Tài liệu Nghiệp vụ thư ký - Đặng Thanh Nam

Nội dung text: Tài liệu Nghiệp vụ thư ký - Đặng Thanh Nam

1. TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƯ VIỆN – VĂN PHÒNG BỘ MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TÀI LIỆU HỌC TẬP HỌC PHẦN: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ (Giảng viên: Đặng Thanh Nam) TP. HỒ CHÍ MINH - 2016 1
2. LỜI NÓI ĐẦU Hiện nay, khi nền kinh tế Việt Nam phát triển, hội nhập với quốc tế một cách sâu rộng trên tất cả các lĩnh vực thì nhiều cơ quan/doanh nghiệp rất cần đến vị trí lao động giúp việc cho các nhà lãnh đạo. Đó là vị trí “thư ký”, người giúp việc trực tiếp cho các nhà lãnh đạo. Cũng không hẳn rằng trước đây không có vị trí lao động này trong các cơ quan/doanh nghiệp, nhưng vị trí “thư ký” ngày này (đặc biệt trong khối doanh nghiệp) thì có sự khác biệt rất lớn về phẩm chất đạo đức, về trình độ, về kỹ năng nghề nghiệp, tác phong lao động và sự tư duy trong lao động. Phạm vi nghiệp vụ của người thư ký khá rộng, không chỉ bao gồm các nghiệp vụ hành chính văn phòng mà còn có những yêu cầu về công tác tài chính, kế toán, quản trị, thống kê, lễ tân đối ngoại, nghiệp vụ về kinh tế-thương mại Tập tài liệu này cung cấp một phần nhỏ kiến thức, kỹ năng về người thư ký lãnh đạo, giúp sinh viên chuyên ngành Ngoại ngữ có những hiểu biết nhất định về vị trí lao động này để có thể thực hiện được các yêu cầu công việc trong tương lai tại các cơ quan/doanh nghiệp. 2
3. CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ THƯ KÝ 1.1. Quan niệm về thư ký và nghề thư ký 1.2. Chức trách, nhiệm vụ của người thư ký 1.3. Các yêu cầu đối với người thư ký 1.1. Quan niệm về thư ký và nghề thư ký 1.1.1. Thư ký Bất kỳ một cơ quan, công ty, doanh nghiệp (sau đây gọi chung là tổ chức), để giúp việc cho các nhà lãnh đạo cấp cao đều bố trí bộ phận giải quyết các công việc hành chính như thường trực tại văn phòng; lễ tân, giao tiếp, hướng dẫn cho khách và đồng nghiệp; trực điện thoại; tiếp nhận văn bản, đơn, thư; soạn thảo văn bản; kiểm tra emal, fax và báo cáo lãnh đạo; giải quyết các thủ tục hành chính liên quan tới lãnh đạo và đồng nghiệp; tổ chức và tham gia tổ chức các hoạt động như họp, hội nghị, chuẩn bị chuyến công tác cho lãnh đạo Do vị trí làm việc liên quan tới công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo nên người được bố trí vào công việc này là những người được lựa chọn cẩn thận. Họ thường là những người nhã nhặn, lịch sự, nhanh nhẹn, giỏi giao tiếp; am hiểu về hoạt động của tổ chức cũng như các quy định, quy trình thủ tục trong hành chính; có hình thức ưa nhìn, năng động và cầu tiến. Có nhiều quan niệm khác nhau, nhưng tựu trung lại thì thư ký là những người trực tiếp giải quyết những công việc hành chính, giúp việc cho lãnh đạo để họ tập trung vào công tác điều hành tổ chức một cách hiệu quả. Theo tổ chức thư ký chuyên nghiệp quốc tế (IPS) thì thư ký là người trợ giúp của cấp quản trị, là người nắm vững các nghiệp vụ hành chính văn phòng, có khả năng nhận lãnh trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đưa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn. Thư ký văn phòng:là người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ các công việc có liên quan đến chuyên môn của văn phòng như quản lý hồ sơ tài liệu; đảm nhận các yêu cầu về thông tin, giao tiếp à tổ chức sắp xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của một cơ quan/tổ chức hoặc người lãnh đạo của một cơ quan/tổ chức (TS. Vũ Thị Phụng) 1.1.2. Nghề thư ký Thư ký một nghề và xuất hiện ở hầu hết tổ chức (đặc biệt là các doanh nghiệp) vì đơn giảncác nhà quản trị cấp cao có quá nhiều việc phải giải quyết, và họ cần có người trợ giúp, giúp việc hàng ngày. Nhiệm vụ của thư ký tương đối rộng và có tính tổng hợp như các công việc liên quan tới thủ tục hành chính; xử lý văn bản, hồ sơ, tài liệu; thu 3
4. thập và báo cáo thông tin; về lễ tân, giao tiếp; sắp xếp cuộc họp, cuộc làm việc cho lãnh đạo Ngoài những công việc nêu trên, người thư ký khi làm việc tại các doanh nghiệp còn hỗ trợ cho hoạt động quản lý - sản xuất – kinh doanh như tham gia vào công tác tuyển dụng lao động; làm việc với các nhà cung cấp, nhà phân phối, khách hàng theo yêu cầu của lãnh đạo, giải quyết các thủ tục liên quan tới xuất nhập khẩu hàng hóa; lo thủ tục hành chính liên quan tới hoạt động của doanh nghiệp Trong quá trình làm việc, họ thường xuyên tiếp xúc và giải quyết công việc với các nhà lãnh đạo, với đồng nghiệp và với những cá nhân, tổ chức bên ngoài. Các công việc này đều ảnh hưởng tới hoạt động chung của tổ chức và tới sự chỉ đạo, điều hành và quản lý của lãnh đạo. Chính vì thế, đối với các tổ chức thì việc lựa chọn nhân sự thực hiện công việc này cũng những yêu cầu nhất định về phẩm chất đạo đức, về chuyên môn nghiệp vụ; về hình thức, về khả năng giao tiếp. Ngày nay, với mô hình các tập đoàn, tổng công ty hay với các doanh nghiệp có quy mô lớn thì ngay trong một đơn vị của doanh nghiệp, do khối lượng công việc lớn thì ngay các phòng ban cũng cần có một thư ký của phòng. Chẳng hạn phòng Kinh doanh của công ty cũng cần một người thường xuyên thường trực tại phòng và giải quyết các công việc như: tiếp nhận các hồ sơ, tài liệu và chuyển cho lãnh đạo phòng và các đồng nghiệp; chuyển giao các văn bản, thông tin theo yêu cầu của trưởng phòng để thực hiện; soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo và đề nghị hỗ trợ các đồng nghiệp; trực tiếp hướng dẫn đối với khách hàng tới giao dịch hoặc qua điện thoại, qua email; giải quyết các công việc có liên quan tới các phòng ban khác và với bên ngoài; hỗ trợ các đồng nghiệp bằng việc cung cấp thông tin, số liệu một cách nhanh chóng, chính xác Nhờ có họ mà công việc của phòng được sắp xếp, bố trí ngăn nắp, khoa học; thông tin được truyền đạt hay xử lý nhanh chóng; các công việc hậu cần của phòng được xử lý nhanh chóng góp phần giải quyết nhanh chóng các hợp đồng, dự án hay các nhiệm vụ mà phòng phải thực hiện. Chính vì thế, thư ký là một công việc, đóng góp không nhỏ vào sự thành công của lãnh đạo và của doanh nghiệp. Người làm công việc này cũng cần nhận thức rõ vị trí của mình và nỗ lực không ngừng để nâng cao hiệu quả công việc, xây dựng niềm tin, uy tín với lãnh đạo, đồng nghiệp và khách hàng. 1.2. Chức trách, nhiệm vụ của người thư ký 1.2.1. Chức trách của người thư ký Công tác của người thư ký là một công việc thường xuyên, liên tục, có tính chất giúp việc cho công việc quản lý và điều hành của lãnh đạo và hỗ trợ cho công tác chuyên môn của đồng nghiệp và khách hàng, đối tác. Chức trách của người thư ký là thực hiện tốt các nghiệp vụ hành chính văn phòng, giúp việc cho lãnh đạo và hỗ trợ về mặt thủ tục, giấy tờ, thông tin cho đồng nghiệp ở các đơn vị, phòng ban chuyên môn cũng như các khách hàng, đối tác trong quá trình làm việc. Đồng thời tham mưu cho lãnh đạo trong công tác quản lý tổ chức. 4
5. 1.2.2. Nhiệm vụ của người thư ký Tùy vào đặc điểm của từng cơ quan, doanh nghiệp và theo phân cấp quản lý thì nhiệm vụ của người thư ký có thể khác nhau. Tuy nhiên, trên thực tế có thể nhận thấy các nhiệm vụ chính của người thư ký tổ chức như sau: 1.2.2.1. Nhiệm vụ hành chính văn phòng: - Trực văn phòng lãnh đạo, trực tổng đài điện thoại, hướng dẫn và giải quyết thủ tục hành chính cho đồng nghiệp; hướng dẫn cho khách hàng tới giao dịch, làm việc với lãnh đạo. - Tiếp nhận báo chí, công văn, giấy tờ gửi tới chô lãnh đạo và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân theo thẩm quyền. - Tiếp nhận các mệnh lệnh, yêu cầu của lãnh đạo và triển khai, thông báo tới các cá nhân, đơn vị để thi hành. - Soạn thảo, đánh máy các văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo. Tiếp nhận các dự thảo văn bản từ các đơn vị, cá nhân và trình lãnh đạo phê duyệt. - Thực hiện việc xử lý văn bản đi, văn bản đến, lưu hồ sơ của lãnh đạo. - Xây dựng (tham gia xây dựng) kế hoạch làm việc của lãnh đạo như lịch công tác tuần, tháng, các kế hoạch chuyên môn khác Thông báo tới các đơn vị, phòng ban lịch làm việc sau khi lãnh đạo ký duyệt. - Phối hợp với các đơn vị, bộ phận khác trong việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, các sự kiện lớn của cơ quan/doanh nghiệp và có sự tham gia của lãnh đạo. - Giải quyết các thủ tục hành chính khác theo yêu cầu của lãnh đạo. 1.2.2.2. Nhiệm vụ tổ chức và trợ giúp lãnh đạo điều hành: - Liên hệ, sắp xếp kế hoạch làm việc của lãnh đạo với đồng nghiệp và với khách. Thông báo, phối hợp với đồng nghiệp chuẩn bị nội dung khi làm việc với lãnh đạo. - Phối hợp với các đơn vị/phòng ban chuẩn bị đầy đủ thông tin, hồ sơ, tài liệu các buổi làm việc theo yêu cầu của lãnh đạo. - Sắp xếp, chuẩn bị, đảm bảo các thủ tục cần thiết cho lãnh đạo đi công tác trong và ngoài nước. - Tổng hợp, báo cáo, cung cấp thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo; báo cáo kịp thời cho lãnh đạo các vấn đề phát sinh trong cơ quan/doanh nghiệp. - Liên hệ, giải quyết các công việc có liên quan tới các cơ quan nhà nước theo yêu cầu của lãnh đạo. - Thực hiện công tác khác khi được yêu cầu (phiên dịch, ghi biên bản, lễ tân ). 5
6. Ngoài các công việc chung, phổ biến trên thì người thư ký còn có trách nhiệm tham gia, hỗ trợ, phối hợp với các phòng ban, cá nhân để thực hiện các nhiệm vụ chung; tham gia vào các hoạt động cụ thể khác theo sự phân công của lãnh đạo. 1.3. Yêu cầu đối với người thư ký 1.3.1. Yêu cầu về phẩm chất đạo đức. Phẩm chất nghề nghiệp của người lao động là một khái niệm dùng để chỉ những đặc trưng bản chất nhất được kết tinh trong con người lao động để có khả năng thực hiện một công việc, một nghề nhất định. Dối với người thư ký giúp việc cho các nhà quản trị cấp cao đòi hỏi các yêu cầu sau: Trung thực: Chủ tịch Hồ Chí Minh quan niệm “trung thực” là sống phải thật thà, trung thực, thẳng thắn, nghĩa tình; trung thực là nói phải đi đôi với làm. Người thư ký trong quá trình làm việc cần phải rất trung thực, trung thực trong suy nghĩ, trong lời nói, trong hành động. Chính sự trung thực của người thư ký góp phần xây dựng uy tín của lãnh đạo, của tổ chức và uy tín của chính bản thân người thư ký. Cẩn trọng, tỉ mỉ: Công việc hàng ngày của người thư ký phần nhiều liên quan tới số liệu, tới quy trình thủ tục, quy định của tổ chức và của pháp luật;đồng thời liên quan tới các quyết định của lãnh đạo. Chính vì thế trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình, người thư ký phải cẩn thận, tỉ mỉ, tôn trọng và thực hiện đúng các quy trình nghiệp vụ để đảm bảo sự chính xác trong từng khâu nghiệp vụ, đảm bảo chất lượng công việc, tránh tình trạng xảy ra sai sót ảnh hưởng tới công việc của lãnh đạo, của đồng nghiệp, của khách hàng. Bảo mật thông tin: Đối với điều hành của lãnh đạo thì sự bảo mật thông tin là cực kỳ quan trọng. Trong quá trình làm việc, người thư ký được tiếp xúc và nắm được nhiều thông tin quan trọng thông qua những nghiệp vụ như soạn thảo văn bản cho lãnh đạo; tiếp nhận, xử lý các văn bản, hồ sơ thuộc thẩm quyền của lãnh đạo; tổng hợp số liệu, báo cáo; tham dự các cuộc họp với lãnh đạo, sự trao đổi của đồng nghiệp khi phối hợp giải quyết công việc Do đó, việc lộ thông tin sẽ gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới hoạt động của tổ chức, tới uy tín của lãnh đạo và đồng nghiệp. Do đó, phải luôn ý thức trong việc bảo mật: thực hiện đúng các quy định trong chế độ thông tin; không truyền đạt các thông tin khi chưa được phép, không trao đổi thông tin quan trọng với những người không liên quan; quản lý hồ sơ tài liệu chặt chẽ Năng động, sáng tạo trong công việc: Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, bên cạnh việc thực hiện nghiêm túc các quy định, quy trình nghiệp vụ thì người thư ký cũng cần chú ý phát hiện những điểm chưa hợp lý của các quy trình thủ tục, của hệ thống biểu mẫu đang áp dụng hay những điểm còn bất cập trong các khâu nghiệp vụ khác vì những yêu cầu mới của thực tế. Từ đó nghiên cứu cách xử lý và đề xuất ý kiến với cấp trên để cải tiến, thay đổi, chỉnh sửa hay bổ sung hoàn thiện các quy định, quy trình nghiệp vụ, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý của lãnh đạo cũng như của cơ quan, doanh nghiệp. Học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ: Trong điều kiện hội nhập hiện nay, các cơ quan/doanh nghiệp không ngừng cải tiến, thay đổi để nâng cao năng lực cạnh tranh, nâng cao chất lượng sản phẩm đồng thời tối ưu hóa hoạt động quản lý. Chính 6
7. vì vậy, để hoàn thành tốt công việc, để xây dựng uy tín thì người thư ký cũng phải không ngừng nỗ lực và học hỏi để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, hoàn thiện các kỹ năng nghề nghiệp, thay đổi tư duy, cách giao tiếp , từ đó hoàn thành tốt các nhiệm vụ của mình. Tự giác, kỷ luật lao động: Hàng ngày người thư ký cần phải tự giác trong việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ theo sự phân công nhưng đồng thời cũng cần chủ động phối hợp với các đồng nghiệp để hoàn thành các công việc chung cũng như hỗ trợ họ trong quá trình công tác. Do đó ý thức tự giác, chủ động, kỷ luật trong công việc, sự tôn trọng và thực hiện nghiêm túc các quy chế, quy trình làm việc là điều kiện quan trọng để người thư ký hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. 1.3.2. Yêu cầu về chuyên môn, nghiệp vụ Thành thạo các nghiệp vụ hành chính văn phòng: Người làm thư ký cần phải hiểu biết chuyên sâu về các nghiệp vụ hành chính văn phòng. Trong thời kỳ hội nhập thì các nghiệp vụ văn phòng (đặc biệt là tại các doanh nghiệp) không thể thực hiện một cách qua loa, tùy tiện hay theo chủ nghĩa kinh nghiệm. Việc hiểu biết chuyên sâu về chuyên môn của người thư ký thể hiện ở: - Nắm chắc các quy định của pháp luật về các nghiệp vụ văn phòng. Hiện nay các quy định đó là tương đối đầy đủ và chi tiết, được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp các cơ quan, doanh nghiệp không có quy định cụ thể thì người thư ký cần vận dụng các văn bản quy phạm pháp luật, tham khảo các kinh nghiệm tốt để xây dựng thành các quy trình nghiệp vụ cụ thể như: quy trình xử lý văn bản quy trình tổ chức họp/hội nghị, quy trình thông tin báo cáo, quy trình giải quyết các thủ tục hành chính trong nội bộ trình lãnh đạo phê duyệt và tổ chức thực hiện. - Trong trường hợp cơ quan, doanh nghiệp đã áp dụng tiêu chuẩn ISO thì người thư ký phải nắm chắc và thực hiện chính xác các quy trình nghiệp vụ đã có nhằm đảm bảo chất lượng đầu ra của công việc. - Vận dụng tốt các kiến thức đã được học trong nhà trường vào thực tế công việc. Có thể trong quá trình đào tạo các kiến thức chuyên môn không sát thực tế (vì sự phát triển của xã hội rất nhanh) nhưng đó là những kiến thức nền tảng giúp người thư ký có thể nhận định được sự việc, biết cách giải quyết nhanh chóng và hiệu quả. Đồng thời kiến thức nền tảng đó cho phép người thư ký có những tư duy vượt trội, đưa ra được sáng kiến, sáng tạo trong công việc và phát triển nghề nghiệp. Việc nắm bắt, cập nhật và vận dụng các kiến thức, các quy định thực sự rất quan trọng đối với người thư ký vì đó là điều kiện quan trọng đảm bảo kết quả các công việc được chính xác, nhanh chóng và hiệu quả. Thành thạo về kỹ năng nghề nghiệp: Để hoàn thành tốt nhiệm vụ, người thư ký phải thành thạo về kỹ năng nghề nghiệp. Các kỹ năng đó bao gồm: Nhóm các kỹ năng chuyên môn: - Kỹ năng soạn thảo văn bản 7
8. - Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức công việc, quản lý thời gian. - Kỹ năng thu thập, xử lý, tổng hợp, báo cáo và cung cấp thông tin. - Kỹ năng tổ chức sự kiện, hội nghị, họp - Kỹ năng tổ chức chuyến công tác - Kỹ năng xử lý văn bản, lập và quản lý hồ sơ. - Kỹ năng về sử dụng máy tính, sử dụng các phần mềm hỗ trợ; khai thác tài nguyên internet, gửi và nhận email - Kỹ năng sử dụng các trang thiết bị văn phòng Nhóm các kỹ năng hỗ trợ: - Kỹ năng giao tiếp. - Kỹ năng làm việc nhóm. - Kỹ năng đàm phán, thương lượng - Kỹ năng giải quyết xung đột Hướng dẫn nghiệp vụ cho đồng nghiệp: Trên thực tế, mặc dù có quy định nhưng không phải tất cả những người làm việc trong cùng một tổ chức đều có thể nắm được hết các quy định, thủ tục được áp dụng trong văn phòng. Người thư ký cần có năng lực hướng dẫn họ thực hiện một cách thống nhất, nhanh chóng và hiệu quả. Ví dụ không phải ai cũng hiểu và thành thạo cách lập hồ sơ nguyên tắc công việc của mình. Họ hiểu là cần phải làm đúng theo quy định nhưng việc tập hợp các văn bản hướng dẫn, các quy định liên quan và việc sắp xếp, cập nhật, loại bỏ các văn bản, điều khoản hết hiệu lực không dễ được thực hiện thường xuyên và khoa học. Do đó, trong việc này, người thư ký cần biết cách trao đổi, hướng dẫn đồng nghiệp để họ thực hiện được thống nhất, thường xuyên và giúp họ lập được các hồ sơ nguyên tắc phục vụ cho công việc của mình. 1.3.2. Yêu cầu sự hiểu biết về chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề hoạt động cụ thể của cơ quan/doanh nghiệp mình làm việc Khi làm việc ở một cơ quan/doanh nghiệp cụ thể thì người làm thư ký ngoài việc thành thạo về các nghiệp vụ hành chính thì còn phải biết rất rõ hoạt động của tổ chức nơi mình đang làm việc. Ngay từ khi được nhận vào làm việc (thậm chí là trước khi vào làm việc), cần tìm hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề hoạt động, cơ cấu tổ chức đồng thời cũng phải tìm hiểu rõ quy trình hoạt động, thẩm quyền, trách nhiệm của các phòng ban, đơn vị để có thể thực hiện được các công việc của mình một cách chính xác, thống nhất với hoạt động của toàn bộ máy. Chẳng hạn một người khách điện thoại hỏi về sản phẩm của công ty thì không thể nói ngay rằng “em không biết” hay “để em gọi người phụ trách”, mà người thư ký cần phải biết tổng quan về sản phẩm để trao đổi với khách hoặc biết được vấn đề cụ thể gì của khách liên quan tới sản phẩm để báo cáo lãnh đạo hặc chuyển máy tới đúng phòng nghiệp vụ để xử lý. Yêu cầu này đòi hỏi người thư ký 8
9. phải tự tìm hiểu, chủ động, tự giác và thường xuyên để nâng cao nhận thức, hiểu biết của mình, nhanh chóng hội nhập với đồng nghiệp, và hoạt động của cơ quan/doanh nghiệp. 1.3.3. Yêu cầu sự hiểu biết về cơ quan hành chính và pháp luật liên quan Công tác điều hành của nhà lãnh đạo trong mọi tổ chức đều đòi hỏi phải tuân thủ các quy định của pháp luật, do đó người thư ký ngoài việc nắm chắc các quy định nghiệp vụ hành chính thì còn phải chủ động tìm hiểu các quy trình, thủ tục có liên quan tới công việc khác để phối hợp, hỗ trợ đồng nghiệp hoặc trực tiếp xử lý. Thông thường đó là các quy định về lao động như: tuyển dụng lao động, sử dụng lao động, chế độ- chính sách đối với người lao động, khai trình lao động với cơ quan nhà nước có thẩm quyền ), thủ tục quản lý lao động nước ngoài (trong trường hợp cơ quan, doanh nghiệp có người nước ngoài làm việc) hoặc liên quan tới hải quan Các công việc này đều phải thực hiện theo các quy định của pháp luật nên người thư ký phải hiểu rõ những cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại địa phương để liên hệ giải quyết công việc, cập nhật các quy định để hỗ trợ lãnh đạo trong việc giải quyết công việc của tổ chức. 1.3.4. Yêu cầu về giao tiếp, hội nhập Nghề thư ký được ví như “làm dâu trăm họ” vì họ phải tiếp xúc, làm việc với rất nhiều đối tượng. Bên trong nội bộ có lãnh đạo, đồng nghiệp. Bên ngoài có đối tác, khách hàng Chính vì thế người thư ký cần giữ thái độ niềm nở, nhã nhặn; ngôn ngữ chuẩn mực; hành vi lịch sự; cùng với sự quan tâm, hướng dẫn chu đáo, ân cần; tác phong nhanh nhẹn, dứt khoát; cách xử lý chuyên nghiệp, linh hoạt sẽ gây ấn tượng tốt đẹp trong lãnh đạo, trong đồng nghiệp và khách hàng. Và nhờ đó, nhiệm vụ dù phức tạp tới đâu, nhưng với sự khéo léo, tế nhị, chân thành và cách giải quyết thông minh của người thư ký sẽ nhận được sự giúp đỡ, hỗ trợ và ủng hộ của đồng nghiệp, của khách hàng và chắc chắn sẽ đạt hoàn thành và đạt kết quả cao. 1.3.5. Yêu cầu về trình độ ngoại ngữ Hội nhập quốc tế đang là xu thế thời đại và Việt Nam cũng đang tích cực tham gia vào quá trình này thông qua các hiệp định thương mại quốc tế đã được ký kết trong những năm vừa qua như Hiệp định thương mại xuyên Thái Bình Dương, hiệp định thương mại tự do khu vực Asean, . Điều đó đòi hỏi các cơ quan, tổ chức (đặc biệt là các doanh nghiệp) cũng phải nâng cao năng lực của mình và một trong những yêu cầu là đội ngũ cán bộ, nhân viên phải giao tiếp được với đối tác nước ngoài. Do đó, người thư ký cần phải trang bị cho mình có trình độ ngoại ngữ tốt, thường xuyên học tập, trau dồi để có thể giao tiếp thành thạo với người nước ngoài và hỗ trợ các nhà quản lý trong quá trình làm việc, hợp tác với đối tác nước ngoài. 9
10. CHƯƠNG 2 TỔ CHỨC THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ ĐỒNG NGHIỆP 2.1. Khái quát về thông tin quản lý 2.2. Trách nhiệm của người thư ký trong việc tổ chức thông tin phục vụ lãnh đạo và đồng nghiệp. 2.3. Phương pháp cung cấp thông tin cho lãnh đạo và đồng nghiệp 2.1. Khái quát về thông tin quản lý. 2.1.1. Thông tin quản lý Thông tin quản lý được hiểu một cách đơn giản là những tín hiệu, dữ liệu, tin tức được thu nhận, phân tích, xử lý, lựa chọn và được sử dụng cho việc ra quyết định của một tổ chức. Chưa bao giờ thông tin lại đóng vai trò quan trọng như hiện nay đối với các cơ quan/doanh nghiệp. Nếu trước đây, trong nền kinh tế nhỏ bé, manh mún thì thông tin được coi là thứ yếu, ít quan trọng hơn các vấn đề khác nhưng trong nền kinh tế hội nhập quốc tế thì thông tin được coi là nguồn lực quan trọng của tổ chức. Đặc biệt trong hoạt động sản xuất-kinh doanh thì thông tin thậm chí quyết định tới sự thành công, thất bại của một doanh nghiệp, ví dụ như bài học của các doanh nghiệp trong ngành chế biến thủy sản xuất khẩu của Việt Nam. Trong bối cảnh đó, người thư ký với nhiệm vụ trợ giúp cho lãnh đạo cấp cao có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thông tin trong tổ chức được liên tục (bằng văn bản và các kênh thông tin khác), giúp việc trực tiếp của lãnh đạo, hỗ trợ cho các đơn vị đồng nghiệp về thông tin, góp phần không nhỏ trong sự thành công của tổ chức. 2.1.2. Vai trò của thông tin trong hoạt động của cơ quan/doanh nghiệp - Vai trò của thông tin trong việc lập kế hoạch: Lập kế hoạch là công việc phức tạp và khó khăn nhưng nó có ý nghĩa quan trọng trong sự phát triển của tổ chức. Để có được những kế hoạch đúng đắn, các nhà quản lý cần rất nhiều thông tin. Đó là: + Xác định cơ hội cũng như thách thức đối với tổ chức. + Nhận thức vấn đề mà cơ quan/doanh nghiệp phải giải quyết. + Xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng các mục tiêu. + Lựa chọn các phương án để thực hiện các quyết định quản lý 10
11. - Vai trò của thông tin trong công tác tổ chức bộ máy: Trong quá trình thực hiện chức năng tổ chức, thông tin có vai trò quan trọng ở các phương diện: + Đánh giá các vấn đề liên quan tới việc thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức. + Là cơ sở quan trọng trong công tác phân công và giao quyền. + Xây dựng các phương án để bố trí, sắp xếp, sử dụng nhân lực. + Làm cơ sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế và chính sách của tổ chức. + Xây dựng các phương pháp quản lý trong tổ chức được hiệu quả. + Cung cấp các dữ liệu cần thiết để sử dụng hiệu quả các nguồn lực. - Vai trò của thông tin trong công tác lãnh đạo, điều hành: Khi thực hiện chức năng lãnh đạo, thông tin giúp các nhà quản lý giải quyết đúng đắn và hiệu quả các nội dung sau: + Nắm bắt được mọi hoạt động trong tổ chức, qua đó nhận thức các vấn đề liên quan để có biện pháp quản lý, điều hành. + Giúp cho việc ban hành các quyết định quản lý được nhanh chóng, chính xác. + Giúp nhà lãnh đạo thực hiện tốt công tác truyền thông để thúc đẩy công việc, động viên, khuyến khích người lao động. - Vai trò của thông tin trong công tác kiểm tra, đánh giá: Trong lĩnh vực kiểm tra, đánh giá thì thông tin có vai trò quan trọng, được thể hiện ở: + Cung cấp dữ liệu cho việc xây dựng các tiêu chuẩn để đánh giá, kiểm tra. + Xây dựng các kế hoạch đánh giá, kiểm tra trong tổ chức. + Xây dựng các biện pháp khắc phục những hạn chế phát hiện được. Như vậy, có thể thấy rằng thông tin là “mạch máu” trong một cơ quan/doanh nghiệp, là một trong những nguồn lực của tổ chức. Cùng với các đồng nghiệp, người thư ký cần ý thức và thực hiện tốt các nhiệm vụ về công tác thông tin, hỗ trợ cho lãnh đạo và các đơn vị chuyên môn, đóng góp vào sự phát triển của cơ quan/doanh nghiệp. 2.1.3. Nhu cầu của lãnh đạo về thông tin để quản lý, điều hành Để điều hành, quản lý thì các nhà lãnh đạo của các cơ quan/doanh nghiệp hàng ngày cần lượng thông tin rất lớn và các đơn vị, phòng ban, cá nhân đều có trách nhiệm cung cấp, báo cáo cho lãnh đạo. Các thông tin đó rất đa dạng về nội dung như tình hình thực hiện các chương trình, kế hoạch; tình hình tài chính, tình hình nhân sự cho tới các thông tin về thị trường, đối thủ cạnh tranh, khách hàng . Với cương vị của thư ký thì hàng ngày cần cung cấp các nhóm thông tin chủ yếu sau: - Thông tin về tình hình hoạt động chung của cơ quan/doanh nghiệp: Đây là những thông tin nhằm giúp cho lãnh đạo nắm được thực trạng của cơ quan/doanh nghiệp để từ đó có các quyết định điều hành hợp lý. Ở nhóm thông tin này, người thư ký thường báo cáo các vấn đề chủ yếu sau: 11
12.  Tình hình thực hiện các chương trình, kế hoạch hoạt động chung toàn cơ quan/doanh nghiệp đã được phê duyệt.  Tình hình thực hiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan/doanh nghiệp.  Việc thực hiện các quy trình thủ tục hành chính, các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện cần có sự điều chỉnh để đảm bảo tính hợp lý.  Tình hình đảm bảo an toàn lao động.  Những phản ánh của người lao động, tập thể người lao động về hoạt động quản lý, điều hành; về mối quan hệ trong lao động; tâm tư, nguyện vọng của tập thể - Thông tin về tình hình xã hội liên quan tới hoạt động quản lý, lĩnh vực hoạt động kinh doanh của cơ quan/doanh nghiệp. Đây là nhóm thông tin quan trọng giúp cho lãnh đạo xác định chính xác những vấn đề liên quan tới hiệu quả hoạt động của tổ chức, nó ảnh hưởng rất lớn tới sự tồn tại và phát triển của cơ quan/doanh nghiệp. Các thông tin thuộc nhóm này rất đa dạng và do các đơn vị chức năng phối hợp cung cấp. Bao gồm các thông tin cơ bản sau:  Thông tin phản ánh của xã hội về hoạt động, về sản phẩm, về dịch vụ của cơ quan/doanh nghiệp.  Thông tin từ các cơ quan quản lý nhà nước gửi tới hoặc được đăng tải tại các phương tiện thông tin đại chúng liên quan trực tiếp tới hoạt động của cơ quan/doanh nghiệp.  Thông tin nổi bật của nền kinh tế xã hội như: thị trường lao động, xu hướng mới của thị hiếu, nghiên cứu mới về nền kinh tế, chính sách mới của đối thủ cạnh tranh liên quan trực tiếp tới hoạt động của cơ quan/doanh nghiệp. Nhóm thông tin này thường được đăng tải trên các phương tiện thông tin đại chúng, các tạp chí chuyên ngành, thậm chí là trên các mạng xã hội. Người thư ký cần tổ chức nhiều kênh thông tin để có thể nắm bắt kịp thời và lựa chọn báo cáo lãnh đạo. - Thông tin quy phạm pháp luật, những quy định có tính bắt buộc thi hành mới ban hành. Việc tuân theo quy định của pháp luật là điều kiện tiên quyết cho hoạt động của cơ quan/doanh nghiệp, vì vậy đây là nhóm thông tin đòi hỏi phải được báo cáo ngay để các nhà lãnh đạo có những quyết định kịp thời. Trong phạm vi chức trách của mình, người thư ký cần chú ý tìm hiểu và liên tục cập nhật những quy định mới về:  Quy định mới về pháp luật lao động, chế độ, chính sách cho người lao động  Quy định mới về các thủ tục hành chính mà cơ quan/doanh nghiệp thường thực hiện.  Quy định mới về an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, môi trường  Quy định mới về các lĩnh vực công tác khác mà người thư ký trực tiếp đảm trách. 12
13. Nhóm thông tin này thường được gửi tới cơ quan/doanh nghiệp bằng văn bản hoặc thư điện tử. Tuy nhiên để cập nhật được các thông tin quy phạm pháp luật một cách nhanh nhất, người thư ký có thể đăng ký với các cơ quan có thẩm quyền phổ biến pháp luật để được gửi các văn bản mới nhất thông qua email của mình. Ngoài ra cũng chủ động liên hệ với cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành hay các cơ quan/doanh nghiệp bạn để có được thông tin cập nhật. 2.1.4. Yêu cầu của thông tin khi cung cấp cho lãnh đạo và đồng nghiệp Thông tin mà người thư ký cung cấp cho lãnh đạo và đồng nghiệp không thể tùy tiện, nó đòi hỏi phải đảm bảo những yêu cầu nhất định vì gián tiếp ảnh hưởng tới các quyết định của lãnh đạo, của các đơn vị chuyên môn. Do đó, phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Thông tin phải chính xác, cập nhật: Thông tin trước khi cung cấp cho lãnh đạo và đồng nghiệp cần phải được kiểm tra kỹ lưỡng đảm bảo cho các nội dung, số liệu, diễn biến, kết quả của sự việc phải chính xác như thực tế, không được chỉnh sửa theo quan điểm chủ quan. Bên cạnh đó việc truyền đạt các mệnh lệnh của lãnh đạo hay triển khai các ý kiến chỉ đạo của nhà quản lý phải trung thực, không được chỉnh sửa hay phát triển theo cách hiểu của cá nhân. - Thông tin phải có tính tổng hợp cao: Thông thường người thư ký chỉ tìm và cung cấp đúng văn bản, đúng hồ sơ mà lãnh đạo/đồng nghiệp yêu cầu, tuy nhiên có nhiều trường hợp phát sinh những yêu cầu cung cấp thêm vì lượng thông tin vì chưa đầy đủ. Việc này dẫn tới mất thêm thời gian của lãnh đạo, ảnh hưởng tới tiến độ công việc của các đơn vị chức năng, đồng thời có thể xuất hiện sự đánh giá không tốt về chuyên môn của người thư ký. Thông tin khi cung cấp cho các nhà quản lý đòi hỏi phải xử lý, phân tích kỹ càng, phải có cơ sở thực tế và nhất là nó phải được khái quát từ nhiều mặt, nhiều vấn đề, tìm kiếm trên nhiều nguồn để có thể giúp nhà quản lý đi sâu nắm bắt được hiện trạng của từng sự việc nhất định. Chính vì thế người thư ký khi được yêu cầu cung cấp thông tin cần chú ý phân tích và tìm kiếm các thông tin, văn bản, tài liệu liên quan, hồ sơ lưu trữ để đảm bảo việc cung cấp được đầy đủ nhất (trừ trường hợp được yêu cầu cung cấp một văn bản, một hồ sơ hay mội nội dung thông tin cụ thể). Ví dụ: khi lãnh đạo yêu cầu báo cáo về tình hình nhân sự của công ty, thì cần thu thống kê và lập một bảng, trong đó thể hiện tương đối đầy đủ các thông tin về bộ máy nhân sự của công ty như hình dưới đây: T Họ Chức Đơn Năm Giới Trình Mức Thâm Hộ Thành Quê Điểm Những Ghi T tên vụ vị sinh tính độ lương niên khẩu tích quán mạnh nơi chú công chuyên công / điểm từng tác môn tác yếu làm việc Đây là một yêu cầu cao đối với người thư ký vì nó đòi hỏi khi thực hiện nhiệm vụ về thông tin cần phải có sự khái quát cao, sự quan sát thực tế và học hỏi đồng nghiệp; 13
14. đồng thời qua quá trình làm việc phải tự rút kinh nghiệm để nâng cao hiệu quả công việc. - Thông tin phải được cung cấp và truyền đạt nhanh chóng, kịp thời: Đây là yêu cầu quan trọng vì các nhà quản lý là người thường xuyên ban hành các quyết định để điều hành tổ chức. Những quyết định, mệnh lệnh của họ có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả quản lý, hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì thế người thư ký phải có ý thức cao trong việc cung cấp và truyền đạt thông tin của các cấp lãnh đạo một cách nhanh chóng, kịp thời tới các đơn vị, cá nhân bên trong cũng như bên ngoài tổ chức để tổ chức thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ. - Thông tin phải rõ ràng, tin cậy: Người thư ký cần phải kiểm tra kỹ các thông tin trước khi cung cấp về nội dung, về hình thức theo đúng quy định của cơ quan/doanh nghiệp. Trong trường hợp phải thể hiện các nội dung thông tin dưới dạng văn bản thì cần lựa chọn cách trình bày phù hợp, đảm bảo sự rõ ràng, cụ thể để lãnh đạo nắm bắt thông tin nhanh chóng. Ngoài ra, để đảm bảo thông tin được tin cậy cần lưu ý phải lựa chọn thông tin từ những nguồn tin đáng tin cậy, và trong những trường hợp nhất định phải ghi rõ nguồn của thông tin để có thể giải trình, xác minh khi cần thiết. - Thông tin phải bảo mật: Bảo mật thông tin tại nơi làm việc là trách nhiệm của mỗi cá nhân nhằm giữ an toàn thông tin của khách hàng, của tổ chức. Việc lộ bí mật thông tin (nhất là thông tin mật, thông tin chiến lượng, thông tin công nghệ ) sẽ dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng không lường trước được. Chính vì vậy, khi thực hiện các nhiệm vụ liên quan tới thông tin quản lý, điều hành; các thông tin quan trọng, thuộc diện bảo mật thì người thư ký phải hết sức lưu ý trong việc bảo quản để không làm lộ các thông tin đó. Phải tuyệt đối tuân thủ các quy định của có quan/doanh nghiệp trong việc bảo mật thông tin. Tóm lại, thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của tổ chức nói chung và của nhà quản lý nói riêng đòi hỏi phải đáp ứng được các yêu cầu cơ bản trên. Các yêu cầu đó để được thực hiện tốt rất cần sự hỗ trợ từ các đơn vị, đồng thời bản thân người thư ký cũng phải rất chú trọng trong các nghiệp vụ, đảm bảo cho các nhiệm vụ liên quan tới thông đạt được kết quả cao nhất. 2.2. Trách nhiệm của người thư ký trong việc tổ chức thông tin phục vụ lãnh đạo và đồng nghiệp 2.2.1. Tổ chức hệ thống thông tin tại văn phòng khoa học, hiệu quả Là “đầu mối thông tin” của lãnh đạo, người thư ký cần tổ chức tốt công tác thông tin để quản lý, khai thác và phục vụ thông tin hiệu quả cho lãnh đạo cũng như cho đồng nghiệp. Việc tổ chức hệ thống thông tin trong văn phòng lãnh đạo gồm các công việc chính sau: 2.2.1.1. Tổ chức tốt việc quản lý văn bản đi, văn bản đến của lãnh đạo. Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến và lưu hồ sơ thuộc nghiệp vụ văn thư. Nhà nước đã có quy định chi tiết về việc này nên người thư ký cần vận dụng các quy định đó để thực hiện trên thực tế. Cần xây dựng quy trình xử lý văn bản đi văn bản đến một cách chặt chẽ, phù hợp với điệu kiện quản lý điều hành của lãnh đạo cũng như cách 14
15. thức tổ chức văn thư của tổ chức. Cần chú ý thiết lập các sổ sách quản lý thông tin văn bản đi, văn bản đến (hoặc lựa chọn phần mềm thích hợp trong quản lý văn bản) để kiểm soát chặt chẽ và tra tìm văn bản nhanh chóng. 2.2.1.2. Tổ chức tốt việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Trong quá trình điều hành của lãnh đạo chắc chắn phát sinh rất nhiều hồ sơ, tài liệu do đó người thư ký cần lưu trữ và sắp xếp khoa học để khai thác, quản lý, tra tìm được nhanh chóng. Cụ thể: - Lập các loại hồ sơ chính sau để phục vụ công tác quản lý của lãnh đạo như:  Hồ sơ nguyên tắc: Đó là tập hợp các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ để làm cơ sở giải quyết công việc thành một hồ sơ, bên ngoài bìa hồ sơ ghi “Hướng dẫn về chế độ phúc lợi”, “quy định về chế độ bảo hiểm” Thường xuyên cập nhật các quy định để bổ sung vào hồ sơ nguyên tắc, loại bỏ hay đánh dấu các văn bản, các điều khoản không còn hiệu lực thi hành.  Hồ sơ vụ việc: Tập hợp đầy đủ các văn bản, giấy tờ, tài liệu liên quan tới quá trình giải quyết một công việc của lãnh đạo, bên ngoài bìa ghi rõ hồ sơ về việc gì để dễ sắp xếp, quản lý (ví dụ: Hồ sơ giải quyết khiếu nại của khách hàng Nguyễn Văn A, năm 2016).  Ngoài ra tùy theo yêu cầu của thực tế mà có thể lập hồ sơ lưu các công văn đến quan trọng để giúp lãnh đạo quản lý và chỉ đạo thực hiện đối với các đơn vị, phòng ban.  Đối với các loại văn bản hàng ngày trình lãnh đạo, có thể sử dụng các bìa nhựa đựng với màu sắc khác nhau để phân biệt từng loại hồ sơ, giấy tờ. Ví dụ: màu xanh (văn bản trình ký), màu vàng (văn bản chờ ý kiến góp ý), màu đỏ (khiếu nại của khách nhà, đôi tác) - Sắp xếp tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, gọn gàng:  Đặt mua các hộp đựng hồ sơ bằng nhựa để chứa các hồ sơ, tài liệu. Ghi rõ các nhóm tài liệu lưu trong hồ sơ lên gáy của hộp hồ sơ để tra tìm được nhanh chóng. (ví dụ: Hợp đồng thử việc công nhân năm 2016).  Hồ sơ, tài liệu sắp xếp trong tủ cần được sắp xếp theo tiêu chí nhất định để việc quản lý được thống nhất. Ví dụ có thể sắp xếp theo lĩnh vực hoạt động và năm làm việc (Hợp đồng kinh tế năm 2016, hồ sơ tuyển dụng năm 2016 ).  Việc ghi ký hiệu trong tủ đựng hồ sơ phải thống nhất để việc quản lý, tra tìm được nhanh chóng. 2.2.1.3. Quản lý thông tin trên máy tính và sử dụng các phần mềm Hiện nay, trong công tác văn phòng thì máy tính là công cụ cực kỳ hữu dụng, Việc lưu trữ các thông tin trên máy tính của người thư ký cần chú ý các vấn đề chính sau: 15
16. - Thông tin lưu trên máy tính nên được lưu trữ theo thư mục. Mỗi thư mục là một hoạt động cụ thể, trong đó chia nhỏ tiếp cho từng nội dung (chẳng hạn như tất cả các báo cáo trong năm 2016 được lưu trong thư mục “Baocao2016”, trong đó chia nhỏ thành “baocaothang1”, “baocaothang2” ). Nên sắp xếp và phân loại dữ liệu một cách có trật tự ngay từ đầu. không được có ý nghĩ như “lưu tạm vào đây”, lưu đại vào đây, mai tính sau”, “bữa nào rảnh sắp xếp lại” , dữ liệu sẽ ngày càng nhiều và sẽ trở nên lộn xộn, khó quản lý và tra tìm. - Không đặt tên file bằng tiếng Việt có dấu. Những ký tự tiêu chuẩn của máy tính không có dấu tiếng Việt do đó ở cấu trúc nền tảng của hệ điều hành, máy tính sẽ mã hoá các dấu tiếng Việt thành những ký tự tiêu chuẩn, khi có sự cố về virus, hỏng thiết bị lưu trữ, việc tìm kiếm và khôi phục file sẽ rất khó khăn. Đồng thời, không đặt tên file tài liệu quá tối giản kiểu “BCTKDA.docx”. Dữ liệu trong máy tính sẽ ngày càng nhiều, việc viết tắt sẽ gây khó khăn khi tìm kiếm. Nên đặt tên đầy đủ, có thời gian thì việc quản lý, tra tìm sẽ dễ dàng và nhanh chóng (ví dụ: baocaotongketquy1-2016). - Phải đảm bảo nguyên tắc bảo mật. Việc lưu trữ trên máy tính rất tiện ích nhưng khi kết nối mạng internet, mạng cục bộ (LAN) thì việc xâm nhập từ bên ngoài là dễ dàng. Do đó máy tính cá nhân và với các flie tài liệu quan trọng phải đặt mật khẩu, nhưng tránh việc đặt mật khẩu dễ phát hiện như theo họ tên, ngày tháng năm sinh, số xe hoặc đặt mật khẩu quá phức tạp đến bản thân cũng không nhớ. - Tuyệt đối không lưu dữ liệu trên hệ điều hành (ổ C). Phải lưu trên các ổ D, E vì khi máy tính nhiễm virus thì chúng sẽ tấn công hệ điều hành và file liên quan đến hệ điều hành, thậm chí có thể ảnh hưởng tới toàn bộ phân vùng chứa hệ điều hành. Vì thế, nếu lưu dữ liệu ở hệ điều hành đồng nghĩa với việc sẽ mất tất cả dữ liệu đã lưu. Hoặc khi cài đặt lại hệ điều hành thì ổ C sẽ bị xóa hết nhưng các dữ liệu lưu trên ổ D, E vẫn còn. - Trong trường hợp công ty trang bị các phần mềm quản lý như phần mềm quản lý văn bản, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý khách hàng thì người thư ký cần phải học hỏi và thao tác thành thạo để sử dụng hiệu quả nhất các phần mềm này để phục vụ công việc. - Việc sử dụng các công cụ tìm kiếm thông tin trên mạng cũng là một trong những cách hữu hiệu để người thư ký có thể khai thác thông tin hiệu quả. Tất nhiên việc sử dụng thông tin từ nguồn này phải được kiểm tra hết sức kỹ càng và thận trọng để phục vụ cho công việc. 2.2.1.4. Đặt mua các sách báo, ấn phẩm cần thiết cho công việc. Để phục vụ cho việc cung cấp thông tin (nhất là thông tin trong ngành nghề kinh doanh, thông tin quản trị doanh nghiệp ) cho lãnh đạo thì người thư ký có thể chọn và đề xuất với lãnh đạo đặt mua các báo, tạp chí phục vụ cho công việc. Đặc biệt chú ý là các loại ấn phẩm chuyên ngành (ví dụ: khi làm việc tại công ty chuyên về thương mại có thể tìm đặt các ấn phẩm như Tạp chí Khoa học Thương mại, Thời báo Kinh tế Việt Nam, Tạp chí Kinh tế và Dự báo ). Các ấn phẩm chuyên ngành rất hữu ích vì đem lại những thông tin mới, cập nhật tin tức trong ngành ở trong và ngoài nước, từ đó có thể 16
17. giúp cho lãnh đạo nắm bắt được thông tin, điều chỉnh kế hoạch hoặc đưa ra các chính sách mới phù hợp. 2.2.1.5. Quản lý tốt điện thoại, máy fax, email Thư ký thường là người trực điện thoạii và máy fax tại văn phòng của lãnh đạo, do đó cần lưu ý tới mấy điểm sau: - Điện thoại đặt ở vị trí thuận lợi, dễ sử dụng. Trên bàn làm việc có các dụng cụ như sổ ghi chép, lịch để bàn, giấy, bút để sẵn sàng ghi chép thông tin từ các giao dịch điện thoại. Tránh trường hợp ghi tạm (vào báo, giấy nháp, mặt sau của công văn ) vì rất dễ quên hay thất lạc. - Lập danh bạ các số điện thoại, trong đó các địa chỉ thường xuyên liên hệ phải được đánh dấu hoặc in ngay ở trang đầu để dễ tra cứu, sử dụng. - Đối với các văn bản từ máy fax chuyển tới phải quản lý chặt chẽ, tránh việc thông tin bị lộ. - Cần kiểm tra thường xuyên hộp thư điện tử của lãnh đạo (nếu được giao) để tiếp nhận và xử lý các thông tin từ bên ngoài gửi đến. Ngoài ra, cũng có thể đăng ký với các tổ chức có chức năng phổ biến pháp luật để được gửi miễn phí các văn bản quy phạm pháp luật liên quan. Điều đó giúp người thư ký cập nhật nhanh chóng các quy định mới và trình lãnh đạo. 2.2.1.6. Lập sổ sách để theo dõi: Trong công việc của người thư ký thì việc chuyển giao các văn bản, tài liệu và các loại thông tin dưới các hình thức khác nhau theo yêu cầu của lãnh đạo cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ và với bên ngoài diễn ra hàng ngày. Do đó, cần phải lập các loại sổ để quản lý, theo dõi, kiểm tra chặt chẽ việc chuyển giao đó. Tùy vào đặc thù hoạt động thực tếệp mà có thể thiết lập các loại sổ khác nhau, nhưng cơ bản cần lập các sổ sau: - Sổ chuyển giao văn bản đi. - Sổ lưu hợp đồng, văn bản quan trọng. - Sổ quản lý khách tới làm việc với lãnh đạo; sổ ghi chép lời nhắn, đăng ký làm việc với lãnh đạo. - Nhật ký công tác Ngoài ra, tùy vào thực tế công việc mà có thể lập các sổ sách khác để theo dõi, quản lý, thống kê và báo cáo lãnh đạo kịp thời. Việc ghi chép thông tin đầy đủ, chính xác vào hệ thống sổ sách (nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý) phải được thực hiện nghiêm túc, thường xuyên, đúng chế độ. 17
18. 2.3. Phương pháp cung cấp thông tin cho lãnh đạo và đồng nghiệp 2.3.1. Trường hợp cung cấp thông tin là văn bản cụ thể (văn bản quy phạm pháp luật, các quy định, quy chế; hồ sơ ). Hàng ngày, lãnh đạo và các đơn vị chức năng thường xuyên yêu cầu người thư ký cung cấp văn bản, hồ sơ, tài liệu, số liệu Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền thì người thư ký sẽ tìm kiếm và cung cấp các văn bản, hồ sơ đó đáp ứng nhu cầu về thông tin, hỗ trợ lãnh đạo và đồng nghiệp. Để có thể cung cấp một cách chính xác người thư ký cần thực hiện các công việc sau: - Xác định chính xác văn bản, hồ sơ mà lãnh đạo (hoặc các đơn vị) cần. Người thư ký cần hỏi rõ lãnh đạo hay người yêu cầu cung cấp (như: nội dung văn bản về vấn đề gì, số ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tác giả văn bản ; hồ sơ về việc gì, năm của hồ sơ: hồ sơ về nhân sự tên gì, đơn vị nào; ). - Tra tìm hồ sơ, tài liệu đúng văn bản, hồ sơ cần tìm trong hồ sơ lưu hoặc dữ liệu trong máy tính. Sử dụng sổ sách đăng ký, quản lý văn bản hoặc công cụ tra tìm trên máy tính để việc tìm kiếm được nhanh chóng. - Trong trường hợp phát hiện nội dung cần cung cấp liên quan tới nhiều tài liệu, hồ sơ khác thì cần chú ý nghiên cứu và lựa chọn các tài liệu quan trọng và tập hợp cùng với hồ sơ, văn bản chính được yêu cầu trình lãnh đạo. - Khi trình lãnh đạo hoặc cung cấp cho đồng nghiệp, cần chú là phải sắp xếp theo trật tự hợp lý, các tài liệu có liên quan chặt chẽ với nhau. Tránh để lộn xộn, gây khó khăn cho lãnh đạo và đồng nghiệp. 2.3.2 Trường hợp cung cấp thông tin dưới dạng phải tổng hợp (số liệu thống kê, thông tin về một vấn đề, một sự việc hay một đối tượng ) Tùy vào nội dung được yêu cầu cung cấp mà người thư ký có thể thống kê các số liệu trong các sổ sách quản lý hoặc liên hệ với các đơn vị chức năng đề nghị cung cấp số liệu và tổng hợp lại trình lãnh đạo. Ví dụ: lãnh đạo yêu cầu báo cáo về tình hình quản lý văn bản và hồ sơ của công ty từ năm 2014-6/2016, người thư ký cần sử dụng các sổ sách (hoặc phần mềm) quản lý văn bản và liên hệ với văn phòng để thống kê số liệu và có thể lập bảng thống kê như sau: Văn bản đi Hồ sơ Năm Văn bản đến Số Nơi Loại Mật Số Loại Mật Số hồ Số hồ Số hồ lượng gửi VB lượng VB sơ đã sơ sơ đến chủ chủ chủ nộp đang hạn yếu yếu yếu vào quản nộp các kho lý tại đơn vị các xin giữ đơn vị lại 2014 18
19. 2015 01/01/2016- 31/6/2016 Việc liên hệ với các phòng ban/cá nhân để lấy thông tin được thông qua nhiều hình thức như: gặp trực tiếp, qua điện thoại, email, fax hay bằng văn bản. Khi đã có các số liệu, thông tin gửi tới thì phải tổng hợp lại và đưa vào trong các mẫu, biểu thống kê đã được quy định, hoặc biên soạn một mẫu thống kê mới phù hợp với nội dung để trình lãnh đạo. Chú ý là phải xác định rõ các nội dung thông tin, các số liệu cần thiết, thời gian cần phải gửi thông tin về để các phòng ban/cá nhân có thể chuẩn bị và cung cấp được chính xác. Trong quá trình đó, nếu cần thiết thì phải theo dõi, nhắc các đơn vị/cá nhân để việc cung cấp thông tin được nhanh chóng, cập nhật. 2.3.3. Trường hợp xác minh thông tin và cung cấp cho lãnh đạo, đồng nghiệp Có nhiều trường hợp vì lý do khác nhau mà lãnh đạo yêu cầu người thư ký kiểm tra lại thông tin để đảm bảo tính chính xác cho các quyết định quản lý, vì vậy cần phải có sự tìm hiểu chi tiết, nghiên cứu, kiểm tra cẩn thận các thông tin trước khi trình lãnh đạo. Tại một công ty lữ hành, lãnh đạo yêu cầu người thư ký kiểm tra lại thông tin của một khách hàng thắc mắc về dịch vụ du lịch trong một tour mà họ đã mua để lãnh đạo làm việc với khách. Trong trường hợp này cần tiến hành các nhiệm vụ sau: - Tìm hiểu các vấn đề mà khách hàng đưa ra. Người thư ký phải nghiên cứu kỹ sự việc thông qua những tài liệu, nội dung sự việc mà khách hàng cung cấp. Trường hợp cần thiết liên hệ với khách hàng để kiểm tra lại, xác minh thêm hoặc đề nghị họ cung cấp thêm các thông tin mới liên quan tớiviệc giải quyết yêu cầu của họ. - Tìm hiểu kỹ các thông tin liên quan tới sự việc của khách hàng. Cần liên hệ với các phòng ban/đơn vị/cá nhân có trách nhiệm trong công ty để được hỗ trợ, cung cấp hồ sơ liên quan tới sự việc;trao đổi với các đồng nghiệp để tìm hiểu nguyên nhân sự việc, xác định các vấn đề cần xử lý, bàn bạc thống nhất cách giải quyết tốt nhất. - Xem xét lại các quy định cụ thể của công ty liên quan tới vụ việc. Đó là các quy trình nghiệp vụ, chính sách kinh doanh của công ty, các quy định trong việc xử lý khiếu nại của khách hàng . Ngoài ra có thể tìm hiểu những văn bản pháp luật liên quan tới vụ việc để báo cáo lãnh đạo. - Tổng hợp, lựa chọn các thông tin chính xác, lập thành hồ sơ. Tập hợp đầy đủ các văn bản, tài liệu liên quan tới sự việc và sắp xếp theo trật tự hợp lý thành một hồ sơ để trình lãnh đạo. - Báo cáo lãnh đạo. Báo cáo lãnh đạo chi tiết về vụ việc, kèm theo hồ sơ liên quan. 19
20. Có thể nói đây là nhiệm vụ cung cấp thông tin tương đối phức tạp. Nó không chỉ đòi hỏi người thư ký chỉ tìm hiểu thông tin sẵn có trong hồ sơ, dữ liệu trong máy tính, mà còn phải làm việc với nhiều nguồn khác nhau và có khả năng phân tích, lựa chọn, tổng hợp để có được thông tin chính xác nhất. Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, cần chú ý những vấn đề sau: - Nắm bắt các yêu cầu cụ thể của lãnh đạo đồng nghiệp về vấn đề cần xác minh. - Tìm hiểu, ghi chép và tập hợp đầy đủ các thông tin (qua tài liệu, hồ sơ; qua đồng nghiệp, qua lãnh đạo, qua khách hàng, thông tin đại chúng ). - Phân tích để lựa chọn thông tin, số liệu chính xác nhất (sự tin cậy của tài liệu, của đối tượng cung cấp thông tin; lựa chọn thông tin từ những tài liệu có sự khái quát cao hơn; đối chiếu kiểm tra thông tin với các cơ quan/tổ chức/cá nhân có thẩm quyền ). - Tổng hợp, sắp xếp thông tin để xây dựng báo cáo/văn bản trình lãnh đạo. Khi soạn thảo báo cáo/văn bản cần ngắn gọn, cô đọng nhưng phải thể hiện đầy đủ các nội dung liên quan tới vấn đề cần xác minh. Tránh việc soạn thảo dài dòng, lam man, không có trọng tâm. Ngoài ra phải tập hợp đầy đủ các văn bản, tài liệu liên quan lập thành hồ sơ để lãnh đạo nghiên cứu toàn diện sự việc trước khi quyết định. - Trong trường hợp cần thiết, cần photo hồ sơ sự việc để lưu trữ. 2.3.4. Trường hợp cần đề xuất phương án giải quyết tham mưu cho lãnh đạo. Trong quá trình công tác, nhiều khi lãnh đạo và đồng nghiệp đề nghị người thư ký đề xuất các phương án giải quyết liên quan tới chức trách, nhiệm vụ của người thư ký (nhưng cũng có những trường hợp nằm ngoài công việc chuyên môn của người thư ký). Đây là yêu cầu rất cao của lãnh đạo vì nó không chỉ đơn giản là tìm kiếm, cung cấp thông tin mà còn thể hiện khả năng tư duy của người thư ký trong việc tham mưu cho lãnh đạo trong công tác quản lý và điều hành. Năm 2012, tại một doanh nghiệp có vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài ở Việt Nam với quy mô 1500 công nhân chuyên sản xuất máy công cụ, lãnh đạo công ty thấy số lượng công nhân không đảm bảo 100% vào dịp sau tết Nguyên đán, điều đó ảnh hưởng tới các đơn hàng mà công ty đã ký kết. Là người Đức, mặc dù cố gắng tìm hiểu nhưng ông vẫn xác minh được nguyên nhân và chưa có biện pháp tối ưu cho vấn đề trên. Vào một buổi chiều sắp hết giờ làm việc, khi người thư ký vào trình ký các hồ sơ, ông đã mời cô uống nước, trò chuyện một cách vui vẻ, cởi mở về cuộc sống ở Việt Nam, nỗi nhớ nhà ở Đức, kỳ vọng sự phát triển của công ty trong tương lai Đột ngột ông hỏi: “Tại sao công nhân Việt Nam lại không có tác phong, kỷ luật công nghiệp? Tại sao họ lại không tôn trọng và thực hiện đúng các quy định của công ty? Tại sao người Việt thiếu ý thức về việc tiết kiệm và bảo vệ môi trường?”. Cô thư ký nhẹ nhàng trả lời: “Thưa, đó là do sự ảnh hưởng của nền văn hóa tiểu nông của dân tộc chúng tôi. Người lao động Việt Nam từng ngày 20
21. đang nỗ lực thay đổi, nhưng cần phải có thời gian. Tất cả các vấn đề đó sẽ được giải quyết nếu Ngài hiểu được văn hóa Việt”. Ông rất ngạc nhiên vì câu trả lời và đề nghị cô trong một tuần hãy đề xuất phương án giải quyết. Đúng hẹn, cô trình ông một văn bản với 3 biện pháp chính: - Một là chính sách lương, thưởng, thu nhập: Đảm bảo thực hiện đúng các quy định của pháp luật Việt Nam về lao động. Có khuyến khích cho người lao động trong trường hợp công ty hoạt động hiệu quả. - Hai là chính sách phúc lợi: Quan tâm, chăm sóc, đảm bảo an toàn công việc và đối xử với người lao động như người thân trong gia đình. - Ba là chính sách phát triển: Tiêu chuẩn kiểm tra đánh giá rõ ràng, cụ thể, minh bạch. Đánh giá khách quan, công bằng, đúng năng lực. Người lao động được nêu ý kiến, được ghi nhận và được hỗ trợ phát triển. - Bốn là chính sách đào tạo: Người lao động cần được đào tạo thường xuyên về ý thức tổ chức, kỷ luật và kỹ năng nghề nghiệp. Giám đốc tỏ ra rất quan tâm, bàn bạc với cấp phó và với các phòng ban liên quan và đồng ý triển khai theo đề xuất của người thư ký với các biện pháp cụ thể như: Rà soát, cập nhật và thay đổi các quy định về chế độ lương, thưởng thu nhập đúng với quy định của Việt Nam, đồng thời so sánh với thực tế xã hội để hỗ trợ thêm đảm bảo đời sống cho người lao động. Điều chỉnh và bổ sung chính sách phúc lợi như: tổ chức nấu ăn ngay tại công ty, kiểm soát chặt chế độ dinh dưỡng và vệ sinh an toàn vệ sinh thực phẩm; ký hợp đồng dài hạn với các hộ dân có số lượng nhà trọ lớn gần nhà máy để đảm bảo nơi ăn chỗ ở cho người lao động và tăng hỗ trợ tiền nhà trọ; phong trào văn nghệ, thể thao được tổ chức thường xuyên, hình thức đa dạng; ký với các công ty sản xuất hàng thiết yếu đưa hàng về bán với giá ưu đãi cho công nhân và cuối tuần; tổ chức xe đưa rước công nhân về quê ăn tết; bố trí thời gian nghỉ tết cổ truyền của người Việt dài hơn; yêu cầu các cấp lãnh đạo thường xuyên gặp gỡ công nhân; đẩy mạnh vai trò của Ban chấp hành công đoàn. Rà soát lại và điều chỉnh các quy trình nghiệp vụ trong sản xuất. Tất cả các quy trình kỹ thuật, quy trình nghiệp vụ; trách nhiệm, thời hạn; các tiêu chuẩn để kiểm tra, đánh giá đều công khai cho toàn thể công ty. Công tác đào tạo rất được đẩy mạnh: thường xuyên tập huấn, thực hành, kiểm tra tay nghề; các buổi học tập, rút kinh nghiệm ngay tại xưởng sản xuất diễn ra sau mỗi ca Tổ chức các phong trào thi đua, cải tiến kỹ thuật trong sản xuất nhằm nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm chi phí. Các sáng kiến, cải tiến đều được khuyến khích bằng nhiều hình thức như: thưởng, nâng lương, bổ nhiệm, cử đi học nước ngoài 21
22. Khi tổ chức thực hiện đồng bộ các biện pháp trên, Ban Giám đốc thấy có sự chuyển biến tích cực từ ý thức kỷ luật tới trách nhiệm trong công việc của tập thể người lao động Việt Nam. Các vi phạm ít xảy ra hơn, người lao động phấn khởi hơn, tỷ lệ nghỉ sau tết giảm dần và đến năm thứ 3 không còn nữa. Đặc biệt là có tới 47 sáng kiến cải tiến của người lao động trong vòng 2 năm, đã tiết kiệm cho công ty tới 18% chi phí sán xuất; tỷ lệ sản phẩm hư hỏng giảm và hồ sơ đăng ký tuyển dụng tăng đột biến. Điều này cho thấy các biện pháp của Ban giám đốc đã đúng. Việc nghiên cứu và đề xuất phương án giải quyết để được hiệu quả, người thư ký cần thực hiện các bước chính sau: - Nghiên cứu sự việc một cách toàn diện. Người thư ký phải tìm hiểu sự việc một cách đầy đủ, không chỉ nắm được thông tin hiện tại mà còn phải tìm hiểu trong quá khứ. Xác định nguyên nhân, tình trạng, mức độ, dự đoán chiều hướng phát triển của sự việc và những ảnh hưởng của nó. Việc tìm hiểu này thông qua hồ sơ, hình ảnh, bằng chứng, ý kiến những người có liên quan Tất cả thông tin, số liệu được tập hợp đầy đủ. - Tìm hiểu các quy định có liên quan tới sự việc. Cần tìm kiếm các quy định cụ thể của cơ quan/doanh nghiệp và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan trực tiếp tới sự việc. Cần hết sức lưu ý trong việc này là các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn thực hiện về một lĩnh vực có rất nhiều (có Luật, nhưng phải có Nghị định, Thông tư hướng dẫn, thậm chí có các văn bản điều hành của các cơ quan có thẩm quyền). Khi tìm hiểu cần lựa chọn các văn bản, các quy định phù hợp nhất với sự việc cần xử lý. - Xây dựng phương án giải quyết. Khi đã nắm được sự việc, khi đã tìm được các quy định liên quan, thì người thư ký cần áp dụng các quy định để xây dựng phương án giải quyết. Chú ý rằng các phương án giải quyết đó phải đúng quy định của công ty và không được trái luật. Phương án giải quyết phải rất cụ thể, chi tiết; tính toán các điều kiện tiến hành như về biện pháp giải quyết, thời gian tiến hành, nhân sự tham gia, các nguồn lực về tài chính, có sở vật chất được huy động Tất cả phải được thể hiện thành văn bản chi tiết. Trong trường hợp cần thiết có thể gửi phương án đã xây dựng tới các đơn vị có liên quan hoặc người có thẩm quyền/có kinh nghiệm để xin ý kiến. Cần đặc biệt lưu ý khi xây đựng các biện pháp tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo phải đảm bảo:  Tính khả thi: Biện pháp đề xuất phải phù hợp với pháp luật nhà nước, các quy định và những điều kiện thực tế của cơ quan/DN.  Tính toàn diện: Biện pháp đề xuất phải được xây dựng trên cơ sở nghiên cứu tính toán trên nhiều mặt, nhiều vấn đề để đảm bảo sự thống nhất thực hiện trong tổ chức.  Tính cụ thể: Biện pháp đề xuất phải được xây dựng thành phương án chi tiết để triển khai thực hiện. - Lập hồ sơ về việc đề xuất. Tập hợp tất cả các tài liệu liên quan tới vấn đề thành hồ sơ, sắp xếp theo trật tự nhất định phù hợp với nội dung cần xử lý giải quyết. Chú ý tới 22
23. tính pháp lý của các văn bản, tài liệu trong hồ sơ (nguồn gốc, mức tin cậy) để việc đề xuất được thuận lợi. - Trình lãnh đạo. Trình hồ sơ đã chuẩn bị cho lãnh đạo. Trong những trường hợp nhất định có thể lãnh đạo yêu cầu giải thích thêm về tính pháp lý, tính khả thi của biện pháp đề xuất thì người thư ký cần trình bày cụ thể hơn, có thể bổ sung các thông tin mới nhằm thuyết phục lãnh đạo đồng ý với biện pháp của mình. Có thể nói, trong nhiệm vụ hàng ngày thì nhiệm vụ về thông tin của người thư ký chiếm một khối lượng lớn, phức tạp và thường xuyên. Để thực hiện tốt công tác này, người thư ký cần phải tổ chức tốt các nguồn tin, sử dụng hiệu quả các phương tiện hỗ trợ và có cách sắp xếp, quản lý khoa học. Bên cạnh đó còn phải có khả năng tư duy tổng hợp và năng lực đánh giá nhận định tốt. Chính nhờ các cách thức và năng lực trên sẽ giúp người thư ký sẽ hoàn thành xuất sắc nhiệm cụ về thông tin của mình. Chương 3 TỔ CHỨC CUỘC HỌP/HỘI NGHỊ/SỰ KIỆN 3.1. Tổ chức cuộc họp 3.2. Tổ chức sự kiện Trong hoạt động của các nhà lãnh đạo thì việc tham dự các cuộc họp, hội nghị chiếm nhiều thời gian, vì đây là một trong những hình thức để lãnh đạo quản lý và điều hành tổ chức. Thông qua các cuộc họp/hội nghị, lãnh đạo nắm được các thông tin trong hoạt động của từng đơn vị cũng như tình hình chung của cơ quan/doanh nghiệp, qua đó đề ra các chính sách, ban hành các kế hoạch cũng như tổ chức phân công công việc được hiệu quả. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị cũng là một trong các hình thức hoạt động nhằm đảm bảo quy chế dân chủ tại cơ sở, thu hút sự quan tâm của người lao động trong công việc quản lí cơ quan, doanh nghiệp. Chính vì thế, việc tổ chức chu đáo các cuộc họp, hội nghị là một trong những công việc thuộc trách nhiệm của văn phòng công ty và của người thư ký lãnh đạo. 3.1. Tổ chức cuộc họp. 3.1.1. Các cuộc họp trong cơ quan/doanh nghiệp Họp là hoạt động thường xuyên, được tổ chức nhằm phổ biến các chính sách, thông tin về nhiệm vụ và tổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ. Có rất nhiều cuộc họp trong một cơ quan, doanh nghiệp: 23
24. - Họp giao ban: cuộc họp giữa lãnh đạo cơ quan, tổ chức với trưởng/phó các đơn vị, phòng ban. Cuộc họp này thường được tổ chức định kì hàng tuần, hàng tháng nhằm nắm bắt tình hình, triển khai các thông tin mới về nhiệm vụ, hoặc phân công để tổ chức thực hiện công việc. - Họp chuyên môn: cuộc họp của lãnh đạo với các phòng ban chuyên môn nhằm trao đổi và quyết định tới các nội dung liên quan tới chuyên môn sâu của từng đơn vị. Ví dụ như Giám đốc tham dự cuộc họp triển khai công tác tiếp thị cho sản phẩm mới của phòng Kinh doanh. - Họp trao đổi, phối hợp công việc: được tổ chức khi nhiều đơn vị, phòng ban bàn bạc, trao đổi, phối hợp, tìm biện pháp trong việc giải quyết các nhiệm vụ chung và có sự tham dự của lãnh đạo. Ví dụ như cuộc họp triển khai thực hiện kế hoạch tháng khuyến mại, sẽ gồm đại diện của nhiều phòng trong công ty như phòng Kinh doanh, phòng Nhân sự, phòng Kế toán và của lãnh đạo phụ trách. Các bên sẽ thảo luận, bàn bạc kế hoạch thực hiện và lãnh đạo sẽ quyết định cách thức tiến hành. - Họp tham mưu, tư vấn: được tổ chức với một nhóm có chuyên môn sâu về một lĩnh vực nhằm tìm giải pháp thích hợp để tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo trong việc quản lí và điều hành công việc. Ví dụ như họp hội đồng kỉ luật, họp xét tăng lương hàng năm - Họp đánh giá, tổng kết: cuộc họp được tổ chức khi thực hiện một chương trình, một kế hoạch, một dự án hoặc sau một quá trình làm việc nhằm xem xét, đánh giá, rút kinh nghiệm và đưa ra chỉ tiêu, phương hướng và biện pháp giải quyết. Ví dụ như họp tổng kết chương trình “Đưa hàng Việt về nông thôn” của công ty, họp tổng kết chương trình Mùa hè xanh của một trường đại học. 3.1.2. Quy trình tổ chức cuộc họp Các cuộc họp trong nội bộ của cơ quan/doanh nghiệp diễn ra thường xuyên. Quy trình tổ chức cuộc họp thường gồm 3 giai đoạn: Giai đoạn Nội dung Công việc cụ thể Kết quả cần đạt chính Xin ý kiến lãnh - Mục đích, nội dung cuộc họp. đạo/người có thẩm - Số lượng người dự. a.Tìm hiểu mục quyền/đơn vị chủ trì để - Tài liệu cần chuẩn bị. đích, nội dung xác định cụ thể mục đích - Thiết bị cần chuẩn bị. cuộc họp cuộc họp và các vấn đề - Tìm hiểu thông tin về khách mời 1. cần chuẩn bị. (nếu có) để chuẩn bị bảng tên, xe Giai đoạn đưa đón chuẩn bị Xác định địa điểm họp Xác định cụ thể với bộ phận phụ cuộc họp trách phòng ốc để nhận và chuẩn b.Phòng họp, bị phòng họp. hậu cần Chuẩn bị bàn ghế, nước, - Chuẩn bị đầy đủ bàn ghế theo số khăn trải bàn, hoa, bảng lượng người dự, sắp xếp theo tên, bảng chỉ dẫn, sơ đồ mục đích cuộc họp, gọn gàng, 24
25. chỗ ngồi sạch sẽ. - Công tác hậu cần đầy đủ: khăn trải bàn, nước uống, bánh kẹo, trái cay (nếu được yêu cầu). Thông báo bộ phận phụ - Các thiết bị phải được kiểm tra, trách kĩ thuật chuẩn bị vận hành tốt. micro, loa, máy chiếu, - Trường hợp mượn thiết bị, máy đèn, máy lạnh móc phải kiểm tra và xác nhận tình trạng máy móc. Xin ý kiến lãnh đạo hoặc - Phối hợp với đơn vị/phòng ban trao đổi với đơn vị chủ chuyên môn chuẩn bị VB cần trì về việc các tài liệu thiết (chương trình họp, thư cần chuẩn bị mời/thông báo dự họp, báo cáo, dự thảo kế hoạch, dự thảo hợp đồng ) c.Tài liệu, hồ sơ - Photo đầy đủ số lượng tài liệu, cuộc họp văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo/đơn vị chủ trì. - Đảm bảo các yếu tố pháp lí như chữ ký, đóng dấu lên tài liệu theo yêu cầu của lãnh đạo/đơn vị chủ trì. - Liệt kê đầy đủ các nội - Chỉ lập dự trù kinh phí trong dung chi, giá thành, số trường hợp cuộc họp thuộc diện d. Dự trù kinh lượng theo định mức được chi theo quy định của cơ phí quy định. quan/doanh nghiệp. - Bản dự trù kinh phí phải được người có thẩm quyền phê duyệt. Lập danh sách người - Danh sách người dự họp phải ghi tham dự cuộc họp. chi tiết các thông tin: họ tên, chức vụ, đơn vị (nơi làm việc), địa chỉ, số điện thoại - Danh sách phải được người có thẩm quyền/hoặc người chủ trì e.Soạn thảo thư phê duyệt. mời (hoặc Soạn Thư mời (trường - Thư mời phải được trình bày thông báo mời hợp cuộc họp có khách theo mẫu thống nhất của cơ họp) mời ở ngoài cơ quan/doanh nghiệp. (trong Thư quan/doanh ngiệp hoặc mời nên yêu cầu người dự xác cuộc họp quan trọng) nhận tới hay không tới dự). - Phát hành đủ số lượng theo danh sách dự họp đã được duyệt, phải gửi tới người nhận tối thiểu 3 ngày trước cuộc họp. 25
26. Thông báo mời họp - Ghi rõ các thông tin về cuộc (trường hợp họp nội bộ) họp: ngày, giờ, địa điểm, nội dung, thành phần dự họp để những người/bộ phận có liên quan biết. - Các hình thức thông báo mời họp: + Viết thông báo trong bảng tin, website. + Ghi trong trong lịch làm việc tuần. + Gửi thông báo họp qua email, tin nhắn, fax. + Gọi điện thoại trực tiếp. + Gặp thông báo trực tiếp. Bật các thiết bị máy - Máy lạnh được bật trước khoảng lạnh, ánh sáng, kiểm tra 10 phút. Kiểm tra bảo đảm các các phòng họp và các thiết bị vận hành tốt. nội dung đã chuẩn bị từ - Hồ sơ, tài liệu được kiểm tra đầy trước. đủ, sắp xếp ngay ngắn trong a.Trước giờ họp phòng (có thể đặt trước từng chỗ ngồi nếu được yêu cầu). - Nước uống, ly uống nước phải được đặt trước vị trí người dự họp. Phục vụ các yêu cầu của Đảm bảo phục vụ các yêu cầu của 2. Giai b.Trong thời lãnh đạo về tài liệu, hồ lãnh đạo được đầy đủ, chính xác đoạn tiến gian họp sơ, thông tin và nhanh chóng. hành cuộc Phục vụ hậu cần Phục vụ trà, nước. họp Ngồi gần người chủ trì - Chuẩn bị đủ các tài liệu cuộc cuộc họp để dễ dàng trao họp, giấy/sổ ghi biên bản. đổi, xin ý kiến để viết - Ghi đầy đủ các thông tin trên biên bản được chính xác. biên bản: thời gian, địa điểm, nội c.Ghi biên bản dung họp, thành phần, số vắng (nếu được yêu mặt và lí do vắng, người chủ trì, cầu) người thư ký. - Ghi chính xác theo trình tự và diễn biến cuộc họp. Đặc biệt ghi chính xác những ý kiến phát biểu và kết luận của người chủ trì. Tổng hợp, soạn thảo - Các văn bản được đánh máy, 3. Sau khi a.Hoàn thiện chính xác các văn bản: chỉnh sửa phải hoàn chỉnh, đúng cuộc họp các văn bản Biên bản, các dự thảo quy định. kết thúc văn bản khác. - Biên bản cuộc họp phải có chữ 26
27. ký của người chủ trì, thư ký (và của các bên liên quan – nếu cần thiết). Thông báo tới các đơn - Thông báo chính xác, kịp thời, b.Thông báo vị, cá nhân thực hiện các đúng đối tượng. triển khai nội nội dung đã được thông - Thông báo bằng các hình thức: dung cuộc họp qua trong cuộc họp. trên bảng tin, trên website, điện thoại, email, fax Thu thập đầy đủ các văn - Các VB, tài liệu đưa vào trong bản, tài liệu, bài phát hồ sơ phải chính xác, có tính biểu liên quan tới quá pháp lí. trình tổ chức và nội dung - Thông thương hồ sơ gồm các cuộc họp để lập hồ sơ văn bản, tài liệu sau: cuộc họp.  Kế hoạch tổ chức (nếu có) c.Tập hợp các  Danh sách người dự. văn bản, tài liệu  Báo cáo, tham luận, ý kiến lập thành hồ sơ của người dự họp. cuộc họp.  Biên bản cuộc họp.  Hóa đơn, chứng từ hoặc văn bản xác nhận đã thanh toán (nếu có)  Biên bản nhận, trả các thiết bị (nếu có). - Sắp xếp lại bàn ghế - Trả lại nguyên trạng phòng họp như trước cuộc họp. như trước cuộc họp. Quét dọn - Tắt các thiết bị, máy sạch sẽ, ngăn nắp. d.Thu dọn móc. - Trả lại đơn vị cho mượn các thiết phòng họp bị, máy móc. Yêu cầu kiểm tra trước khi bàn giao. Khi bàn giao phải có xác nhận các bên. Tập hợp đầy đủ các hóa - Các hóa đơn chứng từ phải đầy e.Quyết toán đơn, chứng từ đã chi đủ, hợp lệ. (trường hợp trong cuộc họp để quyết - Lưu giữ lại các văn bản xác nhận cuộc họp được toán kinh phí với bộ của bộ phận kế toán. chi) phận Kế toán 3.2. Tổ chức sự kiện lớn 3.2.1. Các sự kiện thường được tổ chức trong cơ quan/doanh nghiệp Sự kiện là một hoạt động có ảnh hưởng lớn của cơ quan, doanh nghiệp, thường được tổ chức với tính chất quy mô, trang trọng với số lượng người tham dự đông đảo. Sự kiện thường đề cập tới sự tổng kết, đánh giá quá trình công tác; hay liên quan tới công tác điều chỉnh, định hướng hoạt động trong tương lai; hoặc liên quan tới khách hàng, quảng cáo, thị trường; hay là một hoạt động xã hội như trao nhà tình nghĩa, tài trợ các giải thể thao 27
28. - Hội nghị: Hội nghị tổng kết năm, hội nghị khách hàng thường niên, hội nghị cán bộ viên chức, hội nghị tổng kết một chương trình hay dự án lớn - Hội thảo: Hội thảo chuyên ngành sâu trong các cơ quan/doanh nghiệp (Hội thảo về thương mại điện tử, hội thảo hợp tác kinh tế quốc tế, hội thảo biến đổi khí hậu, hội thảo về phương pháp đổi mới giáo dục đại học ) - Đại hội: Đại hội Cổ đông, đại hội Công đoàn, đại hội Văn hóa – Thể thao - Lễ hội: Lễ khai trương, lễ động thổ dự án, lễ khởi công, lễ trao nhà tình nghĩa, lễ kỉ niệm ngày thành lập doanh nghiệp, lễ đón nhận danh hiệu cao quý do nhà nước trao tặng 3.2.1. Quy trình tổ chức sự kiện Là một hoạt động đặc biệt, có ảnh hưởng tới chính sách, chương trình hành động của toàn cơ quan hoặc uy tín, thương hiệu của doanh nghiệp nên lãnh đạo rất quan tâm tới việc tổ chức sự kiện, đòi hỏi phải được chuẩn bị chu đáo, cẩn trọng. Tùy vào quy mô của sự kiện mà có sự chuẩn bị khác nhau về cách thức tổ chức, về khối lượng công việc và các vấn đề khác. Dưới đây là quy trình tổ chức sự kiện có tính chất chung nhất mà người thư ký cần chu ý để phối hợp với các phòng ban chức năng để tôt chức tốt. 3.2.1.1. Giai đoạn Chuẩn bị tổ chức sự kiện a. Thành lập Ban tổ chức Ban tổ chức (BTC) là bộ phận được thành lập ra nhằm giúp lãnh đạo cơ quan/doanh nghiệp tổ chức một sự kiện được thành công. Tuy nhiên không phải tất cả các sự kiện đều thành lập BTC mà chỉ nên thành lập những sự kiện thật quan trọng. Thành phần của BTC thường bao gồm: - Giám đốc/phó giám đốc - Trưởng ban. - Trưởng một số phòng chức năng - Ủy viên. - Một số nhân viên có kinh nghiệm (ở lĩnh vực chuyên môn cụ thể). - Ủy viên BTC tham mưu cho ban lãnh đạo và điều hành toàn bộ các công việc để tổ chức thành công sự kiện. BTC tiến hành các công việc cụ thể như lập kế hoạch tổ chức; phân công nhiệm vụ cho các đơn vị hoặc cá nhân; theo dõi, giám sát các công việc chuẩn bị BTC được thành lập bằng một quyết định của người đứng đầu cơ quan, doanh nghiệp tổ chức sự kiện và tự giải tán sau khi sự kiện được tổ chức xong. b. Soạn thảo kế hoạch tổ chức Tất cả các sự kiện đều phải xây dựng kế hoạch để tổ chức được chu đáo. Việc lập kế hoạch có thể do văn phòng xây dựng hoặc phối hợp với các đơn vị/cá nhân có trách nhiệm xây dựng. Sau đó, dự thảo kế hoạch phải được trình lên cấp trên phê duyệt và triển khai tới các cá nhân, đơn vị có trách nhiệm tham gia tổ chức sự kiện. Một bản kế hoạch tổ chức sự kiện có thể được xây dựng với nhiều hình thức khác nhau, nhưng thông thường bao gồm các nội dung chính: - Tên, chủ đề của sự kiện. 28
29. - Mục đích, yêu cầu về kết quả của sự kiện. - Nội dung chính (chương trình chính) của sự kiện. - Đối tượng tham gia (khách mời) sự kiện. - Địa điểm tổ chức sự kiện. - Thời gian tổ chức sự kiện. - Các công việc cần phải thực hiện cho sự kiện và hướng dẫn thực hiện. - Thời gian thực hiện các công việc của sự kiện - Phân công cụ thể công việc cho các đơn vị, cá nhân. - Những yêu cầu khác trong công tác tổ chức sự kiện. - Dự toán kinh phí tổ chức (phần này cũng có thể được lập thành một văn bản riêng để đảm bảo nguyên tắc tài chính theo quy định của cơ quan/doanh nghiệp). CÔNG TY ABC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: /KH- KẾ HOẠCH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ Căn cứ I. Mục đích, yêu cầu: 1. Mục đích: 2. Yêu cầu: II. Nội dung của sự kiện: 1. 2. III. Thời gian, địa điểm thành phần tham dự: 1. Thời gian 2. Địa điểm 3. Thành phần tham dự IV. Tổ chức thực hiện 1. Công tác chuẩn bị: a. Hậu cần, hội trường – phòng A. . (thời gian từ đến ) b. Lễ tân, đón tiếp, thư mời – phòng B . (thời gian từ đến ) c. An ninh, giữ xe, hướng dẫn khách – tổ D (thời gian từ đến ) d. Dự toán tài chính, quản lí chi tiêu tài chính – phòng C (thời gian từ đến ) e. 2. Trong khi buổi lễ tiến hành: a. Bộ phận lễ tân: b. Bộ phận kĩ thuật: c. Bộ phận hậu cần, phục vụ: d. Bộ phận bảo vệ: 29
30. e. Bộ phận . 3. Sau khi sự kiện kết thúc: a. Phòng A: Thu dọn, kiểm kê cơ sở vật chất (thời gian từ đến ) b. Phòng B: Soạn và gửi thư cảm ơn (thời gian từ đến ) c. Phòng C: Thanh toán với các nhà cung cấp, tổng hợp hóa đơn chứng từ và quyết toán tài chính . (thời gian từ đến ) d. e. Họp rút kinh nghiệm (lúc ngày tại phòng họp ) V. Yêu cầu thực hiện 1. Các đơn vị, cá nhân chủ động tổ chức thực hiện các công việc đã được phân công, dảm bảo chất lượng tốt nhất và đúng kế hoạch thời gian đã quy định. 2. Tất cả các đơn vị cần phải chi tiêu tài chính phải đảm bảo đúng dự toán và hóa đơn chứng từ hợp lệ. 3. Các công việc phát sinh các đơn vị chủ động giải quyết, trường hợp vượt thẩm quyền phải báo cáo ngay cho trưởng ban tổ chức để xin ý kiến chỉ đạo. Nơi nhận: TRƯỞNG BAN TỔ CHỨC - - Lưu: Nguyễn Văn A Hoặc CÔNG TY ABC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: /KH- KẾ HOẠCH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ 1. Mục đích: 2. Thời gian: 3. Địa điểm 4. Thành phần khách mời 5. Tiến độ và phân công chuẩn bị: STT Đơn vị Công việc Công việc cụ thể Thời gian thực hiện Kết quả thực (từ 01/6 – 11/6) hiện 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1 P. Hành Bố trí Thiết kế, trang Đảm chính ội trí sân khấu bảo trường Thuê và lắp đặt Hội đúng ngh âm thanh ị th ết kế 2 Hậu cần Mua sắm các Theo 30
31. vật dụng cần dự toán thiết đã được hê duyệt 4 P. Kế Tài liệu, Các VB cần hoạch, văn bản, soạn thảo: p.KD HS hội - Báo cáo kinh nghị doanh - Phương hướng kinh doanh - Báo cáo tài chính - rình ký 5 P. Hành - In ấn chính 6 P. Hành Văn nghệ - Mời đạo diễn, Đảm chính thống nhất chủ bảo đề, nội dung, đúng tiết mục. chủ đề, - Ký hợp đồng cụ thể. - Tập d ợt 7 P. Kinh Thư mời - Lập danh sách doanh khách mời. - Soạn thảo thư mời - Gửi thư mời . 6. Lưu ý: Nơi nhận: TRƯỞNG BAN TỔ CHỨC - - Lưu: Nguyễn Văn A Việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện có thể trình bày khác nhau về hình thức, nhưng phải đảm bảo chi tiết và triển khai sớm để việc thực hiện được thuận lợi. c. Xin giấp phép tổ chức (hoặc xin sự chấp thuận của cấp trên) Đối với các sự kiện như họp báo, hội nghị có yếu tố nước ngoài, sự kiện có biểu diễn và thu phí, quay sổ xố phải có sự đồng ý của cơ quan nhà nước có thầm quyền, hoặc có sự đồng ý của cơ quan chủ quản. Chính vì vậy cần phải tìm hiểu và thực hiện các thủ tục cần thiết để xin giấy phép tổ chức nhằm đảm bảo đúng các quy định của 31
32. pháp luật là vấn đề quan trọng cần được thực hiện từ sớm để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ chức sự kiện. Theo quy định của pháp luật hiện hành, những trường hợp tổ chức sự kiện sau đây cần phải có sự đồng ý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền: - Sự kiện có yếu tố nước ngoài. - Sự kiện có thu phí. - Sự kiện tổ chức tại điểm công cộng. - Sự kiện có biểu diễn. - Sự kiện có tổ chức khuyến mãi hay rút thăm may mắn, gây quỹ. - Sự kiện có họp báo. Để thực hiện đúng và nhanh nhất việc xin cấp phép tổ chức, thư ký (người có trách nhiệm) cần chủ động liên hệ với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền nắm rõ quy định về thủ tục và thời hạn nộp hồ sơ, tiến hành soạn thảo các văn bản cần thiết, lập và nộp hồ sơ theo đúng quy định để sớm có giấy phép cho công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện. (hoặc gửi văn bản trình cơ quan cấp trên, giải trình các vấn đề cần thiết để được cấp trên đồng ý cho phép tổ chức sự kiện). d. Chuẩn bị hội trường/địa điểm tổ chức sự kiện Địa điểm tổ chức của sự kiện cần được chuẩn bị chu đáo vì đây là công việc đòi hỏi chuẩn bị công phu, với những yêu cầu về kĩ thuật, mỹ thuật, sự an toàn cũng như những vấn đề khác liên quan. Tùy từng trường hợp mà địa điểm tổ chức có thể ở trong nhà (hội trường) hay ngoài trời hoặc kết hợp cả hai. Địa điểm trong nhà (hội trường): Hội trường được áp dụng trong hầu hết các sự kiện lớn của cơ quan/doanh nghiệp. Trong hội trường thường được trang bị đầy đủ các thiết bị cơ bản như hệ thống máy móc kĩ thuật (ánh sáng, âm thanh, hình ảnh và các thiết bị kĩ thật khác), bàn ghế, phông nền, bục diễn giả, tượng Bác, cờ Chính vì thế việc chuẩn bị cho sự kiện dễ dàng và thuận lợi. Việc chuẩn bị hội trường cần chú ý tới các vấn đề cụ thể sau: - Bố trí bàn ghế: các bục diễn giả, bàn, ghế, khăn trải bàn, bảng tên phù hợp với mục đích và tính chất của sự kiện. Chẳng hạn nếu là hội thảo, hội nghị tổng kết, đại hội Đảng, đại hội công đoàn được bố trí kiểu hội trường; trên sân khấu phải có bàn chủ tịch đoàn, bàn thư ký đoàn; bục phát biểu. Sân khấu Sân khấu 32
33. Dải màu đỏ, có ngôi sao, cờ đảng Tượng Bác Phông nền Dòng tiêu đề sự kiện Đoàn Thư ký Bục phát biểu Đoàn Chủ tịch Sơ đồ bố trí hội thảo, hội nghị tổng kết, đại hội Đảng, đại hội công đoàn. - Chuẩn bị thiết bị kĩ thuật: kiểm tra và đảm bảo các thiết bị như micro, loa, máy tính, máy chiếu, đèn, máy lạnh, máy phát điện vận hành tốt. Trường hợp cần mượn thiết bị, máy móc phải kiểm tra và xác nhận tình trạng máy móc. Trường hợp thuê các thiết bị này thì phải có hợp đồng rõ ràng, phải kiểm tra tình trạng thiết bị trước khi nhận bàn giao. - Trang trí hội trường: Dải màu đỏ, có ngôi sao, cờ đảng Phông nền Tượng Bác Dòng tiêu đề sự kiện Chậu/lẵng hoa lớn Chậu hoa nhỏ Màn hình máy chiếu Bục phát biểu + Phông nền sân khấu (màu tối: xanh thẫm). + Quốc kì, cờ đảng: đặt trên dải nền đỏ bên trái sân khấu (nhìn từ dưới lên), quốc kì - ngôi sao - bên phải, cờ đảng - búa liềm -bên trái. + Tiêu đề sự kiện: kiểu chữ chân phương trên nền phông về phía bên phải sân khấu (nhìn từ dưới lên). + Tượng Bác bán thân: đặt trên bục cao, trên nền dải màu đỏ, chính giữa dưới quốc kì và cờ đảng (nếu là ảnh Bác thì treo dưới ngôi sao và búa liềm). + Khẩu hiệu: treo vị trí nổi bật, nội dung tùy từng sự kiện. + Hoa trang trí: Hoa ở bục diễn giả phải thấp, phủ xuống bục khoảng 20-30cm. Lẵng hoa/chậu hoa đặt dọc trên sân khấu, sát phông nền (khoảng 5 lẵng, không đặt quá nhiều). Hoa đặt trên bàn đầu tiên (khách quan trọng). 33
34. + Các bàn trên đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, các bàn đầu tiên dưới hội trường đều phải có khăn phủ. (trường hợp sự kiện quan trọng thì tất cả bàn đều có khăn phủ). Ngoài ra, có thể bố trí thêm màn hình máy chiếu, khẩu hiệu, logo của các công ty tài trợ phù hợp với yêu cầu của sự kiện. Địa điểm sân khấu ngoài trời Tổ chức sự kiện ngoài trời thường áp dụng đối với các sự kiện như lễ khai trương, khởi công, khánh thành, hay lễ hội, lễ trao giải thi đấu thể thao Việc lựa chọn tổ chức sự kiện ngoài trời cần được tính toán cẩn thận, chú ý tới đặc điểm thời tiết cũng như việc quản lí khách mời và vấn đề an ninh an toàn. Sâu khấu phải được được thiết kế chắc chắn, đủ rộng cho các hoạt động có tính tập thể, chuẩn bị dù che phòng khi có những thay đổi bất thường về thời tiết. Trường hợp tổ chức vào buổi tối đòi hỏi có những thiết bị kĩ thuật phức tạp về ánh sáng, âm thanh hơn so với hội trường trong nhà, do đó hiện nay có những công ty chuyên cho thuê sân khấu ngoài trời và các thiết bị phục vụ nên việc chuẩn bị cũng thuận lợi hơn, tuy nhiên cần chú ý tới hợp đồng và những điều khoản trong hợp đồng để đảm bảo mọi việc được tốt nhất. Về cách thức trang trí, bố trí trên sân khấu ngoài trời cũng tương tự như trong hội trường trong nhà, nhưng cần được thiết kế, lắp đặt chắc chắn đề phòng gió lớn. Thông thường chỉ có ghế ngồi cho người tham dự, riêng những ghế hàng đầu dành cho khách mời danh dự thì có thể bố trí thêm bàn với khăn trải bàn, hoa trang trí, biển tên Khu vực lễ tân đón tiếp: bàn, khăn trải bàn, bảng/biển hướng dẫn. Bố trí hợp lí, rộng rãi, có dấu hiệu để khách dễ nhận biết. Các khu vực chức năng khác: khu tổ chức tiệc, khu trưng bày, vui chơi, phát quà tặng, vệ sinh Bố trí hợp lí, không quá xa địa điểm tổ chức chính. Đảm bảo đủ rộng, an toàn, sạch sẽ. Trang trí ngoài khu vực tổ chức: tùy vào điều kiện có thể bố trí cổng hơi hay băng rôn, khẩu hiệu treo ở vị trí nổi bật. Phướn dọc/banner treo hai bên đường vào địa điểm tổ chức (hoặc dọc tuyến phố). Việc treo banner phải xin phép theo quy định của pháp luật. e. Chuẩn bị tài liệu, văn bản phản ánh nội dung sự kiện Tùy vào mục đích của sự kiện, bộ phận chịu trách nhiệm sẽ chuẩn bị các văn bản, tài liệu phù hợp và có sự phối hợp giữa văn phòng với các đơn vị chuyên môn. Thông thường, văn phòng xin ý kiến lãnh đạo hoặc trao đổi với đơn vị chủ trì về các tài liệu cần chuẩn bị cho sự kiện như các văn bản cần chuẩn bị, số lượng tài liệu, thiết kế mẫu Từ đó văn phòng phối hợp với đơn vị/phòng ban chuyên môn/khách mời (nếu có) để soạn thảo, tổng hợp, soạn thảo VB cần thiết (kịch bản; lời dẫn; chương trình sự kiện, thư mời, dự thảo các văn bản (báo cáo, kế hoạch, hợp đồng ); bài phát biểu khai 34
35. mạc, bế mạc, kỉ yếu, catalogue Tổ chức in ấn/photo đủ số lượng tài liệu, văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo/đơn vị chủ trì; đóng dấu lên tài liệu, văn bản; lập thành từng bộ tài liệu phát cho khách tham dự. f. Chuẩn bị ngân sách cho sự kiện Khi tổ chức một sự kiện lớn, điều cần thiết là phải tính toán và lập được bản dự trù kinh phí (dự toán tài chính) cho sự kiện đó. Đây là bản liệt kê đầy đủ các khoản dự kiến chi liên quan tới công tác tổ chức nhưng phải tuân theo quy chế tài chính. Không được dự toán các khoản bất hợp lí, hoặc không được phép chi. Mẫu dự toán kinh phí tổ chức sự kiện: CÔNG TY AAA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – tự do – Hạnh phúc Tp. Hồ Chí Minh, ngày tháng . năm2016 DỰ TRÙ KINH PHÍ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG NĂM 2016 Căn cứ Quy chế tài chính Căn cứ Kế hoạch tổ chức Hội nghị khách hàng năm 2014 Căn cứ tình hình thực tế, phòng Hành chính đề xuất kinh phí tổ chức Hội nghị khách hàng năm 2016 như sau: Đơn vị tính: VND TT Nội dung chi Đơn vị Số Đơn giá Thành tiền Ghi chú tính lượng (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 1 Hội trường Buổi 02 10.000.000 20.000.000 2 Hoa Lẵng lớn Lẵng 05 500.000 2 500.000 Hoa bục diễn giả Lãng 01 300.000 300.000 Hoa để bàn Lẵng 07 50.000 350.000 Hoa tặng Bó 20 40.000 800.000 Hoa cài áo Chiếc 15 5.000 750.000 3 Thư mời Chiếc 200 7.000 1.400.000 . . Tổng cộng Kính đề nghị Giám đốc phê duyệt kinh phí tổ chức Hội nghị Khách hàng năm 2016. Người lập Trưởng phòng Trưởng phòng Giám đốc Hành chính Kế toán Nguyễn Văn A Nguyễn Thị B Lê Mai C Phan Văn D g. Lập danh sách khách mời tham dự sự kiện Danh sách khách mời tham dự sự kiện cần được lập sớm, đầy đủ thông tin cần thiết. Cần lập danh sách cho từng nhóm đối tượng khách mời. Thông thường có khách 35
36. mời bên trong cơ quan, tổ chức và khách mời bên ngoài và mỗi nhóm lập một sanh sách riêng để dễ quản lí. Ngoài ra, có những sự kiện còn có sự tham dự của những khách mời đặc biệt (như lãnh đạo ở trung ương, địa phương ) thì nhóm này cần lập riêng một danh sách. Các danh sách này cần được sự phê duyệt của người có thẩm quyền để làm cơ sử cho việc thực hiện các công việc như chuẩn bị thư mời, kinh phí, tài liệu Danh sách thành viên nội bộ: STT Họ và tên Chức vụ Đơn vị 1 2 Danh sách khách mời bên ngoài: STT Họ và tên Chức vụ Công ty Số điện thoại Ghi chú 1 2 Khi lập danh sách người tham dự, cần cân nhắc kĩ và lựa chọn chính xác đối tượng tham dự. Đảm bảo những người trong dánh sách phải tới tham dự sự kiện, hạn chế tối đa trường hợp mời nhưng không tới dự vì gây lãng phí về tài chính và các sự chuẩn bị khác, thậm chí ảnh hưởng tới kết quả của sự kiện. h. Soạn thảo thư mời Căn cứ vào danh sách khách mời để soạn thảo Thư mời. Thư mời có rất nhiều hình thức, tuy nhiên, khi thiết kế cần được thiết kế theo một mẫu thống nhất, đảm bảo đầy đủ thông tin, lịch sự, trang trọng và được để trong bì thư ghi tên cơ quan/doanh nghiệp. Thư mời phải được gửi sớm để người được mời có sự chuẩn bị. Thông thường khách mời nhận được trước tối thiểu 3 ngày (trừ trường hợp khách mời là người trong nội bộ). Trong trường hợp cần lấy ý kiến về nội dung văn bản của sự kiện thì phải gửi kèm tài liệu theo Thư mời. Trong trường hợp khách mời ở xa, hoặc quá gấp thì có thể trao đổi trước qua điện thoại, email với người được mời, sau đó cần gửi bản chính Thư mời. i. Chuẩn bị nhân sự Tổ chức sự kiện trong một cơ quan, tổ chức thì việc lựa chọn nhân sự tham gia phục vụ rất được chú ý. Tùy tính chất của sự kiện mà lựa chọn nhân sự khác nhau. Thông thường, nhân sự tham gia bao gồm: - Người dẫn chương trình (MC): Chọn người có ngoại hình khá, khả năng nói lưu loát, hiểu biết các nghi thức và biết dẫn dắt sự kiện. Trường hợp sự kiện cần mời MC chuyên nghiệp thì cần phải lựa chọn người thích hợp với tính chất của sự kiện. - Lễ tân (thông thường là nữ giới): cần lựa chọn những người có ngoại hình, có chiều cao tương đối, đồng đều, nhanh nhẹn, trẻ trung, ứng xử khéo léo. Có thể trao đổi trước với đội lễ tân để phân công vị trí, công việc cụ thể cho từng người; thống nhất về 36
37. trang phục, giờ giấc và các vấn đề khác có liên quan tới đón tiếp, phục vụ các nghi thức trao thưởng, cắt băng khánh thành Đặc biệt cần giữ thái độ vui vẻ, thân thiện, nhiệt tình và chu đáo khi tiếp xúc với khách tham dự sự kiện. - Đội phục vụ, bảo vệ, an ninh: lựa chọn những người đã quen phục vụ trong các sự kiện hoặc hội nghị; có tác phong nhanh nhẹn, cẩn thận, cương quyết; thái độ mềm mỏng, lịch sự. Cần thống nhất về vị trí, khu vực phụ trách; công việc cụ thể cho từng người và những hướng dẫn cần thiết khi thực hiện công việc. - Đội/người hoạt náo (ở trong sự kiện nhất định): Cần thống nhất với họ về nội dung, cách thức trong quá trình hoạt náo. Tránh trường hợp sử dụng các cách thức hoạt náo thiếu nghiêm túc; trái văn hóa dân tộc; có ngôn ngữ cử chỉ, hành động thiếu kiểm soát. - Người phụ trách quay phim, chụp hình. Chọn người biết sử dụng thiết bị và biết lựa chọn thời điểm, khung hình để thực hiện. - Người đọc các văn bản: báo cáo, kế hoạch Cần phải trao đổi với lãnh đạo trong việc xác định người đọc văn bản, tài liệu hay phát biểu chính thức trong sự kiện. Thông thường đó là những người có chức vụ cao, có uy tín hoặc có trách nhiệm trong cơ quan/doanh nghiệp. Ngoài ra, trong giai đoạn chuẩn bị cần có sự trao đổi, thống nhất với người phụ trách kĩ thuật (ánh sáng, âm thanh, hình ảnh ) để phối hợp thực hiện tốt chương trình sự kiện. j. Hậu cần Công tác hậu cần cho một sự kiện có rất nhiều vấn đề và cần được chuẩn bị chu đáo. Tùy từng sự kiện và quy mô của sự kiện, công tác hậu cần có thể yêu cầu khác nhau về số lượng, loại hình, mức độ Thông thường công tác hậu cần gồm: - Nước uống cho đại biểu/khách tham dự. - Trái cây, bánh kẹo. - Tiệc (tùy yêu cầu có thể tổ chức tiệc bàn, buffer, tiệc ngọt ) - Bàn ghế. - Khăn trải bàn. - Thẻ đại biểu/khách mời hoặc bảng tên đặt tại vị trí ngồi của đại biểu. - Bảng hướng dẫn. - Kỉ niệm chương. - Thùng phiếu (trong trường hợp có bỏ phiếu, rút thăm ) - Các dụng cụ: ly, tách, dĩa, dao, nĩa, khăn/giấy ăn - Thùng đựng rác 37
38. Ngoài ra, có thể phải bố trí các công việc như tổ chức xe đưa đón các vị khách mời quan trọng, bố trí nơi ăn nghỉ cho khách mời. Trong trường hợp có khách mời từ nước ngoài cần phải thực hiện các thủ tục hành chính sớm, đầy đủ theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam. Bên cạnh đó, công tác an ninh, bảo vệ cũng cần được phân công bố trí cụ thể. Cần có kế hoạch chi tiết cho công tác này nếu tổ chức sự kiện với quy mô lớn. trong trường hợp thuê công ty dịch vụ bảo vệ cũng cần có hợp đồng với các điều khoản quy định rõ ràng trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ của hai bên. Công tác hậu cần cũng phải rất lưu ý tới khu vực vệ sinh. Tưởng chừng như đây là vấn đề không quan trọng nhưng thực sự lại là vấn đề mà ban tổ chức phải rất quan tâm, nhất là với các sự kiện có số lượng người tham dự lớn. Khu vực này cần được bố trí không xa nơi tổ chức chính, sạch sẽ, đủ rộng và có biển báo khu vực nam – nữ rõ ràng. Có thể chuẩn bị sẵn nước thơm khử mùi, xà bông, khăn/giấy lau. Trong trường hợp nơi tổ chức là địa điểm không có nhà vệ sinh (hoặc các địa điểm công cộng), phải thuê nhà vệ sinh công cộng di động để đảm bảo công tác này. k. Tặng phẩm Tặng phẩm trong sự kiện có tác dụng như lời cảm ơn của nhà tổ chức sự kiện với người tham dự nhưng không phải mọi sự kiện đều có tặng phẩm. Tùy từng sự kiện mà tặng phẩm được lựa chọn thích hợp. Việc chuẩn bị tặng phẩm cần cân nhắc kĩ trên cơ sở mục đích sự kiện, đối tượng khách mời, thông điệp muốn chuyển tải và khả năng tài chính của cơ quan, tổ chức. Thông thường, lựa chọn tặng phẩm mang tính biểu trưng của cơ quan/doanh nghiệp để gây ấn tượng tốt với người dự. l. Văn nghệ Thông thường, một sự kiện không thể thiếu chương trình văn nghệ đặc sắc để tăng thêm phần không khí vui tươi, hấp dẫn cho sự kiện. Việc lựa chọn các tiết mục văn nghệ, xây dựng chương trình văn nghệ phải phủ hợp với chủ đề của sự kiện. 38
39. m. Công tác truyền thông Công tác truyền thông trong sự kiện phải đặc biệt chú ý vì thông qua đó, sự kiện được xã hội, khách hàng biết tới, có thể tác động mạnh mẽ tới nhận thức của khách hàng, của xã hội và ảnh hưởng tới uy tín, thương hiệu của cơ quan, doanh nghiệp. Công tác truyền thông được tiến hành trước, trong và sau sự kiện. Do công tác truyền thông rất quan trọng nên việc chọn người làm công tác quay phim, chụp ảnh, viết tin trong sự kiện cần cẩn thận. Nếu chọn người trong nội bộ thực hiện thì cần chọn người biết sử dụng các thiết bị kĩ thuật như máy quay, máy hình; biết tổng hợp và viết tin bài. Đây là việc khó nên cần trao đổi với họ về cách thức thực hiện như: thời điểm thực hiện quy phim chụp hình; bố cục hình ảnh khi tác nghiệp; đối tượng cần phỏng vấn; những khuôn hình cần phải thực hiện Tất cả cá hình ảnh, tin, bài viết liên quan tới truyền thông về sự kiện cần được người có thẩm quyền xem xét và duyệt trước khi đăng tải trên báo chí hay website của cơ quan/doanh nghiệp. Trường hợp thuê cơ quan báo chí phải được ký hợp đồng rõ ràng về nội dung, thời lượng, thời gian phát/đăng, tần suất đăng, giá cả chi tiết để tránh những tranh chấp không đáng có. n. Công tác chuẩn bị khác Tùy sự kiện mà có thể chuẩn bị các công việc khác như liên hệ với chính quyền sở tại để báo cáo, đồng thời đề nghị hỗ trợ trong công tác an ninh, giao thông. Chuẩn bị các thiết bị như máy photocopy, máy in, máy phát điện sẵn sàng sử dụng khi cần thiết. Bố trí nhân sự dự phòng trong trường hợp có sự cố hay phát sinh công việc. Hoặc trong trường hợp cầc thiết có thể bố trí phòng chờ riêng cho khách mời đặc biệt. o. Họp trù bị, tổng duyệt chương trình Đối với các sự kiện quan trọng (như Hội nghị cán bộ viên chức, đại hội công đoàn ), cần phải họp trù bị nhằm thực hiện các công việc liên quan tới thủ tục cho ngày tổ chức sự kiện chính thức. Đối với các sự kiện có biểu diễn, lễ hội thì phải tổng duyệt chương trình để đảm bảo chương trình được diễn ra suôn sẻ. Công việc này được thực hiện trước ngày tổ chức sự kiện chính thức nhằm kiểm tra toàn diện các công việc chuẩn bị, phát hiện và điều chỉnh các sai sót. Trong các cuộc họp trước sự kiện, các thành viên trong Ban tổ chức và những người tham gia tổ chức bàn bạc, nhận định tình hình, dự đoán các vấn đề có thể phát sinh để có phương án dự phòng và thống nhất với các bộ phận liên quan xử lí khi có sự cố. 39
40. 3.2.1.2. Giai đoạn Tiến hành sự kiện a. Kiểm tra trước giờ tổ chức sự kiện Trước giờ khai mạc phải tới sớm, kiểm tra lại toàn bộ công tác chuẩn bị, đảm bảo không xảy ra bất kì một sai sót nào. - Các thiết bị trong hội trường như máy lạnh, ánh sáng, âm thanh, hình ảnh cần được mở sẵn. - Hồ sơ, tài liệu, quà tặng, thẻ khách mời đầy đủ và được sắp xếp theo trật tự danh sách khách tham dự, được đặt tại bàn đón tiếp (hoặc trên bàn của từng khách tham dự). - Nhân sự phục vụ tập trung đầy đủ, trang phục đúng quy định và vào vị trí của từng bộ phận. - Công tác hậu cần như chai nước, ly uống nước đặt trước vị trí người dự; khu vực vệ sinh sạch sẽ; bảng chỉ dẫn được đặt đúng vị trí b. Đón tiếp khách mời Công việc đón tiếp khách mời tới tham dự cần được thực hiện chu đáo. Làm tốt công tác này tạo nên bầu không khí hân hoan, sôi động của sự kiện, thể hiện sự trọng thị của cơ quan/doanh nghiệp và qua đó tạo dựng được hình ảnh tốt đẹp đối với khách mời. Trong công tác này thì việc phân công, bố trí các bộ phận liên quan cần được quan tâm, phối hợp hiệu quả. c. Kiểm soát chặt chẽ số người tham dự Việc kiểm soát người tham dự thường được tổ chức dưới hai hình thức: Khách ký vào danh sách và Trao thẻ khách mời khi tới dự, nhận tài liệu, quà tặng. Cho dù được tổ chức dưới hình thức nào bộ phận Lễ tân cũng cần được kiểm soát chính xác số lượng người tới tham dự, báo với ban tổ chức những trường hợp như khách mời quan trọng, khách có báo cáo tham luận không tới để có biện pháp xử lí. Trong trường hợp khách mời dự sự kiện có cả người bên trong và bên ngoài cơ quan, tổ chức thì phải lập hai danh sách riêng, không nên lập một danh sách chung vì dễ lầm lẫn khó quản lí. Trường hợp khách tới đông phải phân loại khách thành các danh sách riêng như khách ở trung ương, khách địa phương, khách doanh nghiệp, khánh nội bộ và có bàn tiếp đón từng loại khách, trên bàn có biển lớn ghi rõ, ví dụ “Bàn tiếp đón Doanh nghiệp” để khách tới thực hiện thủ tục. Tránh để xảy ra tình trạng chen lấn, xô đẩy gây mất mỹ quan và trật tự. 40
41. Mẫu danh sách ký tên STT Họ và tên Chức Cơ quan/ Số điện Chữ ký danh công ty thoại 1 2 Thông thường khi khách tới làm thủ tục đăng ký xong thường được nhận tài liệu của sự kiện. Đối với khách đặc biệt phải mang tới tận nơi hoặc để sẵn trên bàn của người đó. Trong trường hợp tài liệu thuộc diện thu hồi ngay sau sự kiện thì phải ghi rõ ngay trên tài liệu và bộ phận có trách nhiệm tiến hành thu ngay khi sự kiện kết thúc, đảm bảo thu đủ số lượng như đã phát ra ban đầu. Tặng phẩm cũng được trao tặng cho khách mời. Thông thường việc trao tặng phẩm được tiến hành ngay khi khách mời tới dự, tuy nhiên, trong những trường hợp nhất định, có thể trao tặng phẩm vào cuối sự kiện dể đảm bảo công tác tổ chức. Việc trao quà tặng cũng cần phải được ký nhận vì liên quan tới công tác tài chính sau này. d. Theo dõi, đảm bảo thực hiện đúng chương trình sự kiện, xử lí các vấn đề phát sinh Khi tiến hành sự kiện, cần kiểm soát chặt chẽ chương trình đã đề ra. Cần lưu ý MC thực hiện tốt chương trình theo kịch bản đã có. Tránh trường hợp MC không quản lí được dẫn tới tình trạng kéo dài nội dung, hoặc người phát biểu nói không đúng trọng tâm, thậm chí cướp diễn đàn dẫn tới chương trình tổng thể bị ảnh hưởng, hoặc gây sự phản ứng từ người tham dự. Ngoài ra, cũng cần theo dõi, nhắc nhở sự phối hợp ăn ý giữa MC với bộ phận phụ trách kĩ thuật, lễ tân, phục vụ, an ninh, truyền thông theo đúng kịch bản. trường hợp có nảy sinh vấn đề cần nhanh chóng giửi quyết theo thẩm quyền, trường hợp nghiêm trọng phải báo cáo ngay với người có thẩm quyền xin ý kiến giải quyết. Tuyệt đối tránh khách mời phản ứng với bất kì lý do gì hoặc làm ảnh hưởng tới mục đích của sự kiện. e. Tổ chức thực hiện tốt các công việc trong kế hoạch Tất cả các công việc khác như hậu cần, phục vụ cần được thực hiện đúng như đã bố trí và linh hoạt. Theo dõi sát chương trình và thực tế trong sự kiện để nhắc nhở các bộ phận phục vụ thực hiện tốt nhất nhiệm vụ của mình. Với các sự kiện có tổ chức tiệc (tiệc ngọt, tiệc đứng, tiệc bàn) thì cần chuẩn bị thật chu đáo, tránh trường hợp sắp xếp không hợp lí, không đủ số lượng hoặc bố trí tại khu vực quá chật hẹp dẫn tới các sự việc đáng tiếc như báo chí đã từng nêu. Ngoài ra, đối với sự kiện mà khách tham dự vào tự do (như buổi ra mắt sản phẩm mới, sự kiện văn hóa nghệ thuật tại nơi công cộng ) thì công tác hướng dẫn, an ninh, bảo vệ cần đặc biệt chú ý vì đây là khách có nhiều thành phần khác nhau, khó kiểm soát. Đối với các sự kiện có trao quà miễn phí cũng cần bố trí hợp lí khu vực phát quà, lực lượng bảo vệ cần được tăng cường, tránh tình trạng chen lấn, giành giật. 41
42. 3.2.1.3. Sau khi sự kiện kết thúc a. Thu dọn, sắp xếp lại địa điểm tổ chức và thanh toán hợp đồng Sau khi sự kiện kết thúc, thư ký cùng bộ phận có trách nhiệm cần tiến hành công tác thu dọn, sắp xếp lại địa điểm tổ chức như trước sự kiện. Tất cả các thiết bị cần được đóng gói vận chuyển về nơi quy định hoặc tiến hành trao trả cho nơi thuê/mượn. Khi trao trả, cần yêu cầu người nhận bàn giao kiểm tra lại tình trạng thiết bị, ký vào văn bản để xác nhận. Ngoài ra, cũng cần tổng kết công tác hậu cần, thu dọn các phương tiện phục vụ, xem xét lại tặng phẩm tất cả cần được thống kê chi tiết để quản lí. b. Thanh toán với nhà cung cấp và quyết toán tài chính với phòng Kế toán Sau sự kiện, một trong những công việc quan trọng là thanh toán đầy đủ các hợp đồng đã ký kết trong việc thuê mướn địa điểm, thiết bị và các dịch vụ khác. Thông thường, đơn vị chủ trì tổ chức sự kiện sẽ là đơn vị thực hiện các thủ tục về thanh toán và quyết toán tài chính với các bên có liên quan. - Thanh toán tài chính: Căn cứ vào hợp đồng đã ký tiến hành thanh toán một lần hoặc thanh toán phần còn lại (trong trường hợp đã ứng trước). Giữ lại tất cả các các hóa đơn, chứng từ liên quan tới tài chính (chú ý: các hóa đơn, chứng từ tài chính phải là hóa đơn giá trị gia tăng theo quy định của pháp luật). Đối với các vấn đề phát sinh, các bên cần trao đổi và thỏa thuận cách giải quyết tốt nhất. - Quyết toán tài chính với phòng Kế toán: Lập hồ sơ quyết toán theo quy định của cơ quan/doanh nghiệp. Trong đó, tập hợp đầy đủ các văn bản liên quan tới tài chính của sự kiện như: bản dự toán, phiếu ứng tiền, danh sách nhận tiền, các hợp đồng, hóa đơn, chứng từ đã mua, bán, thuê mướn Chú ý tất cả các khoản chi tiêu trong sự kiện đều phải được thể hiện bằng các hóa đơn hợp lệ, đúng mục đích và phù hợp với định mức chi tiêu. Nếu thiếu hóa đơn, chứng từ hợp lệ sẽ rất khó khăn trong việc quyết toán với Kế toán. c. Hoàn thiện các văn bản Đơn vị chủ trì tổ chức sự kiện (hoặc thư ký) có trách nhiệm hoàn thiện lại các văn bản sau khi sự kiện kết thúc. Cần đảm bảo chính xác nội dung các văn kiện sau khi có sự góp ý cảu người tham dự, kết luận của lãnh đạo như các dự thảo báo cáo, kế hoạch, tờ trình, phương án Sau đó, lấy chữ ký của người chủ trì, đóng dấu cơ quan/tổ chức trên các văn bản. Tùy theo yêu cầu của sự kiện hoặc của người chủ trì thì các văn bản đó được gửi tới các đơn vị, bộ phận để tổ chức thực hiện hoặc gửi tới cơ quan, tổ chức bên ngoài. Chẳng hạn sau khi tổ chức thành công Đại hội cổ đông thường niên, các văn bản dự thảo được đọc trong Đại hội như: báo cáo kết quả hoạt động của công ty, phương án phân chia lợi tức, sự thảo nghị quyết của đại hội, biên bản phải được hoàn thiện lại chính xác theo những gì đã được góp ý và thống nhất. Sau đó được lãnh đạo ký và đóng dấu công ty. Đối với các sự kiện quan trọng thì sau sự kiện thường gửi tới khách mời tham dự “Thư cảm ơn” nhằm tri ân sự hiện diện và đóng góp của họ đối với cơ quan/doanh 42
43. nghiệp. Có thể gửi Thư cảm ơn qua đường bưu điện hoặc email, hoặc đưa trực tiếp. Việc soạn thảo Thư cảm ơn cần soạn thảo với ngôn ngữ lịch sự, trọng thị. d. Họp đánh giá công tác tổ chức sự kiện Sau khi sự kiện kết thúc, cần phải tập hợp tất cả các cá nhân tham gia công tác tổ chức để họp rút kinh nghiệm. Trong cuộc họp, cần đánh giá toàn diện về khâu tổ chức từ khi bắt đầu tới khi kết thúc sự kiện. Chỉ ra được các vấn đề đã làm tốt và những vấn đề chưa làm tốt, nguyên nhân của việc chưa làm tốt, trách nhiệm của những bộ phận liên quan và quan trọng nhất là thống nhất biện pháp khắc phục. Đồng thời tổ chức khen thưởng, động viên kịp thời những cá nhân, đơn vị đã có thành tích xuất sắc trong việc tổ chức sự kiện. Cuộc họp cần được lập biên bản để làm cơ sở cho các quyết định về sau. e. Lập hồ sơ sự kiện Lập hồ sơ sự kiện là tập hợp đầy đủ các văn bản, tài liệu, bài phát biểu liên quan tới quá trình tổ chức cuộc họp thành hồ sơ. Các văn bản, tài liệu đưa vào trong hồ sơ phải chính xác, đảm bảo tính pháp lí. Mỗi sự kiện khi được tổ chức xuất hiện rất nhiều tài liệu khác nhau, thông thường hồ sơ gồm các văn bản, tài liệu sau: - Quyết định thành lập Ban tổ chức (nếu có) - Kế hoạch tổ chức. - Giấy phép tổ chức hoặc văn bản đồng ý cho phép tổ chức của cấp trên (nếu có) - Hợp đồng thuê dịch vụ cho sự kiện. - Sơ đồ chỗ ngồi. - Các giấy tờ, thủ tục, giấy phép liên quan tới người nước ngoài tham dự sự kiện. - Diễn văn khai mạc, bế mạc. - Tài liệu về nội dung sự kiện (báo cáo, phương hướng, đề án ) - Bài báo cáo, tham luận của khách mời, cấp trên. - Biên bản sự kiện. - Biên bản sự cố (nếu có) - Danh sách khách mời. - Danh sách khách ký tên khi tới dự. - Hình ảnh, phim về sự kiện. - Thư mời, bản thiết kế liên quan tới hội trường, sân khấu, banner quảng cáo. - Biên bản họp rút kinh nghiệm. - Biên bản thanh lí các hợp đồng. - Các văn bản liên quan tới tài chính (bản gốc sẽ nộp về phòng Kế toán khi làm thủ tục quyết toán, lưu lại bản photo trong hồ sơ). + Dự toán kinh phí. 43
44. + Chứng từ đã ứng kinh phí + Hóa đơn/chứng từ chi tiêu trong sự kiện + Danh sách ký nhận tiền, tặng phẩm - Trường hợp có bầu cử cần có các văn bản liên quan (danh sách tổ bầu cử, danh sách ứng viên, phiếu bầu, biên bản kiểm phiếu ) Tất cả các văn bản, tài liệu trên được thu thập đầy đủ, phải là bản chính, bản gốc. Khi đã tập hợp đầy đủ thì cần sắp xếp các tài liệu theo trật tự tổ chức sự kiện. Đối với các cuộn phim, băng đĩa, bức ảnh chụp về sự kiện, cần phải thống kê trong một danh sách, sau đó cho vào phong bì, không bảo quản chung với các tài liệu khác. Có thể nói, tổ chức sự kiện trong cơ quan/doanh nghiệp là một trong những hoạt động lớn, có sự tham gia của nhiều đơn vị, cá nhân (trong đó có thư ký). Chính vì thế, người thư ký cần nắm được quy trình tổ chức sự kiện để thực hiện và phối hợp có hiệu quả nhằm đạt được kết quả cao nhất. Chương 4 TỔ CHỨC CHUYẾN CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO 4.1. Chuẩn bị cho chuyến công tác 4.2. Trách nhiệm của người thư ký khi lãnh đạo đi công tác Trong quá trình hoạt động của cơ quan/doanh nghiệp, nhất là trong giai đoạn hội nhập kinh tế quốc tế mạnh mẽ hiện nay thì các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đi công tác ở trong và ngoài nước là một hoạt động thường xuyên. Với trách nhiệm là người giúp việc trực tiếp của lãnh đạo, người thư kí cần chú ý tới cách thức tổ chức chuyến công tác để phối hợp với các bộ phận liên quan tổ chức chuyến đi của lãnh đạo được an toàn và hiệu quả. 4.1. Chuẩn bị cho chuyến công tác của lãnh đạo. 4.1.1. Liên hệ nơi lãnh đạo tới công tác Các chuyến công tác của các nhà quản lý nhằm thực hiện nhiều mục đích khác nhau. Đó có thể là đi kiểm tra việc thực hiện một chương trình, dự án mà công ty trúng thầu, đi tham quan một công nghệ mới để xem xét việc thay đổi dây chuyền công nghệ của công ty, đi thương thảo cho một cơ hội hợp tác, tìm kiếm thị trường, đi báo cáo tình hình Các chuyến đi của lãnh đạo có thể do nhu cầu quản lý trong nội bộ hệ thống doanh nghiệp, nhưng cũng có thể được đối tác mời. Trước khi thực hiện các công việc chuẩn bị cụ thể, người thư ký cần phải liên hệ với cơ quan/doanh nghiệp (nơi mà lãnh đạo tới công tác) để nắm được thông tin và thống nhất các nội dung cần thiết. Thông qua các hình thức như email, điện thoại, fax 44
45. thư ký cần trao đổi về mục đích chuyến đi, thống nhất về nội dung làm việc; thông báo số lượng thành viên trong đoàn (nếu có); xác định các tài liệu cần chuẩn bị . Ngoài ra, cũng cần tìm hiểu để nắm được những thông tin cần thiết khác như: điều kiện ăn, nghỉ, an ninh, giao thông, ngân hàng, thông tin liên lạc, giá cả, thời tiết để báo cáo lãnh đạo hoặc có hướng chuẩn bị phù hợp. Việc liên hệ này giúp cho công tác chuẩn bị của người thư ký được đầy đủ, phù hợp với yêu cầu của đối tác và các điều kiện thực tế; giúp lãnh đạo nắm được tình hình; đồng thời đảm bảo sự an toàn, tiết kiệm cho chuyến đi. 4.1.2. Lập kế hoạch các chuyển đi công tác của lãnh đạo Thông thường, chuyến đi công tác của lãnh đạo phải lập kế hoạch chi tiết vì liên quan tới các chương trình, kế hoạch làm việc chung cũng như các vấn đề khác như tài chính, phương tiện, nhân sự của cơ quan/doanh nghiệp. Kế hoạch chuyến đi công tác là một văn bản trình bày có hệ thống những công việc cụ thể liên quan đến chuyến công tác của lãnh đạo. Kế hoạch chuyến công tac sẽ giúp cho công tác chuẩn bị của người thư ký cũng như các phòng ban liên quan được thuận lợi. Có nhiều mẫu, nhưng nội dung của kế hoạch chuyến công tác của lãnh đạo cần thể hiện rõ một số điểm cơ bản sau: - Mục đích của chuyến đi. - Những nội dung cần thực hiện của chuyến đi. - Thành phần tham dự (trong trường hợp có nhiều thành viên cùng tham gia). - Lịch trình. - Nơi lưu trú. - Các tài liệu, giấy tờ, vật dụng cần thiết mang theo. - Dự toán kinh phí chuyến đi (có thể tách ra thành một văn bản riêng) TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: /KH - . . . , ngày tháng năm . KẾ HOẠCH CHUYẾN CÔNG TÁC . Căn cứ Căn cứ Theo nhu cầu . I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU: 1. Mục đích: 2. Yêu cầu: II. THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM CÔNG TÁC, NƠI LƯU TRÚ 1. Thời gian : 2. Địa điểm : 3. Nơi lưu trú : 45