Giáo trình Phần mềm kế toán

197 trang hapham 380

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Phần mềm kế toán", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

giao_trinh_phan_mem_ke_toan.pdf

Nội dung text: Giáo trình Phần mềm kế toán

Tổng quan về phần mềm kế toán CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được: Â Khái niệm phần mềm kế toán Â Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán Â Tính ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công Â Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán Â Phân loại phần mềm kế toán Â Các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán Â Quy định của Bộ Tài chính về hình thức kế toán máy Â Làm thế nào để đưa phần mềm kế toán vào ứng dụng Â Các tiêu chuẩn giúp lựa chọn phần mềm kế toán tốt nhất Â Ưu, nhược điểm của phần mềm trong nước và phần mềm nước ngoài Bản quyền của MISA JSC 9
Tổng quan về phần mềm kế toán 1. Khái niệm phần mềm kế toán Phần mềm kế toán: Là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác. Tóm lại: • Phần mềm kế toán đơn thuần là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán, tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc. • Quá trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành. • Độ chính xác của đầu ra báo cáo phụ thuộc vào yếu tố con người như kế toán thủ công. 2. Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán 10 Bản quyền của MISA JSC
Tổng quan về phần mềm kế toán Thông thường hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 công đoạn: a. Công đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào • Trong công đoạn này người sử dụng phải tự phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể. • Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu. b. Công đoạn 2: Xử lý • Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau. • Trong công đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản. c. Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra • Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích, Từ đó, người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu, để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác. • Tùy theo nhu cầu của người sử dụng thực tế cũng như khả năng của từng phần mềm kế toán, người sử dụng có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các báo cáo nhằm đáp ứng được yêu cầu quản trị của đơn vị. Tóm lại, mô hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc dù có thể được nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch toán hay không hoàn toàn là do con người quyết định. Điều này dường như đã mô phỏng lại được khá sát với quy trình ghi chép của kế toán thủ công. Bản quyền của MISA JSC 11
Tổng quan về phần mềm kế toán 3. Tính ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công 3.1. Tính chính xác Nếu như trước đây khi kế toán viên cộng sổ kế toán sai thì toàn bộ các báo cáo tài chính, quản trị có liên quan đều phải được lập lại từ đầu và thời gian tiêu tốn cho việc này có thể mất vài ngày, thậm chí tới một tuần để hoàn thành; thì nay với sự hỗ trợ của phần mềm, người sử dụng có thể giảm tối đa thời gian lãng phí vào việc chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách, báo cáo từ vài ngày xuống còn vài phút. Do dữ liệu tính toán kết xuất ra báo cáo đều căn cứ vào một nguồn duy nhất là các chứng từ gốc được nhập vào nên dữ liệu được cung cấp bằng phần mềm kế toán mang tính nhất quán cao. Trong khi đó, với công tác kế toán thủ công, thông tin trên một chứng từ có thể do nhiều kế toán viên ghi chép trên nhiều sổ sách theo bản chất nghiệp vụ mà mình phụ trách, nên dễ dẫn tới tình trạng sai lệch dữ liệu trên các sổ khi tổng hợp, kéo theo công tác kế toán tổng hợp bị sai lệch. 3.2. Tính hiệu quả Trong xã hội cạnh tranh hiện nay thông tin chính là sức mạnh, ai có thông tin nhanh hơn thì người đó có khả năng chiến thắng nhanh hơn. Với khả năng cung cấp thông tin tài chính và quản trị một cách đa chiều và nhanh chóng, phần mềm kế toán giúp cho chủ doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn. Mặt khác, công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế toán. Trong khi phần mềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn các công đoạn tính toán, lưu trữ, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự và thời gian, chính điều này đã góp phần tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. 3.3. Tính chuyên nghiệp Bằng việc sử dụng phần mềm kế toán, toàn bộ hệ thống sổ sách của doanh nghiệp được in ấn sạch sẽ (không bị tẩy xóa), đẹp và nhất quán theo các chuẩn mực quy định. Điều này giúp doanh nghiệp thể hiện được tính chuyên nghiệp của mình với các khách hàng, đối tác và đặc biệt là các nhà tài chính, 12 Bản quyền của MISA JSC
Tổng quan về phần mềm kế toán kiểm toán và đầu tư. Đây là một yếu tố có giá trị khi xây dựng một thương hiệu cho riêng mình. 3.4. Tính cộng tác Các phần mềm kế toán ngày nay đều cung cấp đầy đủ các phần hành kế toán từ mua hàng, bán hàng, cho tới lương, tài sản cố định và cho phép nhiều người làm kế toán cùng làm việc với nhau trên cùng một dữ liệu kế toán. Như vậy, trong môi trường làm việc này số liệu đầu ra của người này có thể là số liệu đầu vào của người khác và toàn bộ hệ thống tích hợp chặt chẽ với nhau tạo ra một môi trường làm việc cộng tác và cũng biến đổi cả văn hóa làm việc của doanh nghiệp theo chiều hướng chuyên nghiệp và tích cực hơn. 4. Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán a. Đối với doanh nghiệp Đối với kế toán viên • Không phải thực hiện việc tính toán bằng tay. • Không yêu cầu phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉ cần nắm vững được quy trình hạch toán, vẫn có thể cho ra được báo cáo chính xác. Điều này rất hữu ích đối với các kế toán viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm về nghiệp vụ. Đối với kế toán trưởng • Tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổ sách, báo cáo kế toán. • Cung cấp tức thì được bất kỳ số liệu kế toán nào, tại bất kỳ thời điểm nào cho người quản lý khi được yêu cầu. Đối với giám đốc tài chính • Cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của doanh nghiệp theo nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng. • Hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của doanh nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng. Bản quyền của MISA JSC 13
Tổng quan về phần mềm kế toán Đối với giám đốc điều hành • Có được đầy đủ thông tin tài chính kế toán của doanh nghiệp khi cần thiết để phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư, điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh một cách kịp thời, nhanh chóng và hiệu quả. • Tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường được tính chuyên nghiệp của đội ngũ, làm gia tăng giá trị thương hiệu trong con mắt của đối tác, khách hàng và nhà đầu tư. b. Đối với cơ quan thuế và kiểm toán • Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán tại các doanh nghiệp. 5. Phân loại phần mềm kế toán 5.1. Phân loại theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh 5.1.1. Phần mềm kế toán bán lẻ Phần mềm kế toán bán lẻ (còn gọi là hệ thống POS - Point Of Sales hoặc hệ thống kế toán giao dịch trực tiếp với khách hàng - Front Office Accounting) là các phần mềm hỗ trợ cho công tác lập hóa đơn, biên lai kiêm phiếu xuất bán và giao hàng cho khách hàng. Tùy từng lĩnh vực và phần mềm cụ thể mà phần mềm này có thể hỗ trợ thêm phần kiểm tra hàng tồn kho. Nhìn chung phần mềm này có tính năng đơn giản và các báo cáo do phần mềm cung cấp chỉ là các báo cáo tổng hợp tình hình bán hàng và báo cáo tồn kho. Loại phần mềm này chủ yếu phục vụ cho các doanh nghiệp có siêu thị, nhà hàng hoặc kinh doanh trực tuyến trên Internet. Kết quả đầu ra của phần mềm này sẽ là đầu vào cho phần mềm kế toán tài chính quản trị. Trong môn học này không đề cập sâu tới các phần mềm kế toán loại này. 5.1.2. Phần mềm kế toán tài chính quản trị Phần mềm kế toán tài chính quản trị (hay phần mềm kế toán phía sau văn phòng - Back Office Accounting) dùng để nhập các chứng từ kế toán, lưu trữ, tìm kiếm, xử lý và kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và báo cáo phân tích thống kê tài chính. Môn học kế toán máy chủ yếu đề cập tới loại phần mềm này. 14 Bản quyền của MISA JSC
Tổng quan về phần mềm kế toán 5.2. Phân loại theo hình thức sản phẩm 5.2.1. Phần mềm đóng gói Phần mềm đóng gói là các phần mềm được nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng gói thành các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa cài phần mềm. Loại phần mềm kế toán này thường được bán rộng rãi và phổ biến trên thị trường. Ưu điểm - Giá thành rẻ: Do được bán và sử dụng rộng rãi cho nhiều doanh nghiệp nên chi phí phát triển được chia đều cho số lượng người dùng. Vì vậy giá thành của loại phần mềm này thường rất rẻ, chi phí nâng cấp, cập nhật, bảo hành, bảo trì của sản phẩm cũng cực kỳ hợp lý so với đầu tư ban đầu. - Tính ổn định của phần mềm cao: Do được nhiều doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau sử dụng nên phần mềm có tính ổn định cao, do các lỗi (nếu có) của phần mềm sẽ được người dùng nhanh chóng phát hiện và nhà cung cấp cũng nhanh chóng có biện pháp khắc phục và sửa chữa kịp thời. - Nâng cấp, cập nhật nhanh chóng: Do nhà cung cấp phần mềm đóng gói chỉ quản lý một bộ mã nguồn duy nhất nên việc cập nhật sửa lỗi hoặc cập nhật, nâng cấp khi có sự thay đổi của chế độ kế toán sẽ rất nhanh chóng và đồng loạt cho các công ty đang sử dụng tại một thời điểm. - Chi phí triển khai rẻ: Phần mềm đóng gói bao giờ cũng có đầy đủ tài liệu hướng dẫn, tài liệu giảng dạy và rất nhiều các tài liệu khác kèm theo giúp người dùng có thể tự cài đặt và đưa vào sử dụng mà không cần phải qua đào tạo từ phía nhà cung cấp, nên sẽ giảm thiểu được chi phí triển khai cho người sử dụng. - Thời gian triển khai ngắn và dễ dàng: Khi có nhu cầu sử dụng phần mềm đóng gói, người sử dụng chỉ việc mua và đưa vào triển khai ngay lập tức mà không cần phải chờ đợi nhà cung cấp khảo sát hay lập trình thêm các tính năng mới theo yêu cầu. Bản quyền của MISA JSC 15
Tổng quan về phần mềm kế toán Nhược điểm Do được phát triển với mục đích sử dụng cho nhiều doanh nghiệp hoạt động trong nhiều loại hình khác nhau mà vẫn bảo đảm được tính đơn giản, nhỏ gọn và dễ sử dụng nên một số các yêu cầu nhỏ đặc thù của doanh nghiệp sẽ không có trong phần mềm. 5.2.2. Phần mềm đặt hàng Phần mềm kế toán đặt hàng là phần mềm được nhà cung cấp phần mềm thiết kế riêng biệt cho một doanh nghiệp hoặc một số nhỏ các doanh nghiệp trong cùng một tập đoàn theo đơn đặt hàng. Trong trường hợp này nhà cung cấp phần mềm không cung cấp một sản phẩm sẵn có mà cung cấp dịch vụ phát triển sản phẩm dựa trên những yêu cầu cụ thể. Đặc điểm chung của loại phần mềm này là không phổ biến và có giá thành rất cao. Ưu điểm Đáp ứng được yêu cầu đặc thù, cụ thể của doanh nghiệp. Nhược điểm - Chi phí cao: Do toàn bộ chi phí đầu tư và phát triển phần mềm đều đổ dồn vào một doanh nghiệp nên giá thành của phần mềm sẽ rất cao. Ngoài chi phí lớn đầu tư ban đầu, loại phần mềm này còn phải chịu thêm các chi phí khác như chi phí bảo hành, bảo trì, nâng cấp phát triển sau này. Những chi phí này có thể lớn, thậm chí còn đắt hơn cả giá thành đầu tư ban đầu. - Khó cập nhật và nâng cấp: Khi chế độ kế toán thay đổi, do nhà cung cấp phần mềm theo đơn đặt hàng phải tiến hành cập nhật nâng cấp cho hàng trăm và thậm chí cả ngàn khách hàng một cách tuần tự, lần lượt, nên doanh nghiệp đầu tư sử dụng phần mềm đặt hàng phải chờ đợi rất lâu mới tới lượt mình, thậm chí đôi khi còn bị bỏ rơi. - Tính ổn định của phần mềm kém: Do phần mềm đặt hàng chỉ được đưa vào sử dụng ở một hoặc vài doanh nghiệp, cộng với áp lực về thời gian phát triển và giao hàng mà các phần mềm này thường phát sinh rất nhiều lỗi kể cả trước, trong và sau khi đã ứng dụng một thời gian dài. 16 Bản quyền của MISA JSC
Tổng quan về phần mềm kế toán - Tính rủi ro cao: Không thể kiểm chứng được lịch sử về uy tín chất lượng đối với các sản phẩm phần mềm kế toán theo đơn đặt hàng một cách dễ dàng nên doanh nghiệp sử dụng rất dễ gặp rủi ro là có được phần mềm kết quả sau khi nhận bàn giao từ nhà cung cấp phần mềm không như ý, không thể đưa vào sử dụng hoặc đưa vào sử dụng nhưng không hiệu quả, trong khi đó vẫn phải thanh toán các chi phí phát triển. Mặt khác sau này do chi phí nâng cấp cập nhật cao nên nếu không thỏa thuận được về giá với nhà cung cấp, các doanh nghiệp đặt mua rất dễ bị bỏ rơi. 6. Các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán Phần này trích yếu một số nội dung thông tin cốt lõi của Thông tư 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính ký ngày 24 tháng 11 năm 2005 về việc "Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán". 6.1. Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán • Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán. Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán. • Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến dữ liệu đã có. • Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán. • Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu. 6.2. Điều kiện của phần mềm kế toán • Phần mềm kế toán trước khi đưa vào sử dụng phải được đặt tên, thuyết minh rõ xuất xứ, tính năng kỹ thuật, mức độ đạt các tiêu chuẩn hướng dẫn tại Thông tư 103/2005/TT-BTC và các quy định hiện hành về kế toán. • Phần mềm kế toán khi đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướng dẫn cụ thể kèm theo để giúp người sử dụng vận hành an toàn, có khả năng xử lý các sự cố đơn giản. Bản quyền của MISA JSC 17
Tổng quan về phần mềm kế toán • Phần mềm kế toán do tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị kế toán cung cấp phải được bảo hành trong thời hạn do hai bên thỏa thuận, ít nhất phải hoàn thành công việc kế toán của một năm tài chính. 6.3. Điều kiện cho việc áp dụng phần mềm kế toán a. Đảm bảo điều kiện kỹ thuật • Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp. • Trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán. • Sử dụng thử nghiệm phần mềm mới. Sau quá trình thử nghiệm, nếu phần mềm kế toán đáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và yêu cầu kế toán của đơn vị thì đơn vị mới triển khai áp dụng chính thức. • Xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính như: quản lý máy chủ (nếu có); quản lý dữ liệu; kiểm tra, kiểm soát việc đưa thông tin từ ngoài vào hệ thống; thực hiện công việc sao lưu dữ liệu định kỳ; phân quyền đối với các máy nhập và xử lý số liệu • Tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống, bố trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật. b. Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán • Lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán và tin học. • Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu công việc: lập chứng từ vào máy; kiểm tra việc nhập số liệu vào máy; thực hiện các thao tác trên máy theo yêu cầu của phần mềm kế toán; phân tích các số liệu trên sổ kế toán và báo cáo tài chính, quản trị mạng và quản trị thông tin kế toán. • Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính; chức năng, nhiệm vụ của từng người sử dụng trong hệ thống; ban hành quy chế quản lý dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân viên; quy định danh mục thông tin không được phép lưu chuyển. 18 Bản quyền của MISA JSC
Tổng quan về phần mềm kế toán c. Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán Đối với các đơn vị kế toán có các đơn vị kế toán trực thuộc (Tổng Công ty, Công ty mẹ, ) phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp nhất, thì cần chỉ đạo cho các đơn vị kế toán trực thuộc sử dụng phần mềm kế toán sao cho thuận tiện trong việc kết nối thông tin, số liệu báo cáo. 7. Quy định của Bộ Tài chính về hình thức kế toán máy 7.1. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán máy Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán theo quy định của Bộ Tài chính hoặc kết hợp các hình thức kế toán đó với nhau. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. 7.2. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy (a) Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. (b) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế Bản quyền của MISA JSC 19
Tổng quan về phần mềm kế toán toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kể toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. 8. Làm thế nào để đưa phần mềm kế toán vào ứng dụng? Bước 1: Đặt mua phần mềm Bước 2: Cài đặt phần mềm vào hệ thống máy tính Bước 3: Tiến hành khởi tạo hệ thống - Thiết lập một số thông tin ban đầu như: chế độ sổ, hình thức ghi sổ, phương pháp tính giá xuất kho, - Lập danh mục khách hàng, nhà cung cấp, vật tư hàng hóa, tài sản, - Tiến hành thiết lập chế độ an ninh cho hệ thống, khai báo người dùng phần mềm và định nghĩa các quyền hạn cho người dùng hoặc nhóm người dùng, 20 Bản quyền của MISA JSC
Tổng quan về phần mềm kế toán - Nhập số dư đầu năm cho các tài khoản, các danh mục như khách hàng, nhà cung cấp, vật tư hàng hóa, tài sản cho hệ thống. Bước 4: Thực hiện việc hạch toán kế toán trên phần mềm Bước 5: An toàn và an ninh dữ liệu Thực hiện chế độ sao lưu dữ liệu hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và chế độ bảo hành, bảo trì hệ thống theo yêu cầu của nhà cung cấp phần mềm và nhu cầu của đơn vị. Bước 6: Bảo trì hệ thống 9. Các tiêu chuẩn giúp lựa chọn phần mềm kế toán tốt nhất 9.1. Nguồn gốc xuất xứ Hiện nay trên thị trường có rất nhiều các phần mềm kế toán khác nhau. Chúng có thể được viết ra bởi một nhóm lập trình viên trong nước, một công ty trong nước hay một công ty nước ngoài. Mỗi một phần mềm có thể đáp ứng cho một số doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau có quy mô từ thấp đến cao. Tuy nhiên, dù có xuất xứ từ đâu thì khi chọn mua một phần mềm kế toán, người sử dụng nên hướng tới những sản phẩm đã có thương hiệu với xuất xứ rõ ràng, điều này rất có ích cho người sử dụng trong suốt quá trình sử dụng, cũng như nâng cấp và bảo trì sản phẩm. 9.2. Các vấn đề liên quan tới quá trình sử dụng a. Các khoản chi phí đầu tư liên quan Chi phí cho giấy phép sử dụng: Là chi phí phải trả ban đầu cho quyền được sử dụng phần mềm. Chi phí này thường được tính dựa trên căn cứ của số mô đun sử dụng trong phần mềm, hoặc số lượng người sử dụng phần mềm đồng thời tại công ty khách hàng. Tại Việt Nam, chi phí bản quyền cho các phần mềm đóng gói thường có giá trị từ 300 đôla Mỹ đến 50.000 đôla Mỹ. Thông thường, các phần mềm đóng gói rẻ hơn nhiều so với các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng, bởi vì chi phí phát triển phần mềm có thể được san sẻ cho hàng trăm hoặc hàng ngàn người sử dụng. Chi phí triển khai: Là chi phí phải trả cho đơn vị cung cấp dịch vụ, nhà phân phối để thực hiện công tác cài đặt hệ thống và đào tạo hướng dẫn sử Bản quyền của MISA JSC 21
Tổng quan về phần mềm kế toán dụng. Đối với các dự án phức tạp, chi phí triển khai có thể cao gấp 5 lần chi phí cho giấy phép sử dụng. Ở Việt Nam có một số công ty phần mềm thường gộp chi phí này vào luôn giá bán phần mềm nhưng một số các công ty khác như MISA thì chi phí đào tạo và triển khai được tách riêng ra để người sử dụng có thể tự nghiên cứu và triển khai nhằm tiết kiệm chi phí. Chi phí tư vấn: Trong quá trình sử dụng phần mềm, người sử dụng không thể tránh khỏi những sai lầm, khi đó họ sẽ cần tới dịch vụ tư vấn của các công ty phần mềm, giúp chỉ cho họ những sai lầm, cách khắc phục và phòng tránh trong quá trình sử dụng. Khi chọn mua phần mềm nước ngoài, chi phí tư vấn thường chiếm từ 20% đến 70% trên chi phí cho giấy phép sử dụng. Chi phí bảo trì: Là chi phí cập nhật các thay đổi nhỏ về biểu mẫu và chế độ theo Bộ Tài chính. Chi phí bảo trì hàng năm thường nằm trong khoảng từ 8% đến 20% của chi phí giấy phép sử dụng, mức tiêu biểu là 20%. Chi phí nâng cấp cơ sở hạ tầng CNTT: Là các chi phí phải trả cho việc nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của công ty như: nâng cấp phần cứng, cấu hình máy, máy trạm, máy chủ, Các chi phí này tuỳ thuộc vào nhu cầu của công ty và tình trạng hạ tầng hiện có. b. Tính dễ sử dụng Các phần mềm kế toán thường cung cấp sẵn các thông tin về số tài khoản và một số nghiệp vụ hạch toán điển hình. Mặt khác các quy trình ghi chép và hạch toán kế toán trong phần mềm thường được mô phỏng thông qua hình ảnh, để không chỉ những người làm kế toán mà cả những người quản lý cũng có thể dễ dàng biết được rằng các công việc ghi chép sẽ bắt đầu ở đâu và kết thúc ở đâu. Vì vậy việc học và sử dụng một phần mềm kế toán rất dễ dàng và không tốn nhiều thời gian. c. Khả năng cảnh báo Một số phần mềm kế toán hiệu quả hơn những phần mềm khác trong việc cảnh báo người dùng các lỗi có thể phát sinh do việc nhập dữ liệu sai như: - Việc nhập dữ liệu hai lần cho cùng một nghiệp vụ phát sinh. - Đưa ra thông báo cho biết mặt hàng nào khách hàng đã đặt mua nhưng mức dự trữ trong kho đã xuống dưới mức an toàn. 22 Bản quyền của MISA JSC
Tổng quan về phần mềm kế toán - Thông báo công nợ của từng đối tượng khách hàng, nhà cung cấp. d. Tài liệu dành cho người sử dụng Chất lượng và sự đầy đủ của các tài liệu hỗ trợ là một công cụ rất quan trọng đối với người sử dụng, nó giúp họ có thể sử dụng chương trình một cách hiệu quả. Hầu như các phần mềm thiết kế sẵn của nước ngoài và một số ít các phần mềm đóng gói trong nước đều có các tài liệu dành cho người sử dụng rất toàn diện. Những tài liệu này bao gồm: - Hướng dẫn cài đặt phần mềm. - Hướng dẫn sử dụng phần mềm. - Hướng dẫn tác nghiệp thông qua bài tập thực hành. - Tài liệu trợ giúp trực tuyến. - Phim hướng dẫn sử dụng dùng để tự học cài đặt, tự học sử dụng. e. Bản địa hóa Một số chương trình nước ngoài chỉ có bản tiếng Anh và đây có thể là một vấn đề khó khăn cho một số công ty. Một thuận lợi của các phần mềm kế toán trong nước nằm ở chỗ các phần mềm này được thiết kế phù hợp với các quy định và hệ thống kế toán Việt Nam và có thể sử dụng bằng tiếng Việt. Các chương trình này có thể được cập nhật thường xuyên khi các quy định và tiêu chuẩn có liên quan thay đổi. 9.3. Các chức năng liên quan tới hoạt động kinh doanh a. Khả năng thích ứng với quy trình kinh doanh của phần mềm Với các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau thì quy trình sản xuất kinh doanh cũng khác nhau, trong khi đó một phần mềm kế toán thông thường chỉ đáp ứng được một số lĩnh vực nhất định. Chẳng hạn như một số phần mềm phù hợp với ngành công nghiệp dệt may trong khi một số khác lại phù hợp với ngành sản xuất dược phẩm hơn, Vì vậy để đánh giá tốt một phần mềm, người sử dụng có thể căn cứ vào khả năng đáp ứng của phần mềm với những lĩnh vực hoạt động, tìm hiểu xem có bao nhiêu công ty cùng ngành đã sử dụng phần mềm và nói chuyện với nhân viên của các đơn vị đó về mức độ hài lòng của họ khi sử dụng các phần mềm này. Bản quyền của MISA JSC 23
Tổng quan về phần mềm kế toán b. Khả năng phân tích tài chính và báo cáo Thông thường các phần mềm kế toán thường được xây dựng dựa trên các hoạt động kế toán như: kế toán tiền mặt, tiền gửi, vật tư hàng hóa, mua hàng, bán hàng, tiền lương, tài sản cố định, Việc phân chia theo các hoạt động sẽ giúp cho người sử dụng trong quá trình nhập liệu và kiểm soát chứng từ đầu vào cũng như việc kiểm tra đối chiếu sổ sách báo cáo đầu ra theo từng hoạt động. Việc này rất thuận tiện cho người sử dụng, nó giúp giảm thiểu thời gian cho công tác kế toán cũng như hoạt động quản trị của các nhà quản trị doanh nghiệp. Chỉ cần xem các báo cáo tài chính cuối kỳ người sử dụng có thể nắm bắt được tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ như: doanh thu, lợi nhuận đạt được, 9.4. Những vấn đề cần quan tâm trong công tác triển khai và kỹ thuật a. Thời gian và sự dễ dàng trong triển khai Người mua cần xem xét phần mềm có thể được cài đặt một cách nhanh chóng và dễ dàng như thế nào. Thông thường các phần mềm có thể sử dụng ngay sau khi cài đặt, tuy nhiên cũng có những phần mềm cài đặt xong không sử dụng được ngay hoặc không dùng được. Việc triển khai các phần mềm đóng gói thường diễn ra nhanh hơn so với các phần mềm theo đơn đặt hàng. Vì so với các phần mềm đóng gói, các phần mềm đặt hàng cần có nhiều thời gian để hoàn chỉnh cho phù hợp với quy trình hoạt động của đơn vị đặt hàng. Mặt khác, chi phí cho việc triển khai các phần mềm đóng gói thường thấp hơn so với phần mềm theo đơn đặt hàng. Các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng cũng cần nhiều thời gian hơn để hoàn chỉnh hay dễ bị chậm trễ ngoài dự kiến và tăng chi phí viết phần mềm. Mặt khác, so với các phần mềm nước ngoài thì phần mềm trong nước có thời giản triển khai nhanh hơn, vì những phần mềm được cung cấp từ nước ngoài thường phức tạp hơn. b. Khả năng tùy biến theo yêu cầu của khách hàng Khi lựa chọn phần mềm, người sử dụng nên xem xét đến khả năng tùy biến theo yêu cầu của các phần mềm có thể dễ dàng được đáp ứng hay không. Khả năng tùy biến cho phép người sử dụng có thể tùy chỉnh phần mềm với 24 Bản quyền của MISA JSC
Tổng quan về phần mềm kế toán những thay đổi đơn giản mà hệ thống có thể cho phép. Khả năng tùy biến có thể thực hiện trong những trường hợp như sau: - Cho phép ẩn hiện một số thông tin nhập liệu. - Triển khai những thay đổi cho một người hay một nhóm người sử dụng hoặc cho tất cả người sử dụng. - Di chuyển một số trường nhằm tạo chỗ trống cho các trường mới, hoặc cung cấp cách bố trí giống với tài liệu gốc hơn nhằm làm tăng năng suất nhập dữ liệu. - Thêm một số trường vào màn hình nhập dữ liệu. - Thiết lập và thay đổi giá trị mặc định cho một số trường trong hệ thống. - Tạo ra hoặc chỉnh sửa cho những mục như số điện thoại, mã số thuế. - Chỉ cho phép một số người có quyền bảo mật thích hợp được phép sử dụng chức năng tuỳ biến này. c. Thiết kế và cấu trúc của phần mềm Khi lựa chọn phần mềm, người sử dụng cũng nên xem xét đến khả năng phần mềm đó có thể phân tích được quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không, cũng như hỗ trợ được quy trình đó theo cách thức dễ dàng nhất thông qua thiết kế và chức năng của phần mềm hay không. Mặt khác, cấu trúc của một phần mềm thường là khung sườn cho việc tổ chức một hệ thống, bao gồm: cấu trúc các phân hệ, cơ sở dữ liệu, giao diện, ngôn ngữ lập trình, cấu trúc cơ sở dữ liệu, Để có được một cấu trúc hoàn chỉnh, đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng của người dùng thì các nhà cung cấp phải luôn cập nhật các công nghệ mới nhất phục vụ cho quá trình lập trình của mình. d. Lỗi lập trình Không thể nói có một phần mềm nào hoàn thiện 100% mà không có bất cứ lỗi nào. Các phần mềm vẫn có thể có lỗi, nhưng người sử dụng nên lựa chọn những phần mềm mà nhà cung cấp có khả năng khắc phục sửa chữa lỗi một cách kịp thời, nhanh chóng và chính xác. Nói chung, phần mềm nào càng nhiều người sử dụng thì càng dễ phát hiện lỗi và sửa chữa chúng. Bản quyền của MISA JSC 25
Tổng quan về phần mềm kế toán Thông thường các nhà cung cấp phần mềm nước ngoài có những tiêu chuẩn kiểm soát sản phẩm trước khi phát hành cao hơn rất nhiều so với các đơn vị phát triển phần mềm trong nước. Điều này cũng có nghĩa là các nhà cung cấp phần mềm nước ngoài có khả năng phát hiện lỗi trước khi đưa sản phẩm ra thị trường, và có khả năng có một quy trình được tổ chức tốt để theo dõi và sữa chữa các lỗi lập trình do khách hàng thông báo. 9.5. Khả năng hỗ trợ thích hợp cho các cải tiến trong tương lai a. Khả năng phát triển Khả năng phát triển có nghĩa là phần mềm có thể được phát triển một cách dễ dàng, cả về số lượng dữ liệu và số người sử dụng khi một công ty phát triển. Phần mềm có thể hỗ trợ nhiều người sử dụng cùng lúc thường dễ mở rộng hơn các phần mềm khác. b. Thiết kế và khả năng nâng cấp Thực tế các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng thường gặp khó khăn trong việc nâng cấp so với các phần mềm đóng gói. Bởi vì rất có nhiều khả năng là mã nguồn không được lưu giữ theo tiêu chuẩn quốc tế, và những nhân viên trước đây thiết kế phần mềm không còn công tác tại công ty nữa hoặc không còn làm việc sau một vài năm. Do đó, việc nâng cấp các phần mềm thiết kế theo đơn đặt hàng thường gây ra nhiều gián đoạn đáng kể và chi phí cao cho công ty. c. Khả năng kết nối với các phần mềm khác Doanh nghiệp nên xem xét liệu phần mềm mà mình lựa chọn có thể kết nối với một phần mềm khác hay không. Ví dụ như nhiều phần mềm kế toán có khả năng kết nối với các phần mềm tạo báo cáo khác như Crystal Reports hoặc FRX, 9.6. Các yếu tố về bảo mật Khi lựa chọn phần mềm, người sử dụng nên chú ý đến tính bảo mật của sản phẩm. Có thể căn cứ vào vào các tiêu thức sau: 26 Bản quyền của MISA JSC
Tổng quan về phần mềm kế toán - Khả năng phân quyền sử dụng cho người dùng: Phần mềm nên có chức năng cho phép những người sử dụng khác nhau chỉ được truy cập những chức năng cụ thể hoặc những thông tin cần thiết cho công việc của mình. - Nhật ký sử dụng: Cho phép nhà quản trị cao nhất có thể theo dõi được các hoạt động của người sử dụng một cách chi tiết. Có thể biết được hoạt động chỉnh sửa số liệu của người sử dụng tại đâu, tại thời điểm nào. Ngoài người quản lý hệ thống ra, người sử dụng không được phép sửa đổi những thông tin về nhật ký này. - Mã hóa dữ liệu sử dụng: Phần mềm nên hỗ trợ các dữ liệu có thể được lưu giữ dưới dạng mã hóa để các chương trình khác không thể truy cập được những dữ liệu đó. - Ngăn chặn truy cập từ bên ngoài: Một phần mềm tốt nên thiết lập một hệ thống bảo vệ tốt để có khả năng ngăn chặn việc truy cập trái phép từ bên ngoài vào cơ sở dữ liệu trong phần mềm. Bởi việc truy cập đó có thể phá hoại dữ liệu hoặc lộ ra ngoài những thông tin tuyệt mật. - Bản sao dự phòng: Nên có một hệ thống lưu trữ tất cả tập tin vào những ổ đĩa cứng dự phòng hoặc những cách thức lưu trữ khác nhằm bảo vệ khỏi việc mất dữ liệu do hư ổ cứng, trộm máy vi tính, hoặc những tai họa không lường trước được như lũ lụt hoặc hỏa hoạn. Cũng nên giữ một bản sao dự phòng ở một nơi khác văn phòng công ty. 10. Ưu, nhược điểm của phần mềm trong nước và phần mềm nước ngoài 10.1. Phần mềm nước ngoài Ưu điểm Chất lượng tốt, mang tính chuyên nghiệp, công nghệ hiện đại. Nhược điểm - Giá thành cao: Không thể cạnh tranh về giá với các phần mềm nội địa. - Bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật gặp nhiều khó khăn: Do một số công ty sản xuất phần mềm nước ngoài không có trụ sở tại Việt Nam. - Vấn đề địa phương hóa: Bản quyền của MISA JSC 27
Tổng quan về phần mềm kế toán + Ngôn ngữ: Giao diện, tài liệu hướng dẫn bằng tiếng nước ngoài (phần lớn là tiếng Anh) gây nhiều khó khăn cho người Việt Nam chưa thông thạo ngoại ngữ sử dụng. Việc dịch ngôn ngữ phần mềm và các tài liệu gặp nhiều khó khăn. + Hệ thống kế toán Việt Nam: Chưa theo hệ thống kế toán chuẩn quốc tế, trong khi các phần mềm nước ngoài được xây dựng trên các chuẩn quốc tế. Điều này dẫn đến việc có nhiều thông tin không phù hợp, gây khó khăn cho người sử dụng là những người đang theo hệ thống Kế toán Việt Nam. + Hệ thống máy tính: Phần mềm nước ngoài thường đòi hỏi hệ thống máy tính có cấu hình cao, nhiều doanh nghiệp Việt Nam chưa thể đáp ứng. Một số phần mềm nước ngoài MYOB (website: là một trong những nhà cung cấp hàng đầu thế giới về phần mềm, dịch vụ, hỗ trợ các giải pháp kế toán - tài chính - quản trị doanh nghiệp. Đối tượng MYOB chủ yếu nhắm đến là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. QuickBooks (website: ): là phần mềm kế toán của Tập đoàn Intuit của Mỹ. Phần mềm này có nhiều gói khác nhau phù hợp với quy mô doanh nghiệp theo giai đoạn phát triển của doanh nghiệp (giá từ khoảng 100$ - 1000$). PeachTree (website: ): là dòng sản phẩm phần mềm kế toán của tập đoàn phần mềm Sage – Anh. PeachTree có các sản phẩm phù hợp với từng quy mô của doanh nghiệp từ lúc khởi nghiệp cho đến khi doanh nghiệp lớn mạnh: Basic, Standard, Advanced, Premium. Sage AccPac (website: www.sageaccpac.com9 ): là một trong các sản phẩm phần mềm quản trị doanh nghiệp của tập đoàn phần mềm Sage dành cho đối tượng các doanh nghiệp lớn. 10.2. Phần mềm trong nước Ưu điểm - Giá thành thấp. 28 Bản quyền của MISA JSC
Tổng quan về phần mềm kế toán - Bảo hành, bảo trì nhanh chóng, kịp thời. - Phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam: Do được xây dựng theo hệ thống kế toán Việt Nam; ngôn ngữ tiếng Việt, dễ hiểu đối với người Việt Nam; và yêu cầu cấu hình của hệ thống máy tính không cao. Nhược điểm Cấu trúc và công nghệ thường lạc hậu hơn so với các phần mềm nước ngoài. Một số phần mềm trong nước Theo cuộc khảo sát BITCup 2007, giải pháp phần mềm kế toán được doanh nghiệp nhỏ và vừa lựa chọn nhiều nhất là: ACSoft, Bravo, Effect, ESoft, Fast, MISA, Vacom, Vic, Trong đó, MISA-SME của MISA được người dùng đặc biệt đánh giá cao tiện ích sử dụng: thân thiện, thao tác đơn giản, có cảnh báo khi nhập sai số liệu nằm ngoài phạm vi cho phép. MISA-SME cũng được đánh giá cao về giải pháp kỹ thuật (dễ nâng cấp, thích ứng với hệ điều hành hiện tại, ), MISA trở thành nhà vô địch BITCup 4 năm liên tiếp, khẳng định được vai trò nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp vừa và nhỏ. (Theo nguồn: PC World) Biểu đồ đánh giá của bạn đọc PC World cho các nhà cung cấp phần mềm kế toán Bản quyền của MISA JSC 29
Tổng quan về phần mềm kế toán “BITCup - Giải pháp Công nghệ Thông tin hay nhất” là giải thưởng dành cho các sản phẩm - giải pháp phần mềm Việt Nam do tạp chí Thế giới Vi tính - PC World Vietnam tổ chức thực hiện. Giải được khảo sát ý kiến đánh giá của người sử dụng - nhà lãnh đạo, quản lý, chuyên gia của các tổ chức, doanh nghiệp, viện, trường không hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực công nghệ thông tin và các công ty tư vấn công nghệ thông tin độc lập. Công ty Cổ phần MISA (website: Được thành lập từ năm 1994, hiện là một trong những thương hiệu mạnh nhất trên thị trường phần mềm Việt Nam về các giải pháp phần mềm quản lý trong doanh nghiệp. Tính đến năm 2008, MISA đã có đến 20.000 khách hàng. Các dòng sản phẩm của MISA đều là các phần mềm đóng gói, mang tính phổ biến, phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa với chi phí thấp. Ưu điểm của các dòng sản phẩm phần mềm MISA nói chung là đơn giản, dễ học, dể sử dụng, hình ảnh giao diện thân thiện. MISA-SME có nhiều gói sản phẩm khác nhau, đáp ứng tối đa nhu cầu của các doanh nghiệp mà vẫn tiết kiệm được chi phí. Đặc biệt, MISA-SME có gói Express miễn phí giúp cho các doanh nghiệp mới thành lập tiết kiệm chi phí ban đầu. Hơn nữa, gói sản phẩm này cũng rất phù hợp với các bạn sinh viên hoặc bất cứ ai muốn tự học, thực hành phần mềm kế toán ở nhà. Các bạn sinh viên có thể download miễn phí phần mềm MISA-SME Express cùng các tài liệu tự học tại website: Công ty Cổ phần Phần mềm EFFECT (website: ): Là một trong những nhà cung cấp có thương hiệu tại Việt Nam về giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp với các sản phẩm về Phần mềm kế toán và Hệ thống quản lý tổng thể Effect- ERP. Các sản phẩm của công ty được viết theo đơn đặt hàng nên có mức giá khá cao so với những phần mềm kế toán khác phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, số phần hành áp dụng và độ phức tạp trong quản lý. Công ty Cổ phần Phần mềm kế toán BRAVO (website: ): Được thành lập từ năm 1999, chuyên sâu trong lĩnh vực sản xuất phần mềm và cung cấp các giải pháp về hệ thống Quản trị - Tài chính - Kế toán. Hiện BRAVO có sản phẩm Phần mềm quản 30 Bản quyền của MISA JSC
Tổng quan về phần mềm kế toán trị tài chính BRAVO. Đây là phần mềm thuộc nhóm phần mềm "may đo" theo đặt hàng (customize). Từ phần mềm cơ bản của BRAVO, tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp, nhà cung cấp sẽ xây dựng chương trình riêng. Do đây là phần mềm viết riêng cho từng doanh nghiệp nên chi phí cao hơn rất nhiều so với việc mua sản phẩm đóng gói. Hiện tại giá phần mềm này có thể dao động từ vài ngàn đến vài chục ngàn đô la Mỹ. Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp FAST (website: ): Thành lập từ năm 1997, là một trong những thương hiệu mạnh trên thị trường Việt Nam. Phần mềm kế toán của Fast được xây dựng trên cơ sở Visual Foxpro và đều thuộc phần mềm đóng gói. Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt (website: ): Thành lập từ năm 1994, là một trong những thương hiệu mạnh trên thị trường Việt Nam. AccNet là phần mềm kế toán quản trị tài chính doanh nghiệp thuộc nhóm phần mềm đóng gói, nhắm đến đối tượng doanh nghiệp vừa và nhỏ. Công ty Cổ phần SIS Việt Nam (website: ): SIS Việt Nam là công ty chuyên sâu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp kế toán, tài chính, quản trị doanh nghiệp. Các phần mềm của SIS thuộc nhóm phần mềm đóng gói. Hiện này SIS có 2 phần mềm kế toán quản trị doanh nghiệp là SAS INNOVA và SAS ERP. Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày Chương 1 tại liên kết sau: 11. Câu hỏi ôn tập 1. Trình bày khái niệm và mô hình hoạt động của phần mềm kế toán? 2. Trình bày tính ưu việt của phần mềm kế toán? 3. Trình bày lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán? 4. Phân loại phần mềm kế toán? Nêu rõ ưu nhược điểm của phần mềm đóng gói và phần mềm đặt hàng? 5. Trình bày các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán? 6. Trình bày quy định của Bộ Tài chính về hình thức kế toán máy? Bản quyền của MISA JSC 31
Tổng quan về phần mềm kế toán 7. Quy trình ứng dụng một phần mềm kế toán? 8. Trình bày các tiêu chuẩn để lựa chọn một phần mềm kế toán? 9. Trình bày ưu nhược điểm của các phần mềm kế toán trong nước và phần mềm kế toán nước ngoài? 32 Bản quyền của MISA JSC
Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán CHƯƠNG 2 MỞ SỔ KẾ TOÁN CỦA DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được: Â Các bước tiến hành mở sổ kế toán Â Cách nhập số dư ban đầu Â Cách phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán Â Cách khóa sổ kế toán cuối kỳ Â Việc lưu trữ và bảo quản sổ kế toán trên máy vi tính Â Phương thức trao đổi chứng từ kế toán giữa các bộ phận Â Quy trình cập nhật phần mềm theo thông báo của nhà cung cấp Bản quyền của MISA JSC 33
Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán 1. Các bước tiến hành mở sổ kế toán 1.1. Mở sổ Thông thường một doanh nghiệp mới thành lập hoặc một doanh nghiệp đã hoạt động lâu năm nhưng bắt đầu một năm tài chính mới thì thường phải tiến hành mở sổ kế toán mới tương ứng với năm tài chính đó. Trong các phần mềm kế toán việc mở sổ kế toán (hay còn gọi là tạo dữ liệu kế toán) được thực hiện ngay lần đầu tiên khi người sử dụng bắt đầu sử dụng phần mềm. Quá trình mở sổ được thực hiện qua một số bước trong đó cho phép người sử dụng đặt tên cho sổ kế toán, chọn nơi lưu sổ trên máy tính, chọn ngày bắt đầu mở sổ kế toán, chọn chế độ kế toán, chọn phương pháp tính giá, 34 Bản quyền của MISA JSC
Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán Sau khi tạo xong dữ liệu kế toán, người sử dụng sẽ đăng nhập vào dữ liệu để thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mỗi một phần mềm sẽ có một màn hình giao diện khác nhau. Ví dụ: 1.2. Khai báo danh mục Sau khi tiến hành mở sổ kế toán xong, để có thể hạch toán được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên phần mềm kế toán thì người sử dụng phải tiến hành khai báo một số danh mục ban đầu. Bản quyền của MISA JSC 35
Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán a. Danh mục Hệ thống tài khoản Danh mục Hệ thống tài khoản được sử dụng để quản lý hệ thống các tài khoản, vì hầu hết mọi thông tin kế toán đều được phản ánh trên tài khoản. Thông thường các phần mềm kế toán đã thiết lập sẵn hệ thống tài khoản chuẩn theo quy định của Bộ Tài chính. Tuy nhiên, để phản ánh được hoạt động sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp, các phần mềm vẫn cho phép người sử dụng mở thêm các tiết khoản trên cơ sở hệ thống tài khoản chuẩn. Hệ thống tài khoản này sẽ được sử dụng trong các bút toán hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. b. Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp Trong các phần mềm kế toán danh mục này được người sử dụng khai báo nhằm lập báo cáo thống kê mua, bán hàng hóa và theo dõi công nợ chi tiết đến từng khách hàng, nhà cung cấp. Mỗi khách hàng, nhà cung cấp sẽ được nhận diện bằng mã hiệu khác nhau gọi là mã khách hàng, nhà cung cấp. Mã hiệu này thông thường sẽ do người sử dụng đặt sao cho phù hợp với mô hình hoạt động và quản lý của doanh nghiệp. Có rất nhiều phương pháp đặt mã hiệu khác nhau, các phương pháp này phụ thuộc vào yêu cầu tổ chức quản lý đối tượng và phụ thuộc vào tính chất của từng đối tượng cụ thể. Ví dụ: 36 Bản quyền của MISA JSC
Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán - Dùng phương pháp đặt mã theo tên viết tắt hoặc ghép các chữ cái đầu trong tên khách hàng, nhà cung cấp. Cách mã hóa này mang tính gợi nhớ cao. - Dùng phương pháp đánh số lần lượt tăng dần theo phát sinh của đối tượng khách hàng, nhà cung cấp mới bắt đầu từ 1, 2, 3, . Tuy nhiên cách đặt này không mang ý nghĩa gợi ý nào. Một số điểm lưu ý khi thiết lập mã khách hàng, nhà cung cấp trong các phần mềm kế toán: - Mỗi khách hàng hoặc nhà cung cấp phải được đặt một mã khác nhau. - Không nên đưa ra một mã mà thành phần thông tin trong mã đó lại là của một mã khác. Mỗi khách hàng, nhà cung cấp có thể liên quan đến mọi tài khoản công nợ. Vì vậy, thông qua mã khách hàng, nhà cung cấp người sử dụng có thể xem được các báo cáo công nợ không chỉ liên quan đến một tài khoản công nợ mà liên quan đến mọi tài khoản công nợ của khách hàng, nhà cung cấp đó. Phần mềm sẽ tự động cộng gộp theo danh mục khách hàng, nhà cung cấp các phát sinh, số dư tài khoản để có các sổ tổng hợp phát sinh, số dư các tài khoản công nợ theo từng đối tượng. c. Danh mục Vật tư hàng hóa Danh mục Vật tư hàng hóa dùng để theo dõi các vật tư, hàng hóa. Nó được sử dụng khi thực hiện nhập, xuất các vật tư, hàng hóa đó. Bản quyền của MISA JSC 37
Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán Mỗi vật tư, hàng hóa sẽ mang một mã hiệu riêng. Việc đặt mã hiệu cho vật tư, hàng hóa cũng giống như đặt mã hiệu cho đối tượng khách hàng, nhà cung cấp, nó do người sử dụng tự đặt sao cho thuận tiện nhất và dễ nhớ nhất phù hợp với công tác quản lý vật tư, hàng hóa tại doanh nghiệp. Thông thường các doanh nghiệp hay lựa chọn cách đặt mã theo tên của vật tư, hàng hóa. Trong trường hợp cùng một vật tư nhưng có nhiều loại khác nhau thì người sử dụng có thể bổ sung thêm đặc trưng của vật tư, hàng hóa đó. Việc đặt mã cho vật tư, hàng hóa trong bảng mã vật tư, hàng hóa tương ứng với việc mở thẻ (sổ) chi tiết để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vật tư, hàng hóa, thành phẩm trong kế toán thủ công. d. Danh mục Tài sản cố định Danh mục Tài sản cố định dùng để quản lý các tài sản cố định mà doanh nghiệp quản lý. Mỗi tài sản cố định được mang một mã hiệu riêng và kèm với nó là các thông tin về tài sản như: tỷ lệ khấu hao, cách tính khấu hao, nguyên giá, giá trị hao mòn đầu kỳ, đều phải được cập nhật trước khi bắt đầu nhập dữ liệu phát sinh về tài sản cố định. Việc đặt mã này cũng do người sử dụng quyết định. Việc đặt mã hiệu cho tài sản cố định trong bảng mã tài sản cố định tương ứng với việc mở thẻ (sổ) chi tiết tài sản cố định để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài sản cố định trong kế toán thủ công. 38 Bản quyền của MISA JSC
Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán Một nguyên tắc chung của việc đánh mã đối tượng là: được phép dùng các ký tự chữ (A-Z) hoặc ký tự số (0-9), có thể dùng một số ký tự đặc biệt như dấu gạch ngang (-), gạch chân (_), gạch chéo(/,\) hoặc dấu chấm (.); nếu dùng ký tự chữ nên dùng chữ hoa. Tuy nhiên không nên dùng mã bằng tiếng Việt (chữ thường có dấu), không nên dùng các ký tự đặc biệt như dấu cách, dấu phẩy (,), dấu chấm than (!), dấu hỏi (?). 2. Nhập số dư ban đầu Trên các phần mềm kế toán, sau khi tiến hành khai báo xong danh mục ban đầu như khách hàng, nhà cung cấp, vật tư, hàng hóa, tài sản cố định, người sử dụng sẽ tiến hành nhập số dư ban đầu cho các tài khoản. Số dư ở đây có thể là dư Nợ hoặc dư Có, là VNĐ hay ngoại tệ. Số dư ban đầu gồm có: - Số dư đầu kỳ của tài khoản: là số dư đầu của tháng bắt đầu hạch toán trên máy (số liệu hạch toán trên máy có thể không phải bắt đầu từ tháng 01). - Số dư đầu năm: là số dư Nợ hoặc dư Có ngày 01 tháng 01. Việc nhập số dư trên các phần mềm thường được thực hiện sau khi khai báo xong các danh mục ban đầu và trước khi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. Bản quyền của MISA JSC 39
Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán 3. Phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán Trong một doanh nghiệp có quy mô thường có ít nhất từ 2 kế toán trở lên và mỗi người phụ trách một phần hành kế toán riêng như bán hàng, kho, thuế, tổng hợp, Mỗi kế toán sẽ quản lý các chứng từ và sổ sách liên quan đến phần hành kế toán đó và thường không nắm được sổ sách của phần hành kế toán khác. Chỉ có Kế toán tổng hợp hoặc Kế toán trưởng là người có thể nắm một cách tổng quan toàn bộ chứng từ sổ sách. Các phần mềm kế toán thường đặt chức năng phân quyền sử dụng cho người dùng với mục đích giúp kế toán trưởng phân công công việc cũng như quyền hạn của từng kế toán viên đối với các hoạt động trong phòng kế toán. 40 Bản quyền của MISA JSC
Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán Ngoài ra, các kế toán viên cũng có thể bảo mật dữ liệu của mình tránh sự truy nhập và chỉnh sửa của các kế toán viên khác có cùng quyền lợi thông qua việc đặt mật khẩu khi truy cập vào sổ kế toán. Sau khi đổi mật khẩu xong, khi người sử dụng đăng nhập vào dữ liệu kế toán, chương trình sẽ yêu cầu mật khẩu đăng nhập. 4. Khóa sổ kế toán cuối kỳ Thông thường vào cuối năm kế toán sau khi đã hoàn thành, in và gửi báo cáo tài chính cho các cơ quan thuế, đầu tư kế toán trưởng sẽ tiến hành khóa sổ kế toán nhằm hạn chế và ngăn chặn sự chỉnh sửa can thiệp vào dữ liệu đã hoàn chỉnh. Trong các phần mềm kế toán, tính năng này được đưa vào, cho phép khóa sổ toàn bộ chứng từ đã nhập liệu thuộc một hoặc nhiều phân hệ kế toán Bản quyền của MISA JSC 41
Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán trong khoảng thời gian do người dùng lựa chọn. Sau khi thực hiện thao tác khóa sổ, toàn bộ chứng từ kể từ ngày khóa sổ trở về trước sẽ không sửa lại được để đảm báo tính nhất quán của số liệu báo cáo. Trong một số trường hợp đặc biệt cần sửa lại chứng từ đã khóa sổ thì các phần mềm kế toán cung cấp chức năng Bỏ khóa sổ để người sử dụng có thể thực hiện thao tác sửa chứng từ. 5. Lưu trữ và bảo quản sổ kế toán trên máy vi tính Lập bản sao sổ sách đề phòng sự cố, thiên tai địch họa Kế toán thường phải lập các bản sao lưu, dự phòng khi theo dõi sổ kế toán trên máy vi tính nhằm đảm bảo an toàn cho các chứng từ, sổ sách, báo cáo trong trường hợp gặp sự cố bất thường xảy ra do nhiều nguyên nhân khác 42 Bản quyền của MISA JSC
Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán nhau. Việc lập các bản sao này có thể diễn ra định kỳ hoặc không định kỳ tùy thuộc vào thiết lập ban đầu của người sử dụng. Trong phần mềm kế toán, thao tác sao lưu sẽ tạo ra một bản sao toàn bộ các chứng từ, sổ sách hoàn toàn giống so với bản gốc, cho phép làm giảm tối đa hậu quả khi có sự cố. Các bản sao lưu này nên được cất giữ ở vị trí an toán như: ổ cứng, băng từ Phục hồi sổ sách kế toán sau sự cố Trong quá trình hạch toán, sử dụng các phần mềm kế toán, người sử dụng có thể bị mất các chứng từ, sổ sách, báo cáo đã lập do nhiều nguyên nhân khác nhau. Khi đó nếu người sử dụng đã từng lập các bản sao dự phòng thì có thể tiến hành phục hồi lại các bản sao đó, sau đó in lại sổ sách, báo cáo bị mất. Bản quyền của MISA JSC 43
Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán Kiểm tra tính nhất quán của sổ sách giữa các bộ phận hạch toán Trong quá trình hạch toán, kế toán viên không tránh khỏi những sai sót như nhập sót hay nhập sai số liệu tài khoản của khách hàng trên một hóa đơn bán hàng, và để tìm ra các sai sót đó thường mất rất nhiều thời gian. Vì vậy, các phần mềm thường có chức năng bảo trì lại dữ liệu. Đây là quá trình rà soát lại các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh được hạch toán, để kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của giai đoạn nhập liệu. Chức năng này rất quan trọng, vì trong hệ thống kế toán thủ công, các kế toán viên có thể phát hiện ra các nghiệp vụ không hợp lệ hay nghiệp vụ sai và tiến hành sửa chữa luôn trước khi bắt đầu quá trình xử lý. Còn trong khi sử dụng máy tính để xử lý dữ liệu thì có thể xảy ra trường hợp các nghiệp vụ không hợp lệ nhưng vẫn được xử lý, và chỉ được phát hiện sau khi thực hiện chức năng bảo trì. 6. Trao đổi chứng từ kế toán giữa các bộ phận Hiện nay nhiều doanh nghiệp không chỉ có một trụ sở kinh doanh duy nhất mà có thể có 2 hoặc 3 trụ sở ngoài trụ sở chính. Trong trường hợp các trụ sở 44 Bản quyền của MISA JSC
Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán khác nhau hạch toán độc lập với trụ sở chính, thì cuối kỳ kế toán các trụ sở khác chỉ cần gửi các báo cáo tài chính cho trụ sở chính. Còn trường hợp các trụ sở khác hạch toán phụ thuộc, các kế toán hạch toán thủ công phải mang toàn bộ chứng từ, sổ sách từ trụ sở con về trụ sở chính để hạch toán. Để giúp cho công tác này của kế toán được đơn giản, các phần mềm thường có tính năng cho phép xuất khẩu các nghiệp vụ phát sinh đã được hạch toán ở các trụ sở khác, sau đó chuyển cho trụ sở chính để nhập khẩu các chứng từ, sổ sách này vào chung một dữ liệu kế toán; từ đó cho ra một hệ thống sổ sách, báo cáo thống nhất và hoàn chỉnh. Xuất khẩu chứng từ, sổ sách, báo cáo Cho phép xuất khẩu các danh mục đã khai báo và các chứng từ phát sinh trong kỳ cần kết xuất, đồng thời cho phép xuất khẩu cả số dư ban đầu. Nhập khẩu chứng từ, sổ sách, báo cáo Cho phép nhập khẩu lại vào phần mềm các chứng từ, sổ sách, báo cáo đã xuất khẩu. Bản quyền của MISA JSC 45
Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán 7. Cập nhật phần mềm theo thông báo của nhà cung cấp Khi có sự thay đổi thông tư, chế độ kế toán theo quy định của Bộ Tài chính, hay nâng cấp các tính năng mới trong hệ thống phần mềm, nhà cung cấp phần mềm sẽ thông báo với những doanh nghiệp đang sử dụng sản phẩm để các doanh nghiệp có thể chủ động cập nhật các thông tư, chế độ mới đó. Các phần mềm kế toán hiện nay thường có chức năng tự động cập nhật qua Internet, giúp cho người sử dụng có thể cập nhật các phiên bản mới khi có được sự thông báo từ nhà cung cấp phần mềm. Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày và phim hướng dẫn của Chương 2 tại liên kết sau: 8. Câu hỏi ôn tập 1. Trình bày các bước tiến hành mở sổ kế toán? 2. Tác dụng của việc phân công quyền hạn trong phần mềm kế toán? 3. Tại sao phải thực hiện khóa, mở sổ kế toán? 4. Tác dụng của việc lưu trữ và bảo quản sổ kế toán trên máy vi tính? 5. Tác dụng của việc trao đổi chứng từ kế toán giữa các bộ phận? 46 Bản quyền của MISA JSC
Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán 9. Bài tập thực hành Công ty TNHH ABC (đây là một công ty ví dụ, không phải là số liệu cụ thể của bất kỳ công ty nào) bắt đầu sử dụng từ ngày 01/01/2009 có các thông tin sau: Chế độ kế toán Áp dụng theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC Ngày bắt đầu 01/01/2009 Ngày khóa sổ 31/12/2008 Hiệu lực báo cáo 31/12/2009 Tháng đầu tiên của năm tài chính Tháng 01 Đồng tiền hạch toán VNĐ Chế độ ghi sổ Tức thời Vật tư, hàng hóa Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho Phương pháp tính giá trị tồn kho Bình quân cuối kỳ Danh mục Vật tư, hàng hóa Kho Nhóm Thuế TK STT Mã vật tư Tên vật tư suất ngầm ngầm vật tư (%) định định 1 TV_LGPHANG19 Tivi LG 19 inches HH 10 156 1561 2 TV_LGPHANG21 Tivi LG 21 inches HH 10 156 1561 3 TV_LGPHANG29 Tivi LG 29 inches HH 10 156 1561 4 TL_TOSHIBA110 Tủ lạnh TOSHIBA 110 lít HH 10 156 1561 5 TL_TOSHIBA60 Tủ lạnh TOSHIBA 60 lít HH 10 156 1561 6 DD_NOKIAN6 Điện thoại NOKIA N6 HH 10 156 1561 7 DD_NOKIAN7 Điện thoại NOKIA N7 HH 10 156 1561 8 DD_SAMSUNGE8 Điện thoại SAMSUNG E8 HH 10 156 1561 9 DD_SAMSUNGD9 Điện thoại SAMSUNG D9 HH 10 156 1561 Điều hòa nhiệt độ 10 DH_SHIMAZU12 HH 10 156 1561 SHIMAZU 12000BTU Điều hòa nhiệt độ 11 DH_SHMAZU24 HH 10 156 1561 SHIMAZU 24000BTU Bản quyền của MISA JSC 47
Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán Danh mục Khách hàng STT Mã KH Tên đơn vị Mã số thuế Địa chỉ Công ty TNHH Số 1756 Đội Cấn, Ba 1 CT_TIENDAT 0100102478 Tiến Đạt Đình, Hà Nội. Công ty TNHH Số 2689 Cổ Nhuế, Từ 2 CT_TANHOA 0100165432 Tân Hòa Liêm, Hà Nội Công ty TNHH Số 7533 Cầu Giấy, Hà 3 CT_TRAANH 0100013354 Trà Anh Nội. Công ty TNHH Số 5211 Cầu Đuống, 4 CT_PHUTHE 0101331022 Phú Thế Hà Nội. Công ty Cổ phần Số 1798 Ngọc Lân, 5 CT_HOAANH 0100106955 Hòa Anh Long Biên, Hà Nội. Công ty Cổ phần Số 1399 Lê Lai, 6 CT_HUEHOA 0100784238-1 Huệ Hoa Thanh Xuân, Hà Nội. Công ty Cổ phần 7 CT_HOANAM 0100782209 Số 831 Hà An, Hà Nội Hoa Nam Công ty Cổ phần Số 599 Tùng Lân, Hà 8 CT_THAILAN 0100230328-1 Thái Lan Nội Danh mục Nhà cung cấp STT Mã NCC Tên nhà cung cấpMã số thuế Địa chỉ Công ty TNHH Số 1633 Lê Lai, Ba CT_LANTAN 0100422887-1 1 Lan Tân Đình, Hà Nội. Công ty TNHH Số 513 Gò Vấp, Hà CT_HALIEN 0100234567-1 2 Hà Liên Nội. Công ty TNHH Số 9241 Nguyễn Văn CT_HONGHA 0100231467-1 3 Hồng Hà Cừ, Hà Nội. Công ty Cổ phần Số 7212 Trần Cung, CT_HATHANH 0100311767 4 Hà Thành Từ Liêm, Hà Nội. Công ty Cổ phần Số 9556 Ngọc Hoa, CT_TANVAN 0100835877 5 Tân Văn Ba Đình, Hà Nội. Công ty Cổ phần Số 8935 Hoàng CT_PHUTHAI 0100698711-1 6 Phú Thái Long, Hà Nội. Danh mục Tài sản cố định Năm sử Mã Ngày sử Hao mòn lũy Giá trị còn Tên TSCĐ dụng Nguyên giá TSCĐ dụng kế lại (năm) NHA Nhà A1 01/01/2003 10 150.000.000 90.000.000 60.000.000 1 48 Bản quyền của MISA JSC
Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán Xe TOYOTA 01/01/2002 10 850.000.000 595.000.000 255.000.000 OTO12 12 chỗ ngồi Máy vi tính MVT1 01/01/2007 3 12.000.000 8.000.000 4.000.000 Intel 01 Máy vi tính MVT2 01/01/2007 3 10.000.000 6.700.000 3.300.000 Intel 02 Tổng cộng 1.022.000.000 699.700.000 322.300.000 Danh sách Cán bộ nhân viên ST Mã nhân Phòng Lương Phụ Họ và tên Khoản lương T viên ban cơ bản cấp PMQUANG Phạm Minh Quang Giám đốc 4.500.000 500.000 Lương cơ bản cố 1 định P.Giám TNPHUONG Tạ Nguyệt Phương 4.000.000 500.000 Lương cơ bản cố 2 đốc định Hành NVNAM Nguyễn Văn Nam 2.000.000 100.000 Lương cơ bản 3 chính thời gian (ngày) Hành NVBINH Nguyễn Văn Bình 1.500.000 100.000 Lương cơ bản 4 chính thời gian (ngày) Kinh TDCHI Trần Đức Chi 2.100.000 200.000 Lương cơ bản 5 doanh thời gian (ngày) Kinh LMDUYEN Lê Mỹ Duyên 2.500.000 200.000 Lương cơ bản 6 doanh thời gian (ngày) Kinh NTLAN Nguyễn Thị Lan 1.900.000 200.000 Lương cơ bản 7 doanh thời gian (ngày) PVMINH Phạm Văn Minh Kế toán 2.300.000 100.000 Lương cơ bản 8 thời gian (ngày) Khai báo số dư đầu năm Số hiệu Tài Tên Tài khoản Đầu kỳ khoản Cấp 1 Cấp 2 Nợ Có 111 Tiền mặt 1111 Tiền Việt Nam 1.003.425.687 112 Tiền gửi NH 1121 Tiền Việt Nam 1121.01 Tại Ngân hàng Nông nghiệp 100.220.000 1121.02 Tại Ngân hàng BIDV 150.437.052 Bản quyền của MISA JSC 49
Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán 131 Phải thu của khách hàng Chi tiết Công ty TNHH Tân Hòa 30.510.000 Công ty Cổ phần Huệ Hoa 50.486.250 142 Chi phí trả trước ngắn hạn 6.303.331 156 Hàng hóa Điện thoại SAMSUNG E8; số Chi tiết 78.200.000 lượng: 20 Tivi LG 19 inches; số lượng: 10 24.400.000 211 Tài sản cố định (*) 1.022.000.000 214 Hao mòn TSCĐ 699.700.000 311 Vay ngắn hạn 200.000.000 331 Phải trả cho người bán Chi tiết Công ty TNHH Hồng Hà 100.200.000 Công ty TNHH Hà Liên 80.900.000 333 Thuế và các khoản phải nộp NN 33311 Thuế GTGT đầu ra phải nộp 12.834.091 411 Nguồn vốn kinh doanh 4111 Vốn đầu tư của CSH 1.372.348.229 * Chi tiết theo từng TSCĐ Yêu cầu: • Tạo cơ sở dữ liệu cho Công ty ABC theo những thông tin đã có. • Khai báo danh mục khách hàng, nhà cung cấp, vật tư hàng hóa, danh sách cán bộ công nhân viên. • Nhập số dư ban đầu. • In Bảng cân đối tài khoản. 50 Bản quyền của MISA JSC
Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán Công ty TNHH ABC 100 Hùng Vương, Q.Tây Hồ, Hà Nội BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN Năm 2009 Số tài Đầu kỳ Phát sinh Cuối kỳ Tên tàikhoản khoản Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Tài khoản trong bảng 111 Tiền mặt 1.003.425.687 1.003.425.687 1111 Tiền Việt nam 1.003.425.687 1.003.425.687 112 Tiền gửi ngân hàng 250.657.052 250.657.052 1121 Tiền Việt Nam 250.657.052 250.657.052 1121.01 Tiền Việt Nam tại NH Nông nghiệp 100.220.000 100.220.000 1121.02 Tiền Việt Nam tại NH BIDV 150.437.052 150.437.052 131 Phải thu của khách hàng 80.996.250 80.996.250 142 Chi phí trả trước ngắn hạn 6.303.331 6.303.331 156 Hàng hóa 102.600.000 102.600.000 1561 Giá mua hàng hóa 102.600.000 102.600.000 211 Tài sản cố định hữu hình 1.022.000.000 1.022.000.000 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc 150.000.000 150.000.000 2113 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 850.000.000 850.000.000 2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý 22.000.000 22.000.000 214 Hao mòn tài sản cố định 699.700.000 699.700.000 2141 Hao mòn tài sản cố định hữu hình 699.700.000 699.700.000 Bản quyền của MISA JSC 51
Mở sổ kế toán của doanh nghiệp bằng phần mềm kế toán 311 Vay ngắn hạn 200.000.000 200.000.000 331 Phải trả cho người bán 181.100.000 181.100.000 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 12.834.091 12.834.091 3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp 12.834.091 12.834.091 33311 Thuế GTGT đầu ra 12.834.091 12.834.091 411 Nguồn vốn của chủ sở hữu 1.372.348.229 1.372.348.229 4111 Vốn đầu tư của chủ sở hữu 1.372.348.229 1.372.348.229 Cộng 2.465.982.320 2.465.982.320 2.465.982.320 2.465.982.320 Ngày tháng năm 200 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) 52 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán vốn bằng tiền CHƯƠNG 3 KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được: Â Nguyên tắc hạch toán Â Mô hình hoạt động thu chi tiền mặt, tiền gửi Â Sơ đồ hạch toán kế toán vốn bằng tiền Â Kỹ năng thực hành trên phần mềm kế toán Bản quyền của MISA JSC 53
Kế toán vốn bằng tiền 1. Nguyên tắc hạch toán • Doanh nghiệp phải sử dụng thống nhất đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam. Muốn sử dụng đồng tiền ngoại tệ để ghi sổ thì phải được sự đồng ý bằng văn bản của Bộ Tài chính. • Nếu sử dụng đồng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. • Hạch toán vàng, bạc, kim khí quý, đá quý ở tài khoản tiền mặt phải tính ra tiền theo giá thực tế và không áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. 2. Mô hình hóa hoạt động thu chi tiền mặt Xem lại bảng quy ước về các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ tại trang 6. 2.1. Thu tiền mặt 54 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán vốn bằng tiền 2.2. Chi tiền mặt 2.3. Thu tiền gửi Bản quyền của MISA JSC 55
Kế toán vốn bằng tiền 2.4. Chi tiền gửi 56 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán vốn bằng tiền 3. Sơ đồ hạch toán kế toán vốn bằng tiền 3.1. Tiền mặt tại quỹ 1111 112 112 Rút tiền gửi NH về quỹ tiền mặt Gửi tiền mặt vào NH 635 121, 221, 515 152, 153, 156 Lỗ Mua vật tư, dụng cụ, hàng hóa 133 Thu hồi các khoản đầu 515 tư tài chính Thuế GTGT 154, 635, 642, 811 Lãi Chi phí phát sinh 131, 135, 141 bằng tiền mặt 133 Thu hồi các khoản nợ Thuế GTGT 311, 3411 211, 217 Vay ngắn hạn, dài hạn Mua TSCĐ, bất động sản đầu tư 133 411 Thuế GTGT Nhận vốn góp, phát hành cổ phiếu 311, 331, 334, 338 511, 515, 711 Thanh toán các khoản nợ phải trả Doanh thu và thu nhập khác bằng tiền mặt 33311 1381 Thuế GTGT Tiền mặt phát hiện thiếu chưa xác định được nguyên nhân Bản quyền của MISA JSC 57
Kế toán vốn bằng tiền 3.2. Tiền gửi ngân hàng 111 1121 111 Gửi tiền mặt vào ngân hàng Rút tiền gửi ngân hàng về quỹ 131, 138, 121, 221 635 121, 221, 138 Đầu tư tài chính, góp liên Lỗ doanh, ký cược, ký quỹ Thu hồi các khoản nợ, 152, 153, 155, 156 ký quỹ, ký cược, đầu tư Mua vật tư, dụng 515 ngắn hạn, dài hạn cụ, hàng hóa 133 Lãi Thuế GTGT 344 Nhận ký quỹ, ký cược 211, 217 ngắn hạn, dài hạn Mua TSCĐ, bất động sản đầu tư 411 133 Nhận vốn góp Thuế GTGT 511, 515, 711 311, 331, 334, 338 Doanh thu và thu nhập khác Thanh toán các khoản nợ phải trả 33311 Thuế GTGT 154, 627, 642, 635, 811, Chi phí phát sinh 58 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán vốn bằng tiền 4. Thực hành trên phần mềm kế toán 4.1. Kế toán tiền mặt tại quỹ 4.1.1. Quy trình xử lý trên phần mềm để ra báo cáo 4.1.2. Thiết lập các danh mục sử dụng trong quản lý tiền mặt Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến quản lý tiền mặt trong một phần mềm kế toán, người sử dụng cần phải khai báo một số thông tin, danh mục ban đầu như: a. Danh mục Khách hàng Danh mục khách hàng cho phép người sử dụng theo dõi chi tiết hoạt động bán hàng hóa, vật tư và các khoản phải thu, cho từng khách hàng. Khi khai báo một khách hàng mới, người sử dụng cần nhập các thông tin như: Mã khách hàng, tên khách hàng (tên công ty), địa chỉ, mã số thuế, người liên hệ, Bản quyền của MISA JSC 59
Kế toán vốn bằng tiền b. Danh mục Nhà cung cấp Danh mục Nhà cung cấp cho phép người sử dụng theo dõi chi tiết hoạt động mua hàng hóa, vật tư và các khoản phải trả cho từng nhà cung cấp. Khi khai báo một nhà cung cấp mới, người sử dụng cần nhập các thông tin như: mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp (hoặc tên công ty), địa chỉ, mã số thuế, người liên hệ, 60 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán vốn bằng tiền c. Danh mục Nhân viên Danh mục Nhân viên cho phép người sử dụng theo dõi chi tiết hoạt động tạm ứng, thanh toán tạm ứng, của từng nhân viên trong công ty. Khi khai báo một nhân viên, người sử dụng cần nhập các thông tin như: mã nhân viên, tên nhân viên, phòng ban, địa chỉ, số điện thoại, email, thông tin về lương, 4.1.3. Các chứng từ đầu vào liên quan - Các chứng từ gốc liên quan đến việc thanh toán: Hóa đơn bán hàng; Phiếu nhập; - Các chứng từ gốc liên quan đến việc thu chi tiền mặt: Phiếu thu; Phiếu chi; Bảng kiểm kê quỹ; Giấy thanh toán tiền tạm ứng; Giấy đề nghị tạm ứng; Ủy nhiệm chi; Một số mẫu chứng từ điển hình: Mẫu phiếu thu Bản quyền của MISA JSC 61
Kế toán vốn bằng tiền Mẫu phiếu chi 62 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán vốn bằng tiền Trên các chứng từ thu, chi trên, người sử dụng cần phải điền các thông tin như: đơn vị, địa chỉ, số phiếu thu, tài khoản Nợ, tài khoản Có, người nhận tiền (hoặc người nộp tiền), lý do chi (hoặc lý do nộp), số tiền, 4.1.4. Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán Để hạch toán các nghiệp vụ tiền mặt tại quỹ trong một phần mềm kế toán, người sử dụng thực hiện theo các bước sau: • Bước 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ Tiền mặt tại quỹ. • Bước 2: Chọn loại chứng từ cần cập nhật. • Bước 3: Nhập chứng từ trên màn hình nhập liệu của chứng từ đó. Trong các phần mềm kế toán, tại màn hình nhập liệu chứng từ của phần hành quản lý tiền mặt bao gồm các thông tin: Phần thông tin chung gồm có: - Tên và thông tin về đối tượng: Là thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, có phát sinh các giao dịch liên quan đến phiếu thu, phiếu chi. - Diễn giải: Mô tả nội dung của nghiệp vụ phát sinh. - Ngày chứng từ: Là ngày phát sinh của chứng từ, ngày này phải nằm trong năm làm việc hiện thời và lớn hơn ngày khóa sổ kế toán kỳ kế toán trước. Khi thêm mới một chứng từ, nếu ngày chứng từ xảy ra trước ngày làm việc hiện thời, các phần mềm kế toán vẫn cho phép người sử dụng thay đổi lại ngày chứng từ khi nhập. Sau khi cất giữ xong chứng từ sẽ được tự động chèn vào khoảng thời gian trước đó. Điều này khác với kế toán thủ công, nếu đã tiến hành định khoản trên sổ sách, báo cáo thì không thể chèn thêm chứng từ vào một khoảng thời gian trước đó. - Số chứng từ: Do người sử dụng tự đặt, thông thường số chứng từ thường gắn với loại chứng từ (Ví dụ: Phiếu thu - PT000 , Phiếu nhập kho - PNK000 ). Trong phần mềm số chứng từ thường được lấy tăng dần lên căn cứ vào số chứng từ đặt đầu tiên. Tuy nhiên, người sử dụng vẫn có thể sửa lại số chứng từ của các chứng từ đã hạch toán nếu muốn. Điều này khác với kế toán thủ công, kế toán sẽ phải nhớ số chứng từ đã hạch toán trước đó và chứng từ khi ghi sổ rồi rất khó nếu phải sửa chữa. Bản quyền của MISA JSC 63
Kế toán vốn bằng tiền Phần thông tin chi tiết: Bao gồm các thông tin về tài khoản định khoản, thông tin khai báo về thuế, - Bút toán định khoản: Là cặp tài khoản đối ứng trong nghiệp vụ liên quan. - Diễn giải: Mô tả lại nội dung của nghiệp vụ phát sinh. - Hạch toán bút toán và khai báo các thông tin liên quan đến thuế (Nếu có). Nhập Phiếu thu Nhập Phiếu chi 64 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán vốn bằng tiền 4.1.5. Xem và in báo cáo tiền mặt tại quỹ Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan đến tiền mặt tại quỹ, phần mềm sẽ tự động xử lý và đưa ra các báo cáo tiền mặt tại quỹ. Khi xem các báo cáo, người sử dụng phải chọn các tham số cần thiết trước khi xem. Sổ quỹ tiền mặt - Chọn các tham số báo cáo: như khoảng thời gian, tài khoản in. - Xem báo cáo: Bản quyền của MISA JSC 65
Kế toán vốn bằng tiền Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt - Chọn các tham số báo cáo: như khoảng thời gian, tài khoản in. - Xem báo cáo: 66 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán vốn bằng tiền 4.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng 4.2.1. Quy trình xử lý trên phần mềm để ra báo cáo 4.2.2. Thiết lập các danh mục sử dụng trong quản lý tiền gửi ngân hàng Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến quản lý tiền gửi ngân hàng trong một phần mềm kế toán, người sử dụng cần phải khai báo một số thông tin, danh mục ban đầu như: - Danh mục Khách hàng. - Danh mục Nhà cung cấp. - Danh mục Nhân viên. Thông tin chi tiết có thể tham khảo phần Thiết lập danh mục của Kế toán tiền mặt tại quỹ trang 59. Bản quyền của MISA JSC 67
Kế toán vốn bằng tiền 4.2.3. Các chứng từ đầu vào liên quan Các chứng từ dùng cho việc hạch toán tiền gửi ngân hàng bao gồm: Giấy báo Có; Giấy báo Nợ; Bản sao kê của ngân hàng; Ủy nhiệm thu; Ủy nhiệm chi; Séc chuyển khoản; Séc bảo chi; Một số mẫu chứng từ điển hình: Giấy báo Nợ Giấy báo Có 68 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán vốn bằng tiền Trên các chứng từ báo Nợ, báo Có cần phải có đầy đủ các thông tin như: tên ngân hàng, địa chỉ, ngày phát sinh chứng từ, mã khách hàng, đơn vị nhận chứng từ, mã số thuế, diễn giải của giấy báo Nợ (hoặc báo Có), số tài khoản ngân hàng, số tiền, nội dung của giấy báo Nợ (hoặc báo Có), 4.2.4. Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán Để hạch toán các nghiệp vụ tiền gửi ngân hàng trong một phần mềm kế toán, người sử dụng thực hiện theo các bước sau: • Bước 1: Chọn phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ Tiền gửi ngân hàng. • Bước 2: Chọn loại chứng từ cập nhật. • Bước 3: Nhập chứng từ trên màn hình nhập liệu dành cho chứng từ đó. Trong phần mềm kế toán, tại màn hình nhập liệu chứng từ của phần hành quản lý tiền gửi cũng bao gồm các thông tin giống như trong phân hệ quản lý tiền mặt. Thông tin chi tiết có thể tham khảo mục Nhập chứng từ của Kế toán tiền mặt tại quỹ trang 63. Nhập Giấy báo Có Bản quyền của MISA JSC 69
Kế toán vốn bằng tiền Nhập Giấy báo Nợ 4.2.5. Xem và in báo cáo tiền gửi ngân hàng Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan đến tiền gửi ngân hàng, phần mềm sẽ tự động xử lý và đưa ra các báo cáo tiền gửi ngân hàng. Khi xem các báo cáo, người sử dụng phải chọn các tham số cần thiết. Sổ tiền gửi ngân hàng: - Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, tài khoản in. - Xem báo cáo: 70 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán vốn bằng tiền Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày và phim hướng dẫn của Chương 3 tại liên kết sau: 5. Câu hỏi ôn tập 1. Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ theo các nguyên tắc và chế độ quản lý tiền tệ của Nhà nước như thế nào? 2. Nêu trình tự kế toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng? 3. Hãy trình bày mô hình hóa hoạt động thu chi tiền mặt, tiền gửi? 4. Các danh muc cần phải khai báo khi hạch toán các chứng từ liên quan đến tiền mặt, tiền gửi? 5. Liệt kê một số chứng từ được sử dụng cho việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, tiền gửi? Bản quyền của MISA JSC 71
Kế toán vốn bằng tiền 6. Bài tập thực hành 6.1. Kế toán tiền mặt tại quỹ Tại Công ty TNHH ABC có phát sinh các nghiệp vụ kế toán liên quan đến tiền mặt như sau: 1. Ngày 10/01/2009 thanh toán tiền mua hàng cho Công ty TNHH Hồng Hà sau khi đã trừ đi tiền hàng trả lại. Số tiền: 102.872.000 (đ). 2. Ngày 15/01/2009, chi tiền tạm ứng công tác phí cho nhân viên Nguyễn Thị Lan, số tiền: 1.500.000 (đ). 3. Ngày 19/01/2009, thu tiền của Công ty TNHH Tiến Đạt về số tiền hàng mua ngày 05/01/2009, số tiền: 86.680.000 (đ). 4. Ngày 24/01/2009 Phạm Văn Minh thanh toán tiền điện tháng 01/2009 tổng tiền thanh toán (đã có thuế): 1.650.000 (đ) (VAT 10%). Hóa đơn tiền điện số 0051245, ký hiệu TD/2009, ngày 22/01/2009. 5. Ngày 30/01/2009 Phạm Văn Minh thanh toán tiền phí vận chuyển mua hàng của Công ty TNHH Lan Tân ngày 15/01, số tiền: 990.000 (đ). 6. Ngày 02/02/2009 Lê Mỹ Duyên nộp tiền thuế GTGT hàng nhập khẩu cho tờ khai hải quan hàng nhập khẩu số 2567 ngày 26/01/2009, số tiền: 2.600.000 (đ). 7. Ngày 25/02/2009 Phạm Văn Minh rút tiền gửi ngân hàng BIDV về nhập quỹ tiền mặt, số tiền: 3.000.000 (đ). 8. Ngày 06/03/2009, chi tiếp khách tại Nhà hàng Ana, số tiền: 2.100.000 (đ). Yêu cầu: • Khai báo danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên (thông tin về danh sách lấy phần Bài tập thực hành chương 2, tại trang 47). • Hạch toán các nghiệp phát sinh vào phần mềm. • In Sổ quỹ tiền mặt; Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt. Báo cáo: 72 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán vốn bằng tiền Công ty TNHH ABC Mẫu số: S07-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC 100 Hùng Vương, Q.Tây Hồ, Hà Nội ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ QUỸ TIỀN MẶT Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/03/2009 Tài khoản: 111 Loại tiền: VND Ngày, Ngày, Số hiệu chứng từ Số tiền Ghi tháng ghi tháng sổ chứng từ Thu Chi Diễn giải Thu Chi Tồn chú A B C D E 1 2 2 G Số dư đầu kỳ 31/12/2008 31/12/2008 1.003.425.687 (Balance forward) Thanh toán tiền mua 10/01/2009 10/01/2009 PC00001 102.872.000 900.553.687 hàng Chi tiền tạm ứng công 15/01/2009 15/01/2009 PC00002 1.500.000 899.053.687 tác phí 19/01/2009 19/01/2009 PT00002 Thu tiền hàng 86.680.000 985.733.687 Thanh toán tiền điện 24/01/2009 24/01/2009 PC00003 1.650.000 984.083.687 tháng 01/2009 Thanh toán tiền phí 30/01/2009 30/01/2009 PC00004 990.000 983.093.687 vận chuyển Nộp tiền thuế GTGT 02/02/2009 02/02/2009 PC00005 hàng nhập khẩu theo 2.600.000 980.493.687 tờ khai 2567 Rút tiền gửi ngân 25/02/2009 25/02/2009 PT00004 3.000.000 983.493.687 hàng về nhập quỹ Chi tiếp khách tại nhà 06/03/2009 06/03/2009 PC00006 2.100.000 981.393.687 hàng Ana Tổng cộng 89.680.000 111.712.000 981.393.687 Sổ này có 1 trang đánh số từ trang 1 đến trang 1 Ngày mở sổ: Ngày tháng năm 200 Thủ quỹ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) 6.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng Tại Công ty TNHH ABC có phát sinh các nghiệp vụ kế toán liên quan đến tiền gửi như sau: 1. Ngày 14/01/2009 Công ty Cổ phần Hoa Nam thanh toán tiền hàng, số tiền: Bản quyền của MISA JSC 73
Kế toán vốn bằng tiền 132.594.000 (đ) theo giấy báo Có của ngân hàng Nông nghiệp. 2. Ngày 20/01/2009 chuyển tiền nộp thuế GTGT tháng 12/08, số tiền: 12.834.091 (đ), thuế môn bài năm 2009, số tiền: 1.000.000, theo giấy báo Nợ của Ngân hàng Nông nghiệp. 3. Ngày 28/01/2009 chuyển tiền gửi ngân hàng trả tiền mua hàng cho Công ty FUJI theo tờ khai hải quan số 2567 ngày 24/01/2009, số tiền: 20.000.000 (đ) theo Giấy báo Nợ của Ngân hàng BIDV. 4. Ngày 16/02/2009, chuyển tiền gửi ngân hàng mua văn phòng phẩm của Cửa hàng Văn Phong, số tiền: 2.000.000 (đ) tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Đã nhận được giấy báo Nợ của Ngân hàng Nông nghiệp. 5. Ngày 28/02/2009, Công ty cổ phần Thái Lan trả tiền, số tiền 39.204.000 (đ) (đã trừ chiết khấu thanh toán 1% tức 396.000 (đ)) theo Giấy báo Có của ngân hàng BIDV. 6. Ngày 02/03/2009, chuyển tiền gửi ngân hàng Nông nghiệp trả tiền vay ngắn hạn Vietcombank, số tiền: 60.000.000 (đ). Đã nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng. Yêu cầu: • Khai báo danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên (thông tin về danh sách lấy phần Bài tập thực hành chương 2, tại trang 47). • Hạch toán các nghiệp phát sinh vào phần mềm. • In Sổ tiền gửi ngân hàng. Báo cáo: 74 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán vốn bằng tiền Công ty TNHH ABC Mẫu số: S08-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC 100 Hùng Vương, Q.Tây Hồ, Hà Nội ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/03/2009 Tài khoản: 112 Ngày, tháng Chứng từ TK đối Số tiền Ghi Diễn giải ghi sổ Số hiệu Ngày, tháng ứng Thu Chi Còn lại chú A B C D E 1 2 2 F Số dư đầu kỳ 31/12/2008 31/12/2008 250.657.052 (Balance forward) 14/01/2009 NT00001 14/01/2009 Thu tiền bán hàng 131 132.594.000 383.251.052 Tiền thuế GTGT 20/01/2009 S00001 20/01/2009 33311 12.834.091 370.416.961 T12/08 Thuế môn bài năm 20/01/2009 S00001 20/01/2009 3338 1.000.000 369.416.961 2009 Chuyển tiền gửi ngân hàng trả tiền hàng 28/01/2009 S00002 28/01/2009 331 20.000.000 349.416.961 nhập khẩu theo tờ khai 2567 Chuyển tiền gửi ngân 16/02/2009 S00003 16/02/2009 6423 2.000.000 347.416.961 hàng mua VPP Công ty Thái Lan trả 28/02/2009 NT00002 28/02/2009 131 39.204.000 386.620.961 tiền hàng Chuyển tiền gửi ngân 02/03/2009 S00004 02/03/2009 hàng trả tiền vay ngắn 311 60.000.000 326.620.961 hạn Vietcombank Cộng số phát sinh 171.798.000 95.834.091 Số dư cuối kỳ 326.620.961 Sổ này có 1 trang đánh số từ trang 1 đến trang 1 Ngày mở sổ: Ngày tháng năm 200 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Bản quyền của MISA JSC 75
Kế toán vật tư CHƯƠNG 4 KẾ TOÁN VẬT TƯ Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được: Â Nguyên tắc hạch toán Â Mô hình hoạt động nhập, xuất kho Â Sơ đồ hạch toán kế toán vật tư Â Kỹ năng thực hành trên phần mềm kế toán Bản quyền của MISA JSC 77
Kế toán vật tư 1. Nguyên tắc hạch toán • Kế toán nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trên tài khoản 152, 153 phải được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc quy định trong Chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho”. • Việc tính giá trị của vật tư xuất kho được thực hiện theo một trong bốn phương pháp quy định trong Chuẩn mực kế toán 02 “Hàng tồn kho”: + Phương pháp giá đích danh. + Phương pháp bình quân gia quyền. + Phương pháp nhập trước, xuất trước. + Phương pháp nhập sau, xuất trước. • Kế toán chi tiết vật tư phải thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm. 2. Mô hình hóa hoạt động nhập, xuất kho Xem lại bảng quy ước về các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ tại trang 6. 2.1. Nhập kho 78 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán vật tư 2.2. Xuất kho 3. Sơ đồ hạch toán kế toán vật tư Theo phương pháp kiểm kê định kỳ Trị giá hàng đã mua đang đi đường, trị giá hàng tồn kho và gửi bán cuối kỳ TK 151, 152, 153, 156, 157, 158 TK 611 TK 111, 112, 331 Trị giá hàng mua đang đi đường và - Giảm giá hàng bán trị giá hàng tồn kho đầu kỳ - Hàng mua trả lại TK 111, 112, 331 - Chiết khấu thương mại Mua vật tư, hàng hóa về nhập TK 133 kho trong kỳ (giá mua, chi phí thu (nếu có) mua, bốc xếp vận chuyển ) TK 133 TK 241, 142, 242, 621, Thuế GTGT 623, 627, 641, 642 Cuối kỳ, xác định và kết chuyển TK 3333 Thuế nhập khẩu phải nộp trị giá nguyên vật liệu, CCDC xuất kho sử dụng cho SXKD TK 3332 TK 632 Thuế tiêu thụ đặc biệt Cuối kỳ, xác định và kết chuyển TK 33312 trị giá háng hóa xuất kho để bán, (nếu không Thuế GTGT trao đổi, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ của hàng nhập được khấu trừ) khẩu phải nộp TK 133 Nếu được khấu trừ Bản quyền của MISA JSC 79
Kế toán vật tư Theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 111, 112, 331 TK 152, 153 TK 154, 621, 642, 241 Nhập kho NVL, Công cụ Xuất dùng cho SXKD, XDCB mua về TK 133 TK 142, 242 Thuế GTGT Xuất CCDC có giá trị lớn TK 3333 dùng cho nhiều kỳ Thuế nhập khẩu phải nộp TK 111, 112, 331 Chiết khấu thương mại, giảm giá, TK 3332 trả lại hàng mua Thuế tiêu thụ đặc biệt TK 133 Thuế GTGT TK 632 NVL xuất bán 4. Thực hành trên phần mềm kế toán 4.1. Quy trình xử lý trên phần mềm để ra báo cáo 80 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán vật tư 4.2. Thiết lập các danh mục sử dụng trong quản lý vật tư Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến quản lý vật tư trong một phần mềm kế toán, người sử dụng cần phải khai báo một số thông tin, danh mục ban đầu như: a. Danh mục Kho vật tư Danh mục kho vật tư dùng để theo dõi các kho vật tư và thành phẩm. Khi thiết lập một kho mới, người sử dụng cần phải nhập đầy đủ các thông tin về: mã kho, tên kho và tài khoản kho. b. Danh mục Vật tư, hàng hóa Danh mục vật tư dùng để theo dõi mọi phát sinh và theo dõi tồn kho của từng vật tư, hàng hóa nhập kho. Khi khai báo một vật tư, hàng hóa người sử dụng cần nhập các thông tin về: mã vật tư, tên vật tư, nhóm, đơn vị tính, kho ngầm định, tài khoản kho, Bản quyền của MISA JSC 81
Kế toán vật tư 4.3. Các chứng từ đầu vào liên quan Các chứng từ dùng cho việc hạch toán vật tư bao gồm: - Phiếu nhập kho. - Phiếu xuất kho. Một số mẫu chứng từ điển hình: Phiếu nhập kho 82 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán vật tư Phiếu xuất kho Bản quyền của MISA JSC 83
Kế toán vật tư Trên các phiếu nhập, xuất kho, người sử dụng cần nhập các thông tin như: tên đơn vị, bộ phận xuất, số chứng từ, tài khoản Nợ, tài khoản Có, họ tên người giao hàng (hoặc người nhận hàng), kho nhập (hoặc xuất), tên vật tư, hàng hóa nhập (hoặc xuất), đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng số tiền, 4.4. Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến vật tư trong một phần mềm kế toán, người sử dụng thực hiện theo các bước sau: • Bước 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ Vật tư. • Bước 2: Chọn loại chứng từ cập nhật. 84 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán vật tư • Bước 3: Nhập chứng từ trên màn hình nhập liệu dành cho chứng từ đó. Trong phần mềm kế toán, tại màn hình nhập liệu chứng từ của phần hành quản lý vật tư, hàng hóa bao gồm các thông tin: Phần thông tin chung gồm có: - Tên và thông tin về đối tượng: Có thể là thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, hoặc nhân viên, có phát sinh các giao dịch liên quan đến hoạt động nhập, xuất kho. - Diễn giải: Mô tả nội dung của nghiệp vụ phát sinh. - Ngày chứng từ: Là ngày phát sinh hoạt động nhập, xuất kho. - Số chứng từ: Trong các phần mềm thường được tự động đánh số tăng dần, tuy nhiên người sử dụng vẫn có thể sửa lại số chứng từ nếu muốn. Phần thông tin chi tiết: Bao gồm các thông tin về mã vật tư, tên vật tư, kho, tài khoản kho, tài khoản đối ứng, số lượng, đơn giá, thành tiền, - Mã vật tư: Dùng để nhận diện duy nhất một vật tư, hàng hóa. - Tên vật tư: Là tên đầy đủ của vật tư, hàng hóa. - Kho: Là mã của kho liên quan đến nghiệp vụ của chứng từ được chọn từ danh mục kho đã khai báo. Đó có thể là kho xuất, kho nhập, có thể là kho công ty hoặc kho đại lý, - TK kho: Chương trình sẽ lấy căn cứ vào các thông tin khai báo ban đầu của vật tư, hàng hóa (có thể là TK 152, 153, 156). - Tài khoản đối ứng: Là tài khoản đối ứng khi hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất kho (có thể là TK 111, 112, 131, 331, 632, ). - Số lượng: Là số lượng mặt hàng được ghi trên chứng từ nhập, xuất kho. - Đơn giá: Là số tiền cho một vật tư, hàng hóa. - Thành tiền = Số lượng x Đơn giá - Trong các phần mềm, giá vốn xuất kho thường được chương trình tự động tính căn cứ vào phương pháp tính giá xuất kho đã khai báo ngay từ khi tạo dữ liệu kế toán mới hoặc khi khai báo vật tư, hàng hóa. Bản quyền của MISA JSC 85
Kế toán vật tư Nếu đăng ký theo phương pháp “Bình quân cuối kỳ” thì giá xuất kho sẽ được tính sau khi thực hiện chức năng “Cập nhật giá xuất” (luôn có trong các phần mềm). Khi sử dụng phương pháp này giá xuất kho trong kỳ ở các thời điểm đều được tính bình quân như nhau. Nếu đăng ký theo phương pháp “Bình quân tức thời” thì giá xuất kho sẽ được tính ngay khi lập phiếu xuất kho trên cơ sở tổng giá trị tồn tính đến thời điểm xuất chia cho tổng số lượng tồn tính đến thời điểm xuất hiện tại. Sử dụng phương pháp này giá xuất kho ở các thời điểm khác nhau trong cùng một kỳ có thể khác nhau. Nếu đăng ký phương pháp “Đích danh” thì hệ thống sẽ lấy giá xuất kho theo đúng giá nhập của vật tư đó trên chứng từ nhập kho được chọn. Nếu đăng ký phương pháp “Nhập trước, xuất trước”, hệ thống sẽ tự động tính giá xuất theo đúng phương pháp ngay sau khi cất giữ thông tin của phiếu xuất kho. Nhập Phiếu nhập kho Nhập Phiếu xuất kho 86 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán vật tư 4.5. Xem và in báo cáo vật tư Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan đến nhập, xuất kho, phần mềm sẽ tự động xử lý và đưa ra các báo cáo liên quan đến phần nhập, xuất kho. Khi xem các báo cáo, người sử dụng phải chọn các tham số cần thiết. Báo cáo Tổng hợp tồn kho: - Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, kho vật tư (một kho, một số kho hoặc tất cả các kho). - Xem báo cáo: Bản quyền của MISA JSC 87
Kế toán vật tư Sổ chi tiết vật tư hàng hóa - Chọn tham số báo cáo: như khoảng thời gian, vật tư, hàng hóa cần in (có thể chọn một, một số hoặc tất cả vật tư, hàng hóa). - Xem báo cáo: 88 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán vật tư Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày và phim hướng dẫn của Chương 4 tại liên kết sau: 5. Câu hỏi ôn tập 1. Trình bày các nguyên tắc hạch toán vật tư, hàng hóa? 2. Nêu trình tự kế toán các nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến kế toán vật tư? 3. Trình bày lại mô hình hóa hoạt động nhập, xuất kho? 4. Các danh muc cần phải khai báo khi hạch toán các chứng từ liên quan đến vật tư, hàng hóa? 5. Liệt kê một số chứng từ được sử dụng cho việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến vật tư, hàng hóa? 6. Bài tập thực hành Tại Công ty TNHH ABC có phát sinh các nghiệp vụ kế toán liên quan đến kho vật tư, hàng hóa như sau: 1. Ngày 12/01/2009 mua hàng nhập kho của Công ty TNHH Lan Tân (hàng về trước hóa đơn về sau). Bản quyền của MISA JSC 89
Kế toán vật tư ¾ Tủ lạnh TOSHIBA 60 lít SL: 12 ĐG: 3.700.000 (đ/cái) ¾ Tủ lạnh TOSHIBA 110 lít SL: 14 ĐG: 6.900.000 (đ/cái) 2. Ngày 20/01/2009 xuất hàng cho nhân viên kinh doanh sử dụng tính vào chi phí bán hàng. ¾ Điện thoại SAMSUNG E8 SL: 01 3. Ngày 25/01/2009 xuất kho hàng gửi bán đại lý Thanh Xuân. ¾ Ti vi TV_LGPHANG19 SL: 5 ¾ Điện thoại SAMSUNG D8 SL: 8 4. Ngày 29/01/2009 mua hàng về nhập kho của Công ty cổ phần Tân Văn (hàng về trước hóa đơn về sau). ¾ Quạt điện cơ 91 SL: 05 ĐG: 300.000 (đ/cái) 5. Ngày 12/02/2009 xuất Quạt điện cơ 91 sử dụng cho phòng kế toán, số lượng tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Yêu cầu: • Khai báo danh mục Nhà cung cấp, Nhân viên, Vật tư hàng hóa (thông tin về danh sách lấy phần Bài tập thực hành chương 2, tại trang 47). • Hạch toán các nghiệp phát sinh vào phần mềm. • Cập nhật giá xuất kho (bút toán tự động). • In Báo cáo tổng hợp tồn kho; Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa; Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa; Thẻ kho, Báo cáo: 90 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán vật tư Công ty TNHH ABC 100 Hùng Vương, Q.Tây Hồ, Hà Nội BÁO CÁO TỔNG HỢP TỒN KHO Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/03/2009 Mã kho: 156 Tên kho: Kho hàng hóa Đầu kỳ Nhập kho Xuất kho Cuối kỳ Đơn STT Mã hàng Tên hàng vị Số Số Số Số Giá trị Giá trị Giá trị Giá trị lượng lượng lượng lượng Mã nhóm vật tư HH Tên nhóm vật tư Hàng hóa 1 DD_SAMSUNGE8 Điện thoại SAMSUNG E8 20 78.200.000 9 35.190.000 11 43.010.000 2 QDIEN Quạt điện cơ 91 5 1.500.000 1 300.000 4 1.200.000 3 TL_TOSHIBA110 Tủ lạnh TOSHIBA 110 lít 14 96.600.000 14 96.600.000 4 TL_TOSHIBA60 Tủ lạnh TOSHIBA 60 lít 12 44.400.000 12 44.400.000 5 TV_LGPHANG19 Tivi LG 18 inches 10 24.400.000 5 12.200.000 5 12.200.000 Cộng (Mã nhóm vật tư) 30 102.600.000 31 142.500.000 12 47.690.000 46 197.410.000 CỘNG: KHO HÀNG HÓA 30 102.600.000 31 142.500.000 12 47.690.000 46 197.410.000 TỔNG CỘNG 30 102.600.000 31 142.500.000 12 47.690.000 46 197.410.000 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Bản quyền của MISA JSC 91
Kế toán tài sản cố định CHƯƠNG 5 KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được: Â Nguyên tắc hạch toán Â Mô hình hoạt động tăng, giảm tài sản cố định Â Sơ đồ hạch toán kế toán tài sản cố định Â Kỹ năng thực hành trên phần mềm kế toán Bản quyền của MISA JSC 93
Kế toán tài sản cố định 1. Nguyên tắc hạch toán • Đánh giá TSCĐ phải theo nguyên tắc đánh giá giá thực tế hình thành TSCĐ và giá trị còn lại của TSCĐ. • Kế toán TSCĐ phải phản ánh được 3 chỉ tiêu giá trị của TSCĐ: Nguyên giá, giá trị khấu hao lũy kế và giá trị còn lại của TSCĐ. Giá trị còn lại = Nguyên giá - Giá trị khấu hao lũy kế của TSCĐ • TSCĐ phải được phân loại theo các phương pháp được quy định trong Hệ thống báo cáo tài chính và hướng dẫn của cơ quan thống kê, phục vụ cho yêu cầu quản lý của Nhà nước. 2. Mô hình hóa hoạt động tăng, giảm tài sản cố định Xem lại bảng quy ước về các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ tại trang 6. 2.1. Kế toán tăng tài sản cố định 94 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán tài sản cố định 2.2. Kế toán giảm tài sản cố định 3. Sơ đồ hạch toán kế toán tài sản cố định 3.1. Tăng TSCĐ do mua ngoài 111, 112, 331 2411 211, 213 111, 112, 331 Qua lắp đặt, Đưa TSCĐ vào Chiết khấu thương mại, chạy thử sử dụng giảm giá TSCĐ mua vào Giá mua, chi phí liên Mua về sử quan trực tiếp dụng ngay 333 133 (33312) Thuế GTGT hàng nhập khẩu Thuế GTGT hàng nhập khẩu (nếu không được khấu trừ) Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu Lệ phí trước bạ (nếu có) 411 441 Mua TSCĐ bằng nguồn vốn Đồng thời ghi đầu tư xây dựng cơ bản tăng nguồn 414 Mua TSCĐ bằng quỹ đầu tư phúc lợi Bản quyền của MISA JSC 95
Kế toán tài sản cố định 3.2. Thanh lý, nhượng bán TSCĐ 111, 112, 331 133 811 911 711 111, 112, 131 Kết chuyển Kết chuyển Chi phí thanh lý, chi phí thanh thu thanh lý, Thu thanh lý, nhượng bán TSCĐ lý, nhượng nhượng bán nhượng bán TSCĐ 211, 213 bán TSCĐ TSCĐ Giá trị còn lại TSCĐ 33311 214 Giá trị hao mòn 421 Thu > Chi Chi > Thu 3.3. Khấu hao TSCĐ 211, 213 2141, 2143 627 Thanh lý, nhượng bán TSCĐ Khấu hao TSCĐ dùng cho sản xuất kinh doanh, dịch vụ 811 641, 642 Khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động Giá trị còn lại bán hàng và quản lý doanh nghiệp 623, 627, 641, 642 466 Điều chỉnh giảm khấu hao Khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp 4313 Khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động văn hóa, phúc lợi Điều chỉnh tăng khấu hao 96 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán tài sản cố định 4. Thực hành trên phần mềm kế toán 4.1. Quy trình xử lý trên phần mềm để ra báo cáo 4.2. Thiết lập các danh mục sử dụng trong quản lý tài sản cố định Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến quản lý tài sản cố định trong một phần mềm kế toán, người sử dụng cần phải khai báo một số thông tin, danh mục ban đầu như danh mục đối tượng nhà cung cấp (tham khảo cách khai báo danh mục trong chương 2). Ngoài ra còn cần phải khai báo một số danh mục sau: a. Loại tài sản cố định Danh mục loại TSCĐ dùng để theo dõi các tài sản cố định theo từng loại trên các báo cáo liên quan đến TSCĐ. Khi thiết lập một loại TSCĐ mới, người sử dụng cần phải nhập đầy đủ các thông tin về: Mã loại, Tài khoản nguyên giá, TK hao mòn và Diễn giải (nếu có). Bản quyền của MISA JSC 97
Kế toán tài sản cố định b. Danh sách tài sản cố định Khai báo danh mục TSCĐ nhằm mục đích quản lý chi tiết từng TSCĐ, theo dõi toàn bộ quá trình sử dụng của TSCĐ từ khi bắt đầu mua về cho đến khi thanh lý. Trong một số phần mềm khi khai báo TSCĐ có phần khai báo tình trạng sử dụng của TSCĐ, việc này giúp cho người sử dụng theo dõi được tình trạng của TSCĐ: Mua về chưa khấu hao, đang tính khấu hao, ngừng khấu hao hoặc chuyển thành công cụ, dụng cụ, Khi thiết lập một TSCĐ mới, người sử dụng cần phải nhập đầy đủ các thông tin về: Mã TSCĐ, tên TSCĐ, phòng ban sử dụng, loại tài sản, ngày mua, ngày bắt đầu khấu hao, nguyên giá, hao mòn lũy kế đầu kỳ, thời gian sử dụng, TK nguyên giá, TK hao mòn (thông thường các mục này thường được lấy căn cứ từ loại TSCĐ đã chọn), 98 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán tài sản cố định 4.3. Các chứng từ đầu vào liên quan Các chứng từ dùng cho việc hạch toán vật tư bao gồm: - Các chứng từ gốc liên quan đến TSCĐ như: Phiếu chi, phiếu thu của hoạt động mua, bán, thanh lý TSCĐ. - Biên bản giao nhận TSCĐ. - Biên bản thanh lý TSCĐ. - Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành. - Biên bản đánh giá lại TSCĐ. - Chứng từ ghi giảm tài sản cố định. - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. Một số mẫu điển hình: Bản quyền của MISA JSC 99
Kế toán tài sản cố định Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ 100 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán tài sản cố định 4.4. Nhập chứng từ vào phần mềm kế toán Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tài sản cố định trong một phần mềm kế toán, người sử dụng thực hiện theo các bước sau: • Bước 1: Chọn đến phân hệ có liên quan đến nghiệp vụ tài sản cố định. Bản quyền của MISA JSC 101
Kế toán tài sản cố định • Bước 2: Chọn loại chứng từ cập nhật. • Bước 3: Nhập chứng từ trên màn hình nhập liệu dành cho chứng từ đó. Khai báo tài sản cố định Khai báo Thông tin chung: cho phép người sử dụng nhập các thông tin chung, tổng quan về TSCĐ như: Mã TSCĐ: Dùng để nhận diện một TSCĐ. Tên TSCĐ: Là tên đầy đủ của tài sản cố định. Loại TSCĐ: Xem TSCĐ này thuộc loại nào? máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, Tình trạng hiện nay: Là tình trạng sử dụng của TSCĐ như đang dùng, mua mới, thanh lý, Ngoài ra người sử dụng có thể khai báo thêm các thông tin khác như: Mô tả TSCĐ, năm sản xuất, nhà cung cấp, địa chỉ, số hóa đơn, Khai báo Thông tin khấu hao: cho phép nhập các thông tin chi tiết về TSCĐ, giúp cho người sử dụng thuận tiện trong việc quản lý TSCĐ như: - Ngày mua: Là ngày phát sinh hoạt động mua TSCĐ. - Ngày khấu hao: Là ngày bắt đầu khấu hao (trong một số trường hợp, ngày khấu hao có thể phát sinh sau ngày mua. VD: Mua TSCĐ vào ngày 25/01 nhưng đến 01/03 mới bắt đầu tính khấu hao cho TSCĐ đó). 102 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán tài sản cố định - Nguyên giá: Là giá trị ban đầu của TSCĐ. - Thời gian sử dụng: Là số năm sử dụng của TSCĐ. - Ngoài ra người sử dụng có thể nhập một số thông tin khác tương ứng trong các phần mềm Khai báo Thông tin ghi tăng: Trong một số phần mềm kế toán, khi người sử dụng khai báo xong một TSCĐ mua mới trong năm, thì chương trình sẽ tự động sinh chứng từ ghi tăng TSCĐ, và thông tin trên chứng từ đó sẽ được lấy căn cứ vào các thông tin đã được khai báo của TSCĐ. Bản quyền của MISA JSC 103
Kế toán tài sản cố định Sinh chứng từ ghi tăng tài sản cố định Phần Thông tin chung Phần Định khoản 104 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán tài sản cố định Phần Thuế Khấu hao tài sản cố định Trên các phần mềm kế toán, việc khấu hao TSCĐ sẽ được thực hiện vào thời điểm cuối tháng trước khi thực hiện việc kết chuyển số dư để xác định kết quả kinh doanh của từng tháng. Bản quyền của MISA JSC 105
Kế toán tài sản cố định Nhấn “Đồng ý” hệ thống phần mềm sẽ căn cứ vào các thông tin đã khai báo của từng TSCĐ như: Nguyên giá, ngày khấu hao, số năm sử dụng, để tự động tính khấu hao. Ghi giảm tài sản cố định Khi thanh lý, nhượng bán TSCĐ người sử dụng thực hiện ghi giảm bằng cách chọn TSCĐ đó để lập chứng từ ghi giảm. Phần Thông tin chung 106 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán tài sản cố định Phần Định khoản 4.5. Xem và in báo cáo tài sản cố định Sau khi cập nhật các chứng từ liên quan đến tài sản cố định, phần mềm sẽ tự động xử lý và đưa ra các báo cáo về tài sản cố định. Khi xem các báo cáo, người sử dụng phải chọn các tham số cần thiết. Danh sách tài sản cố định - Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, loại tài sản. - Xem báo cáo: Bản quyền của MISA JSC 107
Kế toán tài sản cố định Sổ tài sản cố định - Chọn tham số báo cáo như: khoảng thời gian, loại tài sản. - Xem báo cáo: 108 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán tài sản cố định Thẻ tài sản cố định - Chọn tham số báo cáo như: thời gian, tên tài sản. - Xem báo cáo: Bản quyền của MISA JSC 109
Kế toán tài sản cố định Người sử dụng có thể tham khảo slide trình bày và phim hướng dẫn của Chương 5 tại liên kết sau: 5. Câu hỏi ôn tập 1. Hãy nêu các tiêu chuẩn ghi nhận một tài sản là một tài sản cố định hữu hình? 2. Nêu quy trình kế toán trường hợp ghi tăng TSCĐ do mua ngoài? 3. Nêu quy trình kế toán trong trường hợp thanh lý, nhượng bán TSCĐ? 4. Các danh muc phải khai báo khi hạch toán các chứng từ liên quan đến TSCĐ? 5. Liệt kê một số chứng từ được sử dụng cho việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ? 110 Bản quyền của MISA JSC
Kế toán tài sản cố định 6. Bài tập thực hành Tại Công ty TNHH ABC có phát sinh các nghiệp vụ kế toán liên quan đến tài sản cố định như sau: 1. Ngày 12/01/2009 mua mới một máy tính Intel của Công ty Trần Anh cho phòng kế toán (chưa thanh toán tiền) theo hóa đơn số 0045612, ký hiệu: AB/2009T. Số tiền: 10.000.000 (đ). VAT: 10%. Thời gian sử dụng 3 năm. Ngày bắt đầu sử dụng: 24/01/2009. 2. Ngày 16/01/2009, công ty cổ phần Tân Văn bàn giao xe TOYOTA 12 chỗ ngồi do sửa chữa hoàn thành, nguyên giá mới là: 870.000.000 (tăng 20.000.000 so với nguyên giá cũ), thời gian sử dụng mới 12 năm. Thanh toán tiền cho công ty cổ phần Tân Văn bằng tiền mặt. 3. Ngày 22/01/2009 mua mới một máy phát điện của công ty Hữu Toàn đã thanh toán bằng tiền mặt theo hóa đơn số 007852, ký hiệu: KY/2009. Số tiền: 50.000.000. VAT: 10%. Thời gian sử dụng 5 năm. Ngày bắt đầu sử dụng: 25/01/2009. 4. Ngày 25/02/2009, nhượng bán máy vi tính 02 cho công ty cổ phần Thái Lan thu bằng tiền mặt: 4.000.000, VAT: 10% Theo hóa đơn GTGT số: 0075495; ký hiệu: AB/2009T Yêu cầu: • Khai báo danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp, Tài sản cố định (thông tin danh sách lấy phần Bài tập thực hành chương 2, tại trang 47). • Hạch toán các nghiệp phát sinh vào phần mềm. • Tính khấu hao TSCĐ từng tháng (bút toán tự động). • In Danh sách TSCĐ tại nơi sử dụng; Sổ tài sản cố định; Sổ theo dõi tài sản cố định tại nơi sử dụng; Thẻ tài sản cố định, Báo cáo: Bản quyền của MISA JSC 111
Kế toán tài sản cố định Công ty TNHH ABC 100 Hùng Vương, Q.Tây Hồ, Hà Nội DANH SÁCH TSCĐ TẠI NƠI SỬ DỤNG Ngày 31/03/2009 Mã phòng ban Tên phòng ban Mã Số Ngày sử Nước Năm Số tháng Múc khấu Hao mòn Giá trị còn Tên TSCĐ Tên loại TSCĐ Nguyên giá TSCĐ hiệu dụng sản xuất sản xuất còn lại hao năm lũy kế lại Xe TOYOTA 12 chỗ OTO12 Phương tiện vận tải 01/01/2002 141 870.000.000 22.916.667 600.729.166 269.270.834 ngồi MVT1 Máy vi tính Intel 01 Máy móc thiết bị 01/01/2007 9 12.000.000 4.000.000 8.999.999 3.000.001 MVT3 Máy vi tính Intel 03 Máy móc thiết bị 24/01/2009 33 10.000.000 3.333.333 833.334 9.166.666 MPDIEN Máy phát điện Máy móc thiết bị 25/01/2009 57 50.000.000 10.000.000 2.499.999 47.500.001 NHA1 Nhà A1 Nhà cửa, vật kiến trúc 01/01/2003 45 150.000.000 15.000.000 93.750.000 56.250.000 Cộng 1.092.000.000 55.250.000 706.812.498 385.187.502 Tổng cộng 1.092.000.000 55.250.000 706.812.498 385.187.502 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) 112 Bản quyền của MISA.JSC
Kế toán tiền lương CHƯƠNG 6 KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG Sau khi hoàn thành chương này, bạn có thể nắm được: Â Nguyên tắc hạch toán Â Mô hình hoạt động tiền lương Â Sơ đồ hạch toán kế toán tiền lương Â Kỹ năng thực hành trên phần mềm kế toán Bản quyền của MISA JSC 113
Kế toán tiền lương 1. Nguyên tắc hạch toán • Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải hạch toán chi tiết số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động. • Căn cứ vào Bảng chấm công, Phiếu làm thêm giờ, Phiếu giao nộp sản phẩm, Hợp đồng giao khoán, Phiếu nghỉ hưởng BHXH, để lập bảng tính và thanh toán lương và BHXH cho người lao động. • Căn cứ vào vào Bảng tính lương kế toán lập Bảng tính và phân bổ chi phí tiền lương cùng các khoản trích theo lương vào chi phí của từng phân xưởng, bộ phận sử dụng lao động. 2. Mô hình hóa hoạt động tiền lương Xem lại bảng quy ước về các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ tại trang 6. 3. Sơ đồ hạch toán kế toán tiền lương 114 Bản quyền của MISA.JSC
Kế toán tiền lương 111,112 334 154, 241, 622, 641, 642 Ứng và thanh toán tiền lương và Tiền lương phải trả cho người lao động các khoản khác cho người lao động 138,141,333,338 338(3383) Các khoản phải khấu trừ vào lương Bảo hiểm xã hội phải trả và thu nhập của người lao động cho người lao động 511 431 Tiền thưởng phải trả cho người lao Trả lương, thưởng và các khoản động từ quỹ khen thưởng, phúc lợi khác cho người lao động bằng sản phẩm , hàng hóa 335 33311 Phải trả tiền lương nghỉ phép cho Thuế GTGT công nhân sản xuất (nếu trích trước) (nếu có) 4. Thực hành trên phần mềm kế toán 4.1. Quy trình xử lý trên phần mềm để ra báo cáo Bản quyền của MISA JSC 115