Bài giảng Sử dụng bảng tính cơ bản - Bài 3: Thao tác đối với ô (Cell)

Nội dung text: Bài giảng Sử dụng bảng tính cơ bản - Bài 3: Thao tác đối với ô (Cell)

1. Modul 5. Sử dụng bảng tính cơ bản Bài 3 THAO TÁC ĐỐI VỚI Ô (CELL)
2. NỘI DUNG 1. Nhập dữ liệu 2. Biên tập dữ liệu 3. Thao tác chọn/hủy chọn ô, dòng, cột 4. Sử dụng công cụ điền nội dung tự động 5. Thao tác sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô 6. Thêm/bớt ô, dòng, cột 7. Thao tác với các trang bảng tính 8. Sử dụng tiện ích sắp xếp và lọc dữ liệu Gvc, ThS. Võ Minh Đức 2
3. Nhập dữ liệu • Các kiểu dữ liệu trong Excel ▪ Kiểu Number: ▪ Kiểu văn bản – Text: ▪ Kiểu công thức Gvc, ThS. Võ Minh Đức 3
4. Nhập dữ liệu • Các kiểu dữ liệu trong Excel ▪ Kiểu Number: ➢Ký tự nhập vào là số, ở chế độ mặc định dữ liệu dạng số sẽ hiển thị ở phía bên phải của ô. ➢Kiểu ngày tháng: Nhập ngày tháng bình thường với dấu phân cách là gạch ngang (-) hay gạch đứng (/). ➢Kiểu thời gian: (12:00:00 A.M.) đến 23:59:59 Gvc, ThS. Võ Minh Đức 4
5. Nhập dữ liệu • Các kiểu dữ liệu trong Excel ▪ Kiểu văn bản – Text: ➢Nếu trên dòng nhập dữ liệu có chứa ít nhất một chữ hoặc một kí tự dạng *, !, &, #, ? hoặc dấu cách (space) trở lên thì Excel tự động hiểu dữ liệu nhập vào có kiểu text. Ví dụ: 123?, #78965, ➢Nếu gõ toàn số mà muốn máy hiểu là kí tự thì phải gõ bắt đầu bằng dấu ('). Ví dụ: Nếu muốn gõ một xâu kí tự là các chữ số 12345 thì phải gõ '12345. Gvc, ThS. Võ Minh Đức 5
6. Nhập dữ liệu • Các kiểu dữ liệu trong Excel ▪ Kiểu công thức ➢Công thức là một biểu thức chứa các hằng, các địa chỉ ô, các hàm và các toán tử. Công thức phải bắt đầu bởi một trong các dấu: dấu bằng (=), dấu cộng (+). ➢Dạng tổng quát của công thức: = ➢Giá trị hiển thị trong ô chứa công thức sẽ là kết quả của công thức đó. Gvc, ThS. Võ Minh Đức 6
7. Nhập dữ liệu • Địa chỉ tương đối, tuyệt đối ▪ Địa chỉ tuyệt đối ➢Chỉ đến một ô hay các ô cụ thể ➢Có thêm ký tự $ trước phần địa chỉ cột và dòng, chẳng hạn $A$15, $B$10:$D$25 ➢Không thay đổi khi sao chép hoặc di chuyển công thức Gvc, ThS. Võ Minh Đức 7
8. Nhập dữ liệu • Địa chỉ tương đối, tuyệt đối ▪ Địa chỉ tương đối ➢ Chỉ đến một ô hay các ô trong sự so sánh với vị trí nào đó ➢ Thay đổi theo vị trí ô mà ta copy công thức tới Gvc, ThS. Võ Minh Đức 8
9. Nhập dữ liệu ▪ Địa chỉ tham chiếu hỗn hợp ➢Có một thành phần là tuyệt đối, thành phần còn lại là tương đối ▪ Để chuyển đổi giữa các loại địa chỉ: Bấm phím F4 hoặc cho ký tự $ trực tiếp vào phần địa chỉ mong muốn Gvc, ThS. Võ Minh Đức 9
10. Nhập dữ liệu • Nhập dữ liệu kiểu số ▪ Mặc định được căn theo lề phải của ô ▪ Dữ liệu kiểu số: Bắt đầu là một chữ số ➢Ví dụ: 789, -789, 7.89, 7.89E+08 ➢Số âm: gõ dấu “-” trước số hoặc đưa số đó vào cặp dấu ngoặc đơn - “( số )” ➢Dấu “.” để ngăn cách giữa phần nguyên và phần thập phân Gvc, ThS. Võ Minh Đức 11
11. Nhập dữ liệu • Nhập dữ liệu kiểu số ▪ Dữ liệu kiểu ngày tháng ➢Cách thức nhập được quy định trong mục Regional and Language trong cửa sổ Control Panel ➢ Chú ý: phải nhập giá trị ngày tháng theo đúng quy định được đặt trong mục Regional and Language (chọn mục Additionals Settings) Gvc, ThS. Võ Minh Đức 12
12. Nhập dữ liệu • Nhập dữ liệu kiểu văn bản ▪ Mặc định được căn theo lề trái của ô: Kí tự đầu tiên là chữ cái (hoặc trong cặp dấu nhấy kép như “10AA109” nếu nhập trong công thức) ▪ Sử dụng dấu nháy đơn “ ‘ ” như ‘232323 được hiểu là một xâu ký tự có nội dung 232323 Gvc, ThS. Võ Minh Đức 13
13. Biên tập dữ liệu • Sửa nội dung đã có trong ô ▪ Nhắp đúp chuột vào ô có dữ liệu muốn chỉnh sửa ▪ Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí chỉnh sửa ▪ Thực hiện chỉnh sửa ▪ Ấn phím Enter để kết thúc chỉnh sửa Gvc, ThS. Võ Minh Đức 14
14. Biên tập dữ liệu • Thay thế nội dung đã tồn tại trong ô ▪ Nhắp chuột vào ô có dữ liệu muốn thay thế ▪ Nhập nội dung mới cho ô ▪ Ấn phím Enter để kết thúc Gvc, ThS. Võ Minh Đức 15
15. Biên tập dữ liệu • Lệnh Undo và Redo ▪ Undo: quay trở lại kết quả đã có trước khi sửa đổi hoặc hành động: Ctrl + z hoặc click vào ▪ Redo: thực hiện lại hành động đã bị hủy bỏ bởi lệnh Undo: Ctrl + y hoặc click vào Gvc, ThS. Võ Minh Đức 16
16. Biên tập dữ liệu • Thao tác chọn ▪ Chọn ô: nhắp chuột vào ô muốn chọn ▪ Chọn vùng ô liền nhau B1. Nhắp chuột vào ô trái trên cùng của vùng B2. Giữ phím Shift và nhắp chuột vào ô phải dưới cùng của vùng ➢Thả phím Shift để kết thúc việc chọn ➢Có thể sử dụng chuột để thay cho các thao tác ở trên Gvc, ThS. Võ Minh Đức 17
17. Biên tập dữ liệu • Thao tác chọn ▪ Chọn vùng ô rời rạc B1. Chọn một ô hoặc 1 vùng ô liên tục hình chữ nhật B2. Giữ phím Ctrl trong khi chọn các ô hoặc các vùng ô tiếp theo ➢Thả phím Ctrl để kết thúc việc chọn Gvc, ThS. Võ Minh Đức 18
18. Biên tập dữ liệu • Thao tác chọn ▪ Chọn một cột: nhắp chuột vào tên cột có trên đường viền ngang: chẳng hạn chọn A, B, ▪ Chọn dãy cột kề nhau: ➢Nhắp chuột vào tên cột đầu tiên bên trái hoặc bên phải ➢Giữa phím Shift và nhắp vào tên cột cuối cùng ➢Thả phím Shift Gvc, ThS. Võ Minh Đức 19
19. Biên tập dữ liệu • Thao tác chọn ▪ Chọn dãy cột rời rạc ➢Chọn cột hoặc dãy cột liền nhau ➢Giữ phím Ctrl trong khi chọn cột hoặc dãy cột tiếp theo ➢Thả phím Ctrl ▪ Thực hiện các thao tác tương tự để chọn hàng Gvc, ThS. Võ Minh Đức 20
20. Biên tập dữ liệu • Thao tác chọn ▪ Chọn toàn bộ bảng tính ➢Nhắp vào ô giao nhau của đường viền ngang và đường viền dọc ➢Hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + A Gvc, ThS. Võ Minh Đức 21
21. Biên tập dữ liệu • Hủy chọn Nhắp chuột vào một ô bất kỳ trên bảng tính Gvc, ThS. Võ Minh Đức 22
22. Công cụ điền nội dung tự động • Điền tự động số thứ tự ▪ Nhập số đầu tiên vào ô đầu tiên của vùng muốn điền số tự động, ví dụ: nhập vào ô A1 số 1 ▪ Nhấn giữ phím Ctrl ▪ Chuyển con trỏ chuột vào hình vuông nhỏ ở góc phải dưới của ô, con trỏ chuyển thành hình dấu “+” cộng có mũ “+”. ▪ Nhấn và kéo chuột theo chiều dọc, ngang như mong muốn ▪ (cách 2) Gvc, ThS. Võ Minh Đức 23
23. Công cụ điền nội dung tự động • Điền tự động theo chuỗi dữ liệu ▪ Nhập 2 chuỗi cho 2 ô đầu tiên theo quy luật, ví dụ: 05TC0001, 05TC0002 ▪ Chọn 2 ô vừa nhập ▪ Đưa con trỏ chuột vào hình vuông ở góc phải dưới của vùng vừa chọn ▪ Nhấn vào kéo chuột theo chiều dọc, ngang như mong muốn Gvc, ThS. Võ Minh Đức 24
24. Công cụ điền nội dung tự động • Điền tự động theo cấp số cộng ▪ Nhập giá trị cho 2 ô đầu tiên theo quy luật cấp số cộng, ví dụ: 1, 4 ▪ Chọn 2 ô vừa nhập ▪ Đưa con trỏ chuột vào hình vuông ở góc phải dưới của vùng vừa chọn ▪ Nhấn vào kéo chuột theo chiều dọc, ngang như mong muốn Gvc, ThS. Võ Minh Đức 25
25. Công cụ điền nội dung tự động • Điền tự động theo cấp số nhân ▪ Nhập giá trị cho 2 ô đầu tiên theo quy luật cấp số nhân, ví dụ: 1, 4 ▪ Chọn 2 ô vừa nhập ▪ Đưa con trỏ chuột vào hình vuông ở góc phải dưới của vùng vừa chọn ▪ Nhấn phải chuột vào kéo chuột theo chiều dọc, ngang như mong muốn ▪ Đến ô cuối cùng nhả chuột phải ▪ Chọn Growth Trend Gvc, ThS. Võ Minh Đức 26
26. Sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô • Các đối tượng hay dùng Gvc, ThS. Võ Minh Đức 27
27. Sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô • Sao chép các ô ▪ Chọn các ô muốn sao chép ▪ Nhấp nút Copy hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+C ▪ Chuyển con trỏ ô đến ô trái trên của vùng định sao chép ▪ Nhấn nút Paste hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+V ▪ Thực hiện tương tự khi sao chép các ô sang trang bảng tính khác Gvc, ThS. Võ Minh Đức 28
28. Sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô • Di chuyển các ô ▪ Chọn các ô muốn di chuyển ▪ Nhấp nút Cut hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+X ▪ Chuyển con trỏ ô đến ô trái trên của vùng định chuyển tới ▪ Nhấn nút Paste hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+V ▪ Thực hiện tương tự khi chuyển các ô sang trang bảng tính khác Gvc, ThS. Võ Minh Đức 29
29. Sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô • Xóa nội dung các ô ▪ Chọn các ô cần xóa ▪ Trên thanh thực đơn chọn Edit → Clear → Contents ▪ Hoặc bấm phím Delete Gvc, ThS. Võ Minh Đức 30
30. Thêm/bớt ô, dòng, cột • Thêm dòng ▪ Chọn dòng muốn chèn dòng mới lên trên nó ▪ Trên thanh thực đơn chọn Insert → Rows • Thêm cột ▪ Chọn cột muốn chèn cột mới bên trái nó ▪ Trên thanh thực đơn chọn Insert → Column Gvc, ThS. Võ Minh Đức 31
31. Thêm/bớt ô, dòng, cột • Thêm ô ▪ Chọn ô muốn thêm ô mới bên cạnh nó ▪ Trên thanh thực đơn chọn Insert → Cell ▪ Xuất hiện hộp thoại ➢Chọn Shift cells right: chèn ô trống và đẩy ô hiện tại sang phải ➢Chọn Shift cells down: chèn ô trống và đẩy ô hiện tại xuống dưới ➢Chọn Entire row: chèn một dòng mới lên trên ➢Chọn Entrire column: chèn cột mới sang trái Gvc, ThS. Võ Minh Đức 32
32. Thêm/bớt ô, dòng, cột • Xóa vùng ô ▪ Chọn vùng ô muốn xóa ▪ Trên thanh thực đơn chọn Edit→Delete ▪ Xuất hiện hộp thoại ➢Chọn Shift cells left: xóa các ô và đẩy ô bên trái sang ➢Chọn Shift cells up: xóa các ô và đẩy các ô bên phải sang ➢Chọn Entire row: xóa các dòng có ô đang chọn ➢Chọn Entrire column: xóa các cột có ô đang chọn Gvc, ThS. Võ Minh Đức 33
33. Thêm/bớt ô, dòng, cột • Thay đổi chiều rộng cột/ cao dòng ▪ Thay đổi chiều rộng cột ➢Chuyển con trỏ chuột vào cạnh phải của tiêu đề cột, biểu tượng chuột có dạng ➢Nhấn và kéo di chuột sang phải/ trái để tăng/giảm kích thước chiều rộng cột Nếu muốn thay đổi chiều rộng của nhiều cột thì trước tiên chọn các cột muốn thay đổi có cùng kích thước và sau đó thực hiện các thao tác thay đổi Gvc, ThS. Võ Minh Đức 34
34. Thêm/bớt ô, dòng, cột • Thay đổi chiều rộng cột/ cao dòng ▪ Thay đổi chiều cao dòng ➢Chuyển con trỏ chuột vào cạnh dưới của tiêu đề dòng, biểu tượng chuột có dạng ➢Nhấn và kéo di chuột xuống dưới/lên trên để tăng/giảm độ cao dòng Nếu muốn thay đổi chiều cao của nhiều dòng thì trước tiên chọn các dòng muốn thay đổi độ cao có cùng kích thước và sau đó thực hiện các thao tác thay đổi Gvc, ThS. Võ Minh Đức 35
35. Thêm/bớt ô, dòng, cột • Thay đổi chiều rộng cột/ cao dòng ▪ Điều chỉnh tự động độ rộng cột ➢Nhắp đúp chuột vào cạnh phải của cột ▪ Đặt độ rộng bằng nhau cho nhiều cột ➢Chọn các cột muốn đặt độ rộng bằng nhau ➢Trên thanh thực đơn chọn Format → Column → Width ➢Nhập độ rộng cột vào hộp Column width ➢Nhấn nút OK Gvc, ThS. Võ Minh Đức 36
36. Thêm/bớt ô, dòng, cột • Thay đổi chiều rộng cột/ cao dòng ▪ Điều chỉnh tự động độ cao dòng ➢Nhắp đúp chuột vào cạnh dưới của dòng ▪ Đặt độ cao bằng nhau cho nhiều dòng ➢Chọn các dòng muốn đặt độ cao bằng nhau ➢Trên thanh thực đơn chọn Format → Row → Height ➢Nhập độ cao hàng vào hộp Row Height ➢Nhấn nút OK Gvc, ThS. Võ Minh Đức 37
37. Thêm/bớt ô, dòng, cột • Ẩn/hiện cột ▪ Ẩn cột ➢Chọn các cột muốn ẩn ➢Trên thanh thực đơn chọn Format → Column → Hide ▪ Hiện cột ➢Chọn vùng cột chứa các cột đang bị ẩn ➢Trên thanh thực đơn chọn Format → Column → Unhide Gvc, ThS. Võ Minh Đức 38
38. Thêm/bớt ô, dòng, cột • Ẩn/hiện dòng ▪ Ẩn dòng ➢Chọn các dòng muốn ẩn ➢Trên thanh thực đơn chọn Format → Row → Hide ▪ Hiện dòng ➢Chọn vùng chưa các dòng đang bị ẩn ➢Trên thanh thực đơn chọn Format → Row → Unhide Gvc, ThS. Võ Minh Đức 39
39. Thao tác với trang bảng tính • Chèn một trang vào bảng tính ▪ Cách 1: Trên thanh thực đơn chọn Insert → Worksheet ▪ Cách 2: Nhấp phải chuột vào tên trang bảng tính bất kỳ, chọn Insert ▪ Nhấn nút OK Gvc, ThS. Võ Minh Đức 40
40. Thao tác với trang bảng tính • Đổi tên trang bảng tính ▪ Nhấn phải chuột vào tên trang bảng tính muốn thay đổi ▪ Chọn Rename ▪ Nhập tên mới cho trang bảng tính ▪ Bấm phím Enter để kết thúc Gvc, ThS. Võ Minh Đức 41
41. Thao tác với trang bảng tính • Xóa một trang bảng tính ▪ Cách 1: trên thanh thực đơn chọn Edit → Delete Sheet, chọn OK ▪ Nhấn phải chuột vào tên trang bảng tính muốn xóa, chọn Delete, chọn OK Gvc, ThS. Võ Minh Đức 42
42. Thao tác với trang bảng tính • Sao chép trang bảng tính ▪ Chọn tên trang bảng tính cần sao chép ▪ Giữ phím Ctrl + nhấn phím chuột trái và kéo – thả trang bảng tính sang vị trí mới Gvc, ThS. Võ Minh Đức 43
43. Thao tác với trang bảng tính • Sao chép nhiều trang bảng tính sang bảng tính khác ▪ Chọn các trang bảng tính cần sao chép ▪ Trên thanh thực đơn chọn Edit → Move or Copy Sheet ▪ Chọn bảng tính nhận các trang sao chép trong hộp To book: ▪ Chọn vị trí đặt các trang bảng tính trong hộp Before Sheet ▪ Nhấn chọn ô Create a copy ▪ Nhấn OK để hoàn tất Gvc, ThS. Võ Minh Đức 44
44. Thao tác với trang bảng tính • Di chuyển trang bảng tính ▪ Nhắp chọn tên trang cần di chuyển ▪ Kéo – thả trang bảng tính sang vị trí mới Gvc, ThS. Võ Minh Đức 45
45. Thao tác với trang bảng tính • Di chuyển nhiều trang bảng tính ▪ Chọn các trang bảng tính cần di chuyển ▪ Trên thanh thực đơn chọn Edit → Move or Copy Sheet ▪ Chọn bảng tính nhận các trang di chuyển tới trong hộp To book: ▪ Chọn vị trí đặt các trang bảng tính trong hộp Before Sheet ▪ Bỏ chọn ô Create a copy ▪ Nhấn OK để hoàn tất Gvc, ThS. Võ Minh Đức 46
46. Sắp xếp và lọc dữ liệu • Sắp xếp bảng tính theo các cột ▪ Chọn vùng dữ liệu cần sẵp xếp ▪ Trên thanh thực đơn chọn Data→Sort ➢Short by: chọn tên cột làm chỉ số sắp xếp mức 1, Ascending – tăng dần, Descending – giảm dần ➢Then by: chọn cột làm chỉ số sắp xếp mức 2 ➢Then by: chọn cột làm chỉ số sắp xếp mức 3 ➢Chọn Header row nếu vùng sắp xếp đã chọn chứa cả dòng tiêu đề, ngược lại chọn No header row ➢Nhấn OK để sắp xếp Gvc, ThS. Võ Minh Đức 47
47. Sắp xếp và lọc dữ liệu • Sử dụng tiện ích lọc dữ liệu ▪ Chuyển con trỏ ô về ô trong vùng dữ liệu muốn lọc ▪ Trên thanh thực đơn chọn Data → Filter → AutoFilter ▪ Nhắp chuột vào mũi tên bên cạnh các tiêu đề của vùng dữ liệu để lọc Gvc, ThS. Võ Minh Đức 48
48. Sắp xếp và lọc dữ liệu • Sử dụng tiện ích lọc dữ liệu ▪ Giải thích các điều kiện lọc ➢All: lấy tất cả ➢Top 10: lấy các dòng có giá trị là 1 trong 10 giá trị đầu tiên ➢Custom: lọc theo điều kiện chúng ta tự xác định ➢Có thể chọn một giá trị cụ thể để lọc chỉ theo giá trị đó Gvc, ThS. Võ Minh Đức 49
49. Sắp xếp và lọc dữ liệu • Sử dụng tiện ích lọc dữ liệu ▪ Nếu Custom xuất hiện hộp thoại Custom AutoFilter ▪ Ý nghĩa của các điều kiện lọc ➢Equals: bằng ➢Does not equals: không bằng ➢Is greater than: lớn hơn ➢Is greater than or equal to: lớn hơn hoặc bằng ➢ ▪ Bên cạnh là ô để nhập hoặc chọn giá trị cụ thể Gvc, ThS. Võ Minh Đức 50
50. Sắp xếp và lọc dữ liệu • Bỏ lọc tự động ▪ Trên thanh thực đơn chọn Data → Filter → AutoFilter (bỏ chọn bên cạnh AutoFilter) Nếu chưa ở chế độ lọc thì về chế độ lọc và ngược lại Gvc, ThS. Võ Minh Đức 51
51. Bài tập thực hành • Học viên làm các bài tập thực hành sau mỗi phần • Làm bài tập tổng hơp trong trang 24, 25, 26 của giáo trình Gvc, ThS. Võ Minh Đức 52
52. Gvc, ThS. Võ Minh Đức 53