Giáo trình Nguyên lý kế toán - Chương 6: Chứng từ, sổ sách kế toán và kiểm kê tài sản

Nội dung text: Giáo trình Nguyên lý kế toán - Chương 6: Chứng từ, sổ sách kế toán và kiểm kê tài sản

1. CHỨNG TỪ, SỔ SÁCH KẾ TOÁN VÀ KIỂM KÊ TÀI SẢN Mục tiêu chương: 1. Trình bày được khái niệm và nội dung của chứng từ kế toán, 2. Giải thích được tại sao phải lập chứng từ, 3. Phân loại chứng từ kế toán, 4. Trình bày khái niệm và phương pháp kiểm kê tài sản, 5. Liệt kê trình tự kiểm kê tài sản tại doanh nghiệp, 6. Phân loại sổ kế toán, 7. Trình bày được nội dung chủ yếu của sổ kế toán, 8. Trình bày các phương pháp sửa chữa sổ kế toán, tính và thực hiện các bút toán sửa sai. 1. Chứng từ kế toán 1.1 Khái niệm và nội dung của chứng từ kế toán 1.1.1 Khái niệm : Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động doanh nghiệp phải lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. 1.1.2 Nội dung của chứng từ kế toán Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây: . Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; . Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; . Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; . Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; . Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; . Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; . Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ nêu trên, chứng từ thể có thêm những nội dung khác tùy theo yêu cầu và mục đích quản lý của doanh nghiệp. 1
2. 1.2 Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán Doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù họp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình, nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu. Các doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù thuộc đối tượng điều chỉnh của các văn bản pháp luật khác thì áp dụng theo quy định về chứng từ tại các văn bản đó. Doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống biểu mẫu chứng từ được ban hành theo hướng dẫn của văn bản pháp luật về kế toán để thực hiện nếu không tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu cho riêng mình. Chứng từ có thể được chia thành nhiều loại, theo từng chỉ tiêu gồm : (1) Chỉ tiêu lao động tiền lương Mục đích: Các chứng từ thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương được lập nhằm mục đích theo dõi tình hình sử dụng thời gian lao động; theo dõi các khoản phải thanh toán cho người lao động trong đơn vị như: tiền lương, tiền công các khoản phụ cấp, tiền thưởng, tiền công tác phí, tiền làm thêm ngoài giờ; theo dõi các khoản thanh toán cho bên ngoài, cho các tổ chức khác như: thanh toán tiền thuê ngoài, thanh toán các khoản phải trích nộp theo lương, và một số nội dung khác có liên quan đến lao động, tiền lương. Nội dung: Thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương gồm có các biểu mẫu sau: Bảng chấm công Mẫu số 01a- LĐTL Bảng chấm công làm thêm giờ Mẫu số 01b- LĐTL Bảng thanh toán tiền lương Mẫu số 02- LĐTL Bảng thanh toán tiền thưởng Mẫu số 03- LĐTL Giấy đi đường Mẫu số 04- LĐTL Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành Mẫu số 05- LĐTL Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ Mẫu số 06- LĐTL Bản thanh toán tiền thuê ngoài Mẫu số 07- LĐTL Hợp đồng giao khoán Mẫu số 08- LĐTL Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán Mẫu số 09- LĐTL Bảng kê trích nộp các khoản theo lương Mẫu số 10- LĐTL Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội Mẫu số 11- LĐTL 2
3. Đơn vị : Mẫu số: 01a- LĐTL Bộ phận : (Ban hành theo Thông tư số: /2014/TT-BTC ngày / /2014 của BTC) BẢNG CHẤM CÔNG Tháng năm Ngày trong tháng Quy ra công Ngạch bậc Số công Số công Số công nghỉ Số công nghỉ Số STT Họ và tên lương hoặc 1 2 3 31 hưởng hưởng việc, ngừng việc, ngừng công cấp bậc lương lương việc hưởng việc hưởng hưởng chức vụ sản phẩm thời gian 100% lương % lương BHXH A B C 1 2 3 31 32 33 34 35 36 Cộng Ngày tháng năm Người chấm công Phụ trách bộ phận Người duyệt (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ký hiệu chấm công: - Lương SP: SP - Nghỉ phép: P - Lương thời gian: + - Hội nghị, học tập: H - Ốm, điều dưỡng: Ô - Nghỉ bù: NB - Con ốm: Cô - Nghỉ không lương: KL - Thai sản: TS - Ngừng việc: N - Tai nạn: T - Lao động nghĩa vụ: LĐ 3
4. Đơn vị: Mẫu số: 02-LĐTL Bộ phận: (Ban hành theo Thông tư số: /2014/TT-BTC ngày / /2014 của BTC) Số: BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng năm Nghỉ việc Lương Lương ngừng việc Phụ Phụ Tạm Các khoản Kỳ II Số Bậc Hệ sản phẩm thời gian hưởng. % cấp cấp Tổn ứng phải khấu trừ vào lương được lĩnh TT Họ và lương số lương thuộc khác g số kỳ I tên Số Số Số Số Số Số quỹ BH Thuế Số Ký SP tiền công tiền công tiền lương XH TNCN phải Cộng tiền nhận nộp A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 C Cộng Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 4
5. Đơn vị: Mẫu số 01b - LĐTL Bộ phận : (Ban hành theo Thông tư số: /2014/TT-BTC ngày / /2014 của BTC) Số: BẢNG CHẤM CÔNG LÀM THÊM GIỜ Tháng năm Ngày trong tháng Cộng giờ làm thêm Số Họ và tên Ngày Ngày Ngày Làm TT 1 2 31 làm thứ bảy, lễ, tết đêm việc chủ nhật A B 1 2 31 32 33 34 35 Cộng Ký hiệu chấm công NT: Làm thêm ngày làm việc (Từ giờ đến giờ) NN: Làm thêm ngày thứ bảy, chủ nhật (Từ giờ đến giờ) NL: Làm thêm ngày lễ, tết (Từ giờ đến giờ) Đ: Làm thêm buổi đêm Ngày tháng năm Xác nhận của bộ phận (phòng ban) Người chấm công Người duyệt có người làm thêm (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 5
6. (2) Chỉ tiêu hàng tồn kho Mục đích: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá, làm căn cứ kiểm tra tình hình sử dụng, dự trữ vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá và cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý hàng tồn kho. Nội dung: Thuộc chỉ tiêu hàng tồn kho gồm các biểu mẫu sau: Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT Phiếu xuất kho Mẫu số 02-VT Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Mẫu số 03-VT Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Mẫu số 04-VT Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Mẫu số 05-VT Bảng kê mua hàng Mẫu số 06-VT Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ Mẫu số 07-VT Đơn vị: Mẫu số 01 - VT Bộ phận: (Ban hành theo Thông tư số: 200/2014/TT-BTC ngày / /2014 của BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày tháng năm Nợ Số: Có - Họ và tên người giao: - Theo số ngày tháng năm của Nhập tại kho: địa điểm S Tên, nhãn hiệu, quy cách, Đơn Số lượng T phẩm chất vật tư, dụng cụ Mã vị Theo Thực Đơn Thành T sản phẩm, hàng hoá số tính chứng từ nhập giá tiền A B C D 1 2 3 4 Cộng x x x x x - Tổng số tiền (viết bằng chữ): - Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày tháng năm Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) 6
7. (3) Chỉ tiêu bán hàng; Mục đích: Phản ánh tình hình bán hàng tại doanh nghiệp. Nội dung Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gởi Mẫu số 01-BH Thẻ quầy hàng Mẫu số 02-BH Đơn vị : Mẫu số 01 - BH Địa chỉ: (Ban hành theo Thông tư số: 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của BTC) BẢNG THANH TOÁN HÀNG ĐẠI LÝ, KÝ GỬI Ngày tháng năm Quyển số: Số: Nợ: Có: Căn cứ Hợp đồng số: ngày tháng năm về việc bán hàng đại lý (ký gửi), Chúng tôi gồm: - Ông /Bà chức vụ Đại diện . có hàng đại lý (ký gửi). - Ông /Bà chức vụ Đại diện - Ông /Bà chức vụ Đại diện nhận bán hàng đại lý (ký gửi). - Ông /Bà chức vụ Đại diện đơn vị I- Thanh quyết toán số hàng đại lý từ ngày / / đến ngày / / như sau: Tên, quy Số Số Số hàng đã bán Số lượng Số cách, phẩm Đơn lượng lượng Tổng trong kỳ tồn cuối chất kỳ TT sản phẩm vị tồn nhận số Số Đơn Thành (hàng hoá) tính đầu trong lượng giá tiền kỳ kỳ A B C 1 2 3 = 4 5 6 7 = 3 - 4 1+2 Cộng x x x x x x x II- Số tiền còn nợ của các kỳ trước: III- Số tiền phải thanh toán đến kỳ này: (III = II + Cột 6) IV- Số tiền được nhận lại: + Hoa hồng + Thuế nộp hộ + Chi phí (nếu có) + V- Số tiền thanh toán kỳ này: + Tiền mặt: + Séc: VI- Số tiền nợ lại (VI= III - IV - V) 7
8. * Ghi chú: Giám đốc đơn vị gửi Người lập bảng Giám đốc đơn vị hàng đại lý (ký gửi) thanh toán nhận bán hàng đại lý (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng đơn vị gửi Kế toán trưởng đơn vị hàng đại lý (ký gửi) nhận bán hàng đại lý (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị : Mẫu số 02 - BH Địa chỉ: (Ban hành theo Thông tư số: 200/2014/TT-BTC (Ban hành theo Thông tư số: /2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của BTC) ngày / /2014 của BTC) THẺ QUẦY HÀNG Ngày lập thẻ Tờ số: - Tên hàng : Quy cách: - Đơn vị tính: Đơn giá: Nhập Cộng Xuất bán Xuất khác Tên Tồn từ Nhập tồn đầu Tồn Ngày người đầu kho khác ngày (ca) cuối tháng bán ngày trong trong và nhập Lượng Tiền Lượng Tiền ngày hàng (ca) ngày ngày trong ngày (ca) (ca) (ca) (ca) A B 1 2 3 4 = 1+2+3 5 6 7 8 9 Cộng Người lập (Ký, họ và tên) 8
9. (4) Chỉ tiêu tiền tệ : Mục đích: Theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ các loại tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí đá quý và các khoản tạm ứng, thanh toán tạm ứng của đơn vị, nhằm cung cấp những thông tin cần thiết cho kế toán và người quản lý của đơn vị trong lĩnh vực tiền tệ. Nội dung - Phiếu thu: Mẫu số 01-TT - Phiếu chi: Mẫu số 02-TT - Giấy đề nghị tạm ứng: Mẫu số 03-TT - Giấy thanh toán tiền tạm ứng: Mẫu số 04-TT - Giấy đề nghị thanh toán: Mẫu số 05-TT - Biên lai thu tiền: Mẫu số 06-TT - Bảng kê vàng bạc, kim khí quý, đá quý: Mẫu số 07-TT - Bảng kiểm kê quỹ (Dùng cho VND): Mẫu số 08a-TT - Bảng kiểm kê quỹ (Dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, Mẫu số 08b-TT đá quý): - Bảng kê chi tiền: Mẫu số 09-TT Đơn vị: Mẫu số 01 - TT Địa chỉ: (Ban hành theo Thông tư số: 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của BTC) PHIẾU THU Quyển số: Ngày tháng năm Số: Nợ: Có: Họ và tên người nộp tiền: Địa chỉ: Lý do nộp: Số tiền: (Viết bằng chữ): Kèm theo: Chứng từ gốc: Ngày tháng năm Giám đốc Kế toán Người Người lập Thủ quỹ trưởng nộp phiếu tiền (Ký, họ tên, đóng (Ký, họ tên) (Ký, họ (Ký, họ (Ký, họ tên) dấu) tên) tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): + Số tiền quy đổi: (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu) 9
10. Đơn vị: Mẫu số 02 - TT Địa chỉ: (Ban hành theo Thông tư số: /2014/TT-BTC ngày / /2014 của BTC) PHIẾU CHI Quyển số: Ngày tháng năm Số : Nợ : Có : Họ và tên người nhận tiền: Địa chỉ: Lý do chi: Số tiền: (Viết bằng chữ): Kèm theo Chứng từ gốc: Ngày tháng năm Giám đốc Kế toán Thủ quỹ Người Người nhận trưởng lập phiếu tiền (Ký, họ tên, đóng (Ký, họ (Ký, họ (Ký, họ (Ký, họ tên) dấu) tên) tên) tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) : + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): + Số tiền quy đổi: (Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu) 10
11. (5) Chỉ tiêu tài sản cố định : Mục đích: Theo dõi tình hình biến động về số lượng, chất lượng và giá trị của TSCĐ. Giám đốc chặt chẽ tình hình sử dụng, thanh lý và sửa chữa lớn tài sản cố định. Biên bản giao nhận TSCĐ Mẫu số 01 – TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Mẫu số 02 – TSCĐ Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn Mẫu số 03 – TSCĐ hoàn thành Biên bản đánh giá lại TSCĐ Mẫu số 04 – TSCĐ Biên bản kiểm kê TSCĐ Mẫu số 05 – TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Mẫu số 06 - TSCĐ 11
12. Đơn vị: Mẫu số 01- TSCĐ Bộ phận: (Ban hành theo Thông tư số: 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của BTC) BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ Ngày tháng năm Số: Nợ: Có: Căn cứ Quyết định số: ngày tháng năm của về việc bàn giao TSCĐ Ban giao nhận TSCĐ gồm: - Ông/Bà chức vụ Đại diện bên giao - Ông/Bà chức vụ Đại diện bên nhận - Ông/Bà chức vụ Đại diện Địa điểm giao nhận TSCĐ : Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau: Nă Công Tính nguyên giá tài sản cố định Tên, m suất Chi Chi ký hiệu Nước Số Năm đưa (diện phí phí Tài liệu S quy cách sản Giá Nguyên hiệu sản vào tích vận chạ kỹ thuật TT (cấp xuất mua giá TSCĐ xuất sử y kèm hạng (XD) (ZSX) TSCĐ dụn thiết theo TSCĐ) chuyển thử g kế) A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 E Cộng x x x x x x DỤNG CỤ, PHỤ TÙNG KÈM THEO Số Tên, qui cách dụng cụ, Đơn vị tính Số lượng Giá trị thứ tự phụ tùng A B C 1 2 Kế toán Người nhận Người giao Giám đốc trưởng bên bên nhận nhận (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 12
13. 1.3 Lập và ký chứng từ kế toán Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ. Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán. Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó. Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng. Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng. Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác. 13
14. Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký. Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký. Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản. 1.4 Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán vào bảo quản chứng từ kế toán : Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. 1.4.1 Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau: (1) Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; (2) Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; (3) Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; (4) Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. 1.4.2 Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán. + Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; + Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan; + Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. 1.4.3 Xử lý đối với trường hợp phát hiện có hành vi sai phạm : Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho, ) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số 14
15. không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ. 1.4.5 Bảo quản chứng từ kế toán : Chứng từ phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền. Các doanh nghiệp có sử dụng chứng từ điện tử cho hoạt động kinh tế, tài chính và ghi sổ kế toán thì phải tuân thủ theo quy định của các văn bản pháp luật về chứng từ điện tử. Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật. Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu. Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu. 1.5 Dịch chứng từ kế toán ra tiếng Việt Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt. Những chứng từ ít phát sinh hoặc nhiều lần phát sinh nhưng có nội dung không giống nhau thì phải dịch toàn bộ nội dung chứng từ kế toán. Những chứng từ phát sinh nhiều lần, có nội dung giống nhau thì bản đầu phải dịch toàn bộ, từ bản thứ hai trở đi chỉ dịch những nội dung chủ yếu như: Tên chứng từ, tên đơn vị và cá nhân lập, tên đơn vị và cá nhân nhận, nội dung kinh tế của chứng từ, chức danh của người ký trên chứng từ Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội dung dịch ra tiếng Việt. Bản chứng từ dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài. 15
16. 2. Sổ kế toán và hình thức sổ kế toán 2.1 Sổ kế toán 2.1.1 Một số quy định chung về sổ kế toán Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán. Doanh nghiệp phải thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luật Kế toán. Sổ kế toán do doanh nghiệp tự xây dựng tùy theo đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý, nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễ đổi chiếu. Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công cụ thể cá nhân giữ và ghi sổ. Khi có sự thay đổi về nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới. Biên bản bàn giao phải được ký xác nhận bởi kế toán trưởng 2.2.2 Phân loại sổ kế toán và nội dung chủ yếu của sổ kế toán : Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai. Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây: a) Ngày, tháng ghi sổ; b) Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; c) Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; d) Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán; đ) Số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. Căn cứ vào tính khái quát của nội dung phản ánh, sổ kế toán gồm Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết a) Sổ kế toán tổng hợp phản ánh tổng quát tình hình các loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh. Sổ kế toán tổng hợp cung cấp các chỉ tiêu tổng quát để lập bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tổng hợp khác. Sổ tổng hợp có thể gồm sổ nhật ký chung, sổ cái Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của 16
17. các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở doanh nghiệp. 17
18. Đơn vị: Mẫu số S03a-DN Địa chỉ: (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TTBTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm Đơn vị tính: Ngày, Chứng từ Số hiệu TK Số phát sinh Đã ghi tháng ghi Diễn giải đối ứng Ngày, Sổ Cái STT sổ Số hiệu Nợ Có tháng dòng A B C D E G H 1 2 Số trang trước chuyển sang Cộng x x x chuyển sang trang sau - Sổ này có . trang, đánh số từ trang số 01 đến trang - Ngày mở sổ: Ngày tháng năm Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng Giám đốc - Số chứng chỉ hành nghề; (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề. 18
19. Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Đơn vị: Mẫu số S03b-DN Địa chỉ: (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) SỔ CÁI (Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung) Năm Tên tài khoản Số hiệu Ngày, Chứng từ Nhật ký chung Số tiền Số hiệu tháng Diễn giải Số Ngày Trang sổ STT TK ghi sổ Nợ Có hiệu tháng dòng đối ứng A B C D E G H 1 2 - Số dư đầu năm - Số phát sinh trong tháng - Cộng số phát sinh tháng - Số dư cuối tháng - Cộng luỹ kế từ đầu quý - Sổ này có . trang, đánh số từ trang số 01 đến trang . - Ngày mở sổ: Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng Giám đốc - Số chứng chỉ hành nghề; (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề. 19
20. b) Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ, thẻ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký và Sổ Cái. Số lượng, kết cấu các sổ, thẻ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc. Các doanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ, thẻ kế toán chi tiết và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp. 20
21. Đơn vị: Mẫu số S23-DN Địa chỉ: (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) Thẻ tài sản cố định số : Ngày tháng năm lập thẻ Căn cứ vào Biên bản giao nhận TSCĐ số ngày tháng năm Tên, ký mã hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCD: Số hiệu TSCĐ Nước sản xuất (xây dựng) Năm sản xuất Bộ phận quản lý, sử dụng Năm đưa vào sử dụng Công suất (diện tích thiết kế) Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày tháng năm Lý do đình chỉ Nguyên giá tài sản cố Giá trị hao mòn tài sản cố định Số hiệu định chứng Ngày, Diễn Nguyên Giá trị hao từ tháng, C ng d n giá Năm ộ ồ năm giải mòn A B C 1 2 3 4 Dụng cụ phụ tùng kèm theo Số Tên, quy cách dụng cụ, Đơn vị Số lượng Giá trị TT phụ tùng tính A B C 1 2 Ghi giảm TSCĐ chứng từ số: ngày tháng năm Lý do giảm: 21
22. Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng Giám đốc - Số chứng chỉ hành nghề; (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) - Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người lập biểu là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề. 2.3 Mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán 2.3.1 Mở sổ Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính. Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ. Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau: Đối với sổ kế toán dạng quyển:Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác. Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán. Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm. 2.3.2 Ghi sổ kế toán Số liệu ghi chép vào sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh. Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng tay hoặc ghi sổ kế toán bằng máy vi tính. 2.3.3. Khoá sổ 22
23. Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Ngoài ra phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ký và ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người ghi sổ kế toán là cá nhân hành nghề ghi rõ số chứng chỉ hành nghề. 2.4 Sửa chữa sổ kế toán 2.4.1 Đối với sai sót của kỳ báo cáo: Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót của kỳ báo cáo thì không được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau: a. Phương pháp cải chính: Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xoá bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp: . Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản; . Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng. b. Phương pháp ghi số âm (còn gọi Phương pháp ghi đỏ): Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế. Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp: . Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính; . Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng. c. Phương pháp ghi bổ sung: Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ. d. Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính: Trường hợp phát hiện sai sót thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính; 2.4.2 Đối với sai sót của các kỳ trước 23
24. Trường hợp phát hiện sai sót trong các kỳ trước, doanh nghiệp phải điều chỉnh hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”. 3. Kiểm kê tài sản, bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán 3.1 Kiểm kê tài sản : 3.1.1 Nội dung của kiểm kê tài sản Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán. Các trường hợp phải kiểm kê tài sản a) Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính; b) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp; c) Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp; d) Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác; đ) Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; e) Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản. Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê. 3.2 Tác dụng của kiểm kê tài sản Trong quá trình kinh doanh, có nhiều nguyên nhân xuất phát từ bản thân của người thực hiện nghiệp vụ hay bản chất của tài sản kinh doanh mà xảy ra hiện tượng thất thoát tài sản. Kiểm kê tài sản là một trong những biện pháp ngăn ngừa và phát hiện rủi ro về tài sản bị mất cắp do hiện tượng tham ô, lãng phí do việc bất cẩn trong quản lý và sử dụng tài sản. Việc kiểm kê tài sản cung cấp bằng chứng về sự tồn tại của tài sản, giúp thông tin kế toán có tính tin cậy. Đây cũng là cơ sở thông tin ban đầu quan trọng cho nhà quản trị nhằm đưa ra nhận định về tình hình tài sản nhằm quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. 3.3 Phân loại kiểm kê 24
25. 3.3.1 Phân loại theo phạm vi kiểm kê Kiểm kê toàn diện: Là kiểm kê toàn bộ các tài sản của đơn vị gồm : tiền, hàng tồn kho, tài sản cố định, khoản phải thu, tạm ứng, khoản phải trả, Các tài sản này cần phải thực hiện kiểm kê ít nhất mỗi năm một lần trước khi lập báo cáo tài chính Kiểm kê từng phần: Tùy theo thực tế yêu cầu quản lý, đặc thù của hoạt động kinh doanh mà nhà quản lý yêu cầu kiểm kê từng loại tài sản cố định tại những thời điểm khác nhau. Việc kiểm kê tài sản thường được thực hiện khi có sự bàn giao tài sản, khi cần phải xác định giá trị tồn tại của một loại tài sản nào đó, khi có hiện tượng mất cắp tài sản, 3.3.2 Phân loại theo thời gian tiến hành kiểm kê Kiểm kê định kỳ : Để đảm bảo việc quản lý tài sản một cách hiệu quả, nhà quản lý thường có quy định kiểm kê tài sản tại những thời điểm nhất định. Tùy thuộc vào đặc điểm của từng loại tài sản mà nhà quản lý có quy định thời điểm kiểm kê. Ví dụ đối với tiền mặt, là tài sản có tính linh hoạt khá cao và dễ dàng bị mất mát, nên kiểm kê vào cuối mỗi ngày; hàng tồn kho nên kiểm kê vào cuối mỗi tháng và tài sản cố định nên kiểm kê cuối năm . Kiểm kê bất thường : xảy ra khi có biến cố, làm ảnh hưởng đến công tác quản lý và kiểm soát tài sản. Đây chính là hoạt động kiểm kê đột xuất ngoài kỳ hạn quy định. Kiểm kê đột xuất thường thực hiện khi có sự thay đổi về người quản lý tài sản, khi có xự cố cháy nổ hay mất trộm, 3.3.3 Thủ tục và phương pháp tiến hành kiểm kê Kiểm kê tài sản là công tác cần được thực hiện bởi tất cả các nhân viên, bộ phận liên quan đến tài sản, do vậy cần phải tổ chức thực hiện một cách khoa học nhằm đạt được mục tiêu quản lý. Thủ trưởng đơn vị là người lãnh đạo và chịu trách nhiệm trong tổ chức kiểm kê; kế toán trưởng giúp Thủ trưởng đơn vị trong việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho những người tham gia kiểm kê, xác định phạm vi kiểm kê, vạch kế hoạch công tác kiểm kê. Trình tự công tác kiểm kê : − Trước khi tiến hành kiểm kê: Thủ trưởng đơn vị ký quyết định thành lập ban kiểm kê, kế toán hoàn thành việc ghi sổ tất cả mọi nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, tiến hành tổng hợp và khóa sổ. Nhân viên quản lý tài sản cần sắp xếp lại tài sản theo từng loại, có trật tự ngăn nắp để kiểm kê được thuận tiện nhanh chóng. − Trong khi thực hiện kiểm kê : Tùy theo đối tượng mà cần có phương pháp tiến hành kiểm kê phù hợp. 25
26. + Đối với tài sản kiểm kê là hàng tồn kho, tiền mặt và các chứng khoán, ấn chỉ có giá trị như tiền thì nhân viên kiểm kê tiến hành cân, đo, đong, đếm tại chỗ có sự chứng kiến của người chịu trách nhiệm quản lý số hiện vật, tiền mặt chứng khoán đó. Ngoài việc cân, đo, đong, đếm số lượng còn cần quan tâm đánh giá chất lượng hiện vật, phát hiện những trường hợp tài sản, vật tư hư hỏng, kém chất lượng, mất phẩm chất. + Đối với kiểm kê tiền gởi ngân hàng, tài sản trong thanh toán: Việc kiểm kê được thực hiện thông qua công tác đối chiếu số liệu giữa số dư của sổ sách kế toán tại đơn vị với số liệu của ngân hàng và các đơn vị khách hàng, nhà cung cấp có liên quan đến nghĩa vụ thanh toán. Nếu phát sinh chênh lệch thì phải đối chiếu từng khoản để tìm nguyên nhân và điều chỉnh sửa sai cho khớp đúng số liệu ở hai bên. − Sau khi kiểm kê: + Tổng hợp số liệu kiểm kê, xác định chênh lệch và phản phản ánh vào các biên bản kiểm kê. + Phân tích số liệu kiểm kê, xác định nguyên nhân chênh lệch thông tin giữa số liệu sổ sách và số liệu kiểm kê; báo cáo với nhà quản lý và đề nghị hướng giải quyết + Nhà quản lý cần căn cứ theo quy định và thủ tục của pháp luật, các trình tự và thủ tục kiểm soát tại đơn vị để đưa ra hướng giải quyết phù hợp, hiệu quả 3.4 Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận. Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán : a) Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính; 26
27. b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Ngoài ra, Chính phủ còn có quy định cụ thể từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ quy định tại khoản, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ. 3.5 Công việc kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại, đơn vị kế toán phải thực hiện kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại và thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền; Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng; Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại; Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng các biện pháp trên thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại. 27
28. TÓM TẮT BÀI 1. Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Doanh nghiệp được chủ động xây dựng biểu mẫu chứng kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc thù hoạt động kinh doanh, nhưng phải đảm bảo đủ các tiêu chí theo hướng dẫn của chế độ kế toán hiện hành 2. Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán. Ngoài công tác kiểm kê nhằm phục vụ yêu cầu quản lý tài sản của đơn vị, việc kiểm kê tài sản còn phải được thực hiện trong những trường hợp theo luật định. Kiểm kê cần thiết phải thực hiện theo trình tự và thủ tục phù hợp với tài sản kiểm kê nhằm đảm bảo tính tin cậy của kết quả kiểm kê 3. Sổ kế toán gồm sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Tùy theo mục đích, yêu cầu quản lý, đặc thù hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp tự xây dựng sổ kế toán nhằm cung cấp thông tin đến đối tượng sử dụng một cách minh bạch và đầy đủ. 4. Các phương pháp sửa sai sổ kế toán gồm : phương pháp cải chính, phương pháp ghi số âm và phương pháp ghi bổ sung 28
29. CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP : 1. Trình bày khái niệm và nội dung của chứng từ kế toán ? 2. Trình bày trình tự lập chứng từ kế toán ? 3. Cho ví dụ về một số chứng từ kế toán áp dụng theo từng phân hệ kế toán ? 4. Trình bày khái niệm và phương pháp kiểm kê tài sản ? 5. Doanh nghiệp thực hiện kiểm kê trong những trường hợp nào, tác dụng của việc kiểm kê trong từng trường hợp ? 6. Cho biết sự khác biệt giữa sổ chi tiết kế toán và sổ tổng hợp kế toán ? 7. Trình bày các phương pháp sửa chữa sổ kế toán, tính và thực hiện các bút toán sửa sai. Thực hiện sửa sai trong các trường hợp sau : a) Công ty ABC đã ghi nhận việc mua hàng trong kỳ trên sổ kế toán như sau : Nợ TK 156 33 triệu đồng Có TK 331 : 33 triệu đồng Vào cuối kỳ kế toán phát hiện lô hàng trên là lô hàng thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, thuế suất 10%. Hãy thực hiện điều chỉnh bút toán trên cho đúng b) Công ty X đã ghi nhận một khoản tiền đã chi ra để trả nợ như sau Nợ TK 331 10 triệu đồng Có TK 112 10 triệu đồng Vào cuối tháng, công ty phát hiện rằng khoản tiền chi ra là để trả nợ vay ngân hàng, không phải trả nợ người bán. Hãy thực hiện bút toán điều chỉnh trên 29