Bài giảng Nghiệp vụ công tác lưu trữ - Thống kê tài liệu lưu trữ

Nội dung text: Bài giảng Nghiệp vụ công tác lưu trữ - Thống kê tài liệu lưu trữ

1. NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Giảng viên: TS. Nguyễn Lệ Nhung TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 1
2. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Vở ghi chép đầy đủ, chính xác 2. Giáo trình “Nghiệp vụ Lưu trữ”- Trường CĐ VTLTTW I (2006) 3. Các Tập bài giảng về “Lưu trữ TL KHKT”; “Lưu trữ TLNN”; “Lưu trữ TL Đảng và các tổ chức chính trị- xã hội”- Khoa Lưu trữ- Trường CĐ Nội vụ HN (2008) 4. Pháp lệnh LTQG 2001 & NĐ 111/2004/CP 5. Các văn bản của Đảng và Nhà nước ban hành về công tác Lưu trữ TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 2
3. CHƯƠNG VI THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 3
4. CHƯƠNG VI THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ I. Khái niệm, mục đích, yêu cầu, nguyên tắc II. Đối tượng và đơn vị thống kê III. Nội dung và phương pháp thống kê TLLT IV. Lập báo cáo thống kê tổng hợp V. Bảo quản và sử dụng sổ sách thống kê VI. KIỂM TRA TRONG LƯU TRỮ TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 4
5. I. Khái niệm, mục đích, yêu cầu, nguyên tắc 1. Khái niệm 2. Mục đích, ý nghĩa 3. Yêu cầu của công tác thống kê TLLT 4. Nguyên tắc thống kê TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 5
6. 1. Khái niệm • Thống kê TLLT là việc áp dụng các phương pháp, công cụ chuyên môn để xác định rõ ràng, chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống TTB bảo quản tài liệu trong các kho LT. TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 6
7. 2. Mục đích, ý nghĩa • Giúp các CQ quản lý LT và KLT xây dựng được kế hoạch cho công tác LT: TTBS, chỉnh lý, XĐGTTL • Số liệu thống kê phục vụ thiết thực cho công tác quản lý: trên cơ sở thực tiễn, các CQ phát hiện ra những tồn tại, những vấn đề mới nảy sinh, những vấn đề sai lệch ở cơ sở, những khó khăn vướng mắc trong phạm vi quản lý để xây dựng, ban hành các văn bản nhằm hướng dẫn nghiệp vụ, giúp việc quản lý công tác lưu trữ và TLLT được chặt chẽ TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 7
8. 3. Yêu cầu của công tác thống kê TLLT • Phải cụ thể • Phải phù hợp với thực tế, chính xác (phản ánh đúng số lượng, chất lượng trên thực tê) • Phải kịp thời (cơ quan LT cấp trên mới đủ căn cứ để lập KH, để KL vụ việc) TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 8
9. 4. Nguyên tắc thống kê • Đảm bảo sự thống nhất giữa sổ sách thống kê và thực tiễn bảo quản • Đảm bảo sự thống nhất trong phông lưu trữ quốc gia VN TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 9
10. II. Đối tượng và đơn vị thống kê 1. Đối tượng thống kê 2. Đơn vị thống kê TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 10
11. 1. Đối tượng thống kê • TLLT • Các công cụ tra tìm (MLHS, bộ thẻ, CSDL,) • Các phương tiện bảo quản tài liệu (cặp, hộp, giá, tủ) • Cán bộ lưu trữ TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 11
12. 2. Đơn vị thống kê • Đối với TLLT: phông, sưu tập, hồ sơ (đơn vị bảo quản), mét giá, văn bản, bó, gói • Đối với công cụ tra tìm: bộ, quyển, CSDL • Đối với trang thiết bị bảo quản: chiếc, cái • Đối với cán bộ lưu trữ: người, b/chế TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 12
13. III. Nội dung và phương pháp thống kê TLLT 1. Sổ nhập TLLT 2. Sổ xuất TLLT 3. Sổ thống kê phông lưu trữ 4. Mục lục hồ sơ 5. Sổ đăng ký MLHS TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 13
14. 1. Sổ nhập TLLT • Phạm vi áp dụng: Được lập ở mọi phòng kho lưu trữ • Tác dụng: Là công cụ để thống kê tình hình nhập TL vào kho LT, nó cho biết số lượng, chất lượng, thành phần TL trong KLT. • Đối tượng thống kê: Toàn bộ TLLTHC được nhập vào kho LT (không phân biệt thời gian, nguồn nhập, số lượng tài liệu). TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 14
15. Mẫu sổ nhập TLLT (giáo trình trang 352) stt Ngày Họ Tên Tên Số Năm Văn Số Số Tóm Ghi tháng tên cơ phông phông của bản lượng cặp, tắt tình chú nhập người quan, tài căn hồ sơ hộp, hình nộp đơn vị liệu cứ bó, tài liệu nộp để mét nhập 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 15
16. 2. Sổ xuất TLLT • Phạm vi áp dụng: Được lập ở mọi kho lưu trữ • Tác dụng: - Để thống kê tình hình xuất tài liệu ra khỏi kho lưu trữ - Để quản lý tài liệu được chặt chẽ • Đối tượng thống kê: Toàn bộ tài liệu LT hành chính được xuất ra khỏi kho LT TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 16
17. Mẫu sổ xuất TLLT (giáo trình trang 359) stt Ngày Căn Xuất Số và Mục Số Ghi tháng cứ đi tên lục lượng chú xuất đâu, phông số tài lý do liệu 1 2 3 4 5 6 7 8 TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 17
18. 3. Sổ thống kê phông lưu trữ • Phạm vi áp dụng: Được lập ở mọi kho lưu trữ lịch sử và 1 số kho lưu trữ hiện hành (trong kho có nhiều phông) • Tác dụng: - Để thống kê số lượng các phông, các bộ sưu tập TLLT cho từng kho - Để cố định trật tự sắp xếp các phông, các bộ sưu tập trong kho - Để phản ánh khái quát tình hình tài liệu trong kho TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 18
19. 3. Sổ thống kê phông lưu trữ (tiếp theo) • Đối tượng thống kê: Tất cả các phông lưu trữ và các bộ sưu tập TLLT được bảo quản trong kho TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 19
20. Mẫu sổ thống kê phông lưu trữ Số Tên Thời Số Số Ghi phông phông gian bắt lượng lượng chú đầu và tài liệu tài liệu kết thúc đã chưa chỉnh lý chỉnh lý 1 2 3 4 5 6 TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 20
21. 4. Mục lục hồ sơ • Phạm vi áp dụng: Được lập ở mọi phòng KLT • Tác dụng: - Để thống kê tất cả hồ sơ của 1 phông hoặc 1 bộ phận phông - Để cố định trật tự các HS đã được hệ thống hóa theo phương án phân loại - Để tra tìm TLLT • Đối tượng thống kê: Tất cả HS của 1 phông hoặc 1 bộ phận phông TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 21
22. Mẫu mục lục hồ sơ (giáo trình trang 356) Cặp Hồ sơ Tiêu đề Ngày Số Thời Ghi hộp số hồ sơ tháng lượn hạn bảo chú số bắt đầu g tờ quản và kết thúc 1 2 3 4 5 6 7 TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 22
23. 5. Sổ đăng ký MLHS • Phạm vi áp dụng: Được lập ở mọi phòng kho lưu trữ • Tác dụng: - Để thống kê tất cả các quyển MLHS có trong 1 KLT - Để quản lý MLHS được chặt chẽ - Để tra tìm tài liệu nhanh chóng • Đối tượng thống kê: Tất cả các quyển MLHS trong 1 KLT TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 23
24. Mẫu sổ đăng ký MLHS (giáo trình trang 357) S Phô Mục Tên Thời Số Số Số Thời Ghi tt ng lục mục gian lượng tờ bản hạn chú số hồ lục tài liệu hồ sơ của ML bảo sơ hồ có ML HS quản số sơ trong HS ML 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 24
25. IV. Lập báo cáo thống kê tổng hợp • Phạm vi áp dụng: Tất cả các cơ quan lưu trữ từ TW đến cơ sở • Thời gian lập báo cáo: Cuối năm. • Nội dung: Thống kê số liệu tổng hợp về tình hình TLLT, kho tàng, TTB bảo quản, cán bộ lưu trữ. TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 25
26. V. Bảo quản và sử dụng sổ sách thống kê • Sổ sách thống kê là 1 loại hình TL có ở trong các phòng kho lưu trữ. Tuy không phải là TLLT nhưng chứa đựng những thông tin liên quan đến TLLT => phải quản lý và sử dụng chặt chẽ • Quản lý: + Sổ sách phải được giao cho người có trách nhiệm, đáng tin cậy q/lý + Sổ sách phải được để ở nơi an toàn (tủ, có khóa) • Sử dụng: Giữ gìn sạch sẽ, không tự ý sửa chữa TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 26
27. VI. KIỂM TRA TRONG LƯU TRỮ • 1. Khái niệm, mục đích, nguyên tắc • 1.1 Khái niệm • Kiểm tra trong LT là một nội dung hoạt động quản lý nhà nước của CQ quản lý CTLT hoặc của cán bộ công chức LT có thẩm quyền để phát hiện, phòng ngừa, ngăn chặn và xử lý những sai sót trong việc thực hiện các chính sách, chế độ và nghiệp vụ đối với TLLT và công tác LT. TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 27
28. 1.2 Mục đích, ý nghĩa • Góp phần phát hiện những sai sót trong công tác quản lý, bảo quản và thống kê trong LT nhằm đưa ra những biện pháp khắc phục kịp thời, hợp lý. • Kiểm tra trình độ cán bộ LT để nắm được tình hình thực tế năng lực cán bộ làm CTLT, ➔ có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng và bổ sung kịp thời. TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 28
29. 1.2 Mục đích, ý nghĩa (tiếp theo) • Kiểm tra chất lượng của mỗi HS, TL là yếu tố đảm bảo sự hoàn chỉnh của mối PLT trong toàn kho, toàn TTLT. • Kiểm tra việc thực hiện các văn bản QPPL của ngành LT nhằm tìm ra những ưu điểm để phát huy, phát hiện những tồn tại cần khắc phục và đưa ra những p/án tối ưu áp dụng thống nhất trong toàn ngành LT TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 29
30. 1.3 Nguyên tắc kiểm tra • - đưa ra những đánh giá xác thực để cơ quan quản lý có những quyết định điều chỉnh. => kiểm tra phải đảm báo tính chính xác và trung thực. • - Kiểm tra cần đảm bảo tính khách quan để có sự so sánh giữa việc thực hiện các văn bảo quản lý của cơ quan LT này, với cơ quan LT khác để NN có những đánh giá, xếp loại đúng đắn, hợp lý. • - Công tác kiểm tra gắn liền với CT thống kê, dựa và b/cáo thống kê để CT kiểm tra được thực hiện thuận lợi, khẳng định lại mức độ chính xác của công tác thống kê. Vì vậy, CT kiểm tra cần thực hiện nguyên tắc bám sát thực tế. TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 30
31. 2. Nội dung và phương pháp kiểm tra trong lưu trữ 2.1 Nội dung của công tác kiểm tra • - Kiểm tra cơ sở vật chất, cán bộ thực hiện CTLT của cơ quan • - Kiểm tra việc thực hiện các nghiệp vụ LT tại cơ quan • - Kiểm tra việc triển khai thực hiện các văn bản QPPL về LT tại cơ quan. • - Trên cơ sở đó, c/tác kiểm tra còn đưa ra những nhận xét, đánh giá, xếp loại giữa các đối tượng kiểm tra. TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 31
32. 2.2 Chế độ kiểm tra • Kiểm tra TLLT được tiến hành theo một chế độ do cơ quan lưu trữ nhà nước quy định. Việc kiểm tra có thể được tiến hành theo hai cách - Kiểm tra định kỳ theo từng thời kỳ nhất định, một năm một lần hoặc hai năm một lần - Kiểm tra đột xuất do có những biến cố xảy ra như thiên tai, lũ lụt có tác động trực tiếp đến ngành hoặc khi có một văn bản mới ban hành và cần triển khai thực hiện trong toàn quốc. TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 32
33. 2.3 Phương pháp kiểm tra • Muốn tiến hành kiểm tra tài liệu đạt hiệu quả cao, trước hết cần nắm: • + Số lượng tài liệu thực có • + Số lượng tài liệu bị thiếu, bị mất • + Số lượng tài liệu bị hư hỏng TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 33
34. Muốn kiểm tra việc thực hiện các văn bản mới cần nắm được: • + Các quy định trước đó về việc tổ chức và thực hiện các nghiệp vụ LT mà đối tượng kiểm tra đang thực hiện. • + Các quy định của văn bản mới ban hành về việc tổ chức và thực hiện các nghiệp vụ LT đang phổ biến hay bắt buộc áp dụng tại đối tượng kiểm tra. TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 34
35. Có thể kiểm tra bằng cách: + Đối chiếu số lượng và tình hình đã ghi trong sổ sách thống kê với tình hình TL, cán bộ thực có trong phòng, kho lưu trữ. + Ghi lại các sai sót đã phát hiện được trong khi đối chiếu với sổ sách + Lập biên bản kiểm tra ghi rõ: Kết quả kiểm tra (thiếu hay đủ, thiếu bao nhiêu ); ý kiến của người kiểm tra; đề ra biện pháp khắc phục những thiếu sót. TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 35
36. * Những biện pháp cần được khắc phục sau khi tiến hành kiểm tra Sau khi tiến hành kiểm tra cơ quan lưu trữ và cán bộ LT cần có biện pháp tích cực để khắc phục những sai sót như - tìm các tài liệu bị mất, bổ sung các TL thiếu, thu hồi TL cho mượn quá hạn, phục chế TL hư hỏng, - sửa chữa lại kho tàng, trang bị thêm phương tiện bảo quản, tuyển dụng thêm cán bộ (nếu thấy cần thiết). TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 36
37. CÂU HỎI ÔN TẬP 1. Khái niệm, mục đích ý nghĩa của thống kê trong lưu trữ? 2. Các nguyên tắc thống kê trong lưu trữ? 3. Nội dung và phương pháp thống kê trong lưu trữ? 4. Khái niệm, mục đích ý nghĩa của kiểm trong lưu trữ? TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 37
38. CÂU HỎI ÔN TẬP 5. Các nguyên tắc kiểm tra trong lưu trữ? 6. Nội dung và phương pháp kiểm tra trong lưu trữ? 7. Mối quan hệ giữa công tác thống kê và công tác kiểm tra trong lưu trữ. 8. Nhiệm vụ của người cán bộ lưu trữ trong việc thống kê và kiểm tra trong lưu trữ cơ quan. TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 38
39. THỰC HÀNH 1. Xử lý tình huống khi kiểm tra và phát hiện những sai sót trong số liệu thống kê với thực tế tình hình tài liệu trong lưu trữ cơ quan. • 2. Xử lý tình huống khi phát hiện số liệu trong báo cáo thống kê lãnh đạo đã ký để gửi lên cấp trên không phù hợp với tình hình thực tế tại lưu trữ cơ quan. TS. Nguyễn lệ Nhung www.vanthuluutru.com 39