Tài liệu Nguyên lý kế toán - Bài 3: Tài khoản kế toán

Nội dung text: Tài liệu Nguyên lý kế toán - Bài 3: Tài khoản kế toán

1. Bài 3: Tài khoản kế toán Bài 3: TÀI KHOẢN KẾ TOÁN Công ty TNHH Thành Đạt tiến hành hoạt động kinh doanh trong tháng 8 năm N với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Là kế toán của công ty, bạn được giao nhiệm vụ ghi sổ kế toán các nghiệp vụ này, bạn sẽ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế của công ty vào những sổ kế toán nào? Bài học này sẽ giúp bạn hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty TNHH Thành Đạt cũng như ứng dụng phương pháp đối ứng tài khoản trong hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Mục tiêu Nội dung • Hiểu được kết cấu của tài khoản kế toán Bài 3 gồm 7 nội dung chính sau: chủ yếu. • Tài khoản kế toán là gì? • Thực hiện được các định khoản theo • Nội dung, kết cấu của tài khoản kế toán. cách ghi đơn và ghi kép. • Ghi đơn và ghi kép là gì? • Hiểu và chỉ ra được các quan hệ đối • Quan hệ đối ứng là gì? Có những quan hệ ứng. đối ứng nào? • Phân biệt được kế toán tổng hợp và kế • Thế nào là kế toán tổng hợp, thế nào là toán chi tiết. kế toán chi tiết? • Nhớ được kết cấu một số tài khoản đặc • Kết cấu của một số tài khoản đặc biệt. biệt. • Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp • Nắm được cơ bản hệ thống tài khoản kế hiện hành. toán doanh nghiệp hiện hành. Thời lượng học Hướng dẫn học 15 tiết học. • Học viên nên tìm hiểu quá trình sản xuất kinh doanh thực tế của các doanh nghiệp, đặc biệt liên hệ tại nơi làm việc để tìm hiểu các giao dịch kinh tế phát sinh như: mua hàng, thanh toán tiền cho nhà cung cấp, trả lương cho nhân viên • Ôn lại Bài 2 – Chứng từ và Sổ kế toán để liên hệ với việc hạch toán các nghiêp vụ kinh tế trong tháng 8 của Công ty TNHH Thành Đạt tại bài này 41
2. Bài 3: Tài khoản kế toán 3.1. Khái niệm và nội dung của tài khoản kế toán 3.1.1. Khái niệm và kết cấu chung của tài khoản kế toán 3.1.1.1. Khái niệm Tài khoản kế toán (TKKT) là biểu hiện của phương pháp kế toán được sử dụng để phân loại ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán (từng khoản mục tài sản, khoản mục nguồn vốn, khoản mục doanh thu, chi phí). Trong đó, mỗi một đối tượng kế toán được mở một tài khoản riêng biệt nhằm phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình biến động cũng như số hiện có của từng đối tượng kế toán riêng biệt đó. Mỗi đối tượng kế toán, người ta sử dụng một tài khoản kế toán để phản ánh. Mỗi tài khoản chỉ quản lý, theo dõi, phản ánh một đối tượng kế toán duy nhất. Như vậy, tài khoản kế toán sẽ được mở ra để phản ánh các đối tượng kế toán khác nhau của doanh nghiệp. Tài khoản kế toán được sử dụng để phản ánh từng tài sản, nguồn vốn và sự vận động của tài sản trong quá trình kinh doanh. Nó giúp kế toán phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế. Bộ Tài chính quy định cụ thể về tài khoản kế toán và Hệ thống tài khoản kế toán. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp hiện hành được ban hành theo chế độ kế toán doanh nghiệp năm 2006 – Quyết định 15/2006/QP. Theo Hệ thống Tài khoản kế toán của Việt Nam ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC của Bộ Tài chính ngày 20 tháng 3 năm 2006, mỗi một tài khoản có mã số riêng của nó được ký hiệu bởi ba chữ số. Chữ số đầu tiên chỉ loại tài khoản, chữ số thứ hai chỉ nhóm tài khoản trong loại, chữ số thứ ba chỉ thứ tự hoặc tên của tài khoản trong nhóm. Hệ thống tài khoản kế toán trong doanh nghiệp có 9 loại (tài sản sắp xếp theo tính thanh khoản giảm dần, nguồn vốn theo mức độ trách nhiệm pháp lý giảm dần, sự vận động theo hoạt động và hoạt động khác). 3.1.1.2. Ý nghĩa • Tài khoản kế toán phản ánh những nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo mối quan hệ giữa các mặt, các yếu tố, các quá trình và các loại tài sản, nguồn vốn, đáp ứng yêu cầu phản ánh nhanh chóng, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở những thời gian, địa điểm khác nhau. • Tài khoản kế toán cho phép quản lý và theo dõi thường xuyên liên tục và có hệ thống sự biến động và số hiện có của từng đối tượng ở cả mức độ tổng thể và chi tiết. • Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo nội dung kinh tế. 42
3. Bài 3: Tài khoản kế toán 3.1.1.3. Kết cấu chung của tài khoản Mỗi tài khoản kế toán được cấu tạo gồm 2 bên (phần), một bên để theo dõi biến động tăng của đối tượng kế toán, bên còn lại để theo dõi biến động giảm của đối tượng kế toán. Vì trong quá trình vận động của một đối tượng kế toán chỉ có thể có hai chiều hướng biến động là tăng lên hoặc giảm xuống, do vậy kết cấu của tài khoản có hai bên. Kết cấu đơn giản của tài khoản kế toán được thể hiện bằng mô hình chữ T: Nợ Số hiệu và tên gọi Có Khái niệm “Nợ”, “Có” là thuật ngữ của kế toán, không hoàn toàn mang ý nghĩa về mặt ngôn ngữ. Mỗi tài khoản được mở ra cho một đối tượng kế toán riêng biệt nên có một số hiệu và tên gọi riêng, tên gọi này thường phù hợp với tên gọi của đối tượng kế toán. • Trên tài khoản kế toán phản ánh các chỉ tiêu đặc trưng cho đối tượng kế toán bao gồm: o Số dư đầu kỳ: Là số hiện có của đối tượng kế toán vào thời điểm đầu kỳ. o Số phát sinh: Phản ánh sự biến động của đối tượng kế toán trong kỳ. Số phát sinh có số phát sinh tăng và số phát sinh giảm. Số phát sinh tăng phản ánh nghiệp vụ làm tăng đối tượng kế toán đầu kỳ nên được phản ánh cùng bên với số dư đầu kỳ, còn số phát sinh giảm thì phản ánh nghiệp vụ làm giảm đối tượng kế toán đầu kỳ nên được ghi ở bên đối lập. o Số dư cuối kỳ: Là số hiện có của đối tượng kế toán ở cuối kỳ kế toán. Số dư cuối kỳ này là số dư đầu kỳ sau, vì thế số dư cuối kỳ được ghi cùng bên với số dư đầu kỳ. Việc cộng số phát sinh để tính số dư cuối kỳ gọi là khóa sổ kế toán. Công việc này thường được thực hiện vào cuối kỳ kế toán. Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Số phát sinh tăng – Số phát sinh giảm • Theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ – BTC, hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp được chia thành 10 loại, cụ thể như sau: o Loại 1: Tài sản ngắn hạn o Loại 2: Tài sản dài hạn o Loại 3: Nợ phải trả o Loại 4: Vốn chủ sở hữu o Loại 5: Doanh thu o Loại 6: Chi phí sản xuất, kinh doanh o Loại 7: Thu nhập khác 43
4. Bài 3: Tài khoản kế toán o Loại 8: Chi phí khác o Loại 9: Xác định kết quả kinh doanh o Loại 0: Tài khoản ngoài bảng 3.1.2. Kết cấu của các tài khoản chủ yếu 3.1.2.1. Tài khoản phản ánh tài sản (loại 1, loại 2) Tài khoản tài sản phản ánh các đối tượng kế toán thuộc tài sản. Nó phản ánh sự vận động của tài sản: Nợ Tài khoản (Số hiệu + tên gọi) Có Số dư đầu kỳ Phản ánh trị giá tài Số phát sinh tăng Số phát sinh giảm sản hiện có vào đầu kỳ Tổng số phát sinh tăng Tổng số phát sinh giảm Số dư cuối kỳ Phản ánh trị giá tài sản giảm trong kỳ Phản ánh trị Phản ánh trị giá tài sản giá tài sản tăng trong kỳ hiện có vào cuối kỳ 3.1.2.2. Tài khoản phản ánh nguồn vốn (loại 3, loại 4) Tài khoản nguồn vốn phản ánh các đối tượng thuộc nguồn hình thành nên tài sản. Nó phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của các loại nguồn vốn khác nhau trong doanh nghiệp. Kết cấu của Tài khoản nguồn vốn ngược lại với kết cấu cấu tài khoản tài sản. Nợ Tài khoản (Số hiệu + tên gọi) Có Phản ánh Phản ánh trị Số dư đầu kỳ trị giá giá nguồn vốn nguồn Số phát sinh giảm Số phát sinh tăng hiện có vào vốn giảm đầu kỳ trong kỳ Tổng số phát sinh tăng Tổng số phát sinh giảm Phản ánh trị giá nguồn vốn Số dư cuối kỳ tăng trong kỳ Phản ánh trị giá nguồn hiện có vào cuối kỳ 3.1.2.3. Tài khoản chi phí (loại 6, loại 8) Kết cấu tài khoản chi phí tương đối giống tài khoản tài sản, tuy nhiên cuối kỳ nhóm tài khoản này không có số dư cuối kỳ. 44
5. Bài 3: Tài khoản kế toán Nợ Tài khoản (Số hiệu + tên gọi) Có Số phát sinh tăng Số phát sinh giảm Cuối kỳ không có số dư 3.1.2.4. Tài khoản thu nhập (loại 5, loại 7) Kết cấu tài khoản chi phí tương đối giống tài khoản nguồn vốn, tuy nhiên cuối kỳ nhóm tài khoản này không có số dư cuối kỳ. Nợ Tài khoản (Số hiệu + tên gọi) Có Số phát sinh giảm Số phát sinh tăng Cuối kỳ không có số dư 3.1.2.5. Tài khoản xác định kết quả kinh doanh (loại 9) Nợ Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh Có Tập hợp chi phí được Tập hợp doanh thu, thu kết chuyển nhập được kết chuyển Kết chuyển lãi Kết chuyển lỗ Cuối kỳ không có số dư l LƯU Ý Tài khoản từ loại 6 đến loại 9 là tài khoản phản ánh sự vận động của tài sản, cuối kỳ những tài khoản này không có số dư. Doanh thu + Thu nhập khác – Chi phí = Lợi nhuận Tại thời điểm cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp phải xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Khi xác định lợi nhuận theo công thức trên thì doanh thu, thu nhập và chi phí đều hết, do đó những tài khoản này không còn số dư (lợi nhuận được phản ánh ở tài khoản vốn chủ sở hữu). 3.1.2.6. Tài khoản ngoài bảng Các tài khoản loại 0 dùng để phản ánh những tài sản hiện có ở doanh nghiệp nhưng không thuộc quyền sở hữu hoặc kiểm soát lâu dài của doanh nghiệp như: Tài sản thuê ngoài; vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công; hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi. Bên cạnh đó, loại tài khoản này còn phản ánh một số chỉ tiêu kinh tế đã được phản ánh ở các tài khoản trong Bảng cân đối kế toán, nhưng cần theo dõi để phục vụ yêu cầu quản lý như: Nợ khó đòi đã xử lý; ngoại tệ các loại (chi tiết theo nguyên tệ) dự toán chi sự nghiệp. Tài khoản ngoài bảng sử dụng như tài khoản tài sản. 45
6. Bài 3: Tài khoản kế toán 3.2. Ghi chép trên tài khoản kế toán Khái niệm: Ghi chép trên tài khoản kế toán là việc phản ánh một cách có hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ gốc (hay còn được gọi là ghi sổ của kế toán). Ghi chép trên tài khoản kế toán phải thể hiện các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế đã diễn ra trong một kỳ kế toán theo trình tự thời gian cũng như các số hiện có vào thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ. Tùy thuộc vào nội dung kinh tế của nghiệp vụ cũng như mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán. Việc ghi chép trên tài khoản được chia thành hai loại: ghi đơn và ghi kép. 3.2.1. Ghi đơn Khái niệm: Ghi đơn là việc phản ánh một nghiệp vụ kinh tế (NVKT) phát sinh vào từng tài khoản kế toán riêng biệt, độc lập mà không phản ánh mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán do ảnh huởng của NVKT này. Phạm vi áp dụng: Ghi đơn áp dụng cho các tài khoản ngoài bảng, phản ánh chi tiết thêm các nghiệp vụ đã phản ánh rồi. Ví dụ: Bạn thuê một ô tô trong một tháng, giá thuê là 4.000.000đ, giá trị xe là 350.000.000đ. Là người thuê xe, bạn chỉ quan tâm đến số tiền thuê xe trong tháng là 4.000.000đ, vì nó được ghi nhận là chi phí của bạn. Tuy nhiên, trong kế toán, giá trị của xe là 350.000.000đ vẫn được phản ánh trên tài khoản 001 "Tài sản thuê ngoài". Ghi đơn chỉ phản ánh sự vận động của bản thân đối tượng kế toán, do vậy chỉ được sử dụng để phản ánh các mối quan hệ pháp lý ngoài vốn hoặc chi tiết cho một số đối tượng kế toán khác. 3.2.2. Ghi kép Khái niệm: Ghi kép là phương pháp kế toán phản ánh sự biến động của các đối tượng kế toán vào tài khoản kế toán theo đúng nội dung của nghiệp vụ kinh tế và mối quan hệ giữa chúng. Phạm vi áp dụng: Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tác động đồng thời hay còn gọi là tác động kép đến ít nhất hai đối tượng kế toán dẫn đến những biến động làm tăng, giảm tài sản hoặc nguồn vốn của doanh nghiệp. Để phản ánh được sự biến động này, kế toán phải phản ánh một nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào ít nhất hai tài khoản kế toán có liên quan theo đúng nội dung kinh tế của nghiệp vụ cũng như mối quan hệ giữa các đối tượng kế toán liên quan đến nghiệp vụ kinh tế đó. Đó chính là ghi kép trong kế toán. 46
7. Bài 3: Tài khoản kế toán Tóm lại: Ghi kép là phương pháp ghi nhận sự biến động đồng thời của các đối tượng kế toán bởi tác động kép của một nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản kế toán có liên quan bằng cách: (1) Ghi 2 lần số phát sinh vào ít nhất 2 tài khoản kế toán liên quan, trong đó: Ghi Nợ tài khoản này đồng thời ghi Có cho tài khoản khác; (2) Số tiền ghi Nợ = Số tiền ghi Có. 3.2.2.1. Định khoản kế toán Khái niệm: Định khoản kế toán là việc xác định tài khoản nào ghi Nợ, tài khoản nào ghi Có, với số tiền cụ thể là bao nhiêu đối với mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng nguyên tắc ghi kép. Định khoản kế toán được tiến hành theo các bước sau: • Xác định đối tượng kế toán liên quan; • Xác định tài khoản liên quan, kết cấu của tài khoản đó, từ đó xác định ghi Nợ hay ghi có các tài khoản này; • Xác định số tiền cụ thể ghi vào từng tài khoản; • Ghi Nợ, Có vào các tài khoản kế toán. 3.2.2.2. Các ví dụ Nghiên cứu các nghiệp vụ kinh tế tháng 8 năm N phát sinh của Công ty TNHH Thành Đạt: Nghiệp vụ 1: Ngày 01/08/N, rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 30.000.000đ, phiếu thu số 01, giấy báo Nợ số 101. d Bước 1 – Xác Bước 2 – Xác định tài khoản, Bước 3 – Xác định số Bước 4 – định đối tượng kết cấu của tài khoản, ghi Nợ tiền cụ thể ghi vào Định khoản kế toán hay ghi Có từng tài khoản Tiền mặt TK 111, TK tài sản, phát sinh 30.000.000 tăng – ghi Nợ Nợ TK111: 30.000.000 Tiền gửi TK 112, TK tài sản, phát sinh 30.000.000 Có TK112: 30.000.000 ngân hàng giảm – ghi Có Nghiệp vụ 2: Ngày 03/08/N, chi tạm ứng chu bà Thu Hà theo giấy đề nghị tạm ứng số 341 ngày 28/07/N số tiền: 5.000.000đ phiếu chi số 021. a Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 4 – Định khoản Tạm ứng TK 141, TK tài sản, phát sinh tăng – ghi Nợ 5.000.000 Nợ TK141: 5.000.000 Tiền mặt TK 111, TK tài sản, phát sinh giảm – ghi Có 5.000.000 Có TK111: 5.000.000 Nghiệp vụ 3: Giấy báo Có số 02/08/N của ngân hàng ngày 02/08/N về số tiền công ty Phương Đông thanh toán số tiền hàng nợ kỳ trước: số tiền 51.030.000đ. a Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 4 – Định khoản Tiền gửi ngân hàng TK 112, TK tài sản, phát sinh 51.030.000 tăng – ghi Nợ Nợ TK112: 51.030.000 Phải thu Tk 131, TK tài sản, phát sinh 51.030.000 Có TK131: 51.030.000 của khách hàng giảm – ghi Có 47
8. Bài 3: Tài khoản kế toán Nghiệp vụ 4: Ngày 06/08/N, vay ngắn hạn ngân hàng để trả cho công ty Minh Hằng toàn bộ số tiền nợ tháng trước, số tiền 185.000.000đ, báo nợ số ngày 06/08/N. s Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 4 - Định khoản Phải trả cho người TK 331 (Minh Hằng), TK nguồn vốn, 185.000.000 bán phát sinh giảm – ghi Nợ Nợ TK331: 185.000.000 Vay ngắn hạn TK 311, TK nguồn vốn, phát sinh 185.000.000 Có TK 311: 185.000.000 tăng – ghi Có Nghiệp vụ 5: Ngày 08/08, mua công cụ dụng cụ của công ty Minh Hằng, giá mua 6.200.000đ, tiền hàng chưa thanh toán. a Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 4 – Định khoản Công cụ dụng cụ TK 153, TK tài sản, phát sinh 6.200.000 tăng – ghi Nợ Nợ TK 153: 6.200.000 Phải trả TK 331 (Minh Hằng), TK nguồn 6.200.000 Có TK 331: 6.200.000 cho người bán vốn, phát sinh tăng – ghi Có Nghiệp vụ 6: Ngày 12/08/N, thanh toán tiền mua công cụ dụng cụ cho công ty Minh Hằng bằng tiền mặt. a Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 4 – Định khoản Phải trả cho người bán TK 331 (Minh Hằng), TK nguồn 6.200.000 vốn, phát sinh giảm – ghi Nợ Nợ TK 331: 6.200.000 Tiền mặt TK 111, TK tài sản, phát sinh 6.200.000 Có TK 111: 6.200.000 giảm – ghi Có LƯU Ý Đối với mỗi định khoản, cần ghi những TK ghi Nợ trước, những TK ghi Có sau. Không nên sử dụng các định khoản phức tạp (nhiều TK ghi Nợ, nhiều TK ghi có), bởi vì nó sẽ thể hiện không rõ ràng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đôi khi có thể dẫn đến sai sót hoặc gian lận. Nếu có các nghiệp vụ phức tạp nên tách chúng thành hai hay nhiều định khoản đơn giản. 3.3. Các mối quan hệ đối ứng chủ yếu 3.3.1. Khái niệm Quan hệ đối ứng kế toán là khái niệm dùng để biểu thị mối quan hệ hai mặt giữa tài sản và nguồn vốn hoặc giữa tình hình tăng, giảm của tài sản và nguồn hình thành tài sản của các đối tượng kế toán cụ thể trong mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thực chất quan hệ đối ứng là mối quan hệ giữa các tài khoản kế toán trong cùng một định khoản kế toán do ảnh hưởng của nghiệp vụ kinh tế gây ra. 3.3.2. Các mối quan hệ đối ứng Với phương trình cơ bản của kế toán: Tổng Tài sản = Tổng nguồn vốn thì tất cả các NVKT phát sinh đều thuộc 4 loại quan hệ đối ứng chủ yếu được thể hiện trong sơ đồ sau: 48
9. Bài 3: Tài khoản kế toán (3) Tài sản tăng Nguồn vốn tăng (1) (2) Tài sản giảm Nguồn vốn giảm (4) Sơ đồ 3.1. Các mối quan hệ đối ứng Chú thích sơ đồ: (1). Nghiệp vụ làm tăng Tài sản này, giảm Tài sản khác (TS tăng – TS giảm) làm cho tổng tài sản không thay đổi. (2). Nghiệp vụ làm tăng nguồn vốn này, giảm nguồn vốn khác (NV tăng – NV giảm) làm cho tổng nguồn vốn không thay đổi. (3). Nghiệp vụ làm tăng tài sản này, tăng nguồn vốn khác (TS tăng – NV tăng) làm cho tổng tài sản và tổng nguồn vốn cùng tăng. (4). Nghiệp vụ làm giảm tài sản này, giảm nguồn vốn khác (TS giảm – NV giảm) làm cho tổng tài sản và nguồn vốn cùng giảm. Ví dụ Quay trở lại các ví dụ về nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty TNHH Thành Đạt đã được định khoản ở mục 3.2.2.2 – Các ví dụ: a TT Các bút toán Quan hệ đối ứng Nợ TK111: 30.000.000 1 Tài sản tăng – Tài sản giảm Có TK112: 30.000.000 Nợ TK141: 5.000.000 2 Tài sản tăng – Tài sản giảm Có TK111: 5.000.000 Nợ TK112: 51.030.000 3 Tài sản tăng – Tài sản giảm Có TK131: 51.030.000 Nợ TK331: 185.000.000 4 Nguồn vốn tăng – Nguồn vốn giảm Có TK 311: 185.000.000 Nợ TK 153: 6.200.000 5 Tài sản tăng – Nguồn vốn tăng Có TK 331: 6.200.000 Nợ TK 331: 6.200.000 6 Nguồn vốn giảm – Tài sản giảm Có TK 111: 6.200.000 49
10. Bài 3: Tài khoản kế toán 3.4. Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết 3.4.1. Kế toán tổng hợp Kế toán tổng hợp thực hiện nhằm phản ánh và kiểm tra một cách tổng quát từng đối tượng kế toán cụ thể (tài sản, nguồn vốn). Tài khoản sử dụng trong kế toán tổng hợp được gọi là tài khoản tổng hợp hay còn gọi là tài khoản cấp 1. Tài khoản (TK) cấp 1: được đánh số hiệu gồm 3 chữ số. Chữ số đầu tiên đại diện cho loại TK. Chữ số thứ 2 đại diện cho nhóm TK. Chữ số thứ 3 đại diện cho số thứ tự của TK). Tài khoản tổng hợp là căn cứ chủ yếu để lập các báo cáo tài chính. Các báo cáo tài chính này có nhiệm vụ cung cấp thông tin về tình hình về nhiều mặt của doanh nghiệp và do vậy, phải giới hạn ở những chỉ tiêu chung. Thước đo sử dụng của kế toán tổng hợp chỉ có một loại thước đo duy nhất, đó là thước đo giá trị. 3.4.2. Kế toán chi tiết Kế toán chi tiết hay còn gọi là kế toán phân tích giúp phản ánh và kiểm tra một cách chi tiết, cụ thể từng loại tài sản, nguồn vốn theo yêu cầu quản lý cụ thể của đơn vị kế toán. Kế toán chi tiết cùng với tài khoản tổng hợp các tài khoản phân tích cung cấp những chỉ tiêu chi tiết bổ sung cho chỉ tiêu tổng hợp. Tài khoản kế toán sử dụng để thực hiện kế toán chi tiết là tài khoản chi tiết hay còn gọi là tài khoản phân tích hay tài khoản cấp 2, thậm chí cấp 3 (thể hiện ở các sổ chi tiết). Để thực hiện kế toán chi tiết kế toán cần phải sử dụng cả thước đo giá trị và thước đo hiện vật. 50
11. Bài 3: Tài khoản kế toán TK cấp 2: Chi tiết hoá cụ thể hoá TK cấp 1, gồm có 4 chữ số, 3 chữ số đầu là chữ số của TK cấp 1 mà nó phản ánh, chữ số thứ 4 là số thứ tự của TK cấp2. 3.5. Kết cấu của một số tài khoản đặc biệt Có 04 nhóm tài khoản đặc biệt như sau: • Nhóm các tài khoản dùng để điều chỉnh giảm giá trị tài sản: Thuộc nhóm này gồm có các tài khoản: TK 129, TK 139, TK 149, TK 159, TK 214, TK 229. Thông tin phản ánh trên các tài khoản này, nhằm điều chỉnh giá trị của tài sản theo giá trị còn lại hoặc theo giá thị trường trong trường hợp giá ghi sổ của tài sản lớn hơn giá thị trường (lập dự phòng giảm giá tài sản). Kết cấu của các tài khoản thuộc nhóm này ngược lại với kết cấu của tài khoản được nó điều chỉnh (tài khoản tài sản), khi lập bảng cân đối kế toán các tài khoản này được phản ánh bên phần tài sản với số dư âm (viết trong ngoặc). CHÚ Ý Các tài khoản: TK 129, TK 139, TK 149, TK 159, TK 214, TK 229 có kết cấu ngược với tài khoản tài sản, số dư bên Có. Khi lập bảng cân đối kế toán được phản ánh bên tài sản với số dư âm. • Nhóm tài khoản điều chỉnh giảm doanh thu bán hàng: Nhóm này bao gồm các tài khoản: TK 521 “Chiết khấu thương mại”, TK 531 “Hàng bán bị trả lại”, TK 521 “Giảm giá hàng bán”. Các tài khoản này có kết cấu ngược với kết cấu của tài khoản doanh thu. Có thể khái quát kết cấu chung của các tài khoản này như sau: Nợ TK 521 (531, 532) Có Khoản chiết khấu thương mại, giảm Kết chuyển khoản chiết khấu thương giá hàng bán, doanh thu của hàng mại, giảm giá hàng bán, doanh thu bị trả lại phát sinh trong kỳ. của hàng bị trả lại để trừ vào doanh thu trong kỳ 51
12. Bài 3: Tài khoản kế toán CHÚ Ý Các tài khoản TK 521, TK 531, TK 532 có kết cấu ngược với tài khoản doanh thu (TK511), dùng điều chỉnh doanh thu bán hàng trong kỳ, cuối kỳ không có số dư. • Nhóm tài khoản lưỡng tính: Nhóm tài khoản này gồm: TK 131 “Phải thu của khách hàng” và TK 331 “Phải trả cho người bán”. TK 131 vừa phản ánh khoản phải thu của khách hàng vừa phản ánh khoản tiền khách hàng ứng trước cho doanh nghiệp; TK 331 “Phải trả cho người bán” vừa phản ánh số tiền doanh nghiệp nợ người bán vừa phản ánh số tiền doanh nghiệp ứng trước cho người bán. Do nhà cung cấp cũng như khách hàng của doanh nghiệp có thể bao gồm nhiều đơn vị khác nhau, vì thế số xác định số dư của hai tài khoản này không được bù trừ số liệu của “phải thu của khách hàng” và “nhận ứng trước của khách hàng”, giữa “phải trả cho người bán” và khoản “ứng trước tiền cho người bán”. Tài khoản 131 Tài khoản 331 Dư nợ Phản ánh – Phải thu của Phản ánh – ứng trước tiền cho người bán khách hàng Trên bảng cân đối kế toán – Trên bảng cân đối kế toán – phản ánh phản ánh bên tài sản tài sản Dư có Phản ánh – nhận ứng trước của Phản ánh – Phải trả cho người bán khách hàng Trên bảng cân đối kế toán – phản Trên bảng cân đối kế toán – phản ánh ánh bên nguồn vốn bên nguồn vốn o Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 131 “Phải thu của khách hàng” Bên Nợ: ƒ Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hoá, bất động sản, đầu tư, TSCĐ đã giao, dịch vụ đã cung cấp và được xác định là đã bán trong kỳ; ƒ Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. Bên Có: ƒ Số tiền khách hàng đã trả nợ; ƒ Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng; ƒ Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại; ƒ Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT); ƒ Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua. Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng. Tài khoản này có thể có số dư bên Có: Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”. 52
13. Bài 3: Tài khoản kế toán o Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 331 “Phải trả cho người bán” Bên Nợ: ƒ Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp; ƒ Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao; ƒ Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hoá hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng; ƒ Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả cho người bán; ƒ Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. Bên Có: ƒ Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp; ƒ Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp. Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ: Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở TK này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”. a CHÚ Ý Tài khoản TK 131 và TK 331 phản ánh công nợ được gọi là tài khoản hỗn hợp (lưỡng tính). Nó có thể có đồng thời số dư bên nợ và bên có. Khi lập bảng cân đối kế toán số dư nợ phản ánh bên tài sản, số dư có phản ánh bên nguồn vốn. • Nhóm tài khoản điều chỉnh tăng, giảm cho nguồn vốn: TK 412“Chênh lệch đánh giá lại tài sản”, TK 413 “Chênh lệch tỷ giá hối đoái”, TK 421 “Lợi nhuận chưa phân phối”. Nhóm tài khoản này có tác dụng điều hành tăng, giảm cho nguồn vốn, khi điều chỉnh tăng nguồn vốn: ghi Có, khi điều chỉnh giảm: ghi Nợ. Vì thế, các tài khoản này có thể có số dư bên có hoặc có số dư bên nợ. Nếu số dư bên Có thì khi phản ánh trên bảng cân đối kế toán sẽ ghi bình thường (tăng nguồn vốn – ghi số dương), ngược lại nếu là số dư Nợ thì phải ghi số âm (giảm nguồn vốn). a CHÚ Ý Các tài khoản TK 412, TK 413, TK 421 dùng điều chỉnh tăng, giảm nguồn vốn. Vì thế, có thể có số dư nợ. Số dư các tài khoản này phản ánh bên nguồn vốn của bảng cân đối kế toán, nếu dư có phản ánh số dương, nếu dư nợ phản ánh số âm. 53
14. Bài 3: Tài khoản kế toán TÓM LƯỢC CUỐI BÀI Bài học này đề cập đến tài khoản kế toán, phương pháp đối ứng tài khoản kế toán trong hệ thống các phương pháp kế toán; cách ghi chép trên tài khoản kế toán gồm cả ghi đơn và ghi kép; các mối quan hệ đối ứng và kết cấu của các loại tài khoản chủ yếu phản ánh tài sản, nguồn vốn, doanh thu và chi phí của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp hiện hành. Bên cạnh đó bài học còn giới thiệu về kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết và cách phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để tiến hành định khoản kế toán. 54
15. Bài 3: Tài khoản kế toán BÀI TẬP Bài tập 3.1. Doanh nghiệp Hải Yến có thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh trong tháng 6/N như sau: A. Số dư đầu tháng của một số tài khoản: TK 111 “Tiền mặt”: 20.000.000đ TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” 45.000.000đ TK 334 “Phải trả người lao động” 22.000.000đ TK 331 “Phải trả cho người bán” 120.000.000đ B. Tình hình phát sinh trong tháng: (Đơn vị tính : 1.000đ) a. Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quĩ tiền mặt : 15.000 b. Mua một lô hàng trị giá 120.000, tiền chưa thanh toán cho người bán, hàng về nhập kho đủ. c. Vay dài hạn ngân hàng để mua một tài sản cố định hữu hình có giá trị: 150.000. d. Chi tiền gửi ngân hàng để trả lương cho nhân viên: 20.000 e. Vay ngắn hạn ngân hàng để trả cho người bán 100.000. f. Tạm ứng tiền mặt cho nhân viên A phòng kinh doanh đi mua hàng, số tiền 12.000. g. Nhân viên A phòng kinh doanh đã mua hàng hoá nhập kho đủ, số tiền mua 10.000, số tiền thừa ông A đã hoàn lại phòng kế toán bằng tiền mặt. Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phản ánh vào sơ đồ các tài khoản TK111, TK 112, TK334, TK 331. Bài số 3.2. Giải thích các định khoản sau: (đọc nội dung kinh tế của các nghiệp vụ này) a. Nợ TK 156: 120 tr Có TK 112: 120tr Ví dụ: Mua hàng hoá trị giá mua chưa thuế 120tr, thuế GTGT 10%, tiền hàng đã thanh toán bằng TGNH b. Nợ TK152: 120tr Có TK151: 120tr c. Nợ TK211: 150tr Có TK331: 150tr d. Nợ TK331: 165tr Có TK 112: 65tr Có TK 311: 100tr e. Nợ TK141: 20tr Có TK111: 20tr f. Nợ TK112: 100tr 55
16. Bài 3: Tài khoản kế toán Có TK411: 100tr g. Nợ TK112: 80tr Có TK131: 80tr h. Nợ TK311: 100tr Có TK112: 100tr i. Nợ TK334: 35tr Có TK111: 35tr k. Nợ TK421: 20tr Có TK431: 20tr Bài số 3.3. Có các số liệu sau: ngày 31/03/N về Công ty TNHH Hoàng Hà: (Đơn vị tính: 1.000đ) TÀI SẢN NGUỒN VỐN Tiền gửi ngân hàng: 200.000 Vay ngắn hạn 80.000 Phải thu khách hàng: 40.000 Phải trả cho người bán: 35.000 Hàng mua đang đi đường: 60.000 Thuế và các khoản phải nộp nhà nước: 30.000 TSCĐ hữu hình: 1500.000 Phải trả người lao động: 25.000 Hàng hoá: 200.000 Nguồn vốn kinh doanh: 1.420.000 Tiền mặt: 200.000 Quỹ đầu tư phát triển: 50.000 Hao mòn tài sản cố định: X (????) Lợi nhuận chưa phân phối: 120.000 Quỹ khen thưởng phúc lợi: 50.000 Trong quí 2 có phát sinh các nghiệp vụ sau: a. Hàng mua đang đi đường về nhập kho đủ. b. Dùng tiền gửi ngân hàng thanh toán 15.000 số tiền nợ đầu kỳ cho người bán và nộp thuế 30.000 vào kho bạc nhà nước. c. Mang 100.000 tiền mặt nộp vào tài khoản ngân hàng. d. Khách hàng (Người mua) thanh toán nợ bằng tiền mặt 40.000 e. Nhận góp vốn bằng một TSCĐ hữu hình trị giá 200.000. Tài sản đã sẵn sàng đưa vào sử dụng. f. Chuyển 20.000 từ lợi nhuận chưa phân phối sang Quỹ khen thưởng phúc lợi. g. Mua cổ phiếu đầu tư ngắn hạn trị giá 80.000 trả bằng Tiền gửi ngân hàng. h. Tạm ứng cho cán bộ công nhân viên mua hàng: 20.000 bằng tiền mặt i. Vay ngắn hạn một khoản tiền là 120.000 chuyển vào TK ngân hàng. j. Thanh toán nợ cho nhà cung cấp một khoản trị giá là 20.000 bằng tiền gửi ngân hàng. Yêu cầu: • Xác định X 56
17. Bài 3: Tài khoản kế toán • Định khoản các nghiệp vụ kế toán phát sinh • Phản ánh lên sơ đồ tài khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và xác định số dư cuối kỳ của các tài khoản này? Bài số 3.4. Đơn vị tính: 1000đ a. Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quĩ tiền mặt để chi tiêu 25.000, đã nhập quĩ đủ. b. Nhận vốn kinh doanh do nhà nước cấp bằng tài sản cố định hữu hình đã đưa vào sử dụng ở bộ phận kinh doanh, nguyên giá 460.000 c. Mua một lô hàng trị giá mua 180.000, hàng đã nhập kho đủ, tiền hàng chưa thanh toán. d. Mua một số công cụ, dụng cụ về nhập kho trị giá mua 12.000 đã thanh toán bằng tiền mặt. e. Vay ngắn hạn của ngân hàng để thanh toán cho người bán 100.000. f. Mua một lô hàng trị giá mua 240.000, hàng đã về nhập kho đủ, tiền hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng 100.000, số còn lại chưa thanh toán. g. Người mua thanh toán tiền mua hàng bằng tiền mặt 200.000 đã nhập quĩ đủ. h. Nhận vốn kinh doanh do nhà nước cấp bằng tiền chuyển vào tài khoản tiền gửi 300.000, bằng công cụ để dùng đã nhập kho 60.000. i. Xuất quĩ tiền mặt để trả cho công nhân viên 10.000, trả cho người cung cấp hàng hoá 30.000. j. Vay ngắn hạn ngân hàng để thanh toán cho người bán 60.000. Yêu cầu: Hãy định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ của doanh nghiệp và cho biết chúng thuộc mối quan hệ đối ứng nào? Bài số 3.5. Trong một doanh nghiệp nhà nước A có các số liệu sau: (Đơn vị tính: 1000đ) I. Số dư vào thời điểm 30/11/N của các tài khoản kế toán: Tài khoản 211 7.500.000 Tài khoản 311 3.700.000 Tài khoản 214 (430.000) Tài khoản 331 890.000 Tài khoản 111 700.000 Tài khoản 334 158.000 Tài khoản 112 1.650.000 Tài khoản 333 55.000 Tài khoản 131 375.000 Tài khoản 341 700.000 Tài khoản 138 63.000 Tài khoản 411 15.570.000 Tài khoản 141 20.000 Tài khoản 414 178.000 Tài khoản 153 625.000 Tài khoản 431 249.000 Tài khoản 156 12.564.000 Tài khoản 441 1.567.000 Cộng 23.067.000 Cộng 23.067.000 II. Trong tháng 12/N có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau: a. Vay dài hạn ngân hàng để mua một tài sản cố định hữu hình có giá mua 200.000, tài sản đã được đưa vào sử dụng. b. Mua một lô hàng có trị giá 50.000, tiền thanh toán một nửa bàng tiền mặt, số còn lại ký nhận nợ, hàng chưa về nhập kho. c. Nhận góp vốn liên kết của công ty Hưng Hải một tài sản cố định hữu hình theo giá thoả thuận: 120.000, một số công cụ có trị giá 35.000 57
18. Bài 3: Tài khoản kế toán d. Rút tiền gửi ngân hàng để nhập quĩ tiền mặt 70.000 e. Tạm ứng cho cán bộ đi mua hàng bằng tiền mặt 15.000 f. Khách hàng thanh toán tiền bán hàng bằng tiền mặt nhập quỹ đủ 143.000 g. Xuất quĩ tiền mặt để trả lương cho cán bộ nhân viên 85.000, trả vay ngắn hạn ngân hàng 67.000, nộp thuế cho nhà nước 20.000 h. Vay ngắn hạn để thanh toán cho người bán 34.000 i. Chuyển quĩ đầu tư phát triển bổ sung nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản 60.000 j. Thu nợ từ khách hàng được 27.000 bằng tiền mặt nộp qũy đủ. Yêu cầu: Lập định khoản kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mở tài khoản chữ "T" và tính số dư cuối kỳ của các tài khoản vào cuối tháng 12/N? Bài số 3.6. Trong doanh nghiệp Thành Đạt có các số liệu sau: (Đơn vị tính: 1000đ) a. Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quĩ tiền mặt để chi tiêu 25.000, đã nhập quĩ đủ. b. Nhận vốn góp liên doanh của công ty Hải Thanh bằng tài sản cố định hữu hình đã đưa vào sử dụng ở bộ phận kinh doanh, giá thoả thuận 460.000 c. Mua một lô hàng trị giá mua 180.000, hàng đã nhập kho đủ, tiền hàng chưa thanh toán. d. Mua một số công cụ dụng cụ về nhập kho trị giá mua 12.000 đã thanh toán bằng tiền mặt. e. Vay ngắn hạn của ngân hàng để thanh toán cho người bán 100.000 f. Mua một lô hàng trị giá mua 240.000, hàng đã về nhập kho đủ, tiền hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng 100.000, số còn lại chưa thanh toán. g. Người mua thanh toán tiền mua hàng bằng tiền mặt 200.000 đã nhập quĩ đủ. h. Nhận vốn góp liên doanh của công ty Hưng Thịnh bằng tiền chuyển vào tài khoản tiền gửi 300.000, bằng công cụ để dùng đã nhập kho 60.000 i. Xuất quĩ tiền mặt để trả cho công nhân viên 10.000, trả cho người cung cấp hàng hoá 30.000 j. Vay ngắn hạn ngân hàng để thanh toán cho người bán 60.000 Yêu cầu: Hãy định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ của doanh nghiệp và cho biết chúng thuộc quan hệ đối ứng nào? 58