›
›

Bài giảng Microsoft Excel - Phạm Quang Dũng

ppt 71 trang hapham 230
Download
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Microsoft Excel - Phạm Quang Dũng", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pptbai_giang_microsoft_excel_pham_quang_dung.ppt

Nội dung text: Bài giảng Microsoft Excel - Phạm Quang Dũng

  1. Bài giảng Microsoft Excel Phạm Quang Dũng Bộ môn KHMT – Khoa CNTT Trường ĐH Nông nghiệp Hà Nội
  2. Khởi động Excel ◼ C1: Kích đúp chuột vào biểu tượng trên nền màn hình (Destop). ◼ C2: Kích chuột vào biểu tượng của Excel trên thanh Microsoft Office Shortcut Bar ở góc trên bên phải nền màn hình. ◼ C3: Menu Start/Programs/Microsoft Excel ◼ 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 2
  3. Cửa sổ làm việc của Excel 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 3
  4. Mở một tệp trắng mới (New) ◼ C1: Kích chuột vào biểu tượng New trên Toolbar. ◼ C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+N ◼ C3: Vào menu File/New /Workbook 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 4
  5. Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open) ◼ C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên Toolbar. ◼ C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O ◼ C3: Vào menu File/Open  1. Chọn nơi chứa tệp 2. Chọn tệp cần mở 3. Bấm nút Open để mở tệp Bấm nút Cancel để hủy lệnh mở tệp 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 5
  6. Ghi tệp vào ổ đĩa (Save) ◼ C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar. ◼ C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S. ◼ C3: Vào menu File/Save. ✓ Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm giác là Excel không thực hiện việc gì). ✓ Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save. 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 6
  7. Ghi tệp vào ổ đĩa với tên khác (Save As) ➢ Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới được tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ. ◼ Vào menu File/Save As  1. Chọn nơi ghi tệp 2. Gõ tên mới cho tệp 3. Bấm nút Save để ghi tệp Bấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 7
  8. Thoát khỏi Excel (Exit) ◼ C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4 ◼ C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của PowerPoint. ◼ C3: Vào menu File/Exit ✓ Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1 Message Box, chọn: ✓ Yes: ghi tệp trước khi thoát, ✓ No: thoát không ghi tệp, ✓ Cancel: huỷ lệnh thoát. 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 8
  9. Địa chỉ ô và miền ◼ Địa chỉ ô và địa chỉ miền chủ yếu được dùng trong các công thức để lấy dữ liệu tương ứng. ◼ Địa chỉ ô bao gồm: ➢ Địa chỉ tương đối: gồm tên cột và tên hàng. Ví dụ: A15, C4, IV65536. Địa chỉ tương đối thay đổi khi sao chép công thức. ➢ Địa chỉ tuyệt đối: thêm dấu $ trước tên cột và/hoặc tên hàng nếu muốn cố định phần đó. Ví dụ: $A3, B$4, $C$5. Địa chỉ tuyệt đối không thay đổi khi sao chép công thức. 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 9
  10. Địa chỉ ô và miền (tiếp) ◼ Miền là một nhóm ô liền kề nhau. ◼ Địa chỉ miền được khai báo theo cách: Địa chỉ ô cao trái : Địa chỉ ô thấp phải Ví dụ: A3:A6 B2:D5 $C$5:$D$8 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 10
  11. Dịch chuyển con trỏ ô ◼ Dùng chuột kích vào ô. ◼ Gõ phím F5 (Ctrl+G), gõ địa chỉ ô cần đến vào khung Reference, bấm nút OK. Gõ địa chỉ ô muốn đến ◼ Dùng các phím sau đây: 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 11
  12. Các phím dịch chuyển con trỏ ô: + , , →,  dịch chuyển 1 ô theo hướng mũi tên + Page Up dịch con trỏ lên 1 trang màn hình. + Page Down dịch chuyển xuống 1 trang màn hình. + Home cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại + Ctrl + → tới cột cuối cùng (cột IV) của dòng hiện tại. + Ctrl +  tới cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại. + Ctrl +  tới dòng cuối cùng (dòng 65536) của cột hiện tại. + Ctrl +  tới dòng đầu tiên (dòng 1) của cột hiện tại. + Ctrl +  +  tới ô trái trên cùng (ô A1). + Ctrl +  + → tới ô phải trên cùng (ô IV1). + Ctrl +  +  tới ô trái dưới cùng (ô A65536). + Ctrl +  + → tới ô phải dưới cùng (ô IV65536). 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 12
  13. Nhập dữ liệu vào ô ◼ Cách thức: kích chuột vào ô, gõ dữ liệu vào, nhập xong gõ Enter. ◼ Dữ liệu chữ nhập bình thường ◼ Dữ liệu số nhập dấu chấm (.) thay dấu phẩy (,) ngăn cách phần thập phân. ❑ Để Excel hiểu một dữ liệu dạng khác là dữ liệu dạng chữ thì nhập dấu ’ trước dữ liệu đó. ❑ Ví dụ: ’04.36761474 ◼ Dữ liệu ngày tháng nhập theo định dạng: mm/dd/yy. VD: 11/25/1980 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 13
  14. Chọn miền, cột, hàng, bảng ◼ Chọn miền: kích chuột vào ô cao trái, giữ và di tới ô thấp phải, nhả chuột. ◼ Chọn cả hàng: kích chuột vào ô tên hàng. ◼ Chọn cả cột: kích chuột vào ô tên cột. ◼ Chọn cả bảng tính: kích chuột vào ô giao giữa tên hàng và tên cột. ◼ Nếu chọn nhiều miền rời nhau thì giữ phím Ctrl trong khi chọn các miền đó. ➢ Khi cần lấy địa chỉ ô hoặc miền trong công thức thì không nên gõ từ bàn phím mà nên dùng chuột chọn để tránh nhầm lẫn. 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 14
  15. Công thức ◼ Công thức: ❑ bắt đầu bởi dấu = ❑ sau đó là các hằng số, địa chỉ ô, hàm được nối với nhau bởi các phép toán. ❑ Các phép toán: + , - , * , / , ^ (luỹ thừa) ◼ Ví dụ: = 10 + A3 = B3*B4 + B5/5 = 2*C2 + C3^4 – ABS(C4) = SIN(A2) 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 15
  16. Hàm (Function) ◼ Excel có rất nhiều hàm sử dụng trong các lĩnh vực: toán học, thống kê, logic, xử lý chuỗi ký tự ◼ Hàm được dùng trong công thức. ◼ Cấu trúc: TênHàm(t.số_1, t.số_2, , t.số_n) ❑ Tham số có thể là: hằng số, hằng logic, địa chỉ ô, địa chỉ miền tùy từng hàm, ngăn cách nhau bởi dấu phẩy. ❑ Chỉ dùng ngoặc tròn, dù nhiều tầng ngoặc ❑ Có hàm không có tham số, nhưng vẫn phải có 1 cặp ngoặc ◼ Ví dụ: today(), pi(), abs(-10), sum(5,A1,B1:C2) 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 16
  17. Hàm (tiếp) ◼ Trong hàm có xử lý các hằng chuỗi ký tự thì chúng phải được bao trong cặp dấu “ ” ◼ Các hàm có thể lồng nhau. VD: =IF(AND(A2=10,A2>=8),“G”,IF(A2<7,“TB”,“K”)) ◼ Có thể nhập hàm bằng cách ấn nút Paste Function fx trên Toolbar, rồi theo hướng dẫn ở từng bước. ❑ Khi dùng cách này thao tác với các hàm lồng nhau như ví dụ trên cần cẩn thận vì dễ nhầm lẫn. 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 17
  18. Một số hàm thường dùng ◼ AND (tsố1, tsố2, , tsố_n): phép VÀ, là hàm logic, chỉ đúng khi tất cả các tham số có giá trị đúng. Các tham số là các hằng, biểu thức logic. VD: =AND(B3>=23,B3 =25,D3<23) 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 18
  19. Một số hàm thường dùng (2) ◼ LEFT(“Chuỗi ký tự”,[n]): ❑ Cho n ký tự bên trái của chuỗi. Mặc định, n = 1. ❑ VD: =LEFT(“Gia Lâm – Hà Nội”,7) cho kết quả là chuỗi “Gia Lâm” ❑ VD2: =LEFT(A1) cho 1 ký tự bên trái nhất của chuỗi ký tự trong ô A1 ◼ RIGHT(“Chuỗi ký tự”,[n]): ❑ Dùng tương tự hàm LEFT, cho n ký tự bên phải của chuỗi. ❑ VD: =RIGHT(“Gia Lâm – Hà Nội”,6) cho kết quả là chuỗi “Hà Nội” ◼ MID(“Chuỗi ký tự”, m, n): Cho n ký tự tính từ ký tự thứ m của chuỗi. 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 19
  20. Một số hàm thường dùng (3) ◼ SUM (tsố1, tsố2, , tsố_n): cho tổng của các tham số Các tham số là các hằng, địa chỉ ô, miền. ◼ AVERAGE (tsố1, tsố2, , tsố_n): cho TBC của các tham số 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 20
  21. Một số hàm thường dùng (4) ◼ MAX (tsố1, tsố2, , tsố_n): cho giá trị lớn nhất. ◼ MIN (tsố1, tsố2, , tsố_n): cho giá trị nhỏ nhất. 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 21
  22. Một số hàm thường dùng (5) ◼ IF (bt-logic, gtrị-T, [gtrị-F] ): ❑ Hiển thị gtrị-T nếu BT logic có g/t True ❑ Hiển thị gtrị-F nếu BT logic có g/t False VD: =IF(A3>=5,“Đỗ”,“Trượt”) ➢ - Hàm IF có thể viết lồng nhau. VD: Hàm bên cho kết quả: - nếu Điểm ≥8 thì Học bổng = 240, - Trái lại: nếu Điểm [7,8) thì HB = 120, trái lại (khi Điểm <7) thì HB = 0. 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 22
  23. Một số hàm thường dùng (6) ◼ SUMIF (miền_đ/k, “đ/k”, miền_tính_tổng): ❑ hàm tính tổng có điều kiện ❑ VD: tính tổng tiền lãi (miền tính tổng) của các mặt hàng có tiền nhập (miền đ/k) lớn hơn 160 (đ/k) ❑ Nếu là điều kiện “bằng” thì không cần gõ dấu ◼ =SUMIF(B2:B5,“200”,C2:C5) 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 23
  24. Một số hàm thường dùng (7) ◼ COUNT(tsố1, tsố2, , tsố_n): ❑ đếm số lượng các tham số có chứa số. ❑ tham số có thể là số, ngày tháng, địa chỉ ô, địa chỉ miền. Ví dụ 1 Ví dụ 2 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 24
  25. Một số hàm thường dùng (8) ◼ COUNTIF(miền_đếm, “điều_kiện”): đếm số lượng các ô trong miền đếm thoả mãn điều kiện. Ví dụ 1 Ví dụ 2 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 25
  26. Bảng dữ liệu thử các hàm nêu trên ◼ Điền Kết quả là Đỗ hay Trượt, ◼ Học bổng: 180000 nếu điểm >= 8 120000 nếu 7 = 8 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 26
  27. Một số hàm thường dùng (9) ◼ VLOOKUP (gtrị, bảng_tra_cứu, STT_cột_lấy_dữ_liệu, [1/0]): ❑ Hàm tra cứu theo cột, như tra cứu 1 từ trong từ điển. ❑ So sánh gtrị tra cứu (t.số_1) với các g/t trong cột đầu tiên của bảng tra cứu (t.số_2) ❑ Nếu so sánh khớp với tiêu chuẩn quy định bởi t.số_4 (tìm thấy): lấy dữ liệu tương ứng trong bảng nằm trên cột có STT được chỉ ở t.số_3 để hiển thị tại ô nhập hàm. ❑ Nếu không tìm thấy giá trị nào khớp, tại ô nhập hàm sẽ là #N/A (not available) ❑ Thường cố định bảng tra cứu để có kết quả đúng sau khi copy công thức ❑ VD: =VLOOKUP(E3,$E$12:$F$16,2,1) 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 27
  28. Ví dụ hàm VLOOKUP 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 28
  29. Hàm VLOOKUP (tiếp) ◼ VLOOKUP (gtrị, bảng_tra_cứu, STT_cột_lấy_dữ_liệu, [1/0]): ◼ Tham số thứ 4: ❑ Là tiêu chuẩn tra cứu, bằng 1 (True) hoặc 0 (False) ❑ Mặc định =1 (nếu chỉ dùng 3 t.số trước) ❑ Khi t.số_4 = 1: ◼ Tiêu chuẩn tra cứu là tương đối ◼ Bảng_tra_cứu phải được sắp xếp tăng dần theo cột đầu tiên ◼ So khớp nếu tìm thấy trong cột đầu tiên của bảng_tra_cứu 1 g/t lớn nhất thỏa mãn nó gtrị (t.số_1). ◼ Không tìm thấy khi gtrị nhỏ hơn g/t nhỏ nhất trong cột đầu tiên của bảng. ❑ Khi t.số_4 = 0: tra cứu tuyệt đối, chỉ khớp khi bằng nhau, ko cần sắp xếp 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 29
  30. Một số hàm thường dùng (10) ◼ HLOOKUP(gtrị, bảng_tra_cứu, STT_hàng_lấy_dữ_liệu, [1/0]): hàm tra cứu theo hàng, tương tự hàm VLOOKUP ◼ Hàm xếp thứ hạng: RANK(g/t_xếp, bảng_g/t, [1/0]) - tham số 1: là giá trị cần xếp thứ (VD: điểm của 1 HS) - tham số 2: bảng chứa các g/t (VD: bảng điểm) - tham số 3: = 0 thì g/t lớn nhất xếp đầu tiên (VD khi xếp thứ hạng các HS trong lớp theo điểm) = 1 thì g/t nhỏ nhất xếp đầu tiên (VD khi xếp thứ hạng cho các VĐV đua xe theo thời gian) VD: =RANK(A3,$A$3:$A$10,1) 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 30
  31. Ví dụ hàm RANK RANK(g/t_xếp, bảng_g/t, [1/0]) Khi tiêu chuẩn xếp bằng 1 Khi tiêu chuẩn xếp bằng 0 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 31
  32. Bảng dữ liệu thử các hàm nêu trên ◼ Điền Biển số và Giá ngày lên bảng trên ◼ Tính Thành tiền và Xếp hạng theo tiền thu 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 32
  33. Một số hàm thường dùng (11) ◼ NOW(): Cho ngày và giờ ở thời điểm hiện tại. ◼ TODAY(): Cho ngày hiện tại. ◼ DAY(“mm/dd/yy”): Cho giá trị ngày. ❑ VD: =DAY(“11/25/80”) cho kết quả là 25 ◼ MONTH(“mm/dd/yy”): Cho giá trị tháng. ❑ VD: =MONTH(“11/25/80”) cho kết quả là 11 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 33
  34. Một số hàm thường dùng (12) ◼ YEAR(“mm/dd/yy”): Cho giá trị năm. ❑ VD: =YEAR(“11/25/80”) cho kết quả là 1980 ❑ Hàm Year thường được dùng để tính tuổi khi biết ngày sinh: 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 34
  35. Các thao tác soạn thảo 1. Sao chép (Copy-Paste, Paste Special ): ❑ Chọn miền ❑ Ấn Ctrl+C (bấm nút Copy, menu Edit/Copy) ❑ Dịch tới ô trái trên của miền định dán ❑ Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste) Nếu sao chép công thức sang các ô lân cận: ❑ Di chuột tới dấu chấm ở góc phải dưới của ô, bấm giữ trái chuột và di qua các ô lân cận rồi nhả chuột (Drag & Drop). Địa chỉ tương đối của các ô trong công thức sẽ được thay tương ứng. 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 35
  36. Các thao tác soạn thảo (2) 2. Dịch chuyển (Move-Paste): ❑ Chọn miền ❑ Ấn Ctrl+X (bấm nút Cut, menu Edit/Cut) ❑ Dịch tới ô trái trên của miền định dán ❑ Ấn Ctrl+V (bấm nút Paste, menu Edit/Paste) ◼ C2: di chuột tới bờ của miền, con trỏ thành hình mũi tên, Drag rời dữ liệu tới vị trí mới, thay thế dữ liệu cũ. Muốn xen kẽ dữ liệu cũ và mới thì giữ phím Shift trong khi Drag. 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 36
  37. Các thao tác soạn thảo (3) 3. Sửa: Dịch tới ô cần sửa: kích đúp chuột, hoặc ấn phím F2, hoặc kích chuột trên thanh công thức, con trỏ nhấp nháy trong ô thì sửa bình thường. 4. Xoá: Chọn miền cần xoá, ấn phím Delete. 5. Undo và Redo: Undo: Ctrl+Z, hoặc bấm nút trên Toolbar: có tác dụng huỷ bỏ việc vừa làm, hay dùng để khôi phục trạng thái làm việc khi xảy ra sai sót. Redo: Ctrl+Y, hoặc bấm nút trên Toobar: làm lại việc vừa bỏ / việc vừa làm. 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 37
  38. Một số thao tác hữu dụng 1. Thêm/xoá hàng, cột, bảng tính: ◼ Thêm một hàng vào bên trên hàng hiện tại: menu Insert/Rows ◼ Thêm một cột vào bên trái cột hiện tại: menu Insert/Columns ◼ Thêm một bảng tính (sheet): menu Insert/Worksheet ◼ Xoá hàng hiện tại: menu Edit/Delete Entire Row ◼ Xoá cột hiện tại: menu Edit/Delete Entire Column ◼ Xoá bảng tính: menu Edit/Delete Sheet 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 38
  39. Một số thao tác hữu dụng (2) 2. Các thao thác giúp nhập dữ liệu: ◼ Gõ địa chỉ tuyệt đối của ô và miền trong công thức: dùng phím F4 VD: cần gõ $A$5:$C$8: dùng chuột chọn miền A5:C8, rồi ấn phím F4. ◼ Nhập dữ liệu tiền tệ, VD: $ 6,000.00 chỉ cần nhập 6000, sau đó ấn nút Currency Style $ trên thanh định dạng. 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 39
  40. Một số thao tác hữu dụng (tiếp) ◼ Nhập một dãy liên tục cách đều vào các ô liền kề nhau (không bắt buộc tăng 1 đ.vị), vd: nhập STT, nhập các tháng trong năm : ❑ Nhập 2 g/t đầu tiên của dãy vào 2 ô tương ứng ❑ Bôi đen 2 ô vừa nhập ❑ Thực hiện Drag như khi sao chép công thức 3. Đổi tên sheet: nháy chuột phải tại tên sheet ở góc trái dưới bảng tính, chọn Rename, gõ tên mới cho sheet rồi ấn Enter. 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 40
  41. Định dạng 1) Thay đổi kích thước hàng/cột: 2 cách chính: ❑ C1: Di chuột vào mép hàng/cột, con trỏ thành hình mũi tên 2 chiều, ấn giữ trái chuột, di đến vị trí mới rồi nhả chuột. ❑ C2: Di chuột vào mép hàng/cột, kích đúp để được kích thước vừa khít. Có thể ấn định kích thước hàng/cột bằng cách vào menu Format/Row/Height và Format/Column/Width 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 41
  42. Định dạng (2) 2) Định dạng ô (Menu Format/Cells ) - Chọn miền, vào menu Formar/Cells + Tab Number: định cách hiển thị số + Tab Alignment: định cách chỉnh vị trí dữ liệu + Tab Font: định font chữ + Tab Border: định đường kẻ viền các ô 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 42
  43. Menu Format/Cells Tab Number Khung xem trước Kiểu hiển thị số Số chữ số thập phân Sử dụng ký hiệu ngăn cách hàng nghìn Cách hiển thị số âm Chú giải 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 43
  44. Menu Format/Cells Tab Alignment Căn dữ liệu chiều ngang ô Căn dữ liệu Định hướng chiều dọc ô văn bản Xuống dòng vừa độ rộng ô Thu nhỏ chữ Nhập các ô liền vừa kích kề thành 1 ô thước ô 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 44
  45. Menu Format/Cells Tab Font Chọn kiểu Chọn phông chữ chữ Chọn kích thước chữ Gạch chân chữ Chọn màu chữ Xem trước 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 45
  46. Menu Format/Cells Tab Border Không kẻ khung Khung bao ngoài Chọn kiểu Khung đường kẻ bên trong Chọn từng Màu đường kẻ đường kẻ khung 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 46
  47. Định dạng trang in: File/Page Setup 1. Tab Page: Trang dọc Chọn để in Xem trước Trang xoay khi in ngang Kích thước trang: chọn A4 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 47
  48. Định dạng trang in (2) 2. Tab Margins: Chọn kích thước các lề trang in Căn giữa trang nội dung cần in + theo chiều ngang + theo chiều dọc 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 48
  49. In ấn (Ctrl+P, File/Print) Chọn máy in Chọn thông số máy in In tất cả Chọn số bản cần in In từ trang #1 đến trang #2 ➢ Để tránh bản in không đẹp, không chính xác, nên xem kỹ trước khi in bằng cách bấm nút Preview 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 49
  50. Cơ sở dữ liệu (CSDL) 1) Khái niệm ◼ CSDL gồm các trường (field) và bản ghi (record). ◼ Trường là một cột CSDL, mỗi trường biểu thị một thuộc tính của đối tượng và có kiểu dữ liệu nhất định. ◼ Bản ghi là một hàng dữ liệu. ◼ Dòng đầu của miền CSDL chứa các tên trường, các dòng tiếp sau là các bản ghi. 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 50
  51. 2) Sắp xếp - Menu Data/Sort ◼ Khi xếp thứ tự 1 danh sách (CSDL), phải chọn tất cả các cột để tránh sự mất chính xác dữ liệu. ◼ DS không có tên trường thì tên cột sẽ thay thế. ◼ Trường quy định cách xếp thứ tự gọi là khoá. Có thể định tối đa 3 khoá. Các bản ghi cùng g/t ở khoá thứ nhất được xếp thứ tự theo khoá thứ 2; cùng g/t ở khoá thứ 2 được xếp thứ tự theo khoá thứ 3. ◼ Cách làm: Chọn miền. Chọn Menu Data/Sort 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 51
  52. Chọn khoá thứ nhất Sắp xếp tăng dần [Chọn khoá thứ hai] Sắp xếp giảm dần [Chọn khoá thứ ba] Ko có dòng Dòng đầu là tên trường tên trường (sắp xếp cả (ko sắp xếp) dòng đầu) Xếp từ trên xuống dưới Xếp từ trái sang phải 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 52
  53. 3) Tìm kiếm (Lọc dữ liệu) Menu Data/Filter ◼ Mục đích: Lấy ra những bản ghi (thông tin) thoả mãn điều kiện nhất định. ◼ Có thể lọc theo 2 cách: ❑ AutoFilter: Excel hỗ trợ điều kiện lọc ❑ Advanced Filter : người sử dụng tự định điều kiện lọc. 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 53
  54. a) Lọc dữ liệu dùng AutoFilter ◼ Chọn miền CSDL gồm cả dòng tên trường ◼ Menu Data/Filter/AutoFilter, ô tên trường có đầu mũi tên thả xuống của hộp danh sách ◼ Kích chuột vào đó, có danh sách thả xuống: ❑ All: để hiện lại mọi bản ghi ❑ Top 10 : lọc ra các giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất ❑ Custom : tự định điều kiện lọc ❑ Các giá trị của cột: lọc ra giá trị bằng như vậy 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 54
  55. Lọc dữ liệu dùng AutoFilter (tiếp) ◼ Nếu chọn Custom sẽ hiện hộp thoại Custom AutoFilter để người sử dụng tự định điều kiện lọc: VD: Lọc ra các bản ghi có tổng điểm <18 hoặc ≥22 ◼ Nếu điều kiện VÀ trên nhiều trường thì lần lượt chọn điều kiện lọc với từng trường. ◼ AutoFilter không thể thực hiện được HOẶC trên nhiều trường. 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 55
  56. Lọc dữ liệu dùng AutoFilter (tiếp) ◼ Các điều kiện lọc trong Custom : ❑ Equals: = ❑ Does not equal ≠ ❑ Is greater than > ❑ Is greater than or equal to ≥ ❑ Is less than < ❑ Is less than or equal to ≤ ❑ Begins with bắt đầu bởi ❑ Ends with kết thúc bởi ❑ Contains có chứa 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 56
  57. b) Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter 1. B1: Định miền điều kiện: ❑ Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, chú ý phải giống hệt tên trường của miền CSDL, tốt nhất là copy từ tên trường CSDL. ❑ Các dòng tiếp dưới ghi điều kiện: các điều kiện cùng dòng là phép AND, các điều kiện khác dòng là phép OR. ◼ VD với miền CSDL như trên: 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 57
  58. Advanced Filter (tiếp): VD tạo một số miền điều kiện 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 58
  59. Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter (tiếp) 2. B2: Thực hiện lọc ◼ Vào menu Data/Filter/Advanced Filter Hiện KQ lọc ngay tại miền dữ liệu Hiện KQ lọc ra nơi khác Chọn miền CSDL Chọn miền điều kiện Chọn miền hiện KQ Chỉ hiện 1 bản ghi trong số những KQ trùng lặp 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 59
  60. Đồ thị ◼ Chọn miền dữ liệu vẽ đồ thị, chú ý chọn cả 1 tiêu đề hàng và 1 tiêu đề cột đối với các đồ thị kiểu Column, Line và Pie. ◼ Bấm nút Chart Wizard trên Toolbar hoặc vào menu Insert/Chart → Hộp thoại Chart Wizard hiện ra giúp tạo đồ thị qua 4 bước: 1. Định kiểu đồ thị 2. Định dữ liệu 3. Các lựa chọn: tiêu đề, các trục, chú giải 4. Chọn nơi hiện đồ thị 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 60
  61. Bước 1: Định kiểu đồ thị Chọn kiểu đồ thị có sẵn: + Column: cột dọc + Line: đường so sánh + Pie: bánh tròn + XY: đường tương quan Chọn một dạng của kiểu đã chọn 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 61
  62. Bước 2: Định dữ liệu Tiêu đề cột làm chú giải Miền DL vẽ đồ thị Tiêu đề hàng hiện tại đây Chọn DL vẽ đồ thị theo hàng hoặc theo cột 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 62
  63. Bước 3: Các lựa chọn - Tab Titles Tiêu đề đồ thị và tiêu đề các trục Nhập tiêu đề đồ thị Nhập tiêu đề trục X Nhập tiêu đề trục Y 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 63
  64. Bước 3: Các lựa chọn - Tab Legend Chú giải Hiện/ẩn chú giải Chú giải Vị trí đặt chú giải 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 64
  65. Bước 3: Các lựa chọn - Tab Data Labels Nhãn dữ liệu Không hiện Nhãn dữ liệu Hiện g/t Hiện phần trăm Hiện nhãn Hiện nhãn và phần trăm 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 65
  66. Bước 4: Định nơi đặt đồ thị Đồ thị hiện trên 1 sheet mới Đồ thị hiện trên 1sheet đã tồn tại 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 66
  67. Khi đồ thị đã được tạo, có thể: 1. Chuyển đồ thị tới vị trí mới bằng phương thức Drag & Drop. 2. Thay đổi kích thước đồ thị bằng cách kích chuột vào vùng trống của đồ thị để xuất hiện 8 chấm đen ở 8 hướng, đặt chuột vào chấm đen, giữ trái chuột và di tới kích thước mong muốn rồi nhả chuột. 3. Thay đổi các thuộc tính của đồ thị (tiêu đề, chú giải, ) bằng cách nháy chuột phải vào vùng trống của đồ thị và chọn Chart Options Thao tác tiếp theo như bước 3 ở trên. 4. Thay đổi các thuộc tính của các thành phần đồ thị (font chữ, tỷ lệ các trục, màu sắc nền, ) bằng cách nháy chuột phải vào thành phần đó và chọn Format 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 67
  68. Thay đổi thuộc tính trục đồ thị Chuột phải * Thay đổi tỷ lệ trên trục trên trục, chọn Format Axis Giá trị nhỏ nhất Giá trị lớn nhất Khoảng cách các điểm chia 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 68
  69. Thay đổi thuộc tính trục đồ thị * Thay đổi vị trí hiển thị dữ liệu Khối lượng của lợn qua các ngày tuổi 20 16 12 ng (kg) ng ợ i lư i 8 ố Kh 4 0 Sơ sinh 10 20 30 40 50 60 Ngày Móng Cái Yorkshire Đối với đồ thị dạng Line, nhiều khi đồ thị vẽ xong như trên nhưng vẫn chưa hợp lý vì các mốc thời gian không nằm đúng điểm chia trên trục X, do lựa chọn mặc định của Excel. 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 69
  70. Thay đổi thuộc tính trục đồ thị * Thay đổi vị trí hiển thị dữ liệu Khối lượng của lợn qua các ngày tuổi 20 16 12 ng (kg) ng ợ i lư i 8 ố Kh 4 0 Sơ sinh 10 20 30 40 50 60 Ngày Móng Cái Yorkshire Để sửa đổi chỉ cần bỏ lựa chọn mặc định của Excel như hình trên là được. Tuy đơn giản nhưng cần nhớ vì hầu như 100% SV làm báo cáo TN mắc phải lỗi này mà không biết sửa. 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 70
  71. Chú ý: Với đồ thị dạng XY ◼ Phải sắp xếp cột (hàng) đầu tiên tăng dần. ◼ Khi chọn dữ liệu vẽ đồ thị: chỉ chọn số liệu, không chọn dữ liệu làm nhãn và chú giải. ◼ Đồ thị dạng XY là một đường tương quan giữa 2 đại lượng, nếu nhiều hơn 1 đường là sai. ◼ Đồ thị dạng XY không cần có chú giải, nếu khi vẽ xong mà có thì nên xoá đi. Tuy nhiên vẫn cần có đầy đủ nhãn trên các trục. 01/11/2008 Bài giảng MS Excel 71