Bài giảng Kỹ năng quản lý thời gian

Nội dung text: Bài giảng Kỹ năng quản lý thời gian

1. Kỹ năng quản lý thời gian Bộ môn CNPM Khoa CNTT- ĐHKHTN TPHCM 2012
2. Nội dung • Nguyên nhân lãng phí th ờiigian gian • Thói quen dùng thời gian • Các th ế hệ quảnnlýth lý thờiigian gian • Quản lý thời gian thế hệ 4 • Ma tr ậnqun quảnlýthn lý thờigiani gian • Quy trình • Nguyên t ắc • Công cụ 2
3. Thảo luận • Theo b ạn, cóhó những nguyêhâàâên nhân nào gây lãng phí thời gian? • Làm việc khôôóng có kế hoạch • 3
4. Nggyuyên nhân lãn gpg phí thời gian 1Là1. Làm vi ệc không c ó k ế hoạch 2. Mục đích không rõ ràng (?) 3Qá3. Quá nhi ều mục tiêu (?) 4. Lo lắng thái quá 5. Giám sát quá chặt chẽ (?) 4
5. !!! Lo l ắng gi ống nh ư ngồixíchi xích đu. Ta rất nỗ lực nhưng không đưa ta đến đâu cả. 5
6. Nggyuyên nhân lãn gpg phí thời gian 6Có6. Có qu á nhi ều việc giấy tờ 7. Theo chủ nghĩa hoàn hảo (?) 8Vò8. Vòng vo 9. Sửa sai 10. Trì hoãn công việc 6
7. !!! Không là m cũng được Không làm Không làm không được Làm ngay tức thì 7
8. Nggyuyên nhân lãn gpg phí thời gian 11. Mất thời gian chờ đợi 12. Dự các cuộc họp vôôb bổ 13. Nghỉ sớm (?) 14. Tức giận (?) 15. Có quá nhiều giao tiếp xã hội (?) 8
9. Thói qqguen dùng thời gian • Làáihíhàm cái thích trước, cái khô ng t híc h sau • Làm cái biết cách làm trước • Làm c ái d ễ làm t rước • Làm cái tốn nhiều thời gian trước • Làm c ái mà nguồn lực sẵn cóót trước 9
10. Thói qqguen dùng thời gian • Phản ứng l ạiyêuci yêu cầuuc củanga ngườiikhác khác • Làm việc gấp trước việc quan trọng • Chờ đếnnh hạnncu cuối cùng m ớiilàm làm • Làm việc nhỏ trước khi làm việc lớn • Cái gì đếnntr trướcclàmtr làm trước Bạn có thói quen nào? 10
11. Quản lý thời gian – Thế hệ 1 • Cơ sở: Nhắc việc • Khuynh hướng: Dòng chảy • Dùng sổ tay liệt kê đầu việc hàng ng ày • Kết quả: • Không quê n đầu việc • Dồn việc sang ngày hôm sau • Việcquantrc quan trọng là vi ệcctr trướccm mắt 11
12. Quản lý thời gian – Thế hệ 2 • Cơ sở: Lập kế hoạch • Khuynh hướng: Trù hoạch tương lai • Công cụ hiện đại hơn • Kết quả: • Không quên đầu việc • Có thời hạn bắt đầu và kết thúc cho mỗi việc • Việc quan trọng là vi ệc nằm ttlrong lịchtìh trìn h 12
13. Quản lý thời gian – Thế hệ 3 • Cơ sở: Lập kế hoạch, ưu tiên hóa • Khuynh hướng: Xác định giá trị, ưu tiên • Dùng c ông cụ lập kế hoạch • Kết quả: • Độ ưu tiên t heo th ờiii gian • Lạm dụng chữ “Khẩn” 13
14. Nhận xét 3 thế hệ • Làm được nhiều việc hơn vớithi thờiii gian íthít hơn • Việc quan trọng chưa được dành thời gian Thế hệ thứ 4? 14
15. Quản lý thời gian – Thế hệ 4 Hai thuộc tíhính của sự kiện Quan trọng & Khẩn cấp 15
16. Ma trận quản lý thời gian Khẩn cấp Không khẩn cấp Quan trọng III Không quan III IV trọng 16
17. Ma trận quản lý thời gian Khẩn cấp Không khẩn cấp I II Quan -Khủng hoảng -Việcchiếnlược trọng - Vấn đề cấp bách - Xây dựng quan hệ -Dự án đếnhạn -Tìmkiếmcơ hội - Công việctồn đọng -Lậpkế hoạch Không III IV quan -Việc độtxuất -Việcvôbổ trọng -Email - Điệnthoại -Họphành -Tángẫu - Vấn đề cấp bách - Hoạt động “giải trí” 17
18. Ma trận quản lý thời gian Khẩn cấp Không khẩn cấp Quan trọng I II Làm ngay Làm sau, nhưng kiên quyết Không quan III IV trọng Giao cho Chỉ làm nếu ngườikhác có thời gian 18
19. QQyuy trình quản lý thời gian Lên lịch Đặt mục làm việc tiêu Lập kế hoạch Tạo danh Xếp độ sách ưu tiên công việc Đánh giá Giám sát 19
20. QQyuy trình quản lý thời gian • Giám sát - Timelog Hoạt động Giá trị Áp lựcCó Gián trong đoạn lịch 7h Æ 7h30 Đọc sách Cao Không Có Điện thoại 7h30 Æ 8g 20
21. QQyuy trình quản lý thời gian • Đáhánh giá • Khắc phục thói quen không tốt • Điều chỉnh lịch biểu • Tíc h lũy kin h ng hiệm về lập lịch 21
22. QQyuy trình quản lý thời gian • Đánh giá – Phân tích timelog Thường gián đoạn? Bao nhiêu Thực hiện Áp Nguyên hoạt động lịch biểu Dùng lực? nhân gián cóiáó giá trị như thế thời Lịch đoạn cao? Giá trị nào? gian vào căng? thường thấp? Việc đột việc gì? xuất? gặp? Hoạt Giá trị Áp lực Có trong Gián động lịch đoạn 7-7h30 22
23. Nggyuyên tắc quản lý thời gian • Liệtkêt kê cô ng vi ệc cần thực hiện ttàrong ngày • Đặt độ ưu tiên • Ngăn nắp • Làm nhiều việc không quan trọng một lúc (?) • Có các việc nhẹ nhàng xen kẽ (?) • Chia nhỏ các công việc lớn 23
24. Nggyuyên tắc quản lý thời gian • Xác định 20% vi ệcquantrc quan trọng • Dành thời gian tốt cho việc quan trọng • Dành mộttth thời gian không bị quấyyr rầy • Không trì hoãn • Đặtraht ra hạnncu cuối cùng • Luôn để ý thời gian • Làm gì đóólúcch lúc chờ đợi 24
25. Quản lý thời gian – Thế hệ 4 • Việc quan trọng nhất ở vị trí số một (vùng II) • Việc quan trọng nhất phải được hoàn thành tốt nhất • Lập ưu tiên cho các việc trong lịch • Lập lịch cho các việc ưu tiên 25
26. Công cụ quản lý thời gian • Công c ụ hiện đại • Điện thoại di động • Các ph ầnmn mềmqum quảnlýthn lý thờigiani gian • Mozilla Sunbird 0.3a2 • AtiActive deskt op cal en dar • Sticky Note • Google calendar • Microsoft Outlook Express 26
27. Công cụ quản lý thời gian • Công cụ đơnngi giản: bút và s ổ • Cách ghi sổ • Viếtramt ra mọimi mụcctiêuc tiêu cần đạt • Liệt kê tất cả việc cần làm • Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên • Chia sổ làm 2 phần • Việc cần làm phía bên phải • Thờigianchomi gian cho mỗiivi việccphíabêntrái phía bên trái • Gạch đi những việc hoàn tất 27
28. Công cụ quản lý thời gian • Hãy ngh ĩ đến việc hiện tại • Mẫubútchìhu bút chì hơntrínhn trí nhớ tốt(?)t (?) 28
29. Kết luận • Ai cũng cóóù cùng tài sản: 1440 p hút / ng ày • Cách sử dụng tài sản đó làm nên sự khác biệt giữa ngườiiààki giàu và kẻ nghèo, ngườiithàh thành cô ng và kẻ thất bại • Kỷ luậtlàtt là tự d(!)do (!) • Hãy tôn trọng thời gian của người khác 29
30. Chia sẻ • Thói quen sử dụng thời gian • Thời điểm làm việc tốt nhất trong ngày? • Bạn dành bao nhiêu thời gian cho những hoạt động? CÂN NHẮC 30
31. Chia sẻ • Thói quen sử dụng thời gian • Bạn dàn h bao n hiêu th ờiii gian c ho n hững hoạt động? NÊN 31
32. Nguồn tham khảo • Tâm Việt • Ebook: Life Skills - Time Management - Academic Development.pdf • Success Secret: Better Time Management - Jan Yager, PhD reprinted from Bottom Line/Business , January 1 , 2001 • Mcgraw-Hil - Time Management Ebook-Ddu.pdf 32