phim như là một chiến lược then chốt trong việc bảo quản
các tài liệu giòn dễ gãy trong thư viện đã đặt tầm quan trọng của phương tiện lưu giữ và chất lượng của hình ảnh ngang bằng nhau. Để có được vi phim đủ chất lượng, các đặc điểm của tài liệu được lựa chọn để bảo quản sẽ quyết định mức độ dung hoà giữa độ trung thực của hình ảnh với độ ổn định về mặt lưu trữ. Chất lượng trong thế giới kỹ thuật số phụ thuộc đáng kể vào những giới hạn của công nghệ thu nhận và hiển thị. Việc chuyển dạng kỹ thuật số ít nhấn mạnh đến việc tạo ra một bản sao trung thực nhằm mô tả tốt nhất bản gốc ở dạng số. Các cơ chế và kỹ thuật để thẩm định chất lượng các bản sao kỹ thuật số khác và phức tạp và so với thẩm định chất lượng các bản sao bằng vi phim hay photocopy. Ngoài ra, mục đích hàng đầu của chất lượng bảo quản là thu nhận được tối đa nội dung hình ảnh và học thuật ở mức công nghệ cho phép và sau đó cung cấp nội dung đó cho độc giả theo những cách phù hợp nhất với nhu cầu của họ. Thị trường công nghệ ảnh đã biến đổi nguyên tắc duy trì lâu dài chất lượng cao nhất có thể sang tìm kiếm mức chất lượng tối thiểu có thể chấp nhận được đối với người sử dụng hiện nay. Chúng ta phải khẳng định rằng chất lượng hình ảnh vẫn là vấn đề cốt lõi của bảo quản tài liệu kỹ
thuật số. Điều này có nghĩa là tối đa hoá lượng dữ liệ thu nhận được trong quá trình quét hình kỹ thuật số, trong các kỹ thuật nâng cao chất lượng hình ảnh và xác định các dạng nén tệp tin phổ biến mà không làm mất dữ liệu trong quá trình truyền dữ liệu. Chúng ta có thể kiểm soát các tiêu chuẩn chất lượng kỹ thuật số như chúng ta đã làm với vi phim. Chúng ta chỉ có thể tác động được vào sự phát triển của các tiêu chuẩn nén dữ liệu, truyền dữ liệu, hiển thị dữ liệu và xuất dữ liệu. Cải tiến các khả năng công nghệ của các thiết bị phần cứng cũng như phần mềm nằm ngoài tầm kiểm soát của chúng ta. Chúng ta có nguy cơ tự làm tăng thêm trở ngại bằng việc đặt ra những đòi hỏi quá khắt khe đối với những khả năng của thiết bị. Sự chuyển đổi của nguyên tắc toàn vẹn Trong bảo quản truyền thống, khái niệm tính toàn vẹn bao gồm hai khía cạnh, cả hai đều liên quan đến bản chất của tài liệu. Tính toàn vẹn về vật lý đa phần liên quan tới tài liệu cổ và thường diễn ra trực tiếp tại các phòng bảo tồn, nơi các có kỹ năng dùng dung dịch keo, các kỹ thuật đóng sách bằng tay lâu đời, những vật liệu chất lượng cao để bảo vệ những bằng chứng lịch sử của việc sử dụng, những biện pháp bảo tồn trong quá khứ, và những thay đổi vô tình hay cố ý đối với cấu trúc của tài liệu. Bảo quản tính
toàn vẹn về mặt học thuật cũng dựa trên mối quan tâm về chứng tích ở một góc độ khác. Tính xác thực, hay tính trung thực, của nội dung thông tin của một tài liệu được duy trì thông qua việc ghi lại cả nguồn gốc - chuỗi sở hữu - và xử lý, là nội dung cốt lõi của tính toàn vẹn. Ngoài lịch sử của từng tài liệu, việc bảo vệ và ghi lại mối quan hệ giữa các tài liệu trong một bộ sưu tập cũng là một mối quan tâm. Trong công tác bảo quản truyền thống, cái khái niệm chất lượng và tính toàn vẹn bổ trợ lẫn nhau. Trong thế giới kỹ thuật số, việc duy trì tính toàn vẹn của một tệp dữ liệu ảnh số ít liên quan đến phương tiện lưu trữ hơn là sự mất mát thông tin khi một tệp tin được tạo ra ban đầu và sau đó được nén và truyền qua mạng. Trong vấn đề tính toàn vẹn về mặt học thuật, các chỉ mục về cấu trúc và các mô tả dữ liệu thường được đính kèm với tài liệu như là một bảng mục lục hoặc được tạo lập dưới dạng thông tin hỗ trợ tìm kiếm hoặc biểu ghi thư mục phải được gắn không tách rời và được bảo quản cùng với chính những tệp tinh ảnh số. Bảo trì tính toàn vẹn về mặt học thuật cũng đòi hỏi những quy trình chuẩn xác, tương tự như kiểm toán, để đảm bảo các tệp tin không bị thay đổi một cách vô tính hay hữu ý. Tóm lại, thế giới kỹ thuật số đã làm biến đổi những nguyên tắc bảo quản truyền thống từ đảm bảo tính toàn vẹn về vật lý của một tài liệu sang
nêu rõ sự sáng tạo ra tài liệu trong đó tính toàn vẹn về mặt học vấn là đặc tính quan trọng nhất. Các cán bộ thư viện và lưu trữ có thể kiểm soát tính toàn vẹn của các tệp dữ liệu ảnh số bằng cách xác thực các bước truy cập và ghi lại những sửa đổi liên tiếp đối với một bản ghi kỹ thuật số nhất định. Chúng ta cũng có thể tạo ra và duy trì những chỉ mục về cấu trúc và những liên kết về thư mục trong phạm vi các tiêu chuẩn về cơ sở dữ liệu được xây dựng hợp lý và dễ hiểu. Chúng ta cũng có thể tác động tới việc xây dựng các tiêu chuẩn trao đổi siêu dữ liệu bao gồm các công cụ và kỹ thuật cho phép thông tin về các tệp dữ liệu và cơ sở dữ liệu đã được cấu trúc, mô tả và tiêu chuẩn hoá được chia sẻ trên nhiều công nghệ nền, nhiều hệ thống và xuyên biên giới. Tuy nhiên, thật tuyệt vọng khi nghĩ rằng các cán bộ thư viện và lưu trữ là kẻ ngoài cuộc đứng quan sát sự phát triển nhanh chóng của các giao thức mạng, băng thông hoặc các kỹ thuật an toàn dữ liệu. Sự chuyển đổi của nguyên tắc truy cập Mặc dù nhiều thập kỷ khẳng định điều ngược lại, việc tăng khả năng truy cập đối với tài liệu ngẫu nhiên chỉ là kết quả phụ của hoạt động bảo quản truyền thống chứ không phải quan tâm chính. Thật vậy, trách nhiệm bảo quản và
truy cập của một thư viện hay trung tâm lưu trữ vẫn thường xuyên mâu thuẫn. "Trong khi công tác bảo quản vẫn còn là mục đích hay trách nhiệm quan trọng nhất thì một sứ mệnh khác không kém phần thuyết phục - truy cập và sử dụng - tạo nên một xung đột kinh điển cần được những người trông coi và chăm sóc các tài liệu lưu trữ dung hoà", đó là nhận định được nêu trong một cuốn sách giáo khoa về bảo quản. Cơ chế đảm bảo truy cập được một tài liệu hoặc một bộ sưu tập được bảo quản là một biểu ghi thư mục đặt trong các cơ sở dữ liệu biên mục nội bộ hoặc cơ sở dữ liệu thư mục quốc gia. Trong bảo quản truyền thống, các cơ chế truy cập như là biểu ghi thư mục và hỗ trợ tìm kiếm, chỉ đơn giản thông báo về sự sẵn có của tài liệu chứ không phải là một phần không thể tách rời khỏi tài liệu. Năm mươi năm qua, khi mà công tác bảo quản đã nổi lên như là một chuyên môn đặc biện trong các thư viện và trung tâm lưu trữ, mối liên hệ mật thiết giữa khái niệm về bảo quản và truy cập đã trải qua những biến đổi, phản ánh những sự thay đổi trong môi trường công nghệ mà trong đó các cơ quan văn hoá hoạt động. Trong thế giới kỹ thuật số, truy cập đã chuyển từ một sản phẩm phụ tiện lợi của quá trình bảo quản trở thành yếu tố trung tâm của
quá trình đó. Kiểm soát được các yêu cầu truy cập trong bảo quản tài liệu kỹ thuật số, đặc biệt là khả năng chuyển đổi các các tập tin ảnh số sang các thế hệ công nghệ tương lai, có thể thực hiện được một phần thông qua việc mua một cách thận trọng các bộ phận phần cứng và phần mềm không độc quyền. Trong bối cảnh hiện nay, các thiết bị “cắm là chạy" (plug-and-play) ngày càng được bán rộng rãi và những (khá ít) tài liệu kiểm tra thiết bị của chúng ta đem lại cho các nhà cung cấp động lực duy nhất là họ nên xây dựng những thiết kế hệ thống mở hoặc ít ra cũng cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết hơn về hoạt động bên trong của hệ thống mà họ cung cấp. Ngoài ra, các cán bộ thư viện và lưu trữ có thể tác động vào nhà cung cấp và nhà sản xuất để họ cung cấp những thiết bị mới “tương thích ngược” với các hệ thống đang sử dụng. Khả năng này giúp cho hệ thống tập tin hình ảnh chuyển đổi giống như các phần xử lý văn bản vẫn cho phép truy cập được các tài liệu được tạo ra bằng những phiên bản trước đó. Mặc dù chúng ta không mong muốn như vậy, nhưng tuổi thọ của một hệ thống công nghệ ảnh số và sự đòi hỏi phải vứt bỏ hệ thống đó là những vấn đề vô cùng quan trọng mà chúng ta ít hoặc không kiểm soát được. Thật là khó khi bắt nhà cung cấp hỗ trợ và bảo trì một hệ thống cũ vì nó đi ngược với
khả năng cung cấp một hệ thống mới của họ. Sự chuyển đổi trong quan hệ giữa bảo quản và truy cập + Bảo quản hoặc truy cập: Trong những năm đầu của các cơ quan lưu trữ hiện đại - tức là trước Chiến tranh Thế giới thứ hai - chỉ có ý nghĩa thuần tuý là sưu tập. Động tác thu thập một bộ sưu tập tài liệu viết tay từ một nhà kho, một tầng hầm hoặc một nhà để xe và đặt cố định trong một toà nhà khô ráo được khoá cẩn thận đã đủ để hoàn thành nhiệm vụ cơ bản của công tác bảo quản của đơn vị. Trong hoàn cảnh đó, bảo quản và truy cập hoàn toàn tách biệt với nhau. Việc sử dụng một bộ sưu tập đặt ra nguy cơ mất trộm, hư hỏng hoặc bị lạm dụng về nội dung hoặc chính tài liệu đó. Cách an toàn nhất để giữ một cuốn sách được lưu lâu dài là khoá nó lại hoặc chụp một bản sao để sử dụng. + Bảo quản và truy cập: Các chiến lược bảo quản hiện đại thừa nhận rằng bảo quản và truy cập là các khái niểm bổ trợ lẫn nhau. Tiến hành bảo quản một tài liệu là nhằm để nó sử dụng được. Theo quan điểm này, việc tạo một bản sao một cuốn sách bị hỏng trên vi phim mà không tạo khả năng tìm ra bản phim đó thì chỉ lãng phí tiền của. Tuy nhiên mối quan hệ giữa bảo quản và truy cập, về lý thuyết có thể chấp nhận được việc thoả mãn nhu cầu bảo quản
mà không giải quyết vấn đề truy cập. Ngược lại, việc tiếp cận đối với các tài liệu nghiên cứu có thể được duy trì trong thời gian rất dài mà không cần đến một hành động bảo quản cụ thể nào. + Bảo quản là truy cập: Các cán bộ thư viện và lưu trữ liên quan tới các bản ghi điện tử đôi khi coi bảo quản và truy cập là hai danh từ có thể thay thế cho nhau. Bảo quản giúp cho truy cập có thể thực hiện được. Tuy nhiên, đánh đồng bảo quản với truy cập hàm ý rằng bảo quản được xác định bởi khả năng sẵn sàng của tài liệu, khi mà chính cơ chế có thể làm nó có nghĩa ngược lại. Bảo quản và truy cập chẳng khác nhau bao nhiêu về ý nghĩa. Nếu chỉ đơn giản chuyển trọng tâm từ bảo quản sang truy cập thì lại quá coi nhẹ những vấn đề về bảo quản với việc cho rằng truy cập là một động cơ của bảo quản nhưng không đếm xỉa đến bản chất của "vật" đang được bảo quản. + Bảo quản khả năng truy cập: Trong thế giới kỹ thuật số, bảo quản là hành động còn truy cập là đối tượng - hành động bảo quản khả năng truy cập. Một cách diễn đạt chính xác hơn đơn giản là "bảo quản truy cập". Khi chuyển đổi theo hướng như vậy, một loạt vấn đề hoàn toàn mới nổi lên. Bảo quản truy cập đối với cái gì? Câu trả lời được đưa ra trong báo cáo này là: một phiên bản mới có
chất lượng và giá trị cao, được bảo vệ tốt, đảm bảo tính toàn vẹn đầy đủ của một tài liệu gốc. Nội dung, cấu trúc và sự toàn vẹn của đối tượng thông tin chiếm lĩnh vị trí trung tâm và khả năng của máy móc chuyển tải và thể hiện thông tin đó trở thành kết quả cuối cùng của hành động bảo quản chứ không phải là mục đích hàng đầu. Sứ mệnh mới của công nghệ số Không thể đi đến các khái niệm nêu ra những trách nhiệm gắn liền với bảo quản tài liệu kỹ thuật số mà không phân biệt giữa việc "nắm bắt" công nghệ ảnh số để giải quyết một vấn đề cụ thể với việc "áp dụng” công nghệ đó như là một giải pháp quản lý thông tin. Chiếm lĩnh một hệ thống công nghệ ảnh để nâng cao khả năng truy cập đối với các tài liệu thư viện và lưu trữ ngày nay đơn giản gần như việc chọn một tổ hợp máy quét, máy vi tính và màn hình để đáp những đòi hỏi trước mắt. Hàng trăm thư viện và trung tâm lưu trữ đã đầu tư hoặc dự định mua các hệ thống chuyển dạng ảnh số và thử nghiệm với các tính năng của chúng. Vô số dự án thí điểm cho thấy việc số hoá các nguồn tài liệu nghiên cứu đặt ra thách thức hơn nhiều so với giao dịch thư tín của văn phòng hiện đại và lưu hồ sơ sự vụ đã từng thúc đẩy công nghệ một thập kỷ trước đây. Sớm hay muộn, đa phần các ứng dụng quy mô nhỏ và đơn
lẻ sẽ dần tàn lụi và khoản đầu tư ban đầu sẽ bị thất thoát bởi vì chi phí duy trì các hệ thống này trở nên rõ ràng, bởi vì các nhà cung cấp bị phá sản và bởi vì độc giả ngày càng quen với việc truy cập các cơ sở dữ liệu hình ảnh từ xa. Quá trình chuyển các tài liệu thư viện sang dạng điện tử - một quá trình mà ở nhiều phương diện tương tự như quá trình tạo vi phim để bảo quản - khác biệt với mọi phương tiện lưu trữ hình ảnh cụ thể nào tại một thời điểm cụ thể nào đó. Sự khác biệt này cho phép liên tục tạo ra và duy trì các thông tin số hoá trong khi vẫn trông đợi khả năng là các phương tiên lưu trữ tiên tiến hơn có thể vượt qua được trở ngại của các phương tiện lưu trữ quang học. Các nhà quản lý, những người có trách nhiệm chọn lựa các hệ thống chuyển dạng tài liệu có giá trị lâu dài cũng lãnh trách nhiệm tạo cung cấp khả năng truy cập chúng lâu dài. Đây là một sự cam kết liên tục - những quyết định về bảo quản tài liệu kỹ thuật số không thể bị trì hoãn với hy vọng các giải pháp công nghệ sẽ hiện ra như một hiệp sĩ thời trung cổ trong bộ giáp sáng loà. Việc đánh giá giá trị hiện thời của sách, các bộ sưu tập tài liệu viết tay hoặc một tập ảnh điểm ở dạng nguyên bản của chúng là điểm xuất phát cần thiết để nhận định việc bảo quản phiên bản dưới dạng ảnh số. Tăng khả năng tiềm tàng đối với việc truy
cập vào một bộ sưu tập số hoá không làm tăng giá trị của bộ sưu tập ít được sử dụng. Tương tự, những khả năng mạnh mẽ của một bảng chỉ mục quan hệ không thể bù đắp được cho một bộ sưu tập tài liệu mà cấu trúc, các mối quan hệ và nội dung học thuật quá khó hiểu. Truy cập ngẫu nhiên không phải là liều thuốc thần hiệu để quản lý hiệu quả một bộ sưu tập. Kết luận: công tác bảo quản sử dụng công nghệ số Nếu các thư viện, trung tâm lưu trữ, bảo tàng muốn áp dụng công nghệ ảnh số phục vụ mục đích chuyển đổi cách phục vụ khách hàng của mình cũng như phục vụ lẫn nhau, các đơn vị này cần phải vượt xa hơn giai đoạn thử nghiệm. Chuyển dạng ảnh số, trong một môi trường hoạt động, đòi hỏi một sự cam kết cụ thể và nhất quán của đơn vị đối với công tác bảo quản, một sự tích hợp toàn diện của công nghệ số vào các quy trình và quá trình quản lý thông tin, sự chỉ đạo chặt chẽ trong việc xây dựng các định nghĩa và tiêu chuẩn phù hợp đối với công tác bảo quản tài liệu kỹ thuật số. Trong ba năm qua, đã có những tiến bộ đáng kể trong việc định nghĩa các thuật ngữ và vạch ra lộ trình nghiên cứu công tác bảo quản thông tin dạng số dù là "dạng số nguyên thuỷ" hay được chuyển sang dạng số từ các nguồn