Bài giảng Kỹ năng giao tiếp ngành nghề-Thuyết trình - Kỹ năng thuyết trình

Nội dung text: Bài giảng Kỹ năng giao tiếp ngành nghề-Thuyết trình - Kỹ năng thuyết trình

1. Khoa Khoa học và Kỹ thuật Máy tính Đại học Bách Khoa TPHCM KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
2. NỘI DUNG @2011 | Một số câu hỏi K | Bước chuẩn bị ỹ n ă | Đặc điểm của một bài thuyết trình ng giao ti ế | Trình bày bằng phương tiện trực quan p ngànhngh | Thuyết trình bằng overhead projector ề | Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình Thuy - ế t trình 2
3. MỘT SỐ CÂU HỎI @2011 | Thuyết trình là gì ? y Người nói cung cấp thông tin cho người nghe. K ỹ n ă y Thời gian trình bày “ngắn”. ng giao ti | Ai cần ai ? ế p ngànhngh y Người nói cần người nghe hay y Người nghe cần người nói. ề Thuy - ế t trình 3
4. THẢO LUẬN: CÁC VIỆC CỦA 1 THUYẾT TRÌNH @2011 | Chuẩn bị y Xác định chủ đề K y ? ỹ n ă | Phương tiện hỗ trợ ng giao ti y Phần mềm ế y ? p ngànhngh | Tác phong y Eye contact ề y ? Thuy - | Tiến hành ế y Time t trình y ? y Kết thúc | Hỏi và đáp 4 | ?
5. Bảng đánh giá phần trình bày: Người nghe gặp khó Trình bày thông tin theo Cách tổ Người nghe không thể Trình bày thông tin theo khăn vì trình bày không một trình tự logic và thú vị chức báo hiểu vì trình bày lộn một trình tự logic để mạch lạc, nhảy qua nhảy để người nghe dễ dàng cáo xộn. người nghe dễ theo dõi. lại khó theo dõi. theo dõi. Không biết tí nào. Không cảm thấy tự tin về Thể hiện có kiến thứ@2011 c toàn Thể hiện khả năng trả lời Không trả lời được các thông tin liên quan diện (hơn mức yêu cầu) Kiến thức được các câu hỏi, nhưng những câu hỏi trong đến chủ đề và chỉ có khả trong khi trả lời các câu về chủ đề còn hời hợt, chưa rõ ràng lớp liên quan đến chủ năng trả lời những câu hỏi trong lớp với sự giải và kỹ lưỡng. K đề. hỏi đơn giản. thích rõ ràng và kỹỹ lưỡng. n ă Thỉnh thoảng dùng hình Phần hình ảnh mô ng giao ti tả và ảnh, nhưng thường Hình ảnh liên quan đến nhấn mạnh được các Hình ảnh thừa hoặc Hình ảnh không ăn nhập với phần phần chữ và nội dung phần thể hiện bằng chữ không có hình ảnh ế chữ và nội dung trình trình bày. trong bản trình bàyp ngànhngh trên bày. màn chiếu. 4 hoặc trên 4 lỗi ngữ Tồn tại 2 hoặc ít hơn 2 lỗi Bản trình bày không có lỗi Lỗi ngôn Có 3 lỗi chính tả hoặc/và pháp hoặc/và lỗi chính chính tả và/hoặc lỗi ngữ chính tả hoặc lỗi ngữ ngữ lỗi ngữ pháp. ề tả trong phần trình bày. pháp. pháp. Thuy - Luôn giữ mối quan sát sự Luôn nắm được tình trạng Giao tiếp Thỉnh thoảng có quan ế theo dõi của người nghe, theo dõi của ngườit trình nghe, với người Chỉ đọc là chính sát người nghe, nhưng nhưng vẫn thường phải ít khi phải xem kịch bản nghe vẫn đọc là chủ yếu. ngó đến kịch bản. khi trình bày. Còn lập bập, phát âm Nói rõ, đúng, phát âm Giọng nhỏ. Phát âm Giọng rõ. Phát âm phần không chính xác các chính xác các từ, thuật Kỹ thuật chưa chính xác các lớn chính xác các từ. Hầu 5 thuật ngữ. Nói nhỏ làm ngữ để tất cả người nghe ngôn từ thuật ngữ. Người nghe như tất cả người nghe một số người nghe cuối có thể nghe rõ mà không khó theo dõi báo cáo. đều nghe rõ báo cáo. lớp không nghe được. phải đoán.
6. BƯỚC CHUẨN BỊ @2011 | Xác định mục tiêu bằng các câu hỏi. y Tại sao có buổi thuyết trình này. K ỹ n ă y Cái gì được cung cấp cho người nghe. ng giao ti | Xác định thính giả. ế p ngànhngh y Thể loại của chủ đề thuyết trình. y Trình độ thính giả. ề Thuy - ế t trình 6
7. BƯỚC CHUẨN BỊ @2011 | Xác định thời gian thuyết trình : y Chia thời gian trình bày thành các phần nhỏ tương K ỹ n ă ứng với từng công việc xác định. Thí dụ : ng giao ti | Phần 1 : dẫn nhập : tổng quan về nội dung trình bày, tại sao có ế vấn đề này, kết quả mong muốn đạt được. p ngànhngh | Phần 2 : trình bày từng chủ đề của chương trình nghị sự. | Phần 3 : kết luận của phần thuyết trình. ề Thuy - ế t trình 7
8. BƯỚC CHUẨN BỊ @2011 | Chia nội dung thành 2 phần : y Phần trình bày trên các slide. K ỹ n ă y Phần để nói. ng giao ti ế p ngànhngh ề Thuy - ế t trình 8
9. ĐẶC ĐIỂM CỦA 1 BÀI THUYẾT TRÌNH @2011 | Rõ ràng : y Ngắn và đơn giản. K ỹ n ă y Highlight các điểm quan trọng. ng giao ti | Sử dụng hình ảnh, âm thanh, màu sắc, để làm ế p ngànhngh mạnh các thông điệp ề Thuy - ế t trình 9
10. ĐẶC ĐIỂM CỦA 1 BÀI THUYẾT TRÌNH @2011 | Nội dung slide là : y Xương sống của bài thuyết trình K ỹ n ă y Hỗ trợ cho lời nói. ng giao ti | Nhất quán : ế p ngànhngh y Màu sắc y Font, size chữ ề Thuy - y Indentation. ế t trình 10
11. ĐẶC ĐIỂM CỦA 1 BÀI THUYẾT TRÌNH @2011 | Mỗi slide bao gồm : y Hình ảnh, video, âm thanh. K ỹ n ă y Chữ viết ng giao ti | Mỗi dòng của slide là : ế p ngànhngh y Đoạn câu (phrase) không là mệnh đề. y Xúc tích, ngắn gọn. ề Thuy - ế t trình 11
12. ĐẶC ĐIỂM CỦA 1 BÀI THUYẾT TRÌNH @2011 | Sử dụng các hiệu ứng của powerpoint y Trật tự xuất hiện của nội dung trình bày K ỹ n ă y Xuất hiện của từng slide ng giao ti y Xuất hiện của từng dòng, chữ, ký tự ế p ngànhngh y Xuất hiện của từng hình ảnh. ề Thuy - ế t trình 12
13. ĐẶC ĐIỂM CỦA 1 BÀI THUYẾT TRÌNH @2011 | Sử dụng phần note của mỗi slide. K | Sử dụng hiệu ứng lệch slide giữa máy tính và ỹ n ă máy chiếu. ng giao ti | Slide là abstract của document (word file). ế p ngànhngh ề Thuy - ế t trình 13
14. CASE STUDY 1 @2011 | Nghiên cứu và trình bày lại nội dung trang web Norton Antivirus. K ỹ n ă ng giao ti | Xây dựng một buổi thuyết trình thuyết phục các ế p ngànhngh Thầy/Cô giáo của 1 trường cấp 3 mua máy tính xách tay hiệu X. ề Thuy - ế t trình 14
15. CASE STUDY 2 @2011 | Nghiên cứu và trình bày lại nội dung trang web của Oracle. K ỹ n ă ng giao ti | Thuyết trình các tính năng nổi bật của ngôn ngữ ế p ngànhngh VB. ề Thuy - ế t trình 15
16. CASE STUDY 3 @2011 | Thuyết trình phổ biến nội dung công tác mùa hè xanh cho các SV. K ỹ n ă ng giao ti | Báo cáo tổng kết công tác mùa hè xanh của đơn ế p ngànhngh vị. ề Thuy - ế t trình 16
17. THIẾT KẾ TRÌNH BÀY TRỰC QUAN @2011 | Hãy nghĩ đến thính giả của bạn K | Thiết kế để giúp người nghe ỹ n ă | Trình bày trực quan nên ng giao ti ế | Trình bày trực quan tốt là p ngànhngh | Những cách để thêm sắc thái vào sự trình bày ề Thuy - ế t trình 17
18. HÃY NGHĨ ĐẾN THÍNH GIẢ CỦA BẠN @2011 | Lắng nghe khó hơn đọc y “người nghe" chỉ lắng nghe khoảng từ 25% đến 50% K ỹ n ă thời gian. ng giao ti | Thông tin được trình bày một mạch ế p ngànhngh y Bộ nhớ ngắn hạn chỉ nhớ từ 5 đến 7 điểm. y Lắng nghe nhớ khoảng 10%, ề còn đọc nhớ khoảng 50%. Thuy - ế t trình 18
19. HÃY NGHĨ ĐẾN THÍNH GIẢ CỦA BẠN @2011 | Nếu thính giả lắng nghe chỉ 1 phần thời gian và chỉ nhớ 10% điều họ nghe thì K ỹ n ă “cửa sổ” thông tin của bạn mở ra khoảng 2.5% ng giao ti tới 5.0% trên toàn bộ thời gian trình bày ! ế p ngànhngh | Vậy Thật tôi nghiệp cho người nghe ! ề Hãy làm gì để người nghe chịu nghe và nhớ. Thuy - ế t trình 19
20. THIẾT KẾ ĐỂ GIÚP NGƯỜI NGHE @2011 | Organize – dữ liệu trình bày dưới dạng khung và có cấu trúc K ỹ n ă y Cung cấp 1 "jigsaw puzzle boxtop" để người nghe tự ng giao ti tổ chức và tái xây dựng những thông tin bằng lời của ế bạn. p ngànhngh y Liệt kê các điểm đã được trình bày và cung cấp 1 bản đồ mà anh trình bày. ề Thuy - ế t trình 20
21. THIẾT KẾ ĐỂ GIÚP NGƯỜI NGHE (TT) @2011 | Illustrate – giúp người nghe chuyển data thành thông tin K ỹ n ă y Vẽ 1 bức hình. ng giao ti y Kể 1 câu chuyện. ế p ngànhngh y Đưa ra những so sánh. ề Thuy - ế t trình 21
22. THIẾT KẾ ĐỂ GIÚP NGƯỜI NGHE (TT) @2011 | Repeat – cải thiện sự tiếp thu data đối với người nghe K ỹ n ă y Nhớ rằng “người nghe" tập trung từ 25 tới 50% thời ng giao ti gian. ế y Thường xuyên lặp lại. p ngànhngh ề Thuy - ế t trình 22
23. TRÌNH BÀY TRỰC QUAN NÊN @2011 | Trình bày trực quan hỗ trợ cho mục tiêu truyền đạt. K ỹ n ă | Trình bày trực quan làm phong phú thông điệp ng giao ti bằng lời nói. ế p ngànhngh | Trình bày trực quan nên sử dụng màu sắc và hình ảnh. ề Thuy - ế t trình 23
24. TRÌNH BÀY TRỰC QUAN TỐT LÀ @2011 | Visible – thấy thì mới tin y Mọi người xem thấy rõ K ỹ n ă | Ký tự cao 1 inch thấy được từ 30 feet. ng giao ti | Cần phải tính ế | Độ rộng của màn hình p ngànhngh | Khoảng cách từ projector tới màn hình | Khoảng cách của mọi người tới màn hình ề Thuy - ế t trình 24
25. TRÌNH BÀY TRỰC QUAN TỐT LÀ @2011 | Visible (tt) y Số từ của từng dòng K ỹ n ă | 3 tới 4 là tối ưu ng giao ti | 6 tới 7 là tối đa ế y Số dòng của mỗi slide p ngànhngh | Ít hơn 10 ề Thuy - ế t trình 25 s
26. TRÌNH BÀY TRỰC QUAN TỐT LÀ @2011 | Clear – hiểu được ngay thông điệp bằng lời nói y Mỗi visual tập trung trên 1 ý tưởng K ỹ n ă | Tránh quá nhiều thông tin sơ đẳng ng giao ti | Dùng màu để tập trung trên thông tin then chốt ế y Liên hệ trực tiếp tới mục tiêu truyền đạt p ngànhngh y Bổ sung cho thông điệp bằng lời nói | ề Âm điệu Thuy - | Tổng quan hoặc hình ảnh toàn cục ế t trình 26
27. TRÌNH BÀY TRỰC QUAN TỐT LÀ @2011 | Simple y Lọai ra thông tin không liên quan K ỹ n ă y Làm đơn giản bằng cách dùng bản phác thảo, màu sắc ng giao ti ế p ngànhngh ề Thuy - ế t trình 27
28. NHỮNG CÁCH ĐỂ THÊM SẮC THÁI VÀO SỰ TRÌNH BÀY @2011 | Kết hợp : Chữ viết, ký hiệu, biểu đồ, hình ảnh K | Thêm màu sắc để nhấn mạnh, thận trọng về ý ỹ n ă nghĩa của màu sắc. ng giao ti | Sử dụng bút chiếu, che phủ hoặc là biến mất ế p ngànhngh slide | Thay đổi backgrounds để chuyển bước hoặc ề Thuy - chuyển chủ đề mới ế t trình | Thay đổi trình tự nhìn (ngang, dọc, xiên) 28
29. SỬ DỤNG OVERHEAD PROJECTORS @2011 | Những tiện lợi của Overhead Projectors K | Những điểm bất tiện của Overhead Projectors ỹ n ă | Các kỹ thuật trình bày với Overhead Projectors ng giao ti ế | Overhead Projection Survival Kit p ngànhngh ề Thuy - ế t trình 29
30. NHỮNG TIỆN LỢI OF OVERHEAD PROJECTORS @2011 | Tập trung được sự chú ý của thính giả : y Gây sự chú ý lên phương tiện trình bày. K ỹ n ă y Ngừng sự chú ý lên người nói. ng giao ti | Có thể hiệu chỉnh giấy trong lúc trình bày ế p ngànhngh y Highlight các điểm quan trọng y Viết lên giấy trong như viết lên bảng. ề Thuy - | Làm đơn giản thông tin phức tạp bằng cách đặt ế các giấy trong lên nhau. t trình | Giấy trong dễ mang đi. 30
31. NHỮNG ĐIỂM BẤT TIỆN CỦA OVERHEAD PROJECTORS @2011 | Overhead projector khó vận chuyển. K | Overhead projection kém “chuyên nghiệp” hơn ỹ n ă slides. ng giao ti ế p ngànhngh ề Thuy - ế t trình 31
32. CÁC KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VỚI OVERHEAD PROJECTORS @2011 | Chuyển đổi sự chú ý : y Vào màn hình hay vào người trình bày. K ỹ n ă | Tắt projector khi không dùng. ng giao ti | ế "Chalkboarding" p ngànhngh y Dùng projector như bảng đen | Pointing để nhấn mạnh ề Thuy - y Dùng đèn pin rọi để kéo sự chú ý tại nơi chiếu. ế t trình 32
33. CÁC KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VỚI OVERHEAD PROJECTORS @2011 | Highlighting y Dùng màu khác với màu gốc để gây chú ý. K ỹ n ă | Che nội dung trình bày ng giao ti y Mở từng chủ đề mỗi lúc. ế p ngànhngh y Hướng chú ý vào phần được mở. y Ngừa sự sao lãng. ề Thuy - | Phủ lấp các giấy trong lên nhau ế t trình y Làm đơn giản các khái niệm phức tạp. y Từng phần được trình bày từng lúc. 33
34. OVERHEAD PROJECTION SURVIVAL KIT @2011 | Cần chuẩn bị các thiết bị hỗ trợ : K | Extension Cord (dây nối). ỹ n ă | Ungrounded Plug Adapter (ổ cắm 3 chấu). ng giao ti ế | Spare Bulb (bóng dự phòng). p ngànhngh | Transparency Pen (bút lông xóa). ề | Acetate Film (giấy trong). Thuy - ế t trình 34
35. NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH @2011 | Đứng trước cử tọa, thuyết trình viên phải bình tĩnh, tự tin, chủ động sáng tạo trong ứng xử. Khi K ỹ n ă thuyết trình, cần lưu ý những nguyên tắc sau ng giao ti đây: ế p ngànhngh | Nói chứ không phải là đọc bài. ề Thuy - | Đứng thuyết trình trừ phi bị bắt buộc phải ngồi ế nói t trình 35
36. NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH @2011 | Thỉnh thoảng di chuyển và có điệu bộ chứ không nên đứng yên một chỗ. K ỹ n ă | Nói đủ lớn để mọi người nghe rõ, phát âm chuẩn ng giao ti xác, không nói quá nhanh hay quá chậm. ế p ngànhngh | Thay đổi âm lượng, nhịp điệu, âm điệu của giọng nói. Tránh nói đều đều một cách buồn tẻ. ề Thuy - ế t trình 36
37. NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH @2011 | Đối diện cử tọa, nhìn vào mắt cử tọa (eye- contact) K ỹ n ă y Nhận biết sự truyền đạt của mình được tiếp nhận như ng giao ti thể nào ế y Thay đổi cách tiếp cận hay phương pháp truyền đạt p ngànhngh cho thích hợp ề | Tập trung vào điểm chính, tránh sa đà vào chi Thuy - ế tiết. Đặc biệt trong các hội nghị, nhiều diễn giả t trình trình bày, thời gian dành cho mỗi người rất ngắn. | Khi sử dụng dụng cụ hỗ trợ như projector, tránh 37 nói với screen mà nói với cử tọa.
38. NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH @2011 | Phải thường xuyên kiểm soát thời gian để hoàn tất bài thuyết trình đúng giờ K ỹ n ă y Tập dượt (rehearsal) bài nói nhiều lần cho thuần thục. ng giao ti | Tổng kết những điểm chính trước khi nói và sau ế p ngànhngh khi kết thúc bài thuyết trình. | Theo dõi cử tọa, có niềm say mê với chủ đề và ề nhạy bén đáp ứng những nhu cầu của cử tọa. Thuy - ế t trình 38