›
›

Tài liệu Hướng dẫn sử dụng MS Project 2000

pdf 44 trang hapham 1750
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Tài liệu Hướng dẫn sử dụng MS Project 2000", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdftai_lieu_huong_dan_su_dung_ms_project_2000.pdf

Nội dung text: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng MS Project 2000

  1. Trung tâm Bồi dưỡng Nghiệp vụ CPA HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MS PROJECT 2000 PHẦN MONITORING bằng EARNED VALUE Tài liệu lưu hành nội bộ phục vụ cho lớp”Bồi dưỡng kiến thức & kỹ năng MS PROJECT2000” Giảng viên: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT) 1 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  2. PHÂN TÍCH EAC, BAC, VAC  Bạn nên xem tài liệu về “Phân tích Earned Value” trong bài giảng khoá học “Bồi dưỡng kiến thức & kỹ năng Quản Lý Dự ÁnXây Dựng” của Trung Tâm Bồi Dưỡng Kế Toán – Đại Học Mở Bán Công TP.HCM  Một công tác A có Duration=3 ngày,chi phí là 1500. Bạn vào Windows, chọn Split.  Ở màn hình bên dưới, chọn View → Gantt Chart → Table → More Tables  Trên cửa sổ More Tables ta chọn Earned Value , rồi ấn Apply 2 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  3. 3 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  4. Aán vào nút “Apply” 4 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  5. 5 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  6. Quan sát màn hình ta thấy:  EAC (Estimate at Completion)= $1500 : thể hiện chi phí cuối cùng để hoàn thành công việc. Chúng ta có thể để MS Project tự tính toán, trong trường hợp này, nó chính là Total Cost của phương án hiện hữu. Nếu bạn nhập giá trị này mà có chênh lệch với giá trị do MS Project tự tính toán, MS Project sẽ tự coi đó là Fixed Cost 6 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  7. Quan sát màn hình ta thấy:  BAC (Budget at Completion) : thể hiện tổng chi phí của công tác theo kế hoạch cơ sở (Baseline Cost). Nó cũng là Total Cost khi chùng ta lưu kế hoạch cơ sở (Baseline Schedule)  VAC (Variance at Completion) : thể hiện chênh lệch chi phí giữa tổng chi phí của công tác theo Baseline và tổng chi phí công tác theo Current. VAC = BAC – EAC  Chú ý: BAC = Baseline Cost của công tác, nhưng EAC=Total Cost của phương án tiến độ hiện thời 7 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  8. Quan sát màn hình ta thấy:  Cập nhật công tác đã hoàn thành 50%, với cách tính tự động của MS Project = “Actual are always calculated by MP ” thì được kết quả trên màn hình như sau: 8 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  9. MS Project tự động tính toán theo quy định mặc định là “Actual cost are always calculated by MP” thì được kết quả như sau: 9 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  10. Quan sát màn hình ta thấy:  Bây giờ ta xóa bỏ cách tính tự động của MS Project = “Actual are always calculated by MP ” bằng cách gỡ bỏ dấu √ ra khỏi vị trí có dòng chữ “Actual are always calculated by MP”  Sau đó cũng cập nhật công tác đã hoàn thành 50%, thì được kết quả trên màn hình như sau: 10 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  11. 11 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  12. Gỡ bỏ dấu √ ra khỏi vị trí này 12 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  13. 13 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  14. Giả định rằng ta cần đến $800 để hoàn thành 50% của công tác A. Lúc này ta nhập trực tiếp $800 vào cột Actual Bạn sẽ quan sát được trên màn hình như sau: 14 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  15. 15 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  16. Nhận xét:  EAC đã tăng lên 1550 và VAC là -50. Lúc này MS Project hiểu: công tác A ước lượng phải cần một chi phí như vậy mới hoàn thành 100%. MS Project xem $800 để hoàn thành 50%, còn 50% còn lại thì MP quan niệm theo giá cũ tức là 1500*50%=750 , do vậy Total Cost của phương án hiện tại là =800+750= $1550 . 16 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  17. Trường hợp khác:  Xem chi phí thực tế vẫn là $800 nhưng khối lượng công tác đã hoàn thành 75% : thì ta có kết quả như sau: MS Project xem 75% của công tác được hoàn thành với chi phí $800, 25% còn lại coi như giá cũ là 1500*0,25 = $375 ⇒ Tổng chi phí (Total Cost) = 800+375 = $1175 17 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  18. 18 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  19. Bây giờ xét trường hợp:  Xem chi phí thực tế vẫn là $800 nhưng khối lượng công tác đã hoàn thành 25% : thì ta có kết quả trên màn hình như sau:  MS Project xem 25% của công tác được hoàn thành với chi phí $800, 75% còn lại coi như giá cũ là 1500*0,75 = 1125 ⇒ Tổng chi phí (Total Cost) = 800+1125 = $1925  Lưu ý: Lúc này bạn thấy các giá trị BCWS, BCWP, ACWP, SV, CV, CPI, SPI đều có giá trị là 0 bởi vì chúng ta chưa có ngày Status Date, nên MP hiểu dự án chưa thực hiện 19 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  20. 20 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  21. Thực hành với BCWS, BCWP, ACWP, SV, CV, CPI, SPI 21 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  22. Bây giờ: Thêm một công tác B có D=4 ngày và chi phí là $1000, bạn quan sát được trên màn hình như sau: 22 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  23. 23 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  24. Sau khi cập nhật lại Baseline, ta được: 24 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  25. Bây giờ: Ta xem như dự án làm được 1 ngày so với ngày khởi đầu (18Dec 2004) là cuối ngày 20 Dec 2004  Vào Project  Chọn Project Information  Nhập 20 Dec 2004 vào cửa sổ Status Date Bạn quan sát được trên màn hình như sau: 25 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  26. Nhập vào 20 Dec 2004 26 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  27. 27 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  28. Lúc này: Ta có: BCWS = $500, nếu cập nhật BCWS vào cuối ngày 21 Dec 2004 thì Bạn quan sát được trên màn hình như sau: 28 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  29. 29 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  30. 30 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  31. Lúc này: Ta có: BCWS = $1000, nếu cập nhật BCWS vào cuối ngày 23 Dec 2004 thì Bạn quan sát được trên màn hình như sau: 31 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  32. 32 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  33. 33 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  34. Lúc này: Ta có: BCWS (của công tác A) = $1500 BCWS (của công tác B) = $250 ⇒ BCWS chính là chi phí tích lũy theo kế hoạch của công tác đó (tính từ thời điểm bắt đầu dự án cho đến ngày cập nhật trạng thái dự án (Status Date)) Bây giờ, ta xem xét đến BCWP và SV , ta trở về trường hợp Status Date là cuối ngày 20 Dec 2004, rồi xem công tác A hoàn thành 25%, lúc này ta có: giá trị BCWP của công tác A là $375 34 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  35. 35 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  36. 36 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  37. Trường hợp Status Date là cuối ngày 20 Dec 2004, rồi xem công tác A hoàn thành 25%, và bật cơ chế tính toán tự động của MP, ta có: 37 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  38. SV = BCWP – BCWS = $375 - $500 = -$125 38 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  39. Khi không bật cơ chế tính toán tự động của MP, ta có thể nhập vào Actual Cost theo ý muốn. Giả sử chiphí để làm 25% của công tác A là 550 thì : 39 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  40. Không đánh dấu vào chổ này 40 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  41. CV = BCWP – ACWP = $375 - $550 = -$175 41 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  42. Yêu cầu: Tính chỉ số SPI, CPI trong MS Project 2000  MS Project 2002 có hổ trợ trường này  MS Project 2000 không hổ trợ trường này, vì vậy chúng ta phải tự thiết lập bằng cách như sau: Ví dụ: Chi phí dự trù để hoàn thành 1 hạng mục A trong 9 ngày là $1500. Hôm nay là ngày thứ 9 của tiến trình thực hiện. Tuy nhiên đến lúc này từ sổ sách chi tiêu thực tế đã chi ra $1350, qua đo lường thực trạng hạng mục này chỉ hoàn thành được 2/3 khối lượng dự trù. 42 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  43. Yêu cầu: Tính chỉ số SPI, CPI trong MS Project 2000  Nếu tính toán bằng thủ công ta có kết quả sau: BCWS = $1500 (vì dự trù làm trong 9 ngày & hiện nay ta đã làm được 9 ngày) BCWP = $1500 * (67%) = $1005 CV = BCWP – ACWP = $1005 - $1350 = -$345 SV = BCWP – BCWS = $1005 - $1500 = -$495 CPI = BCWP/ACWP = $1005/$1350 = 0.74 SPI =BCWP/BCWS = $1005/$1500 = 0.67 43 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
  44. Yêu cầu: Tính chỉ số SPI, CPI trong MS Project 2000 Nếu tính toán bằng MS Project ta làm như sau:  Tạo một dự án mới với hạng mục A có duration = 9 ngày, ngày bắt đầu là 20 Dec 2004  Nhập vào Total Cost = 1500 { Khai báo BAC }  Khai báo Status Date = 30 Dec 2005 { Tính BCWS }  Nhập tỷ lệ hoàn thành dự án là 67%{Tính BCWP} 44 Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)