Bài giảng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Microsoft Access)

133 trang hapham 2850

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Microsoft Access)", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

bai_giang_he_quan_tri_co_so_du_lieu_microsoft_access.pdf

Nội dung text: Bài giảng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Microsoft Access)

ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ – KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Bài giảng Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Nội dung  Nhập môn về ACCESS. Khái niệm về CSDL  Các bảng và các biểu mẫu: Thiết kế, tính chất, view, wizart  Thông tin từ cơ sở dữ liệu: Các báo cáo và các truy vấn  Cơ sở dữ liệu quan hệ; Các dữ liệu bên ngoài; Biểu đồ; Switchboard  Các liên kết một - nhiều: Mẫu biểu con và các truy vấn nhiều bảng  Các mối liên kết nhiều - nhiều: Một hệ thống phức tạp hơn  Xây dựng các ứng dụng: Switchboard, Macro, và Prototyping  Tạo ra các ứng dụng mạnh hơn: Nhập môn VBA
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Chương 1: Nhập môn về ACCESS. Khái niệm về Cơ Sở Dữ Liệu (CSDL) Mục tiêu:  Định nghĩa các thuật ngữ: trường, bản ghi, bảng, cơ sở dữ liệu  Khởi động Microsoft Access; mô tả cửa sổ cơ sở dữ liệu và các đối tượng trong một cơ sở dữ liệu Access.  Thêm vào, sửa đổi, loại bỏ các bản ghi bên trong một bảng; sử dụng lệnh Find để định vị một bản ghi cụ thể.  Mô tả một bộ chọn bản ghi; giải thích khi nào các thay đổi được ghi vào một bảng.  Giải thích tầm quan trọng của của việc làm có giá trị của dữ liệu trong bảo trì bảng.  Áp dụng bộ lọc (Filter) đối với một bảng; sắp xếp một bảng trên một hoặc nhiều trường.  Mô tả một cơ sở dữ liệu quan hệ; xác định các mối liên kết một - nhiều tồn tại trong một cơ sở dữ liệu.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access I. Khái niệm về Cơ Sở Dữ Liệu (CSDL) 1. Định nghĩa Hệ Quản Trị (HQT) CSDL  HQT CSDL là 1 phần mềm cho phép mô tả, lưu giữ, thao tác và xử lý các dữ liệu trong CSDL đồng thời phải đảm bảo sự an toàn và bí mật của dữ liệu.  Chức năng của một HQT CSDL: - Cho phép tạo ra các cấu trúc để lưu giữ dữ liệu - Cho phép nhập, lưu giữ, xem, xóa, sửa đổi, chèn các dữ liệu vào CSDL. - Cho phép thao tác trên các dữ liệu của CSDL để đưa ra các thông tin. - Cho phép tạo báo cáo, bảng biểu để tổ chức đưa thông tin ra theo 1 mẫu nào đó - Cung cấp các công cụ đảm bảo sự an toàn dữ liệu
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access I. Khái niệm về Cơ Sở Dữ Liệu 2. Định nghĩa CSDL:  CSDL là 1 tập hợp các dữ liệu về 1 “tổ chức” nào đó (ví dụ dữ liệu Thư Viện), được lưu giữ trong máy tính, được nhiều người sử dụng và được tổ chức theo mô hình dữ liệu.  Các tiêu chuẩn của 1 CSDL: - Phản ánh đúng đắn hoạt động của tổ chức - Không có sự dư thừa thông tin (cùng 1 thông tin được lưu trữ ở nhiều nơi và 1 thông tin mang nhiều tên khác nhau) vì nó làm tốn bộ nhớ và dễ gây ra các thông tin không đúng khi cập nhật dữ liệu. - Đảm bảo an toàn dữ liệu (vì được nhiều người sử dụng) - Có sự độc lập giữa CSDL và các chương trình để đảm bảo cho việc bảo trì - Hiệu quả sử dụng tốt: khai thác trên các máy khác nhau cho kết quả như nhau.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access I. Khái niệm về Cơ Sở Dữ Liệu 3. Định nghĩa hệ thống thông tin (HTTT)  HTTT là 1 tập hợp bao gồm các công cụ về phần cứng, phần mềm, con người nhằm quản lý “tổ chức” nào đó.  Các thành phần của 1 HTTT: - Phần cứng (Máy tính, thiết bị mạng, ) - Phần mềm: HĐH, HQT CSDL, chương trình ứng dụng, CSDL, tiện ích, - Con người: Quản lý hệ thống, phân tích và thiết kế, lập trình viên, người sử dụng.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access I. Khái niệm về Cơ Sở Dữ Liệu 4. Định nghĩa mô hình CSDL  Mô hình CSDL là tập các khái niệm cho phép thể hiện hoạt động của 1 “tổ chức”.  Các loại mô hình CSDL: a. Mô hình CSDL mức khái niệm: - Để biểu diễn các đối tượng trong thế giới thực và mối liên quan giữa các đối tượng đó. - Khái niệm sử dụng trong mức này là: thực thể, liên kết, - Có 2 loại: + Mô hình Quan hệ - Thực Thể + Mô hình hướng đối tượng
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access I. Khái niệm về Cơ Sở Dữ Liệu b. Mô hình CSDL mức thể hiện: - Sử dụng trong mức này là các cấu trúc - Có 3 loại: + Mô hình CSDL quan hệ: Dữ liệu được phân vào các bảng. Có thể kết nối các bảng với nhau. - Cấu trúc: Bảng - Liên kết: Thuộc tính khóa + Mô hình phân cấp: Cây - Cấu trúc: Bản ghi - Liên kết: Phân cấp + Mô hình mạng: Đồ thị - Cấu trúc: Bản ghi - Liên kết: Mạng
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access I. Khái niệm về Cơ Sở Dữ Liệu 5. Định nghĩa một số thuật ngữ:  Một trường (field) là một sự kiện cơ bản (hoặc một phần tử dữ liệu) như là Tên của cuốn sách hoặc Số máy điện thoại của một nhà xuất bản.  Một bản ghi (record) là một tập hợp các trường.  Một bảng (table) là một tập hợp các bản ghi. Mỗi một bản ghi chứa các trường như nhau theo một thứ tự như nhau.  Một cơ sở dữ liệu bao gồm một hoặc nhiều bảng.  Ví dụ mỗi bản ghi trong bảng SACH chứa đúng sáu trường: Mã sách, Tên sách, Năm xuất bản, Giá và Nhà xuất bản. Tương tự, mỗi bản ghi trong bảng NHAXUATBAN sẽ có các trường giống nhau cho mỗi nhà xuất bản,  Các thuật ngữ trường, bản ghi, bảng, cơ sở dữ liệu rất quan trọng và được sử dụng thường xuyên.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access II. Nhập môn về Microsoft Access 1. Cửa sổ cơ sở dữ liệu: Để hiển thị các đối tượng khác nhau trong một CSDL Access. Có bảy kiểu đối tượng: - Bảng (table) - Truy vấn (query) - Biểu mẫu (form) - Báo cáo (report) - Trang (page) - Macro - Module  Mỗi CSDL phải chứa ít nhất một bảng, và nó có thể chứa (hoặc không) một hoặc nhiều các đối tượng khác.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 1. Cửa sổ cơ sở dữ liệu  Một bảng (table) lưu trữ các dữ liệu về thực thể (con người, địa điểm, đồ vật, ) và là phần tử cơ sở trong CSDL. Một bảng được tạo thành từ các bản ghi, mỗi bản ghi được tạo thành từ các trường. Bảng xuất hiện dưới dạng cột, mỗi bản ghi nằm trên một dòng của bảng và mỗi trường cột nằm trên mỗi cột riêng rẽ.  Một mẫu biểu (form) cung cấp một cách thuận tiện và hấp dẫn để nhập, hiển thị, hoặc in các dữ liệu trong bảng.  Một truy vấn (query) trả lời một câu hỏi về CSDL. Kiểu chung nhất của các query là chỉ ra một tập tiêu chuẩn, sau đó tìm trong CSDL để rút ra các bản ghi thỏa mãn tiêu chuẩn.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 1. Cửa sổ cơ sở dữ liệu  Một báo cáo (report) trình bày các dữ liệu trong một bảng hoặc trong một truy vấn dưới dạng một bảng in được.  Một trang (page) là một tài liệu HTML có thể gửi đến một Web Server hoặc một mạng LAN và có thể dùng Web browser để nhìn thấy nó.  Một macro tưng tự như một chương trình máy tính và bao gồm các lệnh có thể được thực hiện một cách tự động lệnh này đến lệnh khác.  Một module cung cấp một chương trình viết bằng ngôn ngữ VBA (Visual Basic for Applications).  Trong chương này chúng ta tập trung vào bảng, các đối tượng khác sẽ được lần lượt trình bày và nghiên cứu trong các chương sau.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 2. Bảng Bảng là trung tâm của mọi CSDL vì nó chứa các dữ liệu.  Trong Access một bảng được hiển thị dưới dạng một trong hai khung nhìn (view): - Khung nhìn thiết kế (Design view) - Hoặc khung nhìn trang dữ liệu (Datasheet view).  Khung nhìn thiết kế được dùng để định nghĩa bảng ban đầu và chỉ ra các trường của nó.  Khung nhìn trang dữ liệu được sử dụng để thêm vào, sửa đổi, hoặc loại bỏ các bản ghi.  Trong chương này ta nghiên cứu kỹ khung nhìn trang dữ liệu.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 3. Khung nhìn trang dữ liệu  Dòng đầu tiên chứa các tên trường. Mỗi dòng tiếp theo chứa một bản ghi. Mỗi cột biểu diễn một trường. Mỗi bản ghi trong bảng chứa các trường như nhau và chúng có thứ tự như nhau.  Thanh ghi trạng thái ở đáy cửa sổ chỉ ra bảng có bao nhiêu dòng và chúng ta đang định vị trên dòng nào. Dòng ta đang làm việc gọi là dòng hiện tại.  Tại một thời điểm chúng ta chỉ có thể làm việc với một dòng. Có một ký hiệu chọn bản ghi (một tam giác, dấu sao hoặc cái bút chì) ở bên cạnh bản ghi hiện tại để chỉ ra trạng thái của nó. - Một tam giác chỉ ra bản ghi đã được ghi vào đĩa, cái bút chì chỉ ra rằng ta đang làm việc với bản ghi đó và những thay đổi còn chưa được lưu lại.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 3. Khung nhìn trang dữ liệu - Khi ta dịch chuyển sang bản ghi tiếp theo, ký hiệu cái bút chì sẽ chuyển thành tam giác để chỉ ra bản ghi ta vừa làm việc đã được lưu vào đĩa. - Dấu sao xuất hiện bên cạnh bản ghi trắng ở cuối mỗi bảng. Khi ta đang thêm một bản ghi vào cuối bảng, dữ liệu đưa vào sẽ xuất hiện tại điểm nhận (là một gạch thẳng đứng nhấp nháy) còn ký hiệu chọn bản ghi lúc đó là cái bút chì. Dấu sao sẽ chuyển xuống bản ghi trắng ở cuối bảng.  Mỗi một bảng nhất thiết phải có một khoá chính (Primary key). Đó là một trường hoặc một nhóm các trường có giá trị khác nhau trên mỗi bản ghi.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Bài thực hành 1:  Mở một CSDL đã có sẵn, thêm một bản ghi vào một bảng trong CSDL
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access III. Duy trì cơ sở dữ liệu  Chúng ta còn cần phải sửa đổi, xoá các bản ghi đã có. Để làm điều đó cần phải tìm ra bản ghi cần sửa hoặc cần xoá bằng cách tìm kiếm lần lượt trên bảng một cách thủ công hoặc sử dụng các lệnh tìm kiếm (Find) và thay thế (Replace). 1. Các lệnh tìm kiếm ( Find ) và thay thế ( Replace). (Xem bài thực hành 2)  Chú ý: Khi đưa giá trị cụ thể vào các lệnh trên để tìm kiếm hoặc thay thế cần phải chú ý đến sự tương thích giữa giá trị đưa vào và giá trị cần tìm trong bảng. Chúng phải phù hợp nhau về cách sử dụng ký tự, chữ hoa hoặc chữ thường. Nếu không có sự phù hợp thì dễ sẽ dẫn đến tìm kiếm và thay thế thất bại.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 2. Kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu (data validation)  Thuật ngữ GIGO (Garbage in, garbare out) - Một máy tính làm một cách chính xác những cái bạn bảo nó làm chứ không phải những cái bạn muốn nó làm. - Vì vậy bạn phải kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu sẽ được đưa vào hệ thống, nếu không, thông tin liên quan có thể sẽ không đúng. - Không có một hệ thống nào, dù có tinh vi đến đâu, có thể tạo ra các dữ liệu ra đúng đắn từ các dữ liệu vào không hợp lệ. - Nói cách khác, vào không đúng thì ra không đúng.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access IV. Các mẫu biểu, truy vấn và báo cáo
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Bài thực hành 2:  Mở một bảng CSDL có sẵn, thực hiện việc thêm, sửa đổi, xoá một bản ghi và minh hoạ việc làm có giá trị dữ liệu, giới thiệu các form, query,và report.  Chú ý: Access lưu trữ mọi thay đổi trong bản ghi hiện tại một cách tự động ngay sau khi chúng ta chuyển đến bản ghi tiếp theo hoặc khi ta đóng bảng. Lệnh Undo Current Record sẽ xoá bỏ mọi thay đổi đối với một bản ghi đã được lưu trữ trước đó.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access V. Lọc và sắp xếp (Filter and Sort)  Filter làm hiển thị một tập con các bản ghi của một bảng theo một tiêu chuẩn cụ thể.  Sort liệt kê các bản ghi của theo theo một thứ tự nào đó, ví dụ sắp xếp theo thứ tự a, b, c của họ tên hay theo thứ tự giảm dần của lương, .
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Bài thực hành 3:  Mở một bảng đã có và thực hiện các phép toán: Filter by Selection, Filter by Form và Sort.  Chú ý: Một bộ lọc (filter) là một tập hợp các tiêu chuẩn được áp dụng cho một bảng để hiển thị một tập con các bản ghi trong bảng đó. Microsoft Access cho phép ta lọc bằng lựa chọn hoặc lọc bằng mẫu biểu. Áp dụng của một bộ lọc không loại bỏ các bản ghi ra khỏi bảng mà chỉ ngăn cần nó xuất hiện ở khung nhìn. Các bản ghi trong một bảng có thể hiển thị theo một thứ tự tăng dần hoặc giảm dần bằng cách nhắp các nút thích hợp trên thanh công cụ của CSDL.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access VI. Cơ sở dữ liệu quan hệ  Cơ sở dữ liệu dạng quan hệ là CSDL bao gồm các bảng hai chiều chứa dữ liệu. 1. Định nghĩa bảng CSDL: Là 1 tập các thực thể có cùng 1 số đặc trưng.  Bảng có tên  Bảng có các cột: - Tên cột: Tên thuộc tính (Tên cột phải khác nhau) - Giá trị cột: Thuộc của miền giá trị của thuộc tính.  Các hàng: Mỗi hàng gồm 1 bộ giá trị của các thuộc tính (mỗi hàng biểu diễn 1 thực thể) các hàng, các cột có thứ tự tùy ý.  Mỗi hàng có khóa chính xác định các thuộc tính khác 1 cách duy nhất.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 2. Định nghĩa khóa chính, khóa ngoài, vai trò của các khóa trong CSDL a. Định nghĩa khóa chính: Là 1 tập các thuộc tính, nhờ nó có thể phân biệt được đối tượng này với đối tượng khác. Mã PB Tên PB Điện thoại HC Phòng HC 7680461 TNCNTT Phòng TN CNTT 7680463 DT Phòng Đào Tạo 7680465  Ràng buộc: - Khóa chính phải xác đinh: Luôn luôn có giá trị xác định (Not null) - Phải duy nhất: Các bộ giá trị của khóa chính trên các hàng phải khác nhau.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 2. Định nghĩa khóa chính, khóa ngoài, vai trò của các khóa trong CSDL b. Định nghĩa khóa ngoài: Là khóa chính của 1 bảng được sử dụng như 1 thuộc tính ở 1 bảng khác. Nó thể hiện mối liên hệ giữa các bảng với nhau.  Ràng buộc: - Giá trị của khóa ngoài phải tương thích với các giá trị của khóa chính mà nó quy chiếu tới. - Có thể có những giá trị không xác định (Null) Mã NV Họ tên Địa chỉ Mã PB NV1 Trạch Văn Đoành HN HC NV2 Quách Văn Quẹ HP HC - Vai trò của khóa trong CSDL giúp dễ dàng tạo mối lien hệ giữa các bảng trong CSDL quan hệ.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 3. Các phép toán trên bảng CSDL 3. Các phép toán trên bảng CSDL  Bảng là 1 quan hệ nên các phép toán trên bảng là các phép toán trên quan hệ. Các phép toán: Chiếu, chọn, nối, tách, hợp, giao, trừ (được HQT CSDL thực hiện).
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 4. Các mối liên kết 1-1, 1-n, m-n  Các bảng PhòngBan và bảng NhânViên ở trên liên kết với nhau thông qua một mối liên kết một - nhiều (1–n).  Một PhòngBan có thể có nhiều nhân viên làm việc nhưng mỗi nhân viên chỉ làm việc tại một PhòngBan.  Trong CSDL quan hệ, các bảng có thể có các liên kết với nhau thông qua các mối liên kết một-nhiều (1-n), một-một (1-1), nhiều-nhiều (m-n).  Chúng ta sẽ nghiên cứu dần dần trong các chưng sau.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Bài thực hành 4:  Mở một CSDL có nhiều bảng; xác định các kiểu liên kết một-nhiều bên trong CSDL để tạo ra các bản ghi dựa trên các kiểu liên kết đó.  Chú ý: Một CSDL quan hệ chứa nhiều bảng và cho phép ta lấy ra các thông tin từ các bảng đó trong một truy vấn đơn. Các bảng phải liên kết với các bảng khác, theo một ràng buộc gọi là toàn vẹn quy chiếu. Như vậy, Access cài đặt một cách tự động một số kiểu làm có giá trị các dữ liệu để ngăn ngừa các vi phạm ràng buộc này.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Chương 2: Các bảng và các biểu mẫu:Thiết kế, tính chất, view, wizart 1. Mô tả chung về việc thiết kế một bảng Trường hợp nghiên cứu : Cơ sở dữ liệu Sinhviên  Giả sử bạn muốn thiết kế một bảng chứa các dữ liệu về sinh viên. Nói chung, phương pháp thiết kế như sau: - Trước hết, bạn phải suy nghĩ về những dữ liệu mà nhà trường yêu cầu đối với một sinh viên, chẳng hạn: mã số, họ tên, địa chỉ, số điện thoại, chuyên ngành, số các đơn vị học trình đã học, và viết chúng ra giấy. - Sau đó bạn phải tưởng tượng những dữ liệu ra (output) mà những người sử dụng sẽ yêu cầu để xác định các dữ liệu vào (input) nhằm tạo ra các dữ liệu ra đó.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 1. Mô tả chung về việc thiết kế một bảng  Hãy suy nghĩ đến các trường (field) cụ thể và cố gắng mô tả từng trường phù hợp với kiểu dữ liệu (ví dụ: kiểu số, kiểu văn bản, ) và kích cỡ (độ dài) của nó. Cuối cùng, chúng ta có thể có một bảng gồm các trường được liệt kê như sau: Tên trường Kiểu Mãsố Text Họtên Text Địachỉ Text Số điện thoại Text Ngàysinh Date Họcbổng Number
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 1. Mô tả chung về việc thiết kế một bảng  Để có một bảng “tốt”, chúng ta phải tiến hành một quá trình thiết kế cẩn thận dựa trên ba nguyên tắc chỉ đạo sau: - Bao gồm tất cả các dữ liệu cần thiết: Cách tốt nhất là ta tạo ra các bản thô của các báo cáo mà bạn sẽ cần và sau đó thiết kế bảng sao cho nó chứa các trường cần thiết để tạo ra các báo cáo đó. - Lưu trữ dữ liệu trong từng phần nhỏ nhất của nó: Điều đó có nghĩa là nếu các trường có thể phân chia ra được thì ta nên phân chia cho đến mức cuối cùng. Ví dụ: Họ và tên ta phân chia (Họ đệm, Tên) - Không sử dụng các trường tính được: Giá trị của nó có thể tính được thông qua một công thức hoặc một hàm tham chiếu đến các trường đã có. Ví dụ, ĐTB (thông qua các môn học).
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 1. Mô tả chung về việc thiết kế một bảng  Tóm lại, bạn phải thiết kế bảng một cách cẩn thận để khỏi bị thất vọng khi nó đã được cài đặt.  Bạn phải hoàn toàn chắc chắn rằng các dữ liệu được đưa vào hệ thống là đủ để cung cấp các thông tin cần thiết, nếu không, hệ thống sẽ bị thất bại.  Khi xây dựng hệ thống, bạn phải nghĩ đến việc hệ thống sẽ tồn tại khá lâu, vì vậy chúng ta phải quan tâm đến những yêu cầu trong tưng lai của hệ thống.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 1. Mô tả chung về việc thiết kế một bảng  Một bảng có hai khung nhìn:  Khung nhìn thiết kế và khung nhìn bảng dữ liệu. - Khung nhìn thiết kế được sử dụng để tạo bảng và định nghĩa các trường bên trong bảng cũng như là kiểu dữ liệu và các tính chất của mỗi trường. - Khung nhìn bảng dữ liệu được sử dụng sau khi bảng đã được tạo để thêm, sửa đổi và xoá các bản ghi
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 2. Tạo một bảng  Có hai cách để tạo một bảng: Là Table Wizart và Design View  Dù bảng được tạo ra bằng cách nào, bạn cũng có thể sửa đổi nó để đưa vào các trường mới và loại bỏ các trường đã có.  Mỗi một trường có một tên trường để xác định dữ liệu được đưa vào trường.  Tên trường là một dãy ký tự có độ dài lớn nhất là 64 ký tự. Các ký tự được sử dụng trong tên trường là chữ cái, chữ số. Chữ cái đầu tiên được viết hoa.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 3. Kiểu dữ liệu  Mỗi một trường có một kiểu dữ liệu xác định kiểu của dữ liệu được đưa vào và các phép toán có thể được thực hiện trên dữ liệu đó. Access thừa nhận chín kiểu dữ liệu : - Số ( Number): Gồm các chữ số, dấu chấm thập phân, và dấu cộng hoặc dấu trừ. - Văn bản (Text): Các trường chứa các số nhưng không sử dụng vào tính toán (Số điện thoại) cũng được xem như trường văn bản. Một trường văn bản có thể lưu giữ tới 255 ký tự - Ký ức (Memo): Chứa đến 64000 ký tự. Các trường ký ức được sử dụng để lưu giữ các dữ liệu dài, có tính chất mô tả. - Ngày/giờ (Date/Time) - Tiền tệ (Currency) - Có/Không (Yes/No): Sử dụng một trong hai giá trị Yes hoặc No, True hoặc False, On hoặc Off - OLE Object: Bao gồm như tiếng nói và đồ hoạ - Hyperlink chứa các địa chỉ Web ( URL).
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 3. Kiểu dữ liệu + AutoNumber: KiÓu sè (tù ®éng ®¸nh sè). + Lookup Winzard: KiÓu danh s¸ch (Combobox, Listbox). * Desciption: Dßng m« t¶ (cét nµy cã thÓ nhËp hoÆc kh«ng).
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 4. Các tính chất (Property)  Các tính chất là các đặc trưng hoặc các thuộc tính của một đối tượng, chúng xác định hình dạng và ứng xử của đối tượng. Mỗi một đối tượng Access (bảng, mẫu biểu, truy vấn, báo cáo) có một tập hợp các tính chất xác định ứng xử của các đối tượng đó. Các tính chất của một đối tượng được hiển thị và được sửa đổi trong bảng tính chất (property sheet), chúng sẽ được mô tả chi tiết sau đây:  Mỗi một trường có một tập hợp các tính chất của nó. Các tính chất này xác định các dữ liệu trong trường được lưu giữ và được hiển thị như thế nào. Các tính chất được gán các giá trị mặc định phù hợp với kiểu dữ liệu nhưng có thể được sửa đổi nếu cần. Các tính chất sẽ được hiển thị trong khung nhìn thiết kế và được môt tả vắn tắt như sau:
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 4. Các tính chất (Property) - Cỡ của trường (Field size property): điều chỉnh cỡ của một trường văn bản hoặc giới hạn giá trị cho phép trong một trường số. Microsoft Access chỉ sử dụng một số lượng chỗ mà nó cần mặc dù cỡ trường cho phép một số lớn hơn. - Định dạng (Format property) Thay đổi cách một trường được hiển thị hoặc được in nhưng không có ảnh hưởng trên giá trị lưu giữ. - Mặt nạ dữ liệu vào (Input Mask property) làm dễ việc nhập dữ liệu bằng việc hiển thị các ký tự như là dấu nối, dấu gạch xiên, Nó cũng bắt phục tùng làm có giá trị dữ liệu bằng việc đảm bảo rằng các dữ liệu được các người dùng nhập vào vừa vặn bên trong mặt nạ.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 4. Các tính chất (Property) - Thuyết minh (Caption property) chỉ một nhãn (label) khác với tên trường đối với các form và các report. - Giá tri mặc định (Default value property) tự động nhập các giá trị mặc định cho các trường trong mỗi bản ghi được thêm vào bảng. - Quy tắc làm có giá trị (Validation Rule property) loại bỏ các bản ghi mà dữ liệu được nhập vào không phù hợp với các quy tắc cụ thể của việc nhập dữ liệu. - Yêu cầu (Required property) loại bỏ các bản ghi không có giá trị nhập vào cho trường này. - Cho phép độ dài 0 (Allow Zero Length property) cho phép các dòng văn bản hoặc ký ức có độ dài 0 - Chỉ số (Indexed property) làm tăng tính hiệu quả của việc tìm kiếm trên trường được chỉ định. (Khoá chính trong một bảng luôn luôn được chỉ số hoá).
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 5. T¹o mèi kÕt hîp (Relationship)  - ViÖc t¹o ra c¸c mèi kÕt hîp (Relationship) gi÷a c¸c quan hÖ sÏ lµm cho c¬ së d÷ liÖu cã tÝnh nhÊt qu¸n vµ b¶o toµn th«ng tin.  1. Vµo tr×nh ®¬n Tool\Relationship hoÆc cã thÓ Click biÓu t•îng trªn thanh c«ng cô.  2. Trong hép tho¹i Show Table, chän c¸c quan hÖ cÇn t¹o mèi kÕt hîp.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 5. T¹o mèi kÕt hîp (Relationship)  3. §Ó thiÕt lËp mèi kÕt hîp cho 2 quan hÖ (kho¸ ngo¹i cña quan hÖ nµy lµ kho¸ cña quan hÖ kia), chän thuéc tÝnh kho¸ cña quan hÖ nµy Click & Drag ®•a vµo thuéc tÝnh kho¸ ngo¹i cña quan hÖ kia.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 5. T¹o mèi kÕt hîp (Relationship)
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 5. T¹o mèi kÕt hîp (Relationship)  4. Trong hép tho¹i Relationship:- Chän Enforce Referential Integrity, ®Ó t¹o mèi kÕt hîp cho 2 thuéc tÝnh cña 2 quan hÖ (2 thuéc tÝnh ph¶i cïng kiÓu d÷ liÖu).  - Cã thÓ chän: ®Ó thiÕt lËp rµng buéc cho 2 quan hÖ. + Cascade Update Related Field: NÕu khi thay ®æi d÷ liÖu trªn kho¸ chÝnh th× c¸c d÷ liÖu trªn kho¸ ngo¹i còng ®•îc thay ®æi theo. + Cascade Delete Related Record: NÕu khi xo¸ d÷ liÖu trªn kho¸ chÝnh th× c¸c mÈu tin trªn kho¸ ngo¹i (cã cïng d÷ liÖu) sÏ bÞ xo¸.  5. Click Create ®Ó thùc hiÖn t¹o m«i kÕt hîp.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Bài thực hành 1:  Tạo một bảng. Sử dụng Table Wizard để tạo một bảng; thêm và bớt các trường đã có trong bảng; thay đổi khoá chính của một bảng; thiết lập mặt nạ dữ liệu vào và quy tắc làm có giá trị cho các trường trong bảng; chuyển đổi giữa khung nhìn bảng dữ liệu và khung nhìn thiết kế.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access III. Các mẫu biểu (form)  Một Form cung cấp một cách thân thiện với người dùng để nhập và hiển thị các dữ liệu. Nó có thể được làm để giống với một biểu mẫu bằng giấy. Form Wizard là cách dễ nhất để tạo ra một form. Khung nhìn thiết kế cho ta có khả năng sửa đổi một form đã tồn tại.  Một form chứa các đối tượng được gọi là các điều chỉnh (control). Một điều chỉnh có giới hạn có một nguồn dữ liệu như là một trường trong bảng liên kết. Một điều chỉnh không giới hạn không có nguồn dữ liệu. Một điều chỉnh tính toán được chứa một biểu thức. Các điều chỉnh được lựa chọn, được di chuyển, và được đặt kích thược theo cách giống như một đối tượng Windows khác.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access II. Các mẫu biểu (form)  Một tính chất là một đặc trưng hoặc một thuộc tính của một đối tượng, chúng xác định hình dáng và ứng xử của đối tượng. Mỗi đối tượng Access (bảng, trường, form, điều chỉnh) có một tập hợp các tính chất xác định hành vi của đối tượng. Các tính chất của một đối tượng được hiển thị trong bảng tính chất.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Thanh Toolbox Trªn thanh Toolbox theo thø tù tõ tr¸i qua ph¶i, tõ trªn xuèng d•íi nh• sau: - §èi t•¬ng Select Object: Chän c¸c ®èi t•îng ®· t¹o. - §èi t•îng Control Wizard: Më tr×nh h•íng dÉn thiÕt lËp ®èi t•îng. - §èi t•îng Label: T¹o nh·n. - §èi t•îng Textbox: T¹o khung nhËp liÖu. - §èi t•îng Option Group: T¹o nhãm lùa chän. - §èi t•îng Toggle Botton: T¹o nót nhÊn. - §èi t•îng Option Button: T¹o c¸c lùa chän. - §èi t•îng Check Box: T¹o c¸c hép kiÓm tra. - §èi t•îng Combo Box: T¹o danh s¸ch d¹ng tr¶i xuèng.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Thanh Toolbox §èi t•îng List Box: T¹o danh s¸ch. - §èi t•îng Command Button: T¹o nót lÖnh. - §èi t•îng Image: LÊy tËp tin h×nh. - Hép c«ng cô chøa c¸c ®èi t•îng chuÈn. - §èi t•îng Page Break: ChÌn dÊu ng¸t trang (víi Form cã nhiÒu trang). - §èi t•îng Tab Control: T¹o ®èi t•îng líp (trang). - §èi t•îng Sub Form: T¹o c¸c Form con. - §èi t•îng Line: VÏ c¸c ®•êng th¼ng. - §èi t•îng Rectangle: VÏ h×nh ch÷ nhËt. - §èi t•îng More Control: Më c¸c ®èi t•îng kh¸c.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 1. Các điều chỉnh (control)  Tất cả các mẫu biểu gồm các điều chỉnh (các đối tượng ), chúng nhận và hiển thị dữ liệu, thực hiện một hành động cụ thể, trang trí mẫu biểu, hoặc thêm thông tin mô tả.  Có ba loại điểu chỉnh:  Một điều chỉnh có giới hạn (như một hộp văn bả) có một dữ liệu nguồn (một trường trong bảng nền) và được sử dụng để nhập dữ liệu hoặc sửa đổi dữ liệu trong bảng đó.  Một điều chỉnh không giới hạn được sử dụng để hiển thị các đề mục, các nhãn, các đường, các đồ thị hoặc các hình nh. Để ý rằng mỗi một điều chỉnh có giới hạn ( text box) luôn luôn gắn với một điều chỉnh không giới hạn (label).  Một điều chỉnh tính toán có nguồn dữ liệu của nó thường là một biểu thức. Một biểu thức là một tổ hợp các phép toán (ví dụ +, -, *, / ), các tên trường, các hằng, và các hàm.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 2. Các tính chất  Có nhiều tính chất khác nhau điều chỉnh từng khía cạnh của dáng điệu của nhãn. Các tính chất này được xác định một cách tự động khi đối tượng được tạo ra; như vậy, nếu bạn dịch chuyển và định kích thước nhãn trên mẫu biểu thì các tính chất liên quan đến kích thước và vị trí (Left, Top, Width, Height) của nó cũng được thiết lập cho bạn.  Các hành động khác, chẳng hạn các lệnh định dạng khác nhau, lập các tính chất về tên font và cỡ. Chúng ta có thể thay đổi hình dáng của một đối tượng bằng hai cách: bằng việc thực hiện các lệnh để thay đổi đối tượng trên form và các đối tượng làm thay đổi trên bảng tính chất hoặc bằng việc thay đổi các tính chất bên trong bảng tính chất và bảng tính chất sẽ làm thay đổi hình dáng của đối tượng trên form.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 2. Các tính chất  * Líp ®Þnh d¹ng (Format): §Ó ®Þnh d¹ng bÒ mÆt cña ®èi t•îng nh•: t¹o nh·, h×nh ¶nh, chän Font vµ c¸c thuéc tÝnh hiÓn thÞ kh¸c cña ®èi t•îng* Líp d÷ liÖu (Data): §Ó liªn kÕt d÷ liÖu trong c¬ së d÷ liÖu (Table, Report, Form) víi c¸c ®èi t•îng.  * Líp biÕn cè (Event): ThiÕt lËp biÕn cè cho ®èi t•îng ®ã khi Form kÝch ho¹t (®©y lµ líp dµnh cho viÖc Coding).  * Líp kh¸c (Other): §Ó ®Þnh d¹ng thªm tÝnh chÊt cña ®èi t•îng ®ã.  * Líp tÊt c¶ (All): LiÖt kª tÊt c¶ c¸c thuéc tÝnh, tÝnh chÊt vµ c¸c biÕn cè cña ®èi t•îng ®ã.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 2. Các tính chất
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 3. Form Wizard  Cách dễ nhất để tạo một form là với form wizard. Form Wizard hỏi một loạt các câu hỏi và sau đó xây dựng một form phù hợp với các trả lời của ta. Chúng ta có thể sử dụng form như nó được xây dựng hoặc chúng ta có thể hoặc ta có thể làm lại theo ý mình để phù hợp với yêu cầu của ta.  Việc tạo một form với Form Wizard được thực hiện như sau: Từ cửa sổ CSDL ta gọi Form Wizard. Form Wizard sẽ yêu cầu ta chỉ ra bảng hoặc truy vấn mà form sẽ dựa lên đó.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 3. Form Wizard  T¹o Form Form b»ng Wizard: Tõ líp Form trong cöa sæ Database, chän New. Trong hép tho¹i New Form chän kiÓu thiÕt kÕ Form (ta chän Form Wizard). Sau ®ã chän nguån d÷ liÖu cho Form nh• Table hay Query trong hép Choose the table or query where the object’s data comes from. Sau cïng Click OK ®Ó thiÕt lËp Form.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 3. Form Wizard
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 3. Form Wizard  Trong hép tho¹i Form Wizard, chän c¸c tr•êng d÷ liÖu cÇn thiÕt lËp Form, Click Next ë hép tho¹i kÕ chän c¸ch bè trÝ cho Form, Click Next. TiÕp theo chän kiÓu d¸ng hiÓn thÞ cho Form, Click Next. Sau cïng ®Æt tªn cho Form vµ Click Finish.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 3. Form Wizard
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 3. Form Wizard  Tuy nhiªn viÖc t¹o Form b»ng Wizard ch•a hoµn h¶o, do vËy b¹n cÇn chØnh söa thuéc tÝnh cho Form còng nh• cho c¸c ®èi t•îng nh• Font ch÷, kÝch cì, mµu s¾c v.v
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 3. Form Wizard
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 4. Sửa đổi một form  Form Wizard cung cấp một điểm xuất phát rất tốt nhưng chúng ta cần làm cá nhân hoá Form bằng cách thêm vào các điều chỉnh khác (ví dụ điều chỉnh tính toán đối với điểm trung bình) hoặc bằng cách sửa đổi các điều chỉnh đã được Wizard tạo.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 5. T¹o Form b»ng Design View  Trong phÇn nµy chóng ta sÏ biÕt thªm vÒ c¸ch t¹o Form b»ng Design View. C¸ch t¹o Form nµy th•êng sö dông vµ ®ßi hái sù khÐo lÐo cña b¹n.  Tõ líp Form trong cöa sæ Database, chän New. Hép tho¹i New Form chän kiÓu thiÕt kÕ Form (ta chän Design View).  Sau ®ã chän nguån d÷ liÖu cho Form nh• Table hay Query trong hép Choose the table or query where the object’s data comes from. Sau cïng Click OK ®Ó thiÕt lËp Form.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 5. T¹o Form b»ng Design View
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 5. T¹o Form b»ng Design View  MÆc nhiªn Form ®•îc t¹o ra kh«ng chøa nhãm Header /Footer. Do vËy b¹n cã thÓ vµo tr×nh ®¬n View chän Form Header/Footer ®Ó hiÓn thÞ.  §Ó thiÕt kÕ Form d¹ng Design View b¹n cÇn sö dông c¸c c«ng cô trªn hép Toolbox.  Ngoµi ra b¹n cÇn ®Þnh d¹ng c¸c thuéc tÝnh cho Form còng nh• cho c¸c ®èi t•îng trong Form ®ång thêi cÇn x¸c ®Þnh nguån d÷ liÖu cho c¸c ®èi t•îng.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 5. T¹o Form b»ng Design View
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 5. T¹o Form b»ng Design View * C¸c thuéc tÝnh gåm cã: Caption: T¹o nh·n Form Default View: HiÓn thÞ d¹ng Form ®Þnh s½n. + Single Form: HiÓn thÞ tõng mÈu tin. + Continuous Forms: HiÓn thÞ c¸c mÈu tin. + Datasheet: HiÓn thÞ mÈu tin theo d¹ng b¶ng. View Allowed: KiÓu hiÓn thÞ Form. Scroll Bar: Thanh cuén trªn Form. + Neither: Kh«ng xuÊt hiÖn thanh cuén. + Horizontal Only: Thanh cuén ®øng. + Vertical Only: Thanh cuén ngang. + Both: XuÊt hiÖn hai thanh cuén. Record Selector: D¹ng hiÓn thÞ dÊu con trá trªn Form. Navigation Button: D¹ng hiÓn thÞ c¸c nót liªn kÕt d÷ liÖu (tíi, lui, ).
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Bài thực hành 2:  Sử dụng Form Wizard để tạo một form; di chuyển và đặt kích thước các điều chỉnh bên trong một form; sử dụng một form đầy đủ để nhập dữ liệu vào bảng liên kết với nó.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access III. Các mẫu biểu phức tạp  Form Wizard cung cấp một điểm xuất phát rất tốt nhưng dừng lại gần với việc tạo ra một form mà ta thực sự mong muốn.  Chúng ta có thể thêm vào Form các điều chỉnh không có trong bảng liên kết, các hộp danh sách thả xuống (drop-down list box), các hộp kiểm tra (check box), các nhóm tuỳ chọn (option group) và các nút lệnh (command button).
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Bài thực hành 3:  Thêm các trường vào một bảng đã có; sử dụng Lookup Wizard để tạo ra một combo box; thêm các điều chỉnh vào một form đã có để chứng minh tính thừa kế; thêm các nút lệnh vào một form.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Chương 3: Thông tin từ cơ sở dữ liệu: các báo cáo và các truy vấn I. Báo cáo (Report)  Một báo cáo là một tài liệu in được, nó hiển thị các thông tin từ CSDL.  Có các loại mẫu báo cáo: - Báo cáo cột: Liệt kê của mỗi bản ghi thành một cột - Báo cáo bảng: Hiển thị các trường thành các dòng. - Báo cáo bảng lựa chọn: Liệt kê một tập hợp theo điều kiện - Báo cáo nhóm: Liệt kê theo từng nhóm.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access I. Báo cáo (Report)  Cấu trúc chi tiết của một báo cáo: Có 7 loại đoạn nhưng không nhất thiết phải có cả 7: - Đầu báo cáo (report header) xuất hiện một lần ở đầu báo cáo. Chân báo cáo ( report footer) xuất hiện một lần ở cuối báo cáo ở trên chân trang (page footer) ở trang cuối cùng của báo cáo. - Đầu trang (page header) xuất hiện ở đầu mỗi trang trong một báo cáo và có thể được sử dụng để hiển thị số trang. Chân trang (page footer) xuất hiện ở cuối mỗi trang và có thể chứa số trang. - Đầu nhóm (group header) xuất hiện ở đầu nhóm bản ghi để xác định nhóm. Chân nhóm (group footer ) xuất hiện sau bản ghi cuối cùng của nhóm và chứa thông tin tổng về nhóm. - Đoạn chi tiết (detail section) xuất hiện trong thân chính của báo cáo và được in ra một lần đối với mỗi bản ghi trong bảng (hoặc truy vấn) nền.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Report Wizard  Report Wizard là cách dễ nhất để tạo một báo cáo, giống như Form Wizard là cách dễ nhất để để tạo một mẫu biểu. Report Wizard hỏi bạn các câu hỏi về báo cáo mà bạn muốn và sau đó xây dựng báo cáo cho bạn. Bạn có thể chấp nhận báo cáo đó hoặc bạn có thể cá nhân hoá để nó phù hợp hơn với sự cần thiết của bạn.  Áp dụng những cái đã biết: có thể sửa đổi một báo cáo do Report Wizard tạo ra cũng giống như sửa đổi một mẫu biểu do Form Wizard tạo ra.  Các điều chỉnh xuất hiện trong báo cáo cũng giống hệt như trong biểu mẫu. Một điều chỉnh có giới hạn (bound control) có dữ liệu của nó là một trường trong bảng nền. Một điều chỉnh không giới hạn (unbound control) không có dữ liệu và được dùng để hiển thị các đầu đề, các nhãn, đồ thị, .
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Bài thực hành 1:  Sử dụng Report Wizard để tạo ra một báo cáo mới; để sửa đổi một báo cáo đã tồn tại bằng cách thêm, xoá và sửa đổi các điều chỉnh.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access II. Nhập môn về truy vấn  Một truy vấn (query) cho bạn nhìn thấy các dữ liệu mà ta muốn theo một thứ tự nào đấy. Nó cho phép ta chọn các bản ghi cụ thể từ một bảng (hoặc từ nhiều bảng) và hiển thị một vài hoặc toàn bộ các trường của các bản ghi được lựa chọn. Nó cũng cho ta thực hiện các tính toán để hiển thị các dữ liệu không được lưu trữ trong các bảng nền (chẳng hạn ĐTB của sinh viên).  Một truy vấn biểu thị một câu hỏi và một câu trả lời. Câu hỏi được thiết kế bằng cách sử dụng một công cụ đồ hoạ gọi là lưới thiết kế (design grid). Câu trả lời được hiển thị trong một tập động (dynaset), là tập hợp chứa các bản ghi thoả mãn các tiêu chuẩn lựa chọn chỉ ra trong truy vấn.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access II. Nhập môn về truy vấn  Lưới thiết kế có các dòng và các cột. Mỗi trường trong truy vấn có một cột cho nó và có nhiều dòng.  Dòng Field hiển thị tên trường  Dòng Sort cho phép ta sắp xếp theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.  Dòng Show kiểm tra xem trường sẽ được hiển thị trong tập động hay không.  Dòng Criteria xác địng các bản ghi sẽ được lựa chọn ví dụ như các sinh viên với chuyên ngành chưa xác định.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access II. Nhập môn về truy vấn  Cửa sổ truy vấn (Query Windows) Một cửa sổ truy vấn có ba khung nhìn: - Khung nhìn thiết kế được hiển thị theo ngầm định và được dùng để tạo ra (hoặc sửa đổi) một truy vấn lựa chọn. - Khung nhìn bảng dữ liệu hiển thị tập động kết quả. - Khung nhìn SQL cho phép ta sử dụng các lệnh SQL để sửa đổi truy vấn. - Chúng ta không xem xét khung nhìn SQL ở đây. Nút View trên thanh công cụ Query Design cho phép ta làm hiển thị cả ba khung nhìn.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access II. Nhập môn về truy vấn  Tiêu chuẩn lựa chọn: - Để chỉ ra tiêu chuẩn lựa chon trong lưới thiết kế, hãy nhập vào một giá trị hoặc một biểu thức trong dòng Criteria của cột thích hợp. - Các giá trị nhập vào trong nhiều cột của cùng một dòng Criteria thể hiện một điều kiện AND, trong đó các bản ghi được lựa chon phải thoả mãn tất cả các tiêu chuẩn được chỉ ra. - Các giá trị nhập vào trong các dòng Criteria khác nhau được liên kết bằng điều kiện OR, trong đó các bản ghi được lựa chọn có thể thoả mãn một trong các tiêu chuẩn được chỉ ra.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access II. Nhập môn về truy vấn  Các phép toán quan hệ(>, =, ) được sử dụng với các trường số và ngày để trả lại các bản ghi bên trong phạm vi được chỉ ra.  Các tiêu chuẩn có thể trở nên phức tạp hơn bằng cách liên hợp nhiều điều kiện AND và OR.  Các hàm khác như hàm Between, hàm NOT cũng được sử dụng để tạo nên các tiêu chuẩn.  Các truy vấn lựa chọn nhận biết được các dấu hiệu nhóm như dấu sao (*) và dấu hỏi (?). Dấu sao thay cho một dãy ký tự chưa biết, còn dấu ? thay cho một ký tự chưa biết.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Bài thực hành 2:  Tạo một truy vấn lựa chọn bằng cách sử dụng lưới thiết kế. Chỉ ra việc thay đổi giá trị trong một tập động thay đổi các giá trị trong bảng nền như thế nào; tạo ra một báo cáo dựa trên một truy vấn.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access III. Nhóm các bản ghi  Các bản ghi trong một báo cáo thường được nhóm lại theo một giá trị của một trường cụ thể.  Trên khung nhìn thiết kế có các đoạn như sau: - Đầu báo cáo chứa tiêu đề của báo cáo và xuất hiện một lần ở đầu của báo cáo in được. - Đầu trang chứa các đầu cột xuất hiện ở đỉnh của mỗi trang. Các đầu cột là các nhãn (hoặc các điều chỉnh không giới hạn) và được định dạng bằng chữ đậm. - Đầu nhóm chứa một điều chỉnh có giới hạn, nó hiển thị giá trị của trường mà các bản ghi sẽ được nhóm theo trường đó. - Đoạn chi tiết chứa các điều chỉnh có giới hạn, nó xuất hiện trực tiếp bên dưới đầu tương ứng trong đầu trang. Đoạn chi tiết được in một lần cho mỗi bản ghi trong mỗi nhóm.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access III. Nhóm các bản ghi - Chân nhóm xuất hiện sau mỗi nhóm các bản ghi chi tiết. Nó gồm có một điều chỉnh không giới hạn (Điểm trung bình theo chuyên ngành) theo sau là một điều chỉnh tính được, nó tính điểm trung bình cho mỗi nhóm sinh viên. - Chân trang xuất hiện ở đáy của mỗi trang và chứa ngày, số trang, và tổng số trang trong báo cáo. - Chân báo cáo xuất hiện ở cuối bản báo cáo. Nó bao gồm một điều chỉnh không giới hạn (Điểm trung bình cho mọi sinh viên) theo sau là một điều chỉnh tính được, nó tính điểm trung bình cho mọi sinh viên.  Việc nhóm các bản ghi bên trong một báo cáo cho phép ta thực hiện các tính toán trên mỗi một nhóm, giống như được thực hiện ở trong chân nhóm
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access III. Nhóm các bản ghi  Việc tính toán như vậy được thực hiện bằng cách sử dụng các hàm nhóm sau: - Hàm Avg tính trung bình đối với một trường cụ thể cho tất cả các bản ghi trong nhóm. - Hàm Sum tính tổng đối với một trường cụ thể cho tất cả các bản ghi tronh nhóm. - Hàm Min xác định giá trị nhỏ nhất cho mọi bản ghi trong nhóm - Hàm Max xác định giá trị lớn nhất cho mọi bản ghi trong nhóm - Hàm Count đếm số các bản ghi trong nhóm.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Bài thực hành 3:  Tạo một truy vấn chứa một điều chỉnh tính được, sau đó tạo một báo cáo dựa trên truy vấn đó. Sử dụng các lệnh Sorting và Grouping để thêm một đầu nhóm và một chân nhóm vào một báo cáo.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access IV. Các truy vấn Crosstab  Một crosstab query có thể được tạo ra trong Query Design View nhưng nếu sử dụng Crosstab Query Wizard thì sẽ dễ hơn. Wizard cho phép ta chọn bảng (hoặc query) làm nền cho crosstab query, sau đó nhắc nhở ta về các trường sẽ được sử dụng cho các giá trị hàng và cột . Sau đó ta sẽ chọn trường sẽ được tính tổng và chọn tính toán mong muốn.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access V. Các truy vấn hành động  Nói chung các truy vấn được sử dụng để rút ra thông tin từ một CSDL. Có một loại truy vấn, gọi là truy vấn hành động (action query), cho ta khả năng cập nhật CSDL bằng cách thay đổi nhiều bản ghi trong một thao tác. Có bốn loại truy vấn hành động: cập nhật, thêm, xoá và tạo bảng.  Một truy vấn cập nhật (update query) làm thay đổi nhiều bản ghi bên trong một bảng.  Một truy vấn nối (append query) thêm các bản ghi từ một bảng vào cuối một bảng khác.  Một truy vấn xoá (delete query) xoá một hoặc nhiều bản ghi ra khỏi một bảng theo một tiêu chuẩn chỉ định.  Một truy vấn tạo bảng (make-table query) tạo ra một bảng mới từ các bản ghi trong một bảng có sẵn. Kiểu truy vấn này rất có lợi để chạy một truy vấn xoá mà trong đó ta muốn lưu giữ lại các bản ghi bị xoá.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Bài thực hành 4  Sử dụng các truy vấn hành động để sửa đổi một CSDL; Tạo một truy vấn crostab để hiển thị các giá trị được tổng kết từ một bảng
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Chương 4: Cơ Sở Dữ Liệu Quan Hệ; Các dữ liệu bên ngoài; Biểu đồ; Switchboard 1. Mô tả các mối liên kết một-nhiều trong một CSDL Access; giải thích các mối liên kết này làm dễ việc rút ra các thông tin như thế nào. 2. Sử dụng cửa sổ Relationships để tạo ra một mối liên kết một-nhiều; in các mối liên kết trong CSDL. 3. Sử dụng lệnh Get Extenal Data để nhập và/hoặc kết nối dữ liệu từ một nguồn bên ngoài vào trong một CSDL Access; Xuất các đối tượng CSDL đến một workbook của Excel. 4. Tạo và sửa đổi một truy vấn lựa chọn trên nhiều bảng.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Chương 4: Cơ Sở Dữ Liệu Quan Hệ; Các dữ liệu bên ngoài; Biểu đồ; Switchboard 5. Sử dụng các hàm nhóm để tạo một truy vấn tổng. 6. Sử dụng Microsoft Graph để tạo một biểu đồ dựa trên một bảng hoặc một truy vấn để đưa vào một báo cáo. 7. Sử dụng Switchboard Manager để tạo và/hoặc sửa đổi một switchboard. 8. Sử dụng các tiện ích Access để gắn kết và sửa chữa một CSDL, và chuyển đổi một CSDL thành một phiên bản trước của Access.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Cơ Sở Dữ Liệu Quan Hệ  Một cơ sở dữ liệu quan hệ chứa nhiều bảng. Mỗi bảng lưu trữ các dữ liệu về một kiểu thực thể như là các khách hàng và các nhà tư vấn trong cơ sở dữ liệu đầu tư. Các bảng liên hệ với nhau thông qua mối liên kết 1- N; ví dụ, một nhà tư vấn có thể có nhiều khách hàng. Liên kết được tạo ra trong cửa sổ Relationship bằng việc kéo trường nối từ một bảng đến bảng có liên hệ. Toàn vẹn quy chiếu đảm bảo rằng các dữ liệu trong hai bảng là cố kết.  Một truy vấn lựa chọn có thể chứa các trường từ nhiều bảng. Mối liên kết giữa các bảng này được biểu diễn bằng đồ thị trong khung nhìn Query Design. Dòng Tables hiển thị tên của bảng chứa mỗi trường trong truy vấn.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Cơ Sở Dữ Liệu Quan Hệ  Lệnh Get External Data khởi động một Wizard, nó sẽ nhập (hoặc kết nối) các dữ liệu từ nguồn bên ngoài như là Bảng tính Excel vào trong cơ sở dữ liệu Access. Lệnh Export làm ngược lại và sao chép một đối tượng Access đến một nơi nhận bên ngoài.  Một truy vấn tổng thực hiện các tính toán trên một nhón bản ghi bằng cách sử dụng các hàm nhóm. Việc thực hiện một truy vấn làm hiể thị một bản ghi tổng cho mỗi nhóm và các bản ghi riêng rẽ không xuất hiện. Các kết quả của một truy vấn tổng có thể đưa vào Microsoft Graph để hiển thị thông tin bằng đồ thị trong một mẫu biểu hoặc một báo cáo.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Giao diÖn ng•êi sö dông  VÊn ®Ò: – HÖ CSDL gåm nhiÒu b¶ng, truy vÊn, biÓu mÉu, b¸o c¸o, – Th«ng th•êng: Ng•êi dïng nhËp d÷ liÖu vµo CSDL (c¸c b¶ng) b»ng c¸ch sö dông mét sè biÓu mÉu, vµ lÊy th«ng tin ra b»ng c¸ch sö dông c¸c b¸o c¸o (víi nguån d÷ liÖu lµ mét hay nhiÒu b¶ng hay truy vÊn) – Lµm thÕ nµo x©y dùng 1 giao diÖn dÔ sö dông cho ng•êi dïng ???  Gi¶i ph¸p: X©y dùng switchboard - b¶ng chuyÓn
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Switchboard  Lµ thùc ®¬n (menu) ch•¬ng tr×nh cña hÖ CSDL  Cã thÓ ®•îc x©y dùng b»ng c¸ch sö dông Switchboard Manager  Thùc chÊt lµ 1 biÓu mÉu, víi c¸c ®iÒu chØnh vµ c¸c c©u lÖnh cho phÐp më biÓu mÉu hay b¸o c¸o kh¸c
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Mét sè tiÖn Ých CSDL  Compact & Repair Database: NÐn vµ sö lçi trong file CSDL.  Switchboard Manager: T¹o vµ sö c¸c b¶ng switchboard
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Mét sè tiÖn Ých CSDL  Lệnh Convert Database làm thay đổi dạng tệp của cơ sở dữ liệu Access 2000 thành dạng được sử dụng trong các phiên bản trước.  Quá trình compact loại bỏ việc phân đoạn và các không gian đĩa lãng phí có mặt trong khi ta thêm, sửa đổi, và loại bỏ các đối tượng khác nhau trong cơ sở dữ liệu. Chức năng Repair hoạt động một cách tự động nếu Acces không thể đọc một cơ sở dữ liệu khi cơ sở dữ liệu đã được mở từ đầu.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Quan hÖ 1-nhiÒu: Kh¸ch hµng vµ kho¶n vay  VÊn ®Ò: – Ng©n hµng cÇn qu¶n lý ®•îc vÒ kh¸ch hµng vµ c¸c kho¶n vay cña kh¸ch hµng  Gi¶i ph¸p: – X©y dùng 2 thùc thÓ (b¶ng) “Kh¸ch hµng” vµ kho¶n vay – ThiÕt lËp quan hÖ 1-nhiÓu gi÷a chóng
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Bµi thùc hµnh 3  T¹o ra mét switchboard vµ giao diÖn ng•êi sö dông; compact mét c¬ së d÷ liÖu.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Chương 5: Các liên kết một–nhiều: Mẫu biểu con và các truy vấn nhiều bảng. 1. Giải thích một liên kết một–nhiều là cần thiết như thế nào trong việc thiết kế một CSDL; Sự khác nhau giữa khoá chính và khoá ngoài. 2. Sử dụng cửa sổ Relationships để thể hiện một liên kết một– nhiều bên trong CSDL Access. 3. Xác định toàn vẹn quy chiếu; giải thích việc tuân theo toàn vẹn quy chiếu làm duy trì tính cố kết bên trong CSDL như thế nào 4. Phân biệt giữa mẫu biểu chính và mẫu biểu con; giải thích mẫu biểu con được sử dụng kết hợp với liên kết một-nhiều như thế nào. 5. Tạo một truy vấn dựa trên nhiều bảng, sau đó tạo một báo cáo dựa trên truy vấn đó. 6. Tạo một mẫu biểu chính chứa hai mẫu biểu con liên kết với nhau.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 1. Quan hÖ mét-nhiÒu  ThÓ hiÖn quan hÖ sè l•îng 1 thùc thÓ nµy (cha) t•¬ng øng víi kh«ng hoÆc nhiÒu thùc thÓ kia (con)  §•îc thiÕt lËp th«ng qua kho¸ chÝnh hay c¸c thuéc tÝnh x¸c ®Þnh duy nhÊt cña thùc thÓ cha víi kho¸ ngoµi hay tËp thuéc tÝnh t•¬ng øng ë thùc thÓ con  Th•êng lµ kÕt qu¶ ph©n t¸ch c¸c thùc thÓ trong qóa tr×nh ph©n tÝch d÷ liÖu (th•êng ë giai ®o¹n ®•a vÒ d¹ng chuÈn); Nhê ®ã d÷ liÖu ®•îc l•u tr÷ tèt: Tr¸nh d• thõa, gióp dÔ dµng vµ chÝnh x¸c qu¸ tr×nh cËp nhËt,  VÊn ®Ò: – Lµm sao nhËp d÷ liÖu vµo c¸c b¶ng liªn quan t¸ch rêi ? – Lµm sao tæng hîp th«ng tin tõ c¸c b¶ng liªn quan t¸ch rêi ?
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Ví dụ quan hÖ 1-nhiÒu: Kh¸ch hµng vµ kho¶n vay  VÊn ®Ò: – Ng©n hµng cÇn qu¶n lý ®•îc vÒ kh¸ch hµng vµ c¸c kho¶n vay cña kh¸ch hµng  Gi¶i ph¸p: – X©y dùng 2 thùc thÓ (b¶ng) “Kh¸ch hµng” vµ kho¶n vay – ThiÕt lËp quan hÖ 1-nhiÓu gi÷a chóng
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 2. Toµn vÑn tham chiÕu  Microsoft Access cài đặt tự động một số kiểu kiểm tra dữ liệu khi nhập dữ liệu để đảm bảo rằng CSDL sẽ sản xuất ra các thông tin đúng đắn.  Access luôn luôn cho phép ta nhập một bản ghi vào bảng “một”, bảng Kháchhàng trong ví dụ này, vì nó phù hợp với các quy tắc kiểm tra dữ liệu.  Tuy nhiên ta không thể nhập một bản ghi vào bảng “nhiều” (bảng Vay trong ví dụ này) nếu bản ghi đó chứa một giá trị không đúng (không tồn tại) cho KháchhàngID.  Kiểu kiểm tra dữ liệu như vậy gọi là toàn vẹn tham chiếu và nó đảm bảo rằng các bảng bên trong một CSDL là phù hợp với nhau
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 3. Cµi ®Æt trong Access  Hiển thị một cửa sổ Relationships được sử dụng để tạo ra một liên kết một – nhiều giữa các khách hàng và các vay. Các bảng chứa các dữ liệu về các chủ đề cụ thể như là các khách hàng và các vay. Mỗi bảng có một khoá chính(primary key), nó là một trường (hoặc một tổ hợp các trường) xác định một cách duy nhất mỗi bản ghi. KháchhàngID là khoá chính trong bảng Kháchhàng, VayID là khoá chính trong bảng Vay.  Liên kết một – nhiều giữa các bảng dựa trên sự kiện là cùng một trường  (KháchhàngID) xuất hiện cả trong hai bảng. KháchhàngID là khoá chính trong bảng Kháchhàng, ở đó nó có giá trị duy nhất nhưng nó là khoá ngoài trong bảng Vay, ở đó nó không có giá trị duy nhất. (Một khoá ngoài đơn giản là một khoá chính của bảng khác). Nói cách khác, nhiều bản ghi trong bảng Vay có thể có cùng một KháchhàngID để thể hiện liên kết một – nhiều giữa các khách hàng và các vay.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 3. Cµi ®Æt trong Access  Để tạo ra một liên kết một – nhiều , ta mở cửa số Relationship và thêm vào các bảng cần thiết. Sau đó chúng ta kéo trường mà liên kết được xây dựng trên đó từ danh sách các trường của bảng “một” (Kháchhàng) đến trường phù hợp trong bảng liên kết (bảng Vay). Mỗi khi liên kết đã được thiết lập, chúng ta sẽ nhìn thấy đường liên kết (relationship line) nối các bảng phía “một” và phía “nhiều” của liên kết. Đường này kéo từ khoá chính trong bảng “một” đến khoá ngoài trong bảng “ nhiều”.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Bµi tËp thùc hµnh 1  T¹o mét liªn kÕt mét – nhiÒu gi÷a c¸c b¶ng ®· tån t¹i trong mét c¬ së d÷ liÖu; Minh ho¹ toµn vÑn tham chiÕu gi÷a c¸c b¶ng trong mét liªn kÕt mét – nhiÒu.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 4. BiÓu mÉu con (Subform)  Lµ c¸ch gióp xem/nhËp d÷ liÖu cïng lóc vµo c¸c b¶ng cã quan hÖ mét-nhiÒu  Cã thÓ ®•îc x©y dùng b»ng c¸ch sö dông form wizard; Gåm 2 b•íc: – X©y dùng c¸c form cho b¶ng phÝa quan hÖ nhiÒu – X©y dùng form cho b¶ng phÝa quan hÖ mét, trong ®ã cã chÌn chøa c¸c form phÝa quan hÖ nhiÒu ®· x©y dùng d•íi d¹ng c¸c subform; Mèi quan hÖ khi dÞch chuyÓn b¶n ghi chóng dùa trªn quan hÖ c¸c tr•êng liªn kÕt (th•êng lµ gi÷a kho¸ chÝnh vµ kho¸ ngoµi)
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Sub form Main Form
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Bài thực hành 2: Tạo một mẫu biểu con hiển thị nhiều bản ghi trong một liên kết một - nhiều; dịch chuyển và đặt kích thước các điều chỉnh trong một mẫu biểu đã tồn tại; nhập dữ liệu cho một mẫu biểu con.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access 5. Truy vÊn trªn nhiÒu b¶ng  Gióp gi¶i lÊy th«ng tin tõ nhiÒu b¶ng t¸ch rêi  Cã thÓ t¹o sinh b¶ng l•íi QBE  T•¬ng ®•¬ng víi c©u lÖnh SQL víi mÖnh ®Ò FROM chøa nguån tõ nhiÒu b¶ng, cã kÕt nèi (JOIN) víi nhau
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Bài thực hành 3: Tạo một truy vấn nối hai bảng với nhau, sau đó tạo một báo cáo dựa trên truy vấn đó.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Më réng c¬ së d÷ liÖu  ViÖc më réng/thay ®æi CSDL nªn h¹n chÕ, nh•ng th•êng kh«ng tr¸nh khái: – Khi ng©n hµng cã thªm kh¸ch hµng míi ? – Khi ng©n hµng cã thªm h×nh thøc vay víi kú h¹n míi ? – Khi ng©n hµng më thªm dÞch vô míi (kinh doanh ngo¹i tÖ) ?  ViÖc ph©n tÝch thiÕt kÕ d÷ liÖu tèt gióp gi¶m thiÓu, còng nh• lµm thuËn lîi viÖc më réng/thay ®æi CSDL  CSDL theo m« h×nh quan hÖ gióp viÖc söa ®æi cã thÓ ®•îc tiÕn hµnh thuËn lîi.  C¸ch tiÕp cËn d÷ liÖu ®éc lËp ch•¬ng tr×nh gióp viÖc sö ®æi ch•¬ng tr×nh cã thÓ tiÕn hµnh ®•îc thuËn lîi.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Bµi thùc hµnh 4: T¹o mét mÉu biÓu chÝnh víi hai møc mÉu biÓu con; HiÓn thÞ mét mÉu biÓu con trong Form view hoÆc Datasheet view.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Chương 6: Các mối liên kết nhiều-nhiều: Một hệ thống phức tạp hơn 1. Sử dụng các tuỳ chọn Cascade Update và Cascade Delete trong Relationship Windows để nới lỏng sự bắt buộc toàn vẹn tham chiếu. 2. Giải thích kiểu trường AutoNumber làm đơn giản việc nhập khoá chính cho cho một bản ghi mới như thế nào. 3. Tạo mẫu biểu chính và mẫu biểu con dựa trên một truy vấn; thảo luận ưu điểm của việc sử dụng các truy vấn làm nền cho một mẫu biểu hoặc một báo cáo so với việc sử dụng bảng.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Định nghĩa một liên kết nhiều-nhiều  Việc thể hiện của một liên kết nhiều – nhiều đòi hỏi một bảng phụ thêm, khoá chính của bảng đó chứa (ít nhất) là các khoá chính của các bảng tham gia liên kết. Bảng nhiều-nhiều cũng có thể chứa các trường phụ thêm, giá trị của các trường này phụ thuộc vào khoá tổ hợp.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Liên kết nhiều-nhiều được thể hiện trong Access  Mọi kiểu liên kết đều được tạo ra trong cửa sổ liên kết ( Relationships window) bằng cách kéo trường nối từ bảng chính đến bảng liên kết. Một liên kết nhiều-nhiều trong hệ thống vật lý được thể hiện bằng một cặp liên kết một-nhiều trong cơ sở dữ liệu Access.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Liên kết nhiều-nhiều được thể hiện trong Access  Việc bắt tuân theo toàn vẹn tham chiếu ngăn ngừa chúng ta khỏi việc thêm một bản ghi vào bảng liên kết nếu bản ghi đó chứa một giá trị không có hiệu lực của khoá ngoài.  Nó cũng ngăn ngừa việc loại bỏ và/hoặc cập nhật các bản ghi ở phía “một” của một liên kết một-nhiều khi có những bản ghi phù hợp trong bảng liên kết.  Tuy nhiên, việc loại bỏ hoặc cập nhật có thể thực hiện nếu liên kết được sửa đổi để cho phép loại bỏ (cập nhật) lan truyền các bản ghi có liên quan.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Tạo mẫu biểu chính và mẫu biểu con dựa trên một truy vấn  Có nhiều lý do để dựa một mẫu biểu hoặc một mẫu biểu con vào một truy vấn hơn là một bảng. Một truy vấn có thể chứa một trường tính toán, còn một bảng thì không thể được.  Một truy vấn có thể chứa các trường từ nhiều bảng và dùng được ưu điểm của AutoLookup.  Một truy vấn cũng có thể chứa các bản ghi được lựa chọn từ một bảng và hiển thị các bản ghi đó theo một thứ tự khác với thứ tự của chúng ở trong bảng mà truy vấn dựa vào.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Tạo một truy vấn tham số  Một truy vấn tham số nhắc ta về tiêu chuẩn mỗi khi ta thực hiện truy vấn. Lời nhắc được đặt trong cặp dấu ngoặc vuông và được nhập vào trong dòng Criteria bên trong khung nhìn thiết kế truy vấn. Bên trong một truy vấn có thể chỉ ra nhiều tham số.  Các hàm nhóm ( Avg, Min, Max, Sum, và Count) thực hiện các tính toán trên các nhóm bản ghi. Việc thực hiện truy vấn làm hiển thị một bản ghi nhóm cho mỗi nhóm và các bản ghi riêng rẽ không được xuất hiện. Việc cập nhất các bản ghi riêng rẽ là không thực hiện được đối với kiểu truy vấn này.  Các bảng có thể được thêm vào một cơ sở dữ liệu Access mà không làm ảnh hưởng dến các dữ liệu trong các bảng đã tồn tại. Lệnh Get External Data cho phép ta nhập khẩu các đối tượng từ cơ sở dữ liệu khác.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Chương 7: Xây dựng các ứng dụng: Switchboard, Macro, và Prototyping 1. Sử dụng Switchboard Manager để tạo và/hoặc sửa đổi một switchboard; giải thích tại sao bên trong một ứng dụng có thể yêu cầu nhiều switchboard. 2. Sử dụng lệnh Link Tables để kết hợp các bảng vào trong một CSDL với các đối tượng trong một CSDL khác. 3. Mô tả việc sử dụng các Macro để tự động hoá một ứng dụng; giải thích vai trò đặc biệt của macro AutoExec. 4. Mô tả các thành phần của cửa số Macro; phân biệt giữa một hành động macro và một đối số.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Chương 7: Xây dựng các ứng dụng: Switchboard, Macro, và Prototyping 5. Giải thích bản mẫu làm dễ việc xây dựng một ứng dụng như thế nào; sử dụng hành động MsgBox như là cơ sở của một macro bản mẫu. 6. Sử dụng Unmatched Query Wizard để xác định các bản ghi trong một bảng không có một bản ghi tương ứng trong một bảng khác. 7. Tạo một nhóm Macro; giải thích các nhóm macro làm đơn giản việc tổ chức các macro bên trong một CSDL như thế nào.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Chương 7: Xây dựng các ứng dụng – Một ứng dụng Access khác với một cơ sở dữ liệu nguyên thuỷ ở chỗ nó chứa một giao diện người dùng trực quan gọi là Switchboard. Switchboard có thể được tạo ra một cách tự động bằng cách sử dụng Switchboard Manager, đó là một công cụ nhắc ta đối với mỗi mục mà ta muốn đư vào. Chúng ta cung cấp văn bản của mục chọn giống như nó xuất hiện trên Switchboard cùng với lệnh nền. Access làm những việc còn lại và tạo ra mẫu biểu Switchboard và bảng liên quan đến các mục chọn của Switchboard. – Các bảng trong một cơ sở dữ liệu có thể đượctách riêng với các đối tượng khác để cho phép phân tán các phiên bản đã được sửa đổi của ứng dụng mà không làm ảnh hưởng đến dữ liệu. Các bảng được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu và các đối tượng được lưu giữ trong một cơ sở dữ liệu khác. Lệnh Link Tables liên kết các bảng với các đối tượng.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Chương 7: Xây dựng các ứng dụng – Một macro làm tự động một dãy lệnh và chứa một hoặc nhiều hành động. Cửa sổ macro có hai phần, Phần trên chứa tên của macro ( nếu có) và các hành động (các lệnh) tạo nên macro. Phần dưới chỉ ra các đối số cho các hành động khác nhau. Một nhóm macro bao gồm nhiều macro và nó được sử dụng với mục đích tổ chức. – Một macro AutoExec được thực hiện một cách tự động khi một cơ sở dữ liệu có chứa macro đó được mở. Mỗi cơ sở dữ liệu có thể có macro AutoExec riêng của nó nhưng không có đòi hỏi nào đòi phải có macro AutoExec.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Chương 7: Xây dựng các ứng dụng  Unmatched Query Wizard xác định các bản ghi trong một bảng nhưng không có các bản ghi phù hợp ở trong bảng khác.  Một bản mẫu ( prototype) là một mô hình của một ứng dụng , nó minh hoạ “nhìn và cảm thấy “ (“look and feel”) của một ứng dụng. Các bản mẫu có thể được phát triển nhanh chóng và dễ dàng thông qua việc sử dụng các macro đơn giản chứa hành động MsgBox. Việc kiểm tra liên tiếp thông qua bản mẫu là điều chủ yếu dẫn đến thành công của một hệ thống.  Một cơ sở dữ liệu có thể được bảo vệ tránh các sử dụng không cho phép thông qua việc bắt theo một password.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Chương 8: Tạo ra các ứng dụng mạnh hơn: Nhập môn VBA 1. Mô tả mối quan hệ giữa VBA và Microsoft 2000; liệt kê các lý do sử dụng VBA trong việc tạo một ứng dụng Access. 2. Mô tả các thành phần của cửa sổ Module; làm phân biệt giữa khung nhìn thủ tục và khung nhìn Full Module. 3. Mô tả hai cách khác nhau để tạo một thủ tục sự kiện; giải thích làm thế nào để di chuyển giữa các thủ tục đã tồn tại. 4. Giải thích các đặc trưng của Quick Info và Complete Word làm dễ việc sự tiếp nhận các lệnh VBA như thế nào.
Môn Hệ Quản Trị CSDL Microsoft Access Chương 8: Tạo ra các ứng dụng mạnh hơn: Nhập môn VBA 5. Tạo ra một combo box để định vị một bản ghi trên một mẫu biểu; giải thích vì sao một thủ tục sự kiện được đòi hỏi cho một combo box để hoạt động một cách đúng đắn. 6. Mô tả các đối số của hàm combo box; giải thích việc sử dụng hằng VBA làm thể hiện một thông điệp trong thanh tiêu đề của mỗi hộp thông điệp như thế nào. 7. Tạo một thủ tục sự kiện để làm dễ việc nhập dữ liệu thông qua các các phím tắt. 8. Tạo một thủ tục sự kiện làm thay thế các thông điệp ứng dụng cụ thể đối với các thông báo lỗi của Acces chuẩn. 9. Mô tả nhiều kiểu kiểm tra dữ liệu; tạo một thủ tục sự kiện thông báo cho người dùng biết một trường đã bị bỏ qua, cho người dùng tuỳ chọn để lưu trữ một bản ghi mà không cần nhập dữ liệu.