Tài liệu Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Nội dung text: Tài liệu Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. ĐẠI HỌC SÀI GỊN KHOA THƯ VIỆ N - VĂN PHỊNG TẬP BÀI GIẢNG TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TP. HCM, 2014 1
2. I. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA, NGUYÊN TẮC CỦA VIỆC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1. Khái niệm Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là toàn bộ công tác cung cấp cho các cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, các cá nhân những thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các lợi ích chính đáng của công dân. 2. Mục đích Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ các mục đích sau đây: a) Chính trị Đây là mục đích quan trọng hàng đầu của tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Mục đích chính trị được thể hiện trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ sự lãnh đạo của Đảng đối với nhà nước và xã hội, phục vụ chính sách ngoại giao, bảo vệ chủ quyền đất nước, phát triển quan hệ hợp tác quốc tế giữa nước ta và các nước khác, phục vụ an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội. b) Kinh tế Mục đích kinh tế được thể hiện trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ để xây dựng các chiến lược kinh tế, các quy hoạch, kế hoạch phát triển các ngành kinh tế quốc dân, cải cách quản lý kinh tế, tiến hành nghiên cứu, thiết kế các công trình xây dựng cơ bản và chế tạo các sản phẩm công nghiệp. c) Khoa học Tài liệu lưu trữ được sử dụng để nghiên cứu, giải quyết các vấn đề khoa học cấp thiết nhằm đưa đất nước thành quốc gia có nền khoa học tiên tiến. Tài liệu lưu trữ còn được sử dụng để phát triển khoa học lịch sử như nghiên cứu lịch sử Đảng, lịch sử dân tộc và lịch sử của từng địa phương. Ngoài các mục đích nói trên, tài liệu lưu trữ còn phục vụ cho mục đích bảo tồn và phát triển nền văn hoá, giáo dục đậm đà bản sắc dân tộc 3. Ý nghĩa Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những công tác quan trọng nhất và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ. Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ sẽ có tác dụng thiết thực trong việc tiết kiệm thời gian, công sức và tiền của cho Nhà nước và nhân dân. Nói cách khác, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ biến tư liệu thành của cải vật chất cho xã hội, nâng cao mức sống tinh thần và văn hoá cho nhân dân. 2
3. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là cầu nối giữa các lưu trữ với xã hội, với nhân dân, tăng cường vai trò xã hội của tài liệu lưu trữ. Thông qua các hình thức sử dụng tài liệu lưu trư,õ mọi cơ quan Nhà nước và công dân thấy được vị trí và tầm quan trọng của các kho lưu trữ; qua đó mọi người sẽ ý thức được trách nhiệm và nghĩa vụ của mình trong việc giữ gìn và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một động lực mạnh mẽ để thúc đẩy các công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển. Nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ càng phong phú, đa dạng thì bắt buộc các công tác nghiệp vụ như thu thập, chỉnh lý, phân loại, thống kê, lập công cụ tra cứu khoa học cho tài liệu lưu trữ phải đẩy mạnh hơn, làm tốt hơn. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội, cho các kho lưu trữ vì thế đã tạo nên nguồn động viên hữu hiệu cho cán bộ cả về vật chất lẫn tinh thần. 4. Nguyên tắc Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phải đảm bảo các nguyên tắc sau đây: a) Nguyên tắc chính trị Trong xã hội cho giai cấp, tài liệu lưu trữ bao giờ cũng là công cụ đấu tranh giai cấp. Chính vì vậy mọi giai cấp trong xã hội đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình, chống lại các giai cấp thù địch. Do đó việc đưa tài liệu ra để phục vụ các nhu cầu khai thác cần phải có quan điểm giai cấp, cụ thể hơn, ở nước ta phải phục vụ các nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước. Như vậy, công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đòi hỏi phải đảm bảo nguyên tắc chính trị. Để thực hiện được nguyên tắc này, các lưu trữ, đặc biệt là lưu trữ nhà nước phải nhạy bén về chính trị, xuất phát từ nhiệm vụ chính trị trong từng thời kỳ cụ thể mà tập hợp và tổ chức cung cấp những tài liệu cần thiết. b) Nguyên tắc cơ mật Như đã biết, trong kho lưu trữ có một số không nhỏ tài liệu lưu trữ chứa nhiều bí mật của Đảng và Nhà nước. Điều này không có nghĩa là tài liệu lưu trữ không được đưa ra sử dụng để phục vụ các nhu cầu khác nhau. Điều đáng nói ở chỗ, những tài liệu này luôn là đối tượng để các lực lượng thù địch chiếm đoạt. Chính vì vậy, việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phải đảm bảo nguyên tắc cơ mật. Để thực hiện nguyên tắc này, tài liệu lưu trữ phải được phân loại theo mức độ cho phép sử dụng tài liệu như loại được sử dụng rộng rãi, loại hạn chế sử dụng và loại tài liệu mật. Đồng thời, trong quá trình tổ chức sử dụng phải có các biện pháp bảo đảm an toàn cho tài liệu, đặc biệt là các tài liệu mật. 3
4. II. CÁC HÌNH THỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Để tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, ở các kho lưu trữ đã vận dụng nhiều hình thức sinh động về sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong một kho lưu trữ để phục vụ một nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước giao cho có thể kết hợp một lúc nhiều hình thức sử dụng tài liệu xen kẽ nhau. Ví dụ, để phục vụ kỷ niệm 100 năm ngày sinh của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các kho lưu trữ đã sưu tầm, công bố tài liệu của Người, triển lãm các tài liệu lưu trữ cho các cơ quan, các nhà nghiên cứu về Chủ tịch Hồ Chí Minh. Mỗi cơ quan lưu trữ có thể tự mình tổ chức các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ, nhưng cũng có thể kết hợp một số cơ quan lưu trữ với nhau để tổ chức sử dụng tài liệu; có nhiều trường hợp cơ quan lưu trữ phối hợp với một số cơ quan khác như Viện thông tin, Viện bảo tàng, Sở văn hoá để sử dụng có hiệu quả tài liệu. Hiện nay, ở nước ta và các nước khác, công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ được tiến hành với các hình thức sau đây: 1. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc là một trong những hình thức chủ yếu được áp dụng phổ biến nhất trong các lưu trữ nhà nước và lưu trữ cơ quan. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc có nhiều ưu điểm: Người đọc có thể trực tiếp nghiên cứu nhiều văn bản cần thiết có nội dung liên quan với nhau; phòng đọc có điều kiện để phục vụ được đông đảo độc giả, giới thiệu cho độc giả nhiều tài liệu lưu trữ liên quan đến các chủ đề nghiên cứu của họ. Tổ chức tốt phòng đọc, các lưu trữ nhà nước, các lưu trữ cơ quan có điều kiện bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, tránh được sự mất mát, hư hỏng tài liệu góp phần bảo vệ bí mật Nhà nước. Phòng đọc là nơi tiếp xúc với nhiều độc giả cho nên trực tiếp thu được nhiều yêu cầu nghiên cứu của độc giả và những ý kiến đóng góp khác để cải tiến công tác phục vụ độc giả. Quy mô phòng đọc trong các kho lưu trữ phụ thuộc vào quy mô lớn nhỏ của kho lưu trữ và phụ thuộc vào đặc điểm tài liệu của kho lưu trữ. Những lưu trữ có số lượng tài liệu nhiều và nội dung quý giá, đông độc giả thì phòng đọc của nó được tổ chức với quy mô lớn; có đầy đủ thiết bị và phương tiện khai thác. Trái lại, những kho lưu trữ có quy mô nhỏ, số lượng tài liệu ít thì phòng đọc tổ chức đơn giản hơn, nhẹ nhàng hơn. Phòng đọc của kho lưu trữ phải đặt nơi yên tĩnh, ít ồn ào, thoáng mát, có đủ ánh sáng thích hợp cho người nghiên cứu làm việc. Nói chung, phòng đọc cần trang bị các thiết bị tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả tìm kiếm sâu sắc và đầy đủ nội dung tài liệu, rút ngắn thời gian 4
5. nghiên cứu tài liệu, tăng năng suất lao động. Thiết bị của phòng đọc gồm: bàn ghế thích hợp cho độc giả ngồi nghiên cứu tài liệu một cách thoải mái; đủ ánh sáng để đọc tài liệu. Ánh sáng trong phòng đọc tốt nhất là dùng ánh sáng tự nhiên, khi không có ánh sáng tự nhiên thì dùng ánh sáng điện. Phòng đọc phải có nhiều cửa thông thoáng, quạt trần. Phòng đọc phải có giá đựng tài liệu, tủ, thẻ và các công cụ tra cứu khoa học khác để giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu cho độc giả. Những kho lưu trữ có bảo quản tài liệu mi-crô-phim thì phòng đọc phải có máy đọc những tài liệu đó. Ngoài các thiết bị trên, các phòng đọc đều phải có tư liệu tra cứu bổ trợ. Thành phần của tư liệu tra cứu bổ trợ gồm: Các tác phẩm kinh điển chủ yếu của những người sáng lập chủ nghĩa Mác – Lê nin, các văn kiện quan trọng của Đảng và Nhà nước, Công báo nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà, Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam, các từ điển, một số báo và tạp chí quan trọng liên quan mật thiết với chức năng của kho lưu trữ. Để hướng dẫn độc giả thực hiện tốt các quy định của Nhà nước về bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ trong các phòng đọc gồm: Những thủ tục ban đầu đối với độc giả đến nghiên cứu tài liệu phòng đọc, những quy định về bảo vệ an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ, những quyền lợi và nghĩa vụ của độc giả. Ở các lưu trữ cơ quan, nội quy phòng đọc do thủ trưởng cơ quan ký và đóng dấu. Đối tượng phục vụ của phòng đọc trong các lưu trữ nói chung là rộng rãi, phòng đọc của các lưu trữ nhà nước tiếp nhận độc giả từ các cơ quan trong nước, nước ngoài, tiếp nhận quần chúng nhân dân đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ. Phòng đọc của các lưu trữ cơ quan chủ yếu phục vụ cán bộ công nhân viên chức của cơ quan đó. Tuy nhiên, phòng đọc này cũng phục vụ những đối tượng khác nhưng mức độ hạn chế hơn. Những độc giả muốn nghiên cứu tài liệu lưu trữ tại phòng đọc phải có giấy giới thiệu của cơ quan đang trực tiếp quản lý người đó. Nội dung giấy giới thiệu phải ghi rõ tên tài liệu nghiên cứu hoặc mục đích nghiên cứu tài liệu. Nhân dân muốn nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải viết đơn xin nghiên cứu tài liệu và có chứng nhận của chính quyền địa phương của người đó. Các giấy giới thiệu, đơn xin nghiên cứu tài liệu của độc giả được chuyển cho cán bộ phụ trách phòng đọc giải quyết. Người nước ngoài muốn đọc tài liệu lưu trữ phải làm đơn xin đọc tài liệu lưu trữ theo mẫu được quy định trong văn bản số 478/LTNN-NVTƯ ngày 01/12/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước (biểu mẫu số 01). Người nước ngoài muốn nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải làm phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu theo mẫu được quy định trong văn bản số 478/LTNN-NVTƯ ngày 01/12/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước (biểu mẫu số 02). 5
6. Mọi độc giả nghiên cứu tài liệu tại phòng đọc của các lưu trữ có trách nhiệm kê khai một bản sơ yếu lý lịch. Nó được dùng để quản lý độc giả và làm cơ sở lập kế hoạch khai thác, sử dụng tài liệu của các lưu trữ. Những người vi phạm nội quy phòng đọc sẽ tuỳ theo mức độ vi phạm mà chịu những hình thức xử lý thích ứng. Những hình thức xử lý thường áp dụng trong các phòng đọc của lưu trữ là: Độc giả phải bồi thường những tài liệu mà người đó làm hư hỏng, mất mát; tước quyền nghiên cứu tài liệu lưu trữ mà độc giả ở lưu trữ đó trong một thời gian nhất định hoặc vĩnh viễn. Những độc giả có ý lấy cắp tài liệu lưu trữ, tiết lộ bí mật của Nhà nước, vi phạm các điều trong Pháp lệnh Bảo vệ Tài liệu lưu trữ Quốc gia thì tuỳ thuộc vào mức độ nặng nhẹ mà bị kỷ luật hoặc bị truy tố trước pháp luật. Ở các lưu trữ Nhà nước, phòng đọc do một cán bộ lưu trữ có nhiều kinh nghiệm chuyên trách; ở các phòng, kho lưu trữ nhỏ thì do một cán bộ kiêm nhiệm. Người phụ trách phòng đọc có nhiệm vụ tổ chức quản lý toàn bộ công tác ở phòng đọc, nắm vững thành phần và nội dung tài liệu trong kho lưu trữ, giải đáp những yêu cầu độc giả, sử dụng thành thạo các thiết bị của phòng đọc . Cán bộ lưu trữ phụ trách phòng đọc có nhiệm vụ chủ yếu sau đây: - Tiếp nhận độc giả đến nghiên cứu tài liệu tại phòng đọc; cấp thẻ đọc cho độc giả. Thẻ đọc là phương tiện giao dịch giữa độc giả và cán bộ phụ trách phòng đọc, là giấy ra vào cơ quan lưu trữ và nó là phương tiện chống kẻ gian giả mạo giấy tờ để lấy cắp bí mật quốc gia, tài liệu lưu trữ. Thẻ đọc có giá trị sử dụng trong thời gian độc giả nghiên cứu tài liệu được ghi trong giấy giới thiệu. Sau khi độc giả hoàn thành công việc thì thẻ đọc hết giá trị. - Mỗi độc giả sử dụng tài liệu tại phòng đọc của lưu trữ đều được lập hồ sơ độc giả. Hồ sơ độc giả có tác dụng phân loại và quản lý độc giả. Nội dung hồ sơ độc giả gồm những giấy tờ liên quan đến độc giả trong thời gian làm việc tại phòng đọc như: Giấy giới thiệu của cơ quan, đơn xin đọc tài liệu lưu trữ, sơ yếu lý lịch, các giấy tờ khác. Hồ sơ độc giả được sắp xếp theo vần chữ cái tên tác giả. - Giải đáp các câu hỏi do độc giả nêu ra. Thông thường các loại câu hỏi do độc giả nêu ra như: Hướng dẫn sử dụng các công cụ tra cứu ở phòng đọc, giải đáp những thành phần và nội dung tài liệu có trong kho lưu trữ có liên quan đến các đề tài nghiên cứu. Để giải đáp thoả đáng những câu hỏi này, đòi hỏi người phụ trách phòng đọc phải có nhiều kinh nghiệm, thâm niên công tác; nắm vững thành phần nội dung tài liệu hiện bảo quản trong kho lưu trữ. Đối với những câu hỏi nội dung đơn giản thì cần giải đáp ngay tại chỗ; đối với những câu hỏi nội dung có độ phức tạp cao thì sẽ chuyển cho phòng khai thác tài liệu chuẩn bị và giải đáp. 6
7. - Quản lý chặt chẽ những tài liệu lưu trữ và các trang thiết bị ở phòng đọc. Nội dung nhiệm vụ này bao gồm: Theo yêu cầu của độc giả, cán bộ phụ trách phòng đọc trực tiếp nhận tài liệu ở kho lưu trữ và giao cho độc giả sử dụng. Những tài liệu đã được độc giả nghiên cứu xong thì nhận trở về phòng đọc và làm thủ tục trả lại kho lưu trữ. - Bất kỳ tài liệu nào độc giả nghiên cứu đề vào sổ giao nhận tài liệu hàng ngày với người đọc và kèm theo chữ ký của độc giả (biểu mẫu số 03). Hàng ngày cuối giờ làm việc tại phòng đọc có trách nhiệm thu lại tài liệu ở độc giả, kiểm tra lại tình hình bảo quản tài liệu, gạch sổ và ký tên vào chỗ đã đăng ký những tài liệu được thu hồi từ độc giả . Trường hợp độc giả làm mất, hư hỏng tài liệu lưu trữ thì cán bộ phụ trách phòng đọc phải lập biên bản. Biên bản này có đủ chữ ký của đương sự và người phụ trách phòng đọc (biểu mẫu số 04). - Cấp phát cho độc giả các bản sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ Trong quá trình sử dụng tài liệu lưu trữ, những độc giả có nguyện vọng sao lục hoặc trích lục tài liệu lưu trữ để phục vụ nhu cầu bản thân thì phải viết phiếu xin sao chụp tài liệu (biểu mẫu số 05). Các phiếu xin sao chụp tài liệu do người có thẩm quyền cho phép. Việc sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ phục vụ độc giả do phòng đọc tổ chức theo hình thức dịch vụ. Công việc này nếu độc giả có điều kiện có thể tự làm lấy. Cán bộ phụ trách phòng đọc kiểm tra lại sự chính xác của những tài liệu đã sao lục, trích lục. Tất cả các bản sao lục, trích lục từ tài liệu lưu trữ đều phải có chứng thực của thủ trưởng lưu trữ. Các bản sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ đều phải vào sổ đăng ký cấp bản sao, trích lục và chứng thực lưu trữ (biểu mẫu số 06). - Quản lý các đề tài tài nghiên cứu khoa học đã sử dụng tài liệu của các kho lưu trữ. Mục đích của công việc này là giúp độc giả tránh những trùng lặp trong nghiên cứu khoa học và tạo điều kiện để các độc giả hợp tác, thông tin cho nhau các kết quả nghiên cứu khoa học. Mỗi đề tài nghiên cứu khoa học đã sử dụng tài liệu lưu trữ được đăng ký vào một tấm thẻ gọi là “Thẻ đăng ký đề tài nghiên cứu khoa học”. Nội dung tấm thẻ có: Tên đề tài, tên tác giả, địa chỉ, mục đích nghiên cứu, tên tài liệu lưu trữ đã sử dụng, thời gian nghiên cứu, các phông tài liệu được sử dụng Các tấm thẻ này được phân loại theo chuyên đề nghiên cứu hoặc theo vần chữ cái tên người nghiên cứu. Tuỳ theo đặc điểm của từng phòng đọc của mỗi lưu trữ cụ thể mà cán bộ phụ trách phòng đọc có thể tăng thêm hoặc giảm bớt một số công việc nhất định. 2. Thông báo tài liệu lưu trữ 7
8. Thông báo tài liệu lưu trữ cho các cơ quan hữu quan là một hình thức sử dụng tài liệu mang tính tích cực, chủ động và được áp dụng phổ biến trong các lưu trữ Nhà nước hoặc các lưu trữ cơ qaun. Mục đích của công việc này là giới thiệu, thông tin cho các cơ quan, người nghiên cứu những tài liệu khoa học, lịch sử và thực hiện bảo quản trong lưu trữ Nhà nước hoặc lưu trữ cơ quan. Thông qua hình thức này người nghiên cứu nắm được thành phần và nội dung trong các kho lưu trữ để có kế hoạch nghiên cứu phục vụ công tác. Căn cứ vào nội dung, địa điểm của các bản thông báo, người ta chia nó thành ba loại chính như sau: - Bản thông báo tài liệu lưu trữ. - Bản giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề. - Mục lục tài liệu lưu trữ theo chuyên đề. Các bản thông báo tài liệu lưu trữ phải đạt được yêu cầu: Giới thiệu cho người nghiên cứu những tài liệu có giá trị hoặc những tài liệu có giá trị mới phát hiện ở trong kho lưu trữ. Nội dung các tài liệu phục vụ thiết thực các nhiệm vụ chính trị của Đảng, Nhà nước, yêu cầu công tác của cơ quan. Nói cách khác, nội dung của bản thông báo tài liệu phải thể hiện rõ tính thời sự, tin tức phục vụ đắc lực cho nhu cầu của xã hội. Sau đây sẽ trình bày các đặc điểm và nội dung của các loại thông báo tài liệu: a) Bản thông báo tài liệu lưu trữ Bản thông báo tài liệu lưu trữ có thể dùng để giới thiệu tóm tắt một tài liệu lưu trữ, hoặc một phông tài liệu lưu trữ, một sưu tập lưu trữ. Nội dung bản thông báo một tài liệu lưu trữ bao gồm: Tên gọi tài liệu, tác giả, thời gian và địa điểm sản sinh tài liệu, mức độ chính xác (bản chính hay bản sao, dấu, chữ ký ), ngôn ngữ viết tài liệu, phương pháp, vật liệu làm ra văn bản. Phần chủ yếu của bản thông báo giới thiệu tóm tắt nội dung tài liệu. Phần này có thể giới thiệu khái quát toàn bộ nội dung tài liệu, đặc biệt chú ý giới thiệu phần chính của tài liệu đó. Trong phần chính của tài liệu có thể giới thiệu cho người nghiên cứu những đoạn văn trích dẫn có giá trị nhất trong tài liệu, gây được sự quan tâm chú ý của người đọc. Ngoài ra, còn phải giới thiệu số tra tìm của tài liệu đó ở trong kho lưu trữ, các hình thức để sử dụng tài liệu, thời gian, địa chỉ liên hệ. Những nội dung chủ yếu của bản thông báo tài liệu một phông lưu trữ gồm: Tên gọi của phông, thời gian bắt đầu và kết thúc tài liệu của phông, số lượng tài liệu (bao nhiêu hồ sơ, bao nhiêu cặp). Phần giới thiệu nội dung tài liệu của phông có thể bằng hai cách: Đối với những phông lưu trữ mà đơn vị hình thành phông có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, cơ cấu tổ chức ít thay đổi thì nội dung tài liệu giới 8
9. thiệu theo từng đơn vị tổ chức sản sinh ra tài liệu đó. Trái lại, đối với những phông lưu trữ mà chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức đơn vị hình thành phông hay thay đổi thì nội dung tài liệu nên giới thiệu từng chủ đề mà tài liệu phản ánh. Khi giới thiệu nội dung tài liệu phải chú ý những tài liệu có giá trị đặc biệt trong phông đó, những tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ và các hoạt động chủ yếu của đơn vị hình thành phông ấy. Sau phần nội dung, bất kỳ bản thông báo tài liệu nào cũng phải báo cáo cho độc giả hình thức sử dụng tài liệu của phông đó, thời gian, địa chỉ liên hệ. Các bản thông báo tài liệu lưu trữ nêu trên cần biên soạn nhanh, giới thiệu kịp thời tài liệu cho người nghiên cứu. Tuy nhiên, tác dụng của nó còn hạn chế, chưa giúp người nghiên cứu sưu tầm, lựa chọn, tập hợp tài liệu lưu trữ theo từng chuyên đề cụ thể. Để giải đáp yêu cầu này của độc giả, các lưu trữ thường biên soạn bản giới thiệu tài liệu chuyên đề hoặc bản mục lục tài liệu chuyên đề. b) Bản giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề Bản giới thiệu này dùng để thông báo tóm tắt cho người nghiên cứu những tài liệu được bảo quản trong các kho lưu trữ về một chuyên đề cụ thể, có ý nghĩa thiết thực phục vụ yêu cầu của xã hội. Bản giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề có thể giới thiệu tài liệu lưu trữ trong phạm vi một lưu trữ Nhà nước, một lưu trữ cơ quan hoặc một số lưu trữ có chức năng giống nhau. Nội dung chủ yếu của bản giới thiệu tài liệu chuyên đề gồm hai phần như sau: - Tên chuyên đề trình bày ở bản thông báo. - Nội dung tài liệu giới thiệu từng phần tuỳ theo đặc điểm và nội dung tài liệu sưu tầm được. Khi biên soạn phần này cần phân chia nội dung các tài liệu sưu tầm được thành từng phần, từng chuyên mục nhỏ. Nói cách khác để giới thiệu nội dung tài liệu chuyên đề phải căn cứ vào nội dung những tài liệu sưu tầm được để thành lập đề cương chuyên đề. Sau khi hoàn thành đề cương chuyên đề thì tiến hành viết bản giới thiệu tài liệu. Đơn vị để giới thiệu tóm tắt nội dung tài liệu ở đây là từng đề mục nhỏ được nêu trong đề cương chuyên đề. Mỗi đề mục nhỏ có thể bao gồm một văn bản hoặc một nhóm văn bản nội dung liên quan đến nhau. Khi giới thiệu một đề mục nhỏ phải trình bày tên loại văn bản, tác giả và nội dung chủ yếu của các văn bản đó. Trong mỗi đề mục nhỏ nếu phát hiện được những văn bản có giá trị đặc biệt (văn bản mới phát hiện lần đầu tiên, văn bản được nhiều người quan tâm chú ý, văn bản có bút tích của lãnh tụ ) thì cần giới thiệu vài nét đặc điểm chủ yếu của những văn bản đó. Thông thường trong bản giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề không viết cụ thể số tra tìm từng hồ sơ; 9
10. trường hợp giới thiệu những văn bản giá trị đặc biệt thì mới viết số tra tìm của văn bản đó (số phông, số mục lục, số hồ sơ, tờ số). c) Bản mục lục tài liệu lưu trữ chuyên đề Bản mục lục này là một loại hình tài liệu, trong đó liệt kê tên văn bản hoặc hồ sơ được bảo quản trong một phông hoặc một số phông về một chuyên đề nhất định. Hình thức thông báo tài liệu chuyên đề giúp người nghiên cứu tập hợp tài liệu lưu trữ về từng chuyên đề một cách nhanh chóng, góp phần rút ngắn thời gian sưu tầm thông tin, tạo điều kiện sớm hoàn thành đề tài nghiên cứu để đưa vào ứng dụng thực tế. Bản mục lục tài liệu chuyên đề do các lưu trữ Nhà nước hoặc lưu trữ cơ quan thành lập theo yêu cầu của cơ quan hữu quan, hoặc do sáng kiến chủ động của các lưu trữ. Nội dung mục lục tài liệu chuyên đề gồm các phần chủ yếu: - Tên gọi chuyên đề viết ở đầu bản mục lục tài liệu, trình bày chữ đậm nét, gây sự chú ý cho độc giả. - Lời giới thiệu nêu rõ lý do biên soạn, mục đích, ý nghĩa và đối tượng phục vụ của bản mục lục, phạm vi những phông lưu trữ được sưu tầm, chọn lọc tài liệu đưa vào mục lục này, thứ tự sắp xếp các thông tin trong mục lục. Lời giới thiệu viết rất ngắn gọn. - Danh sách những tài liệu hoặc đơn vị bảo quản (hồ sơ) về chuyên đề đó. Đây là phần chủ yếu của bản mục lục. Tên các tài liệu hoặc hồ sơ được sắp xếp trong bản mục lục theo một trật tự lôgic, tạo điều kiện thuận lợi cho người nghiên cứu tìm hiểu nội dung vấn đề. Thông thường tên tài liệu hoặc hồ sơ sắp xếp theo các đặc trưng: vấn đề, thời gian, ý nghĩa quan trọng của tài liệu. Việc sắp xếp này phụ thuộc vào nội dung của chuyên đề và khối lượng tài liệu sưu tầm, lựa chọn được nhiều hay ít. Danh mục những tài liệu hoặc hồ sơ được thống kê theo mẫu sau: Ví dụ, mục lục tài liệu lưu trữ theo chuyên đề: PHONG TRÀO CẦN VƯƠNG TRONG NHỮNG NĂM 1885-1886 Số Thời gian Ghi Tiêu đề tài liệu hoặc hồ sơ Số tra tìm TT của tài liệu chú 15 15/3/1885 Báo cáo của chỉ huy tàu Las Lione F.3 về tình hình khi tàu đến Nha Trang ML. 5 thì nhân dân bỏ làng rút vào nội địa, nhiều nơi không bán thực phẩm HS.8234T.9 10
11. cho tàu 16 . . 17 11/9/1896 Báo cáo của Tôn Thất Bá về tình F.3 hình hoạt động của nghĩa quân ở ML.5 Quảng Nam, yêu cầu đưa quân Pháp ở Đà Nẵng vào Quảng Nam HS.8247 để đánh phá căn cứ của nghĩa quân - Phần cuối của bản mục lục tài liệu chuyên đề chỉ rõ hình thức và phương pháp nghiên cứu, sử dụng tài liệu của chuyên đề đó, thời gian hoàn thành biên soạn và địa chỉ liên hệ. - Đối với những bản mục lục tài liệu lưu trữ chuyên đề bao gồm nhiều tài liệu có nội dung phong phú cần phải lập chú dẫn những nội dung cần thiết để hướng dẫn độc giả tìm hiểu được nhanh chóng. Nội dung chú dẫn gồm: chữ viết tắt, thuật ngữ khó hiểu, tiếng nước ngoài. Nội dung công việc biên soạn bản mục lục tài liệu chuyên đề gồm: lựa chọn chuyên đề, lập kế hoạch biên soạn, lập bản đề cương chuyên đề, sưu tầm và lựa chọn tài liệu, trình bày bản mục lục. Bản biên soạn kế hoạch mục lục được lập một cách cụ thể, xác định rõ những người tham gia biên soạn, người chủ trì, yêu cầu, nội dung biên soạn, thời gian hoàn thành, kinh phí. Việc sưu tầm và lựa chọn tài liệu cho bản mục lục là công việc mất nhiều thời gian, thường do một số cán bộ thực hiện. Mỗi tài liệu sưu tầm được phải mô tả lên một tấm thẻ. Đơn vị mô tả lên thẻ gồm: tiêu đề, tác giả, thời gian, số tra tìm, những chú thích cần thiết. Các tấm thẻ này được phân loại theo đề cương chuyên đề đã nêu trên. Sau khi các tấm thẻ đã phân loại xong thì tiến hành viết mục lục tài liệu. Cách viết mục lục tài liệu tốt nhất là dựa theo các tấm thẻ đã được phân loại. Bộ thẻ này trở thành thẻ tra cứu chuyên đề trong lưu trữ. Mục lục tài liệu chuyên đề được nhân bản và gửi đến các cơ quan liên quan. 3. Cấp phát bản chứng nhận lưu trữ, các bản sao lục và trích lục tài liệu lưu trữ Bản chứng nhận lưu trữ còn gọi là chứng thực lưu trữ là một văn bản do lưu trữ biên soạn và chứng thực để xác minh trong lưu trữ Nhà nước hoặc lưu trữ cơ quan bảo quản những tài liệu lưu trữ liên quan đến một vấn đề, một sự việc nhất định. 11
12. Theo tính chất và nội dung, các bản chứng thực lưu trữ chia thành hai nhóm: Chứng nhận tiểu sử và chứng nhận chuyên đề. Bản chứng nhận tiểu sử thường được cấp cho các cá nhân có yêu cầu xác nhận thời gian công tác trong cơ quan, xác nhận trình độ văn hoá, bằng cấp, thành tích công tác, bậc lương, quyền thừa kế tài sản Bản chứng thực theo chuyên đề chứa đựng những thông tin về một vấn đề hoặc một sự việc nhất định mà cơ quan hoặc cá nhân yêu cầu kho lưu trữ xác nhận. Các bản chứng thực do cơ quan lưu trữ cấp là những văn bản chính thức có giá trị pháp lý. Các loại chứng thực lưu trữ có mẫu in sẵn và có ký hiệu riêng của từng kho lưu trữ để tránh tình trạng giả mạo. Trong trường hợp nhận được đơn yêu cầu cấp chứng nhận lưu trữ, nhưng tra tìm không phát hiện được tài liệu ở trong kho lưu trữ thì phải viết công văn trả lời cho đương sự rõ lý do. Trường hợp cán bộ lưu trữ biết chính xác tên kho lưu trữ hiện đang bảo quản các tài liệu liên quan đến đơn yêu cầu thì có thể chuyển đơn yêu cầu đó đến lưu trữ hữu quan giải quyết và thông báo cho đương sự rõ việc này. Ngoài loại chứng nhận lưu trữ nêu trên, các lưu trữ còn cung cấp cho các cơ quan và cá nhân các bản sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ theo yêu cầu của họ. Bản sao tài liệu là bản sao nguyên văn toàn bộ một tài liệu lưu trữ có kèm theo chứng nhận của cơ quan lưu trữ. Bản trích lục tài liệu là bản sao nguyên văn một phần văn bản của một tài liệu lưu trữ có kèm theo chứng nhận của cơ quan lưu trữ. Khi viết bản trích lục tài liệu lưu trữ cần đặc biệt chú ý đến ý nghĩa chính xác của đoạn trích. Không được cắt xén hoặc hiểu sai ý của tác giả văn bản. Những đoạn trích lục phải để trong ngoặc kép, kèm theo chú dẫn xuất xứ của nó (số phông, số mục lục, số hồ sơ, tờ số). Cuối bản sao lục, bản trích lục đều ghi thời gian, địa điểm có chữ ký và dấu cơ quan lưu trữ chứng nhận. 4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ Triển lãm tài liệu lưu trữ thường nhằm hai mục đích: - Tuyên truyền giáo dục quần chúng về truyền thống anh hùng cách mạng trong dựng nước và giữ nước của dân tộc, giới thiệu chủ nghĩa anh hùng cách mạng của các chiến sĩ cộng sản trong cuộc đấu tranh giải phóng dân tộc, bảo vệ độc lập tự do. Triển lãm cũng giới thiệu về những tài liệu lưu trữ có ý nghĩa như 12
13. những chứng tích về mặt lịch sử Đảng, lịch sử dân tộc, lịch sử cơ quan, lịch sử đoàn thể, nhà máy, lịch sử quan hệ hợp tác giữa nước ta với các nước khác trên thế giới. Thuộc loại này, triển lãm tài liệu lưu trữ thường tổ chức nhân dịp kỷ niệm những ngày lễ lớn của dân tộc, của Đảng v.v - Giới thiệu tài liệu cho người nghiên cứu. Với mục đích này các cuộc triển lãm thường giới thiệu những tài liệu có giá trị mới phát hiện trong các kho lưu trữ gây sự quan tâm chú ý của độc giả. Triển lãm cũng có thể giới thiệu những tài liệu liên quan đến một chủ đề đang được sự theo dõi của nhiều người . Triển lãm tài liệu lưu trữ có nhiều hình thức: Triển lãm thường xuyên và triển lãm định kỳ. Triễn lãm định kỳ thường tổ chức ở những nơi công cộng tại các nhà văn hoá của thành phố, thị xã. Triển lãm tài liệu còn áp dụng hình thức triển lãm cố định một chỗ hoặc triển lãm lưu động ở nhiều địa điểm khác nhau. Triển lãm tài liệu lưu trữ phải đảm bảo hai yêu cầu cơ bản: Thứ nhất, triển lãm phải có chủ đề tư tưởng rõ ràng. Chủ đề đó là phục vụ thiết thực các nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước trong từng thời kỳ lịch sử nhất định. Các cơ quan lưu trữ phải nhạy bén với công tác chính trị tư tưởng, nắm bắt được các yêu cầu đòi hỏi của xã hội, của độc giả để chọn chủ đề triển lãm tài liệu. Thứ hai, triển lãm tài liệu phải bảo đảm thể hiện các yêu cầu mỹ thuật, làm tăng sức thể hiện nội dung và chủ đề triển lãm, tạo điều kiện thuận lợi cho khán giả lĩnh hội sâu sắc và toàn diện nội dung triển lãm. Tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ bao gồm các công việc: - Chọn chủ đề triển lãm: Đây là công việc đầu tiên và quan trọng của triển lãm. Để phục vụ các nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nước, chủ đề triển lãm thường phục vụ các ngày lễ lớn của dân tộc, của Đảng, sinh nhật của các lãnh tụ, nhà khoa học, nhà văn, nhà thơ . Ví dụ: Nhân dịp kỷ niệm lần thứ 35 năm ngày thành lập nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, Cục Lưu trữ đã tổ chức cuộc triển lãm về chủ đề: “Những cuộc đấu tranh vì độc lập dân tộc của nhân dân Việt Nam trong giai đoạn hiện đại”. - Lập kế hoạch tổ chức triển lãm. Đây là công việc mấu chốt trong toàn bộ công việc tổ chức triển lãm. Bản kế hoạch tổ chức triển lãm sẽ chỉ đạo và hướng dẫn mọi công việc tiến hành triễn lãm. Nội dung kế hoạch nêu rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, biện pháp tổ chức triển lãm, kinh phí, thiết bị. Nội dung triển lãm tài liệu được cụ thể hoá thành đề cương chuyên đề, trong đó trình bày nội dung các phần, các đề mục sẽ được trưng bày trong cuộc triển lãm. 13
14. Thông thường, đề cương chuyên đề của các cuộc triển lãm tài liệu lưu trữ được lập theo các đặc trưng: thời gian diễn biến của sự việc, chuyên đề, địa dư . Kế hoạch tổ chức triển lãm cần được cán bộ lãnh đạo có thẩm quyền xem xét và phê duyệt. - Sưu tầm và lựa chọn tài liệu cho cuộc triển lãm: Căn cứ vào kế hoạch triển lãm, nội dung và đề cương chuyên đề của triển lãm để tiến hành sưu tầm và lựa chọn tài liệu. Đối tượng sưu tầm và tài liệu lưu trữ, ngoài ra còn sưu tầm một số tài liệu bổ trợ như sơ đồ, biểu đồ, hiện vật khác. Việc sưu tầm tài liệu được tiến hành ở những phông lưu trữ có nhiều tài liệu liên quan mật thiết với chủ đề triển lãm. Những tài liệu sưu tầm được thường nhiều hơn số lượng tài liệu đem trưng bày ở triển lãm. Vì thế, chỉ có những tài liệu có giá trị khoa học, lịch sử, thể hiện sâu sắc chủ đề mới đưa vào trưng bày. Tất cả tài liệu đem trưng bày đều viết lời thuyết minh. Nội dung thuyết minh nêu rõ xuất xứ, nội dung tài liệu và ý nghĩa của nó, cùng với số tra tìm tài liệu (phông số, mục lục số, số hồ sơ, tờ số). Tài liệu đưa triển lãm là bản sao chụp hoặc photocopy. - Lập phương án trưng bày triển lãm: Tất cả các hiện vật lựa chọn được đem trưng bày trong cuộc triển lãm phải sắp đặt theo một phương án nhất định. Đó là phương án trưng bày triển lãm. Trong phương án trưng bày cần chỉ rõ vị trí sắp xếp các phần, các đề mục và vị trí sắp đặt từng hiện vật cụ thể theo một tỷ lệ nhất định so với thực tế. Làm tốt phương án trưng bày sẽ góp phần quan trọng thể hiện nội dung triển lãm. - Trình bày mỹ thuật triển lãm: Công việc này góp phần làm nổi bật chủ đề triển lãm, làm tăng sức thể hiện và ý nghĩa của từng hiện vật, làm tăng cảm xúc của khán giả. Nội dung trình bày mỹ thuật triển lãm rất phong phú và vận dụng nhiều thành tựu của các ngành khoa học kỹ thuật khác. Trình bày mỹ thuật triển lãm thể hiện ở chỗ cách bố trí và trưng bày các phần đề mục, hiện vật một cách lôgic rõ ràng. Phần trọng tâm của triển lãm bố trí ở trung tâm đề làm tập trung sự chú ý của khán giả. Những tài liệu có giá trị được trình bày nổi bật bằng cách đặt tài liệu đó ở vị trí trung tâm, phóng đại kích thước của nó lớn hơn các tài liệu khác, tăng cường ánh sáng hoặc đặt tài liệu đó trên nền đặc biệt so với các tài liệu khác. Khi trưng bày các văn bản trong triển lãm không được sắp xếp sát nhau, trình bày la liệt quá nhiều tài liệu. Làm như vậy gây ấn tượng khó chịu, mỏi mắt cho khán giả, làm cho họ không hứng thú tìm hiểu nổi dung triển lãm. 14
15. Để tạo điều kiện cho khán giả tìm đọc tài liệu, các tài liệu được treo trên diện tích thẳng đứng trong khu vực trưng bày (khu vực trưng bày cách sàn nhà từ 80-200 cm). Các bản thuyết minh bằng chữ to, các bản sơ đồ trưng bày ở độ cao trên 2m. Dụng cụ trưng bày tài liệu lưu trữ trong các cuộc triển lãm phải đạt ba yêu cầu: Giúp khán giả dễ đọc tài liệu, có tính chất thẩm mỹ và bảo quản an toàn tài liệu. Tủ kính, tường giả là những dụng cụ trưng bày tài liệu tốt nhất trong triển lãm. Nền trưng bày tài liệu trong triển lãm góp phần tăng thêm sức thể hiện nội dung của các tài liệu, hiện vật. Nền trưng bày tài liệu trong triển lãm phổ biến là tường quét vôi mờ, màu sắc đối lập với hiện vật trưng bày để khán giả dễ xem; cần tránh làm nền trưng bày quá sáng làm loé mắt khán giả và không đọc được nội dung tài liệu. Ánh sáng trong phòng triển lãm tài liệu thông thường dùng ánh sáng nhân tạo. Đối với những tài liệu có giá trị, cần tập trung sự chú ý của khán giả thì tăng thêm ánh sáng cho hiện vật đó. Phòng triển lãm cần bố trí ở những nơi thuận lợi giao thông, thoáng gió, sạch sẽ, rộng rãi để bảo quản an toàn tài liệu, thuận tiện cho việc tham quan, nghiên cứu tài liệu của khán giả. - Thuyết minh triển lãm: Nó giúp khán giả hiểu sâu, chính xác chủ đề, nội dung các tài liệu triển lãm, hướng dẫn khán giả nghiên cứu nội dung triển lãm. Các hình thức thuyết minh triển lãm tài liệu: Trình bày sơ đồ bố trí các phần, các mục của triển lãm, thuyết minh từng tài liệu trưng bày trong đó nêu xuất xứ, nội dung, ý nghĩa tài liệu trích dẫn các câu nói nổi tiếng của các lãnh tụ, những đoạn văn kiện Đảng, Nhà nước để giới thiệu ý nghĩa, tác dụng của triển lãm. Hình thức thuyết minh có tác dụng nhất là cử cán bộ lưu trữ hướng dẫn khán giả xem triển lãm. Nội dung triển lãm tài liệu được thông báo lên đài phát thanh, báo chí, vô tuyến truyền hình và quảng cáo ở những nơi công cộng. 5. Sử dụng tài liệu lưu trữ viết bài cho các tờ báo, tạp chí, các buổi phát thanh, vô tuyến truyền hình Sử dụng tài liệu lưu trữ để viết bài cho các tờ báo, tạp chí, các buổi phát thanh thường áp dụng trong các lưu trữ Nhà nước, các lưu trữ cơ quan. Nội dung các bài báo giới thiệu các sự kiện lịch sử của Đảng, của dân tộc, của Quân đội nhân dân Việt Nam, lịch sử các địa phương, các nhà hoạt động nổi tiếng về khoa học, văn học Các bài báo cũng có thể thông báo về những tài liệu lưu trữ có giá trị mới phát hiện. Ví dụ, nhân dịp kỷ niệm 100 năm ngày sinh Chủ tịch Hồ Chí Minh, Báo Nhân dân số chủ nhật ngày 01/9/1089 giới thiệu hai bài thơ mới tìm thấy của Bác Hồ. 15
16. Các bài báo có thể viết dưới nhiều thể loại khác nhau như bài nghiên cứu, bản tin thông báo, bản giới thiệu tài liệu, v.v . Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên màn ảnh truyền hình là một hình thức tuyên truyền rất hấp dẫn, lôi cuốn được đông đảo khán giả. Qua màn ảnh truyền hình thông thường được giới thiệu những tài liệu, tranh, ảnh có ý nghĩa lịch sử phục vụ các ngày lễ lớn. Ví dụ: Nhân kỷ niệm 100 năm ngày sinh của Hồ Chủ tịch, Viện tư liệu phim đã giới thiệu trên màn ảnh của Đài truyền hình Trung ương phim “Hồ Chí Minh - chân dung một con người”. 6. Công bố tài liệu lưu trữ Công bố tài liệu chiếm vị trí quan trọng trong công tác của các cơ quan lưu trữ. Công bố tài liệu nhằm cung cấp cho người nghiên cứu tài liệu lưu trữ có giá trị để nghiên cứu khoa học; hoặc thông qua công tác này để tuyên truyền, giáo dục quần chúng về một chủ đề công tác tư tưởng. Ví dụ, để ôn lại lịch sử Cách mạng tháng 8/1945 của dân tộc, chúng ta công bố toàn văn bản Tuyên ngôn độc lập do Hồ Chủ tịch đọc ngày 02/9/1945. Công bố tài liệu còn là một công cụ đấu tranh vạch trần những âm mưu thâm độc, những ý đồ đen tối của kẻ thù. Ví dụ, chúng ta đã công bố tài liệu lưu trữ để chứng minh tính pháp lý của nhiều vùng lãnh thổ thiêng liêng của tổ quốc, qua đó vạch rõ những âm mưu của kẻ thù. Những tài liệu lưu trữ được công bố còn làm tài liệu học tập, hỗ trợ cho các bài giảng lịch sử của giáo viên và bài học cho học sinh, sinh viên đại học, trung học. Căn cứ vào đặc điểm, tính chất của từng xuất bản phẩm tài liệu có thể chia ra làm ba thể loại: xuất bản phẩm khoa học phục vụ cho người nghiên cứu; xuất bản phẩm giáo khoa phục vụ cho giáo viên và học sinh; và xuất bản phẩm phục vụ quảng đại quần chúng nhân dân. Về mặt hình thức, công bố tài liệu có thể chia ra làm nhiều dạng: toàn tập, tuyển tập, công bố tài liệu một phông lưu trữ, công bố tài liệu trên báo và tạp chí Nội dung công tác công bố tài liệu rất phức tạp, bao gồm các công việc: chọn đề tài công bố, xác định thể loại và hình thức công bố tài liệu, sưu tầm và lựa chọn tài liệu để công bố, lựa chọn và truyền đạt bản văn của tài liệu, trình bày xuất bản phẩm, hiệu đính và xuất bản. Để công bố tài liệu lưu trữ, các cơ quan lưu trữ phải phối hợp với các nhà xuất bản, ban biên tập các tờ báo, tạp chí trong công tác biên tập. Hiện nay công tác công bố tài liệu phát triển mạnh trong các cơ quan lưu trữ và trở thành môn khoa học bổ trợ của khoa học lịch sử gọi là công bố học. Nó 16
17. có đối tượng nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu và có lịch sử của nó. Môn khoa học này được giảng dạy ở bậc đại học, trung học. III. THEO DÕI VÀ QUẢN LÝ CÁC KẾT QUẢ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Theo dõi kết quả sử dụng tài liệu lưu trữ là để giúp các cơ quan lưu trữ nắm được chính xác kết quả sử dụng tài liệu dưới mọi hình thức. Trên cơ sở đó phân tích đặc điểm tình hình sử dụng tài liệu của độc giả để cơ quan lưu trữ có căn cứ xây dựng kế hoạch phục vụ độc giả có hiệu quả. Đồng thời việc theo dõi kết quả sử dụng tài liệu còn giúp các cơ quan lưu trữ tổng kết những kết quả phục vụ khai thác tài liệu, rút ra những ưu, khuyết điểm góp phần cải tiến công tác phục vụ độc giả, động viên cổ vũ cán bộ lưu trữ tiến lên trong phong trào thi đua xây dựng ngành lớn mạnh. Để theo dõi kết quả sử dụng tài liệu, các cơ quan lưu trữ thường áp dụng các phương pháp: - Phương pháp dùng “Phiếu sử dụng tài liệu”. Mỗi đơn vị bảo quản được kèm theo một tờ phiếu này. Mỗi độc giả nghiên cứu tài liệu đạt kết quả có trách nhiệm viết lên tờ phiếu những kết quả đó. Nội dung cần viết là thời gian sử dụng tài liệu, họ tên và mục đích sử dụng. Phiếu này giúp các độc giả phối hợp với nhau trong khi sử dụng tài liệu lưu trữ. - Phương án dùng “Sổ thống kê kết quả sử dụng tài liệu”. Mỗi lưu trữ Nhà nước, mỗi lưu trữ cơ quan đều lập sổ thống kê này để đăng ký tất cả các kết quả sử dụng tài liệu dưới mọi hình thức theo thứ tự thời gian. Hàng tuần, hàng tháng, hàng năm các lưu trữ Nhà nước, các lưu trữ cơ quan dùng sổ này tổng hợp các kết quả sử dụng tài liệu của cơ quan mình. Cấu tạo của “Sổ thống kê kết quả sử dụng tài liệu” có thể làm theo hai cách: Cách một: Hàng tháng cơ quan lưu trữ sử dụng một tờ giấy kẻ sẵn và ghi các hình thức sử dụng tài liệu cùng với kết quả cụ thể bằng số. Cuối năm cán bộ phòng đọc tổng hợp các tờ giấy đó vào một tờ bìa và đóng thành sổ. Cách hai: Mỗi lưu trữ Nhà nước, lưu trữ cơ quan mở một cuốn sổ thống kê kết quả sử dụng tài liệu. Trên các tờ giấy được kẻ thành mẫu thích ứng, thống kê toàn bộ những kết quả đã đạt được về sử dụng tài liệu. Biểu mẫu số 01. ĐƠN XIN ĐỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ (Độc giả nước ngoài) 17
18. 1- Họ và tên: 2- Quốc tịch: 3- Số hộ chiếu: 4- Số Visa và ngày nhập cảnh: 5- Địa chỉ và điện thoại liên hệ tại Việt Nam: 6- Xin đọc tài liệu: 7- Tên đề tài và thời gian của tài liệu xin nghiên cứu: 8- Mục đích nghiên cứu: 9- Thời gian nghiên cứu: Tôi xin cam đoan chấp hành đúng quy chế, nội quy phòng đọc. , ngày tháng .năm 2000 Người làm đơn (Ký tên) Biểu mẫu số 02: Tên cơ quan CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 18
19. ngày tháng .năm PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU Số: . 1- Họ và tên độc giả: 2- Cơ quan công tác: 3- Số, ngày tháng công văn, giấy giới thiệu: 4- Đề tài nghiên cứu: 5- Mục đích nghiên cứu: 6- Thời gian nghiên cứu: 7- Tài liệu xin nghiên cứu Ký hiệu tra tìm Nội dung Số TT Tên, số Số Mục lục Hồ sơ số Tờ số tài liệu phông DUYỆT CỦA ĐỀ NGHỊ CỦA ĐỘC GIẢ KÝ TÊN THỦ TRƯỞNG CẤP TRÊN GIÁM ĐỐC LƯU TRỮ 19
20. Biểu mẫu số 03: SỔ GIAO NHẬN TÀI LIỆU HÀNG NGÀY VỚI NGƯỜI ĐỌC Họ và tên, Ký hiện lưu trữ Chữ ký Chữ cơ quan Tiêu Số của cán Ngày Số ký của Ghi công tác đề hồ lượng bộ Phông Mục Cặp Đơn vị Tập Văn độc chú Tháng TT của độc sơ phòng số lục số số bảo quản số bản số tờ giả giả đọc 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 20
21. Biểu mẫu số 04: Tên cơ quan CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Lưu trữ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ngày tháng .năm BIÊN BẢN SỐ: Về việc làm mất tài liệu lưu trữ Hôm nay, ngày .tháng năm Họ và tên người làm mất tài liệu: Số chứng minh nhân dân: Địa chỉ: Cơ quan: Đã làm mất tài liệu sau: Tiêu đề hồ sơ, tài Số TT Ký hiệu tra tìm Nguyên nhân liệu TRƯỞNG PHÒNG NGƯỜI LÀM MẤT TÀI LIỆU TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU (Ký tên) (Ký tên) 20
22. Biểu mẫu số 05: Tên cơ quan CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Lưu trữ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ngày tháng .năm PHIẾU XIN SAO CHỤP TÀI LIỆU Số: 1- Họ và tên độc giả: 2- Đề tài nghiên cứu: Tên văn bản, số ký hiệu, tác giả, Số trích yếu nội dung và ngày Số trang Hồ sơ số Tên phông TT tháng của văn bản 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 DUYỆT CỦA ĐỀ NGHỊ CỦA NGƯỜI XIN SAO CHỤP THỦ TRƯỞNG CẤP TRÊN GIÁM ĐỐC LƯU TRỮ (Ký tên) 21
23. Biểu mẫu số 06: SỔ ĐĂNG KÝ CẤP BẢN SAO, TRÍCH LỤC VÀ CHỨNG THỰC LƯU TRỮ Ký hiệu lưu trữ Chữ ký Nội Tên, của cán Ngày Số dung chữ ký Ghi Mục Đơn vị bộ bản Phông Cặp Tờ của chú Tháng TT lục bảo phòng sao số số số độc giả số quản đọc 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 22