Tài liệu Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ

Nội dung text: Tài liệu Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ

1. ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƯ VIỆ N - VĂN PHÒNG TẬP BÀI GIẢNG THỐNG KÊ VÀ KIỂM TRA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TP. HCM, 2014 Đặng Thanh Nam Page 1
2. PHẦN 1 THỐNG KÊ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ I. KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC CỦA CÔNG TÁC THỐNG KÊ TRONG LƯU TRỮ 1. Khái niệm Thống kê trong lưu trữ là vận dụng các phương pháp và công cụ để xác định chính xác về số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ theo các đơn vị thống kê đã quy định và được thể hiện trên các loại sổ sách thống kê. Thống kê tài liệu lưu trữ để nắm được số lượng tài liệu hiện có, thành phần và chất lượng tài liệu, cố định việc tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ theo các phương án phân loại, phương án hệ thống hóa tài liệu và bảo đảm khả năng tra tìm tài liệu nhanh chóng, thuận lợi, đồng thời có cơ sở xây dựng kế hoạch nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu cụ thể của kho lưu trữ. Trên cơ sở số liệu thống kê do các cơ quan lưu trữ báo cáo, cơ quan quản lý lưu trữ các cấp có cơ sở để xây dựng quy hoạch và kế hoạch phát triển công tác lưu trữ trong phạm vi từng địa phương, từng ngành và phạm vi cả nước. 2. Nguyên tắc. Công tác thống kê tài liệu trong kho lưu trữ dựa trên nguyên tắc tập trung, thống nhất và bảo đảm tính kế thừa trên các giai đoạn công việc. Tất cả tài liệu bảo quản trong kho lưu trữ đều phải được phản ảnh vào các loại sổ sách thống kê; kể cả tài liệu chưa được chỉnh lý, biên mục hoặc tài liệu không thuộc đối tượng quản lý của cơ quan, đơn vị nhưng hiện đang bảo quản trong kho lưu trữ. Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ. Số liệu báo cáo thống kê hằng năm được tính từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12. II. NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP THỐNG KÊ 1. Đối tượng và nội dung thống kê Trong các phòng, kho lưu trữ đối tượng thống kê chủ yếu là tài liệu lưu trữ. Ngoài ra, các kho lưu trữ còn thống kê phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ, công cụ tra cứu tài liệu, tình hình nghiên cứu sử dụng tài liệu và thống kê đội ngũ cán bộ, công chức lưu trữ. Mỗi đối tượng thống kê yêu cầu những nội dung thống kê khác nhau. Cụ thể: - Đối tượng thống kê là tài liệu lưu trữ. + Số lượng tài liệu của từng phông, của kho; + Thành phần tài liệu; + Nội dung tài liệu; + Tình hình tài liệu. - Đối tượng thống kê là phương tiện bảo quản trong kho lưu trữ. Đặng Thanh Nam Page 2
3. + Các loại phương tiện; + Số lượng; + Chất lượng. - Đối tượng thống kê là công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ. + Các loại công cụ tra cứu; + Số lượng. - Đối tượng thống kê là tình hình sử dụng tài liệu lưu trữ. + Số lượng người đến nghiên cứu tài liệu; + Số lượng hồ sơ đã cung cấp phục vụ nghiên cứu sử dụng; + Mục đích nghiên cứu sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ; + Các nhóm tài liệu thường được nghiên cứu sử dụng. - Đối tượng thống kê là cán bộ lưu trữ. + Số lượng cán bộ; + Trình độ; + Độ tuổi; + Giới tính. 2. Phạm vi và phương pháp thống kê Thống kê trong lưu trữ được thực hiện ở các phạm vi khác nhau: thống kê trong phạm vi một kho lưu trữ; thống kê trong phạm vi một ngành, một địa phương; thống kê nhà nước về lưu trữ. Thống kê trong phạm vi phòng, kho lưu trữ nhằm nắm bắt về nội dung, thành phần, số lượng, chất lượng, tình hình tài liệu trong từng phòng, kho lưu trữ. Thống kê nhà nước về lưu trữ nhằm tổng hợp về số lượng, thành phần, tình hình tài liệu lưu trữ trong phạm vi cả nước. Các phòng, kho lưu trữ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ thống kê trong phạm vi phòng, kho lưu trữ; đồng thời thực hiện cả nhiệm vụ thống kê nhà nước. Thống kê trong lưu trữ chủ yếu được thực hiện kết hợp trong quá trình thực hiện các nội dung nghiệp vụ như: thu thập, chỉnh lý, bảo quản tài liệu. Ngoài ra, việc thống kê còn được thực hiện định kỳ hàng năm theo quy định của nhà nước. III. CÁC LOẠI SỔ SÁCH THỐNG KÊ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CHÍNH 1. Sổ nhập tài liệu lưu trữ Sổ nhập tài liệu lưu trữ là sổ dùng để thống kê theo dõi tình hình nhập tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ, được ban hành theo Quyết định số 02/QĐ-QHTK ngày 12/01/1990 của Cục Lưu trữ Nhà nước. Việc thống kê tài liệu vào sổ nhập tài liệu lưu trữ phải tuân theo những quy định sau: - Tài liệu lưu trữ phải được thống kê vào sổ nhập ngay khi tài liệu được nhập vào kho Đặng Thanh Nam Page 3
4. lưu trữ. - Mỗi lần nhập được đánh một số thứ tự, không kể số tài liệu đó nhiều hay ít. - Những tài liệu được nhập vào kho lưu trữ trước khi lập sổ được tập hợp, thống kê vào sổ để các lưu trữ nắm được thực tế tài liệu đã được nhập vào kho lưu trữ. Tác dụng của Sổ nhập TLLT. - Sổ nhập tài liệu lưu trữ giúp cho các lưu trữ theo dõi để nắm được những đơn vị, cá nhân đã giao nộp tài liệu, số lượng tài liệu đã giao nộp vào kho lưu trữ, các phông tài liệu có trong kho lưu trữ, tình trạng tài liệu khi giao nộp vào kho lưu trữ. - Các số liệu thống kê trong sổ nhập giúp cho các lưu trữ có kế hoạch bổ sung thu thập tài liệu chưa giao nộp về kho lưu trữ và xây dựng kế hoạch công tác lưu trữ cho phù hợp. Cấu tạo của Sổ nhập TLLT. - Bìa: Được lập trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm) . SỔ NHẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ Số: Bắt đầu ngày tháng năm: Kết thúc ngày tháng năm: Ba dòng trên cùng của sổ nhập dùng để ghi đầy đủ tên cơ quan theo thứ tự từ cơ quan chủ quản cao nhất đến cơ quan trực tiếp quản lý kho tài liệu. Số: Ghi số thứ tự của sổ nhập tài liệu bằng chữ số Ả Rập. Nếu là số nhập lần đầu tiên thì ghi là số 01. Bắt đầu ngày tháng năm: Ghi ngày tháng năm bắt đầu nhập tài liệu và đăng ký vào sổ. Kết thúc ngày tháng năm: Ghi ngày tháng năm cuối cùng của việc nhập tài liệu và đăng ký vào sổ. Phần nội dung thống kê của sổ nhập TLLT: Gồm 10 cột và được lập trên khổ giấy A3 (297mm x 420mm). Đặng Thanh Nam Page 4
5. STT Ngày Số, ký hiệu, Tên cơ Tên Số Thời Số Đặc điểm Ghi tháng ngày tháng quan (cá phông phông gian của lượng tình hình chú năm năm của biên nhân) nộp (sưu tài liệu tài liệu nhập tài bản giao nộp tài liệu tập/bộ tài liệu tài liệu liệu). Cách ghi sổ nhập TLLT: Cột 1: Ghi số thứ tự lần nhập bằng chữ số Ả Rập. Mỗi lần nhập tài liệu ghi một số thứ tự không kể lần nhập đó nhiều hay ít tài liệu, bắt đầu từ số 01. Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm nhập tài liệu. Cột 3: Ghi số, ký hiệu, ngày tháng năm của biên bản giao nộp tài liệu. Cột 4: Ghi tên cơ quan hoặc cá nhân nộp tài liệu. Cột 5: Ghi tên phông có tài liệu giao nộp. Đối với lưu trữ cơ quan cột này thay bằng “Đơn vị có tài liệu”. Cột 6: Ghi số phông đã được đăng ký trong danh sách phông. Cột 7: Nhập tài liệu của năm nào thì ghi rõ năm đó (thời gian của tài liệu). Cột 8: Nếu là tài liệu đã chỉnh lý ghi số lượng đơn vị bảo quản. Nếu tài liệu chưa chỉnh lý hoặc tài liệu có vật mang tin khác ghi số lượng theo đơn vị giao nộp cụ thể (mét giá hoặc cặp ba dây). Cột 9: Ghi tóm tắt đặc điểm của tài liệu (tình trạng vật lý của tài liệu, chất lượng của tài liệu, đặc điểm sắp xếp bên trong của khối tài liệu giao nộp ). Cột 10: Ghi những điều cần thiết như: ngôn ngữ, các phương tiện mang tin kèm theo tài liệu + Cuối mỗi cuốn sổ nhập tài liệu cần tổng hợp các các số liệu đã đăng ký vào sổ như: Tổng số lần nhập; Tổng số phông; Tổng số tài liệu tính theo từng loại hình tài liệu; Ký tên, đóng dấu của cơ quan. 2. Sổ xuất tài liệu lưu trữ 2.1. Sổ xuất tạm thời tài liệu lưu trữ Sổ xuất tạm thời tài liệu lưu trữ là sổ dùng để thống kê việc xuất những tài liệu lưu trữ phục vụ cho các mục đích như: cho mượn sử dụng, đưa tài liệu ra chỉnh lý, phục chế, tu bổ hoặc sao chụp Sổ xuất tạm thời tài liệu lưu trữ: Giúp cho cơ quan quản lý lưu trữ nắm được những biến động về tài liệu trong kho lưu trữ để quản lý chặt chẽ, theo dõi để thu về những tài liệu đã hết thời hạn cho mượn mà cá nhân, đơn vị chưa trả và giúp bộ phận lưu trữ có kế hoạch bổ sung nhằm hoàn chỉnh phông lưu trữ. Đặng Thanh Nam Page 5
6. Cấu tạo của Sổ xuất tạm thời tài liệu lưu trữ: + Trang bìa. SỔ XUẤT TÀI LIỆU LƯU TRỮ Số: Bắt đầu ngày tháng năm: Kết thúc ngày tháng năm: + Trang nội dung: STT Ngày Số Xuất đi Tên và số Số mục Số hồ Số Người Ghi xuất phiếu đâu, mục phông lục sơ lượng nhận chú yêu cầu đích, căn cứ xuất Cách đăng ký tài liệu vào sổ xuất TLLT tạm thời: Mỗi lần xuất tài liệu dù là một đơn vị bảo quản hay một tài liệu đều phải ghi rõ tên, số và ngày tháng của văn bản làm căn cứ xuất. Tài liệu được đăng ký vào sổ xuất theo thứ tự các lần xuất. Xuất tài liệu tạm thời ra khỏi kho thì phải lấy chữ ký của người nhận tài liệu. Khi xuất tài liệu phải làm phiếu thay thế và đặt vào vị trí của tài liệu trên giá, tủ. Khi tài liệu được trả về thì phải huỷ ngay phiếu đánh dấu đó. Trong phiếu thay thế ghi rõ số đơn vị bảo quản, số mục lục và số phông của đơn vị bảo quản cho mượn, ngày tháng xuất cho mượn và thời gian trả lại. 2.2. Sổ xuất hẳn tài liệu lưu trữ Sổ xuất hẳn tài liệu lưu trữ là sổ dùng để thống kê tình hình xuất tài liệu ra khỏi kho lưu trữ mà không thu hồi lại, được dùng để thống kê những tài liệu được xuất vĩnh viễn ra khỏi kho lưu trữ. Sổ xuất hẳn tài liệu lưu trữ giúp cơ quan quản lý lưu trữ nắm được số lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu đã chuyển khỏi kho lưu trữ, giúp cán bộ lưu trữ đề ra những Đặng Thanh Nam Page 6
7. kế hoạch, biện pháp thích hợp trong công tác quản lý cũng như bảo quản và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Cấu tạo của Sổ xuất hẳn tài liệu lưu trữ: Trang bìa. SỔ XUẤT TÀI LIỆU LƯU TRỮ Số: Bắt đầu ngày tháng năm: Kết thúc ngày tháng năm: Trang nội dung: Ngày Căn cứ Xuất đi Số phông và tên Mục lục Số hồ Số Ghi STT xuất xuất đâu phông hồ sơ số sơ lượng chú Cách đăng ký tài liệu vào sổ xuất hẳn TLLT. Mỗi lần xuất tài liệu dù là một đơn vị bảo quản hay một tài liệu đều phải ghi rõ tên, số và ngày tháng của văn bản làm căn cứ xuất (như giấy phép xuất, biên bản bàn giao, quyết định tiêu huỷ tài liệu, biên bản xoá bỏ tài liệu, giấy giới thiệu, công văn mượn tài liệu ) Tài liệu được đăng ký vào sổ xuất theo thứ tự các lần xuất tài liệu lưu trữ. 3. Sổ đăng ký các phông lưu trữ Sổ đăng ký các phông lưu trữ dùng để thống kê số lượng các phông lưu trữ/các sưu tập lưu trữ và các thông tin khác liên quan tới phông lưu trữ được giao nộp vào kho lưu trữ nhằm quản lý chặt chẽ tình hình các phông lưu trữ trong kho. Đặng Thanh Nam Page 7
8. Thời gian của đơn Số Ngày tháng nhập lần đầu Tên phông vị hình thành Ghi chú phông phông Cột 1: dùng để thống kê toàn bộ các phông có trong lưu trữ. Mỗi phông chỉ được ghi 1 lần theo lần nhập đầu tiên của phông đó vào kho lưu trữ. Cột 2: ghi ngày tháng của lần nhập đầu tiên của phông vào kho lưu trữ. Cột 3: ghi tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông. Nếu tên thay đổi nhiều lần thì ghi tên cuối cùng. Cột 4: nếu là phông đóng thì ghi thời gian bắt đầu và kết thúc. Nếu phông mở thì ghi thời gian bắt đầu hoạt động. Cột 5: dùng để ghi sự thay đổi địa điểm bảo quản của phông nếu phông được chuyển hẳn sang Lưu trữ khác. Ghi căn cứ thay đổi và số lượng tài liệu chuyển đi. 4. Phiếu phông lưu trữ/công trình/sưu tập lưu trữ “Phiếu phông” dùng để ghi những thay đổi về tên gọi của phông; thống kê số lượng, thành phần và những thay đổi về số lượng và thành phần của phông đó. Phiếu phông được lập trong lần nhập tài liệu đầu tiên của phông vào kho lưu trữ. Trong mục “Tên phông” phải liệt kê theo trình tự thời gian tất cả các tên gọi của đơn vị hình thành phông. Phiếu phông được bảo quản theo số thứ tự đã đăng ký trong Danh sách phông, số thứ tự đó được dùng để đánh ở góc trên cùng bên phải của Phiếu phông MẪU PHIẾU TIN PHÔNG/CÔNG TRÌNH/SƯU TẬP LƯU TRỮ 1. Mã cơ quan lưu trữ 2. Mã phông/công 3. Tên phông/công trình/sưu tập lưu trữ: trình/sưu tập lưu trữ . 5. Thời gian tài liệu 6. Tổng số tài liệu 7. Số tài liệu đã 8. Số tài liệu chưa chỉnh lý chỉnh lý 9. Các nhóm tài liệu chủ yếu: 10. Các loại hình tài liệu khác 11. Ngôn ngữ: 12. Thời gian nhập tài liệu: 13. Công cụ tra cứu 14. Lập bản sao bảo hiểm 15. Ghi chú: 16.Lịch sử đơn vị hình thành phông: Đặng Thanh Nam Page 8
9. 5. Mục lục hồ sơ Mục lục hồ sơ lưư trữ là một trong những công cụ tra cứu cơ bản trong lưu trữ, dùng để thống kê các hồ sơ, cố định trật tự các hồ sơ theo phương án hệ thống hoá và phản ánh thành phần, nội dung các hồ sơ trong phông lưu trữ. Mẫu mục lục hồ sơ được ban hành theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/8/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước. Mục lục hồ sơ có tác dụng giới thiệu nội dung, thành phần tài liệu của phông, cố định trật tự hệ thống hoá hồ sơ trong phông, xác định vị trí của từng đơn vị bảo quản trong phông. Các phòng, kho lưu trữ có thể sử dụng mục lục hồ sơ làm công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu sử dụng. Mục lục hồ sơ giúp cho việc quản lý chặt chẽ, tra tìm tài liệu lưu trữ sau khi đã chỉnh lý. Cấu tạo của bản mục lục hồ sơ gồm có: Tờ bìa, tờ nhan đề; tờ mục lục; lời nói đầu;bảng chữ viết tắt; bảng kê các hồ sơ; bảng chỉ dẫn; phần kết thúc. Tờ bìa: TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC LƯU TRỮ MỤC LỤC HỒ SƠ PHÔNG: . Từ năm đến năm - Tên cơ quan hay tổ chức lưu trữ: Ghi tên cơ quan - Tên phông lưu trữ: Ghi tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông. - Từ năm đến năm: Ghi thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của các hồ sơ có trong mục lục hồ sơ. Tờ nhan đề: Đặng Thanh Nam Page 9
10. TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC LƯU TRỮ MỤC LỤC HỒ SƠ PHÔNG: Từ hồ sơ đến hồ sơ Phông số: Mục lục số (quyển số): Thời hạn bảo quản: Số trang: . . . . . . . . . . . . . . . . . Cách ghi tờ nhan đề: - Tên cơ quan hay tổ chức lưu trữ: ghi như Bìa - Tên phông lưu trữ; ghi như Bìa - Từ hồ sơ số đến hồ sơ số: Ghi số đầu tiên và số hồ sơ cuối cùng của quyển “Mục lục”. - Phông số: Viết số thứ tự của phông được cố định theo danh sách phông trong kho lưu trữ. - Mục lục số (quyển số): Ghi số thứ tự của Mục lục hồ sơ trong phông. - Số trang: ghi số lượng trang của quyển “Mục lục hồ sơ” - Thời hạn bảo quản: Ghi thời hạn bảo quản của quyển Mục lục hồ sơ. Thời hạn bảo quản của Mục lục hồ sơ thường là vĩnh viễn. Tờ mục lục (của mục lục hồ sơ): Tờ mục lục là bảng liệt kê các phần, chương, mục trong nội dung "Mục lục hồ sơ " tương ứng với các phần, chương, mục, là số thứ tự trang đã được đánh số thứ tự để tra tìm thuận tiện. Lời nói đầu: Lời nói đầu trong mỗi bản mục lục hồ sơ giúp cho việc nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ của phông được dễ dàng. Đối với những phông lưu trữ có các đơn vị tổ chức, thành phần và khối lượng tài liệu phức tạp, phần lớn lời nói đầu phải giới thiệu khái quát sự thay đổi của các đơn vị tổ chức trong phông cũng như diễn biến phức tạp của tình hình tài liệu. Nội dung "Lời nói đầu" gồm có các yếu tố thông tin như sau: - "Lịch sử đơn vị hình thành phông" : Nêu tóm tắt về: Đặng Thanh Nam Page 10
11. + Điều kiện lịch sử và nguyên nhân ra đời; + Ngày, tháng, năm thành lập, thay đổi và giải thể của đơn vị hình thành phông; + Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của đơn vị hình thành phông; + Vị trí của đơn vị hình thành phông trong hệ thống tổ chức Nhà nước. Mối quan hệ với các cơ quan cấp trên, cấp dưới và cùng cấp; + Phạm vi hoạt động của đơn vị hình thành phông; + Các đơn vị, tổ chức với sự thay đổi theo từng thời kỳ (nếu có). - "Lịch sử phông": Nêu tóm tắt về: + Khối lượng tài liệu của toàn phông tính theo mét giá (nếu chưa chỉnh lý) và số lượng hồ sơ, đơn vị bảo quản (nếu đã chỉnh lý); + Thời gian bắt đầu và kết thúc của tài liệu trong phông; + Số lần nhập, số lượng nhập và thời gian nhập; + Tình trạng tài liệu (mức độ thiếu, đủ; tình trạng vật lý, sự biến động ); + Thành phần và nội dung chủ yếu của tài liệu trong phông. - Đặc điểm chính trong quá trình biên mục và hệ thống hoá hồ sơ. - Cách sử dụng "Mục lục hồ sơ ". Chú ý: Tuỳ theo từng loại phông và yêu cầu khai thác mà trình bày sơ lược, chi tiết. Bảng chữ viết tắt: dùng để giải thích các chữ được viết tắt trong mục lục. Các chữ viết tắt được sắp xếp theo vần ABC theo quy định: chữ viết tắt ghi bên trái trang giấy, chữ viết đầy đủ ghi bên phải trang giấy. Ví dụ: STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ 01 BDHV Bình dân học vụ 02 TNXP Thanh niên xung phong 03 UBND Uỷ ban nhân dân Nếu không có chữ viết tắt cần giải nghĩa thì không cần làm bảng này. Bảng kê hồ sơ: Phần thống kê hồ sơ của Mục lục hồ sơ là thành phần chính của mục lục dùng để thống kê các hồ sơ và dùng để tra tìm hồ sơ, tài liệu. Cặp, Hồ sơ số Tiêu đề hồ sơ Ngày tháng bắt đầu Số tờ Ghi chú hộp số và kết thúc Đặng Thanh Nam Page 11
12. Cột 1: Ghi số của từng cặp, hoặc số của từng hộp hồ sơ Cột 2- Là chữ số Ả Rập được đánh cố định cho mỗi hồ sơ sau khi sắp xếp trật tự các hồ sơ trong phông theo phương án phân loại. Số thứ tự của hồ sơ kết hợp với số phông và số mục tạo thành địa chỉ tra tìm của hồ sơ đó. Chú ý:Mỗi hồ sơ chỉ được ghi một số thứ tự. Nếu hồ sơ đó có nhiều tập thì mỗi tập được đánh một số thứ tự riêng. Cột 3. Tiêu đề hồ sơ ghi trong mục lục đúng như tiêu đề ghi trên bìa hồ sơ. Tương ứng với mỗi tiêu đề là số thứ tự của hồ sơ đó. Trường hợp nhiều hồ sơ có cùng một tiêu đề thì chỉ viết một lần cho hồ sơ đầu, sau đó viết chữ "nt" và chỉ ghi những điểm khác nhau như: Tập 1 , Tập Chú ý: Trong cột tiêu đề hồ sơ còn ghi tên nhóm hồ sơ. Tên nhóm hồ sơ là tên đơn vị tổ chức, mặt hoạt động hay thời gian được chọn làm phương án hệ thống hoá tài liệu của phông. Cột 5: Ghi tổng số lượng tờ bên trong hồ sơ sau khi tài liệu được hệ thống hoá và đánh số thứ tự. Cột 6: Ghi những đặc điểm đáng chú ý về hình thức cũng như nội dung của hồ sơ; đặc điểm trong việc quản lý hồ sơ lưu trữ. Bảng chỉ dẫn: Bảng chỉ dẫn là bảng kê tên các sự vật, vấn đề, địa danh, tên người đã gặp trong tiêu đề hồ sơ kèm theo chú giải có tác dụng giúp cho việc tra tìm thông tin được định hướng nhanh chóng. Thông thường có các bảng chỉ dẫn sau: -Bảng chỉ dẫn tên người. Tên người Số hồ sơ Trang số -Bảng chỉ dẫn địa danh. Địa danh Số hồ sơ Trang số -Bảng chỉ dẫn sự kiện. Sự kiện Số hồ sơ Trang số Đặng Thanh Nam Page 12
13. Phần kết thúc: PHẦN KẾT THÚC Mục lục hồ sơ có tờ (ghi bằng số và bằng chữ) Gồm: hồ sơ (ghi bằng số và bằng chữ) Từ số đến số Trong đó có số đúp số sót. Người phụ trách đơn vị Người lập Nguyễn Thị B Nguyễn Văn A 6. Bảng thống kê các tiêu đề hồ sơ lưu trữ Bảng thống kê tiêu đề hồ sơ lưu trữ dùng để thống kê tất cả các hồ sơ có trong kho lưu trữ và các thông tin liên quan tới từng hồ sơ để quản lý, tra tìm được nhanh chóng, dễ dàng. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BẢNG THỐNG KÊ TIÊU ĐỀ CÁC HỒ SƠ Ngày tháng bắt Thời hạn Hộp Hồ sơ Ghi Tiêu đề hồ sơ đầu và kết thúc Số lượng tờ bảo quản số số chú của hồ sơ .ngày tháng năm Người lập Cách trình bày Cột 1. Cặp số : Là số thứ tự của cặp (hoặc hộp) đựng hồ sơ, được ghi cố định bằng số Ả Rập cho mỗi cặp (hoặc hộp) trong phông Cột 2. Hồ sơ số : Là số thứ tự cuả hồ sơ, được ghi cố định bằng số Ả Rập. Số thứ tự cuả hồ sơ có thể đánh liên tục cho cả phông hoặc liên tục cho một năm. Cột 3. Tên nhóm hồ sơ : Là tên đơn vị tổ chức hoặc mặt hoạt động. - Tiêu đề hồ sơ : Được ghi dưới tên nhóm hồ sơ cách lề bên trái 1 cm. Tiêu đề hồ sơ ghi vào mục lục phải đúng như tiêu đề ghi trên bià hồ sơ. Tương ứng với mỗi tiêu đề hồ sơ là Đặng Thanh Nam Page 13
14. số thứ tự cuả hồ sơ. - Trong trường hợp hồ sơ có nhiều tập thì tiêu đề cuả mỗi tập được ghi thành dòng mới và cũng ghi đầy đủ các yếu tố Cột 4. Số lượng tờ : Là tổng số tờ tài liệu trong hồ sơ đã được đáng số sau khi sắp xếp bên trong hồ sơ và được ghi ngang với dòng cuối cuả tiêu đề hồ sơ. Cột 5. Ghi chú : Về dạng văn bản (bản gốc, bản sao), về tình trạng vật lý và những đặc điểm đáng chú ý về hình thức và nội dung 7. Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu Biên bản bàn giao hồ sơ, tài liệu dùng để ghi nhận việc giao nhận hồ sơ, tài liệu giữa đơn vị có hồ sơ, tài liệu phải nộp lưu trữ với bộ phận tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, nhằm ghi chép lại tất cả các thông tin liên quan tới các hồ sơ, TL đó để quản lý được chặt chẽ. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU Số: - Căn cứ ; - Căn cứ Hôm nay, ngày tháng năm , chúng tôi gồm : Đại diện lưu trữ cơ quan/tổ chức 1 2 3 Đại diện (tên cơ quan nộp lưu) 1 2 3 Cùng thống nhất giao tài liệu vào lưu trữ Nhà nước như sau : 1. Tên khối tài liệu 2. Thời gian tài liệu 3. Số lượng tài liệu 4. Số bản mục lục hồ sơ nộp lưu 5. Các văn bản khác 6. Tình trạng tài liệu Biên bản này lập thành 03 bản : Bên giao giữ 01 bản và 01 bản gửi cho cơ Đặng Thanh Nam Page 14
15. quan quản lý lưu trữ tương ứng. Người nhận Người giao (Họ tên, chữ ký) (Họ tên, chữ ký) Chứng thực cuả cơ quan Đại diện lưu trữ lịch sử Đại diện cơ quan lưu nộp (Chức vụ, họ tên, (Chức vụ, họ tên, chữ ký, đóng dấu ) chữ ký, đóng dấu) 8. Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ là văn bản dùng để xác nhậncác thông tin, yêu cầu của độc giả trong việc sử dụng TLLT để cung cấp phục vụ cho độc giả, đồng thời giúp cho công tác thống kê việc sử dụng TLLT. 8.1. Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ độc giả trong nước TÊN CƠ QUAN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ngày tháng năm PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU Số 1. Họ tên độc giả: 2. Cơ quan công tác: 3. Số, ngày tháng công văn, giấy giới thiệu: 4. Đề tài nghiên cứu: 5. Mục đích nghiên cứu: 6. Thời gian nghiên cứu: STT Ký hiệu tra tìm Nội dung tài liệu Tên, số Số mục lục Hồ sơ số Tờ số phông ĐỘC GIẢ (Họ tên, chữ ký) Đặng Thanh Nam Page 15
16. Đề nghị của Thủ trưởng cơ quan, Kho Xét duyệt của người có thẩm quyền lưu trữ 8.2. Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ độc giả trong nước TÊN CƠ QUAN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ngày tháng năm PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU Số 1. Họ tên độc giả: 2. Quốc tịch: 3. Cơ quan chủ quản: 4. Đề tài nghiên cứu: 5. Mục đích nghiên cứu: 6. Thời gian nghiên cứu: STT Ký hiệu tra tìm Nội dung tài liệu Tên, số phông Số mục lục Hồ sơ số Tờ số ĐỘC GIẢ (Họ tên, chữ ký) Đề nghị của Thủ trưởng cơ quan, Kho lưu trữ Xét duyệt của người có thẩm quyền Đặng Thanh Nam Page 16
17. 9. Báo cáo thống kê tổng hợp Báo cáo thống kê Công tác lưu trữ và TLLT dùng để thống kê các số liệu về tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ và các nội dung có liên quan như: tình hình tài liệu, tình hình kho tàng, điều kiện bảo quản, nhân sự trực tiếp làm công tác lưu trữ để có thể quản lý được chặt chẽ. Báo cáo thống kê gồm 2 loại là báo cáo thống kê cơ sở và báo cáo thống kê tổng hợp, được thực hiện định kỳ vào cuối năm. 9.1. Mẫu báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ Cơ quan, tổ chức báo cáo: Biểu số: 02/TH Cơ quan, tổ chức nhận báo cáo: BÁO CÁO THỐNG KÊ CƠ SỞ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ NĂM 20 (Ban hành kèm theo Thông tư số: 09 /2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ) Số Nội dung báo cáo Đơn vị tính lượng Tổng số cơ quan, tổ chức thuộc diện báo cáo Cơ quan, tổ chức Tổng số cơ quan, tổ chức báo cáo Cơ quan, tổ chức I. Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ Văn bản - Tổng số quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Văn bản - Tổng số nội quy ra vào kho lưu trữ Văn bản - Tổng số bảng thời hạn bảo quản tài liệu Văn bản II. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) 1. Tổ chức lưu trữ - Tổng số trung tâm lưu trữ, kho lưu trữ hoặc tương đương Trung tâm - Tổng số phòng lưu trữ Phòng - Tổng số tổ lưu trữ Tổ - Tổng số bộ phận lưu trữ Bộ phận 2. Nhân sự làm công tác lưu trữ - Tổng số: Người Trong đó: Nữ Người - Kiêm nhiệm công tác khác Người a) Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ - Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ Người Đặng Thanh Nam Page 17
18. - Trên đại học chuyên ngành khác Người - Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ Người - Đại học chuyên ngành khác Người - Cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ Người - Cao đẳng chuyên ngành khác Người - Trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ Người - Trung cấp chuyên ngành khác Người - Sơ cấp (tập huấn ngắn hạn) Người b) Ngạch công chức, viên chức, chức danh nghề nghiệp lưu trữ - Lưu trữ viên cao cấp Người - Lưu trữ viên chính Người - Lưu trữ viên Người - Lưu trữ viên trung cấp Người - Kỹ thuật viên lưu trữ Người c) Độ tuổi - Từ 30 trở xuống Người - Từ 31 đến 40 Người - Từ 41 đến 50 Người - Từ 51 đến 60 Người III. Tài liệu lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) 1. Tài liệu giấy - Tổng số phông/sưu tập lưu trữ Phông/sưu tập Trong đó: Phông/sưu tập đã chỉnh lý hoàn chỉnh Phông/sưu tập - Tổng số mét giá tài liệu Mét Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh Hồ sơ/đơn vị bảo quản + Quy ra mét giá tài liệu Mét 2. Tài liệu khoa học, kỹ thuật - Tổng số công trình/đề tài Công trình/đề tài Trong đó: Công trình/đề tài đã chỉnh lý hoàn chỉnh Công trình/đề tài - Tổng số mét giá tài liệu Mét Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh Hồ sơ/đơn vị bảo quản + Quy ra mét giá Mét 3. Tài liệu chuyên môn - Tổng số mét giá tài liệu Mét Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh Hồ sơ/đơn vị bảo quản + Quy ra mét giá Mét 4. Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ - Tổng số phông /sưu tập tài liệu lưu trữ Phông/sưu tập Đặng Thanh Nam Page 18
19. Trong đó: Phông/sưu tập đã chỉnh lý hoàn chỉnh Phông/sưu tập - Tổng số mét giá tài liệu Mét Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh Hồ sơ/đơn vị bảo quản + Quy ra mét giá Mét 5. Tài liệu nghe nhìn a) Tổng số tài liệu ghi hình - Bộ phim /đoạn phim Bộ/đoạn - Cuộn phim Cuộn - Cuộn băng Video Cuộn - Đĩa Đĩa - Quy ra giờ chiếu Giờ Trong đó: Đã thống kê biên mục Giờ b) Tổng số tài liệu ghi âm - Cuộn băng (gốc hoặc sao thay gốc) Cuộn - Đĩa Đĩa - Quy ra giờ nghe Giờ Trong đó: Đã thống kê biên mục Giờ c) Tổng số tài liệu ảnh - Phim âm bản (gốc hoặc sao thay gốc) Chiếc Trong đó: Đã thống kê biên mục Chiếc - Ảnh (gốc hoặc sao thay gốc) Chiếc Trong đó: Đã thống kê biên mục Chiếc d) Tổng số tài liệu bản đồ - Bản đồ Bản đồ Trong đó: Đã thống kê biên mục Bản đồ 6. Tài liệu điện tử - Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử Hồ sơ/MB Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu Hồ sơ/MB IV. Thu thập và loại huỷ tài liệu 1. Tài liệu giấy - Tổng số mét giá tài liệu lưu trữ đã thu thập (tính từ ngày Mét 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số mét giá tài liệu lưu trữ đã đến thời hạn thu thập Mét nhưng chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số mét giá tài liệu đã huỷ (tính từ ngày 01/01 đến Mét ngày 31/12 năm báo cáo) 2. Tài liệu nghe, nhìn a) Tổng số tài liệu nghe nhìn đã thu thập (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Cuộn phim Cuộn - Cuộn băng Video Cuộn Đặng Thanh Nam Page 19
20. - Cuộn băng ghi âm Cuộn - Đĩa ghi hình Đĩa - Đĩa ghi âm Đĩa - Phim âm bản Chiếc - Ảnh Chiếc - Bản đồ Bản đồ b) Tổng số tài liệu nghe nhìn đã đến thời hạn thu thập nhưng chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Cuộn phim Cuộn - Cuộn băng Video Cuộn - Cuộn băng ghi âm Cuộn - Đĩa ghi hình Đĩa - Đĩa ghi âm Đĩa - Phim âm bản Chiếc - Ảnh Chiếc - Bản đồ Bản đồ c) Tổng số tài liệu nghe nhìn đã huỷ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Cuộn phim Cuộn - Cuộn băng Video Cuộn - Cuộn băng ghi âm Cuộn - Đĩa ghi hình Đĩa - Đĩa ghi âm Đĩa - Phim âm bản Chiếc - Ảnh Chiếc - Bản đồ Bản đồ 3. Tài liệu điện tử - Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đã thu thập (tính từ ngày Hồ sơ/MB 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu Hồ sơ/MB - Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đã đến thời hạn thu thập Hồ sơ/MB nhưng chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu Hồ sơ/MB - Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đã huỷ (tính từ ngày 01/01 Hồ sơ/MB đến ngày 31/12 năm báo cáo) Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu Hồ sơ/MB V. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số lượt người khai thác sử dụng tài liệu Lượt người Đặng Thanh Nam Page 20
21. a) Tổng số tài liệu đưa ra phục vụ khai thác sử dụng - Hồ sơ/đơn vị bảo quản Hồ sơ/đơn vị bảo quản - Tài liệu Tài liệu - Ảnh Ảnh - Ghi âm, ghi hình Giờ a) Tổng số tài liệu được sao chụp, cấp chứng thực lưu trữ - Tổng số tài liệu được sao chụp Tài liệu/ trang - Tổng số tài liệu được cấp chứng thực lưu trữ Tài liệu/ trang - Tổng số yêu cầu của độc giả Yêu cầu Trong đó: Yêu cầu của độc giả được trả lời Yêu cầu 2. Công bố, trưng bày, triển lãm, xuất bản phẩm tài liệu lưu trữ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số bài công bố, giới thiệu Bài viết - Tổng số lần trưng bày, triển lãm Lần - Tổng số ấn phẩm xuất bản Ấn phẩm 3. Công cụ tra cứu (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số phông/sưu tập lưu trữ có mục lục hồ sơ Phông/sưu tập - Tổng số công trình/đề tài có mục lục hồ sơ Công trình/đề tài - Tổng số giờ tài liệu nghe nhìn có thống kê biên mục Giờ - Tổng số phim âm bản có thống kê biên mục Chiếc - Tổng số ảnh có thống kê biên mục Chiếc - Tổng số mục lục chuyên đề Mục lục - Tổng số sách chỉ dẫn phông lưu trữ Sách - Thẻ tra tìm Phiếu VI. Nghiên cứu khoa học về công tác văn thư, lưu trữ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học đã Chương trình/đề tài nghiệm thu Trong đó: + Cấp Nhà nước Chương trình/đề tài + Cấp Bộ/ngành Chương trình/đề tài + Cấp cơ sở Chương trình/đề tài - Tổng số chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học đưa vào Chương trình/đề tài ứng dụng Trong đó: + Cấp Nhà nước Chương trình/đề tài + Cấp Bộ/ngành Chương trình/đề tài + Cấp cơ sở Chương trình/đề tài Đặng Thanh Nam Page 21
22. VII. Kho lưu trữ, trang thiết bị dùng cho lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) 1. Kho lưu trữ - Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng m2 Trong đó: + Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng đã sử dụng m2 để bảo quản tài liệu + Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng chưa sử m2 dụng để bảo quản tài liệu - Diện tích kho lưu trữ không chuyên dụng m2 - Diện tích kho tạm m2 2. Trang thiết bị dùng cho lưu trữ - Chiều dài giá/tủ bảo quản tài liệu Mét Trong đó: + Giá cố định Mét + Giá di động Mét - Camera quan sát Chiếc - Hệ thống chống đột nhập Hệ thống - Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động Hệ thống - Bình chữa cháy khí, bọt, Chiếc - Hệ thống điều hoà nhiệt độ trung tâm Hệ thống - Máy điều hoà nhiệt độ Chiếc - Máy hút ẩm Chiếc - Dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm Chiếc - Thiết bị thông gió Chiếc - Máy khử trùng tài liệu bằng phương pháp đông lạnh hoặc Chiếc hút chân không, - Máy khử axit Chiếc - Hệ thống thiết bị tu bổ, phục chế tài liệu Hệ thống - Hệ thống thiết bị lập bản sao bảo hiểm microfilm Hệ thống - Mạng diện rộng Hệ thống - Mạng nội bộ Hệ thống - Máy chủ Chiếc - Máy tính cá nhân Chiếc - Máy quét (scanner) Chiếc - Máy sao chụp Chiếc . ., ngày tháng năm 20 . NGƯỜI LẬP BIỂU THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN (Ký, họ và tên) (Ký tên, đóng dấu) Đặng Thanh Nam Page 22
23. 9.2. Mẫu báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ Cơ quan, tổ chức báo cáo: Biểu số: 02/TH Cơ quan, tổ chức nhận báo cáo: BÁO CÁO THỐNG KÊ TỔNG HỢP CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ NĂM 20 (Ban hành kèm theo Thông tư số: 09 /2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ) Số Nội dung báo cáo Đơn vị tính lượng I. Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ Văn bản - Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Văn bản - Nội quy ra vào kho lưu trữ Văn bản - Bảng thời hạn bảo quản Văn bản II. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) 1. Tổ chức lưu trữ - Trung tâm lưu trữ, kho lưu trữ hoặc tương đương Trung tâm - Phòng lưu trữ Phòng - Tổ lưu trữ Tổ - Bộ phận lưu trữ Bộ phận 2. Nhân sự làm công tác lưu trữ - Tổng số: Người Trong đó: Nữ Người - Kiêm nhiệm công tác khác Người a) Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ - Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ Người - Trên đại học chuyên ngành khác Người - Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ Người - Đại học chuyên ngành khác Người - Cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ Người - Cao đẳng chuyên ngành khác Người - Trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ Người - Trung cấp chuyên ngành khác Người - Sơ cấp (tập huấn ngắn hạn) Người b) Ngạch công chức, viên chức, chức danh nghề nghiệp lưu trữ - Lưu trữ viên cao cấp Người - Lưu trữ viên chính Người - Lưu trữ viên Người Đặng Thanh Nam Page 23
24. - Lưu trữ viên trung cấp Người - Kỹ thuật viên lưu trữ Người c) Độ tuổi - Từ 30 trở xuống Người - Từ 31 đến 40 Người - Từ 41 đến 50 Người - Từ 51 đến 60 Người III. Tài liệu lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) 1. Tài liệu giấy - Tổng số phông/sưu tập lưu trữ Phông/sưu tập Trong đó: Phông/sưu tập đã chỉnh lý hoàn chỉnh Phông/sưu tập - Tổng số mét giá tài liệu Mét Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh Hồ sơ/đơn vị bảo quản + Quy ra mét giá tài liệu Mét 2. Tài liệu khoa học, kỹ thuật - Tổng số công trình/đề tài Công trình/đề tài Trong đó: Công trình/đề tài đã chỉnh lý hoàn chỉnh Công trình/đề tài - Tổng số mét giá tài liệu Mét Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh Hồ sơ/đơn vị bảo quản + Quy ra mét giá Mét 3. Tài liệu chuyên môn - Tổng số mét giá tài liệu Mét Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh Hồ sơ/đơn vị bảo quản + Quy ra mét giá Mét 4. Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ - Tổng số phông /sưu tập tài liệu lưu trữ Phông/sưu tập Trong đó: Phông/sưu tập đã chỉnh lý hoàn chỉnh Phông/sưu tập - Tổng số mét giá tài liệu Mét Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh Hồ sơ/đơn vị bảo quản + Quy ra mét giá Mét 5. Tài liệu nghe nhìn a) Tổng số tài liệu ghi hình - Bộ phim/đoạn phim Bộ/đoạn - Cuộn phim Cuộn - Cuộn băng Video Cuộn - Đĩa Đĩa - Quy ra giờ chiếu Giờ Trong đó: Đã thống kê biên mục Giờ Đặng Thanh Nam Page 24
25. b) Tổng số tài liệu ghi âm - Cuộn băng (gốc hoặc sao thay gốc) Cuộn - Đĩa Đĩa - Quy ra giờ nghe Giờ Trong đó: Đã thống kê biên mục Giờ c) Tổng số tài liệu ảnh - Phim âm bản (gốc hoặc sao thay gốc) Chiếc Trong đó: Đã thống kê biên mục Chiếc - Ảnh (gốc hoặc sao thay gốc) Chiếc Trong đó: Đã thống kê biên mục Chiếc d) Tổng số tài liệu bản đồ - Bản đồ Bản đồ Trong đó: Đã thống kê biên mục Bản đồ 6. Tài liệu điện tử - Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử Hồ sơ/MB Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu Hồ sơ/MB IV. Thu thập và loại huỷ tài liệu 1. Tài liệu giấy - Tổng số mét giá tài liệu lưu trữ đã thu thập (tính từ ngày Mét 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số mét giá tài liệu lưu trữ đã đến thời hạn thu thập Mét nhưng chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số mét giá tài liệu đã huỷ (tính từ ngày 01/01 đến ngày Mét 31/12 năm báo cáo) 2. Tài liệu nghe, nhìn a) Tổng số tài liệu nghe nhìn đã thu thập (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Cuộn phim Cuộn - Cuộn băng Video Cuộn - Cuộn băng ghi âm Cuộn - Đĩa ghi hình Đĩa - Đĩa ghi âm Đĩa - Phim âm bản Chiếc - Ảnh Chiếc - Bản đồ Bản đồ b) Tổng số tài liệu nghe nhìn đã đến thời hạn thu thập nhưng chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Cuộn phim Cuộn - Cuộn băng Video Cuộn - Cuộn băng ghi âm Cuộn - Đĩa ghi hình Đĩa - Đĩa ghi âm Đĩa Đặng Thanh Nam Page 25
26. - Phim âm bản Chiếc - Ảnh Chiếc - Bản đồ Bản đồ c) Tổng số tài liệu nghe nhìn đã huỷ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Cuộn phim Cuộn - Cuộn băng Video Cuộn - Cuộn băng ghi âm Cuộn - Đĩa ghi hình Đĩa - Đĩa ghi âm Đĩa - Phim âm bản Chiếc - Ảnh Chiếc - Bản đồ Bản đồ 3. Tài liệu điện tử - Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đã thu thập (tính từ ngày 01/01 Hồ sơ/MB đến ngày 31/12 năm báo cáo) Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu Hồ sơ/MB - Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đã đến thời hạn thu thập nhưng Hồ sơ/MB chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu Hồ sơ/MB - Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đã huỷ (tính từ ngày 01/01 đến Hồ sơ/MB ngày 31/12 năm báo cáo) Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu Hồ sơ/MB V. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số lượt người khai thác sử dụng tài liệu Lượt người a) Tổng số tài liệu đưa ra phục vụ khai thác sử dụng - Hồ sơ/đơn vị bảo quản Hồ sơ/đơn vị bảo quản - Tài liệu Tài liệu - Ảnh Ảnh - Ghi âm, ghi hình Giờ b) Tổng số tài liệu được sao chụp, cấp chứng thực lưu trữ - Tài liệu được sao chụp Tài liệu/ trang - Tài liệu được cấp chứng thực lưu trữ Tài liệu/ trang - Tổng số yêu cầu của độc giả Yêu cầu Trong đó: Yêu cầu của độc giả được trả lời Yêu cầu 2. Công bố, trưng bày, triển lãm, xuất bản phẩm tài liệu lưu trữ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số bài công bố, giới thiệu Bài viết Đặng Thanh Nam Page 26
27. - Tổng số lần trưng bày, triển lãm Lần - Tổng số ấn phẩm xuất bản Ấn phẩm 3. Công cụ tra cứu (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số phông/sưu tập lưu trữ có mục lục hồ sơ Phông/sưu tập - Tổng số công trình/đề tài có mục lục hồ sơ Công trình/đề tài - Tổng số giờ tài liệu nghe nhìn có thống kê biên mục Giờ - Tổng số phim âm bản có thống kê biên mục Chiếc - Tổng số ảnh có thống kê biên mục Chiếc - Tổng số mục lục chuyên đề Mục lục - Tổng số sách chỉ dẫn phông lưu trữ Sách - Thẻ tra tìm Phiếu VI. Nghiên cứu khoa học về công tác văn thư, lưu trữ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học đã nghiệm Chương trình/đề tài thu Trong đó: + Cấp Nhà nước Chương trình/đề tài + Cấp Bộ/ngành Chương trình/đề tài + Cấp cơ sở Chương trình/đề tài - Tổng số chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học đưa vào Chương trình/đề tài ứng dụng Trong đó: + Cấp Nhà nước Chương trình/đề tài + Cấp Bộ/ngành Chương trình/đề tài + Cấp cơ sở Chương trình/đề tài VII. Kho lưu trữ, trang thiết bị dùng cho lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) 1. Kho lưu trữ - Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng m2 Trong đó: + Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng đã sử dụng m2 để bảo quản tài liệu + Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng chưa sử m2 dụng để bảo quản tài liệu - Diện tích kho lưu trữ không chuyên dụng m2 - Diện tích kho tạm m2 2. Trang thiết bị dùng cho lưu trữ - Chiều dài giá/tủ bảo quản tài liệu Mét Trong đó: + Giá cố định Mét Đặng Thanh Nam Page 27
28. + Giá di động Mét - Camera quan sát Chiếc - Hệ thống chống đột nhập Hệ thống - Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động Hệ thống - Bình chữa cháy khí, bọt, Chiếc - Hệ thống điều hoà nhiệt độ trung tâm Hệ thống - Máy điều hoà nhiệt độ Chiếc - Máy hút ẩm Chiếc - Dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm Chiếc - Thiết bị thông gió Chiếc - Máy khử trùng tài liệu bằng phương pháp đông lạnh hoặc Chiếc hút chân không, - Máy khử axit Chiếc - Hệ thống thiết bị tu bổ, phục chế tài liệu Hệ thống - Hệ thống thiết bị lập bản sao bảo hiểm microfilm Hệ thống - Mạng diện rộng Hệ thống - Mạng nội bộ Hệ thống - Máy chủ Chiếc - Máy tính cá nhân Chiếc - Máy quét (scanner) Chiếc - Máy sao chụp Chiếc . ., ngày tháng năm 20 . NGƯỜI LẬP BIỂU THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN (Ký, họ và tên) (Ký tên, đóng dấu) IV. CÁC LOẠI SỔ SÁCH THỐNG KÊ CÔNG TÁC LƯU TRỮ BỔ TRỢ 1. Sổ đăng ký mục lục hồ sơ Sổ đăng ký Mục lục hồ sơ là sổ thống kê các cuốn mục lục hồ sơ trong từng phông lưu trữ và trong từng kho lưu trữ, được ban hành theo Quyết định số 73/QĐ-KHKT ngày 04/8/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước. Sổ đăng ký Mục lục hồ sơ là công cụ để thống kê số lượng mục lục hồ sơ có trong phòng kho lưu trữ giúp cho việc quản lý chặt chẽ các cuốn Mục lục hồ sơ, là công cụ hỗ trợ cho việc tra tìm tài liệu trong phòng kho lưu trữ. - Cấu tạo của sổ đăng ký Mục lục hồ sơ: + Trang bìa Đặng Thanh Nam Page 28
29. TÊN CƠ QUAN LƯU TRỮ SỔ ĐĂNG KÝ MỤC LỤC HỒ SƠ + Trang nội dung: gồm 10 cột STT Phông Mục Tên Thời gian Số lượng Số tờ Số bản Thời Ghi số lục số mục của tài liệu đơn vị của của hạn bảo chú lục có trong bảo mục mục quản mục lục quản lục lục Cách trình bày phần nội dung sổ: Cột 1: Số thứ tự đăng ký mục lục - ghi số thứ tự đăng ký các mục lục hồ sơ trong lưu trữ bằng số Ả rập. Số thứ tự chỉ được ghi một lần cho mỗi mục lục hồ sơ, trường hợp mục lục hồ sơ bị loại ra khỏi Sổ đăng ký Mục lục hồ sơ thì số thứ tự đó bỏ trống. Cột 2: Phông số - ghi số phông đã được quy định trong Sổ đăng ký các phông lưu trữ Cột 3: Mục lục số - ghi số mục lục hồ sơ được quy định trong phạm vi một phông. Cột 4: Tên mục lục hồ sơ - ghi tên gọi đầy đủ của mục lục hồ sơ. Cột 5: Thời gian của tài liệu trong mục lục - ghi năm bắt đầu và năm kết thúc của tài liệu được thống kê trong mục lục hồ sơ. Cột 6: Số lượng đơn vị bảo quản - ghi số lượng đơn vị bảo quản được thống kê trong Mục lục hồ sơ. Cột 7: Số tờ của mục lục - ghi số lượng tờ của Mục lục hồ sơ. Cột 8: Số bản của mục lục - ghi số lượng bản của Mục lục hồ sơ hiện có trong lưu trữ (có bao nhiêu quyển trong lưu trữ). Cột 9: Thời hạn bảo quản-ghi thời hạn bảo quản của tài liệu có trong Mục lục hồ sơ. Cột 10: Ghi chú - ghi việc hủy, thay đổi hoặc chuyển giao mục lục hồ sơ đi nơi khác. Đặng Thanh Nam Page 29
30. 2. Thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ Thẻ là một loại công cụ tra cứu khoa học, trong đó nguồn thông tin về tài liệu được tập hợp theo ngành, chuyên đề, sự vật (vấn đề), thời gian Thẻ được xây dựng đối với một nhóm tài liệu, một bộ phận của phông, một phông hay nhiều phông mà không phụ thuộc vào thời gian sản sinh ra tài liệu, phương án phân loại hay phương án hệ thống hoá tài liệu. Thẻ có chức năng cung cấp thông tin về nội dung, thành phần tài liệu của một phông hoặc nhiều phông, của một kho hoặc nhiều kho lưu trữ. Khác với mục lục hồ sơ, thẻ không có chức năng thống kê, thẻ chỉ có chức năng tra tìm thông tin và được xây dựng không phụ thuộc vào việc tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ. Thẻ bao gồm các loại: Thẻ hệ thống, Thẻ chuyên đề, Thẻ sự vật (vấn đề), Thẻ sự vật - chuyên đề, Thẻ thời gian Mẫu thẻ tra tìm TLLT: Ký hiệu phân loại thông tin Số phông số mục lục số hồ sơ . . Tên phông Nội dung: Đặc điểm tài liệu (độ tin cậy, ngôn ngữ, bút tích, phương Thời gian cuả tài liệu Điạ điểm hình thành tài liệu pháp sao in) Cách trình bày thẻ : - Ô số 1 ghi ký hiệu theo khung phân loại thông tin cuả bộ thẻ. - Ô số 2 ghi địa chỉ cuả tài liệu gồm số phông, số mục lục, số hồ sơ, tờ số (đối với trường hợp làm thẻ đến từng văn bản). - Ô số 3 ghi tên đầy đủ của phông tài liệu. - Ô số 4 : Nếu thẻ được biên mục cho từng hồ sơ thì ghi tiêu đề hồ sơ. Nếu thẻ làm cho từng tài liệu thì ghi tên văn bản. Nếu thẻ làm đến từng phần tài liệu thì tóm tắt nội dung của phần tài liệu đó bao gồm tên loại tài liệu, tác giả, thời gian, vấn đề mà tài liệu phản ánh - Ô số 5 ghi tài liệu là bản gốc, bản chính hay bản sao; ngôn ngữ (từ tiếng Việt); bút tích cuả nhân vật hoạt động xã hội nổi tiếng; tài liệu viết hay đánh máy. Đặng Thanh Nam Page 30
31. - Ô số 6 ghi thời gian viết tài liệu.Ví dụ nội dung tài liệu về thời kỳ 1946-1954, nhưng tài liệu được viết năm 1990. - Ô số 7 ghi địa điểm viết tài liệu (có những trường hợp địa điểm trong nội dung tài liệu khác với địa điểm viết tài liệu). 3. Biên bản kiểm kê tình trạng tài liệu lưu trữ trong kho Biên bản kiểm kê tình trạng TLLT dùng để ghi chép các thông tin chi tiết về TLLT trong kho, được thực hiện định kỳ hàng năm. Qua việc kiểm kê sẽ xác định được tình hình thực tế của TLLT, từ đó có biện pháp phù hợp trong việc quản lý, khai thác, sử dụng cũng như tu bổ, phục chế TLLT. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ngày tháng năm BIÊN BẢN KIỂM KÊ TÌNH TRẠNG TÀI LIỆU Số : Khối tài liệu được kiểm kê : .(tên phông) Thời gian kiểm kê từ ngày đến ngày Kết quả kiểm kê : 1. Tổng số đơn vị bảo quản có trong thống kê Trong đó : a) Đủ ĐVBQ b) Không thấy ĐBVQ c) Xuất đi sử dụng ĐBVQ 2. Tổng số đơn vị bảo quản không có trong thống kê . ĐBVQ 3. Trong số tài liệu hiện có : a) Biên bản mục không đúng ĐBVQ b) Yêu cầu cần phục chế ĐBVQ c) Không thể phục chế ĐBVQ d) Đã quá thời hạn bảo quản ĐBVQ Những đề xuất về điều kiện bảo quản : . . Thủ trưởng cơ quan xác nhận Những người tham gia kiểm kê (Chức danh – Ký tên ) (Chức danh – Ký tên) Đặng Thanh Nam Page 31
32. V. CÔNG TÁC BẢO QUẢN CÁC TÀI LIỆU, SỔ SÁCH THỐNG KÊ LƯU TRỮ Việc bảo quản các sổ sách, biểu mẫu thống kê công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ phải đảm bảo các quy định: - Các loại sổ sách thống kê đều phải đánh số trang, số quyển, đóng dấu giáp lai. - Không được sửa chữa, tẩy xóa trong sổ sách thống kê. Khi cần, chỉ người có trách nhiệm mới được sửa chữa. Việc sửa chữa trong sổ sách thống kê phải thật rõ ràng (không dập, xoá, tẩy mà chỉ được gạch một gạch ngang hoặc gạch chéo để đọc được). Sửa chữa chỗ nào phải ký ra ngoài lề cạnh chỗ đó. - Các loại sổ sách thống kê phải được bảo quản riêng. Chìa khoá của các tủ để sổ sách thống kê chỉ được giao cho người có trách nhiệm giữ, không mang ra ngoài nơi làm việc và không giao cho người khác giữ. - Sổ sách thống kê chỉ có người có trách nhiệm mới được sử dụng, không cho người ngoài xem, không dùng sổ sách thống kê làm công cụ tra cứu cho người sử dụng tài liệu. - Sổ xuất tài liệu của kho nào chỉ có người quản lý kho tài liệu ấy giữ. PHẦN 2 CÔNG TÁC KIỂM TRA I. MỤC ĐÍCH CỦA CÔNG TÁC KIỂM TRA Công tác kiểm tra được tiến hành nhằm mục đích nắm được số lượng, trạng thái thực tế tài liệu của các phòng, kho lưu trữ, phát hiện những sai sót trong công tác chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và có biện pháp khắc phục kịp thời những sai sót đã xảy ra. II. CHẾ ĐỘ VÀ PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA 1. Chế độ kiểm tra Công tác kiểm tra TLLT và cơ sở vật chất trong kho lưu trữ được tiến hành định kỳ và đột xuất. - Kiểm tra định kỳ: công tác kiểm tra được tiến hành thường xuyên theo kỳ hạn đã định trước: mỗi năm một lần hay sáu tháng một lần. - Kiểm tra đột xuất: Là việc kiểm tra được tiến hành bất thường trong các trường hợp: Tài liệu bị thiên tai, địch hoạ tàn phá. Nghi ngờ tài liệu bị đánh cắp, kho, hòm, tủ bị đục khoét hay bị bẻ khoá. Phát hiện tài liệu bị hư hỏng do điều kiện bảo quản không tốt. Sau mỗi lần di chuyển tài liệu. Khi thay đổi người phụ trách, quản lý kho lưu trữ. Nội dung cụ thể của việc kiểm tra được thực hiện theo quy định của pháp luật cũng như của cơ quan có tài liệu lưu trữ và tập trung vào các vấn đề chính như tình hình thực hiện Đặng Thanh Nam Page 32
33. các quy định về công tác lưu trữ, về tình hình TLLT, cơ sở vật chất bảo quản TLLT, nhân sự thực hiện công tác lưu trữ. 2. Phương pháp kiểm tra Trước khi tiến hành kiểm tra phải xác định rõ mục đích, yêu cầu chủ yếu của mỗi đợt kiểm tra; phải nắm được tình hình tài liệu trước khi kiểm tra và đặt trọng tâm kiểm tra vấn đề gì là chủ yếu. Phương pháp kiểm tra thường được áp dụng là: - Đối chiếu số lượng và tình hình tài liệu đã ghi trong sổ sách thống kê với tình hình tài liệu thực có trong phòng, kho lưu trữ. - Ghi lại những vấn đề đã phát hiện được trong khi đối chiếu, xem xét vào sổ sách kiểm tra. - Lập biên bản kiểm tra, cần ghi rõ: Kết quả kiểm tra (thiếu bao nhiêu, sai ở khâu nào ). Ý kiến của người kiểm tra. Biện pháp đề nghị thực hiện sau khi kiểm tra. Công tác kiểm tra có thể tiến hành đối với từng phông hoặc một phần tài liệu của phòng, kho lưu trữ. III. NHỮNG BIỆN PHÁP CẦN THỰC HIỆN SAU KHI TIẾN HÀNH CÔNG TÁC KIỂM TRA Sau khi tiến hành công tác kiểm tra các phòng, kho lưu trữ phải tích cực thực hiện các biện pháp cụ thể để khắc phục những sai sót như: 1 Tìm tài liệu bị mất. 2 Bổ sung những tài liệu còn thiếu. 3 Đòi tài liệu cho mượn quá hạn. 4 Phục chế tài liệu hư hỏng. 5 Sửa lại kho tàng. 6 Tăng cường thiết bị bảo quản Đối với những tài liệu bị mất không thể tìm thấy và những tài liệu bị hư hỏng không thể phục chế được thì phải lập biên bản và tiến hành xoá bỏ trong sổ sách thống kê. Tóm lại, công tác thống kê và kiểm tra trong lưu trữ có vai trò quan trọng trong tổ chức quản lý, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ cũng như tổ chức khai thác hiệu quả TLLT cho các mục đích khác nhau phục vụ cho sự phát triển của đất nước. Chính vì vậy, việc thống kê và kiểm tra chính xác trong lưu trữ góp phần đảm bảo an toàn TLLT, phát huy các giá trị của TLLT đồng thời xây dựng các kế hoạch phù hợp trong công tác lưu trữ của các cơ quan, tổ chức nói riêng và ngành lưu trữ Việt Nam nói chung. // Đặng Thanh Nam Page 33