Giáo trình Nghiệp vụ văn thư - Chương 3: Tổ chức quản lý văn bản đi

Nội dung text: Giáo trình Nghiệp vụ văn thư - Chương 3: Tổ chức quản lý văn bản đi

1. Chương III TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI (Theo hướng dẫn tại Công văn số: 425/VTLTNN-NVTW, ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước V/v Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến). Hằng ngày, các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, công, nông trường, trường học, bệnh viện, đơn vị vũ trang (sau đây gọi chung là cơ quan) trong khi giải quyết các công việc thuộc chức năng nhiệm vụ, quyền hạn được giao đều phải xử lý những vấn đề liên quan tới việc tổ chức quản lý công văn, giấy tờ mà cơ quan gởi đi (văn bản đi). Giải quyết tốt vấn đề này sẽ có ý nghĩa thiết thực đến việc nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan. Đồng thời qua đó góp phần vào việc rèn luyện tính nghiêm túc, khoa học đối với mỗi cán bộ, công chức trong việc thực hiện những công việc được giao. Dưới đây là những vấn đề chính về tổ chức quản lý văn bản đi. I. Khái niệm và những nguyên tắc chung. 1. Khái niệm văn bản đi Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành do cơ quan, tổ chức phát hành để quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi. Nói một cách khác: Văn bản đi là tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảo để gửi đến các cơ quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình. Văn bản đi có thể là các văn bản quy phạm dưới luật như Nghị định, Nghị quyết của Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của Thủ tướng; Chỉ thị, Quyết định, Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của UBND , cũng như các văn bản thông thường khác như Đề án, Kế hoạch, Thông báo, Báo cáo, Công văn, Công lệnh đi đường, v.v Ngoài ra văn bản đi còn có thể có “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết gửi đến các đối tượng liên quan cũng nhằm góp phần vào việc giải quyết công việc chung của cơ quan. Như vậy, văn bản đi rất đa dạng về thể loại và phong phú về nội dung. Người ta có thể khái quát chúng thành ba nhóm chính sau đây: Thứ nhất là nhóm văn bản quy phạm dưới luật. Thứ hai là nhóm văn bản thông thường.
2. Thứ ba là các “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết cho các đối tượng có liên quan cũng nhằm thực thi công vụ. 2. Nguyên tắc chung đối với việc quản lý văn bản đi. Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vì vậy, việc tổ chức văn bản đi đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm và theo đúng quy trình mà Nhà nước đã quy định. Chỉ có như vậy, các văn bản đi do cơ quan làm ra mới có tác dụng thiết thực đối với mỗi cơ quan. Để tổ chức thống nhất văn bản đi, theo nguyên tắc, chúng đều phải được quy về một đầu mối - đó là bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng (hoặc phòng Hành chính) cơ quan. Quy định này nhằm bảo đảm cho việc tổ chức quản lý văn bản đi của cơ quan được chính xác, kịp thời và tiết kiệm. II. Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi. 1. Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ghi ngày tháng của văn bản. 1.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan. Công việc này được giao cho bộ phận, văn thư của cơ quan thực hiện. Nhiệm vụ cụ thể ở đây bao gồm: - Soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn bản như: + Quốc hiệu; + Tác giả; + Số, ký hiệu; + Địa danh, ngày tháng năm ban hành; + Tên loại, Trích yếu nội dung; + Nội dung; + Thể thức đề ký, chữ ký của người có thẩm quyền; + Nơi nhận văn bản. - Kiểm tra các thành phần thể thức bổ sung như: Dấu chỉ mức độ Mật, Khẩn, Dấu Dự thảo, Dấu Thu hồi - Kiểm tra hình thức trình bày văn bản như: Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, cách chừa lề, đánh số trang, cách đánh số phụ lục Văn bản đi là những sản phẩm do cơ quan làm ra, chúng phản ánh toàn bộ hoạt động của cơ quan, phản ánh năng lực, phẩm chất của cán bộ nhân viên trong cơ quan. Vì vậy nhất thiết chúng phải đảm bảo hình thức. Trong trường hợp phát hiện những sai sót, phải báo cáo kịp thời với người được
3. giao trách nhiệm giải quyết. Những văn bản không đủ về thể thức nhất thiết phải sửa lại trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan. 1.2. Ghi số và ngày tháng của văn bản. Ghi số và ghi ngày tháng đối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không loại trừ bất kỳ văn bản nào. Mỗi văn bản được ghi một số và một ngày tháng nhất định, tính từ số 01 ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm. Ghi số văn bản từ 1 đến 9, ngày 1 đến ngày 9 và tháng 1 đến tháng 2 đều phải thêm số 0 trước để tránh sự nhầm lẫn có thể xảy ra như ngày 01 thành 11, tháng 02 thành tháng 12 * Đối với văn bản Quy phạm Pháp luật, việc đánh số được quy định như sau: Số: /năm ban hành/Tên loại VB-Tên cơ quan ban Ví dụ: - Số: 58/2001/NĐ-CP. - Số: 34/2001/PL-UBTVQH10 - Số 20/2002/QĐ-BKHCN. - Số: 110/2004/QĐ-UB. * Đối với văn bản thông thường, số văn bản được ghi như sau: Số: /Tên văn bản-Tên cơ Ví dụ: - Số: 112/TB-VP. - Số: 234/BC-BKHCN. - Số: 345/KH-STM. - Số: 346/CKN ĐA-ĐT. Ở những cơ quan lớn, có nhiều văn bản, thì số của văn bản có thể ghi riêng cho từng loại, tức là mỗi loại văn bản được đánh một hệ thống số riêng theo số Ả rập (0, 1, 2, 3 ) Ví dụ: - Nghị định số: 01/2004/NĐ-CP. - Nghị định số: 02/2004/NĐ-CP. - Nghị định số: 03/2004/NĐ-CP. - Nghị định số: 04/2004/NĐ-CP. Số của văn bản cũng có thể được đánh cho một nhóm văn bản, theo
4. cách đánh số này thì những văn bản Quy phạm Pháp luật của cơ quan được đánh một hệ thống số riêng, nhóm văn bản thông thường sẽ được đánh một hệ thống số riêng. Ví dụ: - Quyết định số: 10/2004/QĐ-UB. - Chỉ thị số: 11/2004/CT-UB - Quyết định số: 12/2004/QĐ-UB. - Chỉ thị số: 13/2004/CT-UB. Với cách đánh số như trên sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm văn bản được nhanh chóng, chính xác, đồng thời tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ. Tuy nhiên, trên thực tế, không phải cơ quan nào cũng ban hành văn bản với khối lượng lớn, có nhiều cơ quan trong quá trình hoạt động lại ban hành rất ít văn bản. Trong trường hợp này, số văn bản được đánh liên tục cho tất cả các loại văn bản do cơ quan ban hành: Ví dụ: - Quyết định số: 01/QĐ-CKNĐA. - Thông báo số: 02/TB-CKNĐA - Công văn số: 03/CKNĐA-TH. - Quyết định số: 04/QĐ-CKNĐA. Cách đánh số này tạo tính liên tục cho hệ thống số của văn bản, tuy nhiên nó lại gây khó khăn cho công tác quản lý và tra tìm, nhất là trong trường hợp sắp xếp các bản lưu theo tên gọi của chúng. Số của văn bản ghi ở phía trên, bên trái dưới tác giả của văn bản. 1.3. Ghi ngày tháng của văn bản. Ngày tháng của văn bản là ngày văn bản được ký chính thức, là ngày văn bản có hiệu lực. Văn bản ban hành ngày nào phải ghi ngày ấy, đối với những ngày dưới 10, tháng dưới 3 phải thêm số “0” phía trước. Ngày tháng của văn bản là một trong những yếu tố quan trọng giúp các cơ quan quản lý và tra tìm, nghiên cứu, sử dụng văn bản được thuận lợi. 2. Trình ký, sao chụp, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ Khẩn, Mật. 2.1. Trình ký văn bản. Các cơ quan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan,
5. các tổ chức và công dân (xem Chương VI: Quản lý và sử dụng con dấu của giáo trình này). Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ, tức là chữ ký của Thủ trưởng hoặc được người Thủ trưởng uỷ quyền ký (cấp phó ký thay - KT, hoặc cấp dưới ký thừa lệnh - TL tuỳ theo nội dung và tính chất quan trọng của văn bản). Tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy trắng (đóng dấu khống). Dấu đóng vào văn bản phải rõ ràng, đúng mẫu mực theo dấu quy định chung của Nhà nước. Dấu chỉ được đóng trùm lên một phần tư đến một phần ba chữ ký về phía bên trái. Trong một số trường hợp cụ thể như các bản Đề án, Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo trình ra Hội nghị muốn thể hiện tính hợp pháp của các văn bản thì có thể đóng dấu của cơ quan soạn thảo văn bản đó vào chỗ tác giả của chúng ở góc trái phía trên văn bản (dấu treo). Trong trường hợp văn bản ban hành là văn bản Khẩn hoặc văn bản Mật thi phải đóng dấu chỉ mức độ Khẩn, Mật. Dấu Khẩn, Mật được trình bày dưới số và ký hiệu của văn bản. 3. Đăng ký văn bản Đi. Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan. Hiện nay việc đăng ký văn bản đi thường áp dụng hai hình thức: Đăng ký bằng sổ và đăng ký bằng máy tính. 3.1. Đăng ký bằng sổ. Lập sổ đăng ký văn bản đi. Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ chia thành nhiều phần, mỗi phần đăng ký một hoặc một số loại văn bản nhất định. + Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản/ 1 năm thì chỉ nên lập hai loại sổ sau: * Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường) * Sổ đăng ký văn bản mật đi. + Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản/ 1 năm thì có thể lập các loại sổ sau: * Sổ đăng ký văn bản Quy phạm Pháp luật (nếu có), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (Cá biệt). * Sổ đăng ký văn bản hành chính thông thường. * Sổ đăng ký văn bản Mật.
6. + Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản/ 1 năm thì cần lập ít nhất các loại sổ sau: * Sổ đăng ký văn bản Quy phạm Pháp luật (nếu có), Quyết định, Chỉ thị. * Sổ đăng ký văn bản có tên gọi cụ thể. * Sổ đăng ký công văn. * Sổ đăng ký văn bản mật. Lưu ý: Khi lập sổ đăng ký văn bản Mật phải căn cứ vào số lượng văn bản mật của cơ quan ban hành hàng năm. Nếu văn bản Mật có số lượng ít thì không nhất thiết phải lập sổ riêng. Đăng ký văn bản đi. Về nguyên tắc, tất cả các văn bản đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định. Khi đăng ký không dùng bút chì, không dập xoá hoặc viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây nên sự nhầm lẫn, khó khăn trong việc tra tìm. Chẳng hạn: XMC - xoá mù chữ, DNT - doanh nghiệp trẻ, ĐBSH - đồng bằng sông Hồng. XĐGN - xoá đói giảm nghèo Mẫu sổ đăng ký văn bản được quy định như sau: Bìa sổ: (1) . (2) SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: (3) Từ ngày / / đến ngày / / (4) Từ số: . đến số: (5)
7. Quyển số: (6) Ghi chú: (1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp. (2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị. (3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến (4): Ngày tháng bắt đầu và kết thức đăng ký văn bản vào sổ. (5): Số thứ tự đăng ký văn bản đầu tiên và văn bản cuối cung trong sổ. (6): Số thứ tự của quyển sổ. Lưu ý: Để đảm bảo giá trị pháp lý, tất cả các sổ đều phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng. Đăng ký bên trong: Trình bày trên khổ giấy A3 (420x297 mm), gồm các cột mục theo mẫu sau: Tên loại và Đơn vị, Số, ký Ngày Nơi Số trích yếu Người người Ghi iệu văn tháng nhận lượng nội dung ký nhận bản chú bản văn bản văn bản bản văn bản lưu 1 2 3 4 5 6 7 8 Hướng dẫn đăng ký. Cột số 1: Ghi số, ký hiệu của văn bản. Cột số 2: Ghi ngày tháng năm ban hành văn bản Cột số 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Nếu sổ dùng đẻ đăng ký nhiều loại văn bản khác nhau thì phải ghi rõ tên loại văn bản. Nếu sổ được dùng để đăng ký một loại văn bản hoặc chia thành nhiều phần, mỗi phần đăng ký một loại văn bản thì không cần ghi trên loại (Cột này phải có
8. kích thước rộng hơn các cột khác). Cột số 4: Ghi đầy đủ họ và tên của người ký văn bản. Cột số 5: Ghi tên cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản (Ghi giống với phần nơi nhận đã được ghi trong văn bản). Cột số 6: Ghi tên đơn vị hoặc các nhân nhận bản lưu Cột số 7: Ghi số lượng văn bản được phát hành. Cột số 8: Ghi những điểm cần thiết khác (Mật, khẩn, bản sao ) Đối với các văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” cần phải được đăng ký và bảo quản riêng, theo quy định về chế độ bảo mật của Nhà nước đã ban hành. Có thể dùng một số trang của sổ đăng ký văn bản đi để đăng ký văn bản có đóng dấu “Mật”. Trường hợp cơ quan có số lượng rất ít văn bản “Mật” thì có thể đăng ký vào sổ chung với các loại văn bản khác trang sau cùng, nhưng phải ghi rõ ở cột ghi chú dấu hiệu “Mật” để tiện lợi cho việc theo dõi, kiểm tra và được bảo quản riêng theo quy chế bí mật của Nhà nước. Mẫu sổ đăng ký văn bản Mật đi giống như sổ đăng ký văn bản đi nhưng có bổ sung thêm cột “Mức độ mật” sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung”. Mẫu sổ đăng ký văn bản Mật như sau: Tên loại Mức Số, Nơi Đơn vị, Ngày và trích độ Số ý hiệu Người nhận người Ghi tháng yếu nội Mật lượng văn ký văn nhận chú văn bản dung văn bản bản bản lưu bản bản 1 2 3 4 5 6 7 8 9 3.2. Đăng ký văn bản bằng máy vi tính. Việc đăng ký quản lý văn bản bằng máy vi tính hiện nay được thực hiện theo Công văn số: 608/LTNN-TTNC, ngày 19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Hướng dẫn ứng dụng Công nghệ Thông tin trong văn thư lưu trữ. 4. Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. 4.1. Nguyên tắc chung
9. Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có liên quan phải thực hiện một nguyên tắc chung là: chính xác, đúng đối tượng và kịp thời. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi được chuyển giao không bị nhầm lẫn, chậm trễ vì thời gian, gây ách tắc trong xử lý, giải quyết công việc, làm giảm hiệu lực và hiệu quả của văn bản đã được ban hành. Để nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời thực sự có ý nghĩa, người có thẩm quyền ký văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc và theo đúng những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của từng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao gửi văn bản. Căn cứ vào quyết định của người ký văn bản vào các đối tượng liên quan lập danh sách để tránh tình trạng bỏ sót các đơn vị hoặc cá nhân phải gửi văn bản. Việc chuyển phát văn bản đi được thực hiện theo trình tự sau đây: 4.2. Làm thủ tục phát hành văn bản 4.2.1. Lựa chọn và trình bày bì. Văn bản của cơ quan trước khi chuyển đi cho các đối tượng có liên quan đều phải để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin. Phong bì gửi văn bản phải làm bằng giấy bền, dai, ngoài không nhìn rõ chữ bên trong. Bì văn bản nên được in sẵn, hình chữ nhật, kích thước tối thiểu đối với các loại bì được quy định như sau: + Loại 307x220mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng nguyên khổ giấy. + Loại 220x158mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng gấp 02 phần bằng nhau. + Loại 220x109mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng gấp 03 phần bằng nhau + Loại 158x115mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng gấp 4 phần bằng nhau. Ngoài bì phải ghi rõ ràng và chính xác tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan hay người nhận, số và ký hiệu văn bản, số lượng văn bản (nếu có) để chuyển nhanh chóng, chính xác đến người nhận, tránh mọi sự nhầm lẫn có thể xảy ra. Mẫu bì được minh họa như sau: TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) ĐC: Số xxx - Phố Quận , (2) ĐT: . Fax: (3) (8) E-Mail: Website: .(4) Số: (5)
10. Số: .(5) Kính gửi: (6) (7) Hướng dẫn trình bày và viết bì (1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản. (2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (Ghi rõ số nhà, tên đường phố, tên phố phường, quận, huyện, thị xã, thị trấn tỉnh thành nếu cần). (3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần). (4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có). (5): Ghi số, ký hiệu của các văn bản có trong phong bì. (6): Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản. (7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản (8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có). Đối với những văn bản có dấu hiệu “Khẩn”, tương ứng như trong văn bản. Vị trí đóng dấu ký hiệu này ở dưới chỗ ghi số và ký hiệu văn bản bằng mực dấu đỏ. Ví dụ: TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) ĐC: Số xxx - Phố Quận , (2) (8) ĐT: . Fax: (3) E-Mail: Website: .(4) Số: .(5) KHẨN Kính gửi: (6) (7)
11. * Đối với những văn bản “Mật” Khi chuyển giao phải làm bì riêng. Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấy nội dung văn bản bên trong, hồ dán phải dính, khó bóc Khi chuyển giao văn bản Mật, phải làm 2 bì: + Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu văn bản, tên người nhận văn, đóng dấu chỉ mức độ Mật. Nếu văn bản gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu: “Chỉ người có tên mới được bóc bì”. + Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu thường nhưng phải đóng dấu chỉ ký hiệu mức độ mật dưới số và ký hiệu của văn bản. A Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tuyệt Mật B Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tối mật C Dấu chỉ ký hiệu mức độ Mật Ví dụ: TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) ĐC: Số xxx - Phố Quận , (2) (8) ĐT: . Fax: (3) E-Mail: Website: .(4) Số: .(5) A A Kính gửi: (6) (7) b. Vào bì và dán bì: Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong. Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị nhăn. Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc. 4.2.2 Chuyển phát văn bản đi.
12. a. Chuyển phát trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan. Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan và cách thức tổ chức chuyển giao, các cơ quan quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để làm số chuyển giao. + Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản chuyển giao trong nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản tập trung thực hiện tại bộ phận văn thư thì cần lập sổ chuyển giao riêng. Mẫu sổ như sau: - Tờ bìa: Ghi các thông tin giống như sổ Đăng ký nhưng thay tên sổ bằng: “SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI” - Phần đăng ký bên trong: Số, ký hiệu Nơi nhận Ngày chuyển Ký nhận Ghi chú văn bản văn bản 1 2 3 4 5 Cách ghi các cột trong sổ: Cột số 1: Ghi ngày tháng năm chuyển văn bản, văn bản được chuyển giao ngày nào phải ghi ngày ấy. Ngày dưới 10, tháng dưới 2 phải thêm số “0” phía trước. Cột số 2: Ghi số, ký hiệu văn bản. Cột số 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, các nhân nhận văn bản. Cột số 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản. Cột số 5: Ghi những điểm cần thiết khác như: Số lượng bản, số lượng bì + Đối với những cơ quan có số lương văn bản đi ít thì có thể sử dụng sổ Đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản. Mẫu sổ chỉ cần thêm cột “Ký nhận” vào sau cột số 5. Số, ký Nơi Đơn vị, Ngày Tên loại Số hiệu Người nhận Ký người Ghi tháng và trích lượng văn ký văn nhận nhận chú văn bản yếu nội bản bản dung bản bản lưu
13. văn bản 1 2 3 4 5 6 7 8 9 phải ký nhận vào sổ để giúp cán bộ văn thư theo dõi việc chuyển giao văn bản được thuận lợi, tránh tình trạng mất mác, thất lạc tài liệu. b. Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác. Tất cả các văn bản đi của cơ quan, tổ chức khi chuyển giao trực tiếp đến các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký và sổ chuyển giao văn bản. Mẫu sổ chuyển giao giống mẫu sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan: c. Chuyển phát văn bản qua bưu điện. Tất cả các văn bản đi được chuyển phát qua đường bưu điện đều phải lập sổ chuyển giao. Mẫu sổ như sau: - Tờ bìa: Ghi các thông tin giống sổ Đăng ký văn bản đi nhưng thay tên sổ là: “SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN” - Phần đăng ký bên trong: Ký nhận và Ngày Số, ký hiệu Số Ghi Nơi nhận văn bản dấu bưu chuyển văn bản lượng bì chú điện 1 2 3 4 5 6 Hướng dẫn cách ghi các cột. Cột 1: Ghi rõ ngày tháng chuyển văn bản. Cột 2: Ghi số, ký hiệu văn bản (hoặc ghi phiếu chuyển, phiếu gửi). Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản Cột 4: Ghi số lượng bì văn bản. Cột 5: Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản và dấu của bưu điện.
14. Cột 6: Ghi các dấu hiệu thông tin khác ngoài các yếu tố đã ghi ở 5 cột trên. d. Chuyển phát văn bản qua máy Fax, qua mạng. Trong trường hợp cần được chuyển phát nhanh, văn bản có thể được cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng nhưng sau đó phải gửi bản chính của văn bản cho cơ quan nhận văn bản. Việc chuyển văn bản bằng máy fax hoặc qua mạng cũng được tiến hành đúng các thủ tục như chuyển giao các văn bản khác. e. Chuyển phát văn bản mật. Trong mọi trường hợp giao nhận văn bản Mật giữa những người: Dự thảo, Văn thư, Nhân viên bưu điện, người có trách nhiệm giải quyết, người lưu giữ, bảo quản đều phải vào sổ có ký nhận của bên giao, bên nhận. 4.2.3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau: - Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản cần gửi kèm Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định. Mẫu Phiếu gửi như sau: TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /PG- , ngày tháng năm PHIẾU GỬI Kính gửi: Nội dung: Người nhận ký ngày Thẩm quyền ký / / Họ tên - Đối với những văn bản đi có đóng dấu “TÀI LIỆU THU HỒI”, Phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; Khi nhận tài liệu, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo
15. đảm văn bản không bị thất lạc, mất mác. - Đối với những văn bản đã gửi đi nhưng vì lý do nào đó (Không có người nhận hoặc cơ quan thay đổi địa chỉ ) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển ngay cho đơn vị soạn thảo văn bản đó đồng thời ghi chú vào sổ “GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN” để theo dõi, kiểm tra. - Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc phải kịp thời báo cho người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. 5. Lưu văn bản đi. Mỗi một văn bản do cơ quan làm ra để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lý, sau khi phát hành đều phải giữ lại hai bản chính để lưu, một bản lưu tại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản, một bản lưu ở văn thư cơ quan. Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Cách sắp xếp như sau: - Những văn bản được đánh số, đăng ký chung thì được sắp xếp chung thành một tập (một hồ sơ). Ví dụ: - Tập văn bản của công ty X quý I năm 2004, - Tập văn bản của UBND quận Y tháng 1 năm 2004. - Văn bản được đánh số riêng theo từng loại thì được xếp theo từng tên loại cụ thể. Ví dụ: - Tập Nghị định của Chính phủ năm 2004. - Tập Quyết định của UBND quận Hải Châu năm 2004. - Văn bản được đánh số theo từng nhóm thì sắp xếp riêng theo từng nhóm. Ví dụ: Tập Quyết định, Chỉ thị của UBND thành phố Đà Nẵng năm 2004. Các bản lưu văn bản là những sản phẩm do cơ quan trực tiếp làm ra, bộ phận văn thư cơ quan có nhiệm vụ bảo quản an toàn các bản lưu này để phục vụ yêu cầu hoạt tra cứu của cơ quan khi cần thiết. Các cơ quan cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ các bản lưu này. Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời các yêu cầu sử dụng bản lưu theo quy định của pháp luật và các quy định cụ thể của cơ quan. Mẫu sổ “SỬ DỤNG BẢN LƯU” như sau: - Tờ bìa: Trình bày giống tờ bìa sổ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN nhưng tên sổ được thay bằng: SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU - Phần đăng ký sử dụng bản lưu: Được trình bày trên khổ giấy A3
16. gồm các cột theo mẫu: Số, ký Tên loại Họ tên hiệu, Hồ Người gày trích yếu nội Ký Ngày Ghi người ngày sơ cho phép áng dung văn nhận trả chú sử dụng tháng của số sử dụng bản văn bản 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Hướng dẫn đăng ký: Cột số 1: Ghi ngày tháng năm phục vụ yêu cầu sử dụng bản lưu Cột số 2: Họ tên, đơn vị của người sử dụng bản lưu (Nếu người sử dụng bản lưu là người ngoài cơ quan thì phải ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ của người sử dụng). Cột số 3: Ghi số, ký hiệu, ngày tháng năm của văn bản được đưa ra phục vụ sử dụng. Cột số 4: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Cột số 5: Ghi số, ký hiệu của hồ sơ (Tập lưu văn bản đi) đang bảo quản văn bản được đưa ra khai thác sử dụng. Cột số 6: Chữ ký của người sử dụng bản lưu. Cột số 7: Ghi ngày tháng năm người mượn trả bản lưu. Cột số 8: Ghi họ tên của người duyệt cho phép sử dụng bản lưu. Cột số 9: Ghi những thông tin cần thiết khác( Đã trả, mượn hơn thời hạn cho phép ).