Giáo trình quản trị Sharepoint 2010

Nội dung text: Giáo trình quản trị Sharepoint 2010

1. 1 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC CHƯƠNG 1 – GIỚI THIỆU SHAREPOINT 2010 Một vài năm trước đây, cộng tác bắt đầu được quan tâm trong doanh nghiệp. Công nghệ càng ngày càng phát triển và cũng không phải là đã quá lâu mà một ai đó có thể soạn thảo một tài liệu, gửi nó đến các đồng nghiệp qua fax, e-mail hoặc bưu điện để rồi sau đó chờ các thông tin phản hồi từ họ. Quy trình này mất khoảng vài giờ - thậm chí đến vài ngày – trước khi các thành viên trong nhóm có thể hợp tác, thảo luận với nhau để tạo nên tài liệu hoàn chỉnh cuối cùng. Ngày nay, các nhà lãnh đạo trong các công ty, doanh nghiệp luôn cạnh tranh nhau trên thị trường toàn cầu hóa, và họ cần tìm ra một con đường làm việc hiệu quả cho nhân viên. Các doanh nghiệp mong muốn nhân viên của mình có thể kết nối và làm việc ở mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị. SharePoint site giúp nhân viên có thể chia sẻ cùng nhau các thông tin, dữ liệu, các ý kiến chuyên gia thông qua ứng dụng Microsoft Office và sử dụng trên các trình duyệt như Internet Explorer hoặc Firefox. Trong chương này, bạn sẽ được tìm hiểu tổng qua về khả năng cộng tác mà SharePoint 2010 mang lại. Nền tảng SharePoint 2010 có thể được diễn tả qua 5 từ sau: cộng tác, tổng hợp, tổ chức, trình bày và cộng đồng. Cộng tác: nền tảng cơ bản của SharePoint là cộng tác. Bắt nguồn từ phiên bản Microsoft SharePoint Team Services (STS) được cung cấp miễn phí trong Microsoft Office 2000 Professional, STS được đổi tên thành Windows SharePoint Services (WSS), trở thành nền tảng cho sản phẩm Microsoft SharePoint Portal Server 2003 (SPS) và Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS). Bây giờ STS được gọi là Microsoft SharePoint Foudation Services (SFS). Giá trị cốt lõi mà nền tảng này mang lại là khả năng cộng tác mạnh mẽ hỗ trợ workflow, khả năng đồng bộ hóa cao, tăng khả năng bảo mật, giúp người dùng trong các phòng ban, các nhóm và trong doanh nghiệp có thể tương tác với nhau, tạo nên một môi trường cộng tác hoàn hảo. SFS là phiên bản miễn phí cũng như không yêu cầu về Client Access License – một chính sách bản quyền khi bạn muốn sử dụng SharePoint triển khai qua Internet. ICT24H TEAM
2. 2 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Tổng hợp : SharePoint 2010 cho phép bạn có thể tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn tài nguyên khác nhau như database, file server hoặc website. Gồm: Liên kết đến nội dung. Index nội dung. Lưu trữ nội dung Sử dụng ứng dụng Really Simple Sysdication (RSS) Sử dụng ứng dụng Business Connectivity Services (BCS) Tổ chức: trong mọi ngữ cảnh, khi mà các dữ liệu đã được tổng hợp thì nó cần được tổ chức lại. Gần như tất cả chúng ta đều tốn khá nhiều thời gian cho việc tổ chức lại thông tin trên file server, database, tài liệu trong thư mục My Document hoặc các nội dung thông tin khác trong doanh nghiệp. Các chuyên gia IT thường hay sử dụng các cụm từ chẳng hạn như “out of control” (ngoài kiểm soát) hoặc “nothing but rubbish” (không có gì là bỏ đi) để mô tả về những nơi lưu trữ thông tin trong doanh nghiệp. SharePoint 2010 cung cấp cho bạn những tính năng có khả năng tổ chức hóa cao như Quản lý siêu dữ liệu với Metadata Service Phân loại nội dung Chia cột trong site Quản lý các phần Tóm tắt liên kết Web Part Phân loại thư mục Tổ chức thông tin trong doanh nghiệp là việc quan trọng ở bất cứ doanh nghiệp, công ty sử dụng SharePoint. Trình bày: sau khi tổng hợp và tổ chức hóa thông tin, bạn cần trình bày thông tin làm sao để dễ nhìn cũng như dễ hiểu. SharePoint Designer có thể giúp bạn trình bày các bố cục và giao diện tùy thích. Các dữ liệu về dự án sẽ được hiển thị trên các Web Part tại SharePoint 2010. Tất cả các tính năng trong quản trị nội dung doanh nghiệp (Enterprise Content Management - ECM), chẳng hạn như quản trị tài liệu (Document Management – DM), quản trị nội dung website (Web Content Management – WCM) đều có trong SharePoint 2010, giúp bạn có thể tổng hợp, tổ chức và trình bày thông tin một cách hiệu quả. Cộng đồng: SharePoint cho phép bạn xuất bản thông tin đến các thành viên trong nhóm cũng như đến những người xem. Web Content Management là công cụ quan trọng giúp bạn xuất bản thông tin đến cộng đồng. Giới thiệu các tính năng trong SharePoint 2010 SharePoint 2010 được xây dựng dựa trên những giá trị mà SharePoint Server 2007 mang lại, cung cấp giá trị cốt lõi trong cộng tác. Microsoft SharePoint 2010 đem đến cho doanh nghiệp: Kết nối và ủy quyền. Giảm thiểu chi phí với một hạ tầng hợp nhất. Nhanh chóng đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp. ICT24H TEAM
3. 3 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Những tính năng mở rộng trong SharePoint có thể được nhóm lại như sau: Tính năng Mô tả Sites Cho phép các nhân viên, đối tác và khách hàng có thể làm việc thông qua giao diện Web để chia sẻ thông tin, dữ liệu. Bạn có thể kiểm soát site bên trong hoặc bên ngoài firewall. Communities Sử dụng các tính năng để kết nối con người với nhau, sắp xếp hợp lí hóa, tổ chức thông tin một cách hiệu quả. Content Cung cấp sự nhanh chóng, chính xác và an toàn khi truy cập thông tin. Search Tìm kiếm và kết nối thông tin thông qua các SharePoint list, site, các hệ thống external, các nguồn dữ liệu như các tập tin chia sẻ, Website hoặc ứng dụng line-of- business. Insights Cho phép người dùng có thể nâng cao khả năng kinh doanh trong doanh nghiệp bằng cách tạo ra các báo cáo, tổ chức dữ liệu, phân tích nghiệp vụ. Composites Cho phép bạn tạo ra các giải pháp tích hợp để hỗ trợ người dùng và các chuyên gia lập trình viên một cách nhanh chóng. Các phiên bản SharePoint 2010 Phiên bản Mô tả Triển khai Intranet Enterprise Client Access License (CAL) Cho phép cộng tác người dùng trong doanh nghiệp, cung cấp công cụ để triển khai nghiệp vụ, dịch vụ Web và ứng dụng Microsoft trong phạm vi doanh nghiệp. Standard Client Access License (CAL) Cho phép triển khai nền tảng cộng tác ở tất cả nội dung, đơn giản hóa công việc quản trị nội dung và quy trình làm việc trong doanh nghiệp. Triển khai Internet/Extranet SharePoint 2010 for Internet Sites, Enterprise Dành cho doanh nghiệp muốn mở rộng quan hệ với khách hàng thông qua Internet hoặc tăng tính bảo mật với các site extranet để làm việc cùng các đối tác. SharePoint 2010 for Internet Sites, Standard Dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn tạo một site Internet hoặc site extranet nhỏ. Các sản phẩm liên quan SharePoint Designer 2010 Một công cụ cho phép người dùng và các lập trình viên muốn tạo ra các giải pháp SharePoint mà không cần sử dụng các đoạn code chẳng hạn như giải pháp BI, giải pháp tích hợp dữ liệu, Web publishing, hệ thống ứng dụng nghiệp vụ. SharePoint Foundation 2010 Dành cho doanh nghiệp nhỏ cần một giải pháp cộng tác thông qua Web để thiết lập lịch làm việc, tổ chức hóa tài liệu, sử dụng các workspace, blog, wiki và thư viện tài liệu trong các phòng ban. ICT24H TEAM
4. 4 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC SharePoint Foudation Services là giải pháp miễn phí mà Microsoft cung cấp cho các doanh nghiệp nhỏ để tạo ra một giải pháp cộng tác.Một số tính năng trong SharePoint Foudation 2010 giúp bạn triển khai giải pháp cộng tác. Tính năng Mô tả Sites Giao diện người dùng Ribbon, SharePoint Workspace, SharePoint Mobile, Office Client, Office Web Application Intergration, Standard Support Communities Blog và Wiki Content Remote BLOB Storage, List Enhancement Composite Business Connectivity Services, External List, Workflow, SharePoint Designer, Visual Studio, API Enhancement, REST/ATOM/RSS. Các tính năng trong SharePoint 2010 mang lại cho doanh nghiệp khả năng cộng tác được thể hiện qua các thuật ngữ Tính năng Mô tả Communities Blog và Wki, Tagging, Tag Cloud, Ratings, Social Bookmarkin, My Sites, Activity Feeds, Profiles and Expertise, Organization Browser. Content Remote BLOB Storage, List Enhancement, Enterprise Content Type, Metadata and Navigation, Document Sets, Multistage Disposition, Audio and Video Content Types. Insight PerformancePoint Services, Excel Services, Chart Web Part, Video Services, Web Analytics, SQL Server Intergration, Power Pivot Search Social Relevance, Phonetic Search, Navigation, FAST Intergration, Enhanced Pipeline Sites Ribbon UI, SharePoint Workspace, SharePoint Mobile, Office Client, Office Web Application Intergration, Standard Support Composite Business Connectivity Services, External List, Workflow, SharePoint Designer, Visual Studio, API Enhancement, REST/ATOM/RSS. ICT24H TEAM
5. 5 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Tích hợp Microsoft Office SharePoint 2010 trở nên thân thiện hơn với người dùng khi tích hợp sản phẩm Microsoft Office. Hầu hết các máy tính cá nhân ở các doanh nghiệp đều sử dụng Microsoft Office. Một số tính năng mới trong SharePoint chỉ thích hợp với Office 2010. Không chỉ là Office 2010 – bạn cần phải sử dụng gói Office 2010 Professional Plus mới có thể sử dụng được đầy đủ tính năng. Bao gồm các sản phẩm sau: Microsoft Word 2010 Microsoft Excel 2010 Microsoft PowerPoint 2010 Microsoft Access 2010 Microsoft OneNote 2010 Microsoft Publisher 2010 Microsoft InfoPath 2010 Microsoft SharePoint Workspace 2010 Microsoft Communicator Microsoft Outlook 2010 Microsoft Office Web Apps SharePoint Workspace 2010 Một trong những điểm thú vị trong khả năng tích hợp giữa SharePoint 2010 và Office là ứng dụng SharePoint Workspace 2010, cho phép bạn có thể làm việc với các tài liệu ngay cả khi bạn không thể kết nối đến server. SharePoint Workspace 2010 cung cấp khả năng đồng bộ trực tiếp đến thư viện và list giữa một SharePoint site và một vùng làm việc (workspace) trên máy tính client. Tạo ra các workspace cho phép người dùng SharePoint có thể kiểm tra thư viện tài liệu SharePoint từ các máy tính nội bộ, đem đến những tài liệu SharePoint và list đến máy tính của họ để họ có thể làm viện online hoặc offline, sau đó đồng bộ nội dung đó lên SharePoint site. Khi một máy client bị đứt kết nối với SharePoint server, việc đồng bộ hóa sẽ được thực hiện sau khi đã kết nối lại. Khi máy tính client không thể kết nối đến SharePoint site, người dùng có thể dễ dàng làm việc ở trạng thái offline để chỉnh sửa, ghi chép tài liệu. Việc thay đổi đó sẽ được đồng bộ tự động lên thư viện SharePoint khi người dùng kết nối lại. ICT24H TEAM
6. 6 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Đồng bộ giữa SharePoint Workspace và Team Site. Giao diện người dùng quen thuộc – Giao diện người dùng ribbon và các công nghệ khác đều quen thuộc đối với người dùng Office. Thanh Ribbon trong SharePoint Workspace 2010 Như vậy, bạn đã được tìm hiểu tổng quan về những tính năng cơ bản cũng như hiểu về khả năng cộng tác mà SharePoint mang lại. Điểm khác biệt giữa SharePoint Foundation và SharePoint Server 2010 Khi bạn nghĩ về SharePoint Foundation và SharePoint Server 2010, điều quan trọng mà bạn cần hiểu rằng SharePoint Foundation là một nền tảng và SharePoint Server chỉ đơn giản là tích hợp thêm nhiều tính năng mới vào nền tảng SharePoint Foundation. Sự khác biệt giữa SharePoint Foundation và SharePoint Server 2010 là gì? Bạn cần sử dụng phiên bản nào? Câu trả lời tùy thuộc vào nhu cầu cũng như quy mô của doanh nghiệp. Ví dụ, nếu bạn muốn có một nền tảng tốt với khả năng cộng tác trong mạng nội bộ thì SharePoint Foundation là sự lựa chọn hợp lý. Nếu bạn cần quản lý nội dung web, SharePoint Server sẽ là điểm đến của bạn. Phần sau đây ICT24H TEAM
7. 7 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC cung cấp cho bạn một cách tổng quát những tính năng có trong SharePoint Foundation và SharePoint Server 2010. SharePoint Foundation Dưới đây là một số đặc điểm và tính năng thường hay sử dụng trong SharePoint Foundation:  SharePoint Foundation là một ứng dụng web chạy trên Internet Information Services (IIS).  SharePoint Foundation chỉ chạy trên phần cứng 64-bit với các phiên bản Windows Server 2008 và Windows Server 2008 R2.  Yêu cầu hệ điều hành Windows Server 2008 64-bit.  SharePoint Foundation lưu trữ tất cả dữ liệu và thông tin trong một hoặc nhiều database trên Microsoft SQL Server.  Hiển thị thông tin trên các trang web, gồm một hoặc nhiều web part.  SharePoint Foundation hỗ trợ quản lý tài liệu rất tốt, chẳng hạn version history cho phép bạn lưu trữ các phiên bản tài liệu trước đây.  SharePoint Foundation tích hợp với Microsoft Office.  Lưu trữ các thành phần trong list như tài liệu, danh bạ hoặc lịch làm việc.  Cho phép bạn xây dựng giải pháp workflow chẳng hạn gửi e-mail đến người dùng khi một tài liệu bị thay đổi.  Một giải pháp cộng tác trong mạng nội bộ cho phép bạn làm việc nhóm, phòng ban, dự án, hội nghị, blog Bên cạnh đó, SharePoint Foundation không có những tính năng quan trọng. Một vài ví dụ:  Không có tính năng tìm kiếm mở rộng. SharePoint Foundation giới hạn chức năng tìm kiếm nhưng vẫn cho phép người dùng tìm kiếm trong site của họ.  Không có tính năng quản trị nội dung web mở rộng.  Không có tính năng quản trị tài liệu mở rộng, chẳng hạn Document ID.  Không có tính năng quản lý hồ sơ và các tài liệu quan trọng khác.  Không hỗ trợ hiển thị các form InfoPath trên trình duyệt web.  Không hỗ trợ hiển thị các bảng tính Excel bằng web part.  Không hỗ trợ hiển thị sơ đồ Microsoft Visio 2010 bằng web part.  Không hỗ trợ chỉ số KPI (Key Performance Indicator). SharePoint Server 2010 SharePoint Server 2010 gồm những chức năng có trên SharePoint Foundation, bên cạnh đó SharePoint Server 2010 được bổ sung nhiều tính năng mở rộng.  Tính năng Global Search cho phép bạn tìm kiếm bất cứ loại thông tin nào trên toàn bộ hệ thống SharePoint của bạn.  Sử dụng Social Search để tìm kiếm mọi người.  Hiển thị các thông tin đến một hoặc nhiều nhóm người dùng.  Tương tác với Active Directory để dễ dàng tìm kiếm người dùng.  Sử dụng tính năng quản trị nội dung để đăng tải thông tin lên cổng thông tin trên Internet. ICT24H TEAM
8. 8 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC  Cho phép thiết lập Document ID để dễ dàng tìm kiếm tài liệu  Hiển thị và sử dụng các form InfoPath với các máy tính client, sử dụng dịch vụ Forms Service.  Hiển thị các bảng tính Excel và biểu đồ trên web part, sử dụng dịch vụ Excel Service.  Hiển thị sơ đồ Visio 2010 trên các trang web, sử dụng Visio web part.  Tìm kiếm, hiển thị và chỉnh sửa nội dung trong các database bên ngoài, chẳng hạn SAP, Oracle, Microsoft SQL bằng dịch vụ Business Connectivity Service.  Cho phép mỗi người dùng có một website cá nhân riêng.  Tạo ra các bảng dashboard với các thẻ scorecard và chỉ số KPI. Những đặc điểm trên SharePoint Server 2010 giúp bạn xây dựng một giải pháp kinh doanh hoàn hảo, đáp ứng nhu cầu mà doanh nghiệp đề ra. Quyết định giữa SharePoint Foudation và SharePoint Server Trước khi cài đặt SharePoint bạn cần trả lời câu hỏi quan trọng sau: Phiên bản SharePoint mà bạn cần? Có phải trong SharePoint Foudation hạn chế các tính năng hoặc doanh nghiệp của bạn cần đầy đủ tính năng trong SharePoint Server 2010? Để trả lời câu hỏi về phiên bản sẽ được lựa chọn là phiên bản nào, bạn có thể suy nghĩ về nhu cầu và những vấn đề mà bạn muốn khi cài đặt SharePoint. Nhiều khả năng là bạn không thể trả lời câu hỏi trên, bạn cần phải có 1 cuộc nói chuyện với cả bên liên quan và người sử dụng cuối bởi vì họ là những người sử dụng SharePoint. Nói chuyện với mọi người trong doanh nghiệp và hỏi họ 1 số yêu cầu như trong bảng sau để xem thử bạn nên chọn SharePoint Foudation hay SharePoint Server. Câu hỏi Người để hỏi Comment Bạn có cần một mạng nội bộ cho Quản lý ở cấp độ cao, người chịu Dành cho doanh nghiệp nhỏ với toàn doanh nghiệp? trách nhiệm quản lý thông tin khoảng 50 user, SharePoint Foudation có thể đủ. Nhưng đối với doanh nghiệp cần số lượng lớn thông tin, SharePoint Server là lựa chọn tốt hơn cho nhu cầu của bạn. Bạn có cần mạng nội bộ chỉ có một Quản lý ở tầm trung, các team SharePoint Foudation là sự lựa phòng ban hoặc 1 nhóm duy nhất? leader chọn tốt nếu phòng ban hoặc nhóm làm việc với những loại thông tin như nhau Tìm kiếm bên trong một Tất cả mọi user Nếu trả lời là có, bạn có thể sử SharePoint site đủ đáp ứng nhu dụng SharePoint Foudation cho cầu của bạn hay không? việc tìm kiếm? Chú ý, cài đặt phiên bản miễn phí Microsoft Search Server Express 2010 bạn có thể thêm chức năng tìm kiếm vào SharePoint Foudation và nó cũng gần giống những gì mà phiên bản SharePoint Server 2010 Standard cung cấp. Có phải bạn muốn tìm kiếm thông Tất cả mọi user Chỉ có SharePoint Server cung cấp tin trên bất kì SharePoint site nào khả năng tìm kiếm mọi phạm vi, hoặc các nguồn dữ liệu bên ngoài, nhưng SharePoint Foudation sẽ có ICT24H TEAM
9. 9 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC chẳng hạn File server và Microsoft được những chức năng tương tự Exchange? nếu bạn thêm Microsoft Search Server Express 2010. Các nhóm user cần chia sẻ và cập Tất cả mọi user Nếu bạn trả lời là có, SharePoint nhật thông tin chẳng hạn như tài Foudation đáp ứng đầy đủ nhu cầu liệu, danh bạ hoặc các thành phần của bạn. lịch? Bạn cần nhiều thông tin hơn so Quản lý tầm trung, team leader, SharePoint Server có tính năng với địa chỉ e-mail và số điện thoại project leader User Profile, bao gồm nhiều thông cho một số hoặc tất cả user về về user để tìm kiếm. Bạn có quan trọng về vấn đề cho Quản lý thông tin, quản lý tầm Chỉ có SharePoint Server có tính phép user nhận xét, bình luận, sử trung, team leader, project leader năng này dụng các từ khóa, tag cho các tài liệu, trang hoặc nội dung list Bạn cần hiển thị các bảng tính Quản lý thông tin, quản lý tầm SharePoint Server hỗ trợ điều này Microsoft Excel và biểu đồ mà trung, team leader, project leader với Excel Service không cần user sử dụng Microsoft Excel tại client? Có phải user của bạn cần hiển thị Quản lý thông tin, quản lý tầm SharePoint Server hỗ trợ điều này và điền các form thông minh trên trung, team leader, project leader với Form Service trình duyệt web? Bạn muốn có 1 công cụ mạnh, dễ Quản lý thông tin, quản lý tầm SharePoint Server có sẵn tính năng dạng quản lý nội dung web chẳng trung, team leader, project leader này – được cải thiện nhiều so với hạn public portal ra Internet MOSS 2007 Bạn có đủ ngân sách để đầu tư vào Các bên liên quan, quản lý cấp cao, SharePoint Server có rất nhiều tính SharePoint Server 2010 CEO, CFO năng, nhưng chỉ cần 1 server và user cần có license khi truy cập. ICT24H TEAM
10. 10 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC CHƯƠNG 2 – CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI CÀI ĐẶT SHAREPOINT FOUNDATION 2010 Trong chương này, bạn cần chuẩn bị cho tiến trình cài đặt SharePoint Foundation. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ được tìm hiểu về cách khắc phục sự cố nếu gặp vấn đề trong quá trình cài đặt. Chú ý: SharePoint Foundation có thể được cài đặt trong môi trường Active Directory hoặc workgroup (chẳng hạn mô hình stand-alone). Những điểm mới trong SharePoint Foundation SharePoint Foudation hoặc ứng dụng WSS 3.0 trước đó đều gần như nhau về cấu trúc, nhưng SharePoint Foudation cũng có một số tính năng mới mà quản trị SharePoint cần phải hiểu. Có nhiều sự thay đổi trong SharePoint Foudation so với phiên bản trước đây là Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007. SharePoint Foudation chỉ chạy trên nền tảng Windows Server 2008 64-bit hoặc Windows Server 2008 R2. Đối với mục đích lập trình, SharePoint Foudation hỗ trợ trên Windows 7 64-bit. Ứng dụng SQL Server 2008 Express 64-bit – giống như phiên bản SharePoint trước, bạn có thể cấu hình SharePoint Foudation sử dụng một server riêng biệt cho Microsoft SQL Server 2005 hoặc Microsoft SQL Server 2008 nền 64-bit. SharePoint Foudation có một giao diện người dùng mới: giao diện Fluent User (được xuất hiện lần đầu tiên ở bộ sản phẩm Microsoft Office 2007) được sử dụng cho team site, blog, workspace cũng như tại công cụ SharePoint Central Administration. SharePoint Foudation sử dụng các page file cho website, chẳng hạn Team Site. Những page file này được lưu trữ trong một thư viện page gọi là “SitePages”, giống như các publishing page được sử dụng trong Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007). Mỗi page file có thiết lập permission riêng nếu như bạn muốn kiểm soát những người xem nội dung trong page. Template Teamsite trong SharePoint Foudation dựa trên Wiki page file. Có các loại list trong site sau: Wiki Page Library (dành cho web page), Picture Library (dành cho hình ảnh), Forms Library (dành cho các form dựa trên XML), External List (kết nối đến nguồn dữ liệu external). Một số list mở rộng như Project Tasks và Calendar. Có 2 loại web part mới : Silverlight Web Part và Relevant Document SharePoint 2010 giới thiệu thuật ngữ mới là managed account. Có những tài khoản dịch vụ được sử dung bởi các tính năng và dịch vụ trong SharePoint. Bằng cách sử dụng managed account, quản trị viên SharePoint không còn phải thay đổi password của các dịch vụ này bằng tay; SharePoint sẽ quản lý những tài khoản này tự động. Ở phiên bản đầu tiên của SharePoint Services, được công bố năm 2001 với tên SharePoint Team Services (STS). STS vẫn còn được sử dụng đến ngày nay với phiên bản SharePoint Foudation 2010. Khi bạn thấy bắt đầu STS, chẳng hạn STSADM, bạn hãy nghĩ ngay đến SharePoint Foudation. ICT24H TEAM
11. 11 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC CHUẨN BỊ CHO SHAREPOINT FOUDATION Trước khi cài đặt SharePoint Foudation, bạn cần chuẩn bị một số vấn đề, chẳng hạn bạn cần chuẩn bị Windows Server và đảm bảo các yêu cầu, sau đó lên kế hoạch cho SQL Server, chọn phiên bản, chọn các phiên bản SharePoint đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp. SharePoint là một ứng dụng làm viết tốt nhất khi được cấp tài nguyên CPU và bộ nhớ. SharePoint Foudation yêu cầu có 2 vi xử lí. Một server với RAM 4GB có thể có thể hỗ trợ hàng trăm user SharePoint Foudation. Bạn cần hiểu một số vấn đề khi lên kế hoạch triển khai SharePoint Foudation: SharePoint là một ứng dụng web. Không có kết nối cố định nào giữa trình duyệt web và SharePoint server. Mỗi lần user mở một liên kết hoặc một tài liệu, các trình duyệt kết nối đến và request để download, sau đó kết nối sẽ đóng. Số lượng user trong doanh nghiệp, tổ chức thì không giống nhau. Các hoạt động trong SharePoint yêu cầu các tài nguyên khác, chẳng hạn hiển thị một site dành cho 1 dự án nào đó cần load khá lớn, nơi mà bạn phải index database. Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng công thức NOPS (Normalized Operation Per Second) để tính khả năng load của server. Công thức tính như sau. A B C D Operation/second (NOPS) 360.000 E A. Số lượng người dùng SharePoint. B. Tỉ lệ phần trăm số người dùng làm việc trong một ngày. C. Chỉ số hoạt động của một người dùng mỗi ngày. D. Chỉ số cao điểm. E. Số giờ làm việc mỗi ngày. Các chỉ số cao điểm là các giá trị từ 1 – 10, được dùng để chỉ các giờ cao điểm trong giờ làm việc. Ví dụ, nếu một doanh nghiệp làm việc từ 9h sáng đến 5h chiều thì giờ cao điểm có thể là vào đầu giờ làm việc buổi sáng, khi mà nhân viên đến công ty và bắt đầu với SharePoint. Sau bữa ăn trưa, các nhân viên lại tiếp tục vào giờ làm việc thì đây cũng được xem là giờ cao điểm. Chỉ số cao điểm trung bình 1 nghĩa là không phải tất cả các nhân viên đều làm việc trên SharePoint. Chỉ số cao điểm = 10 nghĩa là tất cả mọi nhân viên đều làm việc với SharePoint. Thông thường thì một doanh nghiệp có chỉ số cao điểm là 5. Nếu chúng ta muốn an toàn, tránh down server và ổn định hơn khi lựa chọn server có thể sử dụng chỉ số là 7. Các thông số về chỉ số hoạt động trên mỗi active user cho mỗi ngày cũng sử dụng giá trị từ 1-10. Chỉ số là 1 khi user không phải lúc nào cũng truy cập vào SharePoint và 10 có nghĩa là user làm việc với SharePoint tất cả các ngày. Thông thường thì giá trị này là 10 đối với các doanh nghiệp. Doanh nghiệp của bạn có khoảng 200 nhân viên (A). Tỉ lệ nhân viên sử dụng SharePoint trong một ngày bình thường là 80% (B). Chỉ số hoạt động của mỗi nhân viên là 10 (C). Thời gian là việc của doanh nghiệp là 12h (E). Bạn có thể lấy giá trị 10 cho chỉ số cao điểm (D) thì bạn có thể tính được chỉ số NOPS là 0,37. ICT24H TEAM
12. 12 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Qua chỉ số NOPS này, bạn có thể có thêm một yếu tố để chọn phần cứng thích hợp. Ví dụ, mô hình single-farm trên SharePoint Foundation 2010 với SQL Server Express, cấu hình với 4GB RAM và CPU 64-bit hỗ trợ trên 2 NOPS. Một công cụ hữu ích để bạn có thể lên kế hoạch chọn phần cứng (nếu bạn biết các yếu tố trên) là HP Sizer for SharePoint, bạn có thể download tại Từ những thông tin trên, bạn có thể chú ý 3 điểm quan trọng sau: Đảm bảo tối thiểu 4GB Ram trên SharePoint Foudation server. Sử dụng nhiều CPU để hỗ trợ người dùng Để tăng tối đa hiệu suất vận hành, cần sử dụng 1 SQL Server riêng biệt, sử dụng trong mô hình small farm. Một yếu tố quan trọng nữa mà bạn cần nhớ là khi server tối thiểu 4GB Ram, nó sẽ hỗ trợ hàng trăm user. Tăng lên 8GB Ram và 2 CPU cho SharePoint Foudation server cho phép hỗ trợ lên đế hàng ngàn user. Yêu cầu phần cứng từ Microsoft Microsoft có 1 danh sách tất cả các yêu cầu cho SharePoint Foudation. Những con số này cao, nhưng an toàn sẽ luôn tốt hơn. Nói cách khác, bạn có thể giảm cấu hình phần cứng xuống. Tuy nhiên, bạn đang chuẩn bị xây dựng một hệ thống thông tin tập trung trong doanh nghiệp của bạn, vì vậy hãy chắc chắc rằng nó có thể xử lý được khối lượng công việc cho phép. Dưới đây là những yêu cầu tối thiểu từ Microsoft: Processor: 64-bit, dual CPU, 3Ghz Memory: 4GB cho stand-alone server (hoặc 1 server thử nghiệm) hoặc 8GB /server cho các yêu cầu khác, chẳng hạn nhiều server trên farm. 80GB dung lượng trống: yêu cầu cho SharePoint Foudation Card mạng 100 Mbps Chú ý, bạn có thể điều chỉnh những con số này trong doanh nghiệp, đặc biệt là kích thước ổ cứng, và kích thước này thì gồm database của SQL Server. Trên thực tế, nếu bạn có kế hoạch lưu trữ nhiều hơn 25GB dữ liệu, bạn nên lựa chọn phiên bản SQL Server 2005 hoặc SQL Server 2008 và cài đặt nó ở 1 server riêng biệt. Microsoft yêu cầu như sau để đạt được hiệu suất cao: Disk subsystem: RAID -10 cho tất cả các loại database Đảm bảo driver của I/O subsystem và card mạng (NIC) vận hành tối ưu. Cấu hình SQL Server sử dụng NTFS 64K. Điều này làm tăng 30% hiệu suất. Di chuyển Tempdb, content database và các file transaction log tại RAID-10 disk Cố gắng đừng để content database vượt quá 200GB. Nó sẽ làm việc ngay cả khi bạn phá vỡ nguyên tắc này nhưng thời gian cần thiết để database này duy tri, bảo trì cũng như sửa chữa sẽ tăng, có thể lên đến nhiều ngày. Một database với 50GB hoặc cao hơn được xem là 1 database lớn. Nếu site collection của bạn lưu trữ hơn 50GB bạn nên chia làm 2 site collection với mỗi site collection là 1 content database riêng biệt. ICT24H TEAM
13. 13 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Bảng tóm tắt Thành phần Yêu cầu tối thiểu Cấu hình đề nghị Hệ điều hành Windows Server 2008 64-bit hoặc Windows Server 2008 64-bit hoặc Windows Server 2008 R2 Windows Server 2008 R2 CPU Một CPU (64-bit) với 2,5 GHz 2 CPU (64-bit) với tối thiểu 3GHz RAM 4GB 8GB hoặc lớn hơn Dung lượng ổ cứng Tối thiểu 6GB Tối thiểu 30GB File System NTFS NTFS Phiên bản IIS 7.0 hoặc 7.5 7.0 hoặc 7.5 Database SQL Server Express 2008 64-bit SQL Server 2008 SP1 hoặc SQL Server 2008 R2 Trình duyệt web IE 7.0 với bản vá mới nhất IE8 với bản vá mới nhất Chuẩn bị SQL Database 4 phiên bản database đều hỗ trợ trong SharePoint 2010. Một trong chúng miễn phí là SQL Server Express. 3 sự lựa chọn còn lại về cơ bản cũng giống nhau. Về cơ bản, bạn có 4 tùy chọn cài đặt khác nhau: Local SQL Server Expresss Local SQL Server (2005/2008/2008 R2) Remote SQL Server (2005/2008/2008 R2) Phiên bản Kiểu cài đặt Local Kiểu cài đặt Remote SQL Server Express 2008 Có Không hỗ trợ Microsoft SQL 2005 Server x64 Có Có Microsoft SQL 2008 Server x64 Có Có Microsoft SQL 2008 R2 x64 Có Có Chú ý cài đặt tất cả service pack cho SQL Server trước khi sử dụng nó với SharePoint Cấu hình Single – Server với Local SQL Server Express Đây là kiểu cài đặt SharePoint Fouuadtion và phiên bản miễn phí SQL Server Express trên cùng 1 server. Microsoft gọi đây là kiểu stand-alone server. Bạn nên suy nghĩ trước khi chọn kiểu cài đặt này vì giới hạn kích thước database 4GB và thực tế là bạn không thể nâng cấp lên một phiên bản SQL Server đầy đủ tính năng. Cấu hình Single – Server với Local Microsoft SQL Server Cấu hình này là hoàn hảo đối với doanh nghiệp nhỏ hoặc phòng ban muốn có nền tảng tốt để xây dựng một mạng nội bộ cơ bản để chia sẻ thông tin, cộng tác cũng như khả năng tìm kiếm cơ bản. Chi phí cao hơn so với cấu hình trước vì bạn cần bản quyền Microsoft SQL Server, nhưng không bị giới hạn kích thước database. Nếu bạn đã được đầu tư phiên bản Microsoft SQL Server 2005 hoặc 2008 nền 64-bit, và nó cũng cần bộ nhớ, ổ cứng và CPU tương thích, bạn có thể cài đặt SharePoint Foudation trên cùng server. ICT24H TEAM
14. 14 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Trong giáo trình cơ bản về quản trị SharePoint 2010, bạn sẽ được cài đặt theo mô hình Single-Server. Giới thiệu Config Database và Content Database SharePoint Foundation sử dụng hai loại database: config database và content database. Trong quá trình cài đặt SharePoint Foundation, hệ thống sẽ tạo ra 2 loại database này tùy thuộc vào cấu hình của bạn. Hai loại database chứa các thông tin sau: Configuration database: đây là database chứa toàn bộ thông tin cấu hình của SharePoint Foundation, chẳng hạn tên tất cả các server trên farm, các thiết lập và SQL Server sử dụng. Chỉ có một configuration database duy nhất cho mỗi farm bất kể số lượng SharePoint Foundation và SQL database. Mặc định tên của Configuration database là SharePoint_Config Content database: đây là database chứa toàn bộ dữ liệu và thông tin của các website trên SharePoint Foundation, chẳng hạn các list, thư viện tài liệu và các website. Bên cạnh đó, database còn lưu trữ các dữ liệu về tên tài khoản, thiết lập quyền hạn. Một doanh nghiệp lớn có hơn 1.000 content database. Mặc định tên của Content database là WSS_Content. ICT24H TEAM
15. 15 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC CHƯƠNG 3 – CÀI ĐẶT VÀ CẤU HÌNH SQL SERVER 2008 R2 Chương 3 bạn sẽ được cài đặt và cấu hình SQL Server 2008 R2 trên server chạy hệ điều hành Windows Server 2008 R2 Active Directory. 1. Download source cài đặt SQL Server 2008 và giải nén ra thư mục. Click vào Setup.exe 2. Tại cửa sổ SQL Server Installation Center, click Installation. Sau đó click New Installation or add feature to an existing installation. Click Next. 3. Trên trang Setup Support Rules, hệ thống sẽ kiểm tra các yêu cầu trước khi tiếp tục cài đặt. Click Next. ICT24H TEAM
16. 16 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC 4. Trên trang Product Key, đánh dấu chọn vào Enter the product key và nhập key. Click Next. ICT24H TEAM
17. 17 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC 5. Trên trang License Terms, đánh dấu chọn vào I accept the license terms để chấp nhận điều khoản sử dụng. Click Send feature usage data to Microsoft. Feature usage data includes information about your hardware configuration and how you use SQL Server and its components để gửi thông tin sử dụng đến Microsoft. 6. Trên trang Setup Support Files, click Install 7. Trên trang Setup Support Rules, click Next. 8. Trên trang Setup Server Feature Installtion, đánh dấu chọn SQL Server Feature Installation để cài đặt thêm các tính năng khác. Click Next. 9. Trên trang Feature Selection, đánh dấu chọn các tính năng mà bạn muốn sử dụng. Click Next. 10. Trên trang Installtion Rules, hệ thống tiếp tục kiểm tra trạng thái. Click Next. 11. Trên trang Instance Configuration, để mặc định cho instance là Default instance. Nếu bạn muốn thay đổi tên instance thì đánh dấu chọn vào Named instance sau đó nhập tên cần đổi. Click Next. ICT24H TEAM
18. 18 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC 12. Trên trang Disk Space Requirements, xem lại yêu cầu dung lượng sử dụng. Click Next. 13. Trên trang Server Configuration, click Use the same account for all SQL Server services để thiết lập tài khoản sử dụng trong SQL Server. 14. Trên trang Database Engine Configuration, đánh dấu chọn vào Windows authentication mode. Tại Specify SQL Server administrators click Add Current User nếu bạn thiết lập tài khoản hiện tại mà bạn đang sử dụng làm tài khoản truy cập vào Database Engine. Ngoài ra bạn có thể click Add để thiết lập một tài khoản khác. Tại tab Data Directoris và FILESTREAM cho phép bạn thay đổi nơi lưu trữ. Click Next để tiếp tục. ICT24H TEAM
19. 19 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC 15. Tương tự với Database Engine, trên trang Analysis Services Configuration cho phép bạn thiết lập tài khoản để truy cập vào dịch vụ Analysis Services. Click Next. 16. Trên trang Reporting Services Configuration, đánh dấu chọn Install the native mode default configuration. Click Next. 17. Trên trang Error Reporting, bạn nên đánh dấu chọn vào Send Windows and SQL Server Error Reports to Microsoft or your corporate report server. This setting only applies to services that run without user interaction để gửi các trục trặc, vấn đề lỗi đến Microsoft để nhận được hỗ trợ từ Microsoft. Click Next. 18. Trên trang Installation Configuration Rules, hệ thống kiểm tra lần cuối trước khi cài đặt. Click Next. 19. Trên trang Ready to Install, xem lại tổng quan các thiết lập lần cuối trước khi cài đặt. Click Install. 20. Trên trang Complete, click Close. ICT24H TEAM
20. 20 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC CHƯƠNG 4 – CÀI ĐẶT SHAREPOINT FOUNDATION 2010 Trước khi cài đặt SharePoint Foundation 2010 bạn cần phải cài đặt một số phần mềm và ứng dụng cần thiết. Microsoft cung cấp cho bạn một công cụ có tên SharePoint 2010 Products Preparation Tool. SharePoint 2010 Products Preparation Tool là công cụ tự động download vàcài đặt một số ứng dụng cần thiết trước khi cài đặt SharePoint 2010. Để sử dụng công cụ này, máy tính bạn cần có kết nối Internet. 1. Click tập tin cài đặt SharePoint 2010. Click Install software prerequisites. 2. Xem danh sách các thành phần mà công cụ chuẩn bị download và cài đặt. Click Next. ICT24H TEAM
21. 21 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC 3. Trên trang License Terms for software products, đánh dấu chọn I accept the terms of the License Agreements(s) để chấp nhận các điều khoản sử dụng. Click Next. Nếu bạn nhận được thông báo “Loading this assembly would produce a different grant set from other instances. (Exception from HRESULT: 0x80131401)” bạn cần phải cài đặt hotfix KB963676. Download tại 4. Đợi hệ thống tự động download và cài đặt các thành phần cần thiết trước khi cài đặt SharePoint Foundation 2010. ICT24H TEAM
22. 22 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC 5. Trên trang Installation Complete, click Finish. 6. Quay lại trang đầu tiên khi cài đặt. Click Install SharePoint Foundation. 7. Trên trang Read the Microsoft Software License Terms, đánh dấu chọn vào I accept the terms of this agreement để chấp nhận các điều khoản sử dụng của Microsoft. 8. Tại trang Data Localtion, chọn đường dẫn lưu trữ SharePoint Foundation 2010 ICT24H TEAM
23. 23 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC 9. Click Install Now để cài đặt. 10. Sau một thời gian cài đặt xong, trên trang Run Configuration Wizard, đánh dấu chọn Run the SharePoint Products Configuration Wizard now và click Close. Nếu cài đặt thất bại vì một lí do nào đó, bạn có thể kiểm tra trong log, nằm trong thư mục TEMP của tài khoản user mà bạn đang sử dụng. Click Start, nhập %temp% vào ô tìm kiếm. Click vào Temp, sau đó kiểm tra trong log, tên file là Microsoft Windows SharePoint Services 4.0 11. Nếu ứng dụng SharePoint 2010 Products Configuration Wizard không tự động chạy, bạn có thể mở nó bằng cách vào Start > All Programs > Microsoft SharePoint 2010 Products Configuration Wizard. 12. Tại trang Welcome to SharePoint Products, click Next. 13. Hộp thoại SharePoint Products Configuration Wizard hiển thị, thông báo với bạn cần phải khởi động lại 3 dịch vụ sau trong quá trình cấu hình, bao gồm: Internet Information Services SharePoint Administration Service V4 SharePoint Timer Service V4 Click Yes để chấp thuận. ICT24H TEAM
24. 24 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC 14. Tại trang Connect to a server farm, đánh dấu chọn Create a new server farm. Click Next. 15. Tại trang Specify Configuration Database Settings cho phép bạn cấu hình database. ICT24H TEAM
25. 25 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Tại Database server: nhập tên server đóng vai trò database server. Tại Database name: đặt tên cho Configuration database, bạn có thể để mặc định là SharePoint_Config. Tại Username: nhập tên tài khoản có quyền quản trị trên database server. Tại Password: nhập mật khẩu cho tài khoản trên. Click Next. 16. Tại trang Specify Farm Security Settings, nhập cụm mật khẩu cho SharePoint farm. Đây là mật khẩu mà bạn sử dụng để thêm một server vào farm. Click Next. 17. Tại trang Configure SharePoint Central Administration Web Application, đánh dấu chọn vào Specify port number và nhập số hiệu port tùy thích. Đánh dấu chọn phương thức chứng thực. Click Next. ICT24H TEAM
26. 26 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC 18. Trên trang Completing the SharePoint Products Configuration Wizard, xác nhận lại các thông tin trước khi cấu hình. Click Next. ICT24H TEAM
27. 27 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC 19. Tại trang Configuring SharePoint Products, hệ thống đang cấu hình và tạo database. 20. Đợi cho đến khi hệ thống hoàn tất quá trình cấu hình. Tại trang Configuration Successful, xác nhận lại các thông tin cuối cùng. 21. Click Finish. ICT24H TEAM
28. 28 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Sau khi cấu hình database hoàn tất, hệ thống hỏi bạn về vấn đề cấu hình Farm Configuration Wizard. Thực hiện các bước cuối cùng. 22. Tại hộp thoại Help Make SharePoint Better, đánh dấu chọn Yes, I am willing to participate (Recommended) để chấp nhận tham gia chương trình cải thiện SharePoint. 23. Click OK. 24. Tại hộp thoại How do you want to configure your SharePoint farm, chọn Cancel để hủy bỏ quá trình cấu hình. Bạn sẽ tự cấu hình vào thời điểm khác. ICT24H TEAM
29. 29 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC CHƯƠNG 5 – CẤU TRÚC TRONG SHAREPOINT FOUNDATION 2010 SharePoint Foundation 2010 là một ứng dụng web. Do đó nó có cấu trúc như sau:  Một site collection là top-level site, có thể chứa nhiều subsite bên trong nó.  Mỗi site collection chạy bên trong một ứng dụng web.  Một ứng dụng web có thể chứa nhiều site collection.  Một web application kết nối đến một hoặc nhiều content database. Các content database được lưu trữ trong SQL Server.  Các ứng dụng web nằm trong một application pool.  Tất cả các application pool chạy trong Internet Information Services (IIS).  IIS là một dịch vụ trong Windows Server để quản lý các ứng dụng web, ví dụ là SharePoint. ICT24H TEAM
30. 30 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Bên cạnh đó, bạn có thể xem cấu phân cấp site trong SharePoint. Website quản trị và website dành cho người dùng Mặc định, có 2 loại website cơ bản được tạo khi hoàn tất cài đặt SharePoint Foundation. SharePoint Central Administration: được sử dụng để cấu hình và quản lý trong môi trường SharePoint Foundation. Ví dụ tạo một ứng dụng web và site collection mới. Website dành cho người dùng: được sử dụng dành cho nhóm người dùng để làm việc cộng tác, ví dụ Team Site được sử dụng để cộng tác trong mạng nội bộ. Giúp người dùng có thể làm viêc nhóm, tạo các vùng chia sẻ). Một phần quan trọng để phân biệt giữa hai loại website này là quyền truy cập. Trong khi tất cả mọi người dùng đều có thể truy cập vào website dành cho người dùng thì chỉ có quản trị viên mới truy cập vào được SharePoint Central Administration. ICT24H TEAM
31. 31 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC CHƯƠNG 6 – QUẢN LÝ SITE TEMPLATE Trong chương này bạn sẽ được tìm hiểu về các site template cơ bản trong SharePoint Foundation cũng như việc tạo và tùy chỉnh giao diện site template. Các site template trong SharePoint Foundation Site Template Mô tả Mục đích sử dụng Team Site Dựa trên Wiki site, bao gồm các list Dành cho các phòng ban nhỏ trong và thư viện được sử dụng đê chia mạng nội bộ, các site dự án hoặc sẻ thông tin, dành cho các nhóm site cộng tác cơ bản. vừa và nhỏ. Blank Site Template cơ bản, không chứa các Được sử dụng khi bạn muốn tạo list và thư viện như Team Site. tất cả các list và thư viện ngay từ Blank Site cho phép bạn tùy chỉnh đầu. giao diện trên site. Document Workspace Một site cơ bản được sử dụng để Được sử dụng để chia sẻ tài liệu. cộng tác chia sẻ tài liệu. Nó bao gồm nhiều list (ví dụ Announcment, Calendar và một thư viện tài liệu) Blog Được thiết kế để quản lý các bài Được sử dụng cho mục đích site cá viết cá nhân. Bao gồm các list về nhân. bài viết, chuyên mục, bình luận, thư viện ảnh. Group Work Site Site cơ bản với một thư viện tài Được sử dụng khi một nhóm cần liệu, gồm nhiều list cơ bản. một site chia sẻ tài liệu, lịch làm việc, danh bạ lưu trữ thôn tin. Basic Meeting Workspace Site cơ bản gồm các thành phần Được sử dụng cho các buổi họp, được sử dụng cho các buổi họp, hội nghị. Site tương tác với ứng hội nghị. Các list cơ bản gồm người dụng Microsoft Outlook. tham dự, chương trình nghị sự và các đối tượng khác. Blank Meeting Workspace Site cơ bản cho phép bạn tự xây Được sử dụng để tạo ra site tùy dựng site dành cho họp nhóm, hội thích dựa trên site cơ bản là Basic nghị dựa trên Basic Meeting. Meeting. Decision Meeting Workspace Một site cơ bản cho những giải Phục vụ tương tự Basic Meeting pháp của một cuộc họp nhóm. Site chứa các list như chương trình nghị sự, người tham dự, công việc và các tài liệu. Social Meeting Workspace Site cơ bản cho các sự kiện. Gồm Sử dụng cho các buổi sự kiện, danh sách chứa chương trình, chẳng hạn sinh nhật của công ty, tổ khách mời, người tham dự, chủ đề chức bữa tiệc trong công ty. thảo luận Multipage Meeting Workspace Site cơ bản cho cuộc họp. Tương Sử dụng site này khi bạn cần làm tự với Basic Meeting nhưng cho việc với nhiều list và thư viện hơn phép bạn tạo ra nhiều trang web so với Basic Meeting. để quản lý nhiều nội dung. ICT24H TEAM
32. 32 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Tạo Site Collection Để tạo Site Collection, thực hiện các bước sau: 1. Click Start > All Programs > Microsoft SharePoint 2010 Products > SharePoint 2010 Central Administration. 2. Tại giao diện Central Administration, click Create site collection. 3. Tại trang Create Site Collection, chọn ứng dụng web tại Web Application. Nếu bạn chỉ có một ứng dụng web thì để mặc định. 4. Tại Title, nhập tiêu đề cho site collection. Tại Description, nhập mô tả hoặc một câu slogan nào đó. ICT24H TEAM
33. 33 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC 5. Tại Web Site Address, bạn có thể để mặc định, cho phép bạn tạo một Top-level site với URL mặc định. Nếu bạn muốn sử dụng một URL khác, có thể chọn sites và nhập tên cho URL. 6. Tại Template Selection, chọn một template cụ thể. 7. Tại Primary Site Collection Administrator, nhập tên tài khoản đóng vai trò quản trị site collection. 8. Tại Secondary Site Collection Administrator, nhập tên tài khoản thứ hai đóng vai trò quản trị site collection. 9. Tại Select a quota template, để mặc định No Quota. ICT24H TEAM
34. 34 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC 10. Click OK để bắt đầu tạo site collection. 11. Click OK để xác nhận. 12. Mở trình duyệt và đăng nhập bằng URL bạn mới tạo. Navigation trong Team Site Team Site là nơi để các thành viên, nhân viên trong phòng ban có thể chia sẻ thông tin, upload tài liệu, tùy chỉnh giao diện. Trong phần này, bạn sẽ được làm quen với giao diện Team Site. 1. Khu vực đầu tiên được gọi là Top banner với menu Site Action nằm ngoài cùng bên trái. Đây là menu chỉ hiện thị khi người dùng có quyền chỉnh sửa nó trong site. Nếu bạn không gán quyền cho một tài khoản nào thì ở team site sẽ không hiển thị menu Site Action này. Tiếp theo là biểu tượng Navigate Up hiển thị giống như biểu tượng của một thư mục. Click vào biểu tượng này này bạn sẽ được thấy một cấu trúc site có phân cấp bắt đầu từ top-level site. Biểu tượng tiếp theo trông giống như một cây bút chì, đây là biểu tượng Edit. Bên cạnh đó, khi click vào icon này sẽ hiện công cụ Formatting Text và Insert giúp bạn tùy biến trang chi tiết hơn. TIếp theo là Browse, khi click vào Browse trang chủ sẽ hiển thị mặc định của trang. Bên cạnh menu Browse là menu Page. Menu Page cho phép bạn có thể thiết lập quyền hạn để ICT24H TEAM
35. 35 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC xem trang, đặt làm trang chủ .Cuối cùng, ở góc phải của banner hiển thị tài khoản sử dụng hiện tại. Tại đây cho phép bạn có thể thiết lập thông tin của tài khoản, thay đổi một tài khoản khác hoặc đăng xuất. 2. Khu vực số 2 gọi là Title Area (hay còn gọi là khu vực tiêu đề). Đây là nơi hiển thị tên của team site cũng như mô tả về team site. 3. Khu vực số 3 gọi là Top Link thể hiện các sub-site. Khi người dùng tạo một site mới, họ sẽ được chọn lựa có hiển thị site đó lên khu vực số 3 này hay không. 4. Khu vực số 4 gọi là Quick Launch liên kết đến thư viện, danh sách lưu trữ và chủ đề thảo luận. Tùy thuộc vào quyền hạn, bạn có thể thiết lập cho các liên kết này hiển thị ở Quick Launch. 5. Khu vực số 5 gọi là Main Content. Đây là khu vực hiển thị nội dung của team site. Bạn có thể thay đổi bố cục của team site và có thể chỉnh sửa, upload tài liệu v.v tại đây. Tùy chỉnh giao diện Team Site Để tùy chỉnh giao diện Team Site, bạn có thể click Site Action > Edit Page hoặc click tab Page trên thanh Ribbon. Sau đó click Edit. Bạn có thể sử dụng các công cụ trên thanh Ribbon để chỉnh sửa nội dung bên trong giao diện chính của site. ICT24H TEAM
36. 36 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Để thay đổi bố cục của site, tại tab Format Text trên Ribbon, click Text Layout. ICT24H TEAM
37. 37 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Để đưa một hình ảnh vào trong site, click tab Insert trên thanh Ribbon. Click Picture và chọn From Computer nếu bạn muốn đưa hình ảnh từ máy tính lên. Nếu bạn muốn sử dụng một địa chỉ URL của hình ảnh, click From Address. Sau khi tùy chỉnh giao diện chính, click Save & Close trên thanh Ribbon. Sử dụng Look and Feel để tùy chỉnh giao diện SharePoint Foundation cung cấp cho bạn tính năng Look and Feel để tùy chỉnh giao diện theo ý bạn, để truy cập vào Look and Feel, tại menu Site Actions chọn Site Setting. ICT24H TEAM
38. 38 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Thay đổi tiêu đề, mô tả và logo trên site Để thay đổi tiêu đề, mô tả và logo trên site, click Title, description, and icon. Click OK để hoàn tất thiết lập. Kiểm tra logo tại trang chủ. Tùy chỉnh Quick Launch Bạn có thể tùy chỉnh các chuyên mục hiển thị trên Quick Launch bằng cách click Quick Launch bên dưới tính năng Look and Feel. ICT24H TEAM
39. 39 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Tại trang Quick Launch, bạn có thể thay đổi tên các chuyên mục, tạo một chuyên mục mới, thay đổi thứ tự chuyên mục. Để thay đổi tên chuyên mục, click vào biểu tượng bên cạnh các chuyên mục. Tại Type the Web address, để mặc định. Tại Type the description đặt tên cho chuyên mục. Click OK để hoàn tất thiết lập. Bên cạnh đó, nếu bạn muốn xóa chuyên mục có thể click Delete. Kiểm tra tại giao diện chính của site. ICT24H TEAM
40. 40 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Bạn có thể tạo một chuyên mục mới và liên kết nó đến một URL trong site hoặc một website khác. Để làm điều này, click New Navigation Link. Tại trang New Navigation Link, nhập địa chỉ URL, tên chuyên mục con và chọn chuyên mục lớn . Click OK để hoàn tất thiết lập. Kiểm tra tại site. ICT24H TEAM
41. 41 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Nếu bạn muốn tạo một chuyên mục lớn, click New Heading và thực hiện các thao tác tương tự với việc tạo một chuyên mục mới ở trên. Quick Launch cung cấp cho bạn chức năng thay đổi thức tự các chuyên mục, click Change Order. Tại trang Reorder Links, bạn có thể chọn theo thứ tự các chuyên mục lớn, chuyên mục con. Click OK để hoàn tất thiết lập. Làm việc trên Top link Nếu bạn muốn thay đổi hoặc thêm một menu trên thanh Top link, bạn có thể click Top Link bar. ICT24H TEAM
42. 42 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Tại trang Top Link Bar, click New Navigation Link. Nhập các thông tin cần thiết. Click OK để hoàn tất thiết lập. Bạn có thể thay đổi thứ tự cho các mục này bằng cách click Change Order và thực hiện các thao tác tương tự phần Quick Launch. Thiết lập hiển thị Quick Launch và Tree View Bạn có thể thiết lập cho phép hiển thị Quick Launch ngoài giao diện site, bên cạnh đó bạn cũng có thể cho phép hiển thị các nội dung trên site. Để thực hiện điều này, click Tree View bên dưới Look and Feel. ICT24H TEAM
43. 43 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Tại trang Tree view, đánh dấu chọn Enable Quick Launch hoặc Enable Tree View nếu bạn muốn hiển thị chúng bên ngoài site. Click OK để hoàn tất thiết lập và kiểm tra bên ngoài site. ICT24H TEAM
44. 44 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Thay đổi giao diện với Site Theme Phần cuối cùng để bạn có thể tùy chỉnh giao diện ở Look and Feel là Site Theme. Site Theme cung cấp cho bạn nhiều thư viện mẫu để để bạn có thể chọn cho mình một giao diện tùy thích. Click Apply để áp dụng. ICT24H TEAM
45. 45 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Chương 7 – LIST TRONG SHAREPOINT FOUNDATION 2010 SharePoint sử dụng list để lưu trữ các thông tin. Hầu như dữ liệu mà bạn tạo hoặc sử dụng trong SharePoint site đều chứ trong một list. Mỗi list có thể có các thuộc tính riêng biệt được gọi là item. SharePoint Foundation 2010 đi kèm nhiều mẫu list cơ bản. Bên cạnh đó, bạn có thể tạo một custom list để sử dụng các thông tin của bạn một cách linh hoạt. Sử dụng list cho phép bạn lưu trữ thông tin trong một cấu trúc để có thể đáp ứng nhu cầu của người tạo ra và sử dụng dữ liệu trên list. List trong SharePoint còn cho phép bạn kiểm soát sự hiển thị thông tin. Các kiểu list trong SharePoint Foundation 2010 Kiểu List Mô tả Document Library Lưu trữ các loại tập tin và tài liệu cho phép trong SharePoint. Hỗ trợ chức năng Check out/in, Version history, siêu dữ liệu Metadata và khả năng đồng bộ hóa với SharePoint Workspace và Microsoft Outlook. Form Library Lưu trữ XLM form, ví dụ Microsoft InfoPath. Wiki Page Library Lưu trữ trang Wiki Picture Library Lưu trữ các tập tin hình ảnh. Hỗ trợ chức năng Check Out/In, Version history, siêu dữ liệu metadata và trình diễn slideshow. Asset Library Lưu trữ các tập tin hình ảnh, audio, video. Hỗ trợ xem trước các tập tin, chức năng Check Out/In, Version istory, Metadata . Announcements Lưu trữ các thông báo, tin nhắn ngắn, bao gồm định dạng RTF, hình ảnh, liên kết và định dạng bảng. Hỗ trợ chức năng version history và metadata. Contact Lưu trữ thông tin liên lạc của các cá nhân. Hỗ trợ chức năng version history, metadata và đồng bộ với Microsoft Outlook. Discussion Board Lưu trữ các bài viết thảo luận. Hỗ trợ chức năng version history, metadata và đồng bộ với Microsoft Outlook. Links Lưu trữ các liên kết. Hỗ trợ các giao thức HTTP, HTTPS, FTP và các kiểu URL như FILE và MAILTO. Calendar Lưu trữ thời gian cho các sự kiện như hội thảo, họp nhóm, đặt phòng, deadline. Hỗ trợ chức năng version history, metadata và đồng bộ với Microsoft Outlook. Tasks Lưu trữ các công việc cho sự kiện thông qua thời gian cụ thể. Hỗ trợ chức năng version history, metadata. Đồng bộ với Microsoft Outlook. Project Tasks Lưu trữ các công việc cá nhân hoặc của nhóm cho một dự án. Hỗ trợ chức năng version history, metadata. Issue Tracking Lưu trữ các vấn đề cần khắc phục, ví dụ trong một dự án. Hỗ trợ chức năng version history, metadata. Survey Lưu trữ danh sách các câu hỏi khảo sát, thăm dò. Hỗ trợ bảng thống kê giao diện trực quan, cho phép đưa dữ liệu từ Microsoft Access và Microsoft Excel vào. Custom List Một list chỉ có cột tiêu đề (Title column). Bạn có thể tùy biến list này. Custom List in Datasheet Giống như Custom List nhưng kiểu list này sẽ hiển thị ở dạng bảng tính, giúp bạn View nhập giá trị dễ dàng. External List Một list được kết nối đến các nội dung bên ngoài. List này hỗ trợ kết nối đến nguồn dữ liệu bên ngoài. List không hỗ trợ metadata và Version history. Import Spreadsheet Tạo ra Custom List từ bảng tính Excel. ICT24H TEAM
46. 46 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Tạo một List Custom List được xem như một cách giới thiệu cũng như quản lý list cơ bản và tốt nhất. Để tạo một Custom List, thực hiện các bước sau: 1. Trên trang chủ site, click Site Actions > More Options. 2. Tại trang Create, click List > Custom List. 3. Click More Options. ICT24H TEAM
47. 47 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC 4. Tại Name, nhập tên của list. 5. Tại Description, nhập mô tả về list của bạn. 6. Đánh dấu chọn Display this list on the Quick Launch nếu bạn muốn hiển thị list tại Quick Launch. 7. Click Create để tạo list. ICT24H TEAM
48. 48 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Làm việc với các List Sau khi tạo xong list để làm việc, bạn cần cung cấp nội dung cho list. Ngoài việc thêm, chỉnh sửa và xóa các item, một việc quan trọng mà bạn phải biết là làm thế nào để tìm thông tin trên list để bạn có thể xác định vị trí các item một cách hiệu quả. Một phương pháp nhanh chóng để tìm các item là sử dụng thanh tìm kiếm. Trên trang chủ của site, thanh tìm kiếm được sử dụng để tìm thông tin toàn bộ site, nhưng trên trang của list, nó chỉ hiện thị các kết quả của list mà bạn đang mở. Để xem tất cả các list trong site, bạn có thể click Site Actions > View All Site Content. Tại trang All Site Content, bạn có thể xem được những list hiện đang có trên site của bạn. ICT24H TEAM
49. 49 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Thêm, chỉnh sửa và xóa item trong list Trước khi bạn tìm hiểu về các tính năng của một list, bạn cần phải biết các thêm item. Để thêm item vào một list, thực hiện các bước sau: 1. Tại trang List, click tab Items trên Ribbon. 2. Click New Item. 3. Tại hộp thoại Custom List – New Item, nhập tên tiêu đề tại Title. Tiêu đề là một cột dữ liệu mà người dùng có thể chỉnh sửa trong một custom list khi nó được tao. 4. Click Save. Bạn có thể xem và chỉnh sửa các item tại trên Ribbon. Click vào item và chọn View Item trên Ribbon để xem item đó. Hộp thoại hiển thị thông tin về item. Nếu bạn muốn chỉnh sửa item, click chọn Edit Item. ICT24H TEAM
50. 50 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Nếu bạn muốn xóa item, click Delete Item tại nhóm Manage trên Ribbon. Sau khi click Delete Item, hệ thống yêu cầu bạn xác nhận trước khi xóa item. ICT24H TEAM
51. 51 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Sau khi click chọn OK để xóa item, thông tin về item này sẽ được gửi đến Recycle Bin. Tại Recycle Bin bạn có thể cấu hình cho phép lưu trữ trong số ngày nhất định trước khi xóa khỏi site của bạn. Bạn sẽ được tìm hiểu cách cấu hình ở những phần sau. Nếu bạn muốn khôi phục lại item, click chọn item, sau đó click Restore Selection. Mặt khác, nếu muốn xóa item, click Delete Selection. Đính kèm List có thể được cấu hình cho phép người dùng có thể lưu trữ tập tin vào trong list và có thể đính kèm và tài liệu và cho phép truy cập. Để đính kèm một tập tin vào một item có sẵn trên list, thực hiện các bước sau: 1. Chọn list. Trên Ribbon, click Attach File trên nhóm Actions. 2. Hộp thoại Attach File hiển thị. Click Browse. 3. Hộp thoại Choose File to Upload hiển thị, chọn tập tin bạn cần đính kèm và click Open. 4. Tại hộp thoại Attach File, click OK để hoàn tất. ICT24H TEAM
52. 52 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Nếu bạn muốn gỡ bỏ một tập tin đính kèm trong list, thực hiện các bước sau: 1. Chọn list. Click Edit Item. 2. Hộp thoại hiển thị . Click Delete bên cạnh tập tin đính kèm. 3. Click Save để hoàn tất. Lọc và sắp xếp các list List có thể chứa hàng trăm hoặc thậm chí hàng ngàn item và điều này có thể khiến bạn khó khăn trong tìm kiếm. List trong SharePoint cung cấp cho bạn phương pháp lọc và sắp xếp thông tin. Để lọc một list, bạn có thể thực hiện theo các bước sau: 1. Click vào thanh Title. 2. Click chọn một giá trị bạn muốn lọc và hiển thị. 3. Lúc này trên trang list sẽ hiển thị item bạn đã lọc. ICT24H TEAM
53. 53 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC 4. Để xóa hiển thị lọc, click chọn Clear Filter from Title. 5. Nếu bạn muốn sắp xếp theo thứ tự từ A-Z click chọn Ascending hoặc ngược lại từ Z-A click chọn Descending. Việc lọc list giúp bạn có thể nhanh chóng tìm đến các thông tin mà bạn cần. Bạn hãy tưởng tượng một list chứa thông tin các sản phẩm bán hàng với các cột về sản phẩm, doanh thu, số tiền, ngày và nhân viên bán hàng. Nếu có hàng trăm hoặc hàng ngàn nhân viên bán hàng, list sẽ trở nên phức tạp và bạn cần lọc những thông tin bạn cần xem. ICT24H TEAM
54. 54 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC CHƯƠNG 8- LIST TRONG SHAREPOINT 2010 List là một thành phần giúp bạn lưu trữ thông tin trong một site, vì list cung cấp khả năng tùy chỉnh, tạo ra các custom list để đáp ứng nhu cầu chia sẻ thông tin theo cấu trúc. List cho phép bạn xác định không chỉ những dữ liệu được lưu trữ mà còn giúp bạn hiển thị, tạo, chỉnh sửa và xóa thông tin theo ý người dùng. Bạn có thể quản lý list bằng các chức năng nằm trên tab List. Thiết lập cơ bản trong List với General Settings General Settings cho phép bạn thay đổi các thiết lập của list ở khía cạnh cơ bản để làm việc dễ dàng hơn. General Settings chia thành các thiết lập riêng biệt và các nhóm chức năng khác nhau. Để chỉnh sửa thiết lập cho một list tại General Settings, tại tab List, click List Settings. Title, Description, and Navigation Nhóm thiết lập này giúp bạn chỉnh sửa, làm việc với tiêu đề, mô tả về list để người dùng có thể biết được mục đích của list. Bên cạnh đó, bạn có thể thiết lập để hiển thị liên kết list trên Quick Launch. Thiết lập Mô tả Name Name được sử dụng để định danh một list trong SharePoint site. Descripton Một đoạn mô tả về list sẽ giúp người dùng có thể biết được mục đích của list. Navigation Thiết lập list hiển thị trên Quick Launch. Điều này giúp người dùng có thể dễ dàng thấy list và nhanh chóng tìm đến nó. ICT24H TEAM
55. 55 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Versioning Settings Versioning Settings là nơi giúp bạn kiểm soát và phê duyệt các item của list trước khi hiển thị đối với người dùng. Content Approval: đánh dấu chọn Yes nếu bạn muốn kiểm duyệt item trước khi hiển thị. Item Version History: nếu bạn muốn tạo một phiên bản cho mỗi lần bạn chỉnh sửa một item trên list, đánh dấu chọn Yes. Bên cạnh đó, bạn có thể nhập số phiên bản bạn muốn giữ tại Keep the following number of versions. Nhập số bản sao vào dòng bên dưới. Draft Item Security: nếu bạn chọn Yes ở Content Approval, tại Draft Item Security cho phép bạn thiết lập quyền hạn cho bản sao. ICT24H TEAM
56. 56 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Advance Settings Advance Settings gồm các thiết lập mở rộng cho phép bạn tương tác với Content Type cùng với các thiết lập list. Tại Content Type, đánh dấu chọn Yes nếu bạn muốn quản lý Content Type. (Xem Content Type ở các chương sau). Item-level Permissions cho phép bạn thiết lập quyền hạn xem và chỉnh sửa đối với người dùng. Read all items: xem tất cả các item. Read items that were created by the user: xem các item được tạo bởi người dùng. Create and edit all items: tạo và chỉnh sửa tất cả các item. Create items and edit items that were created by the user: tạo và chỉnh sửa item đã được tạo bởi người dùng. ICT24H TEAM
57. 57 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Tại Attachments, bạn có thể kích hoạt (Enabled) chức năng đính kèm trong list hoặc vô hiệu hóa (Disabled) Tại Folders, đánh dấu chọn Yes nếu bạn muốn sử dụng chức năng thư mục. Đây là chức năng cho phép tạo thư mục mới trong list. Tại Search, chọn Yes để cho phép các item từ list hiển thị trong kết quả tìm kiếm. Tại Offline Client Availability, đánh dấu chọn Yes nếu bạn muốn sử dụng chức năng Offline Client, cho phép download tài liệu xuống máy tính client để chỉnh sửa và đồng bộ với SharePoint Workspace. Tại Datasheet, chọn Yes để cho phép các item trong list được chỉnh sửa thông qua bảng dữ liệu datasheet. Dialogs cho phép bạn hiển thị hộp thoại khi tạo mới, chỉnh sửa các item. Validation Settings SharePoint 2010 mang đến cho bạn chức năng xác nhận các thông tin trước khi hiển thị trên list. Điều này cho phép bạn đặt các hạn chế vào list đê đảm bảo người dùng nhập dữ liệu theo quy tắc hoặc có nghĩa. Bạn sẽ được tìm hiểu kĩ hơn về thiết lập này trong các chương sau. ICT24H TEAM
58. 58 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Content Approval Sau khi thiết lập chức năng phê chuẩn item tại thiết lập Versioning Settings, bạn có thể làm việc với các item trên list. Để thực hiện việc phê duyệt hoặc loại bỏ một item, thực hiện các bước sau: 1. Tại tab List, trên nhóm Manage Views trên Ribbon, click All Items và chọn Approve/Reject Items. 2. Click vào biểu tượng view của một item và chọn Approve/Reject. 3. Tại hộp thoại Approval/Reject, có các sự lựa chọn sau Approved: cho phép hiển thị item này đến tất cả người dùng. Rejected: item sẽ được trả lại cho ngưỡi đã tạo ra nó và tất cả người dùng chỉ có thể xem được bản sao item. Pending: item chỉ hiển thị với người đã tạo ra nó và tất cả người dùng chỉ có thể xem được bản sao item. ICT24H TEAM
59. 59 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Bạn có thể nhập một lời bình luận về Item. 4. Click OK để hoàn tất. Quản lý Column Column là một thành phần trong list, giúp bạn có thể thiết kế cấu trúc thông tin khi lưu trữ và trình bày. SharePoint dựa vào cột dữ liệu trên list của bạn và gọi nó là column. Mỗi column có một loại dữ liệu cụ thể. Các loại dữ liệu này có thể là văn bản, số, tiền tệ và nhiều loại dữ liệu khác cho phép bạn có thể định dạng và áp dụng các quy tắc trình bày của dữ liệu, chẳng hạn giá trị nhỏ nhất và lớn nhất của một con số. ICT24H TEAM
60. 60 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Các loại column trong SharePoint Foundation 2010 Tạo, chỉnh sửa và xóa column Để thêm một column vào list, thực hiện các bước sau: 1. Tại tab List, trên nhóm Manage Views, click chọn Create Column. 2. Hộp thoại Create Column hiển thị. 3. Tại Column name nhập tên của column. 4. Chọn một kiểu thông tin trên column này. ICT24H TEAM
61. 61 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC 5. Tại Description, nhập mô tả. 6. Đánh dấu chọn Add to default view nếu bạn muốn hiển thị mặc định đối với người dùng. 7. Các thiết lập còn lại để mặc định. 8. Click OK. 9. Kiểm tra trên trang list. ICT24H TEAM
62. 62 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Để xóa bỏ một column, thực hiện các bước sau: 1. Tại tab List. Trên nhóm Settings, click List Settings. 2. Tại trang List Settings, click vào column mà bạn muốn xóa. 3. Tại trang Change Column, click Delete. ICT24H TEAM
63. 63 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Single line of text Sử dụng kiểu column này khi bạn muốn sử dụng các đoạn văn bản thông tin, bao gồm các con số, các dấu chấm câu, các kí tự. Ví dụ gồm tên, số điện thoại của một cá nhân. Các thiết lập của kiểu Single line of text: Enforce Unique Values: nếu người dùng nhập một giá trị vào colum này thì nó là giá trị duy nhất khi bạn đánh dấu chọn Yes. Maximum Characters: só kí tự tối đa mà user có thể nhập vào. Mặc định từ 1 – 255. Default Value: giá trị mặc định của colum khi user tạo một item mới. Nó có thể là một định dạng văn bản hoặc giá trị được tính theo công thức. Column Validation: một công thức, bao gồm các hàm số cho phép thiết lập các quy tắc nhập thông tin. Multiple lines of text Sử dụng kiểu Multiple lines of text khi bạn muốn thể hiện thông tin ở dạng các đoạn văn bản dài và nhiều hơn 1 dòng. Ví dụ địa chỉ, lời bình luận, hướng dẫn. ICT24H TEAM
64. 64 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Các thiết lập của kiểu Multiple lines of text: Number of lines for editing: số dòng hiển thị. Type of text to allow: hỗ trợ các kiểu văn bản với các chức năng chèn hình ảnh, định dạng bảng, siêu liên kết, các định dạng in đậm, in nghiêng. Append Changes to Existing Text: khi bạn chọn Yes, mỗi khi người dùng chỉnh sửa item, nhập thông tin và lưu lại, trên item sẽ hiển thị tên người và thời gian thao tác. Choice Sử dụng kiểu Choice khi bạn muốn hiển thị các sự lựa chọn. Ví dụ các khảo sát, thăm dò. Các thiết lập của kiểu Choice: Enforce Unique Values: bắt buộc giá trị duy nhất. Choices: nhập các sự lựa chọn. Display choices using: sử dụng kiểu hiển thị Allow Fill-in choices: chọn Yes nếu bạn muốn cho phép người dùng nhập một giá trị khác không có trong danh sách các lựa chọn. Default value: cho phép sử dụng giá trị mặc định cho danh sách lựa chọn, có thể là một sự lựa chọn hoặc một giá trị tính. ICT24H TEAM
65. 65 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Number Sử dụng kiểu Number khi bạn muốn thể hiện các con số, tỉ lệ phần trăm. Các thiết lập của kiểu Number: Enforce unique values: bắt buộc nhập giá trị cụ thể và giá trị đó duy nhất. Min và Max: thiết lập giá trị nhỏ nhất và lớn nhất. Number of decimal places: thiết lập giá trị thập phân cho số. Default value: giá trị mặc định, số hoặc giá trị tính. Show as percentage: cho phép hiển thị dạng phần trăm (%) Currency Sử dụng Currency khi bạn muốn thể hiện một đơn vị tiền tệ. Ví dụ chi phí, lương nhân viên, hoặc nợ phải trả. Kiểu Currency cũng có các thiết lập giống kiểu Number. Bên cạnh đó, SharePoint cung cấp cho bạn 1 thư viện tiền tệ các quốc gia trên thế giới. Date and Time Sử dụng kiểu Data and Time khi bạn muốn thể hiện giá trị về thời gian. Các thiết lập của kiểu Data and Time Enforce unique values: bắt buộc giá trị duy nhất. Date and Time Format: chỉ cho phép thiết lập ngày (Data Only) hoặc chọn cả ngày và giờ (Date & Time). Default value: chọn giá trị mặc định cho thời gian. ICT24H TEAM
66. 66 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Lookup Sử dụng Lookup khi column cần có một danh sách các sự lựa chọn cho người dùng. Sự khác nhau giữa Lookup và Choice là Lookup có thể sử dụng các giá trị từ list khác trong cùng một site. ICT24H TEAM
67. 67 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Các kiểu thiết lập của Lookup: Enforce Unique Values: bắt buộc giá trị duy nhất. Source List: các item của list hoặc thư viện được sử dụng trên column. Allow Multiple Values: cho phép chọn nhiều giá trị hiển thị. Additional Fields: cho phép bạn chọn các column khác từ Source List để có thể hiển thị trên cửa sổ View. Yes/No Sử dụng Yes/No để thiết lập sự lựa chọn giá trị đúng hoặc sai. Ví dụ các hoạt động, kích hoạt một vấn đề hoặc xem xét lại. Kiểu Yes/No chỉ có một thiết lập duy nhất là Default Value, xác định giá trị mặc định. Person or Group Sử dụng kiểu Person or Group khi bạn cần column thể hiện một người dùng trong tổ chức. Ví dụ các trưởng nhóm. Khi chỉnh sửa một giá trị trong column này, người dùng có thể nhập tên tài khoản của người dùng hoặc nhóm và click vào biểu tượng Check Name để kiểm tra sự tồn tại của tài khoản. Các kiểu thiết lập của Person or Group. Allow multiple selections: cho phép người dùng có thể chọn được nhiều người hoặc nhóm trên column. ICT24H TEAM
68. 68 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Allow selection of: người dùng chỉ chọn người (People Only) hoặc chọn cả người và nhóm (People and Groups). Choose from: chọn tất cả tài khoản người dùng hoặc chỉ chọn các nhóm có trong site. Show field: kiểm soát các thông tin cá nhân và cho phép hiển thị, chẳng hạn hình đại diện, địa chỉ e- mail, số điện thoại của một cá nhân. Hyperlink or Picture Sử dụng Hyperlink or Picture khi bạn muốn column chứa liên kết đến một URL hoặc một hình ảnh nào đó khi hiển thị trên item. Ví dụ biểu tượng logo và liên kết website. Tại kiểu Hyperlink or Picture có một thiết lập cho phép bạn định dạng liên kết đến một URL hoặc một hình ảnh. Calculated Sử dụng kiểu Calculated khi bạn không muốn cho phép người dùng có thể sử dụng một giá trị cụ thể nào đó, các giá trị phải dựa trên công thức thông qua các item và column. Ví dụ tính số tiền giảm giá, khoảng thời gian hiện tại. ICT24H TEAM
69. 69 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Bạn có thể lập các công thức dựa vào bản sau: Các mục Hướng dẫn Thời gian ngày và giờ Làm việc với kiểu Date and Time. Ví dụ DATEIF() dùng để tính lượng thời gian giữa 2 ngày. Tài chính Thực hiện tính toán về các khoản vay, đầu tư và các dữ liệu tài chính khác. Ví dụ FV() dùng để tính giá trị tương lai cho việc đầu tư. Thông tin Sử dụng giá trị True (đúng) hoặc False (sai) nếu một giá trị khớp với thông tin. Ví dụ ISNUMBER(), ISTEXT() và ISBLANK(). Logic Áp dụng về mặt logic học. Ví dụ IF(), trong đó các điều kiện trả về dựa trên các giá trị bạn đã thiết lập. Một số khác là AND(), OR() và NOT(). Lookup and Reference Dùng CHOOSE() để tính một giá trị được lựa chọn dựa trên tham số cụ thể. Toán và lượng giác Gồm nhiều lệnh để thực hiện các phép toán. Ví dụ SUM() trả về kết quả tổng tất cả giá trị. Thống kê Dùng để thực hiện các tính toán dựa trên số liệu thống kê. Ví dụ STDEV(). Văn bản hoặc dữ liệu Thực hiện các tính toán đối với các văn bản hoặc các dữ liệu khác. Ví dụ LEN() trả về số kí tự của một văn bản. Một số ví dụ về công thức Công thức Mô tả =SUM(Num1, Num2, Num3) Sử dụng SUM để tính tổng 3 giá trị của column. =SUM(Num1, Num2)/ Num3 Tổng của 2 column chia cho giá trị column thứ 3 =LastName&”,”&FirstName Tạo các column thể hiện họ và tên =IF(Cost>10, “High”, “Low”) Sử dụng IF() để trả lại giá trị High nếu Cost lớn hơn 10 và Low nếu Cost nhỏ hơn 1. =TEXT (WEEKDAY(DueDate), “ddd”) Xác định ngày trong tuần và số kí tự thể hiện cho ngày là 3 (ddd) Sắp xếp các column Bạn có thể sắp xếp các column theo thứ tự chẳng hạn là bảng nhân viên, bạn muốn sắp xếp theo thứ tự năm sinh, mã số, vị trí. 1. Tại tab List, click List Settings trên nhóm Settings. 2. Click Column ordering. 3. Tại trang Change Field Order, chọn thứ tự sắp xếp của column tùy ý. ICT24H TEAM
70. 70 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC 4. Click OK để hoàn tất thiết lập. Xóa list Nếu bạn muốn xóa một list khi dữ liệu không còn sử dụng. Bạn có thể thực hiện các bước sau: 1. Tại tab List, click List Settings 2. Tại Permission and Management, click Delete this list 3. Hộp thoại hiển thị yêu cầu bạn xác nhận việc xóa list. Click OK. ICT24H TEAM
71. 71 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Làm việc với Microsoft Office Có nhiều tính năng mở rộng khi sử dụng sản phẩm Microsoft Office cho phép bạn quản lý thông tin trên list đặc biệt là Excel và Access. Bạn có thể xem, chỉnh sửa hoặc thao tác dữ liệu từ bảng tính Excel hoặc dữ liệu trên Access thay vì làm việc trên SharePoint site. Xuất một list ra Excel SharePoint cho phép bạn xuất một list ra Excel . Chẳng hạn bạn muốn gửi một danh sách khách hàng hay danh sách nhân viên mà không cho phép họ truy cập vào site, bạn sẽ sử dụng tính năng này. Để thực hiện việc xuất một list ra Excel, thực hiện các bước sau: 1. Tại tab List. Click Export to Excel tại nhóm Connect & Export. 2. Hộp thoại File Download hiển thị, click Save. 3. Chọn nơi lưu trữ. ICT24H TEAM
72. 72 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC 4. Sau khi đã lưu xong, click Open để mở tập tin kiểm tra. 5. Nếu bạn sử dụng Microsoft Excel 2010, hộp thoại Microsoft Excel Security Notice hiển thị, yêu cầu bạn bật kết nối dữ liệu. Click Enable. 6. Kiểm tra list. Đưa bảng tính Excel vào SharePoint list Để đưa một custom list từ dữ liệu Excel vào SharePoint, thực hiện các bước sau: 1. Click Site Actions > More Options. ICT24H TEAM
73. 73 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC 2. Click Import Spreadsheet, sau đó click Create. 3. Nhập tên và mô tả. 4. Chọn tập tin Excel mà bạn muốn đưa vào. ICT24H TEAM
74. 74 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC 5. Click Browse và chọn tập tin Excel bạn cần đưa vào. 6. Click Import. 7. Hộp thoại Import to Windows SharePoint Services list hiển thị cho phép bạn chọn phạm vi đưa vào. Tại Range of Cells cho phép bạn chọn các ô từng bảng tính. Table Range và Named Range cho phép bạn chọn phạm vi trong bảng được hiển thị danh sách Select Range bên dưới. Click Table Range để đưa toàn bộ bảng tính vào. 8. Click Import. Chỉnh sửa các column trực tiếp trên list thông qua Microsoft Access SharePoint 2010 cho phép bạn chỉnh sửa trực tiếp các column trên list thông qua khả năng tương tác với Microsoft Access. Để chỉnh sửa trực tiếp các dữ liệu của column, thực hiện các thao tác sau: 1. Tại tab List, click Datasheet View trên nhóm View Format. ICT24H TEAM
75. 75 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC 2. Tại bảng dữ liệu, bạn có thể trực tiếp chỉnh sửa các dữ liệu của column. ICT24H TEAM
76. 76 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC CHƯƠNG 9 – SỬ DỤNG CÁC LIST CÓ SẴN TRONG SHAREPOINT FOUNDATION Trong chương trước, bạn đã được thiết lập cơ bản các list trong SharePoint Foundation. SharePoint Foundation cung cấp cho bạn 5 nhóm bao gồm Blank & Custom, Communication, Content, Data và Tracking. Trong chương này, bạn sẽ được sử dụng từng loại list trong 4 nhóm Communication, Content, Data và Tracking. Sử dụng các list trong Communication Nhóm Communication chủ yếu cung cấp cho bạn các list thích hợp cho việc truyền thông, liên lạc. Trong nhóm này gồm các list: Announcements: sử dụng để tạo các thông báo ngắn. Contact: cho phép tạo các thông tin cá nhân để lưu vào danh bạ. Bạn có thể đồng bộ list này với Microsoft Outlook. Discussion Board: tạo các bảng thông báo các chủ đề thảo luận. Links: cho phép liên kết với các trang web hoặc nguồn tài nguyên khác. Annoucement Annoucement cho phép bạn tạo ra các item để thông báo đến người dùng trên site hoặc tin tức nào đó. List này có 3 column: Column Kiểu column Mô tả Title Single line of text Một đoạn văn bản nhỏ làm thông báo. Body Multiple lines of text Nội dung của thông báo Expires Date and Time Ngày hết hạn hiển thị list. Để tạo một thông báo mới, thực hiện các bước sau: 1. Tạo list Annoucements. 2. Click Add new announcement. 3. Điền các thông tin cho thông báo. ICT24H TEAM
77. 77 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Bạn có thể sử dụng các chức năng định dạng trên Ribbon như sử dụng ở Microsoft Office Word. Nếu bạn muốn chèn hình ảnh (Picture), bảng (Table), liên kết (Links) hoặc đính kèm một tập tin (Upload File) , click tab Insert. 4. Click Save để hoàn tất. 5. Bạn có thể click vào item và kiểm tra. ICT24H TEAM
78. 78 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Contacts Contact cho phép bạn lưu trữ thông tin cá nhân có thể là các nhân viên, thành viên trong công ty, trong nhóm, các khách hàng, đối tác, nhà cung cấp Column Kiểu column Mô tả Last Name Single line of text Họ First Name Single line of text Tên riêng Full Name Single line of text Tên đầy đủ E-mail Address Single line of text Địa chỉ e-mail Company Single line of text Tên công ty Job Title Single line of text Chức vụ Business Phone Single line of text Điện thoại trên công ty Home Phone Single line of text Điện thoại nhà Mobile Number Single line of text Điện thoại di động Fax Number Single line of text Số fax Address Multiple lines of text Địa chỉ City Single line of text Thành phố State/Province Single line of text Tiểu bang/Tỉnh thành ZIP/Postal Code Single line of text Mã vùng ICT24H TEAM
79. 79 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Country/Region Single line of text Quốc gia Web Page Hyperlink Liên kết đến trang web Notes Multiple lines of text Các ghi chú khác Kết nối Contact với Microsoft Outlook Bạn có thể kết nối, tương tác Microsoft Outlook với các contact mà bạn đã tạo. 1. Click chọn vào item. 2. Tại tab List, trên nhóm Connect & Export, click Connect to Outlook. ICT24H TEAM
80. 80 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC 3. Hộp thoại Internet Explorer. Click Allow. 4. Tại hộp thoại Microsoft Outlook, click Yes để xác nhận kết nối giữa Microsoft Outlook và list. 5. Hiển thị thông tin trên Microsoft Outlook. ICT24H TEAM
81. 81 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Discussion Board Discussion Board là một list cho phép bạn có thể tạo các chủ đề thảo luận với các thành viên trong nhóm, phòng ban. Column Kiểu column Mô tả Body Multiple lines of text Nội dung chủ đề Subject Single line of text Tên chủ đề Để cùng thảo luận, phản hồi ý kiến, người dùng có thể click Reply. ICT24H TEAM
82. 82 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Soạn nội dung cần gửi và click Save. Links Links cho phép bạn tạo các liên kết đến trang web nào đó để chia sẻ đến các thành viên trong nhóm. Sử dụng các list trong Tracking Calendar là một tính năng cho phép bạn tạo và duy trì các danh sách sự kiện, hội họp. Sử dụng Calendar để theo dõi các deadline, cột mốc hoặc thời gian cho một công việc. Để thêm 1 item vào lịch, click Add trên một ngày mà bạn chọn. Hộp thoại hiển thị cho phép bạn điền thông tin. ICT24H TEAM
83. 83 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Column Kiểu Column Mô tả Title Single line of text Tên của sự kiện Location Single line of text Nơi diễn ra sự kiện Start Time Date and Time Thời gian bắt đầu sự kiện End Time Date and Time Thời gian kết thúc sự kiện Descripton Multiple lines of text Mô tả sự kiện Category Choice Loại sự kiện All Day Event Special Không xác định thời gian bắt đầu và kết thúc sự kiện Recurrence Special Tổ chức sự kiện định kì Workspace Special Thiết lập các vùng làm việc dành cho sự kiện Giống Contact list, Calendar cho phép bạn xuất ra thông tin và đồng bộ với Microsoft Outlook. Để xuất ra một sự kiện, thực hiện các bước sau. 1. Click vào một sự kiện. ICT24H TEAM
84. 84 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC 2. Hộp thoại hiển thị, click tab Custom Commands > Export Event. 3. Hộp thoại File Download hiển thị. Click Save để lưu trữ. 4. Chọn vùng lưu trữ. 5. Mở tập tin bằng Microsoft Outlook. ICT24H TEAM
85. 85 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng chức năng Connect to Outlook trên tab Calendar để kết nối với lịch trong Microsoft Outlook. ICT24H TEAM
86. 86 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Tasks Task list cho phép bạn có thể nhập thông tin về công việc và theo dõi các công việc trong nhóm. Column Kiểu column Mô tả Title Single line of text Tiêu đề Predecessors Lookup Cho phép thiết lập công việc tiềm nhiệm Priority Choice Thiết lập ưu tiên các mức độ cao (High), bình thường (Normal) Status Choice Trạng thái công việc % Complete Number Mức độ hoàn thành công việc, theo tỉ lệ phần trăm Assigned To Person or Group Thiết lập người đảm nhiệm công việc này Task Group Person or Group Không hiển thị đối với người dùng. Chỉ sử dụng dành cho nhóm. Description Multiple lines of text Mô tả công việc Start Date Date and Time Thời gian bắt đầu Due Date Date and Time Ngày đến hạn ICT24H TEAM
87. 87 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Project Task Project Task cho phép bạn thể hiện các công việc trong một dự án theo các bảng và biểu đồ. Các column trong Project Task tương tự như trong Task. Issue Tracking Gần giống Task, Issue Tracking được sử dụng để theo dõi và giải quyết các vấn đề, rủi ro trong công việc. Column Kiểu Column Mô tả Title Single line of text Tiêu đề Assigned To Person or Group Người đảm nhiệm giải quyết công việc Issue Status Choice Trạng thái hoạt động (Active), đã giải quyết (Resolved) và Closed (đóng lại). Priority Choice Mức độ ưu tiên cao (High), trung bình (Normal) và thấp (Low) Description Multiple lines of Mô tả text Category Choice Các mục tùy chọn mặc định. Chỉnh sửa các tùy chọn này khi tạo các danh sách theo dõi. Comments Multiple lines of Bình luận text Related Lookup Cho phép người dùng chọn các công việc có liên quan. Issues Due Date Date and Time Thời gian kết thúc ICT24H TEAM
88. 88 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Làm việc với Survey Survey là list cho phép bạn tạo ra các câu hỏi để khảo sát, thăm dò người dùng. Survey là phương pháp để lấy phản hồi từ người dùng. Ví dụ một survey dành cho site của phòng quản trị nhân sự có thể thăm dò ý kiến nhân viên về sự hài lòng của trợ cấp y tế hoặc một kì nghỉ nào đó? Khi tạo Survey, 2 tùy chọn bạn cần chú ý sau: ICT24H TEAM
89. 89 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Show user names in survey results: hiển thị tên tài khoản trên kết quả thăm dò. Allow multiple responses: cho phép trả lời trong thăm dò nhiều lần. Để thực hiện trả lời các câu hỏi thăm dò, bạn có thể click Respond to this Survey. Để thêm câu hỏi thăm dò, click Settings > Add Questions ICT24H TEAM
90. 90 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Survey cho phép bạn xem các thanh kết quả trực quan đồ họa bằng cách click Show a graphical summary of responses. ICT24H TEAM
91. 91 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC CHƯƠNG 10 – THƯ VIỆN TRONG SHAREPOINT FOUNDATION 2010 Trong 2 chương trước, bạn đã được tìm hiểu cơ bản về list, là một thành phần dùng để lưu trữ thông tin trong SharePoint. Như bạn đã thấy, SharePoint cung cấp tính linh hoạt trong lưu trữ và quản lý dữ liệu bằng cách tạo customlist. Bên cạnh việc quản lý dữ liệu, một giải pháp cộng tác còn đòi hỏi phải lưu trữ và quản lý tài liệu, hình ảnh và các tập tin khác. SharePoint quản lý tài liệu trên các thư viện. Việc sử dụng thư viện cũng gần như list, có các column, các tính năng mở rộng và chế độ hiển thị. SharePoint Foundation 2010 có các kiểu thư viện sau: Document Library: lưu trữ các tài liệu Office như Word, Excel. Form Library: lưu trữ XML form được tạo từ InfoPath. Picture Library: các tính năng quản lý và lưu trữ hình ảnh thuộc định dạng JPG và GIF. Wiki Page Library: tạo và lưu trữ các trang liên kết cũng như các nội dung cho cộng tác. Document Library Trong số các loại thư viện mà SharePoint cung cấp, document library là một thư viện điển hình cho việc quản lý tập tin. Document library hỗ trợ cho bạn các tính năng quản lý tài liệu như check-in/out, versioning và cấu trúc thư mục cần thiết để quản lý tập tin. Tạo một thư viện tài liệu Các thao tác tạo một thư viện tài liệu cũng gần như list, thực hiện các bước sau: 1. Click Site Actions > More Options. 2. Click Library và chọn Document Library. 3. Click More Options. ICT24H TEAM
92. 92 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC 4. Tại Name và Description, nhập tên thư viện và mô tả về thư viện. 5. Chọn Yes vào Display this document library on the Quick Launch nếu bạn muốn hiển thị thư viện trên Quick Launch. 6. Nếu bạn muốn tạo ra các phiên bản sau mỗi lần chỉnh sửa tập tin trên thư viện tài liệu, chọn Yes tại Create a version each time you edit a file in this document library. 7. Tại Document Template, chọn một kiểu tài liệu hoặc tập tin mặc định lưu trữ. ICT24H TEAM
93. 93 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC 8. Click Create để tạo. Thêm tài liệu vào thư viện Để đưa tài liệu vào thư viện, thực hiện các bước sau: 1. Trên thư viện, click Add document. 2. Hộp thoại Upload Document hiển thị. 3. Click Browse và chọn tài liệu cần đưa lên. 4. Click OK để hoàn tất. 5. Nếu bạn muốn upload đồng thời nhiều tài liệu, click Upload Multiple Files. 6. Trên hộp thoại Upload Multiple Documents, click Browse for file instead ICT24H TEAM
94. 94 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC 7. Chọn những tài liệu cần đưa lên thư viện. 8. Đánh dấu chọn Overwrite existing files nếu bạn muốn ghi đè lên một tài liệu có sẵn trong thư viện. 9. Click OK để tiến hành upload. 10. Click Done. Check-in/out tài liệu Sau khi mở tài liệu trong thư viện để chỉnh sửa và lưu thay đổi, những người dùng khác cũng có thể xem những sửa đổi đó bằng cách mở tài liệu. Đôi lúc bạn cần làm việc với một tài liệu và không muốn người khác chỉnh sửa tài liệu đó. Để giải quyết vấn đề này, SharePoint cung cấp cho bạn cơ chế kiểm soát check-in và check-out. ICT24H TEAM
95. 95 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Check-out: thực hiện check-out nghĩa là bạn đã thực hiện khóa một tài liệu để có thể chỉnh sửa nó. Điều này cho phép bạn làm việc trên tài liệu mà không lo lắng về những người khác sẽ thay đổi nó. Điều quan trọng ở đây là trong SharePoint hay các hệ thống tương tự khác nó vẫn hiển thị tên người đã check-out. Bằng cách đó, mọi người đều biết ai làm việc trên đó. Check-in: thực hiện check-in nghĩa là bạn đang upload một tài liệu đã được chỉnh sửa lên thư viện và nó cho phép những người dùng khác được chỉnh sửa. Khi check-in, bạn có thể xem được những sự thay đổi. Sau đó, những người khác có thể thấy được những sự thay đổi theo các thời điểm trên tài liệu. Điều này giúp mọi người làm việc cộng tác với nhau. Để thực hiện việc check-out tài liệu, thực hiện các bước sau: 1. Trên thư viện, click vào một tài liệu. 2. Click biểu tượng mũi tên và chọn Check Out. 3. Tại hộp thoại Microsoft Internet Explorer, click OK. Nếu bạn muốn lưu trữ một bản sao vào thư mục trên ổ đĩa máy tính bạn, đánh dấu chọn Use my local drafts folder. 4. Biểu tượng Check-out hiển thị ở tài liệu bạn vừa thao tác. ICT24H TEAM
96. 96 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC 5. Nếu bạn muốn Check-in, thực hiện tương tự thao tác Check-out và click chọn Check In. Khi thực hiện Check-in, hộp thoại Check in hiển thị. Đánh dấu chọn Yes nếu bạn muốn giữ lại check-out sau khi đã check-in. Điều này có nghĩa rằng bạn có thể tiếp tục chỉnh sửa tài liệu. Tại Comments, bạn có thể nhập mô tả về sự thay đổi. ICT24H TEAM
97. 97 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Version Giống như những kiểu quản lý tài liệu khác, thư viện trong SharePoint có khả năng lưu trữ tài liệu ở từng thời điểm khi bạn lưu một tài liệu. Điều này giúp bạn có thể xem được các phiên bản cũ của tài liệu. 1. Click vào một tài liệu. 2. Click biểu tượng mũi tên và chọn Version History. 3. Tại hộp thoại Version History, bạn có thể xem được các phiên bản Document Workspace Document library cung cấp một không gian làm việc riêng đối với một tài liệu, được gọi là document workspace. Document workspace cho phép bạn có thể tạo ra một không gian riêng biệt và cộng tác cùng những người khác để cùng làm việc trên một tài liệu cụ thể nào đó. Điều này hữu ích khi có nhiều người cần đóng góp ý kiến đối với một tài liệu phức tạp chẳng hạn như hợp đồng, chính sách công ty Để tạo một không gian làm việc riêng cho một tài liệu, thực hiện các bước sau: 1. Click vào một tài liệu. 2. Click biểu tượng mũi tên và chọn Send To > Create Document Workspace. ICT24H TEAM
98. 98 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC 3. Tại trang Create Document Workspace, click OK. 4. SharePoint sẽ cấp một không gian làm việc riêng đối với một tài liệu. ICT24H TEAM
99. 99 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Tại không gian này bạn có thể thêm các người dùng khác vào bằng cách click Add new user. Document workspace cũng cho phép bạn tạo các list như Announcement, Task .Sau khi đã hoàn tất các công việc trên tài liệu bạn có thể cập nhật và xuất bản tài liệu trở lại thư viện. 1. Click vào tài liệu. 2. Click biểu tượng mũi tên và chọn Send To > Publish to Source Location. 3. Tại trang Publish to Source Location, click OK để xác nhận. Folders Giống như list, bạn có thể tạo các thư mục trong thư viện SharePoint để tổ chức lưu trữ tài liệu. Để tạo một thư mục trong thư viện, thực hiện các bước sau: Click tab Document. Trên tab New chọn New Folder. ICT24H TEAM
100. 100 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Hộp thoại New Folder hiển thị, nhập tên thư mục. Sau khi tạo xong thư mục, bạn có thể click vào thư mục và upload tài liệu. General Settings Cũng giống như list, với document library bạn có thể sử dụng General Settings để thiết lập cơ bản cho thư viện. Để mở General Settings, bạn có thể click Library Settings trên tab Library. Tại General Settings có 4 thiết lập: Title, description and navigation. Versioning settings Advanced settings Validation settings ICT24H TEAM
101. 101 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Click vào Title, description and navigation để thay đổi tên, mô tả và cho phép hiển thị ở Quick Launch. Với Versioning Settings, bạn có thể thiết lập chức năng lưu trữ phiên bản. Trong thư viện tài liệu, có 2 điểm chính bằng cần chú ý. Create major versions: mỗi lần tài liệu được lưu lại, phiên bản chính sẽ tăng (ví dụ 1.0, 2.0 hoặc 3.0) Create major and minor (draft) versions: cho phép lưu phiên bản chính theo kiểu Major version, ngoài ra bạn có thêm các phiên bản con (minor version) (ví dụ 1.1, 1.2 hoặc 1.3) Nếu bạn muốn phê chuẩn trước khi gửi một tài liệu có thể click Require content approval for submitted items? Nhập số phiên bản bạn muốn lưu giữ tại Keep the following number of major versions. Tại Require Check Out, chọn Yes nếu bạn muốn tài liệu phải được check-out trước khi được chỉnh sửa. ICT24H TEAM
102. 102 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC Trong Advance Settings có một số điểm chú ý sau: Document Template: thiết lập URL của tài liệu được sử dụng như là template trong thư viện. Khi người dùng chọn chức năng New Document, các tập tin mới sẽ dựa vào template mà bạn đã thiết lập. Opening Document in the Browser: mở tài liệu hiển thị trên trình duyệt (tính năng này chỉ có trên SharePoint Server 2010) Custom Send To Destination: cho bạn khả năng thêm một liên đến các submenu Send To của tài liệu, cho phép người dùng dễ dàng sao chép tài liệu đến vị trí Send To. ICT24H TEAM
103. 103 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC CHƯƠNG 11 – QUYỀN HẠN SITE TRONG SHAREPOINT FOUNDATION 2010 SharePoint là một môi trường có tính an toàn cao và đồng thời bạn có thể điều chỉnh các quyền hạn truy cập phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp một cách dễ dàng. Khi bạn tạo một site collection, bạn sẽ có 3 nhóm SharePoint trong SharePoint Foundation. Trong chương này, bạn sẽ được tìm hiểu cơ bản về quản lý quyền hạn trên site collection, list và các thư viện. Thiết lập quyền hạn trong thư viện tài liệu Trong thư viện tài liệu, bạn có thể thiết lập quyền hạn truy cập cho cả thư viện hoặc thậm chí là một tài liệu nào đó. Để thiết lập quyền hạn truy cập cho thư viện, thực hiện các bước sau: 1. Tại tab Library, trên nhóm Settings, click Library Settings. 2. Click Permissions for this document library. 3. Hiện tại, thư viện tài liệu kế thừa quyền hạn từ site collection, nếu bạn muốn thiết lập quyền hạn riêng, click vào Stop Inheriting Permissions. 4. Hộp thoại hiển thị yêu cầu xác nhận việc tạo quyền hạn riêng đối với thư viện. Click OK. ICT24H TEAM
104. 104 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC 5. Click Grant Permissions. 6. Tại hộp thoại Grant Permissions, bạn có thể nhập tên người dùng, nhóm hoặc địa chỉ e-mail. 7. Click chọn quyền hạn ở thiết lập Grant Permissions. Full Control : toàn quyền kiểm soát. Design: có thể xem, thêm, cập nhật, xóa, phê chuẩn và tùy chỉnh thư viện. Contribute: có thể xem, thêm, cập nhật và xóa các item và tài liệu. Read: có thể xem các trang và download tài liệu. 8. Click OK để hoàn tất. Thậm chí bạn có thể quản lý quyền hạn truy cập đối với một tài liệu cụ thể. Để làm điều này, thực hiện các bước sau: 1. Click chọn tài liệu. 2. Click biểu tượng mũi tên và chọn Manage Permissions. ICT24H TEAM
105. 105 GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ SHAREPOINT 2010 - BASIC 3. Thực hiện các thao tác tương tự việc thiết lập quyền hạn truy cập thư viện đối với thiết lập quyền hạn truy cập tài liệu. Thiết lập quyền hạn trong list ICT24H TEAM