Giáo trình Hệ thống thông tin - Chương 2: Khảo sát hiện trạng - Phân tích yêu cầu

Nội dung text: Giáo trình Hệ thống thông tin - Chương 2: Khảo sát hiện trạng - Phân tích yêu cầu

1. Khảo sát hiện trạng – Phân tích yêu cầu Mục đích: Xây dựng được dự án Tin học hoá – kí được hợp đồng với doanh nghiệp Các bước tiến hành: - Khảo sát hiện trạng - Phân tích yêu cầu - Phác hoạ giải pháp - Lập dự trù – kế hoạch triển khai 1
2. Các mức khảo sát Tiến hành đồng thời ở cả 4 mức: - Mức thao tác thừa hành - Mức quản đốc/ trưởng bộ phận - Mức giám đốc điều hành - Mức cố vấn 2
3. Các phương thức khảo sát Phỏng vấn (Interviews) JAD – Joint Application Design Bản câu hỏi (Questionnaires) Phân tích tài liệu (Document Analysis) Quan sát (Observation) 3
4. Phỏng vấn Mục đích:  Hiểu được nghiệp vụ thực hiện và ý kiến của những người đang thực hiện  Nắm bắt được hiện trạng hệ thống  Nắm bắt được mục tiêu, tổ chức nhân sự và các yêu cầu đối với hệ thống Các bước cơ bản  Xác định mục tiêu phỏng vấn & lựa chọn người để phỏng vấn  Thiết kế câu hỏi phỏng vấn  Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn  Tiến hành phỏng vấn  Lập tài liệu và đánh giá cuộc phỏng vấn 4
5. Lựa chọn người để phỏng vấn Mục tiêu của phỏng vấn  Xác định các lĩnh vực cần tìm hiểu  Liệt kê các sự kiện muốn thu thập  Đặt được các ý tưởng, các đề nghị và các ý kiến Chọn người để phỏng vấn  Dựa trên những thông tin cần thu thập  Có vai trò khác nhau: người thực hiện trực tiếp, người quản lý  Bám sát cơ cấu tổ chức 5
6. Một số kiểu câu hỏi 6
7. Chiến lược đặt câu hỏi 7
8. Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn Chuẩn bị kế hoạch phỏng vấn  Danh sách câu hỏi  Dự đoán câu trả lời và theo dõi Xác định thứ tự ưu tiên Chuẩn bị  Lập lịch: thời gian, địa điểm  Thông báo mục đích và phạm vi  Có thể gửi trước một số câu hỏi 8
9. Tiến hành phỏng vấn Tự giới thiệu và giới thiệu mục đích của cuộc phỏng vấn Đặt các câu hỏi và lắng nghe câu trả lời (cho người được phỏng vấn có đủ thời gian để trả lời câu hỏi) Ghi chép & tổng kết các điểm chính Kết thúc cuộc phỏng vấn đúng thời gian và cảm ơn người được phỏng vấn 9
10. Đánh giá Đánh giá cuộc phỏng vấn  Xác định mức độ đầy đủ của các thông tin thu thập  Xác định hiệu quả của kế hoạch đã lập và mức độ hoàn thành  Nếu chưa đạt yêu cầu đề ra Xem xét các giải pháp khác để bổ sung thông tin thu thập Rút kinh nghiệm Lập tài liệu 10
11. Joint Application Development (JAD) Nhóm dự án, người dùng và quản lý làm việc cùng nhau để xác địch và phân tích các yêu cầu 12
12. Quá trình thực hiện 13
13. Dùng bản câu hỏi Tập các câu hỏi thường được gửi cho nhiều người Bản câu hỏi có ích cho việc thu thập thông tin từ các thành viên khác nhau Bản câu hỏi thường được sử dụng  Những người trả lời ở rải rác nhiều nơi  Nhiều người tham gia vào dự án  Cần thực hiện việc thăm dò  Cần giải quyết vấn đề trước khi phỏng vấn Có thể sử dụng nhiều loại câu hỏi khác nhau 16
14. Thiết kế bản câu hỏi tốt 17
15. Tìm hiểu tài liệu Nghiên cứu các tài liệu mô tả hệ thống hiện tại Các biểu mẫu, báo cáo, sổ tay về chính sách, cơ cấu tổ chức, Xem xét các mục dữ liệu cần thêm vào và các mục dữ liệu không sử dụng 18
16. Quan sát Quan sát các bước trong chu trình xử lý Quan sát mối liên hệ giữa các thành viên khác nhau: người ra quyết định, người thực hiện trực tiếp, Quan sát (nghiên cứu) các biểu mẫu, mẫu tin, bản báo cáo Quan sát hiệu ứng Hawthorne 19
17. Lựa chọn các kỹ thuật phù hợp Kiểu thông tin cần thu thập Độ chi tiết (độ sâu) của thông tin Độ rộng của thông tin Mức độ tổng hợp/tích hợp của thông tin Mức độ liên quan/phụ thuộc với người dùng Chi phí Kết hợp các kỹ thuật 20
18. So sánh các kỹ thuật 21
19. Xác định và phân tích yêu cầu Xác định hệ thống phải làm gì  yêu cầu chức năng và yêu cầu phi chức năng 3 kỹ thuật phân tích yêu cầu: BPA, BPI và BPR  Giá trị thực tế  Chi phí thực hiện  Rủi ro 5 kỹ thuật thu thập yêu cầu  Phỏng vấn, JAD, bản câu hỏi, xem xét tài liệu, quan sát  Cần lựa chọn và phối hợp các kỹ thuật phù hợp 22
20. Vòng đời phát triển hệ thống (Systems Development Life Cycle – SDLC) yêu cầu hệ thống Pha 1: Lập kế hoạch b/c khả thi Pha 2: Phân tích hệ thống Tài liệu đặc tả yêu cầu Pha 3: Thiết kế hệ thống Tài liệu thiết kế hệ thống Pha 4: Cài đặt hệ thống Hệ thống đã cài đặt Pha 5: 23 Vận hành, bảo trì
21. Phân tích hệ thống Mục đích  Hiểu yêu cầu đối với hệ thống cần xây dựng  Xác định phạm vi hệ thống mới Một số định nghĩa  Hệ thống hiện tại (as-is system) Hệ thống đang vận hành (có thể đã được tin học hóa hay chưa tin học hóa)  Hệ thống cần xây dựng (to-be system) Hệ thống đáp ứng các yêu cầu mới được cập nhật  Hệ thống đề xuất (system proposal) Hệ thống sẽ được xây dựng, kết quả của giai đoạn phân tích hệ thống 24
22. Nhiệm vụ cụ thể của pha PTHT Xác định yêu cầu Phân tích yêu cầu Mô hình hóa dữ liệu và nghiệp vụ Chuyển sang thiết kế hệ thống 25
23. Yêu cầu là gì ? Gồm những chức năng hệ thống phải thực hiện Gồm những đặc điểm hệ thống phải có Tập trung vào nghiệp vụ của người dùng Có thể thay đổi trong quá trình phát triển hệ thống (qua các pha khác nhau) 26
24. Phân loại Yêu cầu chức năng (Functional Requirements)  Quy trình hệ thống phải thực hiện  Thông tin hệ thống phải lưu trữ và xử lý Yêu cầu phi chức năng (Nonfunctional Requirements)  Về vận hành  Về hiệu năng  Về an toàn bảo mật  Về thói quen, tập tục, các ràng buộc, 27
25. 5 loại yêu cầu Xuất (output) Nhập (input) Các quá trình (process) Hiệu suất (performance) Điều khiển (control) 28
26. Tài liệu hóa Tài liệu đặc tả yêu cầu  Văn bản liệt kê danh sách các yêu cầu  Các đặc điểm, tính chất cần có Xác định phạm vi hệ thống  Những gì thuộc hệ thống  Những gì không thuộc hệ thống 29
27. Xác định yêu cầu Hiểu hệ thống hiện tại Xác định các thay đổi mong muốn thực hiện Xác định hệ thống cần xây dựng Phát hiện các yêu cầu cần có trong hệ thống mới  Business Process Automation (BPA) Thích hợp với những thay đổi nhỏ  Business Process Improvement (BPI) Thích hợp với thay đổi trung bình  Business Process Reengineering (BPR) Thích hợp với thay đổi lớn 30
28. Tự động hóa quy trình nghiệp vụ (BPA) Giúp hoạt động của người dùng trở nên hiệu quả hơn (efficiency) 31
29. Xác định các khả năng cải thiện hệ thống hiện tại Phân tích vấn đề  Phỏng vấn người dùng  Xác định các vấn đề  Tìm giải pháp Phân tích nguyên nhân  Đặt giả thiết về lý do vấn đề tồn tại  Tìm hiểu các vấn đề ẩn sau  Ví dụ 32
30. Cải thiện quy trình nghiệp vụ (BPI) Giúp quy trình xử lý trở nên hiệu quả hơn (efficiency & effectiveness) 33
31. Phân tích về thời gian Tính toán thời gian cần cho mỗi bước xử lý Tính toán thời gian cần cho toàn bộ quy trình So sánh 2 chỉ số thời gian chênh lệch càng lớn thì khả năng cải thiện càng cao Giải pháp tiềm năng  Nhóm/tích hợp các bước xử lý giảm số lượng các bước xử lý trong quy trình  Song song hóa thay đổi quy trình để tăng các bước có thể xử lý song song 34
32. Phân tích về chi phí thực hiện Tính toán chi phí thực hiện mỗi bước xử lý Xem xét cả chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp Tập trung vảo việc giảm chi phí cho các bước có chi phí cao 35
33. Benchmarking Tìm hiểu cách thực hiện cùng 1 nghiệp vụ của các tổ chức khác nhau Đề xuất các thay đổi trong quy trình nghiệp vụ 36
34. Business Process Reengineering (BRP) Thiết kế lại quy trình nghiệp vụ 37
35. Phân tích kết quả Xem xét những kết quả (outcome) mong muốn từ phía khách hàng Xem xét những “dịch vụ” đem lại cho khách hàng 38
36. Phân tích công nghệ Tìm hiểu các công nghệ liên quan Phân tích về khả năng áp dụng các công nghệ trong quy trình nghiệp vụ yêu cầu Phân tích về lợi ích của việc áp dụng các công nghệ này trong nghiệp vụ yêu cầu 39
37. Loại bỏ các xử lý “dư thừa” Xem xét ảnh hưởng của từng xử lý đối với hệ thống  Có thể loại bỏ một (bước) xử lý nào không? Kiểm tra các khả năng có thể 40
38. So sánh các kỹ thuật Giá trị thực tế (đối với tổ chức sử dụng, khai thác) Chi phí dự án Mức độ chi tiết của phân tích Rủi ro 41