Giáo trình Nghiệp vụ văn thư - Chương 4: Tổ chức qản lý và giải quyết văn bản đến

Nội dung text: Giáo trình Nghiệp vụ văn thư - Chương 4: Tổ chức qản lý và giải quyết văn bản đến

1. Chương IV TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN (Theo hướng dẫn tại Công văn số:425/VTLTNN-NVTW, ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước V/v hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến). Văn bản đến cùng với văn bản đi do các cơ quan hình thành ra tạo nên một phương tiện, một loại công cụ rất đặc biệt trong hoạt động điều hành, quản lý của các cơ quan. Để văn bản có thể phát huy được tối đa ý nghĩa, tác dụng thì vấn đề tổ chức quản lý giải quyết tốt loại văn bản này có tầm quan trọng không thể xem nhẹ. Bởi vì hiệu quả của công việc quản lý, điều hành của từng cơ quan lệ thuộc vào việc có xử lý, phân tích, đánh giá các thông tin ở trong các văn bản đến kịp thời, triệt để hay không. I- Khái niệm và nguyên tắc chung. 1. Khái niệm văn bản đến. Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả Fax, văn bản chuyển qua mạng và văn bản mật), đơn, thư từ cơ quan, cá nhân khác gửi đến bằng con đường trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị về hoặc qua con đường bưu điện được gọi chung là văn bản đến. Nói cách khác: Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công. Như vậy, về nội dung thể loại và tác giả của văn bản đến rất đa dạng và phức tạp. Mỗi cơ quan hay mỗi tổ chức chính trị - xã hội đều nằm trong một hệ thống, theo một thứ bậc nhất định và trong hoạt động hằng ngày sẽ tiếp nhận được các loại văn bản đến từ cấp trên mang nội dung chỉ đạo, hướng dẫn, giao nhiệm vụ kế hoạch, kiểm tra đôn đốc Ví dụ: UBND cấp Tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương nhận được các văn bản đến như Nghị định, Nghị quyết của Thủ tướng; Chỉ thị, Quyết định của Thủ tướng, Chỉ thị, Quyết định, Thông tư và các văn bản khác của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ Đồng thời, cũng có thể nhận được các văn bản đến từ các cơ quan, đơn vị cấp dưới hoặc đồng cấp như của của cấp Tỉnh, Thành phố bạn v.v Văn bản đến còn phải kể tới những văn bản của một số cơ quan, tổ chức và cá nhân ngoài hệ thống gửi đến vì những lý do, những yêu cầu và nguyện vọng khác nhau mà bản thân cơ quan cần xem xét, xử lý và giải
2. quyết. Như vậy, văn bản đến đối với cơ quan là hết sức phong phú cần phải được tổ chức quản lý và giải quyết một cách khoa học, hợp lý. Căn cứ vào thành phần và nội dung, ta có thể chia văn bản đến thành 04 nhóm sau: - Nhóm văn bản của cơ quan cấp trên, - Nhóm văn bản của cơ quan ngang cấp, - Nhóm văn bản của cơ quan cấp dưới gửi lên, - Nhóm Thư công: Là các loại đơn thư do cá nhân trong cơ quan viết để gửi đến các cơ quan, tổ chức có liên quan để giải quyết việc công. 2. Nguyên tắc chung đối với việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. - Văn bản đến dù dưới bất kỳ dạng nào đều phải được xử lý theo nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất. Như chúng ta đều biết, văn bản là phương tiện, là công cụ không thể thiếu trong hoạt động quản lý điều hành của các cơ quan. Do vậy, khi nhận được văn bản của bất kỳ đối tượng nào gửi đến đều phải xem xét phân loại, đăng ký, giải quyết kịp thời chính xác và thống nhất theo quy định hiện hành của Đảng và Nhà nước. Những công văn đóng dấu “Hỏa tốc”, dấu “Thượng khẩn” phải được gửi đi hoặc phân phối ngay lúc nhận được. Việc gửi, nhận, phân phối công văn “Mật”, “Tối mật”, Tuyệt mật” phải theo đúng chế độ giữ gìn bí mật của Nhà nước. - Mọi văn bản đến cơ quan phải tập trung thống nhất tại bộ phận văn thư để làm các thủ tục cần thiết trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho văn bản đến được tập trung quản lý thống nhất, tránh tình trạng thất lạc, mất mác tài liệu. II. Nội dung và nghiệp vụ tổ chức quản lý văn bản đến. 1. Tiếp nhận đăng ký văn bản đến. 1.1. Tiếp nhận văn bản đến. Như phần trên đã trình bày, văn bản đến không chỉ đa dạng về loại hình, phong phú về nội dung mà còn đòi hỏi xử lý nhanh chóng về mặt thời gian đáp ứng yêu cầu chỉ đạo, điều hành của cơ quan. Về nguyên tắc, tất cả các loại văn bản đến đều phải tập trung vào bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng hoặc Phòng Hành chính của cơ quan (Điều 13, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004). Theo nhiệm vụ được giao, Văn thư cơ quan tiếp nhận tất cả những văn bản do các nơi gửi đến (kể cả văn bản gửi theo đường bưu điện, do cán bộ đi dự Hội nghị hoặc đi họp trực tiếp mang về, văn bản nhận qua Fax, mạng máy tính ). Ngoài những
3. văn bản chính thức do các đối tượng có liên quan gửi đến, Văn thư cơ quan còn có thể nhận được một số Văn bản như đơn từ, khiếu nại, khiếu tố của cá nhân hoặc tập thể khác. Khi tiếp nhận văn bản, văn thư phải kiểm tra kỹ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bì (Đối với văn bản có dấu hoả tốc, hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm quản lý công tác văn thư biết. Trong trường hợp cần thiết có thể lập Biên bản với người giao văn bản. Trường hợp văn bản gửi đến có kèm theo Phiếu gửi thì sau khi nhận phải ký nhận và đóng dấu vào Phiếu gửi và chuyển trả lại cho cơ quan gửi để theo dõi, xử lý kịp thời những “sự cố” trên đường vận chuyển có thể xảy ra (nhận được quá chậm so với thời gian gửi, bì bị rách nát, nhầm lẫn địa chỉ gửi ). Đối với những văn bản đến được chuyển phát qua Fax hoặc qua mạng cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản Nếu phát hiện sai sót phải báo ngay cho nơi gửi văn bản hoặc người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. 1.2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến. Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản được phân loại sơ bộ và xử lý như sau: Trước hết chia văn bản đến thành 02 loại: + Loại phải đăng ký bao gồm các văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan. + Loại không đăng ký bao gồm các sách, báo, tư liệu tham khảo Loại phải đăng ký thì được chia thành hai loại: - Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho các tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan và các bì văn bản gửi đích danh người nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản có liên quan đến công việc chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký. - Loại do cán bộ văn thư bóc bì: Bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản có đóng dấu mức độ “Mật”. - Đối với bì văn bản mật: Theo hướng dẫn tại Thông tư số: 12/2002/TT-BCA (A11), ngày 19/9/2002 của Bộ Công an thì việc bóc bì văn bản mật được tiến hành như sau:
4. Trường hợp văn bản bản đến có đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì văn thư chỉ được phép vào sổ số ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì. Nếu người có tên trên bì đi vắng thì chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết. Văn thư không được bóc bì. Bóc bì văn bản cần chú ý mấy điểm sau đây: + Những bì văn bản có dấu “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC” phải được ưu tiên bóc trước để trình lãnh đạo giải quyết kịp thời. + Không được làm rách, mất chữ của tài liệu. Địa chỉ nơi gửi, dấu của bưu điện phải giữ lại để tiện kiểm tra khi cần thiết. + Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một sự việc nào đó hoặc những văn bản có ngày nhận cách quá xa ngày ban hành thì cần phải giữ lại bì và đính kèm với văn bản để đối chiếu khi cần thiết. 1.3. Đóng dấu “Đến”, Ghi số đến, ngày đến. Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư trừ những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định của cơ quan (Hoá đơn, Chứng từ kế toán ). Tất cả các văn bản đến thuộc dạng phải đăng ký tại văn thư đều phải được đóng đấu “Đến”, ghi số đến và ngày đến (Có thể ghi cả giờ đến trong trường hợp cần thiết). Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; Văn bản đến qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in và đóng dấu “Đến”. Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không cần đóng dấu “Đến”, các văn bản này được chuyển cho các cơ quan, đơn vị có liên quan theo dõi, giải quyết. Dấu đến phải đóng rõ ràng bằng mực dấu đỏ ở phần giấy trống dưới số, ký hiệu văn bản (Đối với những văn bản có tên loại) hoặc dưới trích yếu nội dung văn bản (Đối với Công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày tháng năm của văn bản. Mẫu dấu đến được quy định như sau: TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: . ĐẾN Ngày: Chuyển: Kích thước: dài 50 mm; rộng 30 mm
5. Hướng dẫn cách ghi: a. Số đến: Là số thứ tự đăng ký văn bản đến, số đến được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 của ngày đấu năm đến số cuối cùng của ngày cuối năm. b. Ngày đến: Là ngày tháng năm cơ quan nhận văn bản, văn bản nhận ngày nào phải ghi ngày ấy. Trong trường hợp văn bản có đóng dấu “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ TỐC”, Cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận văn bản đến. c. Chuyển: Ghi tên đơn vị, cá nhân nhận văn bản. Phần trên cùng của dấu “Đến”, ghi tên cơ quan, tổ chức. Ví dụ: UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN HẢI CHÂU. PHÒNG GD&ĐT QUẬN SƠN TRÀ. 1.4. Đăng ký văn bản đến. Hiện nay, nhiều cơ quan đăng ký văn bản đến bằng hai phương pháp: 1.4.1. Đăng ký truyền thống (Đăng ký bằng sổ). + Lập sổ đăng ký văn bản đến. Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập các loại sổ cho phù hợp. Đối với những cơ quan tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến trong một năm thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau: * Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các văn bản, trừ văn bản mật). * Sổ đăng ký văn bản mật đến. Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến 5000 văn bản đến trong một năm, nên lập các loại sổ sau: * Sổ đăng ký văn bản của các Bộ, ngành, cơ quan Trung ương. * Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác, * Sổ đăng ký văn bản mật đến. Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một năm thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản mật đến. Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo có thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư không nhiều thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để đăng ký. Đối với
6. những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì cần lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân hoặc sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật. + Đăng ký văn bản đến Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể và văn bản mật đến được thực hiện theo mẫu sau: * Mẫu sổ: Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn trên giấy A4 (210mm x 297 mm) - Bìa và trang đầu: Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày theo minh họa tại hình vẽ dưới đây. (1) . (2) . SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 200 (3) Từ ngày đến ngày (4) Từ số đến số .(5) Quyển số: (6) Hướng dẫn cách ghi: (1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có); (2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị); (3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;
7. (4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ; (5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ; (6): Số thứ tự của quyển sổ. Trên trang đầu của các loại sổ cần có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng. - Phần đăng ký văn bản đến: Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420 x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây: Ngày Số Tác giả Số, ký Ngày Tên loại và Đơn vị Ký Ghi đến đến hiệu tháng trích yếu nội hoặc nhận chú dung người nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ngày đến. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến” Ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12. Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”. Cột 3: Tác giả. Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đối với đơn, thư. Cột 4: Số, ký hiệu. Ghi số và ký hiệu của văn bản đến. Cột 5: Ngày tháng. Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc ngày, tháng, năm của đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1,2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số Ví dụ: 05/02/04, 31/12/05. Cột 6: Tên loại và trích yếu nội dung. Ghi tên loại (trừ công văn thì không phải ghi tên loại) của văn bản đến (tên loại văn bản có thể được viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đanưg ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó. Cột 7: Đơn vị hoặc người nhận. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn
8. bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền. Cột 8: Ký nhận. Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản. Cột 9: Ghi chú. Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao ) Sổ đăng ký văn bản mật đến Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến cũng giống như sổ đăng ký văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 6). Ngày Số Tác Số, Ngày Tên loại Đơn vị Ký Ghi đến đến giả ký tháng và trích Mức hoặc nhận chú hiệu yếu độ Mật người nội dung nhận 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thường); riêng ở cột 7 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền. Mẫu sổ và việc đăng ký đơn, thư được thực hiện theo mẫu sau: * Mẫu sổ Sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm. - Bìa và trang đầu Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và tràn đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “SỔ ĐĂNG KÝ ĐƠN, THƯ”. - Phần đăng ký đơn, thư: Phần đăng ký đơn, thư được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Ngày Số đến Họ tên, địa Ngày Trích yếu Đơn vị Ký Ghi đến chỉ người tháng nội dung hoặc người nhận chú gửi nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
9. - Hướng dẫn đăng ký. Cột 1: Ngày đến. Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”. Ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12. Cột 2: Số đến. Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”. Số đến là số thứ tự đăng ký của đơn, thư mà cơ quan, tổ chức nhận được (nếu đơn, thư được ghi số đến và đăng ký riêng) hoặc số thứ tự đăng ký của văn bản đến nói chung (nếu đơn, thư được lấy số đến và đăng ký chung với các loại văn bản đến khác). Cột 3: Họ tên, địa chỉ người gửi. Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa chỉ, số điện thoại (nếu có) của người gửi đơn, thư. Cột 4: Ngày tháng. Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, Ví dụ: 05/02/04, 31/12/05. Trường hợp trên đơn, thư không ghi ngày tháng thì có thể lấy ngày, tháng, năm theo dấu bưu điện nhưng cần có ghi chú cụ thể. Cột số 5: Trích yếu nội dung. Ghi theo trích yếu nội dung trên đơn. Nếu đơn thư không có trích yếu nội dung thì phải tóm tắt nội dung của đơn, thư đó. Cột số 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn, thư căn cứ theo ý kiến phân phối chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền. Cột số 7: Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn, thư. Cột số 8: Ghi những điểm cần thiết khác (thư lần thứ, Thư không có ngày tháng ) 1.4.2. Đăng ký bằng máy vi tính. Việc đăng ký văn bản đến bằng máy vi tính được thực hiện theo hướng dẫn tại bản Hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư lưu trữ ban hành kèm Công văn số: 608/LTNN-TTNC, ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước). 2. Trình và chuyển giao văn bản đến: 2.1. Trình văn bản đến. Sau khi văn bản được đăng ký xong phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được giao trách nhiệm (gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét, cho ý kiến phân phối chỉ đạo giải quyết.
10. Người có thẩm quyền căn cứ vào nội dung của văn bản; quy chế làm việc của cơ quan; Chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho từng đơn vị, cá nhân để cho ý kiến phân phối giải quyết văn bản. Đối với những văn bản đến có liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân. Ý kiến phân phối được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng (Gọi là Phiếu Giải quyết văn bản đến). Mẫu phiếu như sau: TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc , Ngày tháng năm PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN (1) Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức: (2) Ý kiến của lãnh đạo đơn vị: (3) Ý kiến đề xuất của người giải quyết: (4) Hướng dẫn ghi. (1): Ghi tên loại; số, ký hiệu; ngày tháng năm; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. (2): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của nguời có thẩm quyền giao cho các đơn vị, cá nhân chủ trì hoặc tham gia giải quyết; thời hạn giải quyết đối với mỗi đơn vị, cá nhân và ngày tháng năm cho ý kiến phân phối giải quyết. (3): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo đơn vị giao cho cá nhân; Thời hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có) và ngày tháng cho ý kiến.
11. (4): Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến của cá nhân và ngày tháng đề xuất ý kiến. Sau khi có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn thư. 2.2. Chuyển giao văn bản đến Văn bản đến sau khi đã có ý kiến phân phối chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, Văn thư cơ quan phải chuyển văn bản đến đúng đối tượng có trách nhiệm giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo các yêu cầu sau đây: + Nhanh chóng: Văn bản cần được chuyển giao cho các đối tượng có liên quan ngay trong ngày hoặc chậm nhất là vào đầu giờ làm việc của ngày hôm sau. + Đúng đối tượng: Văn bản phải được chuyển đúng đơn vị, cá nhân có thẩm quyền giải quyết. + Chặt chẽ: Khi chuyển giao văn bản phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận. Đối với những văn bản có dấu “Thượng khẩn”, “Hoả tốc” cần phải ưu tiên chuyển giao trước và phải ghi rõ thời gian chuyển. Tại các đơn vị, sau khi nhận được văn bản đến, cán bộ nhận văn bản phải vào sổ của đơn vị mình và trình văn bản cho Thủ trưởng của đơn vị xem xét, cho ý kiến phân phối, giải quyết sau đó văn bản được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết. Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số đến, ngày đến và chuyển cho đơn vị, cá nhân đã nhận bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng. Khi chuyển giao văn bản, văn thư cần lập sổ chuyển giao để tiện theo dõi, tránh tình trạng thất lạc, mất mác tài liệu. Đối với những cơ quan tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản. Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 văn bản đến một năm thìu nên lập sổ riêng để chuyển giao văn bản. Mẫu sổ như sau: Sổ chuyển giao văn bản được in sẵn trên giấy có kích thước: 210 x 297 mm hoặc 148 x 210 mm. Tờ bìa: Giống tờ bìa của Sổ Đăng ký văn bản đến nhưng thay tên sổ bằng: SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN và không có dòng chữ “Từ số . đến số .” Phần đăng ký chuyển giao:
12. gày chuyển Số đến Đơn vị hoặc người Ký nhận Ghi chú nhận 1 2 3 4 5 Hướng dẫn cách ghi: Cột số 1: Ghi ngày tháng năm chuyển văn bản Cột số 2: Ghi số đến (Ghi theo số trong dấu “Đến”) Cột số 3: Ghi rõ ràng đầy đủ tên đơn vị, cá nhân nhận văn bản (căn cứ theo ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền). Côt số 4: Chữ ký xác nhận của người nhận văn bản Cột số 5: Ghi những điểm cần thiết khác (Bản sao, số lượng văn bản ) Đối với việc chuyển giao văn bản “Mật”, “Tối mật” và “Tuyệt mật” thì cần phải chú ý một số điểm sau đây: Thứ nhất, Văn thư không được giao phụ trách văn bản “Mật” (chỉ chung cả văn bản “Tối mật”, “Tuyệt mật”) thì chỉ cần ghi vào sổ phần ghi ngoài bì, sau đó chuyển cả bì đến tay người nhận và ký vào sổ chuyển giao văn bản. Thứ hai cán bộ văn thư được giao phụ trách thì thực hiện các công việc như đối với việc xử lý văn bản thường. Nếu cơ quan nào văn bản “Mật” có số lượng nhiều thì làm sổ chuyển giao riêng. Trường hợp số lượng văn bản “Mật” ít, thì sử dụng chung sổ chuyển giao văn bản thường, nhưng phải thêm cột ghi mức độ “Mật”. 3. Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến. Đây được coi là một khâu quan trọng bậc nhất của cán bộ công chức làm công tác văn thư nói riêng và của các Văn phòng, các phòng Hành chính của cơ quan nói chung. 3.1. Giải quyết văn bản đến. Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị và cá nhân co trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan. Đối với những văn bản có mức độ khẩn phải được ưu tiên giải quyết trước, không được để chậm trễ. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết,
13. đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân. Đối với những văn bản có liên quan đến các đơn vị, cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết văn bản cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét phê duyệt, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan. 3.2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Tất cả các văn bản đến có ấn định thời gian giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của cơ quan đều phải theo dõi, đôn đốc về thời gian giải quyết. Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến được quy định như sau: - Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo đúng thời hạn quy định. - Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: Tổng số văn bản đến; Văn bản đến đã được giải quyết; Văn bản đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo cho người được giao trách nhiệm. Trường hợp cơ quan chưa ứng dụng máy tính để theo dõi việc giải quyết văn bản đến thì văn thư phải lập sổ để theo dõi việc giải quyết văn bản đến. Mẫu sổ như sau: Tờ bìa: Giống sổ chuyển giao văn bản đến nhưng thay tên sổ bằng: SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN. Phần đăng ký theo dõi được thiết kế trên giấy A3 gồm các cột: Đơn vị Tên loại; số, ký Số, ký hoặc Số hiệu; ngày tháng Thời hạn Tiến độ hiệu văn Ghi người đến và tác giả văn giải quyết giải quyết bản chú nhận văn bản trả lời bản 1 2 3 4 5 6 7
14. Hướng dẫn đăng ký. Cột số 1: Ghi số đến theo số đã được ghi ở dấu “Đến”. Cột số 2: Ghi tên loại, số ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản. Cột số 3: Ghi tên đơn vị, cá nhân nhận văn bản theo ý kiến phân phối của người có thẩm quyền. Cột số 4: Ghi thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật, của cơ quan, của người có thẩm quyền. Cột số 5: Ghi tiến độ giải quyết văn bản so với thời hạn đã được quy định. Cột số 6: Ghi số, ký hiệu của văn bản trả lời. Cột số 7: Ghi những điểm cần thiết khác. Lưu ý: Đối với những tài liệu có đóng dấu “Thu hồi”, cán bộ văn thư cần theo dõi thu hồi đúng thời hạn, tránh thất lạc, mất mác tài liệu.