›
›

Tập bài giảng Văn thư-Lưu trữ trong cơ quan Đảng

pdf 67 trang hapham 2951
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Tập bài giảng Văn thư-Lưu trữ trong cơ quan Đảng", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdftap_bai_giang_van_thu_luu_tru_trong_co_quan_dang.pdf

Nội dung text: Tập bài giảng Văn thư-Lưu trữ trong cơ quan Đảng

  1. ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƯ VIỆN – VĂN PHÒNG Tập bài giảng VAÊN THÖ – LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN ÑAÛNG TP.Hoà Chí Minh, naêm 2014
  2. CHÖÔNG I HEÄ THOÁNG TOÅ CHÖÙC CUÛA ÑAÛNG COÄNG SAÛN VIEÄT NAM VAØ ÑOAØN THANH NIEÂN COÄNG SAÛN HOÀ CHÍ MINH I. NGUYEÂN TAÉC TOÅ CHÖÙC CUÛA ÑAÛNG COÄNG SAÛN VIEÄT NAM : Ñaûng Coäng saûn Vieät Nam laø ñaûng laõnh ñaïo Nhaø nöôùc vaø xaõ hoäi. Ñieàu naøy ñöôïc theå hieän trong Ñieàu 4 cuûa Hieán phaùp nöôùc Coäng hoøa xaõ hoäi chuû nghóa Vieät Nam naêm 1992 : “Ñaûng Coäng saûn Vieät Nam, ñoäi tieân phong cuûa giai caáp coâng nhaân Vieät Nam, ñaïi bieåu trung thaønh quyeàn lôïi cuûa giai caáp coâng nhaân, nhaân daân lao ñoäng vaø cuûa caû daân toäc, theo chuû nghóa Maùc – Leânin vaø tö töôûng Hoà Chí Minh, laø löïc löôïng laõnh ñaïo Nhaø nöôùc vaø xaõ hoäi”. Ñaûng Coäng saûn Vieät Nam laø moät toå chöùc chaët cheõ, thoáng nhaát yù chí vaø haønh ñoäng, laáy taäp trung daân chuû laø nguyeân taéc toå chöùc cô baûn. Noäi dung cô baûn cuûa nguyeân taéc taäp trung daân chuû ñöôïc xaùc ñònh taïi Ñieàu 9 Ñieàu leä Ñaûng Coäng saûn Vieät Nam nhö sau : - Cô quan laõnh ñaïo caùc caáp Ñaûng do baàu cöû laäp ra, thöïc hieän taäp theå laõnh ñaïo caù nhaân phuï traùch. - Cô quan laõnh ñaïo cao nhaát cuûa Ñaûng laø Ñaïi hoäi ñaïi hoäi toaøn quoác Cô quan laõnh ñaïo moãi caáp laø Ñaïi hoäi ñaïi bieåu hoaëc Ñaïi hoäi ñaûng vieân. Giöõa hai kyø ñaïi hoäi, cô quan laõnh ñaïo cuûa Ñaûng laø Ban Chaáp haønh Trung öông, ôû moãi caáp laø Ban Chaáp haønh Ñaûng boä, chi boä (goïi taét laø caáp uûy). - Caáp uûy caùc caáp baùo caùo vaø chòu traùch nhieäm veà hoaït ñoäng cuûa mình tröôùc Ñaïi hoäi cuøng caáp, tröôùc caáp uûy caáp treân vaø caáp döôùi; ñònh kyø thoâng baùo hoaït ñoâïng cuûa mình ñeán caùc toå chöùc Ñaûng tröïc thuoäc, thöïc hieän töï pheâ bình vaø pheâ bình. - Nghò quyeát cuûa Ñaûng, caùc toå chöùc Ñaûng vaø ñaûng vieân phaûi chaáp haønh. Thieåu soá phuïc tuøng ña soá, caáp döôùi phuïc tuøng caáp treân, caù nhan phuïc tuøng toå chöùc, caùc toå chöùc trong toaøn Ñaûng phuïc tuøng Ñaïi hoäi ñaïi bieåu toaøn quoác vaø Ban chaáp haønh Trung öông. - Nghò quyeát cuûa caùc cô quan laõnh ñaïo Ñaûng chæ coù giaù trò thi haønh khi coù hôn moät nöûa soá thaønh vieân trong cô quan do tan thaønh. Tröôùc khi bieåu quyeát, moãi thaønh vieân döôïc phaùt bieåu yù kieán cuûa mình. Ñaûng vieân coù yù thöùc thuoäc veà thieåu soá ñöôïc baûo löu vaø baùo caùo leân caáp uûy caáp treân cho Ñaïi hoäi ñaïi bieåu toaøn quoác, song phaûi chaáp haønh nghò quyeát, khoâng ñöôïc truyeàn baù yù kieán traùi vôùi nghò quyeát cuûa Ñaûng. 2 ThS. Đặng Thanh Nam
  3. - Toå chöùc Ñaûng quyeát ñònh caùc vaán ñeà thuoäc phaïm vi, quyeàn haïn cuûa mình song khoâng traùi vôùi nguyeân taéc, ñöôøng loái, chính saùch cuûa Ñaûng, phaùp luaät cuûa Nhaø nöôùc vaø nghò quyeát cuûa caáp treân. II. HEÄ THOÁNG TOÅ CHÖÙC ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM : 1) Heä thoáng toå chöùc cuûa Ñaûng: Heä thoáng toå chöùc cuûa Ñaûng ñöôïc laäp töông öùng vôùi heä thoáng toå chöùc haønh chính cuûa Nhaø nöôùc. Toå chöc cô sôû Ñaûng ñöôïc laäp ôû xaõ, phöôøng, thò traán, cô quan, hôïp taùc xaõ, doanh nghieäp, ñôn vò söï nghieäp, vaø caùc ñôn vò cô sôû khaùc. Toå chöùc Ñaûng trong Quaân ñoâïi nhaân daân Vieät Nam vaø Coâng an nhaân daân Vieät Nam toå chöùc theo quy ñònh taïi chöông VI Ñieàu leä Ñaûng. Vieäc laäp toå chöùc Ñaûng ôû nhöõng nôi coù ñaëc ñieåm rieâng theo quy ñònh cuûa Ban Chaáp haønh Trung öông. BCHTW Caùc ban Ñaûng ôû TW Caùc Ñaûng uyû tröïc thuoäc Caùc tænh, thaønh uyû Caùc ban cuûa tænh uyû, thaønh uûy Caùc Ñaûng uyû tröïc thuoäc Caùc huyeän, quaän uyû Caùc ban cuûa huyeän uyû, Thò uûy, thaønh uûy quaän uûy, thò uûy, thaønh uûy Caùc ñaûng uyû cô sôû Caùc chi uûy 2) Heä thoáng cô quan laõnh ñaïo caùc caáp cuûa Ñaûng 3 ThS. Đặng Thanh Nam
  4. Cô quan laõnh ñaïo cao nhaát cuûa Ñaûng boä moãi caáp laø Ñaïi hoäi ñaïi bieåu. ÔÛ cô sôû laø Ñaïi hoäi ñaïi bieåu hoaëc Ñaïi hoäi ñaûng vieân. Giöõa hai kyø Ñaïi hoäi, cô quan laõnh ñaïo laø Ban Chaáp haønh Ñaûng boä, chi boä (goïi taét laø caáp uûy) do Ñaïi hoäi cuøng caáp baàu ra. a) Cô quan laõnh ñaïo cuûa Ñaûng ôû Trung öông. Ñaïi hoäi ñaïi bieåu BCHTW - Boä Chính trò toaøn quoác Baàu Baàu - Toång Bí thö - UBKTTW Laäp - Chuû nhieäm UBKTTW Ban Bí thö, caùc Ban giuùp vieäc b) Cô quan laõnh ñaïo cuûa Ñaûng ôû caáp tænh, thaønh phoá tröïc thuoäc Trung öông. BTV, Baàu Baàu BCH Ñaûng boä tænh, Bí thö, ÑHÑB Ñaûng boä tænh, thaønh phoá tröïc thuoäc thaønh phoá tröïc thuoäc Phoù BT, Trung öông TW UBKT, CNUBKT Laäp Baàu Ñaïi bieåu döï Ñaïi hoäi Caùc Ban giuùp vieäc caáp treân c) Cô quan laõnh ñaïo cuûa Ñaûng ôû caáp huyeän (quaän, thò xaõ, thaønh phoá thuoäc tænh). BTV, Baàu ÑHÑB Ñaûng boä BCH Ñaûng boä Baàu Bí thö, quaän,huyeän, thò xaõ, quaän, huyeän, thò xaõ, Phoù BT, thaønh phoá thuoäc tænh TP thuoäc tænh UBKT, CNUBKT Laäp Baàu Ñaïi bieåu döï Ñaïi hoäi Caùc Ban giuùp vieäc caáp treân 4 ThS. Đặng Thanh Nam
  5. d. Cô quan laõnh ñaïo cuûa Ñaûng ôû toå chöùc cô sôû ñaûng : Baàu Baàu Ñaïi hoäi ñaïi bieåu hoaëc BCH Ñaûng boä BTV, Bí thö, Ñaïi hoäi ñaûng vieân cô sôû (caáp uyû) Phoù Bí thö Baàu Ñaïi bieåu döï ñaïi hoäi caáp treân Theo Ñieàu 22 Ñieàu leä Ñaûng Coäng saûn Vieät Nam ñaûng uûy cô sôû coù töø 9 uûy vieân trôû leân baàu Ban Thöôøng vuï, baàu bí thö, phoù bí thö; döôùi 9 uûy vieân chæ baàu bí thö, phoù bí thö. PHẦN I. CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CƠ QUAN ĐẢNG CHÖÔNG II : HEÄ THOÁNG VAÊN BAÛN VAØ THAÅM QUYEÀN BAN HAØNH VAÊN BAÛN CUÛA ÑAÛNG. I.KHAÙI NIEÄM VAØ ÑAËC ÑIEÅM VAÊN BAÛN CUÛA ÑAÛNG 1. Khaùi nieäm : Vaên baûn cuûa Ñaûng laø loaïi hình taøi lieäu ñöôïc theå hieän baèng ngoân ngöõ vieát ñeå ghi laïi hoaït ñoäng cuûa toå chöùc ñaûng, do caáp uûy, toå chöùc, cô quan coù thaåm quyeàn cuûa Ñaûng ban haønh theo quy ñònh cuûa Ñieàu leä Ñaûng vaø cuûa Trung öông. 2. Ñaëc ñieåm : Heä thoáng vaên baûn cuûa Ñaûng goàm toaøn boä caùc loaïi vaên baûn cuûa Ñaûng ñöôïc söû duïng trong hoaït ñoäng cuûa heä thoáng toå chöùc Ñaûng töø Trung öông ñeán cô sôû. Caùc caáp uûy, toå chöùc, cô quan Ñaûng ban haønh vaên baûn phaûi phuø hôïp vôùi chöùc naêng, nhieäm vuï, quyeàn haïn cuûa mình, phaûi ñöôïc vieát baèng tieáng Vieät, phuø hôïp veà theå loaïi vaø ñuùng veà theå thöùc . 5 ThS. Đặng Thanh Nam
  6. Vaên baûn cuûa Ñaûng chæ ñöôïc söûa ñoåi, boå sung, thay theá hoaëc baõi boû baèng vaên baûn cuûa chính cô quan ñaõ ban haønh hoaëc baèng vaên baûn cuûa cô quan Ñaûng caáp treân coù thaåm quyeàn. Heä thoáng chính trò cuûa nöôùc ta thöïc hieän theo nguyeân taéc : Ñaûng laõnh ñaïo, Nhaø nöôùc quaûn lyù, nhaân daân laøm chuû, do ñoù vaên baûn cuûa Ñaûng laø cô sôû ñeå caùc cô quan nhaø nöôùc theå cheá hoùa, cuï theå hoùa ñöôøng loái, chuû tröông, chính saùch cuûa Ñaûng. II.THEÅ LOAÏI VAÊN BAÛN CUÛA ÑAÛNG. Theå loaïi vaên baûn laø teân goïi cuûa töøng loaïi vaên baûn, phuø hôïp vôùi tính chaát, noäi dung vaø muïc ñích ban haønh cuûa vaên baûn . Caùc theå loaïi vaên baûn cuûa Ñaûng goàm : 1. Cöông lónh chính trò. Cöông lónh chính trò laø vaên baûn trình baøy nhöõng noäi dung cô baûn veà muïc tieâu, döôøng loái, nhieäm vuï vaø phöông phaùp caùch maïng trong moät giai ñoaïn nhaát ñònh. 2. Ñieàu leä cuûa Ñaûng. Ñieàu leä Ñaûng laø vaên baûn xaùc ñònh toân chæ, muïc ñích, heä tö töôûng, caùc nguyeân taéc veà toå chöùc vaø hoïat ñoäng, cô caáu toå chöùc boä maùy cuûa Ñaûng, quy ñònh traùch nhieäm, nghóa vuï, quyeàn haïn cuûa ñaûng vieân vaø cuûa caùc toå chöùc Ñaûng. 3. Chieán löôïc. Chieán löôïc laø vaên baûn trình baøy quan ñieåm, phöông chaâm, muïc tieâu chuû yeáu vaø caùc giaûi phaùp coù tính toaøn cuïc veà phaùt trieån moät hoaëc moät soá lónh vöïc trong moät giai ñoaïn nhaát ñònh. 4. Nghò quyeát. Nghò quyeát laø vaên baûn ghi laïi caùc quyeát ñònh ñöôïc thoâng qua ôû caùc ñaïi hoäi, hoäi nghò cô quan laõnh ñaïo Ñaûng caùc caáp, hoäi nghò ñaûng vieân veà ñöôøng loái, chuû tröông, chính saùch, keá hoaïch hoaëc caùc vaán ñeà cuï theå. 5. Quyeát ñònh. Quyeát ñònh laø vaên baûn duøng ñeå ban haønh hoaëc baõi boû caùc quy cheá, quy ñònh, quyeát ñònh cuï theå veà chuû tröông, chính saùch, toå chöùc boä maùy, nhaân söï thuoäc phaïm vi quyeàn haïn cuûa caáp uûy, toå chöùc, cô quan Ñaûng. 6. Chæ thò. 6 ThS. Đặng Thanh Nam
  7. Chæ thò laø vaên baûn duøng ñeå chæ ñaïo caùc caáp uûy, toå chöùc, cô quan Ñaûng caáp döôùi thöïc hieän caùc chuû tröông, chính saùch hoaëc moät soá nhieäm vuï cuï theå. 7. Keát luaän. Keát luaän laø vaên baûn ghi laïi yù kieán chính thöùc cuûa caáp uûy, toå chöùc, cô quan Ñaûng veà nhöõng vaán ñeà nhaát ñònh hoaëc veà chuû tröông, bieän phaùp xöû lyù coâng vieäc cuï theå. 8. Quy cheá. Quy cheá laø vaên baûn xaùc ñònh nguyeân taéc, traùch nhieäm, quyeàn haïn, cheá ñoä vaø leà loái laøm vieäc cuûa caáp uûy, toå chöùc, cô quan Ñaûng. 9. Quy ñònh. Quy ñònh laø vaên baûn xaùc ñònh caùc nguyeân taéc, tieâu chuaån, thuû tuïc vaø cheá ñoä cuï theå veà moät lónh vöïc coâng taùc nhaát ñònh cuûa caáp uûy, toå chöùc, cô quan Ñaûng hoaëc trong heä thoáng caùc cô quan chuyeân moân coù cuøng chöùc naêng, nhieäm vuï. 10. Thoâng tri. Thoâng tri laø vaên baûn chæ ñaïo, giaûi thích, höôùng daãn caùc caáp uûy, toå chöùc, cô quan Ñaûng caáp döôùi thöïc hieän Nghò quyeát, Quyeát ñònh, Chæ thò cuûa caáp uûy hoaëc thöïc hieän moät nhieäm vuï cuï theå. 11. Höôùng daãn. Höôùng daãn laø vaên baûn giaûi thích, chæ daãn cuï theå vieäc toå chöùc thöïc hieän vaên baûn cuûa caáp uûy hoaëc cuûa cô quan Ñaûng caáp treân. 12. Thoâng baùo. Thoâng baùo laø vaên baûn duøng ñeå thoâng tin veà moät vaán ñeà, moät söï vieäc cuï theå ñeå caùc cô quan, caù nhaân coù lieân quan bieát hoaëc thöïc hieän. 13. Thoâng caùo. Thoâng caùo laø vaên baûn duøng ñeå coâng boá veà moät söï kieän, söï vieäc quan troïng. 14. Tuyeân boá. Tuyeân boá laø vaên baûn duøng ñeå chính thöùc coâng boá laäp tröôøng, quan ñieåm, thaùi ñoä cuûa Ñaûng veà moät söï kieän, söï vieäc quan troïng. 15. Lôøi keâu goïi. Lôøi keâu goïi laø vaên baûn duøng ñeå yeâu caàu hoaëc ñoäng vieân moïi ngöôøi thöïc hieän moät nhieäm vuï hoaëc höôûng öùng moät chuû tröông coù yù nghóa chính trò. 16. Baùo caùo. 7 ThS. Đặng Thanh Nam
  8. Baùo caùo laø vaên baûn duøng ñeå töôøng trình veà tình hình hoaït ñoäng cuûa moät caáp uûy, toå chöùc, cô quan Ñaûng hoaëc veà moät ñeà aùn, moät vaán ñeà, söï vieäc nhaát ñònh. 17. Keá hoaïch. Keá hoaïch laø vaên baûn duøng ñeå xaùc ñònh muïc ñích, yeâu caàu, chæ tieâu cuûa nhieäm vuï caàn hoaøn thaønh trong khoaûng thôøi gian nhaát ñònh vaø caùc bieän phaùp veà toå chöùc, nhaân söï, cô sôû vaät chaát caàn thieát ñeå thöïc hieän nhieäm vuï ñoù. 18. Quy hoaïch. Quy hoaïch laø vaên baûn xaùc ñònh muïc tieâu vaø caùc phöông aùn, giaûi phaùp lôùn cho moät vaán ñeà, moät lónh vöïc caàn thöïc hieän trong moät thôøi gian töông ñoái daøi, nhieàu naêm. 19. Chöông trình. Chöông trình laø vaên baûn duøng ñeå saép xeáp noäi dung coâng taùc, lòch laøm vieäc cuï theå cuûa caáp uûy, toå chöùc, cô quan Ñaûng hoaëc cuûa caùc ñoàng chí laõnh ñaïo trong moät thôøi gian nhaát ñònh. 20. Ñeà aùn. Ñeà aùn laø vaên baûn duøng ñeå trình baøy coù heä thoáng veà moät keá hoaïch, giaûi phaùp giaûi quyeát moät nhieäm vu, moät vaán ñeà nhaát ñònh ñeå caáp coù thaåm quyeàn pheâ duyeät. 21. Tôø trình. Tôø trình laø vaên baûn duøng ñeå thuyeát trình toång quaùt veà moät ñeà aùn, moät döï thaûo vaên baûn ñeå caáp treân xem xeùt, quyeát ñònh. 22. Coâng vaên. Coâng vaên laø vaên baûn duøng ñeå truyeàn ñaït, trao ñoåi caùc coâng vieäc cuï theå trong quaù trình thöïc hieän chöùc naêng, nhieäm vuï cuûa caáp uûy, toå chöùc, cô quan Ñaûng. 23. Bieân baûn. Bieân baûn laø vaên baûn ghi cheùp dieãn bieán, yù kieán phaùt bieåu vaø yù kieán keát luaän cuûa ñaïi hoäi Ñaûng vaø caùc hoäi nghò cuûa caáp uûy, toå chöùc, cô quan Ñaûng. 24. Caùc loaïi giaáy tôø haønh chính khaùc : - Giaáy giôùi thieäu. - Giaáy chöùng nhaän. - Giaáy ñi ñöôøng. - Giaáy nghæ pheùp. 8 ThS. Đặng Thanh Nam
  9. - Phieáu göûi. III.THAÅM QUYEÀN BAN HAØNH VAÊN BAÛN. Theo Quyeát ñònh soá 31- QÑ/TW ngaøy 01/10/1997 cuûa Ban Chaáp haønh Trung öông Quy ñònh veà theå loaïi, thaåm quyeàn ban haønh vaø theå thöùc vaên baûn cuûa Ñaûng, Quyeát ñònh soá 91-QÑ/TW cuûa Ban Chaáp haønh Trung öông ngaøy 16/02/2004 boå sung thaåm quyeàn ban haønh vaên baûn trong moät soá ñieàu cuûa “Quy ñònh veà theå loaïi, thaåm quyeàn ban haønh vaø theå thöùc vaên baûn cuûa Ñaûng”, thaåm quyeàn ban haønh vaên baûn cuûa caùc cô quan, toå chöùc Ñaûng ñöôïc quy ñònh cuï theå nhö sau : 1. Caùc cô quan laõnh ñaïo cuûa Ñaûng caáp Trung öông. Ñaïi hoäi ñaïi bieåu toaøn quoác cuûa Ñaûng : Ban Chaáp haønh Trung öông Ñaûng : - Ñaïi hoäi : - Chieán löôïc, + Cöông lónh chính trò, - Nghò quyeát, + Ñieàu leä Ñaûng, - Quyeát ñònh, + Chieán löôïc, - Keát luaän, + Nghò quyeát, - Quy cheá, + Quy cheá, - Quy ñònh, + Thoâng baùo, - Thoâng baùo, + Thoâng caùo, - Thoâng caùo, + Tuyeân boá, - Tuyeân boá, + Lôøi keâu goïi. - Lôøi keâu goïi, - Ñoaøn Chuû tòch : Thoâng baùo, Baùo caùo. Baùo caùo. - Ñoaøn Thö kyù : Baùo caùo. - Ban Thaåm tra tö caùch ñaïi bieåu : Baùo caùo. - Ban Kieåm phieáu : Baùo caùo Boä Chính trò : Ban Bí thö : - Nghò quyeát, - Quyeát ñònh, - Quyeát ñònh, - Chæ thò, - Chæ thò, - Keát luaän, - Keát luaän, - Quy cheá, - Quy cheá, - Quy ñònh, - Quy ñònh, - Thoâng tri, - Thoâng baùo, - Thoâng baùo, - Baùo caùo. - Baùo caùo. 2. Caùc cô quan laõnh ñaïo cuûa Ñaûng caáp tænh, thaønh phoá tröïc thuoäc Trung öông (goïi chung laø caáp tænh). 9 ThS. Đặng Thanh Nam
  10. Ñaïi hoäi ñaïi bieåu ñaûng boä caáp tænh, thaønh Ban Chaáp haønh ñaûng boä tænh, thaønh phoá phoá : (goïi taét laø tænh uûy, thaønh uûy) : - Ñaïi hoäi : - Nghò quyeát, + Nghò quyeát, - Quyeát ñònh, + Quy cheá, - Keát luaän, + Thoâng baùo. - Quy cheá, - Ñoaøn Chuû tòch : Thoâng baùo, Baùo caùo. - Quy ñònh, - Ñoaøn Thö kyù : Baùo caùo. - Thoâng baùo, - Ban Kieåm tra tö caùch ñaïi bieåu : Baùo caùo. - Baùo caùo. - Ban Kieåm phieáu : Baùo caùo. Ban Thöôøng vuï tænh uûy, thaønh uûy : - - Nghò quyeát, - Quyeát ñònh, - Chæ thò, - Keát luaän, - Quy cheá, - Quy ñònh, - Thoâng tri, - Höôùng daãn, - Thoâng baùo, - Baùo caùo. 3. Caùc cô quan laõnh ñaïo Ñaûng caáp huyeän, quaän, thò xaõ, thaønh phoá thuoäc tænh (goïi chung laø caáp huyeän). Ñaïi hoäi ñaïi bieåu ñaûng boä caáp huyeän : Ban Chaáp haønh ñaûng boä huyeän (goïi taét laø - Ñaïi hoäi : huyeän uûy) : + Nghò quyeát, - Nghò quyeát, + Quy cheá, - Quyeát ñònh, + Thoâng baùo. - Keát luaän, - Ñoaøn Chuû tòch : Thoâng baùo, Baùo caùo. - Quy cheá, - Ñoaøn Thö kyù : Baùo caùo. - Quy ñònh, - Ban Kieåm tra tö caùch ñaïi bieåu : Baùo caùo. - Thoâng baùo, - Ban Kieåm phieáu : Baùo caùo. - Baùo caùo. Ban Thöôøng vuï huyeän uûy : - - Nghò quyeát, - Quyeát ñònh, - Chæ thò, - Keát luaän, - Quy cheá, - Quy ñònh, - Thoâng tri, - Höôùng daãn, - Thoâng baùo, - Baùo caùo 10 ThS. Đặng Thanh Nam
  11. 4. Cô quan laõnh ñaïo Ñaûng caáp cô sôû vaø chi boä. Ñaïi hoäi Ñaûng boä cô sôû : Ban Chaáp haønh ñaûng boä cô sôû (caáp uûy) : - Ñaïi hoäi : Nghò quyeát. - Nghò quyeát, - Ñoaøn Chuû tòch : Thoâng baùo, Baùo caùo. - Quyeát ñònh, - Ñoaøn Thö kyù : Baùo caùo. - Keát luaän, - Ban Kieåm tra tö caùch ñaïi bieåu (ñoái vôùi - Quy cheá, ñaïi hoäi ñaïi bieåu) : Baùo caùo. - Quy ñònh, - Thoâng baùo, - Baùo caùo. Ban Thöôøng vuï ñaûng uûy cô sôû : Chi boä cô sôû vaø chi boä, ñaûng boä boä phaän - Nghò quyeát, tröïc thuoäc ñaûng uûy cô sôû: - Quyeát ñònh, - Ñaïi hoäi : Nghò quyeát - Keát luaän, - Chi boä, ñaûng uûy boä phaän : Nghò quyeát, - Quy ñònh, Baùo caùo. - Thoâng baùo, - Baùo caùo. 5. Toå chöùc Ñaûng ñöôïc laäp ra theo quy ñònh cuûa Ñieàu leä Ñaûng hoaëc theo quyeát ñònh cuûa Boä Chính trò . 5.1 Ñaûng uûy quaân söï Trung öông, Ñaûng uûy Coâng an Trung öông, Ñaûng uûy khoái caùc cô quan Trung öông vaø Ñaûng boä tröïc thuoäc Trung öông ban haønh caùc loaïi vaên baûn töông öùng vôùi caùc cô quan laõnh ñaïo Ñaûng caáp tænh, thaønh phoá tröïc thuoäc Trung öông. Ñaïi hoäi ñaïi bieåu Ñaûng boä : Ban Chaáp haønh ñaûng boä : Ñaïi hoäi : Nghò quyeát, Quy cheá, Thoâng baùo. + Nghò quyeát, Ñoaøn Chuû tòch : Thoâng baùo, Baùo caùo. + Quyeát ñònh, Ñoaøn Thö kyù : Baùo caùo. + Keát luaän, Ban Kieåm tra tö caùch ñaïi bieåu : Baùo caùo. + Quy cheá, Ban Kieåm phieáu : Baùo caùo. + Quy ñònh, + Thoâng baùo, + Baùo caùo. Ban Thöôøng vuï ñaûng uûy : - Nghò quyeát, - Quyeát ñònh, - Chæ thò, - Keát luaän, - Quy cheá, - Quy ñònh, - Thoâng tri, - Höôùng daãn, - Thoâng baùo, - Baùo caùo. 11 ThS. Đặng Thanh Nam
  12. 5.2 . Caùc Ñaûng uûy tröïc thuoäc tænh, thaønh uûy ñöôïc ban haønh caùc loaïi vaên baûn töông öùng vôùi caùc cô quan laõnh ñaïo Ñaûng caáp huyeän. Ñaïi hoäi ñaïi bieåu ñaûng boä : Ban Chaáp haønh ñaûng boä (goïi taét laø ñaûng - Ñaïi hoäi : Nghò quyeát, Quy cheá, Thoâng uûy) : baùo. - Nghò quyeát, - Ñoaøn Chuû tòch : Thoâng baùo, Baùo caùo. - Quyeát ñònh, - Ñoaøn Thö kyù : Baùo caùo. - Keát luaän, - Ban Kieåm tra tö caùch ñaïi bieåu : Baùo - Quy cheá, caùo. - Quy ñònh, - Ban Kieåm phieáu : Baùo caùo. - Thoâng baùo, - Baùo caùo. Ban Thöôøng vuï ñaûng uûy : - Nghò quyeát, - Quyeát ñònh, - Chæ thò, - Keát luaän, - Quy cheá, - Quy ñònh, - Thoâng tri, - Höôùng daãn, - Thoâng baùo, - Baùo caùo. 5.3 . Caùc Ñaûng uûy tröïc thuoäc huyeän, quaän, thò, thaønh phoá thuoäc tænh ban haønh caùc loaïi vaên baûn töông öùng vôùi caùc cô quan laõnh ñaïo Ñaûng caáp cô sôû. Ñaïi hoäi Ñaûng boä Ban Chaáp haønh ñaûng boä (caáp uûy) : - Ñaïi hoäi : Nghò quyeát. - Nghò quyeát, - Ñoaøn Chuû tòch : Thoâng baùo, Baùo caùo. - Quyeát ñònh, - Ñoaøn Thö kyù : Baùo caùo. - Keát luaän, - Ban Kieåm tra tö caùch ñaïi bieåu (ñoái vôùi ñaïi - Quy cheá, hoäi ñaïi bieåu) : Baùo caùo. - Quy ñònh, - Thoâng baùo, - Baùo caùo. Ban Thöôøng vuï ñaûng uûy Chi boä cô sôû vaø chi boä, ñaûng boä boä phaän - Nghò quyeát, tröïc thuoäc caùc ñaûng uûy treân - Quyeát ñònh, - Ñaïi hoäi : Nghò quyeát - Keát luaän, - Chi boä, ñaûng uûy boä phaän : Nghò quyeát, - Quy ñònh, Baùo caùo. - Thoâng baùo, - Baùo caùo. 6. Caùc cô quan tham möu, giuùp vieäc vaø caùc ban chæ ñaïo, tieåu ban, hoäi ñoàng hoaït ñoäng coù thôøi haïn cuûa caáp uûy : - Quyeát ñònh, 12 ThS. Đặng Thanh Nam
  13. - Keát luaän, - Quy cheá, - Quy ñònh, - Höôùng daãn, - Thoâng baùo, - Baùo caùo. 7. Caùc Ñaûng ñoaøn, ban caùn söï Ñaûng caùc caáp : - Nghò quyeát, - Quyeát ñònh, - Chæ thò, - Keát luaän, - Quy cheá, - Quy ñònh, - Höôùng daãn, - Thoâng baùo, - Baùo caùo. Ngoaøi thaåm quyeàn ban haønh caùc theå loaïi vaên baûn ñöôïc quy ñònh treân, ñaïi hoäi ñaûng boä caùc caáp (ñaïi hoäi, ñoaøn chuû tòch, ñoaøn thö kyù) ñöôïc ban haønh caùc theå loaïi vaên baûn nhö : Chöông trình, Coâng vaên, Bieân baûn; caùc caáp uûy, toå chöùc, cô quan ñaûng tuøy tình hình ñöôïc ban haønh caùc theå loaïi vaên baûn nhö : Keá hoaïch, Quy hoaïch, Chöông trình, Ñeà aùn, Tôø trình, Coâng vaên, Bieân baûn vaø caùc giaáy tôø haønh chính ñöôïc neâu taïi Ñieàu 5 cuûa Quy ñònh ban haønh keøm theo Quyeát ñònh soá 31-QÑ/TW ngaøy 01/10/1997 cuûa Boä Chính trò. CHÖÔNG III THEÅ THÖÙC VAÊN BAÛN CUÛA ÑAÛNG. I.KHAÙI NIEÄM : Theå thöùc vaên baûn cuûa Ñaûng bao goàm caùc thaønh phaàn caàn thieát cuûa vaên baûn ñöôïc trình baøy ñuùng quy ñònh ñeå baûo ñaûm giaù trò phaùp lyù vaø giaù trò thöïc tieãn cuûa vaên baûn. II. CAÙC THAØNH PHAÀN THEÅ THÖÙC BAÉT BUOÄC : 13 ThS. Đặng Thanh Nam
  14. Theo Ñieàu 15 Quyeát ñònh soá 31-QÑ/TW ngaøy 01/10/1997 cuûa Ban Chaáp haønh Trung öông Ñaûng ban haønh Quy ñònh veà theå loaïi, thaåm quyeàn ban haønh vaø theå thöùc vaên baûn cuûa Ñaûng, caùc thaønh phaàn theå thöùc baét buoäc goàm coù : 1) Tieâu ñeà “Ñaûng Coäng saûn Vieät Nam” 2) Teân cô quan ban haønh vaên baûn 3) Soá vaø kyù hieäu vaên baûn 4) Ñòa ñieåm vaø ngaøy thaùng naêm ban haønh vaên baûn 5) Teân loaïi vaên baûn vaø trích yeáu noäi dung vaên baûn 6) Noäi dung vaên baûn 7) Chöõ kyù, theå thöùc ñeà kyù vaø daáu cô quan ban haønh vaên baûn 8) Nôi nhaän vaên baûn. 1.Tieâu ñeà “ Ñaûng Coäng saûn Vieät Nam” Tieâu ñeà laø thaønh phaàn theå thöùc xaùc ñònh vaên baûn cuûa Ñaûng ñöôïc trình baøy goùc phaûi, doøng ñaàu, trang ñaàu baèng chöõ in hoa, kieåu chöõ ñöùng, ñaäm, chaân phöông, coù ñöôøng keû ngang phía döôùi daøi baèng doøng chöõ “ÑAÛNG COÄNG SAÛN VIEÄT NAM”, ñeå phaân caùch vôùi ñòa ñieåm vaø ngaøy thaùng naêm ban haønh vaên baûn. ÑAÛNG COÄNG SAÛN VIEÄT NAM 2. Teân cô quan ban haønh vaên baûn : Teân cô quan ban haønh vaên baûn laø thaønh phaàn theå thöùc xaùc ñònh taùc giaû vaên baûn. Teân cô quan ban haønh vaên baûn giuùp cho vieäc ñaêng kyù, tra tìm, trích daãn, chæ daãn vaên baûn ñöôïc thuaän lôïi, nhanh choùng. Teân cô quan ban haønh vaên baûn ñöôïc trình baøy ôû goùc treân, beân traùi, trang ñaàu cuûa vaên baûn ngang phaàn Tieâu ñeà cuûa vaên baûn. Neáu coù cô quan caáp treân thì teân cô quan caáp treân ñöôïc trình baøy ôû doøng treân baèng chöõ in hoa, kieåu chöõ ñöùng. Teân cô quan ban haønh vaên baûn ñöôïc trình baøy baèng chöõ in hoa, kieåu chöõ ñöùng, ñaäm. Cuï theå nhö sau : a) Vaên baûn cuûa Ñaïi hoäi Ñaûng caùc caáp : 14 ThS. Đặng Thanh Nam
  15. Ghi teân cô quan ban haønh vaên baûn laø Ñaïi hoäi Ñaûng boä caáp ñoù, ghi roõ Ñaïi hoäi ñaïi bieåu hay Ñaïi hoäi toaøn theå Ñaûng vieân laàn thöù maáy hoaëc thôøi gian cuûa nhieäm kyø. - Ñaïi hoäi Ñaûng toaøn quoác : + VB cuûa ñaïi hoäi : ÑAÏI HOÄI ÑAÏI BIEÅU TOAØN QUOÁC LAÀN THÖÙ . * + VB cuûa ñoaøn chuû tòch ñaïi hoäi : ÑAÏI HOÄI ÑAÏI BIEÅU TOAØN QUOÁC LAÀN THÖÙ . ÑOAØN CHUÛ TÒCH * - Ñaïi hoäi caùc Ñaûng boä tröïc thuoäc Trung öông : ÑAÏI HOÄI ÑAÏI BIEÅU ÑAÛNG BOÄ TÆNH LONG AN LAÀN THÖÙ * ÑAÏI HOÄI ÑAÏI BIEÅU ÑAÛNG BOÄ TÆNH LONG AN LAÀN THÖÙ ÑOAØN CHUÛ TÒCH * - Ñaïi hoäi Ñaûng boä caáp huyeän (quaän, thò xaõ, thaønh phoá thuoäc tænh) vaø töông ñöông : ÑAÏI HOÄI ÑAÏI BIEÅU ÑAÛNG BOÄ QUAÄN GOØ VAÁP LAÀN THÖÙ 15 ThS. Đặng Thanh Nam
  16. * ÑAÏI HOÄI ÑAÏI BIEÅU ÑAÛNG BOÄ QUAÄN PHUÙ NHUAÄN LAÀN THÖÙ ÑOAØN THÖ KYÙ * - Ñaïi hoäi Ñaûng boä cô sôû : + Ñaïi hoäi ñaïi bieåu Ñaûng vieân : ÑAÏI HOÄI ÑAÏI BIEÅU ÑAÛNG BOÄ PHÖÔØNG 17 NHIEÄM KYØ 1997-2002 * + Ñaïi hoäi toaøn theå Ñaûng vieân : ÑAÏI HOÄI ÑAÛNG BOÄ PHÖÔØNG 15 NHIEÄM KYØ 1997-2002 * b) Vaên baûn cuûa caáp uûy töø Trung öông ñeán cô sôû vaø chi boä hoaëc ñaûng boä boä phaän tröïc thuoäc ñaûng uûy cô sôû : - Vaên baûn cuûa Ban Chaáp haønh Trung öông Ñaûng, Boä Chính trò, Ban Bí thö : BAN CHAÁP HAØNH TRUNG ÖÔNG * - Vaên baûn cuûa Ban Chaáp haønh Ñaûng boä tænh, thaønh phoá, ñaûng boä tröïc thuoäc Trung öông vaø cuûa Ban Thöôøng vuï tænh uûy, thaønh uûy, Ñaûng uûy tröïc thuoäc trung öông ghi chung laø TÆNH UÛY, THAØNH UÛY, ÑAÛNG UÛY TÆNH UÛY ÑOÀNG NAI * THAØNH UÛY THAØNH PHOÁ HOÀ CHÍ MINH 16 ThS. Đặng Thanh Nam
  17. * ÑAÛNG UÛY QUAÂN SÖÏ TRUNG ÖÔNG * - Vaên baûn cuûa Ban Chaáp haønh Ñaûng boä huyeän, quaän vaø töông ñöông, vaên baûn cuûa Ban Thöôøng vuï huyeän uûy, quaän uûy vaø töông ñöông ghi chung laø HUYEÄN UÛY, QUAÄN UÛY, ÑAÛNG UÛY vaø teân Ñaûng boä caáp treân tröïc tieáp : ÑAÛNG BOÄ TÆNH BÌNH DÖÔNG HUYEÄN UÛY LAÙI THIEÂU * ÑAÛNG BOÄ TÆNH TIEÀN GIANG ÑAÛNG UÛY DAÂN – CHÍNH – ÑAÛNG * - Vaên baûn cuûa Ban Chaáp haønh Ñaûng boä cô sôû vaø Ban Thöôøng vuï Ñaûng uûy cô sôû ghi chung laø ÑAÛNG UÛY vaø teân Ñaûng boä caáp treân tröïc tieáp : ÑAÛNG BOÄ QUAÄN GOØ VAÁP ÑAÛNG UÛY PHÖÔØNG 7 * - Vaên baûn cuûa chi boä cô sôû, chi boä tröïc thuoäc ñaûng uûy cô sôû vaø chi boä tröïc thuoäc ñaûng uûy boä phaän ghi chung laø chi boä vaø teân ñaûng boä caáp treân tröïc tieáp: ÑAÛNG BOÄ PHÖÔØNG 17 CHI BOÄ KHU PHOÁ 11 * c) Vaên baûn cuûa caùc toå chöùc, cô quan Ñaûng ñöôïc laäp theo quyeát ñònh cuûa caáp uûy (Ñaûng ñoaøn, ban caùn söï Ñaûng, ban tham möu giuùp vieäc caáp uûy, caùc ban chæ ñaïo, tieåu ban, hoäi ñoàng hoaït ñoäng coù thôøi haïn cuûa caáp uûy) thì ghi teân cô quan ban haønh vaên baûn vaø teân caáp uûy maø cô quan ñoù tröïc thuoäc - Vaên baûn cuûa caùc Ban tham möu giuùp vieäc Trung öông : BAN CHAÁP HAØNH TRUNG ÖÔNG VAÊN PHOØNG * - Vaên baûn cuûa caùc Ñaûng ñoaøn tröïc thuoäc Trung öông Ñaûng : 17 ThS. Đặng Thanh Nam
  18. BAN CHAÁP HAØNH TRUNG ÖÔNG ÑAÛNG ÑOAØN HOÄI NOÂNG DAÂN VIEÄT NAM * - Vaên baûn cuûa caùc Ban caùn söï Ñaûng tröïc thuoäc Trung öông Ñaûng : BAN CHAÁP HAØNH TRUNG ÖÔNG BAN CAÙN SÖÏ ÑAÛNG BOÄ GIAÙO DUÏC – ÑAØO TAÏO * - Vaên baûn cuûa ban chæ ñaïo, tieåu ban, hoäi ñoàng tröïc thuoäc Trung öông : BAN CHAÁP HAØNH TRUNG ÖÔNG HOÄI ÑOÀNG LYÙ LUAÄN * - Vaên baûn cuûa caùc ban tham möu giuùp vieäc caáp uûy tænh, thaønh phoá tröïc thuoäc Trung öông : TÆNH UÛY BÌNH PHÖÔÙC BAN TOÅ CHÖÙC * - Vaên baûn cuûa ñaûng ñoaøn, ban caùn söï ñaûng tröïc thuoäc tænh uûy, thaønh uûy : THAØNH UÛY TP HOÀ CHÍ MINH ÑAÛNG ÑOAØN HOÄI ÑOÀNG NHAÂN DAÂN * - Vaên baûn cuûa tieåu ban, ban chæ ñaïo, hoäi ñoàng hoaït ñoäng coù thôøi haïn tröïc thuoäc tænh uûy, thaønh uûy : TÆNH UÛY LONG AN BAN CHÆ ÑAÏO TRUNG ÖÔNG 6 (2) * - Vaên baûn cuûa caùc Ban tham möu giuùp vieäc caáp uûy huyeän, quaän, thò xaõ, thaønh phoá thuoäc tænh (ghi teân caáp uûy ôû treân) : 18 ThS. Đặng Thanh Nam
  19. HUYEÄN UÛY LONG THAØNH BAN TOÅ CHÖÙC * - Vaên baûn do nhieàu cô quan phoái hôïp ban haønh ghi ñuû teân caùc cô quan cuøng ban haønh vaên baûn ñoù, teân cô quan chuû trì ghi tröôùc, giöõa teân caùc cô quan ban haønh coù gaïch noái : BAN CHAÁP HAØNH TRUNG ÖÔNG BAN TOÅ CHÖÙC – BAN TÖ TÖÔÛNG VAÊN HOÙA * 3. Soá vaø kyù hieäu vaên baûn. Soá cuûa vaên baûn laø soá thöù töï ñöôïc ghi lieân tuïc töø soá 01 cho moãi loaïi vaên baûn cuûa caáp uûy, UÛy ban Kieåm tra, ban tham möu giuùp vieäc caáp uûy, ñaûng ñoaøn, ban caùn söï ñaûng tröïc thuoäc caáp uûy ban haønh trong 1 nhieäm kyø cuûa caáp uûy ñoù. Soá thöù töï cuûa vaên baûn ñöôïc trình baøy baèng chöõ soá Aûraäp (1,2,3 .), kieåu chöõ ñöùng. Vaên baûn cuûa lieân cô quan ban haønh thì soá vaên baûn ñöôïc ghi theo cuøng loaïi vaên baûn cuûa 1 trong soá caùc cô quan tham gia ban haønh vaên baûn ñoù. Kyù hieäu vaên baûn goàm 2 nhoùm chöõ vieát taét cuûa teân theå loaïi vaên baûn vaø teân cô quan (hoaëc lieân cô quan) ban haønh vaên baûn ñoù. Kyù hieäu vaên baûn ñöôïc trình baøy baèng chöõ in hoa, kieåu chöõ ñöùng. Giöõa soá vaø kyù hieäu vaên baûn coù daáu gaïch ngang noái (-), giöõa teân loaïi vaên baûn vaø teân cô quan ban haønh vaên baûn coù daáu gaïch cheùo (/). Soá vaø kyù hieäu vaên baûn ñöôïc trình baøy caân ñoái döôùi teân cô quan ban haønh : TÆNH UÛY ÑOÀNG NAI * Soá 123-QÑ/TU 4. Ñòa ñieåm vaø ngaøy thaùng naêm ban haønh vaên baûn. Ñòa ñieåm ban haønh vaên baûn laø nôi cô quan ban haønh vaên baûn ñoùng truï sôû. Ngaøy thaùng naêm ban haønh vaên baûn laø ngaøy thaùng naêm vaên baûn ñöôïc kyù chính thöùc. Ñòa ñieåm vaø ngaøy thaùng naêm ban haønh vaên baûn giuùp cho vieäc ñaêng kyù tra tìm, trích daãn vaên baûn ñöôïc thuaän lôïi, nhanh choùng. 19 ThS. Đặng Thanh Nam
  20. Ñòa ñieåm vaø ngaøy thaùng naêm ban haønh vaên baûn ñöôïc trình baøy ôû trang ñaàu, phía phaûi, döôùi phaàn Tieâu ñeà, baèng chöõ in thöôøng, sau ñòa ñieåm coù daáu phaåy, khoâng duøng caùc daáu / - . thay theá caùc töø thaùng, naêm. Ñoái vôùi ngaøy döôùi 10 vaø thaùng 1, 2 phaûi theâm soá ‘0” phía tröôùc. Quy ñònh cuï theå veà vieäc trình baøy ñòa ñieåm vaø ngaøy thaùng naêm ban haønh vaên baûn nhö sau : - Vaên baûn cuûa caùc cô quan Ñaûng caáp Trung öông vaø cuûa caáp tænh, thaønh phoá tröïc thuoäc Trung öông thì ghi teân thaønh phoá, thò xaõ (tænh lî) maø cô quan ban haønh vaên baûn ñoùng truï sôû. Ví duï : Bieân Hoøa, ngaøy 09 thaùng 01 naêm 2004 - Vaên baûn cuûa caùc cô quan Ñaûng caáp huyeän, quaän, thò xaõ, thaønh phoá thuoäc tænh vaø cuûa caáp xaõ, phöôøng, thò traán thì ghi teân rieâng cuûa huyeän, quaän, thò xaõ, thaønh phoá, xaõ, phöôøng ñoù. Ví duï : Mang Thít, ngaøy 12 thaùng 11 naêm 2004 - Ñoái vôùi nhöõng ñòa danh haønh chính mang teân ngöôøi (Anh huøng daân toäc, lieät syõ, danh nhaân ), ñòa danh 01 aâm tieát (Hueá, Vinh ), ñòa danh theo soá thöù töï thì tröôùc teân ngöôøi, teân rieâng 01 aâm tieát, soá thöù töï ghi theâm caáp haønh chính cuûa ñòa ñieåm ban haønh vaên baûn laø thaønh phoá, huyeän, quaän, thò xaõ, xaõ, phöôøng, thò traán . Ví duï : Tp Hoà Chí Minh, ngaøy 19 thaùng 9 naêm 2005 Thaønh phoá Hueá, ngaøy 15 thaùng 9 naêm 2005 Quaän 12, ngaøy 9 thaùng 6 naêm 2005 Phöôøng Leâ Hoàng Phong, ngaøy 08 thaùng 7 naêm 2005 5. Teân loaïi vaø trích yeáu noäi dung vaên baûn. Teân loaïi vaên baûn laø teân goïi cuûa theå loaïi vaên baûn. Trích yeáu noäi dung vaên baûn laø phaàn toùm taét ngaén goïn, chính xaùc chuû ñeà cuûa noäi dung vaên baûn. Teân loaïi vaø trích yeáu noäi dung vaên baûn giuùp cho vieäc ñaêng kyù, tra tìm, trích daãn vaø giaûi quyeát vaên baûn ñöôïc thuaän lôïi, nhanh choùng. Teân loaïi vaên baûn ñöôïc trình baøy chính giöõa, baèng chöõ in hoa, kieåu chöõ ñöùng, ñaäm. Trích yeáu noäi dung cuûa vaên baûn coù teân loaïi ñöôïc trình baøy döôùi teân loaïi vaên baûn baèng chöõ in thöôøng, kieåu chöõ ñöùng, ñaäm. Trích yeáu coâng vaên trình baøy döôùi soá, kyù hieäu coâng vaên baèng chöõ in thöôøng, kieåu chöõ nghieâng. Ví duï : QUYEÁT ÑÒNH 20 ThS. Đặng Thanh Nam
  21. Coâng nhaän keát quaû phaân loaïi ñaûng vieân naêm 2004 SOÁ 159-CT/TU V/v taêng cöôøng coâng taùc giaùo duïc chính trò, tö töôûng cho ñaûng vieân 6. Noäi dung vaên baûn : Noäi dung vaên baûn laø phaàn theå hieän toaøn boä noäi dung cuï theå cuûa vaên baûn, phuø hôïp vôùi theå loaïi vaên baûn. Noäi dung vaên baûn trình baøy döôùi phaàn teân loaïi vaø trích yeáu noäi dung baèng chöõ in thöôøng, kieåu chöõ ñöùng, caên ñeàu leà phaûi, leà traùi. 7. Chöõ kyù, theå thöùc ñeà kyù vaø daáu cô quan ban haønh. Chöõ kyù laø daáu hieäu theå hieän traùch nhieäm vaø thaåm quyeàn cuûa ngöôøi kyù ñoái vôùi vaên baûn ñöôïc ban haønh. Khoâng kyù baèng buùt möïc ñoû, möïc deã phai maøu. Theå thöùc ñeà kyù laø daáu hieäu theå hieän thaåm quyeàn, chöùc vuï vaø hoï teân cuûa ngöôøi kyù vaên baûn . Vaên baûn phaûi ghi ñuùng, ñuû chöùc vuï ñöôïc baàu hoaëc ñöôïc boå nhieäm vaø hoï teân ngöôøi kyù. Thaåm quyeàn kyù coù : kyù thay maët, kyù thay, kyù thöøa leänh. Theå thöùc ñeà kyù ñöôïc trình baøy baèng chöõ in hoa, kieåu chöõ ñöùng, ñaäm. Chöùc vuï ngöôøi kyù ñöôïc trình baøy baèng chöõ in hoa, kieåu chöõ ñöùng. Hoï teân ngöôøi kyù ñöôïc trình baøy baèng chöõ in thöôøng, kieåu chöõ ñöùng, ñaäm. Ví duï : - T/M : T/M ÑOAØN CHUÛ TÒCH ÑAÏI HOÄI Nguyeãn Thaønh Sôn T/M TÆNH UÛY BÍ THÖ Nguyeãn Dieäu Linh - K/T : K/T TRÖÔÛNG BAN 21 ThS. Đặng Thanh Nam
  22. PHOÙ TRÖÔÛNG BAN Buøi Haø Giang - T/L : T/L BAN THÖÔØNG VUÏ CHAÙNH VAÊN PHOØNG Buøi Haûi Giang Daáu cô quan laø thaønh phaàn xaùc nhaän phaùp nhaân, thaåm quyeàn cuûa cô quan ban haønh vaên baûn. Daáu ñoùng treân vaên baûn phaûi ngay ngaén, cuøng chieàu, roõ neùt, truøm leân khoaûng 1/3 chöõ kyù phía beân traùi. Chöõ kyù cuûa ngöôøi coù thaåm quyeàn vaø daáu cô quan giuùp cho vaên baûn coù giaù trò phaùp lyù vaø hieäu löïc thi haønh. Chöõ kyù cuûa ngöôøi coù thaåm quyeàn vaø daáu cô quan ñöôïc theå hieän ôû goùc traùi, trang cuoái, döôùi phaàn noäi dung cuûa vaên baûn. Chöõ kyù, theå thöùc ñeà kyù vaø söû duïng daáu ñoái vôùi vaên baûn ñaïi hoäi vaø bieân baûn ñöôïc quy ñònh nhö sau : Vaên baûn cuûa ñaïi hoäi : vaên baûn cuûa Ñaïi hoäi Ñaûng boä hoaëc Ñoaøn Chuû tòch Ñaïi hoäi Ñaûng boä caùc caáp ban haønh do Ñoaøn Chuû tòch phaân coâng ngöôøi kyù. Vaên baûn ñöôïc ñoùng daáu Ñoaøn Chuû tòch Ñaïi hoäi Ñaûng boä. Tröôøng hôïp khoâng coù daáu Ñoaøn Chuû tòch Ñaïi hoäi thì duøng daáu caáp uûy ñeå xaùc nhaän chöõ kyù cuûa ngöôøi thay maët Ñoaøn Chuû tòch Ñaïi hoäi kyù. Bieân baûn ñaïi hoäi : Ñaïi hoäi Ñaûng boä, hoäi nghò caáp uûy, Ban Thöôøng vuï caáp uûy caùc caáp, ban caùn söï ñaûng caùc caáp vaø hoäi nghò caùn boä do caáp uûy, caùc ban, ñaûng ñoaøn, ban caùn söï ñaûng trieäu taäp ñeàu ghi bieân baûn chi tieát, baûn keát luaän cuûa hoäi nghò hoaëc bieân baûn keát luaän cuûa hoäi nghò. Bieân baûn chi tieát phaûi ñöôïc ngöôøi ghi bieân baûn kyù vaø ñöôïc ngöôøi laõnh ñaïo hoäi nghò, thöôøng tröïc caáp uûy hoaëc ngöôøi laõnh ñaïo cô quan ñaûng kyù xaùc nhaän noäi dung. Baûn keát luaän hoaëc bieân baûn keát luaän cuûa hoäi nghò phaûi ñöôïc ngöôøi chuû trì hoaëc tham gia chuû trì kyù xaùc nhaän noäi dung. 22 ThS. Đặng Thanh Nam
  23. Chöõ kyù cuûa ngöôøi xaùc nhaän noäi dung bieân baûn ñöôïc trình baøy ôû goùc phaûi, phía döôùi, trang cuoái cuûa bieân baûn. Chöõ kyù cuûa ngöôøi ghi bieân baûn ñöôïc trình baøy ôû goùc traùi, phía döôùi, trang cuoái cuûa bieân baûn. Ví duï : NGÖÔØI GHI BIEÂN BAÛN CHUÛ TRÌ HOÄI NGHÒ Caùc bieân baûn sau khi hoaøn chænh vaø coù ñuû chöõ kyù xaùc nhaän noäi dung ñeàu ñöôïc ñoùng daáu nhö caùc vaên baûn khaùc. Daáu ñoùng treân bieân baûn laø daáu cuûa cô quan toå chöùc ñaïi hoäi hoaëc hoäi nghò (daáu Ñoaøn Chuû tòch Ñaïi hoäi, caáp uûy, cô quan, toå chöùc ñaûng). Ñoái vôùi bieân baûn coù töø 02 trang trôû leân phaûi ñoùng daáu giaùp lai. 8. Nôi nhaän vaên baûn : Nôi nhaän vaên baûn laø phaàn ghi teân cô quan hoaëc caù nhaân nhaän vaên baûn vôùi muïc ñích vaø traùch nhieäm cuï theå : ñeå bieát, thöïc hieän, theo doõi, ñeå löu, Taát caû caùc vaên baûn ñeàu coù nôi nhaän chung ôû goùc traùi, phía döôùi, trang cuoái cuûa vaên baûn, thaáp hôn doøng theå thöùc ñeà kyù. Nôi nhaän vaên baûn (chöõ “nôi nhaän” vaø teân cô quan hoaëc caù nhaân nhaän vaên baûn) ñöôïc trình baøy baèng chöõ in thöôøng, kieåu chöõ ñöùng, döôùi chöõ “nôi nhaän” coù gaïch chaân. Teân cô quan, caù nhaân nhaän vaên baûn trình baøy döôùi chöõ “nôi nhaän”, saùt leà traùi, baét ñaàu baèng caùc gaïch ñaàu doøng. Ñoái vôùi Coâng vaên nôi nhaän ñöôïc trình baøy taïi 02 vò trí : vò trí thöù nhaát trình baøy nhö caùc vaên baûn coù teân loaïi khaùc, vò trí thöù hai ôû treân ñaàu noäi dung vaên baûn, sau chöõ “kính göûi”. Ví duï 1 : Nôi nhaän : - Tænh uûy (baùo caùo); - Caùc cô quan, toå chöùc ñaûng tröïc thuoäc (thöïc hieän); - Löu TC, VT. Ví duï 2 : Kính göûi : - Ban Toå chöùc Tænh uûy - Ban Tuyeân giaùo Tænh uûy III. CAÙC THAØNH PHAÀN THEÅ THÖÙC BOÅ SUNG 23 ThS. Đặng Thanh Nam
  24. Ngoaøi caùc thaønh phaàn theå thöùc baét buoäc, tuøy theo noäi dung vaø tính chaát töøng vaên baûn cuï theå, ngöôøi kyù vaên baûn coù theå quyeát ñònh boå sung caùc thaønh phaàn theå thöùc sau : 1.Daáu chæ möùc ñoä maät. Daáu chæ möùc ñoä maät laø daáu hieäu chæ roõ phaïm vi phoå bieán noäi dung vaên baûn, giuùp cho vieäc giöõ gìn bí maät noäi dung vaên baûn ñöôïc chaët cheõ. Daáu hieäu chæ möùc ñoä maät coù 03 möùc : maät, toái maät vaø tuyeät maät. Daáu chæ möùc ñoä maät ñöôïc ñaùnh maùy hoaëc ñoùng daáu döôùi thaønh phaàn Soá vaø kyù hieäu vaên baûn hoaëc döôùi trích yeáu noäi dung cuûa coâng vaên, baèng chöõ in hoa, kieåu chöõ ñöùng, ñaäm, coù vieàn khung hình chöõ nhaät. Ví duï 1 : Soá 21-QÑ/TU MAÄT Ví duï 2 : V/v giaûi quyeát ñôn khieáu naïi, toá caùo ñaûng vieân MAÄT 2. Daáu chæ möùc ñoä khaån. Daáu chæ möùc ñoä khaån laø daáu hieäu chæ roõ phaïm vi thôøi gian phaûi chuyeån giao vaø giaûi quyeát vaên baûn, giuùp cho vieäc chuyeån giao vaø giaûi quyeát vaên baûn ñöôïc nhanh choùng, kòp thôøi. Daáu hieäu chæ möùc ñoä khaån coù 03 möùc : khaån, thöôïng khaån vaø hoûa toác. Daáu chæ möùc ñoä khaån ñöôïc ñaùnh maùy hoaëc ñoùng daáu döôùi thaønh phaàn Soá vaø kyù hieäu vaên baûn hoaëc döôùi trích yeáu noäi dung cuûa coâng vaên hoaëc döôùi daáu chæ möùc ñoä maät (neáu coù), baèng chöõ in hoa, kieåu chöõ ñöùng, ñaäm. Ví duï1 : Soá 45-QÑ/TU KHAÅN Ví duï 2 : V/v trieån khai chæ ñaïo coâng taùc phoøng, choáng dòch cuùm gia caàm treân ñòa baøn tænh. 24 ThS. Đặng Thanh Nam
  25. KHAÅN 3. Chæ daãn veà phaïm vi phoå bieán, döï thaûo, taøi lieäu hoäi nghò. Ñoái vôùi nhöõng vaên baûn caàn phaûi chæ daãn phaïm vi phoå bieán, söû duïng thì chæ daãn phaïm vi phoå bieán, söû duïng vaên baûn ñöôïc trình baøy döôùi thaønh phaàn ñòa ñieåm, ngaøy thaùng naêm ban haønh vaên baûn, baèng chöõ in hoa, kieåu chöõ ñöùng, ñaäm. Ví duï : Myõ Tho, ngaøy 12 thaùng 6 naêm 2004 XONG HOÄI NGHÒ TRAÛ LAÏI Neáu vaên baûn coù quy ñònh khoâng ñöôïc phoå bieán treân caùc phöông tieän thoâng tin ñaïi chuùng thì phaûi ghi roõ “Khoâng ñaêng baùo, ñaøi” ôû phía döôùi, chính giöõa trang cuoái cuøng cuûa vaên baûn. Ñoái vôùi vaên baûn döï thaûo nhieàu laàn phaûi ghi ñuùng laàn döï thaûo. Chæ daãn veà döï thaûo ñöôïc trình baøy döôùi soá, kyù hieäu vaên baûn goàm coù : teân cô quan döï thaûo, döï thaûo laàn thöù . Vaên baûn cuûa cô quan khaùc ñöôïc söû duïng taïi hoäi nghò do caáp uûy trieäu taäp thì ghi “Taøi lieäu hoäi nghò ngaøy ” ñöôïc trình baøy döôùi ñòa ñieåm, ngaøy thaùng naêm ban haønh vaên baûn. Kyù hieäu chæ ngöôøi ñaùnh maùy, teân teäp vaên baûn vaø soá löôïng baûn phaùt haønh ñöôïc ghi taïi leà traùi chaân trang ñoái vôùi vaên baûn 01 trang (döôùi goùc phaàn nôi nhaän) vaø taïi leà traùi treân cuøng töø trang 02 ñeán trang cuoái ñoái vôùi vaên baûn nhieàu trang. IV. BAÛN SAO VAØ CAÙC THAØNH PHAÀN THEÅ THÖÙC BAÛN SAO : 1. Caùc loaïi baûn sao : Coù 03 loaïi baûn sao : - Sao nguyeân vaên baûn chính : laø sao nguyeân vaên töø baûn chính do cô quan ban haønh baûn chính ñoù nhaân sao vaø phaùt haønh. - Sao luïc : laø baûn sao laïi toaøn vaên vaên baûn cuûa cô quan khaùc do cô quan nhaän vaên baûn ñöôïc pheùp nhaân sao vaø phaùt haønh. - Baûn trích sao : laø baûn sao laïi moät phaàn noäi dung töø baûn chính do cô quan ban haønh baûn chính hoaëc cô quan löu ñang quaûn lyù baûn chính thöïc hieän. 2. Caùc hình thöùc sao : - Sao thoâng thöôøng : laø hình thöùc sao baèng caùch vieát laïi hay ñaùnh maùy laïi noäi dung caàn sao. 25 ThS. Đặng Thanh Nam
  26. - Sao photocopy : laø hình thöùc sao chuïp laïi vaên baûn baèng maùy photocopy, maùy FAX hoaëc caùc thieát bò chuïp aûnh khaùc. 3. Theå thöùc baûn sao vaø caùch trình baøy : Ñeå ñaûm baûo giaù trò phaùp lyù vaø hieäu löïc thi haønh, caùc loaïi baûn sao phaûi coù ñuû caùc thaønh phaàn theå thöùc baûn sao vaø ñöôïc trình baøy döôùi ñöôøng phaân caùch vôùi noäi dung ñöôïc sao, cuï theå nhö sau : - Teân cô quan sao vaên baûn ñöôïc trình baøy ôû goùc treân, beân traùi, döôùi ñöôøng phaân caùch, baèng chöõ in hoa, ñuùng. - Soá vaø kyù hieäu baûn sao : caùc baûn sao ñöôïc laáy soá chung theo 01 nhieäm kyø, kyù hieäu caùc loaïi baûn sao ñöôïc ghi chung laø BS (baûn sao). Chöõ “Soá” vaø kyù hieäu baûn sao ñöôïc trình baøy döôùi teân cô quan sao vaên baûn, baèng chöõ in hoa, soá thöù töï cuûa baûn sao ñöôïc trình baøy baèng chöõ soá AÛ raäp. - Ñòa ñieåm, ngaøy thaùng naêm sao vaên baûn ñöôïc trình baøy ôû goùc treân, beân phaûi, döôùi ñöôøng phaân caùch, baèng chöõ thöôøng. - Chæ daãn loaïi baûn sao : “Sao nguyeân vaên baûn chính”, “Sao luïc” hoaëc “Trích sao” ñöôïc trình baøy döôùi thaønh phaàn ñòa ñieåm, ngaøy thaùng naêm sao vaên baûn, baèng chöõ thöôøng. - Chöõ kyù, theå thöùc ñeà kyù baûn sao vaø daáu cô quan sao vaên baûn ñöôïc trình baøy döôùi phaàn chæ daãn baûn sao. Theå thöùc ñeà kyù baûn sao (thaåm quyeàn, chöùc vuï cuûa ngöôøi kyù baûn sao) ñöôïc trình baøy baèng chöõ in hoa, hoï teân ngöôøi kyù baûn sao ñöôïc trình baøy baèng chöõ thöôøng. - Nôi nhaän baûn sao vaø muïc ñích sao göûi neáu caàn (ñeå thi haønh, ñeå phoå bieán ) ñöôïc trình baøy döôùi soá vaø kyù hieäu baûn sao. V.YEÂU CAÀU KYÕ THUAÄT TRÌNH BAØY VAÊN BAÛN : 1. Khoå giaáy : Vaên baûn ñöôïc ñaùnh maùy hoaëc in treân giaáy traéng tieâu chuaån A4 (210x297mm), sai soá cho pheùp + 02mm. 2. Vuøng trình baøy vaên baûn : - Maët tröôùc : + Caùch meùp treân trang giaáy : 25mm + Caùch meùp döôùi trang giaáy : 25mm + Caùch meùp traùi trang giaáy : 35mm 26 ThS. Đặng Thanh Nam
  27. + Caùch meùp phaûi trang giaáy : 15mm - Maët sau (neáu in 02 maët) + Caùch meùp treân trang giaáy : 25mm + Caùch meùp döôùi trang giaáy : 25mm + Caùch meùp traùi trang giaáy : 15mm + Caùch meùp phaûi trang giaáy : 35mm 3. Ñaùnh soá trang vaên baûn : Vaên baûn coù nhieàu trang thì töø trang thöù 2 phaûi ñaùnh soá trang baèng chöõ soá AÛ raäp caùch meùp treân trang giaáy 10mm vaø caùch ñeàu 02 meùp traùi, phaûi cuûa phaàn coù chöõ. 4. Ñaùnh soá phuï luïc vaên baûn : Nhöõng vaên baûn coù 02 phuï luïc trôû leân thì phaûi ghi soá thöù töï cuûa phuï luïc baèng chöõ soá La Maõ. CHÖÔNG IV TOÅ CHÖÙC QUAÛN LYÙ VAÊN BAÛN TRONG HEÄ THOÁNG CÔ QUAN ÑAÛNG I.TOÅ CHÖÙC QUAÛN LYÙ VAØ GIAÛI QUYEÁT VAÊN BAÛN ÑEÁN 1.Khaùi nieäm, yeâu caàu : Khaùi nieäm : Vaên baûn ñeán laø vaên baûn, giaáy tôø, ñôn thö cô quan nhaän ñöôïc töø caùc nôi khaùc göûi ñeán. Yeâu caàu : - Thoáng nhaát vieäc tieáp nhaän vaên baûn ñeán taïi boä phaän vaên thö cô quan. - Hôïp lyù hoùa quaù trình luaân chuyeân vaên baûn ñeán, theo doõi chaët cheõ vieäc giaûi quyeát vaên baûn ñeán ñaûm baûo nhanh choùng, kòp thôøi. - Quaûn lyù vaên baûn chaët cheõ, baûo ñaûm giöõ gìn bí maät noäi dung vaên baûn. - Baûo quaûn vaø thu hoài ñaày ñuû caùc vaên baûn cô quy ñònh phaûi thu hoài. 2. Noäi dung : 2.1 Tieáp nhaän vaên baûn ñeán : 27 ThS. Đặng Thanh Nam
  28. Ñeå quaûn lyù chaët cheõ caùc vaên baûn ñeán, taát caû caùc vaên baûn, ñôn thö göûi ñeán cô quan baèng ñöôøng böu ñieän, chuyeån tröïc tieáp hay do caùn boä ñi coâng taùc ñem veà hoaëc do phaân phaùt trong hoäi nghò ñeàu phaûi taäp trung taïi boä phaän vaên thö cô quan laøm thuû tuïc tieáp nhaän. Khi tieáp nhaän phaûi kieåm tra kyõ daáu nieâm phong (neáu coù), ñoái chieáu soá kyù hieäu ghi treân bì vôùi soå giao nhaän roài môùi kyù nhaän. Khi môû bì phaûi caån thaän, khoâng ñöôïc laøm raùch vaên baûn, khoâng boû soùt vaên baûn. Ñoái chieáu soá kyù hieäu treân bì vôùi soá kyù hieäu ghi treân vaên baûn. Vaên thö khoâng môû nhöõng bì ghi roõ teân ngöôøi nhaän hoaëc coù daáu “Chængöôøi coù teân môû bì”, vaên baûn maät. Giöõ laïi caû phong bì caùc vaên baûn sau : - Ñoä maät, khaån hoaëc soá kyù hieäu treân bì vaø treân vaên baûn khoâng thoáng nhaát. - Ngaøy göûi vaø ngaøy nhaän caùch nhau quaù xa. - Vaên baûn coù daáu hieäu khaån, hoûa toác, coù heïn giôø. - Thö töø nöôùc ngoaøi göûi veà. - Ñôn thö cuûa caùn boä, nhaân daân. 2.2 Ñoùng daáu ñeán : Daáu ñeán laø daáu hieäu xaùc nhaän vaên baûn ñaõ qua vaên thö cô quan tieáp nhaän vaø ñaêng kyù quaûn lyù. Daáu ñeán ñoùng ôû goùc traùi, trang ñaàu, döôùi soá kyù hieäu vaên baûn ñeán, ñoái vôùi nhöõng vaên baûn nhaân vieân vaên thö khoâng ñöôïc môû bì thì daáu ñeán ñöôïc ñoùng leân phong bì. Daáu ñeán coù kích thöôùc 3x5cm vaø coù caùc thaønh phaàn : teân cô quan, soá ñeán, ngaøy ñeán, chuyeån, löu hoà sô soá . TEÂN CÔ QUAN Soá : Ñeán ngaøy : Chuyeån : Löu hoà sô soá : . 28 ThS. Đặng Thanh Nam
  29. 2.3 Ñaêng kyù vaên baûn ñeán : Hieän nay coù nhieàu phöông tieän duøng ñeå ñaêng kyù vaên baûn ñeán nhö : soå ñaêng kyù vaên baûn ñeán, theû, maùy vi tính Ñaêng kyù vaên baûn ñeán laø nhaèm quaûn lyù chaët cheõ caùc vaên baûn ñeán cô quan, ñoàng thôøi giuùp cho vieäc tra tìm, theo doõi giaûi quyeát vaên baûn ñeán ñöôïc thuaän lôïi. Neáu ñaêng kyù baèng soå, theo coâng vaên 28-CV/LT cuûa Cuïc Löu tröõ Vaên phoøng Trung öông Ñaûng ngaøy15/9/1995 caùc cô quan, toå chöùc ñaûng phaûi laäp caùc soå nhö sau : - Tænh uûy, thaønh uûy moãi naêm laäp 03 soå (ñaùnh soá ñeán rieâng) : 01 soå (A) ñaêng kyù vaên baûn cuûa Trung öông, caùc ban Trung öông, Quoác hoäi, Chính phuû, caùc cô quan Boä, ngaønh, ñoaøn theå Trung öông, tænh baïn göûi ñeán. 01 soå (B) ñaêng kyù vaên baûn cuûa caùc cô quan Ñaûng trong tænh göûi ñeán (ban, baùo, tröôûng chính trò, Ñaûng uûy, Ñaûng ñoaøn, ban caùn söï, huyeän, thò, quaän uûy). 01 soå (C) ñaêng kyù vaên baûn cuûa caùc cô quan chính quyeàn trong tænh (UBND, sôû, ) - Uyû ban Kieåm tra tænh, thaønh uûy moãi naêm laäp 2 soå (ñaùnh soá rieâng) : 01 soå (A) ñaêng kyù vaên baûn cuûa caùc cô quan göûi ñeán. 01 soå (B) ñaêng kyù ñôn thö. - Vaên phoøng, caùc ban, baùo, tröôøng, tröïc thuoäc tænh uûy, thaønh uûy moãi naêm laäp 01 soå ñaêng kyù vaên baûn ñeán, ñaêng kyù chung cho taát caû caùc vaên baûn cuûa caùc cô quan göûi ñeán. - Vaên baûn maät ñaêng kyù 1 soå rieâng. - Huyeän, thò uûy, Ñoaøn Thanh nieân, moãi naêm laäp 1 soå ñaêng kyù chung. Maãu soå vaø caùch ñaêng kyù : 11 coät Ngaøy, thaùng Soá Coâng vaên ñeán Löu hoà Ghi naêm ñeán sô soá chuù Taùc giaû Soá, Ngaøy, Teân goïi vaø Soá Soá Chuyeån thaùng trích yeáu trang baûn cho ai kyù hieäu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 29 ThS. Đặng Thanh Nam
  30. Caùch ghi caùc coät : Coät 1 : Ghi ngaøy thaùng naêm vaên thö cô quan nhaän ñöôïc vaên baûn ñeán. Coät 2 : Ghi soá thöù töï vaên baûn ñeán cô quan (theo töøng soå). Coät 3 : Ghi teân cô quan ban haønh vaên baûn ñeán (khoâng ghi teân cô quan caáp treân). Coät 4 : Ghi soá vaø kyù hieäu vaên baûn ñeán. Coät 5 : Ghi ngaøy thaùng naêm cuûa vaên baûn ñeán. Coät 6 : Ghi teân loaïi vaø trích yeáu noäi dung cuûa vaên baûn ñeán. Coät 7 : Ghi soá trang cuûa vaên baûn ñeán. Coät 8 : Ghi soá baûn cuûa vaên baûn ñeán. Coät 9 : Ghi teân caù nhaân hoaëc teân boä phaän (ñôn vò) nhaän vaên baûn ñeán ñeå giaûi quyeát. Coät 10 : Ghi soá vaø kyù hieäu hoà sô chöùa ñöïng vaên baûn ñeán sau khi ñaõ ñöôïc giaûi quyeát xong. Coät 11 : Ghi nhöõng ñieàu caàn thieát khaùc nhö möùc ñoä khaån, baûn keøm (neáu coù), cô quan sao vaên baûn ñeå göûi. Ñoái vôùi vaên baûn ñeán coù daáu hieäu chæ möùc ñoä maät phaûi ñaêng kyù vaøo soå rieâng, maãu soå gioáng nhö soå treân nhöng coù theâm coät möùc ñoä maät sau coät 4 (soá vaø kyù hieäu vaên baûn). Caùc möùc ñoä maät ñöôïc ghi theo kyù hieäu : A – tuyeät maät, B – toái maät, C – maät. 2.3 Phaân phoái, theo doõi giaûi quyeát vaên baûn ñeán : Taát caû caùc vaên baûn ñeán sau khi ñaõ ñaêng kyù ñeàu phaûi chuyeån cho Chaùnh hoaëc Phoù vaên phoøng xem xeùt vaø phaân phoái. Vaên thö caên cöù vaøo yù kieán phaân phoái chuyeån giao vaên baûn ñeán tay ngöôøi coù traùch nhieäm nhaän vaø giaûi quyeát. Nhöõng vaên baûn caàn sao phaûi coù yù kieán pheâ duyeät cuûa Chaùnh Vaên phoøng, baûn chính ñöôïc löu taïi Vaên thö cô quan. Nhöõng vaên baûn göûi ñeán xin yù kieán hoaëc vaên baûn coù yeâu caàu veà thôøi haïn traû lôøi, thôøi haïn giaûi quyeát Vaên thö phaûi laäp soå theo doõi. Soå theo doõi giaûi quyeát vaên baûn ñeán coù 10 coät : soá TT, ngaøy thaùng naêm ñaêng kyù theo doõi, soá kyù hieäu coâng vaên ñeán, ngaøy thaùng naêm coâng vaên ñeán, nôi göûi coâng vaên, toùm taét noäi dung xin yù kieán, nôi xin yù kieán, thôøi haïn hoaøn thaønh, keát quaû giaûi quyeát, ghi chuù. 30 ThS. Đặng Thanh Nam
  31. Nhöõng vaên baûn caàn luaân chuyeån töø boä phaän naøy sang boä phaän khaùc, töø ngöôøi naøy sang ngöôøi khaùc hoaëc chuyeån sang cô quan khaùc ñeàu phaûi qua vaên thö cô quan laøm thuû tuïc chuyeån tieáp vaø vaên thö phaûi coù traùch nhieäm theo doõi chaët cheõ vieäc luaân chuyeån vaên baûn ñeán. Khi chuyeån giao vaên baûn ñeán phaûi laäp soå chuyeån giao vaên baûn, goàm coù 5 coät : ngaøy thaùng, soá ñeán, ñôn vò (ngöôøi) nhaän coâng vaên, kyù nhaän, ghi chuù. II. TOÅ CHÖÙC QUAÛN LYÙ VAÊN BAÛN ÑI. 1. Khaùi nieäm, yeâu caàu : Khaùi nieäm : Vaên baûn ñi laø caùc vaên baûn, taøi lieäu do cô quan, toå chöùc ñaûng laøm ra vaø göûi cho nôi khaùc. Yeâu caàu : - Thoáng nhaát vieäc phaùt haønh vaø löu giöõ vaên baûn ñi ôû boä phaän Vaên thö . - Hôïp lyù hoùa quaù trình luaân chuyeån vaên baûn ñi, quaûn lyù chaët cheõ, giöõ gìn bí maät vaên baûn. - Baûo quaûn saïch seõ vaø thu hoài ñaày ñuû vaø ñuùng haïn caùc vaên baûn coù quy ñònh thu hoài. 2. Noäi dung : 2.1 Ñaùnh maùy, ñoïc soaùt vaên baûn : Taát caû caùc vaên baûn do cô quan ban haønh phaûi ñaûm baûo ñaày ñuû nhöõng thaønh phaàn cuûa theå thöùc môùi coù giaù trò phaùp lyù, do ñoù treân nhöõng baûn goác ñöa ñaùnh maùy caàn ghi roõ : tieâu ñeà, teân cô quan ban haønh vaên baûn, ñòa ñieåm ngaøy thaùng naêm ban haønh vaên baûn, soá vaø kyù hieäu vaên baûn, teân loaïi vaø trích yeáu noäi dung cuûa vaên baûn, nôi nhaän vaên baûn, ngöôøi kyù vaên baûn, ñoä maät, ñoä khaån, thôøi haïn thu hoài (neáu caàn), soá löôïng baûn caàn ñaùnh maùy vaø phaûi coù chöõ kyù duyeät cuûa Chaùnh Vaên phoøng hoaëc Tröôûng phoøng haønh chính. Neâu roõ yeâu caàu veà soá löôïng baûn vaø thôøi gian hoaøn thaønh, caùch trình baøy (1hoaëc 2 maët, thöa doøng, ). Khi giao nhaän taøi lieäu ñeå ñaùnh maùy caàn ñaêng kyù vaøo soå coù 11 coät : Soá TT, ngaøy thaùng nhaän baûn thaûo, hoï teân ngöôøi giao baûn thaûo, teân goïi vaø trích yeáu, soá löôïng trang baûn thaûo, soá baûn ñaùnh maùy, soá trang ñaùnh maùy, ngöôøi ñaùnh maùy, ngaøy traû, kyù nhaän, ghi chuù. Caùch ghi : Coät 1 : Ghi soá thöù töï baûn thaûo ñöa ñaùnh maùy trong 01 naêm. 31 ThS. Đặng Thanh Nam
  32. Coät 2 : Ghi ngaøy thaùng naêm nhaän baûn thaûo ñeå ñaùnh maùy. Coät 3 : Ghi hoï vaø teân caùn boä tröïc tieáp giao baûn thaûo ñeå ñaùnh maùy. Coät 4 : Ghi chính xaùc, ñaày ñuû teân loaïi vaø trích yeáu noäi dung cuûa baûn thaûo. Coät 5 : Ghi soá löôïng trang baûn thaûo. Coät 6 : Ghi soá löôïng baûn yeâu caàu ñaùnh maùy. Coät 7 : Ghi toång soá trang vaên baûn ñaõ ñöôïc ñaùnh maùy hoaëc in. Coät 8 : Ghi teân ngöôøi ñaùnh maùy hoaëc in vaên baûn (neáu cô quan chæ coù 01 ngöôøi ñaùnh maùy thì trong soå boû coät naøy. Coät 9 : Ghi ngaøy thaùng naêm traû vaên baûn ñaõ ñöôïc ñaùnh maùy hoaëc in xong Coät 10 : Ngöôøi nhaän vaên baûn ñaõ ñaùnh maùy (in) kyù nhaän. Coät 11 : Ghi nhöõng ñieàu caàn thieát neáu ngöôøi ñöa baûn thaûo yeâu caàu nhö trình baøy thöa doøng, sít doøng, 02 maët hoaëc 01 maët Soå giao nhaän taøi lieäu ñaùnh maùy hoaëc in giuùp cho ngöôøi phuï traùch coâng taùc ñaùnh maùy in aán vaên baûn cuûa cô quan quaûn lyù ñöôïc khoái löôïng coâng vieäc cuûa caùc nhaân vieân, quaûn lyù chaët cheõ vaên phoøng phaåm ñoàng thôøi taïo ñöôïc moái quan heä coâng taùc toát giöõa caùc boä phaän, ñôn vò trong cô quan. Ngöôøi ñaùnh maùy (in) coù traùch nhieäm quaûn lyù chaët cheõ caùc vaên baûn, taøi lieäu giao cho mình ñaùnh maùy (in), giöõ gìn bí maät noäi dung cuûa caùc vaên baûn ñoù, ñaûm baûo chính xaùc veà noäi dung vaên baûn (ñaùnh maùy trung thöïc vôùi baûn thaûo ñaõ ñöôïc duyeät), ñaùnh maùy (in) ñuùng soá löôïng baûn , ñaûm baûo veà thôøi haïn ñaùnh maùy. Trong khi ñaùnh maùy neáu thaáy ñieåm naøo chöa roõ, ngöôøi ñaùnh maùy khoâng ñöôïc töï yù söûa chöõa, khi phaùt hieän nhöõng sai soùt hoaëc thaáy chöa roõ phaûi hoûi laïi ngöôøi ñöa baûn thaûo hoaëc tröôûng phoøng haønh chính ñeå giaûi quyeát. Vaên baûn, taøi lieäu ñaõ ñöôïc ñaùnh maùy phaûi ñuùng vôùi baûn thaûo ñaõ ñöôïc duyeät, ñöôïc trình baøy theo ñuùng theå thöùc vaø maãu trình baøy do caùc cô quan, toå chöùc Ñaûng coù thaåm quyeàn quy ñònh. Ñoái vôùi vaên baûn maät, caàn cöû ngöôøi ñaùnh maùy rieâng, sau khi ñaùnh maùy (in) xong phaûi kieåm tra vaø huûy caùc tôø giaáy neán, nhöõng trang ñaùnh maùy (in) thöøa, hoûng. Ngöôøi ñaùnh maùy coù traùch nhieäm doø soaùt baûn ñaùnh maùy (in) nhaèm ñaûm baûo baûn ñaùnh maùy ñuùng nhö baûn thaûo. Vaên baûn thuoäc ñôn vò naøo thì ngöôøi phuï traùch ñôn vò ñoù hoaëc ngöôøi tröïc tieáp theo doõi coâng vieäc neâu trong vaên baûn ñoïc soaùt laïi noäi dung vaên baûn laàn cuoái tröôùc khi trình kyù. 32 ThS. Đặng Thanh Nam
  33. 2.2 Trình kyù, ñoùng daáu : Sau khi vaên baûn ñaõ ñöôïc ñaùnh maùy (in) xong vaên thö coù traùch nhieäm kieåm tra theå thöùc vaên baûn laàn cuoái vaø trình thuû tröôûng cô quan hoaëc ngöôøi coù thaåm quyeàn kyù vaên baûn cuûa cô quan kyù. Ngöôøi coù thaåm quyeàn kyù vaên baûn cuûa cô quan phaûi kyù ñuùng nhö chöõ kyù ñaõ ñöôïc cô quan giôùi thieäu vôùi caùc cô quan caáp treân vaø caùc cô quan coù lieân quan. Khoâng kyù baèng buùt chì, buùt möïc ñoû, möïc deã phai maøu. Caùn boä vaên thö ñöôïc giao traùch nhieäm giöõ daáu cuûa cô quan, phaûi töï tay ñoùng daáu leân vaên baûn. Caên cöù vaøo quy ñònh veà quyeàn haïn kyù vaên baûn cuûa cô quan, vaên thö kieåm tra, ñoái chieáu chöõ kyù treân vaên baûn vôùi chöõ kyù maãu, neáu thaáy coù ñieåm naøo khaùc vôùi chöõ kyù maãu phaûi kòp thôøi baùo caùo vôùi ngöôøi coù traùch nhieäm xem xeùt, giaûi quyeát. Daáu ñöôïc ñoùng truøm leân khoaûng 1/3 chöõ kyù, phía beân traùi. Chæ ñoùng daáu leân nhöõng vaên baûn ñaõ coù chöõ kyù hôïp leä cuûa ngöôøi coù thaåm quyeàn, khoâng ñoùng daáu leân nhöõng vaên baûn chöa coù chöõ kyù hoaëc chöõ kyù khoâng hôïp leä. khoâng ñoùng daáu vaøo giaáy traéng, giaáy giôùi thieäu chöa ghi roõ noäi dung söû duïng, ngöôøi söû duïng Caùn boä vaên thö coù traùch nhieäm quaûn lyù con daáu cuûa cô quan chaët cheõ, söû duïng daáu ñuùng quy ñònh cuûa cô quan. Khi ngöôøi giöõ daáu cuûa cô quan nghæ daøi ngaøy, cô quan phaûi cöû ngöôøi khaùc thay vaø coù bieân baûn baøn giao ñaày ñuû, roõ raøng. 2.3 Ñaêng kyù vaên baûn ñi : Taát caû caùc vaên baûn chính thöùc cuûa cô quan göûi ñi ñeàu do vaên thö cô quan thoáng nhaát cho soá theo töøng loaïi vaên baûn vaø ñaêng kyù theo quy ñònh. Hieän nay coù nhieàu phöông tieän ñeå ñaêng kyù vaên baûn ñi nhö : soå, theû, maùy vi tính Neáu cô quan duøng soå ñeå ñaêng kyù vaên baûn ñi, tuøy theo soá löôïng vaên baûn cuûa cô quan ban haønh trong 01 nhieäm kyø nhieàu hay ít ñeå laäp caùc soå ñaêng kyù vaên baûn ñi cho phuø hôïp. Nhöõng loaïi vaên baûn coù soá löôïng nhieàu nhö Coâng vaên thì laáy rieâng 01 heä thoáng soá, Quyeát ñònh, Quy ñònh, Quy cheá thì laáy chung 01 heä thoáng soá, caùc loaïi vaên baûn khaùc coù soá löôïng ít hôn thì coù theå duøng chung 01 soå trong ñoù chia thaønh nhieàu phaàn, moãi phaàn ñaêng kyù 01 loaïi vaên baûn. Giaáy giôùi thieäu, giaáy ñi ñöôøng ñaêng kyù rieâng. Soå ñaêng kyù vaên baûn ñi giuùp cho vieäc quaûn lyù vaên baûn ñöôïc chaët cheõ, laáy soá cho vaên baûn ñöôïc chính xaùc, ñoàng thôøi giuùp cho vieäc tra tìm vaên baûn ñöôïc thuaän lôïi. Vieäc laäp soå ñaêng kyù vaên baûn ñi cuûa caùc cô quan thöôøng ñöôïc quy ñònh nhö sau : 33 ThS. Đặng Thanh Nam
  34. Ñoái vôùi tænh uûy, thaønh uûy moãi nhieäm kyø duøng 03 soå : 01 soå ñaêng kyù Quyeát ñònh, Quy ñònh, Quy cheá (ghi soá chung). 01 soå chia thaønh nhieàu phaàn, moãi phaàn ñaêng kyù 01 loaïi vaên baûn nhö Nghò quyeát, Chæ thò, Thoâng tri, Thoâng baùo, Tôø trình, Ñeà aùn 01 soå ñaêng kyù Coâng vaên (ghi soá chung) : coâng vaên trao ñoåi, coâng vaên môøi hoïp - Ñoái vôùi UÛy ban Kieåm tra tænh uûy, thaønh uûy moãi nhieäm kyø laäp 02 soå : 01 soå ñaêng kyù Nghò quyeát nhaân söï. 01 soå ñaêng kyù caùc loaïi vaên baûn khaùc (chia nhieàu phaàn, moãi phaàn 01 loaïi). - Ñoái vôùi Ban Toå chöùc tænh uûy, thaønh uûy moãi naêm laäp 02 soå : 01 soå ñaêng kyù Quyeát ñònh. 01 soå ñaêng kyù caùc loaïi vaên baûn khaùc ( nhieàu phaàn, moãi phaàn 01 loaïi). - Ñoái vôùi Vaên phoøng tænh uûy, caùc ban moãi naêm laäp 01 soå chia nhieàu phaàn. - Ñoái vôùi quaän uûy, huyeän uûy moãi nhieäm kyø laäp 01 soå chia nhieàu phaàn - Vaên phoøng quaän uûy, huyeän uûy, baùo, ñaøi moãi naêm laäp 01 soå chia nhieàu phaàn Maãu soå theo quy ñònh cuûa Cuïc Löu tröõ Vaên phoøng Trung öông Ñaûng goàm coù 10 coät, caùch ghi caùc coät nhö sau : Ngaøy Soá kyù Trích Ngöoøi kyù Soá Soá baûn Nôi Löu HS Ghi thaùng hieäu yeáu trang nhaän soá chuù naêm Baûn Baûn chính sao 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Coät 1 : Ghi ngaøy thaùng naêm cuûa vaên baûn. Coät 2 : Ghi soá vaø kyù hieäu cuûa vaên baûn. Coät 3 : Ghi ñaày ñuû, chính xaùc trích yeáu noäi dung cuûa vaên baûn. Coät 4 : Ghi hoï vaø teân ngöôøi kyù baûn chính. Coät 5 : Ghi hoï vaø teân ngöôøi kyù baûn sao. 34 ThS. Đặng Thanh Nam
  35. Coät 6 : Ghi soá trang cuûa moät baûn ñaõ ñöôïc ñaùnh maùy (in) xong. Coät 7 : Ghi soá löôïng baûn ñaõ ñöôïc ñaùnh maùy (in) xong. Coät 8 : Ghi nôi nhaän vaên baûn (keå caû nôi löu). Coät 9 : Ghi soá vaø kyù hieäu hoà sô löu (neáu cô quan ñaõ coù danh muïc hoà sô). Coät 10 : Ghi nhöõng ñieàu caàn thieát nhö vaên baûn caàn thu hoài, vaên baûn caàn theo doõi, möùc ñoä khaån Vaên baûn maät ñaêng kyù vaøo soå rieâng, maãu soå gioáng nhö soå naøy nhöng theâm coät möùc ñoä maät sau coät soá vaø kyù hieäu vaên baûn. Ghi theo kyù hieäu : A – tuyeät maät, B – toái maät, C – maät. Khi ñaêng kyù phaûi ghi ñaày ñuû, chính xaùc, roõ raøng, saïch ñeïp caùc coät trong soå. Soå ñaêng kyù vaên baûn ñi ñöôïc in saün theo maãu thoáng nhaát cuûa Cuïc Löu tröõ Vaên phoøng Trung öông Ñaûng nhö treân. Tröôùc khi söû duïng phaûi ñöôïc Chaùnh Vaên phoøng hoaëc tröôûng phoøng haønh chính kyù vaø ñoùng daáu cô quan vaøo trang ñaàu cuûa soå. 2.4 Chuyeån giao vaên baûn ñi : Sau khi ñaõ ñaêng kyù, taát caû caùc vaên baûn göûi ñi ñeàu do vaên thö cô quan laøm thuû tuïc göûi ñi theo ñuùng nôi nhaän ñaõ ghi treân vaên baûn. Ñeå traùnh göûi soùt hoaëc göûi truøng laëp vaên baûn, moãi cô quan caàn laäp danh saùch nhöõng cô quan, toå chöùc thöôøng xuyeân nhaän vaên baûn cuûa cô quan mình, trình chaùnh vaên phoøng duyeät. Vieäc thöïc hieän caùc thuû tuïc göûi ñi caàn ñöôïc ñaûm baûo nhanh choùng, chính xaùc, nhaát laø nhöõng vaên baûn coù daáu hieäu chæ möùc ñoä khaån. Treân phong bì phaûi ghi ñaày ñuû, chính xaùc teân cô quan göûi vaên baûn, soá vaø kyù hieäu cuûa caùc vaên baûn coù trong phong bì, teân cô quan, toå chöùc hoaëc caù nhaân nhaän vaên baûn, ñòa chæ cuûa cô quan, toå chöùc hoaëc caù nhaân ñoù. Ñoái vôùi caùc vaên baûn maät khi göûi phaûi keøm theo phieáu göûi, phaûi laøm 02 phong bì, bì trong ñoùng daáu chæ möùc ñoä maät : maät, toái maät, tuyeät maät (ñoùng daáu kyù hieäu chæ ñoä maät A, B, C), bì ngoaøi ghi nhö vaên baûn thöôøng. Nhöõng vaên baûn coù möùc ñoä tuyeät maät, chæ ngöôøi coù teân môùi ñöôïc môû bì phaûi duøng daáu “Rieâng ngöôøi coù teân môû bì”. Khi giao nhaän vaên baûn göûi qua ñöôøng böu ñieän hay chuyeån tröïc tieáp ñeàu phaûi ñaêng kyù vaøo Soå chuyeån giao vaên baûn ñi coù kyù nhaän ñaày ñuû, roõ raøng. Soå chuyeån giao vaên baûn ñi 6 coät : Ngaøy Soá, kyù hieäu Soá löôïng bì Nôi nhaän, Kyù nhaän Ghi chuù 35 ThS. Đặng Thanh Nam
  36. thaùng CV ngöôøi nhaän CV Caùch ghi caùc coät trong Soå chuyeån giao vaên baûn ñi nhö sau : Coät 1 : Ghi ngaøy thaùng naêm chuyeån giao vaên baûn ñi. Coät 2 : Ghi soá vaø kyù hieäu vaên baûn. Coät 3 : Ghi toång soá phong bì hoaëc vaên baûn göûi ñi. Coät 4 : Ghi teân cô quan, toå chöùc hoaëc caù nhaân nhaän vaên baûn. Coät 5 : Ngöôøi nhaän vaên baûn kyù teân vaø ghi roõ hoï teân. Coät 6 : Ghi nhöõng ñieàu caàn thieát veà keát quaû kieåm tra vieäc chuyeån vaên baûn nhö : thaát laïc, chaäm treã, loä bí maät (neáu coù) 2.5 Saép xeáp baûn löu : Moãi vaên baûn ban haønh chính thöùc ñeàu ñöôïc giöõ laïi 01 baûn giaáy toát, coù chöõ kyù tröïc tieáp baèng möïc toát cuûa ngöôøi coù thaåm quyeàn kyù, roõ raøng, deã ñoïc. Nhöõng loaïi vaên baûn quan troïng nhö Nghò quyeát, quyeát ñònh, Chæ thò, baùo caùo vaø nhöõng vaên baûn caàn laäp hoà sô ñaïi hoäi, hoäi nghò, vaán ñeà, söï vieäc thì löu laïi 02 baûn. Baûn goác cuûa nhöõng vaên baûn quan troïng vaø caùc baûn coù buùt tích cuûa caùc ñoàng chí laõnh ñaïo chuû choát cuûa cô quan söûa chöõa veà noäi dung caàn löu giöõ laâu daøi cuøng vôùi baûn chính. Ñoái vôùi baûn goác cuûa nhöõng loaïi vaên baûn khaùc phaûi löu laïi 01 naêm cuøng vôùi baûn chính ñeå ñoái chieáu khi caàn thieát. Taâùt caû caùc vaên baûn ñi ñeàu do vaên thö cô quan laäp thaønh hoà sô theo teân goïi cuûa töøng loaïi vaên baûn.Trong moãi loaïi laïi saép xeáp theo soá thöù töï vaø thôøi gian ban haønh cuûa vaên baûn. 2.6 Theo doõi, kieåm tra vaø thu hoài vaên baûn ñi Sau khi göûi vaên baûn ñi, vaên thö cô quan coù traùch nhieäm theo doõi, kieåm tra nhaèm phaùt hieän nhöõng tröôøng hôïp chaäm treã, thaát laïc ñeå xöû lyù kòp thôøi. Nhöõng vaên baûn coù daáu hieäu chæ möùc ñoä khaån, maät caàn toå chöùc theo doõi, kieåm tra chaët cheõ nhaèm naém chaéc keát quaû giao nhaän vaên baûn. Haøng thaùng, quyù, 6 thaùng hoaëc 01 naêm vaên thö toång hôïp soá lieäu vaên baûn ñi, trong ñoù coù phaân tích soá löôïng cuï theå cuûa töøng loaïi, neâu roõ tình traïng chaäm treã, thaát laïc, keát quaû traû 36 ThS. Đặng Thanh Nam
  37. lôøi baùo caùo vôùi laõnh ñaïo ñeå ñoân ñoác kòp thôøi, ñieàu haønh coâng vieäc ñaït keát quaû toát. Ñoái vôùi nhöõng vaên baûn coù quy ñònh thu hoài, caàn thu hoài ñaày ñuû vaø ñuùng haïn. Vieäc xeùt huûy nhöõng vaên baûn thu hoài phaûi theo ñuùng quy ñònh chung. III. TOÅ CHÖÙC QUAÛN LYÙ VAØ SÖÛ DUÏNG CON DAÁU. 1. Caùc loaïi con daáu : Daáu cuûa cô quan caáp uûy, cuûa Chuû tòch ñoaøn ñaïi hoäi coù hình buùa lieàm, troøn. Daáu cuûa Vaên phoøng vaø cuûa caùc ban giuùp vieäc hình chöõ nhaät, khoâng coù hình buùa lieàm. Caùc loaïi daáu khaùc : teân cô quan, daáu ñeán, daáu thaåm quyeàn, chöùc vuï ngöôøi kyù, daáu hoï teân ngöôøi kyù vaên baûn, daáu chæ möùc ñoä khaån, maät 2. Nguyeân taéc söû duïng : Ñoùng daáu caáp uûy leân nhöõng vaên baûn do caáp uûy, Ban Thöôøng vuï caáp uûy ban haønh. Ñoùng daáu Vaên phoøng leân nhöõng vaên baûn do Vaên phoøng ban haønh. Vaên baûn cuûa caùc ban tham möu giuùp vieäc caáp uûy thì ñoùng daáu cuûa caùc ban. Daáu cuûa caáp uûy, cuûa Vaên phoøng, cuûa caùc ban tham möu giuùp vieäc caáp uûy phaûi ñöôïc baûo quaûn an toaøn trong truï sôû cô quan, khoâng ñöôïc mang daáu ra khoûi cô quan khi khoâng coù quyeát ñònh cuûa thuû tröôûng cô quan. IV. TOÅ CHÖÙC LAÄP HOÀ SÔ VAØ NOÄP HOÀ SÔ VAØO LÖU TRÖÕ CÔ QUAN. Vieäc laäp hoà sô vaø noäp hoà sô vaøo löu tröõ cô quan trong caùc toå chöùc, cô quan Ñaûng ñöôïc thöïc hieän theo Quy ñònh soá 403-QÑ/VPTW ngaøy 22/10/1984 vaø Coâng vaên höôùng daãn soá 1042-CV/VPTW ngaøy 7/11/1995. Noäi dung cuûa coâng taùc laäp hoà sô trong caùc toå chöùc, cô quan Ñaûng bao goàm: laäp Danh muïc hoà sô, laäp hoà sô coâng vieäc, cuï theå nhö sau : 1. Laäp danh muïc hoà sô. 1.1 Khaùi nieäm : Danh muïc hoà sô laø baûng keâ coù heä thoáng caùc hoà sô döï kieán laäp trong naêm vaên thö (01 naêm döông lòch hoaëc 01 nhieäm kyø) cuûa moät cô quan, moät ñôn vò keøm theo kyù hieäu vaø thôøi haïn baûo quaûn cuûa moãi hoà sô vaø ñöôïc xaây döïng theo moät cheá ñoä ñaõ ñöôïc quy ñònh. 37 ThS. Đặng Thanh Nam
  38. 1.2 Taùc duïng : Danh muïc hoà sô coù raát nhieàu taùc duïng nhö : taïo ñieàu kieän cho vieäc laäp hoà sô trong cô quan ñöôïc chuû ñoäng, hôïp lyù, chính xaùc vaø coù chaát löôïng; giuùp cho laõnh ñaïo cô quan naém ñöôïc toaøn boä coâng vieäc cuûa cô quan, ñôn vò vaø coâng vieäc cuûa töøng caùn boä nhaân vieân; naâng cao tinh thaàn traùch nhieäm cuûa caùn boä nhaân vieân trong cô quan ñoái vôùi vieäc laäp hoà sô; quaûn lyù chaët cheõ taøi lieäu cuûa cô quan vaø laø caên cöù ñeå giao noäp taøi lieäu, hoà sô vaøo löu tröõ cô quan. Do coù nhieàu taùc duïng nhö treân neân caùc cô quan, toå chöùc ñaûng caàn quan taâm ñeán vieäc laäp danh muïc hoà sô. 1.3 Cô sôû ñeå laäp danh muïc hoà sô : Muoán laäp ñöôïc danh muïc hoà sô ñuùng, phuø hôïp vôùi ñaëc ñieåm hoaït ñoäng cuûa cô quan, ñôn vò caàn caên cöù vaøo : Chöùc naêng nhieäm vuï chöông trình coâng taùc cuûa cô quan, ñôn vò vaø cuûa töøng caùn boä, nhaân vieân; leà loái laøm vieäc, cheá ñoä hoäi nghò, cheá ñoä baùo caùo vaø toå chöùc vaên thö cuûa cô quan; caùc loaïi vaên baûn taøi lieäu hình thaønh trong quaù trình hoaït ñoäng cuûa cô quan, ñôn vò; danh muïc hoà sô, muïc luïc hoà sô cuûa nhöõng naêm tröôùc vaø baûng thôøi haïn baûo quaûn taøi lieäu cuûa cô quan; caùc ñaëc tröng laäp hoà sô. 1.4 Caùch laäp danh muïc hoà sô : Coù 2 caùch laäp danh muïc hoà sô : Caùch 1 : Vaøo cuoái moãi naêm vaên thö caùn boä vaên thö, löu tröõ cuûa cô quan döï kieán danh muïc hoà sô cho töøng ñôn vò toå chöùc trong cô quan, sau ñoù göûi ñeán caùc ñôn vò ñeå caùc caùn boä nhaân vieân tham gia yù kieán. Caùn boä vaên thö löu tröõ cuûa cô quan taäp hôïp danh muïc hoà sô cuûa caùc ñôn vò, boå sung, hoaøn chænh thaønh danh muïc hoà sô cuûa cô quan, trình thuû tröôûng cô quan xeùt duyeät vaø ban haønh. Caùch laøm naøy töông ñoái nhanh nhöng khoù khaên trong vieäc döï kieán caùc hoà sô cuï theå vì noù ñoøi hoûi caùn boä vaên thö, löu tröõ phaûi naém vöõng chöùc naêng, nhieäm vuï cuï theå cuûa töøng caùn boä, nhaân vieân, ñoàng thôøi naém ñöôïc yeâu caàu nghieân cöùu cuûa töøng caùn boä môùi döï kieán hoà sô saùt vôùi thöïc teá hoaït ñoäng cuûa caùc caùn boä nhaân vieân ñoù. Caùch 2 : Vaøo cuoái moãi naêm hoaëc moãi nhieäm kyø, töøng caùn boä nghieân cöùu caên cöù vaøo nhieäm vuï, chöông trình, keá hoaïch coâng taùc trong naêm (nhieäm kyø) vaø kinh nghieäm cuûa caùc naêm (nhieäm kyø) tröôùc, döï kieán nhöõng hoà sô mình caàn laäp trong naêm (nhieäm kyø), ñöa cho caùn boä phuï traùch ñôn vò goùp yù kieán. Caùn boä phuï traùch ñôn vò taäp hôïp caùc baûn döï kieán danh muïc hoà sô cuûa caùc caùn boä trong ñôn vò (boå sung nhöõng hoà sô coøn thieáu, boû nhöõng hoà sô truøng laëp hoaëc khoâng caàn thieát) thaønh baûn danh muïc hoà sô cuûa ñôn vò. Caùn boä vaên thö, löu tröõ coù traùch 38 ThS. Đặng Thanh Nam
  39. nhieäm giuùp vaên phoøng cô quan taäp hôïp danh muïc hoà sô cuûa caùc ñôn vò thaønh baûn danh muïc hoà sô chung cuûa cô quan, trình thuû tröôûng xeùt duyeät vaø ban haønh. Caùch laøm naøy coù öu ñieåm laø hoà sô döï kieán seõ ñaày ñuû hôn, chính xaùc hôn nhöng ñeå ñaûm baûo hoaøn thaønh ñuùng thôøi gian vaø coù chaát löôïng, caùn boä vaên thö, löu tröõ caàn chuû ñoäng höôùng daãn nghieäp vuï, phöông phaùp laäp danh muïc hoà sô, vaên phoøng cô quan caàn coù keá hoaïch cuï theå vaø kieåm tra ñoân ñoác caùc ñôn vò thöôøng xuyeân. Danh muïc hoà sô cuûa caùc cô quan ñöôïc laäp moãi naêm moät laàn vaøo cuoái hoaëc ñaàu naêm (nhieäm kyø). Nhöõng cô quan coù toå chöùc boä maùy, chöùc naêng, nhieäm vuï ít thay ñoåi caàn ñaàu tö thôøi gian laøm danh muïc hoà sô laàn ñaàu, nhöõng laàn sau chæ caàn ñieàu chænh, boå sung moät soá hoà sô cuï theå cho phuø hôïp vôùi nhieäm vuï, chöông trình coâng taùc cuûa naêm (nhieäm kyø) ñoù. Maãu danh muïc hoà sô vaø caùch ghi : TÆNH UÛY ÑOÀNG NAI ÑAÛNG COÄNG SAÛN VIEÄT NAM VAÊN PHOØNG * DANH MUÏC HOÀ SÔ Naêm 2005 STT Soá vaø KH Teân hoà sô THBQ Ngöôøi laäp Ghi hoà sô chuù 1 2 3 4 5 6 Trong danh muïc hoà sô naøy coù : .(ghi baèng chöõ) hoà sô. Goàm : (baèng chöõ) hoà sô baûo quaûn vónh vieãn. 39 ThS. Đặng Thanh Nam
  40. vaø .(baèng chöõ) hoà sô baûo quaûn coù thôøi haïn. Ngaøy .thaùng naêm Ngaøy .thaùng naêm Phuï traùch cô quan Ngöôøi laäp danh muïc hoà sô Kyù teân + ñoùng daáu Kyù teân Hoï vaø teân ngöôøi kyù Hoï vaø teân ngöôøi kyù Coät 1 : Ghi soá thöù töï cuûa hoà sô chung cho caû baûn danh muïc. Coät 2 : Ghi soá vaø kyù hieäu cuûa hoà sô. Soá cuûa hoà sô laø soá thöù töï cuûa hoà sô trong töøng ñôn vò toå chöùc. Kyù hieäu cuûa hoà sô laø chöõ vieát taét teân ñôn vò coù hoà sô. Coät 3 : Ghi teân ñôn vò vaø teân hoà sô. Coät 4 : Ghi thôøi haïn baûo quaûn cuûa töøng hoà sô. Coät 5 : Ghi roõ hoï teân ngöôøi chòu traùch nhieäm laäp hoà sô. Coät 6 : Ghi nhöõng ñieàu caàn thieát nhö hoà sô boå sung, hoà sô chuyeån tieáp 1.5 Söû duïng DMHS : Danh muïc hoà sô ñaõ ñöôïc pheâ duyeät caàn sao thaønh nhieàu baûn : Chaùnh vaên phoøng, tröôûng phoøng haønh chính moãi ngöôøi moät baûn ñeå theo doõi, kieåm tra, ñoân ñoác vieäc laäp hoà sô cuûa cô quan. Caùn boä vaên thö giöõ moät baûn ñeå laäp nhöõng hoà sô thuoäc phaàn coâng vieäc cuûa mình ñoàng thôøi theo doõi ghi vaøo muïc “löu hoà sô” treân daáu ñeán vaø trong coät “löu hoà sô” cuûa soå ñaêng kyù vaên baûn ñeán, vaên baûn ñi. Caùn boä löu tröõ giöõ moät baûn ñeå naém ñöôïc soá löôïng hoà sô caàn laäp trong naêm (nhieäm kyø) cuûa caùc ñôn vò, boä phaän, chuaån bò bìa hoà sô phaùt cho caùc ñôn vò ñoàng thôøi laøm cô sôû ñeå theo doõi, höôùng daãn caùn boä trong cô quan laäp hoà sô vaø thu hoà sô veà löu tröõ. Moãi ñôn vò toå chöùc trong cô quan giöõ 01 baûn ñeå thöïc hieän vieäc laäp hoà sô. Caùc caùn boä nghieân cöùu caên cöù vaøo danh muïc hoà sô ñeå bieát mình phaûi laäp nhöõng hoà sô naøo, chuaån bò ñuû bìa hoà sô, ghi teân hoà sô (tieâu ñeà hoà sô), soá vaø kyù hieäu hoà 40 ThS. Đặng Thanh Nam
  41. sô leân bìa. Trong quaù trình giaûi quyeát coâng vieäc vaên baûn thuoäc hoà sô naøo seõ ñöôïc ñöa vaøo tôø bìa hoà sô ghi teân hoà sô ñoù ñeå traùnh thaát laïc, maát maùt vaên baûn. Toùm laïi : Danh muïc hoà sô coù moät vò trí quan troïng vaø thieát thöïc trong coâng taùc laäp hoà sô cuûa cô quan, vì vaäy ñeå danh muïc hoà sô phaùt huy ñöôïc taùc duïng, taïo ñieàu kieän cho caùn boä trong cô quan thöïc hieän ñöôïc deã daøng, khi xaây döïng caàn nghieân cöùu kyõ, tieán haønh töøng böôùc, qua moãi naêm (nhieäm kyø) ñeàu coù ñieàu chænh, boå sung cho danh muïc hoà sô cuûa cô quan ngaøy caøng hoaøn chænh hôn. 2. Laäp hoà sô. 2.1 Khaùi nieäm, vò trí, taùc duïng Hoà sô laø moät taäp taøi lieäu coù lieân quan chaët cheõ vôùi nhau veà moät vaán ñeà, moät söï vieäc, moät ñoái töôïng cuï theå hoaëc coù cuøng moät ñaëc tröng nhaát ñònh nhö teân goïi, taùc giaû, vaán ñeà ñöôïc hình thaønh trong quaù trình giaûi quyeát coâng vieäc thuoäc chöùc naêng, nhieäm vuï cuûa cô quan, ñôn vò hoaëc moät caù nhaân. Moät hoà sô coù theå laø moät hoaëc goàm nhieàu ñôn vò baûo quaûn. Laäp hoà sô laø caên cöù vaøo chöùc naêng, nhieäm vuï cuûa cô quan, ñôn vò vaø nhieäm vuï cuï theå ñöôïc giao cuûa caù nhaân; döïa vaøo danh muïc hoà sô cuûa cô quan (neáu coù); döïa treân moät soá ñaëc ñieåm phoå bieán gioáng nhau cuûa taøi lieäu (ñaëc tröng) maø taäp hôïp taøi lieäu ñöôïc saûn sinh trong quaù trình giaûi quyeát coâng vieäc thaønh töøng vaán ñeà, söï vieäc, töøng ngöôøi hoaëc töøng taäp taøi lieäu nhaèm phuïc vuï cho vieäc nghieân cöùu tröôùc maét, haøng ngaøy vaø laâu daøi. Laäp hoà sô laø khaâu coâng vieäc cuoái cuøng cuûa coâng taùc vaên thö, giaûi quyeát xong coâng vieäc nhöng chöa laäp hoà sô thì coi nhö chöa hoaøn thaønh coâng vieäc. Laäp hoà sô laø maét xích noái lieàn coâng taùc vaên thö vôùi coâng taùc löu tröõ vaø coù aûnh höôûng tröïc tieáp ñeán coâng taùc löu tröõ. Laäp hoà sô giuùp cho vieäc tra tìm vaên baûn, taøi lieäu nhanh choùng, laø caên cöù chính xaùc ñeå giaûi quyeát coâng vieäc haøng ngaøy ñöôïc kòp thôøi, khoâng ñeâû soùt vieäc, chaäm vieäc, naâng cao hieäu quaû coâng taùc. Laäp hoà sô coøn giuùp vieäc quaûn lyù vaên baûn, taøi lieäu cuûa cô quan chaët cheõ, giöõ gìn bí maät noäi dung vaên baûn, khoâng ñeå thaát laïc, maát maùt vaên baûn. Ñoàng thôøi laäp hoà sô coøn taïo ñieàu kieän thuaän lôïi cho coâng taùc löu tröõ, phuïc vuï toát cho coâng taùc nghieân cöùu haøng ngaøy vaø laâu daøi. 2.2 Traùch nhieäm laäp hoà sô Theo quy ñònh cuûa Cuïc Löu tröõ Vaên phoøng Trung öông Ñaûng veà traùch nhieäm ñoái vôùi coâng taùc laäp hoà sô vaø giao noäp taøi lieäu vaøo löu tröõ hieän haønh cuûa 41 ThS. Đặng Thanh Nam
  42. thuû tröôûng cô quan, thuû tröôûng caùc ñôn vò, Chaùnh vaên phoøng, Tröôûng phoøng Haønh chính vaø cuûa töøng caù nhaân raát cuï theå. Theo quy ñònh treân trong quaù trình theo doõi, giaûi quyeát coâng vieäc, moãi caù nhaân phaûi laäp hoà sô veà coâng vieäc ñoù, vì caù nhaân tröïc tieáp giaûi quyeát coâng vieäc laø ngöôøi hieåu roõ veà coâng vieäc mình laøm, bieát ñöôïc quaù trình phaùt sinh, phaùt trieån vaø keát thuùc cuûa söï vieäc vaø nhöõng loaïi taøi lieäu hình thaønh trong quaù trình giaûi quyeát coâng vieäc neân coù ñieàu kieän ñeå thu thaäp ñaày ñuû taøi lieäu ñöa vaøo hoà sô. Do ñoù hoà sô laäp ra seõ hôïp lyù, chính xaùc, coù chaát löôïng cao; ñoàng thôøi seõ phuïc vuï thieát thöïc cho baûn thaân caùn boä ñoù trong quaù trình giaûi quyeát coâng vieäc. Ñeå thöïc hieän toát quy ñònh treân, moãi caùn boä, nhaân vieân phaûi xaùc ñònh roõ traùch nhieäm laäp hoà sô nhöõng coâng vieäc cuûa mình laøm, coi ñoù laø vieäc phaûi laøm haøng ngaøy, giaûi quyeát xong coâng vieäc ñöa ngay vaên baûn, taøi lieäu vaøo hoà sô. Ñoái vôùi caùc caùn boä laõnh ñaïo coù thö kyù rieâng thì thö kyù phaûi laäp hoà sô veà nhöõng coâng vieäc thuû tröôûng ñaõ tröïc tieáp giaûi quyeát. Caùn boä vaên thö cuûa cô quan coù traùch nhieäm laäp ñaày ñuû caùc taäp löu vaên baûn ñi, hoà sô hoäi nghò cô quan, hoäi nghò ngaønh do cô quan toå chöùc. Ôû caáp uûy vaên thö coù traùch nhieäm laäp hoà sô Ñaïi hoäi Ñaûng boä, hoäi nghò Ban Chaáp haønh, Ban Thöôøng vuï vaø hoäi nghò caùn boä do caáp uûy trieäu taäp. 2.3 Yeâu caàu laäp hoà sô Moãi hoà sô khi ñaõ ñöôïc laäp phaûi ñaûm baûo caùc yeâu caàu sau ñaây : Hoà sô ñöôïc laäp phaûi phaûn aùnh ñuùng chöùc naêng, nhieäm vuï cuûa ñôn vò hoaëc cuûa cô quan, toå chöùc. Moãi cô quan, ñôn vò ñeàu coù chöùc naêng, nhieäm vuï rieâng, vaên baûn, taøi lieäu hình thaønh trong quaù trình hoaït ñoäng cuûa cô quan, ñôn vò goàm nhieàu loaïi khaùc nhau : Loaïi do chính cô quan, ñôn vò saûn sinh ra, loaïi do cô quan caáp treân göûi xuoáng, loaïi do caáp döôùi göûi leân, loaïi do caùc cô quan khaùc göûi ñeán . Muïc ñích ban haønh caùc loaïi vaên baûn cuõng khaùc nhau : loaïi ñeå chæ ñaïo, loaïi ñeå thi haønh, giaûi quyeát, loaïi ñeå bieát, ñeå tham khaûo Vì vaäy khoâng phaûi taát caû vaên baûn coù trong quaù trình hoaït ñoäng cuûa cô quan, ñôn vò ñeàu laäp thaønh hoà sô maø phaûi löïa choïn nhöõng vaên baûn, taøi lieäu phaûn aùnh ñuùng chöùc naêng, nhieäm vuï cuûa cô quan, ñôn vò mình ñeå laäp thaønh hoà sô. Coù nhö vaäy hoà sô laäp ra môùi coù giaù trò ñeå phuïc vuï cho vieäc nghieân cöùu tröôùc maét vaø laâu daøi. Vaên baûn, taøi lieäu ñöôïc thu thaäp vaøo hoà sô phaûi coù söï lieân quan chaët cheõ vôùi nhau vaø phaûn aùnh ñuùng trình töï dieãn bieán cuûa söï vieäc hay trình töï giaûi quyeát coâng vieäc. 42 ThS. Đặng Thanh Nam
  43. Muoán hoà sô laäp ra phuïc vuï toát cho coâng taùc nghieân cöùu, thuaän tieän cho vieäc tra tìm thì vaên baûn, taøi lieäu trong hoà sô phaûi coù moái lieân quan chaët cheõ vôùi nhau theo moät ñaëc tröng nhaát ñònh nhö teân goïi, taùc giaû, vaán ñeà, thôøi gian Vaên baûn, taøi lieäu ñöôïc thu thaäp vaøo hoà sô phaûi coù giaù trò baûo quaûn töông ñoái ñoàng ñeàu. Noäi dung cuûa vaên baûn, taøi lieäu coù nhieàu giaù trò khaùc nhau : loaïi coù giaù trò vónh vieãn, loaïi coù giaù trò laâu daøi, loaïi coù giaù trò taïm thôøi, coù loaïi chæ coù giaù trò thöïc tieãn haøng ngaøy, giaûi quyeát xong coâng vieäc thì vaên baûn, taøi lieäu ñoù cuõng heát giaù trò do ñoù khi laäp hoà sô phaûi löïa choïn nhöõng hoà sô coù giaù trò ñöa vaøo hoà sô, nhöõng vaên baûn taøi lieäu heát giaù trò caàn loaïi ra ñeå xeùt cho tieâu huûy. Ñoàng thôøi caùc vaên baûn, taøi lieäu trong moät hoà sô phaûi coù giaù trò baûo quaûn töông ñoái ñoàng ñeàu nhaèm giuùp cho vieäc xaùc ñònh thôøi haïn baûo quaûn ñöôïc deã daøng, chính xaùc. 2.4 Phöông phaùp laäp hoà sô : Ñeå laäp hoaøn chænh moät hoà sô phaûi thöïc hieän qua caùc böôùc sau ñaây : Hình thaønh hoà sô : Neáu cô quan ñaõ laäp danh muïc hoà sô thì döïa vaøo danh muïc hoà sô ñeå thu thaäp vaên baûn, taøi lieäu ñöa vaøo hoà sô. Neáu cô quan chöa laäp danh muïc hoà sô thì töøng caùn boä caên cöù vaøo nhieäm vuï cuûa mình ñöôïc giao, döïa vaøo caùc ñaëc tröng laäp hoà sô ñeå hình thaønh hoà sô. Ñaëc tröng laäp hoà sô laø nhöõng daáu hieäu phoå bieán gioáng nhau cuûa caùc vaên baûn, ngöôøi laäp hoà sô döïa vaøo nhöõng daáu hieäu gioáng nhau ñoù ñeå thu thaäp vaên baûn ñöa vaøo hoà sô cho ñuùng. Caùc ñaëc tröng laäp hoà sô goàm coù : Ñaëc tröng teân goïi : Teân goïi laø teân cuûa töøng loaïi vaên baûn nhö Nghò quyeát, Thoâng tri, Chæ thò, Quyeát ñònh nhöõng vaên baûn coù chung teân goïi, cuûa moät taùc giaû, trong moät naêm (nhieäm kyø) ñöôïc laäp thaønh moät hoà sô. Ñaëc tröng naøy thöôøng ñöôïc aùp duïng ñeå laäp caùc taäp löu vaên baûn ñi ôû boä phaän vaên thö cô quan. Ví duï : Taäp löu Nghò quyeát cuûa Tænh uûy Bình Döông naêm 2004. Ñaëc tröng vaán ñeà : Nhöõng vaên baûn coù teân goïi khaùc nhau, taùc giaû khaùc nhau nhöng cuøng noùi veà moät vaán ñeà, moät söï vieäc, trong moät thôøi gian nhaát ñònh laäp thaønh moät hoà sô. Ví duï : Hoà sô veà vieäc thöïc hieän Nghò quyeát Hoäi nghò Trung öông laàn thöù 5 (khoaù IX). Ñaëc tröng taùc giaû : Taùc giaû laø cô quan ban haønh vaên baûn, vaên baûn coù teân goïi khaùc nhau, noäi dung khaùc nhau nhöng do moät cô quan ban haønh trong moät 43 ThS. Đặng Thanh Nam
  44. thôøi gian nhaát ñònh laäp thaønh moät hoà sô. Ñaëc tröng naøy thöôøng aùp duïng ñeå laäp hoà sô ñoái vôùi caùc vaên baûn do cô quan khaùc göûi ñeán (taäp löu vaên baûn ñeán). Ví duï : Taäp vaên baûn cuûa Tænh uûy Beán Tre göûi cho Huyeän uûy Gioàng Troâm naêm 2004. Ñaëc tröng cô quan giao dòch : Vaên baûn, taøi lieäu trao ñoåi giöõa cô quan naøy vôùi cô quan khaùc veà moät vaán ñeà, trong moät thôøi gian nhaát ñònh, laäp thaønh moät hoà sô. Ví duï : Taäp vaên baûn trao ñoåi giöõa Thaønh uûy thaønh phoá Hoà Chí Minh vaø Hoïc vieän Chính trò quoác gia (Phaân vieän thaønh phoá Hoà Chí Minh) veà vieäc môû caùc lôùp boài döôõng kieán thöùc coâng taùc Xaây döïng Ñaûng naêm 2004. Ñaëc tröng ñòa dö : Ñòa dö laø caùc khu vöïc, ñôn vò haønh chính nhö thaønh phoá, thò xaõ, huyeän, xaõ nhöõng vaên baûn coù teân goïi gioáng nhau, ñöôïc ban haønh trong cuøng moät thôøi gian nhaát ñònh ôû nhöõng khu vöïc haønh chính coù ñaëc ñieåm ñaëc bieät gioáng nhau laäp thaønh moät hoà sô. Ví duï : Taäp Baùo caùo sô keát tình hình an ninh chính trò cuûa Tænh uûy caùc tænh thuoäc khu vöïc Taây nguyeân 6 thaùng ñaàu naêm 2004. Ñaëc tröng thôøi gian : Thôøi gian laø ngaøy thaùng naêm vaên baûn coù giaù trò phaùp lyù vaø hieäu löïc thi haønh hoaëc ngaøy thaùng naêm noäi dung vaên baûn ñeà caäp ñeán, ñaëc tröng naøy thöôøng keát hôïp vôùi caùc ñaëc tröng khaùc ñeå laäp hoà sô. Ví duï : Taäp Baùo caùo sô keát coâng taùc quyù I naêm 2004 cuûa caùc huyeän uûy thuoäc tænh Bình Phöôùc. Toùm laïi : coù 6 ñaëc tröng ñeå hình thaønh hoà sô, khi laäp hoà sô phaûi vaän duïng linh hoaït caùc ñaëc tröng naøy, ngoaøi ñaëc tröng chính caàn keát hôïp moät soá ñaëc tröng khaùc ñeå laäp hoà sô. Trong thöïc teá thöôøng aùp duïng phoå bieán 4 ñaëc tröng : teân goïi, vaán ñeø, taùc giaû, thôøi gian. Phaân chia ñôn vò baûo quaûn : Ñeå thuaän tieän cho vieäc baûo quaûn vaø phuïc vuï khai thaùc söû duïng, moãi hoà sô (ñôn vò baûo quaûn) khoâng neân quaù nhieàu vaên baûn (khoâng quaù 200 trang). Sau khi ñaõ thu thaäp ñuû vaên baûn ñöa vaøo hoà sô, caàn loaïi boû nhöõng vaên baûn truøng, giaáy nhaùp, taøi lieäu tham khaûo, vaên baûn heát giaù trò ra khoûi hoà sô. Neáu soá löôïng vaên baûn trong hoà sô nhieàu hôn 200 trang thì chia thaønh nhieàu taäp, moãi taäp laø moät ñôn vò baûo quaûn. Khi phaân chia hoà sô thaønh caùc ñôn vò baûo quaûn, caàn döïa vaøo moái lieân heä veà noäi dung, thôøi gian hoaëc giaù trò cuûa vaên baûn ñeå phaân chia cho hôïp lyù. Ví duï : 44 ThS. Đặng Thanh Nam
  45. Neáu Quyeát ñònh nhaân söï trong moät naêm (nhieäm kyø) nhieàu thì neân döïa vaøo noäi dung ñeå phaân chia thaønh caùc ñôn vò baûo quaûn : - Taäp Quyeát ñònh veà vieäc tieáp nhaän, ñieàu ñoäng caùn boä. - Taäp Quyeát ñònh veà vieäc naâng baäc löông cho caùn boä. - Taäp Quyeát ñònh veà vieäc khen thöôûng (kyû luaät) caùn boä, ñaûng vieân. - Taäp Quyeát ñònh veà vieäc keát naïp ñaûng vieân môùi. - Taäp Quyeát ñònh veà vieäc coâng nhaän ñaûng vieân chính thöùc. Hoà sô ñaïi hoäi neáu nhieàu vaên baûn thì döïa vaøo giaù trò cuûa caùc vaên baûn ñeå phaân chia ra caùc ñôn vò baûo quaûn : - Taäp vaên baûn chuaån bò ñaïi hoäi. - Taäp vaên baûn chính cuûa ñaïi hoäi. - Taäp vaên baûn tham luaän cuûa caùc ñaïi bieåu. - Taäp taøi lieäu veà baàu cöû. - Taäp vaên baûn veà phuïc vuï ñaïi hoäi - Saép xeáp vaên baûn trong ñôn vò baûo quaûn : Sau khi ñaõ phaân chia vaên baûn ra thaønh caùc ñôn vò baûo quaûn, caàn saép xeáp caùc vaên baûn trong töøng ñôn vò baûo quaûn, baûo ñaûm moái lieân heä giöõa caùc vaên baûn vôùi nhau, phaûn aùnh vaán ñeà ñöôïc roõ raøng, thuaän tieän cho tra tìm, nghieân cöùu. Coù nhieàu caùch ñeå saép xeáp vaên baûn trong moät hoà sô nhö sau : Saép xeáp theo soá thöù töï vaên baûn : neáu vaên baûn trong ñôn vò baûo quaûn chæ coù moät loaïi thì saép xeáp vaên baûn coù soá nhoû ôû treân, vaên baûn coù soá lôùn ôû döôùi. Caùch naøy thöôøng aùp duïng ñeå saép xeáp caùc taäp löu vaên baûn ñi. Saép xeáp theo ngaøy thaùng naêm cuûa vaên baûn : neáu trong ñôn vò baûo quaûn chæ coù moät loaïi vaên baûn cuûa moät cô quan göûi ñeán thì saép xeáp vaên baûn coù ngaøy thaùng sôùm leân treân, vaên baûn coù ngaøy thaùng naêm muoän xuoáng döôùi. Saép xeáp theo quaù trình giaûi quyeát coâng vieäc : vaên baûn naøo giaûi quyeát tröôùc xeáp leân treân, vaên baûn naøo giaûi quyeát sau xeáp xuoáng döôùi. Caùch naøy thöôøng aùp duïng ñeå saép xeáp vaên baûn cuûa hoà sô ñaïi hoäi, hoäi nghò, vaán ñeà, vuï vieäc. Ví duï hoà sô ñaïi hoäi saép xeáp theo trình töï dieãn bieán cuûa ñaïi hoäi : Coâng vaên trieäu taäp, danh saùch ñaïi bieåu, chöông trình ñaïi hoäi, ñeà aùn, baùo caùo trình baøy trong ñaïi hoäi, hoäi nghò, Nghò quyeát (neáu coù), Bieân baûn ñaïi hoäi 45 ThS. Đặng Thanh Nam
  46. Saép xeáp theo möùc ñoä quan troïng cuûa vaên baûn : Neáu soá löôïng vaên baûn ít, phaûi thu thaäp nhieàu loaïi vaên baûn cuûa moät taùc giaû vaøo moät ñôn vò baûo quaûn thì phaûi xeáp theo thöù töï möùc ñoä quan troïng cuûa caùc loaïi vaên baûn ñoù. Trong moãi loaïi vaên baûn laïi xeáp theo thöù töï ngaøy thaùng naêm ban haønh vaên baûn. Ví duï : Taäp Nghò quyeát, Baùo caùo cuûa Huyeän uûy Beán Caùt naêm 2004. Saép xeáp theo möùc ñoä quan troïng cuûa taùc giaû vaên baûn : neáu trong ñôn vò baûo quaûn goàm nhieàu vaên baûn cuûa nhieàu taùc giaû thì saép xeáp vaên baûn cuûa cô quan caáp treân tröôùc, vaên baûn cuûa caùc cô quan caáp döôùi sau. Trong töøng cô quan laïi saép xeáp theo taàm quan troïng cuûa caùc loaïi vaên baûn, trong töøng loaïi vaên baûn laïi xeáp theo ngaøy thaùng naêm ban haønh vaên baûn. Ví duï : Taäp vaên baûn cuûa Tænh uûy, Ban Toå chöùc tænh uûy Caàn Thô veà coâng taùc caùn boä naêm 2004. Saép xeáp theo vaàn chöõ caùi : neáu trong ñôn vò baûo quaûn coù nhieàu teân ngöôøi, teân cô quan (cuøng caáp) hoaëc teân cuûa nhieàu ñòa phöông thì saép xeáp thöù töï teân ngöôøi, teân cô qaun, teân ñòa phöông theo vaàn chöõ caùi A,B,C Ví duï 1: Taäp Quyeát ñònh cuûa Ban Toå chöùc Thaønh uûy thaønh phoá Hoà Chí Minh veà vieäc tieáp nhaän, ñieàu ñoäng caùn boä naêm 2004. Ví duï 2 : Taäp Baùo caùo cuûa caùc quaän, huyeän uûy thuoäc Thaønh uûy thaønh phoá Hoà Chí Minh goùp yù kieán cho döï thaûo Baùo caùo toång keát coâng taùc nhieäm kyø .cuûa Thaønh uûy thaønh phoá Hoà Chí Minh. Moät soá löu yù khi saép xeáp vaên baûn trong moät hoà sô (ñôn vò baûo quaûn) : - Neáu trong ÑVBQ coù phim, aûnh ñi keøm thì cho phim, aûnh vaøo phong bì ñeå baûo quaûn rieâng, caàn ghi roõ vaøo chöùng töø keát thuùc phim, aûnh ñoù ñöôïc baûo quaûn ôû ñaâu, ghi roõ kyù hieäu tra tìm. - Trong ÑVBQ chæ caàn giöõ 1 baûn, ñoù laø baûn chính (neáu khoâng coù baûn chính môùi duøng baûn sao coù ñaày ñuû theå thöùc thay theá). - Caùc chöông trình, keá hoaïch, baùo caùo toång keát naêm thì phaûi xeáp vaøo naêm noäi dung vaên baûn ñeà caäp ñeán. - Caùc chöông trình, keá hoaïch coâng taùc nhieàu naêm thì xeáp vaøo naêm ñaàu maø noäi dung vaên baûn ñeà caäp ñeán. - Caùc baùo caùo toång keát coâng taùc nhieàu naêm thì xeáp vaøo naêm cuoái maø noäi dung baùo caùo ñeà caäp ñeán. Bieân muïc ñôn vò baûo quaûn : 46 ThS. Đặng Thanh Nam
  47. Sau khi ñaõ saép xeáp vaên baûn trong töøng ÑVBQ theo moät traät töï nhaát ñònh seõ tieán haønh bieân muïc. Noäi dung cuûa vieäc bieân muïc goàm ñaùnh soá trang vaên baûn, vieát muïc luïc vaên baûn, vieát chöùng töø keát thuùc, vieát bìa hoà sô. Cuï theå nhö sau : Ñaùnh soá trang vaên baûn : Soá trang laø soá löôïng trang vaên baûn coù trong moät ÑVBQ. Ñaùnh soá trang laø ñeå coá ñònh thöù töï caùc vaên baûn trong ÑVBQ, baûo ñaûm khoâng bò thaát laïc, maát maùt vaên baûn, thuaän tieän cho vieäc quaûn lyù vaø tra tìm vaên baûn. Ñaùnh soá trang phaûi roõ raøng, chính xaùc, moãi trang vaên baûn ñöôïc ghi 01 soá thöù töï vaøo goùc treân, beân phaûi. Ñoái vôùi tranh, aûnh, baûn ñoà ñaùnh soá ôû maët sau, rieâng aûnh cho vaøo phong bì thì ñaùnh soá caû ngoaøi phong bì (chung soá ghi treân aûnh). Nhöõng vaên baûn, taøi lieäu khoå roäng phaûi gaáp cho vöøa baèng khoå hoà sô vaø ghi 01 soá. Neáu trong hoà sô coù keøm caùc quyeån saùch in thì laáy 01 soá chung cho caû quyeån saùch vaø ghi vaøo chöùng töø keát thuùc. Vieát muïc luïc vaên baûn : Muïc luïc vaên baûn laø baûn thoáng keâ coù heä thoáng caùc vaên baûn coù trong ÑVBQ vaø vò trí saép xeáp cuûa chuùng. Muïc luïc vaên baûn giuùp cho vieäc quaûn lyù caùc vaên baûn trong hoà sô ñöôïc chaët cheõ vaø tra tìm caùc vaên baûn ñöôïc deã daøng. Khi ghi muïc luïc vaên baûn phaûi ghi ñaày ñuû, chính xaùc caùc thaønh phaàn caàn thieát cuûa vaên baûn vaøo muïc luïc, khoâng vieát taét tuyø tieän nhöõng chöõ khoâng thoâng duïng, neáu treân vaên baûn khoâng ghi ngaøy thaùng naêm ban haønh, trích yeáu ngöôøi laäp muïc luïc vaên baûn phaûi xaùc minh vaø cho vaøo daáu [ ]. Nhöõng ÑVBQ coù THBQ töø 20 naêm trôû xuoáng khoâng laäp muïc luïc vaên baûn. Muïc luïc vaên baûn ñöôïc ñaët ôû ñaàu ÑVBQ, ngay sau tôø bìa vaø ñaùnh soá trang rieâng. Muïc luïc vaên baûn coù maãu nhö sau : STT Soá kyù Ngaøy Teân Taùc Baûn Baûn Trang Ghi hieäu thaùng goïi vaø giaû chính sao soá chuù trích yeáu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Coät 1 : Ghi soá thöù töï vaên baûn coù trong ñôn vò baûo quaûn. Coät 2 : Ghi soá vaø kyù hieäu cuûa vaên baûn ñaõ ñöôïc ghi treân vaên baûn. 47 ThS. Đặng Thanh Nam
  48. Coät 3 : Ghi ngaøy thaùng naêm cuûa vaên baûn, neáu treân vaên baûn khoâng ghi thì phaûi xaùc minh vaø ñöa vaøo daáu [ ]. Coät 4 : Ghi teân goïi vaø trích yeáu noäi dung cuûa vaên baûn, neáu treân vaên baûn khoâng ghi thì ngöôøi laäp muïc luïc vaên baûn phaûi töï toùm taét trích yeáu. Coät 5 : Ghi taùc giaû cuûa vaên baûn ñaõ ghi treân vaên baûn. Coät 6 : Neáu laø baûn chính thì ñaùnh daáu x. Coät 7 : Neáu laø baûn sao thì ñaùnh daáu x. Coät 8 : Ghi soá thöù töï trang ñaàu cuûa töøng vaên baûn coù trong ñôn vò baûo quaûn. Coät 9 : Ghi nhöõng ñieàu caàn thieát nhö ñoä maät, vaên baûn khoâng coù daáu, khoâng coù chöõ kyù, döï thaûo, quyeån saùch Vieát Chöùng töø keát thuùc : Chöùng töø keát thuùc laø taøi lieäu ñaùnh giaù toång quaùt veà soá löôïng, chaát löôïng caùc vaên baûn coù trong ñôn vò baûo quaûn, nhaèm taïo ñieàu kieän thuaän lôïi cho coâng taùc quaûn lyù vaø baûo quaûn vaên baûn trong töøng ñôn vò baûo quaûn. Chöùng töø keát thuùc coù maãu nhö sau : CHÖÙNG TÖØ KEÁT THUÙC Trong ñôn vò baûo quaûn naøy coù (baèng chöõ ) trang vaên baûn, ñöôïc ñaùnh soá töø .ñeán .Coù trang truøng soá (khuyeát soá) Muïc luïc vaên baûn coù (baèng chöõ) trang. Chaát löôïng cuûa vaên baûn trong ñôn vò baûo quaûn : Ngaøy thaùng naêm Ngöôøi laäp hoà sô Kyù teân Hoï vaø teân 48 ThS. Đặng Thanh Nam
  49. Trình baøy bìa hoà sô : Bìa hoà sô phaûi ñöôïc vieát ñaày ñuû, chính xaùc teân hoà sô vaø nhöõng thoâng tin caàn thieát khaùc ñeå thuaän tieän cho tra tìm vaø quaûn lyù. Chöõ vieát treân bìa hoà sô phaûi roõ raøng, saïch, ñeïp, khoâng vieát taét nhöõng töø khoâng thoâng duïng. Maãu bìa hoà sô thoáng nhaát theo quy ñònh cuûa Cuïc Löu tröõ Vaên phoøng Trung öông Ñaûng : Kích thöôùc bìa hoà sô 330 mm x 540 mm. ÑAÛNG COÄNG SAÛN VIEÄT NAM (1) (2) HOÀ SÔ (3) . Phoâng soá : (4) . Muïc luïc soá : (5) . Baét ñaàu : (8) ÑVBQ soá : (6) . Keát thuùc : (9) . Soá trang : (7) . Thôøi haïn baûo quaûn (10) Höôùng daãn caùch ghi trang bìa hoà sô : 1. Ghi teân phoâng, ví duï : Thaønh uûy thaønh phoá Hoà Chí Minh, Huyeän uûy Caàn Giôø 2. Ghi teân khoùa vaø thôøi gian, ví duï : Khoùa V (2004 – 2009). 3. Ghi teân cuûa hoà sô baèng chöõ to, roõ raøng, deã ñoïc, baèng möïc toát. 4. Ghi soá phoâng trong kho löu tröõ (neáu coù nhieàu phoâng). 5. Ghi soá thöù töï cuûa quyeån muïc luïc trong phoâng (neáu moät phoâng coù nhieàu quyeån muïc luïc), phaàn naøy do caùn boä löu tröõ ghi. 6. Ghi soá cuûa ñôn vò baûo quaûn trong phoâng ñoù theo muïc luïc hoà sô. 7. Ghi soá löôïng trang vaên baûn trong ñôn vò baûo quaûn. 8. Ghi ngaøy, thaùng, naêm sôùm nhaát cuûa vaên baûn trong ñôn vò baûo quaûn. 9. Ghi ngaøy, thaùng, naêm muoän nhaát cuûa vaên baûn trong ñôn vò baûo quaûn. 10. Ghi thôøi haïn baûo quaûn cuûa ñôn vò baûo quaûn. 3. Noäp hoà sô vaøo löu tröõ cô quan. Hoà sô laäp xong phaûi ñöôïc kieåm tra laïi, thoáng keâ vaøo muïc luïc hoà sô theo maãu cuûa Cuïc Löu tröõ Vaên phoøng Trung öông Ñaûng. 49 ThS. Đặng Thanh Nam
  50. Thôøi haïn giao noäp : Vaøo ñaàu naêm sau, caùc ñôn vò toå chöùc taäp trung nhöõng hoà sô ñaõ giaûi quyeát xong, kieåm tra, hoaøn chænh hoà sô vaø laøm thuû tuïc noäp hoà sô vaøo löu tröõ cô quan. Nhöõng hoà sô caùn boä caàn giöõ laïi ñeå nghieân cöùu tieáp phaûi laøm thuû tuïc möôïn laïi. Ví duï : Hoà sô giaûi quyeát naêm 2004 thì ñaàu naêm 2005 phaûi giao noäp vaøo löu tröõ cô quan. Khi giao noäp hoà sô vaøo löu tröõ cô quan phaûi laäp bieân baûn giao nhaän hoà sô, ngöôøi giao vaø ngöôøi nhaän hoà sô phaûi kyù vaøo bieân baûn naøy. Toùm laïi : Laäp hoà sô vaø giao noäp hoà sô vaøo löu tröõ cô quan laø coâng vieäc quan troïng cuûa coâng taùc vaên thö. Moãi caùn boä, nhaân vieân caàn laøm toát coâng vieäc naøy ñeå goùp phaàn giaûi quyeát toát coâng vieäc haøng ngaøy vaø nghieân cöùu veà sau, ñoàng thôøi taïo ñieàu kieän toát cho coâng taùc löu tröõ. CHÖÔNG V TOÅ CHÖÙC QUAÛN LYÙ VAÊN BAÛN TRONG HEÄ THOÁNG CÔ QUAN ÑAÛNG I. YÙ NGHÓA VAØ TAÙC DUÏNG CUÛA CON DAÁU. Con daáu ñoùng leân vaên baûn khaúng ñònh tính chính xaùc vaø giaù trò phaùp lyù cuûa vaên baûn. Ñieàu 1 Nghò ñònh soá 58/2001/NÑ-CP quy ñònh “ Con daáu theå hieän vò trí phaùp lyù vaø khaúng ñònh giaù trò phaùp lyù ñoái vôùi caùc vaên baûn, giaáy tôø cuûa caùc cô quan, toå chöùc vaø caùc chöùc danh nhaø nöôùc”. II. CAÙC LOAÏI CON DAÁU SÖÛ DUÏNG TRONG CÔ QUAN VAØ PHÖÔNG PHAÙP BAÛO QUAÛN 1. Caùc loaïi con daáu. Trong cô quan thöôøng coù caùc loaïi con daâuù: daáu coù giaù trò phaùp lyù vaø daáu duøng trong vieäc quaûn lyù vaên baûn giaáy tôø hoaëc coâng vieäc noäi boä cuûa cô quan, daáu chìm, daáu noåi, daáu khoâ, daáu öôùt, daáu thu nhoû Caùc loaïi daáu thöôøng gaëp trong caùc cô quan, toå chöùc laø: - Daáu cô quan (coù hình quoác huy hoaëc khoâng coù hình quoác huy). - Daáu vaên phoøng cô quan. - Daáu chæ möùc ñoä khaån, maät. 50 ThS. Đặng Thanh Nam
  51. - Daáu teân cô quan. - Daáu ñeán. - Daáu kính göûi. - Daáu thaåm quyeàn, chöùc vuï cuûa ngöôøi kyù vaø daáu hoï teân ngöôøi kyù vaên baûn. 2. Phöông phaùp baûo quaûn. Phaûi giöõ gìn con daáu khoâng bò dô baån, khoâng duøng caùc vaät cöùng, nhoïn ñeå caäy nhöõng buïi baån baùm treân daáu. Phaûi coù giaù ñeå treo daáu moãi khi söû duïng xong phaûi treo daáu leân giaù ngay, khoâng ñeå daáu böøa baõi treân baøn hoaëc trong tuû. III. NGUYEÂN TAÉC SÖÛ DUÏNG CON DAÁU TRONG CÔ QUAN 1. Nhöõng cô quan söû duïng hai con daáu. Quy ñònh veà vieäc quaûn lyù vaø söû duïng daáu trong coâng taùc vaên thö theo Khoaûn 3 Ñieàu 25 Nghò ñònh veà coâng taùc vaên thö nhö sau: Nhöõng vaên baûn do cô quan, toå chöùc ban haønh phaûi ñoùng daáu cuûa cô quan, toå chöùc; Nhöõng vaên baûn do vaên phoøng hay ñôn vò ban haønh trong phaïm vi quyeàn haïn ñöôïc giao phaûi ñoùng daáu cuûa vaên phoøng hay daáu cuûa ñôn vò ñoù. Nghóa laø duøng daáu cuûa cô quan, toå chöùc ñeå ñoùng leân nhöõng vaên baûn nhaân danh cô quan, toå chöùc ban haønh, ñeå giaûi quyeát nhöõng vaán ñeà thuoäc chöùc naêng, nhieäm vuï cuûa cô quan, toå chöùc. Duøng daáu vaên phoøng hoaëc daáu cuûa ñôn vò ñeå ñoùng leân nhöõng vaên baûn laáy danh nghóa vaên phoøng hay danh nghóa ñôn vò ban haønh ñeå giaûi quyeát nhöõng vieäc thuoäc chöùc naêng, nhieäm vuï cuûa vaên phoøng hoaëc cuûa ñôn vò. 2. Nhöõng cô quan söû duïng moät con daáu. Ñoái vôùi nhöõng cô quan, toå chöùc söû duïng 01 con daáu thì con daáu ñöïôc söû duïng ñeå ñoùng leân taát caû caùc vaên baûn do cô quan, toå chöùc ñoù ban haønh. 3. Caùc con daáu haønh chính khaùc. Maëc duø caùc con daáu haønh chính khoâng coù giaù trò phaùp lyù, khoâng ñöïôc phaùp luaät quy ñònh vieäc söû duïng song vieäc quaûn lyù söû duïng con daáu vaãn phaûi heát söùc chaët cheõ. Caùc con daáu haønh chính chæ duøng ñeå ñoùng leân vaên baûn khi caàn thieát, traùnh laïm duïng, ñoùng böøa baõi laøm maát yù nghóa cuûa con daáu. IV. QUAÛN LYÙ VAØ SÖÛ DUÏNG CON DAÁU 51 ThS. Đặng Thanh Nam
  52. 1. Traùch nhieäm cuûa cô quan, toå chöùc coù thaåm quyeàn thaønh laäp vaø cho pheùp söû duïng con daáu. Thaønh laäp vaø cho pheùp baèng vaên baûn caùc cô quan, toå chöùc thuoäc mình quaûn lyù ñöôïc söû duïng con daáu; Cho pheùp cô quan, toå chöùc tröïc thuoäc ñöôïc khaéc theâm con daáu coù noäi dung nhö con daáu thöù nhaát; Kieåm tra vieäc baûo quaûn, söû duïng con daáu cuûa caùc cô quan, toå chöùc thuoäc mình quaûn lyù theo quy ñònh cuûa phaùp luaät; Quyeát ñònh baèng vaên baûn vieäc thu hoài con daáu cuûa cô quan, toå chöùc thuoäc thaåm quyeàn mình quyeát ñònh thaønh laäp vaø cho pheùp söû duïng con daáu trong caùc tröôøng hôïp cô quan, toå chöùc ñoù bò giaûi theå, chia taùch, saùp nhaäp, chuyeån ñoåi hoaëc trong tröôøng hôïp phaûi ñình chæ vieäc söû duïng con daáu hoaëc khi con daáu heát giaù trò söû duïng 2. Traùch nhieäm cuûa cô quan, toå chöùc ñöïôc söû duïng con daáu. Phaûi ñaêng kyù con daáu taïi cô quan coâng an vaø phaûi thoâng baùo maãu daáu vôùi caùc cô quan coù lieân quan tröôùc khi söû duïng. Moãi cô quan, toå chöùc vaø caùc chöùc danh nhaø nöôùc chæ ñöôïc duøng 01 con daáu theo maãu quy ñònh. Trong tröôøng hôïp caàn coù theâm con daáu cuøng noäi dung nhö con daáu thöù nhaát thì phaûi ñöôïc söï ñoàng yù baèng vaên baûn cuûa cô quan coù thaåm quyeàn thaønh laäp vaø phaûi coù kyù hieäu rieâng ñeå phaân bieät vôùi con daáu thöù nhaát. Caùc cô quan toå chöùc coù chöùc naêng caáp vaên baèng, chöùng chæ, theû chöùng minh nhaân daân, thò thöïc visa coù daùn aûnh thì ñöôïc khaéc theâm daáu noåi, daáu thu nhoû ñeå phuïc vuï cho coâng taùc, nghieäp vuï nhöng phaûi ñöôïc caáp coù thaåm quyeàn cho pheùp vaø noäi dung con daáu phaûi gioáng nhö con daáu öôùt maø cô quan, toå chöùc ñoù ñöôïc pheùp söû duïng. Vieäc ñoùng daáu vaøo caùc vaên baûn giaáy tôø phaûi theo ñuùng quy ñònh cuûa phaùp luaät. Con daáu chæ ñöôïc ñoùng leân caùc vaên baûn giaáy tôø sau khi caùc vaên baûn giaáy tôø ñoù ñaõ coù chöõ kyù cuûa caùc caáp coù thaåm quyeàn cuûa cô quan, toå chöùc ñoù; khoâng ñöôïc ñoùng daáu vaøo vaên baûn giaáy tôø khoâng coù noäi dung, ñoùng daáu tröôùc khi kyù. Ngöôøi ñöùng ñaàu cô quan, toå chöùc coù traùch nhieäm quaûn lyù, söû duïng con daáu cuûa cô quan, toå chöùc mình. Con daáu phaûi ñöôïc ñeå taïi truï sôû cô quan, toå chöùc vaø phaûi ñöôïc quaûn lyù chaët cheõ. Tröôøng hôïp thaät caàn thieát ñeå giaûi quyeát coâng vieäc ôû xa truï sôû cô quan thì thuû 52 ThS. Đặng Thanh Nam
  53. tröôûng cô quan, toå chöùc coù theå mang con daáu ñi theo vaø phaûi chòu traùch nhieäm veà vieäc mang con daáu ra khoûi cô quan. Trong tröôøng hôïp bò maát con daáu, cô quan, toå chöùc phaûi baùo ngay cho cô quan coâng an gaàn nhaát vaø cô quan coâng an ñaõ caáp giaáy chöùng nhaän ñaêng kyù maãu daáu ñoàng thôøi phaûi thoâng baùo huûy boû con daáu bò maát. Con daáu ñang söû duïng bò moøn, hoûng hoaëc coù söï chuyeån ñoåi veà toå chöùc hay ñoåi teân toå chöùc thì phaûi laøm thuû tuïc khaéc laïi con daáu môùi vaø noäp laïi con daáu cuõ. Cô quan, toå chöùc söû duïng con daáu phaûi taïo ñieàu kieän ñeå caùc cô quan coù thaåm quyeàn kieåm tra vieäc chaáp haønh caùc quy ñònh veà quaûn lyù vaø söû duïng con daáu. Cô quan, toå chöùc khi coù quyeát ñònh chia taùch, saùp nhaäp, giaûi theå, keát thuùc nhieäm vuï coù hieäu löïc thi haønh thì ngöôøi ñöùng ñaàu cô quan, toå chöùc phaûi thu hoài con daáu vaø noäp laïi con daáu cho cô quan coâng an caáp giaáy chöùng nhaän ñaêng kyù maãu daáu. Phaûi laøm thuû tuïc khaéc daáu theo quy ñònh. Con daáu khaéc xong phaûi ñaêng kyù löu chieåu maãu taïi cô quan coâng an caáp giaáy pheùp khaéc daáu, chæ sau khi ñöôïc caáp giaáy chöùng nhaän ñaõ ñaêng kyù maãu daáu, cô quan toå chöùc môùi ñöôïc thoâng baùo söû duïng daáu môùi. Khi baét ñaàu söû duïng daáu môùi phaûi noäp laïi con daáu cuõ cho cô quan coâng an. Möïc in daáu thoáng nhaát duøng maøu ñoû. Con daáu phaûi ñöôïc giao cho ngöôøi coù traùch nhieäm, ñuû tin caäy, coù trình ñoä chuyeân moân veà vaên thö vaø phaûi chòu traùch nhieäm tröôùc phaùp luaät veà vieäc giöõ vaø ñoùng daáu. Tröôøng hôïp maát “Giaáy chöùng nhaän ñaõ ñaêng maãu con daáu” thì cô quan, toå chöùc ñoù phaûi coù vaên baûn ñeà nghò vaø mang con daáu ñeán cô quan coâng an nôi ñaõ caáp ñeå ñaêng kyù laïi. 3. Traùch nhieäm cuûa caù nhaân ñöôïc giöõ, baûo quaûn con daáu. Theo Ñieàu 25 cuûa Nghò ñònh veà coâng taùc vaên thö ñaõ neâu treân: Con daáu cuûa cô quan, toå chöùc phaûi ñöôïc giao cho nhaân vieân vaên thö giöõ vaø ñoùng daáu taïi cô quan, toå chöùc. Ñoàng thôøi quy ñònh nhaân vieân vaên thö coù traùch nhieäm thöïc hieän nhöõng quy ñònh sau: a) Khoâng giao con daáu cho ngöôøi khaùc khi chöa ñöôïc pheùp baèng vaên baûn cuûa ngöôøi coù thaåm quyeàn. b) Phaûi töï tay ñoùng daáu vaøo caùc vaên baûn, giaáy tôø cuûa cô quan, toå chöùc. c) Chæ ñöôïc ñoùng daáu vaøo nhöõng vaên baûn, giaáy tôø sau khi ñaõ coù chöõ kyù cuûa ngöôøi coù thaåm quyeàn. 53 ThS. Đặng Thanh Nam
  54. d) Khoâng ñöôïc ñoùng daáu khoáng chæ. Vieäc thöïc hieän ñoùng daáu leân vaên baûn, giaáy tôø cuõng ñöôïc quy ñònh cuï theå trong Ñieàu 26 cuûa Nghò ñònh treân: Daáu ñoùng phaûi roõ raøng, ngay ngaén, ñuùng chieàu vaø duøng ñuùng möïc daáu quy ñònh. Khi ñoùng daáu leân chöõ kyù thì daáu phaûi ñoùng truøm leân khoaûng 1/3 chöõ kyù veà phía beân traùi. Vieäc ñoùng daáu leân caùc phuï luïc ñi keøm theo vaên baûn chính do ngöôøi kyù vaên baûn quyeát ñònh vaø daáu ñöôïc ñoùng leân trang ñaàu, truøm leân moät phaàn teân cô quan, toå chöùc hoaëc teân cuûa phuï luïc. Vieäc ñoùng daáu giaùp lai, ñoùng daáu noåi treân vaên baûn, taøi lieäu chuyeân ngaønh ñöôïc thöïc hieän theo quy ñònh cuûa Boä tröôûng, Thuû tröôûng cô quan quaûn lyù ngaønh. Ngoaøi caùc quy ñònh treân, trong caùc vaên baûn quy phaïm phaùp luaät khaùc veà quaûn lyù vaø söû duïng con daáu nhö Nghò ñònh soá 58/2001/NÑ-CP cuûa Chính phuû, Thoâng tö lieân tòch soá 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP cuõng coù nhöõng quy ñònh veà traùch nhieäm quaûn lyù, baûo quaûn con daáu cuûa cô quan, toå chöùc cuûa nhaân vieân vaên thö nhö: Phaûi ñeå con daáu ñuùng nôi quy ñònh, baûo quaûn caån thaän, khoâng laøm bieán daïng con daáu. Neáu ñeå maát con daáu, ñoùng daáu khoâng ñuùng quy ñònh, lôïi duïng vieäc baûo quaûn, söû duïng con daáu ñeå hoaït ñoäng phaïm phaùp seõ bò xöû lyù haønh chính hoaëc bò truy toá tröôùc phaùp luaät. Khi con daáu bò maát phaûi baùo ngay cho cô quan coâng an gaàn nhaát vaø cô quan coâng an ñaõ caáp giaáy pheùp khaéc daáu ñeå phoái hôïp truy tìm vaø thoâng baùo huûy boû con daáu bò maát. Coù traùch nhieäm thöïc hieän theo yeâu caàu vaø taïo ñieàu kieän ñeå caùn boä coâng an vaø caùn boä toå chöùc caùn boä khi tieán haønh kieåm tra vieäc chaáp haønh caùc quy ñònh veà baûo quaûn vaø söû duïng con daáu. IV. THAÅM QUYEÀN CHO PHEÙP VAØ THUÛ TUÏC KHAÉC DAÁU 1. Thaåm quyeàn cho pheùp khaéc daáu. Cuïc Caûnh saùt quaûn lyù veà traät töï xaõ hoäi –Toång cuïc Caûnh saùt coù traùch nhieäm caáp Giaáy pheùp khaéc daáu, ñaêng kyù löu chieåu maãu daáu vaø caáp giaáy chöùng nhaän ñaõ ñaêng kyù maãu daáu cuûa caùc cô quan, toå chöùc sau: 54 ThS. Đặng Thanh Nam
  55. - Con daáu coù hình Quoác huy cuûa Quoác hoäi, Chính phuû, chöùc danh Nhaø nöôùc, caùc Boä, cô quan ngang Boä, cô quan thuoäc Chính phuû vaø caùc tröôøng hôïp ñaëc bieät khaùc ñöôïc Chính phuû cho pheùp; - Con daáu cuûa caùc toå chöùc Chính trò – Xaõ hoäi (CT-XH), Xaõ hoäi - Ngheà nghieäp (XH-NN), hoäi quaàn chuùng, toå chöùc phi Chính phuû caáp TW; - Con daáu cuûa caùc cô quan chuyeân moân, toå chöùc söï nghieäp, toå chöùc kinh teá vaø caùc toå chöùc khaùc do Boä, cô quan ngang Boä, cô quan thuoäc Chính phuû, toå chöùc Chính trò-Xaõ hoäi, Xaõ hoäi – Ngheà nghieäp, hoäi quaàn chuùng toå chöùc phi Chính phuû caáp TW quyeát ñònh thaønh laäp hoaëc caáp giaáy pheùp; - Con daáu cuûa caùc cô quan, toå chöùc nöôùc ngoaøi hoaït ñoäng hôïp phaùp taïi Vieät Nam, caùc cô quan, toå chöùc Vieät Nam hoaït ñoäng ôû nöôùc ngoaøi; - Con daáu cuûa caùc cô quan, toå chöùc do laõnh ñaïo Boä, cô quan ngang Boä, cô quan thuoäc Chính phuû vaø caùc toå chöùc caáp TW ñeà nghò baèng vaên baûn; - Caáp Giaáy pheùp mang con daáu vaøo Vieät Nam söû duïng cho caùc toå chöùc nöôùc ngoaøi khoâng coù chöùc naêng ngoaïi giao hoaït ñoäng hôïp phaùp taïi Vieät Nam. Phoøng Caûnh saùt quaûn lyù haønh chính veà traät töï xaõ hoäi (QLNN veà TTXH) Coâng an caùc tænh, thaønh phoá tröïc thuoäc Trung öông: - Caáp giaáy pheùp khaéc daáu, ñaêng kyù löu chieåu maãu con daáu vaø caáp giaáy chöùng nhaän ñaõ ñaêng kyù maãu daáu cho cô quan chuyeân moân, toå chöùc söï nghieäp, toå chöùc kinh teá, toå chöùc CT-XH, XH-NN, hoäi quaàn chuùng toå chöùc phi chính phuû thuoäc ñòa phöông. - Ñaêng kyù löu chieåu maãu daáu vaø caáp giaáy chöùng nhaän ñaõ ñaêng kyù maãu daáu cho caùc cô quan, toå chöùc nöôùc ngoaøi khoâng coù chöùc naêng ngoaïi giao ñöôïc Cuïc caûnh saùt QLHC veà TTXH – Toång cuïc Caûnh saùt caáp giaáy pheùp mang con daáu vaøo Vieät Nam ñeå söû duïng vaø nhöõng tröôøng hôïp khaùc do Cuïc caûnh saùt QLHC veà TTXH ñaõ giaûi quyeát thoâng baùo. 2. Thuû tuïc khaéc daáu. Caùc cô quan toå chöùc phaûi coù vaên baûn thaønh laäp, saùp nhaäp, chia taùch ñôn vò haønh chính caùc caáp cuûa cô quan coù thaåm quyeàn theo quy ñònh cuûa phaùp luaät. Vieäc khaéc daáu caùc chöùc danh nhaø nöôùc phaûi coù vaên baûn ñeà nghò cuûa Vaên phoøng Quoác hoäi hoaëc Vaên phoøng Chuû tòch nöôùc hoaëc Vaên phoøng Chính phuû. Caùc cô quan chuyeân moân, toå chöùc söï nghieäp phaûi coù quyeát ñònh thaønh laäp vaø cho pheùp söû duïng con daáu cuûa caáp coù thaåm quyeàn. Tröôøng hôïp trong Quyeát ñònh thaønh laäp chöa cho pheùp söû duïng con daáu thì cô quan quyeát ñònh thaønh laäp phaûi coù vaên baûn cho pheùp cô quan, toå chöùc ñoù ñöôïc söû duïng con daáu. 55 ThS. Đặng Thanh Nam