Bài giảng Dự án phần mềm - Các công cụ phục vụ quản lý dự án

Nội dung text: Bài giảng Dự án phần mềm - Các công cụ phục vụ quản lý dự án

1. Các cơng cụ phục vụ quản lý dự án ◼ Các thủ tục dự án ◼ Hồ sơ quản lý dự án ◼ Các biểu mẫu (Forms) ◼ Văn phịng dự án (Project Office) 1/28
2. 1. Các thủ tục dự án ◼ PM cần phải xây dựng một số thủ tục làm việc trong dự án. ◼ Mỗi thủ tục là một quy định/nội quy bắt buộc các thành viên dự án phải tuân theo. ◼ Mỗi thủ tục là một bản viết rõ ràng, phát cho mọi người, khơng nĩi bằng lời 2/28
3. Sử dụng phần mềm để trợ giúp quản lý dự án ◼ Phải chọn ra một phần mềm thích hợp ◼ Phải học sử dụng phần mềm thành thạo ◼ Nên sử dụng 1 phần mềm cho: ◼ Tất cả các máy tính trong dự án ◼ Tất cả các cơng việc cĩ thể đáp ứng ◼ Phần mềm chỉ trợ giúp, khơng thể thay thế 3/28
4. Sử dụng phần mềm để trợ giúp quản lý dự án ◼ Dữ liệu phải thường xuyên được cập nhật ◼ Người cập nhật càng ít càng tốt. Người xem càng nhiều càng tốt ◼ Biết sử dụng thành thạo 1 hơn là biết sử dụng khơng thành thạo nhiều phần mềm ◼ Trong thực tế cịn rất nhiếu yếu tố khác khơng mơ tả được, khơng định lượng được ◼ Nên kết hợp thêm với các phần mềm Word, EXCEL, Email 4/28
5. Lý do sử dụng các thủ tục ◼ Tạo ra một chuẩn mực để trao đổi, làm việc trong nhĩm một cách hiệu quả ◼ Tập trung suy nghĩ, hành động của các thành viên trong tổ theo 1 hướng ◼ Tăng năng suất cơng việc (mọi việc quy định rõ ràng, khơng mất thời gian hỏi nhau) ◼ Chỉ nên đặt ra các thủ tục cho những nội dung chính, quan trọng (PM quyết định) 5/28
6. Các cơng việc cần áp dụng thủ tục ◼ Kiểm sốt thay đổi ◼ Sử dụng thiết bị ◼ Dùng các biểu mẫu ◼ quy chế báo cáo ◼ Trách nhiệm của một số người trong dự án ◼ Họp hành ◼ Mua sắm vật tư, thiết bị ◼ Mỗi thủ tục đều phải trả lời các câu hỏi: Ai, cái gì, khi nào, ở đâu, thế nào, Tại sao. 6/28
7. Luồng cơng việc (WorkFlow) Lập danh sách các Cĩ cơng việc trong biểu Ghi ngày Ghi hồn đồ mạng Cơng việc hồn thành thành hồn thành thực tế 100% 100%? Xác định cơng việc Khơng nào cịn chưa bắt đầu hay chưa hồn tất tới ngày hiện tại Ghi ngày bắt đầu thực tế Xác định người tiếp xúc để biết hiện trạng về Thủ tục quản lý cơng việc từng cơng việc Ghi phần trăm hồn Thu thập hiện trạng thành về mỗi cơng việc 7/28
8. 2. Hồ sơ quản lý dự án Bao gồm tất cả các giấy tờ, tài liệu liên quan đến quá trình hoạt động của dự án. Thường gồm cĩ: ◼ Hồ sơ giúp kiểm sốt dự án ◼ Hồ sơ quản trị hành chính 8/28
9. Hồ sơ quản trị hành chính ◼ C¸c chÝnh s¸ch ◼ C¸c thđ tơc hµnh chÝnh ◼ C¸c tiªu chuÈn 9/28
10. Tài liệu cần lưu trữ ◼ Chia thành các loại tài liệu khác nhau ◼ Thư từ trao đổi với bên ngồi ◼ Các ước lượng thời gian ◼ Các biểu mẫu ◼ Các bản ghi nhớ ◼ Các biên bản các cuộc họp 10/28
11. Tài liệu cần lưu trữ ◼ Các thủ tục ◼ Các báo cáo ◼ Các quy định về trách nhiệm, quyền hạn ◼ Các cập nhật lịch biểu ◼ Bảng cơng việc ◼ Các tài liệu khác cĩ liên quan 11/28
12. Trách nhiệm lưu trữ tài liệu ◼ Văn phịng dự án ◼ Trợ lý cho PM ◼ Nhân tố này cĩ trách nhiệm: ◼ Phân loại tài liệu ◼ Tạo lập, thu thập, bổ sung hồ sơ ◼ Cung cấp tài liệu khi được yêu cầu 12/28
13. Cách thức lưu trữ ◼ Hiện nay sử dụng máy tính là chính=> tối ưu về mặt khơng gian, thời gian truy cập. Tuy nhiên cĩ văn bản bắt buộc trên giấy ◼ Cách thức: ◼ Trên giấy (ko nên): Tổ chức thành các folder ◼ Trên máy tính (nên): Tổ chức thành các folder chia sẻ trên mạng (Khơng gian lớn=> Truy cập qua Web) ◼ Luơn cĩ một danh sách (trên giấy, trên máy) được cập nhật thường xuyên và thơng báo cho mọi người 13/28
14. Lợi ích của tổ chức lưu trữ hồ sơ dự án ◼ Mất thời gian 1 lần, tiết kiệm thời gian nhiều lần ◼ Tạo điều kiện theo dõi dự án ◼ Tạo điều kiện thuận lợi cho cấp trên (hoặc nhà tài trợ) kiểm tra dự án ◼ Là cơ sở để lập các báo cáo ◼ Là chỗ dựa để PM tự bảo vệ mình ◼ Chia sẻ thơng tin trong tập thể thực hiện dự án 14/28
15. Hồ sơ giúp kiểm sốt dự án ▪ Kết quả bàn giao đáp ứng tiêu chuẩn ▪ Tối thiểu hố các rủi ro dự án ▪ Kế hoạch được xây dựng phù hợp với mẫu ▪ Tiến trình được đo lường, ghi chép và báo cáo ▪ Các trở ngại được xác định và chỉ ra 15/28
16. Quy trình báo cáo và Kiểm sốt ▪ Theo dõi & xem xét các dữ liệu mục tiêu ▪ Rà xét các kết quả bàn giao ▪ Báo cáo và phân tích tiến trình ▪ Định hướng lại dự án khi cần thiết ▪ Lựa chọn phần mềm quản lý dự án 16/28
17. 3. Các biểu mẫu tài liệu của dự án ◼ PM cần quy định một số biểu mẫu cho một số cơng việc và hạng mục một cách cụ thể như: báo cáo, đề nghị, tờ trình, 17/28
18. Vì sao cần các biểu mẫu ◼ Thống nhất cách trình bày về một vấn đề ◼ Dễ theo dõi, xử lý 18/28
19. Một số biểu mẫu thường SD ◼ Mơ tả cơng việc ◼ Ước lượng thời gian cơng việc ◼ Kiểm sốt thay đổi ◼ Bổ nhiệm nhân viên ◼ Dự kiến chi phí ◼ Đơn mua hàng ◼ Theo dõi sử dụng lao động (chấm cơng) ◼ 19/28
20. Lưu ý ◼ Nên soạn biểu mẫu trên máy tính (chia sẻ và thơng báo rộng rãi) ◼ Cĩ hướng dẫn cách khai (ngắn gọn, rõ ràng) ◼ Thiết kế thống, nhiều chỗ trống ◼ Chỉ yêu cầu viết đủ các thơng tin cần thiết, tránh viết dài, thừa ◼ Biểu mẫu nên thiết kế sao cho dễ khai, mất ít thời gian để khai 20/28
21. Báo cáo ◼ Báo cáo: là một loại Biểu mẫu (Form), được thiết kế để cấp dưới báo cáo lên cấp trên. ◼ Form cho báo cáo được thiết kế đa dạng, phong phú (lời văn, hình vẽ, bảng biểu, ). Cố gắng sao cho báo cáo cĩ thể tạo ra trên máy tính. 21/28
22. Biên bản ◼ Là một loại tài liệu khơng thể thiếu ◼ Là một dạng ghi lại những thống nhất, cam kết ◼ Theo dõi và quản lý các cuộc họp và các sự kiện của dự án 22/28
23. Lưu ý ◼ Biên bản cần cụ thể, rõ ràng, tránh sơ sài ◼ Nĩi trực tiếp vấn đề, ngắn gọn (1- 2 trang) ◼ Cấu trúc logic, hợp lý ◼ Nên tập trung vào những điểm đã thỏa thuận, thống nhất 23/28
24. Thư viện dự án ◼ Trợ lý PM quản lý, bao gồm: ◼ Các ấn bản của riêng cơ quan ◼ Sách ◼ Báo chí, tin tức ◼ Hồ sơ, tài liệu dự án ◼ Các thủ tục dự án ◼ Tài liệu kĩ thuật 24/28
25. 4. Văn phịng dự án (Project Office) ◼ Trung tâm chỉ huy và kiểm sốt của dự án. Phần lớn các hoạt động và quyết định quản lí dự án chính đều xuất hiện tại văn phịng dự án ◼ Nơi cung cấp các tài nguyên dự án ◼ Nơi tổ chức các cuộc họp quan trọng ◼ Nơi làm việc chính thức của Ban quản lý dự án và PM 25/28
26. Nhiệm vụ của văn phịng dự án ◼ Hướng dẫn lập kế hoạch ◼ Lập bảng biểu ◼ Đưa ra các giải pháp ◼ Lập báo cáo về thực trạng ◼ Phân tích, đánh giá các giai đoạn và cơng việc của từng giai đoạn 26/28
27. Nhiệm vụ của văn phịng dự án ◼ Duy trì kế hoạch dự án ◼ Kiểm sốt các thay đổi ◼ Lập các báo cáo định kỳ ◼ Theo dõi lịch trình ◼ Dịch thuật và lập thư viện về các văn bản tài liệu ◼ Giám sát thời gian 27/28
28. Lưu ý ◼ Dự án càng lớn => Văn phịng dự án lớn ◼ Lập Văn phịng dự án càng sớm càng tốt ◼ Văn phịng dự án cần cĩ ◼ Phần mềm quản lí dự án tự động ◼ Tài liệu dự án ◼ Hồ sơ quản lý dự án ◼ Thư viện dự án 28/28