Bài giảng Kỹ năng tổ chức và điều hành các cuộc họp

Nội dung text: Bài giảng Kỹ năng tổ chức và điều hành các cuộc họp

1. KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CÁC CUỘC HỌP 1
2. NỘI DUNG CHÍNH ❖ Vai trò của người tổ chức và điều hành cuộc họp ❖ Nguyên tác cơ bản khi tổ chức và điều hành cuộc họp ❖ Kỹ năng cần thiết của người tổ chức và điều hành cuộc họp ❖ Kỹ năng hiểu được người khác 2
3. VAI TRÒ CỦA NGƯỜI TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP Đặc điểm chính của người tổ chức và điều hành cuộc Đặc điểm họp -> đóng vai trò khoa học, khách quan, trung lập Vai trò chính của người tổ chức và điều hành cuộc họp -> chuẩn bị và hướng dẫn quá trình trước, trong khi diễn ra cuộc họp 3
4. VAI TRÒ CỦA NGƯỜI TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP (TT) ❖ Cần chuẩn bị trong sắp xếp và những thoả thuận + Mục tiêu ? ➢ Người tổ chức cần sắp xếp + Thời gian và địa điểm ? hoặc thoả thuận về + Thành phần ? + Nội dung ? + Tiến độ ? +Thực hiện chương trình ➢Người điều hành cần + Quản lý sự kiện diễn biến sắp xếp hoặc thoả thuận về + Kỹ thuật và phương pháp được sử dụng 4
5. NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP + Có trách nhiệm làm cho moi người hiểu rõ mục tiêu cuộc họp; + Không nên dùng uy tín cá nhân để Trách nhiệm gây ảnh hưởng các thành viên khác và cách làm + Nên có hội ý và thông nhất trong điều hành, không giải quyết vấn đề phát sinh một mình + Tạo môi trường mọi người cùng tham gia -> có nhiều ý tưởng hay + Làm đúng chức năng phần việc theo kế hoạch đã thống nhất + Không cho phép chỉ trích hoặc có phân biệt đối xử với những thành viên khác nhau 5
6. NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP (TT) Nhiệm vụ chính 1. Tuyên bố lý do - Giới thiệu khi điều hành 2. Khai mạc 3. Cung cấp chương trinh,yêu cầu và phương pháp làm việc 4. Điều hành cuộc họp - Bám sát CT (tránh lan man) - Duy trì kỷ luật - Hướng dẫn thảo luận (chung/nhóm) 5. Đánh giá kết quả cuộc họp 6. Tổng kết và bế mạc 6
7. NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC THEO NHÓM + Phát huy tính tích cực của các thành viên + Khuyến khích tất cả các thành viên trong nhóm có ý kiến riêng của mình + Nên giới hạn thời gian để mọi thành viên cùng tham gia + Cẩn thận lắng nghe các ý kiến đóng góp, không nên trả lời ngay khi chưa suy nghĩ kỹ + Chấp nhận các ý kiến khác nhau và biết gợi mở vấn đề cùng trao đổi + Không đưa nhiều ý kiến để áp đảo tinh thần các thành viên + Cần có thành viên ghi chép nội dung + Cần có thành viên trình bày kết quả . 7
8. DUY TRÌ SỰ THÍCH THÚ TRONG CUỘC HỌP VÀ LÀM VIỆC THEO NHÓM 1. Sử dụng giọng nói có hiệu quả 2. Kể các câu chuyện, giai thoại 20 CÁCH 3. Di chuyển trong khi nói 4. Thay đổi cách thuyết trình 5. Hình thức tài liệu 6. Két hợp BCV tham gia các chủ đề 7. Sử dụng các công cụ trực quan 8. Đặt câu hỏi 9. Tổ chức hoạt động theo nhóm nhỏ 10.Cá nhân hoá việc thuyết trình (có sự tương tác) 8
9. DUY TRÌ SỰ THÍCH THÚ TRONG CUỘC HỌP VÀ LÀM VIỆC THEO NHÓM (TT) 11. Nêu những ý nghĩ hài hước 20 CÁCH 12. Sử dụng các giao tiếp không lời 13. Sử dụng hỗn hợp các kỹ năng 14. Sử dụng cách tiếp cận theo nhóm 15. Khuyến khich sự cạnh tranh 16. Vận dụng cách tiếp cận mới 17. Nêu bật vấn đề trong chủ đề 18. Giải quyết tình huống 19. Nghỉ giải lao -> hội ý 20. Hãy nhiệt tình 9
10. KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA NGƯỜI ĐIỀU HÀNH ➢ Kỹ năng hiểu người khác ➢ Kỹ năng trình bày ➢ Kỹ năng giao tiếp ➢ Kỹ năng truyền đạt thông tin ➢ Kỹ năng lắng nghe ➢ Kỹ năng đặt câu hỏi ➢ Kỹ năng thuyết phục ➢ Kỹ năng tổng hợp ➢ Kỹ năng nhận phản hồi và cho phản hồi ➢ 10
11. KỸ NĂNG HIỂU NGƯỜI KHÁC Hướng ngoại Sức mạnh đến từ bên ngoài Hướng nội Sức mạnh nội tại -Thích làm việc và tiếp xúc với mọi người -Thỉnh thoảng mới tiếp xúc vói mọi ngừoi -Hay nói và dẽ tiếp cận -Cần nơi yên tĩnh -Dễ kết bạn -Ít bạn -Thường nói thẳng -Kín đáo, không dễ nói chuyện -Hay nói ý nghĩ ra ngoài -Suy nghĩ trước khi hành động 11 -Dễ nói về bản thân -Nghĩ trước khi nói
12. SỬ DỤNG THÔNG TIN CỤ THỂ KHÁI QUÁT Đánh giá thực tế KQ Nhìn tổng thể -Thực tế và khôn ngoan -Có đầu óc tưởng tượng và tư duy -Tuân thủ quy định, công việc chính -Không quan tâm nhiều quy định, thấy xác và tỉ mỉ cái chung của sự vật hơn là chi tiết -Thích thể hiện công việc -Cho tương lai là quan trọng - Hay bị lôi cuốn bởi các hữu ích -Thích suy gẫm - Hay sử dụng nhiều phương pháp -Dễ bị lôi cuốn bởi tính sáng tạo có sắn . -Ý tưởng và khả năng lý thú hơn 12
13. RA QUYẾT ĐỊNH Lý trí Tình cảm -QĐ do trái tim điều khiển -Các quyết định KQ -Tình cảm là quan trọng -Suy nghĩ hợp lý và KH -Có kỹ năng phân tích, yêu -Sự cảm thông hoà hợp là quan trọng thích nguyên tắc -Hay biểu lộ tình cảm -Ít khi thể hiện tình cảm -Thường có chứng kiến rõ ràng -Dễ bị thuyết phục bởi các nhu cầu cá nhân -làm việc nhiệt tình cho TT và bạn bè 13
14. HOẠT ĐỘNG Linh Kế động hoạch -Thích sắp đạt công việc trước -Thích để mở và dễ dàng -Bảo đảm thời gian đúng KH -Có thể thay đổi những sắp đặt -Làm việc chăm chỉ và đáng tin -Dễ trì hoãn việc ra QĐ cậy -Làm việc chăm chỉ nhưng theo -Lập KH và tổ chức nề nếp ngẫu hứng -Thoải mái khi đã ra QĐ -Ghét bị trói buộc, thích nghi tốt -Hay vội vã -Thường ung dung 14
15. SỰ KHÁC NHAU CỦA CÁC CÁ NHÂN Lấy sực mạnh Hướng nội Hướng ngoại từ đâu ? 25% 75% Tiếp nhận thông Khái quát tin như thế nào ? Cụ thể 75% 25% Xử lý thông tin Lý trí Tình cảm như thế nào ? 50% 50% Tổ chức công việc như thế nào ? Kế hoạch Linh hoạt 50% 50% 15
16. HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ CAO SỰ KHÁC BIỆT ❖ Mỗi người có thiên hướng, cá tính và nhận thức khác nhau ❖ Vai trò của người tổ chức và điều hành không phải chấn chỉnh và sửa chữa, mà thừa nhận và sử dụng sự khác nhau của các thành viên ❖Sự khác biệt của các cá nhân tạo nên sự cộng hưởng của tập thể, của nhóm => Hãy phát huy mặt mạnh của từng thành viên và tôn trọng cá tính của mỗi người 16
17. Xin cảm ơn sự chú ý lắng nghe của các vị đại biểu 17