Tài liệu Nguyễn lý kế toán - Bài 2: Chứng từ và sổ kế toán

Nội dung text: Tài liệu Nguyễn lý kế toán - Bài 2: Chứng từ và sổ kế toán

1. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn BÀI 2: CHỨNG TỪ VÀ SỔ KẾ TỐN Cơng ty TNHH Thành Đạt đã được thành lập từ tháng 6 năm N, cơng ty đã hoạt động từ đĩ đến nay với việc sản xuất hai loại sản phẩm chính là áo sơmi nam (mã K) và áo sơmi nữ (mã Q). Cho đến tháng 8 năm N cơng ty vẫn đang tiếp tục tiến hành sản xuất hai sản phẩm K và Q. Là kế tốn của cơng ty, bạn được giao nhiệm vụ tập hợp chứng từ, viết các hố đơn và ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng. Vậy bạn phải làm gì với các chứng từ này, bạn sử dụng sổ kế tốn nào và ghi chép ra sao? Bài học này sẽ giúp bạn tìm hiểu về chứng từ (cách lập, cách kiểm tra, ghi sổ, lưu trữ) và tìm hiểu về sổ kế tốn (kết cấu, cách mở sổ, ghi chép, sửa chữa, khố sổ, ) để từ đĩ bạn ứng dụng vào cơng việc chứng từ và sổ kế tốn ở cơng ty TNHH Thành Đạt. Mục tiêu Nội dung Sau chương này, học viên cĩ thể: • Khái niệm và ý nghĩa của chứng từ • Hiểu được bản chất của chứng từ kế tốn. kế tốn. • Nội dung của chứng từ và phương pháp • Phân loại chứng từ kế tốn. chứng từ kế tốn. • Các yếu tố bắt buộc và các yếu tố bổ • Lập chứng từ kế tốn. sung của chứng từ kế tốn. • Hiểu và vận dụng các bước của trình tự • Trình tự luân chuyển của chứng từ kế luân chuyển chứng từ. tốn. • Hiểu về sổ kế tốn và hệ thống sổ kế tốn. • Chế độ sổ kế tốn và hình thức kế tốn ở • Hiểu về cách quy trình ghi sổ kế tốn. Việt Nam. • Nắm được các hình thức kế tốn. Thời lượng học Hướng dẫn học 10 tiết học. • Để học tốt bài này học viên nên tìm hiểu quy trình của các nghiệp vụ chủ yếu diễn ra trong doanh nghiệp, các chứng từ đi kèm của các hoạt động kinh tế diễn ra trong doanh nghiệp. • Nên tìm hiểu cách lập, nhận, trình tự luân chuyển các chứng từ kế tốn trong doanh nghiệp và các sổ sách kế tốn cần phải cĩ trong các doanh nghiệp. 17
2. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn 2.1. Khái niệm và nội dung của chứng từ kế tốn 2.1.1. Khái niệm Chứng từ kế tốn là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hồn thành, làm căn cứ ghi sổ kế tốn (điều 4, khoản 7 Luật kế tốn). Phương pháp chứng từ: Việc sử dụng bản chứng từ kế tốn để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính thực sự đã phát sinh theo thời gian, địa điểm và nội dung kinh tế, sau đĩ cung cấp kịp thời những thơng tin trên bản chứng từ cho các bộ phận quản lý cĩ liên quan đồng thời cung cấp thơng tin cho việc ghi sổ kế tốn được gọi là phương pháp chứng từ kế tốn. Nội dung phương pháp chứng từ được thể hiện ở hai cơng việc sau: • "Sao chụp" nguyên trạng các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thuộc đối tượng hạch tốn kế tốn phù hợp với đặc điểm và sự vận động của từng loại đối tượng đĩ. • Thơng tin kịp thời về tình trạng và sự vận động của từng đối tượng hạch tốn kế tốn theo yêu cầu của cơng tác quản lý nghiệp vụ. 2.1.2. Vai trị và ý nghĩa của chứng từ kế tốn 2.1.2.1. Vai trị Chứng từ kế tốn là nguồn thơng tin ban đầu (đầu vào) được xem như nguồn nguyên liệu mà kế tốn sử dụng để qua đĩ tạo lập lên những thơng tin cĩ tính tổng hợp và hữu ích để phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau. Do cĩ vai trị trên nên việc tổ chức, vận dụng chế độ chứng từ kế tốn cĩ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của thơng tin kế tốn. 2.1.2.2. Ý nghĩa Chứng từ kế tốn cĩ ý nghĩa cả về mặt kinh tế và về mặt pháp lý. Cụ thể: • Chứng từ kế tốn là bằng chứng để chứng minh sự hình thành, tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế tài chính của đơn vị. • Chứng từ gắn sự phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính với trách nhiệm vật chất của các cá nhân, đơn vị cĩ liên quan đến nghiệp vụ. Nhờ vậy, chứng từ gĩp phần vào việc tăng cường hạch tốn nội bộ gắn liền với lợi ích cũng như trách nhiệm vật chất của các đối tượng liên quan. • Đối với hệ thống hạch tốn kế tốn, chứng từ là cơ sở cho việc phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính để vào sổ sách kế tốn đồng thời theo dõi từng đối tượng hạch tốn kế tốn cụ thể. 2.1.3. Phân loại chứng từ Chứng từ kế tốn sử dụng trong đơn vị rất đa dạng và liên quan đến nhiều đối tượng kế tốn khác nhau. Do vậy, để hiểu được chứng từ nhằm sử dụng chúng một cách tốt nhất thì việc phân loại chứng từ là điều hết sức cần thiết. Cĩ nhiều cách phân loại chứng từ khác nhau theo các tiêu thức khác nhau. 18
3. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn 2.1.3.1. Theo nội dung kinh tế Phân loại theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế tài chính được phản ánh trên bản chứng từ – hệ thống chứng từ cĩ 5 loại: • Lao động tiền lương: Là các chứng từ được sử dụng để doanh nghiệp tính và phản ảnh các khoản thanh tốn với người lao động như bảng thanh tốn tiền lương, thưởng, chấm cơng • Hàng tồn kho: Là các chứng từ kế tốn được sử dụng để phản ánh giá trị hiện cĩ và tình hình biến động của hàng tồn kho như: Phiếu nhập kho, biên bản kiểm kê hàng hĩa • Bán hàng: Tập hợp các chứng từ liên quan đến các hoạt động mua bán hàng hĩa, nguyên vật liệu (hĩa đơn bán hàng ) • Tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng • Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ Đây cũng là hệ thống biểu mẫu chứng từ kế tốn áp dụng cho các doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006. Tác dụng của hình thức phân loại: Là cơ sở để phân loại, tổng hợp số liệu, định khoản kế tốn và để ghi sổ kế tốn. 2.1.3.2. Theo mức độ khái quát thơng tin Theo cách phân loại theo mức độ khái quát thơng tin thì hệ thống các chứng từ kế tốn của doanh nghiệp phân thành hai loại: • Chứng từ gốc: Là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hồn thành theo thời gian và địa điểm cụ thể. Ví dụ: Phiếu thu, phiếu chi được lập cho từng lần thu, chi tiền. • Chứng từ ghi sổ (chứng từ tổng hợp): Là loại chứng từ được dùng để tổng hợp số liệu từ các chứng từ gốc (chứng từ ban đầu) theo từng nghiệp vụ kinh tế (nội dung kinh tế) nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi sổ kế tốn. Ví dụ: Bảng tổng hợp xuất, nhập vật liệu. Tác dụng của hình thức phân loại: Cách phân loại này giúp người làm cơng tác nghiên cứu và cơng tác kế tốn cụ thể cần nghiên cứu xây dựng và tăng cường sử dụng chứng từ tổng hợp để giảm bớt số lần ghi sổ kế tốn. Cho phép xác định được tầm quan trọng của từng loại chứng từ mà cĩ cách sử dụng và bảo quản thích hợp. 2.1.3.3. Theo địa điểm lập chứng từ Cịn phân loại theo địa điểm lập chứng từ thì hệ thống chứng từ kế tốn được chia thành ba loại: 19
4. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn • Chứng từ kế tốn do bên ngồi lập và gửi cho đơn vị. Ví dụ: Khi mua hàng doanh nghiệp nhận được hĩa đơn bán hàng do doanh nghiệp bán cung cấp. • Chứng từ kế tốn do doanh nghiệp lập và gửi cho các đối tác. Ví dụ: Hĩa đơn bán hàng do doanh nghiệp lập và gửi cho người mua. • Chứng từ do doanh nghiệp phát hành và sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp. Ví dụ: giấy tạm ứng, bảng lương Tác dụng của hình thức phân loại: Là cơ sở cho kế tốn xác định được trọng tâm của việc kiểm tra chứng từ, từ đĩ đưa ra những biện pháp thích hợp để kiểm tra từng loại chứng từ. 2.1.3.4. Theo tính chất bắt buộc Trong Hệ thống kế tốn doanh nghiệp Việt Nam, chứng từ kế tốn được qui định chia làm 2 loại: • Chứng từ cĩ tính chất bắt buộc: Được tiêu chuẩn hĩa về mẫu biểu, hệ thống các chỉ tiêu phản ánh và phương pháp lập. Những chứng từ này dùng để phản ánh mối liên hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc những nội dung cần quản lý và kiểm tra chặt chẽ. Nhà nước tiêu chuẩn hĩa về qui cách mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng và thống nhất cho mọi doanh nghiệp. • Ví dụ: Các ấn chỉ thuế (Hĩa đơn GTGT, bán hàng theo QĐ 30/2001/QĐ – BTC ngày 13/4/2001 về việc ban hành chế độ in, phát hành, quản lý, sử dụng ấn chỉ thuế). • Chứng từ kế tốn cĩ tính chất hướng dẫn: Sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp phục vụ cho yêu cầu thơng tin hạch tốn nội bộ. Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu quan trọng của các chứng từ này. 2.1.3.5. Ví dụ Một số trường hợp lập và nhận chứng từ như sau: • Mua hàng trong nước: Doanh nghiệp nhận hĩa đơn bán hàng. • Nhập kho hàng hố, vật liệu: Doanh nghiệp lập phiếu nhập kho. • Xuất kho vật liệu, hàng hố: Doanh nghiệp lập phiếu xuất kho. • Bán hàng trong nước: Doanh nghiệp lập hĩa đơn bán hàng. • Thu tiền hàng do khách hàng thanh tốn: Doanh nghiệp lập phiếu thu. • Chi tiền trả nợ cho nhà cung cấp: Doanh nghiệp lập phiếu chi. Trở lại hoạt động của cơng ty TNHH Thành Đạt, ta xem xét chứng từ của một vài nghiệp vụ như sau: 20
5. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn Nghiệp vụ 1: Ngày 01/08/N, rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 30.000.000đ, phiếu thu số 01, giấy báo Nợ số 101. Nghiệp vụ này cơng ty TNHH Thành Đạt nhận Giấy báo Nợ của ngân hàng (chứng minh việc đã rút tiền khỏi tài khoản) và tiến hành lập phiếu thu (chứng minh tiền đã nhập quỹ). Ảnh chứng từ cĩ tính chất minh họa cho nội dung nghiệp vụ của năm 2009 Nghiệp vụ 2: Ngày 03/08/N, Chi tạm ứng cho bà Thu Hà theo giấy đề nghị tạm ứng số 341 ngày 28/07/200N, số tiền là 5.000.000đ. Trong trường hợp này doanh nghiệp cĩ thể lập phiếu chi như sau: 21
6. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn Ảnh chứng từ cĩ tính chất minh họa cho nội dung nghiệp vụ của năm 2009 Nghiệp vụ 3: Giấy báo Cĩ của ngân hàng ngày 02/08/N về số tiền cơng ty Phương Đơng thanh tốn số tiền hàng nợ kỳ trước với số tiền 51.030.000đ. Doanh nghiệp sẽ nhận được giấy báo Cĩ với nội dung như sau: Ảnh chứng từ cĩ tính chất minh họa cho nội dung nghiệp vụ của năm 2009 22
7. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn Nghiệp vụ 4: Mua một máy vi tính xách tay dùng cho phịng kinh doanh, theo hố đơn GTGT ngày 08/08/N trị giá chưa thuế: 11.000.000đ, thuế GTGT 10%. Tiền mua đã thanh tốn bằng tiền gửi ngân hàng. Ta xem xét hố đơn nhận về như sau: Ảnh chứng từ cĩ tính chất minh họa cho nội dung nghiệp vụ của năm 2009 2.1.4. Nội dung của chứng từ Để các chứng từ kế tốn cĩ thể thực hiện được các chức năng của mình địi hỏi các chứng từ phải cĩ được tính chất pháp lý. Điều này đồng nghĩa các chứng từ này phải mang đủ các yếu tố cơ bản bắt buộc. Ngồi các yếu tố cơ bản, bắt buộc trên, chứng từ kế tốn cịn cĩ các yếu tố bổ sung. 23
8. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn • Các nội dung bắt buộc: Những yếu tố cơ bản của bản chứng từ kế tốn là những yếu tố bắt buộc mà bất cứ chứng từ kế tốn nào cũng phải cĩ. Theo điều 17, luật kế tốn qui định các yếu tố này gồm cĩ: o Tên và số hiệu của chứng từ kế tốn: Yếu tố này phản ánh nội dung khái quát của nghiệp vụ ghi trong chứng từ, giúp cho việc phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu một cách thuận lợi. o Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế tốn: Yếu tố này phản ánh thời gian xảy ra nghiệp vụ kinh tế đã ghi trong chứng từ, giúp cho việc ghi sổ sách kế tốn, đối chiếu, kiểm tra. o Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế tốn: Yếu tố này đảm bảo tính pháp lý của chứng từ. o Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế tốn: Yếu tố này đảm bảo tính pháp lý của chứng từ. o Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. o Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế tốn dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ: Là số tiền, phản ánh quy mơ của nghiệp vụ kinh tế. o Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người cĩ liên quan đến chứng từ kế tốn: Yếu tố này chứng minh tính pháp lý và trách nhiệm của những người liên quan đến chứng từ. • Các yếu tố bổ sung: Chứng từ kế tốn cần cĩ các yếu tố bổ sung để đáp ứng yêu cầu quản lý và ghi sổ kế tốn của doanh nghiệp. Ví dụ: Trong chứng từ bán hàng cĩ ghi phương thức thanh tốn như thanh tốn bằng tiền mặt hay bằng séc, thanh tốn một lần hay nhiều lần, số tiền cho mỗi lần thanh tốn Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kết tốn nếu thỏa mãn các yếu tố trên và phải khơng được thay đổi qua quá trình truyền qua mạng hoặc trên vật mang tin (điều 18 của Luật Kế tốn). LƯU Ý VỀ LẬP CHỨNG TỪ KẾ TỐN (Điều 19 Luật Kế tốn): Lập chứng từ phải được tiến hành ngay sau khi phát sinh nghiệp vụ, được lập một lần, khơng được tẩy xĩa và được lập theo mẫu qui định (nếu chưa cĩ mẫu thì cĩ thể tự lập nhưng phải bảo đảm các nội dung của chứng từ kế tốn) và được lập đủ các liên cĩ đủ chữ ký. Chứng từ phải được viết bằng bút bi, khơng được tẩy xĩa. 24
9. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn Yếu tố Số hiệu của Tên chứng từ bổ sung chứng từ Ngày, tháng, năm lập chứng từ Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ Tên, địa chỉ của đơn vị/ cá nhân người mua hàng Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính Số tiền ghi bằng số Tổng số tiền viết bằng chữ Chữ ký Hình 2.1: Các yếu tố của chứng từ 2.2. Trình tự luân chuyển chứng từ 2.2.1. Khái niệm Luân chuyển chứng từ là sự vận động liên tục kế tiếp nhau từ giai đoạn này sang giai đoạn khác nhằm hồn thiện chứng từ và thực hiện chức năng thơng tin kinh tế cũng như chức năng ghi sổ của kế tốn. 2.2.2. Trình tự luân chuyển chứng từ Chứng từ kế tốn được lập hoặc thu nhận từ bên ngồi, sau đĩ nĩ được chuyển đến bộ phận kế tốn của đơn vị cĩ liên quan. Chứng từ sẽ được kiểm tra và sử dụng làm căn cứ ghi sổ, lưu trữ, bảo quản và sau khi hết thời hạn lưu trữ theo qui định đối với từng loại chứng từ, được phép huỷ. 25
10. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn Trong doanh nghiệp, Kế tốn trưởng và thủ trưởng đơn vị là người chịu trách nhiệm về trình tự luân chuyển chứng từ. Tuy nhiên trình tự luân chuyển chứng từ thơng thường gồm bốn bước sau: Lập hoặc nhận chứng từ Kiểm tra chứng từ Sử dụng ghi sổ kế tốn Bảo quản, lưu trữ, huỷ Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ kế tốn 2.2.2.1. Lập hoặc nhận chứng từ Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế tốn. Chứng từ kế tốn chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế tốn phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, khơng tẩy xố, khơng viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số. Chứng từ kế tốn phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng khơng thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì cĩ thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ. Các chứng từ kế tốn được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế tốn. Mọi chứng từ kế tốn phải cĩ đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới cĩ giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải cĩ chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế tốn đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, khơng được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì. Chữ ký trên chứng từ kế tốn dùng để chi tiền phải ký theo từng liên và phải cĩ chứ ký của chủ tài khoản và kế tốn trưởng và chữ ký trên chứng từ kế tốn của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp khơng đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đĩ. 26
11. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn 2.2.2.2. Kiểm tra chứng từ Kiểm tra chứng từ: Khi nhận chứng từ phải kiểm tra về tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ; tính rõ ràng, trung thực và đầy đủ các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ; tính chính xác của số liệu, thơng tin, hồn thiện chứng từ. Sau khi kiểm tra xong mới ghi sổ kế tốn. Những nội dung cần kiểm tra trong chứng từ bao gồm: • Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế tốn; • Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế tốn, đối chiếu chứng từ kế tốn với các tài liệu khác cĩ liên quan; • Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thơng tin trên chứng từ kế tốn. 2.2.2.3. Sử dụng ghi sổ kế tốn Thơng tin cho người quản lý, phân loại chứng từ phù hợp với yêu cầu ghi sổ, lập định khoản và vào sổ kế tốn. 2.2.2.4. Bảo quản, lưu trữ, huỷ Chứng từ được sử dụng để cĩ thể sử dụng lại làm căn cứ đối chiếu số liệu giữa các sổ kế tốn và để phục vụ cho các mục đích kiểm tra này. Chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ và là tài liệu lịch sử của doanh nghiệp. Sau khi kết thúc mỗi kỳ hạch tốn, chứng từ được chuyển sang lưu trữ. Hết thời hạn lưu trữ mới được đem hủy chứng từ. Việc lưu trữ chứng từ kế tốn được qui định chi tiết trong Luật Kế tốn năm 2003: • Tối thiểu 5 năm đối với tài liệu kế tốn dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế tốn, gồm cả chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn và lập báo cáo tài chính; • Tối thiểu 10 năm đối với chứng từ kế tốn sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn và lập báo cáo tài chính, sổ kế tốn và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật cĩ quy định khác; • Lưu trữ vĩnh viễn đối với chứng từ kế tốn cĩ tính sử liệu, cĩ ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phịng. 2.3. Chế độ sổ kế tốn và hình thức kế tốn ở Việt Nam 2.3.1. Các khái niệm cơ bản 2.3.1.1. Sổ kế tốn Sổ kế tốn là các tờ sổ theo mẫu nhất định, được dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian cĩ liên quan đến doanh nghiệp. 27
12. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn Các doanh nghiệp phải thực hiện các quy định về sổ kế tốn trong Luật Kế tốn, Nghị định số 129/2004/NĐ – CP ngày 31/5/2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế tốn và chế độ kế tốn ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính. • Quy định chung Sổ kế tốn phải ghi rõ: Tên đơn vị kế tốn; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khĩa sổ; chữ ký của người lập sổ; kế tốn trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tốn (thường là thủ trưởng đơn vị); số trang; đĩng dấu giáp lai. • Nội dung chủ yếu của sổ kế tốn o Ngày, tháng, năm ghi sổ; o Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế tốn dùng làm căn cứ ghi sổ; o Tĩm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; o Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế tốn; o Số dư cuối kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. 2.3.1.2. Hệ thống sổ kế tốn Sổ kế tốn là cơng cụ để ghi chép, tổng hợp thơng tin kế tốn một cách cĩ hệ thống trên cơ sở chứng từ gốc nên sổ kế tốn cĩ rất nhiều loại để phản ánh tính đa dạng và phong phú của đối tượng kế tốn. Mỗi doanh nghiệp chỉ cĩ một hệ thống sổ kế tốn cho một kỳ kế tốn năm. Sổ kế tốn gồm: Sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết. • Sổ kế tốn chi tiết gồm: Sổ, thẻ kế tốn chi tiết. Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại sổ cái, sổ nhật ký; quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế tốn chi tiết. • Sổ kế tốn tổng hợp: Là sổ dùng để phản ánh tổng hợp tình tình tài sản, nguồn vốn và sự vận động của tài sản trong doanh nghiệp. Sổ kế tốn tổng hợp gồm: sổ nhật ký và sổ cái. o Sổ nhật ký: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế tốn và trong một niên độ kế tốn theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đĩ. Số liệu kế tốn trên Sổ nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Cĩ của tất cả các tài khoản kế tốn sử dụng ở doanh nghiệp. Đặc trưng cơ bản của Sổ nhật ký là: ƒ Đề cao về thời gian của thơng tin; ƒ Khơng phân loại theo đối tượng phản ảnh trên sổ; ƒ Khơng phản ảnh số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ của tài khoản; ƒ Chỉ phản ảnh số biến động tăng, giảm của các đối tượng; ƒ Thơng tin từ chứng từ được đưa vào sổ một cách nguyên vẹn, cĩ hệ thống. 28
13. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn o Sổ cái: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế tốn theo các tài khoản kế tốn được quy định trong chế độ tài khoản kế tốn áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế tốn trên Sổ cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc trưng của Sổ Cái: ƒ Sổ cái mở cho từng tài khoản trong tồn bộ tài khoản sử dụng ở đơn vị; ƒ Sổ cái ghi chép cả số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ và số biến động tăng giảm của đối tượng mở sổ; ƒ Thơng tin được đưa vào Sổ cái là thơng tin đã được phân loại, hệ thống hố theo đối tượng mở sổ. • Sổ kế tốn chi tiết bao gồm: Sổ, thẻ kế tốn chi tiết Sổ kế tốn chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế tốn cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế tốn chi tiết cung cấp các thơng tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên Sổ nhật ký và Sổ cái. Số lượng, kết cấu các sổ kế tốn chi tiết khơng quy định bắt buộc. Các doanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ kế tốn chi tiết và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở các sổ kế tốn chi tiết cần thiết, phù hợp. 2.3.1.3. Phân loại sổ kế tốn Cĩ 04 tiêu chí phân loại sổ kế tốn như sau: • Phân loại theo cách ghi chép o Sổ ghi theo thứ tự thời gian: Là sổ kế tốn dùng ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian như Sổ nhật ký chung, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ o Sổ ghi theo hệ thống: Là sổ kế tốn ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản (tổng hợp hoặc chi tiết) như Sổ cái, Sổ chi tiết ƒ Sổ cái: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế tốn theo các tài khoản kế tốn được quy định trong chế độ tài khoản kế tốn áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế tốn trên Sổ cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. ƒ Sổ kế tốn chi tiết: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế tốn cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế tốn chi tiết cung cấp các thơng tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên Sổ nhật ký và Sổ cái. o Sổ liên hợp: Là loại sổ kết hợp giữa 2 loại Sổ nhật ký – Sổ cái. Sổ liên hợp cĩ đặc điểm sau: 29
14. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn ƒ Kết hợp ghi theo thời gian và theo hệ thống. ƒ Cĩ nhiều mẫu kết cấu khác nhau, nhưng đặc trưng cơ bản của nĩ là trên cùng một trang sổ, số liệu kế tốn vừa được ghi theo thời gian (phần nhật ký) vừa được ghi theo hệ thống (phần Sổ cái). ƒ Chứng từ kế tốn khi vào sổ liên hợp này được sắp xếp và phân loại theo thời gian và riêng cho từng đối tượng. • Phân loại theo nội dung ghi chép o Sổ kế tốn tổng hợp: Ghi theo các đối tượng kế tốn ở dạng tổng quát (theo các tài khoản kế tốn tổng hợp như Sổ cái sẽ cung cấp thơng tin tổng quát về đối tượng kế tốn). o Sổ kế tốn chi tiết: Ghi chép theo đối tượng kế tốn chi tiết cụ thể, cung cấp thơng tin về đối tượng kế tốn ở dạng chi tiết, cụ thể. o Sổ kế tốn kết hợp: Ghi chép theo đối tượng kế tốn ở dạng vừa tổng quát vừa chi tiết, cụ thể (ghi theo khoản tổng hợp cấp 1 kết hợp với việc ghi chép chi tiết theo tài khoản cấp 3, 4) hoặc các điều khoản chi tiết như nhật ký chứng từ. • Phân loại theo kiểu kết cấu o Sổ đối chiếu kiểu 2 bên: Là sổ kế tốn mà trên đĩ được chia thành 2 bên để phản ánh số phát sinh bên Nợ và bên Cĩ như Sổ cái kiểu 2 bên. o Sổ kiểu 1 bên: Là sổ kế tốn mà trên đĩ số phát sinh bên Nợ và bên Cĩ được bố trí 2 cột cùng một bên của trang sổ như Sổ cái kiểu 1 bên. o Sổ kiểu nhiều cột: Dùng để kết hợp ghi số liệu chi tiết bằng cách mở nhiều cột bên Nợ hoặc bên Cĩ của tài khoản trong cùng 1 trang sổ như Sổ cái kiểu nhiều cột. o Sổ kiểu bàn cờ: Được lập theo nguyên tắc kết cấu của bảng đối chiếu số phát sinh kiểu bàn cờ như Sổ cái kiểu bàn cờ trong hình thức kế tốn nhật ký chứng từ. • Phân loại theo hình thức tổ chức sổ o Sổ đĩng thành quyển: Là loại sổ kế tốn mà các tờ sổ đã được đĩng thành từng tập nhất định. o Sổ tờ rời: Là sổ kế tốn mà các tờ sổ được để riêng lẻ theo một trình tự nhất định để tiện việc ghi chép, bảo quản và sử dụng. 2.3.1.4. Quy trình kế tốn trên sổ sách kế tốn Quy trình kế tốn trên sổ sách kế tốn theo 03 bước: Mở sổ – Ghi sổ – Khĩa sổ • Mở sổ o Thời điểm: Đầu niên độ kế tốn. o Số lượng: Tùy theo nội dung, kết cấu của hình thức sổ mà đơn vị lựa chọn, o Đăng ký: Với cơ quan thuế và tài chính. o Thời gian sử dụng: 12 tháng (tại Việt Nam từ 1/1 đến 31/12) 30
15. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn o Cĩ đầy đủ các chữ ký cần thiết. Trước khi dùng sổ kế tốn phải đảm bảo các thủ tục sau: Đối với sổ đĩng quyển: • Phải cĩ nhãn hiệu ghi rõ tên đơn vị kế tốn, tên sổ, số hiệu, tên tài khoản, niên độ kế tốn và thời kỳ ghi sổ. • Trang đầu sổ phải ghi rõ họ tên cán bộ ghi sổ, ngày bắt đầu và ngày chuyển giao cho cán bộ khác thay. • Đánh dấu trang vào giữa 2 trang đĩng dấu giáp lai của đơn vị kế tốn. • Trang cuối phải ghi số lượng trang của sổ, thủ trưởng đơn vị, kế tốn trưởng phải ký xác nhận ở trang đầu và cuối. Đối với sổ tờ rời: • Đầu mỗi trang phải ghi: Tên đơn vị kế tốn, số thứ tự tờ rời, số hiệu, tên tài khoản, tháng, họ tên cán bộ ghi sổ. • Các tờ trước khi dùng phải được thủ trưởng đơn vị ký nhận hoặc đĩng dấu của đơn vị kế tốn và ghi vào sổ đăng ký, trong đĩ ghi rõ: Số thứ tự, ký hiệu các tài khoản, ngay xuất dùng • Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự tài khoản trong các tủ hoặc hộp cĩ khĩa và thiết bị cần thiết để tránh mất mát, lẫn lộn. • Ghi sổ: o Ghi theo đúng nội dung, kết cấu, tác dụng của mỗi loại sổ đã quy định. o Việc ghi sổ kế tốn nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế tốn đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế tốn. Mọi số liệu ghi trên sổ kế tốn bắt buộc phải cĩ chứng từ kế tốn hợp pháp, hợp lý chứng minh. o Số liệu ghi trên sổ phải rõ, sạch và ghi liên tục, khơng được cách dịng để tránh điền thêm thơng tin. o Số tiền dương được ghi bằng mực xanh, số tiền âm (theo quy ước là số điều chỉnh giảm) được ghi bằng mực đỏ hoặc đĩng khung. o Khi cĩ sai sĩt phải tiến hành sửa chữa theo đúng quy định. o Đơn vị kế tốn được ghi sổ kế tốn bằng tay hoặc ghi sổ kế tốn bằng máy vi tính. Trường hợp ghi sổ bằng tay phải theo một trong các hình thức kế tốn và mẫu sổ kế tốn theo quy định. o Đơn vị được mở thêm các sổ kế tốn chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị. o Ghi sổ kế tốn phải thực hiện liên tục trong suốt niên độ, khi chuyển sang sổ mà chưa kết thúc kỳ kế tốn niên độ thì phải ghi rõ "cộng mang sang" ở trang trước và ghi "cộng trang trước" ở trang tiếp theo. Khi ghi sổ kế tốn cĩ một số sai sĩt, do vậy, kế tốn cần phải nắm được kỹ thuật sửa chữa sổ: 31
16. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn o Các sai sĩt thường gặp: ƒ Ghi sai các số liệu. ƒ Bỏ sĩt nghiệp vụ . ƒ Ghi lặp nghiệp vụ trên cùng một sổ. ƒ Ghi sai quan hệ đối ứng. o Kỹ thuật chữa sổ kế tốn: ƒ Phương pháp cải chính: Phương pháp này dùng để đính chính những sai sĩt bằng cách gạch một đường thẳng xố bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xố bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải cĩ chữ ký của kế tốn trưởng hoặc phụ trách kế tốn bên cạnh chỗ sửa. ƒ Phương pháp ghi bổ sung: Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sĩt khơng cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch cịn thiếu so với chứng từ. ƒ Phương pháp ghi số âm (cịn gọi phương pháp ghi đỏ): Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sĩt bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút tốn đã ghi sai để huỷ bút tốn đã ghi sai. Ghi lại bút tốn đúng bằng mực thường để thay thế. o Ví dụ minh họa cho kỹ thuật chữa sổ kế tốn: Phương pháp cải chính Phương pháp ghi bổ sung Phương pháp ghi sổ âm Ảnh chứng từ cĩ tính chất minh họa cho nội dung nghiệp vụ của năm 2009 32
17. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn ƒ Phương pháp cải chính: Nghiệp vụ anh Tuấn hồn ứng, số tiền 5.000.000đ nhưng kế tốn viết nhầm thành 500.000đ. Kế tốn sửa sổ theo phương pháp cải chính: Gạch một đường thẳng vào số tiền viết sai rồi viết số đúng bên cạnh. Sau khi sửa xong, kế tốn trưởng ký bên cạnh chỗ sửa (xem hình dưới). ƒ Phương pháp ghi bổ sung: Nghiệp vụ thanh tốn tiền mua xăng, số tiền 555.000đ nhưng kế tốn ghi sổ 540.000đ. Vì thế, phải ghi bổ sung thêm 15.000đ (xem hình dưới). ƒ Phương pháp ghi số âm: Cơng ty HAT trả tiền mua thép, số tiền 79.920.000đ, nhưng kế tốn ghi sổ nhầm thành 80.000.000đ. Vì thế, phải điều chỉnh bằng số âm 80.000đ (xem hình dưới). • Khĩa sổ Khĩa sổ thường được thực hiện vào ngày cuối của niên độ kế tốn, giữa các kỳ báo cáo và xác định kết quả. Trong một vài trường hợp kế tốn phải khĩa sổ trong kỳ để kết dư, kiểm tra số liệu. o Trước khi khĩa sổ cần ghi nốt các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thực hiện các bút tốn điều chỉnh cần thiết, kiểm tra, đối chiếu số liệu o Khi khĩa sổ kế tốn tiến hành cộng sổ, tính số dư trên tài khoản, kiểm tra độ chính xác của số liệu, sau đĩ ghi bút tốn khĩa sổ – chuyển cột của số dư các tài khoản. o Đối với sổ kế tốn ghi bằng máy vi tính, sau khi khĩa sổ phải in ra giấy và đĩng thành quyển riêng cho từng kỳ kế tốn năm. 2.3.2. Các hình thức kế tốn Hình thức sổ kế tốn là cách thức tổ chức hệ thống sổ kế tốn, bao gồm các loại sổ khác nhau về nội dung, về kết cấu, về phương pháp ghi chép và được liên kết với nhau trong một trình tự hạch tốn nhất định. Theo quy định của Chế độ kế tốn doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính, cĩ 5 hình thức kế tốn như sau: • Hình thức kế tốn Nhật ký chung; • Hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ cái; • Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ; • Hình thức kế tốn Nhật ký – Chứng từ; • Hình thức kế tốn trên máy vi tính. 2.3.2.1. Hình thức Nhật ký chung Đây là hình thức kế tốn đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị hạch tốn, đặc biệt thuận lợi khi sử dụng máy vi tính để xử lý thơng tin kế tốn. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào Sổ nhật ký, mà trọng tâm là Sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế tốn) của nghiệp vụ đĩ, sau đĩ lấy số liệu trên các Sổ nhật ký để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. 33
18. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn • Hình thức kế tốn Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: o Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký đặc biệt; o Sổ cái; o Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết. • Hình thức Nhật ký chứng từ cĩ những ưu và nhược điểm sau: o Ưu điểm: Thuận tiện đối chiếu kiểm tra chi tiết theo từng chứng từ gốc, tiện cho việc sử dụng kế tốn máy. o Nhược điểm: Một số nghiệp vụ bị trùng lặp do vậy cuối tháng phải loại bỏ số liệu trùng mới ghi vào Sổ cái. Chứng từ kế tốn Sổ Nhật ký Sổ, thẻ kế tốn chi tiết SỔ NHẬT KÝ CHUNG đặc biệt SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn nhật ký chung 2.3.2.1. Hình thức nhật ký – Sổ cái Đây là hình thức kế tốn trực tiếp, kế tốn đơn giản bởi đặc trưng về số lượng sổ, loại sổ, kết cấu sổ cũng như đặc trưng về trình tự hạch tốn. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn nhật ký – Sổ cái là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế 34
19. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn (theo tài khoản kế tốn) trên cùng một quyển sổ kế tốn tổng hợp duy nhất là sổ nhật ký – Sổ cái. Căn cứ để ghi vào sổ nhật ký – Sổ cái là các chứng từ kế tốn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại. • Hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ cái gồm cĩ các loại sổ kế tốn sau: o Nhật ký – Sổ cái; o Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết. • Hình thức Nhật ký – Sổ cái cĩ ưu và nhược điểm sau: o Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, thích hợp với các đơn vị cĩ quy mơ nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế, nội dung hoạt động kinh tế đơn giản, sử dụng ít tài khoản, số người làm kế tốn ít. o Nhược điểm: Khơng áp dụng được cho những đơn vị kế tốn vừa và lớn, số nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, hoạt động phức tạp phải sử dụng nhiều tài khoản Kết cấu sổ khơng thuận tiện cho nhiều người cùng ghi sổ một lúc nên việc lập báo cáo bị chậm trễ. Chứng từ kế tốn Sỉ, thỴ Sổ, thẻ kế Sổ quỹ Bảng tổng hợp kÕ to¸n tốn chi tiết chứng từ kế chi tiÕt tốn cùng loại NHẬT KÝ – SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ Cái 2.3.2.2. Hình thức Chứng từ ghi sổ Đây là hình thức kế tốn phát triển cao hơn so với hình thức Nhật ký chung trong lĩnh vực thiết kế hệ thống sổ đạt mục tiêu hợp lý hĩa cao nhất trong hạch tốn kế tốn trên các mặt. • Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ: Là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế tốn tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế tốn tổng hợp bao gồm: o Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. o Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái. 35
20. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn Chứng từ ghi sổ do kế tốn lập trên cơ sở từng chứng từ kế tốn hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại, cĩ cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ) và cĩ chứng từ kế tốn đính kèm, phải được kế tốn trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế tốn. • Phân loại sổ kế tốn: Hình thức Chứng từ ghi sổ gồm cĩ các loại sổ kế tốn sau: o Chứng từ ghi sổ; o Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ; o Sổ cái; o Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết. • Hình thức chứng từ ghi sổ cĩ ưu và nhược điểm sau: o Ưu điểm: Dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, cơng việc kế tốn được phân đều trong tháng, dễ phân cơng chia nhỏ. Hình thức này thích hợp với mọi loại hình, quy mơ đơn vị sản xuất kinh doanh và hành chính sự nghiệp. o Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp, làm tăng khối lượng ghi chép chung nên ảnh hưởng đến năng suất lao động và hiệu quả của cơng tác kế tốn. Ch ứng từ kế tốn Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng Sổ, thẻ kế từ kế tốn cùng loại tốn chi tiết Sổ Đăng ký CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng Sổ cái hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Ghi chú: BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ 2.3.2.3. Hình thức Nhật ký – Chứng từ Đây là hình thức kế tốn phát triển cao nhất, nĩ kế thừa ưu điểm của các hình thức trước đĩ, đảm bảo tính chuyên mơn hĩa cao của sổ kế tốn, thực hiện chuyên mơn hĩa và phân cơng chuyên mơn hĩa lao động kế tốn. • Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký – Chứng từ: Là tập hợp và hệ thống hố các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Cĩ của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đĩ theo các tài khoản 36
21. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn đối ứng Nợ, kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hố các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản), kết hợp rộng rãi việc hạch tốn tổng hợp với hạch tốn chi tiết trên cùng một sổ kế tốn và trong cùng một quá trình ghi chép, sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính. • Phân loại sổ kế tốn: Hình thức kế tốn Nhật ký – Chứng từ gồm cĩ các loại sổ kế tốn sau: o Nhật ký chứng từ; o Bảng kê; o Sổ Cái; o Sổ hoặc thẻ kế tốn chi tiết. • Ưu điểm và nhược điểm: o Ưu điểm: Tránh trùng lặp, giảm khối lượng cơng việc ghi chép hàng ngày, nâng cao năng suất lao động của người làm cơng tác kế tốn, tiện lợi cho mọi việc chuyên mơn hĩa cán bộ kế tốn. o Nhược điểm: Mẫu sổ phức tạp do đĩ khơng phù hợp với những đơn vị cĩ quy mơ nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế hay những đơn vị mà trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế tốn cịn yếu. Chứng từ kế tốn và các bảng phân bổ Sổ, thẻ Bảng kê NHẬT KÝ CHỨNG TỪ kế tốn chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký - Chứng từ 2.3.2.4. Hình thức Kế tốn trên máy vi tính Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn trên máy vi tính: Là cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế tốn hoặc kết hợp các hình thức kế tốn quy định trên đây. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế tốn và báo cáo tài chính theo quy định. 37
22. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn Phần mềm kế tốn được thiết kế theo hình thức kế tốn nào sẽ cĩ các loại sổ của hình thức kế tốn đĩ nhưng khơng hồn tồn giống mẫu sổ kế tốn ghi bằng tay. Các yêu cầu phải đảm bảo khi doanh nghiệp sử dụng hình thức kế tốn trên máy vi tính: • Cĩ đầy đủ các sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết cần thiết để áp dụng yêu cầu kế tốn theo quy định. Các sổ kế tốn tổng hợp phải cĩ đầy đủ các yếu tố theo quy định của Chế độ sổ kế tốn. • Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khĩa sổ và sửa chữa sổ kế tốn theo quy định của Luật Kế tốn, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế tốn và quy định của Chế độ kế tốn theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính. • Doanh nghiệp phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế tốn do Bộ Tài chính quy định tại Thơng tư số 103/2005/TT – BTC ngày 24/11/2005 để lựa chọn phần mềm kế tốn phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của doanh nghiệp. CHỨNG TỪ SỔ KẾ TỐN KẾ TỐN PHẦN MỀM KẾ TỐN • Sổ tổng hợp • Sổ chi tiết BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ • Báo cáo tài chính KẾ TỐN MÁY VI TÍNH • Báo cáo kế tốn quản trị CÙNG LOẠI Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.5: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính 2.3.3. Trách nhiệm của người giữ sổ và ghi sổ Sổ kế tốn phải được quản lý chặt chẽ, phân cơng rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế tốn giao cho nhân viên nào thì nhân viên đĩ phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ. Khi cĩ sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế tốn trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế tốn giữa nhân viên cũ và nhân viên mới. Biên bản bàn giao phải được kế tốn trưởng ký xác nhận. 38
23. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn TĨM LƯỢC CUỐI BÀI Bài học này sẽ giúp bạn tìm hiểu về chứng từ (cách lập, cách kiểm tra, ghi sổ, lưu trữ) và tìm hiểu về sổ kế tốn (kết cấu, cách mở sổ, ghi chép, sửa chữa, khố sổ, ). Thơng qua các ví dụ thực tế về chứng từ và sổ kế tốn ở cơng ty TNHH Thành Đạt bạn cĩ thể hiểu cách lập, sử dụng chứng từ kế tốn, cách ghi sổ kế tốn và ứng dụng nĩ trong cơng tác kế tốn của các doanh nghiệp. 39
24. Bài 2: Chứng từ và sổ kế tốn CÂU HỎI ƠN TẬP 1. Trình bày khái niệm "chứng từ", ý nghĩa của chứng từ và nêu 05 ví dụ về chứng từ? 2. Trình bày khái niệm về hố đơn và cho ví dụ về 05 trường hợp sử dụng hố đơn? 3. Trình bày các yếu tố bắt buộc và các yếu tố bổ sung của chứng từ ? Cho ví dụ minh hoạ? 4. Trình bày khái niệm sổ kế tốn và các hình thức kế tốn theo chế độ kế tốn hiện hành? BÀI TẬP Với các giao dịch kinh tế (nghiệp vụ kinh tế) phát sinh trong tháng 8 năm N của cơng ty TNHH Thành Đạt, anh (chị) hãy liệt kê những chứng từ mà doanh nghiệp phải lập và lập chúng. 40