Bài giảng Kỹ năng mềm - Võ Trung Hùng

176 trang hapham 2461

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Kỹ năng mềm - Võ Trung Hùng", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

bai_giang_ky_nang_mem_vo_trung_hung.pdf

Nội dung text: Bài giảng Kỹ năng mềm - Võ Trung Hùng

KKỸỸ NNĂĂNGNG MMỀỀMM TS. VÕ TRUNG HÙNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA - ĐẠI HỌC ĐÀNẴNG PHÒNG KHOA HỌC, SAU ĐẠI HỌC & hỢPTÁC QUỐC TẾ Hung.Vo-Trung@ud.edu.vn Tel. (84)511-847373/841292 1
GIGIỚỚII THITHIỆỆUU • Mục đích củamônhọc – Trang bị cơ sở lý luận –Rènluyệncáckỹ năng cơ bản • Phương pháp –Giớithiệu –Thảoluậntạilớp –Thực hành sử dụng các phầnmềmhỗ trợ • Kiểmtra – Điểmkiểmtrađịnh kỳ – Báo cáo + thi cuốikỳ 2
KHKHÁÁII NINIỆỆMM • Tậphợpcáckỹ năng cho phép tương tác vớingười khác • Khả năng tạo ra quan hệ và tậphợp mọingười • Khả năng phát huy tối đahiệuquả công việc 3
MMỘỘTT SSỐỐ KKỸỸ NNĂĂNGNG MMỀỀMM (1)(1) • Kỹ năng giao tiếp • Kỹ năng ra quyết định • Kỹ năng sáng tạovàđổimới • Kỹ năng tư duy • Kỹ năng linh hoạt • Kỹ năng thay đổi–sẵnsàng • Kỹ năng quan hệ cá nhân 4
MMỘỘTT SSỐỐ KKỸỸ NNĂĂNGNG MMỀỀMM (2)(2) • Kỹ năng đàm phán • Kỹ năng thuyếtphục • Kỹ năng quảnlýthờigian • Kỹ năng giải quyếtvấn đề • Kỹ năng thích nghi • Kỹ năng lãnh đạovàx.dựng độingũ • Kỹ năng sử dụng các công nghệ mới 5
TTẠẠII SAOSAO CCẦẦNN KKỸỸ NNĂĂNGNG MMỀỀM?M? • Tính chuyên nghiệp • Hoạt động hộinhập • Quảntrị hiệuquả • Tích hợpcácmục đích chiếnlược • Lôi kéo cá nhân 6
ẢẢNHNH HHƯƯỞỞNGNG ĐĐẠẠOO ĐĐỨỨCC • Ấn độ giáo • Phậtgiáo • Thiênchúagiáo • TriếtlýHyLạp • Cộng đồng 7
KKỸỸ NNĂĂNGNG Kỹ năng cứng Kỹ năng mềm • Đolường bởikỹ • Không thểđolường năng kỹ thuật • Khả năng lôi kéo • Những việcchuyên người khác phụcvụ môn cho công việc • Làm việc độclập • Làm việc nhóm 8
SoftSoft SkillsSkills ++ HardHard SkillsSkills == CoreCore SkillsSkills 9
KKỸỸ NNĂĂNGNG CHUCHUẨẨNN BBỊỊ VVÀÀ TRÌNHTRÌNH BBÀÀYY BBÁÁOO CCÁÁOO 10
NNỘỘII DUNGDUNG • Mục đích • Kếtquả mong muốn • Nội dung –Cáchviếtbáocáokhoahọc(BCKH) –Cáchchuẩnbị và trình bày BCKH –Sử dụng PowerPoint –Sử dụng Winword • Thảoluận 11
MMỤỤCC ĐĐÍÍCHCH • Giớithiệukỹ năng viết và trình bày báo cáo • Giớithiệucáccôngcụ hỗ trợ • Trao đổi kinh nghiệm • Kỹ năng thực hành • Tìm kiếm thông tin 12
KKẾẾTT QUQUẢẢ MONGMONG MUMUỐỐNN • Tự rút ra kinh nghiệm • Sử dụng đượccáccôngcụ hỗ trợ • Vậndụng vào thựctế • Trao đổikhicần 13
PHẦN 1 CCÁÁCHCH VIVIẾẾTT BBÁÁOO CCÁÁOO KHOAKHOA HHỌỌCC 14
LÝLÝ DODO CÔNGCÔNG BBỐỐ BBÁÁOO CCÁÁOO KHOAKHOA HHỌỌCC ?? • Vai trò quan trọng củabáocáokhoahọc – Tổng kếtmột công trình nghiên cứu –Chiasẻ thông tin khoa học –Gópphần làm khoa học phát triển • Nghĩavụ bắtbuộc • Tiêu chuẩn đánh giá củangườilàmkhoa học 15
LLÀÀMM THTHẾẾ NNÀÀOO ĐĐỂỂ CCÓÓ BBÀÀII BBÁÁOO KHOAKHOA HHỌỌCC ?? • Phảitrải qua một quá trình nghiên cứu –Chọn đề tài –Tổ chức nghiên cứu –Tổng kết, đánh giá • Chọntạp chí, tậpsan khoahọc • Viết bài Æ chờ phảnbiện Æ hiệuchỉnh Để có đượcmộtbàibáotrênmộttạp chí uy tín là một quá trình gian khổ và hạnh phúc 16
YÊUYÊU CCẦẦUU CHUNGCHUNG • Nội dung – Thông tin đầy đủ – Độ xác thực –Hàmlượng khoa họccao • Hình thức –Bố cụcchặtchẽ –Văn phong súc tích, cô đọng – Đáp ứng yêu cầu • Trích dẫn đầy đủ, rõ ràng 17
YÊUYÊU CCẦẦUU CHUNGCHUNG • Nội dung – Thông tin đầy đủ – Độ xác thực –Hàmlượng khoa họccao • Hình thức –Bố cụcchặtchẽ –Văn phong súc tích, cô đọng – Đáp ứng yêu cầu • Trích dẫn đầy đủ, rõ ràng 18
CÔNGCÔNG TTÁÁCC CHUCHUẨẨNN BBỊỊ • Nội dung – Thông tin đầy đủ – Độ xác thực –Hàmlượng khoa họccao • Hình thức –Bố cụcchặtchẽ –Văn phong súc tích, cô đọng – Đáp ứng yêu cầu • Trích dẫn đầy đủ, rõ ràng 19
PHẦN 2 CHUCHUẨẨNN BBỊỊ VVÀÀ TRÌNHTRÌNH BBÀÀYY BCKHBCKH 20
LÝLÝ DODO TRÌNHTRÌNH BBÀÀYY BBÁÁOO CCÁÁOO KHOAKHOA HHỌỌCC ?? • Cơ hội để trình bày kếtquả nghiên cứu • Cơ hội để làm quen, tạomốiquanhệ vớicácđồng nghiệphay nhà tài trợ, • Cơ hội để trao đổi kinh nghiệm • Cơ hộinhận đượcý kiếnphảnhồi • Nghĩavụ củangười làm khoa học • Đóng góp thiếtthựcchocộng đồng Báo cáo khoa học trên các diễn đàn khoa học(trongnướcvàquốctế) là mộtviệc làm chính yếu, mộtnghĩavụ và một điềukiện để tồntại củamộtnhàkhoahọc 21
CÔNGCÔNG VIVIỆỆCC CCẦẦNN LLÀÀMM TRTRƯƯỚỚCC KHIKHI BBÁÁOO CCÁÁO?O? • Xác định đốitượng –Ngườinghelàai? – Chuyên môn củangườinghe? –Sở thích và mốiquantâmcủahọ? • Xác định thông tin chủ yếu • Chuẩnbị nộidung củabáocáo • Chuẩnbị slides • Tập cách trình bày 22
CCÁÁCC LOLOẠẠII HÌNHHÌNH TRÌNHTRÌNH BBÀÀYY BBÁÁOO CCÁÁOO • Thuyếttrình • Hộithảo • Hộinghị –Trongnước –Quốctế • Bảovệđềtài nghiên cứukhoahọc 23
ĐĐẶẶCC ĐĐIIỂỂMM CCỦỦAA HHỘỘII NGHNGHỊỊ KHOAKHOA HHỌỌCC • Người nghe có trình độ cao • Khả năng tiếpcậnvấn đề nhanh • Nhưng –Quantâmcủangười nghe khác nhau –Ngônngữ khác nhau (HT/HN quốctế) –Ngườinghechưa đọctómtắttrước • Yêu cầu chính xác về thời gian báo cáo 24
THTHẾẾ NNÀÀOO LLÀÀ MMỘỘTT BBÁÁOO CCÁÁOO HAY?HAY? • Thu hút đượcngườinghe • Hấpdẫnngườinghe • Bố cụcbáocáochặtchẽ • Dễ hiểu • Nội dung truyền đạtrõràng • Tập trung vào nộidung chính Không nên nói quá nhiềuvàluôntâmniệm đây không phảilànơi để phô diễnsự uyên thâm củamìnhmàlà nơi cung cấp thông tin cho người nghe 25
THTHẾẾ NNÀÀOO LLÀÀ MMỘỘTT BBÁÁOO CCÁÁOO THTHÀÀNHNH CÔNGCÔNG • Thu hút đượcngườinghe • Ngắngọnnhưng đầy đủ thông tin • Rõ ràng • Có điểmnhấn • Thựcsự có ích cho người nghe 26
ĐĐỂỂ CCÓÓ MMỘỘTT BBÁÁOO CCÁÁOO HAYHAY • Chọncáchbáo cáo phù hợp –Cách đặtvấn đề –Phân phốithờigianhợplý –Sử dụng nhiềuvídụ • Tạovàgiữ đượcsự chú ý củangườinghe • Bố cụctốt để ngườinghehiểuvàghinhớ thông tin quan trọng sau nghe báo cáo 27
SSỰỰ CHCHÚÚ ÝÝ CCỦỦAA NGNGƯƯỜỜII NGHENGHE BBÁÁOO CCÁÁOO • Bắt đầubáocáo –Sự chú ý CAO vì ngườinghemuốnbiếtnộidung báo cáo • Giữabáocáo –Sự chú ý THẤP vì ngườinghesẽ suy nghĩ hay thiếutậptrung • Cuốibáocáo –Sự chú ý CAO vì ngườinghemuốnbiếtkếtluận củabáocáo 28
ĐĐẦẦUU BBÁÁOO CCÁÁOO • Tựabáocáo – Thu hút –Hấpdẫn –Hàmchứa thông tin (informative) • Nêu cấutrúcbáocáo –Giớithiệuvàmụctiêu –Nộidung –Kếtluận –Cảmtạ 29
PHPHẦẦNN GIGIỮỮAA BBÁÁOO CCÁÁOO • Trình bàybáocáomạch lạc • Đoántrướccâuhỏicủangười nghe – Có thể hỏivà giải đáp trong báocáo • Dùng sự tương đồng giảithích kháiniệm khó hiểu • Sử dụng cácví dụ tương đồng • Nói được ý nghĩacủakếtquả 30
CUCUỐỐII BBÁÁOO CCÁÁOO • Tóm lạicáckếtquả tìm được • Nêu ý nghĩacủakếtquả • Giải thích các ý nghĩathựctiễn • Nêu đề xuất • Nêu vài điểm để thảoluận • Những điềungườinghecầnnhớ 31
LLÀÀMM SAOSAO THUTHU HHÚÚTT SSỰỰ CHCHÚÚ ÝÝ GIGIỮỮAA BBÁÁOO CCÁÁO?O? • Mộtsố thủ thuật – Thay đổigiọng nói (lên hay xuống giọng) – Thay đổicáchnói(đọc, dẫnchứng, đặtcâu hỏi, di chuyển, ) – Thay đổihìnhthức trình bày (chữ, bảng, công thức, biểu đồ, ) – 32
CCááchch trtrììnhnh bbààyy vvềề hhììnhnh ththứứcc ccủủaa bbááoo ccááoo 33
YÊUYÊU CCẦẦUU CCỦỦAA BBÁÁOO CCÁÁOO • Thờigian: –Báocáođề dẫn (keynote speak): 20-30’ –Báocáothường 15 (12+3‘) –Khôngđược báo cáo quá thờigian • Bình quân 1 slide/phút • Cài đặtcácchếđộkiểm soát thời gian – Slide show -> Slide translation -> Advance slide – Slide Show -> Rehearse Timings 34
NNỘỘII DUNGDUNG • Cấutrúc – 1 slide trình bày: • Tựabài • Tác giả • Địachỉ – 1 slide trình bày cấutrúcbáo cáo (4-6 dòng) – Các slides trình bày nộidung – 1 slide trình bày kếtluận – 1 slide trình bày cảmtạ (nếucó) 35
HÌNHHÌNH THTHỨỨCC • Cỡ chữ –Tựa: cỡ chữ min=32 ppt (tốtnhất: 36-40 ppt) –Nộidung: • Cỡ chữ tốithiểu 24 ppt • Không quá 8-10 dòng chữ viết/slide • Không quá 8-10 từ/dòng • Nên sử dụng hình, bảng hay đồ thị (nhưng tránh phức tạp) • In đậm/nghiên cho các phầnnhấnmạnh • Không nên kếthợpvideo • Không nên dùng chữ có chân 36
HHÌNHÌNH THTHỨỨCC • Hình chụp/vẽ – Dùng dạng *.jpg hay *.gif giảm dung lượng • Bảng và sơ đồ (chart) phải đơngiản – Dùng 2-3 hàng, cộthay dòng –Cỡ chữ lớn (min = 24 ppt) –Làmtrònsố để rõ –Nêuý nghĩatừ bảng hay sơ đồ 37
HÌNHHÌNH THTHỨỨCC • Hình (đồ thị) –Dạng điểm(scatter) Æ số liệucótínhphânbố –Dạng đường Æ biểuhiệnsự tương quan giữa số liệu –Dạng cột(bar) Æ để so sánh vớinhững số liệu không tương quan (x,y) –Dạng bánh (Pie) Æ tỉ lệ (%) –Dạng kếthợp Æ biểuhiệnxuhướng 38
KKỸỸ NNĂĂNGNG GIAOGIAO TITIẾẾPP 39
MMỤỤCC TIÊUTIÊU • Giúp người nghe hiểu những dự định của chúng ta • Có được sự phản hồi từ người nghe • Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người nghe • Chuyểntải chính xác đượcnhững thông điệp 40
CCÁÁCC YYẾẾUU TTỐỐ CCẤẤUU THTHÀÀNHNH 1. Sender: Ngườigửi thông điệp 2. Message: Thông điệp 3. Channel: Kênh truyền thông điệp 4. Receiver: Ngườinhận thông điệp 5. Feedback: Những phảnhồi 6. Context: Bốicảnh 41
1.1. NgNgưườờii ggửửii • Người phát ra thông điệp • Để trở thành mộtngười giao tiếptốt –Tự tin – Có tri thứctốt –Hiểu được đốitượng 42
2.2. ThôngThông đđiiệệpp • Các hình thức –Chữ viết – Âm thanh –Hìnhảnh (điệubộ) • Yếutốảnh hưởng –Giọng điệu –Tínhcăncứ củalýluận – Phong cách giao tiếpriêngcủabạn –Lývàtình 43
3.3. KênhKênh truytruyềềnn đđạạtt • Các thông điệp đượctruyền đạt qua –Nói: gặpmặt đốimặt, gọi điệnthoại, gặp qua video, chat –Viết: thư từ, email, bản ghi nhớ hay báo cáo • Pháp lý – Kênh giao tiếp chính thức – Kênh giao tiếp không chính thức 44
4.4. NgNgưườờii nhnhậậnn • Nhận thông tin • Hiểu đúng thông tin • Phảnhồi thông tin • Những yếutốảnh hưởng –Tìnhcảm –Khả năng – Quan điểm 45
5.5. NhNhữữngng phphảảnn hhồồii • Hình thức –Bằng lờinói –Bằng chữ viết –Bằng hình ảnh –Bằng thái độ • Chú ý –Phảnhồiphải rõ ràng –Tìmhiểungườinhậnphảnhồi 46
6.6. BBốốii ccảảnhnh • Tình huống mà thông điệp đượctruyền đi • Bao gồm –Yếutố môi trường xung quanh –Nềnvănhóa(vídụ như vănhóanơilàmviệc, vănhóaquốctế, ) –Tâmlý 47
GIAOGIAO TITIẾẾPP PHIPHI NGÔNNGÔN NGNGỮỮ (1)(1) • Tỉ lệ –Giao tiếp phi ngôn ngữ chiếm từ 55-65% –Giao tiếp ngôn ngữ chỉ chiếm khoảng 7% –Sự kết hợp giữa giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ chiếm khoảng 38% • Đặc điểm –Cógiátrị giao tiếp cao – Hành vi phi ngôn ngữ mang tính mơ hồ –Giao tiếp phi ngôn ngữ chủ yếu biểu lộ thái độ –Phần lớn hành vi phi ngôn ngữ phụ thuộc vào văn hóa 48
GIAOGIAO TITIẾẾPP PHIPHI NGÔNNGÔN NGNGỮỮ (2)(2) • Hình thức • Giọng nói (độ cao thấp, nhấn giọng, âm lượng, phát âm, từ đệm, nhịp điệu, cường độ, tốc độ). • Diện mạo • Nụ cười • Nét mặt và ánh mắt • Điệu bộ và cử chỉ • Khoảng cách và không gian • Thời gian • Cơ sở vật chất 49
PHPHỐỐII HHỢỢP:P: NGÔNNGÔN NGNGỮỮ VVÀÀ PHIPHI NNNN • Không tách rời mà thường bổ sung cho nhau • Phối hợp với nhau để tạo ra hiện quả cao • Khi ngôn ngữ và hành vi phi ngôn ngữ trái ngược nhau => điều gì quyết định ý nghĩ của thông điệp? 50
CCÁÁCC KIKIỂỂUU HHÀÀNHNH VIVI GIAOGIAO TITIẾẾPP (1)(1) • Rụt rè, khiêm tốn (unassertive) –Thụ động – Quanh co • Mạnh mẽ, công kích (aggressive) –Chủ động hay thụ động –Thẳng thắn hay quanh co – Thành thật hay không thành thật 51
CCÁÁCC KIKIỂỂUU HHÀÀNHNH VIVI GIAOGIAO TITIẾẾPP (2)(2) • Quyết đoán (assertive) –Chủ động, thẳng thắn, và thành thật –Sử dụng phát biểu “tôi” thay cho “em” –Mô tả dữ kiện thay cho phán xét hoặc cường điệu –Thể hiện sở hữu của cảm xúc và quan điểm – Đưa ra những yêu cầu thẳng thắn và trực tiếp thay vì nói bóng gió – Nói “không” một cách lịch sự nhưng cương quyết –Thực tế, tôn trọng, và chân thật thay cho cường điệu, nói giảm, hay mỉa mai châm biếm –Thể hiện sự ưa thích, sự ưu tiên thay cho việc chiều theo hay hòa đồng một cách miễn cưỡng 52
CCÁÁCC YYẾẾUU TTỐỐ TRTRỞỞ NGNGẠẠII GIAOGIAO TITIẾẾPP • Các yếu tố phi ngôn ngữ –Sự khác biệt về nhận thức –Thiếu sự chú ý –Thiếu kiến thức nền tảng –Cảm xúc, cá tính, diện mạo – Thành kiến, không lắng nghe • Các yếu tố ngôn ngữ – Cách phát âm – Cách dùng từ 53
SSỰỰ KHKHÁÁCC BIBIỆỆTT VVỀỀ VVĂĂNN HHÓÓAA • Các khác biệt phi ngôn ngữ • Tên và cách xưng hô • Phong tục, tục lệ • Trang phục • Thời gian • Thái độ đối với sự mâu thuẫn • Vai trò của giới tính trong xã hội 54
VVƯƯỢỢTT QUAQUA SSỰỰ KHKHÁÁCC BIBIỆỆTT • Tìm hiểu sự khác biệt của các nền văn hóa • Xem sự khác biệt như một cơ hội • Không thể hiện mình tốt (hoặc) xấu hơn • Nói về sự khác biệt • Yếu tố thành công –Nhận thức được hành vi giao tiếp của mình bị chi phối bởi văn hóa và không phải luôn luôn đúng – Linh động và sẵn sàng thay đổi –Nhạy cảm đối với các hành vi giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ –Nhận thức được giá trị, niềm tin và thông lệ của các nền văn hóa –Nhạy cảm với sự khác biệt giữa các cá nhân trong một nền văn hóa 55
4.4. CCáácc yyếếuu ttốố khkháácc • Hình thứcdiễn đạt –Loạibỏ các thông điệpcủabạn quá dài dòng –Diễn đạt không lô-gíc –Nội dung dễ gây hiểunhầm • Khốilượng – Đưa ra quá nhiều thông tin trong thờigianngắn –Dùngthuậtngữ –Dùngtiếng nước ngoài – Nói nhanh 56
CCÁÁCC NGUYÊNNGUYÊN TTẮẮCC GIAOGIAO TITIẾẾPP (1)(1) • Ứng xử tùy vào từng trường hợp • Lắng nghe –Lắng nghe ý kiếncủangườikhác –Nhớ tên người nói chuyện • Nụ cười –Chânthật – Đúng lúc • Quan tâm –Xemđối tác là quan trọng –Hỏiý kiếnnếu thích hợp 57
CCÁÁCC NGUYÊNNGUYÊN TTẮẮCC GIAOGIAO TITIẾẾPP (2)(2) • Tranh luận – Không nên tỏ ra sẵn sàng tranh luận – Không đượccướplời –Coitrọng ý kiếncủa khách hàng – Đừng bao giờ nói họ lầmlẫn –Hãyđể cho họ nói hếtnhững điềumuốnnói –Giải đáp đầy đủ thắcmắc, khiếunạicủahọ – Luôn luôn phảigiữ thể diện cho khách hàng 58
CCÁÁCC NGUYÊNNGUYÊN TTẮẮCC GIAOGIAO TITIẾẾPP (3)(3) • Những câu nên dùng – Tôi/em/cháu có thể giúp gì cho anh/chú ? –Rấttiếcvìviệcnàyđingượclại chính sách của chúng tôi – Tôi biếtngườicóthể giúp ông/bà giải quyếtvấn đề này. Tôi sẽ giớithiệuông/bàvớingười đó. – Hãy cho phép tôi giúp đỡ • Kiên định quan điểm – Không nên gió chiều nào che chiều ấy –Mềmmỏng nhưng cương quyếtbảovệ quan điểm 59
CCÁÁCC NGUYÊNNGUYÊN TTẮẮCC GIAOGIAO TITIẾẾPP (4)(4) • Hiểu rõ thông điệpcủangười nói – Hãy nhớ rằng những gì người khác nói và những gì chúng ta nghe có thể hoàn toàn khác nhau –Nêngợilạihoặctổng hợplạinhững gì người khác nói để chắcchắnmìnhđang hiểu đúng –Nếucần đặtcâuhỏi để khẳng định điềumìnhhiểu • Hãy cố hiểungườikhác –Tìmsự tương đồng thay vì sự khác biệt –Tìmđiềugìcả hai người cùng thích thú 60
CCÁÁCC NGUYÊNNGUYÊN TTẮẮCC GIAOGIAO TITIẾẾPP (5)(5) • Khuyên người khác – Đừng đưaralời khuyên trừ phi ngườitahỏi –Dùnglờikhuyêndướidạng gợiý • Đừng bao giờ khoe khoang – Đừng có khoe khoang mình ở cơ quan –Dùcógiỏi đến đâu cũng cầnphảihếtsứccẩn thậnkhiở cơ quan 61
KKỸỸ NNĂĂNGNG RARA QUYQUYẾẾTT ĐĐỊỊNHNH 62
KHKHÁÁII NINIỆỆMM • Đưarakếtluận để giải quyết1 vấn đề • Phân loại –Quyết định theo chuẩn Î Dựa vào qui trình có sẵn, đã hình thành tiềnlệ) –Quyết định cấpthời Î Giải quyếttìnhhuống phát sinh –Quyết định có chiềusâu Î Cầnsuynghĩ, ra kế hoạch • Quyết định phải –Kịpthời – Rõ ràng –Hiệuquả 63
QUIQUI TRÌNHTRÌNH RARA QUYQUYẾẾTT ĐĐỊỊNHNH 1. Xác định vấn đề 2. Phân tích nguyên nhân 3. Đưaracácphương án / giải pháp 4. Chọngiải pháp tối ưu 5. Thựchiện quyết định 6. Đánh giá quyết định 64
1.1. XXáácc đđịịnhnh vvấấnn đđềề (1)(1) • Nhậndạng vấn đề – Phân loạivấn đề –Xemxétnối quan hệ nhân - quả. –Hiểubiết đúng bảnchấtcủavấn đề –Xácđịnh nguyên nhân gây ra vấn đề –Bốicảnh ảnh hưởng đếnvấn đề –Vấn đề xảy ra có tình chấtlặp đilặplại • Thậtsự là quyết định mà bạnphải làm • Chọnngười để phân công/chia sẻ nếucóthể 65
1.1. XXáácc đđịịnhnh vvấấnn đđềề (2)(2) • Những khó khănkhixácđịnh vấn đề – Thành kiến thiên lệch do nhậnthức • Bảothủ • Ảnh hưởng chính trị bởingườikhác • Mô hình trí năng : nhậnthứcvấn đề vớimộtkhíacạnh –Kỷ năng phân tích kém • Khôngrõnhững gì đang xảyra ⇒ gánchochonó1 vấn đề gì đó –Thiếuthờigian –Tìnhhuống phứctạp – Coi giải pháp là vấn đề 66
1.1. XXáácc đđịịnhnh vvấấnn đđềề (3)(3) • Xác định vấn đề mộtcáchhiệuquả –Ý thức đượcnhững hạnchế về mặtnhậnthức – Xem xét các mối quan hệ nhân quả –Thảoluậntìnhhuống vớicácđồng sự –Xemxétvấn đề dưới nhiềugócđộ khác nhau –Cóđầuóccởimở – Theo dõi kếtquả công việc, kịpthời phát hiện những bấtthường –Sử dụng công nghệ hỗ trợ (CNTT, thống kê) 67
2.2. PhânPhân ttííchch ccáácc nguyênnguyên nhânnhân • Tậphợpcácdữ liệuvề tình huống (sự kiện) • Xác định phạmvi vấn đề – Ai và cái gì có liên quan – Các nhân tốảnh hưởng • Ướclượng hậuquả củavấn đề • Những ảnh hưởng có thểđếncácgiải pháp –Những yếutố nào có thể ngăncảnmộtgiảipháp –Lậpbảng dữ liệudự kiến theo giải pháp 68
3.3. ĐưĐưaa rara ccáácc gigiảảii phpháápp • Lập danh sách các giải pháp • Tư duy sáng tạo –Sẵn sàng tiếpthumọiý kiến –Chấpnhậnrủiro –Kêugọingười khác tham gia –Chấpnhận phê bình – Khuyếnkhíchđưaragiải pháp mới • Tư duy phân tích –LiệtkêÆ đánh giá Æ lựachọn 69
4.4. ChChọọnn gigiảảii phpháápp ttốốii ưưuu:: • Cơ sở lựachọn –Cơ sở vậtchất, phương tiện – Chi phí –Giớihạn định sẵn • Tiêu chuẩn để đánh giá –Rủi ro liên quan đếnkếtquả mong đợi –Cố gắng cầnphảicó –Mức độ thay đổimongmuốn –Khả năng có sẵn các nguồn tài nguyên 70
5.5. ThThựựcc hihiệệnn quyquyếếtt đđịịnhnh • Làm rõ • Thiếtlậpcấutrúcđể thựchiện • Trao đổi thông tin • Xác định tiếntrình • Đưaravídụ chuẩn • Chấpnhậnrủiro • Tin tưởng 71
6.6. ĐĐáánhnh gigiáá quyquyếếtt đđịịnhnh • Thẩm tra tính hiệuquả – Đánh giá qui trình trên cơ sởđang diễnra • Đúng kế hoạch hay không ? • Có đạt đượcnhững kếtquả mong muốn hay không ? –Thẩmtratínhhiệuquả củatoànbộ quyết định và cả quá trình lấyquyết định nữa • Mức độ –Chínhthức – Không chính thức 72
CCÁÁCC PHPHƯƠƯƠNGNG PHPHÁÁPP RARA QUYQUYẾẾTT ĐĐỊỊNHNH 1. Phương pháp độc đoán 2. Phương pháp phát biểucuối cùng 3. Phương pháp nhóm tinh hoa 4. Phương pháp cố vấn 5. Phương pháp luật đasố 6. Phương pháp nhấttrí 73
1.1. PhPhươươngng phpháápp đđộộcc đđooáánn • Tự quyết định hoàn toàn và sau đó công bố cho nhân viên • Nếuquyết định không được ưathích –Cóthể cố gắng thuyếtphục nhân viên – Không đề nghịđốithoạihoặcthử thách • Ưu điểm –Tiếtkiệmthờigian –Thuậnlợi đốivớiquyết định theo chuẩn – Lãnh đạocókinhnghiệm • Nhược điểm – Nhân viên ít quyếttâm – Nhânviêndễ bấtmãn –Mộtmìnhchịu trách nhiệm 74
2.2. PhPhươươngng phpháápp phpháátt bibiểểuu cucuốốii ccùùngng • Triểnkhai – Cho phép thảoluậnvàđề nghị giải pháp –Cóthể lưuý hoặc không lưuý đếnnhững đề nghị này khi ra quyết định –Tựđưaraquyết định • Ưu điểm –Sử dụng mộtsố nguồnlựccủa nhóm – Cho phép mộtsố sáng kiến • Nhược điểm – Nhân viên ít quyếttâm 75
3.3. PhPhươươngng phpháápp nhnhóómm tinhtinh hoahoa • Triểnkhai –Cósự tham gia củamột nhóm chọnlọc – Không tham khảoý kiếnrộng rãi – Đưaraquyết định và trình bày quyết định cho số nhân viên còn lại –Cóthể thảoluậnvề cơ sở củaquyết định trước các nhân viên • Ưu điểm –Tiếtkiệmthờigian –Thảoluậncởimở –Pháttriển nhiềuý tưởng • Nhược điểm – Nhân viên ít quyếttâm. –Xungđộtvẫn duy trì –Ítcósự tương tác 76
4.4. PhPhươươngng phpháápp ccốố vvấấnn • Triểnkhai – Đưaramột quyết định ban đầuthămdò –Thảoluậnvàthuthậpdữ liệu –Xemxétcẩnthận các ý kiếntrước khi ra quyết định – Đưaraquyết định cuối cùng • Ưu điểm –Sử dụng nguồnlựccả nhóm –Thảoluậncởimở –Pháttriểnnhiềuý tưởng • Nhược điểm – Ai là chuyên gia ? – Lãnh đạophảicởimở 77
5.5. PhPhươươngng phpháápp luluậậtt đđaa ssốố • Triểnkhai –Cósự tham gia củamọi thành viên –Biểuquyếtvề việcchọn quyết định nào –Quyết định có đasố phiếusẽ thắng và trở thành quyết định cuối cùng • Ưu điểm –Tiếtkiệmthờigian – Cho phép kết thúc các cuộcthảoluận • Nhược điểm –Thiểusố cô lập –Quyết tâm trong toàn nhóm không cao 78
6.6. PhPhươươngng phpháápp nhnhấấtt trtríí • Triểnkhai –Cósự tham gia của toàn thể nhân viên vào việc ra quyết định –Phải đạt đượcsựđồng ý củatấtcả mọingười • Ưu điểm – Kích thích sáng tạo – Nhânviênquyếttâm –Sử dụng mọikhả năng • Nhược điểm –Tốn nhiềuthờigian – Các thành viên phảicókỹ năng, làm việc theo ê kíp cao 79
VAIVAI TRÒTRÒ CCỦỦAA NHÂNNHÂN VIÊNVIÊN • Phân biệt –Ngườithamgiađể đi đến quyết định –Ngườithamgiaquátrìnhthựchiện quyết định –Người ghi chép lại các quyết định • Mức độ chấpnhậncủa nhân viên –Chấpnhậnhoặc không chấpnhận –Thờigianđể hiểu quyết định 80
MIMIỀỀNN QUYQUYẾẾTT ĐĐỊỊNHNH 81
KKỸỸ NNĂĂNGNG TTƯƯ DUYDUY 82
PHÂNPHÂN LOLOẠẠII KKĨĨ NNĂĂNGNG TTƯƯ DUYDUY Đánh giá Tổng hợp Tư duy bậccao BLOOM Phân tích Vậndụng Hiểu Tư duy bậcthấp Nhớ 83
VVÍÍ DDỤỤ 1. Sử dụng chân và tay •Nhấcchânphải lên khỏisàn •Vẽ vòng tròn theo chiềukimđồng hồ •Vẽ số 6 lên trong không khí với tay phải 2. Sử dụng 2 tay • Tay trái vẽ vòng tròn • Tay phảivẽ hình vuông 84
5 PHƯƠNG DIỆN HỌC TẬP THEO MARZANO (1992) Thói quen ứng xử Sử dụng kiếnthứchữu ích Mở rộng và chắtlọckiến thức Thu nhậnvàtích hợpkiếnthức Thái độ và nhậnthức 85
55 PPHHƯƠƯƠNGNG DIDIỆỆNN HHỌỌCC TTẬẬPP THEOTHEO MARZANOMARZANO (1992) STT Phương diện Ví dụ/Miêu tả 1 Thái độ và nhậnthức Thái độ củaSV vớilớphọc 2Sự thu nhậnvàtíchhợp Đây là khía cạnh quan trọng củaviệc kiếnthức họctập, SV phải đượchướng dẫn. 3Mở rộng và chắtlọckiến SV phải phân biệt, hiểu đúng các thức khái niệm. Như: so sánh, phân loại, suy diễn, phân tích 4Sử dụng kiếnthứchữuích Họctậphiệuquả là qua vậndụng. Như: đưaraquyết định, điềutra, giải quyếtvấn đề 5 Thói quen ứng xử sáng tạoKíchthíchtư duy phê phán, tựđịnh hướng, tư duy sáng tạo 86
55 PPHHƯƠƯƠNGNG DIDIỆỆNN HHỌỌCC TTẬẬPP THEOTHEO MARZANOMARZANO (1992) • Mô hình này dựatrêný tưởng rằng tấtcả quá trình họctập thành công đềudựatrên5 phương diệntư duy. • Phương diện1 và5 nhấnmạnh tầm quan trọng củayếutố xã hộivàcảmxúcđốivới việchọctập • Phương diện2 đề cập đếnkiếnthứcvàlà nềntảng cho phương diện3 và4 87
55 PPHHƯƠƯƠNGNG DIDIỆỆNN HHỌỌCC TTẬẬPP THEOTHEO MARZANOMARZANO (1992) • Ý nghĩa - Định hướng vào quá trình học - Định hướng PPDH -Pháttriển chuyên môn -Xâydựng nội dung, kiểm tra đánh giá 88
1616 THTHÓÓII QUENQUEN ỨỨNGNG XXỬỬ THEOTHEO COSTACOSTA VVÀÀ KALLICKKALLICK (2000-2001) 1. Kiên nhẫn 2. Làm chủ tình huống phát sinh 3. Biếtlắng nghe 4. Tư duy linh hoạt 5. Làm chủ suy nghĩ 6. Luôn cố gắng chính xác 7. Biết đặtcâuhỏivàxácđịnh đúng vấn đề 8. Áp dụng những kiếnthức đãbiết trong tình huống mới 89
1616 THTHÓÓII QUENQUEN ỨỨNGNG XXỬỬ THEOTHEO COSTACOSTA VVÀÀ KALLICKKALLICK (2000-2001) 9. Suy nghĩ và giao tiếpmạch lạc 10. Thu thập thông tin bằng tấtcả giác quan 11. Sáng tạovàđổimới 12. Luôn tò mò 13. Mạohiểmcầnthiết 14. Luôn hài hước 15. Suy nghĩ cùng tậpthể 16. Họchỏi không ngừng 90
CCẢẢII TITIẾẾNN THANGTHANG PHÂNPHÂN LOLOẠẠII TTƯƯ DUYDUY CCỦỦAA BLOOMBLOOM Sáng tạo Đánh giá Đánh giá Tổng hợp Tổng hợp Phân tích Phân tích Vậndụng Vậndụng Hiểu Hiểu Nhớ Nhớ 91
TTƯƯ DUYDUY BBẬẬCC CAOCAO –– PHÂNPHÂN TTÍÍCHCH • Những dạng câu hỏi -Sự kiện nào đáng lẽđã không thể xảyra? -Nếu xảyra, cuối cùng có thể là gì? -Cáinàygiống cái kia như thế nào? -Cóthể dựđoán sảnphẩm nào khác trong trường hợp này? -Tạisaođãxảyrasự thay đổinhư thế này? -Giải thích cái gì chắcchắnsẽ xảyrakhi ? -Thựchiệnviệc phân biệt ? -Cáigìlàđộng cơđằng sau ? - Điểm thay đổi ởđây là gì? -Vấn đề với . làcáigì? (Pohl, Learning to Think, Thinking to Learn, p. 13) 92
TTƯƯ DUYDUY BBẬẬCC CAOCAO –– PHANPHAN TTÍÍCHCH • Những dạng hoạt động -Thiếtkế mộtbảng câu hỏithuthập thông tin -Tạomộtbảng sơđồchỉ ra mối quan hệ giữa các thành phần -Tạomột đồ thị minh họa thông tin lựachọn -Viếttiểusử củamộtngười quan tâm -Chuẩnbị một báo cáo về vấn đề - Điều hành mộtcuộc điềutrađể có thông tin hỗ trợ 93
TTƯƯ DUYDUY BBẬẬCC CAOCAO –– ĐĐÁÁNHNH GIGIÁÁ • Những dạng câu hỏi -Nêugiải pháp tốtnhấtcho - Đánhgiágiátrị của . Em nghĩ gì về . -Em cóthể bảovệ quan điểmcủaem về . - Em có nghĩ . là tốt hay chưatốt? -Em sẽ có thể lí giảivề . như thế nào? -Cóđiềugìcần thay đổi ởđây mà em gợi ý? Vì sao? - Em có tin ? Em cảmthấynhư thế nào nếu . -Hiệuquả sẽ như thế nào trong .? - Ưunhược điểmcủa là gì? -Tạisao . lạigiátrị? -Sự lựachọn khác ởđây là gì? -Ai được, ai mất ởđây? (Pohl, Learning to Think, Thinking to Learn, p. 14) 94
TTƯƯ DUYDUY BBẬẬCC CAOCAO –– ĐĐÁÁNHNH GIGIÁÁ • Những dạng hoạt động -Chuẩnbị mộtloạt các tiêu chí để bảovệ - Tranh luậnvề mộtvấn đề -Tạomộtbản tin có khoảng 5 điềumàbạncho là quan trọng. Thuyếtphụcngười khác. -Viếtmộtbứcthư tới khuyênvề những điều thay đổicầnthiết. -Chuẩnbị trình bày quan điểmcủamìnhvề . 95
TTƯƯ DUYDUY BBẬẬCC CAOCAO –– SSÁÁNGNG TTẠẠOO • Những dạng câu hỏi -Em cóthể thiếtkế một . thành . ? -Em cóthể thấymộtgiải pháp khả thi cho -Nếuem cóđủ điềukiện, em sẽ giải quyết như thế nào? -Tạo sao em không tạoramột cách riêng để ? - Điềugìsẽ xảyranếu ? - Có bao nhiêu cách để em có thể ? -Em cóthể tạoraviệcsử dụng theo cách mớivới . ? -Em cóthể xây dựng mộtbảnkế hoạch cái mà .? (Pohl, Learning to Think, Thinking to Learn, p. 14) 96
TTƯƯ DUYDUY BBẬẬCC CAOCAO –– SSÁÁNGNG TTẠẠOO • Những dạng hoạt động -Chế tạoramột ROBOT để tham gia Robocon -Tạoramộtsảnphẩmmới. Đặttênmớihoặclậpkế hoạch cho một chiếndịch (quảng cáo) -Viếtcảmnhậnvề -Viếtmộtvở kịch, kịch câm, vở rối, bài hát về -Thiếtkế một quyển sách, một trang bìa 97
Kỹ năng tổ chức công việc 98
KHKHÁÁII NINIỆỆMM • Theo nghĩarộng –Xácđịnh công việc – Phân công –Cơ chế quảnlý • Theo nghĩahẹp –Sắpxếp các công việc đượcgiao 99
NNỘỘII DUNGDUNG • Tổ chứccôngviệc được giao • Tổ chứcmạng lưới công việc • Sắpxếphồ sơ • Sắpxếpvị trí làm việc • Xác định thứ tựưu tiên công việc • Sắpxếpkế hoạch công việcngắnhạn 100
TTỔỔ CHCHỨỨCC CÔNGCÔNG VIVIỆỆCC BBỘỘ PHPHẬẬNN • Xác định chứcnăng, nhiệmvụ –Chứcnăng –Nhiệmvụ – Qui trình • Who: Ai làm việc đó. • Where: Làm việc đó ởđâu. • When: Làm việc đó khi nào? • How: Làm bằng cách nào? • Định biên nhân sự • Xác định bảnmôtả công việc • Sắpxếp công việc cho nhân viên 101
ĐĐịịnhnh biênbiên côngcông viviệệcc • Lập danh sách công việccầnlàm • Các công việccủaquảnlý –Hoạch định –Tổ chức – Lãnh đạo –Kiểmtra • Ướclượng thờigian • Ướclượng số nhân công • Phân nhóm các công việc –Thời gian phù hợpchomỗichức danh –Cộng thêm 10% thờigianchomỗichức danh 102
LLậậpp ccáácc bbảảnn mômô ttảả côngcông viviệệcc • Lậpbảnmôtả công việcchotừng chức danh – Thông tin về công việc (mã số, chức danh, bộ phận, ngườiquảnlýtrựctiếp) –Mục tiêu –Nội dung (yêu cầu công việc, nhiệmvụ, quyền hạn, các mối quan hệ, tiêu chuẩn công việc, điềukiệnlàmviệc) –Sơđồtổ chứcbộ phận 103
SSắắpp xxếếpp côngcông viviệệcc chocho nhânnhân viênviên • Phân loại –Côngviệcthường xuyên –Côngviệc không thường xuyên • Công việcthường xuyên -Cáchthứcthựchiện -Nguồnlực để thựchiện -Tầnsuấtthựchiện - Công việc không thường xuyên – Phân công bằng giấytờ –Giải thích lý do thựchiện –Yêucầu, mục tiêu, thờihạn –Phương pháp thựchiện 104
TTỔỔ CHCHỨỨCC CÔNGCÔNG VIVIỆỆCC CCÁÁ NHÂNNHÂN 1. Sắpxếpcôngviệc theo thứ tựưu tiên 2. Sắpxếphồ sơ 3. Sắpxếpnơi làm việc 4. Quản lý thông tin 5. Lậpkế hoạch công việc 105
SSắắpp xxếếpp côngcông viviệệcc theotheo ththứứ ttựự • Phân loại – Theo mức độ quan trọng – Theo mức độ khẩncấp – Theo tầnsuất • Xây dựng kế hoạch • Đánh giá, rút kinh nghiệm 106
SSắắpp xxếếpp hhồồ ssơơ • Vấn đề –Mất hàng giờđểtìm kiếmlạihồ sơ của mình? – Làm thế nào có thể tìm và cung cấphồ sơ nhanh nhất –Chiasẻ hồ sơ trong cùng cơ quan? • Phương pháp –Lập danh mụctấtcả các hồ sơ giấy và máy tính củamỗi cá nhân –Thủ trưởng kiểmtralại danh mụchồ sơ và ký duyệt 107
SSắắpp xxếếpp hhồồ ssơơ • Danh mụchồ sơ –Số thứ tự –Tênhồ sơ –Ngườiquảnlý –Người được đọc –Vị trí để hồ sơ –Dạng hồ sơ: giấy, ổ cứng, đĩa CD, Microfilm – Cách phân loại, sắpxếp – Ngày phát sinh, ngày lưutrữ 108
QuQuảảnn lýlý hhồồ ssơơ trêntrên mmááyy,, CDCD • Tổ chức – Phân cấptheocâythư mục –Thư mục input cho thông tin đầuvàoÆ chưaxử lý – Thùng rác Æ thông tin cầnxoá • Xây dựng quy định - Input, output. -Quyđịnh backup dữ liệu. -Quyđịnh sao lưudữ liệu định kỳ. -Quyđịnh quét virus định kỳ. -Quyđịnh thờigiankiểmtravàtổ chứclại. 109
QuQuảảnn lýlý hhồồ ssơơ trêntrên mmááyy,, CDCD • Mộtsố lỗithường gặp – Không đặtchếđộautosave –Lưuhồ sơ trong ổ C (nên lưu ởổD) –Lưuhồ sơ lung tung Æ khó tìm hồ sơ –Lưumột thông tin nhiềunơi 110
QuQuảảnn lýlý thôngthông tintin • Phân loại thông tin –Giữaquản lý và nhân viên (giao việc, kiểmtra, hệ thống báo cáo nộibộ ) –Giữa các nhân viên nộibộ – Input (thông tin đầuvào) – Output (thông tin ra) • Bằng chứng –Sổ giao việc –Sổ giao nhận thông tin –Sổ công văn đến–đi. –Sổ giao nhậnsảnphẩm –Sổ giải quyêt công việc 111
CCáácc nguyênnguyên ttắắcc ququảảnn lýlý thôngthông tintin • Feedback ngay –Phảnhồi ngay cho ngườinhận –Quản lý thông tin đầuvào – Đảmbảolàngườinhận đãnhận được thông tin • Sổ giải quyết công việc -Nội dung công việc -Người giao, ngày giao -Thờihạn -Diễngiải -Kếtquả/ngày hoàn thành 112
KKỸỸ NNĂĂNGNG LLÀÀMM VIVIỆỆCC NHNHÓÓMM 113
KHKHÁÁII NINIỆỆMM • Khái niệmvề nhóm • Phân loại − Nhóm chính thức − Nhóm không chính thức • Các giai đoan phát triển – Hình thành –Hoạt động • Các vị trí trong nhóm 114
TTỔỔ CHCHỨỨCC NHNHÓÓMM 1. Ngườilãnhđạo nhóm 2. Ngườigópý 3. Ngườibổ sung 4. Ngườigiaodịch 5. Người điềuphối 6. Người tham gia ý kiến 7. Người giám sát 115
NgNgưườờii lãnhlãnh đđạạoo nhnhóómm • Nhiệmvụ: Tìm kiếm các thành viên mớivà nâng cao tinh thần làm việc • Yêu cầu: –Khả năng phán đoán – Phát hiệnkhả năng các thành viên –Kỹ năng khắcphụcnhững điểmyếu –Cókhả năng thông tin hai chiều –Biếttạobầu không khí hưng phấnvàlạc quan trong nhóm 116
NgNgưườờii ggóópp ýý • Nhiệmvụ: Giám sát và phân tích sự hiệu quả lâu dài của nhóm. • Yêu cầu: –Phảnbiệnchonhững hoạt động kém hiệuquả – Phân tích các giải pháp để thấy đượccácmặt yếutrongđó – Luôn đòi hỏisự chỉnh lý các khuyết điểm – Đề xuấtgiải pháp khả thi 117
NgNgưườờii bbổổ sungsung • Nhiệmvụ: Đảmbảonhómhoạt động trôi chảy • Yêu cầu: – Suy nghĩ có phương pháp nhằmthiếtlậpbiểuthờigian –Lường trướcnhững trì trệ trong lịch trình làm việc –Cótrílực và mong muốnchỉnh đốncácsự việc • Có khả năng hỗ trợ và thắng vượttínhchủ bại. 118
4.44.4 NgNgưườờii giaogiao ddịịchch • Nhiệmvụ: Tạomối quan hệ bên ngoài cho nhóm • Ngườicóngoại giao và phán đoán đúng các nhu cầucủangườikhác. • Gây đượcsự an tâm và am hiểu. • Nắmbắt đúng mứctoàncảnh hoạt động của nhóm. 119
4.54.5 NgNgưườờii đđiiềềuu phphốốii • Nhiệmvụ: Lôi kéo mọingườilàmviệc chung vớinhautheophương án liên kết • Hiểunhững nhiệmvụ khó khăn liên quan tớinộibộ. • Cảmnhận đượcnhững ưu tiên. • Có khả năng nắmbắtcácvấn đề cùng lúc. 120
4.64.6 NgNgưườờii thamtham giagia ýý kikiếếnn • Nhiệmvụ: Giữ vững và khích lệ sinh lực đổimớicủa toàn nhóm • Luôn có những ý kiếnlạc quan, sinh động, thú vị. • Mong muốn đượclắng nghe ý kiếncủa những người khác. • Nhìn các vấn đề như những cơ hội cách tân121 ầ ể
4.74.7 NgNgưườờii gigiáámm ssáátt • Nhiệmvụ: Bảo đảmgiữ vững và theo đuổicác tiêu chuẩn cao • Luôn hy vọng vào những gợiý đầyhứahẹn. • Nghiêm túc, đôi khi còn cầntỏ ra mô phạm, chuẩn mực. • Phán đoán tốtvề kếtquả công việccủamọingười. • Không chầnchừđưavấn đề ra. 122
III/CIII/CÁÁCC NGUYÊNNGUYÊN TTẮẮCC LLÀÀMM VIVIỆỆCC NHNHÓÓMM 123
1.1. TTạạoo ssựự đđồồngng thuthuậậnn • Những buổihọplàcáchthứctuyệthảo để bổi đắp tinh thần đồng đội và thói quen làm việc theo nhóm ngay từ lúc đầumới thành lập nhóm. • Những loạtbuổihọp giúp các thành viên mới làm quen với nhau, tạosự nhấttrívề các mục tiêu được giao cùng các vấn đề cần giải quyếtvề mặttổ chức. 124
1.T1.Tạạoo ssựự đđồồngng thuthuậậnn • Những điểmcần ghi nhớ: 9Mọi thành viên của nhóm cầnthống nhấtvề việcphảinhắmtới. 9Các mục tiêu chỉổn định khi đã bàn thảo xong các biện pháp thựchiện. 9Mặc dù các thành viên của nhóm cần được định hình các mục tiêu, nhưng nên phổ biến các mục tiêu cho các hội viên nắm. 9Để đạt đượcnhững kếtquả cao nhất, các mục tiêu còn phải đượcthử thách bằng cách125 kết hợp giữa những mục tiếu chung và mục
2.Thi2.Thiếếtt llậậpp ccáácc mmốốii quanquan hhệệ vvớớii banban ququảảnn trtrịị • Mọi nhóm cầncósự hỗ trợ của đôi ngũ thâm niên ở cơ quan chủ quản. • Ba mối quan hệ chủ yếu mà nhóm cầntớilà: 9Ngườibảotrợ chính của nhóm 9Người đầu ngành hoặc phòng ban có liên quan 9Và bấtkỳ ai quảnlý tài chính của nhóm 126
3.3. KhuyKhuyếếnn khkhííchch óócc ssáángng ttạạoo • Nhiềungườitrở thành những kẻ chỉ biết làm theo kinh nghiệmvàtínhcáchriêngcủa họ. Hãy phá thế thụđộng ấyvàtạo tính sáng tạo. • Đừng để nhóm củabạnbị phân lớp thành những con người chuyên sáng tạovànhững kẻ thụđộng. Muốnvậy, bạn luôn biết hoan nghênh tính đadạng của các quan điểmvà ý tưởng để rồi lái buổi tranh luận đi đến ch127ỗ
4.4. PhPháátt sinhsinh nhnhữữngng ýý kikiếếnn mmớớii • Việccóđượcnhững sáng kiến đòi hỏicó người lãnh đạovàcầnmộthìnhthứctổ chứcnàođó, để kếtquả buổihọpcóthể mở ra mộthướng đi. • Mọiý kiếncần được ghi chép lên biểu đồ hay bảng để mọingườicóthể nhìn thấy. Sau đó, loạibỏ nhũng ý kiếnbấtkhả thi và tóm tắtnhững ý khả thi. 128
4.4. PhPháátt sinhsinh nhnhữữngng ýý kikiếếnn mmớớii Những điểmcần ghi nhớ: • Phương pháp vậndụng trí tuệ tậpthểđôi khi được gọilà“tư duy hành động nhóm”. • Sự chỉ trích làm giảm óc sáng tạo. • Đừng bao giờ miệtthị ý kiến nào trong buổihọp. • Nhiềuý kiếntưởng chừng ngớ ngẩnlạico ựthể đưa đếnnhững giảiphápđáng giá. • Cần ghi mọiý kiếnlênbảng cho dù đấychưahẳn là ý kiến độc đáo. • Những ý kiến sáng tạo trong những buổihọp bao giờ cũng cao hơný kiếncủamột cá nhân đưara. 129
5.5. HHọọcc ccááchch ủủyy ththáácc • Sựủy thác cói hai hình thức: ủy thác công việcvàủy thác quyền hành. • Ủy thác công việc là phân nhỏ mỗikế hoạch thành các phầnviệc riêng và vớimục tiêu riêng, rồi phân chúng cho các thành viên của nhóm. Sau đó, phó mặcchohọ và chỉ can thiệp khi không đạtmục tiêu. • Việc ủy thác quyền hành là sau khi tham 130 khảo ý kiến trao cho người được ủy quyền
5.5. HHọọcc ccááchch ủủyy ththáácc Khi ủy thác, cầnnhậndiệncácloại đặc tính khi ủy thác: • Có khả năng muốnthựchiện: Đây là trường hợp ta gặpngười được ủy nhiệmlýtưởng, sẵnlòng nhậntráchnhiệmvàcũng sẵn lòng tham khảoý kiếnngười khác, thựchiện theo ý khi được ủy nhiệm. • Có khả năng không muốnthựchiện: Loạingười này không sẵnlònghọchỏivàtiếp thu ý kiếncủa người khác, thiếu tinh thầnhợp tác, không nên giao quyềnchohọ. • Thiếukhả năng muốnthựchiện: Cần được đào 131 t bổ kh ết hữ ặt ế t ớ khi đ ủ
6.6. KhuyKhuyếếnn khkhííchch mmọọii ngngưườờii phpháátt bibiểểuu • Người lãnh đạocần động viên mọingười bàn thảo, ngay cả vớiý kiến nghịch lạicũng có giá trị của nó. 132
7.7. ChiaChia ssẻẻ trtrááchch nhinhiệệmm • Bổ sung các cách thức hành động, giám sát tiến độ, sáng tạo, có tính xây dựng khi hoạt động nhóm gặptrở ngạitạmthời. • Cũng cầntạobầu không khí thông hiểu nhau giữa các thành viên nhất thông tin về tiến độ và những thay đổi đường lối làm việc. 133
8.8. CCầầnn linhlinh hohoạạtt • Mỗithànhviênphảicókhả năng thựchiệnvaitrò của mình chí ít cũng như ngườikhác. • Mỗingườiphải được phân nhiệm để hành động chủđộng trong nhóm. • Dù việckhóđến đâu nhưng nếucósựđồng lòng của toàn nhóm thì đềucóthể hoàn thành. • Mọingười đều được phân nhiệm rõ ràng tửđầu đếncuối. 134 • Mọi người đều được khuyến khích làm theo
IV/IV/ THÔNGTHÔNG TINTIN TRONGTRONG NHNHÓÓMM 135
1.1. NhNhữữngng phphươươngng phpháápp thôngthông tintin • Có nhiềucáchđể nhóm thông tin với nhau, dù là tình cờ hay có hẹntrước. Ví dụ như: • Những trao đổibấtchợtgiữacácđồng nghiệp. • Những phương tiệntruyềnthống như sổ ghi nhớ, báo cáo, yếtthị, fax, điệnthoại. • Các phương tiện điệntử nhưđiệntử, mạng nộibộ, 136
2.2. ChChọọnn nhnhữữngng phphươươngng phpháápp thôngthông tintin • Thưđiệntử là mộtphương tiệntruyền thông giữa các thành viên trong nhóm, có điếu độ ttin cậy không chắcchắn. • Các phầnmềmcóthểđáp ứng vịêc thông tin giữa các chuyên viên và nhóm. • Việc thông tin bằng phim ảnh hộinghị cũng hữu dụng, giúp các thành viên đánh giá các điệubộ và trạng thái củangười khác. 137 • Hệ thống điện thoại tốt giúp thông báo tin tức hội
3.3. ThôngThông tintin ttừừ nnộộii bbộộ • Khuynh hướng tự nhiên của nhóm thường chỉ lưutâmsự vững mạnh tự tại–sự toàn tâm toàn ý của nhóm – khiến nhóm có thể bị yếu đi: họ trở thành cụcbộ, chỉ biết mình. • Muốn tránh điều này, họ cầndựa vào những bộ phận khác ngay trong nộibộ cơ quan, chẳng hạnkhicầndữ liệu, họ phảinhờđến bộ phận máy tính. 138
4.4. DuyDuy trtrìì ssựự giaogiao titiếếpp • Cầngiữ liên lạcvớinhững nhân vậtchủ chốt ở các phòng ban khác và bên ngoài cơ quan, biếtchắcailànhững ngườicần được thông tin đặcbiệt. • Dùng mọiphương tiệnhiện đại để cậpnhậtt hoá và soạnlại danh sách này thường xuyên để khi cầnbạncóthể liên hệ nhờ giúp đỡ nhóm trong suốt quá trình hoạt động. 139
5.5. TrTráánhnh ssựự trtrùùngng llặặpp • Sự trùng lắpcácvaitròlàvấn đề tệ hại ở những cơ quan lớn. • Tránh sự lãng phí này, hãy cho lưu hành bảng liệtkêngắnvề chứcnăng của đôi nhóm cho nnhững người có liên quan, nhờ đ1o có thể phát hiệnsự trùng lắp ngay. 140
6.6. ThôngThông tintin nhnhưư ththáácc đđổổ • Việctải thông tin như thác khiến nhiềukhibị nhiễu, bóp méo, từđó làm xáo trộncác mục tiêu và hiệuquả của nhóm. • Để tránh điều này, cầngặpgỡ mở rộng hơn là thu hẹp, và rồi, nếucầnthiết, thẩmtra ngược lên. 141
7.7. SSựự ccẩẩnn ththậậnn • Đúng ra một nhóm chẳng có điềugìbímậtgiữa cácthànhviêncủa nhóm, mà nếucóchẳng qua cũng chỉđểgây sự ngạc nhiên thú vị vềđềán. • Trước khi quyết định điềugìcầngiữ kín, hãy hỏi, “có ai khác cầnbiếtvấn đề này?”, mà “nếu để hở ra liệucótai hại gì không ?”. • Nếu đây là vấn đề mà mọingườicóthể biếtthìcứ việc thông tin thoải mái. Thế nhưng, nếucóđiềugì cần giữ kín, lúc đó phải được giữ tuyệt đối. 142
III/QUIII/QUÁÁ TRÌNHTRÌNH LLÀÀMM VIVIỆỆCC THEOTHEO NHNHÓÓMM 143
1.1. TTạạii llầầnn hhọọpp đđầầuu tiêntiên • Khi nhóm nhận đề tài, trưởng nhóm sẽđem ra cho các thành viên trong nhóm thảoluận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểuvàđóng góp ý kiến. • Nhóm sẽ phân công, thảoluận công việc cho phù hợpkhả năng từng ngườidựatrênchuyênmôn vủahọ. • Đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thờigian dự tính sẽ hoàn thành và chuẩncholầnhọp sau. Thông báo phầnthưởng, phạtvới các thành viên. 144
2.2. NhNhữữngng llầầnn ggặặpp sausau • Tiếptục có nhiềucuộchọpkhácđể bổ sung thêm ý kiếnvàgiải đáp thắcmắcchotừng người. • Biên tậplại bài soạncủatừng ngươìcũng như chuẩnbị tài liệubổ sung. 145
3.3. LLầầnn hhọọpp cucuốốii ccùùngng trtrưướớcc khikhi hohoàànn ththàànhnh côngcông viviệệcc • Ngườitrưởng nhóm tổng hợplại toàn bộ phầnviệccủamỗi thành viên • Chuẩnbị sẵn bài thuyếttrìnhvàtrả lời những câu hỏithường gặp. • Chọnngười đứng lên thuyếttrìnhđề tài, trả lờicâuhỏi, ghi chú và mộtsố ngườidự bị. 146
4.4. MMụụcc tiêutiêu bubuổổii hhọọpp • Mỗibuổihọpcầncómục tiêu rõ ràng dựa trên việctraođổi thông tin. • Cầnxácđịnh mục tiêu buổihọp. • Hướng dẫndự bàn thảovànhấnmạnh mục tiêu, nhưng cầnnhắm đếnsựđồng thuận củacả nhóm. 147
5.5. TTầầnn ssốố hhộộii hhọọpp • Thường ta cầntổ chứchọp hai tuầnmộtlần nhằm giúp các thành viên trong nhóm ghi nhớ các kế hoạch và thờihạn công việc, đồng thời, giữ cho nhịp độ thông tin liên lạc được đều đặn. • Ngoài buổihọp chính thức thì những hình thức thông tin khác vẫn được duy trì. 148
6.6. TTốốcc đđộộ didiễễnn bibiếếnn cucuộộcc hhọọpp • Khi điều hành buổihọpbản thân bạnphải chuẩnbị nghị trình trước. • Đếngiờ họplàtiến hành chương trình làm việc ngay. • Lý tưởng là mộtbuổihọpchỉ kéo dài tối đa chùng 75 phút, thờihạnmàmọingừơicó thể tậptrungvàovấn đề. 149 ố ắ ễ ấ ề ắ
IV/IV/ GIGIẢẢII QUYQUYẾẾTT VVẤẤNN ĐĐỀỀ TRONGTRONG NHNHÓÓMM 150
1.1. LLààmm thuthuấấnn nhnhầầmm tinhtinh ththầầnn đđồồngng đđộộii • Hãy cho các thành viên tự hào về phầnviệc củahọ. • Đưaranhững mục tiêu đặcbiệt có tính thử thách sứcmạnh toàn nhóm. • Khuyến khích toàn nhóm thông tin rõ cho nhau biếtcácvấn đề và luôn khen họ (nếu đáng). • Dành thời gian trả lời chi tiết các báo cáo và151 thô ti ủ hó
2.2. NhNhậậnn rara ccáácc vvấấnn đđềề • Toàn nhóm đang gặpkhókhănâmỉ. Bạn muốnmọingườihợp lòng với nhau nhưng xem chừng họđang có những bất hoà với nhau hoặcbất hòa trong toàn nhóm. • Hãy đặtvấn đề xem những rắcrối này nằm ởđâu hoặcdấuhiệu không thoả lòng chung 152
3.3. ChuyChuyệệnn tròtrò vvớớii ttừừngng ngngưườờii • Cầngiải quyếtcácvấn đề cá nhân giữacác thành viên với tinh thầnxâydựng. • Đừng vộiphản ứng vớinhững sự việccho đếnkhibạnnắm rõ nguyên nhân. • Nhóm nào cũng có những khó khăncần vượt qua. • Cầnngănchặnkiểu“đổ lỗi” cho người khác153 ế ấ ầ ồ
3.3. ChuyChuyệệnn tròtrò vvớớii ttừừngng ngngưườờii • Lãnh đạo nhóm bằng tính tiên phong • Liên tục nâng cao tầm nhìn của toàn nhóm. • Nhậnravàtándương nhóm hay cá nhân có thành tích xuấtsắc. • Dùng mọi tài khéo léo để lôi cuốnmọingười hợplực. 154
4.4. XXửử ssựự vvớớii ngngưườờii gâygây rara vvấấnn đđềề • Sau khi đã nói chuyệnvớingườigâyravấn đề, có thể cần có hành động xa hơn. Hãy tích cực tìm cách hàn gắnmọimối quan hệ. Những điềulưuý: 9 Hãy nói thậtnhững gì bạnthấy được. 9 Hãy nhìn vấn đề từ góc độ của nhóm. 9 Hãy lợidụng vấn đề làm đòn bẩychuyển đổi. 155
4.4. XXửử ssựự vvớớii ngngưườờii gâygây rara vvấấnn đđềề • Cầnlàgiảiquyếtvấn đề hơnlàlàmđình trệ công việccủabạn. • Không nên cố chấpvớingười quá quắt. • Chớ nóng nảyvớibấtkỳ ai trong nhóm. • Đừngsaolãngmục tiêu của toàn nhóm. • Đừng vộinhờđếnsự giúp đỡ bên ngoài. 156
5.5. GiGiảảii quyquyếếtt mâumâu thuthuẫẫnn • Sự mâu thuẫn cá nhân với nhau có thể mau trở thành vấn đề cho toàn nhóm. • Hãy tạo điềukiện để một hay cả hai bên trình bày vớibạn để có hứơng xoa dịu tình hình. • Trường hợp do lỗi điều hành củabạn, lúc ấy cầntraođổivới toàn nhóm để nói lên hướng khắcphục. 157 Vấ đề ở đâ là ải thiệ á h hà h ử
6.6. SSửử ddụụngng ccááchch gigiảảii ththííchch vvấấnn đđềề • Coi những vấn đề liên quan đến công việc như những cơ hội để cả nhóm họchỏivàcải thiện. • Hãy diễngiảivấn đề để cả nhóm nhậnra chúngvàhọchỏi. • Có thể cử mộtngườigiải quyếtvấn đề và báo cáo lạidiếnbiến quá trình giải quyếtvà kếtquả giải quyếtrasao. 158
V/V/ ĐĐÁÁNHNH GIGIÁÁ KKẾẾTT QUQUẢẢ NHNHÓÓMM 159
1.1. ChChọọnn ccáácc tiêutiêu chuchuẩẩnn đđáánhnh gigiáá • Nỗ lựccủa nhóm chứa đựng mộtsố yếutố có thểđánh giá bằng việcthựchiện. • Hãy tìm các tiêu chuẩn đánh giá tầmrộng khi phân tích việcthựchiện. • Hãy đánh giá các tiêu chuẩn đómàviệccải tíên của chúng bảo đảmcáclợi ích kinh tế thực. 160
2.2. ĐĐáánhnh gigiáá kkếếtt ququảả • Việc đánh giá kếtquả cầnphảicóý nghĩavà chính xác, nghĩalàcầnthiếtthực, vì nếu cần, bạncóthể hỏi thêm những người bên ngoài để họđánh giá. 161
3.3. ĐĐoo llưườờngng ssựự ththựựcc hihiệệnn ccủủaa nhânnhân viênviên • Đánh giá tiến độ của toàn nhóm so vớimục tiêu của đề án, kế hoạch thời gian, và tài chính. • Tài chính: chi phí thựctế; lãi so vớidự kiến. • Thời gian: thành quả so vớikế hoạch làm việc. • Chấtlượng: độ chính xác; sự hài lòng của khách hàng. 162
4.4. LãnhLãnh đđạạoo • Đánh giá hiệuquả củaviệc lãnh đạo nhóm trong việchỗ trợ và hướng dẫnnhóm. • Việc điều hành: đạt đượccáckếtquả như kế hoạch đãvạch ra. • Ý kiến đánh giá ở trên: thựchiện đạttiến độ của nhóm. • Ý kiến đánh giá bên dưới: Thựchiện đạtchỉ tiêu bên trên. 163
5.5. TiTiểểuu nhnhóómm • Đánh giá hiệuquả củamỗitiểu nhóm theo định mứccủachỉ tiêu. • Các mục tiêu: những kếtquảthựctê so với chỉ tiêu. • Chấtlượng: ý kiến đánh giá củanộibộ. • Khách hàng: ý kiến đánh giá củakhách hàng. 164
6.6. CCáácc ththàànhnh viênviên nhnhóómm • Đánh giá sựđóng góp của cá nhân vào việc thựchiệnkế hoạch toàn nhóm. • Hiệusuất: so vớichỉ tiêu. • Ý kiến đánh giá: củacấp trên, của đồng nghiệp, và của khách hàng. • Tựđánh giá: so với đồng nghiệp. • Giá trị khác: có đóng góp gìthêmkhông; ý 165
VI/VI/ ĐĐÀÀOO TTẠẠOO VVÀÀ PHPHÁÁTT TRITRIỂỂNN NHNHÓÓMM 166
1.1. TTíínhnh totoáánn chichi phphíí • Mặcdùviệc đào tạocần chi phí, nhưng như vậycònđỡ tốnkémhơnnếucứ giữ mãi tình trạng trì trệ gây tổnhạichoviệcthựchiệnkế hoạch. • Tính toán các chi phí đào tạo, bao gồmmọi khoảnnhư học phí, tiền thuê phòng . Cân nhắclợiíchđạt đượcsaukhiđào tạo. 167
2.2. ĐĐààoo ttạạoo nhânnhân viênviên • Sau khi đã tính toán mặtlợiíchcủavấn đề, hãy đưavấn đề ra bàn thảovớicả nhóm, phác thảokế hoạch đào tạo, sau đóthực hiện theo nhu cầucủatừng cá nhân 168
3.3. ĐĐààoo ttạạoo lãnhlãnh đđạạoo • Là lãnh đạo nhóm, bạncầncócácphẩm chấtcầnthiết để điều hành nhóm có hiệu quả. • Để đạt được điều đó, bạncần được đào tạo theo yêu cầu để phát triểncáckỹ năng hàng đầu, khả năng theo dõi các tiến độ, đảm đương công việcthừa hành, rồikhả năng lãnh đạonhư biếtlắng nghe, biết phê phán với tinh thầnxâydựng, biếtlượng thứ trong lúc chỉnh sửakhuyết điểmcủangười khác,169
4.4. SSửử ddụụngng nhnhữữngng ngngààyy ggặặpp ggỡỡ • Đôi khi nên xem những ngày nhóm đi tham quan, gặpgỡởnhững nơi khác như là những buổihọchỏi thêm. • Nhờ những phê bình và góp ý củangười ngoài để bổ sung kiếnthức chuyên môn cho các thành viên của nhóm 170
VIII/PHVIII/PHÁÁTT TRITRIỂỂNN NHNHÓÓMM 171
1.1. PhPháátt tritriểểnn nhnhóómm ccủủaa bbạạnn • Người lãnh đạo nhóm giỏicầnhiểurõrằng sự thành đạtcủa nhóm tùy thuộc hoàn toàn vào việc phát triểncủa các thành viên ra sao. • Hãy quan tâm đếnviệcbồidưỡng và đào tạo các thành viên của nhóm. Hãy giúp họ thăng tiếntaynghề bằng cách phát triểncác tài năng tự nhiên và tăng cường việc đào tạo, đưaranhững thử thách, cùng những mục tiêu thiếtthực 172
2.2. ĐĐểể concon ngngưườờii phpháátt tritriểểnn • Nhóm càng lớnvàcàngdễ hoán chuyển, các thành viên càng có nhiềucơ hội phát triển nghề nghiệp do việc thay đổicácvaitrò và đượctăng tiến. • Mặcdùsự tăng tiếnthường theo chiều thẳng, nhưng tay nghề trong nhóm lại thường tăng tiến theo chiều ngang, nghĩalà họchỏilẫn nhau. Hãy để các thành viên đựơcquyền tìm hướng phát triểnchứđừng cảntrở họ. 173
3.3. XâyXây ddựựngng ssựự nghinghiệệpp • Dù bạn hay các đồng nghiệp đượcviệc đến đâu nhưng vấn đề là mọithànhviênphảibiếtlàhọ có trách nhiệm hoàn toàn đốivớisự nghiệpcủahọ. • Hãy khuyến khích các thành viên coi việclàmviệc trong nhóm là mộtphầncủaviệcthăng tiến, ởđó lúc nào cũng mở ra các cơ hộimới để họchỏi, giúp họ tiếntớitrênđường sự nghiệp–dùhọ có thuyên chuyển đi đâu chăng nữa. • Việcxâydựng sự nghiệpluônhiệuquả hơnnếu nó là đích nhắmcủangườicóóccầutiến để họ 174
CẢM ƠN SỰ THEO DÕI CỦA BẠN 175
CẢM ƠN SỰ THAM GIA CỦA BẠN 176