›
›

Bài giảng Nghệ thuật đàm phán - Trần Bình Hoàng

pdf 16 trang hapham 2190
Download
Bạn đang xem tài liệu "Bài giảng Nghệ thuật đàm phán - Trần Bình Hoàng", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

  • pdfbai_giang_nghe_thuat_dam_phan_tran_binh_hoang.pdf

Nội dung text: Bài giảng Nghệ thuật đàm phán - Trần Bình Hoàng

  1. Th.S TRẦN BÌNH HOÀNG - 0903.586006 1. TỔNG QUAN VỀ ĐÀM PHÁN. 2. TIẾN TRÌNH ĐÀM PHÁN. 3. ĐỘT PHÁ THẾ ĐỐI ĐẦU „ 1 1. TỔNG QUAN VỀ ĐÀM PHÁN. 2 1.1 Khái niệm. •Đàm phán là quá trình điều hòa quan hệ, thông qua trao đổi để đi đến sự thống nhất ý kiến giữa hai bên „ 3
  2. Th.S TRẦN BÌNH HOÀNG - 0903.586006 1.2 Điều kiện đàm phán. 9 Khi hai bên có cùng những lợi ích và những lợi ích đó mâu thuẫn nhau. 9 Khi hai bên cùng có mong muốn giải quyết việc bất đồng ý kiến theo hướng tốt đẹp „ 4 1.3 Đặc điểm của đàm phán. 5 1.3.1 Điều tiết nhu cầu. •Đàm phán là quá trình điều chỉnh nhu cầu cho đến sự nhất trí. •Quá trình đàm phán phụ thuộc vào mức độ phức tạp của vấn đề, sự khác biệt về lợi ích và trình độ đàm phán của hai bên „ 6
  3. Th.S TRẦN BÌNH HOÀNG - 0903.586006 1.3.2 Vừa xung đột, vừa hợp tác. •Xung đột: • Hợp tác: •Hai bên đều • Thỏa thuận chỉ mong muốn đạt được khi đạt được tối đa mỗi bên cảm lợi ích cho thấy có lợi „ mình „ 7 1.3.3 Đôi bên cùng có lợi. ™Phải biết giới hạn lợi ích của mình ở một phạm vi nhất định. ™Nếu không nhìn nhận nhu cầu thấp nhất của đối tác sẽ làm cho họ rút lui thì mình cũng sẽ mất hết quyền lợi „ 8 1.3.4 Đánh giá kết quả đàm phán. ™ Mục tiêu dự định (không lấy mục tiêu dự định của một bên làm tiêu chuẩn đánh giá). ™ Chi phí tối thiểu. ™ Mối quan hệ giữa hai bên „ 9
  4. Th.S TRẦN BÌNH HOÀNG - 0903.586006 1.3.5 Vừa là khoa học, vừa là nghệ thuật. ‰ Khi đàm phán phải nắm được những qui luật để đưa ra phương án và chiến thuật đàm phán hợp lý, đó là khoa học. ‰ Tính linh hoạt, sự nhạy cảm và tài ăn nói của nhà đàm phán cũng góp phần quyết định thắng lợi, đó là tính nghệ „ thuật 10 1.4 Các kiểu đàm phán. 11 1.4.1 Đàm phán mềm dẻo. ™ Lợi ích kinh tế đặt xuống hàng thứ yếu. Tránh xung đột, sẵn sàng nhượng bộ để giữ mối quan hệ tốt đẹp. ™ Nếu hai bên đều dùng đàm phán kiểu này thì khả năng thành công lớn, tốc độ đàm phán nhanh, chi phí thấp, quan hệ giữa đôi bên sẽ tăng cường. ™ Nếu chọn đàm phán kiểu mềm mà gặp đối thủ cứng rắn thì vô cùng thất lợi. ™ Chỉ nên dùng kiểu này khi quan hệ giữa hai bên tốt đẹp và hoàn toàn tin cậy nhau (gia đình, bạn bè) „ 12
  5. Th.S TRẦN BÌNH HOÀNG - 0903.586006 1.4.2 Đàm phán cứng rắn. ™ Kiên định lập trường, lo sao đè bẹp đối phương. ™ Lập trường cứng rắn đôi khi tự trói mình. ™ Tốn nhiều thời gian. ™ Nhượng bộ chỉ nhằm giữ cho cuộc đàm phán không lâm vào bế tắc. ™ Thường phương hại đến quan hệ giữa hai bên do cảm xúc bất bình, tức giận vì bị thua thiệt, từ đó luôn nghĩ cách phản công „ 13 1.4.3 Đàm phán theo nguyên tắc. ¾ Thỏa thuận dựa trên những tiêu chuẩn khách quan, khoa học. ¾ Đưa ra các phương án khác nhau để lựa chọn, thay thế khi bế tắc. ¾ Tập trung vào lợi ích của đôi bên chứ không cố giữ lấy lập trường. ¾ Tách con người ra khỏi vấn đề. Đối với người - ôn hòa, đối với việc – kiên quyết „ 14 2. TIẾN TRÌNH ĐÀM PHÁN. 15
  6. Th.S TRẦN BÌNH HOÀNG - 0903.586006 2.1 Giai đoạn chuẩn bị. 16 2.1.1 Chuẩn bị thông tin. 17 Hiểu bản thân. ™Những điểm mạnh yếu của mình. ™Kiềm chế cảm xúc: kích động dễ bị lừa, bốc đồng dễ bị lung lạc, nóng giận dễ bị xỏ mũi. ™Lắng nghe, kiên nhẫn và phán đoán kịp thời „ 18
  7. Th.S TRẦN BÌNH HOÀNG - 0903.586006 Hiểu đối tác. ™ Thực lực của họ: Tài chính, kỹ thuật, chất lượng, năng suất và sản lượng của họ. ™ Nhu cầu và ý định của đối tác: Mục đích, nguyện vọng hợp tác có chân thành không? Mức độ bức thiết của sự hợp tác này? có nhiều bạn hàng hợp tác nào nữa hay không? ™ Đoàn đàm phán của họ gồm những ai? Địa vị, tính cách, sở thích, kinh nghiệm, vai trò „ 19 2.1.2 Chuẩn bị đội ngũ. ¾ Tùy vào sở trường mà phân công các thành viên theo ba nhiệm vụ trưởng đoàn, đàm phán viên và phiên dịch. ¾ Đàm phán viên cần có năng lực và kiến thức, am hiểu chuyên môn, thành thạo nghiệp vụ đàm phán và biết phối hợp hành động „ 20 2.1.3 Chuẩn bị kế hoạch. 21
  8. Th.S TRẦN BÌNH HOÀNG - 0903.586006 Xác lập mục tiêu. ™ Mục tiêu lý tưởng: khi cần thiết có thể bỏ qua. ™ Mục tiêu trung gian: đạt được thì tốt, không thì thôi. ™ Mục tiêu cơ bản: phải đạt, không thì không đàm phán „ 22 Lưu ý khi xác lập mục tiêu. ‰ Từ nay về sau có còn giữ mối quan hệ làm ăn với nhau nữa không. ‰ Tính quan trọng của cuộc đàm phán. ‰ Sự hạn chế về thời gian đàm phán 23 Lập kế hoạch. 9 Cuộc đàm phán gồm mấy giai đoạn? 9 Những bước đi nào cần thực hiện? 9 Thời gian tiến hành là bao lâu? 9 Mục tiêu phải đạt của từng giai đoạn là gì? 9 Những chiến thuật cần thiết „ 24
  9. Th.S TRẦN BÌNH HOÀNG - 0903.586006 2.1.4 Đàm phán thử. ™ Thử để thấy trước những tình huống có thể xảy ra. Thử để phát hiện ra những trục trặc, sơ sót chưa lường trước. ™ Tự phân thành hai nhóm thể hiện lập trường, quan điểm, lợi ích của 2 bên để diễn trước quá trình đàm phán. ™ Thử như thật thì mới có giá trị „ 25 2.2 Giai đoạn tiếp xúc. ™ Là bước xây dựng mối quan hệ. ™ Là giai đoạn tìm hiểu đặc điểm, ý đồ và thái độ của nhau để điều chỉnh sách lược đàm phán cho phù hợp „ 26 2.2.1 Tạo bối cảnh tiếp xúc. ™ Tạo bầu không khí thân mật (nói chuyện, xã giao, có thể tổ chức một số hoạt động xây dựng tình cảm). ™ Tạo sự tin cậy (chu đáo, tận tình đối với công việc và cả những quan hệ cá nhân, Cân nhắc từng câu nói, hành vi). ™ Thể hiện thành ý (giữ lời hứa, không trễ hẹn, thông tin kịp thời, rõ ràng) „ 27
  10. Th.S TRẦN BÌNH HOÀNG - 0903.586006 2.2.2 Thăm dò đối tác. 9 Xem đối tác có đáng tin cậy không, có giữ lời hứa không, có thành ý hợp tác không. 9 Đánh giá về kinh nghiệm đàm phán, những điểm yếu, điểm mạnh của đối tác. 9 Thăm dò nguyên tắc mà đối tác phải tuân theo và vấn đề nào có thể nhượng 28 bộ „ 2.2.3 Điều chỉnh kế hoạch. ‰ Phân tích kỹ những thông tin thu thập được, thẩm tra lại những vấn đề chưa rõ. Từ đó điều chỉnh kế hoạch đàm phán cho phù hợp với tình hình mới. ‰ Tiếp tục tìm hiểu, phân tích kỹ hơn đối tác để có thể điều chỉnh kịp thời sách lược đàm phán „ 29 2.3 Giai đoạn thương thuyết. 30
  11. Th.S TRẦN BÌNH HOÀNG - 0903.586006 2.3.1 Đưa ra yêu cầu chính thức. ‰ Hai bên đưa ra yêu cầu chính thức của mình. ‰ Yêu cầu cần rõ ràng và chính xác. ‰ Đưa ra yêu cầu không hợp tình, hợp lý sẽ khiến đối tác đánh giá bạn không có thành ý và không đáng tin „ 31 2.3.2 Điều chỉnh yêu cầu. 9 Thông thường có sự sai lệch về yêu cầu giữa đôi bên. Vì thế, hai bên cần điều chỉnh lợi ích cho hợp lý. 9 Thường thì hai bên đều muốn giữ lập trường của mình, song như thế sẽ không có kết quả tốt „ 32 Nguyên tắc nhượng bộ. ‰ Nhượng bộ là biểu thị thành ý. ‰ Nhượng bộ là đánh đổi lợi ích này bằng lợi ích khác (Bỏ mã bắt xe). ‰ Nhượng bộ đổi lấy nhượng bộ (Không đơn phương nhượng bộ) „ 33
  12. Th.S TRẦN BÌNH HOÀNG - 0903.586006 2.3.3 Đạt thoả thuận và ký hợp đồng. ™ Trước khi khởi thảo hợp đồng, kiểm tra lại nội dung đàm phán để đôi bên tái xác nhận những vấn đề đã thỏa thuận. ™ Khi tất cả không còn nghi ngờ gì nữa thì có thể kết thúc đàm phán „ 34 Lưu ý khi thảo hợp đồng. ™ Dùng từ chuẩn xác, tránh hiểu nhầm. ™ Khi dùng đến ngoại ngữ để thảo hợp đồâng, hai bên nên cùng nhau xác nhận về hàm nghĩa để diễn đạt chuẩn xác ý nguyện của đôi bên. ™ Dùng từ thống nhất trong hợp đồng. ™ Những qui định trong hợp đồng phải cụ thể, chi tiết. ™ Khi hợp đồng đã được thảo xong, hai bên kiểm tra lại các chi tiết, khi không còn nghi ngờ gì nữa, đại diện lãnh đạo hai bên cầm bút ký hợp đồng một cách trang trọng „ 35 3. ĐỘT PHÁ THẾ ĐỐI ĐẦU. 36
  13. Th.S TRẦN BÌNH HOÀNG - 0903.586006 3.1 Thế đối đầu. 37 3.1.1 Khái niệm. •Thế đối đầu là tình huống xảy ra khi lập trường của hai bên có sự khác biệt nhưng không bên nào chịu nhượng bộ „ 38 3.1.2 Đặc điểm của thế đối đầu. ¾ Trong quá trình đàm phán rất thường xảy ra đối đầu. ¾ Không bên nào thật sự muốn xảy ra đối đầu. ¾ Hai bên đều muốn đột phá thế đối đầu để đi đến nhất trí „ 39
  14. Th.S TRẦN BÌNH HOÀNG - 0903.586006 3.1.3 Nguyên nhân dẫn đến đối đầu. 9 Tranh chấp về lập trường. 9 Dùng thế mạnh để uy hiếp. 9 Không hiểu nhau. 9 Cá tính đàm phán viên. 9 Lợi ích quá cách biệt „ 40 3.2 Đột phá thế đối đầu. 41 3.2.1 Tập trung vào lợi ích, không tập trung vào lập trường. ™ Lợi ích quyết định lập trường. ™ Khác biệt lập trường vẫn có thể cùng chung lợi ích. ‰ Xác định lợi ích của nhau. ‰ Trao đổi về lợi ích. ‰ Gắn các lợi ích khác nhau lại với nhau „ 42
  15. Th.S TRẦN BÌNH HOÀNG - 0903.586006 3.2.2 Tạo ra các phương án để cùng đạt được mục đích. ™ Sáng tạo ra các phương án. ™ Đánh giá các phương án. ™ Thảo luận với đối tác. ™ Chọn phương án tối ưu „ 43 3.2.3 Đưa ra những tiêu chuẩn khách quan. ™Tiêu chuẩn khách quan độc lập với ý chí mỗi bên. ™Tiêu chuẩn khách quan phải chính đáng. ™Tiêu chuẩn khách quan có thể có sẵn hoặc phải thỏa thuận với đối tác. ™Cần thảo luận với đối tác để thống nhất các tiêu chuẩn tốt nhất „ 44 3.2.4 Áp dụng thuật nhu đạo. ™ Không công kích lập trường của đối tác mà hãy phát hiện những lợi ích đằng sau nó. ™ Đừng cố bảo vệ lập trường. ™ Hướng sự công kích sang việc đạt tới mục đích chung. ™ Hãy đặt câu hỏi và giữ im lặng một lát „ 45
  16. Th.S TRẦN BÌNH HOÀNG - 0903.586006 3.2.5 Thay thế đàm phán viên. ™Không nên tùy tiện thay đổi người. ™Lâm trận đốt tướng. ™Giữ thể diện cho nhân viên „ 46 3.2.6 Đột phá vào điểm chủ chốt. ™Nắm lấy điểm yếu chủ chốt để tấn công. ™Tập trung vào nhân vật chủ chốt. ™Thuyết phục hoặc đánh đổ „ 47 3.2.7 Bối thuỷ. •Đặt toàn bộ vấn đề lên bàn đàm phán, chứng minh rằng mình không còn con đường nào khác để thoái lui, hy vọng đối phương có thể nhượng bộ, nếu không đành chấp nhận kết cục cuộc đàm phán tan r㠄 48