Bài giảng Kế toán 1 - Hệ thống kiểm soát nội bộ

Nội dung text: Bài giảng Kế toán 1 - Hệ thống kiểm soát nội bộ

1. 2017 HỆ THỐNG Kiểm sốt nội bộ MỤC TIÊU HỌC TẬP Sau khi nghiên cứu xong chương này, người học cĩ thể: . Trình bày được định nghĩa kiểm sốt nội bộ . Giải thích các hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm sốt nội bộ . Trình bày các bộ phận hợp thành của hệ thống kiểm sốt nội bộ . Giải thích được mục đích nghiên cứu hệ thống KSNB của kiểm tốn viên . Trình bày trình tự nghiên cứu hệ thống KSNB trong kiểm tốn BCTC NỘI DUNG 1. Định nghĩa 2. Các bộ phận hợp 3.Mục đích và trình KSNB và hạn chế thành của hệ thống tự tìm hiểu KSNB tiềm tàng kiểm sốt nội bộ của kiểm tốn viên Chương 3 HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ 1
2. 2017 NỘI DUNG 1. Định nghĩa 2. Các bộ phận hợp 3.Mục đích và trình KSNB và hạn chế thành của hệ thống tự tìm hiểu KSNB tiềm tàng kiểm sốt nội bộ của kiểm tốn viên Chương 3 HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ Rủi ro quản lý là gì? Ví dụ rủi ro của doanh nghiệp Rủi ro • Làm ăn thua lỗ quản lý • Tài sản bị tham ơ • Báo cáo tài chính khơng trung thực • Báo cáo nội bộ khơng trung thực • Vi phạm pháp luật • Khơng tuân thủ các quy định Rủi ro quản lý là gì? Rủi ro quản lý CHÍNH SÁCH TIÊU CHUẨN THỦ TỤC 2
3. 2017 Định nghĩa KIỂM SỐT NỘI BỘ Hội QUÁ Hiệu lực, đồng TRÌNH hiệu quả quản trị hoạt động Người Độ tin quản Kiểm cậy lý sốt nội thơng tin bộ Các CON NGƯỜI Tuân thủ nhân BẢO MỤC TIÊU pháp luật viên ĐẢM và các HỢP quy định LÝ 7 NỘI DUNG  Khái niệm  Cơ cấu hệ thống KSNB  Tìm hiểu và đánh giá KSNB CƠ CẤU KIỂM SỐT NỘI BỘ 5. Giám sát 3. Các hoạt động kiểm sốt 4. Thơng tin và 2. Đánh giá rủi ro truyền thơng 1. Mơi trường kiểm sốt 9 3
4. 2017 CƠ CẤU KIỂM SỐT NỘI BỘ 1. Mơi trường kiểm sốt 10 MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT Các nhân tố tạo lập bầu khơng khí chung về kiểm sốt trong tồn đơn vị, phản ảnh các quan điểm nhận thức của nhà quản lý. MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT Các hoạt Mơi Quy định Ý thức động trường kiểm kiểm sốt sốt 12 4
5. 2017 CÁC NHÂN TỐ 1 Tính trung thực và các giá trị đạo đức 2 Đảm bảo về năng lực 3 Triết lý quản lý và phong cách điều hành 4 Hội đồng quản trị và Ủy ban Kiểm tốn 5 Cơ cấu tổ chức 6 Phân định quyền hạn và trách nhiệm 7 Chính sách nhân sự 13 Tính trung thực và các giá trị đạo đức Mang lại uy tín cho doanh nghiệp Giúp doanh nghiệp phát triển bền GIÚP vững khi giải quyết hài hịa lợi ích với xã hội và các bên khác. Tác động đến việc thực hiện các hoạt động kiểm sốt trong tổ chức. Loại trừ các áp lực (động cơ) và cơ hội dẫn đến gian lận CẦN Xây dựng và hướng dẫn về đạo đức Cam kết về năng lực Đáp ứng mục tiêu KSNB GIÚP Đảm bảo thực hiện các yêu cầu của thủ tục kiểm sốt. Phải cụ thể hĩa năng lực thành các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng cho mỗi cơng việc cụ thể CẦN Cần cân bằng giữa chi phí và lợi ích 5
6. 2017 Triết lý quản lý và phong cách điều hành Triết lý quản lý Phong cách điều hành Quan điểm của nhà quản lý Cách thức nhà quản lý: về: 1.Mức độ chấp nhận rủi 1. Tổ chức kênh thơng ro tin 2.Báo cáo tài chính 2. Thay đổi nhân sự 3.Lựa chọn chính sách quản lý kế tốn Tác động khác nhau đến việc thực hiện các hoạt động kiểm sốt Hội đồng quản trị & Ủy ban kiểm tốn Tạo lập mơi Năng lực trường kiểm và sốt tốt tận tâm GIÚP CẦN Giám sát Thành viên ban quản lý bên ngồi Cơ cấu tổ chức Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Ban Kiểm sốt Phĩ TGĐ Phĩ TGĐ Phĩ TGĐ Trưởng Kiểm Tài chính Kinh doanh Sản xuất tốn nội bộ Giám đốc Kế tốn Giám đốc Giám đốc Giám đốc nhà máy nhà máy kiểm sốt Giám đốc tài chính trưởng mua hàng A B chất lượng Quản đốc Quản đốc Trưởng phân phân phịng kỹ Trưởng bộ xưởng A xưởng B thuật phận kho 18 6
7. 2017 Phân định quyền hạn và trách nhiệm Là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhĩm trong việc đề xuất và giải quyết Quyền hạn Trách nhiệm vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp cĩ liên quan. 20 Đánh Tuyển giá Kỷ dụng luật Đào Khen tạo thưởng CHÍNHCHÍNH S SÁCHÁCH NHÂNHÂN SỰN SỰ CƠ CẤU KIỂM SỐT NỘI BỘ 5. Giám sát 3. Các hoạt động kiểm sốt 4. Thơng tin và 2. Đánh giá rủi ro truyền thơng 1. Mơi trường kiểm sốt 21 7
8. 2017 ĐÁNH GIÁ RỦI RO • Nhận dạng rủi ro . Xác định mục tiêu . Thiết lập cơ chế nhận dạng rủi ro • Đánh giá rủi ro . Thiệt hại . Xác suất xảy ra • Các biện pháp đối phĩ với rủi ro . Tránh né rủi ro . Chuyển giao rủi ro . Giảm rủi ro . Chấp nhận rủi ro ĐÁNH GIÁ RỦI RO Xác định mục tiêu Nhận dạng rủi ro Quy trình Kiểm sốt quản lý nội bộ Phân tích rủi ro Quản trị rủi ro CƠ CẤU KIỂM SỐT NỘI BỘ 5. Giám sát 3. Các hoạt động kiểm sốt 4. Thơng tin và 2. Đánh giá rủi ro truyền thơng 1. Mơi trường kiểm sốt 24 8
9. 2017 CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT . Phân chia trách nhiệm . Kiểm sốt quá trình xử lý thơng tin . Bảo vệ tài sản . Phân tích rà sốt CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT PHÂN CHIA TRÁCH NHIỆM . Khơng để một cá nhân nắm tất cả các khâu của một nghiệp vụ: xét duyệt, thực hiện, bảo quản tài sản và giữ sổ sách kế tốn. . Khơng cho phép kiêm nhiệm giữa một số chức năng CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT THÍ DỤ VỀ KIÊM NHIỆM “NGUY HIỂM” Cơng việc kiêm nhiệm Rủi ro Thu tiền và theo dõi sổ Cĩ thể lấy tiền sau đĩ che sách kế tốn về nợ phải dấu bằng cách ghi xĩa sổ thu khoản nợ phải thu, hoặc bù đắp bằng khoản thu của khách hàng khác Mua nguyên vật liệu Khơng mua hàng nhưng vẫn và sử dụng cho sản thanh tốn tiền hàng xuất 9
10. 2017 CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT KIỂM SỐT QUÁ TRÌNH XỬ LÝ THƠNG TIN • Ủy quyền và xét duyệt • Kiểm sốt chứng từ và sổ sách • Kiểm tra độc lập CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT ỦY QUYỀN VÀ XÉT DUYỆT Ủy quyền bằng chính sách Đưa ra chính sách chung bao gồm các điều kiện cho phép thực hiện nghiệp vụ. Xét duyệt cụ thể Xét duyệt từng trường hợp cụ thể, khơng cĩ chính sách chung. CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT ỦY QUYỀN VÀ XÉT DUYỆT ỦY QUYỀN THEO CHÍNH SÁCH XÉT DUYỆT CỤ THỂ Phịng kinh doanh được quyền Phĩ Tổng giám đốc xét xét duyệt bán chịu theo chính duyệt từng trường hợp cụ sách với: thể : Các hố đơn dưới 10 triệu Các hố đơn bán chịu trên đồng 10 triệu Các đại lý cĩ mức dư nợ dưới Các đại lý đã cĩ dư nợ 100 triệu đồng vượt mức 100 triệu 10
11. 2017 CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT KIỂM SỐT CHỨNG TỪ, SỔ SÁCH Kiểm sốt chứng từ Đánh số trước, liên tục Biểu mẫu chứng từ đầy đủ Kiểm sốt chứng từ chưa sử dụng Lưu chuyển chứng từ Tham chiếu và dấu vết kiểm tốn Bảo quản lưu trữ Kiểm sốt sổ sách Thiết kế, Ghi chép, Bảo quản lưu trữ CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT Lưu chuyển chứng từ  Bao gồm quá trình lập và lưu chuyển qua các bộ phận : . Thực hiện sự xét duyệt . Thực hiện sự kiểm sốt . Là cơ sở ghi sổ  Cần xây dựng một quy trình chuẩn  Mơ tả bằng lưu đồ CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT LƯU ĐỒ - Cơng cụ mơ tả hệ thống Nhập kho và lập PN PN Kiểm tra và cập nhật thẻ kho PN đã kiểm Thẻ kho tra N 11
12. 2017 CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT Các ký hiệu Nhập kho Thực hiện Lưu và lập PN một công việc chứng từ (thủ công) Chứng từ PN Điểm nối Đầu vào Luồng lưu Thẻ kho hay đầu ra chuyển của thông tin Tham chiếu . Cho phép liên kết các chứng từ với nhau/với sổ sách. . Gắn với một thủ tục kiểm sốt . Tham chiếu ngược/tham chiếu xuơi CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT Tham chiếu Lập hóa Vận đơn đơn Tham chiếu ngược Vận đơn Hóa đơn N N Khách Tham chiếu hàng xuôi 12
13. 2017 CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT Dấu vết kiểm tốn Dấu vết lưu lại của 1 thủ tục kiểm sốt để phục vụ cho kiểm tra sau này . Chữ ký xét duyệt . Dấu “đã kiểm sốt”, “đã chi” . Chứng từ lưu . Cuống phiếu CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT Lưu trữ chứng từ Thuận lợi cho việc truy cập Thời điểm chuyển vào lưu trữ Hồ sơ thường trực Tuân thủ pháp luật Thời gian lưu trữ Xử lý chứng từ hư hỏng Xử lý chứng từ hết thời hạn lưu trữ CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT KIỂM TRA ĐỘC LẬP Người kiểm tra khơng phải là người thực hiện nghiệp vụ để nâng cao tính khách quan Tiền kiểm Kiểm tra trước khi nghiệp vụ diễn ra Hậu kiểm Kiểm tra sau khi nghiệp vụ xảy ra 13
14. 2017 CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT BẢO VỆ TÀI SẢN HẠN CHẾ TIẾP CẬN SỬ DỤNG THIẾT BỊ TÀI SẢN Tổ chức kho hàng, bảo vệ Máy tính tiền, Quy định các POS thủ tục Camera KIỂM KÊ TÀI SẢN Phát hiện mất mát, hư hỏng Nâng cao trách nhiệm thủ kho CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT PHÂN TÍCH RÀ SỐT Mục đích Phát hiện các biến động bất ? thường, xác định nguyên nhân, xử lý kịp thời Phương pháp Đối chiếu định kỳ tổng hợp và chi tiết, thực tế và kế hoạch, kỳ này và kỳ trước, sử dụng các chỉ số Bản chất Kiểm sốt bằng ngoại lệ CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT PHÂN TÍCH RÀ SỐT LƯỢNG? BÁO CÁO GIÁ THÀNH SP X Sử dụng vượt định mức > THÁNG 9.20x1 Quy định thưởng, phạt Máy mĩc hư hỏng > Sửa Khoản mục Giá thành kế Giá thành hoạch thực tế chữa kịp thời Ghi chép sai > Điều chỉnh 1. Chi phí NVL TT 100 121 kịp thời 2. Chi phí NC TT 40 42 3. Chi phí SXC 40 37 GIÁ Cộng 180 200 Mua giá cao > Xem xét chính sách mua hàng Giá thực sự tăng > Xem xét lại giá bán Áp dụng phương pháp tính giá sai > Điều chỉnh kịp thời 14
15. 2017 THẢO LUẬN Trong cuộc kiểm tốn đầu tiên của anh chị tại một doanh nghiệp sản xuất cĩ quy mơ trung bình, Ơng Tám là giám đốc cơng ty cĩ giải thích về cách ơng thực hiện việc phân cơng phân nhiệm tại cơng ty để tránh khơng cho phép một người kiểm sốt mọi phương diện của một nghiệp vụ như sau: . Cơ Lan đảm trách việc mua hàng, nhận hàng và giữ hàng. . Anh Tiến cĩ trách nhiệm ghi chép các sổ sách về nợ phải thu và thu tiền của khách hàng. . Cơ Ngọc cĩ trách nhiệm theo dõi sổ sách về nhân viên, chấm cơng, lập bảng lương và phát lương. CƠ CẤU KIỂM SỐT NỘI BỘ 5. Giám sát 3. Các hoạt động kiểm sốt 4. Thơng tin và truyền 2. Đánh giá rủi ro thơng 1. Mơi trường kiểm sốt THƠNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG Ban Giám đốc BP bán hàng BP mua hàng BP nhân sự BP kế toán 15
16. 2017 THƠNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG Thơng tin • Cĩ cơ chế thu thập thơng tin cần thiết từ bên ngồi và bên trong, chuyển đến người quản lý bằng các báo cáo thích hợp. • Bảo đảm thơng tin được cung cấp đúng chỗ, đủ chi tiết, trình bày thích hợp và kịp thời. • Rà sốt và phát triển hệ thống thơng tin trên cơ sở một chiến lược dài hạn. • Sự hậu thuẫn mạnh mẽ của người quản lý đối với việc phát triển hệ thống thơng tin. THƠNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG  Truyền thơng . Duy trì sự truyền thơng hữu hiệu về trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi thành viên . Thiết lập các kênh thơng tin ghi nhận các hạn chế hay yếu kém trong các hoạt động. . Xem xét và chấp nhận những kiến nghị của nhân viên trong việc cải tiến hoạt động . Bảo đảm truyền thơng giữa các bộ phận . Mở rộng truyền thơng với bên ngồi. . Phổ biến cho các đối tác về các tiêu chuẩn đạo đức của đơn vị. . Theo dõi phản hồi thơng tin HỆ THỐNG KẾ TỐN Một phân hệ trong hệ thống thông tin Có thật Đánh giá Yêu cầu Đầy đủ Tổng hợp Đúng kỳ Trình bày và công bố Công cụ Hệ thống tài khoản Sơ đồ hạch toán 16
17. 2017 HỆ THỐNG KẾ TỐN Quy định và thủ tục kế tốn sử dụng để ghi chép và lập BCTC: . Các loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu; . Nguồn gốc các loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu; . Tổ chức bộ máy kế tốn; . Tổ chức cơng việc kế tốn, gồm: Hệ thống chứng từ kế tốn, tài khoản kế tốn, sổ kế tốn và hệ thống báo cáo tài chính; . Quy trình kế tốn các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu và các sự kiện từ khi phát sinh đến khi lập và trình bày báo cáo tài chính. CƠ CẤU KIỂM SỐT NỘI BỘ 5. Giám sát 3. Các hoạt động kiểm sốt 4. Thơng tin và truyền 2. Đánh giá rủi ro thơng 1. Mơi trường kiểm sốt GIÁM SÁT Thường xuyên và định kỳ giám sát và kiểm tra các hoạt động để đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB để cĩ các điều chỉnh, cải tiến thích hợp: . Giám sát thường xuyên . Các chương trình đánh giá . Kiểm tốn nội bộ 17
18. 2017 HẠN CHẾ TIỀM TÀNG . Quan hệ lợi ích - chi phí . Sự thơng đồng . Gian lận quản lý . Những tình huống ngồi dự kiến . Vấn đề con người NỘI DUNG  Khái niệm  Cơ cấu hệ thống KSNB  Tìm hiểu và đánh giá KSNB TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ KSNB Mục đích Cơ sở đánh giá rủi ro cĩ sai sĩt trọng yếu trên BCTC. Hiểu biết về kiểm sốt nội bộ để lập kế hoạch kiểm tốn Xác định rủi ro kiểm sốt, từ đĩ xác định phạm vi thực hiện các thủ tục kiểm tốn Cơ sở để đưa ra Thư quản lý cho khách hàng. 18
19. 2017 TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ KSNB TRÌNH TỰ XEM XÉT HỆ THỐNG KSNB 1. Tìm hiểu KSNB (để lập kế hoạch kiểm tốn) 2. Đánh giá ban đầu rủi ro kiểm sốt 3. Thiết kế các thử nghiệm kiểm sốt 4. Thực hiện các thử nghiệm kiểm sốt 5. Đánh giá lại rủi ro kiểm sốt => Thực hiện các thử nghiệm cơ bản B.1 TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG KSNB Phương pháp tìm hiểu B.1 TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG KSNB NỘI Các bộ phận hợp thành của hệ DUNG thống KSNB TÌM HIỂU Các chu trình chủ yếu 19
20. 2017 B.1 TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG KSNB Dựa vào kinh nghiệm của KTV Phương pháp Phỏng vấn tìm Thu thập và nghiên cứu tài liệu hiểu Quan sát B.1 TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG KSNB Cơng Bảng câu hỏi cụ tìm Bản tường thuật hiểu Lưu đồ Phép thử walk - through B2. ĐÁNH GIÁ RỦI RO KIỂM SỐT 20
21. 2017 THẢO LUẬN Rủi ro Thủ tục • Bán hàng cho khách hàng thanh toán đúng hạn Chính sách Mục tiêu B3. THIẾT KẾ VÀ THỰC HIỆN CÁC THỬ NGHIỆM KIỂM SỐT Điều kiện áp dụng Phương pháp thực hiện . Đánh giá ban đầu về rủi . Phỏng vấn ro kiểm sốt là thấp . Quan sát hoặc trung bình . Kiểm tra tài liệu . Tính hiệu quả của thử nghiệm kiểm sốt . Thực hiện lại thủ tục kiểm sốt . Nếu chỉ thực hiện thử nghiệm cơ bản thì khơng cung cấp đầy đủ bằng chứng thích hợp B3. THIẾT KẾ VÀ THỰC HIỆN CÁC THỬ NGHIỆM KIỂM SỐT Kiểm tốn viên phải thực hiện các thử nghiệm kiểm sốt để thu thập đầy đủ bằng chứng về tính hiệu quả của hệ thống kế tốn và hệ thống kiểm sốt nội bộ trên các phương diện: Thiết kế: Hệ thống kế tốn và hệ thống kiểm sốt nội bộ của đơn vị được thiết kế sao cho cĩ đủ khả năng ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai sĩt trọng yếu; Thực hiện: Hệ thống kế tốn và hệ thống kiểm sốt nội bộ tồn tại và hoạt động một cách hữu hiệu trong suốt thời kỳ xem xét. 21
22. 2017 Thảo luận Bạn đang kiểm tốn khoản mục Nợ phải thu khách hàng. Phân tích tác động của các nhân tố sau đến rủi ro sai lệch trọng yếu của khoản mục này và BCTC: . Quan điểm của Ban Giám đốc là lợi nhuận trên hết. . Trưởng phịng kế tốn báo cáo trực tiếp cho Giám đốc kinh doanh. . Hệ thống sổ cái, sổ chi tiết yếu kém. . Khơng cĩ chính sách bán chịu rõ ràng và bộ phận xét duyệt bán chịu tách biệt với bộ phận kinh doanh. . Bộ phận kiểm tốn nội bộ hoạt động rất hữu hiệu trong việc giám sát đối chiếu cơng nợ với khách hàng. Tìm hiểu KSNB Đánh giá sơ bộ RRKS No Yes Thiết kế và thực hiện thử nghiệm kiểm sốt Đánh giá lại RRKS Thực hiện các thử nghiệm cơ bản 22