Giáo trình Văn thư

203 trang hapham 3230

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Văn thư", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

giao_trinh_van_thu.pdf

Nội dung text: Giáo trình Văn thư

GIÁO TRèNH VĂN THƯ
www.Updatesofts.com www.updatesofts.com Giáo trình Văn thư
www.Updatesofts.com Bài mở đầu Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt. Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong Sở Giáo dục- Đào tạo, các tổ chức ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập trung đổi mới. Cuốn sách này được biên soạn nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, tham khảo của các cơ quan, các tổ chức trong công việc hàng ngày, đồng thời có thể sử dụng làm giáo trình giảng dạy đối với học sinh, sinh viên hệ chính quy và tại chức các trường trung học chuyên nghiệp cũng như cao đẳng. Trong quá trình biên soạn, các tác giả rất chú trọng đến phương châm khoa học, hiện đại, thiết thực, đầy đủ, chính xác, ngắn gọn. Hy vọng rằng phần nào đáp ứng được yêu cầu của cán bộ trong cơ quan, các tổ chức cũng như vịêc giảng dạy, học tập trong các nhà trường hiện nay. Tuy nhiên thực tiễn và lý luận công tác văn thư rất phong phú, vì vậy giáo trình không thể tránh được các thiếu sót, rất mong được sự đóng góp của độc giả để cuốn sách này ngày một tốt hơn. 1. Mục tiêu chung của môn học 1.1. Về kiến thức: trang bị cho học sinh những kiến thức cơ bản về công tác văn thư như: khái niệm về công tác văn thư, văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ, văn bản mật, lập hồ sơ từ đó học sinh hiểu về công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan thương mại
www.Updatesofts.com 1.2. Về kỹ năng: hướng dẫn cho học sinh nắm vững những thao tác cơ bản để thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư như tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ, văn bản mật, lập hồ sơ, tổ chức lao động khoa học trong công tác văn thư. 1.3. Về thái độ: học sinh sau khi ra trường với tư cách là một người thư ký văn phòng sẽ đảm nhiệm những được những yêu cầu, nhiệm vụ quản lý văn bản phục vụ công tác quản lý của lãnh đạo, đồng thời có trách nhiệm trong việc tổ chức, sắp xếp một cách khoa học các tài liệu và các loại hồ sơ cho lãnh đạo và cơ quan. 2. Mục tiêu cụ thể 2.1. Về kiến thức - Hiểu được khái niệm, đặc điểm, nội dung của văn thư và công tác văn thư. - Hiểu được mục đích của việc thực hiện các nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. 2.2. Về kỹ năng - Thực hiện được các thao tác nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư: + Tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ, văn bản mật, + Biết lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. - Biết cách tổ chức lao động khoa học trong công tác văn thư của mỗi cơ quan. - Vận dụng các kiến thức lý luận về công tác văn thư vào thực tiễn Việt Nam.
www.Updatesofts.com 2.3. Về thái độ - Học sinh hiểu rõ vị trí, vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức. - Sau khi ra trường, học sinh có trách nhiệm trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. 3. Đối tượng nghiên cứu của công tác văn thư Công tác văn thư là một môn khoa học nghiên cứu những vấn đề về lý luận và những quy định hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư. Đối tượng nghiên cứu của công tác văn thư bao gồm: - Những vấn đề lý luận cơ bản và thực tiễn của công tác văn thư; - Nghiệp vụ và nội dung tổ chức giải quyết và quản lý các loại văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ và văn bản mật; - Quản lý và sử dụng con dấu, và công tác lập hồ sơ 4. Phương pháp và phương tiện dạy và học 4.1. Phương pháp dạy của giáo viên - Phương pháp nêu vấn đề, giải thích, phân tích, chứng minh (có sử dụng các trang thiết bị giáo dục hiện đại); - Phương pháp vấn đáp, so sánh, thực hành, thực tế; - Phương pháp đóng vai trò, xử lý tình huống. 4.2. Phương pháp học của học sinh - Học sinh nghe giảng, đọc giáo trình và tài liệu tham khảo. - Tham gia thảo luận ở lớp, làm bài tập, thực hành, tìm hiểu thực tế. 4.3. Phương tiện dạy và học
www.Updatesofts.com - Thiết bị trình chiếu: Máy tính xách tay, overhead, projecter, phông chiếu. - Tài liệu, bìa hồ sơ để học sinh thực hành lập hồ sơ - Con dấu để học sinh đóng dấu - Sổ đăng ký văn bản đi, đến, nội bộ và văn bản mật. - Văn phòng phẩm: phấn, bảng, giấy A4, thước, bút 5. Kiểm tra và đánh giá - Kiểm tra vấn đáp và trắc nghiệm sau mỗi bài, hệ số 1. - Kiểm tra viết sau mỗi phần hoặc sau các chương trọng tâm, đảm bảo 2 đầu điểm, hệ số 2. - Thi hết môn, thi trắc nghiệm kết hợp với thi viết. - Kết quả học tập của học sinh được đánh giá, xếp loại qua điểm trung bình chung các lần kiểm tra và điểm kiểm tra học kỳ. 6. Cấu trúc chương trình môn học Với thời lượng 120 tiết, nội dung giáo trình được biên soạn thành 7 chương: Bài mở đầu (1 tiết) Chương I: Những vấn đề cơ bản về công tác văn thư (10 tiết) Chương II: Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi (16 tiết) Chương III: Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến (24 tiết) Chương IV: Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ- văn bản mật (10 tiết) Chương V: Quản lý và sử dụng con dấu (6 tiết)
www.Updatesofts.com ChươngVI: Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan (30 tiết) Chương VII: Tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị trong công tác văn thư (13 tiết) 7. Điều kiện đảm bảo chất lượng môn học Môn Nghiệp vụ văn thư cơ bản là một môn học chuyên ngành đóng vai trò quan trọng đối với chương trình đào tạo ngành Thư ký văn phòng thương mại. Vì vậy, trước khi học môn này, học sinh cần được học các môn cơ bản có kiến thức bổ trợ như: Chính trị, Pháp luật đại cương, Văn bản hành chính và học sau môn Nghiệp vụ thư ký Văn phòng
www.Updatesofts.com Chương 1 Những vấn đề cơ bản về công tác văn thư Mục tiêu Học sinh hiểu được mục tiêu, đối tượng nghiên cứu và nội dung cơ bản của môn học; - Học sinh biết vận dụng kiến thức cơ bản của công tác văn thư vào thực tế. - Qua việc tiếp nhận những kiến thức lý luận học sinh sẽ có những suy nghĩ và thái độ đúng mực về nghề nghiệp, nhiệm vụ sẽ đảm nhận sau khi ra trường. I. Khái niệm, đặc điểm, nội dung và yêu cầu của công tác văn thư 1. Khái niệm về công tác văn thư Văn thư vốn là từ gốc Hán, cùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả .) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh ) để phụ vụ cho quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ. Đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước. Cơ quan giúp việc vua trong công tác công văn, giấy tờ cũng được gọi là văn thư phòng.
www.Updatesofts.com Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị- -xã hội, các tổ chức kinh tế (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức hoặc cơ quan), dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ Những công việc này được gọi chung là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức. Vậy có thể định nghĩa công tác như sau: Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. 2. Đặc điểm của công tác văn thư 2.1. Công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật. Để làm tốt công tác này, đòi hỏi phải nắm vững lý luận và phương pháp tiến hành các nghiệp vụ có liên quan như kỹ thuật soạn thảo văn bản, lập hồ sơ bằng phương pháp truyền thống và ứng dụng công nghệ thông tin. 2.2. Công tác văn thư mang tính chất chính trị cao. Bởi vì những nội dung của công tác văn thư đều nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý, tức phục vụ cho việc ban hành các chủ trương, chính sách, chương trình, kế hoạch công tác, tổ chức điều hành thực hiện các nhiệm vụ chính trị của Đảng, Nhà nước nói chung và của từng cơ quan, tổ chức nói riêng. 2.3. Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, viên chức trong cơ quan, tổ chức. Phần lớn cán bộ, viên chức trong công việc hàng ngày của mình, hoặc ít hoặc nhiều đều làm những việc có liên quan tới văn bản, tức là đã làm một phần việc của công tác văn thư. Ví dụ: Lãnh đạo cơ quan hàng ngày phải duyệt và ký văn bản, các chuyên viên, thư ký giúp việc phải soạn
www.Updatesofts.com thảo, giải quyết văn bản; các cán bộ văn thư chuyên trách phải làm nhiệm vụ tiếp nhận, chuyển giao văn bản, vào sổ văn bản đi, đến, theo dõi việc giải quyết văn bản Chính vì vậy, trong một cơ quan, tổ chức hễ người nào làm một trong những công việc nói trên đều làm công tác văn thư (hoặc công tác công văn, giấy tờ). Có thể gọi những người này là cán bộ làm công văn, giấy tờ. Hiện nay, thuật ngữ “cán bộ văn thư” được dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức là cụm từ dùng để chỉ những cán bộ, viên chức chuyên trách làm một số phần việc của công tác văn thư như soạn thảo các văn bản quy định, hướng dẫn công tác văn thư; chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư trong các cơ quan, đơn vị; tiếp nhận, chuyển giao văn bản; đăng ký văn bản đi, đến; quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký; bảo quản, sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức bất kỳ cơ quan nào cũng có một hoặc một số người được bố trí làm những công việc này. Họ thuộc ngạch công chức được xếp hạng theo quy định của Nhà nước như cán sự văn thư, chuyên viên văn thư 2.4. Công tác văn thư không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt động riêng biệt của Nhà nước hay của các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, mà là những công việc cụ thể đen xen liên quan đến văn bản và gắn liền với hoạt động quản lý trong từng cơ quan, tổ chức. Điều này hoàn toàn khác với công tác lưu trữ, là một ngành hoạt động của nhà nước hoặc rộng hơn là của xã hội. Tuy nhiên, để làm tốt công tác văn thư, cần có sự quản lý và chỉ đạo thống nhất về tổ chức cũng như chuyên môn nghiệp trong từng cơ quan, tổ chức nói riêng, trong phạm vi toàn quốc nói chung. 3. Nội dung Công tác văn thư bao gồm những nội dung dưới đây: 3.1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
www.Updatesofts.com - Thảo văn bản. - Lấy ý kiến của các bộ phận có liên quan (Đối với văn bản quy phạm pháp luật hoặc các văn bản hướng dẫn như Thông tư liên tịch, nghị định ) - Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt. - Đánh máy, nhân bản. - Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành - Ký văn bản. 3.2.Quy định về kỹ thuật trình bày văn bản - Cỡ giấy - Kiểu trình bày - Căn lề - Phông chữ - Cỡ chữ - Vị trí các thành phần thể thức 3.3. Quản lý văn bản - Quản lý văn bản đến - Quản lý văn bản đi - Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức; nộp lưu trữ Nhà nước 3.4 Quản lý và sử dụng con dấu - Các loại con dấu - Quản lý con dấu
www.Updatesofts.com - Sử dụng con dấu. 4. Yêu cầu của công tác văn thư Trong quá trình thực hiện các nội dung của công tác văn thư ở các cơ quan phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản dưới đây: 4.1. Nhanh chóng Quá trình giải quyết công việc của các cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan. Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa của những sự việc sử dụng nêu ra trong các văn bản. 4.2. Chính xác - Chính xác về nội dung văn bản + Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý (hợp pháp) và hợp lý. + Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác. + Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. + Nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyết công việc, không trái với các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan - Chính xác về thể thức văn bản + Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà nước theo Thông tư liên tịch 55 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ, ban hành ngày 6/5/2005. thành phần thể thức văn bản
www.Updatesofts.com (Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) (Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ)
www.Updatesofts.com 20-25 mm 11 2 1 3 4 5b 5a 10a 9a 10b 12 6 30-35 mm 20 mm - 5 1 7a 9b 8 13 7c 7b 14 20-25 mm 20 -25 mm
www.Updatesofts.com Ghi chú: Ô số : Thành phần thể thức văn bản 1 : Quốc hiệu 2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 3 : Số, ký hiệu của văn bản 4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 5b : Trích yếu nội dung công văn hành chính 6 : Nội dung văn bản 7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 8 : Dấu của cơ quan, tổ chức 9a, 9b : Nơi nhận 10a : Dấu chỉ mức độ mật 10b : Dấu chỉ mức độ khẩn 11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành 12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản 13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành 14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax
www.Updatesofts.com thành phần thể thức bản sao văn bản (Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) (Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ) 20-25 mm phần cuối cùng của văn bản được sao 2 1 3 4 30-35 mm 20 mm - 5a 15 7 6 5c 5b 20-25 mm
www.Updatesofts.com Ghi chú: Ô số : Thành phần thể thức bản sao 1 : Hình thức sao: “sao y bản chính”, “trích sao” hoặc “sao lục” 2 : Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản 3 : Số, ký hiệu bản sao 4 : Địa danh và ngày, tháng, năm sao 5a, 5b, 5c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 6 : Dấu của cơ quan, tổ chức 7 : Nơi nhận - Chính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ + Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản + Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong việc thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư. 4.3. Bí mật Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, Nhà nước. Do vậy, từ việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư, lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan phải đảm bảo yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật quốc gia của Hội đồng Nhà nước và quy chế bảo vệ bí mật của Nhà nước của Hội đồng Bộ trưởng.
www.Updatesofts.com 4.4. Hiện đại Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với vịêc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, việc yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất, chất lượng cao. Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cùng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác văn thư. Nói đến hiện đại hoá công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và thực hiện trang thiết bị văn phòng. II. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 1. Vị trí của công tác văn thư Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và là nội dung quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan nói riêng. Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được và chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. 2. ý nghĩa của công tác văn thư 2.1. Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung. Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ
www.Updatesofts.com thông tin cần thiết. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý. 2.2. Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu, giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm những việc trái pháp luật. 2.3. Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan. Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của các cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực. 2.4. Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên kho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ lại càng đầy đủ thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp
www.Updatesofts.com vào lưu trữ cơ quan thấp, gây khó khăn cho công tác lưu trữ trong việc tiến hành nghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng lưu trữ Quốc gia không được hoàn chỉnh. III. Những yêu cầu đối với cán bộ văn thư cơ quan, tổ chức Tính chất, nội dung công việc và quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi người được bố trí làm văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngành công chức văn thư theo quy định của pháp luật. Trong thực tế, người cán bộ văn thư cơ quan phải đảo bảo các yêu cầu cơ bản: - Yêu cầu về phẩm chất chính trị - Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ - Những yêu cầu khác (đặc biệt là đạo đức công vụ). 1. Yêu cầu về phẩm chất chính trị Người cán bộ văn thư cơ quan hàng ngày tiếp xúc với văn bản, có thể nắm được những hoạt động quan trọng của cơ quan, trong đó có cả những vấn đề có tính chất bí mật. Vì vậy, đòi hỏi đầu tiên với người cán bộ văn thư là yêu cầu về phẩm chất chính trị cụ thể là: - Người cán bộ văn thư phải có lòng trung thành. Lòng trung thành ấy phải được thể hiện bằng sự trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với cơ quan và trung thành với chính bản thân mình; - Người cán bộ văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong bất cứ tình huống nào;
www.Updatesofts.com - Người cán bộ văn thư phải luôn luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật của Nhà nước, coi việc chấp hành pháp luật là nghĩa vụ của mình; - Người cán bộ văn thư phải luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tập chính trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về nhà nước, về giai cấp vô sản là nhiệm vụ thường xuyên. 2. Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ Yêu cầu về nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ văn thư phải được thể hiện trên hai mặt: Lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành. Về lý luận nghiệp vụ: Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ về công tác văn thư, trong đó phải hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để tiến hành đối với nghiệp vụ đó. Bên cạnh sự hiểu biết về nghiệp vụ chuyên môn phải có sự hiểu biết một số nghiệp vụ cơ bản khác để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của mình. Điều quan trọng đặt ra không những chỉ học tập về lý luận nghiệp vụ ở trường mà còn phải có ý thức luôn học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ trong suốt quá trình công tác; từng bước hoàn thiện bản thân mình cùng với sự hoàn thiện lý luận nghiệp vụ. Về kỹ năng thực hành: Người cán bộ văn thư không chỉ phải nắm vững lý luận nghiệp vụ mà còn phải có kỹ năng thực hành. Chính kỹ năng thực hành sẽ là thước đo năng lực thực tế của người cán bộ văn thư một cách trung thực, có chất lượng và năng suất cao. Quá trình thực hành các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư không những giúp cán bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề mà còn giúp vào việc nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ. 3. Những yêu cầu khác
www.Updatesofts.com Tính chất nội dung công việc đòi hỏi người cán bộ văn thư của cơ quan không những phải có các yêu cầu cơ bản của bất cứ người lao động nào như tính trung thực, thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, công bằng, mà còn đòi hỏi phải có những yêu cầu dưới đây: 3.1. Tính bí mật Tính bí mật ở người cán bộ văn thư phải được thể hiện cụ thể: - Có sự kín đáo. - Có ý thức giữ gìn bí mật. -Bất cứ trong trường hợp nào, khi ra khỏi phòng làm việc không được để văn bản, tài liệu trên bàn; những ghi chép có nội dung quan trọng không được vứt vào sọt rác. 3.2. Tính tỉ mỉ Nội dung công việc hàng ngày đỏi hỏi phải cụ thể đến từng chi tiết. Vì vậy, cán bộ văn thư phải có tính tỉ mỉ. Tính tỉ mỉ phải được thể hiện trên các nội dung: - Bất cứ công việc nào đều phải thực hiện hoàn chỉnh đến từng chi tiết nhỏ, không được bỏ qua bất cứ một chi tiết nào dù là nhỏ nhất, đặc biệt đối với việc thống kê và kiểm tra các nhiệm vụ, ghi chép và chuyển những lời nhắn. - Giữ đúng tất cả các quy định chi tiết phải thực hiện trong các công việc hàng ngày như tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, bảo quản và sử dụng con dấu. - Không sử dụng bỏ sót bất cứ công việc nào trong nhiệm vụ thường ngày cũng như đối với công việc đột xuất mới nảy sinh.
www.Updatesofts.com 3.3. Tính thận trọng Trước khi làm một vịêc gì hoặc đề xuất một việc gì đều phải suy xét một cách thận trọng, đặc biệt đối với việc phát hiện những sai sót của cán bộ trong cơ quan về công tác văn thư; những trường hợp nghi ngờ văn bản, giấy tờ giả mạo, những nghi vấn về việc sử dụng con dấu không đúng quy định hoặc giả có những đề xuất mới trong tổ chức cải tiến công việc. Tính thận trọng sẽ giúp cán bộ văn thư có được những ý kiến chắc chắn, tránh phạm phải sai lầm. 3.4. Tính ngăn nắp, gọn gàng Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn luôn thường trực đối với người cán bộ văn thư. Người cán bộ văn thư luôn tiếp xúc với văn bản giấy tờ, nội dung công việc lại phức tạp, nếu không gọn gàng, ngăn nắp trật tự thì sẽ ảnh hưởng đến công việc. Mặt khác, phòng làm việc của văn thư không chỉ một mình người văn thư làm việc mà còn là nơi có nhiều người đến liên hệ công việc như xin giấy giới thiệu, tra tìm văn bản, xin đóng dấu giấy tờ nếu không trật tự ngăn nắp sẽ gây ấn tượng không tốt đối với cán bộ văn thư. 3.5. Tính tin cậy Cán bộ văn thư là người tiếp xúc với văn bản, nắm được nội dung hoạt động của cơ quan. Vì vậy, người văn thư luôn luôn phải thể hiện tính tin cậy. Do có nhiều công việc nên lãnh đạo không thể quan tâm và kiểm tra mọi công việc của văn thư. Phần lớn các thủ trưởng đều tin tưởng ở văn thư. Vì vậy cán bộ văn thư phải giữ vững sự tin tưởng đó để thủ trưởng có thể yên tâm làm việc.
www.Updatesofts.com Mặt khác người cán bộ văn thư phải được đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn và luôn luôn bảo đảm nghiệp vụ không sai sót. Điều đó làm cho cán bộ lãnh đạo yên tâm. 3.6. Tính nguyên tắc Nội dung nghiệp vụ văn thư phải được thực hịện theo chế độ quy định của Nhà nước và của cơ quan, trước hết là các quy định của cơ quan như chế độ bảo vệ bí mật, quy định về công tác văn thư, lưu trữ. Dù bất cứ lúc nào và hoàn cảnh nào người cán bộ văn thư cũng phải giữ đúng các chế độ đã được quy định, không được phép thay đổi các quy định. Đặc biệt người cán bộ văn thư phải ý thức được rằng không có bất cứ một ngoại lệ nào trong các quy định. Trong trường hợp các vấn đề đặt ra có những chi tiết khác cới quy định của Nhà nước và của cơ quan, tốt nhất phải xin ý kiến người phụ trách có thẩm quyền, không tự ý giải quyết bất cứ việc gì ngoài quy định. 3.7. Tính tế nhị Công việc của người cán bộ văn thư tạo ra môi trường tiếp xúc với nhiều đối tượng khác nhau, vì vậy người cán bộ văn thư phải luôn luôn thể hiện sự thân mật với người khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạng không hài lòng, sự phân tán thiếu kiên trì, sự mệt mỏi, quá xúc cảm, kể cả thái độ không đúng mức kiểu bạn bè đối với đồng nghiệp và những người quen biết. Đặc biệt phải tránh nóng vội khi có việc khẩn cấp hoặc phải trả lời những yêu cầu của người khác hoặc khi nghi ngờ một điều gì đó trong công việc. Tính tế nhị sẽ giúp cho cán bộ văn thư ngày càng chiếm được lòng tin và sự yêu mến của bạn bè, đồng nghiệp và mọi người trong cơ quan. Điều đó giúp cho người cán bộ văn thư tạo được bầu không khí thoải mái trong phòng
www.Updatesofts.com làm việc của mình. Đó cũng là một trong những điều kiện để nâng cao hiệu quả trong công việc. IV. Quản lý nhà nước về công tác văn thư 1. Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư Công tác văn thư thực hiện chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Nó không thuần tuý thuộc nhiệm vụ của một đơn vị, bộ phận hoặc cá nhân trong toàn cơ quan. Và, khác với công tác lưu trữ, công tác văn thư không phải là một ngành độc lập có hệ thống tổ chức từ trung ương đến cơ sở. Tuy nhiên công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật và chính trị, nếu không được thực hiện theo quy định và phương pháp thống nhất trong phạm vi toàn quốc, sẽ ảnh hưởng lớn đến hiệu quả quản lý của Nhà nước nói chung, của từng cơ quan, tổ chức nói riêng. Do đó cần có sự quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn thống nhất của Nhà nước. ở tầm quản lý vĩ mô, nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư bao gồm: 1. Xây dựng, ban hành và chỉ đạo hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư; 2. Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư ; 3. Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư; 4. Quản lý, đào tạo bổi dưỡng cán bộ, viên chức văn thư; 5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cào và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư; 6. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư; 7. Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực công tác văn thư; 8. Quản lý công tác thi đua khen thưởng trong công tác văn thư (Xem quyết định số 177/2003/QĐ- TTg ngày 01 - 9-2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cục Văn
www.Updatesofts.com thư và Lưu trữ Nhà nước, Công báo số 142 ngày 3 tháng 9 năm 2003, tr.8920). Bộ Nội vụ là cơ quan được Chính phủ giao trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác này. Giúp Bộ Nội vụ quản lý trực tiếp là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có trách nhiệm xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ; chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư cho các ngành, các cấp; tổ chức thực hiện và hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước về văn thư; thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư. Những nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư nêu trên hiện được giao cho ba đơn vị tổ chức trực thuộc Cục dưới đây trực tiếp thực hiện: 1. Phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ Trung ương. 2. Phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ địa phương. 3. Thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Xem quyết định số 177/2003/QĐ- TTg ngày 01 – 9-2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Công báo số 142 ngày 3 tháng 9 năm 2003, tr.8920). Do công tác văn thư và công tác lưu trữ có liên quan mật thiết với nhau, cho nên mỗi đơn vị, tổ chức nêu trên đều có nhiệm vụ giúp Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước theo dõi, quản lý, kiểm tra, thanh tra cả hai lĩnh vực Văn thư và Lưu trữ. Thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với công tác văn thư, từ sau Cách mạng Tháng Tám 1945, đặc biệt từ sau Hiệp nghị Giơnevơ đến nay, các cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác này. Dưới đây là một số văn bản tiêu biểu: - Sắc lệnh số 49 ngày 12 tháng 10 năm 1946 của Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân chủ cộng hoà về việc ghi Quốc hiệu trên các văn bản (do Chủ tịch Hồ Chí Minh ký). Sắc lệnh quy định: “Các công văn, công
www.Updatesofts.com điệp, phiếu, trát, các đơn từ, các báo chí, chúc từ, điếu văn, khấn, vái, cũng lễ, v.v bắt đầu từ ngày ký Sắc lệnh này đều phải tiêu đề: Việt Nam dân chủ cộng hoà- năm thứ nhất” (Những văn kiện chủ yếu của Đảng và Nhà nước về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ, Cục Lưu trữ xuất bản, Hà Nội 1982, tr 7) - Điều lệ quy định chế độ chung về công tác công văn, giấy tờ ở các cơ quan ban hành kèm theo Nghị định 527- TTg ngày 1-11-1957 của Thủ tướng Chính phủ. Đây là văn bản đầu tiên của Nhà nước quy định tương đối đầy đủ về công tác văn thư. Những vấn đề được quy định bao gồm: Các loại văn bản quản lý nhà nước, thể thức văn bản, chế độ gửi công văn, trao đổi công văn giữa các cơ quan Trung ương và địa phương. - Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142- CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ. Bản điều lệ được ban hành sau khi Cục Lưu trữ trực thuộc Phủ Thủ tướng được thành lập để giúp Chính phủ “quản lý tập trung và thống nhất việc lưu trữ hồ sơ của Nhà nước”. Đến thời điểm này, Nhà nước đã nhận thức đầy đủ hơn về vai trò của công tác công văn, giấy tờ đối với hoạt động quản lý cũng như mỗi quan hệ chặt chẽ giữa công tác công văn, giấy tờ với công tác lưu trữ; cả hai công tác này đều đòi hỏi có sự quản lý thống nhất của Nhà nước. Do đó, Điều lệ đã dành 23 điều trong 46 điều để quy định những vấn đề chủ yếu của công tác văn thư, bao gồm: Nội dung công tác văn thư, hình thức của công tác văn thư (thể thức công văn), tổ chức và quản lý công văn, giấy tờ, thảo và duyệt công văn, ký công văn, lập hồ sơ công việc. Bản Điều lệ là cơ sở pháp lý quan trọng nhất đối với quản lý nhà nước về công tác văn thư trong quãng thời gian hơn 40 năm từ năm 1963 đến năm 2004. Chỉ chấm dứt hiệu lực sau khi Chính phủ ban hành Nghị định 110/NĐ- CP ngày 8/4/2004 quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia.
www.Updatesofts.com - Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Sau Đại hội Đảng lần thứ VI, đất nước bước vào giai đoạn mới, thực hiện công nghiệp hoá, hiện đại hoá nhằm đạt mục tiêu “Dân giầu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ và văn minh”. Để thực hiện thắng lợi nhiệm vụ chính trị cao cả này, hơn bao giờ hết, cần phải xây dựng một nhà nước pháp quyền với hệ thống luật pháp hoàn chỉnh để làm cơ sở pháp lý cho quản lý nhà nước, quản lý xã hội. Bởi vậy, để điều chỉnh các quan hệ trong lĩnh vực ban hành văn bản quy phạm pháp luật, sau nhiều năm nghiên cứu và chuẩn bị, ngày 12 –11-1996, Quốc hội khoá IX đã thông qua Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật . Đạo luật đã quy định những vấn đề cơ bản như: Các loại văn bản quy phạm pháp luật và thẩm quyền ban hành, tổ chức soạn thảo, quy trình soạn thảo và ban hành các loại văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và các bộ, ngành; giám sát, kiểm tra, kiểm sát và xử lý văn bản trái quy phạm pháp luật Sau 5 năm thực hiện, luật đã được sử đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật được Quốc hội khoá X thông qua tại kỳ họp thứ 10 ngày 25 tháng 12 năm 2001. - Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư có hiệu lực pháp lý cao nhất và là hành lang pháp lý để thực hiện quản lý nhà nước về ban hành văn bản quy phạm pháp luật, nâng cao tính kỷ cương, sự thống nhất, chất lượng và hiệu quả của việc xây dựng và ban hành luật pháp của Nhà nước. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân. Theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Hội đồng nhân dân (HĐND), Uỷ ban nhân dân (UBND) các cấp đều có thẩm quyền ban hành một số văn bản quy phạm pháp luật như nghị quyết (HĐND) chỉ thi, quyết định (UBND). Tuy nhiên, nhiều vấn đề cơ bản chưa đuợc pháp luật này quy định cụ thể như trình tự , thủ tuc soạn thảo ban hành, hiệu lực thi hành đối với từng loại văn bản trách nhiệm của các cấp có thẩm
www.Updatesofts.com quyền trong viêc xây dựng văn bản Điều này đã gây nên những khó khăn, lúng túng trong việc soạn thảo ban hành và áp dụng văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND các cấp. Do đó, tại kỳ họp thứ 6 ngày 3-13-2004, Quốc hội khoá XI đã thông qua luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân. ở đạo luật này những vấn đề về thẩm quyền, trình tự, thủ tục ban hành, nội dung hiệu lực và nguyên tắc áp dụng của các loại văn bản quy phạm pháp luật do HĐND và UBND các cấp ban hành đã được quy định một cách cụ thể. Như vậy, Nhà nước đã dành hẳn một đạo luật để điều chỉnh các quan hệ trong việc ban hành luật pháp của các cấp chính quyền địa phương. Đây là một bước tiến quan trọng trong quản lý nhà nước về ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Pháp lệnh lưu trữ quốc gia. Pháp lệnh lưu trữ quốc gia được Uỷ ban thường vụ Quốc hội thông qua ngày 4-4-2001 và Chủ tịch nước ký lệnh công bố ngày 15-4-2001. Tuy nội dung của Pháp lệnh chủ yếu điều chỉnh các quan hệ về công tác lưu trữ nhưng cũng có một số quy định liên quan đến công tác văn thư, như quy định về trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và cá nhân; quy định về thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành. Những quy định này là cơ sở pháp lý quan trọng cho việc chỉ đạo, hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. - Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8- 4-2004 của Chính phủ về công tác văn thư . Như trên đã nêu, điều lệ về công tác công văn , giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành năm 1963 đã có hiệu lực thi hành trên 40 năm; đến thời điểm mà đất nước đã chuyển sang một giai đoạn lịch sử mới, nhiệm vụ và tổ chức của bộ máy nhà nước có nhiều thay đổi cơ bản, công văn giấy tờ - phương tiện thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý cũng đòi hỏi có những thay đổi cần thiết để đáp ứng các yêu cầu về quản lý nhà nước, quản lý xã hội. Vì vậy, ngày 8 tháng 4 năm 2004, Chính phủ đã ban hành Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư để thay cho những quy định về công tác công văn, giấy tờ trong Điều lệ nói trên. Nghị định đã quy định có hệ
www.Updatesofts.com thống những vấn đề chủ yếu của công tác văn thư như: Soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý và giải quyết văn bản; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, quản lý nhà nước về công tác văn thư Nhằm cụ thể hoá những quy định về công tác văn thư trong các văn bản quy phạm pháp luật nói trên, nhiều văn bản hướng dẫn đã được các cơ quan có thẩm quyền ban hành. Cụ thể là: - Công văn số 30- NV ngày 9-2-1977 của Cục lưu trữ Phủ Thủ tướng (tiền thân của Cục Lưu trữ Nhà nước) ban hành bản hướng dẫn vào sổ và chuyển giao công văn; công văn số 261- NVngày 12-10-1977 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ban hành Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan; Công văn số 34- NV ngày 31-12-1984 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) ban hành Bản hướng dẫn lập một hồ sơ tài liệu về quản lý hành chính ở các cơ quan ; Thông tư số 33-BT ngày 10-12-1992 của Bộ trưởng Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về hình thức văn bản của cảc cơ quan hành chính nhà nước 2.Tổ chức và quản lý công tác văn thư trong các ngành, các cấp, các cơ quan, tổ chức . Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định: trong phạm vi quyền hạn của mình, các bộ, các cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ , cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và UBND các cấp có trách nhiệm: Căn cứ vào quy định của pháp luật, ban hành, hướng dẫn thực hiện và kiểm tra thực hiện các chế độ, quy định công tác văn thư; giải quyết khiếu nại, tố cáo và sử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền; tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu và ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, viên chức văn thư; tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư trong phạm vi nghành, lĩnh vưc và địa phương; quản lý công tác thi đua, khen thưởng.
www.Updatesofts.com Trong phạm vi từng cơ quan, thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo và thường xuyên đôn đốc, kiểm tra và thực hiện công tác văn thư theo đúng mọi quy định của nhà nước. Văn phòng cơ quan (hoặc phòng hành chính ở những nơi không có văn phòng) là đơn vị trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan về công tác này. Do đó. Văn phòng cơ quan là đầu mối của công tác văn thư, có nhiệm vụ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, trong đó chủ yếu là thông tin văn bản. Văn phòng có nhiệm vụ tiếp nhận và tổ chức bảo quản các nguồn thông tin văn bản được chuyển tới cơ quan; tổ chức xử lý và truyền đạt, chuyển giao thông tin văn bản đến mọi đơn vị và cá nhân có liên quan; tổ chức việc chuyển giao văn bản do cơ quan ban hành ra ngoài; theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản. Về tổ chức, Điều 29 của Nghị định 110/2004/NĐ- CP quy định: Căn cứ vào khối lượng công việc, các cơ quan phải thành lập tổ văn thư hoặc bố trí người làm văn thư (sau đây gọi chung là văn thư cơ quan). Văn thư cơ quan làm những nhiệm vụ cụ thể sau: a. Tiếp nhận, đăng ký văn bản. b. Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; c. Giúp chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính hoặc người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến; d. Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt ký ban hành; đ. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật; e. Đăng ký, làm thủ tục phát hành; chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; g. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu; h. Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức;
www.Updatesofts.com i. Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các lọai con dấu khác. Hiện tại, ở các cơ quan lớn của Đảng và Nhà nước như Văn phòng Trung ương Đảng, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ có thiết lập văn phòng Văn thư trực thuộc vụ hành chính; còn các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ, Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì thành lập phòng Văn thư – Lưu trữ trực thuộc văn phòng của các cơ quan đó. ở những cơ quan loại vừa thì lập tổ văn thư trực thuộc phòng hành chính; hoặc văn phòng cơ quan; ở những cơ quan khối lượng văn bản ít thường chỉ bố trí một cán bộ văn thư chuyên trách hoặc kiêm nhiệm (Xem: Thông tư số 21/2005/TT- BNV ngày 01- 02- 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân, tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, số 1- 2005). 3. Trách nhiệm quản lý công tác văn thư - Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư theo những nội dung quy định tại Điều 27 của Nghị định này. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư. - Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và Uỷ ban nhân dân các cấp có trách nhiệm. + Căn cứ quy định của pháp luật, ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư;
www.Updatesofts.com + Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền; + Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư; + Tổ chức sơ kết, tổng kết về công tác văn thư trong phạm vi ngành, lĩnh vực và địa phương. IV. Trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với mức độ phức tạp khác nhau. Tuỳ theo cương vị và khả năng, mỗi người trong cơ quan có thể tham gia vào những nội dung nhất định. Để cho tất cả mọi việc đều được thực hiện, cần phải có sự phân công trách nhiệm rõ ràng. 1. Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan, tổ chức 1.1. Trách nhiệm chung Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong cơ quan mình và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới và đơn vị trực thuộc. Công tác văn thư của cơ quan làm tốt hay không tốt, trước hết thuộc trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan. Để thực hiện nhiệm vụ này, thủ trưởng cơ quan có thể giao cho chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính (ở cơ quan không có văn phòng) tổ chức quản lý công tác văn thư trong phạm vi trách nhiệm của mình. 1.2. Những nhiệm vụ cụ thể
www.Updatesofts.com Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến của cơ quan. Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cán bộ cấp dưới giải quyết những văn bản cần thiết nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết những văn bản đó. Thủ trưởng cơ quan phải ký những văn bản quan trọng của cơ quan theo quy định của Nhà nước. Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cấp phó của mình ký thay những văn bản mà theo quy định thì mình phải ký và những văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác đã giao cho cấp phó phụ trách hoặc giao cho chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) ký thừa lệnh những văn bản có nội dung không quan trọng. Ngoài hai nhiệm vụ chính nêu trên, tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan mà thủ trưởng cơ quan có thể làm một số công việc cụ thể khác như: xem xét và cho ý kiến về việc phân phối, giải quyết văn bản đến của cơ quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định về công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới, các đơn vị trực thuộc. 2. Trách nhiệm của chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính ) Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính, (ở cơ quan không có văn phòng) là người trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan mình và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới và đơn vị trực thuộc. Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) phải trực tiếp làm các công việc sau đây: - Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo Thủ trưởng cơ quan về những công việc quan trọng. - Ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan một số văn bản được thủ trưởng giao và ký những văn bản do văn phòng trực tiếp ban hành.
www.Updatesofts.com - Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan. - Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả các văn bản trước khi ký gửi đi. - Tổ chức đánh máy văn bản đi. - Trong những điều kiện cụ thể, có thể được thủ trưởng cơ quan làm một số việc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách. - Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình. 3. Trách nhiệm của thủ trưởng các đơn vị Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về toàn bộ công tác văn thư và là người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc và kiểm công chức, viên chức trong đơn vị thực hiện tốt các nhiệm vụ quản lý văn bản, tài liệu ở đơn vị. cụ thể là: 3.1. Tổ chức giải quyết văn bản đến thuộc phạm vi đơn vị. 3.2. Tổ chức soạn thảo văn bản trong phạm vi đơn vị. 3.3. Tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào phòng lưu trữ cơ quan trong phạm vi đơn vị. 3.4. Thực hiện một số nhiệm vụ khác do thủ trưởng giao. 4. Trách nhiệm của công chức, viên chức nhà nước nói chung Tất cả công chức của các cơ quan nói chung phải thực hiện đầy đủ những nội dung công tác văn thư có liên quan đến phần việc của mình, cụ thể là: - Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của thủ trưởng.
www.Updatesofts.com - Thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình. - Lập hồ sơ công việc của mình làm và nộp hồ sơ vào lưu trữ theo quy định của cơ quan. - Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản. - Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể trong chế độ công tác văn thư của cơ quan. 5. Trách nhiệm của văn thư chuyên trách 5.1. Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến - Nhận văn bản đến; - Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến; - Trình văn bản đến; - Đăng ký văn bản đến; - Chuyển giao văn bản đến (nếu cơ quan có bố trí liên lạc thì liên lạc chuyển). - Giúp chánh văn phòng theo dõi việc giải quyết văn bản đến. 5.2. Đối với việc quản lý văn bản đi - Xem lại thể thức, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn bản đi, - Viết bì và làm thủ tục gửi văn bản đi, - Sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng văn bản lưu, - Quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường, - Lập và bảo quản sổ sách của cơ quan như sổ đăng ký văn bản đi, đến, sổ chuyển giao văn bản. 5.3. Đối với việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
www.Updatesofts.com - Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) làm danh mục hồ sơ và hướng dẫn vịêc lập hồ sơ theo danh mục. - Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) kiểm tra, đôn đốc vịêc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. - Hoàn chỉnh việc lập hồ sơ đối với bản lưu văn bản đi để nộp vào lưu trữ cơ quan. 5.4. Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan -Bảo đảm an toàn con dấu của cơ quan (bao gồm dấu cơ quan, dấu văn phòng, dấu chức danh). - Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của cơ quan. 5.5. Đối với những công việc có liên quan khác Ngoài những nhiệm vụ chính như nói trên, tuỳ theo năng lực và yêu cầu cụ thể của cơ quan, văn thư chuyên trách có thể được giao kiêm nhiệm thêm một số công việc như đánh máy, trực điện thoại, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư ở các cơ quan, đơn vị cấp dưới và cả công tác văn thư của cơ quan nếu công việc văn thư ít, chưa được hết thời gian làm việc. Câu hỏi ôn tập 1. Nêu khái niệm, nội dung, yêu cầu công tác văn thư?. 2. Phân tích vị trí, ý nghĩa, tác dụng công tác văn thư?. 3. Vì sao phải phân công trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan?.
www.Updatesofts.com 4. Nêu rõ nhiệm vụ công tác văn thư do thủ trưởng cơ quan, Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính ở cơ quan không có văn phòng phải thực hiện. 5. Nêu rõ các nhiệm vụ công tác văn thư do thủ trưởng đơn vị và mỗi công chức, viên chức Nhà nước phải thực hiện? 6. Nêu rõ các nhiệm vụ công tác văn thư do cán bộ văn thư cơ quan phải thực hiện?
www.Updatesofts.com CHương 2 Tổ chức quản lý văn bản đi Mục tiêu - Hiểu được những kiến thức cơ bản về việc tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản đi. - Hiểu được những quy định của nhà nước về công tác chuyển giao và quản lý văn bản đi, vận dụng trong việc tổ chức bộ phận làm công tác văn thư.; nắm vững được các nguyên tắc, nghiệp vụ khi chuyển giao văn bản đi và biết vận dụng các nghiệp vụ đó trong thực tiễn. - Thành thạo các nghiệp vụ chính trong nghiệp vụ tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản đi. I. Khái niệm và những nguyên tắc chung Hàng ngày, các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, trường học, bệnh viện, đơn vị vũ trang trong khi giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao đều phải xử lý những vấn đề liên quan tới việc quản lý công văn, giấy tờ mà cơ quan gửi đi (văn bản đi). Giải quyết tốt vấn đề này sẽ có ý nghĩa thiết thực đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, đồng thời qua đó góp phần vào việc rèn luyện tính nghiêm túc, khoa học đối với mỗi cán bộ, công chức trong việc thực hiện những công việc được giao. 1. Khái niệm văn bản đi
www.Updatesofts.com Tất cả các loại văn bản do cơ quan làm ra để quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi. Những văn bản đi có thể là những văn bản: Văn bản quy phạm pháp luật: - Văn bản luật: + Hiến pháp (bao gồm Hiến pháp và các đạo luật về bổ sung hay sửa đổi Hiến pháp) + Luật và bộ luật. - Văn bản dưới luật mang tính chất luật: + Nghị quyết của Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội; + Pháp lệnh; + Lệnh của Chủ tịch nước; + Quyết định của Chủ tịch nước. - Văn bản dưới luật lập quy (văn bản pháp quy) + Nghị quyết của Chính phủ, Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, HĐND các cấp. + Nghị định của Chính phủ; + Quyết định của thủ tướng Chính phủ, Chánh án Toà án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan các cấp;
www.Updatesofts.com + Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ, Chánh án Toà án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan các cấp; + Thông tư của Chánh án Toà án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ. + Văn bản liên tịch giữa các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội. Văn bản hành chính thông thường - Công văn; - Báo cáo; - Thông báo; - Thông cáo; - Tờ trình; - Đề án, phương án; - Kế hoạch, chương trình; - Diễn văn - Công điện; - Các loại giấy (giấy mời, giấy đi đường, giấy uỷ nhiệm, giấy nghỉ phép ); - Các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình ); - .v.v
www.Updatesofts.com Ngoài ra, văn bản đi còn có thể là “thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết gửi đến các đối tượng liên quan nhằm góp phần vào việc giải quyết công việc chung của cơ quan. Như vậy, văn bản đi rất đa dạng về thể loại và phong phú về nội dung. Người ta có thể khái quát chúng thành hai nhóm chính sau đây: - Thứ nhất là nhóm văn bản quy phạm pháp luật - Thứ hai là nhóm văn bản thông thường 2. Nguyên tắc chung đối với việc tổ chức quản lý văn bản đi Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vì vậy, việc tổ chức quản lý phải bảo đảm các nguyên tắc: - Nguyên tắc chính xác - Nguyên tắc thống nhất - Nguyên tắc kịp thời - Nguyên tắc tiết kiệm Việc tổ chức quản lý văn bản đi phải bảo đảm các nguyên tắc trên, các văn bản đi do cơ quan làm ra mới được thực hiện theo đúng quy trình mà Nhà nước đã quy định, chúng đều được quy về một đầu mối - đó là bộ phận văn thư thuộc văn phòng (hoặc phòng hành chính), đồng thời có tác dụng thiết thực đối với mỗi cơ quan, tổ chức. II. Nội dung và nghiệp vụ tổ chức quản lý văn bản đi 1. Trình văn bản đi Các văn bản đi của cơ quan thông thường được giao cho chuyên viên am hiểu về từng lĩnh vực chuyên môn chuẩn bị soạn thảo. Sau khi văn bản đã
www.Updatesofts.com được soạn và in ấn xong thì phải trình lên cho thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng uỷ quyền ký trước khi ban hành. Trình ký văn bản thường gặp hai trường hợp sau: Thứ nhất, đối với các văn bản thông thường, nội dung không phức tạp thì chỉ cần trình văn bản in đã được kiểm tra kỹ cho người có thẩm quyền ký là đủ. Thứ hai, đối với các văn bản có nội dung phong phú, phức tạp (ví dụ các văn bản quy phạm dưới luật, các đề án, kế hoạch dài hạn ), khi trình cho thủ trưởng ký nhất thiết phải kèm theo các văn bản có nội dung liên quan gọi là hồ sơ trình ký để người ký thẩm tra lại nội dung văn bản khi cần thiết. Khi trình ký văn bản có thể do người phụ trách văn phòng hoặc phòng hành chính, hoặc cũng có thể do các chuyên viên, các bộ phận chuyên môn thực hiện nhưng nhất thiết phải thông qua bộ phận hành chính của cơ quan để tiện cho việc theo dõi, kiểm tra, quản lý. 2. Xem xét thể thức, ghi số, ghi ngày tháng Công việc này được giao cho bộ phận văn thư của cơ quan thực hiện. Nhiệm vụ cụ thể ở đây là soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn bản theo quy định hiện hành. Những văn bản không đủ về thể thức nhất thiết phải sửa lại trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan. Ghi số và ghi ngày tháng đối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không loại trừ bất kỳ văn bản nào. Mỗi văn bản được ghi một số và một ngày tháng nhất định, tính từ số 01 ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm. Ngày tháng ghi trong văn bản là ngày tháng văn bản được đăng ký vào các phương tiện đăng ký. Ngày tháng ghi trong văn bản và ngày tháng ghi trong các phương tiện đăng ký phải giống nhau và phải được ghi rõ ràng, chính xác. Đối với những cơ quan lớn (như các bộ, uỷ ban nhân dân
www.Updatesofts.com các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ) do số lượng văn bản hình thành ra nhiều thì các văn bản quy phạm dưới luật (như chỉ thị, quyết định ) và các văn bản thông thường được ghi số riêng để tiện cho việc tra tìm về sau. Ghi số của văn bản từ số 1 đến 9, ngày 1 đến ngày 9 và tháng 1 đến tháng dưới 3 đều phải thêm số 0 trước để tránh sự nhầm lẫn có thể xảy ra như ngày 01 thành 11, tháng 02 thành tháng 12 Tất cả các văn bản đi của cơ quan ban hành đều đăng ký tập trung ở bộ phận văn thư cơ quan để lấy số chung theo hệ thống số của cơ quan, không lấy số riêng theo từng đơn vị, tổ chức thảo ra văn bản. Số của văn bản được ghi ở phái trên, bên trái dưới tác giả của văn bản, ví dụ: Bộ xây dựng UBND tỉnh Lạng sơn Số: 01/QĐ- BXD Số: 01/CT-UB Ngày tháng của văn bản ghi sau địa danh, dưới quốc hiệu. 3. Đóng dấu văn bản đi Các cơ quan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, các tổ chức và công dân (xem Chương V: Quản lý và sử dụng con dấu của giáo trình này) Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ, tức là chữ ký của thủ trưởng cơ quan hoặc người được thủ trưởng cơ quan uỷ quyền ký. Tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy trắng (đóng dấu khống) Dấu đóng vào văn bản phải rõ ràng, đúng mẫu mực dấu theo quy định của Nhà nước. Dấu chỉ được đóng trùm lên từ 1/4 đến 1/3 chữ ký về phía trái.
www.Updatesofts.com Trong một số trường hợp cụ thể như các bản đề án, chương trình, kế hoạch, báo cáo trình ra hội nghị muốn thể hiện tính hợp pháp của các văn bản thì có thể đóng dấu của cơ quan soạn thảo văn bản đó vào chỗ tác giả của chúng ở góc trái phía trên văn bản. 4. Đăng ký văn bản đi Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan. Đăng ký văn bản đi là việc ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản đi như: số, ký hiệu, ngày, tháng trích yếu nội dung của văn bản, vào những phương tiện đăng ký như sổ đăng ký, thẻ, máy vi tính, nhằm quản lý chặt chẽ văn bản của cơ quan và tra tìm văn bản được nhanh chóng. Khi đăng ký văn bản phải ghi đầy đủ, chính xác các yếu tố cần thiết trong các phương tiện đó. Về nguyên tắc, tất cả các văn bản đi đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu sẵn một cách rõ ràng và đầy đủ các cột theo quy định. Khi đăng ký không dùng bút chì, không dập xoá hoặc viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây nên sự nhầm lẫn, khó khăn trong việc tra tìm. Ví dụ: XMC: Xoá mù chữ, DNT: Doanh nghiệp trẻ, ĐBSH: Đồng bằng sông Hồng, XĐGN: Xoá đói giảm nghèo. Tuỳ theo số lượng văn bản đi của cơ quan nhiều hay ít mà lập sổ đăng ký cho phù hợp. Thông thường đối với các cơ quan có ít văn bản được ban hành trong một năm, chỉ cần lập hai sổ đăng ký văn bản đi là đủ: Một sổ dùng đăng ký văn bản Mật đi, một sổ dùng đăng ký văn bản đi chung cho các loại văn bản mà cơ quan ban hành. Đối với các cơ quan lớn, có nhiều văn bản thì có thể đăng ký riêng. Ví dụ ở một bộ hoặc UBND tỉnh, thành phố
www.Updatesofts.com trực thuộc Trung ương, các chỉ thị, quyết định đăng ký riêng; các công văn thông thường đăng ký riêng như: + Một sổ đăng ký văn bản đi (mật). + Một sổ đăng ký văn bản đi (thường). + Một sổ đăng ký văn bản đi quy phạm pháp luật. Bìa đăng ký văn bản đi Tên cơ quan chủ quản Tên cơ quan (đơn vị) Năm Sổ đăng ký văn bản đi Từ số đến số Từ ngày đến ngày Quyển số: Nội dung bên trong sổ đăng ký văn bản gồm có các cột sau: Ngày tháng Số và ký Trích yếu nội Nơi nhận Số Nơi giữ Ghi văn bản hiệu văn dung văn bản văn bản lượng văn bản chú bản bản lưu 1 2 3 4 5 6 7 22/9/1963 62/NĐ- CP Nghị định quy Như Điều 125 Văn thư định việc quản 15 của Văn lý và sử dụng Nghị định phòng con dấu Chính phủ Hướng dẫn cách ghi các cột trong sổ:
www.Updatesofts.com (1) Ghi ngày, tháng văn bản được ký, đóng dấu và đăng ký vào sổ. (2) Ghi số và ký hiệu của văn bản theo cách đánh của cơ quan. (3) Ghi tên gọi và trích yếu nội dung của văn bản đã được ghi trên văn bản. (4) Ghi tên cơ quan, đơn vị nhận văn bản đã được ghi trên văn bản. (5) Ghi số lượng văn bản được ban hành. (6) Ghi tên đơn vị (cá nhân) giữ bản lưu văn bản. (7) Ghi các dấu hiệu thông tin khác ngoài các yếu tố đã ghi ở 6 cột trên. Sổ đăng ký văn bản mật, giống sổ sử đăng ký văn bản thường, chỉ khác thêm cột “Mức độ mật” sau cột “trích yếu nội dung văn bản”. Cách ghi các cột trong sổ đăng ký văn bản mật giống như sổ đăng ký văn bản thường, riêng cột “Mức độ mật” tuỳ theo mức độ mật trên văn bản mà ghi cho chính xác. 5. Chuyển giao văn bản đi Văn bản đi phải được hoàn chỉnh thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh. 5.1. Nguyên tắc chung Tất cả các văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có liên quan phải thực hiện một nguyên tắc chung là: chính xác, đúng đối tượng và kịp thời. Nguyên tắc này nhằm bảo đảm cho mọi văn bản khi chuyển giao
www.Updatesofts.com không nhầm lẫn, chậm trễ về mặt thời gian, gây ách tắc trong việc xử lý, giải quyết công việc, làm giảm hiệu lực và hiệu quả của văn bản đã được ban hành. Để nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời thực sự có ý nghĩa thì các văn bản đi phải được đăng ký và chuyển đi trong ngày khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan. Việc gửi văn bản phải đúng với nơi nhận như đã ghi trên văn bản. Những văn bản có dấu hiệu chỉ mức độ “Khẩn” phải được chuyển trước. Những văn bản có nội dung quan trọng phải kèm theo phiếu gửi để kiểm tra. Và bên cạnh đó, thẩm quyền ký văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng công việc và theo đúng những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của từng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao gửi văn bản. Căn cứ vào quyết định của người ký văn bản về các đối tượng liên quan lập danh sách để tránh tình trạng bỏ sót các đơn vị hoặc cá nhân phải gửi văn bản. 5.2. Lựa chọn và trình bày bì, đưa văn bản vào bì Văn bản của cơ quan trước khi chuyển đi cho các đối tượng có liên quan đều phải để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin. Tuỳ theo số lượng văn bản gửi đi nhiều hay ít, kích thước của văn bản to hay nhỏ mà chọn phong bì cho thích hợp. Phong bì văn bản phải được làm bằng loại giấy tốt, bền, dai, không dễ bị thấm nước, không nhìn thấy chữ của văn bản. Cách trình bày + Góc trên, bên trái: Phần nơi gửi ghi rõ ràng, đầy đủ, chính xác tên cơ quan, đơn vị gửi văn bản, địa chỉ, số điện thoại, hoặc số Fax (nếu có) và số, ký hiệu của tất cả các văn bản có trong phong bì; dấu chỉ mức độ “khẩn ” (nếu có). + Góc trên, bên phải: dán tem
www.Updatesofts.com + Bên dưới, giữa - phần nơi nhận: Ghi rõ, đầy đủ, chính xác tên cơ quan (đơn vị) hoặc cá nhân nhận văn bản, địa chỉ của cơ quan (đơn vị) hoặc cá nhân đó. + Phần nơi nhận trong phong bì đóng dấu hoặc viết hai chữ “Kính gửi”: Ví dụ: Công văn số: 360/VPCP- HC của Văn phòng Chính phủ gửi văn phòng các bộ, văn phòng UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, ở ngoài bì ghi như sau: Văn phòng Chính Phủ Tem Số: 360/VPCP - HC Kính gửi: Văn phòng Bộ Tài chính Địa chỉ: Văn bản gửi cho một Vụ cụ thể của Bộ thì ngoài bì ghi rõ tên chính xác của Vụ, tên Bộ chủ quản và địa chỉ cơ quan. Ví dụ văn bản gửi Vụ Công tác chính trị Bộ Giáo dục và Đào tạo cần ghi đầy đủ như sau: Kính gửi: Vụ Công tác Chính trị Bộ Giáo dục và Đào tạo Số 49 đường Đại Cồ Việt, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. Đối với những văn bản có dấu hiệu “khẩn”, tương ứng như trong văn bản. Vị trí đóng dấu hiệu này ở dưới chỗ ghi số và ký hiệu văn bản bằng mực dấu đỏ. Đối với các văn bản “mật” phải làm hai bì, bì trong đóng dấu chỉ mức độ mật.
www.Updatesofts.com Khi lựa chọn và trình bày bì cũng như đưa văn bản vào bì cần chú ý mấy điểm sau: Thứ nhất, khi trình bày phong bì không được viết tắt những từ không thông dụng, không xuống dòng một cách tuỳ tiện. Thứ hai, không nên dùng phong bì quá hẹp và giấy quá mỏng để văn bản gửi đi dễ gây rách nát, hư hỏng trên đường vận chuyển. Thứ ba, khi dán phong bì không được dính vào văn bản để khi bóc bì không làm rách tài liệu hoặc bị mất chữ gây trở ngại cho người nhận khi xử lý, giải quyết. 5.3. Làm sổ chuyển giao văn bản Đây là công việc phải được hoàn tất trước khi chuyển giao văn bản đi Đăng ký vào sổ chuyển giao và thực hiện việc chuyển văn bản đi: chuyển đi bưu điện hoặc chuyển trực tiếp. + Gửi văn bản đi trong nội bộ cơ quan: Đối với những văn bản ban hành trong nội bộ cơ quan, đơn vị khi phát hành cũng phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ. Yêu cầu người nhận văn bản ký nhận vào sổ (nếu cơ quan ban hành nhiều văn bản và các đơn vị tổ chức của cơ quan không cùng nằm trong một khuôn viên). Nếu cơ quan ban hành ít văn bản và các đơn vị, tổ chức của cơ quan cùng nằm trong một khuôn viên thì sử dụng sổ đăng ký văn bản đi làm sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ chỉ cần thêm cột “Ký nhận” vào sổ đăng ký văn bản đi sau cột (6). Sổ chuyển giao văn bản thường được lập theo mẫu sau đây: Bìa sổ giống như bìa sổ được văn bản đi, chỉ khác tên gọi. Phần được bên trong gồm các cột sau:
www.Updatesofts.com Ngày tháng Số, ký hiệu văn Số lượng văn Đơn vị hoặc cá Ký Ghi chuyển bản (hoặc số bản (hoặc số nhân nhận văn bản nhận chú phiếu gửi, phiếu lượng bì) hoặc bì chuyển) 1 2 3 4 5 6 15/9/1994 494/QĐ - TTg 01 bản (01 bì) Ông H Phó Văn phòng Bộ Hướng dẫn cách ghi các cột trong sổ: (1) Ghi rõ ngày tháng năm chuyển văn bản (2) Ghi số và ký hiệu văn bản có trên văn bản hoặc số lượng phiếu gửi, phiếu chuyển văn bản (3) Ghi số lượng văn bản (4) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản (5) Cá nhân nhận trực tiếp văn bản ký nhận vào cột này. (6) Ghi những điều cần thiết. + Gửi văn bản qua bưu điện phải đăng ký vào sổ và yêu cầu nhân viên bưu điện, khi đã nhận đủ số văn bản phải ký nhận và đóng dấu bưu điện vào cột (5) của sổ chuyển giao. Mẫu sổ chuyển giao qua bưu điện cũng giống như sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ, chỉ khác tên gọi. Đối với những văn bản có nội dung quan trọng hoặc có dấu hiệu “mật” khi chuyển đi nhất thiết phải kèm theo phiếu gửi để tiện cho việc kiểm tra, theo dõi trong quá trình xử lý, giải quyết.
www.Updatesofts.com Trên phiếu gửi phải ghi rõ tên người hoặc cơ quan, đơn vị nhận văn bản, trích yếu nội dung, mục đích và số lượng gửi văn bản, lời ghi chú (chẳng hạn xem xong trả lại, xem xong lập hồ sơ bảo quản theo chế độ bảo mật, hoặc xem xong huỷ ngay ). Phiếu gửi cũng đánh số thứ tự, không đánh số văn bản. Cơ quan nhận văn bản phải ký xác nhận vào phiếu gửi và chuyển trả lại cho cơ quan gửi để tiện theo dõi, kiểm tra, xử lý trong các trường hợp cần thiết. 5.4. Chuyển giao văn bản đi Văn bản sau khi được người có thẩm quyền ký, đóng dấu, ghi số, ký hiệu, ngày, tháng và đăng ký vào sổ văn bản đi phải được gửi ngay đến đối tượng có liên quan. Công việc này có thể gửi trực tiếp, nhưng phổ biến là gửi qua đường bưu điện. Mọi văn bản chuyển qua đường bưu điện phải thống kê vào sổ theo mẫu sau đây: Ngày tháng Số, ký hiệu văn bản Số lượng bì Ký nhận và chuyển (hoặc số phiếu gửi) văn bản đóng dấu 1 2 3 4 12/02/2000 09/QĐ - XHNV 18 17/02/2000 18/QĐ - UB 107 Hướng dẫn cách ghi các cột trong sổ: (1) Ghi rõ ngày tháng năm chuyển văn bản (2) Ghi số, ký hiệu văn bản hoặc số phiếu gửi. (3) Ghi số lượng bì văn bản (4) Cán bộ nhân viên bưu điện ký và đóng dấu bưu điện.
www.Updatesofts.com - Kiểm tra việc gửi văn bản đi: + Thủ trưởng cơ quan và những người được giao nhiệm vụ quản lý công tác văn thư cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo việc kiểm tra từ việc hình thành đến việc xử lý văn bản đi. + Chánh văn phòng, người phụ trách công tác văn thư của cơ quan phải kiểm tra về nội dung và thể thức của các văn bản đi để nắm được tình hình hoạt động cuả cơ quan và việc ban hành văn bản của cơ quan cho đúng các quy định của Nhà nước, kiến nghị sửa văn bản sai thể thức. + Phụ trách các đơn vị, tổ chức trong cơ quan phải kiểm tra nội dung văn bản, theo dõi việc hình thành và xử lý các văn bản đi tại đơn vị mình phụ trách. + Nhân viên văn thư của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết các văn bản đi của cơ quan bằng cách dùng phiêú gửi qua bưu điện hoặc định kỳ làm bảng thống kê những văn bản quan trọng đã gửi đến các cơ quan, giúp Thủ trưởng cơ quan theo dõi tình hình nhận văn bản, nhất là đối với những văn bản quan trọng, những văn bản có dấu hiệu “mật”. 6. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng văn bản lưu 6.1 Sắp xếp văn bản lưu Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan đã ban hành văn bản để gửi đi đều phải lưu lại ít nhất 02 bản: 01 bản lưu tại bộ phận văn thư cơ quan, 01 bản lưu tại hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn đã trực tiếp soạn thảo ra văn bản đó. Những bản lưu ở văn thư phải sắp xếp theo từng loại, văn bản của năm nào để riêng năm ấy. Nhân viên văn thư phải có trách nhiệm sắp xếp các bản lưu tại bộ phận văn thư một cách khoa học, dễ tra tìm. Bản lưu phải là bản chính. Tuỳ theo tính chất và nội dung công việc mà có thể lưu thêm một số bản sao nhất định.
www.Updatesofts.com Đối với văn bản đăng ký chung và đánh số tổng hợp, việc sắp xếp các bản lưu chỉ cần dựa vào số và thời gian ban hành văn bản để thực hiện. Văn bản nào có số nhỏ, ngày tháng trước thì xếp lên trên; văn bản nào có số lớn, ngày tháng sau thì xếp xuống dưới. 6.2. Bảo quản và phục vụ nghiên cứu, sử dụng văn bản lưu Nhân viên văn thư phải sắp xếp các tập lưu văn bản theo từng năm hoặc từng nhiệm kỳ lên giá tủ và có trách nhiệm bảo quản các tập lưu đến khi nộp vào lưu trữ cơ quan. Hết giờ làm việc, văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được cất giữ vào tủ có khoá; những đợt nghỉ lễ, tết dài ngày phải niêm phong tủ đựng văn bản, hồ sơ, tài liệu và phòng làm việc. Không cung cấp cho những cơ quan, tổ chức, cá nhân không có trách nhiệm biết những thông tin về văn bản, tài liệu đang còn trong quá trình xử lý. Nhân viên văn thư phải có trách nhiệm phục vụ nghiện cứu, sử dụng các tập lưu văn bản đi tại chỗ và có sổ theo dõi việc mượn tài liệu. Câu hỏi ôn tập và bài tập thực hành Câu hỏi ôn tập 1. Tại sao khi ký một văn bản quan trọng lại phải có hồ sơ trình ký? Anh (Chị) hiểu thế nào là hồ sơ trình ký? Ví dụ. 2. Tại sao không được đóng dấu vào văn bản chưa có chữ ký của người có thẩm quyền, hoặc vào văn bản chưa ghi nội dung?. 3. Phân tích ý nghĩa, tác dụng của các cột trong mẫu sổ đăng ký văn bản đi?. 4. Tại sao khi chuyển giao văn bản đi lại phải thực hiện nguyên tắc: Chính xác, đúng đối tượng và kịp thời? Ví dụ. 5 Tại sao khi chuyển giao công văn mật người ta phải làm phiếu gửi?.
www.Updatesofts.com 6. Ai có thẩm quyền cho phép đọc và nghiên cứu sử dụng các bản lưu của cơ quan?. Bài tập thực hành 1. Thảo luận những vấn đề liên quan đến việc ban hành, giải quyết, tổ chức và quản lý văn bản đi 2. Thực hành các thao tác trình văn bản đi, ghi số, ngày, tháng vào văn bản đi. 3. Hướng dẫn làm sổ, đăng ký văn bản đi vào sổ - Mỗi học sinh tự làm sổ đăng ký văn bản đi: bìa sổ và nội dung bên trong (theo đúng quy định về mẫu đăng ký văn bản đi) - Ghi đầy đủ các thông tin trong văn bản đi vào sổ như: ngày tháng văn bản, số, ký hiệu văn bản, trích yếu nội dung 4. Hướng dẫn học sinh thao tác như lựa chọn và trình bày bì, đưa văn bản vào bì và chuyển giao văn bản đi. 5. Thực hành sắp xếp các loại văn bản đi theo 6 cách sắp xếp. Chương 3 Tổ chức quản lý văn bản đến
www.Updatesofts.com Mục tiêu - Học sinh hiểu được những kiến thức cơ bản về nghịêp vụ tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản đến. - Cung cấp cho học sinh những quy định của Nhà nước và của ngành văn thư về nghiệp vụ tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến trong các cơ quan, tổ chức. - Học sinh cần biết vận dụng các nguyên tắc, phương pháp thủ tục về giải quyết và quản lý văn bản đến trong cơ quan. - Xử lý được các tình huống xảy ra trong quá trình giải quyết và quản lý văn bản từ các phòng, ban chức năng và đơn vị trực thuộc. I. Khái niệm và nguyên tắc chung 1. Khái niệm văn bản đến Tất cả các văn bản từ cơ quan bên ngoài gửi đến cơ quan, tổ chức bằng con đường trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị về hoặc qua đường bưu điện, được gọi chung là văn bản đến. Như vậy, về nội dung thể loại và tác giả của văn bản đến rất đa dạng và phức tạp. Mỗi cơ quan hay mỗi tổ chức chính trị - xã hội đều nằm trong một hệ thống, theo một thứ bậc nhất định và trong hoạt động hàng ngày sẽ tiếp nhận được các loại văn bản đến từ cấp trên mang nội dung chỉ đạo, hướng dẫn, giao nhiệm vụ kế hoạch, kiểm tra, đôn đốc. Chẳng hạn, UBND cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nhận được các văn bản đến như Nghị định, Nghị quyết của Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của Thủ tướng; Chỉ thị, Quyết định, Thông tư và các văn bản khác của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thông Chính phủ. Đồng thời cũng có thể
www.Updatesofts.com nhận được các văn bản từ các cơ quan, đơn vị cấp dưới hoặc đồng cấp như các tỉnh, thành phố bạn v.v. Văn bản đến còn phải kể tới những văn bản của một số cơ quan, tổ chức và cá nhân ngoài hệ thống gửi đến vì những lý do, những yêu cầu và nguyện vọng khác nhau mà bản thân cơ quan cần xem xét, xử lý và giải quyết. Như vậy, văn bản đến đối với cơ quan là hết sức phong phú cần phải được tổ chức quản lý và giải quyết triệt để. Văn bản đến cùng với văn bản đi do các cơ quan hình thành tạo nên một loại phương tiện, một loại công cụ rất đặc biệt trong hoạt động điều hành, quản lý của các cơ quan. Để văn bản có thể phát huy được tối đa ý nghĩa, tác dụng thì vấn đề tổ chức quản lý, giải quyết tốt loại văn bản này có tầm quan trọng không thể xem nhẹ. Bởi vì hiệu quả của công việc quản lý, điều hành ở từng cơ quan lệ thuộc vào việc có xử lý, phân tích, đánh giá các thông tin ở trong các văn bản đến kịp thời, triệt để hay không. 2. Nguyên tắc chung đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến Văn bản là phương tiện, là công cụ không thể thiếu trong hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan. Do vậy, khi nhận được văn bản của bất kỳ đối tượng nào gửi đến đều phải xem xét phân loại, đăng ký, giải quyết kịp thời, chính xác và thống nhất theo quy định hiện hành của Đảng và Nhà nước. Do đó, văn bản dù dưới bất kỳ dạng nào đều phải được xử lý theo nguyên tắc: - Kịp thời - Chính xác
www.Updatesofts.com - Thống nhất Điều 9 của Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành ngày 28/9/1963 đã quy định: - “các công văn đến”, kể từ lúc người phụ trách tiếp nhận của cơ quan đã ký nhận, phải được phân phối đến tay người có trách nhiệm nghiên cứu hoặc giải quyết trong thời hạn ngắn nhất. - Những công văn đóng dấu “hỏa tốc”, dấu “thượng khẩn” phải được gửi đi hoặc phân phối ngay lúc nhận được. - Việc gửi, nhận, phân phối công văn “mật” phải theo đúng giữ gìn bí mật của Nhà nước. - Tất cả văn bản đến cơ quan đều phải đăng ký vào sổ, quản lý thống nhất ở văn thư. Đảm bảo nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất, các văn bản đến sẽ được giải quyết ngay, không bị lẫn lộn, văn bản không bị chuyển đi chuyển lại lòng vòng, gây nên sự chậm trễ và tốn kém về thời gian và công sức. Văn bản đến phải trình Thủ trưởng cơ quan, qua văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính trước khi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Các cá nhân, đơn vị khi nhận văn bản đến phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn thư. II. Nội dung và nghiệp vụ tổ chức quản lý văn bản đến Tất cả các văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự sau:
www.Updatesofts.com 1. Tiếp nhận văn bản đến Văn bản đến không chỉ đa dạng về loại hình, phong phú về nội dung mà còn đòi hỏi xử lý nhanh chóng về mặt thời gian đáp ứng yêu cầu chỉ đạo, điều hành của cơ quan. Về nguyên tắc, tất cả các loại văn văn bản đến đều phải tập trung vào bộ phận văn thư thuộc văn phòng hoặc phòng hành chính của cơ quan. Theo nhiệm vụ được giao, văn thư cơ quan tiếp nhận tất cả những văn bản do các nơi khác gửi đến (kể cả văn bản theo đường bưu điện, do cán bộ đi dự hội nghị hoặc đi họp trực tiếp mang về). Ngoài những văn bản chính thức do các đối tượng có liên quan gửi đến, Văn thư còn có thể nhận được một số văn bản như đơn thư, khiếu nại, tố cáo của các cá nhân hoặc tập thể khác. Tất cả các văn bản nói trên đều cần được kiểm tra, xem xét thận trọng. 2. Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến 2.1.Kiểm tra văn bản do các nơi gửi đến. Khi tiếp nhận văn bản đến cơ quan, người trực tiếp nhận văn bản phải kiểm tra xem có đúng văn bản, tài liệu gửi cho cơ quan mình không, số lượng văn bản (số lượng bì văn bản) có đủ không. Nếu thấy thiếu thì hỏi lại người đưa văn bản cho mình. Kiểm tra phong bì có còn nguyên vẹn hoặc có dấu hiệu bị bóc, rách, bị mất văn bản bên trong phong bì không. Nếu có thì phải báo ngay cho người phụ trách công tác văn thư của cơ quan biết và phải lập biên bản với người đưa văn bản đến. 2.2. Phân loại sơ bộ sau khi nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan mình, bộ phận văn thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận được thành hai loại (loại phải đăng ký và loại không phải đăng ký). - Loại phải đăng ký: Tất cả các văn bản, giấy tờ gửi cho cơ quan (ghi tên cơ quan, tên đơn vị, tổ chức trong cơ quan), gửi cho Thủ trưởng cơ quan
www.Updatesofts.com hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan (ghi chức danh hoặc đích danh của họ). - Loại không phải đăng ký: Tất cả các thư từ riêng, sách báo, tạp chí, bản tin 2.3. Bóc bì văn bản: Đây là công việc đơn giản nhưng phải chú ý mấy điều sau: - Nếu Văn thư cơ quan tổ chức theo nguyên tắc tập trung thì theo sự phân công của lãnh đạo Văn thư hoặc phòng Hành chính bóc bì văn bản, vào sổ, chuyển đến các đối tượng có liên quan. - Nếu Văn thư cơ quan tổ chức kết hợp cả tập trung và phân tán, văn bản gửi cho các đơn vị thì chỉ cần ghi vào sổ phần ghi ngoài bì, đơn vị nhận sẽ bóc bì và vào sổ riêng - Những văn bản có dấu hiệu chỉ mức độ “khẩn” phải được bóc ngay sau khi nhận. - Khi bóc văn bản không để làm rách văn bản, không làm mất phần số, ký hiệu của các văn bản đã được ghi ở ngoài phong bì và không được làm mất dấu bưu điện trong phong bì phải giữ lại để tiện kiểm tra khi cần thiết. - Với văn bản thường: Sau khi phân loại văn bản, tiến hành bóc bì, lấy văn bản ra phải nhẹ tay, tránh rách văn bản, đối chiếu số, ký hiệu văn bản đã được ghi ngoài phong bì, ký hiệu đã được ghi trên từng văn bản. Khi phát hiện những văn bản gửi không đúng, phải trả lại cho cơ quan đã gửi văn bản đó. + Trường hợp văn bản gửi đến kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận phải xác nhận và đóng dấu lên phiếu gửi, rồi gửi trả lại cơ quan gửi văn bản.
www.Updatesofts.com + Đối với những văn bản có ngày tháng ghi trên văn bản và ngày tháng nhận văn bản cách nhau quá xa, đơn từ tố giác, khiếu nại cần giữ lại phong bì. - Với văn bản mật: Sau khi bóc bì ngoài thấy dấu hiệu chỉ mức độ mật, nếu được cơ quan phân công bóc bì, đăng ký văn bản mật thì tiến hành bóc bì như đối với văn bản thường. Nếu cơ quan không phân công nhiệm vụ bóc bì, đăng ký văn bản mật thì chỉ cần bóc bì ngoài, bì trong giữ nguyên, không được bóc, và phải chuyển cả bì cho người có trách nhiệm bóc bì đăng ký văn bản mật. 2.4. Đóng dấu đến vào văn bản mà cơ quan nhận được. Dấu đến có kích thước 30mm x 50mm gồm các thành phần sau: tên cơ quan nhận văn bản đến, số đến, ngày đến, chuyển (chuyển cho bộ phận hoặc cá nhân nào giải quyết), lưu hồ sơ số Dấu đến được trình bày như sau: 50mm Tên cơ quan nhận văn bản Số đến Đến Ngày đến 30mm Chuyển Lưu hồ sơ số - Số đến là số thứ tự đăng ký của các văn bản đến cơ quan (văn bản mà cơ quan nhận được) trong 01 năm. Số đến được ghi liên tục từ số 01 cho văn bản nào đến cơ quan sớm nhất và đến số cuối cùng cho văn bản nào đến cơ quan muộn nhất trong 01 năm.
www.Updatesofts.com - Ngày đến: Là ngày cơ quan nhận được văn bản và đăng ký. Dấu đến cần đóng rõ ràng bằng mực dấu đỏ thống nhất vào khoảng giấy trắng phía trên góc trái; phần lề văn bản, dưới phần số và ký hiệu (với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (với những văn bản không có tên loại), hoặc đóng vào khoảng giấy trắng dưới tác giả văn bản và Quốc hiệu phía trên. - Chuyển: thủ trưởng hoặc người được giao phụ trách công tác văn thư của cơ quan ghi ý kiến phân phối vào văn bản đến đơn vị (hoặc cá nhân) có trách nhiệm giải quyết. 3. Đăng ký văn bản đến Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Đăng ký văn bản đến là một bước quan trọng trong tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. Đó là sự ghi lại những thông tin cơ bản của văn bản, tài liệu như số, ký hiệu, tác giả, ngày tháng của văn bản. - Mục đích: Đăng ký văn bản đến để nắm được số lượng văn bản, nội dung và đối tượng giải quyết văn bản đến; quản lý văn bản được chặt chẽ và tra tìm văn bản được nhanh chóng, dễ dàng. - Yêu cầu: Khi đăng ký văn bản phải ghi đầy đủ các thông tin cần thiết về văn bản, không trùng lặp, bỏ sót, mỗi văn bản đến chỉ đăng ký một lầnfrt vào các phương tiện đăng ký.
www.Updatesofts.com Hiện nay, nhiều cơ quan đăng ký văn bản đến áp dụng hai phương pháp: Đăng ký truyền thống (đăng ký bằng sổ), đăng ký bằng thẻ và đăng ký bằng máy tính. Hình thức đăng ký bằng sổ có ưu điểm là đơn giản, ít tốn kém, dễ thực hiện. Tuy nhiên cũng có nhược điểm là không thuận lợi cho việc khai thác, tra tìm theo dõi và quản lý văn bản. Hình thức đăng ký bằng thẻ giúp tránh được việc đăng ký nhiều lần, và thuận lợi cho việc tra tìm theo phương pháp thủ công. Hình thức đăng ký bằng máy vi tính có nhiều ưu điểm hơn cả: có thể cung cấp nhiều loại thông tin về văn bản. Tuy nhiên việc sử dụng đòi hỏi phải có một trình độ nhất định và trường hợp mất điện, hỏng hóc có thể dẫn tới những khó khăn và xáo trộn nhất định trong hoạt động của cơ quan, đơn vị. Sau đây giới thiệu cách đăng ký bằng sổ: - Đăng ký bằng sổ là ghi chép những thông tin cần thiết của văn bản vào các cột mục của sổ đăng ký. + Cách lập sổ: Tuỳ theo số lượng văn bản đến của cơ quan nhiều hay ít mà lập các sổ đăng ký cho phù hợp. Nếu cơ quan có số lượng văn bản đến hàng ngày, hàng năm nhiều thì lập các sổ đăng ký văn bản đến như sau: Một sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật. Một sổ đăng ký văn bản “mật”. Một sổ đăng ký văn bản thường của các cơ quan gửi đến. Một sổ đăng ký đơn thư.
www.Updatesofts.com Nếu cơ quan có số lượng văn bản đến ít thì chỉ cần lập sổ đăng ký văn bản đến tối thiểu như sau: Một sổ đăng ký văn bản “mật”. Một sổ đăng ký chung cho tất cả các văn bản gửi đến cơ quan. Mẫu sổ và cách đăng ký (theo quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước). Bìa sổ đăng ký văn bản đến giống như bìa sổ đăng ký văn bản đi nhưng khác nhau về tên gọi. Nội dung bên trong sổ gồm có các cột mục sau: Ngày Số Nơi gửi Số, ký Ngày Trích yếu Lưu Nơi nhận Ký Ghi đến đến văn bản hiệu tháng nội dung hồ hoặc nhận chú văn bản văn văn bản sơ người bản nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) 8/12/1 120 Văn 1625- 24/2/ Về thẩm 10 Văn HC quyền ký phòng Bộ 992 phòng 1992 Chính văn bản gửi Xây dựng phủ Thủ tướng Chính phủ
www.Updatesofts.com Hướng dẫn cách ghi các cột trong sổ: (1) Ghi ngày nhận văn bản và đăng ký (2) Ghi số thứ tự của văn bản đến (3) Ghi tác giả của văn bản, không ghi tên cơ quan chủ quản (4) Ghi số và ký hiệu đã ghi trên văn bản. (5) Ghi theo ngày, tháng, năm đã ghi trên văn bản. (6) Ghi theo trích yếu nội dung đã ghi trên văn bản. Nếu văn bản không có sẵn trích yếu thì người đăng ký phải tự tóm tắt. (7) Ghi số hồ sơ lưu theo danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị. (8) Ghi tên đơn vị (cá nhân) nhận văn bản theo ý kiến phân phối của người phụ trách công tác văn thư của cơ quan. (9) Người trực tiếp nhận văn bản ký nhận sau khi đã nhận văn bản. (10) Ghi chép những điều cần thiết khác (văn bản không có số ký hiệu, không có ngày tháng, không có trích yếu, văn bản là bản sao). Lưu ý: Đối với những cơ quan có số lượng văn bản đến ít, chỉ sử dụng một sổ đăng ký văn bản đến và các đơn vị (bộ phận) nhận văn bản cùng nằm trong một khu vực, thì cột (9) để người nhận văn bản ký. - Đối với những văn bản đến có đóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” thì cần lập sổ đăng ký riêng theo mẫu sau đây: Ngày Số Nơi gửi Số, ký Ngày Trích Mức Lưu Nơi Ký Ghi đến đến văn bản hiệu tháng yếu nội độ hồ nhận nhận chú văn bản văn dung văn mật sơ hoặc bản bản người nhận
www.Updatesofts.com (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) 13/3/1 92 Hội 84/HĐB 09/3/1 Nghị Mật 11 Văn 992 đồng Bộ T 992 định ban phòng trưởng hành Bộ “Quy chế Giao bảo vệ bí thông mật Nhà vận tải nước ” Hướng dẫn cách ghi các cột trong sổ: (1) Ghi ngày nhận văn bản và đăng ký (2) Ghi số thức tự của văn bản mật đến (3) Ghi tác giả của văn bản, không ghi tên cơ quan chủ quản (4) Ghi số và ký hiệu đã ghi trên văn bản. (5) Ghi theo ngày, tháng, năm đã ghi trên văn bản. (6) Ghi theo trích yếu nội dung đã ghi trên văn bản mật Nếu văn bản không có sẵn trích yếu thì người đăng ký phải tự tóm tắt. (7) Ghi mức độ mật như đã ghi trên văn bản (8) Ghi số hồ sơ lưu theo danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị. (9) Ghi tên đơn vị (cá nhân) nhận văn bản theo ý kiến phân phối của người phụ trách công tác văn thư của cơ quan. (10) Người trực tiếp nhận văn bản ký nhận sau khi đã nhận văn bản. (11) Ghi chép những điều cần thiết khác (văn bản không có số ký hiệu, không có ngày tháng, không có trích yếu, văn bản là bản sao).
www.Updatesofts.com Những cơ quan lớn hoặc những cơ quan hành chính thường nhận được nhiều đơn thư khiếu nại, tố cáo của tập thể hoặc của cá nhân. Để giúp công việc xử lý, giải quyết thuận lợi và nhanh chóng, những đơn thư này cần được thống kê đăng ký vào sổ đăng ký đơn thư. Sổ đăng ký đơn thư gồm 8 cột (bìa sổ giống như bìa sổ đăng ký văn bản, chỉ khác tên sổ “ Sổ đăng ký đơn thư”. Phần đăng ký bên trong của sổ đăng ký đơn, thư như sau: Ngày Số Họ tên, Số, ký Ngày Trích yếu Đơn vị Nội Số/ký Ghi đến đến địa chỉ hiệu tháng nội dung của (người) dung hiệu chú người (nếu có) của đơn thư nhận giải công gửi đơn giải quyết văn thư quyết trả lời 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Hướng dẫn cách ghi các cột trong sổ đăng ký đơn, thư: (1) Ghi ngày nhận được đơn thư và đăng ký. (2) Ghi số thứ tự của các đơn, thư mà cơ quan nhận được. (3) Ghi rõ ràng, chính xác đầy đủ họ và tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư. (4) Ghi số và ký hiệu đã ghi trên đơn, thư (nếu có). (5) Ghi theo ngày, tháng, năm đã ghi trên đơn, thư. (6) Ghi theo trích yếu nội dung đã ghi trên đơn, thư. (7) Ghi tên đơn vị (cá nhân) nhận đơn, thư để giải quyết.
www.Updatesofts.com (8) Ghi tóm tắt nội dung của văn bản giải quyết đơn, thư (nếu có trích yếu thì ghi trích yếu). (9) Ghi số, ký hiệu công văn trả lời. (10) Ghi những điều cần thiết khác ví dụ như đơn, thư lần thứ mấy. Khi đăng ký đơn, thư khiếu tố cũng tiến hành bình thường như đăng ký các văn bản đến nhưng cần chú ý mấy điểm sau: Thứ nhất, là đa số đơn thư khiếu tố thuộc về cá nhân hoặc một qv tập thể nên hầu như không có số và ký hiệu. Vì vậy, ở cột 3 - họ tên, địa chỉ người gửi và cột 6 - Trích yếu nội dung của đơn thư phải ghi thật rõ ràng và chính xác để tiện lợi cho việc kiểm tra và đề ra hướng giải quyết thích hợp. Thứ hai, nếu nội dung đơn thư khiếu tố không thuộc thẩm quyền và phạm vi giải quyết của cơ quan thì cần báo cáo cho lãnh đạo văn phòng hoặc phòng hành chính để chuyển trả cơ quan thích hợp hoặc trả lời đương sự trong thời gian sớm nhất. Đơn, thư khiếu tố của các cá nhân, đơn vị là vấn đề rất nhạy cảm, cho nên cần được xem xét và giải quyết kịp thời để vừa bảo đảm quyền lợi chính đáng của người hoặc đơn vị có khiếu nại, vừa đề cao vai trò, trách nhiệm và quyền uy của cơ quan. 4. Trình văn bản đến Tất cả các văn bản đến sau khi đã đăng ký tuỳ theo chế độ công tác văn thư của cơ quan, cán bộ công chức phụ trách công tác này phải trình ngay cho Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng Hành chính (hay người được uỷ quyền) xem xét, nghiên cứu để quyết định phương hướng giải quyết. Lãnh đạo văn phòng hoặc phòng hành chính hay công chức được uỷ quyền ghi rõ văn bản được chuyển đến cá nhân, đơn vị phải giải quyết. Văn thư cơ quan
www.Updatesofts.com căn cứ vào đó để chuyển văn bản đến các đối tượng có liên quan trong thời gian sớm nhất. Văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. 5. Sao văn bản đến Trong thực tế hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, đơn vị cần thiết phải sao in văn bản đến thành nhiều bản. sao văn bản thướng có mấy loại sao sau đây: sao y bản chính, sao lục và trích sao. - Bản sao y bản chính là bảo sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính (không có nghĩa là sao cả dấu). Chẳng hạn văn bản của Chính phủ như: Nghị định, nghị quyết của thủ tướng do Văn phòng Chính phủ sao. Khi sao văn bản của Bộ, của UBND các cấp do Văn phòng Bộ, Văn phòng UBND thực hiện. - Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định và được thực hiện từ bản sao y bản chính. Ví dụ UBND các tỉnh sao Thông tư liên tịch của Bộ Nội vụ- Văn phòng Chính phủ gửi xuống các huyện, xã. - Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính. Trường hợp thường gặp là ở những văn bản có nội dung tổng quát như nghị quyết, đề án, kế hoạch. Do yêu cầu khác nhau mà cơ quan chỉ cần trích sao một phần của văn bản. Hiện nay ở hầu hết các cơ quan sử dụng rất phổ biến các bản photocoopy để chuyển tải thông tin đến các đối tượng có liên quan.
www.Updatesofts.com Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến là công việc phức tạp đòi hỏi các cơ quan phải quan tâm chú ý thích đáng. 6. Chuyển giao văn bản đến Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Khi chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo các yêu cầu sau: - Tất cả các văn bản đến cơ quan, sau khi đã có ý kiến phân phối của người phụ trách phải được chuyển ngay đến tận tay người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết. Không để văn bản chạy vòng qua nơi không có trách nhiệm giải quyết văn bản, không chuyển chậm văn bản. - Văn bản đến ngày nào phải chuyển ngay trong ngày đó. - Trường hợp nhiều đơn vị hoặc nhiều người cùng tham gia giải quyết một văn bản thì có thể lần lượt chuyển đến từng đơn vị, cá nhân, hoặc sao gửi cho từng đơn vị, cá nhân, nhưng bản chính phải được lưu hoặc giao cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chính, chủ chốt. - Các văn bản có đóng dấu chỉ mức độ khẩn phải chuyển đến tay người có trách nhiệm giải quyết chậm nhất là 30 phút (nếu trong giờ hành chính) và 1 giờ (nếu ngoài giờ hành chính). - Khi chuyển giao văn bản phải đăng ký vào sổ, người nhận văn bản để giải quyết (kể cả Thủ trưởng cơ quan) phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn thư. Không nhờ người khác hoặc đơn vị khác ký thay. Mẫu sổ chuyển giao văn bản thường (mẫu sổ và cách ghi). + Bìa sổ giống bìa sổ đăng ký văn bản chỉ khác tên gọi “Sổ chuyển giao văn bản đến” Phần đăng ký bên trong sổ gồm các cột sau:
www.Updatesofts.com Ngày Số đến Số, ký Số lượng Đơn vị Ký nhận Ghi chú tháng hiệu văn bản (hoặc hoặc chuyển bản số lượng người giao bì) nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 03/01/1994 10 32/ TT- 01 Văn Bản LB phòng Bộ chính Y tế Hướng dẫn cách ghi các cột trong sổ: (1) Ghi ngày chuyển văn bản cho các đơn vị (cá nhân nhận văn bản) (2) Ghi theo số đến đã được ghi trên dấu “đến” (3) Ghi số và ký hiệu của văn bản đến. (4) Ghi rõ số lượng bản hoặc số lượng bì cần chuyển trực tiếp cho ai hay đơn vị nào. (5) Ghi tên đơn vị hoặc họ tên người nhận. (6) Người trực tiếp nhận văn bản ký nhận. (7) Ghi những điều cần thiết khác như bản phô tô, bản sao, bản dự thảo. Đối với những cơ quan nhỏ, các đơn vị ở chung trong một khu vực thì không phải làm sổ chuyển riêng mà sử dụng sổ đăng ký văn bản đến của cơ quan làm sổ chuyển. Đối với việc chuyển giao văn bản “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” thì phải chú ý một số điểm sau đây:
www.Updatesofts.com Thứ nhất, Văn thư không được giao phụ trách văn bản “mật”(bao gồm cả văn bản “tối mật”, “tuyệt mật”) thì chỉ cần ghi vào sổ phần ghi ngoài bì, sau đó chuyển cả bì đến tay người nhận và ký vào sổ chuyển giao văn bản. Thứ hai, cán bộ văn thư được giao phụ trách văn bản “mật” thì thực hiện các công việc như đối với việc sử lý văn bản thường. Mẫu sổ chuyển giao văn bản “mật” giống như sổ chuyển giao văn bản thường, chỉ thêm cột “mức độ mật” sau cột (5). Thông thường các cơ quan sử dụng sổ đăng ký văn bản mật, thêm cột ký nhận ngay sau cột đơn vị hoặc người nhận văn bản, vì số lượng văn bản mật không nhiều. 7. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 7.1. Yêu cầu đối với việc giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kijp thời văn bản đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến thuộc trách nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. - Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức. - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau: + Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp;
www.Updatesofts.com + Phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. + Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. 7.2. Giải quyết văn bản đến Đây được coi là một khâu quan trọng bậc nhất của cán bộ công chức làm công tác văn thư nói riêng và của các văn phòng, các phòng hành chính của cơ quan nói chung. Việc giải quyết văn bản đến phải thực hiện một số vấn đề sau: - Văn bản thường: Nội dung công việc nêu trong văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của cán bộ, đơn vị nào thì do cán bộ, đợn vị đó giải quyết. Các cán bộ thừa hành, sau khi nhận sử dụng văn bản, phải nghiên cứu, nắm vững các vấn đề cần giải quyết, xử lý kịp thời các vấn đề đó. Những công việc có liên quan đến các cán bộ khác, bộ phận khác phải khẩn trương phối hợp để cùng giải quyết tốt công việc. Không nên tự ý chuyển văn bản cho bộ phận khác, cơ quan khác khi chưa có ý kiến của lãnh đạo. Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được xem xét giải quyết nhanh. đối với những công việc khẩn cấp, đột suất phải xin ý kiến giải quyết khi nhận được văn bản. Đối với những văn bản khác gửi đến để xin ý kiến lãnh đạo, khi có ý kiến của lãnh đạo ghi ở lề văn bản, không được đóng dấu lên lề văn bản đó mà phải soạn thảo văn bản trả lời dựa vào ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo. Những văn bản có ý kiến của lãnh đạo phải lưu trong hồ sơ công việc của cán bộ thừa hành. Chỉ lãnh đạo mới được ghi ý kiến lên lề văn bản, những ý kiến đề xuất của cán bộ thừa hành phải ghi rõ lên tờ giấy trắng khác, kèm theo văn bản
www.Updatesofts.com đó. Các đơn vị trong cơ quan không được tự ghi dấu gạch chân các dòng hoặc ghi thêm ý kiến vào văn bản đến. Những văn bản đề cập đến những vấn đề quan trọng như chủ trương, chương trình, kế hoạch công tác, những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác của cấp trên đối với cơ quan, phải do thủ trưởng, phó thủ trưởng cơ quan giải quyết. Đối với những vấn đề liên quan đến nhiều người, những bộ phận, Thủ trưởng cơ quan cần tham khảo ý kiến của cán bộ, bộ phận liên quan trước khi giải quyết. Khi trình lãnh đạo xin ý kiến giải quyết một công việc, cán bộ thừa hành phải trình tất cả các văn bản có liên quan đến văn bản mới nhận được. - Văn bản mật: Bất kỳ người nào được biết những điều bí mật, được giữ văn bản, tài liệu mật phải thực hiện các quy định sau: + Chỉ phổ biến những vấn đề bí mật trong phạm vi những người có trách nhiệm. + Không được mang văn bản, tài liệu mật về nhà riêng hoặc mang theo đi công tác (nếu văn bản đó không liên quan đến chuyến đi công tác). Khi cần thiết phải mang văn bản, tài liệu mật về nhà, hoặc đi công tác phải được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan. Khi cần mang theo văn bản, tài liệu mật đi công tác, không được giao cho người khác giữ hộ, không được để bất kỳ nơi nào không có người có trách nhiệm gìn giữ. + Không sao chụp, ghi chép những điều bí mật của văn bản. Không được trao đổi những điều bí mật trong điều kiện không bảo đảm an toàn. 7.3. Kiểm tra, đôn đốc giải quyết văn bản đến
www.Updatesofts.com Mục đích: Nhằm nâng cao hiệu quả và tiến độ giải quyết công việc của cơ quan. + Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản so với quy định, chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước. + Phụ rách công tác văn thư của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối và tiến độ chuyển giao văn bản. + Phụ trách công tác văn thư của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản so với thời hạn quy định. + Nhân viên văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra tiến độ giao nhận văn bản, độ chính xác và thủ tục giao nhận văn bản. Toàn bộ việc kiểm tra trên có thể lập sổ kiểm tra hoặc kiểm tra bằng máy tính. Câu hỏi ôn tập và bài tập thực hành Câu hỏi ôn tập 1. Văn bản đến là gì? Mỗi cơ quan thường có các loại văn bản đến nào? Ví dụ. 2. Vì sao văn bản đến lại phải xử lý, giải quyết kịp thời, chính xác và thống nhất? 3. Ai có trách nhiệm giải quyết văn bản đến của cơ quan? 4. Giải quyết và kiểm tra việc giải quyết văn bản đến có tầm quan trọng như thế nào? Ví dụ. 5. Phân biệt các loại sao nguyên bản chính, sao lục, trích sao? Ví dụ. 6. Vì sao không dùng bản photocoopy thay thế các bản sao? Bài tập thực hành
www.Updatesofts.com 1. Thực hành các thao tác về nội dung và nghiệp vụ tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến như: - Tiếp nhận văn bản đến - Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến. 2. Hướng dẫn học sinh đăng ký văn bản đến vào sổ gồm các nội dung công việc như: - Làm sổ đăng ký văn bản đến: gồm hai phần: bìa sổ và nội dung bên trong (giống sổ đăng ký văn bản đi). - Điền các thông tin cần thiết trong văn bản đến vào sổ. 3. Học sinh sưu tầm các loại văn bản đến, giáo viên hướng dẫn 3 cách sao văn bản: sao y bản chính, sao lục và trích sao. 4. Thực hành chuyển giao văn bản đến: - Làm sổ chuyển giao văn bản: gồm bìa và phần nội dung bên trong sổ. - Vào sổ các thông tin cần thiết trong văn bản đến.
www.Updatesofts.com Chương 4 Tổ chức quản lý văn bản Nội bộ và Văn bản mật Mục tiêu - Trang bị cho học sinh những kiến thức cơ bản về lý luận và thực tiễn của công tác tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật. - Cung cấp cho học sinh những quy định của Nhà nước và của ngành văn thư về công tác giải quyết và quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật và vận dụng những quy định đó trong việc giải quyết văn bản của cơ quan. - Hướng dẫn cho học sinh xử lý các tình huống xảy ra trong quá trình giải quyết văn bản nội bộ và văn bản mật trong cơ quan. I. Tổ chức quản lý văn bản Nội bộ Trong hoạt động của mỗi cơ quan cần có sự phối hợp đồng bộ giưã các đơn vị để thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ được giao. Hiện nay trong các cơ quan thường có các phương tiện liên lạc sau: + Điện thoại: dùng trong tình trạng khẩn cấp và còn có tính chất hỗ trợ cho việc liên lạc giữa các đơn vị. + Văn bản nội bộ: Là phương tiện giao dịch chính thức giữa các đơn vị vì nó bảo đảm căn cứ pháp lý để giải quyết công việc. + Máy tính: Có thể liên lạc giữa các đơn vị đưa vào mạng nội bộ. Phương tiện này nó chưa phổ biến và chức bảo đảm tính pháp lý. 1. Khái niệm, phân loại và đặc điểm văn bản nội bộ 1.1. Khái niệm văn bản nội bộ
www.Updatesofts.com Là các văn bản do chính cơ quan hoặc đơn vị trong cơ quan ban hành, gửi cho các đơn vị trong nội bộ nhằm ghi lại, truyền đạt thông tin nội bộ và để trao đổi công việc. 1.2. Các loại văn bản nội bộ Hiện nay thường có các loại văn bản nội bộ như: quyết định nhân sự, chỉ thị, thông báo, giấy mời, sổ sao văn bản. yêu cầu khi giải quyết văn bản nội bộ: Tất cả các văn bản nội bộ đều phải xử lý nhanh chóng về mặt thời gian; bên cạnh đó còn phải giải quyết đúng thủ tục, đúng quy định của Nhà nước cũng như của cơ quan đề ra. 1.3. Đặc điểm của văn bản nội bộ Mỗi loại văn bản nội bộ khi ban hành cũng làm thủ tục như đối với văn bản đi. Nó có đầy đủ những thể thức văn bản như đã quy định Văn bản nội bộ khi phát hành cũng vào sổ đăng ký riêng, trong đó nếu rõ: số, ký hiệu, ngày tháng ký, người ký, trích yếu nội dung, người nhận, nơi nhận, ký nhận tương tự như đối với văn bản đi. 2. Thủ tục ban hành, chuyển giao và quản lý văn bản nội bộ 2.1. Thủ tục ban hành Bộ phận chuyên môn soạn thảo, lãnh đạo cơ quan hoặc thừa lệnh thủ trưởng cơ quan ký. Cán bộ văn thư cơ quan làm thủ tục ban hành. Đối với văn bản của các đơn vị soạn thảo và ban hành thì thủ trưởng đơn vị ký trực tiếp. Mỗi đơn vị cử ra một cán bộ văn thư chuyển trách hoặc kiêm nhiệm và phải làm thủ tục ban hành văn bản. 2.2. Thủ tục chuyển giao và quản lý văn bản nội bộ
www.Updatesofts.com Đơn vị nhận được văn bản từ cơ quan hoặc từ các đơn vị khác trong cơ quan gửi đến thì phải tổ chức tiếp nhận, giải quyết nhanh chóng, đúng thời hạn. - Các bước chuyển giao văn bản nội bộ: + Khi tiếp nhận văn bản nội bộ, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra ngoài xem văn bản có bị bóc trước, có đúng địa chỉ không sau đó ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản nội bộ + Đăng ký vào sổ văn bản nội bộ là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao cho các đơn vị có liên quan. Đăng ký văn bản nội bộ là việc ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản như: số, ký hiệu, ngày, tháng trích yếu nội dung của văn bản vào phương tiện đăng ký như sổ đăng ký nhằm quản lý chặt chẽ văn bản của cơ quan và tra tìm văn bản được nhanh chóng. Khi đăng ký văn bản nội bộ phải ghi đầy đủ, chính xác các yếu tố cần thiết trong các phương tiện đó. Về nguyên tắc, tất cả các văn bản nội bộ đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu sẵn một cách rõ ràng và đầy đủ các cột theo quy định. Mẫu sổ đăng ký văn bản nội bộ được quy định như sau Ngày Số Tên loại và Nội dung Thời Đơn vị Ký nhận Ghi chú trích yếu hạn 1 2 3 4 5 6 7 8 - Theo dõi việc giải quyết văn bản nội bộ: Người thư ký (hoặc cán bộ văn thư) đơn vị theo dõi sổ đăng ký và đôn đốc thủ trưởng giải quyết văn bản đúng thời hạn.