Bài giảng Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian

Nội dung text: Bài giảng Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian

1. LOGO TP.HCM, 12/2014
2. LOGO www.themegallery.com
3. Cấu trúc 1. Tổng quan về kỹ năng quản lý thời gian 2. Các phương pháp để quản lý thời gian hiệu quả 3. Lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả 4. Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả
4. 1. Kỹ năng quản lý thời gian ❖Khái niệm về thời gian ❖Khái niệm về quản lý thời gian ❖Lợi ích của việc quản lý thời gian
5. Khái niệm về thời gian ❖Thời gian là hữu hạn ❖Thời gian là tài sàn hao mòn dần ❖Thời gian là tương đối ▪ Câu chuyện về hai chiếc đồng hồ và hai đứa trẻ sinh đôi ▪ Tàu vũ trụ bay với vận tốc ánh sáng ❖Thời gian với mỗi người mỗi khác ❖Thời gian có giá trị cả về mặt tiền bạc và cơ hội ❖Thời gian là sở hữu riêng của từng người nên phải biết quý trọng nó!
6. Khái niệm về thời gian “Nếu bạn yêu cuộc sống, thì đừng lãng phí thời gian, vì đó là chất liệu làm nên cuộc sống” Benjamin Franklin
7. Khái niệm về thời gian TEST
8. Khái niệm về quản lý thời gian “ Ba đồng một mớ trầu cau Sao anh không hỏi những ngày còn không Bây giờ em đã có chồng Như chim vào lồng như cá cắn câu”
9. Khái niệm về thời gian “Cả ngày thi lo đi chơi, đến khi tối trời đổ lúa ra phơi”
10. Khái niệm về thời gian “Đời người chỉ một gang tay Ai hay ngủ ngày còn lại nửa gang”
11. Khái niệm về quản lý thời gian
12. Khái niệm về quản lý thời gian ❖Quản lý thời gian bao gồm các nguyên tắc, thói quen, cộng cụ, hệ thống kết hợp với nhau nhằm sử dụng thời gian hiệu quả hơn Nguyên Thói tắc quen Công Hệ cụ thống
13. Khái niệm về quản lý thời gian Động cơ đúng Tâm trạng đúng Kỹ năng chính xác
14. Nguyên nhân lãng phí thời gian 1) Làm việc không có kế hoạch 2) Các mục đích không rõ ràng “Tôi không quan tâm nơi tôi sẽ đến” “Thế thì cô đi đường nào cũng vậy thôi” Alice in Wonderland
15. Nguyên nhân lãng phí thời gian 3) Đặt quá nhiều mục tiêu 4) Giám sát chặt chẽ 5) Lo lắng thái quá
16. Nguyên nhân lãng phí thời gian
17. Nguyên nhân lãng phí thời gian 6)Có quá nhiều công việc giấy tờ 7)Theo chủ nghĩa hoàn hảo
18. Nguyên nhân lãng phí thời gian 8) Vòng vo 9) Trì hoãn công việc
19. Không làm cũng được Không làm Không làm không được Làm ngay tức thì
20. Nguyên nhân lãng phí thời gian 10)Mất thời gian chờ đợi 11)Dự các cuộc họp vô bổ
21. Nguyên nhân lãng phí thời gian
22. Biểu hiện của việc quản lý thời gian kém ❖Luôn thúc giục bản thân mình và người khác làm việc một cách không ngừng nghỉ ❖Sống một cách ích kỷ và vô tình ❖Đeo đuổi hiệu suất công việc một cách điên cuồng ❖Rập khuôn mà không có tính sáng tạo
23. Biểu hiện của việc quản lý thời gian kém ❖Ý tưởng rất hay nhưng chưa có thời gian ❖Ngày mai nhé, mai . mai, và . mãi mãi ❖Tôi không có thời gian để làm hết mọi việc ❖Giá một ngày có 25 tiếng ❖Giá có thêm một ngày để làm việc này thì tốt biết mấy
24. Biểu hiện của việc quản lý thời gian kém ❖Bị nhấn chìm trong công việc ❖Dường như lúc nào cũng bận bịu với cái gì đó ❖Vội vã đến và vội vã rời khỏi cuộc họp ❖Ngỏ cửa tiếp khách, nhưng không bao giờ có mặt ❖Hẹn gặp khách, nhưng khi họ đến lại không nhớ
25. Biểu hiện của việc quản lý thời gian kém BUSY DOING NOTHING
26. Lợi ích của việc quản lý thời gian ❖Làm cuộc sống trở nên dễ dàng hơn ❖Giảm căng thẳng ❖Tăng hiệu quả học tập ❖Tăng niềm vui trong cuộc sống ❖Tăng năng suất của cá nhân và tập thể ❖Tăng “thời gian riêng tư” cho bạn dùng
27. Lợi ích của việc quản lý thời gian
28. Lợi ích của việc quản lý thời gian
29. Lợi ích của việc quản lý thời gian
30. Lợi ích của việc quản lý thời gian
31. Trắc nghiệm Bạn có biết sắp xếp thời gian
32. Cấu trúc 1. Tổng quan về kỹ năng quản lý thời gian 2. Các phương pháp để quản lý thời gian hiệu quả 3. Lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả 4. Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả
33. 2. Các phương pháp để quản lý thời gian ❖Sơ đồ quản lý thời gian ❖Nguyên tắc cơ bản trong quản lý thời gian
34. Sơ đồ quản lý thời gian
35. Aware – Nhận biết ❖Thiết lập mục tiêu: là quy trình xác định nghiêm túc việc đạt được kết quả một cách có giá trị
36. Aware – Nhận biết ❖Khi thiết lập mục tiêu, bạn nên: ▪ Cụ thể hóa mục tiêu ▪ Diễn đạt rõ ràng, tránh sự mơ hồ ▪ Đảm bảo chúng có thể thực hiện được ▪ Để chúng công khai
37. Analyze – Phân tích
38. Attack – Kẻ cắp thòi gian ❖Nguyên nhân vật lý ▪ Tiếng ồn ▪ Thiết bị liên lạc ▪ Tiện nghi làm việc ▪ Lưu trữ tài liệu ❖Nguyên nhân tâm lý ▪ Sự lo sợ ▪ Sự thất vọng ▪ Không thích thú ▪ Mâu thuẩn cá nhân
39. Attack – Kẻ cắp thòi gian 1. Thiếu tổ chức kế hoạch 2. Trì hoãn, thiếu quyết đoán 3. Sự xao lãng, chểnh mảng, không tập trung 4. Sự vội vàng, hấp tấp 5. Công việc giấy tờ 6. Không biết nói “KHÔNG”
40. Assign - Lập trật tự ưu tiên ❖Mức độ ưu tiên ▪ A: Chính ▪ B: Hỗ trợ ▪ C: Nên có ❖Phân loại ▪ Kiểm soát được/ Chủ động ▪ Quan trọng ▪ Khẩn trương ▪ Giao cho ai khác
41. Arrange – Lập kế hoạch
42. 2. Các phương pháp để quản lý thời gian ❖Sơ đồ quản lý thời gian ❖Nguyên tắc cơ bản trong quản lý thời gian
43. Mô hình Ma trận quản lý thời gian 44 Khẩn cấp Không khẩn cấp Quan trọng I II Không quan III IV trọng
44. Mô hình Ma trận quản lý thời gian 45 Khẩn cấp Không khẩn cấp I II Quan •Khủng hoảng •Làm việc trong C/ lược •Các vấn đề cấp bách •Xây dựng quan hệ trọng •Các dự án đến hạn •Tìm kiếm cơ hội •Công việc tồn đọng •Lập kế hoạch III IV Không •Các việc đột xuất •Các công việc vô bổ quan •Thư từ, e-mail •Điện thoại trọng •Họp hành •Tán gẫu •Các vấn đề cấp bách •Hoạt động “giải trí”
45. I II Kết quả: - Căng thẳng (stress) - Kiệt sức - Luôn trong tình trạng khủng hoảng - Làm việc ngoài phạm vi chức năng IV III 46
46. I II IV III Kết quả: - Tập trung vào ngắn hạn - Công việc vụn vặt - Không coi trọng mục tiêu, kế hoạch - Cảm giác là nạn nhân, thụ động - Quan hệ hời hợt
47. I II III IV Kết quả: - Vô trách nhiệm - Tách rời công việc - Phụ thuộc vào người khác 49
48. I II Kết quả: - Tầm nhìn, triển vọng - Cân bằng - Sống có kỷ luật - Chủ động - Ít khủng hoảng III IV 51
49. Khẩn cấp Không khẩn cấp Quan I II trọng Làm ngay Làm sau, nhưng kiên quyết Không III IV quan Giao cho Chỉ làm nếu trọng người khác có thời gian 53
50. Mô hình Ma trận quản lý thời gian Việc quan trọng nhất ở vị trí số một (tổ chức vùng II)
51. Mô hình Ma trận quản lý thời gian Lập ưu tiên cho các việc trong lịch Lập lịch cho các việc ưu tiên
52. Nguyên tắc cơ bản trong quản lý thời gian ❖Nguyên tắc SMART ❖Nguyên tắc Pareto 80/20 ❖Nguyên tắc Parkinson
53. Nguyên tắc SMART Specific Time Bound Mesuarable Realistic Achievable
54. Nguyên tắc SMART ❖S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu ❖M-Measurable: Đo đếm được ❖A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình ❖R-Realistic: Thực tế, không viển vông ❖T-Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra.
55. Nguyên tắc Pareto
56. Nguyên tắc Pareto
57. Nguyên tắc Parkinson ❖Rút gọn các nhiệm vụ quan trọng để giảm bớt thời gian làm việc (Quy luật Pareto) ❖Giảm bớt thời gian làm việc nhằm rút gọn các nhiệm vụ thành quan trọng (Quy luật Parkinson)
58. Bản câu hỏi số 2
59. 3. Lập kế hoạch để quản lý thời gian ❖Khái niệm về lập kế hoạch ❖Vai trò của việc lập kế hoạch ❖Công cụ lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả
60. Khái niệm về lập kế hoạch ❖Lập Kế hoạch: là một lịnh trình chi tiết những việc cần làm để đạt mục tiêu đi kèm với các phương pháp thực hiện
61. Khái niệm về lập kế hoạch
62. Khái niệm về lập kế hoạch
63. Khái niệm về lập kế hoạch
64. Khái niệm về lập kế hoạch ❖Nếu không có kế hoạch ▪ Chọn những gì trước mắt ▪ Làm những việc cấp bách ▪ Chịu sự hối thúc của thời gian ▪ Chọn theo cảm tính ▪ Bị cuốn theo sự cấp bách của người khác
65. Khái niệm về lập kế hoạch Muốn phòng nhanh thì phải Nhìn xa
66. Khái niệm về lập kế hoạch
67. Khái niệm về lập kế hoạch Mục tiêu + = Mộng mơ + Hành động = Qua ngày 71
68. Khái niệm về lập kế hoạch Mục tiêu + Hành động = Kết quả Mục Hành Sống + = tiêu động đẹp
69. Vai trò của lập kế hoạch ❖Tư duy có hệ thống trong quản lý thời gian ❖Phối hợp mọi nguồn lực hữu hiệu ❖Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản để phối hợp với các thành viên nhóm ❖Sẵn sàng ứng phó đối với những thay đổi môi trường bên ngoài ❖Tiết kiệm thời gian: 1 phút lập kế hoạch tiết kiệm 15-20p
70. Lập kế hoạch ❖Bước 1: Phân chia mục tiêu thành các nhiệm vụ có thể quản lý được
71. Lập kế hoạch
72. Lập kế hoạch ❖Bước 2: Xác định mức độ ưu tiên theo thứ tự A, B, C
73. Lập kế hoạch
74. Lập kế hoạch ❖Xếp các nhiệm vụ theo thứ tự phù hợp
75. Lập kế hoạch ❖Bước 4: Ước tính thời gian cho mỗi nhiệm vụ có mức độ ưu tiên
76. Phương pháp tổ chức và quản lý công việc ❖Kế hoạch gồm (5 W 2 H): ▪ Việc gì cần làm (What)? ▪ Tại sao phải làm (Why)? ▪ Ai sẽ làm việc gì (Who)? ▪ Khi nào làm (When)? ▪ Làm ở nơi đâu (Where)? ▪ Cách làm như thế nào (How)? ▪ Cần bao nhiêu tiền để làm (How much money?)
77. Aware – Nhận biết Viết tạo ra suy nghĩ Suy nghĩ tạo ra hình ảnh Hình ảnh tạo nên cảm nhận Cảm nhận dẫn đến hành động Hành động tạo ra kết quả
78. 3. Lập kế hoạch để quản lý thời gian ❖Khái niệm về lập kế hoạch ❖Vai trò của việc lập kế hoạch ❖Công cụ lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả
79. Các công cụ lập kế hoạch 83 ❖Giấy và bút ❖Công cụ hiện đại
80. Các công cụ Mẩu bút chì Hơn Trí nhớ tốt
81. Trí nhớ đậm Không bằng Nét mực mờ
82. Các công cụ lập kế hoạch 87 ❖Công cụ quản lý thời gian, ghi chép: Paml ❖Điện thoại di động ❖Máy vi tính: để bàn, xách tay, bỏ túi ▪ Phần mềm: Microsoft Outlook ▪ Các phần mềm quản lý thời gian khác: Google Calendar
83. 4. Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả ❖Khái niệm tổ chức công việc hiệu quả ❖Các phương pháp tổ chức và quản lý công việc hiệu quả
84. Khái niệm tổ chức công việc hiệu quả ❖Nghĩa hẹp: Tổ chức là sắp xếp các công việc được giao ❖Nghĩa rộng: Tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm và phân công cho các cá nhân, đơn vị liên quan tạo ra mối liên hệ ngang dọc trong nội bộ công việc, tổ chức
85. Phương pháp tổ chức và quản lý công việc ❖Kế hoạch gồm (5 W 2 H): ▪ Việc gì cần làm (What)? ▪ Tại sao phải làm (Why)? ▪ Ai sẽ làm việc gì (Who)? ▪ Khi nào làm (When)? ▪ Làm ở nơi đâu (Where)? ▪ Cách làm như thế nào (How)? ▪ Cần bao nhiêu tiền để làm (How much money?)
86. Phương pháp tổ chức và quản lý công việc Làm gì Làm để Ai làm? Làm khi Làm ở Làm như Cần bao (What) làm gì (Who) nào đâu thế nào nhiêu tiền (Why) (Where) (When) (How) để làm
87. LOGO TP.HCM, 12/2014
88. Bản hoàn thiện bản thân