Bài giảng Nghiệp vụ thư ký văn phòng - Chương 4: Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Nghiệp vụ thư ký văn phòng - Chương 4: Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Tài liệu đính kèm:
- bai_giang_nghiep_vu_thu_ky_van_phong_chuong_4_to_chuc_chuyen.pdf
Nội dung text: Bài giảng Nghiệp vụ thư ký văn phòng - Chương 4: Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo
- Học phần: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHỊNG ThS: Đặng Thanh Nam (Bộ mơn: Quản trị Văn phịng-SGU)
- Chương IV TỔ CHỨC CHUYẾN CƠNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO
- I. Mục đích, yêu cầu của các chuyến cơng tác 1. Mục đích của các chuyến cơng tác của lãnh đạo : - Thực hiện các nhiệm vụ cụ thể đã xác định trong kế hoạch cơng tác. - Kiểm tra thực tế triển khai cơng việc - Nghiên cứu, thăm dị, khảo sát tình hình. - Tham quan, học hỏi kinh nghiệm - Dự hội thảo, hội nghị, triển lãm
- 2. Yêu cầu trong việc tổ chức các chuyến cơng tác của lãnh đạo: - Tìm hiểu mục đích chuyến cơng tác để chuẩn bị tài liệu, thủ tục, kinh phí, phương tiện - Nắm vững quy định về chế độ cơng tác đặc biệt là tiêu chuẩn về chi tiêu tài chính.
- II. Lập kế hoạch chuyến cơng tác Thơng thường chỉ lập KH cho các chuyến cơng tác dài ngày, với số lượng đơng hoặc cho chuyến cơng tác nước ngồi
- Nội dung của KH - Địa điểm cơng tác (tại HN, Đà Nẵng ) - Mục đích chuyến cơng tác (kiểm tra, báo cáo ) - Nội dung sẽ giải quyết trong chuyến đi (kiểm tra tài chính, kiểm tra về nhân sự ) - Thời gian chuyến cơng tác (từ ngày . đến ngày ) - Thành phần: số lượng, trưởng đồn, số nam giới – nữ giới - Phương tiện: (máy bay, xe cơng ty 12 chỗ ) - Tài liệu cần mang theo (báo cáo tình hình KD, phương án phân chia cổ tức, dự thảo KH mở đại lý ) - Dự tốn kinh phí (dự trù số tiền cho chuyến đi)
- III. Trách nhiệm của TK khi tổ chức chuyến cơng tác cho lãnh đạo 1. Trường hợp TK khơng đi cùng:
- a. Liên hệ với nơi đồn sẽ tới cơng tác (email, điện thoại, văn bản ) + Mục đích, nội dung, chương trình làm việc. + Số lượng, trưởng đồn, số nam, nữ + Thời gian làm việc + Các đề nghị khác về nơi ăn nghỉ, điều kiện làm việc
- b. Chuẩn bị văn bản, tài liệu chuyến cơng tác Tùy mục đích của chuyến cơng tác mà cĩ sự chuẩn bị tài liệu khác nhau: VD: Đi kiểm tra - Kế hoạch, chỉ tiêu, định mức, nhiệm vụ đã giao cho đơn vị bị kiểm tra - Văn bản về Quy trình hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ - Báo cáo của đơn vị bị kiểm tra trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. - Các nội dung để trả lời những thắc mắc, kiến nghị của đơn vị bị kiểm tra.
- Báo cáo : - Báo cáo thể hiện tình hình thực hiện nhiệm vụ được phân cơng. - Báo cáo thể hiện sự thuận lợi, khĩ khăn trong thực hiện nhiệm vụ. - Các tài liệu thể hiện số liệu về kết quả thực hiện, tài chính, - Các văn bản trình bày các kiến nghị, đề xuất, cải tiến
- Khảo sát, phát triển thị trường: - Các nội dung cần khảo sát (sản phẩm, giá cả, mẫu mã ). - Bảng câu hỏi, phiếu điều tra - Các mẫu tổng hợp kết quả nhanh
- Đàm phán: - Các văn bản cĩ liên quan tới nội dung đàm phán - Các văn bản pháp luật điều chỉnh liên quan tới nội dung đàm phán - Dự thảo hợp đồng, thỏa thuận kinh tế. - Thơng tin về đối tác (điểm mạnh, điểm yếu) - Hồ sơ thể hiện năng lực của cơng ty (GPKD, báo cáo kiểm tốn, giấy tờ sở hữu tài sản )
- c. Chuẩn bị phương tiện - Liên hệ thuê xe (Soạn thảo hợp đồng thuê xe), đặt vé máy bay - Lưu ý khi chuẩn bị phương tiện: + Địa điểm cơng tác, + Lịch trình của chuyến đi. + Số lượng thành viên. + Khả năng tài chính của DN
- 2. Trường hợp TK đi cùng a. Liên hệ với nơi đồn tới cơng tác (như trên) b. Chuẩn bị tài liệu (như trên) c. Chuẩn bị phương tiện (như trên)
- d. Chuẩn bị thủ tục - Giấy giới thiệu của đồn - Giấy đi đường (cơng lệnh) - Hộ chiếu, giấy tờ tùy thân e. Chuẩn bị kinh phí - Lập dự tốn chuyến cơng tác - Trình phê duyệt dự tốn - Ứng và quản lý kinh phí
- Bản dự tốn chuyến cơng tác tại Hà Nội STT NỘI DUNG Đơn giá Số Lượt/ngày Thành tiền lượng 1 Vé máy bay 1.700.000 03 02 10.200.000 2 Phịng 300.000 03 04 3.600.000 3 Ăn 3 Tài liệu . Tổng chi Người lập Giám đốc ký ký
- f. Lập lịch trình chuyến cơng tác • Xác định rõ thời gian di chuyển (thời gian làm việc) • Xác định rõ địa điểm (làm việc, lưu trú, dừng chân) • Cĩ thể xác định phương tiện di chuyển . • Cĩ thể ghi nội dung làm việc tại từng địa điểm, những điều cần lưu ý tới các thành viên trong đồn tại từng nơi.
- g. Các chuẩn bị khác - Các máy móc, thiết bị kỹ thuật cần mang theo (máy tính, máy chụp hình, ghi âm, camera, máy kiểm tra tiền ) - Các thuốc bệnh thông thường. - Những cuốn sách hướng dẫn về văn hoá, phong tục, tập quán (cẩm nang du lịch, bản đồ ).
- • Tùy từng trường hợp để chuẩn bị những điều kiện khác (ký kết hợp đồng, tham quan, mừng lễ kỷ niệm ) • Tùy từng đối tượng để chuẩn bị quà tặng cho phù hợp • Tham khảo trước các địa điểm cung cấp dịch vụ tại địa phương.
- IV. Trong khi lãnh đạo đi cơng tác 1. Trường hợp TK khơng đi cùng đồn, TK sẽ cĩ những nhiệm vụ sau: - Giúp người được uỷ quyền điều hành trong cơng việc hàng ngày. - Tập hợp, sắp xếp cơng văn, tài liệu gửi cho lãnh đạo. - Cung cấp thơng tin kịp thời cho lãnh đạo và theo yêu cầu của lãnh đạo trong chuyến cơng tác. - Ghi chép các lời nhắn, các cơng việc cần thiết, xin hẹn làm việc (lập nhật ký cơng tác) - Thực hiện các cơng việc thuộc trách nhiệm của TK.
- 2. Trường hợp TK đi cùng: • Sắp xếp, chuẩn bị, tổ chức các buổi làm việc với đối tác theo chương trình. • Trợ giúp lãnh đạo trong các buổi làm việc • Chuẩn bị cơng tác hậu cần, lễ tân • Quản lý và thực hiện cơng tác tài chính. • Tham gia các buổi làm việc theo lịch trình và theo yêu cầu của lãnh đạo.
- V. Sau khi lãnh đạo đi cơng tác về: 1. Trường hợp TK khơng đi cùng - Báo cáo tĩm tắt tình hình cơng tác của cơ quan/DN - Trình các VB, tài liệu, nhật ký cơng tác - Báo lịch làm việc, lịch tiếp khách của lãnh đạo. - Giúp lãnh đạo soạn thảo văn bản báo cáo kết quả chuyến cơng tác. - Giúp lãnh đạo lập hồ sơ chuyến cơng tác. - Tập hợp giấy tờ, chứng từ làm thủ tục quyết tốn.
- 2. Trường hợp TK đi cùng: - Tổng hợp, báo cáo kết quả chuyến đi trước tập thể CQ, DN theo yêu cầu của lãnh đạo. - Lập hồ sơ chuyến cơng tác. - Thực hiện việc quyết tốn chuyến đi - Thực hiện các yêu cầu khác của trưởng đồn //