Bài giảng Quản lý dự án giáo dục

118 trang hapham 2500

Download

Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Quản lý dự án giáo dục", để tải tài liệu gốc về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Tài liệu đính kèm:

bai_giang_quan_ly_du_an_giao_duc.ppt

Nội dung text: Bài giảng Quản lý dự án giáo dục

Quản lý dự án giáo dục PGS.TS. Đặng Thị Thanh Huyền Viện trưởng Viện NCKH QLGD, HVQLGD
Bài tập • Anh/ Chị được chỉ định thiết kế 1 dự án giáo dục mới ở cơ quan/tổ chức/ địa phương nơi anh/chị đang công tác. Xác định ý tưởng dự án này và viết Báo cáo đề xuất Dự án (khoảng 7-10 trang)
Bài tập nhóm: 45 phút Thiết kế 1 dự án giáo dục: 1. Xác định ý tưởng một dự án liên quan đến lĩnh vực Anh/ Chị đang công tác (tên dự án,sự cần thiết, sự khác biệt/người hưởng lợi) 2. Xác định chuỗi kết quả của dự án: - Tác động, - Mục tiêu - Kết quả cần đạt - Hoạt động, - Nguồn lực (Lập bảng hoạt động, đầu ra, kinh phí) 3. Các rủi ro có thể xảy ra trong dự án này , biện pháp khắc phục
Gợi ý tổ chức thảo luận • 10h30-10h40: Mỗi cá nhân đề xuất ý tưởng hình thành 1 DỰ ÁN • 10h40-11h: Trao đổi trước lớp một số ý tưởng • 14h00-15h00: Trình bày ý tưởng trong nhóm, lựa chọn 1 ý tưởng DA.Thảo luận về chuỗi kết quả/khung logic DA • 15h15-16h00: Trình bày trước lớp
Ví dụ - DA: “Xây dựng bảo tàng Thuốc nam tại Học viện Y dược cổ truyền Việt Nam” - “Nâng cấp đường truyền internet vào các phòng học bộ môn ở trường THPT tỉnh Hà Nam bằng hệ thông wifi” - Thành lập trường /TT GD đặc biệt cho trẻ khuyết tật trên địa bản các tỉnh vùng núi phía Bắc
• Dự án “Nâng cấp hệ thống các trường trung cấp nghề thành trường ĐH,CĐ giai đoạn 2015-2020” • Đổi mới và phát triển dạy nghề giai đoạn
Ví dụ • Dự án: Đưa nghề truyền thống ĐP vào giảng dạy trong trường THPT Vì sao có DA này? Hiện nay 150 tiết GDHN không thiết thực, hình thức Tác động Mục tiêu: 1. Thay đổi nhận thức về chọn nghề 2. PT kỹ năng cơ bản HS về nghề TT 3. Tăng cường năng lực GDHN cho GV theo hướng . 4. Tăng cường CSVCKT
1. Quản lý Dự án là gì? Các đặc điểm của một dự án thành công?
Quản lý theo kết quả • Là công cụ quản lý mà dựa vào đó để xây dựng một hệ thống nhằm hỗ trợ công việc, giám sát và đánh giá việc thực hiện một kết quả mong đợi, qua đó biết được vướng mắc chỗ nào, kịp thời điều chỉnh các hoạt động chưa phù hợp nhằm mang lại hiệu quả cao hơn.
Quản lý theo kết quả Quản lý theo kết quả là cách thức quản lý tập trung vào: • Hoàn thiện kết quả và trách nhiệm giải trình • Đề ra các kết quả khả thi (Chuỗi kết quả) • Giám sát quá trình đạt tới kết quả này; • Điều chỉnh các hoạt động chưa phù hợp • Báo cáo về các mức độ thực hiện. • Theo Results- based management in Canadian International Development Agency, CIDA, 1999:
Chuỗi kết quả Tác động Ảnh hưởng dài hạn của DA Mục tiêu Những thay đổi của đối tượng hưởng lợi trong DA/thời hạn nhất định Đầu ra Sản phẩm, tư liệu sản xuất, dịch vụ có được từ kết quả hoạt động Hoạt động Công việc thực hiện qua việc sử dụng yếu tố đầu vào để tạo ra đầu ra cụ thể Đầu vào Nguồn tài chính, con người và vật lực sử dụng cho các hoạt động Thuật ngữ của OECD/DAC: Chú thích các thuật ngữ trong Đánh giá và quản lý dựa trên kết quả
Cốt lõi của quản lý theo kết quả • Định hướng theo mục đích: Việc đặt ra mục đích và kết quả rõ ràng sẽ đưa ra mục tiêu cho sự thay đổi và làm căn cứ để đánh giá về sự thay đổi có diễn ra hay không • Quan hệ nhân quả: Nhiều đầu vào của hoạt động sẽ cho ta đầu ra, kết quả và tác động một cách logic hay còn gọi là “chuỗi kết quả” • Liên tục cải tiến: Việc đánh giá kết quả thường kỳ sẽ giúp chúngta có cơ sở để điều chình (điều chỉnh chiến lược, chiến thuật) nhằm đảm bảo chương trình đi đúng hướng cũng như có thể tối đa hóa kết quả các chương trình thực hiện
Dự án là gì? • Là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần phải thực hiện theo một phương pháp riêng, trong khuôn khổ nguồn lực riêng, kế hoạch tiến độ cụ thể nhằm đem lại một sự thay đổi về lợi ích hoặc tạo ra một sản phẩm mới. • Dự án có tính cụ thể, mục tiêu rõ ràng, xác định để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ mới để tạo ra giá trị gia tăng.
Dự án là gì? • "Dự án là một tập hợp những hoạt động được sắp đặt theo lịch trình, có thời hạn, trong phạm vi ngân sách và không phải là hoạt động thường xuyên" • (Lewis, 2001 ) • Một kế hoạch dự án cá nhân cũng được coi là một dự án - dự án mini.
Quản lý dự án: Đặc điểm? Cho dù là một dự án nhỏ hay là những dự án cũng đều có những đặc điểm sau: • Mục tiêu tổng thể • Người đóng vai trò quản lý dự án • Các công việc cụ thể được thực hiện giữa một điểm bắt đầu cụ thể và một điểm kết thúc. • Thời gian cho công việc sẽ đươc hoàn thành (chẳng hạn như 3 giờ, 3 ngày hoặc 3 tháng) • Mối quan hệ giữa thời gian và công việc • Nguồn lực (con người, thiết bị, phương tiện, vật tư .) để hoàn thành công việc • Ngân sách (các chi phí liên quan với con người, thiết bị, phương tiện và nguồn cung cấp)
Dự án mini • Đặc trưng của dự án mini: • do một người hoàn toàn chịu trách nhiệm từ bước phát kiến ý tưởng tới bước đánh giá tổng kết, tuy người này vẫn phối hợp với các đối tượng khác liên quan trong thời gian thực hiện dự án.
Đặc điểm của Dự án: • Dự án có mục đích, kết quả rõ ràng, thực hiện trên cơ sở đảm bảo thống nhất các chỉ tiêu về nguồn lực, thời gian và chất lượng • Thời gian tồn tại của Dự án luôn xác định. • Sản phẩm/dịch vụ của dự án đem lại mang tính khác biệt • Dự án liên quan đến nhiều bên • Dự án thường không chắc chắn, có nhiều rủi ro tiềm ẩn. • Môi trường tổ chức thực hiện dự án thường phức tạp, năng động.
Đặc điểm của Dự án: • Người quản lý dự án: tổ chức, điều hành mọi công việc • Mối quan hệ giữa các công việc: Các công việc cụ thể được thực hiện giữa một điểm bắt đầu cụ thể và một điểm kết thúc. • Thời gian cho công việc sẽ đươc hoàn thành luôn hữu hạn (chẳng hạn như 3 giờ, 3 ngày hoặc 3 tháng) • Mối quan hệ giữa thời gian và công việc • Nguồn lực (con người, thiết bị, phương tiện, vật tư .) để hoàn thành công việc • Ngân sách (các chi phí liên quan với con người, thiết bị, phương tiện và nguồn cung cấp)
Tính phụ thuộc của công việc • Bên cạnh việc lên công việc bạn cần phải xác định tính phụ thuộc giữa các công việc, chẳng hạn công việc thứ hai không thể bắt đầu nếu như công việc thứ nhất chưa hoàn thành. Hoặc nhiệm vụ thứ 6 thực hiện được 50% thì nhiệm vụ thứ 7 sẽ bắt đầu được tiến hành. Dưới đây là một số ví dụ về tính phụ thuộc: • Bạn không thể bắt đầu sử dụng một thiết bị cho đến khi bạn cài đặt nó. • Bạn phải chờ cho bê tông trên nền nhà bạn khô trước khi bạn bắt đầu xây dựng trên đó. • Bạn không thể bắt đầu cho ra một sản phẩm thuốc mới cho đến khi được Bộ Y Tế phê chuẩn.
Sự khác biệt giữa chương trình, dự án và nhiệm vụ • Chương trình (Program) là một kế hoạch dài hạn bao gồm nhiều dự án. Đôi khi về mặt thuật ngữ, chương trình được dùng đồng nghĩa với dự án. • Dự án (Project) là một quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách. • Nhiệm vụ (Task) là nỗ lực ngắn hạn trong vài tuần hoặc vài tháng được thực hiện bởi một tổ chức nào đó, đồng thời tổ chức này có thể kết hợp với các nhiệm vụ khác để thực hiện dự án. • Sự khác biệt giữa dự án và phòng ban chức năng (Xem bảng)
Một số dự án ODA giáo dục • Dự án phát triển GD Tiểu học (WB) • Dự án đào tạo giáo viên tiểu học (WB) • Dự án Giáo dục Tiểu học cho trẻ em có hoàn cảnh khó khăn (WB +) • Dự án giáo dục THCS (I+II) (ADB) • Dự án đào tạo GV THCS (ADB) • Dự án phát triển GD THPT (ADB • Dự án giáo dục THCS vùng KKN (ADB) • Dự án phát triển GV THPT &TCCN • Dự án nâng cao năng lực đào tạo nghề (I + II) (ADB) • Dự án giáo dục Đại học (WB • Dự án Trường ĐH đẳng cấp quốc tế (ADB)
CHƯƠNG TRÌNH MỤC TIÊU QUỐC GIA GD&ĐT GIAI ĐOẠN 2011-2015 Chương trình gồm 4 dự án thành phần như sau: - Dự án 1: Hỗ trợ phổ cập mầm non 5 tuổi, xóa mù chữ và chống tái mù chữ, duy trì kết quả phổ cập giáo dục tiểu học, củng cố và nâng cao chất lượng phổ cập giáo dục trung học cơ sở và hỗ trợ phổ cập giáo dục trung học - Dự án 2: Đào tạo nguồn nhân lực công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong giáo dục - Dự án 3: Tăng cường dạy và học ngoại ngữ trong hệ thống giáo dục quốc dân. - Dự án 4: Hỗ trợ giáo dục miền núi, vùng dân tộc thiểu số và vùng có nhiều khó khăn.
Quản lý dự án là gì? • Quản lý dự án là một quá trình lập kế hoạch, tổ chức và quản lý điều phối thời gian, nguồn lực, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra.
Nhân tố quyết định sự thành công của dự án? • Thời gian: gồm thời gian đế hoàn thành từng công việc trong mỗi một giai đoạn. • Nguồn lực: gồm các chi phí tài nguyên: nhân lực, thiết bị, nguyên vật liệu để hoàn thành các công việc. • Mục đích của các công việc và kế hoạch để hoàn thành chúng.
Tính phụ thuộc của công việc • Bên cạnh việc lên công việc bạn cần phải xác định tính phụ thuộc giữa các công việc, chẳng hạn công việc thứ hai không thể bắt đầu nếu như công việc thứ nhất chưa hoàn thành. Hoặc nhiệm vụ thứ 6 thực hiện được 50% thì nhiệm vụ thứ 7 sẽ bắt đầu được tiến hành. ví dụ về tính phụ thuộc: • Kông thể bắt đầu sử dụng một thiết bị cho đến khi cài đặt nó. • Phải chờ cho bê tông trên nền nhà khô trước khi bắt đầu xây dựng trên đó. • Không thể bắt đầu cho ra một sản phẩm thuốc mới cho đến khi được Bộ Y Tế phê chuẩn.
Sắp xếp nguồn lực • Nguồn lực không chỉ là con người mà nguồn lực có thể là một phần thiết bị hoặc chi phí, chẳng hạn tiền thuê nhà, một phòng họp mà bạn phải trả phí hàng giờ để sử dụng. Dự án có 3 loại nguồn lực chủ yếu : nguồn lực làm việc, nguồn lực vật chất và nguồn lực về chi phí.
Các tiêu chuẩn đánh giá việc quản lý dự án Một dự án thành công có các đặc điểm sau : - Hoàn thành trong thời hạn quy định (Within Time) - Hoàn thành trong chi phí cho phép (Within Cost) - Đạt được thành quả mong muốn (Design Performance) - Sử dụng nguồn lực được giao một cách : Hiệu quả (Effective) + Hữu hiệu (Efficiency)
Những trở lực trong quản lý dự án (Obstacles in Project Management) - Độ phức tạp của dự án - Yêu cầu đặc biệt của khách hàng - Cấu trúc lại tổ chức - Rủi ro trong dự án - Thay đổi công nghệ - Kế hoạch và giá cả cố định
Các chức năng quản lý dự án • Chức năng hoạch định • Chức năng tổ chức • Chức năng chỉ đạo • Chức năng kiểm soát
Chức năng hoạch định Xác định cái gì cần phải làm - Xác định mục tiêu - Định phương hướng chiến lược - Hình thành công cụ để đạt đến mục tiêu trong giới hạn về nguồn lực và phải phù hợp với môi trường hoạt động.
Chức năng tổ chức Quyết định công việc được tiến hành như thế nào Là cách thức huy động và sắp xếp các nguồn lực một cách hợp lý để thực hiện kế hoạch - Làm việc gì ? - Ai làm ? - Phối hợp công việc ra sao ? - Ai báo cáo cho ai ? - Chỗ nào cần ra quyết định ?
Chức năng chỉ đạo - Động viên, hướng dẫn phối hợp nhân viên. - Chọn lựa một kênh thông tin hiệu quả. - Xử lý các mâu thuẫn trong tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra của tổ chức.
Chức năng kiểm soát • Nhằm đảm bảo các hoạt động được thực hiện theo kế hoạch và hướng đến mục tiêu. • Kiểm soát = Giám sát + So sánh + Sửa sai.
Thành phần cơ bản trong quản lý dự án
Các bên tham gia trong một dự án 1. Nhà tài trợ (VD: WB, ADB ) 2. Giám đốc/BQL dự án 3. Nhà quản lý chức năng (VD: MOET) 4. Khách hàng 5. Nhà cung cấp
2. Nêu các bên tham gia quan trọng nhất, phân tích nhiệm vụ các bên trong 1 dự án
2. Các bên tham gia QLDA 1. Nhà tài trợ: ADB 2. Giám đốc dự án: 3. Nhà đầu tư: MOET 4. Khách hàng: Các Sở GD&ĐT, 5 Trường ĐHSP, HVQLGD 5. Nhà cung cấp: các công ty xây dựng, thiết bị, tài liệu, SGK
Nhà tài trợ (VD: WB, ADB ) • - Chịu trách nhiệm cuối cùng đối với sự thành công dự án. • - Ký kết hoàn thiện các tài liệu kế hoạch và các yêu cầu thay đổi. • - Cho phép nhóm QLDA sử dụng nguồn lực, bảo vệ và cố vấn cho BQLDA.
Giám đốc/BQL dự án • Làm việc với các bên liên quan để khởi tạo dự án • Lập kế hoạch, dự thảo ngân sách. • Chỉ huy nhóm dự án thực thi kế hoạch • Giám sát hiệu quả hoạt động và thực hiện các hoạt động chính • Thường xuyên thông báo cho nhà tài trợ và các liên quan về tình hình thực hiện dự án, đưa ra các yêu cầu và trình bày những thay đổi của DA. • Hoàn thành nhiệm vụ được giao
Nhà quản lý chức năng • Kiểm soát và đóng góp nguồn lực cho DA • Có thể đặt ra những yêu cầu khác
Khách hàng • Nhận đầu ra của dự án • Thanh toán cho đần ra • Xác định nhu cầu đầu ra cho DA
Nhà cung cấp • - Cung cấp thiết bị, sản phẩm hay dịch vụ để phục vụ DA dưới dạng hợp đồng để đạt mục tiêu đề ra
4. Các giai đoạn quản lý dự án:
Các giai đoạn QLDA Giai Giai Giai đoạn 1: Giai đoạn đoạn Xây dựng ý đoạn 3: Thực 2: 4: Kết tưởng hình hiện dự thúc thành dự án Phát án triển dự án dự án Giám sát, đánh giá/Kiểm soát dự án
Các giai đoạn quản lý dự án: Cách tiếp cận 5 bước 1. Mối quan hệ chiến lược Dự án có đáp ứng được lĩnh vực cần ưu tiên không? 2. Khái niệm dự án: Điều gì cần đạt được ở dự án? 3. Xây dựng chương trình và kế hoạch Các công việc cần thực hiện trong dự án là gì? 4. Quản lý và giám sát Các kế hoạch được thực hiện như thế nào? 5. Quyết định và chuyển giao Dự án hoàn thành như thế nào?Kết quả đạt được?
3. Các giai đoạn quản lý dự án: 1. Nhóm các tiến trình khởi động (Initiating processes): • Xây dựng ý tưởng hình thành dự án gồm các tiến trình khởi tạo môi trường cho dự án hoặc các giai đoạn của dự án, như: chuẩn bị nhân lực, thiết lập các qua hệ, phương pháp liên lạc, các thủ tục quản lý, 2. Nhóm các tiến trình hoạch định (Planning processes):Phát triển dự án gồm các tiến trình định nghĩa các mục tiêu và các kế hoạch hành động (chính, hỗ trợ, và ứng dụng) cho dự án. 3. Nhóm các tiến trình thực thi (Excuting processes): Thực hiện dự án gồm các tiến trình liên kết nguồn lực để thực thi các kế hoạch (DO) 4. Nhóm các tiến trình điều khiển (Controlling processes): Kiểm soát gồm các tiến trình giám sát, đo lường tiến độ dự án (CHECK) để xác định các hành động điều khiển phù hợp. 5. Nhóm các tiến trình kết thúc (Closing processes): gồm các tiến trình kết thúc cho dự án như chuyển giao kết quả, chấm dứt các hợp đồng và đánh giá tổng kết.
Nguyên lý 5W+2H trong quản lý dự án của Barry Boehm 1. “Why is the system being developed?” Mục đích của dự án là gì? 2. “What will be done?”: Việc gì thật sự cần thiết phải làm 3. “By when?”: Các công việc của dự án cần phải được sắp xếp Khi nào? 4. “Who is responsible for a function?”: Ai chịu trách nhiệm ở mỗi công việc
Nguyên lý 5W+2H trong quản lý dự án của Barry Boehm 5. “Where are they organizationlly located?”: Kết quả của công việc được tiếp nhận ở đâu? 6. “How will the job be done technically and manegerially?”: Các công việc được thực hiện bằng yếu tố chuyên môn, tính chất quản lý như thế nào? 7. “How much of each resource is needed?”: Mức độ nguồn lực cần thiết để tạo ra kết quả có chất lượng như mong muốn?
Quá trình quản lý dự án
Cấu trúc một kế hoạch TQM
Giai đoạn 1: Xây dựng ý tưởng - Khởi tạo dự án • Câu hỏi cần trả lời: Dự án có đáp ứng được lĩnh vực cần ưu tiên không? – Xác định các vấn đề và lĩnh vực cần ưu tiên của tổ chức – Sáng kiến, ý tưởng dự án (Tên dự án) – Xây dựng kịch bản dự án (Mục tiêu, chỉ tiêu, Định hướng HĐ, nguồn lực ) – Xác định nhà tài trợ – Xác định các khó khăn/rủi ro gặp phải khi thực hiện ý tưởng
Báo cáo dự án khả thi Là tài liệu mang tính chất pháp lý cao dùng để khẳng định sự phê chuẩn chính thức cho người trưởng dự án được quyền sử dụng nguồn lực đã cấp để làm thỏa mãn các yêu cầu đối với dự án. PC nhằm giải quyết một hoặc một số yêu cầu như: • Yêu cầu của thị trường về một sản phẩm đặc thù • Yêu cầu cải tiến bộ máy của tổ chức hoặc chính phủ • Yêu cầu sử dụng ưu thế từ công nghệ mới • Nhu cầu từ xã hội
Nội dung của BC DAKT trình bày rõ ràng các nội dung sau: • Các yếu điểm của tổ chức, hậu quả và cơ hội để cải tiến: nội dung này là phần phân tích tổng quát để đưa đến mục tiêu của dự án • Mục tiêu của dự án: mục tiêu của dự án là để giải quyết tất cả hoặc một phần khuyết điểm (hoặc cơ hội cải tiến) cho tổ chức; mục tiêu của dự án phải liên kết với mục tiêu của tổ chức thông qua chiến lược phát triển của tổ chức. • Các yêu cầu đối với dự án: thể hiện các đòi hỏi đối với dự án phát sinh từ mục tiêu của dự án mà dự án phải đáp ứng đầy đủ thì mới được cho là đạt được mục tiêu • Sơ lược về phương pháp thực hiện dự án để đạt được mục tiêu của dự án: bao gồm cách giải quyết các yêu cầu và trình tự các bước thực hiện (tổng quát)
Nội dung của BC DAKT • Các giả định và phụ thuộc: rủi ro • Các kết quả chuyển giao và các mốc đánh giá . • Lợi ích của dự án, và kinh phí cần thiết để thực hiện dự án •
Giai đoạn 2: Phát triển dự án • Là giai đoạn xem xét cách thức thực hiện dự án một cách cụ thể, tập trung thiết kế và lập kế hoạch thực hiện dự án • Các công việc cụ thể: • Thành lập nhóm dự án, xác định cấu trúc tổ chức • Lập kế hoạch tổng thể (BBP) • Phân tích, lập bảng kế hoạch chi tiết công việc • Lập kế hoạch tiến độ thời gian • Lập kế hoạch ngân sách • Lập kế hoạch nguồn lực cần thiết • Xin phê chuẩn thực hiện
Thiết kế cơ cấu tổ chức dự án. Quản lý nhóm làm việc – Lựa chọn người tham gia dự án: Đánh giá kỹ năng,Tuyển chọn – Xây dựng nhóm làm việc – Phân loại các nhóm làm việc theo hiệu quả hoạt động – Quy tắc nhóm – Đánh giá sự khác biệt
Ví dụ • Ban điều hành (GĐ,PGĐ) • BP chuyên gia (ĐT,BD, XDCB, đánh giá ) • Phòng Chương trình SGK • Phòng XDCB • Phòng Thiết bị • Phòng đối ngoại • Phòng Tài chính- kế toán • Phòng Hành chính
Lập kế hoạch dự án tổng thể Baseline Project Plan (BBP) • Câu hỏi cần trả lời: Điều gì cần đạt được? – Xác định mục tiêu của dự án – Xác định các hoạt động – Xác định yêu cầu tài chính, khách hàng, nhân viên, quy trình – Khung logic của dự án
KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN I. Phần giới thiệu II. Phần mô tả giải pháp III. Phần đánh giá khả thi IV. Các kế hoạch quản lý chi tiết
I. Phần giới thiệu • Gồm các mô tả tổng quát cho dự án: mục tiêu, phương pháp, đánh giá khả thi, các kế hoạch quản lý và các thay đổi quan trọng của BPP kể từ khi nó được lập ra
II. Phần mô tả giải pháp 1. Nêu 2 hoặc 3 phương án khả thi để đạt mục tiêu 2. Nêu giải pháp được chọn (thỏa mãn các yêu cầu nêu trong Project Charter) 3. Đặc tả chi tiết về sản phẩm/ dịch vụ sẽ được tạo ra từ giả pháp 4. Mô hình (tiếp cận) của dự án để thực hiện giải pháp
III. Phần đánh giá khả thi 1. Kinh tế – Phân tích lợi ích và chi phí của dự án 2. Kỹ thuật công nghệ – Phân tích khó khăn và rủi ro về kỹ thuật, cách khắc phục 3. Vận hành – Phân tích khả năng áp dụng dự án cho các hoạt động của tổ chức 4. Pháp lý – Phân tích các rủi ro về mặt pháp lý hoặc phát sinh từ các hợp đồng 5. Chính trị – Phân tích ảnh hưởng từ các quan điểm chính trị của stakeholders 6. Nguồn lực và thời hạn – Phác thảo thời gian thực hiện trên nguồn lực hiện có.
IV. Các kế hoạch quản lý chi tiết 1. Dự án khả thi 2. Kế hoạch thực hiện BPP 3. Kế hoạch giám sát, điều khiển việc thực thi BPP 4. Kế hoạch kiểm soát thay đổi 5. Kế hoạch kết thúc dự án 6. Kế hoạch quản lý phạm vi 7. Kế hoạch quản lý chi phí đây là những kế hoạch quản lý chi tiết dựa trên các lĩnh vực kiến thức quản lý
THiết kế cơ cấu quản lý dự án • Lựa chọn dự án • Lựa chọn người tham gia • Xác định đặc điểm dự án • Thống nhất ngân sách • Phân tích các bên liên quan • Phân tích rủi ro • Thống nhất các lựa chọn • Quyết định thời gian hoàn thành dự án
Khung Logic: Ưu điểm • Cho phép kiểm tra tính khả thi của một dự án/kế hoạch thông qua việc làm rõ mối liên kết nội tại của kế hoạch đó và khả năng triển khai kế hoạch. • Mô tả kế hoạch một cách ngắn gọn và cô đọng do bắt buộc phải sử dụng ngôn từ chặt chẽ. • Tạo điều kiện thuận lợi cho các bên liên quan trao đổi thông tin về kế hoạch. • Thúc đẩy công tác hoạch định đi theo định hướng mục tiêu và kết quả, chứ không phải theo định hướng hoạt động. • Siết chặt mối liên hệ giữa hoạch định ở cấp vĩ mô và hoạch định ở cấp vi mô.
Khung Logic: Nhược điểm • Việc bám quá chặt vào một Khung Logic có nguy cơ biến Khung đó trở thành một công cụ kém linh hoạt. • Khung Logic tuân theo giả định quan hệ nhân-quả, vì thế không xử lý được các quan hệ tương hỗ. • Khung Logic không đề cập tới các vấn đề về giới và môi trường, vì vậy các nhà xây dựng kế hoạch có thể bỏ qua vấn đề này. • Khung Logic nhấn mạnh đến việc đánh giá tác động hơn là tìm hiểu quá trình thay đổi. • Với phương thức tiếp cận mở rộng sự tham gia của các bên liên quan, việc sử dụng Khung Logic có thể dẫn tới việc đặt ra mục tiêu quá cao hoặc bỏ qua các hoạt động có giá trị do đối tượng tham gia đông hoặc do thiếu kinh nghiệm
Khung Logic: Nhược điểm • Khung Logic nhấn mạnh đến việc đánh giá tác động hơn là tìm hiểu quá trình thay đổi. • Với phương thức tiếp cận mở rộng sự tham gia của các bên liên quan, việc sử dụng Khung Logic có thể dẫn tới việc đặt ra mục tiêu quá cao hoặc bỏ qua các hoạt động có giá trị do đối tượng tham gia đông hoặc do thiếu kinh nghiệm • Khung Logic chỉ tìm kiếm các chỉ số cho những tác động đã được dự trù trong kế hoạch và bỏ qua các tác động/sự kiện/quy trình bất thường có thể đe dọa đến sự thành công của kế hoạch/dự án. •
Khung Logic: Ưu điểm • Nêu rõ giới hạn của những việc có thể kiểm soát và những điều có thể dự đoán trước nhờ vào việc đưa ra những giả định chủ chốt. • Buộc các nhà hoạch định phải thương thảo để đi đến thống nhất ý kiến thông qua việc tìm kiếm cách phát biểu đơn giản cho một số ít hoạt động . • Tạo điều kiện quản lý thống nhất các hoạt động khác nhau thông qua các mục tiêu chung. • Buộc các bên tham gia phải nêu rõ những ảnh hưởng của việc tiến hành các hoạt động trong kế hoạch đối với nguồn lực, giả định và các rủi ro. • Buộc các nhà hoạch định phải nghĩ đến việc giám sát và đánh giá dự án ngay từ bước đầu thiết kế dự án
Giai đoạn 3: Thực hiện dự án • Là giai đoạn quản lý tổ chức triển khai các nguồn lực bao gồm các công việc: • xây dựng/thuê văn phòng, cơ sở làm việc • Lựa chọn công cụ, thiết bị, lắp đặt • Phân bổ nguồn lực, thực hiện các hoạt động theo kế hoạch • Giám sát đánh giá
Thực hiện dự án Với một hệ thống quản lý dự án tốt, có thể trả lời được các câu hỏi như: • Những công việc phải thực hiện là gì? Thứ tự các công việc như thế nào? • Thời hạn cho các công việc phải được thực hiện như thế nào? • Ai sẽ là người hoàn thành các công việc? • Chi phí cho từng công việc và cho toàn bộ dự án là bao nhiêu? • Nếu một số công việc chưa được hoàn thành so với tiến độ sẽ như thế nào? • Đâu là cách tốt nhất để liên lạc đến những người có trách nhiệm trong một dự án?
Thực thi và Theo dõi các hoạt động – Lập kế hoạch hoạt động – Cấu trúc hoạt động/công việc thực thi dự án – Các mối quan hệ phục thuộc trong thực hiện dự án – Xây dựng lịch biểu hoạt động dự án – Sơ đồ mạng PERT, sơ đồ Gantt – Phân tầng ưu tiên và nguồn lực cho các sự kiện quan trọng – Giám sát, theo dõi các hoạt động của dự án – Những bài học kinh nghiệm từ thực tiễn
Lập kế hoạch chi tiết Cấu trúc công việc: • Kết quả – Hoạt động 1 - Công việc 1.1 - Công việc 1.2 - – Hoạt động 2 - Công việc 2.1 - Công việc 2.2 - - Thời gian, nguồn lực
Các hoạt động của 1 dự án, thứ tự và thời gian thực hiện Dự án Y có 12 hoạt động. Thời gian thực hiện dự án là 19 tuần, mỗi hoạt động có thời gian thực hiện và mối quan hệ với các hoạt động khác theo bảng dưới đây • Hãy vẽ sơ đồ biểu thị mối quan hệ giữa các hoạt động • Tính thời gian bắt đầu sớm nhất (EST); bắt đầu muộn nhất (LST); hoàn thành sớm nhất (EFT) và hoàn thành muộn nhất của mỗi hoạt động
Mối quan hệ giữa các hoạt động của dự án Y TT Hoạt động Hoạt động kề trước Thời gian thực hiện 1 A 2 2 B 2 3 C 2 4 D A 3 5 E A 4 6 F E 0 7 G B 7 8 H B 6 9 I D,E 4 10 J C 10 11 K J,H 3 12 L I,G.K 4
Quản lý bằng mốc sự kiện quan trọng • Không đáp ứng được mốc gần nhất: không lập được kế hoạch để đạt mốc tiếp theo • Không đáp ứng mốc gần nhất- lập kế hoạch để đạt mốc tiếp theo • Đáp ứng được mốc gần nhất
Liệt kê các sự kiện cần kiểm tra • Cái gì hoạt động tốt • Quá trình nào nên thay đổi
SƠ ĐỒ MẠNG PERT • "Kỹ thuật theo dõi và đánh giá chương trình (dự án)" (Program Evaluation and Review Technique hay viết tắt là PERT) • Giúp các quản lý dự án trả lời các câu hỏi: • - Dự án sẽ hoàn thành khi nào? • Mỗi hoạt động của DA nên bắt đầu và kết thúc vào thời điểm nào? • Những hoạt động nào của DA phải kết thúc đúng thời hạn để tránh toàn bộ dự án chậm tiến độ? • Có thể chuyển các nguồn từ các hoạt động không ảnh hưởng đến tiến độ DA sang các HĐ khác cần ưu tiên? • Những hoạt động nào cần tập trung theo dõi?
SƠ ĐỒ MẠNG PERT • Mạng PERT là mạng có nút có đánh số, nối với nhau bởi các mũi tên. Mỗi mũi tên chỉ 1 hoạt động của DA. Mỗi nút chỉ thời điểm kết thúc 1 hoạt động hoặc bắt đầu 1 HĐ khác • Hai hoạt động khác nhau không có cùng nút bắt đầu và kết thúc • Hoạt động găng: Là hoạt động có độ trễ = 0 (thời điểm kết thúc sớm nhất trùng với thời điểm kết thúc muộn nhất)
Sơ đồ mạng PERT
Xác định thời gian tối thiểu thực hiện dự án • EST: Thời gian bắt đầu sớm nhất của từng hoạt động • EFT: thời gian kết thúc sớm nhất • LST: Thời điểm bát đầu muộn nhất • LFT: Thời điểm kết thúc muộn nhất EFT = EST + thời gian hoạt động
Sơ đồ GANTT • Henry Gantt (1861-1919), Henri Fayol (1841-1925): cha đẻ của kỹ thuật lập kế hoạch và kiểm soát dự án. • "Phương pháp đường găng" (Critical Path Method, viết tắt là CPM)
Giao tiếp, truyền thông, quảng bá dự án • Giao tiếp, truyền thông, quảng bá dự án • Lập kế hoạch truyền thông, quảng bá dự án • Phương pháp truyền thông, quảng bá trong quản lý dự án • Giao tiếp với các nhóm dự án và các bên liên quan khác • Quản trị xung đột
Quản lý rủi ro – Xác định rủi ro, các rủi ro thường gặp trong dự án giáo dục – Đánh giá rủi ro – Tận dụng cơ hội để giảm thiểu rủi ro trong quản lý dự án giáo dục
Giai đoạn 4: Kết thúc dự án • Hoàn thành sản phẩm, bàn giao tài liệu, công trình, đánh giá dự án. • Các công việc cụ thể: • Hoàn chỉnh, hồ sơ lưu trữ • Kiểm tra sổ sách kế toán, bàn giao và báo cáo • Thanh quyết toán • Xây dựng hệ thống hướng dẫn • Giải phóng văn phòng, thiết bị
Trình bày kết quả dự án • Làm thế nào để đo được thành công trong quá trình thực hiện • Chất lượng • Thời gian • Nguồn lực
Giám sát, Đánh giá • Giám sát: Là quá trình xem xét, rà soát một cách có hệ thống, khách quan và liên tục việc thực hiện công việc có đúng với tiến trình đặt ra không, để có căn cứ điều chỉnh kịp thời, đưa ra cách làm tốt nhất.
Đánh giá: • Là một hoạt động thường xuyên nhằm phân tích và làm rõ sự tương quan giữa các kết quả thực tế đạt được và những mục tiêu đặt ra, xác định vấn đề và những vướng mắc nảy sinh hoặc tiềm ẩn để khuyến nghị các hành động khắc phục hiệu quả hoặc các giải pháp phòng ngừa, tuân thủ quy định.
Giám sát, Đánh giá: Vì sao cần giám sát? Để giúp các cấp quản lý có thông tin để quyết định về: • Nguồn tài chính, điều kiện hoạt động có đảm bảo không? • Nhân lực có đáp ứng yêu cầu trình độ chuyên môn nghiệp vụ không? • Các hoạt động có nhất quán với cac skế hoạch công tác không, và • Có đạt được mục tiêu kế hoạch không, kế hoạch có tiến triển theo hướng đạt các mục tiêu và kết quả mong đợi hay không
Giám sát, đánh giá dự án • Mục đích của giám sát và đánh giá dự án • Những hoạt động phát triển tạo ra sự khác biệt gì? • Dự án có đạt được những kết quả mong đợi không? • Làm thế nào để đạt được mục tiêu và mục đích của dự án một cách tốt nhất?
Giám sát Là một quá trình liên tục Cần tập trung vào chất lượng hơn là số lượng, Cần tập trung đánhgiá định tính hơn là định lượng Không chỉ là xác định các vấn đề, yếu kém, quan trọng hơn là tìm ra giải pháp để thay đổi
Đánh giá • Không liên tục • Tập trung vào các vấn đề cốt lõi • Có tổ chức đánh giá độc lập
Giám sát, Đánh giá: Vì sao cần giám sát? Để giúp các cấp quản lý có thông tin để quyết định về: • Nguồn tài chính, điều kiện hoạt động có đảm bảo không? • Nhân lực có đáp ứng yêu cầu trình độ chuyên môn nghiệp vụ không? • Các hoạt động có nhất quán với cac skế hoạch công tác không, và • Có đạt được mục tiêu kế hoạch không, kế hoạch có tiến triển theo hướng đạt các mục tiêu và kết quả mong đợi hay không
Những câu hỏi cần trả lời trong giám sát và đánh giá dự án • Sự phù hợp: Các mục tiêu và mục đích có phù hợp với những vấn đề và nhu cầu đang được giải quyết hay không? • Hiệu suất: Dự án có được triển khai một cách kịp thời và tiết kiệm chi phí không? • Hiệu quả: Dự án/các hoạt động can thiệp đạt được các mục tiêu ở mức độ nào? Những yếu tố thuận lợi và khó khăn gặp phải trong quá trình triển khai là gì? • Tác động: Dự án mang lại những kết quả gì? Kết quả của một dự án có thể có ảnh hưởng tích cực và tiêu cực, theo dự kiến và ngoài dự kiến. • Tính bền vững: Lợi ích mà dự án mang lại có thể tồn tại lâu dài sau khi dự án/hoạt động can thiệp đó kết thúc không?
Các phương pháp giám sát • Báo cáo số liệu trong hệ thống • Đi thực địa, kiểm tra điểm • Báo cáo độc lập từ bên thứ ba • Gặp gỡ nghe phản ánh, lấy ý kiến cấp dưới • Khảo sát ý kiến công chúng • Báo cáo của các bên liên quan
Các bước lập kế hoạch giám sát và đánh giá 1. Xác định xem ai sẽ tham gia vào thiết kế, triển khai, và báo cáo. 2. Làm rõ phạm vi, mục đích, ý định sử dụng, đối tượng, và ngân sách sẽ được dùng cho đánh giá và giám sát. 3. Xây dựng câu hỏi để xem bạn muốn biết những gì. 4. Các chỉ số. Chỉ số được dùng như một công cụ để đo lường thành quả một cách rõ ràng, giúp đánh giá các kết quả thực hiện, hoặc để phản ánh những thay đổi. Các chỉ số có thể mang tính định lượng và/hoặc định tính. Chỉ số tiến trình là các thông tin về quá trình triển khai một chương trình. 5. Xác định phương pháp thu thập thông tin. Một số ví dụ về các phương pháp: đọc tài liệu, bộ câu hỏi, điều tra, và phỏng vấn.
Các bước lập kế hoạch giám sát và đánh giá • 6. Phân tích và tổng hợp thông tin thu thập được. Dùng những thông tin thu thập được để xem xét các xu hướng mới nảy sinh trong quá trình triển khai dự án (nếu có) • 7. Hiểu rõ những phát hiện trong quá trình theo dõi và giám sát, đưa ra phản hồi và các khuyến nghị. Quá trình phân tích số liệu và nghiên cứu các phát hiện trong quá trình theo dõi và giám sát sẽ giúp bạn đưa ra những khuyến nghị nhằm tăng cường hiệu quả công việc cũng như những điều chỉnh trung hạn cần tiến hành. • 8. Chia sẻ các phát hiện và nhận xét của bạn với các bên có liên quan và quyết định xem sử dụng các kết quả của quá trình theo dõi và giám sát như thế nào để củng cố các nỗ lực của tổ chức của bạn.
Đặc điểm của một đánh giá chất lượng hiệu quả • Đạt được mục tiêu đánh giá • Tổ chức bộ máy tinh gọn, linh hoạt • SMART • Tìm hiểu các kết quả đánh giá trước đây • Có phương pháp phù hợp • Được tiến hành bởi đội ngũ đánhgiá có năng lực chuyên môn thành thục • Có bộ công cụ phù hợp với nội dung, chuẩn xác • Được sự hỗ trợ bởi các bên liên quan • Được cấp trên và các bên liên quan chấp nhận
4. Bạn được yêu cầu chọn một lãnh đạo cho 1 dự án rất quan trọng. Có 4 người trong danh sách ngắn. Những phẩm chất nào bạn muốn có ở người lãnh đạo dự án này?
Ai là người quản lý dự án? • Người quản lý dự án là người tạo ra tổng thể dự án và cố gắng để dự án được hoàn thành. • Là người có thể sử dụng các kĩ năng và phương pháp để thiết lập mức thời gian hợp lí, quản lý nguồn lực tốt và thường giữ lịch trình dự án đúng tiến độ.
Ai là người quản lý dự án? • Một người quản lý dự án không phải lúc nào cũng ở cấp cao nhất của dự án mà là người đảm bảo rằng các bộ phận của dự án hợp tác làm việc suôn sẻ. • Người quản lý dự án là người phải chịu trách nhiệm đối với sự thành công hoặc thất bại của dự án.
Nhiệm vụ của người quản lý dự án • Lên kế hoạch cho dự án cũng như tiến độ dự án: bao gồm các bước tính toán, thời gian và chi phí để đạt được mục tiêu của dự án. • Quản lý nguồn lực của dự án. • Liên hệ với các nhóm, đội ngũ và khach hàng: việc liên lạc, theo dõi, nhắc nhở các nhóm làm việc là một trách nhiệm mà người quản lý dự án cần phải làm để dự án được suôn sẻ. • Đảm bảo tiến độ, chất lượng cuối cùng cho dự án.
Hệ thống quản lý dự án tốt có thể trả lời được các câu hỏi như: • Những công việc phải thực hiện là gì? Thứ tự các công việc như thế nào? • Thời hạn cho các công việc phải được thực hiện như thế nào? • Ai sẽ là người hoàn thành các công việc? • Chi phí cho từng công việc và cho toàn bộ dự án là bao nhiêu? • Nếu một số công việc chưa được hoàn thành so với tiến độ sẽ như thế nào? • Đâu là cách tốt nhất để liên lạc đến những người có trách nhiệm trong một dự án?
Hệ thống quản lý dự án tốt • Một sự cân bằng hợp lý của thời gian, tiền bạc và chất lượng là cốt lõi mà một người quản lý dự án có trong suốt chu trình của dự án.
Vai trò và trách nhiệm của nhà QLDA Vai trò của nhà quản lý dự án • Quản lý các mối quan hệ giữa người và người trong các tổ chức của DA • Phải duy trì sự cân bằng giữa chức năng : - Quản lý dự án - Kỹ thuật của dự án • Đương đầu với rủi ro trong quá trình QLDA • Tồn tại với điều kiện ràng buộc của dự án • Lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Trách nhiệm của nhà QLDA. • Người QLDA phải giải quyết được mối liên hệ giữa 3 yếu tố : Chi phí, Thời gian và Chất lượng •
Vai trò của nhà quản lý chức năng (Functional Manager) • Làm thế nào để hoàn thành nhiệm vụ (How) • Nhiệm vụ được hoàn thành ở đâu ? (Where) • Nhà quản lý chức năng sẽ cung cấp đầy đủ nguồn lực để hoàn thành mục tiêu đã đề ra trong điều kiện giới hạn của dự án.
Kỹ năng cần thiết trong QLDA • Kỹ năng chuyên môn. • Kỹ năng giải quyết vấn đề. • Kỹ năng tương tác cá nhân. • Kỹ năng tổ chức.
Kỹ năng cần thiết trong QLDA Kỹ năng chuyên môn. • Khả năng chuyên môn cụ thể, chẳng hạn như nghiên cứu thị trường, tài chính, lập trình phần mềm • Kỹ năng chuyên môn thường có được thông qua quá trình đào tạo và huấn luyện.
Kỹ năng cần thiết trong QLDA Kỹ năng giải quyết vấn đề. • Khả năng của cá nhân trong việc phân tích các tình huống khó khăn hay bế tắc, từ đó đưa ra giải pháp khả thi nhất. • Những người có tư duy sáng tạo có thể nghĩ ra những cách giải quyết vấn đề mà người khác không thấy được. • Nếu bạn là trưởng nhóm, bạn cần đưa những người biết giải quyết vấn đề vào nhóm, nếu không, mọi người sẽ chỉ biết trông chờ vào các giải pháp của bạn và đó không phải là phương pháp hoạt động theo nhóm.
Kỹ năng cần thiết trong QLDA Kỹ năng tương tác cá nhân. • Khả năng làm việc hiệu quả với người khác - được thể hiện dưới hình thức giao tiếp giữa các cá nhân. • một số người phối hợp rất ăn ý với một số người nào đó, song lại không thể làm việc với những người khác.
Kỹ năng cần thiết trong QLDA Kỹ năng tổ chức. • Khả năng giao tiếp với các bộ phận khác, sự am hiểu về tình hình công ty và khả năng sở hữu một mạng lưới xã hội. Người có kỹ năng tổ chức sẽ giúp nhóm thực hiện công việc một cách trôi chảy và tránh mâu thuẫn với các phòng ban cũng như nhân viên của họ.
kỹ năng cần thiết trong QLDA - Kỹ năng lãnh đạo - Kỹ năng lập kế hoạch/ Tổ chức, giám sát - Kỹ năng giao tiếp và thông tin - Kỹ năng đàm phán. thương lượng - Kỹ năng tiếp thị, quan hệ khách hàng - Kỹ năng ra quyết định Phẩm chất của nhà QLDA Thật thà và chính trực (Honesty & Integrity) Hiểu biết các vấn đề về con người (Understanding of Personal Problem) Tính chất linh hoạt, đa năng (Versatility)
Chọn lựa Giám đốc dự án • Biết tổng quát > chuyên sâu • Mang đầu óc tổng hợp > phân tích • Người làm cho mọi việc dễ dàng ( sẵn sàng hợp tác) > Giám sát • Tùy theo quy mô của dự án mà các tính chất này sẽ thay đổi
Mối quan hệ công việc và nhóm Cao A D Công việc B C Thấp Cao Quan hệ nhóm
Mối quan hệ công việc và nhóm Nhóm D Nhóm A Mức hiệu quả cao nhưng Nhóm tận tụy, hăng hái căng thẳng và tập trung Nhóm B Nhóm C Nhóm nản chí Hợp tác tốt nhưng thiếu hiệu quả
Đánh giá vai trò của nhóm Nhóm thành công = Kỹ năng nhóm + Kỹ năng chuyên môn
Liên hệ PGS.TS. Đặng Thị Thanh Huyền Viện trưởng Viện NCKH Quản lý giáo dục, Học viện QLGD ĐT. 094 8989939 Email. huyenqlgd1@yahoo.com dthuyen@moet.edu.vn
Xin cảm ơn 118