›
›

Giáo trình Công tác văn thư

pdf 84 trang hapham 4151
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Công tác văn thư", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfgiao_trinh_cong_tac_van_thu.pdf

Nội dung text: Giáo trình Công tác văn thư

  1. Chương I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ I. Khái niệm, nội dung và yêu cầu của công tác văn thư. 1. Khái niệm Văn thư là từ gốc Hán, dùng để chỉ các loại văn bản, giấy tờ. “Văn” có nghĩa là văn tự, “thư” có nghĩa là thư tịch. Theo quan niệm của các triều đại phong kiến trước đây thì làm công tác văn thư tức là làm những công việc có liên quan đến văn tự, thư tịch. Ngày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan, tổ chức bởi tất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp chính thức với nhau. Làm các công việc như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản tức là làm công tác văn thư. Như vậy có thể định nghĩa công tác văn thư như sau: Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã hội, các đơn vị Vũ trang Nhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức). Từ khái niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơ quan, đơn vị. Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng quản lý của cơ quan và trong một chừng mực nhất định nó quyết định hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước. 2. Nội dung Công tác văn thư bao gồm những nội dung dưới đây: 2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản: - Thảo văn bản. - Duyệt văn bản. - Đánh máy, in ấn, sao chụp văn bản. - Ký văn bản.
  2. 2.2. Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức. - Quản lý văn bản đi. - Quản lý và giải quyết văn bản đến. - Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 2.3. Quản lý và sử dụng con dấu. - Các loại con dấu. - Bảo quản con dấu. - Sử dụng con dấu. 3. Yêu cầu công tác văn thư Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác văn thư ở các cơ quan phải bảo đảm các yêu cầu dưới đây: 3.1. Nhanh chóng Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan. Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của mọi cơ quan, giảm ý nghĩa của sự việc được đề cập trong văn bản. Đồng thời gây tốn kém tiền của, công sức và thời gian của cơ quan. 3.2. Chính xác - Chính xác về nội dung của văn bản: + Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải phù hợp với Hiến pháp, Pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan nhà nước cấp trên. + Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù hợp thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật + Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. - Chính xác về thể thức văn bản: + Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy
  3. định: Quốc hiệu; Tác giả; Số, ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban hành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; Thể thức đề ký, chữ ký, con dấu của cơ quan; Nơi nhận văn bản. Các yếu tố thông tin nêu trên phải được trình bày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ. + Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành. - Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ: + Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản + Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư. 3.3. Bí mật Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội. 3.4. Hiện đại Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có năng suất, chất lượng cao. Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác văn thư. II. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư. 1. Vị trí của công tác văn thư Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của
  4. Văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan được xem như một mặt hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. 2. Ý nghĩa của công tác văn thư. a. Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc có thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý. b. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái pháp luật. c- Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực. d- Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời, công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng Lưu trữ Quốc gia không được hoàn chỉnh. III- Những yêu cầu đối với cán bộ văn thư cơ quan.
  5. Tính chất, nội dung công việc và quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi người cán bộ văn thư cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản trên các lĩnh vực như: - Yêu cầu về phẩm chất chính trị - Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ - Những yêu cầu khác. 1. Yêu cầu về phẩm chất chính trị. Người cán bộ văn thư cơ quan hằng ngày tiếp xúc với văn bản, có thể nắm được những hoạt động quan trọng của cơ quan, trong đó có cả những vấn đề có tính chất bí mật. Vì vậy, đòi hỏi đầu tiên với người cán bộ văn thư là yêu cầu về phẩm chất chính trị. Nói chung người cán bộ văn thư phải có phẩm chất chính trị tốt. Cụ thể là: - Người cán bộ văn thư phải có lòng trung thành. Lòng trung thành ấy phải được thể hiện bằng sự trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, và trung thành với các cơ quan và trung thành với chính bản thân mình; - Người cán bộ văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong bất cứ tình huống nào. - Người cán bộ văn thư phải luôn luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật của Nhà nước, coi việc chấp hành luật pháp là nghĩa vụ của mình. - Người cán bộ văn thư phải luôn luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tập chính trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về Nhà nước, về giai cấp vô sản là nhiệm vụ thường xuyên. 2. Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ. Yêu cầu về nghề nghiệp chuyên môn của cán bộ văn thư phải được thể hiện trên hai mặt: Lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành. - Về lý luận nghiệp vụ: Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ công tác văn thư, trong đó biểu hiện nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để tiến hành đối với nghiệp vụ đó. Bên cạnh sự hiểu biết về nghiệp vụ chuyên môn phải có sự hiểu biết một số nghiệp vụ cơ bản khác để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của mình. Điều quan trọng
  6. đặt ra là không những chỉ học tập về lý luận nghiệp vụ ở trường mà còn phải có ý thức luôn luôn học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ trong suốt quá trình công tác; từng bước hoàn thiện bản thân mình cùng với sự hoàn thiện lý luận nghiệp vụ. Về kỹ năng thực hành: Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý luận nghiệp vụ mà phải có kỹ năng thực hành. Chính kỹ năng thực hành sẽ là thước đo năng lực thực tế của người cán bộ văn thư. Không thể nói: người cán bộ văn thư giỏi mà không thực hành các nghiệp vụ công tác văn thư một cách thành thạo, có chất lượng và năng suất cao. Qúa trình thực hành các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư không những giúp cán bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề mà còn giúp vào việc nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ. 3. Những yêu cầu khác. Tính chất nội dung công việc đòi hỏi người cán bộ văn thư của cơ quan không những phải có các yêu cầu cơ bản của bất cư lao động nào như tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, công bằng mà còn đòi hỏi phải có những yêu cầu dưới đây: 3.1. Tính bí mật Tính bí mật ở người cán bộ văn thư phải được thể hiện cụ thể: - Có sự kín đáo. - Có ý thức giữ gìn bí mật - Bất cứ trong trường hợp nào khi ra khỏi phòng làm việc không được để văn bản, tài liệu trên bàn; những ghi chép có nội dung quan trọng không được vứt vào sọt rác. - Luôn luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật của Nhà nước, bí mật của cơ quan. 3.2. Tính tỉ mỉ. Nội dung công việc hằng ngày đòi hỏi phải cụ thể đến từng chi tiết. Vì vậy cán bộ văn thư phải có tính tỉ mỉ. Tính tỉ mỉ phải được thể hiện trên các nội dung: - Bất cứ công việc nào đều phải thực hiện hoàn chỉnh đến từng chi tiết nhỏ, không được bỏ qua bất cứ một chi tiết nào dù là nhỏ nhất, đặc biệt đối với việc thống kê và kiểm tra các nhiệm vụ, ghi chép và chuyển những lời nhắn v.v
  7. - Không được bỏ sót bất cứ công việc nào trong nhiệm vụ thường ngày cũng như đối với công việc đột xuất mới nảy sinh. 3.3. Tính thận trọng. Trước khi làm một việc gì hoặc đề xuất một việc gì đều phải suy xét một cách thận trọng. Đặc biệt đối với việc phát hiện những sai sót của cán bộ trong cơ quan về công tác văn thư; những trường hợp nghi ngờ văn bản giấy tờ giả mạo, những nghi vấn về việc sử dụng con dấu không đúng quy định hoặc có những đề xuất mới trong tổ chức cải tiến công việc. Tính thận trọng sẽ giúp cán bộ văn thư có được những ý kiến chắc chắn, tránh phạm phải sai lầm. 3.4. Tính ngăn nắp, gọn gàng. Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn luôn thường trực đối với người cán bộ văn thư. Người cán bộ văn thư luôn tiếp xúc với văn bản giấy tờ, nội dung công việc lại phức tạp, nếu không gọn gàng ngăn nắp thì sẽ ảnh hưởng không tốt đến công việc. Mặt khác, phòng làm việc của văn thư không chỉ một mình người văn thư làm việc mà còn là nơi có nhiều người đến liên hệ công việc như xin giấy giới thiệu, tra tìm văn bản, xin đóng dấu giấy tờ v.v Nếu không trật tự ngăn nắp sẽ gây ấn tượng không tốt đối với cán bộ văn thư. 3.5. Tính tin cậy. Cán bộ văn thư là người tiếp xúc với văn bản, nắm được nội dung hoạt động của cơ quan. Vì vậy người văn thư luôn luôn phải thể hiện tính tin cậy. Do có nhiều công việc nên lãnh đạo không thể quan tâm và kiểm tra mọi công việc của văn thư. Phần lớn các thủ trưởng đều tin tưởng ở văn thư. Vì vậy cán bộ văn thư phải giữ vững sự tin tưởng đó để Thủ trưởng có thể yên tâm làm việc. Mặt khác người cán bộ văn thư phải được đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn và luôn luôn bảo đảm nghiệp vụ không sai sót. Điều đó làm cho cán bộ lãnh đạo yên tâm. 3.6. Tính nguyên tắc. Nội dung nghiệp vụ văn thư phải được thực hiện theo chế độ quy định của Nhà nước và của cơ quan, trước hết là các quy định của cơ quan như chế độ bảo vệ bí mật, quy định về công tác văn thư, lưu trữ v.v Dù bất cứ lúc nào và hoàn cảnh nào người cán bộ văn thư phải giữ đúng chế độ đã
  8. được quy định không được phép thay đổi quy định. Đặc biệt người cán bộ văn thư phải có ý thức được rằng không có bất cứ một ngoại lệ nào trong các quy định. Trong trường hợp các vấn đề đặt ra có những chi tiết khác với quy định của Nhà nước và của cơ quan, tốt nhất phải xin ý kiến người phụ trách có thẩm quyền, không được tự ý giải quyết bất cứ việc gì ngoài quy định. 3.7. Tính tế nhị. Công việc của người cán bộ văn thư tạo ra môi trường tiếp xúc với nhiều đối tượng khác nhau. Vì vậy người cán bộ văn thư phải luôn luôn thể hiện sự lễ độ, thân mật với người khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạng không hài lòng, sự phân tán thiếu kiên trì, sự mệt mỏi, quá xúc cảm, kể cả thái độ suồng sả kiểu bạn bè đối với đồng nghiệp và những người quen biết. Đặc biệt phải tránh nóng vội khi có việc khẩn cấp hoặc phải trả lời những yêu cầu của người khác hoặc khi nghi ngờ một điều gì đó trong công việc. Tính tế nhị sẽ giúp cho cán bộ văn thư ngày càng chiếm được lòng tin và sự yêu mến của bạn bè đồng nghiệp và mọi người trong cơ quan. Điều đó giúp cho người cán bộ văn thư tạo được bầu không khí thoải mái trong phòng làm việc của mình. Đó cũng là một trong những điều kiện để nâng cao hiệu quả trong công việc.
  9. Chương II TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN CÁC NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CƠ QUAN Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với mức độ phức tạp khác nhau. Tuỳ theo cương vị và khả năng, mỗi người trong cơ quan có thể tham gia vào những nội dung nhất định. Để cho tất cả mọi việc đều được thực hiện, cần phải có sự phân công trách nhiệm rõ ràng. I. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan. 1. Trách nhiệm chung. Thủ trưởng cơ quan chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong phạm vi cơ quan mình và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc. Công tác văn thư của cơ quan có làm tốt hay không tốt, trước hết thuộc trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan. Để thực hiện nhiệm vụ này, Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính (ở cơ quan không có Văn phòng) tổ chức quản lý công tác văn thư trong phạm vi trách nhiệm của mình. 2. Những nhiệm vụ cụ thể. - Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến của cơ quan. - Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cán bộ cấp dưới giải quyết những văn bản cần thiết nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết những văn bản đó. - Thủ trưởng cơ quan phải ký những văn bản quan trọng của cơ quan theo quy định của Nhà nước. Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cấp phó của mình ký thay những văn bản mà theo quy định thì mình phải ký và những văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác đã giao cho cấp phó phụ trách hoặc giao cho Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính của cơ quan) ký thừa lệnh những văn bản có nội dung không quan trọng. Ngoài những nhiệm vụ chính nêu trên, tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan mà thủ trưởng cơ quan có thể làm một số việc cụ thể khác như: xem xét và cho ý kiến về việc phân phối, giải quyết văn bản đến của cơ quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định về công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới, các đơn vị trực thuộc. II- Trách nhiệm của Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng Hành chính. Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính ở cơ quan không có
  10. Văn phòng) là người trực tiếp giúp Thủ trưởng cơ quan tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư ở cơ quan mình và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc. Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) phải trực tiếp làm các công việc sau: - Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo Thủ trưởng cơ quan về những công việc quan trọng. - Ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan một số văn bản được Thủ trưởng giao và ký văn bản do Văn phòng trực tiếp ban hành. - Tham gia xây dựng văn bản theo cầu của Thủ trưởng cơ quan. - Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả văn bản trước khi ký gởi đi. - Tổ chức việc đánh máy văn bản đi. - Trong những điều kiện cụ thể, có thể được thủ trưởng giao làm một số việc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách. - Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạnh của mình. III- Trách nhiệm của Thủ trưởng các đơn vị. Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về toàn bộ công tác văn thư của đơn vị và là người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc và kiểm tra công chức, viên chức trong đơn vị thực hịên tốt các nhiệm vụ quản lý văn bản, tài liệu ở đơn vị. Cụ thể là: - Tổ chức giải quyết văn bản đến thuộc phạm vi đơn vị. - Tổ chức soạn thảo văn bản trong phạm vi đơn vị. - Tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào phòng lưu trữ cơ quan trong phạm vi đơn vị. - Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Thủ trưởng giao. IV-Trách nhiệm của công chức, viên chức trong cơ quan nói chung. Tất cả công chức của cơ quan nói chung phải thực hiện đầy đủ những nội dung công tác văn thư có liên quan đến phần việc của mình. Cụ thể là: - Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của Thủ trưởng. - Thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình. - Lập hồ sơ công việc mình làm và nộp hồ sơ vào lưu trữ theo quy định của cơ quan. - Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản.
  11. - Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể trong chế độ công tác văn thư của cơ quan. V- Trách nhiệm của văn thư chuyên trách trong cơ quan. Tại khoản 2, Điều 29 của Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định trách nhiệm của văn thư cơ quan như sau: - Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến - Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; - Giúp Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến; - Tiếp nhận các dự thảo của văn bản trình người có thẩm quyến xem xét, phê duyệt, ký ban hành. - Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày; Ghi số, ký hiệu văn bản, ngày tháng văn bản; Đóng dấu văn bản (Kể cả dấu Khẩn, Mật). - Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi. - Sắp xếp, bảo quản, phục vụ việc tra cứu, sử dụng các bản lưu; - Hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ, Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; Giúp Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính đôn đốc, nhắc nhở, kiểm tra công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; - Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu, đăng ký quản lý văn bản; Làm thủ tục cấp Giấy Giới thiệu, Giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức. - Bảo quản, sử dụng các loại con dấu của cơ quan Ngoài những công việc chính như nói trên, tuỳ theo năng lực và yêu cầu cụ thể của cơ quan, văn thư chuyên trách có thể được giao kiêm nhiệm thêm một số công việc như đánh máy, trực điện thoại, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư ở các cơ quan, đơn vị cấp dưới và cả công tác lưu trữ của cơ quan nếu công việc văn thư ít, chưa sử dụng hết thời gian làm việc.
  12. Chương III TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI (Theo hướng dẫn tại Công văn số: 425/VTLTNN-NVTW, ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước V/v Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến). Hằng ngày, các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, công, nông trường, trường học, bệnh viện, đơn vị vũ trang (sau đây gọi chung là cơ quan) trong khi giải quyết các công việc thuộc chức năng nhiệm vụ, quyền hạn được giao đều phải xử lý những vấn đề liên quan tới việc tổ chức quản lý công văn, giấy tờ mà cơ quan gởi đi (văn bản đi). Giải quyết tốt vấn đề này sẽ có ý nghĩa thiết thực đến việc nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan. Đồng thời qua đó góp phần vào việc rèn luyện tính nghiêm túc, khoa học đối với mỗi cán bộ, công chức trong việc thực hiện những công việc được giao. Dưới đây là những vấn đề chính về tổ chức quản lý văn bản đi. I. Khái niệm và những nguyên tắc chung. 1. Khái niệm văn bản đi Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành do cơ quan, tổ chức phát hành để quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi. Nói một cách khác: Văn bản đi là tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảo để gửi đến các cơ quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình. Văn bản đi có thể là các văn bản quy phạm dưới luật như Nghị định, Nghị quyết của Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của Thủ tướng; Chỉ thị, Quyết định, Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của UBND , cũng như các văn bản thông thường khác như Đề án, Kế hoạch, Thông báo, Báo cáo, Công văn, Công lệnh đi đường, v.v Ngoài ra văn bản đi còn có thể có “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết gửi đến các đối tượng liên quan cũng nhằm góp phần vào việc giải quyết công việc chung của cơ quan. Như vậy, văn bản đi rất đa dạng về thể loại và phong phú về nội dung. Người ta có thể khái quát chúng thành ba nhóm chính sau đây: Thứ nhất là nhóm văn bản quy phạm dưới luật. Thứ hai là nhóm văn bản thông thường.
  13. Thứ ba là các “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết cho các đối tượng có liên quan cũng nhằm thực thi công vụ. 2. Nguyên tắc chung đối với việc quản lý văn bản đi. Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vì vậy, việc tổ chức văn bản đi đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm và theo đúng quy trình mà Nhà nước đã quy định. Chỉ có như vậy, các văn bản đi do cơ quan làm ra mới có tác dụng thiết thực đối với mỗi cơ quan. Để tổ chức thống nhất văn bản đi, theo nguyên tắc, chúng đều phải được quy về một đầu mối - đó là bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng (hoặc phòng Hành chính) cơ quan. Quy định này nhằm bảo đảm cho việc tổ chức quản lý văn bản đi của cơ quan được chính xác, kịp thời và tiết kiệm. II. Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi. 1. Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ghi ngày tháng của văn bản. 1.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan. Công việc này được giao cho bộ phận, văn thư của cơ quan thực hiện. Nhiệm vụ cụ thể ở đây bao gồm: - Soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn bản như: + Quốc hiệu; + Tác giả; + Số, ký hiệu; + Địa danh, ngày tháng năm ban hành; + Tên loại, Trích yếu nội dung; + Nội dung; + Thể thức đề ký, chữ ký của người có thẩm quyền; + Nơi nhận văn bản. - Kiểm tra các thành phần thể thức bổ sung như: Dấu chỉ mức độ Mật, Khẩn, Dấu Dự thảo, Dấu Thu hồi - Kiểm tra hình thức trình bày văn bản như: Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, cách chừa lề, đánh số trang, cách đánh số phụ lục Văn bản đi là những sản phẩm do cơ quan làm ra, chúng phản ánh toàn bộ hoạt động của cơ quan, phản ánh năng lực, phẩm chất của cán bộ nhân viên trong cơ quan. Vì vậy nhất thiết chúng phải đảm bảo hình thức. Trong trường hợp phát hiện những sai sót, phải báo cáo kịp thời với người được
  14. giao trách nhiệm giải quyết. Những văn bản không đủ về thể thức nhất thiết phải sửa lại trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan. 1.2. Ghi số và ngày tháng của văn bản. Ghi số và ghi ngày tháng đối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không loại trừ bất kỳ văn bản nào. Mỗi văn bản được ghi một số và một ngày tháng nhất định, tính từ số 01 ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm. Ghi số văn bản từ 1 đến 9, ngày 1 đến ngày 9 và tháng 1 đến tháng 2 đều phải thêm số 0 trước để tránh sự nhầm lẫn có thể xảy ra như ngày 01 thành 11, tháng 02 thành tháng 12 * Đối với văn bản Quy phạm Pháp luật, việc đánh số được quy định như sau: Số: /năm ban hành/Tên loại VB-Tên cơ quan ban Ví dụ: - Số: 58/2001/NĐ-CP. - Số: 34/2001/PL-UBTVQH10 - Số 20/2002/QĐ-BKHCN. - Số: 110/2004/QĐ-UB. * Đối với văn bản thông thường, số văn bản được ghi như sau: Số: /Tên văn bản-Tên cơ Ví dụ: - Số: 112/TB-VP. - Số: 234/BC-BKHCN. - Số: 345/KH-STM. - Số: 346/CKN ĐA-ĐT. Ở những cơ quan lớn, có nhiều văn bản, thì số của văn bản có thể ghi riêng cho từng loại, tức là mỗi loại văn bản được đánh một hệ thống số riêng theo số Ả rập (0, 1, 2, 3 ) Ví dụ: - Nghị định số: 01/2004/NĐ-CP. - Nghị định số: 02/2004/NĐ-CP. - Nghị định số: 03/2004/NĐ-CP. - Nghị định số: 04/2004/NĐ-CP. Số của văn bản cũng có thể được đánh cho một nhóm văn bản, theo
  15. cách đánh số này thì những văn bản Quy phạm Pháp luật của cơ quan được đánh một hệ thống số riêng, nhóm văn bản thông thường sẽ được đánh một hệ thống số riêng. Ví dụ: - Quyết định số: 10/2004/QĐ-UB. - Chỉ thị số: 11/2004/CT-UB - Quyết định số: 12/2004/QĐ-UB. - Chỉ thị số: 13/2004/CT-UB. Với cách đánh số như trên sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm văn bản được nhanh chóng, chính xác, đồng thời tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ. Tuy nhiên, trên thực tế, không phải cơ quan nào cũng ban hành văn bản với khối lượng lớn, có nhiều cơ quan trong quá trình hoạt động lại ban hành rất ít văn bản. Trong trường hợp này, số văn bản được đánh liên tục cho tất cả các loại văn bản do cơ quan ban hành: Ví dụ: - Quyết định số: 01/QĐ-CKNĐA. - Thông báo số: 02/TB-CKNĐA - Công văn số: 03/CKNĐA-TH. - Quyết định số: 04/QĐ-CKNĐA. Cách đánh số này tạo tính liên tục cho hệ thống số của văn bản, tuy nhiên nó lại gây khó khăn cho công tác quản lý và tra tìm, nhất là trong trường hợp sắp xếp các bản lưu theo tên gọi của chúng. Số của văn bản ghi ở phía trên, bên trái dưới tác giả của văn bản. 1.3. Ghi ngày tháng của văn bản. Ngày tháng của văn bản là ngày văn bản được ký chính thức, là ngày văn bản có hiệu lực. Văn bản ban hành ngày nào phải ghi ngày ấy, đối với những ngày dưới 10, tháng dưới 3 phải thêm số “0” phía trước. Ngày tháng của văn bản là một trong những yếu tố quan trọng giúp các cơ quan quản lý và tra tìm, nghiên cứu, sử dụng văn bản được thuận lợi. 2. Trình ký, sao chụp, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ Khẩn, Mật. 2.1. Trình ký văn bản. Các cơ quan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan,
  16. các tổ chức và công dân (xem Chương VI: Quản lý và sử dụng con dấu của giáo trình này). Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ, tức là chữ ký của Thủ trưởng hoặc được người Thủ trưởng uỷ quyền ký (cấp phó ký thay - KT, hoặc cấp dưới ký thừa lệnh - TL tuỳ theo nội dung và tính chất quan trọng của văn bản). Tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy trắng (đóng dấu khống). Dấu đóng vào văn bản phải rõ ràng, đúng mẫu mực theo dấu quy định chung của Nhà nước. Dấu chỉ được đóng trùm lên một phần tư đến một phần ba chữ ký về phía bên trái. Trong một số trường hợp cụ thể như các bản Đề án, Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo trình ra Hội nghị muốn thể hiện tính hợp pháp của các văn bản thì có thể đóng dấu của cơ quan soạn thảo văn bản đó vào chỗ tác giả của chúng ở góc trái phía trên văn bản (dấu treo). Trong trường hợp văn bản ban hành là văn bản Khẩn hoặc văn bản Mật thi phải đóng dấu chỉ mức độ Khẩn, Mật. Dấu Khẩn, Mật được trình bày dưới số và ký hiệu của văn bản. 3. Đăng ký văn bản Đi. Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan. Hiện nay việc đăng ký văn bản đi thường áp dụng hai hình thức: Đăng ký bằng sổ và đăng ký bằng máy tính. 3.1. Đăng ký bằng sổ. Lập sổ đăng ký văn bản đi. Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ chia thành nhiều phần, mỗi phần đăng ký một hoặc một số loại văn bản nhất định. + Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản/ 1 năm thì chỉ nên lập hai loại sổ sau: * Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường) * Sổ đăng ký văn bản mật đi. + Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản/ 1 năm thì có thể lập các loại sổ sau: * Sổ đăng ký văn bản Quy phạm Pháp luật (nếu có), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (Cá biệt). * Sổ đăng ký văn bản hành chính thông thường. * Sổ đăng ký văn bản Mật.
  17. + Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản/ 1 năm thì cần lập ít nhất các loại sổ sau: * Sổ đăng ký văn bản Quy phạm Pháp luật (nếu có), Quyết định, Chỉ thị. * Sổ đăng ký văn bản có tên gọi cụ thể. * Sổ đăng ký công văn. * Sổ đăng ký văn bản mật. Lưu ý: Khi lập sổ đăng ký văn bản Mật phải căn cứ vào số lượng văn bản mật của cơ quan ban hành hàng năm. Nếu văn bản Mật có số lượng ít thì không nhất thiết phải lập sổ riêng. Đăng ký văn bản đi. Về nguyên tắc, tất cả các văn bản đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định. Khi đăng ký không dùng bút chì, không dập xoá hoặc viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây nên sự nhầm lẫn, khó khăn trong việc tra tìm. Chẳng hạn: XMC - xoá mù chữ, DNT - doanh nghiệp trẻ, ĐBSH - đồng bằng sông Hồng. XĐGN - xoá đói giảm nghèo Mẫu sổ đăng ký văn bản được quy định như sau: Bìa sổ: (1) . (2) SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: (3) Từ ngày / / đến ngày / / (4) Từ số: . đến số: (5)
  18. Quyển số: (6) Ghi chú: (1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp. (2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị. (3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến (4): Ngày tháng bắt đầu và kết thức đăng ký văn bản vào sổ. (5): Số thứ tự đăng ký văn bản đầu tiên và văn bản cuối cung trong sổ. (6): Số thứ tự của quyển sổ. Lưu ý: Để đảm bảo giá trị pháp lý, tất cả các sổ đều phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng. Đăng ký bên trong: Trình bày trên khổ giấy A3 (420x297 mm), gồm các cột mục theo mẫu sau: Tên loại và Đơn vị, Số, ký Ngày Nơi Số trích yếu Người người Ghi iệu văn tháng nhận lượng nội dung ký nhận bản chú bản văn bản văn bản bản văn bản lưu 1 2 3 4 5 6 7 8 Hướng dẫn đăng ký. Cột số 1: Ghi số, ký hiệu của văn bản. Cột số 2: Ghi ngày tháng năm ban hành văn bản Cột số 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Nếu sổ dùng đẻ đăng ký nhiều loại văn bản khác nhau thì phải ghi rõ tên loại văn bản. Nếu sổ được dùng để đăng ký một loại văn bản hoặc chia thành nhiều phần, mỗi phần đăng ký một loại văn bản thì không cần ghi trên loại (Cột này phải có
  19. kích thước rộng hơn các cột khác). Cột số 4: Ghi đầy đủ họ và tên của người ký văn bản. Cột số 5: Ghi tên cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản (Ghi giống với phần nơi nhận đã được ghi trong văn bản). Cột số 6: Ghi tên đơn vị hoặc các nhân nhận bản lưu Cột số 7: Ghi số lượng văn bản được phát hành. Cột số 8: Ghi những điểm cần thiết khác (Mật, khẩn, bản sao ) Đối với các văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” cần phải được đăng ký và bảo quản riêng, theo quy định về chế độ bảo mật của Nhà nước đã ban hành. Có thể dùng một số trang của sổ đăng ký văn bản đi để đăng ký văn bản có đóng dấu “Mật”. Trường hợp cơ quan có số lượng rất ít văn bản “Mật” thì có thể đăng ký vào sổ chung với các loại văn bản khác trang sau cùng, nhưng phải ghi rõ ở cột ghi chú dấu hiệu “Mật” để tiện lợi cho việc theo dõi, kiểm tra và được bảo quản riêng theo quy chế bí mật của Nhà nước. Mẫu sổ đăng ký văn bản Mật đi giống như sổ đăng ký văn bản đi nhưng có bổ sung thêm cột “Mức độ mật” sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung”. Mẫu sổ đăng ký văn bản Mật như sau: Tên loại Mức Số, Nơi Đơn vị, Ngày và trích độ Số ý hiệu Người nhận người Ghi tháng yếu nội Mật lượng văn ký văn nhận chú văn bản dung văn bản bản bản lưu bản bản 1 2 3 4 5 6 7 8 9 3.2. Đăng ký văn bản bằng máy vi tính. Việc đăng ký quản lý văn bản bằng máy vi tính hiện nay được thực hiện theo Công văn số: 608/LTNN-TTNC, ngày 19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Hướng dẫn ứng dụng Công nghệ Thông tin trong văn thư lưu trữ. 4. Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. 4.1. Nguyên tắc chung
  20. Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có liên quan phải thực hiện một nguyên tắc chung là: chính xác, đúng đối tượng và kịp thời. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi được chuyển giao không bị nhầm lẫn, chậm trễ vì thời gian, gây ách tắc trong xử lý, giải quyết công việc, làm giảm hiệu lực và hiệu quả của văn bản đã được ban hành. Để nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời thực sự có ý nghĩa, người có thẩm quyền ký văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc và theo đúng những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của từng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao gửi văn bản. Căn cứ vào quyết định của người ký văn bản vào các đối tượng liên quan lập danh sách để tránh tình trạng bỏ sót các đơn vị hoặc cá nhân phải gửi văn bản. Việc chuyển phát văn bản đi được thực hiện theo trình tự sau đây: 4.2. Làm thủ tục phát hành văn bản 4.2.1. Lựa chọn và trình bày bì. Văn bản của cơ quan trước khi chuyển đi cho các đối tượng có liên quan đều phải để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin. Phong bì gửi văn bản phải làm bằng giấy bền, dai, ngoài không nhìn rõ chữ bên trong. Bì văn bản nên được in sẵn, hình chữ nhật, kích thước tối thiểu đối với các loại bì được quy định như sau: + Loại 307x220mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng nguyên khổ giấy. + Loại 220x158mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng gấp 02 phần bằng nhau. + Loại 220x109mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng gấp 03 phần bằng nhau + Loại 158x115mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng gấp 4 phần bằng nhau. Ngoài bì phải ghi rõ ràng và chính xác tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan hay người nhận, số và ký hiệu văn bản, số lượng văn bản (nếu có) để chuyển nhanh chóng, chính xác đến người nhận, tránh mọi sự nhầm lẫn có thể xảy ra. Mẫu bì được minh họa như sau: TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) ĐC: Số xxx - Phố Quận , (2) ĐT: . Fax: (3) (8) E-Mail: Website: .(4) Số: (5)
  21. Số: .(5) Kính gửi: (6) (7) Hướng dẫn trình bày và viết bì (1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản. (2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (Ghi rõ số nhà, tên đường phố, tên phố phường, quận, huyện, thị xã, thị trấn tỉnh thành nếu cần). (3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần). (4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có). (5): Ghi số, ký hiệu của các văn bản có trong phong bì. (6): Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản. (7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản (8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có). Đối với những văn bản có dấu hiệu “Khẩn”, tương ứng như trong văn bản. Vị trí đóng dấu ký hiệu này ở dưới chỗ ghi số và ký hiệu văn bản bằng mực dấu đỏ. Ví dụ: TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) ĐC: Số xxx - Phố Quận , (2) (8) ĐT: . Fax: (3) E-Mail: Website: .(4) Số: .(5) KHẨN Kính gửi: (6) (7)
  22. * Đối với những văn bản “Mật” Khi chuyển giao phải làm bì riêng. Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấy nội dung văn bản bên trong, hồ dán phải dính, khó bóc Khi chuyển giao văn bản Mật, phải làm 2 bì: + Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu văn bản, tên người nhận văn, đóng dấu chỉ mức độ Mật. Nếu văn bản gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu: “Chỉ người có tên mới được bóc bì”. + Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu thường nhưng phải đóng dấu chỉ ký hiệu mức độ mật dưới số và ký hiệu của văn bản. A Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tuyệt Mật B Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tối mật C Dấu chỉ ký hiệu mức độ Mật Ví dụ: TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) ĐC: Số xxx - Phố Quận , (2) (8) ĐT: . Fax: (3) E-Mail: Website: .(4) Số: .(5) A A Kính gửi: (6) (7) b. Vào bì và dán bì: Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong. Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị nhăn. Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc. 4.2.2 Chuyển phát văn bản đi.
  23. a. Chuyển phát trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan. Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan và cách thức tổ chức chuyển giao, các cơ quan quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để làm số chuyển giao. + Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản chuyển giao trong nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản tập trung thực hiện tại bộ phận văn thư thì cần lập sổ chuyển giao riêng. Mẫu sổ như sau: - Tờ bìa: Ghi các thông tin giống như sổ Đăng ký nhưng thay tên sổ bằng: “SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI” - Phần đăng ký bên trong: Số, ký hiệu Nơi nhận Ngày chuyển Ký nhận Ghi chú văn bản văn bản 1 2 3 4 5 Cách ghi các cột trong sổ: Cột số 1: Ghi ngày tháng năm chuyển văn bản, văn bản được chuyển giao ngày nào phải ghi ngày ấy. Ngày dưới 10, tháng dưới 2 phải thêm số “0” phía trước. Cột số 2: Ghi số, ký hiệu văn bản. Cột số 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, các nhân nhận văn bản. Cột số 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản. Cột số 5: Ghi những điểm cần thiết khác như: Số lượng bản, số lượng bì + Đối với những cơ quan có số lương văn bản đi ít thì có thể sử dụng sổ Đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản. Mẫu sổ chỉ cần thêm cột “Ký nhận” vào sau cột số 5. Số, ký Nơi Đơn vị, Ngày Tên loại Số hiệu Người nhận Ký người Ghi tháng và trích lượng văn ký văn nhận nhận chú văn bản yếu nội bản bản dung bản bản lưu
  24. văn bản 1 2 3 4 5 6 7 8 9 phải ký nhận vào sổ để giúp cán bộ văn thư theo dõi việc chuyển giao văn bản được thuận lợi, tránh tình trạng mất mác, thất lạc tài liệu. b. Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác. Tất cả các văn bản đi của cơ quan, tổ chức khi chuyển giao trực tiếp đến các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký và sổ chuyển giao văn bản. Mẫu sổ chuyển giao giống mẫu sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan: c. Chuyển phát văn bản qua bưu điện. Tất cả các văn bản đi được chuyển phát qua đường bưu điện đều phải lập sổ chuyển giao. Mẫu sổ như sau: - Tờ bìa: Ghi các thông tin giống sổ Đăng ký văn bản đi nhưng thay tên sổ là: “SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN” - Phần đăng ký bên trong: Ký nhận và Ngày Số, ký hiệu Số Ghi Nơi nhận văn bản dấu bưu chuyển văn bản lượng bì chú điện 1 2 3 4 5 6 Hướng dẫn cách ghi các cột. Cột 1: Ghi rõ ngày tháng chuyển văn bản. Cột 2: Ghi số, ký hiệu văn bản (hoặc ghi phiếu chuyển, phiếu gửi). Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản Cột 4: Ghi số lượng bì văn bản. Cột 5: Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản và dấu của bưu điện.
  25. Cột 6: Ghi các dấu hiệu thông tin khác ngoài các yếu tố đã ghi ở 5 cột trên. d. Chuyển phát văn bản qua máy Fax, qua mạng. Trong trường hợp cần được chuyển phát nhanh, văn bản có thể được cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng nhưng sau đó phải gửi bản chính của văn bản cho cơ quan nhận văn bản. Việc chuyển văn bản bằng máy fax hoặc qua mạng cũng được tiến hành đúng các thủ tục như chuyển giao các văn bản khác. e. Chuyển phát văn bản mật. Trong mọi trường hợp giao nhận văn bản Mật giữa những người: Dự thảo, Văn thư, Nhân viên bưu điện, người có trách nhiệm giải quyết, người lưu giữ, bảo quản đều phải vào sổ có ký nhận của bên giao, bên nhận. 4.2.3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau: - Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản cần gửi kèm Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định. Mẫu Phiếu gửi như sau: TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /PG- , ngày tháng năm PHIẾU GỬI Kính gửi: Nội dung: Người nhận ký ngày Thẩm quyền ký / / Họ tên - Đối với những văn bản đi có đóng dấu “TÀI LIỆU THU HỒI”, Phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; Khi nhận tài liệu, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo
  26. đảm văn bản không bị thất lạc, mất mác. - Đối với những văn bản đã gửi đi nhưng vì lý do nào đó (Không có người nhận hoặc cơ quan thay đổi địa chỉ ) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển ngay cho đơn vị soạn thảo văn bản đó đồng thời ghi chú vào sổ “GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN” để theo dõi, kiểm tra. - Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc phải kịp thời báo cho người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. 5. Lưu văn bản đi. Mỗi một văn bản do cơ quan làm ra để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lý, sau khi phát hành đều phải giữ lại hai bản chính để lưu, một bản lưu tại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản, một bản lưu ở văn thư cơ quan. Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Cách sắp xếp như sau: - Những văn bản được đánh số, đăng ký chung thì được sắp xếp chung thành một tập (một hồ sơ). Ví dụ: - Tập văn bản của công ty X quý I năm 2004, - Tập văn bản của UBND quận Y tháng 1 năm 2004. - Văn bản được đánh số riêng theo từng loại thì được xếp theo từng tên loại cụ thể. Ví dụ: - Tập Nghị định của Chính phủ năm 2004. - Tập Quyết định của UBND quận Hải Châu năm 2004. - Văn bản được đánh số theo từng nhóm thì sắp xếp riêng theo từng nhóm. Ví dụ: Tập Quyết định, Chỉ thị của UBND thành phố Đà Nẵng năm 2004. Các bản lưu văn bản là những sản phẩm do cơ quan trực tiếp làm ra, bộ phận văn thư cơ quan có nhiệm vụ bảo quản an toàn các bản lưu này để phục vụ yêu cầu hoạt tra cứu của cơ quan khi cần thiết. Các cơ quan cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ các bản lưu này. Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời các yêu cầu sử dụng bản lưu theo quy định của pháp luật và các quy định cụ thể của cơ quan. Mẫu sổ “SỬ DỤNG BẢN LƯU” như sau: - Tờ bìa: Trình bày giống tờ bìa sổ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN nhưng tên sổ được thay bằng: SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU - Phần đăng ký sử dụng bản lưu: Được trình bày trên khổ giấy A3
  27. gồm các cột theo mẫu: Số, ký Tên loại Họ tên hiệu, Hồ Người gày trích yếu nội Ký Ngày Ghi người ngày sơ cho phép áng dung văn nhận trả chú sử dụng tháng của số sử dụng bản văn bản 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Hướng dẫn đăng ký: Cột số 1: Ghi ngày tháng năm phục vụ yêu cầu sử dụng bản lưu Cột số 2: Họ tên, đơn vị của người sử dụng bản lưu (Nếu người sử dụng bản lưu là người ngoài cơ quan thì phải ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ của người sử dụng). Cột số 3: Ghi số, ký hiệu, ngày tháng năm của văn bản được đưa ra phục vụ sử dụng. Cột số 4: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Cột số 5: Ghi số, ký hiệu của hồ sơ (Tập lưu văn bản đi) đang bảo quản văn bản được đưa ra khai thác sử dụng. Cột số 6: Chữ ký của người sử dụng bản lưu. Cột số 7: Ghi ngày tháng năm người mượn trả bản lưu. Cột số 8: Ghi họ tên của người duyệt cho phép sử dụng bản lưu. Cột số 9: Ghi những thông tin cần thiết khác( Đã trả, mượn hơn thời hạn cho phép ).
  28. Chương IV TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN (Theo hướng dẫn tại Công văn số:425/VTLTNN-NVTW, ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước V/v hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến). Văn bản đến cùng với văn bản đi do các cơ quan hình thành ra tạo nên một phương tiện, một loại công cụ rất đặc biệt trong hoạt động điều hành, quản lý của các cơ quan. Để văn bản có thể phát huy được tối đa ý nghĩa, tác dụng thì vấn đề tổ chức quản lý giải quyết tốt loại văn bản này có tầm quan trọng không thể xem nhẹ. Bởi vì hiệu quả của công việc quản lý, điều hành của từng cơ quan lệ thuộc vào việc có xử lý, phân tích, đánh giá các thông tin ở trong các văn bản đến kịp thời, triệt để hay không. I- Khái niệm và nguyên tắc chung. 1. Khái niệm văn bản đến. Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả Fax, văn bản chuyển qua mạng và văn bản mật), đơn, thư từ cơ quan, cá nhân khác gửi đến bằng con đường trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị về hoặc qua con đường bưu điện được gọi chung là văn bản đến. Nói cách khác: Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công. Như vậy, về nội dung thể loại và tác giả của văn bản đến rất đa dạng và phức tạp. Mỗi cơ quan hay mỗi tổ chức chính trị - xã hội đều nằm trong một hệ thống, theo một thứ bậc nhất định và trong hoạt động hằng ngày sẽ tiếp nhận được các loại văn bản đến từ cấp trên mang nội dung chỉ đạo, hướng dẫn, giao nhiệm vụ kế hoạch, kiểm tra đôn đốc Ví dụ: UBND cấp Tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương nhận được các văn bản đến như Nghị định, Nghị quyết của Thủ tướng; Chỉ thị, Quyết định của Thủ tướng, Chỉ thị, Quyết định, Thông tư và các văn bản khác của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ Đồng thời, cũng có thể nhận được các văn bản đến từ các cơ quan, đơn vị cấp dưới hoặc đồng cấp như của của cấp Tỉnh, Thành phố bạn v.v Văn bản đến còn phải kể tới những văn bản của một số cơ quan, tổ chức và cá nhân ngoài hệ thống gửi đến vì những lý do, những yêu cầu và nguyện vọng khác nhau mà bản thân cơ quan cần xem xét, xử lý và giải
  29. quyết. Như vậy, văn bản đến đối với cơ quan là hết sức phong phú cần phải được tổ chức quản lý và giải quyết một cách khoa học, hợp lý. Căn cứ vào thành phần và nội dung, ta có thể chia văn bản đến thành 04 nhóm sau: - Nhóm văn bản của cơ quan cấp trên, - Nhóm văn bản của cơ quan ngang cấp, - Nhóm văn bản của cơ quan cấp dưới gửi lên, - Nhóm Thư công: Là các loại đơn thư do cá nhân trong cơ quan viết để gửi đến các cơ quan, tổ chức có liên quan để giải quyết việc công. 2. Nguyên tắc chung đối với việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. - Văn bản đến dù dưới bất kỳ dạng nào đều phải được xử lý theo nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất. Như chúng ta đều biết, văn bản là phương tiện, là công cụ không thể thiếu trong hoạt động quản lý điều hành của các cơ quan. Do vậy, khi nhận được văn bản của bất kỳ đối tượng nào gửi đến đều phải xem xét phân loại, đăng ký, giải quyết kịp thời chính xác và thống nhất theo quy định hiện hành của Đảng và Nhà nước. Những công văn đóng dấu “Hỏa tốc”, dấu “Thượng khẩn” phải được gửi đi hoặc phân phối ngay lúc nhận được. Việc gửi, nhận, phân phối công văn “Mật”, “Tối mật”, Tuyệt mật” phải theo đúng chế độ giữ gìn bí mật của Nhà nước. - Mọi văn bản đến cơ quan phải tập trung thống nhất tại bộ phận văn thư để làm các thủ tục cần thiết trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho văn bản đến được tập trung quản lý thống nhất, tránh tình trạng thất lạc, mất mác tài liệu. II. Nội dung và nghiệp vụ tổ chức quản lý văn bản đến. 1. Tiếp nhận đăng ký văn bản đến. 1.1. Tiếp nhận văn bản đến. Như phần trên đã trình bày, văn bản đến không chỉ đa dạng về loại hình, phong phú về nội dung mà còn đòi hỏi xử lý nhanh chóng về mặt thời gian đáp ứng yêu cầu chỉ đạo, điều hành của cơ quan. Về nguyên tắc, tất cả các loại văn bản đến đều phải tập trung vào bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng hoặc Phòng Hành chính của cơ quan (Điều 13, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004). Theo nhiệm vụ được giao, Văn thư cơ quan tiếp nhận tất cả những văn bản do các nơi gửi đến (kể cả văn bản gửi theo đường bưu điện, do cán bộ đi dự Hội nghị hoặc đi họp trực tiếp mang về, văn bản nhận qua Fax, mạng máy tính ). Ngoài những
  30. văn bản chính thức do các đối tượng có liên quan gửi đến, Văn thư cơ quan còn có thể nhận được một số Văn bản như đơn từ, khiếu nại, khiếu tố của cá nhân hoặc tập thể khác. Khi tiếp nhận văn bản, văn thư phải kiểm tra kỹ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bì (Đối với văn bản có dấu hoả tốc, hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm quản lý công tác văn thư biết. Trong trường hợp cần thiết có thể lập Biên bản với người giao văn bản. Trường hợp văn bản gửi đến có kèm theo Phiếu gửi thì sau khi nhận phải ký nhận và đóng dấu vào Phiếu gửi và chuyển trả lại cho cơ quan gửi để theo dõi, xử lý kịp thời những “sự cố” trên đường vận chuyển có thể xảy ra (nhận được quá chậm so với thời gian gửi, bì bị rách nát, nhầm lẫn địa chỉ gửi ). Đối với những văn bản đến được chuyển phát qua Fax hoặc qua mạng cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản Nếu phát hiện sai sót phải báo ngay cho nơi gửi văn bản hoặc người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. 1.2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến. Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản được phân loại sơ bộ và xử lý như sau: Trước hết chia văn bản đến thành 02 loại: + Loại phải đăng ký bao gồm các văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan. + Loại không đăng ký bao gồm các sách, báo, tư liệu tham khảo Loại phải đăng ký thì được chia thành hai loại: - Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho các tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan và các bì văn bản gửi đích danh người nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản có liên quan đến công việc chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký. - Loại do cán bộ văn thư bóc bì: Bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản có đóng dấu mức độ “Mật”. - Đối với bì văn bản mật: Theo hướng dẫn tại Thông tư số: 12/2002/TT-BCA (A11), ngày 19/9/2002 của Bộ Công an thì việc bóc bì văn bản mật được tiến hành như sau:
  31. Trường hợp văn bản bản đến có đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì văn thư chỉ được phép vào sổ số ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì. Nếu người có tên trên bì đi vắng thì chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết. Văn thư không được bóc bì. Bóc bì văn bản cần chú ý mấy điểm sau đây: + Những bì văn bản có dấu “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC” phải được ưu tiên bóc trước để trình lãnh đạo giải quyết kịp thời. + Không được làm rách, mất chữ của tài liệu. Địa chỉ nơi gửi, dấu của bưu điện phải giữ lại để tiện kiểm tra khi cần thiết. + Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một sự việc nào đó hoặc những văn bản có ngày nhận cách quá xa ngày ban hành thì cần phải giữ lại bì và đính kèm với văn bản để đối chiếu khi cần thiết. 1.3. Đóng dấu “Đến”, Ghi số đến, ngày đến. Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư trừ những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định của cơ quan (Hoá đơn, Chứng từ kế toán ). Tất cả các văn bản đến thuộc dạng phải đăng ký tại văn thư đều phải được đóng đấu “Đến”, ghi số đến và ngày đến (Có thể ghi cả giờ đến trong trường hợp cần thiết). Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; Văn bản đến qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in và đóng dấu “Đến”. Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không cần đóng dấu “Đến”, các văn bản này được chuyển cho các cơ quan, đơn vị có liên quan theo dõi, giải quyết. Dấu đến phải đóng rõ ràng bằng mực dấu đỏ ở phần giấy trống dưới số, ký hiệu văn bản (Đối với những văn bản có tên loại) hoặc dưới trích yếu nội dung văn bản (Đối với Công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày tháng năm của văn bản. Mẫu dấu đến được quy định như sau: TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: . ĐẾN Ngày: Chuyển: Kích thước: dài 50 mm; rộng 30 mm
  32. Hướng dẫn cách ghi: a. Số đến: Là số thứ tự đăng ký văn bản đến, số đến được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 của ngày đấu năm đến số cuối cùng của ngày cuối năm. b. Ngày đến: Là ngày tháng năm cơ quan nhận văn bản, văn bản nhận ngày nào phải ghi ngày ấy. Trong trường hợp văn bản có đóng dấu “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC”, Cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận văn bản đến. c. Chuyển: Ghi tên đơn vị, cá nhân nhận văn bản. Phần trên cùng của dấu “Đến”, ghi tên cơ quan, tổ chức. Ví dụ: UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN HẢI CHÂU. PHÒNG GD&ĐT QUẬN SƠN TRÀ. 1.4. Đăng ký văn bản đến. Hiện nay, nhiều cơ quan đăng ký văn bản đến bằng hai phương pháp: 1.4.1. Đăng ký truyền thống (Đăng ký bằng sổ). + Lập sổ đăng ký văn bản đến. Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập các loại sổ cho phù hợp. Đối với những cơ quan tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến trong một năm thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau: * Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các văn bản, trừ văn bản mật). * Sổ đăng ký văn bản mật đến. Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến 5000 văn bản đến trong một năm, nên lập các loại sổ sau: * Sổ đăng ký văn bản của các Bộ, ngành, cơ quan Trung ương. * Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác, * Sổ đăng ký văn bản mật đến. Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một năm thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản mật đến. Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo có thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư không nhiều thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để đăng ký. Đối với
  33. những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì cần lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân hoặc sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật. + Đăng ký văn bản đến Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể và văn bản mật đến được thực hiện theo mẫu sau: * Mẫu sổ: Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn trên giấy A4 (210mm x 297 mm) - Bìa và trang đầu: Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày theo minh họa tại hình vẽ dưới đây. (1) . (2) . SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 200 (3) Từ ngày đến ngày (4) Từ số đến số .(5) Quyển số: (6) Hướng dẫn cách ghi: (1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có); (2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị); (3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;
  34. (4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ; (5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ; (6): Số thứ tự của quyển sổ. Trên trang đầu của các loại sổ cần có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng. - Phần đăng ký văn bản đến: Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420 x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây: Ngày Số Tác giả Số, ký Ngày Tên loại và Đơn vị Ký Ghi đến đến hiệu tháng trích yếu nội hoặc nhận chú dung người nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ngày đến. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến” Ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12. Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”. Cột 3: Tác giả. Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đối với đơn, thư. Cột 4: Số, ký hiệu. Ghi số và ký hiệu của văn bản đến. Cột 5: Ngày tháng. Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc ngày, tháng, năm của đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1,2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số Ví dụ: 05/02/04, 31/12/05. Cột 6: Tên loại và trích yếu nội dung. Ghi tên loại (trừ công văn thì không phải ghi tên loại) của văn bản đến (tên loại văn bản có thể được viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đanưg ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó. Cột 7: Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn
  35. bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền. Cột 8: Ký nhận. Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản. Cột 9: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao ) Sổ đăng ký văn bản mật đến Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến cũng giống như sổ đăng ký văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 6). Ngày Số Tác Số, Ngày Tên loại Đơn vị Ký Ghi đến đến giả ký tháng và trích Mức hoặc nhận chú hiệu yếu độ Mật người nội dung nhận 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thường); riêng ở cột 7 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền. Mẫu sổ và việc đăng ký đơn, thư được thực hiện theo mẫu sau: * Mẫu sổ Sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm. - Bìa và trang đầu Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và tràn đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “SỔ ĐĂNG KÝ ĐƠN, THƯ”. - Phần đăng ký đơn, thư: Phần đăng ký đơn, thư được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Ngày Số đến Họ tên, địa Ngày Trích yếu Đơn vị Ký Ghi đến chỉ người tháng nội dung hoặc người nhận chú gửi nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
  36. - Hướng dẫn đăng ký. Cột 1: Ngày đến. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”. Ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12. Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”. Số đến là số thứ tự đăng ký của đơn, thư mà cơ quan, tổ chức nhận được (nếu đơn, thư được ghi số đến và đăng ký riêng) hoặc số thứ tự đăng ký của văn bản đến nói chung (nếu đơn, thư được lấy số đến và đăng ký chung với các loại văn bản đến khác). Cột 3: Họ tên, địa chỉ người gửi. Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa chỉ, số điện thoại (nếu có) của người gửi đơn, thư. Cột 4: Ngày tháng. Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, Ví dụ: 05/02/04, 31/12/05. Trường hợp trên đơn, thư không ghi ngày tháng thì có thể lấy ngày, tháng, năm theo dấu bưu điện nhưng cần có ghi chú cụ thể. Cột số 5: Trích yếu nội dung. Ghi theo trích yếu nội dung trên đơn. Nếu đơn thư không có trích yếu nội dung thì phải tóm tắt nội dung của đơn, thư đó. Cột số 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn, thư căn cứ theo ý kiến phân phối chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền. Cột số 7: Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn, thư. Cột số 8: Ghi những điểm cần thiết khác (thư lần thứ, Thư không có ngày tháng ) 1.4.2. Đăng ký bằng máy vi tính. Việc đăng ký văn bản đến bằng máy vi tính được thực hiện theo hướng dẫn tại bản Hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư lưu trữ ban hành kèm Công văn số: 608/LTNN-TTNC, ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước). 2. Trình và chuyển giao văn bản đến: 2.1. Trình văn bản đến. Sau khi văn bản được đăng ký xong phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được giao trách nhiệm (gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét, cho ý kiến phân phối chỉ đạo giải quyết.
  37. Người có thẩm quyền căn cứ vào nội dung của văn bản; quy chế làm việc của cơ quan; Chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho từng đơn vị, cá nhân để cho ý kiến phân phối giải quyết văn bản. Đối với những văn bản đến có liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân. Ý kiến phân phối được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng (Gọi là Phiếu Giải quyết văn bản đến). Mẫu phiếu như sau: TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc , Ngày tháng năm PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN (1) Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức: (2) Ý kiến của lãnh đạo đơn vị: (3) Ý kiến đề xuất của người giải quyết: (4) Hướng dẫn ghi. (1): Ghi tên loại; số, ký hiệu; ngày tháng năm; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. (2): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của nguời có thẩm quyền giao cho các đơn vị, cá nhân chủ trì hoặc tham gia giải quyết; thời hạn giải quyết đối với mỗi đơn vị, cá nhân và ngày tháng năm cho ý kiến phân phối giải quyết. (3): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo đơn vị giao cho cá nhân; Thời hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có) và ngày tháng cho ý kiến.
  38. (4): Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến của cá nhân và ngày tháng đề xuất ý kiến. Sau khi có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn thư. 2.2. Chuyển giao văn bản đến Văn bản đến sau khi đã có ý kiến phân phối chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, Văn thư cơ quan phải chuyển văn bản đến đúng đối tượng có trách nhiệm giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo các yêu cầu sau đây: + Nhanh chóng: Văn bản cần được chuyển giao cho các đối tượng có liên quan ngay trong ngày hoặc chậm nhất là vào đầu giờ làm việc của ngày hôm sau. + Đúng đối tượng: Văn bản phải được chuyển đúng đơn vị, cá nhân có thẩm quyền giải quyết. + Chặt chẽ: Khi chuyển giao văn bản phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận. Đối với những văn bản có dấu “Thượng khẩn”, “Hoả tốc” cần phải ưu tiên chuyển giao trước và phải ghi rõ thời gian chuyển. Tại các đơn vị, sau khi nhận được văn bản đến, cán bộ nhận văn bản phải vào sổ của đơn vị mình và trình văn bản cho Thủ trưởng của đơn vị xem xét, cho ý kiến phân phối, giải quyết sau đó văn bản được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết. Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số đến, ngày đến và chuyển cho đơn vị, cá nhân đã nhận bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng. Khi chuyển giao văn bản, văn thư cần lập sổ chuyển giao để tiện theo dõi, tránh tình trạng thất lạc, mất mác tài liệu. Đối với những cơ quan tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản. Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 văn bản đến một năm thìu nên lập sổ riêng để chuyển giao văn bản. Mẫu sổ như sau: Sổ chuyển giao văn bản được in sẵn trên giấy có kích thước: 210 x 297 mm hoặc 148 x 210 mm. Tờ bìa: Giống tờ bìa của Sổ Đăng ký văn bản đến nhưng thay tên sổ bằng: SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN và không có dòng chữ “Từ số . đến số .” Phần đăng ký chuyển giao:
  39. gày chuyển Số đến Đơn vị hoặc người Ký nhận Ghi chú nhận 1 2 3 4 5 Hướng dẫn cách ghi: Cột số 1: Ghi ngày tháng năm chuyển văn bản Cột số 2: Ghi số đến (Ghi theo số trong dấu “Đến”) Cột số 3: Ghi rõ ràng đầy đủ tên đơn vị, cá nhân nhận văn bản (căn cứ theo ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền). Côt số 4: Chữ ký xác nhận của người nhận văn bản Cột số 5: Ghi những điểm cần thiết khác (Bản sao, số lượng văn bản ) Đối với việc chuyển giao văn bản “Mật”, “Tối mật” và “Tuyệt mật” thì cần phải chú ý một số điểm sau đây: Thứ nhất, Văn thư không được giao phụ trách văn bản “Mật” (chỉ chung cả văn bản “Tối mật”, “Tuyệt mật”) thì chỉ cần ghi vào sổ phần ghi ngoài bì, sau đó chuyển cả bì đến tay người nhận và ký vào sổ chuyển giao văn bản. Thứ hai cán bộ văn thư được giao phụ trách thì thực hiện các công việc như đối với việc xử lý văn bản thường. Nếu cơ quan nào văn bản “Mật” có số lượng nhiều thì làm sổ chuyển giao riêng. Trường hợp số lượng văn bản “Mật” ít, thì sử dụng chung sổ chuyển giao văn bản thường, nhưng phải thêm cột ghi mức độ “Mật”. 3. Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến. Đây được coi là một khâu quan trọng bậc nhất của cán bộ công chức làm công tác văn thư nói riêng và của các Văn phòng, các phòng Hành chính của cơ quan nói chung. 3.1. Giải quyết văn bản đến. Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị và cá nhân co trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan. Đối với những văn bản có mức độ khẩn phải được ưu tiên giải quyết trước, không được để chậm trễ. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết,
  40. đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân. Đối với những văn bản có liên quan đến các đơn vị, cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết văn bản cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét phê duyệt, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan. 3.2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Tất cả các văn bản đến có ấn định thời gian giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của cơ quan đều phải theo dõi, đôn đốc về thời gian giải quyết. Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến được quy định như sau: - Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo đúng thời hạn quy định. - Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: Tổng số văn bản đến; Văn bản đến đã được giải quyết; Văn bản đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo cho người được giao trách nhiệm. Trường hợp cơ quan chưa ứng dụng máy tính để theo dõi việc giải quyết văn bản đến thì văn thư phải lập sổ để theo dõi việc giải quyết văn bản đến. Mẫu sổ như sau: Tờ bìa: Giống sổ chuyển giao văn bản đến nhưng thay tên sổ bằng: SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN. Phần đăng ký theo dõi được thiết kế trên giấy A3 gồm các cột: Đơn vị Tên loại; số, ký Số, ký hoặc Số hiệu; ngày tháng Thời hạn Tiến độ hiệu văn Ghi người đến và tác giả văn giải quyết giải quyết bản chú nhận văn bản trả lời bản 1 2 3 4 5 6 7
  41. Hướng dẫn đăng ký. Cột số 1: Ghi số đến theo số đã được ghi ở dấu “Đến”. Cột số 2: Ghi tên loại, số ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản. Cột số 3: Ghi tên đơn vị, cá nhân nhận văn bản theo ý kiến phân phối của người có thẩm quyền. Cột số 4: Ghi thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật, của cơ quan, của người có thẩm quyền. Cột số 5: Ghi tiến độ giải quyết văn bản so với thời hạn đã được quy định. Cột số 6: Ghi số, ký hiệu của văn bản trả lời. Cột số 7: Ghi những điểm cần thiết khác. Lưu ý: Đối với những tài liệu có đóng dấu “Thu hồi”, cán bộ văn thư cần theo dõi thu hồi đúng thời hạn, tránh thất lạc, mất mác tài liệu.
  42. Chương V LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN A. LẬP HỒ SƠ. I. Khái niệm về hồ sơ. Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan bao gồm văn bản do cơ quan ban hành và văn bản của các cơ quan khác hoặc cá nhân khác gửi tới, sau khi đã giải quyết xong cần được lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng trong hoạt động quản lý của cơ quan và phục vụ các yêu cầu nghiên cứu khác. Hồ sơ là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong công tác hành chính văn phòng và công tác lưu trữ. Thuật ngữ này được giải thích như sau: Hồ sơ là một hoặc một tập văn bản có liên quan với nhau về một sự việc, vấn đề (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết sự việc, vấn đề đó. Ví dụ: Hồ sơ về một vụ án hình sự, hồ sơ về một vụ tranh chấp nhà đất, hồ sơ về một kỳ họp của Quốc hội Hồ sơ còn có thể là một tập văn bản được kết hợp lại do có những điểm giống nhau khác, như cùng một loại văn bản, cùng một tác giả, cùng thời gian ban hành Ví dụ: - Tập thông báo của Chính phủ và các Bộ (Các văn bản trong hồ sơ này là đều cùng một loại: Thông báo). - Tập Quyết định của Ủy ban Nhân dân Huyện X (Các văn bản trong hồ sơ có cùng tên gọi: Quyết định). - Tập Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ. (các văn bản trong hồ sơ này là đều của cùng một tác giả: Thủ tướng Chính phủ). - Kế hoạch, báo cáo của Sở Thương mại và Sở Tài chính năm 1994. (Các văn bản trong hồ sơ trên đều được ban hành trong năm 1994). Hồ sơ là một khái niệm về phân loại, dùng để phân loại các văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, cá nhân hoặc các phông lưu trữ theo các vấn đề, sự việc Từ khái niệm về hồ sơ, chúng ta có thể định nghĩa về lập hồ sơ như sau: Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc thành từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc trưng
  43. khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo một phương pháp khoa học. Lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thư cơ quan, được thực hiện trong suốt quá trình giải quyết công việc, tức là công việc giải quyết đến đâu, cán bộ phụ trách công việc đó phải tiến hành sưu tầm, tập hợp các văn bản liên quan đến việc đó để lập hồ sơ. Trong thực tế, việc lập hồ sơ cũng được tiến hành một cách phổ biến trong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ Nhà nước, do việc lập hồ sơ ở văn thư cơ quan làm chưa tốt. II. Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ. Lập hồ sơ hiện hành là khái niệm dùng để chỉ việc lập hồ sơ đối với các văn bản vừa giải quyết xong của cơ quan và do cán bộ viên chức hoặc văn thư cơ quan lập. Nếu trong một cơ quan công tác lập hồ sơ hiện hành được thực hiện tốt sẽ có tác dụng sau đây: 1. Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, nhân viên. Trong một cơ quan, nếu công văn giấy tờ trong quá trình giải quyết và sau khi giải quyết xong được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sự việc phản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan và từng đơn vị tổ chức, từng bộ phận, sẽ giúp cho các cán bộ và thủ trưởng cơ quan tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng và kịp thời. Do đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác của từng cán bộ nói riêng, của cơ quan nói chung. 2. Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ. Mỗi khi văn bản được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho thủ trưởng cơ quan, các đơn vị tổ chức và cán bộ văn thư theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình, biết được những hồ sơ tài liệu nào cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát hiện được những văn bản bị phân tán, thất lạc hoặc mất mát do cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn được bí mật của cơ quan và Nhà nước. 3. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Công tác lập hồ sơ ở cơ quan hiện hành nếu làm được tốt tức là đã bước đầu phân loại và xác định được giá trị của văn bản. Trên cơ sở đó, cán bộ văn thư dễ dàng lựa chọn những văn bản có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan được hoàn chỉnh. Nếu hồ sơ được lập ở văn thư, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ làm tốt công tác chỉnh lý
  44. và các nghiệp vụ chuyên môn khác, tránh được những khó khăn, phức tạp trong việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu , do đó mà nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác lưu trữ. Theo quy định, lập hồ sơ là trách nhiệm của cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ trong các cơ quan, tổ chức, phần việc thuộc trách nhiệm giải quyết của người nào thì trong qúa trình giải quyết, người đó phải lập hồ sơ. III. Nội dung và yêu cầu của lập hồ sơ. 1. Nội dung của lập hồ sơ. Điều 21, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư quy định nội dung và yêu cầu của lập hồ sơ như sau: - Mở hồ sơ; - Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ. - Kết thúc và biên mục hồ sơ. 2. Yêu cầu của lập hồ sơ. Hồ sơ được lập cần đảm bảo những yêu cầu sau đây: 2.1. Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ chức hình thành hồ sơ. Chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị là cơ sở cho những hoạt động của cơ quan, đơn vị đó. Mỗi cơ quan, đơn vị đều có chức năng nhiệm vụ nhất định do Nhà nước hoặc cơ quan cấp trên giao. Do đó, văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị tất yếu phải phản ánh chức năng và nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó. Nói cách khác, chúng phản ánh hoạt động của cơ quan, đơn vị trên từng mặt công tác, từng vấn đề, sự việc cụ thể. Chính vì vậy, thành phần và nội dung văn bản trong mỗi hồ sơ thường lệ thuộc bởi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, đơn vị. Ví dụ: Hồ sơ về cơn bão số 3 (2003) lập ở Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa bao gồm những văn bản chỉ đạo về phòng chống cơn bão số 3 của Chính phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, Báo cáo của các sở, các ngành, Uỷ ban nhân dân các huyện về tình hình phòng, chống bão và những thiệt hại do cơn bão gây ra Còn hồ sơ về cơn bão số 3 do Uỷ ban nhân dân các huyện của Thanh Hóa lập thì lại gồm những tài liệu về chỉ đạo phòng, chống bão lụt của UBND tỉnh, UBND huyện và huyện uỷ của huyện đó, báo cáo về tình hình phòng chống và thiệt hại do cơn bão số 3 gây ra của UBND huyện, các ngành, các địa phương trong huyện Hồ sơ về cơn bão số 3 năm 2003 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa
  45. phản ánh chức năng nhiệm vụ của Uỷ ban nhân dân tỉnh trong công tác phòng chống bão. Còn hồ sơ về cơn bão số 3 (2003) do Uỷ ban nhân dân các huyện lập thì phản ánh chức năng nhiệm vụ của UBND huyện về mặt này. Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này có nghĩa là toàn bộ hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng đắn chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, từng hồ sơ phải thể hiện được chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị trong việc giải quyết vấn đề, sự việc được đề cập ở hồ sơ. Do đó, đối với những văn bản không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ chức hình thành hồ sơ đó thì không lập hồ sơ (hoặc không đưa vào hồ sơ). 2.2. Văn bản, giấy tờ được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phải phản ánh được trình tự giải quyết công việc hoặc trình tự diễn biến của sự việc. Nhìn chung mọi sự việc, vấn đề do cơ quan giải quyết đều phải trải qua một quá trình hoặc ngắn, hoặc dài. Nói cách khác, đều có khởi đầu và kết thúc. Văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc có mối liên quan chặt chẽ với nhau, đó là khách quan chứ không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của con người. Hồ sơ lập ra có đảm bảo mối liên hệ khách quan của văn bản thì mới phản ánh các vấn đề, sự việc được trọn vẹn, giữ được mối liên hệ bên trong của chúng. Do đó giúp cán bộ cơ quan nghiên cứu, sử dụng tài liệu được dễ dàng và hoàn chỉnh. Thực hiện yêu cầu này, đòi hỏi người lập phải biết phân định hồ sơ cho phù hợp, không xé lẻ những văn bản có liên quan về một sự việc, vấn đề để lập thành những hồ sơ khác nhau. Yêu cầu này sẽ không thể thực hiện khi lập hồ sơ theo các đặc trưng về hình thức của văn bản. Ví dụ: Hồ sơ “Tập thông báo của Chính phủ năm 1995” (Trong hồ sơ này gồm nhiều bản thông báo có nội dung khác nhau, không liên quan hoặc ít liên quan với nhau). 2.3. Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều. Trong thực tế hoạt động của các cơ quan, văn bản phản ánh về một vấn đề, sự việc thường hình thành khá nhiều, trong đó có những văn bản có ý nghĩa lịch sử, ý nghĩa thực tiễn lâu dài, có những văn bản chỉ có ý nghĩa thực tiễn trong thời gian ngắn, thậm chí không còn ý nghĩa gì sau khi công việc đã được giải quyết. Các loại văn bản nói trên do giá trị khác nhau, yêu cầu nghiên cứu, sử dụng không giống nhau nên thời hạn bảo quản chúng cũng sẽ khác nhau. Chẳng hạn, văn bản có ý nghĩa lịch sử sẽ phải giao nộp cho lưu trữ Nhà nước tức các trung tâm (kho) lưu trữ quốc gia, văn bản có ý nghĩa thực tiễn lâu dài sẽ bảo quản lâu dài ở lưu trữ cơ quan, còn văn bản có ý nghĩa thực tiễn trong thời gian ngắn thì có thể giữ lại ở các đơn vị tổ chức
  46. trong cơ quan một thời gian nhất định, rồi tiêu huỷ theo sự hướng dẫn của lưu trữ cơ quan, đối với những văn bản không còn ý nghĩa thì có thể loại huỷ. Do đó, khi lập hồ sơ, cần chú ý phân biệt giá trị của các văn bản, sao cho các văn bản trong một hồ sơ có giá trị đồng đều. Nếu đảm bảo được yêu cầu này, sẽ làm tăng thêm chất lượng văn bản được bảo quản, phục vụ nghiên cứu được tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản, cán bộ lưu trữ sẽ khỏi mất công điều chỉnh hoặc lập lại hồ sơ. Ví dụ1: Ở Uỷ ban nhân dân thành phố Đà Nẵng, các văn bản phản ánh tình hình thực hiện kế hoạch Nhà nước năm 2000 của thành phố được lập thành những hồ sơ sau: - Báo cáo của Uỷ ban nhân dân thành phố về tình hình thực hiện kế hoạch Nhà nước năm 2000. - Báo cáo của Uỷ ban nhân dân thành phố về tình hình thực hiện kế hoạch Nhà nước hàng quý, 6 tháng đầu năm 2000. Trong hai hồ sơ trên thì hồ sơ đầu cần bảo quản vĩnh viễn, còn hồ sơ thứ hai chỉ bảo quản trong thời gian nhất định. Rất dễ nhận thấy, nếu người lập hồ sơ không chú ý đến yêu cầu đảm bảo cho các văn bản trong hồ sơ có giá trị đồng đều thì hai hồ sơ trên có thể nhập làm một. Ví dụ 2: Các Quyết định và công văn của cơ quan thì không thể sưu tầm để đưa vào cùng một hồ sơ vì giá trị pháp lý của loại văn bản này khác nhau. Ví dụ 3: Trong quá trình hoạt động của cơ quan thường có các loại Kế hoạch, Báo cáo của cơ quan và của các đơn vị trực thuộc. Khi lập hồ sơ ta không thể sưu tầm Báo cáo tổng kết của cơ quan và của đơn vị trực thuộc vào một hồ sơ. Vì Báo cáo tổng kết của cơ quan bao giờ cũng có giá trị cao hơn Báo cáo của các đơn vị trực thuộc. Tuy nhiên, không nên hiểu yêu cầu này một cách cứng nhắc, bao giờ cũng tách rời từng văn bản trong hồ sơ để xét giá trị của chúng. Vì trong thực tế, có những hồ sơ gồm các văn bản có liên quan mật thiết với nhau, toàn bộ văn bản hợp thành mới tạo nên giá trị của hồ sơ đó. Trong trường hợp này, phải xem xét giá trị của chúng trong mối liên quan với các văn bản khác của hồ sơ, ví dụ như hồ sơ về một vụ án, hồ sơ về thanh tra, kiểm tra, hồ sơ cán bộ. 4. Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản. Muốn cho hồ sơ lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể dùng làm bằng chứng pháp lý, thì đòi hỏi các văn bản trong hồ sơ phải đúng thể thức văn bản do Nhà nước quy định, nghĩa là phải có Quốc hiệu, tên cơ quan, số ký hiệu
  47. văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan Nếu văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành mà thiếu những yếu tố trên, sẽ không có giá trị pháp lý. Xét về lâu dài, những văn bản như vậy sẽ không thể trở thành sử liệu đáng tin cậy. Do vậy, khi lập hồ sơ, cần coi trọng đúng mức yêu cầu này, chú ý thu thập và lựa chọn những tài liệu đảm bảo thể thức để đưa vào hồ sơ. 5. Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác. Khi lập hồ sơ, cần phải làm tốt công tác biên mục bên trong và bên ngoài bìa hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần và nội dung văn bản trong hồ sơ để tra tìm, nghiên cứu được nhanh chóng và thuận lợi IV. Phương pháp lập hồ sơ. 1. Lập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ 1.1. Khái niệm, tác dụng của Danh mục hồ sơ. 1.1.1- Khái niệm: Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan, đơn vị cần phải lập trong một thời gian nhất định (thường là một năm). 1.1.2 - Tác dụng: + Danh mục hồ sơ giúp cho việc phân loại, sắp xếp tài liệu và lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị được chủ động, hợp lý, khoa học, thuận tiện. + Giúp cho cán bộ trong cơ quan lập được hồ sơ đầy đủ, chính xác; là căn cứ cho cán bộ lưu trữ kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ của cán bộ chuyên môn. Giúp cho cán bộ lãnh đạo cơ quan, đơn vị nắm được toàn bộ công việc của cơ quan và công việc của từng cán bộ thừa hành. + Nêu cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, đơn vị đối với việc lập hồ sơ và là cơ sở cho việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 1.2. Phương pháp lập Danh mục hồ sơ. Có 2 phương pháp lập danh mục hồ sơ. + Cách thứ nhất: Cán bộ văn thư, lưu trữ của cơ quan dự kiến danh mục hồ sơ của từng đơn vị tổ chức (tổ, phòng, ban) trong cơ quan. Sau đó đưa cho cán bộ phụ trách và cán bộ nhân viên của các đơn vị tham gia ý kiến, rồi tổng hợp, bổ sung, hoàn chỉnh lại thành danh mục hồ sơ của cơ quan, trình thủ trưởng cơ quan xem xét và ký duyệt. Cách làm này sẽ nhanh hơn nhưng khó làm vì nó đòi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ phải nắm chắc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và nhiệm vụ của từng cán bộ, nhân viên cũng như yêu cầu nghiên cứu của cán bộ thì mới lập được danh mục hồ sơ chính xác, phù hợp. Phương pháp này
  48. thường được vận dụng để lập Danh mục cho những cơ quan có cơ cấu tổ chức đơn giản. + Cách làm thứ hai: từng cán bộ, nhân viên căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác trong năm tới và nhiệm vụ cụ thể của mình để dự kiến những hồ sơ mình cần lập, đưa cho cán bộ phụ trách đơn vị tham gia ý kiến. Cán bộ phụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến của từng cá nhân trong đơn vị, bỏ những hồ sơ trùng hoặc không cần lập, bổ sung những hồ sơ còn thiếu thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị. Cán bộ văn thư, lưu trữ giúp Văn phòng hoặc phòng Hành chính tổng hợp danh mục hồ sơ của từng đơn vị thành danh mục hồ sơ của cơ quan, trình thủ trưởng xem xét, ký duyệt. Cách làm này sẽ dự kiến được danh mục hồ sơ chính xác hơn nhưng thời gian thường bị kéo dài. Để làm tốt đòi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ cần phải kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn nghiệp vụ và phương pháp lập danh mục hồ sơ. Phương pháp này thường được áp dụng khi cơ quan có cơ cấu tổ chức phức tạp, khối lượng công việc nhiều. 1.3. Một số điểm cần chú ý khi lập danh mục hồ sơ. + Áp dụng cách làm nào là tuỳ thuộc vào tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị. Điều cơ bản là làm thế nào cho mỗi cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, tài liệu thấy được tác dụng của việc lập danh mục hồ sơ để tích cực tham gia ý kiến hoặc tham gia xây dựng và thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ. + Danh mục hồ sơ mỗi năm làm một lần vào tháng cuối năm để sử dụng cho năm sau. Đối với những cơ quan có tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ công tác ổn định hoặc ít thay đổi thì tập trung xây dựng một lần đầu, những năm sau chỉ cần bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với chương trình kế hoạch mới và tiếp tục sử dụng. + Muốn lập được danh mục hồ sơ chính xác, phù hợp cần nghiên cứu để nắm vững các điểm sau: - Nắm được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ, nhân viên trong cơ quan. - Nắm vững Kế hoạch hoạt động của cơ quan, các chế độ hội họp, chế độ báo cáo, tổ chức công tác văn thư, quan hệ giữa cơ quan, đơn vị mình với cơ quan, đơn vị khác; chương trình, kế hoạch của cơ quan, đơn vị - Nắm được các loại văn bản, tài liệu của cơ quan làm ra và văn bản, tài liệu của các cơ quan khác gửi đến, các loại hồ sơ đã lập trong năm trước. - Nắm được các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, bảng thời hạn bảo quản mẫu (nếu có), kinh nghiệm xác định giá trị tài liệu của
  49. những năm trước. - Việc xây dựng danh mục hồ sơ cần làm dần từng bước, sau mỗi năm cần rút kinh nghiệm để danh mục hồ sơ ngày càng hoàn chỉnh hơn, sát với thực tế, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị. Mẫu danh mục hồ sơ: Tên cơ quan chủ quản CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Tên cơ quan (đơn vị) Độc lập - Tự do - Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ CỦA NĂM Số và ký hiệu Thời hạn Tiêu đề hồ sơ Người lập Ghi chú hồ sơ bảo quản 2 3 4 5 6 Danh mục hồ sơ này có hồ sơ bao gồm: hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn. hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài. hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời. Địa danh, ngày tháng năm
  50. (THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN) (Ký - đóng dấu) * Hướng dẫn cách ghi các cột: Cột 1: Ghi số thứ tự hồ sơ: số đánh liên tục cho toàn bản danh mục hồ sơ, bắt đầu từ số 01 cho đến số n (n là số của hồ sơ cuối cùng trong danh mục). Cột 2: Số và ký hiệu hồ sơ: số hồ sơ đánh cho từng đơn vị tổ chức. Ký hiệu là chữ viết tắt của tên đơn vị tổ chức hình thành hồ sơ. Cuối mỗi đơn vị tổ chức cần để dự phòng một số hồ sơ, khi có việc mới phát sinh sẽ bổ sung vào. Ví dụ: Số 01 - TH Số 01 - HC Số 01 - TCCB Cột 3: Ghi tên đơn vị tổ chức và tên hồ sơ: thứ tự các đơn vị tổ chức ghi thành các mục I, II: tên đơn vị tổ chức ghi bằng chữ to giữa dòng. Ví dụ: I. PHÒNG TỔNG HỢP II. PHÒNG TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH. Cột 4: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời. Thời hạn bảo quản được xác định dựa trên cơ sở bảng thời hạn bảo quản mẫu và vận dụng vào thực tế tài liệu của cơ quan. Trong một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu có giá trị khác nhau thì thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định bằng giá trị của văn bản, tài liệu có giá trị cao nhất. Cột 5: Ghi họ tên người lập hồ sơ (ai phụ trách việc gì phải có trách nhiệm lập hồ sơ của phần việc đó. Trong trường hợp này phải ghi tên của người chịu trách nhiệm lập hồ sơ). Cột 6: Ghi chú: hồ sơ mật, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, chuyển sang năm sau (nếu hồ sơ chưa giải quyết xong) hoặc mới bổ sung 1.4. Hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục. Để danh mục hồ sơ phát huy được tác dụng đối với việc lập hồ sơ, thì công tác hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ cần phải được chỉ đạo chặt chẽ, thường xuyên. Về nghiệp vụ lập hồ sơ phải được hướng dẫn cụ thể, tỉ mỉ. Mặt khác cần tuyên truyền, vận động để mỗi cán bộ, nhân viên xác định
  51. được trách nhiệm, thực hiện nghiêm chỉnh chế độ lập hồ sơ do Nhà nước quy định. Việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ cần tiến hành như sau: - Danh mục hồ sơ sau khi đã được Thủ trưởng cơ quan ký duyệt thì sao thành nhiều bản, cán bộ văn thư giữ một bản, Thủ trưởng cơ quan, Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) mỗi người giữ một bản để theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị và để lập những hồ sơ thuộc trách nhiệm của Thủ trưởng, của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính). - Mỗi đơn vị tổ chức giữ một bản hoặc phần danh mục hồ sơ của đơn vị mình để làm căn cứ lập những hồ sơ thuộc trách nhiệm của đơn vị. - Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ trong cơ quan căn cứ vào danh mục hồ sơ, xem mình cần phải lập những hồ sơ gì thì chuẩn bị bìa hồ sơ, trong quá trình giải quyết công việc chú ý thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ. Cuối năm, cá nhân đơn vị căn cứ vào danh mục hồ sơ để tổng hợp hồ sơ đã lập, sắp xếp hoàn chỉnh lại và chuẩn bị nộp lưu vào phòng (tổ, bộ phận) Lưu trữ cơ quan. Những hồ sơ mà cán bộ thừa hành còn phải nghiên cứu, tham khảo hoặc còn phải tiếp tục giải quyết sang năm sau thì cần ghi chú vào danh mục hồ sơ. - Danh mục hồ sơ là bản dự kiến trước có thể chưa sát với thực tế. Vì vậy trong quá trình giải quyết cần theo dõi, điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với thực tế giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị. Nếu có việc mới phát sinh cần bổ sung vào danh mục hồ sơ, những việc đã dự kiến nhưng thực tế không thực hiện được thì ghi rõ vào cột ghi chú của danh mục hồ sơ: “Không hình thành hồ sơ”. Việc hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục tổ chức thực hiện tốt thì từng cán bộ nhân viên sẽ thấy được tác dụng thiết thực của việc lập hồ sơ, dần dần mọi người sẽ tự giác lập hồ sơ về những công việc của mình, từ đó sẽ trở thành một chế độ làm việc bắt buộc, thường xuyên và nề nếp trong cơ quan. 2. Lập hồ sơ trong trường hợp không có Danh mục hồ sơ. Lập hồ sơ theo sự hướng dẫn của bản danh mục hồ sơ tuy có nhiều thuận lợi cho cán bộ cơ quan, nhưng trong thực tế, hầu hết các cơ quan Nhà nước đã không lập được bản danh mục này, văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan đã không được chú ý phân loại khoa học ngay từ khi các vấn đề, sự việc vừa được giải quyết xong. Do đó các văn bản thường bị phân tán, lẫn lộn giữa vấn đề này với vấn đề khác. Trong trường hợp này, việc lập hồ sơ sẽ trở nên khó khăn hơn và được tiến hành theo trình tự sau :
  52. - Phân định hồ sơ. - Sắp xếp văn bản trong hồ sơ. - Đánh số tờ. - Viết Mục lục văn bản. - Viết chứng từ kết thúc. - Viết bìa hồ sơ. 2.1. Phân định hồ sơ: Phân định hồ sơ là căn cứ vào nội dung và các đặc trưng khác của văn bản (những điểm giống nhau của văn bản) để chia chúng thành các hồ sơ cụ thể, phù hợp với khái niệm hồ sơ và đảm bảo các yêu cầu về lập hồ sơ. Đây là khâu quan trọng có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng hồ sơ được lập. Hồ sơ được phân định hợp lý thì về cơ bản đã đảm bảo được bốn trong năm yêu cầu lập hồ sơ. Lập hồ sơ là một khái niệm về phân loại nên khi phân định hồ sơ phải căn cứ vào các đặc trưng phổ biến của văn bản, như các đặc trưng vấn đề, tên gọi, tác giả, cơ quan giao dịch, thời gian, địa dư. Trong đó phải lấy một đặc trưng làm căn cứ chủ yếu. Sau đây là cách vận dụng các đặc trưng của văn bản để lập hồ sơ. a. Đặc trưng vấn đề. Khi phân định hồ sơ, chủ yếu phải lấy vấn đề mà nội dung văn bản đề cập làm cơ sở để sưu tầm và tập hợp văn bản. Tất cả những văn bản có nội dung liên quan với nhau về một vấn đề (một sự việc, một công việc, một đối tượng) sẽ được tập hợp thành một hồ sơ. Hồ sơ lập theo đặc trưng này sẽ phù hợp với khái niệm về hồ sơ và đảm bảo đầy đủ nhất các yêu cầu về lập hồ sơ. Trong thực tế, người ta thường nghiên cứu văn bản theo từng vấn đề, sự việc, do đó, nếu hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề sẽ giúp cho người nghiên cứu tra tìm văn bản được nhanh chóng, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh. Điều quan trọng nhất khi phân định hồ sơ theo đặc trưng này là phải xác định phạm vi vấn đề (sự việc) cho hợp lý. Nói chung, văn bản trong một hồ sơ phải cùng phản ánh một vấn đề cụ thể. Phạm vi vấn đề rộng hay hẹp chủ yếu là tuỳ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ chức hình thành nên văn bản. Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan quy định thành phần, nội dung và khối lượng văn bản hình thành. Đối với những cơ quan nhỏ, một nhiệm vụ cụ thể có thể phân thành một hồ sơ nhưng đối với những cơ quan lớn, một vấn đề có thể phân định thành nhiều hồ sơ. Ví dụ: Ở Uỷ ban nhân dân xã hàng năm có thể hình thành các hồ sơ về sản xuất nông nghiệp, công tác an ninh, trật tự, công tác văn hóa Đây là
  53. những nhiệm vụ cụ thể mà Uỷ ban nhân dân xã phải quản lý, khối lượng tài liệu hình thành về từng mặt công tác không nhiều, do đó tài liệu phản ánh về mỗi nhiệm vụ công tác nói trên có thể xem là một vấn đề và lập thành một hồ sơ. Ngược lại, đối với những cơ quan lớn, có chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động và quyền hạn lớn, văn bản phản ánh về một nhiệm vụ công tác nhiều thì có thể lập thành nhiều hồ sơ, mỗi hồ sơ là một sự việc cụ thể. Ví dụ: Văn bản về sản xuất nông nghiệp ở Uỷ ban nhân dân tỉnh không thể chỉ lập một hồ sơ như ở Uỷ ban nhân dân xã, mà phải phân định thành hàng chục hồ sơ, gồm các vấn đề cụ thể như: - Kế hoạch sản xuất nông nghiệp toàn năm. - Chỉ đạo sản xuất nông nghiệp. - Kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất nông nghiệp toàn năm. - Kế hoạch sản xuất nông nghiệp từng vụ. - Phòng trừ sâu bệnh. - Các biện pháp kỹ thuật - sản xuất nông nghiệp. - Chăn nuôi gia cầm Khi lập hồ sơ, ta phải lấy đặc trưng này làm đặc trưng chủ yếu, Khi các văn bản còn lại là những văn bản đề cập đến những nội dung khác nhau, ta sẽ vận dụng các đặc trưng khác. b. Đặc trưng tên gọi. Đối với những loại văn bản có nội dung đề cập đến nhiều sự việc khác nhau, như Biên bản các cuộc họp thường kỳ của lãnh đạo cơ quan, các Nghị quyết hàng tháng của Ban chấp hành một đoàn thể quần chúng thì không thể phân định hồ sơ theo đặc trưng vấn đề, mà lập theo đặc trưng tên gọi là hợp lý nhất. Phân định hồ sơ theo đặc trưng này tức là quá trình sưu tầm, tập hợp những văn bản, tài liệu có cùng một tên gọi với nhau. Ví dụ: - Biên bản các cuộc họp thường kỳ của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Nam. - Tập Thông báo của Chính phủ năm 2003. Đặc trưng tên gọi thường được vận dụng để lập hồ sơ một số loại văn bản như Chỉ thị, Nghị quyết, Biên bản, Chương trình, Kế hoạch công tác, Thông báo, Báo cáo. Tuy nhiên, không phải tất cả các loại văn bản nói trên đều lập hồ sơ theo đặc trưng này, mà thông thường chỉ vận dụng đối với những văn bản có nội dung đề cập đến nhiều vấn đề, còn đối với các loại có nội dung phản ánh một vấn đề, sự việc cụ thể thì nên lập theo đặc trưng vấn đề.
  54. c. Đặc trưng tác giả. Tác giả là cơ quan hoặc cá nhân lập ra văn bản. Vận dụng đặc trưng này ta phải lấy tên cơ quan, cá nhân hình thành văn bản để phân định hồ sơ. Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có cùng một tác giả với nhau. (những văn bản đó có thể khác nhau về nội dung, về thể loại). Ví dụ: - Nghị quyết, Nghị định của Chính phủ năm 2002, 2003. - Quyết định, Chỉ thị của UBND Quận X năm 2000. 2001. Lập hồ sơ theo đặc trưng tác giả thường làm cho văn bản phản ánh về một vấn đề, sự việc bị xé lẻ, không giữ được mối liên hệ khách quan, gây khó khăn cho việc tra tìm và sử dụng tài liệu. Do vậy, trong thực tế đặc trưng này rất ít được vận dụng làm đặc trưng chính để lập hồ sơ. d. Đặc trưng thời gian. Lập hồ sơ theo đặc trưng thời gian tức là căn cứ vào thời gian lập ra văn bản để phân định hồ sơ. Các văn bản được lập ra trong cùng thời gian dù cho nội dung, tên gọi, tác giả của chúng có khác nhau cũng có thể lập thành một hồ sơ, Ví dụ: Các Nghị quyết, Chỉ thị của Thành uỷ Đà Nẵng ban hành năm 2003 có thể lập thành một hồ sơ có tiêu đề: Nghị quyết, Chỉ thị của Thành uỷ Đà Nẵng năm 2003. Thông thường người ta căn cứ vào năm ban hành văn bản để phân định hồ sơ. Nếu chỉ dựa vào thời gian ban hành văn bản để lập hồ sơ thì sẽ làm cho tài liệu phản ánh các hoạt động của cơ quan xé lẻ, gây khó khăn cho việc tra tìm và nghiên cứu. Do đó, đặc trưng này tuy được vận dụng phổ biến nhưng thường là đặc trưng phụ, được kết hợp với các đặc trưng khác nhau đặc trưng vấn đề, đặc trưng tên gọi. Ví dụ: Ở Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, các Nghị quyết, Quyết định, Thông tư của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành năm 2004 về công tác thuỷ, nông được phân định thành một hồ sơ có tiêu đề: Nghị quyết, Quyết định, Thông tư, của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ NN & PTNT về công tác thuỷ nông năm 2004. Hồ sơ trên được lập theo đặc trưng vấn đề kết hợp với đặc trưng thời gian. Trên thực tế khi phân định hồ sơ, ta thường kết hợp các đặc trưng Tác giả, Tên gọi và Thời gian với nhau. Ví dụ: - Tập Nghị quyết của Chính phủ năm 2004 - Tập Quyết định của Uỷ ban Nhân dân thành phố Đà Nẵng
  55. năm 2004. e. Đặc trưng cơ quan giao dịch. Cơ quan giao dịch tức là cơ quan có công văn, giấy tờ trao đổi trong quá trình giải quyết các công việc cụ thể có liên quan. Nếu vấn dụng đặc trưng này thì văn bản trao đổi giữa hai cơ quan sẽ được lập một hồ sơ cho dù nội dung của chúng đề cập đến các vấn đề khác nhau. Tuy nhiên lập như vậy sẽ không thuận lợi cho việc tra tìm, nghiên cứu tài liệu. Do vậy đặc trưng này thường được vận dụng kết hợp với đặc trưng vấn đề và được xem là một đặc trưng phụ. Ví dụ: Giữa Đại học Khoa học Huế với Trường THCN CKN Đông Á hàng năm trao đổi nhiều công văn có nội dung đề cập đến nhiều vấn đề, sự việc như vấn đề đào tạo Đại học tại chức Luật, vấn đề thực hiện quy chế giảng dạy và học tập, vấn đề hợp đồng giáo viên Nếu tất cả công văn này lập thành một hồ sơ theo đặc trưng cơ quan giao dịch (công văn trao đổi với trường THCN CKN Đông Á), thì sẽ không hợp lý mà phải phân định thành nhiều hồ sơ lấy vấn đề làm đặc trưng chính kết hợp với đặc trưng cơ quan giao dịch: - Công văn, giấy tờ trao đổi với Bộ Giáo dục và Đào tạo về vấn đề Tuyển sinh Đại học tại chức Luật. - Công văn, giấy tờ trao đổi với Bộ Giáo dục và Đào tạo về vấn đề Hiợp đồng giáo viên giảng dạy. - Công văn, giấy tờ trao đổi với Bộ Giáo dục và Đào tạo về vấn đề thực hiện quy chế giảng dạy và học tập f. Đặc trưng địa dư. Trong lập hồ sơ, có khi người ta còn đem những văn bản của các tác giả cùng trong một khu vực hoặc văn bản có nội dung liên quan đến một khu vực lập thành một hồ sơ. Tuy nhiên đặc trưng địa dư thường chỉ là đặc trưng phụ. Ví dụ: - Báo cáo của các Sở Nông nghiệp vùng đồng bằng sông Cửu Long về tình hình sản xuất nông nghiệp năm 2003. - Báo cáo tình hình công tác phòng chống cháy rừng của sở Lâm nghiệp các tỉnh Miền Trung, Tây nguyên năm 2004. Hai hồ sơ trên đã được lập theo đặc trưng vấn đề kết hợp với đặc trưng địa dư. Chỉ trong trường hợp văn bản không nhiều, nội dung lại tản mạn thì mới nên chọn đặc trưng địa dư phân định hồ sơ. Tóm lại, phân định hồ sơ là khâu quan trọng nhất của lập hồ sơ. Việc phân định hồ sơ phải dựa trên cơ sở các đặc trưng của văn bản (còn gọi là các đặc trưng lập hồ sơ), trong đó đặc trưng vấn đề là đặc trưng chủ yếu,
  56. được vận dụng nhiều nhất. Còn các đặc trưng khác thường được vận dụng kết hợp. 2.2. Sắp xếp văn bản trong hồ sơ. Các văn bản trong hồ sơ cần sắp xếp theo một trình tự hợp lý để tra tìm và nghiên cứu các văn bản được nhanh chóng và thuận lợi. Tuỳ theo nội dung và các đặc điểm khác của văn bản trong hồ sơ để chọn một trong những cách sắp xếp dưới đây: a. Sắp xếp theo trình tự thời gian. Bằng cách sắp xếp này, văn bản có ngày tháng ban hành sớm sẽ được xếp lên trên, các văn bản có ngày tháng ban hành muộn hơn sẽ lần lượt được xếp dưới.Cách sắp xếp này thường áp dụng đối với hồ sơ phản ánh sự việc, vấn đề theo trình tự thời gian và hồ sơ lập theo đặc trưng tên gọi văn bản, đặc trưng tác giả. Lưu ý: - Đối với các loại Kế hoạch nhiều năm, ta phải xếp vào năm đầu của Kế hoạch. - Đối với các loại Báo cáo nhiều năm, ta phải xếp vào năm cuối của Báo cáo. b. Sắp xếp theo số thứ tự của văn bản kết hợp với thời gian. Bằng cách sắp xếp này, văn bản nào có số nhỏ hơn sẽ được xếp trên, văn bản có số lớn hơn sẽ được xếp dưới. Cách sắp xếp này thường áp dụng đối với hồ sơ lập theo đặc trưng tác giả. Khi chọn cách sắp xếp này phải chú ý kết hợp với cách sắp xếp theo trình tự thời gian ban hành. c. Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc. Cách sắp xếp này sẽ theo trình tự mà các văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Theo cách sắp xếp này, các văn được sắp xếp theo trình tự sau: - Văn bản khởi đầu công việc, - Văn bản giải quyết công việc, - Văn bản bản kết thúc công việc. Ví dụ: Hồ sơ Hội nghị tổng kết có các văn bản sau: - Báo cáo tổng kết. - Kế hoạch hoạt động năm. - Kế hoạch tổ chức Hội nghị. - Diễn văn khai mạc.
  57. - Bài phát biểu của lãnh đạo cơ quan. - Bài phát biểu của lánh đạo cấp trên. - Biên bản của Hội nghị Theo cách sắp xếp này thì các văn bản trong hồ sơ nêu trên lần lượt được sắp xếp như sau: - Kế hoạch tổ chức Hội nghị. - Diễn văn khai mạc. - Báo cáo tổng kết, phương hướng kế hoạch. - Bài phát biểu của lãnh đạo cơ quan. - Bài phát biểu của cấp trên. - Biên bản Hội nghị d. Sắp xếp theo giá trị pháp lý của văn bản. Theo cách sắp xếp này, văn bản nào có giá trị pháp lý cao hơn, văn bản được xếp trên, văn bản nào có giá trị pháp lý thấp hơn sẽ được xếp dưới. Ví dụ: Trong hồ sơ có các văn bản sau: - Quyết định. - Thông tư. - Chỉ thị. - Nghị quyết Theo cách sắp xếp này thì các văn bản trong hồ sơ trên được xếp như sau: - Nghị quyết. - Quyết định. - Chỉ thị. - Thông tư. e. Sắp xếp theo vị trí của cơ quan ban hành. Theo cách sắp xếp này, văn bản do cơ quan có vị trí cao hơn ban hành sẽ được xếp trên. Văn bản do có quan có vị trí thấp hơn ban hành lần lượt được xếp dưới. Ví dụ: Trong một hồ sơ có các văn bản của các cơ quan sau: - Sở Giáo dục - Đào tạo. - Hội đồng Nhân dân thành phố. - Bộ Giáo dục - Đào tạo. - Uỷ ban Nhân dân thành phố