Bài giảng Khái niệm đàm phán trong quản lý dự án

Nội dung text: Bài giảng Khái niệm đàm phán trong quản lý dự án

1. TRUNG TÂM CPA Đại học Mở TP.HCM KHÁI NIỆM ĐÀM PHÁN TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN Tài liệu lưu hành nội bộ Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 1
2. CÁC NGUYÊN TẮC CỦA ĐÀM PHÁN Khái niệm: Đàm phán được xem như là nghệ thuật của việc đạt đến hiểu biết chung thông qua sự mặc cả trên những yếu tố cần thiết của hợp đồng như là các đặc điểm kỹ thuật, giá cả, thời gian thi công v.v Đàm phán xuất hiện khi hai bên với các quan điểm và mục tiêu khác nhau tìm kiếm một thỏa thuận hài lòng lẫn nhau Quá trình đàm phán bao gồm: • Trình bày lập trường của mỗi bên • Phân tích và đánh giá lập trường của bên kia • Mỗi bên cố gắng tự hiệu chỉnh mc tiêu và li ích của bên mình càng theo mc tiêu và li ích của bên kia càng tt (hiểu theo nghĩa hẹp là nhượng bộ bên kia)
   Điều này nói dể nhưng khó làm! Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 2
3. CÁC THÀNH PHẦN CỦA CUỘC ĐÀM PHÁN • Sự hợp tác: tìm kiếm giải pháp win-win; đàm phán không phải là một tiến trình cạnh tranh • Một điều gì đó cho mọi người: mỗi bên phải chuẩn bị sẳn sàng nhượng bộ để bên kia nhận được một cái gì đó. • Các mối quan tâm chung : Đàm phán đỏi hỏi hai bên phải cùng tìm kiếm các mối quan tâm chung • Một sự tiến triển của hành vi : Mỗi bên nên cảm thấy rằng sự nhượng bộ mà họ đang đánh đổi là cân bằng xấp xỉ với lợi ích mà họ đạt được, không phải nhượng bộ là mất mát. Nhượng bộ là vì lợi ích của hai bên . Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 3
4. Các ph ươ ng pháp đàm phán Vn đ ðàm phán mm ðàm phán cng ðàm phán nguyên tc ði tác Bè bn ðch th Ng ưi cng tác Giành đưc th ng Gi i quy t cơng vi c Mc tiêu ðt đưc th a thu n li hi u qu Phân tích cơng vi c và Nh ưng b đ tăng Yêu cu bên kia Nh ưng b quan h đ trao đi ti n quan h nh ưng b nh ưng b S tín nhi m khơng Mc đ tín Khơng tín nhi m Tín nhi m đi tác liên quan đn đàm nhi m đi tác phán Tr ng đim đt li Gi vng lp Lp tr ưng D thay đi lp tr ưng ích ch khơng lp tr ưng tr ưng Cùng tìm ki m li ích Cách làm ð xu t ki n ngh Uy hi p bên kia chung Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 4
5. Các ph ươ ng pháp đàm phán Vn đ ðàm phán mm ðàm phán cng ðàm phán nguyên tc ðiu ki n đ Ch u th a thu n khi Nh ưng b đ đt th a đt đưc cái C 2 bên cùng cĩ li đưc th a thu n thu n mu n cĩ Tìm ra ph ươ ng án đi Tìm ra ph ươ ng án Vch ra nhi u ph ươ ng Ph ươ ng án tác cĩ th ch p mà mình ch p án thu n thu n cho 2 bên la ch n Kiên trì mu n đt Kiên trì tiêu chu n Kiên trì gi vng Kiên trì đưc th a khách lp tr ưng thu n quan Căn c vào tiêu chu n Ht sc tránh tính Thi đua sc mnh ý khách quan đ đt Bi u hi n nĩng ny chí gi a đơi bên đưc th a thu n Tăng sc ép khi n Khu t ph c tr ưc sc Khu t ph c nguyên tc bên kia khu t Kt qu ép ca ch khơng khu t ph c ho c đ đi tác ph c sc ép v Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 5
6. Ơng Lê Văn Minh : Tôi chỉ muốn nhận được đúng mức mà tôi có thể được đền bù. Tôi biết rằng có ngôi nhà giống như của tôi, người ta ra giá 300 triệu cộng với thuế trước bạ và chi phí khác giá lên đến 330 triệu. - NHÂN VIÊN CƠNG TY B ðS: Những 330 triệu cơ à, thế là quá nhiều. Ơng Lê Văn Minh : Tôi không muốn đòi 330 triệu, hay 200 triệu hay 400 triệu mà chỉ là một khoản bồi thường xứng đáng thôi. Tôi phải được đền bù số tiền đủ để mua được ngôi nhà như của tôi chứ, các ông có nghĩ thế không?. - NHÂN VIÊN CƠNG TY B ðS: Thôi được, tôi sẽ thanh toán cho ông 300 triệu. Đấy là mức cao nhất đấy. Ơng Lê Văn Minh : Các ông cho số tiền như vậy là thế nào? - NHÂN VIÊN CƠNG TY B ðS: Đấy là mức tiền cao nhất mà ông được lãnh, lãnh hay không là tùy ông. Đó là quyết định của công ty. Ơng Lê Văn Minh : Tôi cũng chẳng biết là 300 triệu là có hợp lý hay không. Nhưng nếu ông không đưa ra các tiêu chuẩn khách quan để giải thích tại sao tôi được lãnh số tiền đó, thì chắc tôi phải đưa vấn đề này hỏi ở toà án. Tại sao chúng ta không xem xét lại vấn đề một lần nữa rồi hãy thương lượng. Tám giờ sáng ngày thứ hai chúng ta lại gặp nhau lần nữa, có tiện cho ông không?. Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 6
7. Thứ hai, hai bên gặp nhau. - NHÂN VIÊN CƠNG TY B ðS: Này ông Minh, chúng tôi có tờ quảng cáo bán ngôi nhà giống như nhà của ông với giá 310 triệu đây. Ơng Lê Văn Minh : Ngôi nhà đó có khoảng sân đằng trước như nhà tôi không? - NHÂN VIÊN CƠNG TY B ðS: Không Ơng Lê Văn Minh : Thế nếu có thêm sân như nhà tôi thì nhà của tôi tăng thêm bao nhiêu?. - NHÂN VIÊN CƠNG TY B ðS: Để tính xem nào, tăng thêm 15 triệu. Ơng Lê Văn Minh : Như vậy, nếu lấy giá 310 triệu làm cơ sở thì nhà tôi sẽ có giá là 325 triệu. Thế nhà đó cách đường lớn bao nhiêu? - NHÂN VIÊN CƠNG TY B ðS: cách 20m. Ơng Lê Văn Minh : Thế nếu nhà tôi cách đường lớn chỉ 10m thì nhà tôi được bao nhiêu nữa thưa ông? - NHÂN VIÊN CƠNG TY B ðS: 10 triệu Ơng Lê Văn Minh : Thế tất cả là bao nhiêu thưa ông?. - NHÂN VIÊN CƠNG TY B ðS: 335 triệu. Và sau đó ông Lê Văn Minh ra về với số tiền là 335 triệu. Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 7
8. CHUẨN BỊ CHO MỘT CUỘC ĐÀM PHÁN • Xác định các mục tiêu • Xác định cái gì có thể nhượng bộ • Ưc lưng các nhu cầu thực sự của bên kia và các ràng buộc • Chuẩn bị một chương trình nghị sự sơ bộ cho cuộc đàm phán • Xác định các giải pháp cho sự lựa chọn Sự thực hành : Giúp nhận dạng những khó khăn mà người đàm phán sẽ phải đối mặt; diễn tập và phát triển các kỹ năng trong thực hành Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 8
9. CÁC NGUYÊN TẮC CHỈ ĐẠO CỦA ĐÀM PHÁN Để đạt được một lợi thế chiến lược trên đối tác trong mọi cuộc đàm phán, nên quan tâm đến các nguyên lý sau : • Kiên định với mục tiêu đã dự định • Hiêu chỉnh để thích hợp với cái trung bình mà bạn có thể đạt được. • Khai thác hướng đi tối thiểu hóa các chống đối từ đối tác • Duy trì một kế hoạch của bạn mà có thể thích nghi đến sự thay đổi của hoàn cảnh. • Không đặt nặng cái gì cả đằng sau cách tiếp cận trong khi mà đối tác đang đề phòng • Tiếp tục “một sự công kích” theo các hướng như nhau hoặc trong dạng thức giống nhau nếu đã thất bại một lần Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 9
10. CÁC KỸ THUẬT ĐÀM PHÁN Kỹ thuật đàm phán là những kỹ thuật mà giúp người đàm phán đạt được mục tiêu đàm phán và tránh những nhượng bộ không mong đợi Các nội dung chính : • Xác định các nội dung • Sự thiết lập quyền của mỗi bên tham gia • Xây dựng một thiện chí • Tìm kiếm sư chấp thuận của người vắng mặt • Tìm kiếm quyền lực cao hơn • Ngắt những phát biểu chệch hướng • Đảm bảo các cam kết Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 10
11. KỸ THUẬT ĐÀM PHÁN ĐỂ GIẢM GIÁ DỰ THẦU • Bạn đang muốn chọn nhà thầu có giá cao nhất nhưng lại muốn nhà thầu này giảm giá (lẽ tất nhiên là trong phạm vi cho phép), hãy thử làm theo quy trình như sau:  Bước 1: Chọn ra từ 2 đến 3 nhà thầu tiềm năng để đàm phán giá cả.  Bước 2: Mời nhà thầu có giá thấp nhất đến để đàm phán và khéo léo đề nghị họ giảm giá. Bạn nên cố ý cho nhà thầu có giá cao hơn thấy rằng bạn vừa làm việc xong với nhà thầu có giá thấp hơn  Bước 3: Mời nhà thầu có giá cao nhất đến để đàm phán và khéo léo đề nghị họ giảm giá.  Bước 4: Nếu nhà thầu (mà bạn muốn chọn) vẫn chưa giảm giá đến mức mà bạn mong muốn, hãy công bố giá của nhà thầu thấp nhất và nói rõ nếu cao hơn giá này họ sẽ bị loại và nhà thầu kia sẽ trúng thầu
    Chúc bạn thành công Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 11
12. NHỮNG KỶ XẢO BẰNG LỜI NÓI  Đưa ra đề nghị ban đầu  Những lời hứa  Những lời đe dọa  Những lời khuyên  Những lời cảnh báo  Thưởng và phạt  Những cam kết  Các câu hỏi  Các mệnh lệnh Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 12
13. NHỮNG KỶ XẢO BẰNG LỜI NÓI (tiếp)  “Chê bai”: Sử dụng khi muốn giảm yêu cầu của đối tác  “Gi vờ rút lui ”: Sử dụng khi đối tác đưa ra yêu cầu quá cao  “Hỏi ý kiến cấp trên ”: Khi cần chúng ta muốn rút lui, hoặc bạn lúng túng trong ra quyết định  “Yêu cầu thêm ”: Sử dụng khi yêu cầu của chúng ta đãđược thỏa mãn  “Chia đôi chênh lệch ”: Khi yêu cầu của hai bên khác biệt nhau mà nếu không chia đôi thì có thể dẫn đến bế tắc.  “Siết ốc”: Sử dụng đối tác có khuyết điểm nhỏ & chúng ta gần đạt yêu cầu  “Dùng các thông lệ”: Đưa ra những thông lệ (lẽ tất nhiên là có lợi cho bạn) để thuyết phục đối tác Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 13
14. NHỮNG KỶ XẢO BẰNG LỜI NÓI (tiếp)  Đưa ra đề nghị ban đầu: Thường các đề nghị này là rất hấp dẫn trong tương lai để đối tác nhựng bộ chúng ta trong hiện tại  “Chia rẽ đối tác”: Sử dụng khi không thuyết phục được toàn bộ đối tác  “Gỉa vờ nóng giận”: Có thể sử dụng khi đối tác đưa ra yêu cầu bất hợp lý, nhưng phải cẩn thận khi áp dụng  “Sự đã rồi”: Cứ im lặng mà làm, khi bị phát hiện thì giả vời không biết và nhận lỗi  “Đánh trống lãng ”: Sử dụng khi bị đối tác đưa ra đúng yếu điểm của ta  “Ping pong ”: Dùng cách hỏi lại đối tác với những vấn đề mà chúng ta không tiện trả li Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 14
15. NHỮNG KỶ XẢO KHÔNG BẰNG LỜI NÓI  Im lặng  Nhìn chằm chằm vào mặt  Tiếp xúc, va chạm  “Ngôn ngữ cơ thể” Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 15
16. NH NG NGƠN NG CA C Ơ TH 1. Trong vịng mt giây mà ch p mt liên tc thì đây là bi u hi n tinh th n tho i mái, cĩ hng thú vi mi s vt, s vi c, cĩ khi li đưc hi u là cm giác khĩ ch u, s st, khơng dám nhìn th ng đi ph ươ ng; m to mt nhìn bi u th s thích thú. 2. Mt nh p nháy liên tc, th ưng đưc hi u nh ư che gi u mt hành đng nào đĩ hay tính cách khơng thành th t. 3. Con ng ươ i mt bi n đi ch ng t rt cĩ ý chí đ kh ng ch mi vi c. Khi con ng ưi vào tr ng thái kh ng đnh, vui mng, thích thú thì con ng ươ i mt m to, ánh mt cĩ th n; khi trong tr ng thái ph đnh, đau kh , căm ghét thì con ng ươ i mt nh li, ánh mt khơng đưc sáng. Th i c ngày xưa, th ươ ng gia Chu Ng c rt quan tâm ti vn đ này, ơng cĩ th nhìn vào con ng ươ i mt ca khách mà bi t đưc rng đi ph ươ ng cĩ thích hàng hố hay khơng, đ t đĩ đnh mc giá c cao th p. Vì vy mà cĩ mt s ng ưi th ưng đeo mt chi c kính đi màu đ che đi nh ng khuy t đim ca mình. Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 16
17. NH NG NGƠN NG CA C Ơ TH 4. Khoanh hai tay tr ưc ng c, hai chân vt chéo, bi u th khơng mu n nĩi chuy n vi ng ưi khác; hơi ng ng đu, tay đt trên gh hay trên bàn, hai chân đ ra tr ưc, hai mt nhìn đi ph ươ ng điu này bi u th cm giác thích thú đưc trị chuy n. 5. Lưng th ng, đng tr ưc và sau luơn tr ng thái th ng , điu này cĩ ngh ĩa là cm xúc ca ng ưi này rt di dào, t tin, năng lc mnh m. Ng ưc li, hai vai trùng xu ng , bi u hi n cm xúc mt mi, th t vng, b đng, tiêu cc. 6. Khi hút thu c, th i khĩi lên trên là bi u hi n s tích cc, t tin, đu ng ng cao. Khi khĩi thu c bay xu ng dưi, đĩ là bi u hi n ca thái đ tiêu cc, kém ý chí, cĩ s hồi nghi lo lng. Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 17
18. NHỮNG NGƠN NG CA C Ơ TH 7. Hút thu c khơng ng ng là bi u hi n ni tâm mâu thu n, ph c tp hay nơn nĩng bt an. ðiu này chính là nh ng bi u hi n khơng cĩ ý chí hay tâm lí bt an. 8. ð thu c cháy nh ưng rt ít hút, là bi u hi n cm xúc hay suy ngh ĩ căng th ng. 9. Ch ưa hút ht thu c đã vt b là bi u hi n mu n kt thúc cu c nĩi chuy n ho c h quy t tâm. Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 18
19. ĐỂ TRỞ NÊN MỘT NHÀ ĐÀM PHÁN TỐT o Hiểu rõ hơn về người đàm phán của đối tác o Cân nhắc các chi tiết cụ thể của tình huống o Quyết định làm thế nào để vượt qua những khó khăn thực tế o Có hiểu biết về tính động của quá trình đàm phán và ảnh hưởng của văn hóa o Sự “tự hiệu chỉnh” vừa phải có thể sẽ hiệu quả nhất Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 19
20. Nguyên nhân gây ra b tc • Ch ưa hi u bi t ln nhau •C hai bên cĩ nh ng mc tiêu khác xa nhau •Mt bên nh m ln s kiên quy t vi s cng nh c v quan đim lp tr ưng và s khơng nh ưng b ngay c đ gi cho mt cu c đàm phán tn ti. • Vì mt chi n thu t th n tr ng trong đàm phán đ bt ép phía bên kia xem xét li quan đim ca h và nh ưng b Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 20
21. X lý b tc • Quay tr li nh ng thơng tin thu đưc và to s hi u bi t đ to thêm nh ng la ch n b sung • Tìm ra ph ươ ng án khác đ cùng đt đưc mc đích • Thơng báo cho phía bên kia v hu qu nu khơng đt đưc mt gi i pháp nào c • Chuy n sang th o lu n mt vn đ khác ít quan tr ng hơn c 2 bên cĩ th th a thu n • Nh ưng b mt đim nào đĩ khơng quan tr ng •To ra th i gian ng ng đàm phán đ suy ngh ĩ vn đ và đàm phán li sau đĩ. ðư a ra yêu cu nu cn nh ng thơng tin b xung Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 21
22. X lý b tc • Chuy n t đàm phán song ph ươ ng sang đàm phán đa ph ươ ng và thơng báo cho đi tác bi t v vi c này •S dng ng ưi th ba: yêu cu mt ng ưi ngồi hành đng nh ư là mt ng ưi hịa gi i, ng ưi dàn xp hay ng ưi tr ng tài •B bàn đàm phán đ bên kia liên h li. S dng khi : – Phía bên kia khơng mu n ký kt th a thu n – Bên kia mu n ký kt th a thu n mà ta khơng ch p nh n ni. – Bên kia đư a ra nh ng th a thu n mà ta khơng h d ki n – Khi cĩ nh ng s li u đưc cung cp khi n cho vi c đi đn th a thu n khơng cịn cĩ li vi ta na Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 22
23. Bài tp: ðt phá th găng • Tình huống mua bán. Công ty cổ phần Bình Minh có kế hoạch xây dựng ở ngoại ô một nhà máy dệt, chọn địa điểm đất thuộc ấp Mỹ Tho sở hữu. Công ty bằng lòng bỏ ra 800 triệu để mua quyền sử dụng, mà ấp Mỹ Tho lại kiên trì đòi 900 triệu. Qua mấy vòng đàm phán, giá công ty Bình Minh ra lên tới 820 triệu, còn giá ấp Mỹ Tho chịu hạ xuống 880 triệu. Hai bên cũng lại không thể nhượng bộ nữa, đàm phán sa vào thế găng. Ấp Mỹ Tho kiên trì lập trường bảo vệ lợi ích cho nông dân, bởi vì nông dân lấy ruộng đất làm gốc, mất đi quyền sử dụng mảnh đất canh tác, họ không có quá nhiều lựa chọn, chỉ muốn bán nhiều tiền hơn một chút để tổ chức một xưởng cơ khí, hay một cơ sở sản xuất gì đó để nông dân có công ăn việc làm. Mà công ty Bình Minh đứng trên lập trường của mình, nhượng bộ đến 820 triệu là cùng, họ muốn trong chuyện mua bán đất, tiết kiệm được một ít tiền, dùng để tuyển mộ thêm công nhân, mở rộng quy mô thương trường. Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 23
24. Bài tp: ðt phá th găng • Yêu cầu: Bạn hãy phân tích lập trường của hai bên? Lợi ích của hai bên là gì? Bạn hãy đưa ra phương án mà có thể làm cho hai bên hài lòng để đột phá thế găng Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 24
25. Xin cảm ơn! Chúc các bạn, các anh chị đạt nhiều thành quả tốt trong công tác ! Luu Truong Van, D.Eng (PKNU) 25