Giáo trình Lập kế hoạch sản xuất ngành may - Trần Thanh Hương (Phần 1)

Nội dung text: Giáo trình Lập kế hoạch sản xuất ngành may - Trần Thanh Hương (Phần 1)

1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP. HỒ CHÍ MINH KHOA CÔNG NGHỆ MAY – THỜI TRANG TRẦN THANH HƯƠNG GIÁO TRÌNH MÔN HỌC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT NGÀNH MAY TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP. HỒ CHÍ MINH ( LƯU HÀNH NỘI BỘ) - 2007-
2. Truong DH SPKT TP. HCM TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP. HỒ CHÍ MINH KHOA CÔNG NGHỆ MAY – THỜI TRANG TRẦN THANH HƯƠNG GIÁO TRÌNH MÔN HỌC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT NGÀNH MAY Ban quyen © Truong DH Su pham Ky thuat TP. HCM TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP. HỒ CHÍ MINH ( LƯU HÀNH NỘI BỘ) - 2007- Thu vien DH SPKT TP. HCM -
3. Truong DH SPKT TP. HCM MỤC LỤC Trang Lời nói đầu 3 Phần 1: Tổng quan về lập kế họach sản xuất 4 Bài 1 :Những lý luận chung về lập kế hoạch sản xuất 4 I. Khái niệm về lập kế hoạch sản xuất 4 II. Hệ thống về các loại kế hoạch 5 III. Vai trò của việc lập kế hoạch 6 IV. Các bước lập kế hoạch 6 Bài 2: Một số vấn đề cần quan tâm về công tác lập kế hoạch sản xuất 9 I. Đánh giá về kế hoạch sản xuất 9 II. Những yếu tố ảnh hưởng tới việc lập KHSX 9 III. Qui trình thực hiện KHSX 11 IV. Phân tích các hoạt động lập KHSX không thành công 12 V. Lập lịch trình sản xuất 13 Ban quyen © Truong DH Su pham Ky thuat TP. HCM Phần 2: Lập kế hoạch sản xuất ngành May 20 Bài 1: Tìm hiểu về phòng kế hoạch trong xí nghiệp may 20 I. Vai trò, nhiệm vụ của phòng kế hoạch trong xí nghiệp may 20 II. Cơ cấu nhân sự của phòng kế hoạch 21 III. Các điều kiện để trở thành nhân viên phòng kế hoạch 21 IV. Công tác thông tin liên lạc trong phòng kế hoạch 22 V. Công tác quản lý nhân sự trong phòng kế hoạch 22 Bài 2: Lập kế hoạch sản xuất trong xí nghiệp May 23 I. Lập kế họach sản xuất với kho nguyên phụ liệu 23 II. Lập kế hoạch cho quá trình sản xuất 31 1. Lập kế hoạch cho bộ phận chuẩn bị sản xuất 34 2. Lập kế hoạch sản xuất cho phân xưởng cắt 36 3. Lập kế hoạch sản xuất cho phân xưởng may 42 4. Lập kế hoạch sản xuất cho phân xưởng hoàn thành 45 5. Kết thúc quá trình lập kế hoạch sản xuất 46 Bài 3: Quản trị các thông tin liên quan đến lập kế hoạch 47 1 Thu vien DH SPKT TP. HCM -
4. Truong DH SPKT TP. HCM I. Quản lý các hợp đồng 47 II. Quản lý các thông tin về nguyên phụ liệu 47 III. Quản lý các thông tin trong quá trình sản xuất 48 IV. Quản lý nhân sự 48 Bài 4: Hợp đồng gia công quốc tế 50 I. Khái niệm về gia công quốc tế 50 II. Hợp đồng gia công 50 III. Quyền và nghĩa vụ của các bên 51 IV. Dự thảo hợp đồng gia công 52 V. Một số vấn đề cần biết khi soạn thảo hợp đồng gia công nước ngoài 52 1. Incoterms 52 2. Thanh toán quốc tế 54 3. Các chứng từ thường sử dụng tron kinh doanh xuất khẩu ngành May 56 Tài liệu tham khảo 58 Ban quyen © Truong DH Su pham Ky thuat TP. HCM 2 Thu vien DH SPKT TP. HCM -
5. Truong DH SPKT TP. HCM Lập kế hoạch là một chức năng cơ bản của tổ chức quản lý và có tầm quan trọng hết sức to lớn đối với hiệu quả sản xuất của một doanh nghiệp may. Vì lẽ đó, lập kế hoạch còn được xem là bí quyết kinh doanh, và hầu như người ta không thích phổ biến cho nhau. Với ngành May hiện nay, công tác lập kế hoạch thường do các nhân viên tốt nghiệp các trường kinh tế, tài chính đảm nhận. Do đó, đôi khi xảy ra một số bất lợi, không giải quyết được các vấn đề phát sinh trong thực tế, do đội ngũ này còn thiếu những hiểu biết về ngành may. Bên cạnh đó, việc đào tạo một lực lượng cán bộ kỹ thuật ngành May từ lâu đã trở thành nhiệm vụ chính yếu của Khoa Công nghệ May và Thời trang – Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật. Mặc dù vậy, cho đến nay, những tài liệu chuyên ngành may vẫn còn quá ít ỏi, khó đáp ứng được nhu cầu học tập của sinh viên. Nhận thức được những điều này, chúng tôi mạnh dạn biên soạn tập giáo trình môn học Lập Kế hoạch sản xuất ngành may nhằm trang bị cho Sinh viên những kiến thức cơ bản, tổng quát và khoa học về công tác Lập kế hoạch sản xuất ngành may. Tập tài liệu đã cố gắng trình bày vấn đề Lập kế hoạch như một bộ phận của công tác quản trị doanh nghiệp. Vì lẽ đó, tài liệu này không chỉ giúp sinh viên có thêm kiến thức về Lập kế hoạch sản xuất mà còn là tài liệu tham khảo tốt đối với các cán bộ quản lý trong doanh nghiệp may, để mọi người cùng ý thức đầy đủBan hơn quyen về công© Truong tác Lập DH kếSu hoạchpham Kysản thuat xuất TP.ngành HCM may. Để hoàn tất nội dung giáo trình này, người biên sọan đã trải qua nhiều năm kinh nghiệm trong giảng dạy, quan sát thực tế, tham khảo tài liệu, trao đổi thông tin với các doanh nghiệp trong địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, . Tuy nhiên, do khả năng và điều kiện có hạn, tập tài liệu chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được sự góp ý của Quí Thầy Cô và Bạn đọc. Ngày 30 tháng 6 năm 2007 Người biên soạn ThS. Trần Thanh Hương 3 Thu vien DH SPKT TP. HCM -
6. Truong DH SPKT TP. HCM PHẦN I : TỔNG QUAN VỀ LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT BÀI 1 : NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT I . KHÁI NIỆM VỀ LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT: Lập kế hoạch sản xuất là vấn đề cơ bản nhất trong các chức năng quản lý, bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn chương trình hành động trong tương lai. Chẳng những lập kế hoạch là một chức năng quản lý cơ bản của các nhà quản lý ở mỗi cấp trong một tổ chức , mà các chức năng còn lại của nhà quản lý cũng phải dựa trên nó để tiến hành cho tốt. Tùy theo thuyết quản lý sản xuất của các nhà nghiên cứu khác nhau mà người ta chia ra các chức năng quản lý theo các hệ thống khác nhau : Hệ thống 4 chức năng : Chức năng lập kế hoạch: dự k iến các nội dung cần phải làm và thời gian cần phải tiến hành. Chức năng xây dựngBan tổ quyen chức ©: Truongtrong đó DH ta Suqui pham định Kyrõ cácthuat công TP. việc HCM cần phải tiến hành để đạt được mục tiêu sau cùng kể cả tầng vĩ mô và vi mô. Chức năng xác định biên chế: cần biết rõ rằng trong mỗi bộ phận có bao nhiêu người (cơ cấu nhân sự) và các nhiệm vụ cụ thề của các thành viên để cho hoạt động sản xuất được tiến hành nhịp nhàng. Chức năng lãnh đạo và kiểm tra: là đề ra những phương hướng quản ly ùtrong từng thời kỳ, đồng thời kiểm tra tiến độ và chất lượng công việc đã hoàn tất. Hệ thống 5 chức năng : theo hệ thống này, có nhấn mạnh đến tầm quan trọng của công tác phối hợp, điều hành sản xuất của các bộ phận trong toàn công ty. Chức năng thiết kế ( thiết lập chương trình hành động ) Chức năng tổ chức Chức năng chỉ huy. Chức năng phối trí. Chức năng kiểm soát. Qua các chức năng vừa kể trên, ta thấy rõ, dù theo hệ thống nào đi nữa, nhà quản lý sẽ vẫn phải tổ chức , xác định biên chế, lãnh đạo và kiểm tra toàn bộ các hoạt động sản xuất đang diễn ra phụ thuộc vào việc đã thực hiện được bao nhiêu phần trăm của kế hoạch đã đề ra ban đầu. Vậy, lập kế hoạch có nghĩa là cần phải xác định trước xem làm cái gì, khi nào làm, ai làm, làm ở đâu, tại sao làm, việc lập kế hoạch là bắc một nhịp cầu từ trạng thái hiện tại của chúng ta tới điểm mà ta muốn có trong tương lai. Nó không chỉ bao gồm một cách rõ rệt các 4 Thu vien DH SPKT TP. HCM -
7. Truong DH SPKT TP. HCM sự việc mới mà còn có những sáng kiến hợp lý và khả năng phải làm gì, nó sẽ làm cho các công việc có thể xảy ra sẽ không xảy ra khác đi. Mặc dù, ít khi có thể dự đoán chính xác về tương lai và các sự kiện chưa biết trước có thể gây trở ngại cho kế hoạch đã dự định trước, nhưng nếu không có kế hoạch thì hành động của con người sẽ đi đến chỗ vô mục đích, mất phương hướng và đi đến phó thác cho may rủi. Như vậy, ta có thể hiểu rằng : việc lập kế hoạch sản xuất là phải xác định trước, dự kiến trước một cách có hệ thống tất cả những công tác cần và phải cố gắng làm được, nhằm đạt được những mục tiêu cuối cùng của công tác triển khai sản xuất. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến các mục tiêu : Năng suất- chất lượng của sản phẩm – thời gian giao hàng – lợi nhuận – uy tín của doanh nghiệp. Vì thế, có thể coi đây là một khẩu hiệu và là một chương trình hành động trong mọi công ty. Có thể hiểu một cách rõ ràng hơn: việc lập kế hoạch sản xuất là xây dựng nên các công việc cụ thể và vạch ra tiến trình thực hiện chúng phù hợp với các điều kiện đã có sẵn và các điều kiện có thể đạt được nhằm đạt được mục tiêu ban đầu của nhà sản xuất II. HỆ THỐNG VỀ CÁC LOẠI KẾ HOẠCH : Cần phân biệt rõ các loại kế hoạch để lập kế hoạch cho có hiệu quả. Tùy theo tính chất cụ thể của các hoạt động cần có trong tương lai mà người ta phân chia các loại kế hoạch như sau: 1. Kế hoạch về việc thực hiện các chiến lược: phản ánh lãnh vực rộng lớn trong hoạt động của doanh nghiệp. ThuậtBan quyen ngữ chiến© Truong lược DH thường Su pham được Ky dùng thuat theo TP. 3 HCMý nghĩa phổ biến nhất là : - Các chương trình hành động tổng quát và sự triển khai các nguồn lực quan trọng để đạt đến mục tiêu toàn diện. - Chương trình các mục tiêu của một tổ chức và những thay đổi của nó, các nguồn lực được sử dụng để đạt được các mục tiêu này, các chính sách điều hành việc thu nhập, sử dụng và bố trí các nguồn lực này. - Chương trình các mục tiêu dài hạn, cơ bản của một doanh nghịêp và lựa chọn các đường lối hoạt động và phân bố các nguồn lực cần thiết để đạt đến mục tiêu này. Ngoài ra, trong kế hoạch về việc thực hiện kế hoạch chiến lược, người ta còn quan tâm đến việc phân loại sau: Kế hoạch về việc thực hiện các chính sách Kế hoạch về việc thực hiện các qui tắc Kế hoạch về việc thực hiện các chương trình Kế hoạch về việc thực hiện các ngân quĩ 2. Kế hoạch về việc thực hiện một mục đích ( hay một nhiệm vụ ở tầng vĩ mô): đây là công tác cần đạt tới của các doanh nghiệp trong hệ thống quốc gia. Ví dụ: - Với nhà sản xuất, kế hoạch đặt ra là phải làm sao sản xuất và phân phối sản phẩm đến tận tay người tiêu dùng ( phù hợp với chiến lược chung của toàn quốc gia). 5 Thu vien DH SPKT TP. HCM -
8. Truong DH SPKT TP. HCM - Công việc của tòa án là làm thế nào giải thích và áp dụng luật pháp phù hợp ( với thể chế chung của toàn quốc gia). - Công việc của nhà trường là giảng dạy và nghiên cứu. c. Kế hoạch về việc thực hiện các mục tiêu bộ phận (hay mục tiêu ở tầng vi mô): Đây là những kế hoạch hết sức cụ thể của doanh nghiệp nhằm đạt được các mục tiêu chủ yếu và gìn giữ sao cho các mục tiêu này không ngoài chiến lược kinh doanh, sự phát triển về kinh tế của cả quốc gia. Ví dụ: kế hoạch của cả doanh nghiệp là làm thế nào đạt ra lợi nhuận sau quá trình sản xuất Các mục tiêu này thường được thiết kế cho phù hợp với nhau, khác nhau là ở chỗ mục tiêu biện pháp không thể một mình đảm bảo hoàn tất được mục tiêu của toàn công ty. III. VAI TRÒ CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH: Trong quá trình sản xuất, việc lập kế hoạch giữ một vai trò hết sức quan trọng, nó góp phần giúp doanh nghiệp: - Ứng phó với sự bất định và sự thay đổi. - Tập trung khả năng chú ý vào các mục tiêu đã định - Tạo khả năng tác nghiệp về kinh tế (giảm chi phí về sản xuất, giảm thời gian, giảm công sức ) - Thuận lợi cho việc kiểmBan quyen tra quá © Truongtrình thực DH hiện Su phamkế hoạch. Ky thuat TP. HCM IV. CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH: 1. Bước 1: Nhận thức cơ hội a. Phân tích tình huống cạnh tranh ( phân tích mục tiêu kinh tế xã hội ): - Tìm hiểu thực trạng, xu hướng biến đổi của xã hội - Tìm hiểu các nhu cầu, mong đợi của xã hội - Nhận dạng những đặc điểm kinh tế của ngành mình và của mục tiêu hoạt động - Nhận dạng những yếu tố quan trọng cho sự phát triển của ngành nghề mà doanh nghiệp đang hoạt động - Nhận dạng vị trí cạnh tranh tương đối giữa các ngành trong nền kinh tế để tìm kiếm và đánh giá cơ hội phát triển của doanh nghiệp. - Đánh giá những đe dọa có thể xuất hiện từ phí những đối thủ cạnh tranh. b. Phân tích tình trạng nội tại của doanh nghiệp : - Đánh giá kết quả thực tế của doanh nghiệp - Thực hiện việc phân tích TWOS: Mối đe dọa ( Threats - T) Cơ hội (Opportunities – O) Thế yếu (Weakness – W) Thế mạnh(Straight – S) 6 Thu vien DH SPKT TP. HCM -
9. Truong DH SPKT TP. HCM 2. Bước 2 : Lập các mục tiêu: Khi phân tích các yếu tố để tiến hành lập các mục tiêu, cần xác định mục tiêu từ nhỏ đến lớn, từ gần tới xa, từ vi mô đến vĩ mô và tính toán trước mục tiêu cuối cùng cần đạt tới của doanh nghiệp là gì để từ đó xác định kế hoạch cho phù hợp. 3. Bước 3: Xem xét các tiền đề lập kế hoạch Cần có những nhận thức rõ ràng, kỹ càng và nhiều mặt trên nhiều phương diện để có hiểu biết về những cơ sở, những tiền đề của doanh nghiệp đang có. Việc phân tích này càng kỹ lưỡng, đầy đủ bao nhiêu thì càng giúp cho doanh nghiệp tránh được nhiều sự rủi ro trong kinh doanh bấy nhiêu. 4. Bước 4: Xác định phương án: Khi xây dựng phương án, thường ta thiết lập nhiều phương án với các cách thực hiện khác nhau nhằm đạt được các mục tiêu bộ phận. Có như vậy, ta mới có thể có điều kiện cân nhắc phương án nào là thích hợp nhất đối với các mục tiêu bộ phận đã có. 5. Bước 5: So sánh các phương án đã đề ra: Phương án Thời gian Chi phí Công sức Năng lực 1 Ban quyen © Truong DH Su pham Ky thuat TP. HCM 2 3 Khi tiến hành so sánh các phương án đã đề ra cần lập bảng thật tỉ mỉ các nội dung cần đạt được của các phương án. Tốt nhất, ta nên dùng phương pháp cho điểm để dễ dàng thuận lợi khi lựa chọn phương án sau cùng của việc lập kế hoạch. 6. Bước 6: Chọn phương án Sau khi đã tính toán, so sánh, lựa chọn giữa các phương án, ta cần đi đến quyết định để chọn phương án tối ưu. Đối với doanh nghiệp, ta cần thiết phải xác định thêm một số yếu tố như sau: - Phương án đã khả thi hay chưa - Những yêu cầu thiết yếu để phương án có thể hoàn thiện được - Các biện pháp nhằm thực hiện tốt phương án - Cần phải tổ chức thực hiện như thế nào. Tóm lại, khi xem xét, so sánh lựa chọn quyết định cho một phương án, cần đáp ứng được các tiêu chuẩn sau: Phù hợp với những nhu cầu của mục tiêu Đáp ứng được yêu cầu của cạnh tranh Phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp 7 Thu vien DH SPKT TP. HCM -
10. Truong DH SPKT TP. HCM Phù hợp với chu kỳ sống của sản phẩm 7. Bước 7: Lập kế hoạch hỗ trợ: Sau khi đã chọn một phương án, ta cần ngồi lại và phân tích thật kỹ càng yếu tố” làm thế nào? “. Trả lời câu hỏi” làm thế nào” lại phát sinh ra một loạt những mục tiêu mới và đòi hỏi phải có những kế hoạch để đáp ứng những mục tiêu này. Đây chính là những kế hoạch hỗ trợ cho việc thực hiện mục tiêu ban đầu (phương án đã chọn). Các kế hoạch hỗ trợ này được xem như các kế hoạch con và các bước thực hiện lại quay trở về bước 1. 8. Bước 8: Số hoá bằng các kế hoạch để lập ngân quĩ: Sau quá trình chuẩn bị kỹ càng các kế hoạch thực hiện, ta cần phải số hóa các kế hoạch đó bằng các số liệu cụ thể. Các số liệu này có nhiệm vụ căn chỉnh cho quá trình thực hiện kế hoạch đi đúng hướng. Công việc số hóa này thường bao gồm: - Lập được tiến độ, thời gian giao nhận hàng - Tìm hiểu được số lượng sản xuất, giá bán bao nhiêu, năng suất như thế nào - Chi phí cho các tác nghiệp cần có - Chi phí cho trang thiết bị cần có. - Khả năng thu hồi vốn. Ban quyen © Truong DH Su pham Ky thuat TP. HCM 8 Thu vien DH SPKT TP. HCM -