Bài giảng Hướng dẫn sử dụng MS Project 2003 - Lưu Trường Văn

Nội dung text: Bài giảng Hướng dẫn sử dụng MS Project 2003 - Lưu Trường Văn

1. TR NG I H C M TP.HCM Trung tâm CPA Lp Qu n lý d án HNG D N S DNG MS PROJECT 2003 Biên so n và gi ng: TS. Lu Tr ng Vn
2. Ni dung 4 bc chính ca QLDA Làm th nào MS Project giúp bn Các trình bày (view) chính trên màn hình MS Project Thi t lp các mc nh trong MS Project 2 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
3. 1. 4 bc chính ca QLDA (1) 4. Kết thúc dự án Bc 4 Bc 3 3. Theo dõi và duy trì k ho ch d án Bc 2 2. Lp k ho ch d án 1. nh ngh a d án B c 1 3 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
4. 1. 4 bc chính ca QLDA (2)
   BBnn ccóó thth ddùùngng MSMS ProjectProject cho bc 2 và bc 3 to ra mt k ho ch d án, theo dõi và QLDA.
   Nh ng không có ch ơ ng trình QLDA nào có th giúp bn nhi u trong các bc 1 và 4.
   Vi bc 1, bn cn vi t ra các mc ích ca bn và các gi i hn (s lng ngu n lc có sn ho c là ngân sách d án).
   Du rng bc 4 không yêu cu 1 ch ơ ng trình QLDA, MSMS ProjectProject vvnn ccóó thth gigi úúpp bbnn áánhnh gigi áá vvàà lluu trtr 11 dd áánn ttii llúúcc nnóó kktt thth úúcc. ó là hu ht ca nh ng gì bn cn làm trong bc 4 - kt thúc 1 d án. 4 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
5. 2.2. LLààmm thth nnààoo MSMS ProjectProject gigi úúpp bbnn (1)(1) MicrosoftMicrosoft ProjectProject llàà côngcông cc mmnhnh gigi úúpp bbnn tt chch cc,, theotheo dõidõi nhnh ngng ccááii khkh áácc thth ngng trongtrong dd áánn ccaa bbnn 5 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
6. 2.2. LLààmm thth nnààoo MSMS ProjectProject gigi úúpp bbnn (2)(2) MS Project có th giúp bn Tính to án D dàng cân hu ht các bng các chi ti t ca nhân t ti n ti n “gng ” 6 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
7. 2.2. LLààmm thth nnààoo MSMS ProjectProject gigi úúpp bbnn (3)(3) Tính toán hu ht các chi ti t ca ti n
   Bn ch cn nh p vào mt lơ ng thông tin tơ ng i, và Microsoft Project ch m sóc ph n còn li.  Ví d, nu bn c ch hóa kho ng th i gian th c hi n mt công tác, Microsoft Project tính toán ngày bt u và kt thúc ca công tác ó. Mt cách t ng, nu bn nh ngh a ngu n lc mt ngày làm vi c 8 gi , Microsoft Project có th cnh báo bn nu có nh ng ngày mà ngu n lc s là yêu cu làm thêm. 7 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
8. 2.2. LLààmm thth nnààoo MSMS ProjectProject gigi úúpp bbnn (4)(4) Tính toán hu ht các chi ti t ca ti n
   Ngoài ra, khi bn thay i bt k nhân t nào, Microsoft Project tính toán li ti n , vì th bn có th nhìn th y nh hng ca thay i lên d án.
   Hãy nh rng, kh nng lp ti n ca Microsoft Project là càng tt tùy theo thông tin bn cung cp cho nó, vì th nên m bo rng thông tin ca bn là y và chính xác. 8 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
9. 2.2. LLààmm thth nnààoo MSMS ProjectProject gigi úúpp bbnn (5)(5) ánh du các vng mc – tr c khi chúng tác ng n d án ca bn
   Kh nng nhìn th y phía tr c và phòng tránh nh ng vng mc trong ti n tr c khi chúng xu t hi n là có ý ngh a trong m bo d án thành công.
   K ho ch d án ca bn giúp bn nh n dng và và hi u ch nh các vng mc nh là nh là ngu n lc quá ti; các công tác mà e da phá hng ngân sách ca d án, và mâu thu n ti n mà có th y hn chót ca d án ra xa.
   Bng cách này hay cách khác, Microsoft Project giúp bn qu n lý nh ng d án ph c tp, m bo rng bn tn ít th i gian vào các chi ti t QLDA và bn s có nhi u th i gian cho nh ng công vi c quan tr ng ca bn. 9 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
10. 2.2. LLààmm thth nnààoo MSMS ProjectProject gigi úúpp bbnn (6)(6) ánh du các vng mc – tr c khi chúng tác ng n d án ca bn
    Mt khi bn ang sn sàng phát tri n k ho ch d án ca bn, Microsoft Project tr thành tr lý tt-c-trong-mt v QLDA cho bn.
    Mc dù Microsoft Project không th nh ngh a d án ca bn – ch bn mi có th làm iu ó – nó th c hi n hu ht các công vi c ca vi c to ra và theo dõi mt k ho ch d án, và dàn xp kt thúc d án. 10 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
11. 2.2. LLààmm thth nnààoo MSMS ProjectProject gigi úúpp bbnn (7)(7) Khi bn lp k ho ch d án
    Trong giai on này, bn s nh p các công tác, c lng mi công tác cn bao nhiêu ngày, bao nhiêu gi hoàn thành, c th khi nào 1 công tác nên bt u và phân công ngu n lc cho các công tác.
    Microsoft Project s :  Lp ti n tng công tác và tính toán ngày hoàn thành d án.  Tính toán th i im yêu cu hoàn thành tng công tác.  Cân bng quy mô, ngu n lc, và th i gian – ho c ch ra cho bn chúng s cân bng ti âu 11 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
12. 2.2. LLààmm thth nnààoo MSMS ProjectProject gigi úúpp bbnn (9)(9) Theo dõi s th c thi k ho ch d án.
    Khi bn theo dõi d án ca bn, bn theo dõi ti n trình các công vi c, và th ng so sánh cái gì ã xu t hi n vi cái gì ã ho ch nh.
    Vi cách ó, nu bn cn iu ch nh ti n mà duy trì hn chót nh c. Microsoft Project s:  Hi n th c lng ban u (nh là th i gian hoàn thành công tác) và d li u th c t.  Tính toán và hi n th s khác nhau gi a các c lng ban u và d li u th c t.  ơ n gi n hóa quá trình cp nh t k ho ch ca bn vi d li u th c t.  Tính toán nh hng ca cp nh t lên ti n . 12 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
13. 2.2. LLààmm thth nnààoo MSMS ProjectProject gigi úúpp bbnn (10)(10) Kt thúc d án.
    Ti lúc kt thúc d án, bn s gi i quy t nh ng ni dung còn tn ti, nh n dng cái gì ã c làm tt, nh n dng các vng mc và các lnh vc cho s ci thi n tơ ng lai, và t li u hóa cho nh ng gì bn tìm th y. 13 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
14. 2.2. LLààmm thth nnààoo MSMS ProjectProject gigi úúpp bbnn (11)(11) Kt thúc d án.
    Mc dù Microsoft Project không h h tr tr c ti p cho nh ng công tác nói trên nh ng nó có th :  Ct gi mt bn sao ca k ho ch d án ca bn và giúp bn nh n dng các vng mc.  Lu tr các ghi chú v các công tác và ngu n lc mà bn có th tham kh o khi phân tích các vng mc và s th c hi n.  Cung cp thông tin d án mà bn cn t li u hóa nh ng gì bn ã khám phá.  Khi bn dùng Microsoft Project qu n lý d án ca bn, bn s không ra ngo ài s ki m so át ca ti n ca bn trong tng giai on d án vi mt n lc và th i gian ti thi u 14 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
15. 3. Các view chính trên màn hình MS Project (1)
    Mi view chính trên màn hình MS Project cung cp cho bn các cách khác nhau xem xét d li u ca d án.
    Bn hãy ch n view phù hp vi thông tin mà bn cn 15 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
16. 3. Các view chính trên màn hình MS Project (2) View Mô tả Gantt Chart Danh sách các công vi ệc và thông tin có liên quan th ể hi ện dới dạng hình. Sử dụng ể nh ập và lập ti ến ộ Network Trình bày các công vi ệc dới dạng sơ ồ mạng. Sử diagram dụng ể tạo và hi ệu ch ỉnh ti ến ộ dới dạng flow chart. Calendar Trình bày công vi ệc và th ời gian th ực hi ện nó. Sử dụng ể xem chính xác ngày, tu ần th ực hi ện công vi ệc. 16 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
17. 3. Các view chính trên màn hình MS Project (3) – Ví d Gantt chart view 17 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
18. 3. Các view chính trên màn hình MS Project (4) – Ví d Network diagram view 18 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
19. 3. Các view chính trên màn hình MS Project (5) – Ví d Calendar view 19 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
20. 3. Các view chính trên màn hình MS Project (6) Task view Description Task Usage Danh sách các công vi ệc và các tài nguyên ợc gán cho mỗi công vi ệc. Sử dụng ể hi ệu ch ỉnh số công mà ngu ồn lực của bạn cần ể th ực hi ện nó. Tracking Danh sách các công vi ệc và các thông tin liên Gantt quan và một bi ểu ồ th ể hi ện dới dạng thanh. Sử dụng ể so sánh gi ữa ti ến ộ kế ho ạch và ti ến ộ th ực tế. 20 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
21. 3. Các view chính trên màn hình MS Project (7) – Ví d Task Usage view 21 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
22. 3. Các view chính trên màn hình MS Project (8) – Ví d Tracking Gantt view 22 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
23. 3. Các view chính trên màn hình MS Project (9) – Ví d Tracking Gantt view Resource Mô t view ả Resource ồ th ị th ề hi ện sự phân ph ối ngu ồn lực, chi phí ho ặc số công Graph theo th ời gian. Sử dụng ể trình bày các thông tin về ngu ồn lực Resource Danh sách các ngu ồn lực và các thông tin liên quan. Sử Sheet dụng ể nh ập và hi ệu ch ỉnh các thông tin về ngu ồn lực dới dạng bảng tính (spreadsheet). Resource Danh sách th ể hi ện ngu ồn lực các công vi ệc gắn với mỗi Usage ngu ồn lực. Sử dụng ể xem xét sự phân ph ối của chi phgi1 và số công cho mỗi ngu ồn lực. Hi ệu ch ỉnh số công của các ngu ồn lực lên các công vi ệc. 23 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
24. 3. Các view chính trên màn hình MS Project (10) – Ví d Resource Graph view 24 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
25. 3. Các view chính trên màn hình MS Project (11) – Ví d Resource Sheet view 25 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
26. 3. Các view chính trên màn hình MS Project (11) – Ví d Resource Usage view 26 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
27. 4. Thi t lp các mc nh (1)
    Thieát laäp nhöõng maëc ñònh ñoù laø thieát laäp nhöõng söï choïn löïa, nhöõng tham soá vaø nhöõng ñònh daïng maëc ñònh ñeåå giu ùùp tra ùùnh ñö ôïïc nh öõngõng ba áát tra ééc hay khoâng töông th ích trong khi nha ääp döõõ lie ääu, tính toa ùùn lòch tr ình va øø nguo ààn löïc hoa ëëc ñö a ra nh öõngõng ba ùùo ca ùoù .
    Neáu khoâng thieát laäp nhöõng söï choïn löïa moät caùch chính xaùc, phaàn meàm MS Project vaãn seõ tính toaùn bình thöôøng nhöng seõ duøng nhöõng giaû ñònh khoâng chính xaùc ñeå tính toaùn lòch trình vaø nguoàn löïc moät caùch töï ñoäng. Ñie ààu na øøy seõ daãn ñeáán nh öõngõng sai la ààm khoâng the åå kie ååm soa ùùt ñö ôïïc. 27 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
28. 4. Thi t lp các mc nh (1) Böôùc 1: Môû MS Project (coù 2 caùch) Caùch 1:
    Baám vaøo nuùt Start (ôû goùc döôùi beân traùi) ñeå trình ra trình ñôn.
    Baám vaøo Programs ñeå hieän ra nhöõng chöông trình hieän coù.
    Baám vaøo bieåu töôïng Microsoft Project 28 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
29. 4. Thi t lp các mc nh (2) Ch n 29 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
30. 4. Thi t lp các mc nh (3) Böôùc 1: Môû MS Project (coù 2 caùch) Caùch 2: • Nhaáp ñuùp nuùt traùi chuoät vaøo icon Microsoft Project treân desktop neáu ñaõ coù saün icon naøy treân ñoù. 30 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
31. 4. Thi t lp các mc nh (4) BBööôôùùcc 2:2: ÑÑaaëëtt teânteân chocho tata ääpp tintin (file)(file) vava øø llööuu (save)(save) lala ïïii Caùch 1:
    Chuyeån ñeán trình ñôn File , choïn Save (hoaëc phím noùng laø Ctrl + S)
    Ñaùnh teân taäp tin vaøo trong vuøng File Name
    Thö muïc maëc ñònh laø “My documents”, neáu baïn muoán löu taäp tin vaøo trong thö muïc khaùc, choïn thö muïc baïn muoán löu.
    Baám Save
    Neáu Planning Wizard xuaát hieän, noù seõ hoûi baïn coù muoán löu moät baseline hay khoâng. Choïn without a baseline .
    Baám OK 31 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
32. 4. Thi t lp các mc nh (5) Nhaáp traùi chuoät vaøo menu naøy. 32 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
33. 4. Thi t lp các mc nh (6) Choïn vò trí ñeå löu taäp tin Goõ teân taäp tin vaøo ñaây. 33 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
34. 4. Thi t lp các mc nh (7) Baám vaøo ñaây. 34 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
35. 4. Thi t lp các mc nh (8) BBööôôùùcc 2:2: ÑÑaaëëtt teânteân chocho tata ääpp tintin (file)(file) vava øø llööuu (save)(save) lala ïïii Caùch 2:
    Nhaáp nuùt traùi chuoät vaøo bieåu töôïng Save (hình dóa meàm) treân thanh Toolbox.
    Tieáp tuïc thao taùc nhö caùch 1. 35 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
36. 4. Thi t lp các mc nh (9) BBööôôùùcc 3:3: ÑÑieie ààuu chch æænhnh thangthang ññoo thôthô øøii giangian chocho sôsô ññooàà GanttGantt ññeeåå xemxem momo äätt phapha àànn chiachia lôlô ùùnn hônhôn cucu ûûaa ddöïöï aaùnùn treântreân mama ønøn hhììnhnh
    
    ThieThie áátt lala ääpp thangthang ññoo thôthô øøii giangian
    
    ChoCho ïïnn FFoormatrmat ttöøöø menumenu ôôûû phph ííaa treântreân
    
    ChoCho ïïnn TiTi mmescaleescale 36 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
37. 4. Thi t lp các mc nh (10) Choïn. 37 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
38. 4. Thi t lp các mc nh (11) MS Project cho pheùp chia toái ña ba thang thôøi gian goïi laø caùc “Tier”. Maëc ñònh MS Project seõ laø hai Tier: Middle vaø Bottom Tier. Neáu muoán choïn löïa coù Tier thöù 3 laø Top Tier, haõy choïn Timescale Options laø “Three Tiers (Top, Middle, Bottom)”.  Choïn Tab Middle Tier, baám muõi teân vaøo “Units” vaø choïn months.  Choïn Tab Bottom Tier, baám muõi teân vaøo “Units” vaø choïn weeks.  Baám OK.
    Chuùng ta coù theå thay ñoåi caùch theå hieän ñôn vò thôøi gian baèng caùch choïn Label maø baïn thích.
    Vaø coù theå caên chænh vò trí tuøy yù thích baèng caùch choïn Align.
    Thænh thoaûng baïn caàn laäp laïi tieán trình naøy khi thay ñoåi “Views” 38 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
39. 4. Thi t lp các mc nh (12) Choïn caùch theå hieän thôøi gian. Choïn ñôn vò thôøi gian. Choïn caên chænh vò trí. 39 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
40. 4. Thi t lp các mc nh (13) Böôùc 4: Ñieàu chænh coät ñeå xem nhöõng thoâng tin caàn thieát. + Saép xeáp vaø taïo coät
    Chuyeån con troû ñeán ñöôøng keû ñoâi phaân chia coät nhieäm vuï vaø coät thôøi gian töø sô ñoà Gantt (baïn seõ thaáy con troû trôû thaønh maøu ñen vaø thaønh muõi teân 2 ñaàu)
    Baám vaø giöõ chuoät, keùo ñöôøng keû phaân ñoâi veà phía phaûi cuûa maøn hình cho ñeán khi taát caû caùc coät hieän ra. 40 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
41. 4. Thi t lp các mc nh (15) Böôùc 5: Thieát laäp nhöõng tham soá cho döï aùn ñeå giaûm thieåu nhöõng baát traéc ñöôïc taïo bôûi nhöõng maëc ñònh töï ñoäng. Nhöõng maëc ñònh phaûi ñöôïc xaùc ñònh vaø thieát laäp tröôùc khi nhaäp döõ lieäu. Nhöõng thay ñoåi sau khi vaøo döõ lieäu coù theå laøm cho tính toaùn maát chính xaùc .
    Thieát laäp nhöõng maëc ñònh cuûa lòch trình:
    Choïn Tools töø trình ñôn.
    Choïn Options
    Choïn tab Schedule (beân traùi, phía treân) vaø kieåm tra nhöõng thieát laäp sau:
    Show assignment units as percentage
    New tasks start on project start date 41 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
42. Thieát laäp nhöõng maëc ñònh cuûa lòch trình Choïn 42 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
43. Thieát laäp nhöõng maëc ñònh cuûa ti ến độ 43 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
44. 4. Thi t lp các mc nh (14) Böôùc 5: Thieát laäp nhöõng tham soá cho döï aùn ñeå giaûm thieåu nhöõng baát traéc ñöôïc taïo bôûi nhöõng maëc ñònh töï ñoäng.
    Xaùc ñònh baïn coù muoán ñaùnh giaù duration theo tuaàn, ngaøy hoaëc giôø. Maëc ñònh MS Project giôùi thieäu laø days .
    Chuyeån con troû vaø trong vuøng Duration is entered in .
    Baám vaøo muõi teân höôùng xuoáng vaø choïn tuaàn, ngaøy hoaëc giôø.
    Xaùc ñònh baïn coù muoán ñaùnh giaù work theo tuaàn, ngaøy hoaëc giôø. ñònh MS Project giôùi thieäu laø hours
    Laäp laïi nhöõng böôùc treân trong vuøng Work is entered in .
    Chuyeån con troû ñeán Default task type
    Baám vaøo muõi teân höôùng xuoáng vaø choïn fixed duration
    Loaïi boû  töø New tasks are effort driven (Loaïi boû  bôûi baám treân )
    Loaïi boû  töø Autolink inserted or moved tasks.
    Giöõ  treân Split in-progress tasks
    Loaïi boû  töø Tasks will always honor their constraint dates
    Baám nuùt Set as Default (phía döôùi, beân phaûi) 44 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
45. Thieát laäp nhöõng maëc ñònh toång quaùt 45 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
46. 4. Thi t lp các mc nh (16) Böôùc 5: Thieát laäp nhöõng tham soá cho döï aùn ñeå giaûm thieåu nhöõng baát traéc ñöôïc taïo bôûi nhöõng maëc ñònh töï ñoäng.
    Neáu baïn chuyeån ñeán tab keá tieáp maø khoâng baám Set as Default , maëc ñònh seõ khoâng ñöôïc chænh. Ñieàu naøy coù theå yeâu caàu baïn tieâu toán thôøi gian khi loãi xaûy ra.
    Neáu Set autofilter for new projects ñöôïc choïn, MS Project coù theå haïn cheá döõ lieäu baïn nhìn thaáy vaø loaïi boû nhöõng nhieäm vuï maø khoâng cho baïn bieát.
    Neáu Automatically add new resources and tasks ñöôïc choïn, MS Project seõ giaû ñònh baïn ñang theâm moät thaønh vieân môùi neáu baïn voâ yù ñaùnh vaàn teân töø teân nguoàn ñöôïc lieät keâ. 46 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
47. 4. Thi t lp các mc nh (17) Böôùc 6: Ñònh tham soá ñeå giaûm thieåu nhöõng baát traéc vaø tính nhaàm khi theo doõi thôøi gian thöïc söï laøm so vôùi baseline cuûa döï aùn.
    Thieát laäp nhöõng maëc ñònh tính toaùn:
    Choïn Calculation tab
    Loaïi boû  töø Updating task status updates resource status
    Baám nuùt Set as Default
    Baám OK ñeå thoaùt khoûi trình ñôn Options vaø quay trôû laïi Gantt Chart View
    Neáu baïn chuyeån ñoåi ñeán tab keá tieáp khoâng baám nuùt Set as Default , nhöõng maëc ñònh seõ khoâng ñöôïc thieát laäp. Ñieàu naøy coù theå yeâu caàu tieâu toán thôøi gian khi loãi xaûy ra. 47 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
48. Thieát laäp nhöõng maëc ñònh tính toaùn 48 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
49. Effort-driven  Effort Driven xaùc ñònh laøm theá naøo maø MS Project phaûn öùng laïi khi moät kieåu nguoàn löïc môùi ñöôïc theâm vaøo hoaëc laáy ñi hoûi 1 task.  Neáu hoäp thoaïi Effort Driven khoâng ñöôïc ñaùnh daáu (√) thì theâm vaøo hoaëc laáy ñi taøi nguyeân seõ thay ñoåi toång soá work (man-hours) yeâu caàu cho task vaø giöõ Duration coá ñònh  Khi hoäp thoaïi Effort Driven ñöôïc ñaùnh daáu (√) thì toång soá Work seõ ñöôïc giöõ coá ñònh vaø taát caû caùc resources ñöôïc phaân coâng ñeán task seõ ñöôïc xöû lyù nhö laø söï phaân chia maø giöõ nguyeân khoái löôïng Work 49 Biên so n & gi ng: TS. Lu Tr ng V n
50. Cám ơn ã lng nghe!